Manual Planejamento OPAS

PLANO DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL DA OPAS/OMS NO BRASIL 2010/2011

MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAO, CONTROLE E AVALIAO DE PROJETOS DA REPRESENTAO DA OPAS/OMS NO BRASILGesto Corporativa Sistmica da Representao da OPAS/OMS no Brasil

Braslia, 2010

2010 Organizao Pan-Americana da Sade. Todos os direitos reservados. permitida a reproduo parcial ou total dessa obra, desde que citada a fonte e que no seja para venda ou qualquer fim comercial. Tiragem: 100 exemplares Elaborao, distribuio e informaes: Organizao Pan-Americana da Sade/Organizao Mundial da Sade - OPAS/OMS Representao no Brasil Setor de Embaixadas Norte, Lote 19 CEP: 70800-400 Braslia/DF Brasil http://www.paho.org/bra Representante Diego Victoria Coordenao tcnica e editorial Diego Victoria Luciana Chagas Elaborao Luciana Chagas Reviso tcnica e aportes Cleuber Fortes Paula Villas-Boas Carvalho Sabrina Baiocco Silva William Rodrigues Colaborao Enrique Gil Flix Rgoli Jos Moya Luis Codina

Editorao All Type Assessoria Editorial Ltda Impresso no Brasil / Printed in BrazilFicha Catalogrfica Organizao Pan-Americana da Sade Manual de planejamento, programao, controle e avaliao de projetos da Representao da OPAS/OMS no Brasil / Organizao Pan-Americana da Sade. Braslia : Organizao Pan-Americana da Sade, 2010. 78p.: il. 7 volumes. ISBN: 978-85-7967-011-4 1. Avaliao de Programas e Projetos de Sade. 2. Formulao de Projetos. I. Organizao PanAmericana da Sade. II. Ttulo. NLM: W 84.4Unidade Tcnica de Informao em Sade, Gesto do Conhecimento e Comunicao da OPAS/OMS no Brasil

Sumrio

LISTA DE SIGLAS PREFCIO 1. Introduo Objetivos do Manual de Planejamento Documentos Bsicos Metodologia para a elaborao do Manual 2. O processo de planejamento 2.1 Aspectos conceituais 2.2 A metodologia do marco lgico 2.3 O processo de planejamento da OPAS/OMS 2.4 O processo de planejamento da Representao da OPAS/OMS no Brasil 3. Instrumentos de Planejamento 3.1 Instrumento orientador 3.2 Instrumento de elaborao 3.3 Instrumentos de programao 3.4 Instrumentos de monitoramento e avaliao 4. Fluxos de planejamento na Representao da OPAS/OMS no Brasil 4.1 Ciclo de elaborao do projeto 4.2 Elaborao do Plano de Trabalho Anual (PTA) 4.3 Elaborao do Plano de Trabalho Semestral (PTS) 4.4 Ajustes/atualizaes mensais do PTS 5. Etapas de controle 6. Sistema de gesto dos projetos da PWR/BRA ANEXOS ANEXO 1: Matriz lgica para a elaborao de Projetos ANEXO 2: Modelo de Plano de Trabalho Anual ANEXO 3: Modelo de Plano de Trabalho Semestral ANEXO 4: Modelo de Relatrio de Gesto de Projetos

5 7 9 9 11 11 13 13 14 17 24 35 35 37 38 39 41 41 44 47 50 53 55 57 57 58 60 62

LISTA DE SIGLAS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.

Cooperao Tcnica CT Cooperao Tcnica entre Pases TCP Coordenador de Unidade Tcnica CUT Gabinete da Representao GR Gerente de rea de Coordenao Interprogramtica GACI Gesto Baseada em Resultados GBR Grupo da Unidade de Administrao GUA Grupo de Administrao Desconcentrada GAD Grupo de Gerncia de rea de Coordenao GGAC Grupo de Planejamento e Administrao GAP Grupo de Tarefa Interprogramtico GTI Grupo Interprogramtico GI Grupo Interprogramtico Ampliado GIA Grupos timos GO Mecanismo de Coordenao e Comunicao MCC Plano de Desenvolvimento Institucional PDI Plano de Trabalho Anual PTA Plano de Trabalho Bianual PTB Plano de Trabalho Semestral PTS Plenria Geral PG Rede de Relacionamento Estratgico RRE Representante PWR TechnicalCooperationBetweenCountries- TCC Termo de Cooperao/Termo de Ajuste TC/TA Unidade Tcnica UT

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PREFCIO

O cenrio em que a Representao da OPAS/OMS no Brasil atua bastante complexo. Para o binio 2010-2011, visou contribuir para o alcance dos 16 Objetivos Estratgicos da OPAS/OMS por meio dos 54 resultados esperados de pas (OSER) , dos 85 indicadores e de aproximadamente 193 produtos e servios do Plano de Trabalho Bianual 10-11, sendo necessria uma organizao sistmica desconcentrada das reas de planejamento e administrao para a execuo anual estimada para o binio de USD 380 milhes por meio de 90 mil operaes administrativas e financeiras, conforme normas e procedimentos da Organizao, a fim de garantir a transparncia e o controle interno da gesto. Isso requer a gesto interprogramtica da cooperao tcnica de forma articulada entre os 44 Projetos de cooperao, sendo 33 Termos de Cooperao (TC) assinados com o governo brasileiro e 13 Projetos Especiais de recursos extraoramentrios, regionais, globais e regulares sob a responsabilidade da Representao. Estima-se para o binio 2010-2011 trabalhar com 7 Projetos de Cooperao Tcnica entre Pases (CTP). Para lidar com essa complexidade, a Representao se estruturou de forma a realizar uma gesto interprogramtica e desconcentrada desse grande nmero de projetos que conformam a abertura programtica dos Planos de Trabalho Bianual 2010-2011, alm de desconcentrar a administrao dos recursos nas gerncias e unidades tcnicas devido ao alto nmero de operaes administrativas e financeiras que sustentam a execuo da cooperao tcnica no Brasil. Dessa forma, a OPAS/OMS no Brasil tem liderado a elaborao e a avaliao dos Projetos sob gesto de suas Gerncias de rea e coordenao de suas Unidades Tcnicas. incontestvel que o esforo de todas as equipes tem contribudo para o avano do processo de planejar, acompanhar e avaliar a execuo de projetos e atividades. Alm disso, a prtica do planejamento tem facilitado a disseminao de informaes, a socializao de experincias internas e, mais relevante, tem garantido a transparncia da gesto e da prestao de contas da OPAS/OMS a seus parceiros. As aes de planejamento da OPAS/OMS no Brasil permitem apoiar o Governo Brasileiro e outros parceiros institucionais na racionalizao do uso e da distribuio dos recursos oramentrios na execuo das atividades de cooperao tcnica. Alm disso,7

MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAO, CONTROLE E AVALIAO DE PROJETOS DA REPRESENTAO DA OPAS/OMS NO BRASIL

possibilita adotar a prtica de antecipao para a ao e de avaliao das atividades e a identificao de possibilidades de disseminao de experincias, aes importantes para assegurar a melhoria da sade das populaes da Regio. importante destacar que a institucionalizao do ato de planejar s possvel com o apoio dos assessores internacionais e dos consultores tcnicos e administrativos da Representao no trabalho conjunto com os parceiros. Tornar disponvel este Manual de Planejamento representa valorizar esse processo como um instrumento fundamental no alcance de resultados consistentes em sade pblica nos nveis global, regional e local. Espera-se que o presente documento facilite o trabalho dos funcionrios e contrapartes na atuao em um novo ciclo de planejamento institucional. importante lembrar que esse manual um documento vivo, disponibilizado na intranet e nos arquivos eletrnicos/file cabinet da Representao para consultas e atualizaes, e que deve ser complementado por contribuies de seus usurios a fim de possibilitar seu aperfeioamento constante. DiegoVictoria Representante da OPAS/OMS no Brasil

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1. Introduo

O processo de planejamento adotado pela Representao da OPAS/OMS no Brasil baseia-se no dilogo participativo de seus funcionrios e de suas contrapartes como uma oportunidade de expressar e alinhar suas perspectivas em um cenrio comum. Assim, quanto maior for a clareza compartilhada sobre sua misso, propsito e valores, maior ser o nvel de confiana entre os atores envolvidos no processo. Isso porque, apesar das diferenas, todos tero o mesmo conhecimento sobre os compromissos e os propsitos da Organizao em relao cooperao tcnica a ser realizada conjuntamente com seus parceiros. Dessa forma, o planejamento visa direcionar aes, definindo as relevantes e as de pouco impacto baseado nos seus passos fundamentais que consistem em conhecer a situao atual e a que se deseja alcanar. O diagnstico torna-se, pois, uma importante ferramenta de orientao porque revela o cenrio atual e ajuda a identificar resultados a serem perseguidos. Assim, a Representao da OPAS/OMS no Brasil identificou a necessidade de definir os critrios para desenvolver e fortalecer o processo de planejamento como um mecanismo articulador, orientador, descentralizador e sistematizador da gesto da cooperao tcnica da OPAS/OMS no Brasil. Dessa forma, pretende corresponder com o desenvolvimento de uma gerncia baseada em resultados, a qual possibilita o aprimoramento da gesto para que se torne mais efetiva e transparente, reforando o papel da Organizao junto aos Estados-Membros; para que possa apoiar a Regio a preparar-se e adaptar-se aos desafios da agenda inconclusa e aos novos desafios da sade pblica; para que possa estabelecer alianas intersetoriais que potencializem aes e reduzam a duplicidade de esforos nos pases.

Objetivos do Manual de Planejamento1. Possibilitar monitorar e avaliar o cumprimento das prioridades, modalidades e enfoques da Estratgia de Cooperao Tcnica da OPAS/OMS com a Repblica Federativa do Brasil 2008-2012 e alinhar os recursos humanos, financeiros e tec9


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6. 7.

8. 9. 10. 11. 12.

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nolgicos da Repre sentao definidos no Plano de Desenvolvimento da Representao para o binio 2010-2011. Permitir programar, implementar, monitorar e avaliar o Plano de Trabalho Bianual 10-11 de forma a poder cumprir com os Objetivos Estratgicos Especficos do Pas (OSER), os indicadores, os produtos e servios e as tarefas com suas respectivas contribuies ao Plano Estratgico da OPAS. Melhorar a gesto da OPAS/OMS, visando eficincia e eficcia para responder as agendas local, regional e global de sade e avanar no aprimoramento de ferramentas de gesto baseada em resultados. Fornecer uma direo aos gerentes de rea, aos coordenadores de Unidade Tcnica e demais profissionais envolvidos com os Termos de Cooperao (TC) (assessores internacionais e consultores nacionais tcnicos e administrativos). Apoiar os processos de descentralizao e desconcentrao de recursos na Representao, por meio da gesto baseada na eficincia e na transparncia administrativa. Estabelecer esforos coordenados de programao, execuo e controle. Apoiar os processos de descentralizao e desconcentrao de recursos na Representao, por meio da gesto baseada na eficincia e na transparncia administrativa, no contexto da gesto corporativa sistmica. Antecipar as aes administrativas de apoio cooperao tcnica. Reduzir incertezas e esclarecer consequncias na execuo das aes planejadas. Reduzir atividades sobrepostas ou redundantes, evitando desperdcio de tempo e recurso no desenvolvimento da cooperao tcnica. Estabelecer objetivos e/ou padres que ajudem no controle dos projetos do sistema AMPES, TC/TA, CTP e Projetos Especiais. Apoiar no treinamento dos funcionrios tcnicos e administrativos da Representao da OPAS/OMS no Brasil (PWR/BRA) no processo de planejamento, programao, controle e avaliao tendo como base o plano de capacitao baseado nessas competncias. Disponibilizar na intranet e no arquivo eletrnico/file cabinet a verso eletrnica do manual para consultas. Fortalecer a cultura institucional de programao, monitoramento, avaliao e prestao de contas.

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GESTO CORPORATIVA SISTMICA DA REPRESENTAO DA OPAS/OMS NO BRASIL

Documentos Bsicos Agenda de Sade para as Amricas. Plano Estratgico da OPAS 2008-2012. Oramento por programas 2010-2011. Planejamento operativo (Planos de Trabalho Bianuais PTB). Documento Mais Sade: direito de todos 2008-2011 . Estratgia de Cooperao Tcnica da OPAS/OMS com a Repblica Federativa do Brasil 2008-2012. Plano de Trabalho Bianual 2010-2011. Modelo de Gesto da Representao da OPAS/OMS no Brasil 2008-2012. Plano de Desenvolvimento Institucional da OPAS/OMS no Brasil 2010-2011. Diretrizes para a elaborao e gesto dos termos de cooperao. Enfoque lgico para lagestindeproyectosenlaOPS, 2003.

Metodologia para a elaborao do ManualEste manual se baseou na experincia e nas lies aprendidas durante a elaborao e execuo do Plano de Trabalho Bianual 2008-2009, que exigiu a reorientao dos termos de cooperao, a utilizao dos instrumentos de planejamento e uma nova forma de organizao da Representao da OPAS/OMS no Brasil. Isso resultou na identificao e no detalhamento das etapas necessrias ao desenvolvimento do processo de planejamento, programao, controle e avaliao dos projetos da Representao para o cumprimento dos objetivos definidos para o binio e na forma como os atores envolvidos nesse processo devem atuar.

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2. O processo de planejamento

2.1 Aspectos conceituais1PlanejamentoO ato de planejar inerente ao homem por se situar no presente, fazer referncia ao passado e estabelecer projees para o futuro. Por isso, faz parte de sua realidade e refora o uso da racionalidade para melhorar suas atividades e condutas.

EstratgiaA palavra estratgia tem origem grega: stratos = exrcito + ego = lder. Significa conduzir, liderar para superar obstculos e alcanar o objetivo esperado.

Planejamento EstratgicoConsiste em pensar sobre o que existe, o que se quer alcanar, com que meio agir, que resultado se pretende alcanar, com que recursos e critrios, como se pretende avaliar. Est relacionado com a tomada de deciso, com a anlise de riscos, com o seguimento do processo, com a identificao de agentes sociais e econmicos envolvidos.

Planejamento e gesto de projetosOs projetos so a base de planejamento das organizaes e tornam-se ferramentas fundamentais para que sua misso possa ser alcanada. Permitem a aprendizagem mtua e o compartilhamento de conhecimento, o aprimoramento de aes, a crtica e subsidiam a tomada de deciso.

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Baseado em: 1. Chiavenato, Idalberto. Planejamento Estratgico Fundamentos e Aplicaes, Rio de Janeiro, Campus, 2003. 2. P. Drucker, Introduo a Administrao, So Paulo, Pioneira, 1984.

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2.2 A metodologia do marco lgicoA OPAS/OMS utiliza a metodologia do marco lgico2 para a elaborao de seus projetos. Caracteriza-se pela gesto baseada em resultados, com a definio de uma hierarquia de objetivos a serem alcanados, associados a indicadores, que d transparncia na gesto e na utilizao de recursos. Possibilita o trabalho em equipe e a participao, convertendo-se em um processo contnuo de avaliao e aprendizagem sob uma perspectiva holstica e sistmica ao considerar as realidades polticas, sociais e organizacionais em sua elaborao.

O ciclo de projetosO ciclo de projetos consiste de 3 etapas bsicas3, relacionadas ao seu desenho, execuo e monitoramento e avaliao.

Desenho Etapa composta da anlise de situao e do planejamento. Na anlise de situao so identificados os problemas prioritrios, que devem ser considerados como algo a ser aprimorado no futuro para se alcanar uma situao desejada e, por isso, deve ser visualizado de forma positiva. Nessa fase so identificados objetivos a serem alcanados e a anlise de interessados (atores externos que podem influenciar o andamento do projeto). Com a concluso dessa fase, so definidos os subsdios para a fase de planejamento. Na fase de planejamento, realizada a hierarquia de resultados esperados, a definio de indicadores que permitam acompanhar o andamento do projeto, as fontes de verificao e todos os elementos que influenciam o projeto. Execuo4 Etapa operacional que se desenvolve a partir das definies da etapa anterior. So fatores crticos para a execuo de um projeto a direo, controle e comunicao. A direo deve considerar aspectos de liderana, ambiente de trabalho produtivo, orientao para resultados, concluso de tarefas, delegao de

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O marco lgico surgiu no ps-guerra para apoiar a reconstruo da Europa; foi sendo adaptado s necessidades de diferentes agncias internacionais durante sua ao nesse perodo. A descrio detalhada dessa metodologia adaptada OPAS/OMS encontra-se no documento Enfoque lgico para la gestin de proyectos en la OPS, 2003. Gerncia de projetos AMPES. OPAS/OMS, 2005 (apresentao Power point).

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autoridade e responsabilidades, organizao, motivao. So fatores crticos do controle o avano do trabalho, os custos, o entorno do projeto, calendrios e datas de limites, fatores externos que influenciam o desenvolvimento do projeto, a produtividade, a informao para a tomada de deciso e as avaliaes. Deve-se considerar como fatores crticos da comunicao a relao com as contrapartes nacionais, a gerncia da equipe. So caractersticas da fase de execuo de um projeto: Gerenciar a equipe do projeto Reunir-se com os integrantes da equipe do projeto. Comunicar-se com os envolvidos e interessados no projeto. Solucionar conflitos ou problemas que surgem durante a execuo. Assegurar os recursos necessrios dinheiro, pessoal e equipamentos para executar o projeto aprovado.

Monitoramento e avaliao5 Processo contnuo que deve ser realizado periodicamente a fim de apontar desvios, necessidade de atualizaes e ajustes ao projeto, identificar experincias exitosas e lies aprendidas que permitam aprimorar o processo. So caractersticas das etapas de monitoramento e avaliao dos projetos: Monitorar os desvios do programado. Tomar aes corretivas para harmonizar o executado com o programado. Avaliar as solicitaes de alterao do projeto que envolvam escopo, prazo e custo. Quando necessrio, reprogramar o projeto. Quando necessrio, ajustar o nvel de recursos. Proceder os ajustes necessrios e obter a aprovao dos patrocinadores do projeto.

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Helio E. Marodin; Srgio Mylius da Silva. Gesto de Projetos Instrumento de Gerenciamento da Inovao tecnolgica (apresentao Power point).

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Figura 1:Etapas de elaborao de um projeto.

DESENHO

Etapas do projeto

ANLISE Anlise da situao e identicao de problemas Identicao dos objetivos Primeira aproximao Anlise de interessados

PLANEJAMENTO Hierarquia de objetivos Indicadores Fontes de vericao Supostos

EXECUO

MONITORAMENTO E AVALIAO

Resumos e conceitos do enfoque lgico Identificar e analisar problemas (interessados e alternativas). Identificar objetivos apropriados. Definir indicadores para medir o xito. Estabelecer atividades para alcanar os resultados esperados. Definir os supostos que so crticos para o projeto. Estabelecer as fontes de verificao dos avanos. Definir os recursos necessrios para a execuo. Definir as responsabilidades do gerente. Estabelecer os procedimentos para determinar o que se alcanou concretamente com o projeto.

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2.3 O processo de planejamento da OPAS/OMSUma gesto eficiente da Organizao potencializa o cumprimento de sua misso. Ou seja, a melhoria de sua liderana em sade pblica para aumentar o acesso a servios de sade equitativos e de qualidade e aumento das capacidades dos Estados-Membros em garantir os alcances positivos na sade e enfrentar novos desafios. Assim, a OPAS/OMS props realizar uma gesto baseada em resultados (GBR) renovada, elaborar com uma ampla participao dos Estados-Membros e de seus funcionrios para a definio dos resultados e indicadores a serem trabalhados. A partir da anlise de situao em sade nas Amricas, foram definidas prioridades estratgicas, a alocao equitativa de recursos, os responsveis pelo alcance dos resultados e pelo cumprimento dos indicadores definidos. Isso trouxe maior comprometimento com a realizao das aes, seu monitoramento e avaliao. Foi a partir da GBR que a Organizao elaborou seu planejamento, realizado em dois nveis: o estratgico e o operativo. O planejamento estratgico possibilitou realizar o planejamento global da Organizao, definindo os objetivos estratgicos e polticas a serem seguidas por todas as reas em resposta poltica mundial Sade para Todos no Sculo XXI s prio, ridades do XI Programa Geral de Trabalho da OMS 2006-2015 (que est vinculado aos Objetivos de Desenvolvimento do Milnio e prope uma Agenda Sanitria Mundial, a partir da qual elaborada a Agenda de Sade para as Amricas 2008-2017) e ao Plano Estratgico de Mdio Prazo da OMS 2008-2013. Compreende os nveis global e regional, sendo que, no nvel regional, possui como instrumentos de planejamento o Plano Estratgico 2008-2012 e o Oramento por Programas 2008-2009. O planejamento operativo refere-se aos planos de atividades e configura o planejamento das operaes fundamentais da Organizao, compreendendo o nvel nacional de planejamento. Possui como instrumento de planejamento o Plano de Trabalho Bianual (PTB) 2008-2009; 2010-2011; 2012-2013. Os planejamentos estratgico e operativo da OPAS/OMS e seus respectivos instrumentos se relacionam por meio de resultados que correspondem a cada nvel de planejamento em forma de uma cadeia hierrquica. Todos os resultados, por

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sua vez, esto ligados a instrumentos de medio que permitem acompanhar, monitorar e avaliar seu estgio de avano. Portanto, o enfoque de gesto baseada em resultados possibilitou o alinhamento entre objetivos globais, regionais e nacionais por meio da composio de 13 Objetivos Estratgicos da OMS, 81 Resultados Esperados Globais (OWER), 16 Objetivos Estratgicos da OPAS (SO), 88 Resultados Esperados Regionais (RER) e um nmero considervel de Resultados Esperados Especficos por Pas (OSER). Assim, quando definido o planejamento operativo nacional, que corresponde elaborao do PTB, so definidos os OSER a serem trabalhados e sua relao com os RER com os quais contribuem, alinhando-se aos resultados regionais e, por consequncia, aos globais. Da mesma forma, os indicadores para os OSER do PTB estaro relacionados aos indicadores dos RER selecionados. Eles permitem avaliar o alcance dos resultados e apontar para a necessidade de adotar medidas corretivas e manter o referencial de excelncia que se espera desses resultados. Esses indicadores permitem realizar controle semestral e anual, por meio da identificao e anlise de cumprimento de metas semestrais, e avaliar bianualmente os resultados. Nesse processo, est refletido o custo real dos programas por SO, alinhando os gastos nos diferentes nveis hierrquicos. Para apoiar o processo de planejamento e gesto baseada em resultados, a OPAS/OMS utiliza a ferramenta AMPES AmericanRegionPlanningandEvaluationSystem que possui como reas conceituais a seo analtica, a articulao do plano de trabalho e o monitoramento e avaliao, tendo como base o enfoque lgico. Isso facilita a definio de objetivos a partir da anlise de problemas e estabelece bases para uma programao orientada a resultados. Essa ferramenta compreende s etapas de planejamento e programao, execuo e monitoramento e avaliao. Nota-se, portanto, que o processo de planejamento de programas e projetos da OPAS/OMS permite a integrao entre os nveis estratgico, conformado pelos resultados esperados globais e regionais, e operativo, conformado por resultados esperados nacionais, contando com a participao de atores de todos os nveis hierrquicos na sua elaborao e execuo. Por considerar a anlise de situao, orienta a atuao da cooperao tcnica em reas de maior necessidade e seu alinhamento s prioridades globais, regionais e nacionais em sade. Ainda, contem-

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pla a avaliao dos resultados, dando maior visibilidade execuo de produtos e servios e utilizao de recursos. A Figura 2 ilustra a relao entre os nveis de planejamento estratgico e operativo da OPAS/OMS e como os instrumentos de planejamento nos seus diferentes nveis esto articulados.Figura 2:Relao entre os nveis de planejamento estratgico e operativo da OPAS/OMS

Programa Geral de Trabalho 2006-2015

Agenda de Sade para as Amricas (ASA) 2008-2017

Plano Estratgico de Mdio Prazo 2008-2013

Plano Estratgico 2008-2012

Estratgia de Cooperao com os Pases

Oramento por Programas 2008-2009

Oramento por Programas 2008-2009 (10-11, 12-13)

Planejamento Estratgico

Plano de Trabalho Bianual (PTB) 2008-2009 (10-11, 12-13)

Planejamento Operativo

Fonte: PBR/OPAS/OMS

De acordo com a Figura 2, pode-se perceber que, no centro da relao entre os planejamentos estratgico e operativo est o Plano Estratgico da OPAS 2008-2012 (PE), que tem estabelecido 5 anos de vigncia e foi aprovado pela Conferncia Sanitria Pan-Americana. O PE o instrumento de mais alto nvel de planejamento da Organizao e orienta e sincroniza os demais instrumentos globais, regionais e do pas. Com o nvel global, tem uma relao direta com o Plano Estratgico de Mdio Prazo da OMS 2008-2013, relacionando os Objetivos Estratgicos da OPAS aos da OMS. Tambm se relaciona aos Programa Geral de Trabalho da OMS 2006-201519


por meio da Agenda de Sade das Amricas 2008-2017 (ASA). Isso se d ao se vincular s oito reas de ao da ASA, definidas com base na Agenda Sanitria Mundial proposta pelo Programa Geral de Trabalho da OMS e com os Objetivos de Desenvolvimento do Milnio. O Oramento por Programas da OMS e da OPAS vo definir metas e oramento por binio. O PE se relaciona, ainda, com a Estratgia de Cooperao com os Pases, o que o aproxima das prioridades nacionais e do prprio planejamento operativo. Isso acontece pelo estabelecimento dos Planos de Trabalho Bianuais para onde convergem os esforos de todos os nveis global, regional e de pas. Todos esses instrumentos se relacionam com GBR conforme mostrado na Figura 3.

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Figura 3:Relao entre instrumentos de planejamento da OPAS/OMS e GBR

Instrumentos de Planejamento

Cadeia de Resultados

Medio

PGT/OMS (08-15) & ASA (08-17)

reas de Ao

MTSP da OMS (08-13)

Objetivos Estratgicos

Indicadores OECONTRIBUEM

OWERs

Indicadores OWER

AGREGAM E CONTRIBUEM

SP e PB da OPAS/OMS

RERs

Indicadores RERAGREGAM E CONTRIBUEM

Planos de Trabalho Bianuais

OSERs Produtos/ ServioS

Indicadores OSER

A M P E S

Tarefas

A relao entre esses instrumentos de planejamento e GBR ocorre por meio de uma cadeia de resultados. Ou seja, cada instrumento corresponde a resultados definidos para seu respectivo nvel hierrquico. No nvel de pas, ao se definir o Plano de Trabalho Bianual (PTB), so identificados OSER e seus respectivos pro21


dutos/servios e tarefas. A realizao desses produtos/servios e suas respectivas tarefas permite o alcance do OSER, o que desencadeia uma srie de contribuies para o alcance dos resultados regionais e globais at chegar aos objetivos estratgicos globais. O monitoramento e a avaliao desses resultados acontece pela definio tambm hierarquizada de indicadores. Esse indicadores, da mesma forma, vo agregar e contribuir para o alcance dos Objetivos Estratgicos propostos. Como se percebe, trata-se de um processo bastante dinmico e transparente que acompanhado por meio de informes. Para isso, utilizada uma ferramenta de planejamento e avaliao denominada AMPES: Sistema de Planejamento e Avaliao da Regio das Amricas. De uma forma esquemtica, pode-se notar como o AMPES um sistema til para a execuo do planejamento e da programao da Organizao no marco de GBR (Figura 4).

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Figura 4:Sistema de planejamento da OPAS/OMS

ENTIDADE do AMPES

Anlise de Situao Problemas e Intervenes (RERs) Estratgia de Implementao

RER

OSERs

CUSTO $$ (Agregado de P/S)

Indicador de RER

Indicador de OSER Marcos dos Indicadores de OSERSemestre 1 Semestre 2 Semestre 3 Semestre 4

PROJETO do AMPESVinculao a funes bsicas e habilitadoras PRODUTOS & SERVIOS Vinculao a Prioridades Transversais CUSTO $$ PPF (% tempo alocado) No-PPF, inclui % tempo alocado ao pessoal

Tarefas (PTS)

CUSTO $$

Subtarefas (PTS)

Fonte: PBR/WDC

Na Figura 4, observado como so definidos os elementos do PTB de uma entidade e seu vnculo com os RER e seus indicadores. Como a execuo das aes acontecem no nvel de planejamento operativo, o cumprimento dos resultados e indicadores

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desse nvel fundamental para o alcance dos Objetivos Estratgicos propostos pelo Plano Estratgico da OPAS e sua contribuio aos objetivos globais. Entende-se como entidade do AMPES qualquer unidade que elabora PTB e que possua oramento. Nesse esquema, consideremos como entidade um pas X. Para elaborar seu PTB, esse pas X dever considerar as prioridades do pas por meio de sua Estratgia de Cooperao entre Pases (CCS) e, assim, realizar uma anlise de situao, identificar problemas e intervenes e propor estratgias de implementao. Essa etapa analtica permite entidade definir seus OSER. Cada um desses OSER corresponde a um RER com o qual contribuir. Esse o vnculo do pas X com os nveis regional e global. Da mesma forma, os indicadores de pas vo se relacionar com indicadores regionais. O acompanhamento desses indicadores ocorre por meio de marcos semestrais, registrados em Informes de Progresso Semestrais (IPS). Dessa forma, os OSER possuem recursos que lhes permite executar produtos/servios e tarefas programadas no PTB a cada semestre, as quais esto relacionadas ao cumprimento das metas propostas nesse mesmo perodo. Os recursos podem ter trs origens: regulares da OPAS pela cota dos Estados-Membros; regulares da OMS; contribuies voluntrias de agncias doadoras ou outras fontes. Somente sero executados recursos que estejam relacionados a tarefas e produtos/servios programadas no PTB.

2.4 O processo de planejamento da Representao da OPAS/OMS no BrasilO processo de planejamento da OPAS/OMS no Brasil orientado a partir do que foi estabelecido pelo Escritrio Central da OPAS/OMS, mas possui adaptaes realidade operacional da Representao da OPAS/OMS no Brasil, adquirindo uma identidade prpria. Assim, o planejamento acontece nos seguintes nveis: institucional, intermedirio e operacional. A Figura 5 mostra a relao entre cada um desses nveis.

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Figura 5:Relao entre os nveis de planejamento na OPAS/OMS Brasil

Nvel institucional = ORIENTAO

CCS 2008-2012

Modelo de Gesto 2008-2012

PTB

Plano de Desenvolvimento Institucional

Retroalimentao

Nvel intermedirio = ACOMPANHAMENTO E CONTROLE

Normas e procedimentos administrativos

Planejamento, programao e oramento

Nvel operacional = EXECUO E AVALIAO

Monitoramento e avaliao das atividades/tarefas executadas

Planos de trabalho anuais e semestrais, relatrios de gesto

Nvel institucional Responsveis: Grupo de Administrao e Planejamento (GAP), composto pelo Representante, Oficial de Administrao e de Programas, e Grupo de Gesto Gerencial (GGG), composto pelo GAP, pelos Gerentes de rea de Coordenao Interprogramtica e pelo Coordenador da Unidade Tcnica de Informao em Sade, Gesto do Conhecimento e Comunicao. Atribuies: Definir o planejamento geral da OPAS/OMS no Brasil, os objetivos estratgicos e polticas a serem seguidas por toda a Organizao. Abordar planos de longo prazo na relao da Organizao com as contrapartes nacionais e com os nveis regional e global e definir como dever ser seu comportamento diante das oportunidades e ameaas da cooperao tcnica. Realizar o mapeamento do ambiente poltico e estratgico no qual a OPAS/OMS dever atuar, avaliando foras e limitaes da Organizao. Abrangncia: Toda a OPAS/OMS no Brasil.

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Nvel intermedirio Responsveis: Gerentes de rea de Coordenao Interprogramtica e Administradores-Planejadores. Atribuies: Realizar o planejamento ttico, que faz a relao entre os planos de cada unidade tcnica como os objetivos traados no nvel institucional. Trabalhar com os objetivos e desafios definidos no planejamento geral. Abrangncia: Administradores-Planejadores, coordenadores, tcnicos e administradores de UT.

Nvel operacional Responsveis: Coordenadores e Administradores de Unidade Tcnica. Atribuies: Elaborar planos de atividades que configuram a programao das operaes fundamentais da Organizao, realizar sua execuo e avaliar os resultados e como se inserem no planejamento geral. Abrangncia: Tcnicos e administradores da UT.

Responsabilidades e critrios para planejarCada categoria profissional da OPAS/OMS no Brasil tem responsabilidades especficas em cada um dos nveis de planejamento da organizao.

Representante1. Conduzir o Plano de Desenvolvimento Integral da PWR 2007-2012: responsvel pela Entidade (CCS 2008-2012)/PTB 2008-2009 e conduo do planejamento e a administrao estratgica (Modelo de Gesto 2008-2012). Aprovar o processo de programao anual e a avaliao semestral dos TC/TA, Projetos Especiais, CTP, Fundos Regulares para gastos operativos. Conduzir e incentivar a coordenao interprogramtica e interagencial da PWR. Conduzir a participao da CT da PWR nos processos de integrao sub-regional, regional e global, incentivando e controlando politicamente o correto uso dos TC/TA e CTP. Conduzir poltica e estrategicamente a execuo do PTB 10-11. Conduzir o processo de gesto do conhecimento, informao e comunicao de forma transversal CT da OPAS/OMS. Conduzir o processo de desconcentrao administrativa da PWR.

2. 3. 4.

5. 6. 7.26


8. Conduzir o processo de delegao de autoridade e assinatura da PWR. 9. Elaborar e monitorar a RRE do Gabinete da PWR. 10. Convocar com agendas predefinidas os seguintes espaos de participao que conformam o Mecanismo de Coordenao e Comunicao (MCC) da PWR: Gabinete da Representao (GR), Grupo de Planejamento e Administrao (GAP), Grupo de Gesto Gerencial (GGG), Grupo Interprogramtico Ampliado (GIA), Plenria Geral (PG). 11. Fomentar trabalho em equipe, incentivando a conformao de Grupos timos (GO) e de Grupo de Tarefa Interprogramtico (GTI). 12. Conduzir o processo de programao e avaliao dos 10 Programas do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI). 13. Conduzir o apoio de diferentes reas de gerncia e UT da PWR no apoio tcnico s autoridades nacionais que participam nas diferentes instncias dos Corpos Diretores da OPAS e OMS. 14. Participar ativamente do Equipe de pas das Naes Unidas (UNCT). 15. Supervisionar em primeiro nvel o Oficial de Programas, Oficial de Administrao, Gerentes de rea de Coordenao Interprogramtica, Coordenadores de Unidade Tcnica, Assessores Internacionais, Regionais e Sub-regionais, secretrias e motorista do Gabinete. 16. Substituir interinamente o Gerente de rea de Coordenao Interprogramtica.

Oficial de Programas1. Assessorar e apoiar o PWR, os Gerentes de rea, Administradores-Planejadores) ADP e Coordenadores de UT no processo integral de Gesto Baseada em Resultados. Cuidar da implantao do Modelo de Gesto da Representao no processo integral de planejamento, programao, controle e avaliao da cooperao tcnica. Assessorar a elaborao do ciclo de projetos. Assessorar e apoiar o PWR e o GAP no processo de programao anual e semestral dos TC/TA, Projetos Especiais, CTP, Fundos Regulares para gastos operativos. Assessorar e apoiar o PWR na conduo e coordenao dos processos de trabalho da CT de carter interprogramtico e interagencial. Assessorar e apoiar o PWR na conduo, programao e controle dos TC/TA e CTP para a integrao regional e global em sade. Assessorar e apoiar o PWR e o GAP na conduo da programao e avaliao do do PTB 10-11; preservar coerncia tcnica, administrativa e financeira do processo.27

2. 3. 4. 5. 6. 7.


8. 9.

10. 11. 12. 13. 14. 15.

Elaborar e monitorar sua Rede de Relacionamento Estratgico (RRE). Assessorar e apoiar o PWR na convocatria com agendas predefinidas de GR, GAP, GI, GIA, PG. Elaborar ajuda de memria do GAP, GI e GIA, especificando compromissos adquiridos e informar sobre seu cumprimento ao PWR. Assessorar e apoiar o PWR na convocatria, seguimento e avaliao do funcionamento dos GO e GTI. Assessorar e apoiar o PWR no processo de programao e avaliao do PDI. Assessorar e apoiar o PWR no processo de transversalizao da gesto do conhecimento, informao e comunicao da CT da OPAS/OMS. Assessorar e apoiar o PWR na conduo e apoio tcnico s autoridades nacionais que participam nas diferentes instncias dos Corpos Diretores da OPAS e OMS. Assessorar e apoiar o PWR na participao do UNCT. Substituir interinamente o Oficial de Administrao.

Oficial de AdministraoSupervisar e controlar o processo administrativo da Representao. Cuidar da implementao do Modelo de Gesto da Representao no que corresponda ao processo integral de administrao. 3. Controlar a coerncia administrativa e financeira da execuo das partidas oramentrias. 4. Coordenar a execuo do programa de desconcentrao administrativa e de fortalecimento dos processos de controle, superviso e auditoria interna da Unidade Administrativa. 5. Apoiar o PWR no processo de delegao de autoridade e assinatura na PWR. 6. Aprovar o pagamento de instrumentos administrativos. 7. Aprovar obrigaes de para os diferentes tipos de contratos de funcionrios, previamente autorizadas pelo PWR. 8. Aprovar reembolso de caixa pequeno, restituio de passagens e solicitaes de importao e exportao (DSI/DSE). 9. Elaborar e monitorar a RRE da Unidade de Administrao baseada na eficincia e na transparncia da gesto. 10. Convocar com agendas predefinidas os seguintes espaos de participao do MCC: Grupo da Unidade de Administrao (GUA) Participar ativamente no GAP, GI, GIA, PG. 11. Participar de GO e incentivar os funcionrios da Unidade de Administrao a que participem.28

1. 2.


12. Programar, controlar e avaliar os Programas do PDI sob sua responsabilidade. 13. Supervisionar o desempenho dos funcionrios da Unidade Administrativa, em primeiro nvel, e os ADP e Administradores de UT, em segundo nvel. 14. Substituir interinamente o Oficial de Programas.

Gerente de rea de Coordenao Interprogramtica1. 2. 3. 4. 5. 6. Gerenciar estratgica e tecnicamente o processo de cooperao tcnica expresso no Projeto do PTB 2010-2011 sob sua responsabilidade. Gerenciar o processo de planejamento, programao, controle e administrao dos TC/TA, CTP, Projetos Especiais de sua rea de Gerncia. Assumir ativamente no processo de delegao de autoridade em sua rea de Gerncia para aprovar o Plano de Trabalho Semestral (PTS). Mobilizar recursos e sua programao no PTB. Gerenciar o processo de desconcentrao administrativa em sua Gerncia. Supervisionar o desempenho do pessoal profissional internacional, nacional, administrativo e de secretaria em primeiro ou segundo nvel de SPAD, quando corresponda. Supervisionar tecnicamente o Coordenador de UT. Elaborar e monitorar o RRE de sua gerncia, responsabilizando-se por sua coordenao tcnica e excelncia da cooperao. Convocar com agendas predefinidas o Grupo de Gerncia de rea de Coordenao (GGAC). Participar ativamente em GAP, GGAC, GI, GIA e PG. Participar de GO e incentivar a conformao de GO em sua rea de Gerncia. Programar, controlar e avaliar os Programas do PDI sob sua responsabilidade. Gerenciar os processos de participao interprogramtica e interagencial de sua rea de Gerncia. Gerenciar a programao, controle e avaliao do Projeto do PTB 2010/2011. Gerenciar o processo de integrao da gesto do conhecimento, comunicao e informao com o Projeto do PTB 2008/2009 sob sua responsabilidade. Participar ativamente no apoio tcnico s autoridades nacionais que participam nas diferentes instncias dos rgos Diretores da OPAS e OMS. Substituir interinamente o PWR, outro Gerente de rea ou Coordenador de UT, quando solicitado. Desenvolver as competncias para o desempenho do postdescriptionno que corresponda s funes tcnicas.

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

29


Administrador-Planejador de rea1. Sob a superviso do Gerente de rea, controlar o processo de GBR/PTB, PTS e IPS do Projeto e processos administrativos descentralizados. 2. Controlar a coerncia administrativa e financeira do processo de planejamento, programao e controle de TC/TA, CTP, Projetos Especiais. 3. Controlar a coerncia administrativa e financeira do processo de planejamento, programao, controle e avaliao do PTB 10-11. 4. Responsabilizar-se pela eficcia e pela transparncia do processo de desconcentrao administrativa em sua rea. 5. Elaborar e monitorar sua RRE. 6. Apoiar o Gerente de rea na convocatria com agendas predefinidas do GGAC e elaborar as ajudas de memria das reunies, especificando compromissos adquiridos e entregar relatrio de seu cumprimento ao Gerente de rea. 7. Participar ativamente no GGAC, GI, GIA e PG. 8. Participar ativamente de GO. 9. Capacitar-se nas normas de planejamento e administrao em sua rea. 10. Supervisionar o desempenho funcional dos Administradores de UT que faam parte de sua rea de Gerncia para cumprimento dos procedimentos administrativos conforme normas da OPAS/OMS. 11. Substituir interinamente o ADP de outra rea de Gerncia, quando solicitado. 12. Desempenhar as funes de Administrador de UT.

Coordenador de UT1. 2. Definir o OSER e executar as respectivas atividades de cooperao tcnica da Unidade Tcnica. Sob delegao, assinar os seguintes instrumentos administrativos: contratos por produto com pessoas fsicas e jurdicas, cartas-acordo, apoio financeiro para cursos e seminrios, ordens de compra nacionais e internacionais, autorizaes de viagens coletivas, autorizaes de viagens nacionais com recursos de contribuies voluntrias. Coordenar o processo de planejamento, programao e controle dos TC/TA, CTP e Projetos Especiais de sua UT. Coordenar o controle e avaliao dos OSER, indicadores e metas e a programao de produtos/servios e tarefas do PTB 2010/2011 que correspondam UT.

3. 4.

30


5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Coordenar e programar os TC/TA, CTP e Projetos Especiais que apiem todas as iniciativas de sua UT e que contribuam para a integrao regional e global em sade. Elaborar e monitorar o RRE da Unidade Tcnica, responsabilizando-se por coordenar seus processos de cooperao tcnica. Convocar o Grupo da UT com agendas predefinidas. Participar ativamente do GI, GIA, GGAC e PG. Participar de GO e incentivar a conformao de GO em sua UT. Implementar a gesto do conhecimento, comunicao e informao na UT. Participar ativamente no apoio tcnico s autoridades nacionais que participam nas diferentes instncias dos rgos Diretivos da OPAS e da OMS. Supervisionar, em primeiro nvel, os tcnicos, o administrador de UT e os secretrios e, em segundo nvel, os assistentes administrativos. Substituir interinamente outro Coordenador de UT que faa parte de sua rea de Gerncia, preferencialmente, quando solicitado. OBS.: Especificamente, o Coordenador da UT de Gesto do Conhecimento, Informao e Comunicao dever ainda: Definir as polticas de implementao da gesto do conhecimento, informao e comunicao de forma transversal CT da OPAS/OMS; coordenar, facilitar e acompanhar o processo de implementao.

Assessor Internacional1. 2. 3. 4. 5. 6. Assegurar a coerncia tcnica entre as atividades nacionais para que responda aos mandatos sub-regionais, regionais e globais da cooperao tcnica. Identificar processos nacionais e internacionais que sirvam de exemplo troca de experincias e lies aprendidas entre pases. Planejar, programar e controlar os TC/TA, CTP, Projetos Especiais que lhe correspondam. Participar ativamente nos espaos de coordenao interprogramtica e interagencial que lhe corresponda. Participar ativamente no TC/TA e CTP para apoiar os processos de integrao regional e global em sade. Elaborar, controlar e avaliar os indicadores e marcos e programao dos produtos/servios das tarefas que lhe correspondam do PTB 2010/2011.31


7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Participar ativamente nas atividades de gesto do conhecimento, informao e comunicao que lhe correspondam. Participar ativamente no apoio tcnico s autoridades nacionais que participam nas diferentes instncias dos rgos Diretivos da OPAS e OMS. Elaborar e monitorar seu RRE, responsabilizando-se por coordenar seus processos de cooperao tcnica. Participar ativamente do GIA, GUT, GGAC e PG. Participar ativamente de GO. Substituir interinamente outros assessores internacionais no que se refere responsabilidade de assinatura de instrumentos administrativos, quando solicitado. Monitorar a execuo de cartas-acordo, cursos e seminrios e contratos e aprovar relatrios tcnico e financeiro e produtos que lhe correspondam.

Profissional Nacional Tcnico1. Planejar, programar e controlar os TC/TA, CTP, Projetos Especiais que lhe correspondam. 2. Elaborar, programar e executar os TA, no nvel de ao (Plano de trabalho anual, programao semestral e reviso mensal). 3. Participar ativamente nos espaos de coordenao interprogramtica e interagencial que lhe corresponda. 4. Participar ativamente dos TC/TA e CTP que lhe corresponda para apoiar os processos de integrao regional e global em sade. 5. Realizar controle e avaliao dos indicadores e marcos e programao de atividades e tarefas do PTB 2010/2011. 6. Elaborar e monitorar sau RRE responsabilizando-se por coordenar seus processos de cooperao tcnica. 7. Participar ativamente do GIA, GUT, GGAC e PG. 8. Participar ativamente do GO. 9. Participar ativamente das atividades de gesto do conhecimento, informao e comunicao que lhe corresponda. 10. Participar ativamente no apoio tcnico s autoridades nacionais que participam nas diferentes instncias dos rgos Diretivos da OPAS e da OMS. 11. Substituir interinamente outro profissional tcnico de sua UT ou rea de Coordenao, quando solicitado. 12. Apoiar o monitoramento da execuo de cartas-acordo, contratos e cursos e seminrios.

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Administrador de UTSob a superviso direta do Coordenador de UT e superviso funcional do ADP, executar e controlar os procedimentos administrativos das aes programadas no PTS. 2. Elaborar a informao administrativa e financeira do processo de planejamento, programao e controle da TC/TA, CTP, Projetos Especiais que lhe corresponda. 3. Implementar a desconcentrao administrativa nas UT e supervisionar os assistentes administrativos conforme procedimentos e normas aprovados: Analisar e revisar a prestao de contas e relatrios financeiros (cartas-acordo, curso e seminrio, contratos e grants), semanalmente. Monitorar o vencimento de instrumentos administrativos e pagamentos, mensalmente. Controlar o arquivo de produtos e relatrios tcnicos e financeiros, semanalmente. Monitorar obrigaes, mensalmente. Monitorar a execuo oramentria, mensalmente. Monitorar e controlar collectivetravels, semanalmente, e solicitaes de restituio de passagens e dirias. Realizar o reclamo e clculo de PAHO 110. Controlar a presena e horrio do staffda UT. Monitorar o vencimento de partidas e TC. 4. Apoiar os Coordenadores de UT na coordenao dos processos de programao, controle e avaliao do PTB 2010/2011. 5. Apoiar os tcnicos nos processos de programao anual e semestral e reviso mensal. 6. Capacitar tcnicos e assistentes administrativos nas normas e procedimentos administrativos. 7. Elaborar e monitorar seu RRE, responsabilizando-se por coordenar seus processos administrativos. 8. Participar ativamente do GUT, GIA, GAD, GGAC e PG. 9. Participar ativamente do GO. 10. Substituir interinamente outros administradores de sua rea de Coordenao, quando solicitado. 11. Supervisionar, em primeiro nvel, os Assistentes Administrativos. 1.

33

Assistente Administrativo1. 2. 3. 4. Participar ativamente do GUT e PG. Participar ativamente de GO. Executar os procedimentos administrativos desconcentrados nas UT de acordo com as normas e procedimentos. Substituir interinamente outros assistentes administrativos de sua UT ou rea de Coordenao, quando solicitado.

3. Instrumentos de Planejamento

O processo de planejamento da OPAS/OMS no Brasil conta com instrumentos relacionados orientao do processo, elaborao, programao, ao monitoramento e avaliao das atividades desenvolvidas.

3.1 Instrumento orientadora. Plano de Desenvolvimento Integral da cooperao tcnica da OPAS/OMS no Brasil 2007-2012O Plano tem como finalidade orientar a cooperao tcnica para o cumprimento das prioridades, modalidades e enfoques da Estratgia de Cooperao 2008-2012, a execuo dos Objetivos Estratgicos da OPAS/OMS, dos resultados esperados de pas (OSER) e o cumprimento dos indicadores, atividades e tarefas do Plano de Trabalho Bianual. Visa tambm o fortalecimento dos processos de planejamento e administrao do Modelo de Gesto 2008-2012 para o alinhamento dos recursos e organizao do trabalho de forma a permitir maior eficincia e eficcia na execuo da cooperao tcnica no pas.

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Figura 6:Plano de Desenvolvimento Integral da cooperao tcnica da OPAS/OMS no Brasil 2007-2012Representao no Brasil

Processo de Desenvolvimento Integral da Cooperao Tcnica da OPAS/OMS no Brasil 2007-2012Determina Requer Orienta

Representao no Brasil




Estratgia de Cooperao Tcnica da OPAS/OMS com a Repblica Federativa do Brasil, 2008-2012




Plano de Trabalho Bianual 2010-2011

Modelo de Gesto da Representao da OPAS/OMS 2008-2012Orientao da Cooperao Tcnica e alinhamento dos recursos humanos, financeiros e tecnolgicos

Plano de Desenvolvimento Institucional da OPAS/OMS no Brasil 2010-2011

Estratgia de Cooperao Tcnica da OPAS/OMS com a Repblica Federativa do Brasil 2008-2012

Plano de Trabalho Bianual 2010-2011

Modelo de Gesto da Representao da OPAS/OMS no Brasil 2008-2012

Plano de Desenvolvimento Institucional da OPAS/OMS no Brasil 2010-2011

Atualiza

A cooperao tcnica da OPAS/OMS com o Brasil est orientada a partir de quatro documentos bsicos que conformam o Plano: a Estratgia de Cooperao Tcnica da OPAS/OMS com a Repblica Federativa do Brasil 2008-2012, que determina e prioriza todas as atividades de cooperao que a OPAS/OMS desenvolver com o Brasil nesse perodo; o Plano de Trabalho Bianual 2018-2011, que contribui com o cumprimento dos indicadores, metas e produtos/servios programados para 2010-2011, a partir dos objetivos globais da Organizao Mundial da Sade que foram trabalhados no Brasil e os resultados esperados regionais e locais a que a cooperao se compromete a cumprir, e que requer um Modelo de Gesto 2008-2012, que orienta os processos de planejamento e administrao da Representao para o alcance de uma organizao do trabalho eficiente, eficaz e baseada em resultados; e o Plano de Desenvolvimento Institucional 2008-2009, que subsidia a atualizao do CCS de forma a contribuir36


com o alinhamento dos recursos humanos, financeiros e tecnolgicos da Representao, buscando estabelecer programas, processos e mecanismos para que a cooperao tcnica acontea de forma planejada, organizada e participativa.

3.2 Instrumento de elaboraoa. Matriz de Planejamento6 Instrumento utilizado quando da aplicao da metodologia do Marco Lgico, utilizada pela OPAS/OMS na elaborao de projetos. Trata-se de um documento sinttico usado para garantir a consistncia das bases do planejamento estratgico dos projetos da OPAS/OMS. Serve como orientador na classificao dos projetos idealizados pelas UT, em relao proposta global da Organizao. Possui uma hierarquia de objetivos, medidos por indicadores e fontes de verificao e analisados sob a perspectiva da influncia de fatores externos que podem inviabilizar o projeto.Permite definir, conjuntamente com os parceiros, o fim, propsito, resultados esperados e suas metas, atividades a serem alcanadas durante o perodo de execuo do projeto. So componentes da matriz lgica: Fim: objetivo macro com o qual o projeto contribui e que expressa a razo fundamental da elaborao de um projeto. Propsito: objetivo que expressa o impacto do projeto. Resultado esperado: objetivo que expressa o produto especfico do projeto. Indicador: ferramenta para acompanhamento e avaliao do resultado esperado; ajuda a identificar o avano no alcance dos objetivos propostos e o xito do projeto. Deve ter como caractersticas: possuir uma base mensurvel para sua avaliao; mostrar quantidade, qualidade e tempo em relao ao objetivo proposto. OBS.: Indicadores so ndices que permitem avaliar o progresso das metas. Metas: so fraes dos objetivos; passos que devem ser dados para alcanar os objetivos; representam suas aes concretas que mostram o que deve ser feito para alcanar os resultados esperados propostos.

6

A descrio detalhada dos elementos da matriz encontra-se no documento Enfoque lgico para la gestin de proyectos en la OPS, 2003.

37


Atividades: identificam o que se deve fazer para produzir os resultados definidos. O Anexo 1 apresenta o modelo de matriz lgica para a elaborao de projetos, de acordo com a metodologia utilizada pela Organizao.

3.3 Instrumentos de programaoa. Plano de Trabalho Anual (PTA)Instrumento elaborado conjuntamente com a contraparte das UT envolvidas no planejamento. Define o volume de operaes e recursos estimados anualmente para o desenvolvimento dos projetos elaborados. Esse instrumento permite que sejam acompanhadas as aes a serem desenvolvidas e executadas. So componentes do Plano de Trabalho Anual: Nmero: identificao das solicitaes de execuo encaminhadas pelos parceiros e vinculadas a cada ao definida. Ao: detalhamento das atividades definidas na matriz lgica do projeto; identifica aes concretas a serem executadas por perodo, permite o controle da programao e a melhoria da eficincia na execuo do projeto. Tarefa do AMPES: nvel mais detalhado de programao dentro do sistema de gerenciamento da OPAS/OMS; permite a vinculao das aes definidas para o projeto ao Plano Estratgico da Organizao e seu financiamento e execuo no sistema. Localizao na Matriz Lgica: referncia da Matriz Lgica relacionada ao Resultado Esperado e atividades; permite a vinculao das aes definidas para o projeto aos resultados esperados e atividades da matriz lgica definida. Elemento de despesa: rubricas utilizadas pela OPAS/OMS: passagens, dirias, contrato de pessoa fsica, contrato de pessoa jurdica, material de consumo; o detalhamento das aes deve estar quantificado e vinculado a cada rubrica com as respectivas estimativas de recurso. Quantidade estimada: valores estimados para cada instrumento administrativo por perodo; permite estimar os recursos a serem utilizados. Estimativa de recurso por instrumento (R$): valor estimado de recursos a serem utilizados por instrumento administrativo para cada ao programada.38


Total estimado (R$): soma dos valores estimados de recursos por instrumento administrativo. Responsvel OPAS/OMS: tcnico responsvel pelo gerenciamento das aes programadas por perodo. O Anexo 2 apresenta o modelo de PTA utilizado para a programao das atividades dos projetos.

b. Plano de Trabalho Semestral (PTS) elaborado com base no PTA. Apresenta as aes a serem executadas no semestre, detalhando-as em quantidade e data de execuo. So atualizados mensalmente a partir de reunies tcnicas. Permitem a simplificao da tramitao administrativa das operaes quando as aes esto programadas no PTS. O Anexo 3 apresenta o modelo de PTS utilizado para a programao das atividades dos projetos.

3.4 Instrumentos de monitoramento e avaliaoa. Relatrio de gesto dos Termos de Cooperao/Termos de Ajuste (TC/TA) Os TC/TA so o eixo da cooperao tcnica da OPAS/OMS no Brasil. Correspondem aos fundos extraoramentrios ou contribuies voluntrias da Representao e so o eixo estruturante da cooperao tcnica, contando com o papel catalisador dos fundos regulares para uma execuo eficiente das atividades propostas e para o sucesso no alcance dos resultados esperados definidos para o pas.O relatrio de gesto dos TC/TA tem como objetivo orientar o gestor e obter simetria nos relatrios de gesto apresentados. Esse documento busca o acompanhamento e a avaliao da execuo dos projetos de modo a que possam contribuir com o alcance dos objetivos prioritrios do pas e da Organizao. O Anexo 4 apresenta o modelo de relatrio de gesto dos projetos da PWR/BRA.

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b. Informe de Progresso Semestral (IPS) Esse documento apresenta a avaliao da execuo tcnica e financeira do PTB. Possui uma primeira parte que consiste nos relatrios emitidos pelo grupo de Gesto Executiva do Escritrio Central da OPAS (EXM/OC) (02 formulrios para anlise de alcance de metas e de execuo financeira). Na segunda parte, apresentado o relatrio de avaliao dos Projetos definidos para o PTB/AMPES. Essa avaliao elaborada sob a responsabilidade do Gerente de rea, com o apoio de todos os Coordenadores de Unidades Tcnicas e sua equipe envolvidos com suas aes. um processo participativo que permite realizar: 1. Anlise de resultados: procura-se verificar se os resultados do Projeto esto sendo alcanados, tendo em vista seus OSER, indicadores e marcos. 2. Anlise de pertinncia: visa analisar se o Projeto contribui efetivamente para atingir os indicadores e graus de execuo fsica e financeira das atividades e tarefas, bem como das demais aes que o constituem. 3. Anlise de execuo: verifica-se se os recursos de toda ordem previstos no Projeto esto adequadamente alocados, se o modelo gerencial e a estrutura organizacional incorporam a gesto baseada em resultados da OPAS/OMS, apesar dos conflitos previsveis decorrentes da mudana.Dessa forma, pode-se identificar resultados e recomendaes de melhorias do Projeto AMPES e seus componentes, alm de mostrar aspectos importantes de cada Projeto, identificados por meio de uma anlise qualitativa das metas/indicadores e OSER. O Anexo 5 apresenta o roteiro para a elaborao dos IPS.

c. Informe Anual Compila as informaes do IPS, possibilitando uma avaliao anual de todo o desenvolvimento da cooperao tcnica. Possui a mesma estrutura do IPS. Serve de subsdio para a elaborao do Informe Bimestral. d. Informe Bimestral7 Compila as informaes do Informe Anual, possibilitando uma avaliao bimestral de todo o desenvolvimento da cooperao tcnica.

7

O informe final sobre o Plano Estratgico da OPAS 2008-2012 ser composto pelos informes quadrienais compilados de todas as entidades do AMPES e ser apresentado aos Corpos Diretivos em 2014.

40

4. Fluxos de planejamento na Representao da OPAS/OMS no Brasil

4.1 Ciclo de elaborao do projetoI) Elaborao do projetoEntende-se por projeto de cooperao tcnica: Termo de Cooperao/Termo de Ajuste (TC/TA): projeto firmado entre a OPAS/OMS e a contraparte nacional para a execuo de atividades de cooperao tcnica definidas a partir das prioridades do Plano Estratgico da OPAS e do Programa Mais Sade; utilizado recurso extraoramentrio. Cooperao Tcnica entre Pases (CTP): projeto acordado entre as OPAS/ OMS e os Ministrios da Sade dos pases para desenvolver aes de cooperao tcnica; utilizado recurso regular cataltico da OPAS/OMS. Projetos Especiais: projeto estratgico das aes de cooperao tcnica; utilizada porcentagem de recurso do Project Support Cost (PSC) da OPAS/OMS.

a. Definio da proposta tcnicaO incio do processo dever acontecer a partir da manifestao de interesse em um tema especfico para incio da negociao prvia em nvel tcnico. Isso resultar em documento sinttico e consensual contendo: o diagnstico de situao com relao ao tema; os avanos esperados com a parceria proposta; a justificativa que contemple o valor agregado da OPAS/OMS; as vantagens de se elaborar um projeto de cooperao tcnica; com qual linha prioritria da OPAS/OMS e do pas contribui; a qual RER est relacionado.

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A aprovao da proposta tcnica se dar por meio de anlise quanto a sua relevncia tcnica e quanto ao valor agregado que a OPAS/OMS aportar ao resultado final do projeto.

b. Anlise da proposta tcnicaA anlise e a aprovao da proposta tcnica ser realizada pelo Representante da OPAS/OMS e a contraparte8, podendo contar, se necessrio, com representantes das reas tcnicas de ambas as instituies. Aps aprovao, a proposta ser encaminhada s reas tcnicas da OPAS/OMS e da contraparte para a elaborao dos projetos, cujos textos finais desencadearo o incio do processo de execuo.

c. Metodologia de elaborao do projetoA metodologia utilizada pela OPAS/OMS para a elaborao de projetos o marco lgico, cujas etapas esto descritas no item 2.2.

II)

Aprovao do projetoAps aprovao da proposta tcnica e elaborao do projeto, os documentos sero encaminhados Sede da Organizao (OC), em Washington. Aprovado pela Sede, sero abertos subsdio e linha oramentria que permitiro a execuo dos projetos. No caso de TC/TA, o documento ser encaminhado ao Ministrio das Relaes Exteriores para seu conhecimento.

III)

Execuo do projetoO projeto s ser executado se estiver programado no Plano de Trabalho Bianual da Organizao e se tiver um Plano de Trabalho Anual (PTA) e Semestral (PTS). O PTA e o PTS permitem a programao de todas as ope-

8

No caso de o projeto ser um TC/TA, a anlise do projeto ser realizada pela Comisso Coordenao Gerencial, instncia responsvel pelas decises institucionais no processo de cooperao, envolvendo o Ministrio da Sade e a OPAS/OMS, sob conduo conjunta da Secretaria Executiva do Ministrio da Sade do Brasil e do Representante da OPAS/OMS. Participam os responsveis pelo TC de nvel tcnico (diretores tcnicos de projeto do Ministrio da Sade e coordenadores de unidades tcnicas da OPAS/OMS) e de nvel administrativo (Assessoria do Secretrio Executivo do Ministrio e Administrador da Representao da OPAS/OMS), conforme descrito no documento Diretrizes para a elaborao e gesto dos Termos de Cooperao.


raes a serem executadas nos respectivos perodos, bem como sua atualizao mensal. A execuo dos projetos deve seguir os procedimentos e prazos administrativos da Organizao.

IV)

Acompanhamento e controle dos projetosEssa etapa realizada por meio da elaborao de relatrios tcnicos e financeiros semestrais pelas reas tcnicas e pelo acompanhamento do nvel regional da OPAS/OMS por meio da rea CountryFocusSuport(CFS) do Escritrio Central e da Gerncia Tcnica correspondente.

V)

ProcessamentoO processo iniciado no momento em que a Unidade Tcnica da PWR/BRA tem a aprovao poltica dada pelo Representante para a formalizao de um projeto. O oficial de projeto elabora a matriz lgica conjuntamente com a contraparte e com o apoio do Administrador de UT. Finalizada sua elaborao, a matriz dever ser impressa, assinada pelo oficial de projeto e pelo Coordenador da Unidade Tcnica e encaminhada para anlise tcnica do Gerente de rea, para parecer da Oficial de Programas e para aprovao do Representante.

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Fluxograma:reas tcnicas da OPAS/OMS e contraparte Aprovao da proposta tcnica preliminar (Representante da OPAS/OMS e contraparte)

Proposta tcnica preliminar reas tcnicas OPAS/OMS e contraparte Elaborao do projeto OPAS/OMS Brasil e Sede em WDC

Fase de elaborao

Aprovao do projeto

Fase de aprovao

Aprovao pela Sede da OPAS/OMS Relatrios tcnico e nanceiro semestrais Escritrio Central, CFS, Gerncias Tcnicas

Subsdio e linha oramentria

Fase de execuo

Fase de acompanhamento e controle

4.2 Elaborao do Plano de Trabalho Anual (PTA)I) Documento necessrioPlanilha-modelo do PTA.

II)

Etapas de elaborao e atualizaoO PTA dever ser elaborado no incio da vigncia do projeto e atualizado a cada ano.

III)

ResponsabilidadeAmbas as etapas de elaborao e de atualizao do PTA so de responsabilidade do tcnico e do Coordenador da Unidade Tcnica correspondente e devem ser realizadas conjuntamente com a contraparte.

44


IV)

AprovaoA aprovao do PTA feita pelo Representante da OPAS/OMS no Brasil, aps o parecer da Oficial de Programas e assinaturas do tcnico, coordenador e gerente relacionados ao PTA.

V)

Processamento Etapa 1. O PTA do projeto elaborado conjuntamente pelo tcnico oficial de projeto e a contraparte, contando com o apoio do Administrador de UT, de acordo com a matriz lgica previamente aprovada. Etapas 2 e 3. A verso eletrnica padronizada do PTA encaminhada para anlise tcnica do Coordenador de UT e do Gerente de rea e para a verificao da coerncia entre atividades, recursos e normas pelo ADP. Etapa 4. O ADP recebe os comentrios do Coordenador de UT e do Gerente de rea e faz o intercmbio com o tcnico oficial de projetos e Administrador de UT para realizar eventuais ajustes. O ADP encaminha a verso ajustada em meio eletrnico para a Oficial de Programas. Etapa 5. A Oficial de Programas analisa o PTA e emite parecer em meio eletrnico ao ADP. Etapa 6. O ADP realiza os ajustes necessrios junto aos responsveis, imprime a verso final, coleta as assinaturas do tcnico oficial responsvel, do Coordenador de UT e do Gerente de rea, anexa o parecer eletrnico final da Oficial de Programas e encaminha ao Representante. Etapa 7. Aprovao do Representante e retorno ao ADP. Etapa 8. O ADP informa ao tcnico oficial responsvel, ao Coordenador de UT, ao Gerente de rea, Oficial de Programas e ao Oficial de Administrao que o PTA foi aprovado. Digitaliza o documento final e disponibiliza no Sistema de Gesto de TC/TA. Retroalimenta a todos os envolvidos no caso de haver grandes modificaes nas atualizaes anuais.

45


Fluxograma:

ELABORAO DO PTA a) Responsvel: Tcnico responsvel pelo TC/TA, TCC, Projeto Especial b) Trabalho conjunto com a contraparte c) Utilizao do modelo padronizado em Excel d) Apoio do Administrador de UT e) Encaminhamento ao Coordenador de UT e Gerente de rea para anlise (eletrnico)

Tcnico responsvel pelo TC/TA, CTP, Projeto Especial

1

Coordenador de UT

2

a) Anlise tcnica do PTA

Gerente de reaa) Anlise do PTA: vericao de coerncia entre atividades, recursos e normas administrativas b) Intercmbio com tcnico e administrador de UT para ajustes c) Encaminhamento Ocial de Programas (eletrnico)

3

AdministradorPlanejador

4

a) Anlise do PTA b) Emisso de parecer ao ADP (eletrnico)

Ocial de Programas

5

a) Intercmbio com a rea para ajustes b) Impresso, coleta de assinaturas, anexa mensagem de parecer da Ocial de Programas c) Encaminhamento ao Representante


6

a) Anlise e aprovao b) Encaminhamento ao ADP

Representante

7

GESTO DA INFORMAO a) Responsvel: Administrador-Planejador b) Informa rea, Ocial de Programas e ao Ocial de Administrao que o PTA foi aprovado c) Disponibiliza a verso digitalizada no Sistema de Gesto dos TC/TA d) Verica a coerncia de valores anuais e semestrais e) Informa a todos sobre grandes modicaes nas atualizaes anuais dos PTA


8

46


4.3 Elaborao do Plano de Trabalho Semestral (PTS)I) Documento necessrioPlanilha-modelo do PTS.

II)

Etapas de elaborao e atualizaoO PTS dever ser elaborado no incio da vigncia do projeto e atualizado a cada semestre.

III)

ResponsabilidadeAmbas as etapas de elaborao e de atualizao do PTS so de responsabilidade do tcnico e do Coordenador da Unidade Tcnica correspondente e devem ser realizadas conjuntamente com a contraparte.

IV)

AprovaoA aprovao do PTS feita pelo Gerente de rea de Coordenao Interprogramtica, aps o parecer da Oficial de Programas.

V)

Processamento Etapa 1. O PTS do projeto elaborado conjuntamente pelo oficial de projeto e a contraparte, contando com o apoio do Administrador de UT, de acordo com a matriz lgica e com o PTA previamente aprovados. Etapa 2. Encaminhamento do PTS por meio eletrnico ao Coordenador de UT e ao Gerente de rea para anlise tcnica e para verificao da coerncia entre atividades, recursos e normas pelo ADP. Etapa 3. O ADP faz o intercmbio entre o tcnico oficial de projeto e o administrador de UT para ajustes e encaminha Oficial de Programas. Etapa 4. A Oficial de Programas emite parecer eletrnico ao ADP. Etapa 5. O ADP faz o intercmbio entre o tcnico oficial de projeto e o administrador de UT para ajustes, imprime a verso final, coleta assinaturas, anexa a mensagem de parecer da Oficial de Programas e encaminha ao Gerente de rea para aprovao.

47


Etapa 6. O Gerente de rea analisa e encaminha a verso aprovada do PTS ao ADP. Etapa 7. O ADP informa ao tcnico oficial responsvel, ao Coordenador de UT, ao Gerente de rea, Oficial de Programas e ao Oficial de Administrao que o PTA foi aprovado. Digitaliza o documento final e disponibiliza no Sistema de Gesto de TC/TA. Realiza o controle seletivo das solicitaes em relao programao no PTS. Recebe dos Administradores de UT as solicitaes no programadas no PTS e as encaminha, juntamente com a justificativa, para aprovao do Gerente de rea. Retroalimenta a todos os envolvidos no caso de haver grandes modificaes nas atualizaes semestrais.

48

Fluxograma:

ELABORAO DO PTS a) Responsvel: Tcnico responsvel pelo TC/TA, TCC, Projeto Especial b) Trabalho conjunto com a contraparte c) Utilizao do modelo padronizado em Excel d) Apoio do Administrador de UT e) Encaminhamento ao Coordenador, Gerente da rea e ADP (eletrnico) f) Encaminhamento da atualizao mensal das aes programadas no PTS ao Administrador de UT

Tcnico responsvel pelo TC/TA, TCC, Projeto Especiala) Anlise tcnica do PTS

1Coordenador de UT e Gerente de rea

2

a) Anlise do PTS: vericao de coerncia entre aes, recursos e normas administrativas b) Intercmbio com tcnico e administrador de UT para ajustes c) Encaminhamento ao Ocial de Programas (eletrnico)


3Ocial de Programas

4

a) Intercmbio com a rea para ajustes b) Impresso, coleta de assinaturas, anexa mensagem de parecer da Ocial de Programas c) Encaminhamento ao Gerente de rea

a) Anlise do PTS b) Emisso de parecer ao ADP (eletrnico)

5

c) Anlise e aprovao d) Encaminhamento ao ADP

Gerente de rea

6


GESTO DA INFORMAO a) Responsvel: Administrador-Planejador b) Informa rea, Ocial de Programas e ao Ocial de Administrao que o PTS foi aprovado c) Disponibiliza a verso digitalizada no Sistema de Gesto dos TC/TA


CONTROLE SELETIVO a) Responsvel: ADP b) Faz o controle seletivo das solicitaes em relao programao PTS c) Recebe dos Administradores de UT as solicitaes no programadas no PTS e as encaminha, juntamente com a justicativa, para aprovao do Gerente de rea

49


4.4 Ajustes/atualizaes mensais do PTSI) Documento necessrioPlanilha-modelo do PTS.

II)

Etapas de atualizaoO PTS dever ser atualizado mensalmente.

III)

ResponsabilidadeA atualizao mensal do PTS de responsabilidade do tcnico oficial de projeto e deve ser realizada conjuntamente com a contraparte.

IV)

AprovaoA aprovao da atualizao mensal do PTS dada pelo Coordenador de UT, aps parecer do ADP.

V)

Processamento Etapa 1. Aprovado o PTS, as atualizaes devero ser realizadas pelos tcnicos, com apoio dos administradores de UT. Etapa 2. A verso eletrnica atualizada9 pelo tcnico oficial de projeto dever ser encaminhada ao Coordenador de UT para anlise tcnica e ao ADP para parecer. So realizados intercmbios entre o ADP e o tcnico e administrador para ajustes. Etapa 3. Aps o parecer positivo do ADP, o Administrador de UT dever imprimir a verso atualizada do PTS e coletar a assinatura do tcnico e do Coordenador de UT. Etapas 4. A verso atualizada e assinada ser digitalizada pelo Administrador de UT, responsvel por informar ao tcnico oficial de projeto, Coordenador de UT e ADP e por disponibilizar a verso digitalizada no

9

Utiliza-se o mesmo modelo do PTS para sua atualizao, destacando-se a data, as atividades modificadas/ substitudas/alteradas e inserindo-se comentrios, se necessrio.

50

Fluxograma:

ATUALIZAO MENSAL DO PTS a) Responsvel: Tcnico responsvel pelo TC/TA, TCC, Projeto Especial b) Trabalho conjunto com a contraparte c) Utilizao do modelo padronizado em Excel d) Apoio do Administrador de UT e) Envio ao ADP (eletnico)Tcnico responsvel pelo TC/TA, TCC, Projeto Especial

Anlise tcnica

1Coordenador de UT

ADP

a) Anlise do PTS: vericao de coerncia entre aes, recursos e normas administrativas b) Intercmbio com tcnico e administrador de UT para ajustes c) Emisso de parecer d) Envio ao Administrador de UT

2 2


sistema de gesto dos TC/TA. O Administrador de UT far o controle das solicitaes programadas no PTS e informar ao ADP as solicitaes no programadas para providncias.

a) Impresso do PTS atualizado, anexa o parecer do ADP, coleta de assinaturas do tcnico e do Coordenador. b) Informa a todos os envolvidos no processo que o PTS atualizado foi aprovado e disponibiliza a verso atualizada no sistema de gesto dos TC/TAAdministrador de UT

CONTROLE a) Responsvel: Administrador de UT b) Garante que as solicitaes executadas estejam programadas no PTS c) Informa o ADP das solicitaes no programadas para providncias

51

5. Etapas de controle

Os processos de planejamento, programao, monitoramento e avaliao dos projetos da PWR/BRA passam por etapas de controle com o objetivo de garantir o equilbrio e o balano estratgico entre a execuo das operaes dos processos de Planejamento e Administrao nas diferentes Gerncias. Esse controle se d no nvel do Gabinete da Representao, por meio do Oficial de Programas e da Unidade de Administrao, e no nvel das trs Gerncias de rea, por meio dos Administradores-Planejadores (ADP). Alm disso, na OPAS/OMS Brasil, existem nove instncias organizacionais de gesto direta de operaes para a execuo dos processos de planejamento e administrao. Essas instncias so conformadas pelas unidades10 tcnicas e administrativa, que exercem um papel relevante e possuem uma relao matricial com as instncias de controle mencionadas no pargrafo anterior. As instncias de gesto direta das operaes e os mecanismos de controle interno constituem o Sistema de Controle Estratgico da Representao (Figura 7).

10

Unidades tcnicas de Informao em Sade, Gesto do Conhecimento e Comunicao, de Polticas de Recursos Humanos em Sade, Servios de Sade, de Medicamentos, Tecnologia e Pesquisa, de Doenas Transmissveis e no Transmissveis, de Desenvolvimento Sustentvel e Sade Ambiental, de Sade Familiar, de Segurana Alimentar e Nutrio.

53

Figura 7:Sistema de controle dos processos de planejamento, programao, monitoramento e avaliao dos projetos da PWR/BRA

Ocial de Programas Gerncia de Sistemas e Servios

Ocial de Administrao

ADP

Gerncia de Preveno e Controle de Doenas e Des. Sustentvel

Gerncia de Sade Familiar, Segurana Alimentar e Nutrio MECANISMO DE CONTROLE INTERNO

Instncias de gesto direta das operaes

UNIDADES TCNICAS

6. Sistema de gesto dos projetos da PWR/BRA

Considerando o processo de gesto do conhecimento na PWR/BRA e o compartilhamento da informao sobre a gesto de Projetos, foi criado o sistema de gesto de Projetos da PWR/BRA como uma ferramenta de apoio ao registro histrico e acompanhamento da cooperao tcnica (Figura 8). O Sistema est localizado na intranet da OPAS/OMS no Brasil e permite acesso remoto por meio de senhas. A Web 2.0 da PWR/BRA tambm d acesso intranet e ao sistema.Figura 8:Sistema de Gesto dos Projetos da PWR/BRA

55

Esse sistema permite acessar informaes sobre os projetos, tais como: propsito, RER/OSER relacionado, ponto focal, valor, matriz lgica do projeto, vigncia, histrico de atividades realizadas, dentre outras. A responsabilidade de atualizao das informaes do tcnico responsvel pelo Projeto.

ANEXOS

ANEXO 1: Matriz lgica para a elaborao de Projetos11RESUMO NARRATIVO DE OBJETIVOS

INDICADORES

MEIOS DE VERIFICAO

SUPOSTOS

FIM

PROPSITO

Lgica Vertical

RESULTADOS

Lgica Horizontal ATIVIDADES

11

A descrio detalhada dos elementos da matriz encontra-se no documento Enfoque lgico para la gestin de proyectos en la OPS, 2003.

57

58

ANEXO 2: Modelo de Plano de Trabalho AnualPLANO DE TRABALhO PROGRAMAO ANUAL

TC/TA:

Unidade Tcnica responsvel:

Administrador de UT responsvel pelo controle:

Data de atualizao:

NMERO BRA 01.01.01.001 A1.1 Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente Passagens Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente Passagens Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente 5.000,00 1 300.000,00 10 20 10.000,00 1.000,00 50 300 50.000,00 150.000,00 2 1 20.000,00 300.000,00 Passagens

AO

TAREFA AMPES

LOCALIzAO NO MARCO LGICO ELEMENTO DE DESPESA QUANTIDADE ESTIMADA

ESTIMATIVA DE RECURSO POR ELEMENTO DE DESPESA (R$)

TOTAL ESTIMADO (R$)

RESPONSVEL OPAS/OMS 320.000,00 Fulano

1

03 estudos sobre X

2

01 evento sobre Y

200.000,00 Beltrano


3

03 eventos sobre W

316.000,00 Sicrano

NMERO BRA 01.01.01.002 A1.1 Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente BRA 03.02.02.004 A5.2 Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente 986.000,00 5 100.000,00 Passagens 100.000,00 Sicrano 1 50.000,00 Passagens 50.000,00 Fulano

AO

TAREFA AMPES

LOCALIzAO NO MARCO LGICO ELEMENTO DE DESPESA QUANTIDADE ESTIMADA TOTAL ESTIMADO (R$) RESPONSVEL OPAS/OMS


4

01 reunio sobre X

5

05 estudos sobre Z


Total

59

60

ANEXO 3: Modelo de Plano de Trabalho SemestralPLANO DE TRABALhO PROGRAMAO SEMESTRAL

TC/TA:

Unidade Tcnica responsvel:

Administrador de UT responsvel pelo controle:

Data de atualizao:

NMERO BRA 01.01.01.001 A1.1 Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente Passagens Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente Passagens Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente 5.000,00 1 300.000,00 10 20 10.000,00 1.000,00 50 300 50.000,00 150.000,00 2 1 20.000,00 300.000,00 Passagens

AO

TAREFA AMPES

LOCALIzAO NO MARCO LGICO ELEMENTO DE DESPESA QUANTIDADE ESTIMADA


TOTAL ESTIMADO (R$)

RESPONSVEL OPAS/OMS 320.000,00 Fulano

1

03 estudos sobre X

2

01 evento sobre Y

200.000,00 Beltrano


3

03 eventos sobre W

316.000,00 Sicrano

NMERO BRA 01.01.01.002 A1.1 Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente BRA 03.02.02.004 A5.2 Dirias Contrato PF Contrato PJ Material de consumo Material permanente 986.000,00 5 100.000,00 Passagens 100.000,00 Sicrano 1 50.000,00 Passagens 50.000,00 Fulano

AO

TAREFA AMPES

LOCALIzAO NO MARCO LGICO ELEMENTO DE DESPESA QUANTIDADE ESTIMADA TOTAL ESTIMADO (R$) RESPONSVEL OPAS/OMS


4

01 reunio sobre X

5

05 estudos sobre Z


Total

61


ANEXO 4: Modelo de Relatrio de Gesto de Projetos

OPAS/ OMS Representao no Brasil

MINISTRIO DA SADE Secretaria Executiva Diretoria de Programa

MANUAL PARA A ELABORAO DE RELATRIO DE GESTO DE TERMOS DE COOPERAO

Braslia-DF, 2009.

62


SumrioAPRESENTAO 1. IDENTIFICAO DO TC 3. ATIVIDADES E RESULTADOS 4. CONTRIBUIO PARA O PROGRAMA MAIS SADE 5. LIES APRENDIDAS/RECOMENDAES 6. EXECUO FINANCEIRA 7. AUTENTICAO 8. FORMATAO 9. CONCLUSO ANEXOS XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX

63


APRESENTAOO Manual para a elaborao de relatrio de gesto de Termos de Cooperao (TC) tem como objetivo orientar o gestor e obter simetria nos relatrios de gesto apresentados. Esse documento fruto do trabalho conjunto da Diretoria de Programa da Secretaria Executiva do Ministrio da Sade, por meio de sua Coordenao Geral de Execuo de Projetos, com a participao das secretarias e demais reas do ministrio da sade, e da OPAS/OMS, Representao no Brasil. Esperamos que este Manual facilite a elaborao do Relatrio de Gesto e possibilite o acompanhamento e avaliao da execuo dos TC de modo que possam contribuir com o alcance dos objetivos propostos no Mais Sade do Brasil e no Plano Estratgico da OPAS/OMS para o perodo 2008-2012. Para mais esclarecimentos, favor comunicar-se com a Coordenao Geral de Execuo de Projetos/SE/MS ou com a Unidade Tcnica correspondente na OPAS/OMS.

64


1. IDENTIFICAO DO TCNesse item necessrio preencher o quadro abaixo com dados que permitam a identificao do Termo de Cooperao firmado entre o Ministrio da Sade e a Organizao Pan-Americana da Sade / Organizao Mundial da Sade OPAS/OMS1.1 rea tcnica responsvel: - Pelo TC/TA no MS: - Pelo TC/TA na OPAS/OMS: Ttulo/Nmero do TC: Objeto do TC: Nmero do processo: Perodo de vigncia: Nmero do SIAFI no TC: Nmero de TA: Valor total dos TA e total no TC:

1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

Ver Anexo I Descrio sumria e instrues para preenchimento.

65


2.

INTRODUO

Nesse item necessrio preencher o quadro com uma breve descrio do Termo de Cooperao, constando os seguintes dados: data da assinatura/vigncia, propsito do TC e comentrios gerais sobre a cooperao tcnica.

66


3. ATIVIDADES E RESULTADOSPara descrio desse item, necessrio utilizar a matriz lgica proposta para cada TC e as programaes semestrais de trabalho para cada TA. Indicar os produtos, os eventos realizados (comentando resultados e desdobramentos), principais publicaes e tecer comentrios sobre o acompanhamento dos indicadores/metas descritos na matriz do TC.Fim DEFINIDO NA MATRIZ DO TC Propsito DEFINIDO NA MATRIZ DO TC As atividades de cooperao a seguir apresentadas tiveram incio em xxxxx, com o repasse de recursos do xx TA. Para cada TA, identificar qual(is) Resultado(s) Esperado(s) e atividade(s) da matriz do TC foram trabalhados no perodo, com base nas aes programadas para o semestre. Exemplo: RE xx: descrio descrio descrio descrio descrio descrio descrio descrio Atividades realizadas: Principais produtos (definidos na programao semestral) Principais eventos realizados, comentando resultados e desdobramentos (definidos na programao semestral) Principais publicaes (definidas na programao semestral) Comentrios sobre o acompanhamento dos indicadores descritos na matriz do TC.

Ver Anexo II Glossrio.

67


4. CONTRIBUIO PARA O PROGRAMA MAIS SADEDentre os resultados e indicadores/metas do relatrio, identificar quantas deles encontra-se no Mais Sade, indicando: o eixo de interveno do Mais Sade e com qual(is) medidas se relaciona.1 Qual o tipo de relao entre indicadores/metas e medidas do Mais Sade: 1.1 Contribuio ( ) 1.2 Responsabilidade ( ) 2 Comentrios:

5. LIES APRENDIDAS/RECOMENDAESIdentificar oportunidades, debilidades e recomendaes para a execuo do TC no semestre seguinte.

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6. EXECUO FINANCEIRA1. 2. 3. Recursos repassados: Recursos desembolsados: Saldo em definiroperodo:

7. AUTENTICAOAssinaturas a serem includas ao final do Relatrio de Gesto: 1. 2. 3. Gestor do TC/TA e seu respectivo cargo no MS. Responsvel da rea a que o TC est vinculado no MS. Responsvel tcnico pelo TC/TA na OPAS/OMS.

8. FORMATAOO desenvolvimento do relatrio dever ser na fonte 10, letra Verdana, espao simples. As planilhas devero ser seguidas na forma estabelecida pelo Manual. Caso o gestor queira transferir para outro programa como Excel, ficar atendo para que nenhuma informao solicitada seja perdida. Dever ter capa, sumrio e ao final dever constar a autenticao.

8.1 CapaA capa dever constar nome da OPAS/OMS, MS e das respectivas reas responsveis pelo TC/TA de ambas as instituies na parte superior da folha. O ttulo do relatrio dever estar centralizado na fonte tamanho 18. Abaixo do ttulo dever constar o perodo do relatrio, identificao do TC e dos TAs e local. Ver modelo Anexo III.

69


8.2 SumrioO Sumrio dever conter: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Identificao do TC Introduo Atividades e Resultados Execuo do Objeto Contribuio para o Programa Mais Sade Lies Aprendidas/Recomendaes Execuo Financeira Autenticao Anexos (se houver)

9. CONCLUSOO objetivo desse Manual auxiliar os gestores na elaborao do Relatrio de Gesto e dar direcionamento sem, contudo, limitar as informaes. Portanto, permitida a incluso de novos dados, desde que se mantenha o mnimo estabelecido pelo manual. A proposta de que esse documento possa ser aprimorado medida que seja utilizado pelos gestores. Dessa forma, as contribuies para a melhoria do modelo so bemvindas.

ANEXOSANEXO I: Identificao do TCDescrio sumria e instrues para preenchimento. CAMPO 1.1 Ttulo do TC: o ttulo publicado no documento original. CAMPO 1.2 Cdigo do TC: o nmero dado pela OPAS/OMS. CAMPO 1.3 Nmero de TA: o nmero de Termos Aditivos publicados. CAMPO 1.4 Valor dos TA e total do TC: Corresponde soma dos valores publicados nos TA.

70


CAMPO 1.5 Reviso: Corresponde a ltima reviso do TC. Citar data da publicao no DOU. CAMPO 1.6 Vigncia: Corresponde a data de incio e encerramento do TC. CAMPO 1.7 rgo Executor: o rgo responsvel pelo TC. Identificar a pessoa responsvel pelo TC, seu respectivo cargo, funo, nome completo, endereo fsico e eletrnico (e-mail). CAMPO 1.8 Nmero do SIAFI do TC: Independentemente do nmero de TAs, o nmero SIAFI nico. Se existir nmero de TA diferente do TC dever ser informado. CAMPO 1.9 Nmero do Processo: Identificar o numero do processo do TC no SIPAR/MS.

ANEXO II: Glossrio 1. Termo de Cooperao (TC): instrumento firmado entre a OPAS/OMS e as instncias governamentais brasileira

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