Manual Final

MOCIZADE | Movimento Espírita Jovem | FEEGO 1

APRESENTAÇÃO

Ao serem realizados os encontros dos Conselhos Zonais, uma vez por ano, com os

dirigentes espíritas das onze regiões dividas pela FEEGO, são trocadas experiências,

identificados problemas e possíveis soluções. Uma das maneiras de atuar em busca de

soluções e unificação do movimento espírita jovem no estado é a realização de um

Encontro Regional da Juventude Espírita (ERJE) em cada zonal, por ano, com o foco no

evangelizando e integração das mocidades espíritas que compreendem a região.

O presente manual surge na intenção de auxiliar os Conselhos Zonais do Estado

de Goiás, na realização dos Encontros Regionais da Juventude Espírita. Desejamos desta

forma, oferecer um recurso objetivo e completo que auxilie na organização dos ERJE e

demais eventos espíritas a que se aplique.

O material foi elaborado a partir da experiência do Mocizade (Setor de Juventude

do Departamento de Infância e Juventude da FEEGO) na realização de eventos há mais

de cinco anos, utilizando as técnicas atuais de gestão e organização de eventos, bem

como, o conselho da literatura espírita para dar suporte e sustentação para nossas ações.

Assim, almejamos humildemente colaborar para que a juventude espírita se

qualifique para servir bem e descentralizar a realização de eventos espíritas de projeção

no estado de Goiás, da cidade de Goiânia.

Nele o trabalhador encontrará informações sobre a filosofia do evento, as

competências do DIJ e da mocidade espírita responsável pela organização, uma breve

reflexão a cerca da importância do planejamento, o passo a passo da realização do ERJE

desde o pré-evento até o pós-evento e alguns anexos de grande utilidade. Tudo de

maneira detalhada, em linguagem objetiva.

Esta obra é dedicada aos trabalhadores de mocidades espíritas e à juventude

espírita. Aos primeiros, visando à preparação para a sublime tarefa de evangelizar; e aos

jovens, que serão beneficiados a cada vez que conseguirmos realizar um evento espírita

juvenil com consistência, organização, atendendo aos anseios de seus corações e aos

desígnios de Jesus.

A todos que se dedicam às tarefas de evangelização juvenil, nossos votos de

estima e consideração, e, esperando encontrar a necessária compreensão e o perdão da

nossa pequenez diante da grandeza do Pai, rogamos ao Mestre Jesus que nos cubra de

bênçãos.


SUMÁRIO

1. ENCONTROS DA JUVENTUDE ESPÍRITA DE GOIÁS ........................................ 4

1.1 Objetivos .............................................................................................................. 4

1.1.1 Objetivo geral ................................................................................................ 4

1.1.2 Objetivos específicos ................................................................................... 4

1.2 Justificativa ............................................................................................................ 4

1.3 Públicos e área de abrangência ........................................................................ 5

1.4 Metodologias de trabalho ................................................................................... 5

2. COMPETÊNCIAS DO DIJ – SETOR DE JUVENTUDE/MOCIZADE ..................... 6

3. COMPETÊNCIAS DA MOCIDADE ORGANIZADORA DO EVENTO .................... 6

4. NECESSIDADE DO PLANEJAMENTO ................................................................. 7

4.1 A necessidade do planejamento ........................................................................... 7

5. PASSO A PASSO DA REALIZAÇÃO DO ERJE ................................................... 8

5.1 Primeiros passos ................................................................................................ 8

5.1.1 Perfil do coordenador .................................................................................. 8

5.1.2 Definição da data .......................................................................................... 9

5.1.3 Escolha do local ........................................................................................... 9

5.1.4 Cronograma de realização do evento ....................................................... 10

5.2 Elaboração do projeto e planejamento. .......................................................... 12

5.3 Operacionalização do Projeto. ......................................................................... 12

5.3.1 Coordenação central .................................................................................. 13

5.3.2 Financeiro ................................................................................................... 17

5.3.3 Comunicação e divulgação ....................................................................... 24

5.3.4 Apoio ........................................................................................................... 30

5.3.5 Programação Artística ............................................................................... 31

5.3.6 Programação doutrinária do evento ......................................................... 35

5.3.7 Prática assistencial .................................................................................... 38

5.3.8 Relações fraternas ..................................................................................... 39


5.3.9 Disciplina ..................................................................................................... 48

5.3.10 Amparo médico-espiritual ....................................................................... 53

5.3.11Secretaria ................................................................................................... 54

5.3.12 Alimentação .............................................................................................. 55

5.4 Tramitação burocrática. ................................................................................... 56

5.4 Semana que antecede o evento ....................................................................... 57

5.5 Véspera do evento ............................................................................................ 58

5.5.1 Montagem de equipamentos: .................................................................... 58

5.5.2 Decoração: .................................................................................................. 59

5.5.3 Limpeza: ...................................................................................................... 59

5.5.4 Harmonização: .......................................................................................... 59

5.5.5 Ensaios e passagem de som ..................................................................... 59

5.6 Nos dias do evento ........................................................................................... 60

5.6.1 O papel do coordenador: ........................................................................... 60

5.6.2 Reunião de preparação: ............................................................................. 60

5.6.3 Reunião de feedback: ................................................................................ 61

5.6.4 Harmonização: ............................................................................................ 61

6. DESPRODUÇÃO OU PÓS EVENTO ................................................................... 61

7. AVALIAÇÃO DO EVENTO ................................................................................... 62

8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS......................................................................66

ANEXOS ..................................................................................................................... 647


1. ENCONTROS DA JUVENTUDE ESPÍRITA DE GOIÁS

Os ENCONTROS DA JUVENTUDE ESPÍRITA são eventos espíritas

destinados a jovens a partir de 12 anos e que proporciona aos seus participantes a

troca de experiências, estudo da Doutrina Espírita e trabalho no campo do bem. Este

evento ocorre geralmente nos fins de semana e é realizado anualmente em todas as

regiões do estado de Goiás.

Os ERJEs oportunizam às mocidades que o “apadrinham”, uma chuva de luz e

bênçãos incentivando os trabalhadores das mocidades espíritas em suas tarefas, a

implantação de várias atividades assistenciais, doutrinárias e artísticas nas mocidades.

1.1 Objetivos

1.1.1 Objetivo geral

• Propiciar ao jovem espírita um momento de estudo, confraternização e prática

do bem, dinamizando o fortalecimento, a expansão e divulgação do movimento

espírita jovem de Goiás.

1.1.2 Objetivos específicos

• Unificar corações em torno da fraternidade legítima;

• Divulgar os ideais da Unificação e do MOCIZADE;

• Desenvolver atividades de assistência e promoção social espírita;

• Propiciar oportunidade de trocas de experiências e debates, melhorando e

ampliando visões de trabalhos;

• Confraternizar, integrar e favorecer o intercâmbio entre as mocidades espíritas

da região;

• Formar trabalhadores e capacitar as mocidades na realização de atividades de

unificação.

1.2 Justificativa

Ao serem realizados os encontros dos conselhos zonais, uma vez por ano, com

os dirigentes espíritas das onze regiões dividas pela FEEGO, são trocadas

experiências, identificados problemas e possíveis soluções. Uma das maneiras de


atuar em busca de soluções e unificação do movimento espírita jovem no estado é a

realização de um Encontro da Juventude Espírita em cada zonal com o foco no

evangelizando e integração das mocidades espíritas que compreendem a região.

1.3 Públicos e área de abrangência

• Jovens a partir de 13 anos de idade. Entretanto, sabe-se por experiência que

este público é massivamente composto pela faixa etária de 12 a 18 anos;

• A maioria dos jovens é freqüentadora de mocidades espíritas.

• Área de abrangência – composta por todos os municípios que compõe a região

zonal.

É importante que todas as ações se concentrem neste público alvo para não

dispersar tempo e energia, bem como fugir aos objetivos do evento.

1.4 Metodologias de trabalho

A palavra metodologia significa “a arte de dirigir o espírito na investigação da

verdade.” Especialmente, metodologia origina-se da palavra método que significa

“caminho para chegar um fim”.

A seguir, apresentaremos alguns caminhos que orientarão o nosso trabalho de

organizar os Encontros da Juventude para que alcancemos o fim desejado - propiciar

ao jovem espírita um momento de estudo, confraternização e prática do bem

dinamizando o fortalecimento, a expansão e divulgação do movimento espírita jovem

de Goiás:

- Associar Kardec a Jesus;

- Despertar os poderes latentes do espírito;

- Estudo em grupo;

- Clareza, diversificação e criatividade nos métodos de ensino;

- Conversação fraterna;

- Trabalho em equipe;

- Prática assistencial;

- Planejamento;

- Arte espírita.

O evento deve ser composto de estudos doutrinários e práticas assistenciais

permeados por atividades artísticas de forma que uns corroborem com os outros.

Despertando no jovem a importância do trabalho cristão, da caridade moral e material

segundo os ditames de Jesus.


1. COMPETÊNCIAS DO DIJ – SETOR DE JUVENTUDE/ MOCIZADE E DA MOCIDADE ORGANIZADORA DO EVENTO

À mocidade organizadora cabe a realização do evento dentro das diretrizes

passadas pelo Setor de Juventude da FEEGO - Mocizade.

Por realização deve-se entender toda a estruturação do evento: planejamento,

escolha da data, local, definição de coordenadores de equipes e captação de recursos

visto que o Mocizade não dispõe de verba para custeio total do evento.

Vale lembrar que o ERJE é realizado por uma parceria entre as Coordenações

Estadual e Regional do Mocizade, junto à mocidade ou casa espírita anfitriã, cabendo

então ao resultado financeiro positivo ou negativo ser distribuídos entre as estâncias

responsáveis, não havendo sobrecarga para ninguém.

O grupo responsável pelo evento deve manter informada a coordenação do

Mocizade a cerca do andamento das atividades de planejamento do ERJE e o

surgimento de dificuldades. Lembremos que o trabalho é em conjunto e que mesmo

não havendo um acompanhamento diuturno de nossa coordenação, a mesma está a

postos para cooperar com a sua experiência e contatos na estruturação desta grande

confraternização.

É necessário haver a compreensão por parte da mocidade organizadora que o

Setor de Juventude acompanha a realização anual de sete (7) ERJEs em todo o

estado e trabalha para que este número chegue a doze, além de realizar o Congresso

Espírita de Goiás – parte jovem, o Encontro de Trabalhadores de Mocidades Espíritas,

festas de confraternização, palestras, treinamentos e participa ativamente dos doze

(12) encontros das comissões zonais durante todo o ano, portanto o acompanhamento

pode não ser tão próximo quanto o esperado devido o tamanho da equipe e a

demanda de trabalho.

Dentro da nova metodologia de trabalho do Setor de Juventude, a coordenação

geral tem designado coordenadores para acompanhar cada projeto, seja ele evento,

palestra, festa e outros, para dar maior suporte às iniciativas do movimento jovem, não

sobrecarregar a equipe como um todo e assegurar-se que os ideais doutrinários não

sejam comprometidos em nenhum momento.


Responsabiliza-se integralmente pelos trabalhos nas zonais a Vice-

coordenação geral e de unificação. Ela serve de ponte entre os ERJEs, a coordenação

geral do Mocizade e a presidência da FEEGO.

2. NECESSIDADE DO PLANEJAMENTO

O ERJE é um evento, um fato, é algo que acontece e modifica a rotina das

mocidades espíritas envolvidas e as convidadas. Tem data, horário, inicio, meio e fim.

Sua realização está associada a um momento no tempo e a um local determinado. Daí

a importância do seu PLANEJAMENTO CORRETO, OPORTUNO E ADEQUADO às

características do DIJ, da mocidade organizadora, público e ambiente onde será

realizado.

O ideal é que este evento seja como um acontecimento que gera sensação –

sensações geram emoções. Emoções são despertadas pela criatividade e inovação.

O sucesso de um evento está diretamente relacionado às sensações geradas,

ANTES, DURANTE E DEPOIS do evento.

Ao planejar um evento, devemos buscar respostas para as seguintes

perguntas:

• Quais são as condições essenciais para sucesso do evento?

• O que deve ser feito?

• Quem deve fazê-lo?

• Quando será iniciado e finalizado cada fase e quanto tempo?

• Como será executado?

• Onde será executado?

• Quem e como controlá-lo durante sua execução e seu final?

4.1 A necessidade do planejamento

“Planejar-agindo é servir-construindo. Planifica tudo o que possa fazer e que esteja ao

teu alcance.” (JOANNA DE ÂNGELIS, 1988)

Planejar é pensar antes, durante e depois de agir. Envolve o raciocínio (a

razão) e, portanto pode-se entender que o planejamento é uma previsão, um cálculo

racional que precede (antes) e preside (durante e depois) a ação. É uma antevisão

sistemática que articula a situação imediata e o futuro. Envolve capacidade de


visualização, ou seja, criar operações mentais para realizar um propósito. Visualizar

não é criar um cenário ideal, desconectado da realidade. Ao contrário: é a capacidade

de levar em conta as condições reais para alcançar uma meta.

No desenvolvimento deste evento, o planejamento é fundamental para o bom

andamento das atividades, mas, sobretudo, por que quase sempre a maioria dos

trabalhadores é inexperiente na área (excelente oportunidade para capacitá-los), são

voluntários (portanto a dedicação vem após o cumprimento das obrigações diárias),

via de regra a casa espírita não dispõe de recursos para total custeio do evento

fazendo-se necessário a previsão de gastos e a articulação de métodos para captação

de verba e o mais importante: quando nos planejamos, a espiritualidade maior tem

melhores condições de nos auxiliar e intuir.

Na prática, deve-se começar a pensar e organizar o ERJE com pelo menos um ano de antecedência, a princípio envolvendo apenas a coordenação geral e

presidência da casa espírita e posteriormente, trabalhadores e colaboradores.

Tal trabalho se dá a partir da realização de reuniões com periodicidade definida

e objetivos a serem alcançados, bem como trocando experiências com outras

mocidades espíritas que já encabeçaram a realização de Encontros da Juventude no

passado. Elas têm muito a colaborar.

3. PASSO A PASSO DA REALIZAÇÃO DO ERJE

5.1 Primeiros passos

Consideramos estes tópicos fundamentais, pois permitem serem agilizadas as

providências relativas à produção do evento.

5.1.1 Perfil do coordenador

“É de muita relevância o papel do dirigente espírita, porque ele, de certo modo,

apresenta as ansiedades da comunidade que o elege para aquela tarefa. Ele, porém,

ao invés de ser o chefe da casa é o trabalhador mais devotado do grupo. É o

companheiro de exemplificação, principalmente da tolerância, da compreensão e do

devotamento, para que seu fruto seja de boa qualidade e estimule ao bem os neófitos,

os que estão chegando e aqueles outros que já colaboraram, de modo a levar a diante

os postulados que a Casa defende e que ele abraçou espontaneamente.” (FRANCO,

1993)


5.1.2 Definição da data

RISPOLLI (2005) no livro Eventos passo a passo: uma abordagem prática,

pondera que quanto maior for o prazo de preparação e maturação de um evento, mais

facilmente serão alcançados os resultados e desenvolvimento da execução e melhor

será o desempenho da equipe. Trabalhar com folga, no prazo, possibilita chances de

ajustes e correções no trabalho em equipe.

Como estamos trabalhando com adolescentes e jovens, é necessário verificar

alguns aspectos relativos à escolha da data que podem comprometer o sucesso do

encontro:

• Proximidade de feriados prolongados;

• Iminência de vestibulares e maratonas de pré-vestibular;

• Coincidência de data com grandes festas populares que fazem parte da

cultura da cidade;

• Justaposição de outros eventos espíritas destinados ao mesmo público;

• Avalie a questão da regularidade. Evite mudar a data do ERJE caso ele já

esteja tradicionalmente associado a uma data ou mês do ano, exceto quando

for para atender aos interesses da mocidade organizadora e do público.

É importante considerar que o evento não deve durar mais que um fim de

semana dada a dificuldade de realização de um encontro com mais dias. Os

problemas neste sentido surgem em virtude da inexperiência da equipe e seus

trabalhadores.

Deve-se ter em vista que muito provavelmente a mocidade organizadora estará

realizando um evento pela primeira vez e as chances de erro são muito grandes.

5.1.3 Escolha do local

A escolha do local é fator decisivo para definição do quantitativo e perfil de

público e serve de referencial para avaliar se é viável ou não executar o evento sem

riscos de baixa freqüência de participantes.

Aspectos que devem ser avaliados e analisados:

• Visite o local e estude todo o ambiente e avalie se é possível realizar o evento

com baixo investimento no que tange adaptações e reparações;


• Avalie a capacidade de carga de energia caso forem utilizar equipamento de

som pesado;

• Identifique se o local facilita o acesso a portadores de necessidades especiais;

• Procure saber se o centro de eventos possui mobiliários que atendam às suas

necessidades;

• Observe se possui cozinha/copa;

• Avalie se a quantidade de banheiros atende à demanda do evento e qual o

estado de conservação dos mesmos;

• Se o local possui salas para atender à demanda;

• Se possui estacionamento;

• As condições de acessibilidade para usuários de transporte público;

• Proximidades de hotéis e demais meios de hospedagem;

• Tente prever as condições climáticas da data escolhida para fazer possíveis

ajustes de ventilação nos períodos de muito calor e cobertura para os períodos

chuvosos.

Após ter avaliado todas as variáveis e condições, defina o local e faça a

reserva por meio de ofício ou contrato.

5.1.4 Cronograma de realização do evento

“Cronos, em grego, significa ‘tempo’. Cronograma seria o registro de tempo

necessário à execução de cada etapa de um serviço. A forma mais usual desse

registro é medi-lo em dias (datas) e em semanas”. (CORRÊA, 2002)

No caso do ERJE dois cronogramas se fazem necessários, o de prazos para

realização de tarefas pelas equipes de trabalho e o cronograma dos dias do evento.

Seguem abaixo dois exemplos:

a) Cronograma de execução de tarefas: (exemplo)

CRONOGRAMA EM FORMA DE TABELA

Etapas Responsável Meses

1 2 3 4 5 6 7

Escolha da data Coord. Geral X

Escolha do local Rel. Fraternas/

Geral

X


Avaliação do local Apoio X

Previsão de gastos Tesouraria X

Definição de tema Doutrinário X

b) Cronograma do evento: (exemplo)

SÁBADO

07:00 – 08:00 – Alegria cristã/ Café da

manhã / Cadastramento/ Recepção

Fraterna

08:00 – 08:30 – Concentração no

auditório/ Abertura dos trabalhos do dia

08:30 – 08:45 - Encaminhamento

08:45 – 10:00 - I Ciclo de estudo

10:00 – 10:30 – Intervalo/ Lanche/

Alegria Cristã

10:30- 12:00 – II Ciclo de estudo

12:00 – 13:30 - Almoço

13:30 - 14:00 – Alegria Cristã

14:00 – 14:30 – Recepção/

Encaminhamento para oficinas

14:30 – 16:00 – Oficinas

16:00 – 16:30 - Intervalo/ Lanche/

Alegria Cristã

16:30 – 18:00 – Oficinas

18:00 – 20:00 – Banho/ Jantar

20:00 – 21:30 – Noite artística: show

musical

21:30 – 22:30 – Encaminhamento para

alojamento/ ceia

DOMINGO

07:00 – 08:00 – Alegria cristã/ Café da

manhã / Recepção Fraterna

08:00 – 08:30 – Concentração no

auditório/ Abertura dos trabalhos do dia

08:30 – 08:45 – Encaminhamento para

as práticas

08:45 – 09:45 – Esclarecimentos sobre

a atividade assistencial a ser realizada

09:45 – 10:00 - Deslocamento

10:00 – 11:30 – Atividades

assistenciais

11:30 – 12:00 – Deslocamento/

Avaliação

12:00 – 12:30 – Encerramento

12:30 - Almoço


5.2 Elaboração do projeto e planejamento.

“Planificas tudo o que possas fazer e esteja ao teu alcance. Estuda e examina,

observa e experimenta, e, resoluto, no trabalho libertador avança, agindo com acerto

para encontrares mais tarde, na realização superior, a felicidade que buscas.”

(JOANNA DE ÂNGELIS, 1988)

A elaboração de planejamentos a longo prazo, além de equacionar as questões

de agendamento de pauta, facilita a captação de recursos, aquisição de materiais e

formação de equipe de trabalhadores.

Redigir um projeto auxilia o coordenador do evento a materializar as idéias

propostas que ele e sua equipe desenvolveram, descentraliza o acesso à informação e

organiza o pensamento. Um projeto simples deve conter:

• Carta de apresentação da casa espírita ou grupo que organiza a atividade;

• Justificativa – os motivos que motivam o projeto, a casa espírita ou grupo.

• Definição dos objetivos;

• Organização do evento – descrição do público-alvo, audiência estimada, local e

período de realização, elenco de atividades a serem desenvolvidas.

• Orçamento previsto;

• Cronograma (reuniões, prazos para realização de tarefas, eventos paralelos);

• Divisão de equipes e atribuições de cada uma;

• Plano de Divulgação.

5.3 Operacionalização do Projeto.

A operacionalização do projeto envolve executar com rigor e disciplina o

planejamento, trabalhar com antecedência, respeitar prazos e dividir as atribuições de

cada equipe.

Nos próximos parágrafos, explicitamos quais as atribuições de cada equipe na

construção do Encontro da Juventude, a fim de facilitar o alcance dos objetivos

propostos pela mocidade organizadora em conjunto com o Mocizade.

A IMPORTÂNCIA DO TRABALHO EM EQUIPE


Contam que na carpintaria houve uma vez uma estranha assembléia. Foi uma reunião

de ferramentas para tirar as suas diferenças. O martelo exerceu a Presidência,

entretanto lhe foi notificado que teria que renunciar. Por que? Fazia demasiado ruído.

E, também passava o tempo todo golpeando. O martelo aceitou a sua culpa, mas

pediu que também fosse expulso o parafuso. Disse que ele necessitava dar muitas

voltas para que servisse para alguma coisa. Ante ao ataque, o parafuso aceitou

também, mas na sua vez pediu a expulsão da lixa. Fez ver que era muito áspera em

seu tratamento e sempre teria atritos com os demais. A lixa esteve de acordo, com a

condição que também fosse expulso o metro, que sempre ficava medindo aos demais

segundo a sua medida, como se fora o único perfeito. Nisso entrou o carpinteiro,

colocou o avental e iniciou o seu trabalho. Utilizou o martelo, a lixa, o metro e o

parafuso. Finalmente, a grossa madeira inicial se converteu em um lindo móvel.

Quando a carpintaria ficou novamente só, a assembléia recomeçou a deliberação.

Disse o serrote: Senhores, se há demonstrado que temos defeitos, entretanto o

carpinteiro trabalha com nossas qualidades. Isto é o que nos faz valiosos. Assim,

devemos nos concentrar em nossos pontos negativos e na utilidade de nossos pontos

positivos. A assembléia concluiu então que o martelo era forte, o parafuso unia e dava

força, a lixa era especial para afinar e limar a aspereza, e observaram que o metro era

preciso e exato. Sentiram-se então uma grande equipe capaz de produzir muitos

móveis de qualidade. Ficaram felizes com suas fortalezas e por trabalharem juntos”.

Por incrível que pareça ocorre o mesmo com os seres humanos. Quando as pessoas

buscam pequenos defeitos nos demais, a situação se torna tensa e negativa. É fácil

encontrar defeitos, qualquer um pode fazê-lo, entretanto, encontrar qualidades é tarefa

para aquelas pessoas com espírito superior, que são capazes de inspirar todos os

êxitos humanos. (RODRIGUES, 2007)

5.3.1 Coordenação central

“Direção e discernimento. Bondade e energia (...). Autoridade fundamentada no

exemplo. Hábito de estudo e oração. Dignidade e respeito para com todos. Afeição

sem privilégios. Brandura e firmeza. Sinceridade e entendimento. Conversação

construtiva.” (ANDRÉ LUIZ, 1985)

A coordenação central do evento deve ser desempenhada por pessoas

designadas para tal função. Ao coordenador (a) compete a organização, controle e


delegação de tarefas para a equipe de coordenadores que compõe a realização do

evento, bem como a gestão do relacionamento.

5.3.1.1 Atribuições

a) Desenvolver programação e cronograma

É de fundamental importância que o coordenador (a) geral desenvolva a

programação do evento levando em consideração os tópicos abordados nos itens 5.1

e 5.2.

b) Delegar e supervisionar o andamento das tarefas:

Delegar não é algo que ajuda somente o coordenador; é um procedimento que

também dá aos que estão sob sua tutela, abertura para se desenvolverem. Contribuirá

para a sua confiança e para a deles também.

COATES & BREEZE (2000) apontam as vantagens de se delegar tarefas,

chegando à conclusão de que, saber delegar é o que torna o coordenador um

verdadeiro “gerente” de uma atividade:

• Poupa tempo para executar bem tarefas importantes;

• As capacidades e competências dos trabalhadores do grupo aumentam;

• Proporciona grande satisfação, à medida que mais pessoas se envolvem

com o trabalho e permitem que o evento, feito em nome de Jesus, seja

desenvolvido da melhor forma;

• Fornece ao coordenador flexibilidade para organizar seu trabalho, sabendo

que pode dispor de recursos alternativos;

• Permite que o mesmo se concentre em tarefas mais difíceis e delicadas.

Delegar não é um processo livre de risco; requer paciência e incentivo. As

pessoas cometerão erros e precisam saber o que acontecerá quando cometerem um

erro devido à inexperiência delas. (COATES & BREEZE, 2000)

c) Definir coordenações e coordenadores:

“O trabalho em equipe, imitando os exemplos do próprio Mestre, que reuniu

consigo doze apóstolos para iniciar sua missão de amor na Terra, é ainda a pedra

angular para que as reuniões se processem na base da fraternidade legítima,


distribuindo responsabilidades e tarefas, a fim de que cada ser humano se torne marco

de luz no pedestal da fé cristã renovada. Trabalhemos unidos, convictos de que Jesus

está conosco, movimentando sua seara, renovando concepções, servindo e amando.”

(BEZERRA DE MENEZES, 1985)

Determinar junto ao grupo, de acordo com as habilidades de cada um, as

pessoas responsáveis por cada equipe e atividades que ficam sob a responsabilidade

destes indivíduos.

Neste processo, é de fundamental importância que o coordenador (a) tenha em

mente que, mais que habilidade para desempenho da função, os demais

coordenadores devem ser responsáveis, comprometidos e ter espírito de liderança.

d) Ser a ponte entre a casa espírita e a mocidade:

Ao assumir a responsabilidade de realizar o ERJE, a coordenação do evento

deve fazer o possível para envolver a mocidade espírita e os trabalhadores ligados ao

mesmo, com os demais setores da casa espírita.

Isso trará à mocidade mais respaldo e liberdade para trabalhar, desenvolverá

segurança nos coordenadores, pois se sentirão amparados por trabalhadores mais

experientes e conseqüentemente, atuará na preparação para futuros dirigentes

espíritas.

Por exemplo, o tesoureiro designado para o ERJE pode contar com o apoio ou

dividir a coordenação com o tesoureiro da casa espírita e o mesmo pode ocorrer com

as demais coordenações, desde que seja respeitada a autonomia da mocidade

espírita.

Tomando este tipo de atitude, o coordenador (a) garantirá também mais

colaboradores às vésperas do evento.

e) Manter a sintonia, motivação e harmonia entre trabalhadores:

Sem motivação para realizar o trabalho que está sendo proposto à equipe, a

delegação falhará. Por que os coordenadores de equipe e seus colaboradores

deveriam ter o mesmo interesse que o coordenador geral em assumir o que

representa ser mais trabalho e, possivelmente, um trabalho mais difícil?


Evidentemente, diante do desafio, muitos dos envolvidos ficarão naturalmente

motivados, mas pode ocorrer que a equipe perca o “pique” com o passar do tempo ou

poderão surgir aqueles que não vêem vantagem na delegação de tarefas.

Diante desta situação é importante que o (a) responsável pela coordenação

esteja constantemente atento às respostas que o grupo tem dado às tarefas propostas

e ao nível de envolvimento individual na realização das mesmas.

Este trabalho de envolver o grupo e motivá-lo pode ser desenvolvido tomando

algumas das atitudes a seguir:

• Fazer supervisão e ajudar na aprendizagem;

• Planejar treinamentos;

• Elogiar, incentivar e dar opinião;

• Desenvolver autoridade (capacidade de influenciar as pessoas a fazerem

aquilo que se deseja pelo que você é);

• Aproximar dos colaboradores individualmente a fim de conhecer o grupo e

estabelecer clima de confiança;

• Constantemente deixar claro que os colaboradores não trabalham para o

coordenador (a) e sim para Jesus e que os mesmos são peça fundamental na

seara do Mestre.

f) Manter a coordenação do Mocizade atualizada quanto ao andamento do

evento:

Nutrir o contato com a coordenação do Mocizade facilita o trabalho de

coordenação, pois é possível desenvolver a troca de experiência e contar com o apoio

logístico do Setor de Juventude da FEEGO na solução de problemas de difícil solução.

g) Assinatura e encaminhamento de documentos oficiais:

É importante que todos os documentos oficiais concentrem-se apenas nas

mãos da coordenação central e da secretaria para registro e controle, bem como para

evitar duplicidade de informações ou o uso indevido dos mesmos.

h) Dirigir as reuniões:


As reuniões são instrumento para desenvolvimento do planejamento do evento.

Para a coordenação central, as reuniões têm várias utilidades:

“O ato de reunir e intercambiar informações propicia ao produtor (coordenador)

a chance de identificar as necessidades, eleger prioridades, repassar informações,

criar agendas e ajustar falhas. Saber empregar as reuniões como táticas motivadoras

e agentes de integração da equipe de trabalho são práticas necessárias e

fundamentais para o desenvolvimento dos eventos.” (RISPOLLI, 2005)

As reuniões deverão ser:

• Bem planejadas e estimuladoras;

• Contar com uma pauta bem definida;

• Periódicas e constar do cronograma da equipe de trabalho;

• Instrumento de avaliação e servir como ferramenta para que todos tenham

acesso às informações necessárias, os horários e os responsáveis pelas

comissões e equipes;

• Em hipótese alguma longas e ditatoriais.

Dicas:

- Solicite à secretaria que elabore ata1 de registro e faça constar todas as informações

e alterações que deverão ser adotadas na rotina de trabalho. Solicite a todos os

presentes que assinem a ata e faça um arquivo das mesmas;

- Faça reuniões diversificadas e separadas para coordenadores e trabalhadores.

5.3.2 Financeiro

O investimento em atividades ou eventos normalmente é alto, pois são muitas

as despesas. É imprescindível estar atento ao planejamento financeiro e orçar com

antecedência todos os itens.

Esta equipe se responsabiliza por controlar o fluxo de gastos e entrada de

recursos para que o evento seja um sucesso do ponto de vista econômico, não

deixando dívidas para a casa espírita organizadora arcar após o acontecimento do

mesmo.

1 Verificar no Anexo 2 o modelo sugerido.



a) Controle de custos, gastos e investimentos:

A equipe Financeira deve estar sempre atenta a disposição de recursos

financeiros necessários à realização do evento. Faz-se, então, necessário que se

programem a respeito de custos, gastos e investimentos.

É fundamental o planejamento e a atenção nestes quesitos, uma vez que a boa

realização do evento necessita da disposição de recursos financeiros, assim como seu

controle e previsão.

- Controle de custos:

Interessante é que a equipe Financeira faça uma previsão dos custos, ou seja,

uma pesquisa a respeito dos preços de materiais que forem ser utilizados no encontro

em estabelecimentos diferentes.

Assim, depois de realizada a pesquisa de preços, os trabalhadores do

Financeiro podem escolher o local que julgarem mais apropriado serem realizadas as

compras destinadas ao encontro.

Sugestão: O coordenador do Financeiro deve pedir aos coordenadores das

demais equipes de trabalho que façam um bom orçamento do que for necessário para

a realização de suas atividades, bem como a previsão de aluguéis de som, iluminação,

tendas, barraquinhas para exposição de materiais, dentre outros.

Caso haja uma previsão de custo acima do limite possível de gastos, devem

ser contatados os demais coordenadores para que refaçam seus orçamentos e optem

pela compra do essencial, somente.

- Controle de gastos:

No momento das compras destinadas ao encontro, a equipe Financeira deve

optar pelo estabelecimento mais barato e prático. Os gastos neste momento não

devem ser demasiados.

É importante que os recursos financeiros não se esgotem totalmente em um

primeiro momento. O coordenador da equipe Financeira deve lembrar sempre de

outros gastos que poderão ser necessários para o encontro, como por exemplo:

aluguel de som e iluminação, Ecad, compras extras no momento do evento como

materiais de higiene, de manutenção, reposição da cantina, etc.


- Controle de investimentos:

Os investimentos também são importantes para a realização do evento, e se é

possível investir em algo que dê bom retorno, pode-se fazê-lo.

Alguns exemplos: confecção de agendas personificadas para a venda, aventais

utilizados pelos trabalhadores da cantina, compra ou aluguel de rádios (Walk-talks)

para comunicação dos coordenadores nos momentos do encontro, compra de material

de higiene, dentre outros que só melhoram a qualidade do evento.

No entanto, é papel também da equipe Financeira se atentar quanto a tais

investimentos.

O cálculo dos recursos financeiros para optar por investir em algo deve ser

minucioso e passar pela concordância dos demais coordenadores e principalmente da

Coordenação Geral, a fim de que um gasto exagerado não seja motivo posterior de

prejuízo para o encontro.

b) Organização e controle de expositores:

Nos eventos espíritas em geral observamos que um bom atrativo para os

participantes vem sendo a exposição de materiais diversos.

Exemplos:

• Barraquinhas das bandas espíritas com vendas de CDs, camisetas, brindes,

etc.;

• Stands com exposição de trabalhos manuais que alguma mocidade ou Casa

Espírita realiza;

• Exposição de banners divulgadores de outros eventos espíritas; etc.

Cabe a equipe Financeira do encontro a organização e controle destes

expositores para que este atrativo não atrapalhe o bom andamento das atividades do

evento. Esta equipe deve montar, junto à equipe de Relações Fraternas, a melhor

logística de expositores para que os mesmos não atrapalhem o fluxo de pessoas.

Os trabalhadores da equipe Financeira devem se atentar quanto ao que é

viável expor no evento, ou seja, o que será exposto e por quem. Devem também

entrar em contato com os responsáveis por estes materiais para se inteirar quanto ao


fim para o qual os recursos financeiros das possíveis vendas estarão voltados e

informá-los de qual espaço físico poderão utilizar.

Todas estas preocupações são necessárias para precaver a(s) mocidade(s)

organizadora(s) do evento de possíveis prejuízos quanto à infra-estrutura e espaço

físico, buscando sempre o melhor atendimento e comodidade aos participantes.

c) Coordenação da lanchonete:

Visto a quantidade de jovens participantes dos Encontros da Juventude

Espírita, a cantina é sempre bem visada, e deve gerar um lucro que auxiliará nas

despesas do encontro. É função também do Financeiro cuidar da cantina.

Os gastos com alimentação devem ser estudados e passar por uma pesquisa

de preços. Deve-se também atentar-se quanto ao que é atrativo e saudável para os

jovens, bem com as quantidades que serão compradas para que não faltem durante o

evento.

A equipe responsável pela cantina deve ser cautelosa em relação à

higienização dos trabalhadores e do local onde a mesma será instalada.

Sugestão: Caso esteja dentro do orçamento, o coordenador do Financeiro pode

equipar os trabalhadores da cantina com aventais, tocas de cozinha e luvas, bem

como comprar ou alugar uma estufa para os alimentos, a fim de repassar aos

participantes uma imagem de higiene e precaução com os mesmos. O coordenador

deve se preocupar, também, em montar uma equipe com número de pessoas

suficientes para que algumas permaneçam no caixa em contato com o dinheiro e

outras somente no manuseio dos alimentos.

d) Isenções e suas respectivas refeições:

Quando realizamos Encontros da Juventude Espírita, podemos nos deparar

com situações as quais requerem uma posição flexível da equipe Financeira e da

Coordenação Geral do evento.

Exemplo de situações como estas, é o caso de participantes que não se

dispõem de condições financeiras para participar do encontro.

No entanto, é dever da equipe Financeira e da Coordenação Geral abonar total

ou em parte os gastos que o participante poderá efetuar, ou seja, auxiliá-lo no


pagamento de suas despesas, mas claro, dentro do limite do orçamento de custos

previstos.

Este abono total ou em parte incluem principalmente a inscrição e alimentação.

Lembre-se que quase sempre o jovem isento não dispõe de recursos para aquisição

de refeições e lanches.

- Refeições:

Para que o cronograma do Encontro da Juventude Espírita se realize conforme

o planejamento, é interessante servir, no local do encontro, as refeições de almoço e

jantar, caso seja conveniente. Este é outro fator que contribui diretamente para o bom

andamento das atividades, pelo fato de impedir a dispersão dos jovens no retorno para

as atividades.

Neste caso, o coordenador do Financeiro deve montar uma equipe de

Alimentação ou eleger alguém que o faça, a fim de não acumular funções. Esta equipe

deve ficar responsável pelas refeições de almoço e jantar, bom como a higienização

dos mesmos.

Se o local do encontro não tiver uma infra-estrutura que colabore com a

montagem de um “restaurante” provisório, a equipe Financeira pode optar por

terceirizar este serviço e entrar em contato com um restaurante perto do local onde o

encontro se realizará para melhor locomoção dos jovens. Neste contato prévio com o

restaurante, é importante salientar para o dono do estabelecimento quantas pessoas

irão utilizar seus serviços e pedir, assim, um preço mais acessível para os

participantes.

e) Captar recursos:

Visto que os gastos para a realização do Encontro da Juventude Espírita são

demasiados, a equipe Financeira do evento deve programar meios de captar recursos

para auxilio na realização do mesmo.

Esta captação de recursos pode ser efetuada de formas as mais diversas

possíveis.

Exemplos:

• Festivais de sorvete, pamonha, caldos, etc.;

• Apresentações teatrais ou musicais;


• Realização de festas voltadas ao público jovem espírita;

• Serestas;

• Bazares;

• Confecções de trabalhos manuais para a venda;

• Planos de patrocínio;

• Venda de camisetas.

Assim, a equipe Financeira deve se utilizar de criatividade e analisar qual meio

de captar recursos se identifica mais com suas potencialidades.

Esta etapa, porém, também deve passar pelo crivo dos demais coordenadores

das outras equipes de trabalho e estar consoante com os preceitos doutrinários

espíritas, a fim de que se angariem fundos necessários, apenas, à realização do

encontro.

f) Caixa do evento:

O caixa do evento deve estar somente sob responsabilidade do Coordenador

da equipe financeira, para evitar que o dinheiro se disperse entre muitas pessoas. Esta

dispersão prejudica o controle dos recursos financeiros e deve ser evitada com

objetivo de gerar maior clima de conforto entre os coordenadores quanto ao destino

desse recurso.

Apenas o Coordenador do Financeiro deve movimentar o caixa do evento para

computar, ao fim de cada atividade, os superávits ou possíveis déficits.

Ao ficar no controle do caixa do evento, o Coordenador Financeiro deve dispor

às outras equipes de trabalho os recursos financeiros necessários para realização de

suas atividades, mas deve também estar apto a julgar os gastos que mais convêm ser

realizados, bem como se utilizar de bom senso e autoridade para decidir com o que

gastar.

g) Prestação de contas:

A cargo do Coordenador do Financeiro fica também a prestação de contas

antes e depois de cada atividade ministrada em prol da realização do Encontro da

Juventude Espírita.


Este tarefa é necessária para que os demais coordenadores das outras

equipes de trabalho, bem como o Coordenador Geral do encontro, se situem quanto à

movimentação dos recursos financeiros.

A prestação de contas deve conter, em seu aspecto mais simples:

1. Receita: é o que entrou no caixa, ou seja, o dinheiro angariado para a

realização do ERJE;

2. Despesa: é o que sai do caixa, ou seja, todos os gastos efetuados durante a

organização e efetivação do encontro;

3. Saldo atual: é o que sobrou no caixa, ou seja, o lucro restante. Este, por sua

vez, é calculado pela diferença entre Receita e Despesa:

Receita – Despesa = Saldo atual

(menos) (igual)

Sugestão: Para ter sucesso na exposição do departamento financeiro, o ideal é

computá-lo no “Livro Caixa”, caderno capa-dura especial para prestação de contas.

Esta organização burocrática é necessária para que melhor se coordene esta

atribuição tão importante.

h) Compras:

A equipe Financeira deve atentar-se quanto às compras realizadas para o

ERJE. Este quesito é extremamente importante no que se diz respeito ao bom

andamento do encontro e requer algumas especificações:

• Pegar com os demais coordenadores das outras equipes de trabalho suas

listas de compras referentes ao encontro;

• Fazer um orçamento em cima das listas dos coordenadores, ou seja, uma

pesquisa de preços em diferentes estabelecimentos;

• Realizar as compras no estabelecimento mais prático e barato;

• Pegar todas as notas fiscais e recibos das compras, bem como nominá-

los, se possível, em nome da(s) mocidade(s) organizadora(s) do evento.

Caso observe-se que os recursos financeiros não estão dentro do orçamento

previsto para a compra dos materiais, a equipe Financeira deve reunir com os demais


coordenadores para expor a situação e reverem as listas de compras, optando pelo

que, de fato, é realmente essencial, somente, a fim de não prejudicar outros gastos

necessários.

i) Almoxarifado:

O almoxarifado é o lugar onde todas as equipes depositam seus materiais

durante o encontro. Por motivo de segurança e organização, o coordenador Financeiro

deve administrar o almoxarifado ou escolher alguém que o faça durante todo o evento.

Sugestão: O responsável pelo almoxarifado deve fazer uma lista que conste

todos os materiais depositados no mesmo. Pode ainda elaborar outra lista na qual

todos que efetivarem “entradas” e “saídas” de materiais a assinem, bem como

estipular que somente os coordenadores terão acesso a essas retiradas.

Dessa forma, há um controle e impedimento quanto à perda de objetos.

5.3.3 Comunicação e divulgação

OPINIÃO ESPÍRITA

Há companheiros que se dizem contrários à divulgação espírita.

Julgam vaidade o propósito de se lhe exaltar os méritos e agradecer os benefícios nas

iniciativas de caráter público.

Para eles, o Espiritismo fala por si e caminhará por si.

Estão certos nessa convicção, mas isso não nos invalida o dever de colaborar na

extensão do conhecimento espírita com o devotamento que a boa semente merece do

lavrador.

- O ensino exige recintos para o magistério.

O Espiritismo deve ser apresentado por seus profitentes em sessões públicas.

- A cultura reclama publicações.


O Espiritismo tem a sua alavanca de expansão no livro que lhe expõe os postulados.

- A arte pede representações.

O Espiritismo não dispensa as obras que lhe exponham a grandeza.

- A indústria requisita produção que lhe demonstre o valor.

O Espiritismo possui a sua maior força nas realizações e no exemplo dos seus

seguidores, em cujo rendimento para o bem comum se lhe define a excelência.

Não podemos relaxar a educação espírita, desprezando os instrumentos da

divulgação de que dispomos a fim de estendê-la e honorificá-la. (...)

Que Jesus estimou a publicidade, não para si mesmo, mas para o Evangelho, é

afirmação que não sofre dúvida.

Para isso, encetou a sua obra aliciando doze agentes respeitáveis para lhe veicularem

os ensinamentos e ele próprio fundou o cristianismo através de assembléias públicas.

O "ide e pregai" nasceu-lhe da palavra recamada de luz.

E compreendendo que a Boa Nova estava ameaçada pela influência judaizante em

vista da comunidade apostólica confinar-se de modo extremo aos preceitos do Velho

Testamento, após regressar às Esferas Superiores, comunicou-se numa estrada

vulgar, chamando Paulo de Tarso para publicar-lhe os princípios junto à gentilidade a

que Jerusalém jamais se abria.

Visto isso, não sabemos como estar no Espiritismo sem falar nele ou, em outras

palavras, se quisermos preservar o Espiritismo e renovar-lhe as energias, a benefício

do mundo, é necessário compreender-lhe as finalidades de escola e toda escola para

cumprir seu papel precisa divulgar. (ANDRÉ LUIZ & EMMANUEL, 1990)


a) Desenvolvimento do material de divulgação:

Para que sejam alcançados os resultados almejados é preponderante que seja

elaborado um detalhado planejamento, onde será esmiuçada a forma como deverá ser

conduzido o processo de massificação e veiculação da mensagem.


É importante ressaltar, que o jovem é muito influenciado pelo seu grupo,

portanto o esforço deve ser ainda maior para convencer não apenas o indivíduo, mas

o seu grupo de influência na casa espírita.

1º Definir o perfil do público que se pretende alcançar;

2º Escolha os meios de comunicação que serão utilizados. Com freqüência os meios

mais utilizados são: cartaz no formato A3, panfletos, cartas convite, camisetas, e-mail

marketing e demais divulgações via internet como Orkut, comunidades, grupos de

discussão e sites. Em anexo encontra-se uma definição mais detalhada do uso destes

e outros meios;

3º Convide ou contrate um profissional da área de publicidade ou design para

desenvolver a programação visual e textual da mensagem. Um velho ditado neste

caso é altamente pertinente: “cada macaco no seu galho”. Evite confiar este trabalho a

pessoas que apenas possuem boa vontade e habilidade com programas, mas

nenhuma experiência na veiculação de mensagens comerciais.

A mensagem deve ser desenvolvida em consonância com o tema e a linguagem

visual do jovem. Portanto alegre, chamativa, moderna e objetiva.

4º Defina um prazo para execução e apresentação da proposta primeiramente ao

coordenador da comunicação e em seguida ao coordenador do evento.

Muito provavelmente, as primeiras idéias não sairão a contento, mas é importante

insistir por um resultado próximo do almejado desde que respeitados os prazos.

No que diz respeito à aprovação do material, a experiência demonstra que quanto

mais pessoas envolvidas neste processo, mais difícil fica chegar a um consenso.

Portanto, sugerimos que ela fique restrita a pouquíssimas pessoas, e seja apenas

apresentado o resultado final aos demais trabalhadores.

5º Faça a aplicação da arte nos demais formatos selecionados;

6º Faça o orçamento em conjunto com a tesouraria levando em consideração o preço,

a qualidade do material produzido pelo fornecedor e sua idoneidade (pesquise se ele

cumpre prazos, atendeu bem outras empresas e etc);

7º Aprove o orçamento junto à coordenação central e a tesouraria;


8º Produção, fabricação e impressão de todo o material.

b) Divulgação nas casas espíritas

Organizar o cadastro de endereços das casas espíritas que fazem parte da

zonal que faz parte e estabelecer contato por meio de:

• Envio de carta oficial da presidência da casa espírita cuja mocidade organiza o

evento, para todas as casas espíritas da região convidando para participação

no mesmo contendo dados preliminares como data, local, tema e contato da

organização. Solicitar que a casa espírita inclua a data no seu calendário de

atividades para dar maior apoio ao encontro. Este contato deve ser feito com 6

(seis) meses de antecedência;

• Envio de cartazes e material de divulgação via correio. Três meses de

antecedência;

• Contato telefônico para marcar dia e horários mais apropriados para visitar o

grupo de jovens;

• Visita às casas espíritas:

- Divida duplas de trabalhadores para visitar as casas por área;

- Levar material impresso e afixá-lo (nem sempre os cartazes enviados chegam

aos destinatários ou são colados no mural do centro);

- Coletar dados dos coordenadores tais como telefones e e-mails para

manterem contato nos meses que se seguem;

- Fazer prece e preparação antes de sair;

- Se portar de maneira distinta, discreta e amigável. Lembremos que neste

momento somos porta-vozes da doutrina espírita.

• Enviar e-mail marketing ao cadastro de endereços eletrônicos nas duas

semanas que antecedem o evento para reforçar o convite;

• Se necessário, caso o número de inscrições esteja baixo, fazer o contato via

telefone novamente para confirmar a participação da casa espírita no evento.

c) Registro fotográfico e videográfico


Fazer escala de trabalhadores para fotografar todos os momentos do evento e

filmar os mais importantes. Havendo orçamento, contratar uma empresa para

filmagem é sempre interessante, pois a qualidade de imagem e a posterior edição

favorecem o arquivo de um material com condição superior.

Ao término do evento, selecionar as melhores imagens e arquivá-las em um cd

ou DVD. Se possível enviar cópia para a coordenação do Mocizade.

d) Cerimonial

“A praxe e os ritos enriquecem as cerimônias e concedem um cunho de seriedade e

valorização dos feitos dos expoentes. É o cumprimento das formalidades e protocolo.”

(RISPOLLI, 2005)

Por mais que estejamos lidando com o jovem, e este público de certa forma

“despreze” formalidades, é importante escolher uma pessoa para fazer as chamadas

ao palco e conduzir as cerimônias de forma jovial, alegre e descontraída para evitar as

gafes, “saias justas”, desobediência do cronograma, falas muito extensas dos

convidados, esquecimentos e etc.

No anexo seguem algumas orientações gerais para organização de

cerimoniais.

e) Promoção do evento

Promoção vem de promover, tornar público. Em marketing refere-se a uma

atividade que visa a aquisição rápida de uma idéia ou produto.

Para diversificar as formas de divulgação, e permitir que o público-alvo do

ERJE tenha experiências positivas com esta “marca”, sugerimos que sejam feitas

ações promocionais no período entre seis e um mês antes do evento.

Podem ser ferramentas promocionais:

• Distribuição ou sorteio de brindes com a identidade visual do evento;

• Uso de camisetas exclusivas do evento;

• Festas, festivais de sorvete, pamonhadas, enfim, eventos menores que servem

para captar recursos e envolver o público-alvo na idéia de participar do ERJE

nos meses que se seguem.


É importante que estes eventos estejam em consonância com os preceitos

doutrinários e não sejam onerosos para organização. O objetivo é captar recurso e

não gastar dinheiro. Para isso é importante que o maior número de itens advenha de

doações ou patrocínio.

Todos os eventos promocionais realizados pela mocidade em nome da

captação de recursos para realização do ERJE devem ser apresentados à

coordenação central do Mocizade, para aconselhamento a fim de evitar dissonâncias

de objetivos, além disso, toda prestação de contas deve ser apresentada a fim de a

administração de recursos seja idônea.

Exemplo de sucesso: Projeto Porcaridade – M. E.Samaritanos do Bem/ C.E.

Irmã Scheila – Goiânia.

f) Relatórios de retorno ou pesquisa de opinião

“De tempos em tempos ser-nos-á necessário uma pausa avaliativa para

revermos a extensão e a qualidade dos serviços prestados e das tarefas realizadas.

Somente assim podemos verificar o melhor rendimento de nossos propósitos.” (A

evangelização espírita da infância e da juventude na opinião dos espíritos, Separata

do Reformador)

É de suma importância avaliar e coletar a opinião dos participantes para que o

grupo aprenda com os próprios erros e colha os frutos do trabalho bem feito. Esta


pesquisa também servirá de subsídio de trabalho para a próxima mocidade que venha

a organizá-lo em sua região.

Elabore fichas ou instrumentos de coleta de opiniões e avaliação dos

participantes ao final do evento. Tente de forma sucinta contemplar todos os itens que

comporão o evento.

Dê preferência a questões de marcar (X) pois a experiência mostra que nem

todos os jovens têm disposição para expressar suas opiniões longamente por escrito,

mesmo assim deixe espaço para que isso seja feito.

5.3.4 Apoio

“Elabore o inventário dos locais onde poderão ser desenvolvidos o evento e

avalie os custos com reparações, condições das áreas físicas, o valor da diária

cobrada pelos centros de eventos e a capacidade para receber o universo de público.”

(RISPOLLI, 2005)


a) Prever fluxo de público por corredores, portões e passagens;

b) Providenciar e estruturar estacionamento;

c) Segurança;

d) Limpeza;

e) Montagem de equipamentos eletrônicos: computadores, data shows,

retroprojetores;

f) Reparos;

g) Criação de infra-estrutura: diz respeito a possíveis intervenções no espaço

para o sua melhor adequação à proposta do evento. Tais como:

posicionamento de tendas, coberturas, torneiras, fiação para iluminação e etc;

h) Transporte: caso se faça necessário o deslocamento de participantes para

práticas assistenciais, alojamentos e demais localidades, competirá a esta

equipe providenciar os meios mais adequados de transporte, elaborar rotas e

fazer o planejamento logístico das mesmas. Havendo necessidade, esta


atribuição pode ser transformada em uma equipe ou sub-equipe com

coordenação própria.

5.3.5 Programação Artística

“O espiritismo vem abrir para a arte novas perspectivas, horizontes sem limites.

A comunicação que ele estabelece entre os mundos visível e invisível, as informações

fornecidas sobre as condições da vida no Além, a revelação que ele nos traz das leis

superiores da harmonia e de beleza que regem o universo, vem oferecer a nossos

pensadores, a nossos artistas, inesgotáveis temas de inspiração”. (LÉON DENIS,

1990)

O Espírito VIANNA DE CARVALHO (1998), através de psicografia do Divaldo

P. Franco, no livro Atualidade do Pensamento Espírita, faz a seguinte colocação a

cerca da pergunta: Qual a destinação da Arte no mundo e de que maneira ela evolui?

A Arte tem como meta materializar a beleza invisível de todas as coisas,

despertando a sensibilidade e aprofundando o senso de contemplação, promovendo o

ser humano aos páramos da Espiritualidade. Graças à sua contribuição, o bruto se

acalma, o primitivo se comove, o agressivo se apazigua, o enfermo se renova, o infeliz

se redescobre, e todos os outros indivíduos se ascendem na direção dos Grandes

Cimos. A arte permanecerá no mundo assinalando as fases de progresso ou de

tormenta das criaturas, porém oferecendo harmonia e trabalhando os sentimentos

elevados. Desse modo, evolui do grotesco ao transcendental, aprimorando as

qualidades e tendências, que estarão sempre à frente dos comportamentos de cada

época. Lentamente, e às vezes com rapidez, a Arte se desenvolve alterando os

conteúdos e melhor qualificando a mensagem de que se faz portadora.

Desta forma, a programação artística no ERJE visa promover a desinibição

pessoal, permite maior entrosamento de nossos jovens, que se confraternizam,

cooperando mutuamente. Concorre, ainda, para a participação mais efetiva,

desenvolvendo a capacidade de trabalho em grupo, e também para a incrementação

do espírito de serviço e do potencial construtivo. E, naturalmente, possibilitam o

interesse pelo estudo do Espiritismo, em decorrência do contato com produções

doutrinárias, quer no campo da música, da prosa ou da poesia, etc.

Em se tratando de Arte aplicada ao campo da evangelização, é preciso todo o

cuidado quanto às apresentações. É imprescindível sejam elas realizadas sob

planejamento antecipado e orientação equilibrada. Lembremos que as atividades


artísticas são consideradas integrantes do processo globalizado da educação, isto é,

conjugam-se às outras atividades, como as do estudo doutrinário ou do trabalho

prático (assistencial, etc). Torna-se, pois, indispensável manter o cunho espírita dos

números artísticos.

5.1 Atribuições

5.1.1 Alegria cristã

“É comum a utilização de gestos para acompanhamento das canções, o que torna o

ato de cantar mais divertido e facilita ainda mais a fixação do conteúdo. (...) Embora o

aspecto instrutivo seja o mais importante e característico da música para

evangelização, muitas vezes a música pode ser usada com a finalidade de simples

recreação, como parte de um procedimento pedagógico adequado à faixa etária.

Porém, sempre que possível, é desejável o conteúdo evangélico e doutrinário, mesmo

nos momentos de recreação.” (FONSECA, 2009)

A atividade de alegria cristã é fundamental no trabalho com o jovem. Deve

fazer parte de todos os momentos no início das atividades, nos intervalos, para

motivação, visando harmonização e integração.

Para dinamizar o trabalho é importante:

1º Nomear alguém da equipe artística para responsabilizar-se pela Alegria Cristã do

evento, sendo que esta pessoa deverá selecionar as músicas, fazer contato com

violeiros, cantores e coreógrafos;

2º Promover dinâmicas e trabalhos que propiciem harmonização e entrosamento entre

trabalhadores e participantes;

3º Realizar treinamentos e ensaios das músicas e dinâmicas selecionadas com os

violeiros a fim de ensiná-las aos participantes do evento;

4º Elaborar hinário ou preparar power points/ transparências com as letras e projetá-

las para que o público possa acompanhar;

5º Disponibilizar as cifras das músicas em hinários ou Power points/ transparências

para que os participantes (violeiros) interessados possam tocar junto à equipe de

Alegria Cristã.

5.1.2 Organização da “Abertura” e “Noite artística”


“As pessoas precisam participar de eventos para enfrentarem a realidade do seu

cotidiano. Sua vida real é difícil, árdua, estável, rotineira, o evento deve proporcionar

uma experiência prazerosa, muitas emoções e um desfecho imprevisível para todos

aqueles que dele participam”. (MELO NETO, 2003)

A abertura do evento e a noite artística são momentos importantes para cativar

e evangelizar o jovem através de uma ferramenta que o envolve emocionalmente,

portanto requerem planejamento e entrosamento com a temática do encontro.

Nos parágrafos que abaixo seguem algumas dicas relativas à organização de

peças teatrais e shows musicais.

a) Como estruturar uma peça teatral

1º O coordenador da equipe artística deve está ciente do tema central que será

estudado no Encontro para que a peça esteja voltada ao mesmo.

2º Verificar com a Coordenação Geral o tempo que será destinado para a

apresentação artística. Caso exista alguma peça voltada ao tema fazer o convite ao

grupo informando o local, horário e o tempo de duração da apresentação. Cabe

ressaltar, que é de extrema importância ter a confirmação de participação do grupo.

3º Se não existir uma peça que enquadre ao tema central é interessante à criação de

um texto.

4º A data do primeiro ensaio deve ser estabelecida pelo coordenador, os próximos

ensaios é interessante decidir em grupo para ver a melhor data e horário para todos.

5º Os dois últimos ensaios devem ser feitos com o figurino que será utilizado na peça

e se possível no palco que será apresentada a mesma, para definir as marcações.

Obs.: A prece é essencial para a abertura e encerramento de qualquer atividade

espírita.

b) Como estruturar uma apresentação de bandas e shows musicais

1º - Definir as bandas que irão apresentar no evento, em cada horário, e fazer contato

com os escolhidos, confirmando a participação dos mesmos;

2º - Definir com as bandas os horários de ensaio e passagem de som;

3º - Informar às bandas quais são os equipamentos de som que o evento irá

proporcionar para a realização do show;


4º - Se possível, integrar os músicos na equipe de alegria cristã.

5.1.3 Oficinas e facilitadores

Dependendo da programação definida pela coordenação central, pode ser que

um dos momentos seja destinado às oficinas de arte. Tais oficinas devem contemplar

os requisitos da arte espírita, voltados para o bem estimulando o jovem a voltar sua

sensibilidade para a prática da caridade.

Escreveu MEIMEI (1982) a Oração do Pintor, em que conclui: “Ensina-me o

equilíbrio e o respeito aos outros, para que eu apenas crie forma do bem e para o

bem, a fim de que eu possa cooperar na segurança e na ordem, na serenidade e na

alegria permanentes de tua obra, hoje e sempre.”

Do ponto de vista prático, alguns aspectos devem ser observados:

1º Verificar o espaço físico, número de salas e auditório, para definir a quantidade de

oficinas. Averiguar com a Coordenação Geral o tempo destinado para a realização das

mesmas;

2º Definir as oficinas que serão oferecidas ao público e fazer contato prévio com os

facilitadores, solicitando a lista de materiais que serão utilizados com antecedência.

Defina uma data limite, para evitar maiores transtornos;

3º Atentar-se ao número possível de participantes por oficina, a fim de se evitar

complicações referentes a espaço físico e a qualidade da oficina ministrada;

4º Verificar quais oficinas necessitam de estipulação de faixa etária para o melhor

desempenho das mesmas.

5.2 Observações gerais

- Verificar o orçamento disponível para o equipamento de som. Se não houver capital

destinado a este fim, nomear um responsável da equipe artística para responsabilizar-

se por conseguir este equipamento emprestado com as bandas do movimento espírita

jovem, apenas complementando com aluguel, se for o caso;

- Lembrar sempre que, apesar das tarefas da equipe serem delegadas, o coordenador

geral deverá sempre monitorar se as mesmas estão sendo cumpridas dentro de um

prazo pré-estabelecido, prazo este que deve ser hábil para a organização do evento;


- A equipe artística de um evento deve estar em constante contato e sintonia com as

demais equipes (coordenação geral, relações fraternas, disciplina, comunicação,

secretaria, etc...), repassando informações, pois as equipes de trabalho dependem

umas das outras, e a falta de informação sobre determinado trabalho pode prejudicar

todo o evento;

- Advertimos que para melhor desenvolvimento desta equipe, a coordenação deve

sempre se lembrar que está a serviço do evento e não dos artistas. Neste sentido, as

necessidades dos colaboradores devem ser harmonizadas com as expectativas e

deliberações da coordenação central do evento.

5.3.6 Programação doutrinária do evento

“Dediquemos algum esforço à graça da lição e a lição nos responderá com as suas

graças.” (Mensagem “Ante a lição” – EMMANUEL, 1992)


a) Definir tema geral do evento:

Uma das primeiras atribuições importantes da equipe Doutrinária do Encontro

da Juventude Espírita é a escolha do tema a ser trabalhado durante o evento.

Essa escolha depende do estudo das sugestões sobre diferentes abordagens e

da realidade da(s) mocidade(s) espírita(s) organizadora(s) do evento.

A equipe Doutrinária deve se reunir e analisar cautelosamente as opções

disponíveis de temas a serem trabalhados, sem se esquecer que o tema deve ser

interessante, porém, deve conter abordagem doutrinária e ir de encontro às

necessidades do público alvo do ERJE.

O Coordenador da Equipe Doutrinária pode ainda entrar em contato com o

diretor da Casa Espírita da qual a mocidade faz parte, bem como o grupo mediúnico

do Centro Espírita para pedir orientações sobre qual o tema viável a ser ministrado no

ERJE.

Essas primeiras reuniões devem acontecer com antecedência, pois a escolha

do tema direciona todas as demais tarefas das outras coordenações do evento.

b) Contatar palestrantes:


Após a escolha do tema geral do encontro, o Coordenador do Doutrinário deve,

junto com sua equipe, definir os sub-temas dos cursos e palestras a serem abordados

durante o ERJE. Essa escolha também depende de reuniões e da aprovação final do

Coordenador Geral e dos demais coordenadores das outras equipes.

Ao determinar cada curso doutrinário e palestras, a equipe deve atentar-se

quanto à escolha de seus respectivos palestrantes.

Este momento requer a indicação de pessoas que tenham afinidade e domínio

quanto ao conteúdo doutrinário que vão ministrar. Deve-se observar também se as

pessoas indicadas têm facilidade em trabalhar com os jovens participantes do

Encontro da Juventude Espírita.

Sugestão: Pode-se realizar uma palestra de abertura do evento no auditório, os

cursos doutrinários separados em salas e uma palestra de encerramento do evento

também no auditório.

c) Recepcionar e encaminhá-los:

É função da equipe Doutrinária a recepção e o encaminhamento dos

palestrantes no momento de chegada dos mesmos ao local de realização do ERJE.

Essa atenção visa criar um ambiente confortável de boa receptividade aos

palestrantes e organização, a fim de que eles não se sintam confusos sobre horários,

salas de estudo, materiais necessários, etc.

O Coordenador do Doutrinário pode direcionar cada trabalhador de sua equipe

a recepcionar e encaminhar um ou mais palestrantes determinados. Os trabalhadores

da equipe Doutrinária devem receber os palestrantes em sua chegada ao evento,

mostrar a sala onde ministrarão os cursos, lhes entregar os materiais requisitados e se

atentar quanto à água para o consumo dos mesmos e repasse de horários.

Caso haja palestrantes que não residam na cidade onde acontecerá o ERJE ou

tenham dificuldade de locomoção, o Coordenador da equipe Doutrinária deve se

disponibilizar a buscá-los em suas casas, aeroportos, rodoviárias, etc.

d) Dar total apoio aos palestrantes durante o evento:

Possíveis confusões e desencontros podem vir a acontecer durante o evento,

mas a equipe Doutrinária deve estar sempre atenta e disposta a resolver as

dificuldades referentes a palestrantes ou materiais necessitados.


Problemas referentes a atrasos, falta de materiais, falta de água para o

consumo, não recepcionar os palestrantes e maior número de participantes que o

previsto por sala devem ser evitados, mas caso aconteçam, a equipe Doutrinária deve

ser ágil e buscar por alternativas práticas de soluções.

Por isso o Coordenador Doutrinário deve orientar os demais trabalhadores da

equipe a se atentarem quanto ao bom andamento das atividades.

O total apoio aos palestrantes durante o evento gera um clima de segurança e

organização, o que interfere diretamente no bom desempenho das aulas, evitando

reclamações e desgastes desnecessários.

e) Organização dos materiais necessários para estudos:

Ao entrar em contato com os palestrantes o Coordenador Doutrinário deve

pedir que os mesmos repassem uma lista de materiais necessários à realização dos

cursos, bem como suas quantidades exatas e qualificações.

Exemplos:

• Quantidade x de papel;

• Quantidade x de lápis;

• Borracha;

• Uma caixa de giz (branco e/ou colorido);

• Um data show;

• Um aparelho de som; etc.

Assim, o Coordenador e sua equipe podem providenciá-los com antecedência,

evitando que a falta destes materiais prejudiquem a realização e qualidade do estudo

preparado pelos palestrantes.

Sugestão: A organização destes materiais pode ser feita pelo Almoxarifado. O

Coordenador Doutrinário deve entrar em contato com o Coordenador Financeiro e lhe

entregar os materiais para que este os supervisione.

Os materiais podem também ser organizados em caixas identificadas por curso

para facilitar o trabalho do responsável pelo almoxarifado, a distribuição e o

recolhimento ao final.


5.3.7 Prática assistencial

“Entretanto, para teu reconforto, pelo menos uma vez por semana, sai de ti

mesmo e busca na caridade a escola da bênção”. (MEIMEI, 1990)


a) Definir locais para realização de práticas assistenciais:

Diante das possibilidades de cada região, devem ser enumerados os possíveis

locais onde possam ocorrer a prática assistencial, levando o conforto material e a

consolação espiritual. É primordial, para o sucesso do encontro da juventude, que os

lugares estejam pré-definidos com um prazo de um mês, aproximadamente, para a

ocorrência do evento, pois deste modo é possível organizar os recursos necessários

para o desenvolvimento harmônico das atividades. Isso inclui manter contato

quinzenalmente para asseverar que não ocorram falhas de comunicação com a

entidade escolhida, e uma visita prévia no local previsto, para que se verifique a

quantidade de pessoas que o ambiente comporta e também que tipo de atividade

pode ser realizada no local.

b) Elencar facilitadores para treino e esclarecimento a respeito das práticas

Dependendo do local onde será realizada a prática assistencial, há

necessidade de um esclarecimento sobre a realidade do ambiente a ser visitado,

promovendo uma postura ética dos participantes, expondo, então, os propósitos da

instituição, o público atendido no local, os hábitos rotineiros que não devem ser

ignorados, transformando, assim, o momento da ação beneficente em algo possível de

ser apreendido através da vivência consciente e desapegada de preconceito.

Alguns exemplos: A rotina de uma creche e seu público assistido; Um abrigo de

idosos e suas particularidades; Um hospital e sua especificidade; O propósito da

Campanha Fraterna Auta de Souza; entre outras inúmeras possibilidades de ações.

Para que o esclarecimento se efetive, pessoas capacitadas devem orientar o público a

respeito do ambiente a ser visitado e a execução da tarefa.

c) Viabilizar junto à tesouraria o transporte necessário


Como uma ação deste porte requer um translado de pessoas, o planejamento

financeiro deve estar a parte deste procedimento o quanto antes para que não haja

empecilhos à execução da prática assistencial.

d) Viabilizar equipamento e material necessário para realização da atividade

Executar atividades lúdicas, geralmente envolve a juventude de forma efetiva

na prática assistencial, doando o que o jovem tem de sobra: a alegria. Entretanto é

imprescindível definir o que será proposto no espaço visitado num tempo também de

um mês de antecedência da ocorrência do evento para que se organizem o material

necessário. Primando pela simplicidade e viabilidade, são executadas grandes obras

de consolo espiritual. Por exemplo: em atividades como o Lanche Fraterno Mãe

Cândida, executada no XXV Congresso Espírita Estadual, os mantimentos foram

solicitados em tempo hábil de 25 dias aproximadamente, para a aquisição com um

melhor preço e qualidade, promovendo o conforto material com o que há de melhor

dentro das possibilidades do evento.

e) Planejamento logístico

Quando bem estruturado, um plano de ação passou por discussões e análises

onde os prós e os contras são debatidos. Diante desta premissa, a equipe responsável

em organizar a comissão de prática assistencial do evento deve se aliar com as

demais comissões para avaliar a viabilidade da ocorrência da prática e definir horário e

a distribuição das pessoas nesta atividade do encontro da juventude. Quanto menos

centralizada estiver a organização do planejamento logístico, maiores são as chances

de acerto, pois a visão do evento se expande, dando retaguarda a possíveis falhas do

próprio sistema organizado.

Este tópico compreende o planejamento de tempo de deslocamento, distância,

melhores vias de acesso, meios de transporte mais adequado e adequação ao

cronograma do evento.

5.3.8 Relações fraternas


a) Recepção


Recepção Fraterna é a atividade que objetiva dar as boas vindas a quem

chega, introduzindo um clima amistoso e alegre; receber o jovem de maneira a deixá-

lo à vontade e confortável. A primeira impressão de quem chega ao evento será

fatalmente a forma como foi recepcionado, daí a importância de tal atividade.

Todo trabalho, para ser desenvolvido harmoniosamente, requer cuidados

operacionais. Desta forma, elencamos alguns destes cuidados que a Relações

Fraternas deve observar na recepção:

• O recepcionista deverá estar presente, no mínimo, 30 minutos antes do início

das atividades;

• O trabalho deve ser feito em equipe;

• Deve-se tratar as pessoas com generosidade, simpatia, brandura, indulgência

e segurança;

• Deve haver informalidade afetuosa na atividade;

• Comunique-se adequadamente;

• Conheça todas as atividades que serão desenvolvidas no evento.

• As informações e respostas devem ser precisas, concisas, diretas, simpáticas

e seguras;

Destacar-se pelo bom atendimento significa respeitar o jovem procurando

satisfazer suas necessidades e expectativas, além de possuir uma imagem idônea e

uma filosofia organizacional voltada para a qualidade.

O perfeito conhecimento dos jovens, suas necessidades, desejos (de

reconhecimento, conforto, prestígio, exclusividade, personalização) e expectativas é

ponto indispensável para a qualidade do atendimento. Para isso, devemos atender

com:

• Presteza (ajuda o imediatismo);

• Competência (conhecimento, experiência e segurança);

• Credibilidade (confiança e honestidade);

• Confiabilidade (capacidade de cumprir o prometido);

• Disponibilidade (predisposição para ouvir a necessidade do jovem, ajudar e

servir);

• Segurança (sigilo e confidencialidade);

• Organização (senso de ordem e arrumação);

• Comunicação (informação adequada e completa);


• Iniciativa (adaptação a situação novas);

• Cortesia (educação, respeito e cordialidade);

• Flexibilidade (nas atitudes);

• Imagem (filosofia do evento).

b) Encaminhamento

O Encaminhamento é, em suma, a ação de conduzir o jovem para a atividade

correta no momento adequado. Auxilia na organização do fluxo de pessoas para as

salas de estudo, prática assistencial, apresentações artísticas ou qualquer outra

atividade onde é necessário o deslocamento de pessoas de um lugar para o outro.

Para o bom desempenho do encaminhamento é fundamental que:

• O local esteja adequadamente sinalizado e identificado, indicando de forma

clara, objetiva e de fácil visualização os locais onde serão realizadas as

atividades no evento.

• Haja um planejamento prévio de como funcionará a logística do fluxo de

pessoas, visualizando pontos estratégicos que facilitam o deslocamento e

pontos críticos que prejudicam o trabalho; e elaborando um cronograma de

horários.

c) Decoração

Decorar um ambiente é esforçar-se em melhorar sua aparência e

funcionabilidade, planejando e organizando espaços, escolhendo e/ou combinando

seus diversos elementos, tendo por base o fim a que se destina. A decoração deve se

destinar a criar um ambiente acolhedor e democrático, que envolva e incentive o

jovem ao estudo e a prática assistencial, permanecendo dentro das atividades

propostas.

Podemos criar este ambiente através de cartazes motivacionais, com frases

que remetam ao sentimento desejado pelo grupo; de fotos ou quadros que tragam

sensações como paz, tranqüilidade ou perseverança; das plantas, sejam naturais ou

artificiais, que sempre trazem sensação de aconchego e alegria ao ambiente; e de

tudo mais que a criatividade nos possibilitar!


É importante para o registro fotográfico que o palco contenha as informações

básicas do evento como tema, data e identidade visual, para a identificação das

fotografias.

Não podemos nos esquecer de planejar a decoração dentro do orçamento

proposto para o evento. Utilize os talentos artísticos que existem no grupo! Bom senso

e foco no objetivo são as melhores maneiras de se conseguir uma decoração ideal.

d) Credenciamento

O credenciamento é a atividade realizada em parceira com a secretaria e a

tesouraria que se destina à entrega dos crachás de identificação, à realização de

novas inscrições, bem como na solução de problemas oriundos destas.

A logística do credenciamento é dividida em três etapas:

1. Inscrições completas - Participantes que efetivaram o pagamento da

inscrição e escolheram as atividades de forma correta, sendo que seus

crachás estarão prontos. Recomenda-se a entrega dos crachás em filas

separadas por ordem alfabética.

2. Inscrições pendentes - Existem duas possibilidades:

a) Participante fez a inscrição, mas não efetivou o pagamento - Deve-se

desconsiderar a inscrição feita, encaminhando-o para a tesouraria e, logo

em seguida, para a secretaria onde ele escolherá novamente as atividades;

b) Participante efetivou o pagamento, mas não há registro da inscrição no

banco de dados do evento - É aconselhável agir com cautela para que não

haja constrangimentos. Para evitar este tipo de situação, divulgue

previamente a necessidade de levar o comprovante de pagamento no dia

do evento, pois, assim, bastará que o participante escolha novamente as

atividades na secretaria.

3. Inscrições novas - Participantes que não possuem qualquer registro no

evento. Deverão ser encaminhados primeiramente para a tesouraria a fim

de efetivar o pagamento e, em seguida, para a secretaria onde será

efetivada a inscrição com a coleta dos dados pessoais e das atividades

escolhidas.


É um momento crítico no evento, pois os participantes deverão ser

recepcionados, credenciados e encaminhados tudo no mesmo momento. Assim, não

nos esqueçamos de atender o jovem com cordialidade, presteza e carinho, nos

atentando a ouvir suas necessidades para tão somente iniciar o credenciamento.

e) Apoio externo para facilitadores

Cabe à equipe de relações fraternas dar suporte aos facilitadores no momento

dos estudos doutrinários, oficinas artísticas e práticas assistenciais, auxiliando na

disciplina dentro da sala e solucionando eventuais problemas (buscando material que

faltou, contactando a equipe de apoio para resolver problema técnico, providenciando

água ao facilitador, por exemplo).

f) Divisão de salas

A divisão de salas deve ser feita em conjunto com a equipe responsável pela

atividade a ser desenvolvida para que não haja contradições no momento do

deslocamento. Deve-se atentar para a capacidade de cada sala, a idade dos

participantes da atividade e para a logística de deslocamento proposta.

g) “Relacionamento interpessoal”

Relacionamento interpessoal é a habilidade no trato com as pessoas

independente do nível hierárquico, profissional ou social, influenciando positivamente e

demonstrando respeito à individualidade, compreensão, convivência harmoniosa,

tolerância e ausência de atritos interpessoais.

Para construirmos relações saudáveis, ou seja, comunicativas, a atitude se faz

fundamental para alcançarmos o entendimento. É preciso ter disposição e capacidade

de combinar suas idéias e atos aos da outra pessoa.

Se quisermos demonstrar consideração precisaremos nos concentrar no ponto

de vista dos outros. É preciso escutar e observar atentamente o outro para saber o

que ele pretende e quais são suas necessidades. Existem cinco coisas que podem ser

feitas para demonstrar mais consideração:

• Transferir o foco de si mesmo para os outros;

• Ouvir e observar;

• Verificar se suas interpretações estão corretas;

• Compartilhar idéias e sentimentos;


• Agir de acordo com essas idéias e sentimentos.

Não tomar a iniciativa do diálogo pode ser interpretado equivocadamente como

falta de interesse ou de envolvimento. Por isso, estar à vontade para tomar iniciativas

é muito importante. Confira algumas dicas:

• Balance a cabeça e sorria – balançando a cabeça você demonstra

concordância, sorrindo demonstra interesse;

• Mantenha o contato visual – isso pode ser difícil para você, mas a prática o

ajudará a sentir-se mais à vontade. Mantenha o contato visual por um breve

momento, isso indicará que você está atento e interessado;

• Faça perguntas – pessoas tímidas costumam ter perguntas, mas esperam que

outras as façam. Faça perguntas quando elas lhe ocorrerem;

• Aproveite a sua vez – conversas ou discussões costumam ter pausas naturais

que permitem a participação de outras pessoas. Perceba o ritmo da conversa

e faça sugestões ou perguntas quando as pausas acontecerem;

• Mostre que gostaria de falar – as outras pessoas precisam saber que você

quer falar. Demonstre isso inclinando-se para frente, fazendo contato visual ou

levantando a mão. Se você não fizer nada quem está falando vai continuar

falando.

Uma mensagem pode ser transmitida de várias formas:

• Verbal: é o modo de comunicação mais familiar e mais freqüentemente usado.

• Simbólica: as pessoas cercam-se de vários símbolos, os quais podem

comunicar muito a outras pessoas. O lugar que moramos, as roupas, os

gostos, tudo isso expressa parte de nossa personalidade.


Não-verbal: refere-se a transmissão de uma mensagem por algum meio

diverso da fala e da escrita; incorpora coisas como o modo com que usamos

nosso corpo, os gestos e a voz.

Este é o modelo de Shannon-Weaver2 do Processo de Comunicação.

Explica como funciona um processo básico de transmissão de informações.

A comunicação não estará completa enquanto o receptor não tiver

interpretado a mensagem.

Interferência é tudo aquilo que prejudica a comunicação: falta de

empatia, falta de atenção do receptor, e tantas outras coisas.

Para anular tais interferências podemos usar:

a) Redundância: recurso utilizado para chamar a atenção – deve-se

repetir frases e informações essenciais à compreensão do receptor

b) Feedback: permite conhecer o resultado final da mensagem,

sabendo-se como a pessoas se sentiu em função do que foi feito ou

dito – fazer perguntas e obter as respostas a fim de verificar se a

mensagem foi recebida de forma correta.

Saber ouvir é a principal técnica do diálogo, ou seja, o fato de sabermos, ou

aprendermos a ouvir o outro. Escutar vai além de ouvir as pessoas. É preciso

interpretar todos os sinais: palavras, tom de voz e linguagem corporal. Para tanto,

tente agir da seguinte forma:

• Concentre toda a sua atenção em quem está falando;

• Elimine os fatores de conflito ou distração; 2 SHANNON-WEAVER. Modelo do processo de comunicação. In: http://www.ceismael.com.br/oratoria/oratoria020.htm

Informação Transmissor Receptor Destino

Interferência

Feedback


• Preste atenção às palavras, ao tom de voz e às mensagens não-verbais;

• Verifique, de vez em quando, se está entendendo. Para isso, resuma ou

expresse com outras palavras o que o outro disse;

• Faça perguntas para obter esclarecimentos;

• Evite responder antes de ter certeza de que compreendeu a mensagem.

• Não interrompa o interlocutor passando várias informações, talvez

desinteressantes para ele;

• Não aparente saber tudo, estar por dentro de todos os acontecimentos;

• Não lhe tome a palavra, fazendo a conclusão, em vez de deixá-lo concluir à

sua maneira;

• Seja gentil, fazendo com que sua cordialidade o deixe à vontade;

• No momento próprio, fale com naturalidade, sem a falsa postura de intocável

ou sem-problema;

• Procure da idéia ouvida ressaltar algo de positivo, de interessante; agradeça-

lhe a idéia. Se tiver que fazer críticas, utilize-se da docilidade e do bom senso;

• Para bem ouvir nós temos que também saber bem perguntar. As perguntas

que geram mais reflexão e iniciativa, são “O quê?” e “Como?”. Acrescente

também a colocação: “Me diga mais...”. Para não parecer um interrogatório, as

perguntas precisam ser entremeadas com simpática e produtiva conversa;

Definimos empatia como habilidade de perceber as reações de outra pessoa. É

a habilidade de perceber informações sutis e informações fornecidas por outros, de

maneira a identificar com exatidão o que estão sentindo e pensando. Empatia não

necessariamente envolve concordar com os sentimentos das outras pessoas, mas

certamente envolve compreender quais são seus sentimentos e idéias.

A Relações Fraternas deve sempre, antes de desenvolver qualquer atividade,

colocar-se no lugar daquele a quem pretende atingir para descobrir como agradá-lo e

assim estabelecer uma comunicação eficaz. Vale relembrar o ensinamento de Jesus:

faça aos outros apenas aquilo que gostaria que fizessem com você!

A alteridade é uma das qualidades que devemos cultivar para o

desenvolvimento do afeto. Significa o “estabelecimento de uma relação de paz com os

diferentes. A capacidade de conviver bem com a diferença da qual o outro é portador”.

A ética da alteridade consiste basicamente em saber lidar com o outro, entendido aqui

não apenas como o próximo ou outra pessoa, mas, além disso, como o diferente, o

oposto, o distinto, o incomum ao mundo dos nossos sentidos pessoais, o desigual, que


na sua realidade deve ser respeitado como é e como está, sem indiferença ou

descaso, repulsa ou exclusão, em razão de suas particularidades.

Procure estar sempre atento para não fazer julgamentos e críticas destrutivas

quanto a vida do outro, buscando, ao invés disso, chamar a atenção, sempre de

através do dialogo franco e fraterno, daquele companheiro que ainda insiste neste

comportamento.

Uma pessoa assertiva é altamente confiável, pois sua fala é transparente,

sempre exala verdade, inspira confiança e credibilidade. Uma das qualidades da

pessoa assertiva é justamente o fato de ser transparente e verdadeira, sem

desrespeitar o próximo, o que gera admiração e respeito. Antes de conversar com o

jovem perguntemos a nós mesmos: “Esta minha fala vai gerar ofensa?” Se a resposta

for “sim”, temos que mudar a forma de falar sem abandonar a sinceridade e a

transparência.

Segundo Vera Martins, no livro Seja Assertivo!, Editora Alegro, “O

comportamento assertivo é ativo, direto e honesto, transmitindo uma impressão de

auto-respeito e respeito pelos outros. ATIVO porque é um comportamento atuante,

incisivo e decidido, ao contrário do reativo, que apenas surge quando é estimulado

pela ação de outra pessoa. DIRETO porque faz economia de palavras, não permitindo

rodeios, justificativas e desculpas. Toda mensagem tem uma frase nuclear

considerada como foco principal e somente ela deve ser comunicada. Quando usamos

um excesso de palavras, corremos o risco de assumir a postura passiva e diluir a força

da mensagem entre desculpas e justificativas. HONESTO porque não usa artimanhas

e manipulações para exercer influência. Sobre o comportamento assertivo, Aristóteles

diz: ‘Dar livre curso às paixões é permitir que os meios se apresentem como fins”.

Um bom relacionamento interpessoal passa por diversas etapas para se

concretizar. Para o trabalho com a juventude espírita faz-se necessário incrementá-lo

com a afetividade, para que surjam grupos onde os elos que unem seus componentes

sejam elos de amor.

A superficialidade dos atuais relacionamentos faz com que não exista a

afetividade. O efeito imediato é a ausência de motivos para recriar a convivência.

Muitos jovens ainda não despertaram para a necessidade da educação espiritual e,

como não foram cativados pelo coração, acabam desistindo de freqüentar a Mocidade

e, consequentemente, os eventos espíritas. A Relações Fraternas é o primeiro contato

do jovem que chega à Mocidade. A atitude deste trabalhador será a primeira


impressão do grupo. Daí a importância que a Relações Fraternas seja uma equipe

unida, participativa, harmônica, que já tenha conseguido inserir em suas atividades a

afetividade.

Os eventos espíritas têm que ser um lugar onde as pessoas se sintam bem,

onde encontrem um ambiente propício para o convívio fraterno a fim de desenvolver

suas capacidades. O afeto com os jovens faz desenvolver a reforma intima, propicia

novas amizades e, acima de tudo, cria laços que são eternos. Se existisse um

caminho que levasse ao amor, certamente ele se iniciaria com a afetividade. Ser

afetivo é trabalhar com sentimento. Independente do trabalho que realizamos dentro

do evento, precisamos ter em mente a necessidade de colocar amor em tudo que

fazemos. A afetividade precisa ser desenvolvida e educada para que possamos ter

relacionamentos interpessoais maduros.

h) Criação e adequação de infra-estrutura

A principal função da equipe de Relações Fraternas é cuidar do bem estar dos

participantes. Ás vezes, o local escolhido para o evento não atende a todas as

necessidades, sendo necessário criar ou adequar a infra-estrutura existente.

A instalação de tendas, aluguel de mesas e cadeiras, o bloqueio de janelas nas

salas de estudo, a construção de banheiros e cozinhas provisórias podem se fazer

necessários em determinados casos. Tudo isso deve ser pensado e analisado em

conjunto com a equipe de apoio técnico, responsável por sua operacionalização.

5.3.9 Disciplina

“A união fraternal é o sonho sublime da alma humana, entretanto, não se realizará

sem que nos respeitemos uns aos outros, cultivando a harmonia, à face do ambiente

que fomos chamados a servir. Somente alcançaremos semelhante realização

‘procurando guardar a unidade do espírito pelo vínculo da paz’.” (Mensagem “União

fraternal” – EMMANUEL, 1992)


a) Encaminhamento:

A equipe de Disciplina do Encontro da Juventude Espírita presta grande auxílio

no momento do encaminhamento dos participantes para as salas de cursos, oficinas,

práticas assistenciais, palestras, etc., junto à equipe de Relações Fraternas.


A função de encaminhar os jovens para as atividades serve para que o

cronograma se efetive por completo, ou seja, para que não ocorram atrasos e maiores

eventualidades que podem comprometer o bom desenvolvimento do encontro.

Garantir que tudo ocorra conforme o planejado e nas horas determinadas, bem

como a supervisão dos jovens é atribuição da equipe de Disciplina.

b) Criação das normas de boa convivência e disciplina para o evento:

O Coordenador da Disciplina junto a sua equipe deve criar e cumprir as normas

de boa convivência e disciplina para o evento, as quais atendam a realidade deste.

A criação de tais normas serve para que os participantes não se esqueçam que

o bom relacionamento interpessoal, bem como a disciplina e hábitos de boa conduta,

são fundamentais para que tudo ocorra em harmonia durante o ERJE.

Cabe ressaltar que, além de criar as normas de boa convivência e disciplina, a

equipe deve também obedecê-las, a fim de repassar o bom exemplo aos participantes.

Além disso, é importante criar um instrumento de divulgação destas normas

disciplinares para o participante tais como: panfletos, teatro, cartazes, material nas

pastas de congressistas.

Exemplos de normas:

• Cumprir os horários estabelecidos do encontro;

• Respeitar os companheiros;

• Jogar o lixo no recipiente adequado e colaborar com a limpeza;

• Não usar roupas inapropriadas;

• Não ficar fora de sala no momento dos estudos ou oficinas;

• Aos casais - não exceder nas carícias durante o evento;

• Deve-se adentrar as atividades com até quinze minutos de atraso. Após

este prazo, os retardatários serão encaminhados a uma sala anexa

para desenvolvimento de outra atividade;

• Evitar brincadeiras desastrosas; etc.

c) Controle de fluxo:


Controlar o fluxo durante o encontro significa controlar o deslocamento dos

participantes para que não ocorram tumultos e falta de agilidade no andamento das

pessoas.

Para que este fluxo não atrapalhe as atividades do evento, cabe à equipe de

Disciplina elaborar uma logística que envolva todos os lugares por onde o público irá

caminhar durante o ERJE.

O fluxo de pessoas pode ser grande em alguns locais por determinados

horários, e sendo assim, a equipe de Disciplina deve estar alerta quanto à melhor

logística a ser elaborada.

Caso haja demora no deslocamento dos participantes devido a causas

externas, os trabalhadores desta equipe devem cuidar para que as pessoas voltem ao

seu curso normal com agilidade.

Além disso, esta equipe fica vigilante para observar condutas inadequadas

durante o deslocamento de pessoas que possam vir a causar acidentes. Por exemplo:

adolescentes correndo em escadas, manutenção e equipamentos impedindo a

passagem.

d) Controle do cronograma:

Efetivar o cronograma do Encontro da Juventude Espírita também é atribuição

da equipe de Disciplina.

Esta deve se atentar quanto a possíveis atrasos e evitar que os mesmos

aconteçam. Dentro de suas limitações, a equipe precisa fazer o necessário para que o

cronograma do evento se cumpra conforme o planejado.

Este cuidado com os horários gera uma excelente organização e cumpre em

cultivar a sintonia e harmonia dos participantes do encontro.

e) Entradas e saídas:

A equipe da Disciplina fica responsável pelo controle de entradas e saídas

tanto de pessoas como de automóveis no local de realização do ERJE, tendo como

finalidades maior organização e controle de fluxo.

Este controle é necessário já que o público do Encontro da Juventude Espírita

é, em sua maioria, jovem.


Evitar que os participantes entrem e saiam do local de realização do ERJE é

prevenir que aconteçam desencontros entre pais e filhos, acidentes, e, acima de tudo,

tem o objetivo de zelar pela harmonização e segurança dos jovens. O controle de

automóveis também é importante para que os mesmos não ocupem um espaço físico

significante e nem causem algum tipo de incidente.

Além destes cuidados, o controle de entradas e saídas serve para a equipe de

Disciplina se inteirar quanto ao número de inscritos, e para seu melhor

reconhecimento, sugere-se que estes tenham crachás, pulseiras ou outras formas de

identificação.

f) Alojamento:

O alojamento é o lugar destinado aos participantes do ERJE que são de outras

cidades e não têm condições de disponibilizar verba para sua instalação em hotéis,

bem como participantes da própria cidade onde o evento se realiza, mas que preferem

se instalar no alojamento devido à falta de transporte para participar do mesmo.

Por este motivo, o Coordenador da Disciplina deve preparar uma equipe

responsável pelo alojamento. Este pode ser no próprio local de realização do encontro,

em um lugar próximo, ou em outro qualquer, desde que haja meios de locomoção

disponíveis a transportar os participantes para o alojamento.

A atenção voltada para o alojamento é importante, uma vez que este será o

local no qual os participantes vão dormir, guardar seus pertencer e estabelecer uma

relação de convívio uns com os outros.

Sugere-se que o Coordenador da Disciplina eleja responsáveis que durmam no

alojamento junto aos participantes, para que estes cumpram os horários estabelecidos

pelo encontro – de preferência um no alojamento feminino e um no masculino. Assim,

estes responsáveis podem fazer leituras doutrinárias com os jovens e estabelecer, à

hora de dormir, um ambiente de equilíbrio e sintonia.

Deve-se ainda zelar pelas bagagens dos participantes, etiquetando-as com os

nomes de seus respectivos donos.

Sugerimos que a equipe também organize turnos de apoio nos corredores do

alojamento durante toda a noite para zelar pela segurança dos jovens e evitar

qualquer desvio de conduta que possa prejudicar o descanso dos demais.


g) Atenção para harmonia do evento e que ocorram apenas atividades que se

relacionem com os objetivos do mesmo:

A atenção pela harmonia do evento é fundamental para o bom desenvolver do

mesmo, bem como zelar para que ocorram apenas atividades relacionadas com os

objetivos do ERJE.

Em momentos de euforia e entusiasmo, os participantes podem se esquecer

das regras de boa conduta, e é função da equipe de Disciplina orientá-los quanto ao

bom comportamento e o respeito para com o próximo.

Atividades como: tabagismo, ingestão de bebidas alcoólicas, namoros

constrangedores, dentre outros que perturbem a harmonia do encontro devem ser

evitados. A equipe de Disciplina deve comunicar (com cordialidade) aos participantes

que estiverem praticando tais atividades, que estas não são permitidas nas instalações

do local de realização do ERJE.

Este zelo com os participantes faz-se necessário e fundamental uma vez que

atos irresponsáveis e não condizentes com o equilíbrio do ERJE não devem

acontecer.

h) O relacionamento:

A equipe de Disciplina do Encontro da Juventude Espírita deve almejar sempre

pelo excelente relacionamento entre trabalhadores e participantes, bem como entre os

próprios participantes.

Relacionar-se bem com o próximo faz-se imperioso para garantir vibrações

harmoniosas e uma ótima sintonia.

A disciplina durante o encontro deve acontecer dentro dos padrões de boa

conduta e educação. Os trabalhadores desta equipe não devem se exaltar em impor

de forma agressiva as normas do ERJE, para que desentendimentos e falta de

respeito não ocorram.

Uma abordagem direta com os participantes que não estejam cumprindo as

normas de boa conduta pode não ser confortável, por isso, falar com um tom amigável

e de respeito é necessário. Além disso, pode-se evitar a abordagem em frente a um

grupo muito grande, pois ninguém gosta de ter suas falhas apontadas em público.


Sugestão: Para que se evitem problemas com trabalhadores da Disciplina, o

Coordenador desta equipe deve disponibilizar aos seus trabalhadores um treinamento

sobre conduta e abordagens, a fim de que estes saibam como agir diante situações

diversas as quais podem acontecer durante o evento.

5.3.10 Amparo médico-espiritual

Grupo que trabalha pela harmonia espiritual do encontro, oferecendo o conforto

e eventuais procedimentos médicos preliminares. É composta por médiuns

experientes, afinizados e profissionais da saúde.


a) A importância do funcionamento prévio da equipe no período de planejamento

(culto e tratamento de trabalhadores)

Para o bom andamento dos trabalhos encabeçados pela comissão

organizadora do evento, faz-se de fundamental importância que seja solicitado ao

departamento mediúnico da casa espírita vibrações para o encontro e seus

trabalhadores, bem como o tratamento espiritual para os trabalhadores e irmãos

desencarnados que se aproximam do trabalho necessitados de auxilio. Tal atividade

deve iniciar-se desde o período de organização, planejamento, preparação e se

estender nos dias de evento.

Paralelamente, a equipe de coordenadores e trabalhadores pode organizar

mensalmente cultos do evangelho no lar fazendo o rodízio entre as residências dos

envolvidos visando a harmonia espiritual do grupo e sintonia.

b) Organizar equipe e turnos de trabalho para tratamento e vibração

Nos dias de evento devem-se ter turnos de médiuns trabalhando na vibração,

passe e eventuais atendimentos que se fizerem necessários para o equilíbrio e

proteção do ambiente.

Aconselhamos que estes turnos funcionem da primeira a última hora de

atividades.

c) Disponibilizar materiais de primeiros socorros e médico para atendimentos de

emergência


Ao mobilizarmos pessoas para participação em eventos quaisquer que sejam,

estaremos assumindo a responsabilidade pela sua integridade física. Portanto é

importante que deixemos uma equipe médica ou profissional de saúde de plantão

durante todo o evento para poder atender eventuais emergências, prestar primeiros

socorros e lidar com situações de perigo.

d) Contatar corpo de bombeiros

Nem sempre há necessidade de colocar uma equipe do corpo de bombeiros à

disposição 24 horas/ dia no local do evento, mas é importante comunicá-los via ofício

da realização do mesmo, a quantidade de pessoas aglomeradas, horários de duração

e contato dos responsáveis para que, em virtude de alguma emergência, estejam

preparados para atender com presteza e eficiência.

5.3.11 Secretaria


a) Realização de atas e organização de documentos (verificar modelo no Anexo

3) a fim de registrar informações mais importantes e evitar esquecimento de

tomada de decisões em reunião;

b) Inscrições

• Sugerimos que as inscrições comecem a ser feitas dois meses antes do

evento;

• Os postos de inscrições devem ser reduzidos e necessitam de treinamento,

informação e controle para evitar que haja evasões de divisas caso o

pagamento seja em algum lugar físico. Havendo possibilidade dê preferência

por fazê-las pela internet com pagamento on line, ou através de depósito

identificado3 em conta corrente do evento;

• Destine um posto para inscrições de última hora;

3 Infelizmente, apesar da comodidade dos caixas eletrônicos, muitas pessoas usam de má fé o recurso depositando envelopes vazios na conta corrente do evento, gerando muitos transtornos. Daí a necessidade de que o depósito seja identificado pois o mesmo é realizado na “boca do caixa”.


• Elabore um programa de informática que facilite o armazenamento de dados e

controle de freqüência e que possibilite a formação de mailing4.

Obs: O Mocizade dispõe de um software para tal fim chamado Mocizade Access.

Havendo necessidade, podemos providenciar uma cópia e treinamento adequado

desde que seja solicitado com antecedência.

c) Credenciamento

• Deve-se estabelecer junto à equipe de Disciplina e Relações Fraternas um

mapa de distribuição de portarias, guichês de atendimento e locais de acesso à

secretaria;

• Elabore listas de credenciamento especial para convidados que adentrarão o

evento sem fazerem inscrição apenas como colaboradores, palestrantes,

músicos de bandas e não como participantes. Solicitar esta lista previamente

com o doutrinário e artístico;

• Confeccione modelo padrão de credencial (crachá) para ser utilizado por todos,

variando a cor e a função;

• Componha e treine a equipe que distribuirá as credenciais;

• A distribuição é agilizada quando a entrega de credenciais é dividida por letras

do alfabeto. Observação: as letras A, M e J são as que normalmente têm maior

quantidade de nomes, portanto, para evitar tumulto devem-se destinar guichês

para elas em separado;

• Conferir o nome do participante em lista de inscrições feitas e pagas, não

constando o nome, solicitar comprovante de pagamento;

• Adote pulseiras de plástico ou outras formas de identificação para separar

menores de idade dos maiores para evitar constrangimentos e problemas com

saídas no portão.

5.3.12 Alimentação

“Pautar as ações pela higiene e pela fartura são táticas ideais.” (RISPOLLI, 2005)

Profissionalismo e planejamento são imprescindíveis nesta equipe, e requer

bastante auxílio dos trabalhadores da casa espírita mais habituados a fazer refeições

em grande quantidade.

4 Mailing (abreviação de Mailing List, em inglês), banco de dados onde se armazenam dados de consumidores (nome, endereços, características do consumidor, entre outros) para serem utilizados em marketing direto, tais como mala direta, telemarketing e correio eletrônico.


5.3.12. 1 Atribuições

a) Captação de recursos

Havendo planejamento antecipado a cerca do quantitativo de alimentos

necessários é possível através de campanhas, doações e patrocínios conseguir a

maioria dos gêneros alimentícios necessários.

b) Compras

Quase sempre a responsabilidade pelas compras do evento em geral compete

à tesouraria, mas neste caso, sugerimos que gêneros alimentícios sejam adquiridos

pela equipe de alimentação em conjunto com o tesoureiro responsável para aliar a

qualidade dos alimentos à economia.

c) Montagem de cardápio

Deve-se observar a necessidade de confeccionar refeições que ao mesmo

tempo alimentem e sustentem o participante, mas que não sejam demasiadamente

pesados ou gordurosos podendo impedir a concentração nas atividades após as

refeições ou provocar maus estares.

É importante também levar em consideração que no movimento espírita muitas

pessoas não consomem carnes, portanto é válido e cortês oferecer outras formas de

proteína paralelo ao cardápio principal tais como ovos cozidos, carne de soja e etc.

Assim como atualmente as pessoas têm dado preferência ao consumo de frutas,

saladas e sucos para acompanhar as refeições.

d) Higiene e cuidados pessoais

• Estabelecer que os profissionais envolvidos devam usar luvas, toucas, aventais

e máscaras no manuseio de alimentos;

• Exigir a manutenção da área de manuseio de alimentos nos parâmetros de

higiene em todas as situações;

• Ofereça ponto de água corrente próximo ao manuseio de alimentos;

• Coloque containers de lixo próximo ao local de serviço, mas fora da área de

manuseio de alimentos.

5.4 Tramitação burocrática.


1. Ofício informando a secretaria de segurança pública a realização do evento e

ainda solicitar policiamento;

2. Ecad;

3. Elaborar convite/ carta formal à palestrantes e autoridades;

4. Elaborar e registrar contratos.

5.4 Semana que antecede o evento

1. Culto de harmonização e confraternização;

A fidelização dos trabalhadores acontece através do culto direcionado para o

ERJE, além de uma confraternização a fim de buscar interagir e estreitar laços de

união e fraternidade.

A equipe de Relações Fraternas pode decorar o local onde o culto acontecerá

e confeccionar lembrancinhas, para que os trabalhadores se sintam acolhidos e bem

recepcionados.

Toda harmonização e boa convivência faz-se necessária para unir aqueles que

estarão juntos durante todo o encontro trabalhando em prol da Doutrina Espírita.

2. Treinamento geral de atendimento:

Deve ser dado um treinamento geral de atendimento para todos os

trabalhadores uma semana antes do encontro, além dos treinamentos setoriais dados

pelos Coordenadores das equipes de trabalho.

Este treinamento deve conter as normas de boa conduta e atendimento

fraterno. Deve-se repassar aos trabalhadores como agir em certas situações e como

tratar os participantes, para que não ocorram circunstâncias de desentendimento e

falta de respeito.

Orientar todos é necessário para que se evitem possíveis trabalhadores

despreparados que não tenham sido treinados e possam causar desorganização no

evento.

Sugerimos que após a realização deste treinamento, nenhum trabalhador de

última hora seja admitido a fim e evitar descompassos no trabalho das equipes.

3. Prévia do evento: visita e reconhecimento do local:


A visita e o reconhecimento do local podem ser realizados na semana que

antecede o evento.

Sugere-se que o treinamento geral de trabalhadores seja ministrado no local de

realização do ERJE, para que as equipes de trabalho se reúnam, visitem e

reconheçam o lugar, momentos importantes para que todos saibam como trabalhar em

tal ambiente e evitar confusões quanto ao espaço físico.

4. Fechamento de inscrições de trabalhadores:

No dia do treinamento geral de trabalhadores, bem como a visita e

reconhecimento do local onde o ERJE se realizará, deve ser efetuado o fechamento

das inscrições de trabalhadores pela equipe da Secretaria.

Este é um prazo que se estende a todos os trabalhadores, para que se evite

desorganização quanto às inscrições e funciona como incentivo para que estes

participem do treinamento geral e reconhecimento do local.

5. Check list:

Para que tudo ocorra com ordem durante o evento é imperioso que na semana

antecedente ao mesmo seja realizado o check list, ou seja, uma prévia quanto à

organização de todo material necessário ao trabalho das equipes e tudo que for

atribuição das mesmas.

Este preparo contribui diretamente para a excelente realização do Encontro da

Juventude Espírita e gera um clima de segurança, já que o check list determina o que

falta ser definido para a realização do evento.

5.5 Véspera do evento

5.5.1 Montagem de equipamentos:

A montagem de equipamentos deve ser feita às vésperas do evento, de forma

a promover certa agilidade e garantir que tudo esteja no lugar em tempo, conforme o

planejado.

Assim, caso algo não esteja devidamente pronto ou ocorra outro imprevisto, a

montagem de equipamentos com antecedência permite que as providências devidas

sejam realizadas para o bom desenvolvimento do ERJE.


i. Decoração:

A equipe de Relações Fraternas responsável pela decoração do evento deve

confeccioná-la com antecedência, porém, às vésperas do encontro deve decorar todo

o local de realização do ERJE.

Antes de iniciar o evento o local deve estar decorado e bem organizado, para

que os participantes tenham uma receptividade fraterna e um agradável ambiente de

convivência.

ii. Limpeza:

Os participantes devem estar em um ambiente confortável e bonito, por isso,

um local limpo e bem higienizado faz toda a diferença.

Zelar pela boa aparência do lugar deve ser feito entes, durante, e depois do

encontro.

Todos os trabalhadores podem auxiliar nesta “força tarefa” e devem fazê-lo

primando pela boa receptividade e impressão dos participantes.

Sugestão: Caso haja condições financeiras, os Coordenadores das equipes de

trabalho podem optar por terceirizar este serviço.

iii. Harmonização:

A harmonização às vésperas do ERJE é fundamental, por isso, todos os

trabalhadores devem ser orientados a primar pela sintonia e boas vibrações

destinadas ao evento.

O auxílio do Amparo Médico-Espiritual às vésperas do evento também influi

nas vibrações de equilíbrio, alegria e motivação.

Deve ser mantida uma relação harmoniosa entre os trabalhadores para que

não haja discórdia e irritações desnecessárias.

Tudo acontece conforme a Espiritualidade determina, então, fé, vigilância, e

oração nestes momentos são essenciais.

5.5.5 Ensaios e passagem de som


É muito desagradável afinação de instrumentos ou passagem de som na hora

do espetáculo ou atividade. Pode soar como desrespeito ao público e desgasta a

imagem da equipe organizadora.

O correto é passar o som quatro a cinco horas antes para que no início esteja

tudo acertado e não aconteçam atrasos.

Havendo mais de uma atração, organize um cronograma de ensaios e ajustes

limitando o tempo de cada grupo de forma igual. Esta tática evitará estrelismos e

vaidades. Todas as atrações deverão receber o mesmo tratamento.

5.6 Nos dias do evento

5.6.1 O papel do coordenador:

O coordenador da qualquer equipe de trabalho deve estar atento quanto aos

acontecimentos pertinentes ao encontro. Deve primar pela sintonia dos trabalhadores

e evitar fatos não condizentes com o ERJE.

O coordenador deve estar sempre disposto a resolver problemas e auxiliar nos

trabalhos da equipe que coordena. O trabalhador sempre o vê como referência, e por

isso o mesmo tem que se mostrar prestativo e companheiro, a fim de despertar

segurança e confiança nos trabalhadores.

É importante que o coordenador seja ágil em suas decisões e firme quanto às

deliberações tomadas, porém, sem ser rude e mal educado.

5.6.2 Reunião de preparação:

Antes de iniciar qualquer atividade e, principalmente o dia de trabalho no

encontro, todos os trabalhadores e coordenadores devem se reunir para

harmonização e oração em prol das atividades e momentos que estarão trabalhando

pela Doutrina Espírita.

Estar em sintonia com o trabalho é primordial para que tudo ocorra conforme o

planejado e que possíveis imprevistos sejam resolvidos com equilíbrio e harmonia.

Essa preparação somente acrescenta nos trabalhos e fortalece todos os

envolvidos no ERJE.


5.6.3 Reunião de feedback5:

A cada fim do dia de trabalho deve-se fazer o feedback das atividades, ou seja,

os coordenadores devem se reunir e analisar todos os pontos pertinentes ao trabalho

do dia, sendo eles positivos ou não.

Este feedback é responsável pela organização dos dias seguintes, já que os

coordenadores estudam os quesitos que devem ser melhorados.

Esta forma de avaliação gera maior organização, disciplina e preparo para

coordenadores e trabalhadores.

5.6.4 Harmonização:

Ainda durante o evento, a harmonização de trabalhadores e participantes é

essencial para que as atividades ocorram de forma serena e sejam condizentes com o

planejamento.

A sintonia e o equilíbrio durante os momentos do evento também dependem

das vibrações emanadas dos envolvidos neste trabalho, sejam eles participantes,

trabalhadores e coordenadores, para que o desenvolver do ERJE se realize em clima

fraterno, de união e paz.

O Amparo Médico-Espiritual ministrado antes e durante o ERJE muito auxilia

neste quesito, já que fornece maior suporte espiritual.

O coordenador de equipe deve ficar atento e encaminhar seus trabalhadores

quando necessário para a re-energização através do passe.

6. DESPRODUÇÃO OU PÓS EVENTO

É importante lembrar que o evento não se encerra quando vai embora o último

participante. A desprodução ou o pós evento é tão importante quanto qualquer

estratégia ou dinâmica que antecede a um evento de sucesso.

Esta fase envolve: desmanche físico do local, agradecer, prestar contas,

liquidar faturas, fazer pagamentos, devolver materiais emprestados, armazenar

5 Palavra de origem inglesa que significa dar parecer, respostas à responsabilidades delegadas. Caracteriza reunião objetiva onde todos os envolvidos dão uma posição a cerca de suas responsabilidades.


criteriosamente produtos, peças e equipamentos; avaliação do evento (item 9 dedica-

se exclusivamente a este tópico dada a sua importância), desenvolvimento de

relatórios para a casa espírita e para o Setor de Juventude da FEEGO.

É preciso definir a forma operacional com que esta etapa ocorrerá e os

responsáveis escalados para cada um destes trabalhos. Os envolvidos deverão estar

conscientes da importância desta etapa e não desenvolvê-la de forma desordenada.

No que tange à desmontagem, a operacionalização deverá ser cercada de

cuidados e critérios que possibilitem a conservação e valorização do patrimônio.

Em caso de avarias e danos ao prédio e mobiliário, solicite manutenção em

tempo hábil.

• Elabore ofícios de agradecimentos (lembre-se dos futuros pedidos);

• Selecione fotos e edite vídeos;

• Redija relatórios.

Outro ponto importante que deve ser considerado neste momento é a

confraternização da equipe de trabalhadores. Pense em uma tarde à beira de uma

piscina, churrasco, galinhada, passeio ou qualquer tipo de reunião que tenha como

único objetivo celebrar e confraternizar. Isto soa como uma maneira de a organização

agradecer o empenho e a dedicação de cada um dos trabalhadores envolvidos na

construção do ERJE.

7. AVALIAÇÃO DO EVENTO

“Avaliar com segurança e precisão é de vital importância, para que um evento

seja bem sucedido e obtenha o status, de regular e de bom padrão. Adotar critérios e

avaliar com sensatez e imparcialidade, são estratégias fundamentais para o sucesso

da ação em execução ou de futuras ações (...). A avaliação é extremamente

necessária em todos os processos. Infeliz daquele que não sabe empregá-la com

sabedoria. Perderá o curso da estrada, sendo apenas um mero executor.” (RISPOLLI,

2005)

Finalizado o evento, é importante que a equipe de organizadores se reúna e

avalie todos os pontos e agrupe as conclusões em uma pauta que deverá ser

arquivada e franqueadas cópias para o Mocizade e para a próxima mocidade

organizadora do evento na região.


Parâmetros Utilizados na Avaliação de um Evento:

• Benefícios concretos: quais são os benefícios concretos a serem recebidos

pela casa espírita e pelos patrocinadores?

• Resultados mensuráveis;

• Definição do público: o público se sentiu realizado e atendido em suas

expectativas?

• Ampliação de “mercado”: a doutrina ganhou adeptos? Simpatia? Fidelizou

determinado público à casa espírita?

• Agregação de valor: a casa espírita, movimento, grupo de arte espírita e etc,

tornaram-se mais valorizados após este evento? Quais são os atributos a

serem incorporados ao realizador do evento?

• Relação custo/ benefício: o custo do evento compensa os benefícios obtidos?

• Divulgação;

• Audiência: correspondeu às expectativas? Percebeu a mensagem? Se

emocionou? Teve boas impressões?

• Equipe de voluntários: trabalhou de forma harmônica e eficaz?

• Como foi o desempenho de cada equipe de trabalho na visão de seu

coordenador e dos demais companheiros de trabalho?

• O que podemos aprender com este evento para que o próximo obtenha maior

sucesso?


8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

A EVANGELIZAÇÃO espírita da infância e da juventude na opinião dos espíritos.

Separata de: Reformador. Rio de Janeiro: FEB, 1986.

ANDRÉ LUIZ (espírito). Desobsessão. Psicografia de Francisco C. Xavier. Rio de

Janeiro: FEB, 1985.

ANDRÉ LUIZ (espírito).EMMANUEL (espírito). Opinião Espírita. Psicografia de

Francisco C. Xavier e Waldo Vieira. Rio de Janeiro: FEB, 1990.

COATES, Jonathan. BREEZE, Claire. Delegar tarefas com segurança. São Paulo:

Nobel, 2000.

CORRÊA, Roberto. Planejamento de Propaganda. São Paulo: Global, 2002

DENIS, Léon. O Espiritismo na Arte. Rio de Janeiro: FEB, 1990.

EMMANUEL (espírito). Fonte Viva. Psicografia de Francisco C. Xavier. Rio de

Janeiro: FEB, 1992.

FONSECA, Flávio. Música para evangelização. CVDEE, 2009.

http://www.cvdee.org.br/ev_estudotexto.asp?id=0291

FRANCO, Divaldo P. Diálogo com dirigentes e trabalhadores espíritas. São Paulo:

USE, 1993.

JOANNA DE ÂNGELIS (espírito). Espírito e Vida. Psicografia de Divaldo P. Franco.

Salvador: Leal, 1988.

MARTINS, Vera. Seja Assertivo! Editora Alegro,2004.

MEIMEI (espírito). Escola. In: VIEIRA, Waldo e ESPÍRITOS DIVERSOS. O espírito da verdade. Psicografia de Francisco C. Xavier. Rio de Janeiro: FEB, 1990.

_____________. Sentinela da Alma. Psicografia de Francisco C. Xavier. São Paulo:

Ideal, 1982.

MELO NETO, Francisco. Marketing de eventos. Rio de Janeiro: Sprint, 2003.

MENEZES, Bezerra (espírito).. Garimpeiros no além. Psicografia de Maria Cecília

Paiva. Juiz de Fora: Instituto Maria, 1985.


RISPOLLI, Reginaldo. Eventos passo a passo: uma abordagem prática. Brasília:

Mundus , 2005

RODRIGUES, Paulo Sérgio. http://www.ilustrado.com.br/noticias . 04/06/2007

SHANNON-WEAVER. Modelo do processo de comunicação. In:

http://www.ceismael.com.br/oratoria/oratoria020.htm

SOCIEDADE DE DIVULGAÇÃO ESPÍRITA AUTA DE SOUZA (Editor). Caderno de exercícios de O Livro dos Espíritos e noções Básicas de evangelização juvenil. Brasília: Auta de Souza, 1998.

VIANA DE CARVALHO (espírito). Atualidade do Pensamento Espírita. Psicografia

Divaldo P. Franco. Salvador: LEAL,1998.


ANEXOS

ANEXO 1 MODELO DE OFÍCIO

________________________________________________________________

OFÍCIO M. N.º 06/2009. Goiânia, 19 de Junho de 2009.

Ref.: Solicitação de

alojamento para os

participantes do ENTRAME e

cozinha para confecção da

alimentação.

Ilmo. Sr. Veimar,

o Departamento de Juventude da

FEEGO/MOCIZADE, tem por objetivo criar e facilitar para o jovem, um

amplo espaço de convivência, estimulando‐o a vivenciar o estudo, a

prática e a divulgação da Doutrina Espírita, como religião, filosofia e

ciência, nos moldes da codificação de Allan Kardec, bem assim

orientá‐lo a praticar a caridade como dever social e princípio da moral

cristã, no exercício pleno da solidariedade e respeito ao próximo.

Diante de suas atribuições, o MOCIZADE

estará realizando nos dias 04 e 05 de julho de 2009, o "ENTRAME –

Encontro de Trabalhadores de Mocidades Espíritas de Goiás", com o


intuito de formar, qualificar, promover a troca de experiências e dar

suporte aos trabalhadores da seara do Mestre Jesus.

Ante o exposto, o MOCIZADE, via do

presente, comparece perante a respeitável presença de V. Sa., para

REQUERER sejam alojadas nesta instituição os participantes do

mencionado evento e que possamos também utilizar das instalações

da cozinha para confeccionarmos a alimentação do ENTRAME.

Confiantes no apoio desta conceituada

instituição à juventude espírita do Estado de Goiás e no aguardo de

resposta a respeito, aproveitamos o ensejo para registrar nossos mais

sinceros votos de admiração e estima, desejando‐lhe, desde já, Muita

PAZ!

Atenciosamente,

Juruna Mocó Lima

MOCIZADE/FEEGO

Ao Ilmo. Sr.

Veimar Muniz de Oliveira

Presidente do Lar de Jesus

NESTA.

________________________________________________________________

Federação Espírita do Estado de Goiás - FEEGO Rua 1.103, esq. c/ Al. Ricardo de Paranhos, n.º 40, St. Marista, Goiânia-Go. Fone: 281-0200/

8411-2780


ANEXO 2 MODELO DE ATA DE REUNIÃO

ATA DA REUNIÃO DA COORDENAÇÃO DO XXV CONGRESSO ESPÍRITA DE GOIÁS/

2009 - MOCIZADE

PAUTA: Desenvolvimento dos trabalhos pelas Coordenações

PRESENTES:

Alan Kardec Preda

Aline Côrtes Sampaio

Aline Costa de Andrade

Ana Carolina de Carvalho Sousa

André Luiz Gonçalves Campos

Carlos Arthur

Carolina Miguel Fraga

Diego Avelino de Moraes

Eduardo Francisco

Eduardo Vieira

Juruna Mocó Lima

Narah Rubya Gonçalves Ribeiro

Rita de Cássia Nunes

Thalita Valadão Sant’Ana

Às 20h30 do dia 29 de janeiro de 2009, na sala do Mocizade/Feego, iniciou-se reunião

com os presentes acima para se discutir a pauta supracitada, tendo sido exposto,

discutido, concluído e aprovado o seguinte: O Coordenador Geral Juruna iniciou

informando que há determinados detalhes que precisam ser discutidos entre os

coordenadores, haja vista a proximidade do Congresso. Dada a palavra ao Coordenador

da Prática Assistencial, André Luiz, este solicitou aos coordenadores que fossem

transmitidos aos trabalhadores de cada área sobre a dinâmica das práticas. Repassou os

nomes de alguns coordenadores das práticas e dos ônibus. No Solar Colombino,

manifestou que serão dois coordenadores na linha de frente e dois de fundo; nos demais

trabalhos, serão um de frente e um de fundo. Após, explicitou como será cada prática e

seus desenvolvimentos. Manifestou que ainda estão faltando coordenadores para

auxiliarem na prática. Disse que o Sr. Cauci confirmou cinco ônibus e que há necessidade

de fazer cotação para mais ônibus. Por fim, disse que repassará a planilha dos trabalhos,

via e-mail, aos coordenadores. Dando prosseguimento, o Coordenador Geral passou a

palavra para a coordenadora da equipe de Relações Fraternas, Thalita, e esta perguntou

como está a parte de som. O coordenador Juruna externou que entrou em contato com a

Fujisom e disse estar praticamente fechado, assim como patrocínio. Thalita pediu urgência

na visita ao PAE, juntamente com a comissão Artística. A visita ficou definida no próximo

domingo, às 09 horas, com Aline Costa. Definiu-se que o local em que ficarão as barracas

será dentro da quadra e a equipe de Relações Fraternas manifestou que fará um ambiente


com decoração atrativa para convidar o público, até mesmo porque o restaurante será

montado neste mesmo local. Carol Fraga ficou de fechar com o responsável pelo

restaurante os seguintes itens: horário de início e encerramento; valor do quilo da refeição;

presença de duas balanças; dois caixas; o envio do cardápio, antecipadamente, para

domingo e segunda; número de mesas e cadeiras; quantidade de pessoas na equipe; e,

finalmente, passar regras básicas de comportamento no local do evento (não fumar, não

beber...) etc. Dada a palavra à Coordenação de Secretaria, Eduardo Francisco manifestou

que poucos trabalhadores fizeram o credenciamento e pede urgência no mesmo. Disse

que basta entrar em www.mocizade.com e fazer o credenciamento. Disse que está

desenvolvendo um novo programa para o credenciamento e demais informações, inclusive

impressão de crachá. Aline Côrtes encaminhou, individualmente por e-mail, a cada inscrito

no site da Feego, sobre a importância do credenciamento dos jovens no site do Mocizade

(www.mocizade.org.br). Dada a palavra ao Coordenador do Doutrinário, Alan, este expôs

que encaminhou aos palestrantes um roteiro, como sugestão, para ser seguido no dia dos

cursos. Manifestou que fará uma reunião com os palestrantes ao final do mês de fevereiro.

Disse que a palestra de abertura não será mais realizada por Otaciro Rangel, que

cancelou por questões pessoais, e entrou em contato com o Sr. Jacobson Trovão e este

aceitou realizá-la. Está vendo a possibilidade de gravar a palestra do Sr. Enio (Drogas

lícitas e ilícitas: há diferença para o Espiritismo?) e disponibilizá-la no site. Ana Carolina

disse que é um trabalho difícil de ser realizado, já que falta uma pessoa para gravar e falta

equipamento para uma gravação de qualidade. Alan ficou de entrar em contato com a

coordenadora de comunicação social da FEEGO, Ivana Raisky para verificar a

possibilidade de montar uma equipe para filmar alguma palestra. Dada a palavra à

Coordenadora da Comunicação, Ana Carolina, esta disse que está disponível a navegação

no site do Mocizade, apesar de ainda haver algumas dificuldades. O material institucional

está sendo desenvolvido por um aluno da coordenadora técnica, Francielle Felipe. Relatou

que não deu certo a confecção da caixinha para o kit astral. Manifestou que a divulgação

deve ser feita nas casas espíritas nos dias 08 e 15 de fevereiro e solicitou mobilização dos

trabalhadores para as visitas. Narrou que a equipe de fotografia está montada, que será

feita uma pesquisa de opinião on-line para avaliação do evento com os congressistas da

parte jovem. Por fim, o Coordenador Geral fixou para o dia 07 de fevereiro, às 15 horas, na

sala do Mocizade a continuação da reunião e demais pendências. Após lida e aprovada,

às 21h55 encerrou-se a reunião, sendo que eu, Aline Côrtes Sampaio, a secretariei e a

redigi, conforme ocorrido, seguindo assinada por todos os presentes.


ANEXO 3 - MODELO - PROPOSTA DE PATROCÍNIO SIMPLIFICADA

O MOCIZADE – Movimento Espírita Jovem, Departamento de Juventude da

Federação Espírita do Estado de Goiás (FEEGO), através deste, propor uma

estratégia de patrocínio que será detalhada a seguir.

O Mocizade foi criado em agosto de 2003 de uma iniciativa de jovens espíritas

que, observando a necessidade de haver uma maior aproximação das mocidades

espíritas de Goiás, afim de proporcionar aos jovens um amplo espaço de convivência,

de estudo e de trabalho, iniciou um trabalho conjunto com a FEEGO em prol deste

ideal.

Nos dias 21 a 24 de fevereiro realizaremos o XXV Congresso Espírita de Goiás

– Parte Jovem, cujos objetivo são:

• Propiciar ao jovem espírita um momento de estudo, confraternização e prática

do bem dinamizando o fortalecimento, a expansão e divulgação do movimento


• Unificar corações em torno da fraternidade legítima;

• Divulgar os ideais da Unificação e do MOCIZADE;

• Desenvolver atividades de assistência e promoção social espírita;

• Propiciar oportunidade de trocas de experiências e debates, melhorando e

ampliando visões de trabalhos;

• Confraternizar, integrar e favorecer o intercâmbio entre as mocidades espíritas

da região;

• Formar trabalhadores.

Desde o seu surgimento até os dias atuais, o Mocizade tem buscado apoio e

oportunidade para divulgar o trabalho sério que realiza, a fim de vencer a barreira da

incredibilidade. Pensando assim, o mesmo vem realizando diversas atividades tais

como o Congresso Espírita Estadual, realizado durante o carnaval à 24 anos, sendo

este um espaço ótimo de divulgação. O Congresso Espírita – Parte Jovem desde 2004

está sendo organizado pelo Mocizade e vem sendo um grande sucesso. Em 2007

reuniram-se no Colégio Emmanuel cerca de 600 jovens que realizaram o estudo e a

vivenciação do Evangelho de Jesus nas práticas assistenciais; aprenderam técnicas

de música, teatro, expressão corporal, dentre outras modalidades artísticas;

prestigiaram a arte espírita dos grupos musicais e teatrais; emocionaram-se, fizeram

amizades, viveram intensamente a convivência humana fraterna. Para o ano de 2009,

estima-se que o Congresso Espírita Estadual– Parte Jovem, que acontece nos dias 21


a 24 de fevereiro, ultrapasse o número de 700 inscritos, com uma circulação média de

1000 participantes por dia.

Para a realização das atividades acima descritas, são necessários diversos

gastos. Para que isso se torne possível, foi elaborada uma proposta de patrocínio para

que esta empresa possa fazer parte. Segue na tabela 1 a descrição da parceria com

os valores para investimento e respectivos espaços de divulgação doados pelo

Mocizade:

Tabela 1

Investimento Logomarca divulgada em banner - Tamanho

Demais espaços de divulgação

R$ 75,00 5 x 10cm Exposição de cartões de

visita*

R$ 150,00 10 x 15cm Exposição de cartões de

visita + panfletos/folders*

R$ 225,00 15 x 20 cm Exposição de cartões de

visita + panfletos/folders +

brindes*

* Os custos de produção e impressão ficam sob responsabilidade do patrocinador.

O banner para divulgação das logomarcas dos patrocinadores será

confeccionado pelo Mocizade e não oferecerá nenhum custo adicional. Cabe ressaltar

que este banner ficará afixado em local visível do stand, a fim de divulgar as marcas

patrocinadoras de forma a gerar resultados positivos às mesmas.

Além do banner, o Mocizade abre espaço para que os patrocinadores possam

inserir as suas logomarcas nas camisetas que serão utilizadas pelos trabalhadores

voluntários durante o evento, totalizando 80 camisetas. A inserção custará ao

patrocinador uma doação adicional de R$ 200,00. Lembrando que, neste caso, o

layout é de responsabilidade do Mocizade e que a quantidade de logomarcas será

limitada.

Não havendo interesse em apoio financeiro, o Mocizade dispõe de outra

proposta de participação que envolve permuta: nesse caso, o produto ou serviço

oferecido pela empresa deve ser compatível com a descrição de materiais a serem

utilizados, conforme a tabela 2.


Tabela 2

Monitor para computador – 17”

1 computador

8 cadeiras

3 mesas

DVD

20 CDs

20 DVDs

Televisão

Brindes para divulgação (5000 unidades,

aproximadamente)

Folder para divulgação (de 3000 a 5000 unidades)*

* A arte fica a cargo do Mocizade.

2Para inserção de logomarca nas camisetas, o pagamento não poderá ser feito através

de permuta.

Obs.: 1Conforme as doações em permuta supram a demanda necessária de

determinado item, a doação deste item não será mais aceita.

Havendo permuta, o valor total dos custos tidos pelo patrocinador será

revertido em espaços de divulgação conforme a tabela 1.

É de grande importância para o Mocizade obter apoio de empresas como esta,

solidificando sua marca e obtendo novas possibilidades de fazer mais pelo movimento


Desde já, agradecemos a sua que contribuição, mesmo que com uma pequena

quantia de patrocínio, para que essa iniciativa ousada e empreendedora sobreviva.

Atenciosamente,

MOCIZADE – Movimento Espírita Jovem


Termo de adesão

A empresa ___________________________________________________ CNPJ

____________ confirma sua adesão ao Projeto de Patrocínio do Mocizade (Setor de

Juventude – DIJ/ FEEGO) com a quantia de R$ ______________________ em ( )

dinheiro / ( ) permuta, recebendo como benefícios da mesma os itens marcados a

seguir:

( ) logomarca em banner tamanho 21x25 cm e permissão para exposição de cartões

de visita

( ) logomarca em banner tamanho 42x25 cm, exposição de cartões de visita e

panfletos/folders

( ) logomarca em banner tamanho 42x50 cm, exposição de cartões de visita,

panfletos/folders e brindes

( ) logomarca inserida em 65 camisetas

Havendo permuta, a doação feita corresponde aos itens a seguir:

( ) Monitor para computador – 17’’

( ) 1 computador

( ) 8 cadeiras

( ) 3 mesas

( ) DVD

( ) 20 CDs

( ) 20 DVDs

( ) Televisão

( ) Brindes para divulgação (5000 unidades, aproximadamente)

( ) Folder para divulgação (de 3000 a 5000 unidades

____________________________________

______________________________________

Assinatura do responsável pelo Mocizade

(Setor de Juventude – DIJ/ FEEGO) Assinatura do responsável

pela empresa

Este documento é válido como recibo – só deverá ser entregue mediante recebimento

e em duas vias


ANEXO 4 - DICAS PARA CERIMONIAL E PROTOCOLO

Cerimonial em eventos - Disciplina: Promoção de Eventos – Faculdade Araguaia Profª - Ms. Celene Fidelis Frias Ferreira.

O Cerimonial e Protocolo regem as relações e a civilidade entre as autoridades

constituídas nos âmbitos jurídico, militar, eclesiástico, diplomático, universitário,

privado e em todas as instâncias do Poder Público.

No Brasil, são basicamente condutas norteadas por leis municipais, estaduais e

federais que resguardam características culturais sob normas internacionais; sem

esquecer, contudo, que enquanto linguagem são passíveis de transformação e

atualização. O Decreto 70274, de 09 de março de 1972, aprova as normas do

cerimonial público e a ordem geral de precedência.

Protocolo é o conjunto de formalidades de atos solenes e festas públicas. Deve-se ter

rigorosa observância de certas formalidades em eventos oficiais, entre autoridades

nacionais e estrangeiras devem ser observadas. É a ordem hierárquica que determina

normas de conduta dos governos e seus representantes em ocasiões oficiais ou

particulares.

Os roteiros dos cerimoniais serão elaborados pela Assessoria de Eventos

&Publicações. O coordenador do evento apresenta à Assessoria de Eventos uma lista

com nomes de Diretores e pessoas convidadas para compor de trabalhos, com prazo

de uma semana de antecedência à realização da atividade. As alterações deverão ser

devidamente comunicadas. A lista de componentes da mesa passará pelo aval do

Coordenador do evento ou Diretoria pertinente.

Com base no espaço disponível e bom senso, nem todas as autoridades convidadas

precisarão compor a mesa e poderão ocupar as primeiras fileiras reservadas para este

fim, sendo devidamente mencionada a sua presença pelo mestre de cerimônias.

O mestre de cerimônias será definido pela Assessoria e/ou Coordenador do evento,

devendo ser/estar preparado e treinado para suas atribuições.

IMPORTANTE: As regras do cerimonial só podem ser “quebradas” pela autoridade

máxima do evento.

O papel do Mestre de Cerimônias


A participação do Mestre de Cerimônia é imprescindível numa Solenidade a qualquer

nível, notadamente com a presença de autoridades. O Mestre de Cerimônia deverá ter

boa voz, boa dicção e boa leitura. Faz-se necessário familiarizar-se com o que irá

acontecer no evento, redigir com os coordenadores o "script" e a relação das

autoridades, pela Ordem de Precedência.

O Mestre de Cerimônia não é um "show-man", mas um condutor, mediador,

controlador da cerimônia. Esse profissional pode ser responsável por criar um conceito

de comunicação para a sua empresa aos presentes. Assim, escolher bem esse

profissional pode ser estratégia que favorecerá o estabelecimento de uma

comunicação integrada e moderna. Ele deve conhecer a cultura do cliente promotor do

evento e saber o que ela quer dizer para poder transmitir realmente mensagens com

muito conteúdo.

Seu objetivo é valorizar o evento, nunca roubar a atenção do foco principal. Deve fazer

a apresentação do palestrante, aproveitando para dar avisos de duração da palestra,

intervalos e solicitar o desligamento dos celulares. Deve reassumir no final da palestra

para avisos de horários e local do intervalo (se houver) e solicitar um retorno rápido da

audiência a seus lugares. Cuidado na hora de contratar o mestre de cerimônias para

não pegar um muito engraçadinho e de pouco tato. O mestre de cerimônias pode cair

na vulgaridade, pois o público pode achar que o palestrante tem o mesmo nível.

Na abertura de todo e qualquer evento, aconselha-se o coordenador ou mestre de

cerimônias solicitar ao público para desligar seus celulares e respeitar os avisos de

não fumar.

Após dar as boas vindas ao público e tecer breve comentário sobre o evento,

apresenta o orador com uma breve biografia, citando o nome do tradutor ou intérprete,

se for o caso.

Apresentam-se também os componentes da mesa, citando nome e função dentro da

empresa, se for o caso.

Sessão Solene de Abertura

Na abertura do evento, a maior autoridade/anfitrião ou presidente do evento deve

proceder à abertura solene dos trabalhos. A mesa da cerimônia pode ser composta

por autoridades governamentais e técnicas presentes. É sempre interessante oferecer


após a abertura do evento um coquetel de confraternização, seguido de jantar, que

poderá ser servido no próprio Hotel.

EVENTO COM MESA COMPOSTA COM NÚMERO ÍMPAR DE PESSOAS

1) Maior autoridade presente (quem preside)

2) 2ª pessoa mais importante

3) Anfitrião



EVENTO COM MESA COMPOSTA COM NÚMERO PAR DE PESSOAS

1) Maior autoridade (presidente)

2) Anfitrião





Observações úteis:


Ninguém saberá que seu evento irá acontecer sem promoção. Isto não significa

passar horas de vídeo dos patrocinadores antes de uma palestra, ou dar a cada um a

oportunidade de falar no palco. As pessoas que pagaram não vieram ali para isso.

Respeite seu público se quiser tê-lo em eventos futuros.

Agregue valor para patrocinadores, palestrantes e público. Muita gente pensa que

promover eventos é colocar um site bonitinho na Internet e esperar o telefone tocar.

Pode esquecer. O palestrante de hoje já tem site bonitinho e telefone que toca. Se

quiser atuar como agenciador vai ter que correr atrás, visitar empresas, vender, vender

e vender.

Respeite os horários. É horrível quando o organizador fica adiando o início da palestra

para esperar por mais público pagante. Adivinha de quem o público pensa que foi o

atraso? O resultado é trágico, já que o palestrante entra desacreditado e leva um bom

tempo para inverter isso.

Organize seu auditório. Em auditórios improvisados, sempre que possível disponha os

assentos em semi-círculo, para que todos possam olhar diretamente para a tela de

projeção ou para o palestrante. A torção do pescoço diminui o calibre das artérias que

irrigam o cérebro, causando sono. Se for um treinamento com intervalos, faça seu

público sentar em lugares diferentes na volta do café.

A iluminação sobre a audiência deve ser suave; menor sobre a tela de projeção e

suficiente sobre o palestrante, para que o público veja seus gestos e expressão facial.

Nunca apague todas as luzes do auditório ou aquela será a palestra que todos

sonharam ouvir.

A tela deve ficar à esquerda do palestrante (centro ou direita da audiência), para que

este possa apontá-la com a mão esquerda, enquanto segura o microfone com a

direita. Obviamente ele não precisará segurar o microfone se este for de lapela, a

menos que sinta necessidade de segurar em alguma coisa por insegurança enquanto

fala. Neste caso, é melhor mesmo que ele fique segurando a lapela.

Microfones de lapela deixam as mãos livres, porém podem prejudicar a qualidade de

som quando o palestrante olha para os lados ou arruma muitas vezes a gravata.

Existe ainda o perigo de ele se esquecer de desligar o microfone enquanto conversa

assuntos sigilosos ou fala mal do público ainda atrás das cortinas.


Se tiver que dar errado, vai dar. Projetores, iluminação, microfones e equipamento de

som devem estar instalados, com peças de contingência como lâmpadas e pilhas, e

testados com antecedência por pessoas que entendem do assunto. Numa palestra

para um auditório imenso, fiquei contando meia hora de histórias para ganhar tempo,

enquanto dois técnicos desconfiguravam meu notebook só porque não sabiam que

bastava teclar FN e F5 (ou outra, dependendo da marca) para jogar a imagem para o

datashow.

Deixe um copo de água à disposição do palestrante, mas nunca peça para um garçom

ou recepcionista entrar no palco no meio da palestra para levar um copo. Você pode

querer mostrar que sua organização é boa e atende o palestrante, mas o que estará

fazendo na realidade é interromper e desviar a atenção do público e do próprio

palestrante.

Se houver ocasião para perguntas, isso deverá ser informado antes pelo mestre de

cerimônias. Em auditórios grandes, providencie recepcionistas com microfones ou

folhas de perguntas. As recepcionistas precisam ser rápidas na hora de entregar

microfones ou recolher perguntas.

Em alguns eventos o palestrante poderá utilizar recursos de som de seu próprio

notebook, portanto procure saber com antecedência se ele vai precisar de amplificador

e caixas de som com um cabo para conexão à saída de fone de ouvido do notebook

do palestrante. Tenha alguém checando se o volume está bom e sinalizando para o

palestrante, pois este geralmente está atrás das caixas.

O ideal é que o palestrante faça a projeção de sua apresentação diretamente de seu

notebook e para isto devem ser previstos cabos com comprimento suficiente para

alcançar o datashow e o amplificador de som. É melhor assim do que ele ficar dizendo

"Próximo" para algum ajudante que geralmente é o primeiro que dorme na palestra.

Na impossibilidade de o palestrante fazer a mudança dos slides, deve ser

providenciado um equipamento de projeção com controle remoto sem fio ou um

operador para a mudança dos slides. Um recurso é o palestrante usar um apontador

laser e combinar previamente com o operador um local oculto do público para onde ele

apontará o laser quando quiser trocar o slide.

Quando possível, as recepcionistas devem encaminhar os participantes para as

primeiras fileiras. A distância ocasionada por assentos vazios entre o palestrante e a


platéia prejudica bastante o sucesso da palestra e impede que haja interação. Isso

também evita que o público retardatário distraia quem chegou antes ao procurar

assento nas primeiras fileiras.

É aconselhável que haja música ambiente antes (mais alto) e depois (mais baixo) da

palestra, de preferência jazz instrumental com ritmo alegre. O ritmo vai ajudar a

determinar o humor do público durante o evento. Não exagere, porém, tocando

samba-enredo ou passando um vídeo tão interessante antes de começar que o

público venha a pedir para o palestrante esperar acabar o filme.

Ao apresentar o palestrante, o mestre de cerimônias deve ser breve, sem exagerar

nos adjetivos para não criar uma falsa expectativa. Dê preferência a este modelo de

texto para apresentar seu palestrante:

Convidamos hoje o Der fulano de tal para falar sobre [ tema ]. Fulano de tal é autor

dos livros (citar nomes) e consultor de estratégias de comunicação e marketing. Mario

Persona é convidado com freqüência para falar de temas ligados a negócios,

marketing e desenvolvimento pessoal e profissional em empresas e universidades.

Com vocês, para falar sobre [ tema ]: Fulano de tal.


Equipe organizadora do material:

Coordenação: Francielle Felipe Faria de Miranda.

Redação:

- Francielle Felipe Faria de Miranda.

- Lívia Freitas do Lago e Abreu.

- Thalita Valadão Sant’anna.

Colaboradores:

- Alan Kardec Preda.

- André Luiz Gonçalves Campos.

- Juruna Mocó Lima.

- Narah Rubya Gonçalves.

- Rita de Cássia Magalhães G. P. Nunes.

Revisão textual: Ana Carolina Sousa.

Diagramação: Juruna Mocó Lima.

Manual Final

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