Manual do Sistema de Planejamento de...
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Manual do
Sistema de Planejamento de Auditorias
Tela de acesso ao sistema:
Acesso pelo endereço web "servicos.tce.sc.gov.br/auditoria".
Para se ter a visão da tela de login do Sistema de Planejamento de Auditorias basta digitar o
endereço web 'servicos.tce.sc.gov.br/auditoria' em seu navegador Internet Explorer, Firefox
ou Chrome.
Para acessar o sistema o servidor deve utilizar a Matrícula e Senha utilizados para acesso a
Intranet.
Figura 1 - Tela de Login ao sistema
Usuários com acesso ao sistema:
- Chefes de divisões
- Chefes de Inspetoria
- Chefes de Unidade
- Diretor do DGCE
- Presidente do TCE/SC
Observação: Chefes de divisões, de Inspetoria e de Unidade só terão acesso ao sistema se suas
lotações forem subordinadas ao DGCE.
Tela inicial do sistema com o menu principal:
Figura 2 - Tela principal interna do sistema
Após efetuar o login, o usuário estará acessando o sistema e poderá utilizar as seguintes
funcionalidades:
- Quantidades: contagem do total de auditorias, auditorias excluídas, aprovadas, em
andamento (em aprovação) ou sem atribuição (apenas criadas).
- Criar Programação de Auditoria: Acesso ao ambiente de criação de uma nova de auditoria.
Uma vez criada ainda será necessário acessar esta auditoria para encaminhar para aprovação
de um superior.
- Análisar Programação de Auditoria: Acesso ao ambiente para edição de dados da auditoria,
aprovar uma auditoria, encaminhar para aprovação ou correção, ou mesmo excluir ou
substituir uma auditoria.
- Minhas Programações de Auditoria: Ambiente que será utilizado principalmente pelos
chefes de divisão e inspetoria para listagem de auditorias criadas por estes, para que possam
acompanhar seu andamento.
- Gerar Resumo de Despesas: Opção para geração de documentos em formato apropriado
para impressão, informando o resumo da programação das auditorias.
- Gerenciar Programas de Auditorias Aprovadas: uma vez aprovada programação de
fiscalização a auditoria requer a formação de uma equipe de técnicos auditores e
preenchimento de informações referentes aos períodos em que a auditoria irá se desenvolver.
1 - Formulário de cadastramento de auditorias:
Acesso pelo ítem "Criar Programação de Auditoria" do menu principal.
Figura 3 - Tela cadastro de Programação de Auditoria
Para o cadastro de uma nova Auditoria será necessário o preenchimento dos seguintes
campos:
Campos de Informações Gerais:
Código da Unidade/Local: Neste campo o usuário poderá buscar por nome ou código a
unidade em que será realizada a auditoria, em casos em que a auditoria for realizada em mais
de um local, exemplo: CELESC (Central Florianópolis e Agência Blumenau) o usuário irá
escolher a unidade CELESC e no campo Local (ao lado do período de cada fase da auditoria)
descriminar os locais das auditorias, este campo é de preenchimento obrigatório.
Tipo de Auditoria: Este campo será utilizado para se escolher o tipo de auditoria
(Regularidade, Operacional ou Financeira). Este campo é de preenchimento obrigatório.
Objeto: Neste campo o usuário irá digitar o texto referente as atividades que serão realizadas
no local da auditoria. Este campo possibilita a digitação de 1000 caracteres e é de
preenchimento obrigatório.
Campos da Programação e Cronograma das Atividades:
: Este botão será utilizado para a inclusão de novos períodos para uma determinada fase,
para isso o usuário pode clicar e será criada uma nova linha com os campos Fase, Início,
Término e Local em "Programação e Cronograma das Atividades" e uma nova linha em
"Estimativas de Custos com Diárias" com os campos Fase, Sevidores, Nº de Dias, Total
Salário/Dia e Total Diárias. Este botão possibilita a inclusão de quantas linhas forem
necessárias ao usuário para a inclusão de novos períodos.
: Este botão será utilizado para a exclusão das novas linhas. Se for necessário a exclusão de
linhas de fases recem criadas, basta clicar neste botão que fica ao final da linha recem criada.
Fase: Em cada linha de período há um campo Fase, este campo possibilita ao usuário escolher
qual fase se refere aquele período, para isso o usuário escolherá a fase desejada em uma lista
com todas as fases existentes que surgirá ao se clicar sobre o campo.
Início: Campo destinado a data de início de cada fase, ao se clicar na imagem surgirá um
calendário com as datas disponíveis para escolha, para escolher a data basta clicar sobre ela,
esta data não deve ser igual ou menor que a data de término da fase anterior, este campo é de
preenchimento obrigatório.
Término: Campo de preenchimento obrigatório destinado a data de término de cada fase, ao
se clicar na imagem surgirá um calendário com as datas disponíveis (em azul) para
escolha, para escolher a data basta clicar sobre ela, esta data não deve ser maior ou igual a
data de início da fase posterior.
Local:Neste campo será digitado o local específico onde será realizada a auditoria, este campo
é de preenchimento obrigatório.
Campos de Estimativas de Custos com Diárias:
Fase: Este campo surgirá previamente preenchido com uma das 3 fases Planejamento,
Execução ou Relatório, ele será alterado somente se for alterada a fase na linha respectiva em
"Programação e Cronograma das Atividades".
Servidores: Neste campo será digitado a quantidade de servidores que participarão da
respectiva fase.
Nº de Dias: Este campo é preenchido automaticamente com a quantidade de dias que
compreende ao intervalo de datas do período da respectiva fase em "Programação e
Cronograma das Atividades" em dias corridos, esta é uma quantidade de dias sugerida pelo
sistema, para alteração desta quantidade devido a finais de semana ou feriados basta editar o
campo com a quantidade de dias correta, ao se preencher este campo deve-se usar a tecla TAB
para que o sistema exiba a mensagem "Calcular valor da diária?", neste momento o usuário
deve clicar em "OK" para que seja calculado o valor das diárias para esta fase, caso contrário o
usuário deve clicar em "Cancelar" para que o valor das diárias seja R$ 0,00, esta mensagem é
exibida pois existem casos onde o valor da diária é R$ 0,00, como por exemplo auditorias
realizadas em Florianópolis.
Total Salário/Dia: Campo destinado ao total referente a quantidade de dias destinados a se
trabalhar na respectiva fase X(Multiplicado) R$ 725,19(Valor do dia de salário por técnico)
X(Multiplicado) a quantidade de servidores destinados a respectiva fase), este campo é
preenchido automaticamente ao se inserir a quantidade de servidores para a fase e a
quantidade de dias do período da fase.
Total Diárias: Campo de preenchimento automático onde será exibido o valor referente ao
total de diárias para aquela fase, ou seja, quantidade de dias destinados a se trabalhar na
respectiva fase X(Multiplicado) R$ 285,60 (Valor de uma diária por técnico) X(Multiplicado) a
quantidade de servidores destinados a respectiva fase.
Campos de Estimativas de Custos com Transportes:
Linha de despesa com transporte
Tipo de Veículo: Nesta caixa de seleção será escolhido o tipo de transporte utilizado para o
deslocamento dos servidores para a realização da auditoria, ao se clicar sobre o campo surgirá
uma lista com todos os tipos de transportes utilizados para deslocamento de servidores, deve-
se escolher um dos tipos de transporte.
Quantidade: Campo utilizado para se informar a quantidade de Tipo de Veículo utilizado para
o transporte de servidores para a realização da auditoria.
Nº de Dias ou Km: Neste campo será digitado o número de dias de utilização do transporte
escolhido ou para o caso de veículo do TCE a kilometragem que será realizada no
deslocamento.
Valor: Neste campo será inserido o valor unitário da despesa com transporte para cada dia ou
Km rodado no caso de veículo do TCE.
Total: Campo que irá exibir automaticamente o valor total da despesa com transporte, ou seja,
quantidade de dias ou kilometragem X(Multiplicado) valor da despesa diária com transporte
ou kilometragem.
Linha de despesa com motorista
Quantidade: Campo onde é inserida a quantidade de motoristas que serão necessários para o
deslocamento no caso de utilização de veículo do TCE.
Nº de Dias: Neste campo será inserida a quantidade de dias que serão necessários para a
utilização de motorista de veículos do TCE, ao se preencher este campo deve-se usar a tecla
TAB para que o sistema exiba a mensagem "Calcular valor da diária para o motorista?", neste
momento o usuário deve clicar em "OK" para que seja calculado o valor das diárias para o
motorista, caso contrário o usuário deve clicar em "Cancelar" para que o valor das diárias seja
R$ 0,00, esta mensagem é exibida pois existem casos onde o valor da diária é R$ 0,00, como
por exemplo auditorias realizadas em Florianópolis.
Total Salário/Dia: Campo destinado ao total referente a quantidade de dias destinados a se
trabalhar no respectivo deslocamento X(Multiplicado) R$ 725,19(Valor do dia de salário por
motorista) X(Multiplicado) a quantidade de motoristas destinados ao respectivo
deslocamento), este campo é preenchido automaticamente ao se inserir a quantidade de
motoristas e a quantidade de dias do período do deslocamento.
Total Diárias: Campo de preenchimento automático onde será exibido o valor referente ao
total de diárias para aquele deslocamento, ou seja, quantidade de dias destinados ao
deslocamento X(Multiplicado) R$ 228,00 (Valor de uma diária por motorista) X(Multiplicado) a
quantidade de motoristas destinados ao respectivo deslocamento.
2 - Listagem de auditorias criadas pelo servidor:
Acesso pelo ítem "Minhas Programações de Auditoria" do menu principal.
Figura 4 - Listagem de auditorias criadas pelo usuário logado
O usuário poderá acessar a listagem de auditorias que criou em "Minhas Programações de
Auditoria", nesta listagem estão disponíveis colunas com as informações de Unidade, Tipo de
Auditoria, Técnico/Lotação Origem (Nome e lotação do Técnico que realizou o último
encaminhamento da auditoria), Técnico/Lotação Destino (Nome e lotação do Técnico que
recebeu o último encaminhamento da auditoria), Início (Data de início da primeira fase da
auditoria), Fim (Data de témino da última fase da auditoria), na última coluna estão os ícones
, , e de informação da situação da auditoria e o ícone que ao se clicar abre a
tela para edição de dados da auditoria.
Abaixo segue o significado de cada situação da auditoria para cada ícone:
Criada: Auditorias que ainda não foram encaminhadas para aprovação de um
superior.
Em aprovação: Auditorias que estão em análise, podendo ser encaminhadas para
aprovação de outro superior, ou retornadas para correção, ou mesmo podendo ser
aprovada em definitivo pelo diretor do DGCE.
Em correção: Auditorias que foram retornadas para correção.
Aprovada: Auditoria aprovada em definitivo pelo diretor do DGCE.
Editar: Acesso ao formulário de adição de auditorias.
3 - Listagem de auditorias a serem analisadas:
Acesso pelo ítem "Análisar Programação de Auditoria" do menu principal.
Figura 5 - Listagem de auditorias a serem analisadas
Semelhante a tela de listagem em "Minhas Programações de Auditoria", a tela em "Análisar
Programação de Auditoria " traz a listagem de auditorias a serem aprovadas ou corrigidas pelo
usuário logado, esta listagem é composta pelas auditorias que me foram encaminhas para
aprovação ou me foram enviadas para uma eventual correção, para abrir a auditoria para
correção ou mesmo para encaminhá-la basta clicar no ícone .
Exemplo: Na imagem acima a listagem exibe 3 auditorias que estão aguardando para serem
corrigidas ou encaminhadas.
4 - Formulário de edição e encaminhamento de auditorias:
Acesso pelo ícone das listagens em " Minhas Programações de Auditoria" e em "Análisar
Programação de Auditoria ".
Figura 6 - Tela de análise e edição de Auditorias
A tela de análise e edição de Auditorias é semelhante a tela de criação de Programação de
Auditorias, com a diferença de que os dados referentes a auditoria escolhida na listagem
aparecem preenchidos no formulário, e é exibido mais abaixo o histórico de tramitações da
auditoria (aprovações, correções, exclusões etc).
É nesta tela que o usuário pode editar uma auditoria, ou mesmo encaminhar para aprovação,
retornar para correção, excluir ou substituir a auditoria envolvida.
A imagem abaixo exibe uma linha com todos os botões com as ações disponíveis na tela de
edição de auditoria, segue abaixo também a ação que cada um realiza:
Figura 7 - Botões disponíveis na tela de edição de auditoria.
Salvar: Salva a auditoria com todas as informações editadas.
Excluir Auditoria: Exclui a auditoria, ao se clicar neste botão o sistema exibe uma mensagem
onde o usuário realmente confirma a exclusão da auditoria.
Substituir Auditoria: Esta opção é utilizada nos casos onde se está substituindo uma auditoria
por outra, ao se clicar neste botão surgirá a tela de "Formulário de cadastramento de
auditorias " com um formulário novo para se cadastrar a auditoria que irá substituir a
auditoria atual, após se cadastrar a nova auditoria a mesma estará disponível na listagem "
Minhas Programações de Auditoria" com um item em seu histórico informando que ela está
substituindo uma outra auditoria, a auditoria que foi substituída poderá ser acessada através
de um link que estará no histórico da nova auditoria.
Encaminhar para Aprovação: Este item será utilizado para encaminhar a auditoria para um
"Chefe de Inspetoria" ou o "Diretor do DGCE", ao se clicar neste item irá se abrir uma
pequena tela com a denominação "Encaminhar para Aprovação" (Figura 8) nesta tela esta
disponível o campo "Encaminhar para:" onde será selecionado o chefe ou diretor para onde a
auditoria será encaminhada, abaixo deste campo estará também disponível o campo
"Observação:" onde será digitado um pequeno texto se o usuário desejar, após preencher os
campo deve-se clicar em "OK" para que a auditoria seja encaminhada.
Figura 8 - Formulário de encaminhamento.
Para os chefes e diretores que recebem auditorias encaminhadas é exibido também o botão
"Encaminhar para correção" este item será utilizado para encaminhar a auditoria de volta a
quem encaminhou a auditoria, ao se clicar neste item irá se abrir uma pequena tela com a
denominação "Encaminhar para Correção" nesta tela esta disponível o campo "Observação:"
onde será digitado um pequeno texto se o usuário desejar, após preencher os campo deve-se
clicar em "OK" para que a auditoria seja devolvida a quem a encaminhou.
Voltar: Este botão é utilizado para se voltar a listagem de auditorias.
Para toda análise (ou trâmite) da auditoria (conforme mostrado no histórico de análises da
auditoria. Figura 6) há um usuário origem e outro destino, mostrando claramente quem
encaminhou a auditoria e quem recebeu a auditoria encaminhada.
Nos casos em que a auditoria já foi aprovada pelo diretor da DGCE ( ) as edições devem ser
justificadas, para isto ao se salvar a auditoria editada surgirá uma pequela tela com o campo
"Justificativa:" para que seja digitado o texto com a justificativa da edição da auditoria.
4 - Geração de resumo de Planejamento de Auditoria em PDF:
Acesso pelo ítem "Gerar Resumo de Despesas" do menu principal.
Figura 9 - Listagem de auditorias para geração de documento em formato de impressão
A Figura 9 ilustra a tela de listagem de auditorias a serem impressas, contendo um filtro de
ocorrências para facilitar a listagem das auditorias correspondentes aos critérios relevantes.
Ao clicar no ícone é possível obter um documento em formado PDF para impressão do
resumo das despesas envolvidas na auditoria escolhida (Figura 10).
Figura 10 - Documento em formato PDF para impressão do resumo das despesas da auditoria
Para dúvidas ou esclarecimentos utilize os ramais 3700, 3817 e 3818 com
Luciano ou Diogo.
Depto. Desenvolvimento e Manutenção de Aplicativos - DDMA |
Diretoria de Informática - DIN