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Manual do Sistema Cadastro ABES Desenvolvido por
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Manual do Sistema
Cadastro ABES
Desenvolvido por
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ÍNDICE
Acesso à área administrativa ............................................................................................. 3
Associados ......................................................................................................................... 4 Cadastro de Associados e Assinantes ........................................................................................... 4 Visualizando/Editando um Associado ......................................................................................... 5 Gerando carteirinha para um associado ..................................................................................... 6 Gerando boletos ......................................................................................................................... 7 Visualizando pagamentos ............................................................................................................ 8
Novas filiações .................................................................................................................. 9
Financeiro ....................................................................................................................... 11 Anuidade, recibos e faturas ...................................................................................................... 11 Valores das anuidades ............................................................................................................... 12 Datas das anuidades ................................................................................................................. 13 Arquivos de retorno .................................................................................................................. 14 Gerar boletos em massa ............................................................................................................ 16
Relatórios ........................................................................................................................ 17 Relatório de associados ............................................................................................................. 17
Estatísticas de Associados ............................................................................................................ 20 Relatório de caixa ...................................................................................................................... 21
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• Login para a área administrativa Acesse o site http://socio.abes-‐dn.org.br e clique em “Área administrativa”, localizado no canto superior direito da tela. Insira o e-‐mail e senha cadastrados e clique em “Entrar”.
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ASSOCIADOS
• Cadastro de Associados e Assinantes
Nesta tela, é possível ter a gestão completa dos cadastros dos associados e assinantes. Eles estão separados pelas abas “Todos os sócios” (onde estão os sócios ativos e inativos), “Ativos” (onde estão somente os associados ativos adimplentes), “Inativos” (onde estão somente os associados inativos e inadimplentes), “Assinantes” (onde estão os cadastros dos assinantes).
Os filtros de pesquisa facilitam na busca de um(ns) associado(s) ou assinante(s) específico(s). Neles você pode buscar um cadastro através do “Nome”, “Matrícula”, “CPF/CNPJ”, “Seção”, “Categoria” ou “Situação”. Ainda é possível ordenar os resultados da busca por nome ou por ordem de matrícula.
No menu “Ações” ao lado direito do cadastro, é possível:
-‐ Visualizar/Editar um associado; -‐Gerar Carteirinha; -‐ Gerar boleto (apenas para associados que não estão com a situação 00 – sócio em dia); -‐ Visualizar pagamentos.
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• Visualizando/Editando um Associado
Nesta tela é possível editar/visualizar o cadastro do associado ou ainda ver seu histórico com data de inclusão, categoria, situação, matrícula, etc.
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• Gerando Carteirinha para um Associado Clicando em “Gerar carteirinha”, o cadastro irá para uma sessão especial onde deverá confirmar se realmente quer gerar carteirinha para o mesmo. Caso contrário, você pode excluir clicando em “Remover” no menu “Ação” ao lado direito.
Clicando em gerar carteirinha, aparecerá esta tela onde poderá imprimi-‐la ou voltar à página anterior.
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• Gerando boletos Esta opção só está disponível quando o associado não está com a situação 00 – sócio em dia. Para gerar um boleto, clique em “Gerar boleto”, selecione o tipo de boleto a ser gerado (individual, anual ou parcelados). Individual – Pode ser gerado com qualquer vencimento e o valor pode ser alterado apenas pela ABES DN. O valor é calculado automaticamente para as seções estaduais. Anual – Boleto enviado no início do ano com as opções de desconto e pagamento trimestral. Parcelados – Gera todos os boletos trimestrais do associado. Nas opções “Individual” e “Parcelado”, é possível informar nas linhas de instrução as instruções de pagamento ou desconto. Com as informações preenchidas, clique em “Gerar Boleto”.
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• Visualizando pagamentos Nesta tela é possível ver o histórico de pagamentos de um associado. A DN poderá estornar a qualquer momento ou excluir um pagamento em até 3 dias de liquidado.
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NOVAS FILIAÇÕES Em “Novas Filiações” é possível fazer a gestão de todas as filiações pendentes ou ainda fazer uma nova filiação de acordo com o tipo de cadastro. Atentar, pois, em cada cadastro há informações relevantes que não podem deixar de ser preenchidas. Exemplo: No cadastro de estudante, é imprescindível que anexe-‐se ao cadastro de filiação o comprovante de escolaridade.
Na coluna Filtro, é possível identificar de forma fácil o tipo de pedido da nova filiação. Seguem as legendas:
A = Assinante PF/PJ E = Estudante F = Pessoa Física J = Pessoa Jurídica Observe também que ao lado direito há a opção de Exibir ou excluir o cadastro.
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Clicando em “Exibir” ao lado direito do cadastro, é possível ver o cadastro de forma mais detalhada, editá-‐lo ou imprimir boleto para pagamento do valor da matrícula.
Quando o boleto for pago e dado baixa, automaticamente o cadastro da filiação é apagado e é criado um novo associado. A associação pode ser feita manualmente em casos de pagamento por depósito ou outras formas de pagamento selecionando o cadastro e clicando em “Associar”.
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Financeiro – Anuidade, recibos e faturas Em Financeiro > Anuidade, recibos e faturas, é possível fazer o registro manual de algum pagamento clicando em “Registrar Anuidade”, emitir recibos de algum pagamento em “Emitir Recibo”, gerar faturas em “Gerar fatura” e visualizar o histórico de pagamentos em “Visualizar pagamentos”.
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Financeiro – Valores das Anuidades Em Financeiro > Valores das Anuidades, é possível visualizar os valores das anuidades para as categorias, de acordo com o tipo de desconto ou com o trimestre, caso o associado opte por pagar parcelado. A ABES-‐DN tem a opção de adicionar novos valores de anuidades para um novo ano em "Criar Valores de Anuidade". Cada registro deve possuir os valores de uma categoria diferente.
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Financeiro – Data das Anuidades
Em Financeiro > Datas das Anuidades, é possível visualizar as datas de vencimento de cada boleto de anuidade. Por exemplo, até que data é válido o desconto de 10% ou 5% e quais são as datas de vencimento de cada uma das parcelas do pagamento parcelado.
A ABES-‐DN tem a opção de adicionar ou editar as datas de vencimento das anuidades para um ano. As datas são válidas para todas as categorias, e cada registro deve ser referente a um ano diferente.
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Financeiro – Arquivos de Retorno
Em Financeiro > Arquivos de Retorno, é possível visualizar, adicionar e processar arquivos de retorno para efetuar baixas automáticas dos pagamentos.
Ler arquivo de retorno:
Deve ser escolhido um arquivo de retorno, de extensão .RET, e clicar em Ler arquivo de retorno. Após a leitura, será apresentado um resumo do arquivo de retorno e o que será alterado na situação dos associados após seu processamento.
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Caso um pagamento não seja compatível com a atual situação do associado, será apresentado, na coluna "Nova situação", a informação "Pagamento não compatível!". Nesse caso, a baixa do associado deverá ser feita manualmente.
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Financeiro – Gerar Boletos Em Financeiro > Gerar Boletos, é possível gerar boletos em massa para um determinado filtro de associados.
Tipos de boleto:
-‐ Boletos para o próximo ano: Gera o boleto anual de acordo com a situação que o associado estará após a virada do ano, com todas as informações de valores e vencimentos cadastradas para o ano seguinte.
-‐ Boletos parcelados: Gera os boletos para cada parcela do ano atual.
-‐ Cota Extra: Gera boletos sem vínculo com anuidades, como por exemplo para uma campanha de arrecadação. Será necessário informar o valor e o vencimento abaixo dos filtros.
-‐ Boletos em atraso: Gera boletos com os valores pendentes dos sócios filtrados. Os boletos serão gerados com a carta do presidente para boletos em atraso adicionados no menu Banco de Dados > Cartas do presidente. Será necessário informar o vencimento dos boletos abaixo dos filtros.
Serão gerados os boletos para todos os sócios que satisfaçam os filtros escolhidos. Para escolher mais de uma seção, categoria ou situação, basta clicar nas opções desejadas enquanto pressiona o botão CTRL do teclado.
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Relatórios – Relatório de Associados Em Relatório de Associados é possível gerar uma lista de associados com qualquer informação vinculada a seu cadastro, com uma gama de filtros flexíveis que podem atender diversas necessidades.
Desses filtros selecionáveis, é possível adicionar filtros personalizados pelo botão “Adicionar filtro”, como por exemplo na imagem abaixo:
Entre os filtros selecionáveis, é possível selecionar várias opções segurando o botão CTRL (Control) do teclado e clicando em várias opções. Na imagem ao lado, por exemplo, serão filtrados todos os assinantes.
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É possível também escolher quais colunas serão exibidas no relatório em tela. No relatório em Excel, no entanto, serão sempre exibidas todas as informações relacionadas ao associado.
A última opção relacionada ao relatório é a de ordenação: é possível escolher qual será o parâmetro de ordenação. No exemplo abaixo, o relatório será ordenado pela matrícula, em ordem crescente.
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Gerar relatório em tela:
Abaixo, uma amostra do relatório gerado com os filtros e colunas selecionadas acima (categorias de assinantes, com colunas Matrícula, Nome, Seção, Data de nascimento e Último pagamento):
São exibidos, no relatório em tela:
-‐ Os filtros utilizados; -‐ Uma listagem de todos os associados que satisfazem aquele filtro, com as informações
selecionadas.
Gerar relatório em Excel:
Nessa opção, é gerado um arquivo no formato Excel com todas as informações disponíveis sobre os associados que satisfazem aquele filtro. As opções “Colunas para exibir no relatório em tela” são ignoradas.
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Gerar estatísticas:
O botão “Gerar estatísticas” utiliza os filtros selecionados para gerar uma matriz com as quantidades de associados por seção e por categoria. A imagem abaixo exemplifica um relatório de estatísticas de sócios que estão em dia no último trimestre de 2014.
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Relatórios – Relatório de Caixa Em Relatório de Caixa é possível gerar uma lista de recebimentos separados por seção de pagamento (ABES Nacional ou seção estadual), de acordo com a data informada nos parâmetros. Também é possível separar por forma de pagamento, entre boletos e outras formas de pagamento.
Observação: o campo “Seção do associado” só está disponível para o usuário da ABES-‐DN. As seções estaduais têm essa opção fixa para o próprio estado.
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O resultado do relatório é separado por seção de recebimento, e no final é exibido o total recebido por seção (estadual e nacional), além do total geral.
