Manual do Formando e das Comissões - Agosto de...
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MANUAL DO FORMANDO E DAS
COMISSÕES DE FORMATURA
SETOR DE FORMATURAS
ASSESSORIA DE RELAÇÕES PÚBLICAS
SECRETARIA DE COMUNICAÇÃO
Agosto de 2012
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ÍNDICE
Página
1. Regulamento das solenidades de Colação de Grau 2
2. Cerimonial de Formaturas 2
2.1. Compete ao Setor de Formaturas 3
3. Comissão de Formatura 4
3.1. Compete à Comissão de Formatura 4
4. Colação de Grau 6
5. Sessão Solene de Colação de Grau 6
5.1. Como participar da Sessão Solene de Colação de Grau 6
5.2. Convite de Formatura - orientações 11
6. Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau 12
7. Requerimento de Formatura 13
8. Requerimento do Diploma 14
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1. Regulamento das solenidades de Colação de Grau
O regulamento das solenidades de Colação de Grau da PUC Minas
(Resolução 08/2006) está disponível no Sistema de Gestão
Acadêmica, conhecido e utilizado pelo corpo discente da Instituição:
SGA-aluno>Documentos>Cerimonial de Formaturas. O documento
será aplicado aos alunos da Universidade que cumprirem a
determinação do seguinte artigo do regulamento:
Art. 2.º - Participarão das solenidades de Colação de Grau todos os concluintes de curso que tiverem cumprido integralmente, com aprovação, todo o currículo do curso de graduação.
2. Cerimonial de Formaturas
As atividades de cerimonial de formaturas da PUC Minas são
realizadas pelo Setor de Formaturas, ligado à Secretaria de
Comunicação da Universidade. O setor é responsável pela
organização das solenidades de Colação de Grau e realização do Ato
Acadêmico Interno de Colação de Grau, competindo-lhe estabelecer
ligação entre o Reitor e a Comissão de Formatura de cada curso.
No campus Coração Eucarístico, o Setor de Formaturas está
localizado no Prédio 6, subsolo, sala 105. Nos demais campi e
unidades, as atividades de cerimonial de formaturas, vinculadas ao
Setor de Formaturas, são realizadas por meio das Assessorias de
Comunicação.
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Os setores responsáveis pelas realizações das solenidades de
Colação de Grau, mencionados acima, estão subordinados à
Assessoria de Relações Públicas/Secretaria de Comunicação da PUC
Minas/Reitoria da PUC Minas.
2.1. Compete ao Setor de Formaturas:
• cadastrar as Comissões de Formaturas e manter diálogo
constante visando a dar orientações sobre a Solenidade de
Colação de Grau;
• contratar empresas de cerimonial para atuar no evento;
• coordenar a solenidade de Colação de Grau;
• reunir-se com as comissões para esclarecimentos;
• reunir-se com a empresa de cerimonial para ajustarem a
solenidade de Colação de Grau;
• instruir os formandos, juntamente com a empresa de cerimonial,
para a solenidade de Colação de Grau;
• receber a Ata de Formatura do Centro de Registro Acadêmico –
CRA – da PUC Minas;
• elaborar a pauta do evento de Colação de Grau.
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3. Comissão de Formatura
A Comissão de Formatura, representante dos formandos de um curso,
é constituída por um grupo de alunos escolhidos pela turma, que têm
sob sua responsabilidade o planejamento e a organização dos eventos
relacionados à Colação de Grau.
Todas as decisões da Comissão de Formatura relacionadas à
solenidade de Colação de Grau e Missa em Ação de Graças devem
estar em conformidade com as normas da Universidade, descritas na
Resolução 08/2006 (conf. Item 1 deste manual).
3.1 Compete à Comissão de Formatura
Na preparação das Sessões Solenes de Colação de Grau:
• representar a turma dos formandos junto à PUC Minas,
mantendo diálogo constante com o Setor de Formaturas ou com
as Assessorias de Comunicação nas Unidades da PUC Minas;
• agendar no Sistema de Gestão de Formaturas (SGF), até dois
anos antes do evento, a solenidade de Colação de Grau e
reservar um dos espaços oferecidos pela Universidade. Tal
agendamento deve observar as datas de realização das provas
do Enade, uma vez que o aluno, por lei, só pode colar grau
depois de ter se submetido ao Exame Nacional de Desempenho,
caso seja convocado pelo MEC;
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• acompanhar todos os procedimentos instituídos pela PUC Minas
referentes à formatura;
• contratar os serviços gráficos para confecção do convite da
turma;
• apresentar o convite (boneca) ao Setor de Formaturas ou nas
Assessorias de Comunicação nas Unidades da PUC Minas,
antes da impressão, para verificação e aprovação dos dados
Institucionais da PUC Minas inseridos no convite;
• contratar os serviços de filmagem e fotografia;
• adquirir os presentes para os homenageados dos formandos,
caso seja uma decisão da turma prestar homenagens durante a
solenidade.
Observação :
Esses itens são opcionais e, por isso, não serão condicionantes
para a efetiva participação do concluinte de curso na solenidade
de Colação de Grau.
Em relação ao(s) Ato(s) de Ação de Graças, nas modalidades
previstas no Art. 5º da Resolução 08/2006, compete à Comissão de
Formatura agendar e organizar o(s) evento(s), podendo contar com as
orientações do setor de Ação Pastoral Universitária, presente em
todos os campi e unidades.
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4. Colação de Grau
Colação de Grau é o ato pelo qual o Reitor ou seu representante, em
sessão solene, confere aos concluintes dos cursos de graduação da
PUC Minas o respectivo grau, com declaração do título a que fazem jus.
A conferência de grau acontecerá em duas situações, conforme a opção
do formando, ao requerer sua formatura pelo SGA, no início do último
semestre letivo do curso:
a) Sessão Solene de Colação de Grau;
b) Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau.
5. Sessão Solene de Colação de Grau
A solenidade de Colação de Grau é a cerimônia oficial de
encerramento do curso de graduação e obedece ao protocolo previsto
no Art. 5º da Resolução 08/2006.
Todos os concluintes dos cursos de graduação da PUC Minas têm
direito de participar dessa solenidade, considerado o disposto no Art.
2º da resolução supracitada.
5.1. Como participar da Sessão Solene de Colação de Grau
• participarão das solenidades de Colação de Grau todos os
concluintes de curso que tiverem cumprido
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integralmente, com aprovação, todo o currículo do
curso de graduação ;
• a relação de prováveis formandos será divulgada pelas
Secretarias Acadêmicas dos cursos, ao final do semestre
letivo;
• para participar do convite da turma e dos outros eventos da
formatura (Ato de Ação de Graças e Baile), os concluintes
de curso terão o prazo máximo de 30 dias, a partir do início
do semestre letivo, para se apresentarem às Comissões de
Formatura;
• ao requerer a formatura pelo SGA-aluno, o (a) formando
(a) que optar pela solenidade de Colação de Grau deverá
efetuar o pagamento referente às Despesas com
Cerimonial , cujo boleto bancário será impresso
juntamente com o requerimento de formatura;
• as Despesas com Cerimonial referem-se aos serviços de
assessoria oferecidos pelo Setor de Formaturas às
Comissões de Formatura durante o planejamento e
realização da solenidade de Colação de Grau. Estão
incluídos nos serviços: equipe de profissionais (mestre de
cerimônias, coordenador de cerimonial, operador de som,
recepcionistas, seguranças e garçom), ensaio, preparação
do espaço (mesa, cadeiras, parlatório, equipamento de
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som e bandeiras), ornamentação, pauta da solenidade,
beca, capelo e canudo simbólico;
• as Comissões de Formatura deverão optar por um dos
locais oferecidos pela Universidade para a realização da
solenidade de Colação de Grau (ver relação de locais no
SGA>Documentos> Cerimonial de Formaturas>Auditórios),
não podendo contratar cerimoniais para esse evento ;
• ao agendar a solenidade de colação de grau, a Comissão
de Formatura deverá estar atenta para as seguintes
instruções:
a) as solenidades acontecerão em dias úteis, nos horários
de 18h30 e 21 horas. Aos sábados, às 10 horas, 16
horas, 18h30 e 21 horas. Nos campi de Arcos,
Guanhães, Poços de Caldas e Serro, os horários serão
definidos e divulgados pelos setores responsáveis pela
organização das solenidades;
b) não agendar solenidades na segunda quinzena de julho
nem na primeira de janeiro;
c) no período letivo, não são realizadas solenidades de
colação de grau nos auditórios e teatro da Universidade.
Nesse período, as solenidades acontecerão somente
aos sábados, nos horários supracitados;
• nas Sessões Solenes de Colação de Grau, de acordo com
o protocolo da cerimônia (art. 5º), o orador e o paraninfo
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têm direito a discursar, sendo o tempo de cada discurso de
aproximadamente 5 minutos. Além do orador, terão
participação na cerimônia mais três alunos para: a) leitura
do juramento; b) leitura da mensagem de homenagem aos
pais; e c) leitura da mensagem aos pais ausentes (1 aluno
por texto);
• serão agendados e divulgados os ensaios de formatura
das turmas. A presença e a participação do formando nos
ensaios são imprescindíveis, para maior interação,
distribuição dos convites individuais e esclarecimentos,
caso haja dúvidas;
• na PUC Minas Coração Eucarístico e demais unidades
onde são realizadas Colações de Grau, o uso do
estacionamento pelos convidados está liberado;
• após a solenidade de Colação de Grau, é permitida a
exibição de um vídeofoto da turma (fotos antigas dos
formandos e fotos atuais) ou de um vídeo acadêmico;
• a divisão de convites individuais será feita com a lista de
prováveis formandos no dia do ensaio da Colação de Grau,
de acordo com o número de assentos do local escolhido
pela turma para a realização da solenidade e com o
número de prováveis formandos inseridos na lista;
• durante as cerimônias, não serão permitidos: presença de
alunos no palco, o uso de vídeos de qualquer natureza,
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músicas não apropriadas à solenidade, bebidas alcoólicas,
confetes, serpentinas, balões, instrumentos de percussão,
buzinas, apitos e faixas. O material que porventura for
utilizado será recolhido pela equipe de organização do
evento;
• o formando só poderá colar grau (em Sessão Solene ou em
Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau) no
campus/unidade de origem;
• a instalação de placas de formatura nos prédios da
Universidade está suspensa por tempo indeterminado.
Observações :
a) Caso o aluno pague as Despesas com Cerimonial e,
por qualquer motivo, não participe da solenidade de
Colação de Grau, poderá solicitar a devolução do
respectivo valor ao Centro de Registros Acadêmicos
(alunos do campus Coração Eucarístico). Nos demais
campi e unidades da Universidade, a devolução do
valor será solicitada à Divisão Financeira.
b) Caso tenha sido reprovado, o aluno poderá manter o
crédito para a sua participação em uma solenidade
futura. No entanto, deverá requerer novamente a
formatura, via SGA, no início do semestre de
conclusão do curso.
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5.2. Convite de formatura
• o texto dos convites para as solenidades de Colação de
Grau será submetido à aprovação do Setor de Formaturas
e das Assessorias de Comunicação nas Unidades da PUC
Minas;
• as despesas decorrentes da criação e confecção dos
convites correrão por conta dos concluintes de curso;
• para ter o seu nome no convite de formatura, o interessado
deverá procurar a comissão de formatura do seu curso,
além de certificar-se de sua condição como provável
formando .
• não é permitida a inserção de fotos de festas,
confraternizações, churrascos e outros, que apresentem
alunos com fantasias, trajes de banho e bebidas alcoólicas;
• com relação ao item Homenagens, do convite de
formatura, é importante ressaltar que o Paraninfo
(padrinho; professor homenageado pelo exercício
exemplar do magistério), o Patrono (homenageado pelas
qualidades profissionais) e demais homenageados serão
escolhidos pela turma, no último período do currículo do
curso;
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• compete à Comissão de Formatura convidar os
homenageados para as solenidades enviando, a cada um,
o convite de formatura.
Observação :
Caso o provável formando seja reprovado, a inclusão do seu
nome no convite de formatura não lhe garantirá o direito de
participar da solenidade de Colação de Grau.
6. Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau
O concluinte de curso que não optou pela sessão solene de Colação de
Grau deverá aguardar as instruções a serem divulgadas pelo Setor de
Formaturas sobre o Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau .
Nesse caso, não será necessário o pagamento das Despesas com
Cerimonial.
• esse ato será realizado em data, horário e local a serem definidos e
divulgados pelo Setor de Formatura da Universidade;
• contará com a presença de todos os formandos que, no
campus/unidade, dele deverão participar por opção;
• o formando poderá estar acompanhado de, no máximo, 2 (dois)
convidados;
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• todo o serviço de cerimonial será executado pela equipe interna da
PUC Minas, na presença do Reitor ou de seu representante por ele
designado.
7. Requerimento de Formatura
Nas datas previstas no Calendário Escolar, o aluno provável formando
deverá requerer, no SGA-aluno, sua Colação de Grau, optando pela
Sessão Solene ou pelo Ato Acadêmico Interno, anexando ao
requerimento cópia da certidão de nascimento e/ou casamento e da
carteira de identidade. Toda a documentação deverá ser entregue à
Secretaria Acadêmica do seu curso/unidade .
Para verificação da situação escolar dos alunos, os requerimentos
serão enviados pela Secretaria do Curso/Unidade ao órgão
responsável pelo registro acadêmico, que, após análise do
requerimento, enviará o relatório de prováveis formandos à Secretaria
do Curso/Unidade.
Compete ao formando acompanhar o processo do requerimento, junto
à Secretaria Acadêmica do curso.
8. Requerimento do diploma
A expedição e a entrega da Declaração de Conclusão do Curso e do
Diploma somente poderão ocorrer após a participação nos
eventos de Colação de Grau . O aluno ou seu procurador deverá se
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dirigir ao órgão responsável pelo registro acadêmico para solicitar o
Diploma e receber a Declaração de Conclusão do Curso. Os prazos
para emissão de documentos são:
- Declaração de Conclusão de Curso: três dias úteis após a Colação
de Grau (não há taxa para a primeira via da declaração);
- Diploma: 45 dias úteis após a solicitação (não a taxa para o
diploma emitido em papel reciclado).