Manual do Formando e das Comissões - Agosto de...

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MANUAL DO FORMANDO E DAS COMISSÕES DE FORMATURA SETOR DE FORMATURAS ASSESSORIA DE RELAÇÕES PÚBLICAS SECRETARIA DE COMUNICAÇÃO Agosto de 2012

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MANUAL DO FORMANDO E DAS

COMISSÕES DE FORMATURA

SETOR DE FORMATURAS

ASSESSORIA DE RELAÇÕES PÚBLICAS

SECRETARIA DE COMUNICAÇÃO

Agosto de 2012

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ÍNDICE

Página

1. Regulamento das solenidades de Colação de Grau 2

2. Cerimonial de Formaturas 2

2.1. Compete ao Setor de Formaturas 3

3. Comissão de Formatura 4

3.1. Compete à Comissão de Formatura 4

4. Colação de Grau 6

5. Sessão Solene de Colação de Grau 6

5.1. Como participar da Sessão Solene de Colação de Grau 6

5.2. Convite de Formatura - orientações 11

6. Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau 12

7. Requerimento de Formatura 13

8. Requerimento do Diploma 14

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1. Regulamento das solenidades de Colação de Grau

O regulamento das solenidades de Colação de Grau da PUC Minas

(Resolução 08/2006) está disponível no Sistema de Gestão

Acadêmica, conhecido e utilizado pelo corpo discente da Instituição:

SGA-aluno>Documentos>Cerimonial de Formaturas. O documento

será aplicado aos alunos da Universidade que cumprirem a

determinação do seguinte artigo do regulamento:

Art. 2.º - Participarão das solenidades de Colação de Grau todos os concluintes de curso que tiverem cumprido integralmente, com aprovação, todo o currículo do curso de graduação.

2. Cerimonial de Formaturas

As atividades de cerimonial de formaturas da PUC Minas são

realizadas pelo Setor de Formaturas, ligado à Secretaria de

Comunicação da Universidade. O setor é responsável pela

organização das solenidades de Colação de Grau e realização do Ato

Acadêmico Interno de Colação de Grau, competindo-lhe estabelecer

ligação entre o Reitor e a Comissão de Formatura de cada curso.

No campus Coração Eucarístico, o Setor de Formaturas está

localizado no Prédio 6, subsolo, sala 105. Nos demais campi e

unidades, as atividades de cerimonial de formaturas, vinculadas ao

Setor de Formaturas, são realizadas por meio das Assessorias de

Comunicação.

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Os setores responsáveis pelas realizações das solenidades de

Colação de Grau, mencionados acima, estão subordinados à

Assessoria de Relações Públicas/Secretaria de Comunicação da PUC

Minas/Reitoria da PUC Minas.

2.1. Compete ao Setor de Formaturas:

• cadastrar as Comissões de Formaturas e manter diálogo

constante visando a dar orientações sobre a Solenidade de

Colação de Grau;

• contratar empresas de cerimonial para atuar no evento;

• coordenar a solenidade de Colação de Grau;

• reunir-se com as comissões para esclarecimentos;

• reunir-se com a empresa de cerimonial para ajustarem a

solenidade de Colação de Grau;

• instruir os formandos, juntamente com a empresa de cerimonial,

para a solenidade de Colação de Grau;

• receber a Ata de Formatura do Centro de Registro Acadêmico –

CRA – da PUC Minas;

• elaborar a pauta do evento de Colação de Grau.

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3. Comissão de Formatura

A Comissão de Formatura, representante dos formandos de um curso,

é constituída por um grupo de alunos escolhidos pela turma, que têm

sob sua responsabilidade o planejamento e a organização dos eventos

relacionados à Colação de Grau.

Todas as decisões da Comissão de Formatura relacionadas à

solenidade de Colação de Grau e Missa em Ação de Graças devem

estar em conformidade com as normas da Universidade, descritas na

Resolução 08/2006 (conf. Item 1 deste manual).

3.1 Compete à Comissão de Formatura

Na preparação das Sessões Solenes de Colação de Grau:

• representar a turma dos formandos junto à PUC Minas,

mantendo diálogo constante com o Setor de Formaturas ou com

as Assessorias de Comunicação nas Unidades da PUC Minas;

• agendar no Sistema de Gestão de Formaturas (SGF), até dois

anos antes do evento, a solenidade de Colação de Grau e

reservar um dos espaços oferecidos pela Universidade. Tal

agendamento deve observar as datas de realização das provas

do Enade, uma vez que o aluno, por lei, só pode colar grau

depois de ter se submetido ao Exame Nacional de Desempenho,

caso seja convocado pelo MEC;

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• acompanhar todos os procedimentos instituídos pela PUC Minas

referentes à formatura;

• contratar os serviços gráficos para confecção do convite da

turma;

• apresentar o convite (boneca) ao Setor de Formaturas ou nas

Assessorias de Comunicação nas Unidades da PUC Minas,

antes da impressão, para verificação e aprovação dos dados

Institucionais da PUC Minas inseridos no convite;

• contratar os serviços de filmagem e fotografia;

• adquirir os presentes para os homenageados dos formandos,

caso seja uma decisão da turma prestar homenagens durante a

solenidade.

Observação :

Esses itens são opcionais e, por isso, não serão condicionantes

para a efetiva participação do concluinte de curso na solenidade

de Colação de Grau.

Em relação ao(s) Ato(s) de Ação de Graças, nas modalidades

previstas no Art. 5º da Resolução 08/2006, compete à Comissão de

Formatura agendar e organizar o(s) evento(s), podendo contar com as

orientações do setor de Ação Pastoral Universitária, presente em

todos os campi e unidades.

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4. Colação de Grau

Colação de Grau é o ato pelo qual o Reitor ou seu representante, em

sessão solene, confere aos concluintes dos cursos de graduação da

PUC Minas o respectivo grau, com declaração do título a que fazem jus.

A conferência de grau acontecerá em duas situações, conforme a opção

do formando, ao requerer sua formatura pelo SGA, no início do último

semestre letivo do curso:

a) Sessão Solene de Colação de Grau;

b) Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau.

5. Sessão Solene de Colação de Grau

A solenidade de Colação de Grau é a cerimônia oficial de

encerramento do curso de graduação e obedece ao protocolo previsto

no Art. 5º da Resolução 08/2006.

Todos os concluintes dos cursos de graduação da PUC Minas têm

direito de participar dessa solenidade, considerado o disposto no Art.

2º da resolução supracitada.

5.1. Como participar da Sessão Solene de Colação de Grau

• participarão das solenidades de Colação de Grau todos os

concluintes de curso que tiverem cumprido

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integralmente, com aprovação, todo o currículo do

curso de graduação ;

• a relação de prováveis formandos será divulgada pelas

Secretarias Acadêmicas dos cursos, ao final do semestre

letivo;

• para participar do convite da turma e dos outros eventos da

formatura (Ato de Ação de Graças e Baile), os concluintes

de curso terão o prazo máximo de 30 dias, a partir do início

do semestre letivo, para se apresentarem às Comissões de

Formatura;

• ao requerer a formatura pelo SGA-aluno, o (a) formando

(a) que optar pela solenidade de Colação de Grau deverá

efetuar o pagamento referente às Despesas com

Cerimonial , cujo boleto bancário será impresso

juntamente com o requerimento de formatura;

• as Despesas com Cerimonial referem-se aos serviços de

assessoria oferecidos pelo Setor de Formaturas às

Comissões de Formatura durante o planejamento e

realização da solenidade de Colação de Grau. Estão

incluídos nos serviços: equipe de profissionais (mestre de

cerimônias, coordenador de cerimonial, operador de som,

recepcionistas, seguranças e garçom), ensaio, preparação

do espaço (mesa, cadeiras, parlatório, equipamento de

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som e bandeiras), ornamentação, pauta da solenidade,

beca, capelo e canudo simbólico;

• as Comissões de Formatura deverão optar por um dos

locais oferecidos pela Universidade para a realização da

solenidade de Colação de Grau (ver relação de locais no

SGA>Documentos> Cerimonial de Formaturas>Auditórios),

não podendo contratar cerimoniais para esse evento ;

• ao agendar a solenidade de colação de grau, a Comissão

de Formatura deverá estar atenta para as seguintes

instruções:

a) as solenidades acontecerão em dias úteis, nos horários

de 18h30 e 21 horas. Aos sábados, às 10 horas, 16

horas, 18h30 e 21 horas. Nos campi de Arcos,

Guanhães, Poços de Caldas e Serro, os horários serão

definidos e divulgados pelos setores responsáveis pela

organização das solenidades;

b) não agendar solenidades na segunda quinzena de julho

nem na primeira de janeiro;

c) no período letivo, não são realizadas solenidades de

colação de grau nos auditórios e teatro da Universidade.

Nesse período, as solenidades acontecerão somente

aos sábados, nos horários supracitados;

• nas Sessões Solenes de Colação de Grau, de acordo com

o protocolo da cerimônia (art. 5º), o orador e o paraninfo

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têm direito a discursar, sendo o tempo de cada discurso de

aproximadamente 5 minutos. Além do orador, terão

participação na cerimônia mais três alunos para: a) leitura

do juramento; b) leitura da mensagem de homenagem aos

pais; e c) leitura da mensagem aos pais ausentes (1 aluno

por texto);

• serão agendados e divulgados os ensaios de formatura

das turmas. A presença e a participação do formando nos

ensaios são imprescindíveis, para maior interação,

distribuição dos convites individuais e esclarecimentos,

caso haja dúvidas;

• na PUC Minas Coração Eucarístico e demais unidades

onde são realizadas Colações de Grau, o uso do

estacionamento pelos convidados está liberado;

• após a solenidade de Colação de Grau, é permitida a

exibição de um vídeofoto da turma (fotos antigas dos

formandos e fotos atuais) ou de um vídeo acadêmico;

• a divisão de convites individuais será feita com a lista de

prováveis formandos no dia do ensaio da Colação de Grau,

de acordo com o número de assentos do local escolhido

pela turma para a realização da solenidade e com o

número de prováveis formandos inseridos na lista;

• durante as cerimônias, não serão permitidos: presença de

alunos no palco, o uso de vídeos de qualquer natureza,

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músicas não apropriadas à solenidade, bebidas alcoólicas,

confetes, serpentinas, balões, instrumentos de percussão,

buzinas, apitos e faixas. O material que porventura for

utilizado será recolhido pela equipe de organização do

evento;

• o formando só poderá colar grau (em Sessão Solene ou em

Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau) no

campus/unidade de origem;

• a instalação de placas de formatura nos prédios da

Universidade está suspensa por tempo indeterminado.

Observações :

a) Caso o aluno pague as Despesas com Cerimonial e,

por qualquer motivo, não participe da solenidade de

Colação de Grau, poderá solicitar a devolução do

respectivo valor ao Centro de Registros Acadêmicos

(alunos do campus Coração Eucarístico). Nos demais

campi e unidades da Universidade, a devolução do

valor será solicitada à Divisão Financeira.

b) Caso tenha sido reprovado, o aluno poderá manter o

crédito para a sua participação em uma solenidade

futura. No entanto, deverá requerer novamente a

formatura, via SGA, no início do semestre de

conclusão do curso.

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5.2. Convite de formatura

• o texto dos convites para as solenidades de Colação de

Grau será submetido à aprovação do Setor de Formaturas

e das Assessorias de Comunicação nas Unidades da PUC

Minas;

• as despesas decorrentes da criação e confecção dos

convites correrão por conta dos concluintes de curso;

• para ter o seu nome no convite de formatura, o interessado

deverá procurar a comissão de formatura do seu curso,

além de certificar-se de sua condição como provável

formando .

• não é permitida a inserção de fotos de festas,

confraternizações, churrascos e outros, que apresentem

alunos com fantasias, trajes de banho e bebidas alcoólicas;

• com relação ao item Homenagens, do convite de

formatura, é importante ressaltar que o Paraninfo

(padrinho; professor homenageado pelo exercício

exemplar do magistério), o Patrono (homenageado pelas

qualidades profissionais) e demais homenageados serão

escolhidos pela turma, no último período do currículo do

curso;

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• compete à Comissão de Formatura convidar os

homenageados para as solenidades enviando, a cada um,

o convite de formatura.

Observação :

Caso o provável formando seja reprovado, a inclusão do seu

nome no convite de formatura não lhe garantirá o direito de

participar da solenidade de Colação de Grau.

6. Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau

O concluinte de curso que não optou pela sessão solene de Colação de

Grau deverá aguardar as instruções a serem divulgadas pelo Setor de

Formaturas sobre o Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau .

Nesse caso, não será necessário o pagamento das Despesas com

Cerimonial.

• esse ato será realizado em data, horário e local a serem definidos e

divulgados pelo Setor de Formatura da Universidade;

• contará com a presença de todos os formandos que, no

campus/unidade, dele deverão participar por opção;

• o formando poderá estar acompanhado de, no máximo, 2 (dois)

convidados;

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• todo o serviço de cerimonial será executado pela equipe interna da

PUC Minas, na presença do Reitor ou de seu representante por ele

designado.

7. Requerimento de Formatura

Nas datas previstas no Calendário Escolar, o aluno provável formando

deverá requerer, no SGA-aluno, sua Colação de Grau, optando pela

Sessão Solene ou pelo Ato Acadêmico Interno, anexando ao

requerimento cópia da certidão de nascimento e/ou casamento e da

carteira de identidade. Toda a documentação deverá ser entregue à

Secretaria Acadêmica do seu curso/unidade .

Para verificação da situação escolar dos alunos, os requerimentos

serão enviados pela Secretaria do Curso/Unidade ao órgão

responsável pelo registro acadêmico, que, após análise do

requerimento, enviará o relatório de prováveis formandos à Secretaria

do Curso/Unidade.

Compete ao formando acompanhar o processo do requerimento, junto

à Secretaria Acadêmica do curso.

8. Requerimento do diploma

A expedição e a entrega da Declaração de Conclusão do Curso e do

Diploma somente poderão ocorrer após a participação nos

eventos de Colação de Grau . O aluno ou seu procurador deverá se

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dirigir ao órgão responsável pelo registro acadêmico para solicitar o

Diploma e receber a Declaração de Conclusão do Curso. Os prazos

para emissão de documentos são:

- Declaração de Conclusão de Curso: três dias úteis após a Colação

de Grau (não há taxa para a primeira via da declaração);

- Diploma: 45 dias úteis após a solicitação (não a taxa para o

diploma emitido em papel reciclado).