Manual Do Ep Manager - Gipo

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AIESEC em ITAJUBÁ - Av. BPS, 1303, sala 1241 Bairro Pinheirinho (UNIFEI), Itajubá-MG –

TEL: +55 35 3629 1246

Introdução ............................................................................................................. 3

Informações úteis ............................................................................................... 4

O EP manager ....................................................................................................... 4

Talentos Globais.................................................................................................. 5

Programas ............................................................................................................. 5

ETAPAS DO INTERCÂMBIO ........................................................................... 7

FLUXO DO EP MANAGER ................................................................................ 8

Inscrição online .............................................................................................. 8

Reunião de alinhamento ............................................................................. 8

Induction 1 e 2 ................................................................................................ 9

Entrevista ....................................................................................................... 10

Pós- entrevista ............................................................................................. 11

Se aprovado .............................................................................................. 11

Se reprovado ............................................................................................ 12

RAISE ............................................................................................................... 12

Auxílio/ Tracking durante a aplicação de vagas ........................... 12

MATCH ............................................................................................................ 13

REALIZE .......................................................................................................... 16

DÚVIDAS FREQUENTES ............................................................................... 18

Escolha de vagas ......................................................................................... 18

CUSTOS ........................................................................................................... 19

Benefícios ....................................................................................................... 22

Idioma ............................................................................................................. 23

Tabela de Siglas ........................................... Erro! Indicador não definido.

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Este manual foi feito com intuito de auxiliar os membros de

GIPo em seus processos como EP manager assim como facilitar a

passagem de conhecimento para membros novos. Nele você

encontrará informações úteis para desempenhar suas funções como EP

manager, bem como explicações sobre nossos processos, programas,

perguntas frequentes, etc.

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Dados da AIESEC Itajubá

Endereço: Av. BPS, 1303, sala 1241 Bairro Pinheirinho

(UNIFEI), Itajubá-MG

Telefone: +55 35 3629 1246

Facebook: https://www.facebook.com/aiesecemitajuba

Site: http://www.aiesec.org.br/itajuba/

O EP Manager é um cargo do time de OGX. Em relação a outros

cargos de membros, esse tem uma diferença muito importante: ele é

um cargo de liderança, se o membro for responsável por 3 ou mais EPs.

Isso porque o EP Manager vai, de fato, liderar esses EPs durante a

estada deles na AIESEC.

Além disso, ele é responsável pela expansão e divulgação do

programa Talentos Globais, seleção e acompanhamento dos EPs e

demais tarefas que se fizerem necessárias para o bom trabalho e

desenvolvimento do time. Para com o EP, as responsabilidades incluem

o processo de seleção, Induction, apoio ao cadastro e procura de vagas

do EP no sistema, preparação para o intercâmbio (documentos, forms,

etc.) e acompanhamento posterior.

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Nosso programa chama-se Talentos Globais e se subdivide

em programas específicos para cada área do conhecimento.

Para todos, existem pré-requisitos mínimos para o candidato

ser aprovado, que são:

Ter pelo menos 60% do curso superior completo ou ter

completado a graduação há no máximo 3 anos

Possuir nível de inglês avançado

Ter experiência profissional anterior (trabalho ou estágio)

Talentos Globais Engenharias – Trabalho relacionado com

Projetos de engenharia. Abrange os cursos das áreas de Engenharia, como

Engenharia Civil, Engenharia de produção, Engenharia Elétrica, Engenharia

Química, engenharia Ambiental, Engenharia Civil e também Arquitetura.

Além de outros cursos relacionados.

Principais destinos: Índia, Alemanha, Colômbia.

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Talentos Globais Gestão – Trabalho relacionado com relações

públicas, marketing design, estudo de mercado e planejamento de vendas,

recursos humanos, finanças, capacitação e treinamento de equipes.

Abrange os cursos das áreas de Comunicação, Administração, Finanças e

Recursos Humanos, como Contabilidade, Economia e Psicologia e demais

cursos relacionados.

Principais destinos: Índia, China, Turquia e México.

Talentos Globais Tecnologia da Informação – Trabalho

relacionado com desenvolvimento de software, programação e testes,

gestão de projetos, análise e gestão de sistemas, gestão de dados, criação

e gestão de sites. Abrange os cursos das áreas de Tecnologia e

Informática, que trabalhem com programação e/ou desenvolvimento

Web, como Ciência da Computação, Tecnologia da Informação,

Informática Biomédica (IBM) e demais cursos relacionados.

Principais destinos: Índia, Alemanha e China.

Talentos Globais Educacional – Intercâmbio para ensino de

línguas no exterior. A maioria para lecionar inglês, mas também há

trabalhos de ensino de língua portuguesa ou espanhola. Abrange os cursos

como Letras, Pedagogia e Turismo e demais cursos relacionados.

Principais destinos: Índia, China, Turquia, Indonésia e

Colômbia.

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Talentos Globais Negócios Internacionais – Trabalho com

relações de importação e exportação, expansão de mercado e

internacionalização de comércio. Abrange cursos de Administração de

Negócios (Marketing), Comércio Exterior, Relações Internacionais,

Marketing e engenharia de Produção.

Principais destinos: Índia, China e Turquia

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Nesse item apresentam-se as atividades desempenhadas por

você como EP manager, isto é, como gestor do intercâmbio dos EPs.

Primeiramente a pessoa interessada no programa Talentos

Globais deve efetuar sua inscrição no site:

A cada dois dias, você deve checar a ORS que onde ficam

registradas as informações de quem se inscreveu. Cheque também o

caderno de OGX, o qual fica em nosso CL para a anotação dos dados de

possíveis interessados que buscam informações de intercâmbio

presencialmente no CL.

Entrar em contato através de email com o interessado.

Neste email você deve:

Relembrar os pré-requisitos

Pedir que o interessado mande seu CV. Não fazer a

reunião de alinhamento sem que ele tenha mandado seu

CV.

Marcar a reunião de alinhamento

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Nessa reunião de alinhamento, você deverá apresentar o nosso programa, como funciona, principais países, etc.

Com o Currículo do interessado em mãos, busque em torno de 5

possíveis vagas de acordo com a área de conhecimento do interessado.

OBS: Foque em vagas dos países que são nossos maiores suppliers.

ATENÇÃO: Essa é sua oportunidade de vender nosso serviço e nossa

organização, assim como os países foco! Se não se sentir preparado

procure o Manager do seu projeto ou o VP da sua área.

Informar ao interessado os próximos passos: Induction 1 e 2

Nas Inductions 1 e 2, o EP entrará em contato com nossa

organização a fim de conhecê-la melhor.

As Inductions irão acontecer com o auxilio da nossa área de trabalho

no site Podio: https://aiesecinternational.podio.com/gipo-aiesec-em-

itajuba/. Nele é possível criar aplicativos que ajudam bastante em

nossos processos.

No caso da Induction, será enviado por email os links:

Induction 1

https://skydrive.live.com/#!/view.aspx?cid=EE0169ED1A30AFD

7&resid=EE0169ED1A30AFD7!107&app=PowerPoint

Induction 2

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https://skydrive.live.com/#!/view.aspx?cid=EE0169ED1A3

0AFD7&resid=EE0169ED1A30AFD7!108&app=PowerPoin

t

Só enviar a segunda induction quando receber o formulário de

feeedback no pódio.

OBS: Se precisar de auxilio com o uso do Podio, conversar com o

Manager do seu projeto ou o VP da área.

Depois de completadas as etapas das Inductions, você deve entrar em

contato por email com o candidato para marcar a entrevista.

Neste email também será pedido:

Um print screen do facebook do interessado, o qual deverá

ser postando a seguinte mensagem:

“Estou participando do processo de seleção para o Programa de

Intercâmbio Talentos Globais da AIESEC em Itajubá.

Mais informações no site:

http://www.aiesec.org.br/faca-intercambio/talentos-globais/”

Uma pequena carta de motivação de no máximo 10 linhas

com o porquê quer fazer esse intercâmbio pela AIESEC

Só realizar a entrevista quando receber o que foi pedido, o

candidato pode entregar no dia da entrevista em último caso.

http://www.aiesec.org.br/faca-intercambio/talentos-globais/

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A Entrevista também será realizada com o auxilio do Podio, para

realizar a entrevista é só acessar o link:

http://podio.com/webforms/3422960/261606

Ou na área de trabalho no Podio.

Na reunião semanal do seu time ou com o Manager do seu

Projeto em particular, discutir a aprovação ou não aprovação do

candidato. A resposta da entrevista deve ser dada a ele em até uma

semana.

Mandar um e-mail ao estudante para que ele envie seu RG e CPF

scaneados. O RG deve servir como comprovante de assinatura. Peça

também que se cadastre no My@.

Neste e-mail também envie a ficha de inscrição para se ter os

demais dados do estudante.

Depois de receber o que foi pedido, prepare o contrato do

estudante com os dados recebidos e envie o contrato ao Manager do

seu projeto para revisão.

Após a revisão envie o contrato ao estudante para que o mesmo

leia-o. Neste mesmo email defina um horário para se assinar o

contrato, lembrando que no ato de fechamento do contrato é

necessária a presença de mais um membro do time representando a

testemunha, de preferência quem será o EP manager do EP.

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Enviar um e-mail ao estudante com o feedback esclarecendo o

porquê da não aprovação

No ato do fechamento do contrato:

Realizar os seguintes treinamentos:

Como criar uma form no my@ e email @aiesec.net

Como buscar vagas no My@

Email de aplicação, CV e Cover Letter

Instruir como será o tracking das aplicações

OBS: Enviar todos os treinamentos por e-mail ao estudante. Todos

esses treinamentos se encontram na pasta da nossa área na intranet.

Criar planilha de aplicação para o EP ao qual você é responsável

e compartilhar com o EP. Checar esta planilha de aplicações a cada 3

dias.

Insira seu EP em todos os grupos no Facebook de EPs:

https://www.facebook.com/groups/125470650959541/

https://www.facebook.com/groups/468272283203029/?ref=ts

&fref=ts

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É necessário que você saiba o perfil do EP, conhecer o seu

currículo, que JDs está procurando e que países são de seu interesse.

Buscando sempre alinhá-lo a disponibilidade de vagas direcionando-o

aos principais suppliers.

Enviar ao EP toda semana 10 vagas, de diferentes países e junto

com esta alguma informação sobre o país em questão (40% dessas

vagas pelo menos devem ser de nossos principais suppliers) a fim de

abrir o leque de opções para outros países. Mandar o email em cópia

oculta para sua VP. Obs: treinamentos de como buscar vagas no My@,

como buscar vagas na AFT, encontram-se na intranet.

Caso o EP não se aplicar durante uma semana, ligar para ele e

descobrir o motivo da falta de aplicações. Definir com o EP um número

mínimo de aplicações por semana, o número varia de acordo com o

programa que o EP busca.

Entrar em contato com o EP toda semana, definir um dia

especifico com o EP para completar as aplicações. Assim como o meio

de comunicação desejado por ele, email, facebook, telefone, etc.

Geração da AN (Acceptance Note):

Quando o EP estiver prestes a dar MA, ou seja, já estiver

selecionado para a TN em questão, será solicitado pelo TN Manager a

SAN (Student Acceptance Note).

É essencial deixar claro ao EP que a AN é um documento ao qual

ele ao assinar se compromete com a vaga e tem validade por 10 dias.

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Sendo assim por esses 10 dias não se pode ser aplicar a outras vagas,

ou mais especificamente, gerar uma outra AN.

O mesmo documento será pedido ao TN manager, no caso a

CAN (Company Acceptance Note). Link para geração da AN:

http://imteampa.hostoi.com/index.html (link gentilmente cedido pela

@PA)

O Documento deve ser assinado pelo VP da área e pelo EP, deve

ser scaneado e enviado ao EP. A cópia original deve ser arquivado

juntamente com documentos do EP.

Quando houver a troca de ANs verificar se o CL Host mudou a

status do EP para Matched.

Preparação de Documentos para a viagem

Passaporte: verificar se o EP possuiu passaporte, senão fazê-lo

ir em busca imediatamente. De preferência verificar isso logo que o EP

fecha o contrato. Obs: alguns países não necessitam de visto, por

exemplo, Colômbia.

Visto: Descobrir como tirar o visto para o país em questão e

auxiliar o EP em todo o processo burocrático

Seguro Saúde: Oferecer o seguro da Assist-Card (parceira da

AIESEC), mas o EP tem a opção de fazer outra escolha de sua

preferência. E também auxiliá-lo no processo.

Passagens: auxiliar o EP na compra das suas passagens

Preparação cultural

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Pesquisar sobre o país ao qual o EP viajará. Preparar material

sobre a cultura do país que pode ser apresentado em um dia através

de atividades dinâmicas. Focar na questão de Choque Cultural!

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O Status do EP é mudado para Realized no primeiro dia de

trabalho, isso deve ser feito pelo CL host. Verificar se houve a alteração

do status, caso não, informar ao TN manager.

Assim que o EP chegar ao país de sua TN ele deve preencher um

documento chamado EP Checklist, este documento é requerido pela

auditoria. Nele é avaliado se foi completados os passos antes da

viagem. Ele pode ser preenchido ou no documento que se encontra na

intranet ou pelo link:

https://docs.google.com/a/aiesec.net/spreadsheet/viewform?formkey

=dDI1NUtOVWxxb19adm9SUWlGTmQ4VXc6MQ

OBS: no caso do link o EP deve estar logado em seu email do My@.

Acompanhamento durante o intercâmbio

O acompanhamento do EP durante seu intercâmbio é de

extrema importância. Pois é desta forma que tomamos conhecimento

de possíveis problemas que o EP esteja passando e desta forma poder

ajudar.

O Acompanhamento do EP deve ser documentado, pois é

requerido pela auditoria de processos da AIESEC no Brasil.

Deve ser enviado ao EP um email uma semana depois da

chegada ao país de sua TN, um mês depois da chegada e depois disso o

contato deve ser feito de 45 em 45 dias. É necessário dar-se um print

do email, e a imagem, salva em .pdf, será usada pra comprovar se

estamos realizando o acompanhamento do EP devidamente.

No email deve ser feito perguntas do tipo: Como vai projeto?

Tudo certo com a JD acordade? Como foi o primeiro dia? How o CL host

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dá suporte e mantém contato? Como nós da @IJ podemos ajudar neste

momento?

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Esclarecendo algumas dúvidas que podem aparecer.

COMO FUNCIONA A PROCURA POR VAGAS?

O sistema de vagas funciona como um site comum de estágio,

com anúncios das vagas. É possível utilizar diversos filtros, como país

de destino e tipo de trabalho.

Além disso, você contará com a ajuda de um de nossos

membros que também irão procurar vagas que se encaixem no perfil

desejado.

Ao mesmo tempo em que você estiver procurando vagas, outros

escritórios ao redor do mundo também estão procurando

intercambistas. Eles poderão visualizar o seu currículo e entrar em

contato para agendar uma entrevista.

COMO SERÃO AS ENTREVISTAS? ELAS POSSUEM ALGUMA

ROTINA?

As entrevistas são para conhecer os candidatos e avaliar sua

compatibilidade com a vaga escolhida. Geralmente são feitas por

Skype™ depois de terem avaliado seu currículo. Não há um roteiro e as

entrevistas podem mudar conforme os requisitos para cada vaga, mas

funciona como se fosse uma entrevista de emprego: em geral as

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perguntas são sobre o perfil do candidato e seus pontos fracos e fortes,

sobre as expectativas do intercâmbio e sobre habilidades e

competências necessárias para a vaga que foi escolhida.

PAGANDO A TAXA DE INSCRIÇÃO, TEREI GARANTIA DE

ENCONTRAR UMA VAGA?

Não. O pagamento da taxa de inscrição garante a sua inserção

no programa, ou seja, o cadastro do seu perfil com currículo no

sistema. A procura pela vaga caberá a você, no entanto, contará com

todo o nosso suporte.

SE EU NÃO ACHAR UMA VAGA, TEREI MEU DINHEIRO DE VOLTA?

Não. Nós não fazemos a devolução do dinheiro. Entretanto, para

participar do programa, nossos membros fazem uma pré-avaliação do

seu currículo, a fim de verificar a compatibilidade com as vagas do

nosso sistema. Além disso, os membros vão apoiar todo o processo

para que você encontre uma vaga.

QUAL O CUSTO DA TAXA DE INSCRIÇÃO?

O valor da taxa é de R$1.350,00

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POR QUE TENHO QUE PAGAR ESSA TAXA?

A AIESEC é um negócio social e seus membros trabalham

voluntariamente. Mesmo assim, possuímos despesas mensais para

operação, que possibilitam que nossa estrutura funcione e o programa

seja realizado.

DE QUANTO DINHEIRO PRECISO?

Isso depende muito do lugar de destino e quanto pretende

gastar, já que os preços variam muito de país para país. Para se manter

na cidade, o intercambista recebe uma bolsa auxílio. Custos previstos

são os das passagens e de algum provável gasto com visto.

QUANTO VOU RECEBER POR MÊS?

Todas as vagas de intercâmbio oferecem uma bolsa auxílio. No

entanto, o valor do pagamento varia muito para cada vaga e cada

cidade. Esse valor deve ser suficiente para cobrir pelo menos os custos

básicos de vida, como hospedagem, alimentação e transporte. Esse tipo

de informação pode ser obtido no momento de procura das vagas, com

o responsável pela vaga do lugar de destino.

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A AIESEC PROVIDENCIA O VISTO PARA MIM?

Não. A AIESEC fornece todos os documentos necessários da

organização e o escritório local também auxiliará na escolha do tipo de

visto adequado e na escolha da melhor maneira de fazê-lo.

O SEGURO SAÚDE ESTÁ INCLUÍDO?

Não, mas podemos indicar com quem fazer o Seguro Saúde.

Muitas vezes também conseguimos descontos com parceiros da

AIESEC.

ONDE VOU MORAR?

No país onde você encontrar sua vaga vai ter um time da

AIESEC responsável por ajudar o intercambista nas questões de

moradia. Muitos escritórios da AIESEC oferecem programas de Host

Family e/ou uma Trainee’s House (casa onde moram vários

intercambistas). Em outros casos, você precisará alugar alguma

residência, e para isso receberá o apoio da AIESEC de lá.

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PRECISO FALAR O IDIOMA LOCAL PARA REALIZAR O

INTERCÂMBIO?

Não necessariamente. As exigências com relação ao idioma

variam bastante, mas elas estão descritas em cada vaga. Geralmente

são Inglês e/ou Espanhol, dependendo do país de destino. Quase todos

os países exigem o Inglês avançado, com exceção da América Latina

que dependendo da vaga o inglês pode ser intermediário, mas o

Espanhol tem que ser avançado. Além disso, na França e Bélgica muitas

vezes o inglês também pode ser intermediário, mas o Francês tem que

ser avançado.

PRECISO FALAR ESPANHOL PARA FAZER UM INTERCÂMBIO NA

AMÉRICA LATINA?

Não necessariamente, mas é bastante aconselhável. As

entrevistas geralmente são em espanhol e pode ser uma exigência ou

preferência de muitas das vagas.

QUAIS OS PAÍSES MAIS INDICADOS PARA TREINAR O MEU

INGLÊS?

Com exceção dos países de idioma latino, nos outros países você

terá a chance de praticar inglês. Em países do Leste Europeu e do

Sudeste Asiático, principalmente, a população jovem fala um bom

inglês. Além disso, o idioma oficial da AIESEC é o inglês e é provável

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que você use o idioma para se comunicar com a empresa e a AIESEC de

destino. A Índia também é uma ótima opção.

POR QUE O INGLÊS É ESSENCIAL?

O inglês é o idioma usado pelo nosso sistema de vagas, além de

ser o idioma padrão da AIESEC.

A troca de e-mail em geral acontece em inglês na procura de

vagas. Além disso, algumas das nossas principais informações internas

no escritório da AIESEC em Ribeirão Preto são por e-mails em inglês,

para que aqueles que estão em intercâmbio na cidade tenham a

oportunidade de entender também. Sem contar que essa é, muitas

vezes, uma exigência das empresas contratantes.

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ALÍCIA TOLEDO DO COUTODiretora do Programa de Intercâmbio Talentos Globais para

Estudantes – 2013

Dúvidas: [email protected]

Manual Do Ep Manager - Gipo

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