MANUAL DE USO DO SGM SISTEMA DE GESTÃO DE … · Status O sistema gera o status do GEM conforme a...

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MANUAL DE USO DO SGM

SISTEMA DE GESTÃO DE MUDANÇAS

INDÍCE FLUXO DO SGM ........................................................................................................................................ 2

RESPONSABILIDADES DO GEM ................................................................................................................. 3

FORMAS DE ACESSO AO AMBIENTE EAD .................................................................................................. 3

INICIANDO UM GEM ................................................................................................................................ 4

ACEITANDO OU DEVOLVENDO UM GEM .................................................................................................. 6

INSERINDO A DOCUMENTAÇÃO DO GEM ................................................................................................. 8

SOLICITANDO A APROVAÇÃO PRELIMINAR ............................................................................................... 9

REALIZANDO A APROVAÇÃO PRELIMINAR ...............................................................................................10

DEFININDO A MATRIZ DE IMPACTO E REVISORES REQUERIDOS...............................................................11

DEFININDO REVISORES ADICIONAIS ........................................................................................................12

INFORMADO OS REVISORES ....................................................................................................................13

INCLUÍNDO SUGESTÕES ..........................................................................................................................14

INFORMANDO O DONO SOBRE A CONCLUSÃO DA REVISÃO ....................................................................16

DEFININDO O PLANO DE AÇÃO...............................................................................................................16

INFORMANDO RESPONSÁVEIS SOBRE O PLANO DE AÇÃO .......................................................................19

SUBSTIUINDO RESPONSÁVEIS NO PLANO AÇÃO ......................................................................................19

CONCLUINDO AÇÕES ..............................................................................................................................20

INFORMANDO O APROVADOR SOBRE A CONCLUSÃO DAS AÇÕES ...........................................................21

REALIZANDO A APROVAÇÃO FINAL .........................................................................................................22

REALIZANDO O PROCEDIMENTO DE PRÉ-PARTIDA ..................................................................................23

INFORMANDO AS PESSOAS SOBRE A IMPLANTAÇÃO DO GEM ................................................................24

REALIZANDO FEEDBACK DE CONHECIMENTO SOBRE A IMPLANTAÇÃO DO GEM .....................................25

FECHANDO E ARQUIVANDO O GEM ........................................................................................................26

CONSULTANDO O GEM ...........................................................................................................................27

CANCELANDO O GEM .............................................................................................................................28

CONSULTADO O HISTÓRICO DO GEM ......................................................................................................29

INCLUINDO UM HISTÓRICO AVULSO .......................................................................................................29

SUBSTITUINDO REVISORES DO GEM .......................................................................................................29

IMPRIMINDO GEMS ................................................................................................................................31

EXPORTANDO DADOS DO RELATÓRIO .....................................................................................................31

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FLUXO DO SGM

Para entender a movimentação de um GEM (um registro de uma mudança) é necessário que você assimile

o fluxograma a seguir que contempla todas as suas etapas desde a abertura até o seu fechamento.

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RESPONSABILIDADES DO GEM

Para que o andamento do GEM ocorra de forma eficiente existem as responsabilidades que serão atribuídas a cada uma das pessoas que participará do GEM, são elas: PERFIL PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Originador Tem como único objetivo abrir um GEM. Geralmente este originado será o Dono do GEM.

Dono do GEM Responsável por gerenciar o GEM desde sua abertura até o fechamento, ele define os dados iniciais do GEM, como escopo, justificativa, documentação, matriz de impacto e revisores, assim como o Plano de Ação.

Aprovador Aprova o GEM em duas etapas: Preliminar e Final. É o único que pode Cancelar um GEM, depois da sua aprovação preliminar.

Revisor do GEM O seu trabalho é analisar o GEM e responder as perguntas pertinentes a sua Disciplina, identificando problemas em potenciais e sugerindo ações que evitaram que os problemas ocorram.

Responsável por executar a Ação

Deve tomar as ações necessárias conforme sugestões dos Revisores e do Dono.

Pessoa Notificada Pessoa que deverá tomar conhecimento sobre as mudanças que o GEM se propõe. Cabe a ele dar o feedback da sua ciência para o Dono do GEM.

Contato Corporativo No instante da abertura do GEM essa pessoa receberá um e-mail com todas as características iniciais do GEM. Não participará do Fluxo do GEM, mas poderá procurar o Dono para contribuir com a implantação do GEM de forma eficiente e segura.

FORMAS DE ACESSO AO AMBIENTE EAD

Para utilizar o SGM da sua empresa você deve acessar o portal e localizar o link ACESSO SGM. Caso tenha dificuldade em encontrar o link se informe com a Área de Treinamento. Em seguida será carregada a tela de acesso aos SGM. Você deverá digitar o seu login e senha que você recebeu por carta ou por e-mail. Depois clique no botão OK.

Na tela inicial do sistema você terá acesso aos seus GEM’s pendentes, assim como, a documentação de

apoio cadastrada, tais como: procedimentos, manuais, checklist, etc. Para baixar um documento clique no

ícone de download (seta verde - ).

http://www.nucleoweb.net.br/sgm-unigel/upload/gatilhos_minimos.pdf

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INICIANDO UM GEM

Para iniciar um novo GEM você deve acessar o menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS.

Em seguida será carregada a tela com todos os seus GEMS pendentes. Clique no botão INCLUIR.

A tela de cadastro do GEM será carregada. Os campos destacados em vermelho são de preenchimento

obrigatório.

1 – Acesse o menu

MEUS GEMS

3 – Preencha todos os campos obrigatórios e os opcionais quando

necessário.

2 – Clique no botão INCLUIR

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Preencha todos os campos obrigatórios e os opcionais quando necessário. Observe que alguns campos não

podem ser alterados, pois, serão preenchidos automaticamente pelo sistema. São eles:

CAMPOS PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO

Nº do GEM Este número será formado pela seguinte regra: Código da Localização + Código da Unidade + Ano + Mês + Número Sequencial. Exemplo: 381 0120 2014 09 001

Localização Será o Código da Localização da abertura que o GEM estiver vinculado.

Status O sistema gera o status do GEM conforme a etapa atual do fluxograma.

Data da Abertura Data atual. Esta data é adquirida diretamente do servidor onde está instalado o SGM.

Originador É o usuário que está logado no sistema no momento da abertura do GEM.

Após o preenchimento dos campos clique no botão SALVAR.

IMPORTANTE! Existem três campos com um preenchimento especial são eles:

Criticidade

Este campo deve ser definido após o preenchimento da planilha CHECKLIST DE CRITICIDADE. Esta planilha irá te informar qual a criticidade deve ser aplicada ao GEM. Para baixar a planilha você pode

clicar no ícone de download (contornado em vermelho).

Temporalidade

Para o preenchimento deste campo existem as duas opções abaixo:

Caso seja escolhida a opção Temporário, surgirá o campo Data Temporária que será de

preenchimento obrigatório. Após o fechamento do GEM o sistema irá verificar periodicamente quais GEMs estão com a data temporária vencida e avisará ao Dono do GEM para que ele tome ação.

Você é o Dono da Mudança

Este campo influenciará no fluxo do GEM. Caso seja confirmado que você é o Dono, o GEM será encaminhado diretamente para Aprovação Preliminar*. Caso contrário você deve definir quem será o Dono e o GEM será encaminhado para esta pessoa que poderá aceitar ou não, para qualquer resposta

você receberá uma notificação.

* Aprovação Preliminar: Esta aprovação é controlada por um parâmetro no sistema que indica se uma empresa terá este tipo de aprovação ou não. Caso a empresa opte por NÃO ter esta aprovação preliminar, o GEM terá o seu fluxo modificado. Ao invés de ser enviado para o APROVADO da empresa, ficará com o DONO para

definir a Matriz de Impacto e informar os Revisores.

4 – Após o preenchimento clique

no botão SALVAR.

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ACEITANDO OU DEVOLVENDO UM GEM

Caso o originador, opte por definir outro Dono para o GEM, este novo Dono deverá informar se aceita ou

não a responsabilidade de gerir o GEM. Para isso a pessoa será informada pelo e-mail abaixo:

Acesse o sistema e em seguida clique no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS. Na tela MEUS

GEMS realize uma pesquisa nos seus GEMs Pendentes pelos seguintes filtros:

FILTRO COMO FUNCIONA

Número do GEM Este filtro só funcionará se for digitado todo número. Você pode copiar este número do e-mail que você recebeu e colar no respectivo filtro do SGM.

Título Você poderá digitar qualquer informação que faça parte do título. No exemplo abaixo, se você digitasse a palavra “refrigeração” o SGM retornaria além do registro exemplificado, todos os demais registros que tivessem a palavra ou frase digitada no seu título.

Envolvidos Funciona de forma idêntica ao filtro Título. Ao digitar um nome ou sobrenome o SGM retornará todos os DONOS e ORIGINADORES que tenham o nome ou sobrenome informados.

Status Você poderá escolher na lista um status para ser pesquisado. QUALQUER retornará todos os status.

Após preencher os filtros desejados clique no botão INICIAR BUSCA . No exemplo a pesquisa foi

realizada utilizando o filtro Número.

Ainda podemos filtrar os GEM pelos botões de pesquisa pré formatados. São eles:

Ao clicar retornará todos os seus GEMs Pendentes.

Ao clicar retornará os GEMs nos quais você tem revisões pendentes.

Ao clicar retornará os GEMs nos quais você tem ações pendentes.

Ao clicar retornará os GEMs nos quais você ainda não confirmou que tomou conhecimento das mudanças implantadas.

ATENÇÃO!!! Estas pesquisas, seja pelos filtros ou pelos botões pré-formatados serão realizadas da mesma

forma toda vez que você deseje localizar um GEM, independente da etapa do fluxo que o GEM estiver.

1 – Digite os filtros desejados.

2 – Clique em INICIAR BUSCA.

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Após localizar o GEM, abra o mesmo clicando no ícone EDITAR (lápis amarelo ).

Em seguida a tela do GEM será aberta com as informações que foram cadastradas e você poderá ACEITAR

ou DEVOLVER o GEM para o Originador. Em ambos os casos o funcionamento será o mesmo, o que mudará

é para onde o GEM será encaminhado. Caso opte por DEVOLVER ele voltará para o originador com os

devidos comentários, além do registro no sistema, também será enviado um e-mail.

Se optar em ACEITAR, o GEM ficará sob a sua responsabilidade e o Originador também ficará sabendo de

sua opção pelo sistema e por e-mail.

2 – Clique no

botão ACEITAR.

4 – Clique no botão CONFIRMAR.

2 – Clique no

botão EDITAR.

http://localhost:3959/sgm/gem_cad.aspx?id=32&id_origem=0

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INSERINDO A DOCUMENTAÇÃO DO GEM Após o aceite o Dono terá acesso a incluir a documentação do GEM. Primeiramente clique na ficha

DOCUMENTOS. Em seguida preencha a Descrição, Tipo e anexe o Arquivo.

O campo Tipo tem as seguintes opções de preenchimento:

TIPO USADO PARA INCLUIR IMPACTO NO SISTEMA

ACR Formulário de Análise Causa Raiz Somente armazenamento.

ATA Atas das reuniões Somente armazenamento.

CHECKLIST PRÉ-PARTIDA

Planilha com o CheckList de Pré-Partida

Após a Aprovação Final, caso a questão “A mudança requereu

uma revisão de pré-partida?” seja positiva o GEM só poderá ser fechado se um documento do Tipo CHECKLIST PRÉ-PARTIDA for carregado.

CHECKLIST CRITICIDADE

Planilha contendo a analise do Nível de Risco que cálcula a criticidade do GEM.

Caso não este documento do Tipo CHECKLIST CRITICIDADE não seja carregado o GEM não poderá ser fechado.

DADOS TÉCNICOS Documentação Técnica do GEM caso exista.

Somente armazenamento.

PROCEDIMENTO Procedimentos Novos ou Alterados

Após a Aprovação Final, caso a questão “Procedimentos novos

ou modificados foram avaliados para identificar e eliminar

potenciais Perigos e Riscos a Saúde, Segurança e Meio

Ambiente?” seja positiva o GEM só poderá ser fechado se um documento do Tipo PROCEDIMENTO for carregado.

ORÇAMENTO Orçamentos Somente armazenamento.

OUTROS Qualquer documentação do GEM Somente armazenamento.

O SGM aceitará qualquer formato de documento: DOC, XLS, JPG, PPT, PDF, etc. O que garantirá a exibição

do documento é se no computador da pessoa tenha o respctivo software instalado.

Após salvar, o registro será salvo e o upload realizado. Dependendo do tamanho do arquivo esta operação

poderá ser demorada. Aguarde até receber a mensagem informando que o arquivo foi salvo com sucesso.

Após ser salvo o documento aparecerá na lista de documentos e você poderá Editar (lápis amarelo ),

Excluir (xis vermelho ) e Visualizar/Baixar (seta verde )

Um documento pode ser carregado pelo Dono do GEM em qualquer etapa do processo, exceto após o seu

fechamento.

1 – Preencha as

informações.

3 – Clique neste

botão SALVAR.

Clique em ícone para realizar a operação desejada:

- Editar - Excluir

- Ver / Baixar

2 – Clique em procurar para

anexar o arquivo.

http://www.nucleoweb.net.br/sgm-unigel/upload/

http://www.nucleoweb.net.br/sgm-unigel/upload/

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SOLICITANDO A APROVAÇÃO PRELIMINAR Após a inclusão da documentação você deve solicitar Aprovação Preliminar clicando no notão SOLICITAR

APROVAÇÃO. Insira seus comentários e confirme. O GEM será encaminhado para o Aprovador da empresa

que receberá um e-mail informando-o sobre esta nova pendência.

Lembrando!!! Esta etapa só aparecerá para as empresas que parametrizar o SGM para solicitar a

Aprovação Preliminar.

Surgirá a tela para você realizar os comentários e confirmar a sua solicitação.

1 – Clique no botão SOLICITAR

APROVAÇÃO.

2 – Insira seus comentários.

3 – Clique no botão CONFIRMAR

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REALIZANDO A APROVAÇÃO PRELIMINAR O Aprovador da empresa receberá um e-mail informando que existe um novo GEM para sua aprovação. Ele

poderá APROVAR ou DEVOLVER, ambos os procedimentos são os mesmos e o Dono ficará sabendo o

resultado pelo sistema e por e-mail.

Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize GEM utilizando os filtros

conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis amarelo ).

2 – Clique em EDITAR.

3 – Clique em APROVAR.

4 – Digite seus COMENTÁRIOS.

.

5 – Clique em CONFIRMAR.


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DEFININDO A MATRIZ DE IMPACTO E REVISORES REQUERIDOS Após a aprovação, o Dono será avisado através do e-mail que o GEM está disponível para definir a Matriz

de Impacto e comunicar os Revisores. Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e

localize GEM utilizando os filtros conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR

(lápis amarelo ).

A tela do GEM será carregada com todos os dados informados. Clique na ficha REVISORES.

Defina a Matriz de Impacto, selecionando primeiramente o Nível 1, em seguida o Nível 2 e por fim o Nível

3. Os níveis estão vinculados através de uma estrutura hierarquíca, para escolher o Nível 3, antes é preciso

o Nível 2 que por sua vez precisa do Nível 1 preenchido. Caso deseje visualizar a MATRIZ DE IMPACTO

completa acesso o menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MATRIZ DE IMPACTO. Também é obrigatório que seja

informado um prazo para os Revisores darem as Sugestões para implantação adequada do GEM.

Após definir a Matriz de Impacto, clique no botão INCLUIR REQUERIDOS. Esta ação incluirá todos os

Revisores das Disciplinas associadas a Matriz de Impacto escolhida.

1 – Clique no ícone EDITAR.

2 – Clique na ficha REVISORES.

3 – Defina a Matriz de Impacto

do Nível 1 ao

Nível 3 e o Prazo.

4 – Clique no botão INCLUIR REQUERIDOS.


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Observe que os Revisores Requeridos foram incluídos e que foi disponibilizada a opção de incluir Revisores

Adicionais. Caso deseje alterar a Matriz de Impacto informada é necessário excluir todos os Revisores para

isso clique no botão EXCLUIR TODOS REVISORES, só depois desta ação ser realizada com sucesso é que os

campos de seleção da Matriz de Impacto serão liberados.

Também é possível excluir um ou mais Revisor. Imagine que a Matriz de Impacto selecionada está vinculda

a quatro Revisores, após sua análise você identificou que só serão necessários dois Revisores. Basta clicar

no ícone EXCLUIR (xis vermelho ) ao lado do Revisor a ser excluído e confirmar a exclusão.

DEFININDO REVISORES ADICIONAIS Somente após a inclusão dos Revisores Requeridos é que o SGM libera a inclusão de Revisores Adicionais.

Para isso selecione a Disciplina, posteriormente o Revisor e por fim clique no botão INCLUIR ADICIONAL.

Para escolher uma nova Matriz é necessário excluir

todos os Revisores.

Caso deseje excluir um Revisor específico clique no

ícone EXCLUIR.

1 - Selecione a Disciplina e em seguida o Revisor Adicional.

2 –Clique no botão INCLUIR ADICIONAL.

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INFORMADO OS REVISORES Depois de definir os Revisores é hora de informar aos mesmos sobre suas responsabilidades na análise do

GEM onde deverão detectar possíveis problemas e incluir uma ou mais sugestões para cada um dos

problemas detectados. Para realizar esta ação clique no botão INFORMAR REVISORES.

Digite os seus comentários para os Revisores e clique no botão CONFIRMAR.

O status do GEM será alterado para AGUARDANDO REVISORES e e-mails serão enviados para cada um dos

Revisores selecionados.

1 –Clique no botão INFORMAR REVISORES.

2 – Digite os seus comentários.


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INCLUÍNDO SUGESTÕES A inclusão de Sugestões para os problemas detectados compete exclusivamente aos Revisores. Quando existir revisões pendentes para um Revisor o mesmo será avisado através de e-mails como o exemplo abaixo:



Na tela do GEM, clique na ficha REVISORES


1 – Clique na ficha REVISORES


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Observe a estrutura desta tela, na parte destacada em VERDE o Revisor visualizará a Matriz de Impacto,

seus dados e o prazo para concluir a sua análise.

Na parte AMARELA serão exibidas todas as perguntas que o revisor deverá “responder” para identificar se

há um ou mais problemas em potencial relacionados à pergunta. É de responsabilidade do Revisor ler todas

as perguntas. Observe que a coluna Problema? traz o NÃO para todas as perguntas exibidas, caso você

identifique um problema para uma pergunta você deverá selecionar a pergunta clicando no ícone de

seleção (seta verde ), ao clicar toda a linha ficará com a cor LILÁS isso indica que a seleção foi feita com

sucesso.

Na parte VERMELHA você descreverá o(s) problema(s) encontrado(s) para a pergunta selecionada e clicar

no botão SALVAR (disquete preto )

Repita estes passos para todas as perguntas que ao “respondidas” gerarão problemas em potenciais.

Isolar a área conforme o procedimento de trabalho em altura.

2 – Digite a sua SUGESTÃO.

3 – Clique no ícone SALVAR.

1 – Selecione a pergunta que gera algum problema.

http://localhost:3959/sgm/upload/orcamento.pdf

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Após salvar a sugestão, observe que a coluna PROBLEMA? passou a ter o valor SIM. E o registro foi salvo na

lista de sugestões com isso você poderá Editar (lápis amarelo ) ou Excluir (xis vermelho ) a sugestão.

INFORMANDO O DONO SOBRE A CONCLUSÃO DA REVISÃO Após o Revisor concluir toda a sua análise, identificar os problemas em potenciais e definir suas sugestões

para impedir que os problemas ocorram, ele deve avisar o Dono do GEM clicando no botão ENCAMINHAR

PARA O DONO, realizando seus comentários e confirmando o envio.

SIM

Clique em ícone para realizar a operação desejada:

- Editar - Excluir

1 - Clique no botão ENCAMINHAR PARA O DONO.

2 – Digite seus

comentários.

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DEFININDO O PLANO DE AÇÃO Após o Revisor concluir a sua análise, o Dono será informado através de e-mail que o GEM está disponível

para montagem do Plano de Ação.



Aguarde carregar o GEM e em seguida clique na ficha AÇÕES.


2 – Clique ficha AÇÕES.


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Na ficha AÇÕES serão listadas todas as sugestões dadas pelos Revisores.

Abrindo um pequeno parêntesis: Se alguma sugestão não for pertinente à mesma poderá ser excluída

clicando no ícone EXCLUIR (xis vermelho ), informe o motivo e confirme a exclusão clicando no botão

EXCLUIR REVISÃO. O Revisor receberá um e-mail informando o motivo da não aceitação de sua Sugestão.

Voltando para o Plano de Ação: Para incluir uma ação clique no ícone ADICIONAR AÇÃO (seta verde ), a

sugestão ficará destacada na cor LILÁS e surgirão os campos para montagem do Plano de Ação. Preencha os

campos Descrição da Ação, Responsável, Prazo e Status e clique no ícone SALVAR.

O campo STATUS DA AÇÃO tem uma função diferenciada no fluxo do GEM dependendo de seu

preenchimento conforme descrito a seguir:

STATUS COMO INCLUENCIA NO FLUXO

PENDENTE

Enquanto houver Ações com o status Pendente o GEM não poderá ser enviado para a Aprovação Final e sua consequente Implantação não ocorrerá. Cabe ao Dono cobrar dos Responsáveis pela Ação a conclusão das mesmas. O Responsável será alertado por e-mail que existem GEM com ações pendentes sob sua responsabilidade.

CONCLUÍDO Este Status indica que a ação foi concluída. Somente com todas as Ações concluídas é que o GEM poderá ser aprovado, implantado e fechado. Durante a inclusão da Ação o status CONCLUÍDO só será visualizado se o responsável da Ação for o próprio Dono do GEM.

CONCLUIR DEPOIS

É possível implantar um GEM com Ações cujo status esteja como CONCLUIR DEPOIS. Este status é para ser utilizado quando a Ação poderá ser executada depois da implantação do GEM. Porém, apesar de IMPLANTADO o GEM não poderá ser FECHADO até que a ação seja concluída. O Responsável pela ação será relembrado periodicamente por e-mail que existem ações com o status CONCLUIR DEPOIS sob a sua responsabilidade.

3 – Clique em ADICIONAR AÇÃO.

4 – Preencha os campos.

5 – Clique em SALVAR.

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INFORMANDO RESPONSÁVEIS SOBRE O PLANO DE AÇÃO Depois que o Plano de Ação for montado é a hora de informar os Responsáveis pela ação sobre a existência

do mesmo. Clique no botão INFORMAR RESPONSÁVEIS, digite seus comentários e clique no botão

CONFIRMAR.

O status deste GEM será alterado para AGUARDANDO AÇÃO DOS RESPONSÁVEIS. Caso deseje informar os

responsáveis individualmente com o objetivo de relembrá-lo da sua pendência clique no ícone ENVIAR

AVISO (envelope branco ). Independentemente, o SGM lembrará por e-mail e de forma periódica os

responsáveis que tenham ações pendentes.

SUBSTIUINDO RESPONSÁVEIS NO PLANO AÇÃO Após informar os responsáveis, você poderá alterar o responsável pela ação, clicando do ícone EDITAR

(lápis amarelo ), em seguida você deve alterar o Responsável no campo adequado e para confirma clique

no ícone SALVAR (disquete preto ). Como os responsáveis já foram informados anteriormente por e-mail

você deverá informar esta mudança individualmente pelo ícone ENVIAR AVISO (envelope branco ).

1 – Clique em INFORMAR

RESPONSÁVEIS.

1 – Clique em INFORMAR

RESPONSÁVEIS.

2 – Insira seus

comentários.



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CONCLUINDO AÇÕES Cada um dos responsáveis por uma Ação receberá um e-mail informando-o que existem ações que devem

ser realizadas para a implantação do GEM conforme o exemplo a seguir:



Clique na ficha AÇÕES, observe que o Plano de Ação será exibido completamente com todas as ações a

serem executadas, independente do responsável, porém, você só poderá alterar uma ação pertencente a

sua pessoa. Na coluna Responsável, você identificará o seu nome e mais, todas as suas ações virão com o

ícone EDITAR (lápis amarelo ) ativo conforme destacado em vermelho na imagem abaixo.



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Para editar a ação e informar o que foi feito e em qual data foi concluída, clique no botão EDITAR, preencha

os campos O QUE FOI FEITO e CONCLUSÃO e por fim clique no ícone SALVAR (disquete preto ).

Automaticamente o campo STATUS será alterado para concluído.

INFORMANDO O APROVADOR SOBRE A CONCLUSÃO DAS AÇÕES Quando o responsável concluir todas as suas ações pendentes ele deve informar ao Aprovador e ao Dono

para que este por sua vez possa dar respectivos prosseguimentos: aprovação final e implantação do GEM.

Clique no botão INFORMAR CONCLUSÃO DAS AÇÕES, insira os comentários e clique no botão CONFIRMAR.

O Status do GEM será alterado para AGUARDANDO APROVAÇÃO FINAL e enviado para o Aprovador,

somente quando todas as ações pendentes estiverem com o Status CONCLUIR ou CONCLUIR DEPOIS.

Enquanto existirem ações pendentes o Status não será alterado e a cada ação concluída o Dono será

avisado por e-mail.


2 – Digite o que foi feito e a data

de conclusão.

3 – Clique em SALVAR.

4 – Status muda automaticamente

para CONCLUÍDO.

INICIO

1 – Clique INFORMAR CONCLUSÃO DAS

AÇÕES.


3 – Clique em CONFIRMA.

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REALIZANDO A APROVAÇÃO FINAL O Aprovador da empresa receberá um e-mail informando que existe um novo GEM para sua aprovação

final. Ele poderá APROVAR ou DEVOLVER, ambos os procedimentos são os mesmos e o Dono ficará

sabendo o resultado pelo sistema e por e-mail.



O Status será alterado para APROVADO DEFINITIVAMENTE e o Dono receberá a notificação por e-mail.

1 – Clique

em EDITAR.

2 – Clique em

APROVAR.




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REALIZANDO O PROCEDIMENTO DE PRÉ-PARTIDA

Após a Aprovação Final o Dono do GEM receberá um e-mail contendo a informação abaixo:



O procedimento de Pré-Partida será realizado pelo Dono do GEM, nesta etapa ele deve se certificar que

tudo está devidamente cadastrado respondendo as seguintes perguntas?

PERGUNTA O QUE IMPLICA SE RESPOTA POSITIVA

Todos os itens de Ação foram completados conforme as revisões?

Esta pergunta será preenchida automaticamente pelo sistema, pois, para chegar a esta etapa é necessário que não existam ações pendentes.

Toda a documentação aplicável foi criada/atualizada e em seu devido lugar?

Pelo ao menos um arquivo deve ser carregado na ficha de Documentos do GEM em questão. Caso contrário o GEM não poderá ser implantado.

A mudança requereu uma revisão de pré-partida?

Deve-se carregar o arquivo contendo o CheckList de Pré-Partida na ficha de DOCUMENTOS, escolhendo o Tipo de documento CHECKLIST PRÉ-PARTIDA. Caso contrário o GEM não poderá ser implantado.

Procedimentos novos ou modificados foram avaliados para identificar e eliminar potenciais Perigos e Riscos a Saúde, Segurança e Meio Ambiente?

Deve-se carregar o arquivo contendo o Procedimento novo ou alterado na ficha de DOCUMENTOS, escolhendo o Tipo de documento PROCEDIMENTO. Caso contrário o GEM não poderá ser implantado.

O treinamento sobre a mudança, caso necessário, foi realizado para os funcionários envolvidos?

Implica apenas na informação se houve a necessidade ou não da realização de treinamentos.



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INFORMANDO AS PESSOAS SOBRE A IMPLANTAÇÃO DO GEM

Para que o GEM seja IMPLANTADO é necessário comunicar a todas as pessoas que de alguma forma serão

impactadas pela implantação deste GEM. Na própria ficha de Pré-Partida, você deve adicionar a(s)

pessoa(s) desejada(s) na lista de distribuição. Você pode adicionar pessoa por pessoa, ou um grupo de

pessoas de uma mesma área por exemplo.

Para adicionar uma pessoa por vez, primeiramente você deve localizar a pessoa digitando o nome ou

sobrenome da pessoa no campo Nome ou pelo Grupo e em seguida clicar no ícone INICIAR BUSCA (pagina

com lupa ),destacados na parte VERMELHA. Caso a pessoa esteja apta a receber uma notificação pelo

SGM, ela aparecerá na LISTA DE PESSOAS parte AMARELA e você deve clicar no ícone ADICIONAR PESSOA

(seta verde ) para adicionar a pessoa à lista de distribuição de PESSOA NOTIFICADAS, parte VERDE, repita

este processo para todas as pessoas que também devem ser notificadas. Para enviar de fato a comunicação

clique no botão ENVIAR NOTIFICAÇÕES.

Se desejar incluir todas as pessoas de um GRUPO, selecione o grupo no e clicar no ícone INCLUIR GRUPO

No exemplo acima todas as pessoas vinculadas ao SSMA, seriam incluídas na lista de distribuição.

2 – Clique na ficha PRÉ-PARTIDA.

3 – Marque as perguntas cujas repostas forem

positivas.

4 – Clique em

SALVAR.

1 – Digite o Nome e/ou selecione o GRUPO e clique no ícone

INICIAR BUSCA .

2 – As pessoas que atenderem o critério de busca serão exibidas,

clique no ícone ADCIONAR .

3 – Para enviar a notificação para as pessoas selecionadas clique

no botão ENVIAR NOTIFICAÇÕES. Se desejar excluir a pessoa da

lista clique no ícone EXCLUIR . Para as pessoas que não tem e-

mail pode ser anexada um documento com assinaturas

através do ícone ANEXAR .

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REALIZANDO FEEDBACK DE CONHECIMENTO SOBRE A IMPLANTAÇÃO DO GEM

Todas as pessoas incluídas na lista de distribuição serão notificadas por e-mail.

A confirmação do conhecimento pode ser feito de duas formas:

1 – Clicando no link que veio com e-mail (CLIQUE AQUI PARA CONFIRMAR O SEU CONHECIMENTO)

2 –Acessando o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize GEM utilizando os filtros


1B – Clique em EDITAR.

1A – Clique no LINK.

2 – Clique em FEEDBACK DE CONNECIMENTO.

3 – A confirmação foi enviada, clique em OK.


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FECHANDO E ARQUIVANDO O GEM

Quando todas as pessoas notificadas derem o retorno que estão cientes da implantação do GEM. O GEM

automaticamente terá o seu Status alterado para IMPLANTADO E AGUARDANDO FECHAMENTO. Que é a

última ação a ser realizada pelo Dono do GEM para o Fechamento do GEM e seu imediato arquivamento.

O GEM só poderá ser se os requisitos a seguir tiverem sido atendidos:

1 – Todas as ações estiverem com concluídas, inclusive as que possuírem o Status CONCLUIR DEPOIS.

2 - Todas as pessoas notificadas derem o retorno que estão cientes da implantação do GEM.

3 – Ter a confirmação da Efetividade da Mudança.

O Dono do GEM receberá um e-mail informado que a última pessoa notificada está ciente das mudanças

implantadas.



O GEM foi IMPLANTADO e ARQUIVADO para consultas e geração de relatórios.

1 – Clique

em EDITAR.

2 – Clique na ficha FECHAMENTO.

3 – Confirme a efetividade da

implantação do

GEM.

5 – Clique em CONCLUIR GEM.

4 – A data é

automática.


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CONSULTANDO O GEM

Após o fechamento do GEM o mesmo só poderá ser visualizado através do menu : GESTÃO DE MUDANÇAS – CONSULTAR GEMS.

Na tela CONSULTAR GEMS realize uma pesquisa por um GEM fechado ou qualquer outro status GEM. Aqui

você poderá consultar não somente os GEMS que você participou como qualquer GEM iniciado na sua

empresa. Para facilitar a localização de um GEM o sistema permite a utilização dos seguintes filtros:

FILTRO COMO FUNCIONA

Número do GEM Este filtro só funcionará se for digitado todo número. Você pode copiar este número do e-mail que você recebeu e colar no respectivo filtro do SGM.

Título Você poderá digitar qualquer informação que faça parte do título. No exemplo abaixo, se você digitasse a palavra “refrigeração” o SGM retornaria além do registro exemplificado, todos os demais registros que tivessem a palavra ou frase digitada no seu título.

Envolvidos Funciona de forma idêntica ao filtro Título. Ao digitar um nome ou sobrenome o SGM retornará todos os DONOS e ORIGINADORES que tenham o nome ou sobrenome informados.

Status Você poderá escolher na lista um status para ser pesquisado. QUALQUER retornará todos os status.

Após preencher os filtros desejados clique no botão INICIAR BUSCA . No exemplo a pesquisa foi realizada utilizando o filtro Status. Abra o GEM desejado através do ícone EDITAR (lápis amarelo ).

ATENÇÃO!!! Na tela de CONSULTAR GEMS nenhum GEM poderá ser alterado, mesmo que ele esteja ativo e você seja o Dono, Revisor, Responsável ou Aprovado. Para realizar alterações acesso à tela MEUS GEMS.

1 – Clique no menu GESTÃO DE MUDANÇA

> CONSULTAR GEMS


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CANCELANDO O GEM

O GEM só poderá ser cancelado em qualquer parte do Fluxo, exceto depois de IMPLANTADO. Somente o perfil de APROVADOR da empresa poderá cancelar o GEM.



Todas as pessoas envolvidas até a etapa em que o GEM foi cancelado serão notificadas sobre o seu cancelamento e motivos informados por e-mail. IMPORTANTE! Uma vez cancelado não será possível reabrir um GEM. Porém, você poderá consulta-lo pelo menu GESTÃO DE MUDANÇAS – CONSULTAR GEMS.


2 – Clique em CANCELAR GEM.

3 – Informe os motivos.

4 –Clique em CONFIRMA.


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CONSULTADO O HISTÓRICO DO GEM

Toda intervenção no GEM que influencie no seu fluxo de andamento ou cancelamento de ações, revisões,

além do envio de e-mails para as pessoas que fazem parte do GEM em questão, também é gravada no

histórico do GEM para visualizar o histórico basta editar o GEM conforme descrito anteriormente e clicar na

ficha HISTÓRICO. Você poderá ver qual ação foi realizada, quem realizou, quando realizou e com que estar

o GEM no momento.

INCLUINDO UM HISTÓRICO AVULSO

Em algumas etapas do Fluxo do GEM você poderá incluir um Histórico Avulso que tem a função de

REGISTRAR INFORMAÇÕES e AVISAR POR E-MAIL as pessoas envolvidas, porém não alterando nem o

Status e nem o Fluxo do GEM. Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize

GEM utilizando os filtros conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis

amarelo ).

1 – Clique em INCLUIR HISTÓRICO.

2 – Digite as informações desejadas.



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SUBSTITUINDO REVISORES DO GEM

Imagine que um GEM tem três Revisores e um deles entrou de férias sem realizar a revisão necessária para a continuidade do fluxo do GEM. O que aconteceria? Neste caso o GEM ficaria parado até que o Revisor voltasse ao trabalho. E se o Revisor deixasse de fazer parte do quando de funcionário da empresa? Neste caso o GEM nunca seria implantado. Por isso existe um mecanismo de substituição do Revisor em um GEM. Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize GEM utilizando os filtros

conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis amarelo ). Em seguida

clique no ícone MUDAR REVISOR (duas setas ).

O campo REVISOR ficará editável. Selecione o novo Revisor e clique no ícone SALVAR (disquete preto ). Se

desistir da modificação clique no botão Cancelar (ícone proíbido ).

O novo Revisor receberá um e-mail informado que ele estará substituindo o Revisor antigo no GEM

específico.

1 – Clique em MUDAR

REVISOR.


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IMPRIMINDO GEMS A impressão dos GEMS é feita através do menu RELATÓRIOS – LASTAGEM GEMS. Você poderá visualizar os

GEMS que serão impressos através de diversos filtros: Nº do GEM, Período de Abertura, Status, Dono,

Unidade, Criticidade, Temporalidade e ainda escolher o modo como às informações serão visualizadas:

LISTA ou FICHA. Após preencher os filtros desejados. Clique no botão VISUALIZAR RELATÓRIO.

EXPORTANDO DADOS DO RELATÓRIO Para exportar os GEMS exibidos no relatório para Excel, PDF ou Word você deve clicar no ícone EXPORTAR

e depois escolha o formato desejado.

2 – Preencha os FILTROS.

3 – Clique em VISUALIZAR RELATÓRIO.

RELATÓRIO

FICHA

RELATÓRIO LISTA

Clique em EXPORTAR e escolha o formato: Excel,

PDF ou Word.

MANUAL DE USO DO SGM SISTEMA DE GESTÃO DE … · Status O sistema gera o status do GEM conforme a...

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