MANUAL DE TREINAMENTO PARA REPRESENTANTES …€¦ · Aproveite a leitura e descubra oportunidades...

TMRD 2008

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Manual de Treinamento de Representantes Distritais de Interact

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ÍNDICE

Introdução ............................................................................................................................................ 3 1. Liderança ...................................................................................................................................... 4

1.1. Responsabilidades, Obrigações e Outras Informações ..................................................................... 4 1.2. Liderança ........................................................................................................................................... 5 1.3. Como Estabelecer Metas .................................................................................................................. 5 1.4. Plano de Ação ................................................................................................................................... 6

2. Organização Distrital ..................................................................................................................... 7 2.1. Estrutura Distrital do Interact ........................................................................................................... 7 2.2. As Diferentes Funções dentro da Estrutura Distrital do Interact ...................................................... 7

3. Eventos Distritais .......................................................................................................................... 10 3.1. A Reunião Distrital .......................................................................................................................... 10 3.2. A Assembléia Distrital do Interact ................................................................................................... 11 3.3. A Conferência Distrital do Interact .................................................................................................. 12

4. Finanças ....................................................................................................................................... 14 4.1. Fundos Distritais ............................................................................................................................. 14 4.2. Tesoureiro Distrital do Interact ....................................................................................................... 14 4.3. Como Financiar Projetos e Atividades Distritais ............................................................................. 14 4.4. Como Custear a Assembléia Distrital e a Conferência Distrital ...................................................... 15

5. Comunicação ................................................................................................................................ 16 5.1. Comunicação do RDI com os Clubes ............................................................................................... 16 5.2. Manutenção dos Registros ............................................................................................................. 17 5.3. A Comissão Interact do RI ............................................................................................................... 18 5.4. Internet ........................................................................................................................................... 18

6. Quadro Social ............................................................................................................................... 19 6.1. Crescimento e Retenção de quadro social ...................................................................................... 19 6.2. Desenvolvimento de quadro social ................................................................................................. 19 6.3. Solução de Problemas ..................................................................................................................... 19 6.4. Expansão de clubes ......................................................................................................................... 20

7. Como Representar o Interact ........................................................................................................ 21 7.1. Métodos Eficazes de Relações Públicas .......................................................................................... 21 7.2. Como Responder a Perguntas Básicas sobre Interact .................................................................... 22

8. Metas Distritais ............................................................................................................................ 23 8.1. Descrevendo as Metas .................................................................................................................... 23

Apêndice I. lista de verificação anual ..................................................................................................... 24 Apêndice II. Atividades da Assembléia Distrital ...................................................................................... 25

1. Exemplo de PROGRAMAÇÃO para a Assembléia Distrital .............................................................. 25 Apêndice III. Planejamento de uma Conferência Distrital ....................................................................... 26


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INTRODUÇÃO

Este manual foi criado para ajudá-lo a preparar-se para seu ano como Representante Distrital do

Interact (RDI). Ele destaca suas responsabilidades assim como maneiras de cumprir as mesmas, onde

encontrar os recursos materiais apropriados e como utilizar tais recursos para aprimorar os serviços prestados

ao Interact e ao Rotary.

O “Manual de Treinamento para Representantes Distritais do Interact” serve como um “mapa” de

suas responsabilidades, além de proporcionar metas específicas e recursos de auto-avaliação para aprimorar

seus instintos de liderança e ajudá-lo a identificar áreas que precisem de mais atenção. Ele é um manual de

treinamento e não um documento de referência. Ele o informa sobre alguns recursos disponíveis e oferece

uma variedade de folhas-tarefa, agendas, diretrizes e listas de verificação relacionadas às suas várias

responsabilidades.

Quanto mais conhecimento tiver sobre as carências e os objetivos dos Interact Clubs em seu Distrito

e quanto mais tempo dedicar ao planejamento das atividades, mais sucesso terá durante seu ano como

Representante Distrital. Todos os Interactianos estão comprometidos com os mesmos ideais, mas cada

Interact Club possui características distintas. É sua obrigação conhecer cada clube o mais detalhadamente

possível e utilizar os conhecimentos adquiridos durante seu ano como RDI.

Agora é hora de colocar a mão na massa. Aproveite a leitura e descubra oportunidades para

desenvolver o seu distrito.

Parabéns por ser um Líder Vencedor e Muito Sucesso nessa gestão!


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1. LIDERANÇA

O cargo de RDI leva consigo muita honra e, ao mesmo tempo, grandes responsabilidades. Você foi

eleito por seus companheiros Interactianos com o propósito de aprimorar as vias de comunicação entre os

Interact Clubs do Distrito e o Rotary International. Você foi selecionado com base em suas qualidades de

líder, seus conhecimentos sobre o Interact e sua lealdade à organização, e irá desempenhar uma função vital

ao sucesso do programa Interact em seu Distrito durante o ano entrante.

A fim de cumprir suas responsabilidades, você deve ajudar os líderes dos Interact Clubs a alcançar

suas metas e proporcionar o devido treinamento aos dirigentes entrantes de clube. Além disso, você é

responsável, juntamente com o governador de Distrito e o presidente de comissão distrital do Interact, por

manter o Rotary International informado sobre as atividades dos Interact Clubs no Distrito e incentivar a

fundação de novos clubes.

O tempo, esforços e dedicação que irá investir antes e durante o ano como RDI irão determinar o

nível de sucesso do programa em seu Distrito. Como líder, suas atividades exercerão grande influência no

relacionamento entre os Interact Clubs e suas atividades conjuntas com os Rotary Clubs patrocinadores, na

eficácia das atividades do Interact relacionadas ao lema do presidente do RI e nas atividades da Comissão

Rotária Distrital do Interact em prol da promoção e divulgação do programa Interact. O segredo do

planejamento e preparação para um ano bem-sucedido se resume em: atitude positiva, bons hábitos

organizacionais e metas e idéias bem definidas.

Ao utilizar o “Manual de Treinamento para Representantes Distritais do Interact” irá observar que

diversas vezes são feitas referências a documentos básicos do programa. Recomendamos veementemente que

leia o mais brevemente possível o “Manual do Interact” a fim de se informar sobre as definições específicas e

responsabilidades dos dirigentes de clube e seu relacionamento com referência ao Distrito e ao Rotary

International. Outra sugestão é a leitura dos “Estatutos Prescritos para o Interact Club” e “Regimento Interno

Prescrito para o Interact Club” (encontrados nas últimas páginas do “Manual do Interact”) a fim de se

familiarizar com procedimentos básicos do Interact que poderão surgir durante sua gestão como RDI.

1.1. RESPONSABILIDADES, OBRIGAÇÕES E OUTRAS INFORMAÇÕES

Um cargo tão variado e complexo como esse requer que você se familiarize com suas

responsabilidades desde o início, e incentive os membros da comissão Interact do Distrito (Interactianos) a

cooperar com os rotarianos da Comissão Rotária Distrital do Interact e a liderar os Interact Clubs de seu

Distrito. Informações e diretrizes sobre a nomeação dos membros da comissão são fornecidas no Capítulo 2.

Como RDI, você é responsável por facilitar a comunicação entre os clubes e coordenar as atividades

e projetos distritais. Você irá trabalhar sob a supervisão do governador de Distrito e do presidente de

Comissão Rotária Distrital do Interact.

Todos os Distritos são incentivados a estabelecer uma organização distrital de Interact, liderada pelo

Representante Distrital, para que os seguintes objetivos sejam alcançados:


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• Promover o Interact, bem como suas atividades de expansão no Distrito, em coordenação com o

presidente de Comissão Rotária Distrital do Interact.

• Servir como contato da sede mundial do RI para informações sobre o Interact.

• Aconselhar e apoiar os Interact Clubs durante a implementação de projetos.

• Trabalhar em cooperação com o presidente da Comissão Rotária Distrital do Interact na coordenação

de atividades conjuntas do Rotary/Interact no Distrito.

• Planejar e implementar a Assembléia e a Conferência Distrital do Interact.

• Trabalhar com o presidente da Comissão Rotária Distrital do Interact no planejamento e

implementação de sessões de treinamento para dirigentes de Interact Clubs no Distrito.

1.2. LIDERANÇA

Como RDI você terá várias responsabilidades, a mais importante das quais é a liderança. Obter

consenso geral com relação a determinadas metas aumenta a chance de alcançá-las. Por isso, ao escolhê-las é

importante incluir a participação dos líderes do Distrito, ou seja, aqueles que irão ajudá-lo a realizá-las.

Identifique várias pessoas que considere líderes proeminentes e quais as características que as

diferenciam como líderes. Relacione essas pessoas e essas características e combine com as metas e objetivos

que você traçará para a sua gestão: aí estará a sua possível equipe de líderes para a Representação Distrital.

1.3. COMO ESTABELECER METAS

Agora que você adquiriu uma boa idéia da situação do Interact no Distrito, poderá começar a pensar

em suas metas. Lembre-se, uma meta eficaz deve ser:

• Mensurável: A meta pode ser estipulada em termos quantificáveis. Por exemplo, “trabalhar em

expansão” é menos eficaz que “fundar mais dois clubes até 30 de junho”. Uma meta mensurável

pode ser avaliada ao final do ano.

• Alcançável: Sua meta deve ser realista, ou seja, baseada nos recursos e materiais de que dispõe, ou

que espera ter em mãos, dentro do prazo máximo estabelecido para sua realização.

• Ousada: A realização de sua meta exige visão, planejamento, trabalho em equipe, esforço e

acompanhamento de sua parte e daqueles que estarão assumindo a liderança no ano seguinte.

• Compartilhada: Todos aqueles envolvidos na implementação da meta devem ter voz ativa no

desenvolvimento e planejamento da mesma. Presidentes de comissão, especialmente, devem ser

incluídos no processo de estabelecimento de metas.

Dentro dos parâmetros de responsabilidades da organização distrital do Interact procure listar as

metas e objetivos que você e a sua equipe gostariam de realizar. Assim, procure identificar aquelas que mais

se enquadram dentro dos quesitos acima citados. A partir dessas informações, discuta com sua equipe quais

seriam alguns obstáculos ao alcance dessas metas e procure identificar maneiras de vencer esses obstáculos.


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1.4. PLANO DE AÇÃO

A esta altura, você já atualizou os dados do Distrito e identificou metas e objetivos que precisam de

atenção. Além disso, identificou obstáculos e formas de vencê-los. Qual é o próximo passo a ser tomado?

Você precisa desenvolver um plano de ação. Para cada meta identificada, escreva as tarefas

específicas necessárias para atingi-la. Isso ajudará a visualizar o trabalho requerido para se alcançar cada meta

e tornará mais fácil delegar tarefas para as diferentes pessoas de seu grupo.

Tenha em mente que interactianos são voluntários e podem se engajar mais ou menos nas atividades

e tarefas necessárias para atingir os objetivos da sua gestão. Para que eles estejam totalmente integrados e

alinhados com suas metas e objetivos, eles devem ter vontade e comprarem suas idéias e ainda, sentirem-se

parte dessas atividades, como peças fundamentais.

Procure encontrar meios para motivar as pessoas que podem ajudá-lo a alcançar tais objetivos e

meios para envolver essas pessoas com comprometimento na participação nas atividades a serem

desenvolvidas. Interactianos motivados e comprometidos com suas metas são peças-chave para o seu sucesso.

Depois que motivar os Interactianos do Distrito, assegurar sua dedicação à causa e prepará-los para

agir, o que mais você tem a fazer? Acompanhamento é essencial à obtenção de resultados positivos. Procure

demonstrar estar sempre próximo de sua equipe, tentando o máximo possível demonstrar essa proximidade

através de relatórios e feedback para sua equipe.

Algumas sugestões para acompanhamento incluem:

• Telefonar aos líderes de clube e Distrito.

• Fazer uma visita pessoal.

• Escrever cartas.

• Solicitar aos voluntários, avaliações periódicas do projeto ou tarefa em andamento.

• Indicar um contato para monitorar o progresso dos projetos.


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2. ORGANIZAÇÃO DISTRITAL

Já foi dito que a marca de um bom líder é sua capacidade de delegar responsabilidades. O mesmo

princípio se aplica ao RDI. Ninguém pode ocupar este cargo sem o apoio de outros Interactianos do Distrito e

sem uma boa estrutura distrital.

2.1. ESTRUTURA DISTRITAL DO INTERACT

O plano organizacional abaixo demonstra o relacionamento entre as várias pessoas e entidades

relacionadas ao programa Interact no Distrito e internacionalmente. Além disso, aqui são indicados os

responsáveis por nomear ou selecionar candidatos para cada cargo.

Você deve organizar uma equipe distrital o mais breve possível, estruturando e distribuindo as tarefas

de forma que atendam as necessidades atuais do Distrito. Uma sugestão é publicar um guia que liste todos os

dirigentes do Distrito, bem como os presidentes e secretários de Interact Clubs. Endereços, telefones e

endereços eletrônicos (e-mail) de cada um deverão constar dessa lista a fim de encorajar a comunicação entre

os clubes. Uma agenda distrital também pode ser incluída, listando datas e locais de todos os eventos

importantes do Distrito, bem como os prazos finais para obrigações e atividades de clube. Esse guia deve

incluir também as metas e os objetivos que você estabeleceu para o ano.

Atividades do Interact no Distrito proporcionam oportunidades para implementação de projetos

conjuntos entre Interact Clubs, treinamento de novos dirigentes de clube, troca de idéias para o fortalecimento

dos serviços in-ternos e divulgação do programa em novas áreas. Interactianos envolvidos nessas atividades

irão, inevitavelmente, adquirir conhecimentos sobre o Interact. Para aqueles Distritos rotários com apenas um

Interact Club, as atividades distritais se limitam em desenvolver um mecanismo para fundar Interact Clubs em

outras comunidades. Quanto mais você promover o Interact no Distrito, mais forte será o programa em sua

própria comunidade.

2.2. AS DIFERENTES FUNÇÕES DENTRO DA ESTRUTURA DISTRITAL DO INTERACT

O GOVERNADOR DE DISTRITO

Cada um dos Distritos do Rotary é liderado por um governador de Distrito, eleito por rotarianos, que

serve como administrador do RI e representa o conselho diretor em sua área. Dentre outras responsabilidades,

o governador se ocupa da organização e do desenvolvimento de Interact Clubs e para esse fim indica a

Comissão Rotária Distrital do Interact e seu presidente. O governador é a mais alta autoridade com relação a

todos os programas implementados no Distrito, inclusive Interact.

O PRESIDENTE DA COMISSÃO ROTÁRIA DISTRITAL DO INTERACT

O presidente da Comissão Rotária Distrital do Interact é um rotariano indicado pelo governador que

ajuda a divulgar e administrar o programa Interact, promove a organização de novos clubes e proporciona a

liderança necessária para o cumprimento dos objetivos do programa. Além disso, ele serve os Rotary Clubs e


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Interact Clubs como fonte de informações sobre o Interact e assume a liderança na implementação de

atividades de treinamento para o RDI e dirigentes entrantes de clube.

O REPRESENTANTE DISTRITAL DO INTERACT

O RDI é um Interactiano eleito pelos Interact Clubs do Distrito. Em Distritos com apenas um Interact

Club, o representante será o mais recente ex-presidente disponível, ou presidente atual, caso o clube tenha

sido recentemente organizado. Ele serve como contato entre os Interact Clubs, a Comissão Rotária Distrital do

Interact e o RI. A fim de desempenhar essa função de maneira eficaz, o representante deve implementar uma

sólida rede de comunicações entre os clubes. A mesma rede deve ser usada para disseminar informações

provenientes do Distrito e do RI com referência ao programa, além de material promocional, eventos

especiais tais como a Semana Mundial do Interact.

Ele deve submeter ao Distrito e à sede mundial do RI relatórios sobre projetos excepcionais de clube

e Distrito para promoção e reconhecimento. Interact Clubs podem ajudar o representante no fortalecimento da

rede de comunicação do Distrito mantendo-o a par da nomeação de novos dirigentes e mudanças de

endereços. E ainda indica também os membros da comissão Interact do Distrito (integrada por Interactianos).

A COMISSÃO INTERACT DO DISTRITO

O RDI pode indicar uma comissão Interact do Distrito integrada por Interactianos de clubes do

Distrito. O número de integrantes desta comissão varia de acordo com o tamanho do Distrito e os planos do

Representante Distrital. A comissão do Distrito planeja projetos e atividades distritais, recomenda idéias para

o fortalecimento dos clubes e trabalha em conjunto como os rotarianos da Comissão Rotária Distrital do

Interact na organização de novos clubes e no planejamento de sessões de treinamento para dirigentes entrantes

de Interact. Outras responsabilidades incluem:

• desenvolver e distribuir um boletim distrital do Interact

• planejar e implementar a Assembléia Distrital do Interact e a Conferência Distrital do Interact

• coordenar atividades de relações públicas para promover o programa no Distrito

Quando decidir implementar a comissão distrital, reveja as metas estabelecidas para o Distrito. Com

base no que gostaria de realizar, prepare listas de responsabilidades e objetivos para cada membro da

comissão. O próximo passo é selecionar pessoas qualificadas para integrar a equipe. Lembre-se que você já

identificou os líderes do distrito e as características que você julgue necessárias para essa equipe. Chegou a

hora de nomeá-las e apresenta-las os seus planos para o Distrito.

O sucesso do Distrito dependerá em grande parte da qualidade e capacidade dos Interactianos

selecionados para servir. Se observar bem os Interactianos durante seu ano como RDI entrante, desfrutará de

uma posição vantajosa quando chegar a hora de fazer as indicações. Solicite aos presidentes de clube que

façam recomendações para a comissão Interact do Distrito. Um número maior de candidatos contribuirá para

a seleção de participantes mais qualificados. Ao investir tempo observando, entrevistando, verificando

recomendações e examinando as realizações dos candidatos, terá a oportunidade de estruturar uma

organização distrital que, além de servir o Distrito, irá ajudá-lo imensamente durante seu ano como RDI.

Quando selecionar os candidatos, tenha em mente o seguinte:


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• A indicação de membros provenientes do maior número possível de clubes contribui para o

estabelecimento de uma abrangente rede de comunicações do Distrito.

• Interactianos que tenham liderado programas bem-sucedidos nos clubes podem alcançar o mesmo

sucesso no Distrito.

• A indicação de novos presidentes de comissão onde for possível trará “vida nova” à equipe de líderes

do Distrito, ajudando a assegurar eficácia.

• Cargos distritais constituem áreas de treinamento para futuras posições de liderança no Distrito.

• Cada pessoa possui determinado talento para certa função. Seu trabalho será combinar esses talentos

com as funções mais apropriadas.

COMO FAZER A SELEÇÃO FINAL

Antes de assumir o cargo, contate os Interactianos que deseja indicar, esclareça o que espera deles e

as responsabilidades de cada um, e consiga que se comprometam a servir. Para um emprego eficaz do tempo,

sugira projetos específicos para os quais planos possam ser iniciados imediatamente com o objetivo de poder

dar início aos trabalhos assim que assumirem oficialmente os cargos.


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3. EVENTOS DISTRITAIS

São realizados anualmente três importantes eventos de Interact de âmbito distrital: as Reuniões

Distritais, a Assembléia Distrital e a Conferência Distrital. Para aqueles Distritos com apenas um ou dois

Interact Clubs, esses encontros são de suma importância e não devem ser ignorados. No entanto, se os

recursos forem limitados, talvez seja mais produtivo trabalhar em cooperação com o presidente da Comissão

Rotária Distrital de Interact a fim de programar a Assembléia Distrital e/ou conferência Interact para a mesma

época da Assembléia e Conferência Distrital do Rotary e programar as Reuniões Distritais para acontecerem

em um local estratégico, de fácil acesso e, preferencialmente, no centro do Distrito. Isso permitirá que todos

os clubes e os interactianos possam participar ou, pelo menos, a sua maioria.

Outros eventos podem ser realizados pelo Distrito, de acordo com o objetivo dos mesmos. Mais

eventos significam maiores oportunidades de encontrar clubes e trocar informações, antever conflitos e

desafios antes que eles se tornem grandes problemas e ainda aumentar o companheirismo entre os clubes.

3.1. A REUNIÃO DISTRITAL

OBJETIVO

A Reunião Distrital, comumente conhecida como REPRESE, tem como objetivo estabelecer uma

relação próxima entre clubes e Representação Distrital, de modo a transmitir e compartilhar informações

importantes relativas ao Distrito aos clubes. Nessa reunião, você deve apresentar a situação em que se

encontra o Distrito, quantificando e qualificando desafios, problemas e questões referidas na pauta da reunião.

PARTICIPANTES

É de suma importância a participação dos representantes dos clubes na Reunião Distrital. Os

participantes incluem presidentes e vice-presidentes e secretários, e, dependendo da característica do Distrito

ou do Regimento Distrital, também podem ser participantes das reuniões o tesoureiro, o coordenador Rotary

para Interact e qualquer outro membro do clube, desde que autorizado a representar o clube na reunião.

No entanto, é recomendável que as reuniões sejam abertas para todos os interactianos e até rotarianos

que por ventura tenham vontade de participar, podendo desenvolver atividades paralelas à reunião,

estimulando companheirismo entre os interactianos ou mesmo assistindo a reunião, maneira que pode ser

importante para despertar de líderes nos clubes.

QUANDO REALIZAR A REUNIÃO DISTRITAL

As Reuniões Distritais devem ser periódicas, tantas e quantas forem necessárias para o bom

andamento do Distrito. Aproveite os encontros distritais já programados e inclua nas pautas desses eventos

uma Reunião Distrital, facilitando a sua realização e a participação de mais interactianos.


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3.2. A ASSEMBLÉIA DISTRITAL DO INTERACT

PARTICIPANTES

Os participantes incluem presidentes, secretários, diretores ou membros entrantes de comissão do

Interact, representantes distritais do Interact (atuais ou anteriores), o governador de Distrito e governador

eleito de Distrito (e governadores assistentes quando apropriado), presidente da Comissão Rotária Distrital do

Interact, membros da comissão Interact do Distrito, presidentes e membros das comissões do Interact dos

clubes patrocinadores e conselheiros de Interact Clubs.

QUANDO REALIZAR A ASSEMBLÉIA

A Assembléia Distrital do Interact pode ser realizada em qualquer época após as eleições abertas de

clube, mas deve ocorrer antes do ano rotário cujos dirigentes entrantes irão servir.

DESPESAS E RESPONSABILIDADES RELACIONADAS AO EVENTO

Rotarianos e Interactianos membros da Comissão Rotária Distrital do Interact e da comissão Interact

do Distrito devem trabalhar juntos no planejamento de todos os aspectos do evento. Além de liderar o

encontro, o Representante Distrital deve selecionar Interactianos para servir como líderes nos treinamentos e

ajudar a promover o evento.

Como mencionado na “Declaração de Normas sobre o Interact”, os Rotary Clubs patrocinadores

devem assumir as despesas decorrentes do treinamento dos dirigentes de clube, diretores e membros entrantes

de comissão do Interact. Onde se fizer necessário, devido a circunstâncias especiais, um acordo mútuo de

pagamento pode ser estabelecido para cobrir essas despesas que envolva os clubes patrocinadores, o Distrito e

os participantes de Interact. Como quer que as despesas sejam cobertas, é essencial a aprovação da proposta

financeira pelo governador de Distrito antes da Assembléia Distrital do Interact.

CLUBE ANFITRIÃO

A Comissão Interact do Distrito e a Comissão Rotária Distrital do Interact devem colaborar para

identificar um Interact Club anfitrião para o evento. Um trabalho especial deve ser desenvolvido todos os anos

para que essa oportunidade possa ser oferecida a clubes diferentes no Distrito. Após confirmação oficial, o

clube anfitrião deverá ajudar a providenciar a sede do evento e hospitalidade aos visitantes.

PROGRAMA

O programa da Assembléia deve oferecer sessões plenárias e treinamentos aos participantes e, ao

mesmo tempo, desenvolver relacionamento entre os líderes dos Interact Clubs, Rotary Clubs patrocinadores e

do Distrito. Os treinamentos devem ser planejados para definir as funções dos vários dirigentes de clube.

Sessões plenárias podem abordar atividades do Interact no Distrito bem como proporcionar oportunidade para

compartilhar idéias sobre atividades de prestação de serviços e desenvolvimento/retenção do quadro social.

No Anexo II você terá uma sugestão de como organizar a programação da Assembléia Distrital.

COMPARECIMENTO

• Confirme que todos os clubes enviaram informações sobre seus dirigentes entrantes.

• Envie por correio material promocional aos dirigentes entrantes com bastante antecedência.


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• Solicite aos presidentes de clube que destaquem a importância da Assembléia e que insistam

pessoalmente no comparecimento de cada novo dirigente.

• Verifique os registros do ano anterior a fim de identificar aqueles clubes que não participaram da

última Assembléia. Contate esses clubes pessoalmente caso ainda não tenham expressado interesse

em participar do evento.

• Destaque a importância do comparecimento de todos os presidentes entrantes de clube, ou seus

representantes.

• Você pode implementar atividades especiais para que a Assembléia Distrital seja um evento

motivador.

ACOMPANHAMENTO

Após a Assembléia, o acompanhamento deve seguir duas direções. Primeiro, contate aqueles que

tenham comparecido a fim de verificar se receberam a orientação e informação que precisavam. Depois,

contate todos os novos dirigentes que não participaram do evento para proporcionar-lhes as informações que

perderam.

3.3. A CONFERÊNCIA DISTRITAL DO INTERACT

OBJETIVO

O objetivo da Conferência Distrital do Interact é expandir o programa através de companheirismo,

palestras inspiradoras e debates sobre assuntos relacionados aos clubes do Distrito e ao Interact em geral. A

conferência é um encontro de trabalho, um evento inspirador e informativo. Não é uma reunião para

treinamento. O foco é companheirismo! Use essa oportunidade para destacar o lema do Rotary International

para o ano e assimilar sua mensagem às atividades locais.

PARTICIPANTES

Todos os Interactianos do Distrito, bem como os rotarianos da Comissão Rotária Distrital do Interact,

os conselheiros de Interact Clubs e o governador de Distrito são incentivados a participar do evento. O

governador eleito e governadores assistentes poderão ser convidados se apropriado.

QUANDO REALIZAR A CONFERÊNCIA

A Conferência Distrital do Interact pode ser realizada no final de maio ou em junho num local central

de acesso fácil e econômico para os Interactianos do Distrito.

DESPESAS E RESPONSABILIDADES RELACIONADAS AO EVENTO

Todos os aspectos do evento devem ser planejados por Interactianos e rotarianos membros das

comissões distritais pertinentes. O atual RDI deve se incumbir da coordenação geral do evento. O custo da

conferência pode ser absorvido de várias formas. Via de regra, fundos gerais de Interact Clubs e do Distrito

são utilizados para cobrir as despesas do encontro e os Interactianos pagam uma taxa de inscrição que cobre

os custos de refeições, entretenimento e acomodações, se a conferência durar mais do que um dia.


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CLUBE ANFITRIÃO

Geralmente, um Interact Club é selecionado para servir como anfitrião. O clube anfitrião assume a

responsabilidade de providenciar a sede para o evento e tratar dos detalhes logísticos. Deve-se procurar que

essa oportunidade seja oferecida a clubes diferentes a cada ano.

PROGRAMA

Não há diretrizes estabelecidas para o conteúdo do programa, mas ele deve ser informativo e

dinâmico. Baseando-se nos interesses dos Interactianos do Distrito, o RDI, em cooperação com a comissão

Interact do Distrito, devem planejar um programa que estimule os participantes e fomente o estabelecimento

de laços de amizade através de todo o Distrito.

As sessões plenárias podem incluir a participação de oradores convidados de agências

governamentais, empresas ou organizações comunitárias cujos conhecimentos e experiência sejam

informativos e inspiradores para os Interactianos. Caso a conferência focalize um tópico específico

promovido pelo RDI durante o ano (por exemplo: alfabetização), selecione palestrantes especializados nessas

áreas. As sessões plenárias proporcionam ainda uma oportunidade especial para destacar os talentos de

Interactianos músicos, dançarinos ou artistas em geral, ou para homenagear Interactianos ou clubes que

tenham prestado serviços eminentes à comunidade durante o ano.

Trabalhe junto com o presidente da comissão distrital para iniciar a organização de seu programa

com as seguintes idéias em mente:

1. Mantenha-se envolvido no planejamento, na organização e na implementação de sua

conferência.

2. Desenvolva um programa abrangente e equilibrado que comece e termine na hora estipulada e

inclua apresentações inovadoras sobre o Interact e outras relacionadas a programas do Rotary e

do Interact.

3. Procure obter o máximo de participação de Interactianos e rotarianos do Distrito através de uma

divulgação eficaz, mantendo os custos mais reduzidos possível.

4. Todos os tópicos devem ser relacionados às atuais preocupações do Interact no Distrito.

5. Assegure a participação de todos os clubes do Distrito envolvendo-os no programa e nas

atividades previstas.

6. Apresente uma palestra inspiradora. Comece com alguns exemplos sobre os vários Interact

Clubs do Distrito e continue com uma avaliação dinâmica do progresso do Interact no Distrito.

Veja o que pode ser feito para fomentar o companheirismo e a prestação de serviços local e

mundialmente.


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4. FINANÇAS

Administrar as atividades financeiras do Distrito Interact é parte importante das funções do

Representante Distrital. Sua responsabilidade será administrar e prestar contas referentes a quaisquer

orçamentos aprovados pelo Distrito ou contribuições arrecadadas para uma atividade específica também

aprovada pelo Distrito. Todo RDI deve levar em consideração as melhores práticas financeiras ao lidar com

os fundos da organização.

4.1. FUNDOS DISTRITAIS

O estabelecimento de um fundo distrital não é obrigatório — a decisão final cabe a cada Distrito, o

qual pode estabelecer um fundo distrital para patrocinar projetos e custear a administração e o

desenvolvimento do Interact em seu território. De acordo com a “Declaração de Normas do Interact”, clubes

devem pagar uma taxa anual à respectiva organização distrital para cobrir seus custos operacionais.

É importante ressaltar também que todos os Governadores Distritais devem disponibilizar uma verba

para as atividades desenvolvidas pelo programa Interact no Distrito. Durante o PETs de cada distrito, o

Governador apresenta o orçamento para a gestão e nele constará o valor a ser destinado para essas atividades.

4.2. TESOUREIRO DISTRITAL DO INTERACT

Controle financeiro no Distrito é trabalho para mais de uma pessoa. Por isso, sugere-se que seja

considerada a indicação de um Tesoureiro Distrital do Interact (TDI). Os fundos são administrados pelo RDI e

pelo TDI, que mantém todos os registros referentes a renda e despesas. Os livros do tesoureiro são verificados

por alguém que não seja membro da comissão, de preferência uma Comissão Fiscal.

4.3. COMO FINANCIAR PROJETOS E ATIVIDADES DISTRITAIS

O custo individual de participação em atividades distritais deve ser mantido a um mínimo. Procure

encontrar outros meios para conseguir a participação de clubes e Interactianos, além de contribuições

financeiras. Qualquer contribuição em dinheiro a uma atividade deve ser de natureza estritamente voluntária.

Solicitações para tais contribuições não devem ser feitas na forma de taxa “per capita” dada a entender como

obrigatória. A utilização inteligente de recursos disponíveis determinará a diferença entre um projeto eficaz e

um ato de boas intenções.

Como RDI, é importante que você delegue ao seu Tesoureiro a responsabilidade por arrecadar e

administrar as contribuições recebidas para determinada atividade distrital. O compromisso financeiro com

qualquer atividade distrital não deve exceder um ano. O Tesoureiro Distrital é responsável pela prestação de

contas ao Distrito, e por submeter um relatório acurado de todos os gastos referentes à atividade.


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4.4. COMO CUSTEAR A ASSEMBLÉIA DISTRITAL E A CONFERÊNCIA DISTRITAL

A Assembléia Distrital e a Conferência Distrital do Interact são dois eventos que reúnem

Interactianos de todo o Distrito. Os custos das sessões de treinamento dos dirigentes entrantes de clube

durante a Assembléia devem ser assumidos pelos Rotary Clubs patrocinadores ou, em circunstâncias

especiais, pagos através de acordo financeiro entre os Rotary Clubs patrocinadores, o Distrito e os

participantes Interactianos.

Em geral, o custo desses encontros devem ser mantido o mais baixo possível. Isso é extremamente

importante quando se tratar da conferência, para evitar que os Interactianos e convidados deixem de participar

por motivos financeiros. Para ambos os encontros, você e suas comissões devem preparar e adotar orçamentos

de rendas e custos previstos. Isso deve ser uma das primeiras responsabilidades da comissão, a ser executada

com tempo suficiente para um planejamento eficaz.


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5. COMUNICAÇÃO

Não há como exagerar a importância de uma comunicação eficaz. Como RDI você estará se

comunicando com três grupos básicos: Interact Clubs, líderes rotários do Distrito e o Rotary International.

5.1. COMUNICAÇÃO DO RDI COM OS CLUBES

Comunicação adequada com os clubes é essencial ao sucesso de suas atividades administrativas e de

prestação de serviços no Distrito. Uma das responsabilidades do RDI é produzir e distribuir o boletim do

Interact. Estude cuidadosamente as seguintes diretrizes antes de preparar o primeiro número.

Outra forma de comunicação eficaz é o Guia Distrital. Como já dito anteriormente, ele é uma

ferramenta para que apresenta os clubes e seus dirigentes, facilitando o acesso e a comunicação entre os

clubes do mesmo distrito.

BOLETIM DISTRITAL

Comunicação adequada com os clubes é essencial ao sucesso de suas atividades administrativas e de

prestação de serviços no Distrito. Uma das responsabilidades do RDI é de produzir e distribuir o Boletim

Distrital de Interact. O boletim deve:

o Informar: o tema do RI, as atividades distritais do Interact e as atividades específicas dos clubes.

o Estimular: os clubes a trabalhar com empenho, a planejar com antecedência, a assumir novas

atividades e a cooperação entre os clubes.

o Reconhecer: As contribuições de comissões, de interactianos e de atividades específicas.

A primeira página do boletim deve apresentar artigos, exemplos ou notícias que enfatizem um dos

três objetivos primários citados acima. Produza um boletim que aborde tópicos variados e proporcione

informações atuais e relevantes, em formato atraente, fácil de ler e que informe sobre atividades significativas

do maior número de clubes possíveis.

Ainda mais: solicite aos clubes que não deixem de lhe enviar exemplares de seus boletins, coloque

uma agenda para os próximos eventos e inclua mensagens de boas vindas a clubes recém organizados.

O orçamento distrital deve cobrir os custos de confecção e distribuição desse boletim. Alguns

Distritos estão vendendo espaços para propaganda em seus boletins, como meio de subsidiar os custos de

produção e distribuição dos mesmos.

Outras Sugestões para o Boletim Distrital:

o Divulgue projetos de Serviços à Comunidade Mundial implementados por clubes do Distrito.

o Solicite aos clubes que lhe enviem exemplares de seus boletins.

o Preste o devido reconhecimento aos aniversários de clubes.

o Imprima uma agenda para os próximos eventos.

o Sugira intercâmbios de correspondência ou programas com clubes em outros países.

o Inclua uma mensagem de boas vindas aos clubes recém organizados e incentive os interactianos a

visitá-los.


17

GUIA DISTRITAL

O que é?

Como nome já diz, é um material da Representação Distrital em que os sócios do distrito, tanto da

Representação quanto dos clubes.

O que contem?

Basicamente, um Guia Distrital deve conter:

o Mensagens inspiradoras [Ex.: Pres. Do Ri, Governador, RDI]

o Dados da Comissão Distrital de Interact [RDI e sua equipe]

o Dados da Comissão Distrital Rotária [Governador e Coordenador Distrital]

o Dados dos Clubes [Presidente, Secretário, local, dia e hora das reuniões]

o Calendário [Datas limites, Eventos, Atividades, Visitas oficiais]

o Plano de Metas Distrital

o Regimento Distrital

O RDI deve montar seu Guia da melhor maneira para o distrito, porém não deve esquecer de colocar

nenhum dos itens acima citados. Para se basear, procure ver guias de gestões passadas ou de outros distritos e

monte o seu.

Como montar?

A montagem de um guia distrital é particular de cada distrito. Alguns guias têm formato de livreto

em gráfica, outros em formato de livreto xerocado e encadernado e até mesmo apenas folhas xerocadas.

Como está montado o seu guia não importa tanto, já que depende do capital usado para fazer.

Algumas vezes esse capital vem do Rotary, outros de cotas de patrocínios e em outros da própria

Representação Distrital ou do próprio RDI. O mais importante é que ele deve ser feito, pois é com ele que

todos terão condições de se comunicarem, enviarem e receberem informações.

Esses guias devem ser confeccionados o mais rápido possível e que sejam enviados no início da

gestão para todos os clubes do distrito, para o Governador, para o Coordenador Distrital.

5.2. MANUTENÇÃO DOS REGISTROS

Para facilitar o trabalho de consulta de registros durante o ano, organize um bom sistema de

arquivos. O desenvolvimento desse sistema é um investimento de tempo que lhe proporcionará grande

retorno, pois economizará tempo, durante toda a sua gestão. Lembre-se que não se arquiva nada sem suas

respectiva data. Sugestões para a organização de pastas em seus arquivos:

O ARQUIVO DE CLUBES

o Pasta para arquivamento dos dados dos clubes e relatórios mensais ou bimestrais de cada

clube. [Uma por clube]


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O ARQUIVO DE COMISSÕES

o Pasta para arquivamento dos projetos ou atividades implementadas pelos clubes nas suas

diversas comissões. [Uma por clube]

O ARQUIVO DE TESOURARIA

o Pasta para arquivamento de orçamento anual de representação de todas as notas fiscais de

despesas e todos os recibos de receitas. Para que depois do ano encerrado, seja feita uma

apresentação de todos os gastos e receitas da gestão.

O ARQUIVO DE CORRESPONDÊNCIAS

o Pasta para arquivamento de originais de todas as correspondências enviadas, até mesmo de

e-mails aos clubes e outros.

O ARQUIVO DE BOLETINS

o Pasta para arquivamento de todos os boletins enviados pela Representação aos Clubes, a

outros Distritos e/ou boletins recebidos.

5.3. A COMISSÃO INTERACT DO RI

Todo ano o presidente do RI indica uma comissão internacional de Interact imbuída da missão de

orientar o conselho diretor em decisões referentes ao programa Interact. Apesar de não haver parâmetro

algum estabelecido para essa comissão, é costume incluir rotarianos e Interactianos de todo o mundo,

tornando esta uma das poucas comissões do RI com membros não-rotarianos. Interactianos interessados em

integrá-la devem solicitar a um rotariano que envie carta de recomendação ao presidente eleito, na sede do RI.

5.4. INTERNET

Com o avanço da tecnologia, as distâncias diminuíram e, com isso, as informações poderão chegar

mais rápidas. Um desses avanços é a Internet, que proporciona uma maior agilidade na troca de informações,

pois com o auxílio da Internet, podemos organizar no Distrito:

O LISTA DE E-MAILS

Essa lista de E-mails serve para que você possa enviar mensagens para os clubes ou sócios do

Distrito, com mais rapidez e menos custo.

O LISTA DE DISCUSSÃO

Uma lista de discussão é importante, pois serve para que os sócios de um Distrito possam

discutir determinados assuntos que estão em pauta no Distrito, sem se que sair de casa. Porém,

cuidado com o que se coloca na Internet, principalmente numa lista de discussão, pois não só

uma pessoa, mas várias irão ver o que você está escrevendo.

O HOME-PAGE DISTRITAL

Uma Home-Page bem feita e sempre atualizada será um grande cartão de visitas do Distrito para

o mundo. Coloque nessa H.P. os dados do Distrito, dos clubes, das cidades ou bairros onde estão

localizados os clubes e as atividades ou projetos implementados pelos clubes, para que todos

conheçam um pouco do seu Distrito.


19

6. QUADRO SOCIAL

6.1. CRESCIMENTO E RETENÇÃO DE QUADRO SOCIAL

Uma de suas maiores responsabilidades como RDI será auxiliar cada clube a alcançar seu potencial

máximo em termos de quadro social. Para continuar oferecendo serviços eficazes à comunidade, o Interact

precisa manter clubes bem estruturados e dotados de dinâmico quadro social. Quanto maior for o número de

sócios, mais recursos estarão à disposição do clube e melhores os serviços que poderá oferecer. Por isso, cada

clube deve contar com uma representação diversificada e abrangente da comunidade e continuar recrutando

sócios criativos e dinâmicos.

É importante possuir um bom programa de iniciação para novos sócios que explique claramente os

benefícios e as responsabilidades inerentes à associação, bem como as oportunidades para prestação de

serviços. Além disso, os clubes devem continuar desenvolvendo meios para que todo novo sócio possa

participar de projetos de prestação de serviços e das atividades gerais. Retenção de sócios é um componente

essencial ao crescimento eficaz do quadro social.:

6.2. DESENVOLVIMENTO DE QUADRO SOCIAL

Cada Distrito tem características diferentes, assim como cada clube vive uma realidade distinta. Seja

paciente procurando entender os problemas enfrentados pelo Distrito. Utilize os Interactianos para ajudá-lo no

trabalho de recuperação de clubes que estejam enfrentando dificuldades ou sejam considerados fracos. Esses

mesmos Interactianos poderão auxiliar na organização de um seminário sobre desenvolvimento e

fortalecimento do quadro social para os Interact Clubs do Distrito.

6.3. SOLUÇÃO DE PROBLEMAS

Quais são alguns dos desafios referentes ao desenvolvimento e fortalecimento do quadro social que

teriam mais probabilidade de encontrar? Talvez fosse conveniente pensar em problemas comuns que se

manifestam de uma forma ou de outra em vários Distritos diferentes e naqueles menos comuns, menos

divulgados e que exigem soluções especiais.

Problemas e desafios comuns incluem, mas não se limitam a:

• limites de idade

• quadro social exclusive (panelinhas)

• clubes e sócios apáticos

• falta de companheirismo

• programas fracos

Problemas menos comuns podem incluir:

• concorrência com outro Interact Club e outras organizações de prestação de serviços

• preconceito contra um novo grupo étnico ou religioso


20

6.4. EXPANSÃO DE CLUBES

Uma das responsabilidades da organização distrital Interact é implementar atividades de divulgação e

expansão do programa em coordenação com o presidente da comissão distrital do Interact. Esse trabalho pode

ser feito através da identificação de Rotary Clubs interessados em patrocinar Interact Clubs. Como

Representante Distrital, você pode gerar mais entusiasmo nesses clubes proferindo palestras em reuniões e

ajudando-os a promover o Interact e atrair sócios potenciais da comunidade.

DOCUMENTAÇÃO E REQUISITOS BÁSICOS PARA UM NOVO CLUBE

Depois de confirmar o comprometimento de um número significativo de sócios fundadores

(idealmente 15 ou mais), o grupo encarregado da organização do novo clube solicita sua oficialização

preenchendo e enviando à secretaria do RI, ou centro de serviços que atende a área, os seguintes formulários:

• “Lista de Organização de Interact Club” com as assinaturas do presidente do Interact Club,

presidente do Rotary Club patrocinador e governador de Distrito.

• Lista dos sócios fundadores (embora não haja um número mínimo requerido de sócios fundadores, o

conselho diretor do RI recomenda pelo menos 15).


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7. COMO REPRESENTAR O INTERACT

A prática de relações públicas varia através do mundo. Mas, independentemente dos costumes locais,

todo Interact Club atrai um público com o qual tem que se comunicar. O desenvolvimento de uma mensagem

e a busca da melhor maneira de divulgá-la chama-se relações públicas.

As atividades de prestação de serviços do Interact são de grande valor para a comunidade e boas

relações públicas podem aumentar a capacidade dos Interactianos de proporcionar tais serviços. Relações

públicas ajudam os clubes a obter apoio e recursos para projetos, estabelecer contatos com outras

organizações na comunidade e atrai sócios dinâmicos.

Quanto melhor informadas sobre o Interact, mais interessadas em se envolver as pessoas estarão.

Uma campanha dinâmica e contínua de relações públicas o ajudará a assegurar a eficácia do programa

Interact. Como RDI, você será o líder e porta-voz do Interact em seu Distrito. Como estará freqüentemente

exposto à opinião pública, faz sentido aproveitar tais oportunidades para promover o Interact e, por associação

direta, o próprio Rotary.

7.1. MÉTODOS EFICAZES DE RELAÇÕES PÚBLICAS

As iniciativas de relações públicas visam transmitir informações positivas sobre o Interact e criar

opinião pública favorável às atividades dos clubes. Procure relacionar atividades distritais implementadas no

ano passado ou planejadas para este ano, que poderiam ser utilizadas para revelar uma imagem positiva do

Interact em sua comunidade, identifique algum segmento do público que poderia apreciar o recebimento de

informações sobre tais atividades. A partir daí, é interessante que você divulgue essa informação de maneira

clara e objetiva (por exemplo: utilizando o Boletim Distrital).

Tais atividades podem render frutos para o Distrito, como novos clubes, sócios e até parceiros em

grandes projetos.

MÉTODOS EFICAZES PARA APRESENTAÇÕES PÚBLICAS

Ao transmitir uma imagem mais positiva do Interact, você se tornará mais eficaz na prestação de

serviços e em seus trabalhos em prol da compreensão internacional. É muito importante que líderes sejam

bons oradores. Comunicando-se eficazmente você reduz ou elimina mal-entendidos, incentiva as pessoas a

agir e ainda obtém resultados mais rápido. Comunicação eficaz aumenta sua capacidade de influenciar outros.

Quanto mais crescer sua influência, mais fácil será liderar com eficácia.

Prepare o esboço de um discurso sobre o Interact. Ensaie a apresentação em frente a um espelho. Se

for possível, grave e assista a sua própria apresentação e verifique os pontos onde você deve melhorar.

ORADORES EFICAZES:

1. Sabem o que vão dizer.

2. Organizam e apresentam seus pontos claramente.

3. Utilizam recursos audiovisuais fáceis de ler e entender.

4. Mantêm uma boa postura e contato visual.


22

5. Conhecem a apresentação suficientemente bem para dispensar o uso de muitas anotações.

6. Ensaiam.

7. Fazem apresentações calmas e bem dosadas.

8. Variam o tom e o volume de voz de acordo com a mensagem; pronunciam bem as palavras.

9. Ilustram a palestra com imagens claras.

7.2. COMO RESPONDER A PERGUNTAS BÁSICAS SOBRE INTERACT

Utilizando as diretrizes abaixo, responda às seguintes perguntas com uma ou duas frases.

• Respostas eficazes são: Positivas, Factuais, Específicas e Breves.

• Inclua palavras-chave como: Serviços, Comunidade, Internacional e Liderança.

O que é Interact?

O que é Rotary?

Quem são os Interactianos?

Quem são os rotarianos?

O que faz o Interact?

Como ele se relaciona com o Rotary?

Certas perguntas denotam uma percepção errônea do Interact, como por exemplo: “O Interact não é

uma organização elitista para filhos e filhas de rotarianos” ou “Interact Clubs se reúnem para atividades

sociais, não é verdade?” Relacione duas perguntas difíceis de responder em sua área. Como as responderia?


23

8. METAS DISTRITAIS

Você dedicou bastante tempo à leitura deste manual e agora está mais bem preparado para

compartilhar informações úteis com outros líderes do Rotary e Interact no Distrito e no mundo.

Você trabalhou com informações gerais sobre o Interact e informações específicas de seu Distrito.

Em vista do grande volume de informações adquirido e da atual situação distrital, quais seriam suas novas

metas para o Distrito?

8.1. DESCREVENDO AS METAS

METAS DISTRITAIS REVISADAS

Relacione as seis metas mais importantes para seu Distrito, baseando-se em idéias e prioridades que

você e sua equipe distrital discutiram à medida que leu este manual.

1. ___________________________________________________

2. ___________________________________________________

3. ___________________________________________________

4. ___________________________________________________

5. ___________________________________________________

6. ___________________________________________________

7. ___________________________________________________

RESUMO DE MUDANÇAS NAS METAS

Selecione duas metas que foram modificadas desde o Capítulo 1 e resuma as modificações abaixo:

1. ___________________________________________________

2. ___________________________________________________

METAS COM MAIS E MENOS PROBABILIDADES DE ÊXITO

Qual de suas seis metas tem menos probabilidade de êxito?

O que você e sua equipe devem fazer para alcançar as metas mais difíceis?

Qual de suas seis metas tem mais probabilidade de êxito?

Por que acha que ela tem mais probabilidade de êxito? Como você e sua equipe poderiam aproveitar

o sucesso desta meta em benefício das outras?


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APÊNDICE I. LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL

SUGESTÃO PARA UMA LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL

Mês Objetivo

Julho � Reveja o conteúdo do kit distrital do Interact.

� Comic. Participe e incentive os interactianos do seu Distrito a participarem

também.

Agosto � O Representante Distrital do Interact, o presidente da comissão distrital e

suas comissões deverão se reunir para discutir as seguintes atividades:

� atividades distritais para a Semana Mundial do Interact

� sessões de treinamento para os dirigentes de Interacts Clubs do Distrito

� treinamento para os representantes distritais do Interact entrantes

� Seleção dos projetos Interact do Distrito

Setembro � Mês das Novas Gerações: Programe atividade especial, projeto de prestação

de serviços ou evento comemorativo para dar destaque aos serviços do Rotary

com jovens.

Novembro � Na semana do dia 5 acontece a Semana Mundial do Interact. Utilize para

desenvolver projetos que divulguem o movimento interactiano pela

comunidade ou para ajudar na fundação de um novo Interact Club. Não

esqueça do Projeto Multidistrital, que também é realizado na Semana Mundial.

Janeiro � Eleição dos dirigentes Interact de clube e Distrito para o ano seguinte.

Março

� Lembre aos clubes sobre o prazo final das inscrições para a convenção do RI e

do encontro

� Interact pré-convenção. Implemente seminários de treinamento ou

conferências para presidentes entrantes de Interact Club e RDIs.

� Provavelmente nessa data estará sendo realizado o Treinamento Multidistrital

de RDRs e Rdis. Não esqueça de inscrever o RDI entrante para o treinamento.

1º de abril � Prazo final para enviar ao RI o “Formulário de Dados do Interact” para que as

informações sobre o clube sejam incluídas no “Official Director”

Maio � Reveja as atividades do ano; preencha e envie ao RI, até 15 de julho, o

levantamento distrital anual.


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APÊNDICE II. ATIVIDADES DA ASSEMBLÉIA DISTRITAL

1. EXEMPLO DE PROGRAMAÇÃO PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL

08h00-09h00 Inscrições para a Assembléia Distrital 09h00-09h45 Primeira Sessão Plenária (presidida pelo RDI)

� Anúncios e apresentações (5 minutos)

� Saudação do governador de Distrito ou do presidente de Comissão Rotária Distrital

do Interact (5 minutos)

� Colocação pelo RDI dos objetivos da Assembléia Distrital (10 minutos)

Foco: Planos para o ano, o lema do RI, incentivo aos líderes de clube e

estabelecimento de metas para o ano.

09h45-10h00 Intervalo

10h00-12h00 Treinamentos o Grupo I: Presidentes entrantes

o Grupo II: Secretários entrantes

o Grupo III: Tesoureiros e dirigentes/membros de comissão de finanças

o Grupo IV: Dirigentes/membros da comissão de Serviços Internos

o Grupo V: Dirigentes/membros da comissão de Serviços à Comunidade

o Grupo VI: Dirigentes/membros da comissão de Serviços Internacionais

Observação: Grupos de discussão adicionais poderão ser realizados de acordo com a

estrutura dos clubes do distrito ou conforme estabelecido pelo Regimento Distrital

12h00-13h30 Almoço

13h30-15h30

REPRESE

RDI entrante se reúne com presidentes de clube.

� Foco: Metas e estratégias de comunicação para o ano entrante

15h30-16h00 Intervalo

16h00-17h00 Segunda Sessão Plenária � Revisão pelo RDI dos assuntos distritais (20 minutos)

� Palestra motivadora de encerramento apresentada pelo RDI entrante (20 minutos)

� Observações finais pelo governador de Distrito e RDI (20 minutos)

17h00 Encerramento. Observação: Os itens acima mencionados podem ser suplementados pelos líderes de cada Distrito.


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APÊNDICE III. PLANEJAMENTO DE UMA CONFERÊNCIA

DISTRITAL

Todo o planejamento deve ser feito em coordenação com o governador de Distrito e o presidente de

comissão distrital do Interact.

Ação Quando?

Confirme a data da conferência. O mais cedo possível

Prepare um plano de ação e cronograma, incluindo o máximo possível de detalhes

a fim de assegurar o êxito da Conferência Distrital.

de 8 a 9 meses antes

da conferência

Solicite aos clubes idéias sobre tópicos para as sessões e prepare um esboço

prático do programa.

7 meses antes

Prepare um esboço detalhado de orçamento que inclua previsão de todas as

despesas (por exemplo: aluguel de salões, refeições, transporte, materiais diversos,

promoção, etc.) e receitas (por exemplo: taxas de inscrição) relacionadas à

Assembléia.

6 meses antes

Identifique o clube anfitrião e um local para o evento de acordo com suas

necessidades. Isso é feito geralmente por meio de um contrato por escrito, assinado

com o máximo de antecedência. Seja específico em detalhes pertinentes aos salões

para sessões plenárias, grupos de discussão e banquetes, ao local designado para o

balcão de inscrições, aos custos de hospedagem (se apropriado) e a outros

requerimentos logísticos do programa.

6 meses antes

Identifique palestrantes, líderes de grupos de discussão, diretores de protocolo e

qualquer outro elemento essencial ao evento. Envie-lhes um convite formal,

inclusive uma descrição clara das responsabilidades de cada um. Trabalhe com os

elementos-chave do programa no desenvolvimento dos tópicos das palestras, os

quais são sujeitos à sua aprovação final.

5 meses antes

Informe todos os participantes o mais cedo possível sobre as datas do evento.

Prepare e envie por correio, com a devida antecedência, todo o material de

promoção, inclusive informações sobre o processo de inscrições. Solicite a cada

dirigente de clube que confirme sua participação e entre em contato com aqueles

que não o fizerem.

5 meses antes

Confirme o programa final. 2 meses antes

Imprima os crachás e tome quaisquer outras providências finais. 2 semanas antes

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