MANUAL DE TESOURARIA - · PDF fileXDPEOPLE LDA. [email protected] 4 Introdução No...

MANUAL DE TESOURARIA Fevereirode2016

XDPEOPLE LDA. [email protected]

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Introdução....................................................................................................................................4

Objetivos.......................................................................................................................................4

MódulodeContas........................................................................................................................5

Contas.......................................................................................................................................5

Rubricas....................................................................................................................................6

Categorias.................................................................................................................................6

TiposdeConta..........................................................................................................................8

MovimentosManuais...................................................................................................................8

ListagemdeMovimentos.........................................................................................................9

DetalhesdeMovimento...........................................................................................................9

Transferências........................................................................................................................10

ReconciliaçãoBancária...............................................................................................................11

CriaçãodeModelodeReconciliação......................................................................................12

DescriminaçãodeMontante..................................................................................................13

ImportaçãodeExtrato............................................................................................................14

MovimentosRepetidos...........................................................................................................14

NovosMovimentos.................................................................................................................15

ConfiguraçãodeModelodeReconhecimento.......................................................................15

ConfiguraçãoDicionáriosdeReconhecimento.......................................................................16

MovimentosProgramados.........................................................................................................18

Recorrência.............................................................................................................................18

Extrato........................................................................................................................................20

Outrosrelatórios........................................................................................................................21

TotaisMensaisporRubrica....................................................................................................21

Configuração...............................................................................................................................23

Gerardadosbase....................................................................................................................23

Configuraçãogerais................................................................................................................24

IncorporaçãodefaturaçãocomMódulodeContas...................................................................25

ContadeCaixapadrão............................................................................................................25

TiposdePagamento...............................................................................................................26

Exemplosdocumentosgeradoresdemovimentos................................................................27

Vendaemcheque/transferência........................................................................................27

Vendaadinheiro.................................................................................................................28

DocumentosInternos.............................................................................................................29


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Depósitodechequesemcaixa...............................................................................................30

Orçamentação............................................................................................................................32

ExemplodeOrçamentação.....................................................................................................34

GeraçãoAutomáticadeOrçamentos.....................................................................................34

Orçamento..........................................................................................................................35

Despesas/Receitas..............................................................................................................35

MédiasMensais..................................................................................................................35

OrçamentosdeFamíliasdeArtigos........................................................................................35

Perguntasfrequentes.................................................................................................................36


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Introdução

Nouniversoempresarial,ocontrolofinanceiroésemdúvidaumdospontosfulcraisnaestabilidadeeevoluçãodeumaempresa.Controlarassuasdespesas,contabilizarganhos,planearinvestimentos,determinarcotasdedespesas,preveroseubalançofinanceiro,sãopassosessenciaisparamanterasfinançassaudáveis.Todasestasinformaçõescruzadaspodemtrazerumaenormemaisvalianaalturadetomardecisões.Noentanto,apesardafacilidadedeacessoainformaçãoserimensa,porvezesédifícilorganizartantosdadosprovenientesdeimensoslocaisdistintos.

Assimsendo,estemódulotemcomoprincipalintuitoauxiliaroutilizadornagestãoglobaldassuascontas,ajudandoassimnadeteçãoantecipadaderiscosouoportunidades.

Objetivos

NestemanualpoderáconsultartodasasfuncionalidadesdomódulodetesourariaeasuaincorporaçãocomasrestantesfuncionalidadesdoprodutoXD-GestãoComercial.Édadaumaespecialatençãoaofuncionamentodosmecanismosautomáticos,demodoaqueessasfuncionalidadessetornemomaistransparentesepercetíveispossíveisparaoutilizador.

Emcasodedúvidasdeusabilidade,nãohesiteemcomunicarcomanossaequipadeformaatentarmosajuda-lodamelhorformapossível.


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Módulo de Contas

Omenuprincipaldomódulodecontaséconstituídoporquatrogrupos,Conta,Movimentação,ConsultaeConfiguração.

Oprimeirogrupo, contemoacessoàs janelasde inserçãode conteúdoondepode criar as contas de negócio, as rubricas, categorias e os tipos de conta. Poderácontornar estas funcionalidades e inserir o conteúdo base disponível no painel deconfiguração(explicadomaisàfrentenomanual).

O segundo grupo, contemo acesso à gestão demovimentação. Aqui poderáaceder às janelas de Movimentos Manuais, Movimentos Programados eOrçamentação.

Ogrupodeconsultadáacessoaorelatóriodeextratoeoutrosrelatórios.

Porfimaconfiguraçãodetesourariacompletaomenuprincipal.

Contas

Na criação de contas deverá definir obrigatoriamente um nome, descrição etipoparaaconta.Podecriaro tipodecontaqueassimdesejar, recorrendoà janela“Tipos”.Otipo“Caixa”e“Banco”sãotipospré-definidosdosistema.

Os campos “Saldomáximo” e “Saldo de Aviso” são utilizados para avisos desaldo, sendo que o primeiro é lançado se o saldo da respetiva conta exceder omontantedefinido,eosegundocasoosaldosejainferioraomesmo.


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Rubricas

Asrubricastêmcomocamposobrigatórios“Nome”e“Descrição”.Poderáadicionalmenteinserirumaimagemqueseráapresentadanasimpressõesdaslistagens.Posteriormenteserãoatribuídasounãoaosmovimentos.

Ocampo“tipopredefinido”dáapossibilidadedeescolherumtipodemovimentoparaassociarautomaticamenteaomovimentoaquandodaseleçãodarespetivarubricaemquestão.

Categorias

As categorias têm como campos obrigatórios “Nome” e “Descrição”. Assimcomonasrubricaspodeserintroduzidaumaimagem.Podemserinseridasemárvore,ousejapoderácriarsub-categoriasdeumacategoriaprincipal.


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Tipos de Conta

Umtipodecontaapenasnecessitadeumadescrição.Desalientarqueotipode conta “Caixa” e “Banco”, com os códigos 1 e 2 respetivamente, não podem sereliminadose/oueditados.

Movimentos Manuais

A janela de movimentos manuais pode ser usada tanto para consulta dosmovimentos como para lançamento dos mesmos. Aqui poderão ser lançadosmovimentosdeformaindividual,ouporreconhecimentodeextrato.Poderátambémrealizartransferênciasdemontanteoudemovimentosentrecontas.Desalientarquepararealizarqualquertipodeoperaçãoterádeterselecionadaumacontadenegócio.

Omenuprincipaléconstituídoporseisgrupos.Ogrupodeediçãocontemasoperações básicas de edição. O segundo grupo contem as funcionalidades detransferência,falaremosmaisdetalhadamentedasmesmasmaisàfrente.Deseguidaestádisponívelobotão“Extrato”deconta,seestaestiverselecionada.

O quarto grupo, com importar em rodapé, inicia a funcionalidade dereconciliação bancária. Esta funcionalidade vai ser explicada detalhadamentemais àfrentenomanual.

Por fim, o grupo de impressão para criação e visualização de listagens dosmovimentos.

Na janela de movimentos manuais destacam-se dois painéis comfuncionalidadesdistintas.Oprimeirocontemalistagemdosmovimentosconsoanteacontaselecionadaeintervalodedatas.Osegundopainelcontemoformulárioparaacriaçãodeummovimentoouconsultadomesmo.


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Listagem de Movimentos

Alistagemdemovimentosapresentaosmovimentosnacontaselecionadaquecontenham o campo “Data de Registo” entre as datas escolhidas no cabeçalho.Adicionalmente poderá agrupar os movimentos da lista por tipo de movimento(créditoedébito).

Quanto às colunas da grelha, o campo “Pendente” demonstra se um dadomovimento é ou não pendente.Movimentos pendentes não são tidos em conta nosaldo efetivo. De salientar também que os movimentos gerados a partir demovimentosprogramadossãolistadoscomopendentesesãovalidadosnestamesmalistagemounosdetalhesdomovimentonopainelabaixo.

Asseguintescolunasdalistagemapresentamosdadosbasedosmovimentos,adescrição, rubrica, categoria, data de registo, data de vencimento, tipo (crédito oudébito)eovalor.

Asultimasduascolunasapresentamosaldocalculadodalistagem,divididasemsaldoacréditoesaldoadébito.

Existeumasituaçãoparticularparaaexistênciademovimentosanterioresaointervalo de datas selecionado. Caso esta situação aconteça é apresentado ummovimentocomadescrição“SaldoAnterior”nagrelha.Comoopróprionomeindica,este movimento fictício contem os montantes calculados de todos os movimentosanterioresàdatainicialdepesquisa.

Detalhes de Movimento

Opaineldetalhesdemovimentotemcomoprincipalintuitocriarmovimentos.Os campos obrigatórios dos movimentos são “Data de Emissão”, “Data deVencimento”,“Valor”etipodemovimento(créditooudébito).Osrestantescampospodemseromitidosseassimodesejar.


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Estepaineltambémserveparaediçãodemovimentos,desalientarqueapenasmovimentos manuais podem ser editados. Para editar um movimento, selecione-ocomumduplocliquenagrelhademovimentos.

Transferências

Para realizar uma a transferência de montante, clique no botão no menuprincipal desta janela (“Movimentos Manuais”). Assim que aparecer a janela detransferênciaselecioneacontadedestinoeomontanteatransferir.Apósconfirmaratransferência, irá ser gerado ummovimento em cada conta em questão (origem edestino). Para atribuir rubrica e categoria automaticamente aos movimentosresultantes,terádeiràconfiguraçãodomódulodecontas.

Para efetuar um transferência de movimentos, primeiramente selecione osmovimentos a transferir da listagem de movimentos. De seguida clique na opção“Transferência deMovimentos” nomenu principal e escolha a conta de destino na


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janela de transferência. Os movimentos serão então transferidos na integra para acontadedestinoeserãogeradososcontramovimentosnacontadeorigem.Ocampo"Observações" será adicionado à descrição domovimento original e domovimentoresultantedatransferência.Casoatransferênciasejaapagadaumaoutraobservaçãoseráadicionadaàdescriçãodomovimentooriginalsalientandoqueatransferênciafoiapagada.

Reconciliação Bancária

A reconciliação bancária consiste na importação de extratos de movimentospara o sistema de contas. Estes movimentos a importar são cruzados com osmovimentos já existentes afim de executar a reconciliação. De forma a facilitar aintegraçãodemovimentos,énecessárioconfigurarummodelodosdadosaimportarparaestesseremreconhecidosdeformaautomática.

Esta funcionalidade é acionada na janela de “Movimentos Manuais”,pressionando a combinação de teclas “CTRL+V” ou a arrastar o conteúdo para alistagem de movimentos. A janela de configuração do modelo também pode seracionadanomenuprincipal.

Oreconhecimentoderubricasecategoriasdeformaautomáticaépossívelcasosedefinamosrespetivosdicionáriosdereconhecimento.Estesdicionáriosrecorremaexpressões regularespara identificarpadrõesde textonadescriçãodomovimentoaimportar.Aogerarosdadosbasedamodulodetesourariaounomomentodecriaçãodeumconta,serãoadicionadasalgumasdasexpressõesparaasrubricasecategoriasjáexistentes.


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Criação de Modelo de Reconciliação

Omodelo de reconciliação serve para identificar os campos dosmovimentoscomoscamposdoextratoaimportar.Parainiciaraconfiguraçãoterádepreviamentede copiar uma linha (pelo menos) de exemplo do seu extrato ou pdf de “homebanking” (qualquer conteúdodesdeque seja textodivididoemcolunasou seja ‘\t’).Tambémpodecopiarocabeçalhodatabeladeextrato,mascertifique-sequeesteéconsistentecomoconteúdonaslinhasseguintesdatabela.

Oscamposobrigatóriossimbolizadosanegritonãopodemserignorados,“DatadeCriação”, “Descrição”e “Montante”.A “DatadeVencimento”pode ser ignorada,sendoassiméatribuídoovalordadatadecriaçãoàdatadevencimento.


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Descriminação de Montante

A identificação do Montante pode ser feita de três formas diferentes,“Montantecomsinal”,“ColunasDébitoeCrédito”e“ColunadeTipo”.

A imagem acima mostra a janela de “Novo Modelo” de importação com adescriminaçãodeMontantecomsinal.Nestecasoaidentificaçãodotipodemontante(débitooucrédito)éfeitapelosinaldomontante,sefornegativoéumdébito,positivoseráumcrédito.

Adescriminaçãodemontante“ColunasDébitoeCrédito”identificaostiposdemontanteemcolunasdistintas. Para cada tipo teráde identificar a coluna respetivacomonoexemploseguinte.

Adescriminaçãodemontante“ColunadeTipo” identificaotipodemontantepela identificaçãodetextoespecificonacolunaquerepresentaotipo.Ocampotipode movimento vai identificar a coluna onde a expressão que representa o tipo demovimentovaiaparecer.Ocampo“ExpressãoRegular”servepara identificarotextorepresentativodeumdébito,casonãosejareconhecidaaexpressãoéatribuídootipocrédito.Porfimseránecessárioidentificaracolunadomontante.

Nocasodaexpressãoregulardoexemploacimaapresentado,omovimentoaimportarseráreconhecidocomo“Débito”senacoluna“TipodeMovimento”estivercontido“debt”,“debito”ou“débito”.Asexpressõesregularespodemsertestadasnarespetiva janela de testes de expressões, caso tenha alguma incerteza quanto àmesma,falaremosmaisparticularmenteacercadestetópicomaisàfrente.


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Importação de Extrato

Para inicializar a importação de extrato copie o conteúdo do mesmo epressione ‘CTRL+V’ na janela de movimentos manuais, ou arreste o conteúdo paracimadagrelhademovimentosmanuais.Atençãooconteúdoa importar terádeserconsistente com o modelo que definiu, se assim não for nenhum movimento seráreconhecidoouosvaloresserãoinconsistentescomosvaloresreais.

Caso ummodelo de importação já estiver definido para a conta emquestãoumanovajanelaaparecerácomosmovimentosreconhecidosautomaticamente.Destajanelatambémtemacessoàreconfiguraçãodomodelo.

Osmovimentosreconhecidosaquandoda importaçãopodemserdistinguidoscomorepetidosounovos.Paraqueummovimentosejareconhecidocomorepetidoadata de emissão, o montante e o tipo de montante terão de coincidir com ummovimento já existente (ou estarem dentro do intervalo de tolerância de datas emontante,sedefinidos).

Movimentos Repetidos

Osmovimentosrepetidosqueforemescolhidosserãoatualizadosnorespetivomovimentojáexistente,substituindoparcialmenteoconteúdodomesmo.


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Para osmovimentos quenão foremescolhidos serão apagados os respetivosmovimentosjáexistentes.

Paracriarummovimentonovoemvezdesubstituiroconteúdodorepetidoouapaga-lo, clique no botão “Novo Movimento” para mover o movimento repetidoselecionado.

Novos Movimentos

Os movimentos novos que forem escolhidos são gerados normalmente. Osmovimentosquenãoforemescolhidosserãoignorados.

Movimentos que foram previamente listados como repetidos podem sertransferidosdenovoparaatabelarepetidos,cliquenobotão“MovimentoRepetido”.

Configuração de Modelo de Reconhecimento

AjaneladeConfiguraçãodoModelopermitedefinirarubricaecategoriageral,assimcomoastolerânciasdedatasemontantenosreconhecimentos.

A rubrica e categoria geral é atribuída caso não seja encontrada nenhumaocorrêncianosrespetivosdicionários.

As tolerâncias são usadas para auxiliar a identificação dos movimentosrepetidos.Casonãosejamdefinidas,ummovimentorepetidosóéreconhecidocomotal se tiver o montante e data exatamente correspondentes ao movimento jáexistente.

Em relação ao reconhecimento de repetidos e ao funcionamento que astolerâncias têm no reconhecimento, seguimos o seguinte exemplo: se definir umatolerância de montante de 10€, o movimento a importar será reconhecido como


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repetido se o seumontante estiver a uma distância de 10€ domovimento original(tantonosentidopositivocomonegativo).Amesma lógicaéusadana tolerânciadedatas.

Desalientartambémqueacadatolerânciaéacrescentadoumdesviodeformaa identificar movimentos que estejam fora mas muito perto do intervalo dastolerâncias.Seforemidentificadosváriosmovimentoscorrespondentesaomovimentoainserir,omovimentoqueestivermaispróximodonovoseráoescolhido.

Para cada rubrica existente no sistema poderão ser atribuídas as respetivastolerâncias,paratalterádesedirigiràopçãodicionárioderubricas.Nopróximotópicoiremosaprofundarmaisesteaspeto.

Configuração Dicionários de Reconhecimento

Osdicionáriosdereconhecimentosãousadosparaatribuiraosmovimentosaimportarasrespetivasrubricasecategorias.Verificamatravésdeexpressõesregularesa ocorrência de determinados padrões de texto nas descrições dos movimentos aimportar. À primeira correspondência atribuem automaticamente a respetivarubrica/categoria.

Nocasododicionárioderubricaspoderádefinirastolerânciasespecificasparacada rubrica.O comportamento será idênticoas tolerâncias gerais, sendoquenestecaso se estiverem definidas as tolerâncias de rubrica, as tolerâncias gerias serãoignoradas.


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Paraverificarseaexpressãoregularéválidapoderáclicarnobotãoverificarnalistadodicionário,ounapalavra“aqui”nacaixadetextodeajuda.

A janela de teste de Expressões regulares (figura acima), mostra algunsexemplosbásicosdaaplicaçãodeexpressõesregulares.Poderátestaraocorrênciadasua expressãona caixa como texto a ser reconhecido, para tal insira a expressão atestar no campo “Expressão” e clique no botão procurar. Caso a expressãocorrespondaaalgumpadrãodacaixadetexto,orespetivotextoseráselecionado.

Terá de ter em atenção que se uma expressão não for suficientementecomplexa pode fazer comque esta seja sempre reconhecida emqualquer descriçãodosmovimentos,oqueresultaránoreconhecimentodamesmacategoria/rubricaparatodasasimportações.Tentedistinguirnasexpressõesospadrõesdetextocontidosnadescriçãoquesãoúnicosecaracterísticosdarespetivacategoria/rubrica.

Estasexpressõesregularesutilizamsímbolosparadarlógicaàidentificaçãodotexto. Existem imensos símbolosparaestas expressões,masomaisútil parautilizarneste caso é a barra vertical. A barra vertical simboliza um “ou”, assim poderádistinguirváriaspalavrasnamesmaexpressão.


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Movimentos Programados

Osmovimentosprogramados sãoutilizadosparagerarmovimentosde formarecorrente. Como campos obrigatórios temos a conta, valor, tipo e prazo depagamento,assimcomoarecorrência.

Comoexemplo,naimagemacimapodemosverummovimentoprogramadodopagamento da luz. Em particular, a recorrência é definida como mensal, com ointervalo de datas a conter o ano de 2015 e o lançamento a cada doismeses. Istoresultaemseismovimentosgeradosqueapósagravaçãosãoadicionadosà listagemdemovimentosmanuais,noentantoestesmovimentossãogeradoscomopendentes.

Como já foi explicadono tópicodosmovimentosmanuais, para validar estesmovimentos gerados através de movimentos programados, na janela “MovimentosManuais”teráderetiraraflagpendente.

Recorrência

Arecorrênciavariaentrequatrotipos,Diária,Semanal,MensaleAnual.

NocasodeserSemanal,MensalouAnualaseleçãodarecorrênciaé idênticapara estas três. A imagem acima apresenta o caso de uma recorrênciaMensal, sãodefinidasduasdatas,inicialefinal,eumintervaloentreocorrências,ouseja“acada”.

O caso da recorrência diária já varia um pouco do contexto das anteriores,sendo que em vez de selecionar um “a cada dia”, é possível selecionar os dias dasemana que querem que o movimento ocorra. Os intervalos de datas mantêm-se


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iguais aos outros casos. O seguinte exemplo demonstra o lançamento de umarecorrênciaparatodososdiasúteisdoanode2015.

Após todos os movimentos recorrentes serem validados, poderá renovar arecorrênciadomovimento,sendoqueointervalodedatasseráincrementadocomamesmadiferençadedatasanterioreomesmotipoderecorrência.Assimquerenovararecorrência,osmovimentosmanuaisgeradosanteriormente,perderãoareferênciaaoseumovimentoprogramadoepassarãoasertratadoscomomovimentosmanuais.


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Extrato

O relatório de extrato apresenta todos os movimentos contidos no sistema.Pode descriminar a pesquisa pelos seguintes parâmetros: conta, intervalo de datas,rubrica,categoriaetipodemovimento.Paraosparâmetrosconta,rubrica,categoriaetipo, poderá incluir todos os valores, selecionando ‘[Todas]’ ou no caso do tipo“Ambos”.

Existe também a possibilidade de incorporar a faturação validando o campofaturação.Paradefiniraatribuiçãodasrubricasdefaturaçãopoderáiràconfiguraçãodatesouraria,estepassoseráexplicadomaisàfrentenotópicoconfiguração.

Após o clique em “Executar” ou “F5” a respetiva listagem dos movimentosaparece segundo os parâmetros escolhidos. Os movimentos obtidos geram doisgráficosquedescriminamasrubricasportipodemovimento(débitoecrédito).

Nosumáriodosdadosapresentadostambéméidentificadoosaldoefetivoeosaldoprojetado.O saldoefetivo representa todososmovimentos válidosatéàdatafinal de pesquisa, o saldo projetado incluí para além dos movimentos válidos, osmovimentospendentes.


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Alistagemdosmovimentosnesterelatórioéidênticaàjanelade“MovimentosManuais”.

Outros relatórios

Totais Mensais por Rubrica

Estetipoderelatóriorelacionaosdadosselecionadosdatabelacomumgráficodelinhas.Selecionandoumlinhadagrelhadevalores(seexistirvalores)poderáconsultarográficorelativoàlinhadatabelaselecionada.

Osvaloresapresentadosnesterelatório,talcomononomeindica,representamosmovimentosdistinguidospormêseano.Poderátambémconsultarovalortotalparaorespetivoanonoúltimoatributodagrelhadevalores.


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Emrelaçãoaosfiltrosexistentesnesterelatório,poderádistinguiraRubricaassimcomaContadosmovimentosquepretendeconsultar.Adicionalmentetemapossibilidadedeescolhersequerqueográficorepresenteosvaloresorçamentados(orçamentoderubricadescritomaisàfrente)e/ouobalançodostotaisemrelaçãoaoquefoiorçamentado.


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Configuração

Ajaneladeconfiguraçõesdecontaspodeseracedidaclicandonoúltimo itemdomenuprincipaldomesmomódulo.Nestajanelapoderáinserirdadosbaseparausodeste módulo, assim como configurar rubricas e categorias a serem atribuídas àstransferênciasentrecontasefaturasapresentadasnorelatóriodeextrato.

Gerar dados base

Para gerar os dados base para estemódulo, nomenu principal da janela deconfiguração estão disponíveis dois botões, “Criar Dados Pessoais” e “Criar DadosEmpresariais”.

Os dois tipos de dados são coexistentes se assim desejar. Após o clique norespetivo botão, uma janela de seleção dos dados aparece com todos os dadosselecionadospordefeito.


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Acriaçãodemovimentosbasetambéminsereautomaticamentealgumasexpressõesregularesparaoreconhecimentoderubricasecategoriasaquandodareconciliaçãobancária.

Configuração gerais

A categoria e rubricas de transferências são aplicadas a movimentosresultantesdetransferênciasdemontanteentrecontas.Estetipodemovimentopodeserefetuadonajanelade“MovimentosManuais”.

As faturas apresentadas no relatório podem adquirir temporariamente umarubricaparafacilitaraanálisedosdados.Parataldefinaumarubricaaatribuirparaasfaturasdevendaecompra.


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Incorporação de faturação com Módulo de Contas

A quando da emissão de umdocumento, poderá configurar a aplicação paraautomaticamenteseremgeradososrespetivosmovimentosreferentesaodocumentocriado.

Dependendo do tipo de documento e tipo de pagamento, poderá atribuirdiferentescontasdenegóciocomodestinodacópiadodocumento.

As contas caixa e banco (contas de tipo padrão), serão automaticamentecriadosnainserçãodedadosbase.Casonãotenhacontasdosreferidostipospadrão,poderácriarmanualmenteasmesmas.

Se existir uma conta de caixa/banco no sistema, no ato de gravação dosdocumentospoderáescolheracontadedestinoquepretender,mesmoquejátenhaconfiguradoumapadrão.

Todos os documentos quenão entremem conta corrente são válidos para aintegraçãonomódulodecontas.

Conta de Caixa padrão

Para configurar a conta de caixa padrão, terá de aceder à janela deconfiguração de posto (“Diversos” – “Postos” – Escolha o seu terminal). No campo“Conta de Caixa Padrão” poderá então atribuir um conta do tipo caixa para seratribuída automaticamente. Grave a configuração de posto para finalizar aconfiguração.


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Tipos de Pagamento

Comofoiditoacimaconsoanteotipodepagamentoomovimentopoderáterdestinosdiferentes.

Maisespecificamente,osmodosdepagamentode“Cheque”e“TransferênciaBancária” têmdestinosdiferentesdos restantes.Umcheque resultantedumavendaentra em caixa e poderá depois ser depositado numa conta bancária se assimentender. Pelo contrário, umaComprapagaemchequeentranuma contabancária.Transferênciasbancáriasentramsempreemcontasbancárias,podendodistinguirumacontaparaentradasdedinheiroeoutraparasaída,ouamesmaparaasduasfunções.

Para configurar as contas padrão a atribuir aos tipos de pagamento acimareferidos, aceda à janela tipos de pagamento ( “Tabelas” – “Tipos de Pagamento”),selecione o tipo de pagamento a configurar, por exemplo “Cheque bancário”. Noformulárioapresentadoencontraráareferênciaa“ContadePagamentos”e“ContadeRecebimentos”.Apenasaparecemna listaas contasválidasparao tipodeoperaçãoqueestáadefinir.Senenhumacontaaparecernalista,deveadicionarumacontacomotipoespecíficonecessário.


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Desalientarqueestaconfiguraçãonãoéobrigatória,poderáselecionarumcontaqueseencontredentrodosparâmetrosaquandodaediçãododocumento.

Exemplos documentos geradores de movimentos

Venda em cheque/transferência

Noseguinteexemplo,vamoscriarumafaturasimplificadaseguindoosprocedimentosnormaisparaacriaçãodedocumentos.Depoisdedefinirummontantedepagamentoemchequeouseselecionarotipodepagamentoemcheque,umajanelade“Dadosdocheque”aparecerá.


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Neste exemplo, visto que se trata de um cheque apenas terá como opçãocontasdotipocaixa.Nocasodeserumatransferência,asopçõesserãocontasdotipobanco.

Sepreviamenteconfigurouacontaderecebimentos/pagamentospadrão,nostipos de pagamento, a respetiva conta será automaticamente escolhida de forma afacilitarausabilidade.

Depoisdegravarodocumento,orespetivomovimentoseráregistadonacontaaqueestiverassociado.

Venda a dinheiro

Nocasodeumavendaadinheiro,najaneladepagamentopoderáselecionaraconta de caixa para a qual será enviada a copia dodocumento. Por defeito a contaselecionadaseráamesmaqueescolheunaconfiguraçãodeterminal.


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Caso grave o documento sem recorrer à janela de pagamento, se estiverdefinidaacontadecaixapadrão,seráenviadaparaamesmaacopiadodocumentoatual.

Documentos Internos

Todos os documentos internos podem ser atribuídos a uma conta específica.Estacontaemparticularnãopoderáserdo tipobanconemcaixa.Paraatribuirumacontaaumdocumentointerno,najaneladecriaçãododocumento,procureopainel“Outras informações” e dentro do mesmo encontrará a referência a “Conta denegócio”.Depoisdedefinidaeapósagravaçãododocumento,osmovimentosserãogeradosnarespetivacontaselecionada.


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Depósito de cheques em caixa

Paraconsultarouefetuarumdepósitodechequesemcaixa,abraa janelade“MovimentosManuais”queseencontranomódulodecontas.Selecioneacontadecaixa à qual foi registado o(s) cheque(s) que pretende depositar. Clique na opção“TransferênciadeMontante”.


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Seexistiremchequesadepositar,umagrelhacomosdetalhesdosmesmosapareceránajaneladetransferências.Nestecaso,apenascontasdedestinodotipobancoserãoválidas.Validenagrelhaoschequesquepretendedepositar.Podetambémdepositarummontanteadicionalqueseráadicionadoaototaldodepósito.

Tenhaematençãoqueadatadetransferênciaterádeserigualoumaiorqueamaiordatadecriaçãodosdocumentosadepositar.

Atransferência/depósitoresultanumnovomovimentonacontadedestinocomovalordeentradaigualaototaldodeposito.Assimcomo,osrespetivoscontramovimentosdoschequesemontanteadescontarnacontadeorigem.


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Orçamentação

Aorçamentaçãopossibilitaaoutilizadorprojetarobalançoanualdeumacertaentidade. Neste módulo, as entidades utilizadas para orçamentação são: Rubricas,ContasdeNegócioeCategorias.Adicionalmentepoderáconsultaraorçamentaçãodefamíliasdeartigos.

Umorçamentosópoderáserassociadoaumano,sendoquedentrodesseanoe para cada valor da entidade são descriminados todos meses. Os valores deorçamentação(montantesdelimite)decadamêspodemserregistadoscomodébitosoucréditos.

Obalançodoorçamentoérepresentadoemdoisgráficosdistintos.Oprimeiro,cruza os valores de orçamento com os valores reais, calculando uma linha decrescimento esperado ao longo dos meses. O segundo gráfico mostra os desviosmensaisdasdespesas/receitasemrelaçãoaovalororçamentado.

Paraconsultarosvalores respetivosdecadamês,cliquenacolunadográficorespetivaaomêsquequerconsultar.Osseguintesdetalhessãoapresentados:

Total:representaosvaloresreaisdedespesas/receitasparaorespetivomêsdoanoaserorçamentado;

Orçamento:representaovalordeorçamento;

Saldo: representa o saldo acumulado até ao mês em questão; na imagemanterior pode-se verificar que no ano de 2016, até março os resultados atuaisexcederamem125895€ovalororçamentado;


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Desvio:representaodesvioatualdasdespesas/receitasemrelaçãoaoquefoiorçamentadoparaomês;

Consoante a célula selecionada na grelha de orçamentação um pequenosumário, aparece no painel “Detalhes de Orçamento”. Poderá usar o gráfico paraselecionar a célula da tabela correspondente, basta clicar no ponto que pretendeconsultar para tal. O exemplo seguinte demonstra os detalhes do orçamento, desalientar que o desvio encontra-se a -100% porque não existe qualquer valororçamentadoparaestacélula.

Noseguinteexemplo,podemosverificarquefoiorçamentadoumprejuízode60,000€, com um total em prejuízo de 49,438€ o desvio resultante é equivalente a21,36%, ou seja os totais em relação ao orçamento estiveram 21,36% acima dasexpectativas.Nocasodovalordeorçamentoserpositivoalógicaéinversa,ousejaseum valor total exceder o orçamentado o desvio será positivo, caso contrário seránegativo.


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Nomenuprincipaldeorçamentação,poderágravaroorçamentoseestetiveralterações.Tambémpoderálimpartodososvalores,limparumcolunaouumalinha.

Exemplo de Orçamentação

O funcionamento é idêntico para qualquer uma das entidades anteriores,sendoquenestemanualvamosespecificarocasodeumaorçamentaçãodeRubricas.

O ano de orçamento é apresentado acima da grelha, sendo que deve sermantida a ordem cronológica entre os orçamentos. Ou seja. à medida que sãogravados os orçamentos, é incrementando o ano para o próximo orçamento a serlançado.

Aindanotopodopainelorçamento,poderáescolhersequer listarapenasosvalores para os quais um orçamento está definido, ou seja entidades que estãoorçamentadas.Casonãoestejavalidadaestaopção,asentidadessemorçamentaçãonãoserãoapresentadas.Estaopçãosóseráválidaseoorçamentoestivergravado.

Adescriminaçãodosvaloresdaentidadesãoapresentadosnaprimeiracolunadagrelha.Deseguidasãoapresentadososvaloresetiposdemontantesaorçamentarpara cada mês. O tipo de montante poderá ser editado de forma mais simples,pressionandoasteclas‘C’paracréditoe‘D’paradébito.

Geração Automática de Orçamentos

Deformaafacilitarainserçãodevaloresnagrelhadeorçamentação,amesmapodesergeradaautomaticamenteaplicandotaxasqueampliam/diminuemosvaloressegundoapercentagemqueassimentender.


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Existem várias formas de gerar novos orçamentos automaticamente, emdestaqueasseguintes:

Orçamento Se já tiver orçamentos anteriores definidos, poderá atualizar a grelha de

orçamentaçãocomvaloresdessemesmoorçamento.Aessesvalorespodeacrescentarastaxasdecrescimento.

Despesas/Receitas Sejáexistiremmovimentosparaasrespetivasentidadesapresentadas,poderáatualizaragrelhacombasenosvaloresrespetivosdoanoqueselecionar.

Médias Mensais As médias mensais representam as médias de despesas/receitas numdeterminadomês.Desalientarquesócontamparaestamédia,mesesque registemalgum movimento, se não existir movimentos esse mês é ignorado no cálculo damédia.

Orçamentos de Famílias de Artigos A orçamentação também poderá ser consultada e aplicada a famílias deartigos.Paratal,najaneladeFamíliadeArtigos(MenuPrincipal–Tabelas–Famílias)existeumbotão“OrçamentoFamíliasdeArtigos”.

Poderá selecionar a família que entender e apenas será apresentada arespetivafamíliaselecionadaeassuassub-famílias.

Este tipo de orçamento diferencia-se dos restantes (contidos no Módulo deTesouraria).Aprincipaleúnicadiferençaéo factodos totaisusadospara calcularobalanço do orçamento serem provenientes de documentos lançados e não dosmovimentosdecontas.


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Perguntas frequentes

Comocriarummovimentorecorrenteapenasparaosdiasúteisoudiasdefimdesemana?

Crieummovimentorecorrentedotipodiário,eselecioneosdiasdasemanaaqueomovimentoserepete.

Comoimportarumextratobancáriocomformatodiferentedoqueéesperado?

Para que um extrato possa ser importado para a aplicação através dafuncionalidade de reconciliação bancária necessita de estar formatado em colunas.Assim sendo, casoo seuextrato se encontrenum formatodiferente, tente copiar omesmo para um ficheiro “excel” de forma a que cada atributo do extrato fiqueagrupadoporcolunasecadamovimentosejarepresentadoporumalinha.

A todos osmeusmovimentos importados através da reconciliaçãobancáriasãoatribuídosamesmaRubrica/Categoria.

Neste caso a primeira coisa que deve verificar é o dicionário de rubricas oucategorias.Omaiscertoéqueexistaumaexpressãoregularqueseestejaasobreporatodas as outras. Lembre-se que as expressões regulares devem ser suficientementecomplexasparaqueidentifiquemapenasosmovimentosquerealmentepertencemàrespetivacategoria/rubrica.

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