MANUAL DE RECURSOS HUMANOS - SEKRON Digital
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Identificação RH - MANUAL
Elaborado por: Fabiano
Revisado Por: Luis Carlos N Vieira
Autorizado por Eduardo Bernardini
Revisão: 01 Data: 01/01/09 Substitui: Revisão 00 de 05 / 05 / 05
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
Normas e Procedimentos
MANUAL DE RECURSOS HUMANOS
NORMAS E PROCEDIMENTOS
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ÍNDICE PARA CONSULTA ASSUNTO
1 – RESPONSÁVEIS PELOS ASSUNTOS DE RH 1.1 - ATRIBUIÇÕES DO GERENTE 1.2 - ATRIBUIÇÕES DO RESPONSAVEL PELO EXPEDIENTE 1.3 - ASSINATURAS EM NOME DA EMPRESA 2 – ROTINAS 2.1 - ADMISSÕES DE COLABORADORES 2.2 - JORNADA DE TRABALHO 2.3 - PROMOÇÕES 2.4 - FOLHA DE PAGAMENTO 2.5 - FÉRIAS REGULAMENTARES 2.6 - LICENÇAS 2.7 - PROGRAMAS DE PREVENÇÃO 2.8 - VIAGENS A SERVIÇO DA EMPRESA 2.9 - PENAS DISCIPLINARES 2.10 - DESLIGAMENTO DE COLABORADORES 2.11 - SISTEMAS INFORMATIZADOSo 2.12 - GUARDA DE DOCUMENTOS
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Prezado Colaborador,
Este documento contém as normas e procedimentos relacionados à atuação das pessoas
na empresa e especifica todas as documentações necessárias ao correto atendimento das
leis previstas em cada caso.
Utilize o texto em azul para deslocar-se pelo documento.
1 – RESPONSAVEIS PELOS ASSUNTOS DE RH
1.1 Atribuições do Gerente
Cuidar de assuntos relacionados aos empregados, resolver os de sua alçada e encaminhar
ao CCDI - RH os processos que dependem de ratificação superior.
Obter autorização da Diretoria quando necessitar faltar ou ausentar-se por mais de 6
horas de seu local de trabalho.
1.2 Atribuições do Responsável pelo Expediente (Gerente, Supervisor, Lider, etc)
a) cuidar da disciplina e boa ordem do trabalho dos colaboradores, observando
rigorosamente as normas trabalhistas e as instruções contidas neste Manual;
b) zelar pela boa ordem e guarda dos documentos que constituem o arquivo de assuntos
do pessoal;
c) comunicar ao CCDI - RH, ouvido o Gerente, quando necessitar ausentar-se do seu
local de trabalho por mais de 6 horas.
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1.3 Assinaturas em nome da Empresa
Somente os credenciados através de Procuração e/ou Mandato especifico assinarão pela
Empresa. Isto visa a resguardar a segurança e a responsabilidade da Empresa sobre os
papeis por ela emitidos.
2 – ROTINAS
2.1 Admissão de Colaboradores
2.1.1 Regra Básica
Para admitir um colaborador é necessário obter a autorização prévia do CCDI - RH.
Após ouvir a Diretoria, o CCDI – RH autorizará ou não. A admissão deverá ser efetuada
no período de 1 a 15 de cada mês, com vistas a possibilitar a inclusão na Folha de
Pagamento.
2.1.2 Recrutamento e Seleção:
a) O candidato a emprego deve:
• ter idade mínima de 18 (dezoito) anos;
• preferencialmente, possuir escolaridade de nível superior;
• não ser emitente de cheques sem provisão de fundos;
• não ter antecedentes criminais;
• no caso de estrangeiro, apresentar passaporte com visto de permanência dentro
do prazo de validade;
• preencher a ficha de solicitação de emprego;
• apresentar currículo para avaliação de seu perfil e para aferição da
compatibilidade com os pré-requisitos / perfil da vaga;
• pessoas especiais: a empresa disponibiliza vagas para deficientes visuais para o
trabalho no monitoramento de alarmes.
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b) Antes da admissão de um novo colaborador, adotar os seguintes procedimentos:
• consultar as fontes de referências e empregos anteriores do candidato;
• averiguar motivo das saídas, funções exercidas e instabilidade em empregos
anteriores;
• consultar o Serasa e o Poder Judiciário quanto a inexistência de antecedentes
criminais, anexando as certidões ao registro de empregados;
• submeter o candidato ao processo seletivo.
2.1.3 Documentos necessários para a admissão
a) Carteira de Trabalho e Previdência Social;
b) Atestado de Saúde Ocupacional.
NOTA: quando deficiente visual apresentar o exame que ateste/comprove a deficiência.
c) Se possível, carta de referência da empresa em que trabalhou anteriormente;
d) Fotocópia da Certidão de Nascimento ou Casamento;
e) Fotocópia do CPF;
f) Fotocópia da Cédula de Identidade – RG
g) Fotocópia do Título Eleitoral;
h) Fotocópia do Certificado de Reservista ao Alistamento Militar;
i) Fotocópia do Comprovante de Escolaridade atualizado;
j) Fotocópia da Certidão de Nascimento de filhos menores de 21 anos;
k) Fotocópia da Caderneta de Vacinação de filhos que já tenham completado 1 (um) ano
de idade, caso a remuneração do colaborador seja menos ou igual ao teto estabelecido
pelo INSS;
l) Número do cadastramento no PIS/PASEP, caso já tenha trabalhado anteriormente
(não possuindo o número de inscrição, deve apresentar declaração das empresas
anteriores de que não foi cadastrado).
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2.1.4 Outras providências
a) Cadastramento no PIS
Se o colaborador a ser admitido ainda não tiver sido cadastrado no PIS/PASEP,
efetuar o cadastramento junto à Caixa Econômica Federal.
b) Anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social
No ato da admissão, deve ser anotado pelo RH, nos locais apropriados, de forma
legível e sem rasuras e após as anotações abaixo (1 a 6) apor o carimbo
identificador da Empresa e assinar:
1) a razão social e endereço da Empresa;
2) o cargo que irá exercer;
3) a data de admissão;
4) salário inicial;
5) os dados do cadastramento no PIS, caso esse tenha sido realizado;
6) carimbo padronizado do CNPJ/MF, na parte “Anotações Gerais”.
c) Entregar ao novo colaborador para leitura e posterior assinatura de acuse de
recebimento:
. Cópia da Política de Segurança;
. Declaração de Confidencialidade.
d) Documentos que devem ser devolvidos ao colaborador, no máximo em 48 h da
entrega, após as anotações necessárias:
1) Carteira de Trabalho e Previdência Social.
2) Título Eleitoral.
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2.1.5 Documentos Internos da Admissão
Deve ser enviado ao CCDI - RH no mesmo dia da admissão do colaborador os seguintes
documentos, devidamente preenchidos e/ou assinados:
a) Declaração e Opção ao Sistema Vale-Transporte.
b) Fotocópia do Comprovante de Inscrição no PIS/PASEP e declaração da(s)
Empresa (s) caso tenha trabalhado anteriormente e não tenha sido cadastrado.
2.1.6 Identidade Funcional – Crachá
É obrigatório o porte e o uso da Identidade Funcional – Crachá, que será fornecido pelo
CCDI-RH, durante todo o tempo de permanência nas dependências da empresa.
2.1.7 Integração do novo colaborador à Empresa:
Antes do novo colaborador assumir qualquer função na Empresa o mesmo deve
participar do curso de integração onde receberá treinamento e informações sobre:
� a História da Empresa; Aspectos Legais e Éticos (comportamento pessoal e
profissional dos colaboradores); Política de Segurança; Política de Qualidade;
Valores; Diretrizes Estratégicas e Missão da Empresa; Estrutura Operacional da
Empresa (localização geográfica); Responsabilidade Social e Preocupações com o
Meio Ambiente; Manual de RH (normas e procedimentos); Conhecimentos Básicos
de Segurança.
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2.2 Jornada de Trabalho
2.2.1 Marcação de Ponto
A jornada diária de trabalho deve ser cumprida com regularidade. O registro das
marcações de ponto deverá ser feito pelo próprio colaborador, nas entradas e saídas da
empresa, inclusive, nos intervalos de que trata o item 2.2.3 letra b.
2.2.2 Compensação de Horário
O CCDI – RH elaborará e divulgará até 20 de janeiro de cada ano a escala de feriados
prolongados, com as chamadas pontes, cujos dias serão compensados nas férias. A
critério da Diretoria, no período entre o Natal e Ano Novo, poder-se-á elaborar escala de
folga, para compensar nas férias para os colaboradores que pleitearem.
2.2.3 Intervalo para Repouso ou Alimentação
a) Os colaboradores que cumprem diária de seis horas devem gozar de intervalo de
quinze minutos para repouso ou alimentação, não computado na duração do
trabalho (Art. 71, Parágrafo 2º da CLT).
b) Os colaboradores que cumprem jornada diária superior a seis horas devem gozar
de intervalo para repouso ou alimentação de no mínimo uma e, no máximo, duas
horas (Art. 71, “caput” da CLT).
2.2.4 Intervalo entre Jornadas
Entre duas jornadas de trabalho deve haver um período mínimo de onze horas
consecutivas para descanso (Art. 66 da CLT).
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2.2.5 Controle de Presença e Horas de Trabalho
Após o encerramento do mês, será enviado ao CCDI – RH o “Controle de Presença e
Horas de Trabalho”, com as assinaturas dos colaboradores. Esse documento deverá ser
conferido e assinado pela administração ficando sob sua guarda por um período mínimo
de 5 (cinco) anos.
2.3 Promoções
2.3.1 Regra Geral
Toda solicitação relativa a funcionalismo, com exceção das admissões, deve ser através
do formulário próprio, observando as orientações a seguir:
2.3.2 Designações, Alterações de Cargos e/ou Salário
Preencher o formulário Solicitação de Assuntos do Pessoal, observando as instruções no
próprio impresso, justificando com objetividade.
2.3.3 Anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social
Uma vez por ano, após a definição do acordo salarial, o Responsável pelo Expediente
deve solicitar a Carteira de Trabalho e Previdência Social dos colaboradores e efetuar as
devidas anotações, para que sejam mantidas sempre atualizadas.
As anotações de férias devem corresponder sempre a dos dados contidos no formulário
“Comunicação de Férias Regulamentares”.
2.4 Folha de Pagamento
2.4.1 Regra Geral
O pagamento aos colaboradores é feito através de crédito em Conta Corrente/Poupança
até o 5º dia útil do mês seguinte e corresponde ao período de 1 a 30 ou 31 do mês
imediatamente anterior. Exemplo: o trabalho do mês de dezembro será pago até o 5º dia
útil de janeiro.
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Qualquer pagamento, complemento ou estorno, referente ao funcionalismo, somente
poderá ser feito por intermédio do CCDI - RH.
2.4.2 Adiantamento Salarial
A critério e enquanto a Diretoria entender conveniente, a Empresa poderá fazer, até dia
20 de cada mês, um adiantamento de até 40% do salário do colaborador que será
compensado por ocasião do fechamento da folha do mês correspondente ao do
adiantamento.
2.4.3 Décimo Terceiro Salário
Poderá, a critério da Diretoria, ser pago em 2 (duas) parcelas, no período de janeiro até
20 de dezembro de cada ano, com base em 1/12 da remuneração por mês de serviço
prestado no ano correspondente.
2.4.4 Salário-Família
2.4.4.1 Concessão e Manutenção
Tem direito ao salário-família todo colaborador que estiver enquadrado até o limite de
salário – contribuição estipulado pelo Ministério da Previdência Social, pago na
proporção o número de filhos menores, de qualquer condição até 14 (quatorze) anos de
idade, ou inválidos de qualquer idade.
A prova de filiação, que assegura o direito ao salário-família, será feita mediante a
Certidão do Registro Civil do Nascimento ou, para os casos especiais de filiação
ilegítima, pelas demais provas admitidas na legislação civil, devendo tais documentos ser
encaminhados ao CCDI – RH.
Sempre que houver o nascimento de filhos, falecimento de quaisquer filhos ou quando
algum destes completar 14 anos, o colaborador deve firmar novo Termo de
Responsabilidade, contendo o nome e a data do nascimento de todos os filhos com
direito à percepção do salário-família.
O salário-família será devido a partir do mês em que o colaborador der prova de filiação
relativa a cada filho, até o mês em que este completar 14 anos de idade, inclusive.
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2.4.4.2 Caderneta de Vacinação
Para o efeito de manutenção do salário-família, tão logo o(s) filho(s) complete(m) 1(um)
ano de idade, os colaboradores devem entregar, também, fotocópia da caderneta de
vacinação. No primeiro ano de vida, de acordo com a legislação em vigor, são de caráter
obrigatório as vacinações contra as seguintes doenças:
• Poliomielite (três doses); Sarampo; Difteria, Tétano e Coqueluche (duas doses) e
Tuberculose com BCG intra-dérmico.
O responsável pelo RH deve:
• Examinar se na caderneta constam anotações referentes à aplicação de todas as
vacinas obrigatórias;
• Dar prazo de seis meses para a regularização, na falta de anotação de uma ou
mais vacinas, dar prazo;
• Suspender o pagamento do benefício caso o colaborador não providencie a
regularização dentro do prazo estipulado acima;
• Solicitar a liberação do pagamento, inclusive dos atrasados, quando o
colaborador proceder à regularização.
2.4.5 Imposto de Renda Retido na Fonte
O Imposto de Renda Retido na Fonte tem como fato gerador a folha de pagamento. É
calculado com base na tabela progressiva vigente no mês a que se refere o pagamento. O
recolhimento do tributo é feito pelo CCDI – RH. Para cálculo do Imposto de Renda
Retido na Fonte, a legislação considera como dependentes:
a) Cônjuge, companheiro(a) com o(a) qual tenha filho ou viva há mais de 5 (cinco)
anos.
b) Filho(a) ou enteado(a) até 21 (vinte e um) anos ou, em qualquer idade, quando
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incapacitado física e/ou mentalmente para o trabalho.
c) Filho(a) ou enteado(a) universitário(a) ou cursando escola técnica de 2º grau, até
24 (vinte e quatro) anos.
d) Irmão, neto ou bisneto sem arrimo dos pais, do qual detém a guarda judicial, até
21 (vinte e um) anos, ou em qualquer idade, quando incapacitado física e/ou
mentalmente para o trabalho.
e) Irmão, neto ou bisneto sem arrimo dos pais, com idade de 21 (vinte e um) até 24
(vinte e
f) quatro) anos, se ainda estiver cursando estabelecimento de ensino superior ou
escola técnica de 2º grau, desde que tenha detido sua guarda judicial até os 21
(vinte e um) anos.
g) Pais, avós e bisavós.
h) Menor pobre, até 21 (vinte e um) anos, que crie e eduque e do qual detenha a
guarda judicial.
i) A cada alteração de dependentes o colaborador, deve encaminhar ao CCDI-RH a
documentação comprobatória para inclusão do benefício na folha de pagamento.
2.4.6 Contribuição Sindical
É equivalente a um dia de trabalho do colaborador. Seu cálculo incide sobre os
vencimentos fixos. O desconto é anual e verifica-se na folha de pagamento do mês de
março, correspondendo ao exercício sindical de primeiro de março ao último dia de
fevereiro do ano subseqüente.
As importâncias descontadas dos colaboradores são recolhidas em favor do sindicato da
classe, pelo CCDI – RH.
2.4.7 Contribuições Previdenciárias
As contribuições previdenciárias devidas ao INSS pelo empregado e empregador, estão
centralizadas no CCDI - RH, e cabe a este, única e exclusivamente, efetuar os
recolhimentos.
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2.4.8 FGTS – Depósitos e Recolhimentos
Os recolhimentos alusivos ao FGTS estão centralizados no CCDI – RH, não podendo as
Filiais efetuá-los em nenhuma hipótese.
Os recolhimentos são feitos em guia única – GFIP.
Em caso de fiscalização, deve-se informar que as guias encontram-se em poder do CCDI
- RH, em razão do recolhimento ser efetuado de forma centralizada.
Caso necessário, o CCDI - RH envia relação de empregados FGTS, para fins de
homologações de rescisões de contrato de trabalho.
Estão incluídos nos recolhimentos todos os colaboradores constantes da Folha de
Pagamento.
Os recolhimentos referentes aos valores incidentes sobre verbas rescisórias, multa de
40% (Lei nº 8036/90) e contribuição adicional de 10% (Lei nº 110/01) são feitos em
GRFC (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social).
Quanto aos colaboradores licenciados pelo serviço militar, acidente do trabalho e por
motivo de licença-maternidade, os recolhimentos são efetuados normalmente, com base
na remuneração que seria devida se estivessem na ativa.
2.4.9 Mensalidades a favor de Sindicatos
É de livre iniciativa e decisão do colaborador a associação no Sindicato da
categoria. Eventuais correspondências que versem sobre matrículas ou cancelamento de
mensalidades de associado, que estejam devidamente autorizadas pelo Sindicato e
assinadas pelos colaboradores, devem ser encaminhadas ao CCDI – RH, para as
providencias necessárias.
2.4.10 Pagamento (salários) a colaboradores demitidos ou licenciados, ou que
estejam faltando ao serviço sem justificativas
Ocorrendo a situação, deve ser vinculado o pagamento do salário, comunicando
simultaneamente o CCDI - RH, através de correspondência ou ainda Correio Eletrônico,
para a orientação necessária.
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2.4.11 Pagamentos a Autônomos vinculados à Previdência Social
a) Autônomo é toda pessoa física vinculada à Previdência Social e inscrita na
Prefeitura Municipal da localidade e que presta serviço a outrem, sem vínculo
empregatício.
b) Qualquer pagamento a autônomo é efetuado através do CCDI - RH, através de
crédito em Conta Corrente do prestador de serviços. Encaminhar correspondência
solicitando o pagamento, juntando o RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo),
em 2 (duas) vias, devidamente preenchido, inclusive com o número do CPF, o
número da inscrição junto ao INSS ou do PIS/PASEP da pessoa que executou o
serviço.
c) Anexar ao RPC comprovante de pagamento por serviços prestados a outras
empresas, caso houver, constando, além dos valores da remuneração e do
desconto feito a título de contribuição previdenciária, a identificação completa da
fonte pagadora e o número de inscrição do contribuinte individual no INSS.
2.4.12 Contratação e Terceirização de Serviços
A contratação e terceirização de serviços, será conduzida pelo CCDI – RH que manterá
em arquivo uma cópia do contrato de prestação de serviços devidamente assinada pelas
partes.
A Empresa Contratada para a prestação de serviços, com ou sem cessão de mão-de-obra,
deve ser pessoa jurídica de natureza comercial, legalmente constituída, tendo por objeto
social a prestação de serviço determinado e específico à outras empresas. A aprovação
para contratação deverá ser precedida de:
a) Necessidade da elaboração de concorrência;
b) Pesquisa cadastral da condição sócio-econômica para constatação da inexistência
de restrições de conceito;
c) Análise e parecer do Jurídico sobre o teor do contrato de prestação de serviços;
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d) Previsão em contrato, sempre que possível, dos custos indiretos gerados pelos
empregados e prepostos das empresas contratadas, quando exercerem atividades
em nossas dependências (ex.: lanches, telefones, material de escritório,
equipamentos, instalações, etc.);
e) Avaliação da necessidade de elaboração de contrato de comodato;
f) A assunção de responsabilidade por eventuais danos ou prejuízos, patrimoniais
ou morais, causados à Empresa, inclusive por ação ou omissão de seus
empregados ou prepostos.
g) Aspectos Legais: a empresa contratada para a prestação de serviço deve
apresentar, antes de iniciar as suas atividades:
1. Registro do empregado – caso possua funcionário, uma cópia do registro de
empregado deverá permanecer no local da prestação do serviço, para identificação do
cargo para o qual o empregado foi contratado;
2. Cópia autenticada do Contrato Social da Empresa Contratada;
3. Certidão de distribuição de execuções criminais dos empregado e prepostos da
contratada, atualizada a cada 180 (cento e oitenta) dias;
4. Crachá de identificação, contendo no mínimo as seguintes informações: nome
completo, número do PIS/PASEP, data de admissão e função;
5. cópias autenticadas da folha de pagamento, específica para cada empresa prestadora
de serviço, relativa ao mês anterior ao da prestação de serviço – mensal;
6. cópia do comprovante do depósito do FGTS (GFIP) – mensal;
7. cópia autenticada do CRF – Certidão de Regularidade do FGTS, com plena validade e
suas atualizações – mensal;
8. comprovante do recolhimento do INSS (GPS) – mensal, caso não haja retenção dos
11% relativo ao INSS de prestação de serviços com cessão de mão-de-obra;
9. CND – Certidão Negativa de Débito do INSS – com plena validade, atualizada a
cada 60 (sessenta) dias.
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2.4.13 Aspectos Fiscais
Todos os documentos relativos à contratação dos serviços deverão ser mantidos em
arquivo, para exibição à fiscalização do Ministério do Trabalho, INSS e Receita Federal,
conforme os prazos abaixo:
a) 30 anos: Guia de Recolhimento do FGTS e CRF;
b) 10 anos: Notas Fiscal / Fatura, Folha de Pagamento, GPS e CND do INSS, Contrato
de Prestação de Serviços, Registro dos Empregados e Contrato Social;
NOTA: A inobservância destas exigências poderá acarretar a lavratura de autos de
infração contra a Empresa, motivo pelo qual não se deve permitir que empregados de
empresas contratadas iniciem a prestação do serviço ou permaneçam no local de trabalho
sem a documentação obrigatória e em função diferente daquela para a qual foram
contratados.
2.5 Férias Regulamentares
2.5.1 Regra Geral
Todo colaborador é obrigado a gozar anualmente período de férias. As férias devem,
obrigatoriamente, ser gozadas no decorrer dos 11 (onze) meses subseqüentes à data em
que as mesmas venceram, não se admitindo, em hipótese alguma, o acúmulo de
períodos.
2.5.1.1 Do Direito a Gozo de Férias
Os colaboradores têm direito às férias depois de cada período de 12 meses de trabalho,
na seguinte proporção:
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a) 30(trinta) dias corridos, quando não houver faltado ao serviço mais de 5 (cinco)
vezes;
b) 24 (vinte e quatro) dias corridos, quando houver tido de 6 (seis) a 14 (quatorze)
faltas;
c) 18 (dezoito) dias corridos, quando houver tido de 15 (quinze) a 23 (vinte e três)
faltas;
d) 12 (doze) dias corridos, quando houver tido de 24 (vinte e quatro) a 32 (trinta e
duas) faltas.
Não terá direito às férias o colaborador que, no curso do período aquisitivo, tiver
percebido da Previdência Social prestação de acidente de trabalho ou de auxílio-doença
por mais de 6 (seis) meses, embora descontinuados.
2.5.1.2 Escala de Férias
O CCDI – RH disponibilizará anualmente, escala de férias em que constam os nomes de
todos os colaboradores com períodos de férias vencidos, ou que venham a adquirir no
ano relativo às mesmas. Cabe ao Responsável pelo Expediente preencher o dia e o mês
da saída de forma criteriosa, criando condições para que todos os colaboradores gozem
férias. O dia de saída em gozo de férias poderá ocorrer até o dia 15 de cada mês.
2.5.1.3 Autorização Prévia
Superintendentes e Gerentes, não devem sair em gozo de férias sem obter autorização do
CCDI - RH. nDevem comunicar, o nome e o cargo do substituto com 30 (trinta) dias de
antecedência, no mínimo.
2.5.1.4 Comunicação de Férias
A concessão será participada com 15 (quinze) dias de antecedência, através do
formulário comunicação de férias a ser remetido pelo CCDI - RH, em duas vias, sendo
que uma via, devidamente assinada pelo colaborador, será devolvida ao CCDI – RH,
para apresentação à fiscalização, quando por ela solicitada, e a outra via deverá ser
entregue ao colaborador.
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Alterações em relação à saída dos colaboradores devem ser comunicadas ao CCDI - RH,
com pelo menos 30 (trinta) dias de antecedência da saída.
2.5.1.5 Anotações de Férias
Antes do colaborador entrar em gozo de férias ele deve apresentar sua Carteira de
Trabalho e Previdência Social ao Responsável pelo Expediente, para o competente
registro dessa concessão e atualização.
2.5.1.6 Recibo de Férias
Nenhum colaborador poderá sair em gozo de férias sem antes ter assinado o recibo de
férias. Este é emitido em duas vias, sendo que uma via, devidamente assinada pelo
colaborador.
2.6 Licenças
2.6.1 Regra Geral
Os benefícios de Auxílio-Doença Previdenciário e/ou Acidentário devem ser requeridos
dentro do prazo de 30 (trinta) dias, contados a partir do início da licença.
Os benefícios requeridos após o prazo acima mencionado serão concedidos a partir da
data do requerimento.
As licenças médicas, com afastamento de até 15 (quinze) dias, deverão ser
acompanhadas pelo Gerente, mantendo arquivados os atestados e outros documentos
comprobatórios. Quando a licença médica for superior a 15 (quinze) dias, deverão
comunicar imediatamente, com detalhes, ao CCDI - RH, por meio de Correio Eletrônico,
informando os seguintes dados:
a) Quando da saída em licença
1) Último dia trabalhado;
2) Motivo da licença (tratamento de saúde, acidente do trabalho, licença-maternidade,
fins militares etc.);
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3) Data do início da licença;
4) Período de afastamento atestado ou provável (20 dias, 2 meses, 120 dias quando
gestação etc.);
5) Quando se tratar de acidente do trabalho, descrever detalhadamente a ocorrência, dia
e horário do acidente, a parte do corpo que foi lesada, estado de saúde atual e o horário
de trabalho, anexando cópia da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho,
juntamente com a(s) cópia(s) do(s) atestado(s) médico(s).
b) Quando do retorno ao trabalho
1) Data de alta médica ou da dispensa do serviço militar, conforme o caso.
2) Data de reinício das atividades.
O retorno ao trabalho, em caso de licença médica superior a 15 (quinze) dias, está
condicionado à apresentação da alta médica emitida pela perícia do INSS – CREM
(Comunicação de Resultado de Exame Médico). Nos casos de licenças médicas
superiores a 30 (trinta) dias, o colaborador, quando do retorno ao trabalho, deverá ainda
ser submetido a exame médico ocupacional do retorno ao trabalho.
c) Atestado Médico para Justificativa de Falta ao Serviço
Atestado Médico para dispensa de serviços por doença, com incapacidade de até 15
(quinze) dias será fornecido ao segurado no âmbito dos serviços da Previdência Social
por Médicos do INSS e por Odontólogos nos casos específicos e em idênticas situações.
2.6.1.1 Auxílio Doença
É o benefício previdenciário a que o colaborador tem direito nas licenças médicas
superiores a 15 (quinze) dias, originadas por doença ou acidente (não do trabalho). O
salário dos 15 (quinze) primeiros dias, contados a partir do afastamento do trabalho, é
pago pela Empresa, e, a partir do décimo sexto dia, cabe ao INSS efetuar o pagamento na
forma de Auxílio-Doença.
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Para ser requerido o Auxílio-Doença ao INSS, o CCDI – RH elaborará a Relação de
Salários de Contribuição e a Discriminação das Parcelas do Salário de Contribuição, para
o preenchimento do Requerimento de Benefícios por incapacidade (formulário fornecido
pelo INSS local), e entrega essa documentação ao colaborador ou seu representante,
recomendando que seja dada a entrada no INSS, imediatamente ao recebimento.
Para requerer o referido benefício, deverá comparecer ao posto do INSS de posse dos
seguintes documentos:
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (atualizada)
• Cópia do RG/CPF/PIS e um comprovante de residência.
• Após o colaborador receber a carta de concessão do benefício do INSS, o
Responsável pelo Expediente deve remeter fotocópia dessa ao CCDI - RH, por
meio de fax enviando posteriormente, por malote, fotocópias dos comprovantes e
resultados das perícias médicas realizadas pelo INSS.
2.6.1.2 Acidente do Trabalho
É aquele ocorrido durante o expediente, no horário e no local de trabalho, ou no trajeto
usual da residência ao trabalho, ou vice-versa.
Ocorrendo o acidente, informar de imediato o CCDI - RH, dando detalhes, aonde foram
prestados os primeiros socorros, e o nome e endereço completo de duas testemunhas.
Para requerer o referido benefício, deverá comparecer ao posto do INSS de posse dos
seguintes documentos:
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (atualizada)
• Cópia do RG/CPF/PIS e um comprovante de residência. CCDI – RH.
Deve ser providenciado, de imediato, o preenchimento da CAT – Comunicação de
Acidente do Trabalho (impresso fornecido pelos órgãos do INSS), em seis vias, no prazo
máximo de 24 horas após a ocorrência (sob pena de multa), dando a seguinte
distribuição:
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a) A via original e 1 (uma) cópia para o Hospital ou Serviço Médico ou Posto de
Previdência Social credenciado para atender acidentes do trabalho, onde o
colaborador foi socorrido, até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência. Em
caso de morte, decorrente do acidente do trabalho, deve se comunicar de imediato
a autoridade competente, sob pena de multa.
b) 1 (uma) para o colaborador ou seu representante (sob protocolo).
c) 1 (uma) para o Sindicato da Categoria Profissional a que a Dependência estiver
jurisdicionada (sob protocolo e, na sua impossibilidade, via Correio, mediante
entrega registrada, com acuse de recebimento).
d) 1 (uma) para o CCDI - RH.
É de responsabilidade da Empresa o pagamento dos salários dos 15 (quinze) primeiros
dias de licença, contados a partir da data do acidente, sendo o restante por conta do INSS
na forma de Auxílio-Doença/Acidente de Trabalho.
Após o colaborador receber a carta de concessão do benefício, bem como o pagamento
do INSS, deve ser transmitida fotocópia ao CCDI – RH, por meio de fax enviando
posteriormente, por malote, fotocópias dos comprovantes e resultados das perícias
médicas realizadas pelo INSS.
2.6.1.3 Licença-Maternidade
A Licença-Maternidade é devida à funcionária gestante, durante 120 (cento e vinte) dias,
com início no período entre 28 (vinte e oito) dias antes do parto e a data da ocorrência
deste, percebendo durante esse período o Salário-Maternidade, devido à segurada da
Previdência Social. Para tanto observar:
1. a funcionária gestante deverá apresentar, na ocasião do afastamento, atestado
médico indicando o tempo de gestação e contendo, obrigatoriamente, a data do
início da licença;
2. comunicar a Licença ao CCDI – RH, via correio eletrônico, preenchendo com os
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dados da funcionária, último dia trabalhado e data do início da licença;
3. encaminhar, via malote, ao CCDI - RH, no ato da comunicação, original do
atestado médico, arquivando uma cópia na pasta da funcionária.
2.7 Programas de Prevenção
2.7.1 PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
É um programa que visa a preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores.
É elaborado em 3 fases: reconhecimento, avaliação das condições sanitárias e de
conforto nos locais de trabalho e proteção do meio ambiente. O reconhecimento e
avaliação são realizados no local por meio de visitas realizadas pela Área de Engenharia
do Trabalho de empresas especializadas contratadas.
2.7.2 PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
O CCDI - RH em cumprimento à Norma Regulamentadora Nº 7. contratará empresas
especializadas para a elaboração do PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde
Operacional com vigência de 12 meses, estabelecendo as ações de saúde que serão
implementadas durante o exercício.
2.7.3 Exames Médicos Ocupacionais
Dentre as ações de saúde previstas no PCMSO, constam os exames médicos
ocupacionais realizados conforme segue:
a) Admissional – durante o processo de admissão do candidato aprovado.
b) Periódico – realizado a cada 120 dias para todos os colaboradores.
c) Retorno ao Trabalho – deve ser realizado para os colaboradores que tiveram
licenças médicas superiores a 30 (trinta) dias, sendo obrigatório a realização no
dia do retorno ao trabalho.
d) Demissional – é o exame médico ocupacional realizado no colaborador que vier a
ser desligado, estando o exame periódico com o seu prazo de validade vencido
(135 dias).
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2.7.4 Laudos Ergonômicos
Em atendimento à Norma Regulamentadora nº 17, são elaborados os Laudos
Ergonômicos das Dependências, visando a adequar os ambientes de trabalho e apontando
eventuais ações corretivas. O Laudo Ergonômico complementa o PPRA – Programa de
Prevenção de Riscos Ambientais realizado pelo CCDI - RH.
2.8 Viagens de Colaboradores a Serviço da Empresa
2.8.1 Passagens Aéreas
a) Todas as passagens aéreas serão emitidas para Classe Econômica após a viagem
contar com a autorização da Diretoria;
b) As passagens deverão ser solicitadas ao CCDI – RH ou ao Departamento
Financeiro;
c) As reservas ou trechos de passagens aéreas não utilizadas deverão ser retornados
ao CCDI – RH para fins de cancelamento e, evitando o seu faturamento, ou
providenciando o reembolso à Dependência, caso tenham sido faturados.
d) Os comprovantes de utilização do bilhete de vôo deverão ser enviados ao CCDI –
RH ou Departamento Financeiro junto com o Relatório de Viagem.
2.8.2 Hospedagens
Deverão ser utilizados hotéis reservados pelas agências de viagens contatadas através do
CCDI – RH. A indicação e/ou utilização de outros hotéis somente será aceita se as
condições de preço forem mais favoráveis.
2.8.3 Refeições
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As refeições deverão ser feitas pelo colaborador no hotel onde se encontra hospedado,
respeitando o limite, caso tenha sido estabelecido. Quando feitas em restaurante de sua
livre escolha, o valor não deverá ultrapassar o estabelecido pelo CCDI – RH.
2.8.4 Reembolso de Despesas de Viagens
Serão reembolsadas as seguintes despesas:
a) Utilização de Veículo Próprio
Quando autorizado pelo Gerente que o colaborador utilize veículo próprio a serviço da
Empresa, este terá reembolso do valor por quilômetro rodado, conforme estabelecido
pelo CCDI - RH, mais despesas com pedágios e estacionamento devidamente
comprovadas por recibo ou nota fiscal. Na prestação de contas, deverá constar o
descritivo da viagem e quilometragem rodada.
b) Táxi Comum
Somente quando autorizado previamente pelo Gerente: da residência ao local de
embarque ou em que prestará o serviço; do desembarque ou hotel ao local em que
prestará o serviço e vice-versa.
c) Locação de Automóveis
Quando a situação exigir e representar economia para a Empresa, desde que previamente
autorizada pelo Gerente.
d) Outros Meios de Locomoção
Mediante apresentação dos recibos de pagamentos ou descritivo na prestação de contas
(ônibus, trem, metrô etc.)
e) Lavanderia
Serão aceitos quando a viagem ultrapassar o período de uma semana.
Não serão acatadas despesas nas modalidades expressa e urgente, salvo situações
absolutamente incontornáveis.
f) Telefonemas
Restritos para tratamento de assuntos de serviço, utilizando, preferencialmente, aparelho
da empresa. Para outros assuntos, devem obter autorização.
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2.8.5 Despesas não reembolsáveis
Entretenimento pessoal, consumo de bebidas alcoólicas, compras de revistas, aluguel de
roupas, serviços de cabeleireiros e frigobar (exceto águas e refrigerantes).
2.8.6 Viagens Internacionais
As reservas de passagens aéreas e hotéis também obedecerão aos mesmos critérios destas
normas que, para a sua consumação, deverão ser precedidas de autorização da Diretoria
que examinará e definirá sobre as demais despesas, inclusive aquelas com passaportes e
vistos.
2.8.7 Adiantamento para Custeio de Viagens
Sempre que necessário o colaborador poderá solicitar, preferencialmente, a crédito de
sua conta corrente um adiantamento, para o pagamento das despesas não faturadas pelos
hotéis e/ou agências de viagens.
Esses valores serão contabilizados em conta de Adiantamento para Viagens aberta em
nome do colaborador.
A prestação de contas deverá ser feita, imediatamente, quando do retorno ao local de
trabalho ou semanalmente, o que ocorrer primeiro, utilizando formulário próprio.
2.9 Penas Disciplinares
2.9.1 Regra Geral
a) Constituem motivos para aplicação de pena disciplinares:
Qualquer desobediência às ordens emanadas de superior hierárquico a que estiver
subordinado.
• Atraso ou falta injustificada ao serviço;
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• Violação de segredo da empresa;
• Execução imperfeita dos serviços prestados, inclusive atendimento impróprio ao
público, por falta de atenção ou desinteresse;
• Atraso na feitura dos serviços por negligência ou má vontade;
• Desrespeito a qualquer colega de trabalho;
• Negar-se a executar serviços que lhe sejam determinados.
b) As penas disciplinares poderão ser as seguinte:
• Advertência verbal.
• Advertência por escrito.
• Suspensão por 1 (um) dia.
• Suspensão por 3 (três) dias.
• Demissão por Justa Causa
2.10 Desligamento de Colaboradores
2.10.1 Regra Geral
Qualquer que seja o motivo do desligamento (exoneração, demissão expontânea, justa
causa, falecimento ou aposentadoria) os procedimentos que devem ser adotados pelo
Gerente são:
a) No dia em que ocorrer o desligamento, transmitir ao CCDI - RH, via correio
eletrônico:
• Nome do colaborador; Data do desligamento; Último dia de trabalho; Faltas
dadas ao serviço (discriminar os dias e citar o mês); Número de hora(s) extra(s),
se houver (discriminar os dias e citar o mês);
• Tipo e motivo do desligamento.
NOTA: Encaminhar ao CCDI - RH, no mesmo dia em que ocorrer o desligamento a
Informação de Desligamento de Colaborador, devidamente preenchido e assinado pelo
Gerente, citando, inclusive, detalhamento das fatos que motivaram o desligamento,
mesmo tratando-se de demissão espontânea, quando estão se devem mencionar as
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razões, tais como: oferta de melhor emprego, melhor salário, estudo, mudança etc.,
juntamente com a cópia da correspondência endereçada ao ex-colaborador a respeito do
desligamento.
Proceder ainda, na mesma data do desligamento, os seguintes procedimentos:
b) Anotar, na Carteira de Trabalho e Previdência Social do Ex-colaborador, a data
correta do desligamento, aplicar o carimbo com o nome da Empresa e assinar no local
apropriado.
c) Anotar, no local apropriado da Ficha de Registro do Empregado a data correta da
dispensa e o motivo.
d) Recolher o crachá para evitar que possa ter acesso ao Edifício ou dependências da
Empresa.
e) Cancelar os acessos aos sistemas da empresa (login e senha), inclusive, e-mail.
2.10.2 Tempo Anterior ao Regime do FGTS
Quando o colaborador tiver tempo anterior ao regime do FGTS, o desligamento somente
pode ocorrer após autorização do CCDI – RH. O Gerente deve dirigir correspondência
confidencial ao CCDI - RH, expondo os motivos que levaram à decisão.
NOTA: No ato da homologação é de fundamental importância a apresentação de todas as
Carteiras de Trabalho e Previdência Social, que o ex-colaborador possuir, devidamente
atualizadas.
2.10.3 Homologação
As rescisões de contrato de trabalho de colaborador com tempo igual ou superior a 1(um)
ano de serviço, para sua validade legal, devem ter assistência do sindicato da classe.
Na ausência desse órgão, a assistência deverá ser prestada pela Delegacia Regional do
Trabalho, por Juiz de Direito.
As rescisões de contrato de trabalho de colaboradores com tempo de serviço inferior a 1
(um) ano não necessitam ser assistidas pelos órgãos supramencionados.
A Empresa se fará representar junto do órgão assistente pelo Gerente ou Responsável, ou
ainda pelos seus subordinados eventualmente designados, se necessário.
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Ao CCDI - RH, cabe encaminhar às Dependências as rescisões, através de modelo
próprio e aviso de crédito na conta do colaborador ou cheque emitido em favor do
mesmo NOTA: Atentar para o prazo de homologação determinado em Acordo ou
Convenção Coletiva com o Sindicato dos Empregados da classe, tomando as
providências que forem necessárias para evitar prejuízo à Empresa, pelo não-
cumprimento daquele. Após a homologação dos direitos trabalhistas, enviar para o CCDI
- RH, a rescisão do contrato de trabalho e do recibo do requerimento do seguro-
desemprego, para arquivo.
2.11 Sistemas informatizados: Operacional e Gerencial
Os sistemas oficiais da Empresa são: Sekron On Line – Operação e Microsiga AP –
Administrativo/Contábil/Financeiro. Registram as informações sobre os clientes,
fornecedores e colaboradores, relativos as rotinas da monitoração, assistência técnica,
compras, cobrança, etc. Por isso, todos os colaboradores e prestadores de serviços devem
ter acesso aos sistemas necessários ao desenvolvimento de suas atividades no dia-a-dia.
2.11.1 – Segurança da Informação
2.11.1.1 - Usuário
É a pessoa física ou jurídica que faz uso dos ativos de tecnologia da empresa, incluindo-
se colaboradores e prestadores de serviços – consultores e assessores internos e externos,
técnicos e instaladores.
Constituem responsabilidade dos usuários:
• Executar corretamente e de acordo com as normas da Empresa suas atividades do
dia-a-dia, através da tecnologia ao seu dispor;
• Preservar, em segredo, suas formas de acesso ao sistema, como senhas e login;
• Observar e zelar pela segurança dos ativos, hardware e software, sob sua
responsabilidade tomando os cuidados necessários.
2.1.1.2 – Violações
Serão consideradas violações às normas da Empresa as seguintes situações:
1. quaisquer ações que possam colocar a Empresa à perda financeira e de imagem, direta
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ou indiretamente;
2. uso indevido de dados, divulgação não autorizada de informações, segredos
comerciais ou outras informações sem autorização expressa de um Diretor;
3. uso de dados, informações, equipamentos, software, sistemas ou outros recursos
tecnológicos, para propósitos ilícitos ou que possam incluir a violação de leis ou normas
da Empresa;
4. a não comunicação à Diretoria de qualquer descumprimento às normas internas, por
parte de qualquer usuário, em especial, sobre as que regem este capitulo da Segurança da
Informação, que porventura um colaborador venha a tomar conhecimento ou chegue a
presenciar.
2.1.1.3 – Penalidades
Todo descumprimento as Normas da Empresa são consideradas faltas graves ou
violações, podendo ser passível da aplicação de penalidades conforme deliberação da
Diretoria, conforme segue:
1. aplicação de sanções trabalhistas previstas na legislação, conforme consta do
item 2.9.1 letra b deste manual, incluindo dispensa por justa causa ou afastamento;
2. processo civil ou criminal;
3. término ou cessão do contrato de prestação de serviços ou relação comercial;
4. ressarcimento dos prejuízos causados à Empresa;
2.11.2 - Cadastramento do Usuário
O cadastramento no sistema no Sekron On Line será feito pelo CCDI – RH, mediante
solicitação do Gerente responsável pelo colaborador, via e-mail ao
[email protected] de acordo com o padrão abaixo:
• Nome do Colaborador;
• Área ou Setor que trabalha(rá);
• Serviço(s) que executa;
• Jornada de trabalho: Ex. 2 à 6 feira, das 14 às 20 h;
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• Rotinas que deverá ter acesso.
O CCDI – RH avaliará a compatibilidade das rotinas solicitadas para o cadastramento do
colaborador em relação aos serviços que executa e fornecerá, via e-mail diretamente ao
colaborador o seu “login” e senha provisórias que devem ser, imediatamente, alteradas
pelo usuário, para acesso ao sistema, durante o período de sua jornada de trabalho
O cadastramento de qualquer colaborador em rotinas incompatíveis com o serviço que
executa só será feito pelo CCDI – RH quando houver autorização expressa da Diretoria.
2.11.3 – Férias ou Desligamento
O CCDI – RH procederá tão logo seja emitido o Aviso de Férias ou o Pedido de
Desligamento o descadastramento do colaborador, passando-o para o status de inativo.
Esta providência só não será efetivada se houver autorização expressa da Diretoria.
2.12 Guarda de Documentação
Documentos que devem ser mantidos em local seguro, para serem apresentados à
fiscalização, quando se fizer necessário:
2.12.1 Dos Colaboradores, em pastas individuais
a) Ficha de Registro de Empregado
b) Comunicação e Recibo de Férias Regulamentares.
c) Atestado de Saúde Ocupacional.
d) Controle de Presença e Horas de Trabalho (Folhas de Ponto)
e) Cópia do formulário encaminhado para cadastramento de Vale-Transporte.
f) Atestados médicos
g) Atestados de Saúde Ocupacional Periódico.
h) Cartão de Controle de Pagamento do Salário-Família (filhos menores de 14
anos).
i) Termo de Responsabilidade (Salário-Família)
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j) Fotocópia da Caderneta de Vacinação dos Filhos.
k) Ficha de Salário-maternidade (funcionária licenciada para gestação).
l) Declaração de Encargos de Família, para fins de imposto de renda.
m) Documentos de afastamento, prorrogação e término das licenças ocorridas
(cópias ou original).
n) CAT – Comunicado de Acidente do trabalho
2.12.2 Arquivos: Interesse fiscal
a) Livros de inspeção do Trabalho
b) Documentos relativos a Folhas de Pagamento
c) Relação dos Empregados que recolheram Contribuição Sindical
d) Guias de recolhimento da Previdência Social – GRPS / GPS
e) PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional.
f) PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
2.12.3 Documentos que devem ser mantidos afixados no “Quadro de Documentos”:
a) Guia de recolhimento da Contribuição Sindical (do último recolhimento
realizado)
b) Guia de Previdência Social (GPS) (do último mês)
c) Quadro de Horário de Trabalho.
2.12.4 Prazo de Permanência de Papéis
a) Documentos de colaboradores arquivados em pastas individuais: Arquivar
durante a vigência do contrato de trabalho e até 5 (cinco) anos após o respectivo
desligamento.
b) Documentos de interesse fiscal: Arquivar por 10 anos:
1. Folhas de Pagamento
2. Guias de Recolhimento
3. PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
4. PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
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c) Livros de Inspeção do Trabalho: Arquivar em caráter permanente.