Manual de procedimentos eb 2,3 de alexandre herculano

ESCOLA E. B. 2, 3 DE ALEXANDRE HERCULANO

BIBLIOTECA ESCOLAR

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

2 Manual de Procedimentos - BE da Escola E. B. 2, 3 de Alexandre Herculano

ÍNDICE

Introdução ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3

1. Avaliação/Selecção/Aquisição/Descarte do Fundo Documental............................................................ 3

2. Tratamento Técnico do Acervo: Procedimentos .................................................................................... 4

2.1. Carimbagem .................................................................................................................................. 4

2.1.1. Documentos Impressos: Monografias ................................................................................... 5

2.1.2. Documentos Impressos: Publicações Periódicas .................................................................... 5

2.1.3. Material Não Livro: CD’S / DVD’S e Cassetes ......................................................................... 5

2.2. Registo .......................................................................................................................................... 5

2.3. Catalogação, classificação e indexação .......................................................................................... 6

2.3.1. Catalogação ........................................................................................................................... 6

2.3.2. Classificação .......................................................................................................................... 6

2.3.3. Campos de Preenchimento.................................................................................................... 8

2.3.3.1. Monografias .......................................................................................................................... 9

2.3.3.2. Periódicos.............................................................................................................................. 9

2.3.3.3. Documentos Electrónicos .................................................................................................... 10

2.3.3.4. Material Não Livro............................................................................................................... 11

2.4. Cotação e arrumação nas estantes .............................................................................................. 12

2.4.1. Atribuição das cotas: ........................................................................................................... 12

2.4.2. Colocação das etiquetas de cotas ........................................................................................ 13

2.4.3. Colocação/arrumação dos livros nas estantes ..................................................................... 13

3. Empréstimo (Procedimento e Documentos de Registo) ....................................................................... 14

4. Dossiês Temáticos (Organização de Informação) ................................................................................. 14

5. Maletas Pedagógicas e/ou Itinerantes................................................................................................. 15


Introdução Pretende-se com a elaboração deste documento definir os princípios orientadores que devem

ser seguidos no tratamento do fundo documental que, a partir do momento da sua entrada, é

submetido a toda uma série de procedimentos técnicos de Biblioteconomia (registo, carimba-

gem, catalogação, classificação, indexação e atribuição de cota), de forma a garantir um

acesso fácil do utilizador à informação, quer a sua pesquisa seja por assunto, título ou autor.

Foram adoptados os procedimentos técnico-documentais em bibliotecas, que decorrem de

normas internacionais, com adaptações nacionais, sob a responsabilidade da Biblioteca

Nacional.

Sempre que seja considerado necessário, este documento será revisto, de acordo com

eventuais modificações surgidas no decurso do tratamento documental e devidamente

justificadas em Conselho Pedagógico.

1. Avaliação/Selecção/Aquisição/Descarte do Fundo Documental

1.1. Anualmente, proceder-se-á à avaliação do fundo documental para determinar a

dimensão da colecção e a forma como corresponde às necessidades do Agrupamen-

to, diagnosticando os pontos fracos que necessitam de um maior investimento.

Esta avaliação terá como base:

o interesse e a curiosidade dos utilizadores;

as especificidades das diferentes áreas curriculares;

o estado de conservação dos seus vários suportes.

Este conhecimento é adquirido pela equipa responsável, durante a experiência de

atendimento a alunos, professores e restante comunidade educativa, nos registos

dos assuntos procurados e não encontrados ou representados de forma desactuali-

zada e insuficiente, na consulta ao histórico de pesquisas no catálogo informático e

na análise dos resultados estatísticos trimestrais das requisições de empréstimos.

O fundo documental objecto de descarte será doado às escolas do agrupamento,

oferecido a outras bibliotecas, vendido em feiras do livro usado ou, em último caso,

encaminhado para a reciclagem. Qualquer uma destas decisões será ponderada pela

equipa, antes de uma tomada de decisão.


1.2. A verba para aquisição de fundo documental para renovação e actualização está

definida e regulamentada no Despacho nº 13224/2003, 2ª série, nº154, de 7 de

Julho, no seu artigo 8º, alínea b), relativamente ao uso a dar aos lucros da papelaria.

Atendendo à avaliação efectuada e à verba disponível, serão solicitadas sugestões

aos utilizadores para selecção do fundo documental, através da caixa de sugestões e

dos coordenadores de departamento, de acordo com os seguintes critérios:

Respeito pelo Currículo National;

Respeito pelo PE;

Respeito pelo PCE;

Justo equilíbrio entre os vários níveis de ensino;

Respeito pelas características dos alunos com NEE;

Respeito pelas origens multiculturais dos alunos;

Justo equilíbrio entre as áreas curriculares, extracurriculares e lúdicas;

Justo equilíbrio entre todos os suportes;

Justo equilíbrio entre todas as áreas do saber, respeitando essencialmente as

áreas disciplinares temáticas e de referência e o número de alunos que as fre-

quentam;

1.3. A equipa divulgará todas as novidades no seu blogue, em PowerPoint criados para o

efeito, em placards e via e-mail. Poderá, em colaboração com os docentes, publicar

bibliografias temáticas.

2. Tratamento Técnico do Acervo: Procedimentos

2.1. Carimbagem

A carimbagem aplica-se a todos os tipos de documentos, assegurando a atribuição de

um número de registo por ordem sequencial de entrada. O carimbo não deve ser colo-

cado em cima de uma imagem ou em página que possa lesar ou ofender a mancha de

informação. No caso dos audiovisuais, obras com folhas plastificadas ou material em

que a tinta não adere, o carimbo é efectuado numa etiqueta autocolante que é colo-

cada no local estabelecido para carimbar. Caso a página indicada se apresente sem

espaço para o carimbo, este deve ficar numa das páginas preliminares.


2.1.1. Documentos Impressos: Monografias

O carimbo da escola/biblioteca deve ser colocado na página de rosto, na página

25 e na última folha com texto, onde menos prejudicar a informação e a estéti-

ca desta. O carimbo com o número de registo e data de entrada será colocado

apenas na folha de rosto.

2.1.2. Documentos Impressos: Publicações Periódicas

Nos jornais, revistas e todo o tipo de publicação periódica, apenas se coloca o

carimbo da escola/biblioteca no canto superior direito da página de rosto. Este

carimbo deve também figurar no canto superior direito das páginas 10, 30 e

100, caso existam.

2.1.3. Material Não Livro: CD’S / DVD’S e Cassetes

CD’S / DVD’S – Deve-se colocar o carimbo no canto inferior esquerdo da

contracapa do folheto, sempre que não se sobreponha a qualquer informa-

ção impressa. Caso não seja possível, deve-se carimbar perto desse local,

isto é, na página posterior.

Cassete Vídeo – Deve-se colocar o carimbo numa etiqueta branca, num dos

lados do contentor do documento, na parte interna.

Cassete Áudio – Deve-se colocar a etiqueta branca com o carimbo do lado A

do documento.

2.2. Registo

Antes de se proceder ao registo, verifica-se se este é pertinente, ou se se trata de

uma publicação efémera e sem interesse. Neste caso, será suficiente o carimbo da

escola/biblioteca.

Todos os documentos impressos, entrados na Biblioteca, são registados, sequen-

cialmente, num livro de registo próprio manuscrito ou informatizado.

Cada obra tem o seu número de registo.

Vários exemplares da mesma obra têm números de registo diferentes, à excepção

dos livros destinados ao PNL, que terão o mesmo número de registo, numerado de

1 a 12.

No caso de uma obra publicada em vários volumes, cada volume tem um número

de registo diferente.


Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato, este terá um

registo diferente.

Posteriormente, são registados informaticamente em programa adquirido para o

efeito.

Os manuais escolares têm um livro de registo diferente/específico, não fazendo par-

te do registo informático, dada a sua rápida desactualização.

Todos os materiais em suporte não livro são registados em tabelas Word prepara-

das para o efeito.

As publicações periódicas serão registadas em Folhas Kardex, adaptadas para o efei-

to. A cada folha corresponderá um título.

2.3. Catalogação, classificação e indexação

A aplicação informática que será utilizada é o DOCBASE, um processo automatizado

que se socorre de um sistema de práticas estandardizadas, através do uso da norma

ISO 2709. Este objectivo cumpre-se utilizando o formato UNIMARC, no qual se incor-

poram as Regras Portuguesas de Catalogação e no qual se podem aplicar os campos

das ISBD’S.

Sempre que monografias com mais do que um volume não apresentem, em cada

volume, títulos próprios dependentes do título da publicação principal ou outros ele-

mentos de descrição necessária, não tem lugar a descrição a dois níveis. A descrição

física incluirá então a indicação específica do documento e extensão (número de

volumes e respectivo número de páginas).

Os outros casos de monografias com mais de um volume dão origem a uma nota de

conteúdo, com um subcampo para a descrição física.

2.3.1. Catalogação

Na catalogação, são seguidas as Regras Portuguesas de Catalogação.

2.3.2. Classificação

A classificação é feita segundo a CDU da BN, tendo sido preparada a seguinte

tabela adaptada/simplificada para a realidade da BE.


Classificação Decimal Universal

COR

IDENTIFICATIVA CLASSE SUBCLASSE

0 GENERALIDADES

004 - Informática 030 - Enciclopédias 038 - Dicionários 050 - Periódicos

1 FILOSOFIA 159.9 - Psicologia 17 – Moral. Ética

2 RELIGIÃO. TEOLOGIA

22 – Bíblia. Sagrada Escritura 23/28 – Religião Cristã. Cristianismo 27 – História Geral da Igreja Cristã 28 – Igrejas, Seitas. Comunidades cristãs 29 – Religiões não Cristãs

3 CIÊNCIAS SOCIAIS

30 – Sociologia 31 – Estatística 32 – Política 33 – Economia 34 – Direito 37 – Educação. Ensino. Pedagogia 39 – Etnografia. Usos e costumes

5 MATEMÁTICA

CIÊNCIAS NATURAIS.

504 – Ciências do Meio Ambiente 51 – Matemática 52 – Astronomia 53 – Física 54 – Química. Mineralogia 55 – Geologia. Meteorologia 574 – Ecologia Geral 575 – Genética. Hereditariedade 58 – Botânica 59 – Zoologia

6 CIÊNCIAS APLICADAS. MEDICINA.

TECNOLOGIA

61 – Medicina. Ciências Médicas 613.88 – Educação e Vida Sexual. Planeamento Familiar 62 – Engenharia 63 – Agricultura. Silvicultura. Exploração Agríco-la 64 – Economia Doméstica 67 – Indústrias e Ofícios Diversos 68 – Indústrias. Artes e Ofícios 69 – Construção Civil

7 ARTE. DESPORTO

7.01 – Teoria e Crítica de Arte 72 – Arquitectura 73 – Escultura. Numismática 74 – Desenho. Design 75 – Pintura 76 – Artes Gráficas 77 – Fotografia 78 – Música 791.43 – Cinema 794 – Jogos de Mesa e Tabuleiro 796/799 - Desporto


8 LÍNGUA. LINGUÍSTICA. LITERATURA

81 – Linguística. Línguas 81(038) – Dicionários 81’36P – Gramáticas de Português 81’36I – Gramáticas de Inglês 81’36F – Gramáticas de Francês 82 – Literatura 82-1 – Poesia 82-2 – Teatro 82-2-93 – Teatro Infantil 82-4 – Ensaio 82-6 – Cartas 82-82 – Antologias 82-9 – Banda Desenhada 82-93 – Literatura Infantil e Juvenil 82.09 – Crítica Literária 821.F – Literatura Francesa 821.I – Literatura Inglesa 82(05) – Periódicos

9 GEOGRAFIA. BIOGRAFIA. HISTÓRIA

902 – Arqueologia 903 – Pré-História 908 – Monografias 908(469.43) – Monografias – Distrito de Santa-rém 91. Geografia 91(038) – Dicionário de Geografia 91(469) – Geografia de Portugal 910 – Viagens 911.3 – Geografia Humana 912 – Atlas 912/94 – Atlas História 929 – Biografias 94 – História em Geral 94(03) – História Antiga 94(038) – Dicionário de História 94(042) – Conferências. Discursos. Actas 94(04) – História da Europa 94(6) – História de África 94(469) – História de Portugal

2.3.3. Campos de Preenchimento

As decisões tomadas relativamente aos campos de preenchimento são as

seguintes:

Auxiliares

(031) – Enciclopédias

(038) – Dicionários

(0.034) – DVD’S, CD ROM

(086.8) – Audiovisuais. Vídeo

(086.76) – CD Áudio


2.3.3.1. Monografias

Autorias

Autor Principal

Co-Autor

Descrição

Título

Responsabilidade

Edição

Local de Edição

Nome do Editor

Data da Edição

Ilustração

Material Acompanhante

Colecção

Nº da Colecção

Notas Gerais

ISBN

Língua do Documento

País de Publicação

Cota

Depósito legal

Notas e títulos

Assunto

Indexação e Classificação


2.3.3.2. Periódicos

Descrição Bibliográfica

Título

Responsabilidade


Local de Edição

Nome do Editor

Data da Edição

Descrição Física

Ilustração

Descrição 2º Nível

ISSN

Cota

Indexação e Classificação

Assunto

Classe Decimal Universal

2.3.3.3. Documentos Electrónicos


Título

Responsabilidade

Local de Edição

Nome do Editor

Data da Edição

Colecção

Descrição Física

Notas Gerais

ISBN



Cota

Depósito Legal

Doc. Electr.: Requisitos do Sistema


Índex Classe

Assunto

Classe Decimal Universal

2.3.3.4. Material Não Livro

Autorias

Autor Principal


Título

Responsabilidade

Edição

Local de Edição

Nome do Editor

Data da Edição

Colecção

Sumário ou Resumo



Cota

Depósito Legal

Notas e Títulos

Notas Informação Descritiva

Notas Descrição Física

Índex e Classe

Assunto



2.4. Cotação e arrumação nas estantes

Após a catalogação, a classificação e a indexação, os documentos são cotados. A cota-

ção é a fase do tratamento documental em que a cada documento é atribuído um

código que permite a sua arrumação nas estantes.

2.4.1. Atribuição das cotas:

Material livro

As cotas são criadas a partir de um plano abreviado da Classificação Decimal

Universal (CDU) definido para a BE.

A cota é formada pelos seguintes elementos: Notação CDU (numérica) +

Componente Alfabética.

No caso da nossa Biblioteca, a cota (morada do livro) é composta pela nota-

ção CDU, seguida das 3 primeiras letras do apelido do autor (maiúsculas) e

das 3 primeiras letras do título da obra (maiúsculas).

No caso de o livro não ter autor, a entrada faz-se pelo título, usando as três

primeiras letras, em maiúsculas.

No caso das obras em colecções, que pela temática tratada interessa agru-

par os títulos, de modo a que fiquem juntos na estante, a componente alfa-

bética da cota é formada pelas três primeiras letras da colecção. Assim, um

livro da colecção “Clube das Chaves” terá a seguinte cota:

82-93 CLU

Para identificar as obras de referência dentro de um núcleo temático, deve-

se acrescentar à notação o auxiliar 03. Assim, um Dicionário de História terá

a cota:

94 (03)

No caso das biografias, dá-se preferência à temática com a qual o biografado

se relaciona, sendo a notação constituída pela classe temática correspon-

dente, seguida do nome do autor (três iniciais do apelido em maiúsculas) e

das três primeiras letras do título (maiúsculas). Assim, o livro Beethoven, da

autora Anne Rachlin, terá a cota:

78 RAC, BEE

Quando o biografado não se relaciona, especificamente, com nenhuma clas-

se, opta-se pela notação 929, relativa às biografias.


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AND

FAD

82-93

Nota: Os artigos definidos e indefinidos que aparecem no início dos títulos

não são tidos em conta para efeito de cota, usando-se as iniciais da palavra

imediatamente a seguir.

Material Não Livro

Para o material multimédia e audiovisual são colocadas as seguintes infor-

mações: as três primeiras letras do título ou autor, seguidas da notação e do

tipo de material. No DVD O Principezinho, a etiqueta fica com o seguinte

aspecto.

2.4.2. Colocação das etiquetas de cotas

Depois de ter sido atribuída uma cota a cada documento (que é escrita,

também, a lápis, na folha de rosto), aquela escreve-se numa pequena eti-

queta que se cola nos documentos, nas lombadas, sempre à mesma distân-

cia.

As etiquetas das cotas apresentam as cores das classes da CDU.

Uma vez colocadas as etiquetas, são protegidas com uma tira de película

autocolante transparente, para evitar que se danifiquem.

A etiqueta da Cota toma o seguinte aspecto:

2.4.3. Colocação/arrumação dos livros nas estantes

Os livros, na Biblioteca, estão organizados/arrumados nas estantes, por

assuntos, em modelo de livre acesso. Todas as estantes têm um número,

uma cor e o assunto principal que ele representa. Cada assunto está indica-

do no cimo das estantes e nas próprias prateleiras.

Dentro de cada assunto, a arrumação faz-se por ordem alfabética dos apeli-

dos do autor.

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PRI

82 DVD


Sendo do mesmo autor, os livros arrumam-se por ordem alfabética do título.

Periódicos

Os periódicos devem estar dispostos ou expostos segundo a sua actualidade,

ou seja, na estante deve estar o mais recente número/edição da publicação.

Os restantes podem estar atrás desse, ou, em caso de não haver espaço,

devem ser guardados no depósito em caixas devidamente identificadas.

Material Não Livro

O material não livro é arrumado nas estantes, seguindo as normas do mate-

rial livro. Porém, nas estantes de livre acesso, são colocadas, apenas, as cai-

xas relativas ao documento, devidamente cotadas. Os documentos são

arquivados em armário, cujo acesso não é livre.

O material acompanhante de qualquer documento é arrumado e classifica-

do, de acordo com o seu suporte, na zona correspondente. Em ambos é

colocada uma nota informativa, junto da cota.

3. Empréstimo (Procedimento e Documentos de Registo)

De todos os documentos emprestados é elaborado um registo. As normas são as seguintes:

O empréstimo domiciliário de qualquer documento impresso será feito, a curto prazo,

electronicamente, usando, para o efeito, o Software de gestão bibliográfica.

O empréstimo para apoio à sala de aula é registado, manualmente, num livro prepara-

do para o efeito.

O empréstimo de todos os documentos multimédia e audiovisual, domiciliário ou para

uso na sala de aula, é registado noutro livro destinado a esse fim.

Para uso/empréstimo, no local, de documentos áudio, vídeo ou material informático,

existem também documentos de registo, próprios.

4. Dossiês Temáticos (Organização de Informação)

Uma vez que não é possível guardar todas as revistas e jornais que dão entrada na Bibliote-

ca, depois de seguidas as normas/critérios definidos no documento “Política de desenvol-

vimento da Colecção”, são organizados Dossiês Temáticos, seguindo as regras:


FONTE: “Jornal Público”

DATA: 12/12/2009

TEMA: Energias

O tratamento da informação faz-se mediante a selecção de assuntos/temas pertinentes

para o currículo, servindo os interesses dos utilizadores.

Seleccionam-se os artigos que vão surgindo em jornais, revistas ou retirados On-line

(atendendo à diversidade de opiniões).

Identifica-se a fonte, a data e o tema do dossiê onde o documento vai ser arquivado.

Organiza-se a pasta, cronologicamente, do artigo mais antigo para o mais recente.

Prepara-se um índice que se vai actualizando.

É publicitada a listagem de dossiês existentes.

Arquivam-se os dossiês temáticos numa estante em livre acesso, disponibilizada para o

efeito.

5. Maletas Pedagógicas e/ou Itinerantes

As maletas pedagógicas são consideradas recursos de muita utilidade, sobretudo no apoio

à actividade pedagógica, em contexto de sala de aula. Nelas se agrupam materiais, em

suportes diversificados, sob uma determinada temática. A sua utilização tem as seguintes

regras:

São preparadas segundo a solicitação dos utilizadores.

Nelas são colocados os materiais temporariamente (apenas durante o período de tem-

po em que é solicitada a sua utilização).

Existe, no interior de cada maleta, o inventário dos materiais que a compõem.

A requisição das maletas para apoio à sala de aula faz-se mediante o preenchimento de

uma ficha preparada para o efeito.

A maleta deve regressar à BE, após cada utilização.

O professor requisitante é responsável pelos materiais que constam da maleta.

No caso particular das maletas que apoiam o Plano Nacional de Leitura (12 ou mais

exemplares do mesmo título) e cujos documentos se destinam à leitura orientada na

sala de aula, além da ficha de requisição, existe um calendário de utilização dos mes-

mos, onde é registada a sua utilização.


As maletas itinerantes que se destinam a apoiar os Jardins de Infância e as Escolas EB1

do Agrupamento têm normas próprias que constam do Regimento da BE.

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