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Manual de Procedimentos
Volume 2.3 – Área de Projetos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Financeira
Volume: 2.3 Área de Projetos
Revisão n.º
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Índice
Princípios Gerais ................................................................................................................. 4
Abreviaturas e Acrónimos .................................................................................................... 8
Legislação Aplicável .......................................................................................................... 10
Mapa de Actualização do Documento ............................................................................... 13
Capítulo 1 – Assessoria Técnica à Área de Projectos ....................................................... 14
Processo 1 - Pasta de documentação para elaboração de relatório financeiro ......................... 14
Capítulo 2 – Núcleo de Projectos Comunitários ................................................................ 16
Processo 1 - Análise das Candidaturas ..................................................................................... 16 Sub-processo 1.1 - Análise das Candidaturas de Projectos de Investigação “7ºPQ” ............................ 16
Processo 2 - Abertura de Projectos ........................................................................................... 19 Sub-processo 2.1 - Documentação necessária à abertura de projectos................................................ 19 Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projectos ............................................................ 20
Processo 3 - Gestão de Despesa e Receita .............................................................................. 21 Sub-processo 3.1 - Gestão de Despesa – Bolsas e Contratos .............................................................. 21 Sub-processo 3.2 - Gestão de Despesa – Processo de Aquisição ........................................................ 23 Sub-processo 3.3 - Gestão de Despesa – Processo de Reembolso ..................................................... 24 Sub-processo 3.4 - Gestão de Despesa – Processos de Missão .......................................................... 25 Sub-processo 3.5 - Gestão de Despesa – Fundo de Maneio ................................................................ 26 Sub-processo 3.6 - Gestão de Receita ................................................................................................... 27
Processo 4 - Elaboração de Relatório Financeiro ..................................................................... 29 Sub-processo 4.1 - Preparação do Relatório ......................................................................................... 29 Sub-processo 4.2 - Execução do Relatório ............................................................................................ 29
Processo 5 - Encerramento de Projectos .................................................................................. 30 Sub-processo 5.1 - Acerto de verbas ..................................................................................................... 31 Sub-processo 5.2 - Comunicação do Encerramento .............................................................................. 31
Capítulo 3 - Núcleo de Projectos Nacionais ....................................................................... 36
Processo 1 - Análise das Candidaturas ..................................................................................... 36 Sub-processo 1.1. Análise das Candidaturas de Projectos de Investigação “FCT” ............................... 36 Sub-processo 1.2 - Análise das Candidaturas de Projectos “ADI” ......................................................... 38
Processo 2 - Abertura de Projectos ........................................................................................... 40 Sub-processo 2.1. Documentação necessária à abertura de projectos ................................................. 40 Sub-processo 2.2. - Procedimentos para Abertura de Projectos ........................................................... 41
Processo 3 - Gestão Corrente ................................................................................................... 41 Sub-processo 3.1. Gestão de Despesa - Bolsas .................................................................................... 41 Sub-processo 3.2. - Gestão de Despesa – Plataforma de Compras ..................................................... 43 Sub-processo 3.3. - Gestão de Despesa – Plataforma de Reembolsos ................................................ 44 Sub-processo 3.4. - Gestão de Despesa – Processos de Missão ......................................................... 44
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Sub-processo 3.5. - Gestão de Despesa – Fundo de Maneio ............................................................... 45 Sub-processo 3.6. - Elaboração de Relatório Financeiro ....................................................................... 46
Processo 4 - Encerramento de Projectos .................................................................................. 47
Capítulo 4 – Núcleo de Projectos de Consultadoria e Serviços ......................................... 51
Processo 1 – Candidaturas ....................................................................................................... 51
Processo 2- Abertura de Projectos ............................................................................................ 52
Processo 3- Facturação ............................................................................................................ 53 Sub-processo 3.1- Solicitação de facturação ......................................................................................... 53 Sub-processo 3.2- Orçamentação da facturação no projecto ................................................................ 54 Sub-processo 3.3- Inscrições em conferências através do MBNET ...................................................... 54
Processo 4- Receita .................................................................................................................. 55
Processo 5- Despesa ................................................................................................................ 55 Sub-processo 5.1 - Recursos Humanos ................................................................................................. 56 Sub-processo 5.2 – Missões ................................................................................................................... 58 Sub-processo 5.3- Consultores .............................................................................................................. 60 Sub-processo 5.4- Aquisição de Bens e Serviços .................................................................................. 61 Sub-processo 5.5- Aquisição de bens através da plataforma de Fundo Maneio ................................... 63
Processo 6– Remunerações Adicionais .................................................................................... 64
Processo 7– Encerramento de projectos ................................................................................... 65
Processo 8- Relatórios Financeiros (subsídios) ........................................................................ 66
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Princípios Gerais
A Área de Projectos assegura a gestão administrativa e financeira dos projectos,
facultando o apoio necessário aos investigadores responsáveis na negociação,
abertura, execução e elaboração dos relatórios financeiros, assegurando desta forma
a prestação de contas perante as entidades financiadoras, bem como a elegibilidade
das despesas dos projectos, o seu controlo orçamental e de tesouraria e procedendo
ao apuramento anual dos valores da Estrutura de Custos do IST.
A Área de Projectos está estruturada da seguinte forma:
- Assessoria Técnica à Área de Projectos;
- Núcleo de Projectos Comunitários;
- Núcleo de Projectos Nacionais;
- Núcleo de Projectos de Consultoria e Serviços.
Assessoria Técnica à Área de Projectos
A Assessoria Técnica à Área de Projectos tem como objectivo fazer interface com a
Área Contabilística para a prestação de contas às diversas entidades financiadoras.
É da competência da Assessoria Técnica da Área de Projectos assegurar todas as
solicitações de documentos dos Núcleos que fazem parte da Área de Projectos,
Núcleo de Projectos Nacionais, Núcleo de Projectos Comunitários e Núcleo de
Projectos de Consultoria e Serviços.
Núcleo de Projectos Comunitários
É da competência do Núcleo de Projectos Comunitários assegurar a gestão
administrativa e financeira de projectos de investigação, financiados pelos Programas
Quadro da Comissão Europeia e respectivas agências, entre outros, a decorrer no
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IST. Proporciona nesse sentido o apoio necessário aos investigadores responsáveis
nas fases de negociação, abertura, execução e elaboração dos relatórios financeiros,
garantindo desta forma a prestação de contas perante as entidades financiadoras,
bem como a elegibilidade das despesas dos projectos, o seu controlo orçamental e de
tesouraria.
Assim, as principais funções deste Núcleo são:
� apoio na elaboração de novas candidaturas;
� gestão e acompanhamento da execução financeira;
� execução de relatórios financeiros.
Para além destas funções, é igualmente responsável pelo acompanhamento das
respectivas auditorias requeridas de acordo com as normas dos Programas de
Financiamento.
É neste Núcleo que se registam os projectos com as tipologias acima descritas, com
base nos seguintes critérios:
• legislação aplicável;
• regulamentos e normas internas do IST;
• decisões do Conselho de Gestão.
Núcleo de Projectos Nacionais
O Núcleo de Projectos Nacionais está integrado na Área de Projectos e possui três
grandes funções:
� apoio na elaboração de candidaturas;
� gestão e acompanhamento de projectos,
� e execução de relatórios financeiros;
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referentes a projectos financiados por entidades nacionais, nomeadamente a
Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT) e a Agência de Inovação (ADI), no
âmbito dos programas PIDDAC (PPCDT, PTDC, PDCT, PDCTE), Financiamento
Plurianual de Unidades de I&D, MIT, CMU, UT AUSTIN, EUROSTARS, CERN, PRIME
(para a FCT), e POFC/QREN (para a ADI), entre outros.
É neste Núcleo que se registam os projectos com as tipologias acima descritas, com
base nos seguintes critérios:
• legislação aplicável;
• regulamentos e normas internas do IST;
• decisões dos órgãos com competência e decisões do Conselho de
Coordenação do Conselho Científico.
Núcleo de Projectos de Consultoria e Serviços
O NPCS tem como finalidade garantir a execução orçamental dos projectos do tipo
Prestação de Serviços, Conferências, Subsídios (FACC, GRICES, FCG, FLAD,
Ciência Viva) e Resultados, de acordo com as regras de elegibilidade dos programas
de financiamento, normas contabilísticas e de fiscalidade.
Compete ao Núcleo de Projectos de Consultoria e Serviços:
� Apoio na elaboração de candidaturas a novos projectos;
� Acompanhamento e garantia da execução financeira do orçamento no Módulo
de Gestão de Projectos;
� Receber dos serviços adquirentes os processos de despesa, devidamente
organizados, segundo o regulamento despesa e manuais de procedimentos;
� Verificar todos os processos de despesa quanto à sua elegibilidade e
legalidade;
� Cabimentar todos os contratos e orçamentos relativos a projectos;
� Execução de relatórios financeiros;
� Acompanhamento de auditorias;
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� Encerramento de projectos no MGP
É no NPCS que se procede ao registo de:
� Abertura de projectos de consultoria/serviços/Workshops e Resultados no MGP;
� Cabimentação de despesa no MGP e Plataformas da central de compras do
IST (fundo maneio, missões, aquisições, reembolsos, bolsas e contractos);
� Conferência de processos de despesa;
� Processamento de despesa no MGP e Plataformas da central de compras do
IST (fundo maneio, missões, aquisições, reembolsos, bolsas, Contractos,
Remunerações Adicionais);
� Orçamentação de facturação;
� Processamento dos créditos recebidos;
� Recepção de pedidos de emissão de facturas;
� Execução de relatórios financeiros;
� Encerramento de projectos;
�
Sendo de extrema importância que exista um adequado sistema de controlo interno,
no sentido de, seguir:
• A legislação aplicável;
• Os regulamentos e normas internas do IST;
• As deliberações dos órgãos com competência e as decisões do Conselho de
Coordenação do Conselho Científico.
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Abreviaturas e Acrónimos
ADI Agência de Inovação
AP Área de Projectos
ATAP Assessoria Técnica à Área de Projectos
CAE Código de Actividade Económica
CG Conselho de Gestão
DC Declaração de Compromisso
DRH Direcção de Recursos Humanos
FCT Fundação para a Ciência e a Tecnologia
FM Fundo de Maneio
GAJIST Gabinete de Apoio Jurídico do IST
IP Instituição Proponente
IR Investigador Responsável
MGP Módulo de Gestão de Projectos
NCA Núcleo de Compras e Aprovisionamento
NEO Núcleo de Execução Orçamental
NIB Número de Identificação Bancária
NGAC Núcleo de Gestão de Apoio a Contractos
NGP Núcleo de Gestão de Pessoal
NNDB Núcleo de Não Docentes e Bolseiros
NPC Núcleo de Projectos Comunitários
NPCS Núcleo de Projectos de Consultoria e Serviços
NPI Núcleo de Propriedade Intelectual
NPN Núcleo de Projectos Nacionais
NT Núcleo de Tesouraria
NUDI Núcleo de Docentes e Investigadores
Ovh Overhead
PI Propriedade Intelectual
PIC Participant Identification Code
PC Plataforma de Compras
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QREN Quadro de Referência Estratégico Nacional
RH Recursos Humanos
SMM Subsídio de Manutenção Mensal
SSV Seguro Social Voluntário
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Legislação Aplicável
Legislação Descrição
Lei nº 40/2004, de 18 de Agosto Estatuto do Bolseiro de Investigação
http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas
http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/valores2009
Normas para atribuição e gestão de bolsas no âmbito de projectos e instituições de I&D
Valores das bolsas segundo os Regulamentos de 2009, 2010 e 2011
Decreto-Lei nº 40/89, de 1 de Fevereiro
Lei n.º 110/2009, de 16 de Setembro (alterado pela Lei 119/2009, 30 Dezembro) Portaria nº 66/2011, de 4 de Fevereiro
Seguro Social Voluntário
Aprova o código dos regimes contributivos do sistema previdencial de segurança social
Procedimentos, elementos e meios prova referentes ao sistema previdencial de segurança social
Decreto-Lei nº 106/98, de 24 de Abril Estabelece normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações em serviço público
Decreto-Lei nº 192/95, de 28 de Julho Disciplina o abono de ajudas de custo por deslocação em serviço ao estrangeiro
Portaria 1553-D/2008
Decreto-Lei 137/2010, de 28 de Dezembro
Estabelece as tabelas de ajudas de custo, subsídios de refeição e viagem
Aplicação de redução aos valores fixados na Portaria 1553-D/2008
Regulamentação Interna
(http://gqai.ist.utl.pt)
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Regulamento de Despesa
Manual de Fundo Maneio
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Legislação Descrição
Manual de Procedimentos Cooperação Territorial Europeia, do Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP
Procedimentos a adoptar em projectos de Cooperação Territorial Europeia
http://www.cordis.lu
http://ec.europa.eu
Community Research and Development Information Service (legislação comunitária)
Codigo do IVA, Cap. II Art. 9.º
Codigo do IVA, Cap. IV, Secção III, Art.º 35.º
Código de isenções para facturação
Regras relacionadas com a facturação
Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro Código dos Contratos Públicos
Despacho nº 24539/2009 Regulamento de Compras do IST
Despacho 4471/2011 Regulamento de equiparação a Bolseiro e de deslocações em serviço do IST
Lei 55-A/2010, de 31 de Dezembro Orçamento de Estado para 2011
Aviso n.º 17842/2010 de 9 de Setembro (com alterações de acordo com o Aviso nº 8484/2011 de 6 de Abril
Regulamento de acesso a financiamento de projectos de investigação científica e desenvolvimento tecnológico — 2010 (com alterações em 2011)
Aviso nº 10406/2011 de 9 de Maio Regulamento da Formação Avançada e Qualificação de Recursos Humanos 2011
Portaria nº1462/2007 de 15 de Novembro Regulamento do Sistema de Incentivos à Investigação e Desenvolvimento Tecnológico (SII&DT) – Agência de Inovação (ADI)
Portaria Nº 353*B/2009 de 3 de Abril
Orientação Técnica Nº13/2009
Limites à elegibilidade de despesas (SII&DT)
Portaria 1102/2010 de 25 de Outubro Classificação Despesas Elegíveis (SII&DT)
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Legislação Descrição
Orientação de Gestão Nº 04.Rev2/2010
http://www.incentivos.qren.pt
Guia de Preenchimento do Formulário de Pedido de Pagamento (SII&DT)
Orientação de Gestão Nº 10/2011 Bolsa de Descativação de Incentivo(BDI) (SII&DT)
Orientação Técnica nº 13/2010 Custos Indirectos (SII&DT)
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Mapa de Atualização do Documento
Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo
Teresa Malhoa
Atualização de todo o volume 2.3
Anualmente Rever procedimentos
Proposta de alteração
Teresa Malhoa
Atualização do Capítulo 1
Anualmente Rever procedimentos
Proposta de alteração
Nuno Macela
e Rita
Fernandes
Atualização dos
processos 3.3 e
3.5 do capítulo 2
Anualmente Rever legislação e procedimentos
Proposta de alteração a remeter à coordenação do
NPC
Filipa Martins
e Susana
Giraldes
Atualização do
processo 3.4 do
capítulo 2
Anualmente Rever legislação e procedimentos
Proposta de alteração a remeter à coordenação do
NPC
Olga Ribeiro Atualização do
capítulo 2
Anualmente Rever legislação e procedimentos
Proposta de alteração a remeter à coordenação da
AP
Miguel Correia Atualização do
capítulo 3 Anualmente Rever legislação
e adequação dos processos
Proposta de alteração a remeter à coordenação da
AP Gestor de Projeto do
NPN*
Atualização do capítulo 3
Anualmente Rever legislação e adequação dos processos
Proposta de alteração a remeter à Coordenação do
NPN
Filipa Ferrão
Atualização do
capítulo 4
Anualmente Rever legislação e adequação dos processos
Proposta de alteração a remeter à coordenação da AP
*A equipa de Gestores de Projetos do NPN é composto por: Ana Correia, Rosa Tomé, Sandra Simões, Natacha Lima, Carla Fontinha, Ana Costa, Cristina Ribeiro, Lisete Gonçalves, Cátia Marques, Patrícia Correia, Aldina Marques, Sónia Azevedo, Carla Joaquim, Carla Marques, Maria José Baptista, Cesaltina Rodrigues.
As propostas são sempre enviadas à AQAI para análise juntamente com o formulário de alteração.
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Capítulo: 1 Assessoria Técnica à Área de Projetos
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Capítulo 1 – Assessoria Técnica à Área de Projetos
Processo 1 - Pasta de documentação para elaboração de relatório financeiro
Um mês antes da data para a elaboração da prestação de contas, cada gestor solicita à
ATAP uma listagem em formato Excel, com os documentos necessários para elaboração
do relatório financeiro.
Após recepção, a ATAP verifica no MGP se existem cabimentos em aberto nos projectos
solicitados. Caso existam, a ATAP envia um email para [email protected] e
[email protected] (Núcleo de Compras e Aprovisionamento) a informar de que os
projectos em causa serão alvo de relatório, sendo que os processos pendentes no NCA
deverão de ser concluídos, dando assim três dias uteis para resposta.
Decorridos os três dias uteis e fazendo filtro com a informação recepcionada, a ATAP
envia email ao gestor de projecto para que lhe confirme se a lista se mantém ou se
pretende adicionar algum processo.
Concedendo três dias uteis para a resposta do Gestor, a ATAP envia email para a
[email protected] e [email protected] com a lista final dos documentos para a
elaboração da prestação de contas.
Após recepção da Área Contabilística dos documentos solicitados, a ATAP confirma a
listagem e adiciona, caso seja necessário, extracto bancário das despesas associadas à
listagem.
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Capítulo: 1 Assessoria Técnica à Área de Projetos
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MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Pasta de documentação para elaboração de relatório financeiro
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Vanda Ribeiro Processo 1 Após pedido de gestor de projecto/núcleo
Solicita aos núcleos envolvidos a documentação
Pasta de documentos de despesa
Gestor projecto/Núcleo
Gestor projecto NA NA
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Capítulo 2 – Núcleo de Projectos Comunitários
Processo 1 - Análise das Candidaturas
As candidaturas devem ser submetidas ao NPC, pelos proponentes, para verificação e
validação prévia das mesmas. Os requisitos de análise variam conforme a tipologia do
programa de financiamento para o qual a candidatura está a ser preparada.
Serão descritos os procedimentos de análise das candidaturas aos projectos financiados
pela Comissão Europeia, no âmbito do 7º PQ, por serem as mais representativas desta
actividade no NPC. As restantes tipologias seguem os requisitos do concurso.
A Instituição que deve figurar no processo de candidatura e/ou proposta
é o Instituto Superior Técnico, seja como instituição proponente,
participante ou de acolhimento.
As equipas de investigação deverão incluir professores/investigadores com vínculo ao
IST.
Sub-processo 1.1 - Análise das Candidaturas de Projectos de Investigação “7ºPQ”
Toda a informação, relativa ao IST, necessária para o preenchimento da candidatura deve
ser solicitada ao NPC, bem como a recolha de assinatura dos representantes legais da
instituição. No que respeita ao orçamento, deve igualmente ser remetido ao NPC para
análise da respectiva viabilidade financeira.
Todas as candidaturas devem ser submetidas ao NPC análise.
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Procedimento:
a) Verificar se os dados relativos ao IST estão correctamente preenchidos no
formulário de candidatura, nomeadamente:
i) VAT Number – PT501507930
ii) PIC – 999992983
iii) CAE (85420) – Ensino Superior/Nace Code 80.3 - Higher Education
iv) Os representantes do IST são o Presidente e o Vice-Presidente para a
Gestão Administrativa e Financeira
v) O responsável Financeiro do IST deverá ser o Coordenador da Área de
Projectos
vi) Os contactos da proposta são os do NPC
b) Validar o Orçamento:
i) O IST aplica, regra geral, o método de “Real Indirect Costs”. A aplicação de
outro método deve ser restrita apenas aos casos em que o estabelecido nas
Normas do Programa de Financiamento o exija.
Em projectos com financiamento de custos indirectos reais o valor destes é
apurado multiplicando o valor do overhead do Departamento (a que pertence
o membro da equipa de investigação) pelo total de horas imputadas.
Em projectos onde é aplicada uma Flate Rate para os custos indirectos será
aplicado o valor máximo permitido pelo respectivo programa de
financiamento. Por norma o valor dos custos indirectos neste caso será
resultado de uma percentagem dos custos directos apresentados.
ii) A rubrica Pessoal corresponde a imputação horária de docentes. O seu
cálculo, a partir de Novembro de 2011, segue a seguinte metodologia:
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Valor Hora = [(VB + Encargo Social Entidade )* 14/1 575] + [nº horas /7 * valor diário SR]
VB – Vencimento Base
14 – 12 meses, acrescidos dos subsídios de Férias e Natal
1575 – nº de horas produtivas/ano (ver cálculo em anexo)
7 – Horas de trabalho diárias
SR - Subsídio de refeição (actualmente é de 4,27€)
A anterior metodologia de cálculo para a imputação horária era obtida
através da seguinte fórmula:
Valor Hora = VB*14/1575
Esta metodologia está ainda a ser aplicada para os projectos onde foi aplicada inicialmente.
iii) O projecto deverá ter viabilidade financeira, apresentando saldo de
tesouraria positivo.
c) Notificar o Investigador do resultado da análise da candidatura
d) Recolha da Assinatura do Presidente do IST nos documentos necessários e
respectiva validação com selo branco
e) Aprovação da Candidatura
i. Analisar documentação:
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i.1. O orçamento aprovado deve assegurar os pressupostos anteriores;
i.2. Declaração de compromisso: submeter para assinatura ao Presidente do
IST;
i.3. Contrato de Consórcio (no caso de existirem várias entidades
envolvidas): o NPC submete o documento ao NPI para emissão de parecer. Se o
NPI sugerir alterações, o IR deve apresentar a versão corrigida, e, após parecer
favorável do NPI, o NPC submete o documento para assinatura do Presidente do
IST;
ii. Após assinatura colocar o selo branco;
iii. Devolver o documento ao Investigador (nesta fase é o investigador responsável
a proceder ao envio da documentação assinada, o que não invalida que possa ser
o NPC desde que a despesa de envio seja suportada por um outro projecto).
Processo 2 - Abertura de Projectos
Um projecto de investigação passa a designar-se deste modo após a aceitação e a
aprovação da candidatura que lhe deu origem
Sub-processo 2.1 - Documentação necessária à abertura de projectos
a) Ficha de Abertura de Projecto preenchida e assinada pelo responsável do
projecto
b) Contrato de financiamento assinado (“Grant Agreement”):
i. Original se o IST for coordenador do projecto
ii. Cópia se o ST for parceiro
c) Anexo I do contrato (Description of Work) e Anexo II (General Conditions)
d) Anexo IV do contrato (Form A – documento de acesso ao contrato)
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Aprovado
e) Contrato de Consórcio (“Consortium Agreement”), por vezes, nesta fase,
ainda não está negociado pelo que deverá ser indicado o ponto de situação
do documento.
f) Orçamento
Qualquer alteração ao orçamento inicial só será permitida e aceite com
documento de aprovação oficial por parte da entidade financiadora.
Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projectos
a) Verificar a conformidade dos documentos apresentados;
b) Preencher o orçamento por rubrica na ficha de abertura;
c) Despacho do NPC;
d) Enviar processo ao Conselho de Gestão para despacho;
e) Proceder à abertura do projecto no MGP, no menu “abertura projecto”,
(consultar manual MGP);
f) Calcular a distribuição dos Overheads (repartição de custos de estrutura) de
acordo com a tabela aprovada pelo CG (a última tabela de repartição dos
custos de estrutura tem aplicação a partir de 1 de Julho de 2010);
g) Atribuir o número de projecto (operação gerada automaticamente pelo MGP)
na ficha de abertura e respectivos cartões
h) Constituir a Pasta de arquivo do Projecto;
i) Arquivar todos os documentos de suporte à abertura do projecto
j) Informar a Área de Projectos (por email) sobre o número de projecto e
Gestor atribuídos que, por sua vez, informará os serviços informáticos e
outros (actualização da listagem de gestor/projecto)
k) Informar o Investigador Responsável do número de projecto e Gestor
atribuídos, enviar os cartões de identificação do projecto e impressão da
ficha de abertura, extraída do MGP.
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Direção Financeira
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Capítulo: 2 NPC
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Aprovado
Processo 3 - Gestão de Despesa e Receita
Todos os documentos de suporte de despesa realizada no âmbito de
projectos de investigação devem ser emitidos em nome do Instituto
Superior Técnico, com indicação do número de contribuinte 501507930
e devem respeitar o preconizado no Código do Imposto sobre o Valor
Acrescentado.
Sub-processo 3.1 - Gestão de Despesa – Bolsas e Contratos
As despesas inerentes a bolsas e contratos de trabalho no âmbito da investigação são
previamente cabimentadas, com base na informação facultada pela DRH. Aquando do
respectivo cabimento esta informação deve ser confirmada pelo NPC.
Após celebração do contrato de bolsa, cumprindo o Regulamento de Bolsas de
Investigação do IST, em conformidade com o Regulamento de Bolsas da Fundação para
a Ciência e a Tecnologia, dá-se início ao processo de cabimentação:
a) A DRH envia via e-mail o formulário B13 – “Pedido de Abertura de Concurso para
Bolsa de Investigação”, para verificação e validação pelo NPC (nomeadamente tipo
de bolsa, elegibilidade no projecto, montante e duração). A resposta é enviada
igualmente via e-mail para a DRH, e é efectuado um cabimento provisório (CP) de
acordo com a informação validada.
b) Recepcionar o formulário B15 - “Declaração de Cabimento de Verba para Bolsas
de Investigação” da DRH.
c) Verificar o saldo, da respectiva rubrica, disponível no projecto (MGP).
d) Registar no ecrã “despesa euro” os seguintes cabimentos (cabimento definitivo -
CB):
i. Subsídio de Manutenção Mensal (SMM) (nome do bolseiro, duração da
bolsa e montante a cabimentar);
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Aprovado
ii. Seguro Social Voluntário (SSV) (nome do bolseiro, duração da bolsa e
montante a cabimentar);
iii. Seguro de acidentes Pessoais (nome do bolseiro, duração da bolsa e
montante a cabimentar).
e) Registar os lançamentos na “Declaração de Cabimento de Verba para Bolsas de
Investigação”, no campo próprio para o efeito.
f) Enviar com protocolo para a DRH e guardar cópia na pasta do projecto.
O lançamento mensal do SMM é efectuado após confirmação de todas as informações
respeitantes à bolsa na Listagem enviada semanalmente pela AP.
g) Recepcionar o “Ofício de Bolsa” enviado pelo IR.
h) Fazer 1 cópia por cada mês de contrato, ficando o original do ofício para o ultimo
mês de pagamento do SMM.
i) Mensalmente, até ao dia 15, proceder à distribuição do SMM (dentro do cabimento
efectuado em i).
j) Registar o lançamento e rubrica geradas pelo MGP no ofício e enviar ao NEO.
O SSV é pago pelo Bolseiro e o IST procede ao reembolso dessa despesa.
k) Recepcionar os recibos do SSV acompanhado de uma requisição interna.
l) Proceder à distribuição do SSV dentro do cabimento efectuado em ii).
m) Registar o lançamento e rubrica no ofício e enviar ao NEO.
O Seguro de Acidentes Pessoais é pago pelo IST.
n) Anualmente, a AP recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de
bolseiros assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro incluído no valor
facturado pela seguradora.
o) Verificar o nome e montante de cada bolseiro.
p) Proceder à distribuição do seguro dentro do cabimento efectuado em iii).
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Aprovado
q) Registar o lançamento no ficheiro existente na área de rede AProjectos/Geral.
r) Enviar o ficheiro, depois de completo, para o NEO.
No âmbito de projectos Marie Curie, são celebrados contratos de trabalho a termo entre o
investigador seleccionado e o IST. Nestas situações o NPC deve confirmar os montantes
previstos e orçamentados no projecto. É enviado pela DRH o impresso para cabimento,
onde consta a informação do montante do vencimento mensal e respectivos encargos. O
procedimento é idêntico ao enunciado para bolsa de investigação, em termos de
validação da informação e cabimentação (pontos b) a f)). A imputação desta tipologia de
despesa ao projecto é efectuada através de Nota de Imputação (que deverá ser
mensalmente remetida pela Contabilidade para lançamento no projecto).
Sub-processo 3.2 - Gestão de Despesa – Processo de Aquisição
Nos projectos de investigação é adoptado o regime de aquisições no âmbito de
actividades de Ciências e Tecnologia (C&T).
Sub-processo 3.2.1 - Cabimentação inicial
a) Verificar na PC os cabimentos a efectuar no MGP;
b) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto;
c) Verificar o saldo de rubrica do projecto;
d) Cabimentar no MGP no menu “despesa euro”.
e) Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a
rubrica em comentários.
Sub-processo 3.2.2 - Cabimentação final
O documento de despesa (factura) é enviado para o NPC pelo NCA. Os documentos de
despesa são entregues com identificação do respectivo projecto e nº de processo.
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a) Verificar a conformidade do documento de despesa;
b) Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento;
c) Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP;
d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO.
Sub-processo 3.3 - Gestão de Despesa – Processo de Reembolso
O regime de reembolsos só é aplicável a despesas relativas a deslocações em território
nacional e no estrangeiro, sendo apenas elegíveis viagens que tenham seguido o
processo normal de autorização prévio.
As despesas apresentadas devem respeitar as regras enumeradas de acordo com o
vínculo. Todas as despesas devem igualmente ter em conta as regras de elegibilidade
dos projectos a que respeitam.
O reembolso a elementos da equipa de investigação que não tenham vínculo à
Administração Publica, só será possível após a celebração de um Acordo para Trabalho
Voluntário em Projectos de Investigação.
Sub-processo 3.3.1 - Cabimentação inicial
a) Verificar na PC os cabimentos a efectuar no MGP;
b) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto;
c) Verificar o saldo de rubrica do projecto;
d) Cabimentar no MGP no menu “despesa euro”;
e) Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a
rubrica em comentários.
Sub-processo 3.3.2 - Cabimentação final
O documento de despesa (factura) é enviado para o NPC pelo IR. Os documentos de
despesa são entregues com identificação do respectivo projecto e nº de processo.
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a) Verificar a conformidade do documento de despesa;
b) Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento;
c) Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP;
d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO.
Sub-processo 3.4 - Gestão de Despesa – Processos de Missão
A deslocação de um funcionário em serviço no país ou no estrangeiro carece sempre de uma autorização prévia do Conselho de Gestão, solicitada através da Plataforma de Missões.
Os elementos da equipa de investigação que não tenham ligação contratual com o IST
não carecem de autorização administrativa para realização de deslocações no âmbito do
projecto.
As despesas referentes a Missões devem cumprir o estabelecido na legislação nacional
para deslocações em serviço público.
Não será possível, de um modo geral, pagar despesas associadas a deslocações a
elementos que não façam parte da equipa de investigação do projecto, com excepção de
consultores.
Sub-processo 3.4.1 - Cabimentação inicial
a) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto;
b) Verificar saldo de rubrica no projecto;
c) Verificar e analisar os valores previstos para a Missão (Ajudas Custo, Viagens,
Transportes);
d) Cabimentar no MGP o valor total da Missão;
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Aprovado
e) Inscrever na plataforma de Missões o registo do cabimento no MGP e a rubrica em
comentários.
Sub-processo 3.4.2 - Cabimentação final
O documento de despesa referente à deslocação, alojamento e inscrição em conferência,
são enviados para o NPC pelo NCA. As ajudas de custo, o pagamento de quilómetros e
transportes locais são entregues no NPC pelo IR. Os documentos de despesa são
entregues com identificação do respectivo projecto e nº de processo.
a) Quando o montante total das despesas é superior ao montante cabimentado deve
ser solicitada ao CG autorização para o seu processamento;
b) Caso ocorra o descrito em a), deve-se aumentar o cabimento no MGP;
c) Proceder à distribuição das despesas associadas (Ajudas de Custo, Km´s,
Processos de Aquisição e Reembolso) dentro do cabimento;
d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa;
e) Inscrever na central de compras e enviar ao NEO;
f) Proceder ao acerto do valor do cabimento da Missão, após o registo de todas as
despesas realizadas.
Sub-processo 3.5 - Gestão de Despesa – Fundo de Maneio
O Fundo de Maneio considera-se uma pequena caixa para pagamentos de baixo
montante (valor igual ou inferior a 400€), urgentes e inadiáveis cuja movimentação é da
exclusiva competência do responsável para o efeito. A sua utilização deve ser encarada
como uma situação excepcional, devendo apenas ser utilizado para pequenas aquisições
nas quais não se possa seguir os trâmites normais que se devem observar na aquisição
de bens/serviços, que devam ser pagos em numerário no acto da compra.
Sempre que um Fundo de Maneio (FM) é atribuído a um projecto é necessário efectuar
um cabimento inicial (operação efectuada pelo Coordenador da Àrea de Projectos).
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Aprovado
O IR deve apresentar mensalmente no NPC as despesas efectuadas com recurso ao FM.
O processamento inclui os seguintes passos:
a) Verificar a elegibilidade no projecto;
b) Verificar saldo de rubrica no projecto;
c) Verificar a documentação suporte na PFM;
d) Proceder à distribuição da despesa dentro do respectivo cabimento;
e) Registar o nº de lançamento gerado pelo MGP e a rubrica no documento de
despesa;
f) Verificar se há lugar à reposição do FM (caixa+reposição ≤ autorizado anual);
g) Pedir Fundo de Maneio no montante apresentado (apenas quando haja lugar a
reposição);
h) Aumentar no MGP o valor do cabimento inicial no montante anteriormente
solicitado;
i) Fazer a impressão actualizado da plataforma de FM;
j) Anexar às despesas e enviar para o NEO.
Nota: A regularização do FM obedece aos critérios definidos no manual de FM
(http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/)
Sub-processo 3.6 - Gestão de Receita
A receita proveniente das entidades financiadoras, no âmbito de projectos de
investigação, após identificada é creditada no projecto correspondente (MGP).
Existe no IST uma conta bancária onde são creditados os financiamentos de projectos de
investigação. Esta informação bancária é fornecida após aprovação da candidatura, em
formulário específico assinado pelo responsável da agência bancária e representantes
legais da instituição.
No momento do registo da receita no projecto (MGP) é aplicada a distribuição dos
respectivos overheads, de acordo com norma interna do IST (Tabela de Repartição dos
Custos de Estrutura).
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Aprovado
Regra geral, para os projectos do 7º PQ, é efectuado um pagamento inicial (pre-financing)
no início do projecto, nos 45 dias seguintes à entrada em vigor do Grant Agreement. Os
seguintes pagamentos intercalares são efectuados após a submissão e validação dos
relatórios financeiros, de acordo com os respectivos períodos de relatório definidos pelo
GA e Normas do Programa de Financiamento. O pagamento final é efectuado após o
término do projecto e após a submissão e aceitação do relatório final, por parte da
entidade financiadora.
O Coordenador de projecto será responsável pela distribuição da contribuição paga pela
CE, aos restantes parceiros do consórcio. Esta operação deve ser realizada com a maior
brevidade, por forma a evitar que sejam gerados juros na conta bancária onde foi
creditada a receita, sob pena dos juros gerados serem declarados à CE e deduzidos na
contribuição prevista para o projecto.
É definida durante a negociação qual a percentagem do advance payment a ser pago no
início do projecto, no entanto, regra geral, para projectos com mais de 2 reporting periods,
o montante a distribuir corresponde a 160% da média apurada do total da contribuição
dividido pelo nº de reporting periods. O valor da advance payment a distribuir pode variar
em casos específicos.
Para projectos com um ou dois reporting periods a percentagem do pre-financing varia
entre 60 e 80% do total da contribuição.
É efectuada, pela CE, uma retenção de 5% no momento do pagamento do pre-financing
para um Fundo de Garantia. Este valor é reposto com o pagamento final.
A CE reserva ainda 10% do total da contribuição até ao momento do pagamento final.
Os pagamentos intercalares serão efectuados com base na despesa reportada e validada
pela CE.
As regras enunciadas devem ser aplicadas nos casos em que o IST é Coordenador de
projecto, sendo que os valores a distribuir devem ser sempre confirmados pelo IR.
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Data: Junho de 2012
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Verificado Página: 29
Aprovado
Processo 4 - Elaboração de Relatório Financeiro
A execução de um Relatório Financeiro consiste na apresentação, à entidade
financiadora, das despesas realizadas durante um determinado período de tempo de
execução do projecto. A periodicidade para apresentação dos relatórios financeiros é
definida no contrato, encontrando-se em conformidade com as Normas do Programa de
Financiamento, e de acordo com a data de início do projecto. Esta informação é gerida
mensalmente através de uma listagem actualizada no NPC.
Os procedimentos são comuns à maior parte dos projectos, existindo no entanto casos
específicos para alguns Programas de Financiamento, nomeadamente ao nível de
justificação da despesa.
Sub-processo 4.1 - Preparação do Relatório
a) Gerar listagem do MGP – “Listagem de Movimento Despesa em Relatórios”;
b) Organizar listagem segundo as despesas que são necessárias para elaborar o
relatório;
c) Enviar a listagem para pedido de despesa, por email, para a Área de Projectos
acompanhada da folha “Pedido de Documentação para a Execução de Relatórios
Financeiros”;
d) Solicitar ao IR as folhas de imputação horária devidamente assinadas (em
formulário próprio para o efeito). Estas horas são registadas no mapa de imputação
horária que se encontra na área partilhada da AP;
e) Solicitar à AP as folhas de abono relativas aos docentes que imputam horas;
f) Recepcionar a pasta completa, verificada pela Área de Projectos;
g) Proceder à Marcação de Movimento no MGP, caracterizando a despesa como
Elegível ou Não Elegível e o número do relatório em que foi inserida.
Sub-processo 4.2 - Execução do Relatório
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Aprovado
a) Dar início ao preenchimento do formulário disponibilizado pela entidade,
inscrevendo todas as despesas a apresentar, Na grande maioria dos projectos do
7ºPQ, o formulário é disponibilizado através do Participant Portal da Comissão
Europeia (http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home) havendo
casos em que o formulário é fornecido pelo Coordenador do consórcio;
b) Validar e submeter o Relatório na plataforma específica do projecto;
c) Imprimir o formulário do relatório submetido;
d) Recolher as assinaturas necessárias: IR, Responsável Financeiro, Conselho de
Gestão;
e) Colocar selo branco nas assinaturas do Responsável Financeiro e/ou do Conselho
de Gestão;
f) Tirar cópia de toda a documentação a enviar;
g) Enviar para a entidade financiadora (a documentação do IST e dos parceiros) ou
para o coordenador do consórcio (no caso do IST ser entidade participante);
h) Arquivar toda a documentação na pasta do projecto;
i) Arquivar o ofício na pasta do projecto;
j) Caso seja necessário enviar a auditoria relativa ao período a reportar, preparar a
pasta do projecto com toda a despesa incluída, com a respectiva documentação
contabilística e comprovantes. O gestor do projecto deverá acompanhar a análise
do auditor facultando-lhe toda a informação necessária para certificação do
relatório. O certificado de auditoria deverá ser enviado juntamente com o relatório
financeiro.
Processo 5 - Encerramento de Projectos Para se efectuar o encerramento de um projecto devem ser verificadas as seguintes
condições:
- O projecto ter terminado em termos de execução financeira, tendo toda a despesa sido
justificada perante a entidade financiadora;
- O projecto ter a execução financeira totalmente validada (despesa validada);
- O projecto ter recebido a totalidade da receita;
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Data: Junho de 2012
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Verificado Página: 31
Aprovado
- Nos casos em que o IST é Coordenador de projecto, os pagamentos aos parceiros
devem encontrar-se devidamente regularizados.
Sub-processo 5.1 - Acerto de verbas
a) Verificar os Cabimentos e efectuar regularização caso necessário;
b) Verificar se o Fundo de Maneio (caso exista) já está regularizado;
c) Imprimir folha de caixa;
d) Verificar o lançamento da receita (print screen);
e) Verificar se o débito de overheads sobre a receita se encontra devidamente
executado;
f) Elaborar a execução financeira do projecto;
g) Acertar as rubricas no separador manutenção do MGP (orçamento atribuído igual
ao orçamentado).
h) Apurar o saldo de tesouraria
i. Caso o saldo apurado seja negativo, contactar o IR e solicitar informação
sobre a forma de compensação do mesmo.
ii. Caso o saldo apurado seja positivo, contactar o IR e solicitar informação
para transferência do benefício gerado.
i) Lançar no módulo da despesa a transição de saldo por encerramento nas rubricas-
mãe (ex. 230300) à excepção da rubrica 239904 – ovh coordenador.
Sub-processo 5.2 - Comunicação do Encerramento
a) Fazer a impressão, do MGP, de todo o histórico da informação do projecto
(“ficheiro de encerramento”);
b) Tirar uma folha de caixa, comprovando que o saldo de tesouraria se encontra a
zeros;
c) Escrever em observações que o projecto foi encerrado e o seu saldo transferido
(conforme ofício/email do IR) com indicação das iniciais de quem está a realizar a
tarefa de encerramento;
d) Informar o NPCS do saldo a transferir ([email protected]);
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Data: Junho de 2012
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Verificado Página: 32
Aprovado
e) Colocar no campo status “F” (fechado) (ecrã manutenção);
f) Arquivar o “ficheiro de encerramento” com os restantes documentos na pasta do
projecto;
g) Informar o IR da conclusão do encerramento.
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Direção Financeira
Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 2 NPC
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Junho de 2012
Elaborado por: Área de Projectos
Verificado Página: 33
Aprovado
MAPA DOS PROCESSOS
Descrição do Processo: Análise das Candidaturas
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto/Coordenador
Processo 1 Após recepção da documentação de candidatura
Verificar preenchimento e orçamento
Viabilidade financeira Assinatura documentos
Investigador Responsável
Entidade Financiadora IR
Gestor/ Coordenador
NA
Descrição do Processo: Abertura de Projectos
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 2 Após aprovação candidatura e recepção do contrato assinado
Abertura MGP Abertura projecto/início execução financeira
Entidade Financiadora Investigador Responsável
Investigador Responsável
Coordenador Núcelo
Conselho de Gestão
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Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 2 NPC
Revisão n.º
Data:
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Data: Junho de 2012
Elaborado por: Área de Projectos
Verificado Página: 34
Aprovado
Descrição do Processo: Gestão de Despesa
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 3 Diário Cabimentação Verificação Lançamento
Processamento despesa
Plataforma NCA IR
Plataforma NEO
IR/Conselho de Gestão
Conselho de Gestão
Descrição do Processo: Gestão de Receita
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 3 Mensal Identificação Lançamento
Processamento receita
NEO NT
NEO NA NA
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Direção Financeira
Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 2 NPC
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Junho de 2012
Elaborado por: Área de Projectos
Verificado Página: 35
Aprovado
Descrição do Processo: Elaboração de Relatório Financeiro
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 4 Mensal Elaboração de relatório financeiro e submissão
Submissão ou envio de relatório financeiro
NA Entidade Financiadora
Coodenador Área
Entidade Financiadora
Descrição do Processo: Encerramento de Projectos
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 5 Quando o projecto se encontra em condições para encerrar/Quando solicitado
Análise da despesa e receita
Encerramento IR Núcleo
NA NA NA
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Direção Financeira
Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 3 NPN
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Junho de 2012
Elaborado por: Área de Projectos
Verificado Página: 36
Aprovado
Capítulo 3 - Núcleo de Projectos Nacionais
Processo 1 - Análise das Candidaturas
As candidaturas devem ser submetidas ao NPN, pelos proponentes, para verificação e
validação prévia das mesmas. Os requisitos de análise variam conforme a tipologia do
concurso para o qual a candidatura está a ser preparada.
Serão descritos os procedimentos de análise das candidaturas aos projectos com a
tipologia “FCT” e “ADI” por serem as mais representativas desta actividade no NPN. As
restantes tipologias ocorrem de uma forma casuística e a sua análise tem de seguir tanto
os requisitos do concurso, como as exigências do IST.
Sub-processo 1.1 Análise das Candidaturas de Projectos de Investigação “FCT”
Procedimento:
a) Verificar se os dados relativos ao IST estão correctamente preenchidos no
formulário de candidatura:
i) CAE (85420 – Ensino Superior)
ii) Repartição de Finanças (3298)
iii) Número de Contribuinte (501 507 930)
b) Validar o Orçamento:
i) O montante inscrito na rubrica Gastos Gerais tem de corresponder ao
máximo permitido no regulamento do concurso, ou seja, 20% do valor total
do orçamento;
ii) A rubrica Recursos Humanos deverá suportar os encargos com:
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Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 3 NPN
Revisão n.º
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Data: Junho de 2012
Elaborado por: Área de Projectos
Verificado Página: 37
Aprovado
ii.1) Subsídio de Manutenção Mensal (http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/
valores2009)
ii.2) Seguro Social Voluntário (mensal) (Decreto Regulamentar n.º 1-A/2011, de 3 de
Janeiro
ii.3) Seguro de acidentes pessoais (anual)
c) Registar a referência da candidatura/ nome do IR / IP / contacto / extensão / data e
nome do gestor que validou a candidatura na folha de cálculo existente na rede
//NPN/candidaturas/*ano*
d) Notificar o Investigador do resultado da análise da candidatura
A submissão da candidatura é sucedida da emissão da Declaração de Compromisso
que será enviada ao presidente do IST para assinatura.
e) Recepção da Declaração de Compromisso (DC)
f) Preencher a DC
g) Recolher da Assinatura do Presidente do IST
h) Colocar o Selo Branco
i) Registar a entrega da DC na folha de cálculo existente na rede
//NPN/candidaturas/*ano*
j) Fase de Aprovação da Candidatura
i) Analisar documentação:
- Orçamento aprovado deve assegurar pressupostos anteriores;
- Termo de Aceitação: O NPN submete para assinatura ao Presidente do
IST;
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Data: Junho de 2012
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Aprovado
- Protocolo de Colaboração (no caso de existirem várias entidades
envolvidas): O NPN submete-o ao GAJIST para emissão de parecer jurídico.
Se o GAJIST sugerir alterações, o IR deve apresentar a versão corrigida, e,
após parecer favorável do NPI, o NPN deve submeter o documento para
assinatura do Presidente do IST;
ii) Após assinatura colocar o selo branco;
iii) Se o IST for instituição proponente é necessário indicar o número de conta
bancária e ir ao respectivo banco colocar o carimbo;
iv) Devolver o documento ao Investigador;
Sub-processo 1.2 - Análise das Candidaturas de Projectos “ADI”
Os projectos promovidos pela ADI têm uma taxa de financiamento inferior a 100% e
variam de projecto para projecto até ao máximo de 75%. Como tal, no processo de
validação das candidaturas a estes projectos, a análise do orçamento é de extrema
importância porque tem como objectivo verificar se a componente de autofinanciamento
garante a viabilidade financeira do projecto. (REG OT).
Procedimento:
a) Disponibilizar a seguinte documentação/informação:
i. Texto de apoio para redacção do perfil do IST
ii. Balanço Social do IST
iii. NIB do IST
iv. CAE (85420 – Ensino Superior)
v. Repartição de Finanças (3298)
vi. Número de Contribuinte (501 507 930)
b) Validar o orçamento:
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Aprovado
O orçamento deve ser validado com base nos seguintes elementos:
i) O montante inscrito na rubrica Gastos Gerais tem de corresponder ao máximo
permitido no regulamento do concurso (20%)
ii) A rubrica Recursos Humanos deverá evidenciar a verba prevista para a
contratação de bolseiros e a prevista para o financiamento de recursos humanos
vinculados ao IST (Pessoal do Promotor).
iii) A verba prevista para a contratação de bolseiros tem de suportar os encargos
com:
iii.1) Subsídio de Manutenção Mensal (http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/
/valores2009)
iii.2) Seguro Social Voluntário (mensal) (Decreto Regulamentar n.º 1-A/2011, de 3 de
Janeiro
iii.3) Seguro de acidentes pessoais (anual)
iv) Na rubrica Recursos Humanos /Pessoal do Promotor devem ser indicados os
nomes dos investigadores e o número de horas/técnico a imputar ao projecto por
forma a garantir que a soma dos valor/hora seja igual ou superior ao montante não
financiado do orçamento.
c) Na fase de candidatura, todos os promotores têm de assinar um Contrato
Consórcio. Este tem de ser submetido aos Gabinete Jurídico (GAJIST) e ao Núcleo
de Propriedade Intelectual (NPI) para análise
d) Fase de Aprovação da candidatura
i) Analisar documentação:
- Orçamento aprovado deve assegurar pressupostos anteriores);
- Check List e Declaração;
- Contrato de Concessão de Incentivos
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Verificado Página: 40
Aprovado
- Mapa de Financiamento
ii) O NPN submete estes documentos para assinatura do Presidente do IST;
iii) Colocar o selo branco;
iv) Devolver os documentos ao IR
Processo 2 - Abertura de Projectos
Um projecto de investigação passa a designar-se deste modo após a aceitação e a
aprovação da candidatura que lhe deu origem.
Sub-processo 2.1 Documentação necessária à abertura de projectos
Documentação Comum
- Ficha de Abertura de Projecto
- Orçamento Validado
- Lista da Equipa de Investigação
Especifica para Projectos ADI
- Contrato de Consórcio
- Contrato de Concessão de Incentivos
- Mapa de Financiamento
- Mapa de Investimentos por Rubrica
- Mapa de Distribuição de Tarefas por actividade
Especifica para Projectos FCT
- Termo de Aceitação (FCT)
- Protocolo de Colaboração (FCT)
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Verificado Página: 41
Aprovado
Sub-processo 2.2 - Procedimentos para Abertura de Projectos
a) Verificar a conformidade dos documentos apresentados
b) Calcular a distribuição dos Overheads de acordo com a tabela aprovada pelo CG.
c) Preencher o orçamento por rubrica na ficha de abertura
d) Despacho do NPN
e) Enviar processo ao Conselho de Gestão para despacho.
f) Proceder à abertura do projecto no MGP, no menu “abertura projecto”, (consultar
manual MGP)
g) Colocar o número de projecto (atribuído automaticamente pelo MGP) na ficha de
abertura e respectivos cartões
h) Constituir a Pasta de arquivo do Projecto;
i) Arquivar todos os documentos de suporte à abertura do projecto
j) Informar a Área de Projectos (por email) sobre o número de projecto e Gestor
atribuídos que, por sua vez, informará os serviços informáticos
k) Enviar ofício ao Investigador Responsável com a informação do número de projecto
e Gestor atribuídos, anexando os cartões de identificação do projecto e print da ficha
de abertura, impressa do MGP.
Processo 3 - Gestão Corrente
Sub-processo 3.1 - Gestão de Despesa - Bolsas
Após celebração do contrato de bolsa, cumprindo o Regulamento de Bolsas de
Investigação do IST e de acordo com o Regulamento de Despesa do IST
(http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/), dá-se início ao processo de cabimentação.
Procedimento:
a) Recepcionar a “Declaração de cabimento de verba para bolsas de Investigação” da
NGP-DRH
b) Verificar saldo disponível na rubrica RH do projecto (MGP)
c) Registar no ecrã “despesa euro” os seguintes cabimentos:
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Aprovado
i)Subsídio de Manutenção Mensal (SMM) (nome do bolseiro, duração da bolsa
e montante a cabimentar)
ii)Seguro Social Voluntário (SSV) (nome do bolseiro, duração da bolsa e
montante a cabimentar)
iii)Seguro de acidentes Pessoais (nome do bolseiro, duração da bolsa e
montante a cabimentar)
d) Registar os lançamentos na “Declaração de cabimento de verba para bolsas de
Investigação”, no campo próprio para o efeito;
e) Enviar com protocolo para NGP-DRH e guardar cópia na pasta do projecto.
O lançamento mensal do SMM é efectuado após confirmação de todas as informações
respeitantes à bolsa na Listagem enviada semanalmente pela AP.
f) Recepcionar o “Ofício de Bolsa” enviado pelo IR
g) Fazer 1 cópia por cada mês de contrato, ficando o original do ofício para o ultimo
mês de pagamento do SMM
h) Mensalmente, até ao dia 15, proceder à distribuição do SMM (dentro do cabimento
efectuado em iii)
i) Registar o lançamento e rubrica geradas pelo MGP no ofício e enviar ao NEO
O SSV é pago pelo Bolseiro e o IST procede ao reembolso dessa despesa.
j) Recepcionar os recibos do SSV acompanhado de uma requisição interna
k) Proceder à distribuição do SSV dentro do cabimento efectuado em iii)
l) Registar o lançamento e rubrica no ofício e enviar ao NEO
O Seguro de Acidentes Pessoais é pago pelo IST.
m) Anualmente, a AP recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de
bolseiros assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro incluído no valor
facturado pela seguradora.
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Aprovado
n) Verificar o nome e montante de cada bolseiro
o) Proceder à distribuição do seguro dentro do cabimento efectuado em iii)
p) Registar o lançamento no ficheiro existente na área de rede AProjectos/Geral
q) Enviar o ficheiro, depois de completo, para o NEO
Sub-processo 3.2 - Gestão de Despesa – Plataforma de Compras
3.2.1 Cabimentação inicial
Procedimento:
a) Verificar na PC os cabimentos a efectuar no MGP
b) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto;
i)na rubrica equipamento a despesa tem de estar validada pela FCT em
candidatura ou mediante autorização expressa
ii)na rubrica Missões só podem ser aceites despesas dos elementos que
fazem parte da equipa de investigação
iii)nos projectos ADI só são elegíveis uma missão anual, por consórcio ao
estrangeiro (ver orientação nº 13/2009)
c) Verificar o saldo de rubrica do projecto
d) Cabimentar no MGP no menu “despesa euro”
e) Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica
em comentários
3.2.2 - Cabimentação final
O documento de despesa (factura) é enviado para o NPN pelo NCA.
a) Verificar a conformidade do documento de despesa
b) Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento efectuado em iv)
c) Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP
d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO
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Sub-processo 3.3 - Gestão de Despesa – Plataforma de Reembolsos
3.3.1 Cabimentação inicial
i. Verificar na PC os cabimentos a efectuar no MGP
ii. Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto;
iii. Verificar o saldo de rubrica do projecto
iv. Cabimentar no MGP no menu “despesa euro”
v. Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica
em comentários
3.3.2 Cabimentação final
O documento de despesa (factura) é enviado para o NPN pelo IR.
i. Verificar a conformidade do documento de despesa
ii. Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento efectuado em iv)
iii. Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP
iv. Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO
Sub-processo 3.4 - Gestão de Despesa – Processos de Missão
3.4.1 Cabimentação inicial
i. Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projecto (o titular da viagem tem de
pertencer à equipa de investigação e ter vinculo ao IST)
ii. Verificar saldo de rubrica no projecto
iii. Verificar e analisar os valores previstos para a Missão (Ajudas Custo, Viagens,
Transportes..)
iv. Cabimentar no MGP o valor total da Missão
v. Inscrever na plataforma de Missões o registo do cabimento no MGP e a rubrica em
comentários
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3.4.2 - Cabimentação final
O documento de despesa referente à deslocação, alojamento e inscrição em conferência,
são enviados para o NPN pelo NCA. As ajudas de custo, o pagamento de quilómetros e
transportes locais são entregues no NPN pelo IR.
vi. Quando o montante total das despesas é superior ao cabimento efectuado em iv deve
ser solicitada ao CG autorização para o seu processamento.
vii. Caso ocorra o descrito em vi, deve-se aumentar o cabimento no MGP.
viii. Proceder à distribuição das despesas associadas (Ajudas de Custo, Km´s, Processos
de Aquisição e Reembolso) dentro do cabimento efectuado em iv
ix. Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa
x. Inscrever na central de compras e enviar ao NEO
Sub-processo 3.5 - Gestão de Despesa – Fundo de Maneio
Sempre que um Fundo de Maneio (FM) é atribuído a um projecto é necessário efectuar
um cabimento inicial.
O IR deve apresentar mensalmente no NPN as despesas efectuadas com recurso ao FM.
O processamento inclui os seguintes passos:
i. Verificar a elegibilidade no projecto
ii. Verificar saldo de rubrica no projecto
iii. Verificar a documentação suporte na PFM
iv. Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento efectuado em i)
v. Registar o nº de lançamento gerado pelo MGP e a rubrica no documento de despesa
vi. Verificar se há lugar à reposição do FM (caixa+reposição ≤ autorizado anual)
vii. Pedir Fundo de Maneio no montante apresentado.
viii. Aumentar no MGP o valor do cabimento inicial no montante anteriormente solicitado
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Aprovado
ix. Fazer o print actualizado da plataforma de FM
x. Anexar às despesas e enviar para o NEO
A regularização do FM obedece aos critérios definidos no manual de FM (http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/)
Sub-processo 3.6 - Elaboração de Relatório Financeiro
A execução de um Relatório consiste na apresentação, à entidade financiadora, das
despesas, efectuadas durante um determinado período.
Procedimento:
a) Gerar listagem do MGP – “Listagem de Movimento Despesa em Relatórios”
b) Organizar listagem segundo as despesas que são necessárias para elaborar o
relatório
c) Enviar listagem, por email, para a Área de Projectos acompanhada da folha “Pedido
de Documentação para a Execução de Relatórios Financeiros”
d) No caso dos projectos ADI são solicitadas ao IR as folhas de imputação horária
devidamente assinadas pelo técnico e IR. Estas horas são registadas no mapa de
imputação horária que se encontra na área de rede da AP.
e) Recepcionar a pasta completa, verificada pela Área de Projectos.
f) Retirar da área comum ap-DRH os recibos de vencimentos do pessoal técnico a
considerar em relatório (para os projectos ADI);
g) Proceder à Marcação de Movimento no MGP
h) Dar início ao preenchimento do formulário disponibilizado pela entidade, inscrevendo
todas as despesas a apresentar.
i) Carimbar as despesas com o respectivo carimbo segundo o programa, atribuindo um
nº de comprovante a cada documento.
j) Validar e submeter o Relatório
k) Certificar e Lacrar (só para projectos submetidos no Portal PCT – FCT)
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Aprovado
i.1.) Nos projectos em que o IST é Líder, enviar email para o Coordenador do NPN,
a solicitar o descrito em i)
i.2.) Nos projectos em que o IST é Parceiro, enviar email para o Coordenador do
NPN a solicitar a certificação. Ao líder é enviado um email a solicitar a respectiva
lacragem
l) Gerar documentação no Portal PCT, ou imprimir formulário do relatório submetido,
no caso de outros programas.
m) Reunir a documentação seleccionada em amostra. No caso dos projectos FCT,
imprimir as respectivas declarações. Nos projectos ADI, retirar da AP-DRH a
documentação de suporte aos recibos de vencimento;
n) Recolher as assinaturas necessárias: IR, Coordenação, Conselho de Gestão
o) Colocar selo branco nas assinaturas do Conselho de Gestão
p) Fazer ofício com o respectivo nº de correspondência
q) Tirar cópia de toda a documentação a enviar e duas cópias do ofício
r) Enviar para a entidade financiadora (por correio ou protocolo)
s) Arquivar toda a documentação na pasta do projecto
t) Arquivar o ofício na pasta “Registo de Ofícios”
Processo 4 - Encerramento de Projectos
Para se efectuar o encerramento de um projecto devem ser verificadas as seguintes
condições:
- O projecto ter terminado em termos de execução financeira;
- O projecto ter a execução financeira totalmente validada;
- O Projecto ter recebido a totalidade da receita;
Procedimento:
a) Verificar os Cabimentos e efectuar os respectivos acertos, caso seja necessário
b) Verificar se o Fundo de Maneio (caso exista) já está regularizado
c) Imprimir folha de caixa
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Data:
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Data: Junho de 2012
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Verificado Página: 48
Aprovado
d) Verificar o lançamento da receita (fazer print screen)
e) Verificar o débito de overheads sobre a receita
f) Elaborar a execução financeira do projecto
g) Apurar o saldo
h) 1. Caso saldo apurado seja negativo, contactar o IR e solicitar informação sobre
forma de compensação.
2. Caso saldo apurado seja positivo, contactar IR e solicitar informação sobre o
projecto para onde deverá ser transferido (tradicionalmente um projecto tipo
“Resultados”)
i) Lançar no módulo da despesa a transição de saldo por encerramento nas rubricas-
mãe (ex. 230300) à excepção da rubrica 239904 – ovh coordenador;
j) Colocar a imagem desse ecrã no ficheiro de encerramento;
k) Colocar a imagem do ecrã do separador rubricas (manutenção) no ficheiro de
encerramento ( orçamento atribuído é igual ao orçamentado)
l) Tirar uma folha de caixa, que demonstra que o saldo tesouraria ficou a zeros;
m) Escrever no ecrã observações que o projecto X foi encerrado e o seu saldo no valor
de X transferido para projecto Y, conforme ofício/email do IR a Z data, mencionando
as iniciais de quem está a realizar a tarefa de encerramento;
n) Informar o NPCS do saldo a transferir para o projecto Resultados
o) Colocar no campo status “F” (fechado) (ecrã manutenção)
p) Colocar a imagem do ecrã de despesa no ficheiro de encerramento.
q) Imprimir o ficheiro de encerramento e arquivar com os restantes documentos na
pasta do projecto
r) Enviar email para o Investigador, informando que o projecto X foi encerrado e o
saldo no valor de Y transferido para o projecto Z;
s) Enviar email para a Celeste ([email protected]) com a informação que se
procedeu ao encerramento do projecto X cujo o saldo no valor de Y foi transferido
para o projecto Z.
t) Enviar email para a Área de Projectos a informar que o projecto foi encerrado para
que seja dada baixa na listagem de projectos.
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Direção Financeira
Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 3 NPN
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Junho de 2012
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Verificado Página: 49
Aprovado
MAPA DOS PROCESSOS
Descrição do Processo: Análise das Candidaturas
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto/Coordenador
Processo 1 Após recepção da documentação de candidatura
Verificar preenchimento e orçamento
Viabilidade financeira Assinatura documentos
Investigador Responsável
Entidade Financiadora IR
Gestor/ Coordenador
NA
Descrição do Processo: Abertura de Projectos
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 2 Após aprovação candidatura e recepção do contrato assinado
Abertura MGP Abertura projecto/início execução financeira
Entidade Financiadora Investigador Responsável
Investigador Responsável
Coordenador Núcelo
Conselho de Gestão
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Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 3 NPN
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Junho de 2012
Elaborado por: Área de Projectos
Verificado Página: 50
Aprovado
Descrição do Processo: Gestão Corrente
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 3 Gestão de despesa
Diário Cabimentação Verificação Lançamento
Processamento despesa
Plataforma NCA IR
Plataforma NEO
IR/Conselho de Gestão
Conselho de Gestão
Gestor projecto Processo 3 Elaboração de Relatório Financeiro
Mensal Elaboração de relatório financeiro e submissão
Submissão ou envio de relatório financeiro
NA Entidade Financiadora
Coodenador Área
Entidade Financiadora
Descrição do Processo: Encerramento de Projectos
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 4 Quando o projecto se encontra em condições para encerrar/Quando solicitado
Análise da despesa e receita
Encerramento NA NA NA NA
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Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 4 NPCS
Revisão n.º
Data:
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Data: Junho de 2012
Elaborado por: Área de Projectos
Verificado Página: 51
Aprovado
Capítulo 4 – Núcleo de Projectos de Consultadoria e Serviços
Processo 1 – Candidaturas
O procedimento estabelecido para projectos que tenham como documento formal um
Protocolo:
1. O NPCS ([email protected]) envia o draf/ficheiro do contrato para a propriedade
intelectual: [email protected] (nota informativa CG/14/2011);
2. O núcleo de propriedade analisa o contrato dá o seu parecer e envia o contrato
original para assinatura ao CG (caso considere necessário a intervenção do Gabinete
de Apoio Jurídico envia directamente todos os documentos necessários para parecer
ao jurídico);
3. Depois da assinatura do presidente o CG, o processo segue para a PI e estes por sua
vez remetem o original da homologação e o contrato assinado pelo CG, Presidente do
IST, para o NPCS;
4. O NPCS de seguida e após boa recepção da documentação envia a mesma ao IR do
projecto, para prosseguir com as restantes assinaturas das partes envolvidas.
Para projectos de cooperação (Fundo de Apoio á Comunidade Científica), entre outros
subsídios os formulários de candidatura por regra estão disponíveis no site’s das
entidades financiadoras Ex.: (http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/facc/)
1. Os investigadores responsáveis preenchem todos os campos relacionados com a sua
informação pessoal e da equipa de investigação, o objectivo da candidatura e a forma
como pretende a distribuição do financiamento entre rubricas orçamentais.
2. Toda a informação adstrita ao IST deverá ser preenchida pelo NPCS.
3. Assim que o formulário esteja devidamente preenchido segue para assinatura do
Presidente do IST através deste Núcleo.
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Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 4 NPCS
Revisão n.º
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Data: Junho de 2012
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Verificado Página: 52
Aprovado
Processo 2- Abertura de Projectos
A abertura de projectos realiza-se após aceitação da candidatura pela entidade
financiadora e definição de verba atribuída ao projecto, que poderá ser realizada através
de ofício (projecto tipo subsidio) ou através de um protocolo/contrato de prestações de
serviço.
De forma generalizada para se abrir um projecto no NPCS é necessário a seguinte
documentação:
Tipo de documentação Observações
Ficha de Abertura Disponível no site da Área de Projectos
Fotocópia do formulário de
candidatura
Lista dos membros da
equipa de trabalho
Indicar nº contribuinte, nome completo e nº
mecanográfico (caso tenha)
Protocolo Original assinado por ambas as instituições
Correspondência Toda a documentação que envolva o projecto,
nomeadamente ofícios, e-mail’s, …
Depois de recolhida toda a documentação esta terá de ser entregue no NPCS para
proceder á abertura do projecto na base de dados Módulo de Gestão de Projectos.
Finalizada a abertura de projecto no MGP, a documentação segue para o CG para
assinatura do Presidente Adjunto para os Assuntos Financeiros,
De seguida volta ao NPCS, para informação ao investigador responsável, NEO e AP e
envio dos cartões de projecto por correio interno. Nesta fase atribui-se o gestor de
projecto.
É da responsabilidade da coordenação do NPCS a atribuição do Gestor e informação a
ATAP, Assessoria Técnica à Área de Projectos, para processamento ao nível das
plataformas.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Financeira
Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 4 NPCS
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Junho de 2012
Elaborado por: Área de Projectos
Verificado Página: 53
Aprovado
Processo 3- Facturação
Devido à tipologia dos projectos geridos pelo NPCS, existem alguns financiamentos que
exigem a elaboração de facturação, nomeadamente:
� Protocolos de prestações de Serviços;
� Auditorias e Avaliações (serviços extemporâneos);
� Patrocínios;
Sub-processo 3.1- Solicitação de facturação
1. Todos os pedidos de emissão de facturas devem ser solicitados pelo Investigador
Responsável do projecto ao NPCS através do preenchimento do formulário de pedido
de emissão de factura [ficheiro] , disponível no Manual de Procedimentos da Receita
– [http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/manual.pt]
Tendo havido, no início de 2004, alterações no articulado legal que regula a emissão de
facturas, os docentes deverão ter em conta o anexo [informação sobre a emissão de
facturas] que se encontra neste manual de procedimentos.
2. Na solicitação de emissão deve ser indicado se o envio da factura será efectuado
pelos Serviços ou pelo próprio IR.
3. Neste último caso, se a factura for enviada pelos serviços, os custos de expedição
serão debitados ao projecto mencionado na factura.
O NPCS tem como competência a verificação dos dados inscritos no pedido de factura,
nomeadamente o tipo de projecto, nº projecto, se está de acordo com o estabelecido no
protocolo/ documento formal da entidade que pretende a prestação de serviço.
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Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 4 NPCS
Revisão n.º
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Versão 00-12
Data: Junho de 2012
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Verificado Página: 54
Aprovado
4. O pedido segue para o Núcleo de Contabilidade, através de protocolo interno, para
sua elaboração e posterior envio (conforme foi solicitado pelo Investigador
Responsável).
Sub-processo 3.2- Orçamentação da facturação no projecto
1. Após elaboração da factura pelo Núcleo de Contabilidade este gabinete envia através
de ficheiro PDF um e-mail para o NPCS. O e-mail deverá ser enviado no dia em que
NC dá conhecimento ao IR da elaboração da factura.
2. Após recebimento do e-mail, o NPCS efectua a orçamentação da factura no projecto.
Sub-processo 3.3- Inscrições em conferências através do MBNET
Os projectos conferências pela sua especificidade para além da facturação também
podem processar as inscrições em conferência por cartão de crédito. Para que este tipo
de recebimento se possa efectuar é necessário os seguintes dados:
1. Número do Cartão de Visa ou Master Card (não são aceites outros tipos de cartão.
Ex. Americam Express).
2. Nome do Titular do cartão.
3. Validade.
4. Valor a debitar.
5. Código CCV (3 dígitos na parte de trás do cartão).
Os projectos tipo Resultados não podem facturar
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Financeira
Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 4 NPCS
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Junho de 2012
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Aprovado
Estes dados devem constar num formulário que deverá estar assinado pelo titular do
cartão dando autorização para o débito. O formulário é fornecido pelo IR do projecto
juntamente com uma listagem em excel com os nomes dos inscritos.
Os dados serão introduzidos no TPA (Terminal de pagamento automático) do MBNET
pelo NPCS.
[Código do IVA]
[Informação sobre a emissão de facturas]
Processo 4- Receita
1. O procedimento de identificação e lançamento da receita é efectuado primeiramente
pelos Núcleos de Tesouraria e do Núcleo Execução Orçamental.
2. Os avisos de lançamentos vindos dos bancos são recepcionados pela NT e enviados
para o NEO.
3. De acordo com o estabelecido pela AP, o NPCS procede ao levantamento das pastas
de receita para processamento (mês presente e os dois anteriores) ao NEO a partir
do dia 10 de cada mês.
4. No dia 19 de cada mês o NPCS deverá devolver as pastas ao NEO.
5. A receita é creditada e distribuída nos projectos tendo em conta a sua tipologia e
forma de gestão.
Processo 5- Despesa
As despesas relacionadas com projectos têm de ser previamente cabimentadas nos
respectivos projectos, e apenas podem ser autorizadas pelos investigadores
responsáveis.
De acordo com a nova legislação de contratação pública [www.base.gov.pt] todas as
despesas relacionadas com a aquisição de bens e serviços (rúbricas consultores,
despesas correntes, serviços, equipamento e bibliografia), têm primeiramente de ser
submetidas nas plataformas [Nota Informativa CG/15/09]:
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Aprovado
� Aquisição de bens e Serviços
� Reembolsos (apenas para Docentes do IST, Bolseiros ou Acordo Voluntariado)
� Fundo Maneio
Os projectos apenas podem processar despesa realizados por membros da equipa de
investigação.
Sempre que houver necessidade de actualização da equipa esta deve ser solicitada ao
NPCS para esse membro ser incluído no MGP.
Esta actualização apenas é permitida caso a entidade financiadora autorize, quando se
trata de projectos tipo subsídio.
Para os restantes tipos de projectos, tipo Workshops, Prestações de Serviço e
Resultados, deverá ser enviado um e-mail para o NPCS a titulo informativo.
Sub-processo 5.1 - Recursos Humanos
Os processos relativos à contratação de bolseiros são iniciados pelo NNDB e os
processos referentes à contratação de investigadores são iniciados pelo NUDI:
1. Após definição de concurso o NNDB/NUDI solícita ao NPCS o cabimento provisório
no projecto determinado pelo Investigador Responsável.
2. Após escolha do Júri o NNDB/NUDI solícita um cabimento definitivo ao NPCS pelo
projecto que já tinha sido predefinido na altura do cabimento provisório.
3. Depois de cabimentada a bolsa de investigação / contrato a termo e devidamente
autorizada pelos órgãos do IST e recebermos a listagem de autorização do NUDI, o
NPCS pode iniciar o processamento da referida despesa no projecto sob duas
modalidades:
Requisição interna ao projecto onde foi cabimentada a bolsa, que tem de referir:
� Nome completo do Bolseiro,
� Projecto pagador e centro de custo;
� Referência do mês a pagar,
� Valor da bolsa (mensal),
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� Nº de contribuinte do bolseiro.
Bolsa automática : oficio dirigido ao NPCS, a solicitar o processamento da bolsa
mensalmente até ao seu termo. Este documento deve mencionar:
� Nome completo do Bolseiro,
� Período de bolsa,
� Projecto pagador e centro de custo,
� Montante a pagar mensalmente,
� Nº de contribuinte do bolseiro,
� Informação do NIB caso pretenda que o pagamento seja efectuado por
transferência bancária.
Estes documentos devem dar entrada no NPCS até ao d ia 15 de cada mês.
Contrato a termo : O pagamento remuneratório é efectuado pelas receitas próprias do
Orçamento de Estado. No entanto, quando estes pagamentos dizem respeitos a
projectos, o procedimento interno é o seguinte:
� Elaboração de uma nota de imputação a cada projecto efectuada pela
contabilidade central, com a indicação do valor a debitar (remuneração e encargos
sociais);
� Envio da(s) nota(s) de imputação para o NPCS;
� Após debito dos valores respectivos em cada projecto, a(s) nota(s) de imputação
seguem para a Area Contabilística.
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Aprovado
Sub-processo 5.2 – Missões
No seguimento da restruturação dos serviços administrativos do IST e no sentido de
optimização de recursos humanos e financeiros, a partir Janeiro de 2011, as missões
nacionais e no estrangeiro referentes a pessoal com vinculo a esta instituição passaram a
ser formalizadas/cabimentadas e autorizadas pela plataforma Missões
http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/manual/].
1. Após criação e formalização do processo de missão, onde deve constar todos as
despesas que o IR pretende realizar, indexando cada uma delas ao projecto pagador,
o mesmo segue para cabimento ao NPCS (de modo informático);
2. Após cabimento no projecto e na plataforma de missões o mesmo processo segue de
forma automática para a cadeia de cabimentações (NEO) e demais autorizações
[Autorização de deslocação e financeira];
3. Depois de concluída, a etapa “Autorização da Despesa”, deve iniciar-se o processo de
aquisição na Central de Compras;
4. Indicar na criação de processo na Central de Compras que a aquisição se enquadra
no contexto de uma missão, introduzindo o nº de processo da missão.
Sub-processo 5.2.1- Processamento de subsídio de ajudas de custo
� Impressão do processo de Missão respectiva
� Recibo de ajudas de custo devidamente preenchido [recibo Word],
� Documento comprovativo da deslocação (actas de reunião, convites,
certificados de presença em conferencias).
5.2.2- Processamento de km’s em viatura própria
� Impressão do processo de Missão respectivo,
� Recibo de viatura própria devidamente preenchido [recibo Word],
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Aprovado
� Documento comprovativo da deslocação (actas de reunião, convites,
certificados de presença em conferencias).
Este subsídio apenas pode ser atribuído a funcionários/agentes públicos e a bolseiros [http://alfa.fct.mctes.pt/apoios/bolsas/estatutobol seiro].
Os bolseiros só podem receber estes subsídios nos projectos onde foi cabimentado o contrato de bolsa e dentro do período estabelecido.
Sub-processo 5.2.3- Se o transporte utilizado for um meio de transporte público
(avião/comboio/expresso ou viatura de aluguer este processo deve ser submetido através da Central de Compras, dando início a um processo de aquisição ou
reembolso
1. Para um processo de aquisição, o NCA entrega a nota de encomenda no NPCS que
indica o número de processo e número de projecto com os documentos originais
relativos a despesa que se pretende custear: factura em nome IST e NIF;
2. No caso de processos de aquisição relacionados com avião, os originais talões de
embarque são entregues no NPCS através do Investigador responsável/secretariado
com a identificação do processo e projecto;
3. Para um processo de reembolso, o Investigador responsável, entrega a impressão do
processo de reembolso respectivo, e em anexo, deve constar os documentos
originais dos quais pretende o reembolso: Venda a dinheiro, factura/recibo em nome
do IST e NIF, bem como os bilhetes de transporte (comboio/autocarro/talões de
embarque/bilhete electrónico);
4. Documento comprovativo da deslocação (actas de reunião, convites, certificados de
presença em conferencias);
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5. Documento comprovativo da deslocação (actas de reunião, convites, certificados de
presença em conferencias),
Sub-processo 5.2.4- Inscrições
As inscrições em congresso apenas podem ser pagas directamente pelo IST, logo o
processo é iniciado através da central de compras do IST. [NOTA INFORMATIVA 27/08].
1. A nota de encomenda é entregue pelo NCA, que indica o número de processo e
número de projecto,
2. Factura da inscrição em nome do IST e NIF,
3. Documento comprovativo da deslocação (certificados de presença na conferencia).
Ficheiros e link’s úteis
[http://www.inverbis.net/legistica/ajudascustotrans porte2011.html]
[http://drh.ist.utl.pt/]
[regulamento plataforma de missões]
Sub-processo 5.3- Consultores
Esta rúbrica destina-se a convidados estrangeiros, e pressupõe o pagamento de várias
despesas nomeadamente: alimentação, alojamento e transportes.
• Avião em classe turística
• Comboio em 1ª classe para Docentes
• Todas as despesas referentes a deslocações carecem de justificação da utilização deste meio de transporte (ex. Táxi; viatura própria, viatura de aluguer).
• Todas as despesas relacionadas com deslocações ao estrangeiro e nacional só
podem ser processadas pelo NPCS quando o processo de missão estiver autorizado pelo CG (autorização financeira).
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O investigador responsável inicia o processo de aquisição do bilhete de avião, e de
alojamento através da Central de compras do IST.
Após encomenda efectuada e confirmação de factura o NCA envia para o NPCS:
� A nota de encomenda que indica o número de processo e número de projecto;
� Factura do avião em nome do IST e NIF, bem como os talões de embarque e
bilhete electrónico;
� Factura de alojamento (<=***) em nome do IST e NIF [Nota Informativa 22/09 ];
� Documento comprovativo da deslocação (actas de reunião, convites, certificados
de presença em conferencias),
“PER DIEM” (apenas para projectos subsídios e quando mencionado pela entidade
financiadora). Este tipo de despesa pretende custear alimentação, alojamento e
transportes locais e o valor é designado pela entidade financiadora.
Documentação a entregar pelo IR no NPCS:
� Requisição externa
� Recibo para subsidio “per diem”
� Fotocópia do passaporte ou cartão de contribuinte
� Documento justificativo da deslocação (convite).
Sub-processo 5.4- Aquisição de Bens e Serviços
Rubrica destina-se à aquisição de:
- Bens de desgaste rápido, nomeadamente consumíveis de escritório, laboratório entre
outros materiais necessários à execução dos projectos.
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Aprovado
- Serviços (recibos verdes, actos Isolados e serviços de auditorias, contractos de
manutenção,…)
Processamento através da central de compras após en comenda efectuada ao
fornecedor:
5.4.1- Bens (Equipamento, bibliografia, material de laboratório, informático, …) e
Serviços de manutenção/reparação
� O NCA entrega a nota de encomenda no NPCS, que indica o número de processo
e número de projecto,
� Factura original do fornecedor em nome do IST e NIF,
� Nas despesas relacionadas com aquisição de equipamento e bibliografia é
necessário anexar o auto de entrega respectivo.
5.4.2- Prestação de Serviços
1. O NCA entrega a nota de encomenda no NPCS, que indica o número de processo e
número de projecto,
2. Nota de honorários devidamente preenchida e assinada pelo prestador de serviço
5.4.3- Protocolo TMN-IST
Tendo em conta que o IST não pode reembolsar comunicações móveis, foi elaborado um
protocolo com a TMN. Para que cada docente possa aderir ao protocolo TMN-IST
deverá proceder da seguinte forma:
Este tipo de rúbrica apenas poderá ser cabimentado com autorização prévia para CG.
Esta autorização terá de constar dos ficheiros que fazem parte do processo respectivo.
[Nota Informativa 35/09]
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Aprovado
1. A adesão ao protocolo é efectuada no Núcleo de Gestão de Apoio a Contractos
(NGAC).
2. O NGAC envia para o NPCS o ofício de pedido de autorização de abertura/renovação
de contrato para cabimentação no projecto.
3. Após cabimento efectuado no MGP o NPCS leva a despacho ao CG.
4. O ofício depois de autorizado pelo CG é enviado para o NGAC através do NPCS.
Sub-processo 5.5- Aquisição de bens através da plataforma de Fundo Maneio
O Fundo Maneio destina-se a despesas de carácter urgente e inadiável cuja
responsabilidade de movimentação é do investigador responsável, carecendo sempre de
um documento justificativo, segundo os requisitos legais. Consideram-se de baixo
montante as despesas de valor igual ou inferior a 400Euros, por fornecedor.
Esta modalidade não permite despesas relacionadas com:
� Ajudas de custo;
� Km’s viatura própria;
� Subsidio “per diem”;
� Recibos verdes/Actos Isolados;
� Aquisições de bens duradouros sujeitos a inventário (equipamento e livros).
Condição Gerais para constituição de FM:
1. Só serão atribuídos fundos de maneio se o saldo de tesouraria do projecto em causa
for positivo, e se estiverem regularizados todos os fundos de maneio anteriores;
2. Os fundos de maneio são anuais e deverão ser renovados todos os anos, pelo que no
final de cada ano civil há lugar a uma prestação de contas;
3. Os documentos de suporte terão de ser obrigatoriamente vendas a dinheiro,
facturas/recibos ou facturas acompanhadas do respectivo recibo cumprindo todos os
requisitos legais;
Processamento através de Fundo Maneio:
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Verificado Página: 64
Aprovado
1. Impressão do processo de fundo Maneio;
2. Anexar todos os documentos originais, nomeadamente, factura/ recibo ou venda a
dinheiro em nome do IST e NIF;
3. No final de cada mês, devem ser entregues no NPCS as despesas decorrentes
desse mês;
4. Caso seja entregue um documento contabilístico referente a meses anteriores, o
Investigador responsável do projecto, deve entregar uma justificação referindo o
atraso, dirigida ao CG.
Ficheiros e Link’s úteis
[http://gqai.ist.utl.pt/files/documentos/fundomanei o/manual.pdf]
[regulamento da plataforma de Fundo Maneio]
Processo 6– Remunerações Adicionais
Este tipo de despesa é elegível em projectos resultados e prestações de serviços. O
processamento das remunerações adicionais a docentes é efectuado através de
requisição interna onde deve constar os seguintes elementos:
� Nome do docente e número mecanográfico;
� Projecto pagador;
� Valor da remuneração;
� Descrição breve das tarefas que justificam a atribuição da remuneração.
� Assinatura do Presidente do Departamento/Coordenador da Secção Autónoma a
que o docente está afecto;
� No caso de docentes com o cargo de Presidência de Departamento/ Coordenador
da Secção Autónoma, a remuneração terá de ser autorizada pelo CG.
Condição Gerais para processamento de uma remuneraç ão adicional:
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Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 4 NPCS
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Data: Junho de 2012
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Verificado Página: 65
Aprovado
� Projecto pagador tem de ter um saldo tesouraria positivo que cubra a remuneração;
� Saldo Tesouraria positivo no conjunto dos projectos por si coordenados;
� Saldo tesouraria positivo no projecto Resultados;
�
As requisições internas devem entrar até ao dia 15 de cada mês no
NPCS para que o seu processamento seja efectuado no mês seguinte.
Processo 7– Encerramento de projectos
Um projecto encontra-se em condições de encerrar qu ando:
1. Recebeu toda a receita prevista em orçamento
2. Todos os cabimentos e fundos maneios estão regularizados.
3. No caso de se tratar de um projecto subsídios com submissão de relatórios
financeiros para além das normas mencionadas nos pontos 1 e 2, é necessário a
validação das entidades financiadoras face à nossa prestação de contas.
Normas para encerramento de projectos:
1. O Investigador responsável envia um e-mail para o NPCS ([email protected]), solicitando
o encerramento do projecto e a transferência de saldo (caso haja) para o projecto
Resultados.
2. Caso todas as condições se verifiquem o projecto é encerrado pelo NPCS, que
transfere o saldo para o projecto resultados do IR,
3. Após o encerramento e credito do saldo o IR é informado por e-mail, bem como a Área
Contabilística, NEO e a AP.
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Volume: 2.3 Área de Projetos
Capítulo: 4 NPCS
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Data: Junho de 2012
Elaborado por: Área de Projectos
Verificado Página: 66
Aprovado
Processo 8- Relatórios Financeiros (subsídios)
1. O NPCS quando preenche o formulário de pedido de pasta deverá enviar um ficheiro
com as despesas que precisa para elaborar o relatório para a ATAP
2. Caso exista processos em circuito relacionados com a plataforma aquisições, a ATAP
entra em contacto com o NCA, para fazer chegar de forma célere para a execução de
relatório;
3. Se o NCA verificar que a conclusão do processo vai demorar envia um e-mail à ATAP
a informar o seu Estado;
4. A ATAP faz reenvio do e-mail para o NPCS para confirmar que esta despesa entra em
relatório, ou se poderá entrar no próximo. Nestes casos, e se houver dúvidas,
devemos contactar o IR para que este nos informe por escrito se podemos executar o
relatório sem a despesa referida.
5. Após resposta do Investigador Responsável, o NPCS envia um e-mail a ATAP para
conhecimento;
6. Após toda a verificação e análise das despesas que efectivamente vão entrar em
relatório, a ATAP envia o e-mail para a contabilidade para formação da pasta;
7. A pasta apenas é entregue pela ATAP no NPCS, quando tiver todos os documentos
mencionados no formulário de pedido de pasta, nomeadamente as despesas para
relatório e demais documentação de suporte solicitada pelas entidades financiadoras.
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Volume: 2.3
Capítulo: 4 NPCS
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Junho de 2012
Elaborado por: Área de Projectos
Verificado Página: 67
Aprovado
MAPA DOS PROCESSOS Descrição do Processo: Candidaturas
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto/Coordenador
Processo 1 Após recepção da documentação de candidatura
Verificar preenchimento e orçamento Envio PI
Viabilidade financeira Assinatura documentos
Investigador Responsável
Entidade Financiadora IR
Gestor/Coordenador
NA
Descrição do Processo: Abertura de Projectos
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 2 Após aprovação candidatura e recepção do contrato assinado
Abertura MGP Abertura projecto/início execução financeira
Entidade Financiadora Investigador Responsável
Investigador Responsável
Coordenador Núcelo
Conselho de Gestão
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Direção Financeira
Volume: 2.3
Capítulo: 4 NPCS
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Junho de 2012
Elaborado por: Área de Projectos
Verificado Página: 68
Aprovado
Descrição do Processo: Facturação
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 3 Quando está prevista facturação no projecto
Preenchimento formulário de pedido de emissão de factura
Emissão factura IR NC NA NA
Descrição do Processo: Receita
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 4 Mensal Identificação Lançamento
Processamento receita
NEO NT
NEO NA NA
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Direção Financeira
Volume: 2.3
Capítulo: 4 NPCS
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Junho de 2012
Elaborado por: Área de Projectos
Verificado Página: 69
Aprovado
Descrição do Processo: Gestão de Despesa
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 5 Diário Cabimentação Verificação Lançamento
Processamento despesa
Plataforma NCA IR
Plataforma NEO
IR/Conselho de Gestão
Conselho de Gestão
Descrição do Processo: Remunerações Adicionais
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 6 Mensal Requisição interna/mapa excel
Processamento RA
IR NEO Conselho de Gestão
Conselho de Gestão
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Direção Financeira
Volume: 2.3
Capítulo: 4 NPCS
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Junho de 2012
Elaborado por: Área de Projectos
Verificado Página: 70
Aprovado
Descrição do Processo: Encerramento de Projectos
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 7 Quando o projecto se encontra em condições para encerrar/Quando solicitado
Análise da despesa e receita
Encerramento IR
NA NA NA
Descrição do Processo: Relatórios Financeiros
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Recepcionado
de: Expedido
para:
Gestor projecto Processo 8 Mensal Elaboração de relatório financeiro
Submissão ou envio de relatório financeiro
NA Entidade Financiadora
Coordenador Entidade Financiadora