ANEXO ÚNICO

PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA

CASA CIVIL Secretaria Especial de Agricultura Familiar e do Desenvolvimento Agrário

Coordenação-Geral de Comunicação Social

Manual de Procedimentos de Eventos

Setembro/2017 1ª Edição

Sumário

Introdução .......................................................................................................................... 3

1. Preparação do Evento .................................................................................................. 3

Planejamento ............................................................................................................................ 3

Requisição da área demandante ........................................................................................... 4

Análise da Coordenação-Geral de Comunicação Social ........................................................ 5

Solicitação da Ordem de Serviço ........................................................................................... 5

Subcontratação ..................................................................................................................... 5

2. Realização do Evento .................................................................................................... 6

Organização ............................................................................................................................... 6

Execução .................................................................................................................................... 6

3. Pós-evento ................................................................................................................... 7

Controle ..................................................................................................................................... 7

Avaliação ................................................................................................................................... 8

Liquidação ................................................................................................................................. 8

Fluxo de atividades de eventos ............................................................................................ 9

ANEXO I – Modelo de Requisição para Eventos ................................................................... 10

ANEXO II – Modelo de Ordem de Serviço para Realização de Evento ................................... 11

ANEXO III – Modelo de Relatório de controle e execução .................................................... 12

ANEXO IV – Modelo de cronograma ................................................................................... 13

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Introdução O presente Manual de Procedimentos de Eventos foi elaborado com o intuito de

auxiliar as áreas da Secretaria Especial de Agricultura Familiar e do Desenvolvimento Agrário (SEAD), na realização das atividades relacionadas aos processos internos de planejamento, organização e execução de eventos institucionais.

Para melhor compreensão dos procedimentos que envolvem a realização dos eventos da SEAD, neste manual é possível encontrar a descrição das principais etapas relacionadas aos eventos institucionais, às competências das áreas envolvidas, o fluxograma de atividades e formulários padrão.

Já está em produção uma plataforma online chamada SISEV – Sistema de Eventos (possível implementação no início de 2018) que informatizará alguns passos descritos abaixo, como: requisição de eventos, análise da Coordenação-Geral de Comunicação Social (aprovação ou não da requisição, com justificativa) e avaliação do evento pela área demandante.

1. Preparação do Evento

Evento é toda ocorrência ou acontecimento como, por exemplo, palestras, conferências, debates, assembleias, solenidades, feiras, entre outros. Para o êxito de um evento, seja ele de pequeno, médio ou grande porte, é indispensável buscar a qualidade em todos os detalhes que envolvem sua realização de um evento no âmbito da SEAD, deve-se levar em conta, antes de mais nada, o planejamento.

Planejamento

Os responsáveis por elaborar o planejamento do evento são a área demandante

e Coordenação-Geral de Comunicação Social (CGCS). A etapa de planejamento consiste em elaborar um projeto descritivo com os elementos essenciais para guiar a organização e a execução do evento. A elaboração deve ser precedida por um período de reflexão e amadurecimento das ideias, de forma a garantir que as soluções se revelem, na prática, um guia seguro para nortear os trabalhos.

O planejamento permite prever as ações que devem ser tomadas para se atingir os objetivos propostos, organizando sua realização e otimizando os recursos investidos, de forma a minimizar a possibilidade de ocorrência de imprevistos.

Ao planejar um evento, é essencial que se mantenha o foco nos objetivos gerais propostos. É preciso ter flexibilidade para avaliar frequentemente se o que foi planejado deve ser mantido ou se demanda adaptações.

Os primeiros passos para se iniciar o planejamento de um evento são:

Requisição da área demandante;

Análise da Coordenação-Geral de Comunicação Social;

Solicitação da Ordem de Serviço.

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Requisição da área demandante

A requisição da área demandante é o primeiro passo para se iniciar o

planejamento de um evento. Sugerimos que seja solicitado para a área demandante um formulário (Anexo I) dirigido para a Coordenação-Geral de Comunicação Social (CGCS), contendo no mínimo, as seguintes informações:

Nome do evento: o nome do evento que será realizado pela Secretaria Especial de Agricultura Familiar e do Desenvolvimento Agrário (SEAD);

Justificativa: é a comprovação de que a realização do evento é fundamental para a Secretaria Especial de Agricultura Familiar e do Desenvolvimento Agrário (SEAD);

Objetivos: o objetivo geral é o resultado mais amplo que se pretende com o evento;

Público-alvo: indica quem e quantos participantes o evento precisa envolver para chegar a seus objetivos;

Data, horário e local: é importante definir com antecedência a data, o horário e o local do evento, de forma a garantir a reserva de um espaço adequado;

Cronograma previsto: estabelece o passo a passo do evento com a definição dos prazos;

Recursos necessários: detalha-se as ações e o apoio necessários para a realização do evento, por meio da indicação dos serviços e equipamentos. Envolve as necessidades de recursos humanos, material de divulgação, recursos de áudio, vídeo e logística, materiais de escritório/apoio em geral, decoração, alimentação, segurança, serviços especializados, entre outros.

Fiscal do evento: servidor indicado pela área demandante responsável por fiscalizar a correta execução dos itens contratados para o evento demandado. Atenção: os atestes nas notas fiscais são de responsabilidade exclusiva do Fiscal do Contrato.

Ainda sobre a requisição, a área demandante e a Coordenação-Geral de Comunicação Social (CGCS) devem observar os prazos mínimos de antecedência para a organização de eventos e também para o cancelamento.

1. Prazos mínimos de antecedência para a Requisição

Em eventos para até 100 (cem) pessoas, os eventos deverão ser solicitados com prazo mínimo de 15 (quinze) dias antes da data marcada e a Coordenação-Geral de Comunicação Social (CGCS) tem até 12 (doze) dias antes da data marcada para indicar se há a possibilidade de realizar o mesmo.

Em eventos para mais de 100 (cem) pessoas, os serviços deverão ser solicitados com prazo mínimo de 45 (quarenta e cinco) dias antes da data marcada e a Coordenação-Geral de Comunicação Social (CGCS) tem até 35 (trinta e cinco) dias antes da data marcada para indicar se há a possibilidade de realizar o mesmo.

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2. Prazos para cancelamento do evento (total ou parcial) pela área demandante.

Caso o evento seja cancelado, a área demandante tem o mínimo de:

72 horas úteis de antecedência do evento (até 100 pessoas), para formalizar para a Coordenação-Geral de Comunicação Social (CGCS) via e-mail sobre o cancelamento.

5 dias úteis de antecedência do evento (com mais de 100 pessoas), para formalizar para a Coordenação-Geral de Comunicação Social (CGCS) via e-mail sobre o cancelamento.

Quando o prazo para cancelamento de eventos não for cumprido pela área

demandante, a unidade poderá ser responsabilizada por despesas geradas, desde que devidamente comprovadas pela empresa contratada.

Análise da Coordenação-Geral de Comunicação Social

Após o envio do formulário para a Coordenação-Geral de Comunicação Social (CGCS), o mesmo deverá ser analisado levando em consideração alguns pontos como: porque é oportuno apoiar/promover o evento, o que motiva tal iniciativa, quais resultados a SEAD pretende alcançar e se o mesmo se enquadra nos prazos mínimos para requisição. Além disso, nesse momento o Núcleo de eventos deverá entrar em contato com a área demandante para dirimir eventuais dúvidas e para revisar/aprimorar o planejamento inicial, se necessário.

Solicitação da Ordem de Serviço

Somente o Núcleo de Eventos da Coordenação-Geral de Comunicação Social (CGCS) pode solicitar para a empresa contratada a Ordem de Serviço para a organização de um evento. Sugerimos o uso do modelo no Anexo II ou o modelo que a empresa contratada já trabalhe, desde que, sejam descritos todos os itens, quantidade, e demais informações sobre o evento. A CGCS não autorizará nenhum pagamento relativo ao evento, se o evento não tiver o projeto aprovado pelo Núcleo de Eventos.

Subcontratação

Conforme previsto na Lei Federal nº 8.666/93 nos arts. 72 e 78, inciso VI, fica autorizada a subcontratação de serviços para eventos como locação de espaço, mobiliário, maquinário, iluminação, montagem de estandes, instalações provisórias, contratação de equipe de apoio, limpeza e segurança, bem como alimentação, transporte e hospedagem, ficando a Contratada responsável pela qualidade, eficiência e obrigações legais de todos os atos.

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É permitida, ainda, nas mesmas condições acima, a subcontratação de atividades que não foram supramencionadas, desde que submetidas à anuência da Contratante. Sendo vedada a subcontratação do planejamento, coordenação e supervisão do evento.

2. Realização do Evento A realização do evento é de responsabilidade Área demandante e Coordenação-

Geral de Comunicação Social (CGCS) com apoio da(s) Empresa(s) Contratada(s). A responsabilidade compartilhada pela organização de um evento é da área demandante e da CGCS, com apoio da(s) empresa(s) contratadas, esta(s) já em posse da Ordem de Serviço. A sistemática padrão para realização de um evento no âmbito da SEAD, deve observar as seguintes etapas: organização e execução.

Organização

Nesta etapa, deve ser elaborado de um Cronograma de Atividades, indicando as

ações, prazos e responsáveis por cada tarefa. Esta ferramenta deve assegurar que questões inerentes à organização de um evento, que não podem ser delegadas e/ou que tenham uma participação direta da SEAD (como a confirmação da participação de autoridades, definição do cerimonial no dia do evento, composição da mesa, entre outros), também sejam cumpridas a contento.

O objetivo final do cronograma é assegurar que o solicitado para a contratada seja integralmente cumprido, de forma adequada, como planejado.

A CGCS, caso seja conveniente e oportuno, poderá editar formulário padrão para adoção do cronograma.

Execução

A execução consiste na realização do evento em si, da abertura ao encerramento, de responsabilidade da(s) empresa(s) contratada(s), sob supervisão da CGCS e da área demandante.

Os supervisores do evento, indicados pela área demandante e/ou pela CGCS, devem acompanhar e monitorar as atividades planejadas, para certificar-se do fiel cumprimento do contratado anteriormente. A(s) contratada(s) têm a obrigação de reunir elementos que comprovem a execução de cada um dos itens.

Recomenda-se adoção de um checklist, contendo a listagem de tudo o que foi contratado, para conferência no dia do evento, bem como para subsidiar a realização dos relatórios de avaliação e controle.

Na hipótese de haver necessidade de prestação de itens de serviço não previstos no planejamento, durante a realização do evento, deverá ser feito um aditamento à Ordem de Serviço inicial, em conjunto com as justificativas para tal aditamento, desde que os itens constem da Ata de Registro de Preços. Cumpre ressaltar que o aceite ao aditamento dependerá da avaliação da justificativa apresentada e que este tipo de recurso deve ser utilizado apenas excepcionalmente.

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3. Pós-evento

As atividades pós-evento constituem-se principalmente da elaboração do Relatório de Controle, da avaliação da área demandante, na liquidação do que foi contratado, na devolução de equipamentos/materiais contratados/emprestados, na emissão de declarações de participação, entre outras.

Controle

A CGCS ou a área demandante, por intermédio do fiscal do contrato de evento ou fiscal indicado pela Área, deverá apresentar um Relatório de Controle (Anexo III) com a finalidade de assegurar que todos os produtos e serviços contratados foram, de fato, fornecidos nos termos acordados previamente.

Constarão no Relatório de Controle e Execução:

Relatório Fotográfico evidenciando a efetiva prestação dos serviços demandados na Ordem de serviço emitida para a empresa contratada.

Registro do quantitativo efetivo de utilização de serviços cuja Proposta de Execução trazia apenas uma previsão, como, por exemplo, serviço de fotocópias, para que se possa remunerar a contratada com o efetivamente utilizado no dia do evento.

Registro das demandas extraordinárias que se fizeram necessárias no decorrer do evento, mas que não tenham feito parte do planejamento, acompanhadas da devida justificativa, para que a contratada seja remunerada também por estes serviços/produtos.

Registro de eventuais falhas e/ou omissões da contratada, para que, se necessário, sejam aplicadas as sanções contratuais cabíveis.

Registro de presença dos participantes do evento;

Registro das diárias hoteleiras custeadas pela CGCS.

Registro dos participantes que receberam alimentação custeada pela CGCS.

Registro dos participantes que utilizaram transporte custeado pela CGCS.

Outros documentos pertinentes que possam auxiliar na comprovação da prestação dos serviços demandados.

O fiscal do contrato é responsável por exigir da contratada a apresentação dos

documentos comprobatórios previstos no contrato, além de outros complementares como: a listagem de participantes e/ou memória do evento; amostra dos produtos produzidos e/ou comprovantes dos serviços prestados; nota fiscais das empresas eventualmente subcontratadas; entre outros, que se mostrarem necessários.

O controle, executado pela CGCS e/ou área demandante e materializado no Relatório Final de Controle, acompanhado dos devidos documentos comprobatórios fornecidos pela contratada, têm caráter legal e é condição para a liquidação e o pagamento da despesa, pois responde à necessidade do gestor de atestar a execução do objeto contratado, em sua plenitude.

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Avaliação

Será exigida a realização de avaliação do evento pela área demandante para verificar se os objetivos que orientaram o planejamento foram alcançados e se as estratégias adotadas levaram a um resultado satisfatório.

É importante envolver na avaliação o próprio público participante, por meio de questionário e/ou instrumento semelhante, quando pertinente, para avaliação de itens como alcance das expectativas, organização, equipamentos utilizados, material distribuído, sugestões gerais, entre outros.

Salienta-se que esta avaliação, executada pela área demandante, tem caráter operacional, porém, nos casos em que o fiscal do contrato não puder se fazer presente é condição para a liquidação e o pagamento da despesa.

Caso a referida avaliação indique a necessidade de melhoria em aspectos relacionados a itens tratados neste Manual, a CGCS deverá ser formalmente comunicada para análise e providências.

Liquidação

A liquidação "consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito" (art. 63 da Lei n°4320/1964), e somente pode ser efetuada com os "comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço" (§2°, Inciso III, art. 63 da Lei n° 4320/1964).

A CGCS deverá encaminhar a Nota Fiscal atestada pelo fiscal do contrato e demais documentos comprobatórios, devidamente documentados com o Relatório de Controle, para a da Subsecretária de Planejamento, Orçamento e Administração – SPOA, responsável pela liquidação.

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Fluxo de atividades de eventos

1. Área demandante

Envia requisição completa para o planejamento e realização do evento para a

CGCS.

2. CGCS

Analisa a requisição inicial;

Tira dúvidas com a área demandante,

se necessário e finaliza o planejamento

do que será o evento;

Emite Ordem de Serviço principal.

3. Empresa(s) contratada(s)

Emite Proposta de Execução;

Demais contratadas - emitem

orçamentos, se necessário.

4. CGCS

Aprova Proposta de Execução;

Aprova demais orçamentos, se

necessário;

Cria cronograma de atividades;

5. SPOA

Autoriza;

Empenha.

8. Área demandante

Acompanha a execução do evento junto

com a CGCS;

Avalia o evento após a finalização do

mesmo.

6. Empesa(s) contratada(s)

Executa(m) do evento.

7. CGCS

Organiza o evento;

Acompanha a execução;

9. Empresa(s) contratada(s)

Apresenta(m) os documentos

necessários à comprovação da regular

execução dos serviços contratados;

Emite(m) as notas fiscais e envia(m)

para a CGCS junto com o relatório

fotográfico.

10. CGCS

Analisam todos documentos

comprobatórios que foram

apresentados;

Produz o Relatório de Controle.

Atestam as Notas Fiscais.

11. SPOA

Liquida;

Paga.

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ANEXO I – Modelo de Requisição para Eventos

11

ANEXO II – Modelo de Ordem de Serviço para Realização de Evento

12

ANEXO III – Modelo de Relatório de controle e execução

13

ANEXO IV – Modelo de cronograma