Manual Operacional do Sistema de Concessão de

Diárias e Passagens - SCDP Prestação de Contas

(AGOSTO 2010)

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Índice1. Prestação de Contas.................................................................................................03

1.1. Devolução de Valores........................................................................................07 1.2. Ajustar PCDP.....................................................................................................10

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1. Prestação de Contas Para a prestação de contas, o servidor deverá apresentar, no prazo máximo de cinco dias, contados do retorno da viagem, original ou segunda via dos canhotos dos cartões de embarque, ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check in via internet, ou declaração fornecida pela empresa de transporte (Portaria 505/2009, Art. 4º - MP).

Em caso de viagens ao exterior, com ônus ou com ônus limitado, o servidor ficará obrigado, dentro do prazo de trinta dias, contados da data do termino do afastamento do País, a apresentar relatório circunstanciado das atividades exercidas no exterior (Decreto Nº 91.800/1985, Art. 16).

Também serão anexados quaisquer outros documentos exigidos pela norma interna do órgão.

Deve-se informar os valores realmente gastos e os trechos utilizados adequando a situação inicialmente prevista à realizada. O Solicitante registra a situação de fato, o que ocorreu realmente na viagem.

Selecionada a PCDP, responder a pergunta: “A viagem foi realizada?” Sim ou Não . Se o Proposto afastou-se da sua localidade sede, responder Sim . Caso contrário, se a viagem não foi iniciada, não saiu de sua cidade sede, responder Não, justificar e clicar “ Ok” .

Para iniciar a prestação de contas, deve-se ter em mãos a documentação necessária para a comprovação da viagem. Acessar a funcionalidade “ Prestação de Contas ” e selecionar a PCDP, por meio das opções: - Todas; - Pelo número; - Pelo nome do Proposto.

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Digitalizar os documentos de comprovação da viagem e anexá-los a PCDP. Ao clicar em “ Anexos ” , aparecerá à tela abaixo.

Para anexar o documento, clicar em “ Procurar > Selecionar o Documento > Nomear o Documento > Definir o Tipo de Documento > Anexar ” . Se necessário, preencher o campo de “ Observações ” .

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Caso tenha ocorrido alguma alteração no transcorrer da viagem, se autorizada, essa deve ser inserida na PCDP. Por exemplo, se houve alteração em algum trecho, o Solicitante tem que clicar na tecla “ Trechos ” .

O sistema disponibilizará o roteiro da viagem para que sejam feitas as alterações necessárias, ajustando-a ao que foi realizado. Clicar nos trechos para proceder às alterações ou excluí-los. É possível também acrescentar novos trechos. Se não forem necessárias as alterações clicar no botão “ Cancelar ” .

Ao realizar aquelas alterações, o SCDP recalcula automaticamente os valores da viagem, gerando o valor a Reembolsar ou a Devolver . Se o valor é a Reembolsar , a PCDP volta para o fluxo de aprovações. Se a Devolver , a PCDP vai para o módulo de “ Devolução de Valor ” . Realizadas as alterações, o Solicitante deve acionar o botão “ Salvar ” .

Se feita alteração de data ou destino no trecho é preciso ajustar os bilhetes para que não ocorra reserva inconsistente. Utilizar o botão “ Reserva de Passagem ”(ao lado do botão “ Trechos ” ).

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Clicar no botão “ Encaminhar ”para enviar a PCDP para a aprovação do Proponente .

É possível informar no campo “ Restituição ” , as despesas relacionadas com a viagem(passagens, remarcação de bilhetes, etc). Ressalta-se que este campo é apenas informativo e que o pagamento deve ser feito em processo externo ao SCDP.

É possível fazer o pagamento de despesas extras relacionadas a diárias. Para isto, calcular o valor a pagar e lançar no campo“ Reembolso de Despesas Extras ” , justificar o motivo e clicar em “ Atualizar ” .

Depois de realizados os ajustes devidos, anexados os documentos e lançadas as observações/ justificativas necessárias, o Solicitante deve confirmar se o Proposto devolveu os comprovantes das despesas da viagem e os comprovantes de embarques.

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1.1. Devolução de Valores

Módulo disponível para os perfis Solicitante e Coordenador Financeiro . O Solicitante , que tem a atribuição de realizar a Prestação de Contas , recebe

a Guia de Recolhimento da União - GRU , confere a autenticidade do pagamento, digitaliza o documento, anexa-o ao processo e faz a baixa da dívida.

O Coordenador Financeiro acompanha as viagens que possuem valores a devolver e deve tomar as providências necessárias para a efetividade do processo. Por decisão interna de cada Órgão, esse procedimento pode ser atribuído apenas ao Solicitante , apenas ao Coordenador Financeiro ou dividido entre ambos.

Para informar os valores devolvidos, após o recebimento da GRU, acessar a funcionalidade “ Prestação de Contas > Devolução de Valores ” .

Selecionar a PCDP que será dada a baixa do valor e clicar.

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Conferir o valor a devolver com o valor devolvido, digitalizar a GRU e anexar ao processo. Clicar em “ Anexos ” .

Para anexar, clicar em “ Procurar > Selecionar Arquivo > Abrir > Nomear documento > Definir tipo de documento (GRU) > Anexar ” . Em seguida “ Visualizar ” o documento para confirmar a anexação.

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Anexada a GRU, anotar o número que identifique o recolhimento, fazer as observações necessárias e “ Encaminhar ” a PCDP para a aprovação do Proponente .

Para a correção da PCDP, clicar em “ Corrigir ” e enviá-la novamente para o módulo Prestação de Contas .

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1.2. Ajustar PCDP

Módulo disponível para o perfil de Gestor Setorial . Essa função serve para retornar a PCDP ao fluxo, caso a prestação de contas tenha sido iniciada ou a viagem encerrada indevidamente.

Clique no módulo de “Prestação de Contas” e depois em “Ajustar PCDP” , o usuário com órgão de exercício na unidade que criou a viagem.

A PCDP pode ser localizada pelo número ou pelo nome do proposto. Após selecionar a PCDP desejada, clicar em “ OK” .

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Após confirmar o ajuste da PCDP, clicar “ OK” .

Justificar o motivo do reposicionamento e clicar em: Anexos – para anexar um documento, conforme já explicado. Encerrar – utilizado para confirmar anexação de um documento ou salvar uma justificativa inserida. Ao clicar nesse botão a PCDP volta para o status de encerrada. Confirmar – a PCDP será posicionada no inicio da prestação de contas (“A viagem foi realizada? Sim ou Não”); Cancelar – utilizado esse botão os procedimentos porventura realizados serão descartados e a PCDP volta para o status de encerrada.

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A PCDP foi reposicionada no início da prestação de contas.