MANUAL DE ORGANIZAÇÃO -...

MANUAL DE ORGANIZAÇÃO

OUTUBRO/2006

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MANUAL DE ORGANIZAÇÃO_________________________________________________________________________

ÍNDICE

Documento de Referência 03

Histórico 04

Objetivo da FUNASA 05

Conceitos 06 e 07

Objetivos do Manual de Organização:

• De Informação 07

• De Racionalização Estrutural e Funcional 07 e 08

Proposições para alteração do Manual 08

Aprovação do Manual de Organização 08

Siglário 09

Organograma Geral 10

Competências dos Órgãos:

• Conselho Deliberativo 11 e 12

• Conselho Fiscal 13

• Superintendência 14 e 15

• Diretoria de Seguridade 16

• Coordenação de Seguridade 17

• Diretoria Administrativa-Financeira 18 e 19

• Coordenação Administrativa-Financeira 20 e 21

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MANUAL DE ORGANIZAÇÃO da Fundação SAELPA de Seguridade Social – FUNASA, elaborado de acordo com o seu Novo Estatuto, aprovado pela

Superintendência Nacional de Previdência Complementar, através da Portaria nº 57, de 14 de junho de 2005.

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HISTÓRICO

A Fundação SAELPA de Seguridade Social – FUNASA, designada Instituição, foi

criada através da Portaria nº 3.949, do Ministério da Previdência e Assistência

Social, datada de 25 de fevereiro de 1987, cujo Estatuto, foi aprovado com base

no artigo 37 da Lei nº 6.435 de 15 de julho de 1977.

É uma entidade fechada de previdência complementar, constituída sob a forma de

Fundação pela Sociedade Anônima de Eletrificação da Paraíba – SAELPA, a

qual, é sua Patrocinadora Fundadora.

A FUNASA é regida por seu Estatuto e demais atos que forem aprovados pelos

órgãos competentes de sua administração, observados, os planos previdenciais

que administra e seus respectivos regulamentos. Sua natureza não poderá ser

alterada, nem suprimidos seus objetivos primordiais. Tem prazo de duração

indeterminado.

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OBJETIVO DA FUNASA

• Administrar e executar os planos de benefícios de caráter previdencial em

favor dos seus participantes e respectivos beneficiários.

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CONCEITOS

Para facilitar a compreensão do usuário, apresentamos alguns Conceitos que integram o conteúdo de um Manual de Organização.

Estrutura Organizacional – é um conjunto de funções, suas inter-relações e os níveis hierárquicos existentes, que integram uma Empresa ou qualquer outra modalidade de Sistema Social, e que devem ser formalizados.

Departamentalização – é a descentralização de funções, integradas por tarefas afins, de modo a formar novos órgãos na estrutura orgânica. Poderá ocorrer, tanto no sentido vertical quanto no sentido horizontal da estrutura.

Organogramação – é um gráfico representativo da estrutura formal da Organização com o objetivo de demonstrar graficamente:

• A divisão do trabalho, mediante o fracionamento da Organização em unidades de direção, conselhos, Coordenadorias, etc.;

• A relação superior-subordinado, o que deixa implícito os procedimentos relativos à delegação de autoridade e responsabilidade;

• O trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais;

• Permitir a análise organizacional.

Atividade – é o conjunto de operações inter-relacionadas, orientadas para o cumprimento de uma ou mais metas da organização ou de seus subsistemas. A identificação de atividade visa permitir a separação da organização em elementos relativamente independentes que possam ser compreendidos, analisados e avaliados.

Atividades de Direção – constituem o conjunto de esforços desenvolvidos nos níveis hierárquicos superiores da organização, visando determinar os objetivos da organização e promover sua realização, através de acionamento de recursos humanos, financeiros e materiais;

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Atividades Fins ou Substantivas – são aquelas que constituem o conjunto de esforços, quer de estudo, quer de execução, visando realizar os fins a que se propõe a organização;

Atividades Meios ou Adjetivas – são aquelas que constituem o conjunto de esforços, quer de estudo, quer de execução, visando apoiar ou facilitar a realização dos fins a que se propõe a organização;

Manual de Organização – é um instrumento que instrui e formaliza a Estrutura Organizacional, assegurando a necessária coordenação e entrosamento entre os diferentes órgãos que a compõem. O Manual deve espelhar a situação estrutural da Organização.

OBJETIVOS DO MANUAL DE ORGANIZAÇÃO:

De Informação

• Definir e fazer conhecer as competências de cada órgão e as devidas relações com os demais órgãos da organização;

• Manter a direção da organização informada sobre a sua estrutura organizacional;

• Fazer conhecer a todos os titulares, sua posição relativa à estrutura organizacional;

• Proporcionar meios para um inter-relacionamento dinâmico entre os diversos órgãos;

• Facilitar a integração dos titulares dos órgãos;

• Facilitar a delegação de autoridade.

De Racionalização Estrutural e Funcional

• Analisar a estrutura e competências vigentes;

• Projetar e elaborar novas estruturas e competências, mostrando as alterações;

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• Traduzir os objetivos e as diretrizes básicas da organização em competências específicas;

• Definir claramente as áreas de responsabilidades e relações funcionais entre os diversos órgãos, de modo a evitar duplicidade e omissões.

PROPOSIÇÕES PARA ALTERAÇÃO DO MANUAL:

As proposições para criação, extinção ou reformulação de órgãos, independentemente do nível, devem ser encaminhadas pelas Diretorias interessadas, por escrito, à Superintendência.

APROVAÇÃO DO MANUAL DE ORGANIZAÇÃO:

A aprovação de toda e qualquer alteração na estrutura organizacional e nas atribuições dos órgãos da Fundação é de competência da sua Diretoria Executiva.

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SIGLÁRIO

SIGLAS ÓRGÃO PAGINAÇÃO

CD CONSELHO DELIBERATIVO 11 e 12

CF CONSELHO FISCAL 13

SUP SUPERINTENDÊNCIA 14 e 15

DSE DIRETORIA DE SEGURIDADE 16

CSE COORDENAÇÃO DE SEGURIDADE 17

DAF DIRETORIA ADMINISTRATIVA-FINANCEIRA 18 e 19

CAF COORDENAÇÃO ADMINISTRATIVA-FINANCEIRA 20 e 21

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ORGANOGRAMA GERAL

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CONSELHODELIBERATIVO

10 CD

CONSELHO FISCAL

20 CF

SUPERINTENDÊNCIA

30 SUP

DIRETORIA ADMINISTRATIVAFINANCEIRA

40 DSE

DIRETORIA DESEGURIDADE

50 DAF

COORDENAÇÃODE SEGURIDADE

41 CSE

COORDENAÇÃOADMINISTRATIVA-FINANCEIRA

51 CAF

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COMPETÊNCIAS DOS ÓRGÃOS

• Deliberar sobre a reformulação do Estatuto da Fundação em conformidade com o que está definido no mesmo.

• Deliberar sobre o orçamento-programa e suas eventuais alterações;

• Deliberar sobre os planos de custeio e programas de aplicação dos patrimônios dos planos previdenciais;

• Deliberar sobre a implantação e extinção de planos previdenciais;

• Deliberar sobre o Relatório Anual de Atividades e a prestação de contas do exercício, após a devida apreciação do Conselho Fiscal;

• Deliberar sobre a admissão de novos patrocinadores, ouvido o órgão regulador e fiscalizador;

• Deliberar sobre a alienação de bens imóveis, constituição de ônus ou direitos reais sobre os mesmos, edificação em terrenos vinculados ao patrimônio dos planos previdenciais e outros assuntos correlatos que lhe sejam submetidos;

• Decidir sobre a aceitação de doações com ou sem encargos;

• Deliberar sobre as normas básicas de administração de pessoal;

• Deliberar sobre os planos e programas, anuais e plurianuais, normas e critérios gerais e outros atos julgados necessários à administração da Fundação;

• Deliberar sobre a extinção da FUNASA e destinação dos patrimônios de seus planos previdenciais, observado os mandamentos legais e o disposto no respectivo Estatuto;

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ÓRGÃO: CONSELHO DELIBERATIVOSigla: CDC.A.R. 10

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• Deliberar sobre a instituição de comissão com o objetivo de conduzir as eleições dos membros dos Conselhos Deliberativo e Fiscal.

• Julgar em instância superior os recursos interpostos aos atos da Diretoria-Executiva ou dos diretores, sobre matéria administrativa;

• Reformar os regulamentos dos planos previdenciais, por proposta da Diretoria Executiva ou de pelo menos 2/3 (dois terços) de seus membros, sujeitando-os à aprovação do MPS;

• Deliberar sobre os assuntos omissos do Estatuto e dos regulamentos de planos previdenciais da Fundação;

• Lavrar em livro de atas os resultados dos trabalhos do colegiado.

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• Examinar e aprovar os balancetes da Fundação;

• Emitir pareceres sobre o balanço anual da Fundação, bem como sobre as contas e demais aspectos econômico-financeiros dos atos da Diretoria executiva;

• Examinar, a qualquer época, os livros contábeis e documentos da Fundação;

• Lavrar em livro de atas e pareceres o resultado dos exames procedidos;

• Apresentar, ao Conselho Deliberativo, pareceres sobre os negócios e as operações sociais do exercício, com base nas demonstrações contábeis e atuariais e as contas da Diretoria-Executiva;

• Emitir relatórios semestrais sobre os controles internos, contemplando os exames efetuados, inclusive, sobre a aderência da gestão dos recursos garantidores dos planos de benefícios às normas em vigor e à política de investimentos, a aderência das premissas e hipóteses atuariais e a execução orçamentária;

• Emitir relatórios semestrais com recomendações a respeito de eventuais deficiências com o estabelecimento de cronograma de saneamento das mesmas, quando for o caso.

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ÓRGÃO: CONSELHO FISCALSigla: CFC.A.R. 20

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COMPOSIÇÃO:

ÓRGÃO SIGLA C.A.R.Superintendência SUP 30Diretoria de Seguridade DSE 40Diretoria Administrativa Financeira DAF 50

ATRIBUIÇÕES:

• Dirigir e coordenar os trabalhos da Diretoria-Executiva;

• Representar a FUNASA, ativa passiva, judicial e extrajudicialmente, podendo nomear, por prazo determinado, procuradores, prepostos ou delegados, mediante aprovação da Diretoria-Executiva;

• Representar a FUNASA em convênios, contratos, acordos e demais documentos, firmando-os em nome dela, bem como movimentar, juntamente com outro diretor, os recursos da Fundação;

• Gerir a política de pessoal da Fundação;

• Convocar e presidir as reuniões da Diretoria-Executiva, bem como convocar reuniões extraordinárias do Conselho Deliberativo;

• Responder pela contratação e prestação de serviços terceirizados da Fundação;

• Propor à Diretoria-Executiva a designação dos chefes dos órgãos técnicos e administrativos da Fundação, assim como dos seus agentes e representantes;

• Fiscalizar e supervisionar a administração da Fundação;

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ÓRGÃO: SUPERINTENDÊNCIASigla: SUPC.AR. 30

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• Responder pelas informações prestadas sobre os assuntos da Fundação;

• Cumprir e fazer cumprir o Estatuto Social, normas e regulamentos da Fundação.

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ÓRGÃO: DIRETORIA DE SEGURIDADESigla: DSEC.AR. 40

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COMPOSIÇÃO:

ÓRGÃO SIGLA C.A.R.Coordenação de Seguridade CSE 41

ATRIBUIÇÕES:

• Gerir o planejamento e a execução das atividades da Fundação, no setor previdencial;

• Responder pelas normas do setor previdencial;

• Responder pelos planos de ampliação do programa previdencial, bem como os planos de benefícios dos programas previdenciais da Fundação;

• Aprovar a inscrição de participantes e beneficiários e supervisionar a organização e a atualização dos respectivos cadastros;

• Responder pelo controle de autenticidade das condições de inscrição e de concessão de benefícios previdenciais;

• Responder pela organização das folhas de pagamento de benefícios;

• Responder pelo bem-estar da população participante e beneficiária, bem como pela divulgação de informações referentes ao plano previdencial;


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ÓRGÃO: COORDENAÇÃO DE SEGURIDADESigla: CSEC.A.R. 41

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ATRIBUIÇÕES:

• Desenvolver as atividades referentes ao setor previdencial;

• Auxiliar na elaboração dos planos de ampliação do programa previdencial e os planos de benefícios dos programas previdenciais da Fundação;

• Inscrever participantes e beneficiários, mantendo atualizados os respectivos cadastros,

• Elaborar as folhas de pagamento de benefícios;

• Propiciar o bem-estar dos participantes, ativos e assistidos;

• Efetuar a divulgação de informações referentes ao plano previdencial;

• Elaborar relatórios gerenciais de acompanhamento da evolução quantitativa dos participantes da FUNASA;

• Prestar informações, quando solicitadas pela Diretoria Executiva, referentes às atividades de Seguridade da Fundação;

• Acompanhar e divulgar para a Diretoria Executiva as alterações na legislação previdenciária que possam afetar as obrigações previdenciárias e as atividades desenvolvidas pela Fundação;

• Providenciar a elaboração de cálculos para o processo de concessão de benefícios previdenciais de acordo com os respectivos regulamentos;

• Cumprir e Estatuto, normas e regulamentos da Fundação.

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ÓRGÃO: DIRETORIA ADMINISTRATIVA -FINANCEIRASigla: DAFC.A.R. 50

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COMPOSIÇÃO

ÓRGÃO SIGLA C.A.R.Coordenação Administrativa-Financeira CAF 51

ATRIBUIÇÕES:

• Planejar e orientar a execução das atividades financeiras e de administração geral da Fundação;

• Responder pela organização e atualização dos registros e a escrituração contábil da Fundação, bem como pela sua execução orçamentária;

• Responder pelos valores patrimoniais dos planos previdenciais da Fundação;

• Responder pelo funcionamento das carteiras de empréstimos, bem como pelo funcionamento dos sistemas de investimentos da Fundação;

• Promover as investigações econométricas indispensáveis à elaboração dos planos de custeio e dos programas de aplicação dos patrimônios dos planos previdenciais;

• Responder pelo registro e controle dos cargos e funções pertencentes ao quadro de pessoal da Fundação;

• Supervisionar a elaboração da folha de pagamento dos empregados da Fundação;

• Promover a lavratura e divulgação dos atos relativos a pessoal na Fundação;

• Responder pela administração de materiais;

• Responder pelo bom funcionamento das atividades de expediente, arquivo, serviços gerais e transportes da Fundação;

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ÓRGÃO: COORDENAÇÃO ADMINISTRATIVA-FINANCEIRASigla: CAFC.A.R. 51

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ATRIBUIÇÕES:

• Manter atualizados os registros referentes aos cargos e funções do pessoal da Fundação;

• Elaborar a folha de pagamento dos empregados da Fundação;

• Efetuar o controle dos planos de compras e de estoques de materiais da Fundação;

• Providenciar a execução das atividades de expediente, arquivo, serviços gerais e transportes da Fundação;

• Prestar informações, quando solicitadas pela Diretoria-Executiva, referentes às atividades de Administração geral da Fundação;

• Realizar os pagamentos para o cumprimento das obrigações financeiras da Entidade;

• Responder pela administração dos recursos disponíveis do fundo fixo;

• Efetuar os registros e a escrituração contábil e Fiscal da Fundação, mantendo-os atualizados;

• Controlar os sistemas de investimentos, conforme o programa de aplicação dos patrimônios, definido na política de investimentos da Fundação;

• Efetuar investigações econométricas para a elaboração dos planos de custeio e dos programas de aplicação dos patrimônios dos planos previdenciais;

• Divulgar informações referentes à evolução econômico-financeira da Fundação;

• Prestar informações, quando solicitada pela Diretoria-Executiva sobre a formação, conservação, mutação e produtividade dos patrimônios dos planos previdenciais da Fundação;

• Acompanhar e auxiliar na elaboração do orçamento anual da Fundação;

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• Acompanhar e auxiliar na política de investimento da Fundação;

• Controlar e acompanhar todos os contratos firmados entre a Fundação e Terceiros;

• Cumprir o Estatuto, normas e regulamentos da Fundação, bem como a legislação pertinente à previdência privada.

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