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MANUAL DE GESTÃO DE CONTRATOS

MANUAL DE GESTÃO DE CONTRATOS - NUCLEP

MANUAL DE GESTÃO DE CONTRATOS DA NUCLEP 3

Ficha técnica

Informações e contatos

Nuclebrás Equipamentos Pesados S/A – NuclepGerência Geral de Compras e ServiçosAv. Gal. Euclydes de Oliveira Figueiredo, 200 - BrisamarItaguaí – RJ – Cep: 23825-410. Tel. +55 21 3781-4300www.nuclep.gov.br

Presidente da NUCLEP

Carlos Henrique Silva Seixas

Diretor Administrativo

Luzenildes Sant’ana de Almeida

Gerente Geral de Compras e Serviços

Fernando de Jesus Coutinho

Instituto Protege Escola BrasilAutores

André KuhnCristiano Rocha HeckertMarcelo Souza Rocha

Revisão Final

Jorge Ulisses Jacoby Fernandes

Revisão Jurídica

Murilo Queiroz Melo Jacoby Fernandes

Projeto Gráfico e Diagramação

Daniel Santiago

Ficha catalográfica

M294 Heckert, Cristiano Rocha. Kuhn, André. Rocha, Marcelo Souza. Manual de Gestão de Contratos da Nuclep. Brasília: Instituto Protege, 2018.

256 p.

ISBN 978-85-85170-00-4

1. Contrato – Gestão. 2. Nuclep. 3. Licitação. I. Heckert, Cristiano Rocha. II. Kuhn, André. III. Rocha, Marcelo Souza. IV. Instituto Protege. V. Título.

CDD: 341.356CDU: 342.9

Informação bibliográf ica deste manual, conforme a NBR 6023:2002 da Associação Brasileira de Normas técnicas (ABNT):

HECKERT, Cristiano Rocha. KUHN, André. ROCHA, Marcelo Souza. Manual de Gestão de Contratos da Nuclep. 1. Ed. Brasília: Instituto Protege, 2018. 256p. ISBN 978-85-85170-00-4

A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9160/1998).

MANUAL DE GESTÃO DE CONTRATOS DA NUCLEP MANUAL DE GESTÃO DE CONTRATOS DA NUCLEP

SUMÁRIO

Introdução 9

Parte I – O Gestor e os Fiscais do Contrato 11

1. Definições ................................................................................................................... 112. Obrigatoriedade .................................................................................................... 123. Designação do gestor e dos fiscais ............................................................ 124. Perfil do gestor e dos fiscais do contrato .............................................. 125. Recusa em ser gestor ou fiscal de contrato .......................................... 136. Atribuições do gestor e dos fiscais do contrato ................................. 13

6.1 Atribuições do gestor do contrato ......................................................146.2 Atribuições do fiscal técnico do contrato ....................................... 156.3 Atribuições do fiscal administrativo do contrato ....................... 16

7. Diretrizes úteis ao gestor e aos fiscais de contrato .......................... 168. Vedações ................................................................................................................... 169. Responsabilização ............................................................................................... 1710. Contratação de fiscal de contrato ............................................................ 17

Parte II – Gestão de Contratos – Aspectos Gerais 18

1. Definição .................................................................................................................... 192. Formalização da gestão.................................................................................... 19

2.1 Documentação ............................................................................................. 192.2 Um só processo e um só Histórico de Gerenciamento do Contrato ...........................................................202.3 Histórico de Gerenciamento do Contrato ....................................... 21

2.3.1 Sobre a relação da contratada com seus empregados ..... 222.3.2 Sobre a relação da contratada com a Nuclep ........................ 222.3.3 Sobre a relação da contratada com outros .............................. 23

2.4 Recusa do preposto em assinar o Histório de Gerenciamento do Contrato ou ciência de comunicação ....................................... 23

3. Execução das prestações do contrato ..................................................... 23

4. Recebimento do objeto ...................................................................................244.1 Recebimento e atesto do cumprimento das obrigações .....244.2 Prazo para recebimento ........................................................................... 254.3 Forma de recebimento ............................................................................. 25

5. Pagamento ............................................................................................................. 265.1 Documentos fiscais .................................................................................... 265.2 Atesto de fatura e nota fiscal ................................................................ 265.3 Processo de pagamento .......................................................................... 275.4 Pagamento antecipado............................................................................28

6. Prazos .........................................................................................................................287. Garantias ................................................................................................................... 29

7.1 Garantia técnica ............................................................................................ 297.2 Garantia contratual ..................................................................................... 29

8. Termo de Contrato .............................................................................................309. Alterações contratuais ....................................................................................... 31

9.1 Prorrogação da vigência do contrato ............................................... 329.2 Termo Aditivo ................................................................................................. 339.3 Termo de Apostilamento ......................................................................... 33

10. Equilíbrio econômico-financeiro ..............................................................3411. Reajuste de preços ............................................................................................. 3512. Repactuação ......................................................................................................... 3513. Penalidades ...........................................................................................................38

13.1 Regras comuns a todas as penalidades .........................................3813.2 Advertência ..................................................................................................... 39

13.2.1 Procedimento ........................................................................................... 3913.2.1.1 Notificação e defesa ....................................................................... 3913.2.1.2 Forma e execução .......................................................................... 40

13.2.2 Recurso ....................................................................................................... 4013.3 Multa .................................................................................................................. 40

13.3.1 Procedimento .......................................................................................... 4013.3.1.1 Notificação e defesa ........................................................................4113.3.1.2 Valor .........................................................................................................4113.3.1.3 Forma e execução ...........................................................................42

13.3.2 Recurso ........................................................................................................4213.4 Suspensão do direito de licitar e contratar com a Nuclep ...43

13.4.1 Procedimento ...........................................................................................4313.4.1.1 Notificação e defesa ...................................................................... 44


13.4.1.2 Forma e execução ......................................................................... 4413.4.2 Recurso .......................................................................................................45

14. Rescisão contratual ..........................................................................................45

Parte III – Gestão de Contratos de Fornecimento de Bens 47

1. Contratos de fornecimento ............................................................................471.1 Atribuições específicas do contrato de fornecimento ...........471.2 Fornecimentos de maior relevância ................................................ 481.3 Visita ao estabelecimento da contratada ..................................... 48

2. Contratos de fornecimento integral ........................................................ 483. Contratos de fornecimento parcelado ................................................... 484. Possibilidade de troca da marca do bem .............................................49

Parte IV – Gestão de Contratos de Prestação de Serviços 50

1. Introdução ................................................................................................................. 511.1 Cadastro Geral de Empregados e Desempregados ................ 521.2 Relação Anual de Informações Sociais ............................................ 531.3 Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional ......... 531.4 Programa de Prevenção de Riscos Ambientais ......................... 53

2. Contratos de prestação de serviços continuados ............................542.1 Conceito ............................................................................................................542.2 Projeto Básico ou Termo de Referência ..........................................542.3 Peculiaridades ............................................................................................... 552.4 Desvios de função ........................................................................................ 562.5 Contratação de apoio à fiscalização ................................................. 56

3. Gestão do contrato de serviços continuados ...................................... 563.1 Gestão da documentação ... ................................................................... 56

3.1.1 Documentos a serem exigidos no início do serviço ............. 573.1.2 Documentos a serem exigidos uma única vez em caso de desligamento de empregado da contratada ........................... 573.1.3 Documentos a serem exigidos mensalmente, semestralmente ou eventualmente ............................................ 57

3.2 Fiscalização da execução f ísica do contrato ................................583.2.1 Da fiscalização preliminar feita pelo gestor .............................583.2.2 Da fiscalização sobre recursos humanos feita pelo gestor com apoio do fiscal administrativo ..............................................583.2.3 Da fiscalização sobre segurança, materiais e equipamentos feita pelo fiscal administrativo ...................... 593.2.4 Da gestão para fiel execução do contrato feita pelo gestor .................................................................................................. 59

3.3 Vigência do contrato ..................................................................................603.4 Rescisão final ou antecipada de serviço contínuo ....................613.5 Conta vinculada ............................................................................................ 62

4. Gestão dos contratos de prestação de serviços de conservação e limpeza ................................................................................................................. 635. Gestão de contratos de manutenção predial .....................................646. Gestão dos contratos de prestação de serviços de vigilância.................................................................................. 657. Gestão dos contratos de prestação de serviços de lanchonete e restaurante ........................................................................ 678. Dos contratos de prestação de serviços de passagem aérea ...68

Parte V – Gestão de Contratos de Tecnologia da Informação 70

1. Introdução ................................................................................................................702. Modelo de Contratação ................................................................................... 73

2.1 Atores .................................................................................................................. 732.1.1 Gestor do contrato.................................................................................... 732.1.2 Fiscais do contrato e preposto da contratada ......................... 732.1.3 Interações ..................................................................................................... 74

2.2 Artefatos ............................................................................................................ 742.2.1 Histórico de Gerenciamento do Contrato .................................. 752.2.2 Plano de Inserção ................................................................................... 752.2.3 Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens ................. 752.2.4 Termo de Recebimento Provisório ............................................... 752.2.5 Termo de Recebimento Definitivo ................................................ 75

2.3 Processos e atividades .............................................................................. 752.3.1 Atividades do Processo de Iniciação Contratual .................... 76

2.3.1.1 Plano de Inserção .............................................................................. 772.3.1.1.1 Responsabilidades ....................................................................... 77


2.3.1.1.2 Conteúdo ..........................................................................................782.3.1.1.3 Repasse de conhecimento .....................................................782.3.1.1.4 Infraestrutura ................................................................................78

2.3.1.2 Reunião Inicial ....................................................................................782.3.2 Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens .................79

2.3.2.1 Modelo ....................................................................................................792.3.3 Monitoramento da Execução do Contrato ...............................79

2.3.3.1 O Processo ........................................................................................... 802.3.3.2 Dos tipos de recebimento ..........................................................82

2.3.3.2.1 Recebimento Provisório ..........................................................822.3.3.2.2 Recebimento Definitivo .........................................................82

2.3.3.3 Responsabilidade por Danos ....................................................832.3.3.4 Subcontratação ................................................................................832.3.3.5 Controle da Produtividade ........................................................ 842.3.3.6 Controle do Material Utilizado ................................................. 842.3.3.7 Histórico de Gerenciamento do Contrato......................... 842.3.3.8 Avaliação Qualitativa da Gestão Contratual .................... 84

2.3.3.8.1 Listas de Verificação ................................................................ 842.3.3.8.2 Registro de Pendência ...........................................................852.3.3.8.3 Registro de Não Conformidade .........................................85

2.3.3.9 O Processo ...........................................................................................852.3.3.10 Avaliação de Problemas e Ajustes Contratuais ............862.3.3.11 Alterações Contratuais .................................................................862.3.3.12 Inexecução e Rescisão Contratual ........................................87

2.3.4 Transição Contratual .............................................................................882.3.5 Encerramento do Contrato ...............................................................88

2.3.5.1 Procedimentos necessários ........................................................882.3.5.2 Garantia dos direitos de propriedade intelectual .........892.3.5.3 Segurança da Informação...........................................................892.3.5.4 Procedimentos específicos aos serviços continuados ............................................................90

Parte VI – Gestão de Contratos de Engenharia 91

1. O gestor e os fiscais de contratos de engenharia ..............................911.1 Responsabilidades .......................................................................................911.2 Contratação de fiscal de contrato ...................................................... 92

2. A gestão de contratos de engenharia ..................................................... 922.1 Execução das prestações do contrato ............................................. 92

2.2 Pagamento ...................................................................................................... 932.2.1 Atesto do cumprimento das obrigações .................................... 932.2.2 Processo de pagamento ..................................................................... 93

2.3 Garantias ...........................................................................................................942.3.1 Garantia técnica ........................................................................................942.3.2 Garantia contratual ................................................................................94

2.4 Estimativa de custos ..................................................................................942.5 Contratação emergencial .......................................................................942.6 Alterações contratuais .............................................................................. 95

2.6.1 Alterações unilaterais ............................................................................ 952.6.2 Alterações por acordo entre as partes ........................................ 952.6.3 Acréscimos e supressões .................................................................... 952.6.4 Prorrogação da vigência do contrato .........................................962.6.5 Termo aditivo .............................................................................................96

2.7 Equilíbrio econômico-financeiro ........................................................962.8 Reajuste de preços ......................................................................................972.9 Repactuação ...................................................................................................972.10 Penalidades .....................................................................................................982.11 Recebimento do objeto ............................................................................98

3. Especificidades na gestão de contratos de obras ............................983.1 Gestão da documentação .......................................................................98

3.1.1 Documentos a serem exigidos no início da obra ...................983.1.2 Documentos que devem ficar no local da obra, sob os cuidados da contratada .......................................................993.1.3 Documentos a serem exigidos mensalmente ou eventualmente pelo gestor do contrato....................................993.1.4 Documentos a serem exigidos no final da obra ....................99

3.2 Gestão da execução f ísica .....................................................................1003.2.1 Da gestão preliminar ...........................................................................1003.2.2 Da gestão sobre os recursos humanos ....................................1003.2.3 Da gestão sobre segurança, materiais e equipamentos ...............................................................100

4. Tópicos especiais em contratos de engenharia ..............................1004.1 Qualificação Técnica – manutenção das condições de habilitação .......................................................................1004.2 Preço e condições de pagamento .................................................... 1014.3 Dos prazos ....................................................................................................... 1014.4 Garantia contratual ................................................................................... 1024.5 Direitos, responsabilidades e penalidades cabíveis .............. 103


4.6 Prorrogação contratual ..........................................................................1044.7 Custos da administração local ........................................................... 105

4.7.1 Critério de medição de administração local .......................... 1054.7.2 Análise de impactos no custo da administração local por atrasos justificáveis .......................................................... 1064.7.3 Análise de impactos no custo da administração local por acréscimos de serviços .................................................. 1064.7.4 Sugestão para alteração de contratos...................................... 1074.7.5 Orientações finais ................................................................................. 107

4.8 Procedimentos para medição e pagamento por etapas....................................................................................................... 1074.9 Contratação Integrada e semi-integrada .................................... 108

Parte VII – Temas Diretamente Relacionados à Gestão do Contrato 109

1. Termo de Contrato ............................................................................................. 1092. Notas de empenho ............................................................................................ 1103. Projeto Básico ou Termo de Referência ................................................. 111

ANEXOS – Modelos de documentos para gestão de contratos 113

1. Designação do gestor e dos fiscais do contrato ............................... 1132. Plano de inserção da contratada e de fiscalização do contrato .... .................................................................. 1143. Termo de compromisso .................................................................................. 1174. Termo de ciência ................................................................................................1225. Ata de reunião ......................................................................................................1236. Ordem de serviço ou de fornecimento de bens ............................. 1247. Histórico de gerenciamento do contrato .............................................1258. Formulário de sugestões e reclamações ............................................. 1269. Comunicação da ocorrência de danos ................................................. 12710. Determinação para correção de irregularidade ............................ 12811. Determinação para substituição de empregados ........................ 12912. Determinação para substituição de preposto ................................ 13013. Notificação para defesa – advertência ................................................. 13114. Advertência – comunica a aplicação ....................................................13215. Notificação para defesa – multa ..............................................................13316. Multa – comunica a aplicação .................................................................. 134

17. Retenção cautelar de valor ..........................................................................13518. Notificação para defesa de irregularidades passíveis de punição com suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a NUCLEP...................................... 13619. Comunica a aplicação de suspensão do direito de licitar e contratar ........................................................................................13720. Termo de recebimento provisório ......................................................... 13821. Termo de recebimento definitivo ........................................................... 13922. Proposta do gestor do contrato pela prorrogação contratual.....................................................................14023. Termo de encerramento do contrato ................................................... 141

MANUAL DE GESTÃO DE CONTRATOS DA NUCLEP MANUAL DE GESTÃO DE CONTRATOS DA NUCLEP12 13

INTRODUÇÃO

Este Manual visa a subsidiar os gestores e os fiscais de contrato da Nuclebrás Equipamentos Pesados S/A (Nuclep) no desempenho de sua missão. Para isso, agrupa conceitos, determinações legais, ori-entações técnicas, fluxogramas e modelos de documentos com o intuito de se apresentar como um guia de consulta rápida e objeti-va no cotidiano da execução contratual.

Evidentemente, o conteúdo do presente Manual é dinâmico, de-vendo ser adequado e atualizado de acordo com as mudanças frequentes das correntes jurisprudenciais e doutrinárias e, ainda, alterações de dispositivos legais.

Destaca-se que o Manual foi construído como parte do Contrato nº C-977/CS-546 entre a Nuclep e o Instituto Protege e se destina pri-meiramente às contratações voltadas às atividades-fim da empresa.

Nada obstante, muitas das boas práticas aqui apresentadas poderão ser aplicadas, com a devida análise de conveniência e oportuni-dade por parte do gestor, aos contratos administrativos referentes à atividade-meio.

O Manual foi construído a partir de três fontes principais:

n a Lei nº 13.303, de 30 de junho de 2016, que dispõe sobre o es-tatuto jurídico da empresa pública, da sociedade de economia mista e de suas subsidiárias, no âmbito da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios;

n o Relatório Analítico de Diagnóstico de Gestão de Contratos, elaborado pela equipe do Instituto Protege no âmbito do referido contrato a partir de entrevistas realizadas com gestores da Nuclep, aprovado pela empresa; e

n o Regulamento de Licitações e Contratos, também elaborado pela equipe do Instituto Protege e aprovado pela Nuclep no âmbito do mesmo contrato.

Ressalta-se que as aquisições de bens e as contratações de serviços ou de obras para atender às necessidades da Nuclep dependem das atividades de Planejamento da Contratação e de Seleção do Fornecedor, materializadas, respectivamente, na elaboração de Projeto Básico ou Termo de Referência e na condução do processo de licitação.

Essas duas fases não estão no escopo deste Manual, o qual trata especificamente da fase de Gestão do Contrato, que orienta os atos que se realizam entre a assinatura e o encerramento do contrato.

Cumpre destacar que são descritas as atribuições e atividades que devem ser realizadas pelo gestor e pelos fiscais do contrato. Para o alcance dos objetivos estabelecidos, é necessário que esses atores sejam formalmente designados e que o contrato seja executado fielmente pelas partes, de acordo com as cláusulas avençadas e as normas legais.

A designação é elemento essencial da matriz de responsabilidade, pois def ine poderes para f iscalizar e atestar a efetividade da execução do contrato, bem como para materializar a declaração de “atesto” de que os quantitativos e valores constantes do documento f iscal apresentado pela contratada estão corretos e vinculados ao contrato, à nota de empenho, ao objeto que se deve pagar; a importância exata a pagar; e a quem se deve pagar a importância para extinguir a obrigação.


O Manual está dividido em sete partes:

n Parte I – O Gestor e os Fiscais do Contrato

n Parte II – Gestão de Contratos – Aspectos Gerais

n Parte III – Gestão de Contratos de Fornecimento de Bens

n Parte IV – Gestão de Contratos de Prestação de Serviços

n Parte V – Gestão de Contratos de Tecnologia da Informação

n Parte VI – Gestão de Contratos de Engenharia

n Parte VII – Temas Diretamente Relacionados à Gestão do Contrato

No início de cada parte, há um quadro-resumo que sintetiza os as-pectos mais importantes tratados nela.

Objetiva-se, com isso, que as informações mais relevantes pos-sam ser obtidas pelos gestores e f iscais de contrato em uma rápida leitura.

Aplica-se este Manual a todas as unidades da Nuclep. Os contrata-dos não estão sujeitos às disposições deste Manual, exceto se assim estiver expresso no edital ou no termo de contrato.

ÍCONES

Saiba o que significam os símbolos de comunicação utilizados neste manual.

BOA PRÁTICAIndica que outros órgãos já implantaram o procedimen-to, com expressiva melhoria de rotinas de gestão.

DICAEste símbolo surge sempre que é apresentada uma dica ou proposta de um procedimento que pode ser implantado para evitar ou resolver problemas comuns.

EXTRATO DE LEGISLAÇÃOIndica que o texto está associado a uma norma legal e apresenta o respectivo extrato da legislação.

FIQUE ATENTODestaca ao leitor uma informação de extrema im-portância para leitor.

JURISPRUDÊNCIAEste símbolo destaca alguma referência a decisões jurisprudenciais recentes do TCU.

RESUMOO texto associado a este símbolo traduz, de forma resu-mida, o conteúdo que será tratado nos tópicos seguintes.


O GESTOR E OS FISCAISDO CONTRATO

PARTE 1


RESUMO

n A legislação obriga a designação de, pelo menos, um representante da Nuclep para gerir/f iscalizar cada contrato.

n As boas práticas, porém, sugerem que esse trabalho seja dividido em, pelo menos, três papéis:

l gestor do contrato: designado pela unidade demandante para observar o cumprimento, pela con-tratada, das regras previstas e zelar pelo alcance dos re-sultados esperados no contrato;

l fiscal técnico: deve possuir conhecimento para fiscalizar os elementos técnicos do produto entregue ou serviço prestado; e

l fiscal administrativo: designado pela Gerência Geral de Compras e Contratações para fiscalizar os as-pectos administrativos do contrato.

n Não deve exercer esses papéis empregado da Nuclep que tenha participado do processo licitatório nem que seja da área responsável pelo pagamento do contrato.

n O gestor e os fiscais devem ler o edital, o contrato e os demais documentos da contratação.

n É vedado ao gestor e aos fiscais de contrato:

l exercer poder de mando sobre os emprega-dos da contratada, devendo se reportar somente aos prepostos e responsáveis por ela indicados; e

l promover acertos verbais com a contratada.

n O empregado não pode se recusar a ser gestor ou fis-cal do contrato se essa tarefa for compatível com o nível de complexidade das atribuições do seu cargo. A recusa injustificada caracteriza ato de insubordinação. É lícita a recusa quando:

l a complexidade da tarefa não for compatível com as atribuições do cargo, e existirem outros empre-gados ocupantes de cargo compatível em condições de exercer a atribuição; ou

l houver relação de parentesco ou relação de conflito de interesse. A relação de conflito de interesse está definida na Lei nº 12.813, de 16 de maio de 2013.

n É direito do designado solicitar curso de capacitação, que pode ser ministrado inclusive por empregados da própria Nuclep.

n A Nuclep pode contratar profissional ou empresa para assistir ou subsidiar o gestor e os fiscais do contrato caso estes não detenham as competências técnicas requeri-das para o fiel desempenho de sua missão.

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1. DEFINIÇÕES

2. OBRIGATORIEDADE

Gestor do contrato é o empregado da Nuclep, efetivo ou comissio-nado, formalmente designado para acompanhar a execução do contrato. Assim sendo, deve agir de forma proativa e preventiva, observar o cumprimento, pela contratada, das regras previstas no instrumento contratual e, ainda, buscar os resultados esperados no ajuste e trazer benefícios e economia para a Nuclep.

Os fiscais do contrato são empregados da Nuclep, efetivos ou comis-sionados, formalmente designados para assessorar o gestor do con-trato em suas atribuições. A boa prática recomenda a designação de, pelo menos, dois fiscais1, com seus respectivos substitutos:

n fiscal técnico: responsável por fiscalizar os elementos técnicos do produto entregue ou serviço prestado; e

n f iscal administrativo: responsável por f iscalizar os aspectos ad-ministrativos do contrato.

A execução do contrato será acompanhada e fiscalizada por repre-sentantes da Administração especialmente designados para tomar as providências necessárias ao fiel cumprimento do ajuste, tendo por parâmetro os resultados previstos no contrato.

As decisões e providências que ultrapassarem a sua competência/atribuição deverão ser encaminhadas aos seus superiores em tem-po hábil para a adoção das medidas convenientes.

Essa obrigatoriedade já era prevista na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e atualmente se aplica à Nuclep por força do seu Regula-mento Interno de Licitações.

3. DESIGNAÇÃO DO GESTOR E DOS FISCAIS

A indicação do gestor do contrato e de seu substituto deve ser feita, preferencialmente, pela unidade demandante.

Já o f iscal técnico e seu substituto devem ser da unidade com competência técnica para acompanhar a execução do contrato e aferir se os resultados entregues estão de acordo com os requisitos especif icados.

Por fim, o fiscal administrativo e seu substituto serão designados pela área responsável pelo acompanhamento formal dos contratos na Nuclep, isto é, a Gerência Geral de Compras e Contratações, ou-vida a área demandante quanto à oportunidade e à conveniência da indicação do fiscal.

Após a indicação pelas áreas, os representantes descritos acima serão nomeados por meio de portaria do diretor administrativo, que deverá ser inserida nos autos do processo administrativo de contratação.

É importante destacar que as férias dos gestores e f iscais de contrato e seus respectivos substitutos deverão ser escalonadas, de modo a não ensejar ausência de acompanhamento.

Excepcionalmente, caso ocorra ausência concomitante do titular e de seu substituto, deverá ser indicado novo gestor ou f iscal para substituir o titular durante suas férias, devendo ser este designado da mesma forma que o anterior.

1Nas contratações de Tecnologia da Informação, como se verá mais adiante, deve haver três f iscais de contrato: requisitante, técnico e administrativo.

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4. PERFIL DO GESTOR EDOS FISCAIS DO CONTRATO

A legislação não faz referência expressa ao perfil do gestor de con-trato. Todavia, em face da relevância de suas atribuições, é impor-tante que o empregado designado seja dotado de certas qualifi-cações, tais como:

n gozar de boa reputação ético-profissional; e

n possuir conhecimentos específ icos do objeto a ser gerenciadoou fiscalizado.

Recomenda-se, em relação ao designado:

n não haver relação de conflito de interesse, a qual está definida na Lei nº 12.813, de 16 de maio de 2013;

n não possuir, em seus registros funcionais, punições em decorrên-cia da prática de atos lesivos ao patrimônio público, em qualquer esfera de governo;

n não ter sido responsabilizado por irregularidades junto ao Tribu-nal de Contas da União ou junto a tribunais de contas de estados, municípios ou do Distrito Federal;

n não ter sido condenado em processo criminal por crimes contra a Administração Pública;

n não possuir relação comercial, econômica, financeira, civil ou tra-balhista com a contratada;

n não ser amigo íntimo ou inimigo capital da contratada ou dosseus dirigentes;

n não possuir relação de parentesco com membro da família dacontratada; e

5. RECUSA EM SER GESTOR OU FISCAL DE CONTRATO

n não apresentar, por motivos éticos, impedimentos ao exercício da função com a austeridade exigida pelo interesse público ou que comprometam a imagem pública da instituição.

Deverá ser evitada, sempre que possível, a designação de empre-gado que:

n tenha participado do processo de licitação do objeto;

n seja responsável pela liquidação da despesa ou pagamento do objeto; ou

n esteja respondendo a sindicância ou processo administrativo dis-ciplinar na condição de responsável ou indiciado.

Conforme já foi mencionado, o empregado não pode recusar-se a cumprir tarefas que sejam compatíveis com o nível de com-plexidade das atribuições do seu cargo.

É lícita a recusa quando a complexidade da tarefa não for com-patível com as atribuições do cargo e existirem outros emprega-dos ocupantes de cargo compatível em condições de exercer a atribuição.

Como as atividades administrativas não podem ser interrompi-das — princípio da continuidade da Administração —, em situ-ações excepcionalíssimas, devidamente justif icadas pela autori-dade designante e sob sua responsabilidade pessoal, poderá ser designado empregado com direito a lícita recusa. Nesse caso, o servidor informará no processo o fato que poderá atenuar a sua responsabilidade.

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BOA PRÁTICA

Na designação do gestor e dos f iscais do contrato, recomenda-se escolher os prof issionais com o perf il certo e qualif icá-los mediante um curso de capacitação feito na própria Nuclep, com empregados mais qualif icados e experientes, ou mediante processo de contratação de treinamento externo.

É direito do designado ser capacitado para a função.

6. ATRIBUIÇÕES DO GESTORE DOS FISCAIS DO CONTRATO

A eficiência de um contrato está diretamente relacionada com o acompanhamento de sua execução. O gestor e os fiscais do contra-to têm grandes responsabilidades pelos seus resultados, devendo observar o cumprimento integral das obrigações contratuais, en-trega dos bens, execução dos serviços e obras.

A legislação atribui ao gestor e aos fiscais autoridade para acom-panhar sistematicamente o desenvolvimento do contrato, o que lhes possibilita corrigir, no âmbito da sua esfera de ação e no tempo certo, eventuais irregularidades ou distorções existentes.

Adiante, estão relacionadas, entre outras que venham a ser es-tabelecidas, as atribuições do gestor, do f iscal técnico e do f iscal administrativo do contrato.

6.1 Atribuições do gestor do contrato

n Zelar pela f iel observância do Edital e seus anexos, em espe-cial do Projeto Básico ou Termo de Referência ao longo de toda a execução do contrato.

n Manter o Histórico de Gerenciamento do Contrato, documentan-do todas as ocorrências, determinando o que for necessário à regu-larização das faltas ou defeitos observados e juntando-o tempesti-vamente ao processo administrativo da contratação.

n Manter adequada a guarda dos processos de contratação e pa-gamento.

n Encaminhar à Gerência Geral de Compras e Contratações pedido de alteração em projeto, serviço, obra ou fornecimento, acompanha-do das devidas justificativas.

n Solicitar à Gerência Geral de Compras e Contratações esclareci-mentos de dúvidas relativas ao contrato sob sua responsabilidade.

n Receber e dar o encaminhamento devido às dúvidas ou ques-tionamentos feitos pela contratada, centralizando as informações.

n Acompanhar o cumprimento, pela contratada, do cronograma físico-financeiro estabelecido, encaminhando à autoridade com-petente eventuais pedidos de modificações ou substituições de materiais e equipamentos, formulados pela contratada.

n Comunicar à Gerência Geral de Compras e Contratações even-tuais atrasos nos prazos de entrega e/ou execução do objeto, bem como os pedidos de prorrogação, se for o caso.

n Manter controle atualizado dos pagamentos efetuados, em or-dem cronológica, observando para que o valor do contrato não seja ultrapassado.

n Atestar as notas f iscais e encaminhá-las, nos autos do processo respectivo, à Gerência Geral de Planejamento e Finanças para pagamento, após conferência completa, com apoio do f iscal administrativo, da documentação necessária para tal.

n Confrontar os preços e quantidades constantes do documento f iscal com os estabelecidos no contrato, bem como as medições dos serviços nas datas estabelecidas, antes de atestar o docu-mento f iscal.

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n Notificar a contratada para que regularize os documentos fiscais, quando necessário.

n Encaminhar, com fatura, a nota fiscal de simples remessa ou o rol dos materiais utilizados na obra pela contratada, quando for o caso.

n Acompanhar a evolução dos preços de mercado referentes ao objeto contratado.

n Receber e encaminhar à Gerência Geral de Compras e Con-tratações os pedidos de reajuste/repactuação e reequilíbrio econômico-financeiro.

n Controlar o prazo de vigência do instrumento contratual sob sua responsabilidade e encaminhar, quando for o caso, a solici-tação de prorrogação.

n Analisar os pedidos de prorrogação de prazos, de interrupções do objeto, de serviços extraordinários, de modificações no projeto ou alterações relativas à qualidade, à segurança e a outras (recorrendo ao apoio do fiscal técnico sempre que necessário), de modo a sub-sidiar a decisão final por parte da respectiva diretoria.

n Apresentar, periodicamente ou quando solicitado, relatório cir-cunstanciado de acompanhamento de execução da obra ou do serviço contratado.

n Estabelecer prazo para correção de eventuais pendências na execução do contrato e informar à Gerência Geral de Compras e Contratações ocorrências que possam gerar dif iculdades à conclusão da obra ou dos serviços, cientif icando-a da possibilidade de não conclusão do objeto na data aprazada, com as devidas justif icativas.

n Determinar que a contratada dê início à correção dos defeitos ou desconformidades com o ajustado constatados durante a execução do objeto ou após o recebimento provisório, fixando prazo para o término da correção.

n Informar à Gerência Geral de Compras e Contratações as ocorrên-cias relacionadas com a execução do contrato que ultrapassarem a

sua competência de atuação, objetivando a regularização das faltas ou defeitos observados.

n Fazer contato com as unidades administrativas usuárias dos serviços, a fim de verificar os procedimentos de controle que estão executando, conscientizando-as do compromisso de prestar informações corretas.

n Informar à Gerência Geral de Planejamento e Finanças, até 15 de dezembro de cada ano, as obrigações financeiras não liquidadas no exercício, visando à obtenção de reforço, cancelamento e/ou inscrição de saldos de empenho à conta de restos a pagar.

n Acompanhar o saldo dos empenhos efetuados, solicitando seu reforço, quando necessário, e desde que haja prévia aprovação da despesa, bem como acompanhar o saldo contratual, mantendo sempre a Gerência Geral de Planejamento e Finanças informada acerca de pagamentos eventualmente pendentes.

n Encaminhar à Gerência Geral de Planejamento e Finanças, no início de exercício financeiro, pedido de reforço ou novo empenho, para fazer face às despesas correntes.

n Comunicar à Gerência Geral de Compras e Contratações, formal-mente, irregularidades cometidas e sugerir a penalidade, após os contatos prévios com a contratada.

n Informar à Gerência Geral de Planejamento e Finanças, prévia e formalmente, quando do término da vigência do contrato, a liberação da garantia contratual em favor da contratada.

n Encaminhar à Gerência Geral de Planejamento e Finanças, após análise, os pedidos de restituição de garantia, devendo encaminhar à Gerência Geral de Compras e Contratações também os pedidos de outra natureza.

n Prestar, no prazo estipulado, as informações relativas ao objeto do contrato requeridas pelas unidades administrativas da Nuclep, Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações, Controladoria Geral da União, Tribunal de Contas da União e outros órgãos de fiscalização, devendo tais informações ser transmitidas aos referidos órgãos pela autoridade competente.

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6.2 Atribuições do fiscal técnico do contrato

n Verificar se, na entrega de materiais, na execução de obras ou na prestação de serviços, as especificações e as quantidades encon-tram-se de acordo com o estabelecido no instrumento contratual.

n Zelar pela fiel execução da obra ou dos serviços contratados, so-bretudo no que concerne à qualidade dos materiais utilizados.

n Receber as etapas de obra, serviços ou fornecimentos mediante medições precisas e de acordo com as regras contratuais.

n Efetuar as medições e receber os objetos e serviços entregues, atestando sua conformidade às especif icações e requisitos estabelecidos.

n Receber provisoriamente as aquisições, obras ou serviços sob sua responsabilidade, quando não for designada Comissão de Recebi-mento ou outro empregado.

n Auxiliar o gestor do contrato no desempenho de outras funções pertinentes com as anteriores elencadas.

6.3 Atribuições do fiscal administrativo do contrato

n Verificar o cumprimento das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias por parte da contratada.

n Controlar e acompanhar a frequência mensal dos profissionais alocados pela contratada para a prestação de serviços continuados nas dependências da Nuclep.

n Observar a compatibilização das informações referentes ao perío-do abrangido pelo controle de frequência adotado pela contratada.

n Auxiliar o gestor do contrato no desempenho de outras funções pertinentes com as anteriores elencadas.

7. DIRETRIZES ÚTEIS AO GESTORE AOS FISCAIS DE CONTRATO

Sugerem-se as seguintes diretrizes ao gestor e aos fiscais do contrato:

n leitura do ato de designação para conferência de dados;

n leitura do edital e do contrato, com atenção especial para cláusu-las que disponham sobre:

l objeto;

l forma de execução;

l condições de entrega;

l prazo de vigência do contrato;

l prazo de vigência da garantia contratual;

l condições de pagamento;

l prazo de execução;

l prazos de pagamento; e

l penalidades;

n no caso de serviços em geral e de obras, a leitura do projeto bási-co e, se já tiver sido elaborado, do projeto executivo;

n no caso de serviços em geral e de obras, conhecer a convenção coletiva de trabalho da respectiva categoria profissional;

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n agendar datas e prazos de:

l término de etapas ou parcelas do contrato;

l término da vigência do contrato;

l término da garantia contratual;

l pagamento;

l retorno dos bens da Nuclep cedidos à contratada; e

l se for o caso, prazo limite para propor a nova licitação do objeto;

n consultar a Gerência Geral Jurídica da Nuclep em caso de rele-vante dúvida jurídica; e

n observar as recomendações da Gerência Geral Jurídica e dosórgãos de fiscalização e controle, caso existentes, nos autos de con-tratações anteriores com objeto semelhante.

8. VEDAÇÕES

É vedado ao gestor e aos fiscais de contrato:

n exercer poder de mando sobre os empregados da contratada, devendo-se reportar somente aos prepostos e responsáveis por ela indicados; e

n promover acertos verbais com a contratada.

É vedado a qualquer empregado ou dirigente da Nuclep:

n exercer poder de mando sobre os empregados da contratada, reportando-se somente ao gestor do contrato;

9. RESPONSABILIZAÇÃO

O gestor e os fiscais do contrato, por força de suas atribuições formalmente estatuídas, têm particulares deveres que, se não cumpridos, podem resultar em responsabilização civil, penal e administrativa, como:

a) advertência;

b) suspensão;

c) destituição de cargo ou função comissionada; ou

d) demissão.

Na aplicação dessas penalidades, serão consideradas a natureza e a gravidade da infração cometida, bem como os danos que dela provierem para a Nuclep. As sanções administrativas poderão cumular-se com as sanções civis e penais, sendo independentes entre si. Sempre, no entanto, deve ser garantido ao acusado o direito à ampla defesa e ao contraditório.

n interferir nos trabalhos do gestor e dos fiscais do contrato, influ-enciá-los direta ou indiretamente para que pratiquem ato contra expressa disposição de lei ou preceito ético ou omisso em relação a dever funcional;

n manter contato com a contratada, visando obter benefício ou vantagem, direto ou indireto, inclusive para terceiro; e

n indicar pessoal para ser admitido pela contratada, ainda que seja para prestar serviço em outro contrato ou outra empresa do mes-mo grupo.

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10. CONTRATAÇÃO DE FISCAL DE CONTRATO

A legislação autoriza a Administração Pública a contratar profissional ou empresa para assistir ou subsidiar o gestor e os fiscais no gerencia-mento do contrato, especialmente caso estes não detenham as com-petências técnicas requeridas para o fiel desempenho de sua missão.

Quando entender ser necessária a contratação de profissional ou empresa para subsidiá-lo na fiscalização do contrato, o gestor deve formular pedido devidamente fundamentado à Gerência Geral de Compras e Contratações, que subsidiará, conforme o caso, a decisão discricionária do diretor administrativo.


GESTÃO DE CONTRATOS –ASPECTOS GERAIS

PARTE 2


RESUMO

n O gestor e o f iscal do contrato não têm autonomia para alterar o contrato, devendo observar f ielmente suas cláusulas e o Edital que lhe deu origem.

n O gestor deve criar um documento eletrônico denomi-nado Histórico do Gerenciamento do Contrato e anotar nele todas as ocorrências relevantes da gestão.

n O início da execução dos serviços ou da obra con-tratada pode ou não coincidir com o início da vigência do contrato. O prazo de execução se inicia com a emissão da Ordem de Serviço ou Ordem de Fornecimento de Bens.

n Incumbe ao f iscal técnico do contrato declarar o cumprimento das obrigações quanto à entrega dos bens ou execução dos serviços. Dependendo da complexidade do objeto, pode-se segregar essa etapa em dois momentos:

l recebimento provisório: declaração formal de que os serviços foram prestados ou os bens foram en-tregues, para posterior análise das conformidades de qualidade baseadas nos critérios de aceitação; e

l recebimento definitivo: declaração formal de que os serviços prestados ou bens fornecidos atendem aos requisitos estabelecidos no contrato.

n Os documentos fiscais referentes aos contratos de prestação de serviços e/ou fornecimento de bens de-vem ser recebidos e atestados pelo gestor do contrato e encaminhados à unidade financeira para os devidos trâmites. O gestor do contrato, ao atestar o documento fiscal, está declarando que o serviço ou material a que

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ele se refere foi satisfatoriamente prestado ou fornecido e que seu valor está em conformidade com o contrato.

n Ao término de cada exercício financeiro ou do contra-to, o gestor deve informar a Gerência Geral de Planeja-mento e Finanças acerca de pendências ou não de pa-gamento e eventual necessidade de anulação do saldo de empenho remanescente ou de inscrição em restos a pagar.

n A contratada é obrigada a reparar, corrigir, remover, re-construir ou substituir, às suas expensas, o objeto do con-trato em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou de materiais empregados. n Em regra, o prazo contratual não deverá exceder 5 (cinco) anos, mas poderá ser superior para projetos contemplados no plano de negócios e investimentos da Nuclep ou nos casos em que a pactuação por prazo superior a 5 (cinco) anos seja prática rotineira de mer-cado e a imposição desse prazo inviabilize ou onere excessivamente a realização do negócio. Um exemplo dessa prática são as hipóteses previstas nos incisos XIII e XIV do artigo 29 da Lei nº 13.303/2016, cujos contratos poderão ter vigência por até 120 (cento e vinte) meses, conforme dispôs a Lei nº 12.349, de 15 de dezembro de 2010, com aplicação por analogia com o inciso V do arti-go 57 da Lei nº 8.666/1993.

n Termo Aditivo ao contrato deve ser usado para acrésci-mos ou supressões de quantitativos no objeto, pror-rogações de prazos, reequilíbrio econômico-financeiro, entre de outras modificações contratuais. O Termo Aditi-vo deve ser previamente examinado pela Gerência Geral Jurídica da Nuclep.


n Apostilamento ao contrato pode ser usado para: reajuste de preços, atualizações, compensações, pe-nalizações f inanceiras decorrentes de condições de pagamento e empenhos de dotações orçamentárias suplementares, até o limite do seu valor corrigido. Apostilamento não precisa ser analisado pelo órgão jurídico nem publicado na imprensa of icial.

n Reequilíbrio econômico-f inanceiro somente deve ser aplicado quando ocorrerem fatos imprevisíveis ou previsíveis de consequências incalculáveis, que retardem ou impeçam a execução do ajuste e provo-quem impactos signif icativos na equação econômi-co-f inanceira do contrato.

n Reajuste de preços está vinculado a um índice pre-viamente definido no contrato e somente pode ocor-rer quando a vigência do contrato ultrapassar 12 (doze) meses, contados a partir da data limite para apresen-tação da proposta.

n Repactuação é uma espécie de reajuste e consiste na atualização do valor do contrato, com vistas a adequar o preço da mão de obra alterado por acordo ou dissídio coletivo e, nessa mesma época, ajustar o preço dos outros insumos ao preço de mercado. Deve ser utilizada nas contratações de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão de obra.

n A aplicação de penalidades à contratada é um instru-mento de que a Nuclep dispõe para educá-la, visando ao fiel cumprimento das obrigações contratuais. São estas as penalidades previstas na legislação: advertên-cia; multa; e suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a entidade sancionadora por prazo não superior a 2 (dois) anos. As penalidades aplicadas devem ser proporcionais à gravidade da infração e, em regra, são aplicadas de forma sequencial.

1. DEFINIÇÃO

2. FORMALIZAÇÃO DA GESTÃO

A gestão de contratos é o procedimento que visa assegurar a efe-tividade da proposta mais vantajosa contratada pela Adminis-tração Pública na licitação ou na contratação direta.

O êxito de todo o procedimento anterior de Planejamento da Con-tratação e de Seleção do Fornecedor pode ficar comprometido se, no desenvolvimento do contrato, não forem adotadas as cautelas necessárias para preservar o interesse público.

A fiel observância das cláusulas do contrato e a estrita vinculação ao ato convocatório e à proposta são fatores que garantem a isono-mia dos licitantes. Por esse motivo, os órgãos de controle externo da Administração Pública condenam com veemência o gestor pú-blico que, depois de assinado o contrato, a pretexto de exercer o poder discricionário, promove alterações, afetando, por via oblíqua, as regras da própria convocação e ferindo o princípio da isonomia.

Quando um contrato é bem gerido pela Administração Pública, muitos erros e danos são evitados. A atuação de um gestor habilitado e com competência consegue inibir a ocorrência de problemas e até remediar alguns erros dos procedimentos antecedentes.

A formalização da gestão, preliminarmente, ocorre com a indicação da unidade gestora feita no corpo do Projeto Básico ou Termo de Referência e, posteriormente, com a designação do gestor e dos f iscais do contrato por meio de portaria.

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2.1 Documentação

2.2 Um só processo e um só Histórico de Gerenciamento do Contrato

O gestor do contrato deve juntar aos autos do processo todos os documentos necessários à comprovação da regular execução do contrato, inclusive:


n notas fiscais e faturas;

n medições realizadas;

n certidões apresentadas;

n notas técnicas;

n laudos de vistorias técnicas;

n memorandos, ofícios, e-mails e correspondências recebidas e expedidas à contratada;

n formulários preenchidos;

n documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações tra-balhistas e previdenciárias, no caso de contratos de terceirização; e

n demais documentos elencados nas cláusulas de faturamento e pagamento de cada contrato.

O acompanhamento constante pode impedir a ocorrência de irregularidades e permite a correção no tempo certo daquelas consideradas inevitáveis, como colocado neste Manual.

Para f ins de acompanhamento e registro das informações, é recomendável que haja apenas um processo administrativo por contratação.

Desse modo, não devem ser criados arquivos paralelos, à exceção do arquivo eletrônico do Histórico de Gerenciamento do Contrato e da reunião de cópias daqueles documentos estritamente necessários, juntando-se aos autos principais todos os documentos originais relacionados ao contrato.

Caso deseje-se trabalhar com processos específ icos para pagamento, estes devem ser autuados tão somente para processamento e registro dos pagamentos atinentes ao processo principal, não constituindo processos paralelos ao da contratação.

O processo de pagamento pode ser destacado, provisoriamente, do processo da contratação, a f im de facilitar e agilizar os trâmites de pagamento sem correr risco de perda de prazos avençados no cronograma f ísico-f inanceiro do contrato. Ao f inal do trâmite de pagamento, será necessário agrupá-lo por apensação ao processo principal da contratação.

Deve-se considerar que somente o processo de contratação é auditado pelos órgãos de controle — documentos soltos ou desvinculados do arquivo eletrônico principal, pastas e livros guardados em gavetas, armários e canteiro de obras não têm valor probante. Logo, para demonstrar zelo pela função de gestor do contrato, o empregado deve juntar todos os documentos no processo de contratação e colocar neste um termo por escrito declarando se há ou não o arquivo eletrônico do Histórico de Gerenciamento do Contrato e onde está arquivado.

Desse modo, durante a execução de uma auditoria, o empregado que receber o agente de controle deve chamar a atenção para a existência do único registro em paralelo, que, por lei, tem valor de prova: o arquivo eletrônico do Histórico de Gerenciamento do Contrato. Conforme termo expressamente colocado no processo principal, o arquivo está em poder do gestor do contrato ou, se já encerrado o contrato, apensado ou agrupado ao próprio processo principal.

Quando o contrato se prolonga por mais tempo, aqui def inido como razoável mais de 3 (três) meses, o processo terá várias

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tramitações e, por esse motivo, para ter fácil acesso à informação, é conveniente que o gestor do contrato tenha cópia de alguns documentos, tais como:


n edital e seus anexos;

n proposta da contratada;

n contrato administrativo e de seus termos aditivos e apostilamentos;

n nota de empenho;

n Formulário(s) de Gestão Contratual aplicado(s);

n todos os documentos alusivos à gestão do contrato, inclusive das correspondências expedidas e recebidas; e

n convenções coletivas de trabalho, se for o caso.

Diante da necessidade de providências inadiáveis, se os autos do processo de contratação estiverem em outras unidades da Nuclep, deve-se requerer a tal unidade a devolução do processo para a adoção das medidas pertinentes.

No caso de o processo estar em outra área — também para tra-tativas urgentes —, deve o gestor do contrato, de posse das có-pias, adotar as providências formalmente necessárias para dar consecução à solução do caso, juntando ao processo de con-tratação, quando este retornar, tudo o que foi produzido.

FIQUE ATENTO!

n Ninguém é dono dos autos. O processo pertence à Nuclep, e é dever de todos contribuir para a sua boa instrução. Por isso, a colaboração e a com-preensão são fundamentais.

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BOA PRÁTICA: forma de autuação dos documentos

Quanto à forma e autuação dos documentos, sugere-se:

n o gestor do contrato deve evitar manter a posse de documentos. Não somente pelo risco de per-da, extravio e danif icação, quanto pela irregulari-dade que constitui não estar juntado ao processo da contratação;

n o gestor do contrato deve providenciar a imediata juntada aos autos do processo de contratação dos documentos que receber. A juntada deverá ser feita pelo próprio gestor do contrato ou pelo empregado que estiver com a carga do processo, de acordo com as normas da Nuclep a respeito;

n quando se tratar de documentos oferecidos em cópia, o gestor do contrato deve pedir a apresen-tação do original para confronto, inserindo no documento ou verso a inscrição: “o original me foi apresentado para verif icação, mostrando-se em aparente conformidade”, seguido de local, data, nome legível, assinatura, cargo e matrícula;

n quando a cópia for autenticada por cartório, junta comercial, conselho prof issional (CREA, por exem-plo) ou órgão público, é dispensável o procedimen-to previsto no subitem anterior;

n o gestor do contrato deve emitir por escrito todas as suas ordens, bem como as respostas aos pedidos e comunicações da empresa contratada; e

n o gestor do contrato deve exigir, quando for o caso, que a contratada apresente os comprovantes de co-letas de preços, além de faturas, notas e outros docu-mentos relativos a despesas de custos variáveis, pre-vistos no contrato.

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2.3 Histórico de Gerenciamento do Contrato

O gestor do contrato deve manter registro próprio para anotar todas as ocorrências relevantes da gestão. Analisando esse docu-mento eletrônico, o controle poderá futuramente concluir se um gestor do contrato agiu ou não com responsabilidade no desem-penho de suas funções e se a atuação foi tempestiva, isto é, feita com rapidez e no tempo certo.

Recomenda-se o uso de arquivo eletrônico denominado Histórico de Gerenciamento do Contrato nas seguintes situações:

n serviços a serem executados de forma contínua;

n obras e serviços de engenharia; ou

n contratos de valor superior a R$ 50.000,002 (cinquenta mil reais).

Devem ser anotadas as principais ocorrências no arquivo eletrôni-co do Histórico de Gerenciamento do Contrato, diariamente ou mensalmente, conforme a frequência.

Sempre que o gestor do contrato for substituído, ainda que em caráter eventual, deve-se entregar os registros dos contratos ao substituto.

Quando for necessário registrar atos e fatos e não for utilizado o arquivo eletrônico do Histórico de Gerenciamento do Contrato, a anotação será realizada por meio de formulário ou memorando em 2 (duas) vias, sendo uma para a contratada e a outra autuada no processo principal.

Documentos, comunicações, recibos e tudo mais que estiver en-volvido com o controle de cumprimento dos prazos estão sob re-sponsabilidade e controle do gestor do contrato e devem compor o processo principal.

O gestor do contrato deve providenciar Termo de Anotação da existência do arquivo eletrônico do Histórico de Gerenciamento do Contrato para ser juntado ao processo principal, esclarecendo como serão feitos os registros e, até o término do contrato, onde se localizarão os arquivos correspondentes.

2.3.1 Sobre a relação da contratadacom seus empregados

2.3.2 Sobre a relação da contratadacom a Nuclep

A seguir, classificam-se os registros em três categorias, conforme subtítulos próprios.

n pagamento aos empregados fora da data estipulada;

n vale-transporte;

n se previstos em convenção coletiva ou no contrato:

l cesta básica;

l uniforme;

l outros benefícios e vantagens.

Também deve ser anotada a forma como o fiscal administrativo do contrato realiza a verificação do cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

n atraso na entrega de materiais e serviços;

n entrega de materiais e serviços fora da especificação;

n descumprimento total ou parcial de outras cláusulas contratuais; e

n penalidades e restrições impostas.

Também devem ser anotadas, mesmo que de forma resumida, as atas das reuniões realizadas com o representante da contratada, juntando-se aos autos respectivos as negociações estabelecidas para a eficiente execução contratual. É conveniente remeter cópia para a Gerência Geral de Compras e Contratações.

2Def inido no artigo 29, inciso II, da Lei nº 13.303/2016 como valor abaixo do qual é dispensável a licitação.

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Ao recomendar a regularização ou correção de algum ato, deve-se lembrar de estabelecer prazo para solução dos problemas apon-tados, bem como de dar ciência do fato a quem deva resolvê-lo.

Da mesma forma, é importante colher a assinatura do preposto da contratada para instruir o possível procedimento de sanção con-tratual.

2.3.3 Sobre a relação da contratadacom outros

2.4 Recusa do preposto em assinar o Histório de Gerenciamento do Contrato ou ciência de comunicação

n descumprimento de normas referentes à segurança e à medici-na do trabalho;

n descumprimento de normas ambientais;

n descumprimento de normas relativas a obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias; e

n notificações e multas recebidas e a situação referente a paga-mentos de impostos, contribuições e taxas.

Preposto é o prof issional que representa a contratada. Quando o contrato permitir a presença de um preposto para o contratado, as comunicações devem ser entregues a este, sendo dispensável a remessa para o endereço da empresa.

Pode, eventualmente, o preposto da empresa contratada se recusar a assinar o documento com o registro das ocorrências do contrato a ser acostado ao processo.

É necessário esclarecer que, normalmente, solicita-se a ciên-cia da empresa sobre os registros que são realizados e que a condição de preposto implica representar a empresa nos atos praticados no âmbito da Nuclep. É conveniente lembrá-lo tam-

2.3.3 Sobre a relação da contratadacom outros

As formas de execução devem estar previamente definidas, de-vendo ser observados, entre outros aspectos:

n a forma em que o objeto será solicitado (requisição por escrito, e-mail, fax, ofício etc.);

n dias e horários da execução do objeto;

n locais de execução do objeto; e

n fases de execução do objeto.

bém de que o registro tempestivo de todas as ocorrências é de interesse da contratada, pois poderá eventualmente compro-var o cumprimento diligente de suas obrigações contratuais, resguardando-a da aplicação de penalidades.

Deve ser permitido, todavia, que o preposto faça alguma res-salva, por meio de documentação à parte para descomplicar o processo ou, mesmo, que escreva que está ciente e que não concorda com tal ou qual providência. Se pretender alon-gar-se no texto, faz-se necessário orientá-lo a apresentar suas declarações separadamente.

Se for, no entanto, indispensável que tome ciência logo e se houver recusa, o gestor do contrato deverá registrar o fato no próprio arquivo do Histórico de Gerenciamento do Contrato, informando a data, horário e local da recusa e, sempre que possível, as circunstâncias e pessoas presentes no fato.

Ato contínuo, o gestor deverá remeter a comunicação por es-crito à contratada, analisando, em seguida, se é o caso de pedir a troca do preposto. O gestor do contrato tem direito de pedir a troca do preposto quando este adotar comportamento que atrase a execução do contrato ou outro motivo, em despacho fundamentado.

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Importante destacar: o início da execução dos serviços ou da obra contratada pode ou não coincidir com o início da vigência do contrato.

No caso de omissão do cronograma físico-financeiro no contra-to, o qual determinaria o início da execução contratual, pode ser estabelecida pela Nuclep uma rotina de expedição de Ordem de Serviço, com data, para demarcar o início da contagem do prazo contratualmente estabelecido.

No caso de fornecimento de material com entrega única, o recebi-mento da nota de empenho demarcará o início da contagem do prazo estabelecido para a entrega, caso não haja instrumento de contrato.

Tudo dependerá de avaliação a ser feita pela Nuclep a respeito da necessidade imediata ou, conforme o caso, em data a ser pre-definida, do fornecimento do produto, da prestação dos serviços ou da realização da obra.

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BOA PRÁTICA: vigência contratual

No caso em que o contrato novo substituir outro con-trato vigente, devem-se observar os procedimentos de transição contratual. Como regra geral, deve-se aguardar o encerramento da vigência do contrato ante-rior para que se inicie a consecução do novo, mas a ne-cessidade dessa transição deve ser avaliada caso a caso.

Quando for imperioso para a devida continuidade do serviço sem prejuízos à Administração, pode-se prever um pequeno período de sobreposição entre o encer-ramento do contrato vigente e o início do novo (ideal-mente poucos dias, nunca superior a três meses) para que seja feita a transferência de conhecimento entre as empresas. Essa sobreposição precisa estar prevista em ambos os editais que deram origem às contratações, definindo-se claramente as obrigações de cada empre-sa no período de transição.

4. Recebimento do objetoApós a entrega do bem ou prestação do serviço, ele precisa ser “recebido” pela Nuclep. Por meio desse processo, o gestor, com apoio dos fiscais do contrato, avaliará e atestará a conformidade do que foi entregue com o que havia sido especificado.

4.1 Recebimento e atesto do cumprimento das obrigações

Incumbe ao fiscal técnico do contrato declarar o cumprimento das obrigações quanto à entrega dos bens ou execução dos serviços. A materialização desse recebimento se dá por meio da confecção e emissão do Termo de Recebimento.

Dependendo da complexidade do objeto, pode-se segregar essa etapa em dois momentos:

n recebimento provisório: declaração formal de que os serviços foram prestados ou os bens foram entregues, para posterior análise da conformidade baseada nos critérios de aceitação; e

n recebimento definitivo: declaração formal de que os serviços prestados ou bens fornecidos atendem aos requisitos estabeleci-dos no contrato.

Deve constar do recebimento a data em que se deu a execução do objeto do contrato, a assinatura, o nome legível e a identificação da função de fiscal técnico do contrato.

O fiscal que realizar o recebimento provisório não deverá ser en-carregado do recebimento definitivo com exclusividade, mas pode integrar a comissão na condição de membro.

Como regra, a contratada conhece o prazo de entrega do obje-to, dispensando-se a prévia notificação do exaurimento do pra-zo pela Nuclep. Vencido o prazo de cumprimento da obrigação, é recomendável que o gestor do contrato notifique a contratada sobre o vencimento do prazo. Nesse caso:

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n a notificação deve deixar claras: a data do vencimento do prazo da obrigação e a concessão ou não de novo prazo para o cumpri-mento da obrigação;

n o recebimento do objeto fora do prazo far-se-á sem prejuízo da aplicação de penalidade;

n a penalidade cabível para o atraso é a de multa e, se houver outros motivos além do atraso, esta poderá ser ou não cumulada com outras sanções, conforme previsto na legislação e no contrato.

No ato de notificação, deverão ser transmitidas instruções sobre a forma e a protocolização da resposta à notificação.

Em relação ao recebimento do objeto, compete ao fiscal técnico do contrato testar o correto funcionamento de equipamentos e registrar a conformidade em documento que será emitido em 2 (duas) vias assinadas pelas partes: a primeira para o fornecedor, e a segunda para juntar ao processo respectivo.

É dispensado o recebimento provisório, salvo disposição em con-trário do edital, quando o objeto do contrato for:

n aquisição de gêneros perecíveis;

n serviços profissionais;

n obras e serviços de engenharia de pequeno valor; ou

n qualquer bem ou serviço que permita uma avaliação imediata no momento da entrega quanto à compatibilidade com os requi-sitos estabelecidos.

Se não houver fiscal técnico e administrativo, o gestor do contrato pode receber provisoriamente, mas apenas este.

4.2 Prazo para recebimentoA Lei nº 13.303/2016 não especifica os prazos legais para receber o objeto. Assim, na ausência de normativo mais atualizado, pode-

4.3 Forma de recebimento

O recebimento será feito pelo fiscal do contrato ou por Comissão de Recebimento designada para isso.

A Comissão deve ser composta, no mínimo, por três membros e seus respectivos suplentes, sendo o presidente o empregado di-retamente relacionado ao fornecimento ou ao serviço contratado, seja pela compatibilidade técnica do objeto com a função que de-sempenha na Nuclep ou com sua formação, seja pelo fato de ser o requisitante do bem ou serviço.

É importante destacar que os membros da Comissão de Recebi-mento responderão solidariamente por todos os atos praticados, salvo se posição individual divergente estiver devidamente funda-mentada e registrada em ata lavrada na reunião em que tiver sido tomada a decisão.

O recebimento, provisório ou definitivo, decorrente de aquisições de equipamentos de grande vulto e de obras e serviços em geral será feito mediante Termo Circunstanciado.

Compete ao gestor do contrato, logo após o recebimento do ob-jeto, quando for o caso, encaminhar a documentação pertinente

se observar o artigo 73 da Lei nº 8.666/1993, no caso de obras e serviços, que assim dispõe:

n o recebimento provisório será feito em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita da contratada, após a conclusão da etapa;

n o recebimento definitivo, em até 90 (noventa) dias;

n em caráter excepcional, devidamente justificado e previsto no contrato, o prazo de recebimento definitivo poderá ser ampliado.

Poderão ser utilizados como parâmetro os mesmos prazos no caso de compra ou locação de equipamentos de grande vulto.De toda forma, qualquer que seja o objeto, inclusive compras, de-vem ser sempre observados os prazos especificados em contrato.

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para a Gerência de Patrimônio (ASP), que providenciará a for-malização da carga patrimonial do bem.

5. Pagamento

5.1 Documentos fiscais

Recebido o objeto, a liberação do pagamento ao fornecedor de-pende da verificação de alguns documentos, conforme destacado a seguir.

A Lei nº 13.303/2016 estabelece ser cláusula contratual a obrigação da contratada de manter, durante a execução do contrato, as condições de habilitação e qualif icação exigidas no curso do procedimento licitatório3. Logo, antes de requisitar o pagamento à Gerência Geral de Planejamento e Finanças, o gestor do contrato deve certif icar-se de que a contratada man-teve tal compatibilidade.

Especif icamente quanto à regularidade f iscal e trabalhista, os atestados ou certidões deverão ser obtidos diretamente do órgão ou entidade responsável pela base de dados of icial da Administração Pública. Apenas se não for possível obter os documentos, o gestor do contrato demandará a contratada para realizar a comprovação, admitindo-se que seja feita por meio de declaração escrita e assinada, sob pena de cominação de sanções administrativas, civis e penais, na hipótese de declaração falsa4.

A identif icação de alguma certidão evidenciando irregulari-dade ou a omissão da contratada quando demandada não é justif icativa para retenção de pagamento, mas sim para aber-tura de processo administrativo contra a empresa, que poderá culminar na aplicação de sanção por descumprimento de cláu-sula contratual, conforme previsto em contrato.

3Conforme inciso IX do artigo 69 da Lei nº 13.303, de 30 de junho de 2016.

5.2 Atesto de fatura e nota fiscal

Ao gestor do contrato incumbe:

n atestar a prestação do serviço, a entrega de material/equipamen-tos ou a conclusão das etapas de obras e serviços de engenharia (de acordo com o cronograma e a planilha de avaliação de serviços executados previstos no contrato);

n verificar, com o auxílio da Gerência Geral de Planejamento e Fi-nanças, a adequação dos tributos incidentes na fatura e a correção das retenções que são indicadas.

O atesto é a declaração aposta no verso da primeira via da nota fiscal declarando a regular execução do contrato. É no ato do ates-to que se expõem ressalvas, retenções ou glosa-se a despesa pela irregular execução.

O gestor somente emitirá o atesto se houver parecer favorável do fiscal técnico ou da comissão de recebimento na forma de Ter-mo de Recebimento Provisório ou Definitivo, respectivamente. Na hipótese de contrato cuja execução ocorra de forma descentraliza-da, deverá o gestor dar o seu atesto após receber informações e documentos dos fiscais responsáveis por acompanhar os serviços/obras onde estão sendo executados.

Após o atesto, os documentos de cobrança devem ser encaminhados à Gerência Geral de Planejamento e Finanças no prazo de até 2 (dois) dias úteis. Quando se tratar de fatura/nota fiscal de telefonia, água, luz ou assemelhados, com a data de vencimento expressa no corpo do documento, esta deve ser encaminhada com a antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis da data prevista para o pagamento. Caso a fatura/nota fiscal seja encaminhada fora do prazo supracitado e não haja possibilidade de efetuar seu pagamento na data aprazada, ela será restituída ao gestor para as providências necessárias à prorrogação do prazo de vencimento.

Caso os documentos fiscais sejam encaminhados sem que a documentação estipulada em contrato esteja completa, serão solicitadas ao gestor as providências necessárias à complementação, possibilitando, assim, a liquidação e o pagamento.

4É nesse sentido a disposição contida nos artigos 2º e 3º do Decreto nº 9.094, de 11 de julho de 2017.

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BOA PRÁTICA: checklist do gestor para autorizar o pagamento

n verificar se o serviço ou material foi satisfatoriamente prestado ou fornecido e que seu valor está em confor-midade com o Termo de Contrato;

n atestar o documento fiscal e encaminhar à Gerência Geral de Planejamento e Finanças para os devidos trâmites até dois dias antes de seu vencimento;

n verificar se todos os documentos exigidos na cláusu-la de faturamento e pagamento foram apresentados pela contratada;

n acompanhar, em conjunto com a contratada, a conta vinculada aberta para depósito das provisões de encar-gos trabalhistas, previstos no Termo Contratual, se for o caso.

Observar, ainda, quando do recebimento do documento f iscal:

n se foi emitido em nome da Nuclep;

n se está datado;

n se o material ou serviço está especificado conforme as discriminações da nota de empenho e/ou contrato;

n se os valores conferem (unitários e total);

n se a nota fiscal foi emitida dentro do prazo de validade para emissão. Caso esteja vencida, exigir da contratada a troca do documento ou revalidação;

n se não houver rasuras ou erros nos dados da nota f iscal/fatura dar o atesto; se esses documentos apresentarem erros ou rasuras, exigir a sua troca.

5.3 Processo de pagamento

5.4 Pagamento antecipado

Após o recebimento dos documentos – fatura ou notas fiscais e documentos indicados no contrato –, a Gerência Geral de Planejamento e Finanças providenciará a juntada aos autos de toda a documentação obrigatória para o pagamento e fará os devidos lançamentos contábeis.

Ao término de cada exercício financeiro ou do contrato, o gestor deve informar acerca de pendências ou de não pagamento, e o processo deve ser enviado à Gerência Geral de Planejamento e Fi-nanças para as providências de anulação do saldo de empenho ou de inscrição em restos a pagar.

Ao final do contrato, caso não haja saldo de empenho a anular, o processo pode ser enviado para a Gerência Geral de Compras e Contratações para arquivamento ou para a Auditoria Interna (CI) por solicitação desta.

A regra geral é realizar o pagamento somente após o cumprimento da obrigação pelo contratado. No entanto, apesar de o pagamento ante-cipado não ser vedado, o seu adiantamento somente é admitido em situações excepcionais em que fique devidamente demonstrada a ex-istência de interesse público e o atendimento dos seguintes requisitos:

n previsão no edital;

n existência, no processo licitatório ou no ato que o dispensou ou inexigiu, de estudo fundamentado comprovando a real necessi-dade e economicidade da medida; e

n estabelecimento de garantias específicas e suficientes que res-guardem a Nuclep dos riscos inerentes à operação.

Poderão ainda ocorrer duas hipóteses em que a antecipação de pa-gamento ficará configurada:

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a) no caso em que produtos adquiridos e pagos fiquem em poder do fornecedor; ou

b) pagamento de bens fornecidos ou serviços executados sem que seja precedido do adequado atesto na fatura ou nota fiscal.

Na primeira hipótese, serão exigidos os mesmos requisitos gerais para pagamento antecipado descritos acima. Na segunda hipótese, poderá ser admitido o pagamento em caráter excepcional, porque já teria havido a correspondente contraprestação de fornecimento de bens ou execução de obra ou serviço, estando pendente o cumprimento de uma condição sujeita a uma ação da Nuclep; ainda assim, a Gerência de Geral de Planejamento e Finanças deverá certificar-se de que:

n houve previsão no edital ou que eventual imprevisão não viola a isonomia entre os licitantes;

n existe, no processo de pagamento, a comprovação da real neces-sidade e vantajosidade para a Nuclep na medida; e

n foram prestadas as garantias específicas e suficientes que res-guardam a Nuclep dos riscos inerentes à operação, incluindo, se for o caso, a garantia correspondente ao valor do objeto.

6. Prazos

7. Garantias

O projeto básico ou termo de referência deverá prever, de acordo com a natureza de seu objeto, entre outros prazos, os de início de etapas de execução, de conclusão, de entregas, de testes, de ga-rantia técnica, de recebimento provisório e definitivo.

Tais informações são de natureza contratual, e não há erro se estiver-em no contrato.

Existem diferentes tipos de garantia que devem ser observadas na gestão do contrato.

7.1 Garantia técnica

7.2 Garantia contratual

A contratada é obrigada a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, o objeto do contrato em que se veri-ficarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou de materiais empregados.

A garantia técnica corresponde à responsabilidade do contratado pela regular execução do objeto do contrato.

Além da responsabilidade pela correta execução do objeto, o proje-to básico, o termo de referência ou o contrato poderão, em alguns casos, prever a exigência de depósito de valor para garantia, de acordo com a complexidade do objeto do contrato, visando simpli-ficar a reparação de danos.

O valor da garantia contratual, caso exigida, será no máximo de:

a) 5% (cinco por cento) do valor do contrato, como regra geral; e

b) como exceção, para obras, serviços e fornecimento de grande vulto envolvendo alta complexidade técnica e riscos financeiros consideráveis, demonstrados por meio de parecer tecnicamente aprovado respectiva-mente pelo gerente geral da área requisitante e gerente geral de Plane-jamento de Finanças, até 10% (dez por cento) do valor do contrato.

Caso seja prevista a prestação de garantia contratual, a contratada pode optar por uma das seguintes modalidades:

n caução em dinheiro;

n seguro-garantia; ou

n fiança bancária.

Se o objeto for acrescido ou suprimido durante a execução contratual, a garantia deve ser atualizada em igual valor. O mesmo ocorrerá se o prazo de execução for prorrogado ou reduzido.

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A Gerência Geral de Compras e Contratações deverá exigir da em-presa contratada, no prazo estipulado em contrato, a prestação da garantia contratual, bem como zelar pela vigência da garantia du-rante a execução do contrato e por sua proporcionalidade ao valor total, solicitando sua complementação quando prorrogado o ajuste ou majorado seu objeto.

A garantia contratual será liberada ou devolvida somente após a execução e a entrega do objeto contratado. O gestor do contrato deverá avaliar o momento de autorizar a liberação da garantia em favor da contratada, considerando o objeto e os termos contratu-ais. Conforme o tipo de garantia e o objeto contratado, haverá uma forma própria e um momento para liberação, sendo recomendável inteirar-se junto à Gerência Geral de Compras e Contratações e à Gerência Geral de Planejamento e Finanças quanto aos procedi-mentos a serem adotados.

FIQUE ATENTO! Modalidades de garantia técnica

É importante destacar a conceituação de três mo-dalidades de garantia técnica: a garantia legal, a convencional e a do fabricante.

Garantia legal, como o próprio nome sugere, é aquela fixada pela lei. O Código de Defesa do Consumidor, por exemplo, estabelece garantia legal de 30 (trinta) dias, em se tratando de fornecimento de serviço e de produ-tos não duráveis, e de 90 (noventa) dias para os duráveis.

Garantia convencional, ou contratual, é a comple-mentar à legal e será conferida mediante termo es-crito. A garantia convencional pode ser estabelecida livremente entre as partes.

Garantia do fabricante é aquela geralmente atrelada ao fornecimento do produto ou à prestação do serviço, fixada livremente pelo fabricante ou pelo prestador do serviço, desde que não seja inferior à garantia legal.

8. Termo de Contrato

Termo de Contrato é a denominação atribuída ao instrumento do contrato, à forma material com que se apresenta o contrato. Por isso, é comumente referido de modo simplificado como “contrato”. Assim, o contrato firmado pela Nuclep com a empresa contratada deverá observar o modelo previsto no Edital e conter, no mínimo as seguintes cláusulas:

I . o objeto e seus elementos característicos;

II . o regime de execução ou a forma de fornecimento;

III . o preço e as condições de pagamento, os critérios, a data-base e a periodicidade do reajustamento de preços e os critérios de atualização monetária entre a data do adimplemento das obrigações e a do efetivo pagamento;

IV . os prazos de início de cada etapa de execução, de conclusão, de entrega, de observação, quando for o caso, e de recebimento;

V . as garantias oferecidas para assegurar a plena execução do ob-jeto contratual, quando exigidas;

VI . os direitos e as responsabilidades das partes, as tipificações das infrações e as respectivas penalidades e valores das multas;

VII . os casos de rescisão do contrato e os mecanismos para alteração de seus termos;

VIII . a vinculação ao instrumento convocatório da respectiva lici-tação ou ao termo que a dispensou ou a inexigiu, bem como ao lance ou proposta do licitante vencedor;

IX . a obrigação da contratada de manter, durante a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações por ela assumi-das, as condições de habilitação e qualificação exigidas no curso do procedimento licitatório; e

X . como anexo específico, a matriz de riscos.

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DICA: Termo de Contrato dispensável

O Termo do Contrato poderá ser dispensado no caso de pequenas despesas de pronta entrega e paga-mento das quais não resultem obrigações futuras por parte da Nuclep. Nesses casos, o Termo de Con-trato poderá ser substituído pela nota de empenho.

9. Alterações contratuais

A regra é que os contratos devem ser executados tal como foram ajustados. Alterar um contrato é sempre exceção, e, se ocorrer evento previsto na matriz de risco como de responsabilidade da contratada, a alteração será vedada.

Os contratos somente poderão ser alterados por acordo entre as partes, e seu fundamento reside no artigo 81 da Lei nº 13.303/2016, devendo essa possibilidade estar prevista no contrato.

Para que as alterações sejam consideradas válidas, devem ser justif icadas por escrito e autorizadas pela autoridade ou colegia-do com competência para assinar o contrato.

A legislação prevê 6 (seis) situações que poderão ensejar alteração no contrato:

a) quando houver modif icação do projeto ou das especif icações para melhor adequação técnica aos seus objetivos. As ade-quações técnicas são necessárias quando ocorrem circunstân-cias não percebidas anteriormente pela Nuclep ou quando a solução técnica anteriormente adotada não atender mais o f im que se buscava. Pode-se exemplif icar com o aparecimento su-perveniente de uma descoberta científ ica que demonstre a ne-cessidade de inovações no projeto inicial ou fatos preexistentes, mas somente verif icados ao longo da execução, como uma falha geológica de terreno, que impede a implantação da obra como inicialmente prevista;

b) quando necessária a modif icação do valor contratual em decorrência de acréscimo ou diminuição quantitativa de seu objeto. Para existir a alteração quantitativa do contrato, esta deve refletir mera modif icação na quantidade do objeto, para mais ou para menos. Por exemplo: na execução de uma obra, a Administração verif ica que devem ser acrescidos 20 metros quadrados de área construída, o que determinará um aumento no preço pactuado. Como a alteração somente ocorrerá por acordo entre as partes, é uma faculdade da contratada aceitar ou não a alteração. Em todos os casos, deverão ser observados os seguintes requisitos: manutenção das mesmas condições contratuais; o limite máximo de 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado do contrato, para os acréscimos ou supressões nas obras, serviços ou compras; ou, no caso particular de reforma de edif ício ou de equipamento, um acréscimo máximo de 50% (cinquenta por cento).

Supressões superiores a 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial autorizado no contrato poderão ser realizadas mediante acordo entre as partes. Nesse caso, se a contratada já tiver adquirido os materiais e posto no local dos trabalhos, esses materiais deverão ser pagos pela Nuclep pelos custos de aquisição regularmente comprovados e monetariamente corrigidos, podendo caber indenização por outros danos eventualmente decorrentes da supressão, desde que regularmente comprovados.

c) quando for conveniente a substituição da garantia de execução;

FIQUE ATENTO!

Na Administração direta, a contratada é obrigada a aceitar as alterações nos limites aqui indicados; pela Lei das Estatais, os contratos são regidos pelos pre-ceitos de direito privado, e a contratada não é obrigada a aceitar. Por isso, as alterações somente podem ser feitas por acordo.

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d) quando for necessária a modif icação do regime de execução da obra ou serviço, bem como do modo de fornecimento, em face de verif icação técnica da inaplicabilidade dos termos con-tratuais originários;

e) quando for necessária a modif icação da forma de pagamento por imposição de circunstâncias supervenientes. Nessa situação, deve ser mantido o valor inicial atualizado, sendo vedada a ante-cipação de pagamento com relação ao cronograma f inanceiro f ixado sem a correspondente contraprestação de fornecimento de bens ou execução de obra ou serviço;

f) caso sobrevenham fatos imprevisíveis ou previsíveis, porém de consequências incalculáveis, não previstos na matriz de riscos do contrato, a f im de restabelecer a relação que as partes pactuaram inicialmente entre os encargos da contratada e a retribuição da Nuclep para a justa remuneração da obra, serviço ou forneci-mento, objetivando a manutenção do equilíbrio econômico-f i-nanceiro inicial do contrato.

Além desses casos, a legislação prevê que a criação, a alteração ou a extinção de quaisquer tributos ou encargos legais, bem como a superveniência de disposições legais, quando ocorridas após a data da apresentação da proposta, com comprovada re-percussão nos preços contratados, implicarão a revisão destes para mais ou para menos, conforme o caso.

Os prazos de execução do objeto contratado deverão ser aumen-tados ou diminuídos proporcionalmente aos acréscimos ou su-pressões que por acaso ocorrerem.

BOA PRÁTICA: checklist para proceder à alteração solicitada

n receber o pedido de alteração;

n autuar o pedido no processo, caso não esteja;

n solicitar o cálculo do impacto financeiro, se houver, e fazer planilha de cálculo, considerando a data da proposta e a data do pedido de alteração;

n caso seja alteração quantitativa e aumento de despe-sa, encaminhar o processo à Gerência Geral de Plane-jamento e Finanças para fins de reserva de recursos orçamentários e autorização de empenho;

n após o empenho, os autos são encaminhados à Gerência Geral de Compras e Contratações para elaboração do aditivo ou apostilamento;

n enviar para a Gerência Geral Jurídica emitir parecer sobre a minuta, seja qualitativa, seja quantitativa, no caso de aditivo;

n após o exame da Gerência Geral Jurídica, a Gerência Geral de Compras e Contratações deve enviar o termo para autorização e assinatura das partes;

n a Gerência Geral de Compras e Contratações publi-cará o extrato do aditivo firmado;

n o gestor receberá comunicado/cópia do Termo vis-tado e assinado para a realização da gestão.

O gestor deverá informar a data em que iniciará a vigência da alteração do contrato.

9.1 Prorrogação da vigência do contrato

O artigo 71 da Lei nº 13.303/2016 regula o prazo de vigência dos contratos.

Costuma-se definir a vigência do contrato em prazo inferior ao limite máximo previsto na lei. Nessas situações, admite-se prorrogação do prazo por novos períodos até alcançar aquele limite.

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Em regra, o prazo contratual não deverá exceder 5 (cinco) anos, mas poderá ser superior nas seguintes situações:

n para projetos contemplados no plano de negócios e investi-mentos da Nuclep;

n nos casos em que o prazo superior a 5 (cinco) anos seja prática rotineira de mercado, e a imposição desse prazo inviabilize ou onere excessivamente a realização do negócio, como ocorre com aluguéis;

n também é aplicável às estatais a Lei nº 12.349/2010, que, al-terando a Lei nº 8.666/1993, passou a admitir contrato por até 10 (dez) anos em hipóteses análogas às previstas nos incisos XIII e XIV do ar-tigo 29 da Lei nº 13.303/2016, caso haja interesse da Administração.

A prorrogação do contrato é o fato que permite a continuidade do que foi pactuado além do prazo inicialmente estabelecido e, por esse motivo, pressupõe que o seu objeto seja mantido inalterado.

É muito importante observar que os contratos somente poderão ser prorrogados dentro do seu prazo de vigência. Caso tenha havido in-terrupção, ainda que por apenas um dia, o contrato não poderá ser prorrogado.

Por ocasião da prorrogação da vigência do contrato, a Nuclep deverá:

n certificar-se de que a contratada mantém, compatíveis com as obrigações assumidas, as condições de habilitação e qualificação exigidas no curso do procedimento licitatório;

n assegurar-se de que os preços contratados continuam com-patíveis com aqueles praticados no mercado, de forma a garantir que a continuidade da contratação seja mais vantajosa em relação à realização de uma nova licitação; e

n realizar a negociação contratual para a redução ou exclusão de custos fixos ou variáveis não renováveis que já tenham sido amor-tizados ou pagos no primeiro ano da contratação, sob pena de não prorrogação da vigência do contrato.

9.2 Termo Aditivo

9.3 Termo de Apostilamento

Termo Aditivo é o instrumento utilizado para formalizar as modificações nos contratos, tais como acréscimos ou supressões nos quantitativos do objeto, prorrogações de prazos e do contrato, concessão de reequilíbrio econômico-financeiro, além de outras.

O pedido de alteração no contrato deverá ser encaminhado pelo gestor à Gerência Geral de Compras e Contratações, a quem cabe elaborar a minuta de Termo Aditivo e submetê-la à apreciação da Gerência Geral Jurídica da Nuclep.

Após assinado, o resumo do Termo Aditivo deverá ser publicado no Diário Oficial da União e na internet.

Termo de Apostilamento é o registro administrativo que pode ser feito no contrato ou nos demais instrumentos hábeis que o substituem, em folha própria, ou, ainda, por meio de juntada de outro documento.

Cabe apostilamento do contrato nos casos previstos no artigo 81, §7º, da Lei nº 13.303/2016, que se resumem, basicamente, ao registro de:

n variações do valor contratual para fazer face ao reajuste de preços;

n atualizações;

n compensações;

n penalizações financeiras decorrentes de condições de pagamento; e

n empenhos de dotações orçamentárias suplementares, até o limite do seu valor corrigido.

O apostilamento não precisa ser publicado na imprensa of icial. Além disso, como regra, as alterações que podem ser feitas por apostilamento referem-se a fatos já previstos no próprio contrato, não constituindo inovações na ordem jurídica.

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Outra característica da apostila é que não há necessidade da assinatura da contratada ou sua anuência, bastando seu conhecimento, que se faz pela remessa de uma das vias da apostila, permanecendo a outra juntada ao contrato ou ao processo da contratação.

10. Equilíbrio econômico-financeiro

O equilíbrio econômico-f inanceiro, assegurado pela Constituição Federal, consiste na manutenção dos preços estabelecidos ini-cialmente na proposta apresentada pela contratada, de maneira que se mantenha estável a relação entre as obrigações da con-tratada e a justa retribuição da Administração pelo fornecimento de bem, execução de obra ou prestação de serviço.

O reequilíbrio econômico-f inanceiro do contrato decorre de álea extraordinária e extracontratual. Ele tem por fundamento a Teoria da Imprevisão e deve ser aplicado:

n quando ocorrerem fatos imprevisíveis ou previsíveis, mas de con-sequências incalculáveis, que retardem ou impeçam a execução do ajuste;

n em caso de força maior, caso fortuito ou fato do príncipe;

n quando esses fatos provocarem impactos significativos na equação econômico-financeira do contrato:

EQUAÇÃO = ENCARGOS

PAGAMENTOS

Para que possa ser autorizado e concedido o reequilíbrio econômi-co-f inanceiro do contrato, normalmente pedido pela contratada, deverão ser verif icadas:

n a alteração do custo dos itens constantes da proposta contratada com a planilha de custos que acompanha o pedido de reequilíbrio;

11. Reajuste de preços

O reajuste de preços decorre da álea ordinária e está vinculado a um índice previamente definido no contrato. Esse índice deve refletir a realidade do objeto contratado e ser determinado na fase de Plane-jamento da Contratação. Deve-se evitar a colocação nos contratos de índices gerais e preferir índices setoriais, quando disponíveis.

n a ocorrência de fato imprevisível (ou previsível, porém de con-sequências incalculáveis) que justif ique as modif icações do con-trato para mais ou para menos.

O reequilíbrio econômico-f inanceiro não está vinculado a qualquer índice. Ocorre quando for necessário o restabelecimen-to da relação econômica que as partes pactuaram inicialmente.

O pedido de reequilíbrio econômico-f inanceiro recebido pelo gestor deve ser encaminhado à Gerência Geral de Compras e Contratações com a devida fundamentação técnica, que analisará o impacto f inanceiro e, após, deve-se obter a anuência da Gerência Geal de Planejamento e Finanças e da autoridade com competência para assinar o contrato.

Havendo a concessão do pedido, considerando parecer da Gerên-cia Geral Jurídica sem óbice, a Gerência Geral de Compras e Con-tratações poderá emitir o respectivo Termo Aditivo.

Alteração de carga tributária ou inclusão de custos, por força de convenção coletiva ou dissídio coletivo, são manifestações usuais de quebra da equação econômico-f inanceira. O artigo 81, § 6º, da Lei nº 13.303/2016 prevê o restabelecimento do equilíbrio no caso de tributos. Com relação à convenção e dissídio coletivos, a juris-prudência f irmou-se admitindo a repactuação, que é tratada em item específ ico.

A tramitação do pedido de reequilíbrio econômico-f inanceiro não interrompe ou suspende o contrato, cabendo à contratada prestar o serviço, fornecer o produto ou realizar a obra, e, à Nuclep, efetuar o pagamento previamente ajustado enquanto perdurarem os estudos e cálculos.

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O reajuste dos preços contratuais é anual, contando-se os 12 (doze) meses a partir da data limite para apresentação da proposta.

Havendo, então, o direito ao reajustamento, deve-se conhecer a data-base que def inirá os índices iniciais do contrato (I0). A da-ta-base do contrato será a data de apresentação das propostas (constante no edital de licitação), ou, caso esteja explícito no Edital, pode-se optar pela data do orçamento de referência.Caso se opte pela data do orçamento de referência, é previsto um maior custo f inal ao contrato, pois incidirá sobre este um reajustamento com índices mais antigos.

O reajustamento é um procedimento automático e deve ser feito por apostilamento ao contrato, não requerendo aditivo contratual.

Fórmula para cálculo do reajustamento:

Reajuste = (I-I0)/I0 + 1

Onde:

Índice na data base: I0 = índice na data da proposta

Índice na data do reajustamento: I

12. Repactuação

A repactuação consiste na atualização do valor do contrato, com vis-tas a adequar o preço de contrato de terceirização de mão de obra após o decurso de um ano, que poderá ser contado:

n da data limite para apresentação da proposta comercial, con-forme dispuser o edital, em relação aos custos dos materiais e equi-pamentos necessários à execução do contrato; ou

n da data do orçamento a que a proposta se referir, admitindo-se, como termo inicial, a data do acordo, convenção ou dissídio coleti-vo de trabalho ou equivalente vigente à época da apresentação da proposta, quando a variação dos custos for decorrente da mão de

obra e estiver vinculada às datas-base desses instrumentos, desde que expressamente disciplinado no edital.

A repactuação de preços como espécie de reajuste contratual de-verá ser utilizada nas contratações de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão de obra, desde que seja observado o in-terregno mínimo de um ano das datas dos orçamentos aos quais a proposta se referir, conforme estabelece o artigo 5º do Decreto nº 2.271, de 1997.

A Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017, da Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão possibilitou a realização de repactuações em momentos distintos para discutir a variação de custos que tenham sua anualidade resul-tante em datas diferenciadas, tais como os custos decorrentes da mão de obra e os custos decorrentes dos insumos necessários à execução do serviço, bem como quando a contratação dos serviços envolver mais de uma categoria profissional, com datas-base diferenciadas.

De acordo com a sistemática dessa IN nº 05/2017, a repactuação do valor global do contrato ocorrerá de modo fracionado, de acordo com a natureza dos custos de cada parcela. A parcela de custos rela-cionada com a mão de obra deve ser repactuada em doze meses, a contar da data do acordo, convenção ou dissídio coletivo de trabalho ou equivalente vigente à época da apresentação da proposta.

BOA PRÁTICA:

A Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017, da Secretaria de Gestão do Ministério do Planeja-mento, Desenvolvimento e Gestão não é diretamente aplicada às estatais, tal como a Nuclep, mas permite, por analogia, ser utilizada, pois apresenta de manei-ra consolidada as boas práticas do Poder Executivo, sob a ótica da gestão de contratos de serviços que envolvem natureza continuada com fornecimento de mão de obra. Portanto, considerá-la, nesse contexto, é uma boa prática.

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Já a parcela de custos gerais, tais como materiais e equipamentos necessários à execução do serviço, será repactuada doze meses depois da data limite para a apresentação das propostas definidas no edital.

É importante consignar que, nas repactuações subsequentes à pri-meira, a anualidade será contada a partir da data da última repactu-ação ocorrida.

A repactuação deverá contemplar os itens de custo, desde que haja demonstração analítica da variação dos componentes.

A repactuação é uma forma de negociação entre a Nuclep e a con-tratada, que visa à adequação dos preços contratuais aos novos preços de mercado. Não está vinculada a qualquer índice.

As repactuações serão precedidas de solicitação da contratada, acompanhada de demonstração analítica da alteração dos cus-tos, por meio de apresentação da planilha de custos e formação de preços e de documentos comprobatórios correspondentes.

Deve-se observar que é vedada a inclusão, por ocasião da repactu-ação, de benefícios não previstos na proposta inicial, exceto quando se tornarem obrigatórios por força de instrumento legal, sentença normativa, acordo ou convenção coletiva, e sobre os quais não in-cidirá o percentual de lucro previsto na proposta da contratada e no contrato.

JURISPRUDÊNCIA TCU

Acórdão nº 1.563/04 – TCU-Plenário: “o reajustamento de preços pode ser entendido como o realinhamento do valor contratual em razão da elevação do custo de pro-dução no curso normal da economia, tendo por base índices ou critérios previamente fixados em edital, a fim de preservar a contratada do processo inflacionário”.

Acórdão nº 2.408/09 – TCU-Plenário. “Comprovação da necessidade de repactuação de preços, decorrentes

A solicitação de repactuação somente será deferida por meio de negociação entre as partes considerando-se:

n os preços praticados no mercado e em outros contratos da Nuclep;

n as particularidades do contrato em vigência;

n o novo acordo ou convenção coletiva das categorias profissionais;

n a nova planilha com a variação dos custos apresentada; e

n indicadores setoriais, tabelas de fabricantes, valores oficiais de referência, tarifas públicas ou outros equivalentes.

A decisão sobre o pedido de repactuação deve ser tomada no pra-zo máximo de 60 (sessenta) dias, contado a partir da solicitação e da entrega dos comprovantes de variação dos custos.

O prazo referido para decisão ficará suspenso enquanto a con-tratada não cumprir os atos ou apresentar a documentação so-

da elevação anormal de custos, exige a apresentação de planilhas detalhadas de composição dos itens contratados, com todos os seus insumos, assim como dos critérios de apropriação dos custos indiretos. Não se admite a repactuação de preços, sob o argumento de compatibilizá-los aos praticados em outros ajustes da contratante, porque a adoção de preços diferentes em contratos distintos não implica ruptura do equilíbrio econômico-f inanceiro da proposta formulada pela contratada e faz parte do contexto da apresentação da proposta e da competição. Repactuação de preços contratuais que superestima os quantitativos dos itens cujos preços unitários sofreram descontos e subestima as quantidades de itens com preços majorados configura a ocorrência de ‘jogo de planilhas’, irregularidade gravíssima, merecedora de punição severa”.

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licitada pela Nuclep para a comprovação da variação dos custos.Na superveniência de prorrogação da vigência do contrato em que não seja ressalvado expressamente o direito à repactuação, operará a preclusão do direito, ou seja, se, no momento da pror-rogação, não for solicitada a repactuação, a contratada não mais terá direito.

A Nuclep deverá assegurar-se de que os preços contratados são compatíveis com aqueles praticados no mercado, de forma a ga-rantir a continuidade da contratação mais vantajosa.

Somente os contratos que tenham por objeto a prestação de serviços de natureza continuada podem ser repactuados.

FIQUE ATENTO!

O pedido de repactuação terá efeitos a partir da data-base do fato ensejador.

Deverão também integrar o cálculo de atualização financeira os itens de custo que, eventualmente, possam ter sofrido retração, de forma a pesar para a redução do preço final.

JURISPRUDÊNCIA TCU

Acórdão nº 297/05 – TCU-Plenário. “Atente para o en-tendimento firmado na jurisprudência do Tribunal de Contas da União (v.g. Acórdãos nº 1.563/2004 e nº 55/2000-Plenário etc.), no sentido de que somente os contratos que tenham por objeto a prestação de serviços de natureza contínua podem ser repactuados.

Não é permitida a repactuação que vise aumento de despesa, antes de decorrido um ano de vigência do con-trato, pelo menos, observando-se ainda que:

A empresa contratada para a execução de remanescente de serviço tem direito à repactuação e ao reajuste, nas mesmas condições e prazos a que fazia jus a empresa anteriormente contratada, de-vendo os preços ser corrigidos antes do início da contratação.Diferentemente do reajuste, a repactuação deve ser formalizada por meio de Termo Aditivo ao contrato.

Se o serviço contratado for de natureza continuada, é possível que haja a repactuação de contratos emergenciais, desde que preenchidos os requisitos estabelecidos para tanto, indicados neste Manual.

n é necessária a existência de cláusula no contrato ad-mitindo a repactuação, que pode ser para aumentar ou para diminuir o valor do contrato;

n a repactuação não está vinculada a qualquer índice; e

n para a repactuação de preços, deve ser apresentada demonstração analítica da variação dos componen-tes dos custos do contrato, devidamente justificada”.

13. Penalidades

A aplicação de penalidades à contratada é um instrumento de que a contratante dispõe para educá-la, visando ao fiel cumprimento das obrigações contratuais. Desse modo, a Nuclep deve sempre preser-var o caráter pedagógico da sanção, além de promover a justiça em cada caso.

Na aplicação de penalidades, deve ser considerado o que dispõe o edital, o contrato e a Lei nº 13.303/1993, em seus artigos 82 a 84.

Sempre que, na apuração dos fatos, houver questões jurídicas que precisem ser dirimidas para a aplicação de penalidade contratual, poderá o gestor do contrato buscar aconselhamento junto à Gerên-cia Geral Jurídica e à Gerência Geral de Compras e Contratações.

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Em regra, são estas as penalidades previstas em Lei:

n advertência;

n multa;

n suspensão temporária de participação em licitação e impedimen-to de contratar com a Nuclep por prazo não superior a 2 (dois) anos;

n impedimento de licitar e contratar com a União pelo prazo de até 5 (cinco) anos, no caso de utilização de licitação pela modalidade pregão.

As penalidades aplicadas devem ser proporcionais à gravidade da infração e, em regra, são aplicadas de forma sequencial.

13.1 Regras comuns a todas as penalidades

Há quatro fases distintas para a aplicação da sanção: notificação, defesa, decisão e execução.

Na penalidade de advertência, a terceira e a quarta fase se confun-dem, porque, ao decidir, formaliza-se por escrito essa decisão, a qual é, em si mesma, a execução.

Na aplicação de penalidades, é importante observar o seguinte:

n é sempre indispensável ouvir previamente a contratada para ga-rantir a eficácia do princípio da ampla defesa e do contraditório;

n é suficiente a manifestação do preposto da contratada;

n não há necessidade de notificar a contratada por ofício se o seu preposto comparece;

n é recomendável comunicar diretamente à contratada em razão das faltas e irregularidades cometidas pelo seu preposto; e

n todas as penalidades são aplicadas por escrito, mas somente é publicada no Diário Oficial a suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a entidade sancionadora.

13.2 Advertência

A aplicação da penalidade de advertência é de competência do gestor do contrato. Trata-se de penalidade usual e pode ser aplicada sempre que for necessário aprimorar o processo educativo.

FIQUE ATENTO!

n As tipif icações das inf rações e as respectivas penalidades e valores das multas são cláusulas contratuais. Portanto somente será possível apli-car a sanção que estiver def inida em contrato ou instrumento equivalente.

n Somente é eficaz a penalidade que se aplica com o menor lapso de tempo possível entre a infração, a decisão e o cumprimento; quanto mais longo for o tempo, menor será a eficácia do processo educativo; se o lapso de tempo for demasiadamente longo, pode caracterizar o perdão tácito.

n Se ocorrer causa de aplicação de penalidade, é in-dispensável que a sua relevação seja justif icada.

n A notificação para apresentação de defesa prévia deverá conter a identificação da pessoa ou empresa a ser notificada, o nome do órgão administrativo notificante, a finalidade da notificação, a exposição resumida dos fatos, a cláusula contratual ou editalícia infringida, a sanção aplicável e o prazo legal de que o interessado disporá para, pessoalmente ou por intermédio de representante, apresentar sua defesa.

n Se uma penalidade mais branda for cumulada com outra mais grave, ambas deverão ser apreciadas pela autoridade competente para a aplicação desta última.

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13.2.1 Procedimento

13.2.1.1 Notif icação e defesa

13.2.1.2 Forma e execução

Ao verificar a ocorrência de irregularidade, o gestor do contrato deve advertir a contratada por meio de notificação para que promova a correção da irregularidade e se manifeste no prazo de 05 (cinco) dias úteis.

Assim que advertir a contratada, o gestor deve instruir o processo, registrando suas justif icativas para a penalidade proposta, acompanhadas dos documentos pertinentes da notif icação e do respectivo comprovante de entrega à contatada para instrução do procedimento de apuração do descumprimento contratual.

Sobre a notificação, deve-se considerar que:

n a notificação será registrada também no arquivo eletrônico do Histórico de Gerenciamento do Contrato;

n é direito da contratada obter cópia da notificação, e é de todo con-veniente que se conceda a ela, desde logo, cópia;

n a notificação deve deixar claro que a penalidade que se pretende aplicar é a de advertência e se esta é cumulada com a de multa ou não;

n no ato de notificação, a contratada deverá ser instruída sobre a for-ma, o prazo e a necessidade de protocolização da defesa.

Findo o prazo de apresentação da defesa, o gestor do contrato aprecia-rá as justificativas que tiverem sido oferecidas, colhendo os subsídios necessários, e decidirá sobre a aplicação ou relevação de penalidade, notificando a contratada de sua decisão, que deverá ser motivada.

A advertência pode ser formalizada no próprio arquivo eletrônico do Histórico de Gerenciamento do Contrato e em termo à parte a ser incluído no processo, colhendo-se o “ciente” do preposto.

13.2.2 Recurso

13.3 Multa

Da aplicação da penalidade de advertência cabe apenas um recurso, que poderá ser interposto no prazo de 05 (cinco) dias úteis.

O recurso será dirigido à Diretoria Administrativa e será entregue ao gestor, que poderá:

n reconsiderar sua decisão, anulando a penalidade aplicada; ou

n manter a decisão. Nesse caso, escreverá os motivos que o levam a manter sua decisão e porque os motivos da contratada não devem ser aceitos. Em seguida, encaminhará o processo à Diretoria Administra-tiva no prazo de 05 (cinco) dias úteis, a quem caberá motivadamente:

l decidir em igual prazo de 05 (cinco) dias úteis;

l restituir o processo ao gestor do contrato para que ele dê ciência ao recorrente da manutenção ou não da penalidade.

A aplicação da penalidade de multa é da competência da Diretoria Administrativa, após relatório circunstanciado do gestor do contrato.

A execução da advertência se dá com a simples ciência do preposto.

Havendo recusa, formaliza-se o ato na presença de duas testemunhas, remetendo-se cópia para a contratada, com Aviso de Recebimento. Esse procedimento tem o mesmo efeito da ciência para todos os efeitos legais.

É lícito ao preposto fazer breve anotação ressalvando sua discordância da penalidade aplicada, mas os efeitos jurídicos somente são alcança-dos com o ingresso de recurso.

O gestor do contrato solicitará à Gerência Geral de Compras e Con-tratações a inscrição da penalidade no SICAF.

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A Nuclep poderá prever no contrato a aplicação de multa por inexecução total ou parcial do objeto. A aplicação da multa não impede a Nuclep de rescindir o contrato e de aplicar simultane-amente à contratada advertência, suspensão temporária ou im-pedimento de contratar.

13.3.1 Procedimento


Ao verif icar a ocorrência de irregularidade, o gestor deve propor, por meio de relatório circunstanciado, à Gerência Geral de Com-pras e Contratações, a penalidade de multa, e esta deverá noti-f icar a contratada, para que apresente a justif icativa e se mani-feste no prazo de 05 (cinco) dias úteis.

Assim que notif icar a contratada, a Gerência Geral de Compras e Contratações deve instruir o processo, registrando suas justif ica-tivas para a penalidade proposta, acompanhadas dos documen-tos pertinentes da notif icação e do respectivo comprovante de entrega à contratada, para instrução do procedimento de apu-ração do descumprimento contratual.

Sobre a notif icação, deve-se considerar que:

n a notificação também será feita no arquivo eletrônico do Históri-co de Gerenciamento do Contrato;

n é direito da contratada obter cópia da notificação, e é conveni-ente que se lhe conceda, desde logo, cópia;

n a notif icação deve deixar claro que a penalidade que pretende aplicar é a de multa e se será ou não cumulada com outras sanções, na forma permitida pelo artigo 83, §2º, da Lei nº 13.303/2016;

n no ato de notificação, deverá ser instruída a contratada sobre a forma e a necessidade de protocolização da defesa;

n como regra, entrega-se a notif icação ao preposto, mas, não

13.3.1.2 Valor

Sobre o valor da multa:

n como regra, os percentuais aplicáveis devem ter suas margens máximas e mínimas def inidas no Edital ou contrato;

n não havendo prévia f ixação, são razoáveis e usualmente prati-cados os percentuais de 2, 5 ou 10 % (dois, cinco ou dez por cento);

n a Lei nº 13.303/2016 estabelece que a multa será descontada no valor da garantia. Em termos práticos, ninguém procede desse

sendo possível, a notif icação pode ser enviada por meio postal, formalizada por carta registrada com Aviso de Recebimento (AR). É importante que o AR devolvido pelos Correios com a assinatura do destinatário seja juntado ao processo administrativo. Sem ele, não há prova de recebimento, mas apenas de envio. A jurisprudência não exige que o AR seja assinado pelos proprietários da empresa, bastando que seja recebido no estabelecimento da contratada.

A defesa deve ser apresentada por escrito, mas não há soleni-dades ou requisitos especiais.

Em homenagem à ampla defesa, deve-se preterir formalismos e valorizar a intenção da defesa ou recurso.

Findo o prazo de apresentação da defesa, a Gerência Geral de Compras e Contratações apreciará as justif icativas que tiverem sido oferecidas, colhendo os subsídios necessários, e decidirá so-bre a aplicação ou relevação de penalidade, notif icando a con-tratada de sua decisão.

No caso específ ico de multa, o gestor deverá, cautelarmente, solicitar à Gerência Geral de Planejamento e Finanças a retenção do valor a título de multa aplicável, se for possível, no valor máximo que pretende que seja aplicado. Deve-se evitar, também, a retenção de documento f iscal enquanto tramita a decisão.

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modo, salvo em se tratando de contrato em que o pagamento já tenha sido realizado integralmente. Há duas justif icativas para o distanciamento entre a prática e a norma: se o contrato tem continuidade, e a Nuclep descontar a multa, a contratada será obrigada a repor o valor da garantia – logo, é ruim para a Nuclep e para a contratada. Além disso, muitas vezes a garantia é apresentada em modalidade dif ícil de liquidar, como ocorre com títulos da dívida pública ou f iança bancária. Por isso, mais prático é determinar o pagamento ou a retenção na fatura;

n a base de cálculo deve estar indicada no contrato, sendo corre-to que incida sobre a parcela que falta executar ou sobre o valor da irregularidade. É necessário cuidado porque, às vezes, o valor da multa é muito superior ao valor do lucro líquido previsto na planilha, o que pode ser considerado abusivo.


A multa é formalizada por meio de decisão do gerente geral de Compras e Contratações no processo de contratação fazendo constar cópia desta no processo de pagamento.

Na execução da multa, observar-se-á o seguinte:

n se houver fatura pendente ou valor retido, a Gerência Geral de Planejamento e Finanças providenciará o desconto do respectivo valor, de imediato;

n não havendo a possibilidade da adoção do previsto no item an-terior, a Gerência Geral de Planejamento e Finanças emitirá guia para recolhimento da multa e o gestor do contrato convocará o preposto da empresa para efetuar o pagamento no prazo de 05 (cinco) dias;

n não satisfeito o pagamento na forma das alíneas anteriores, o valor será descontado da garantia do contrato;

n caso persista o débito, a Gerência Geral de Compras e Con-tratações providenciará a inscrição do débito no Cadastro In-formativo dos Créditos Não Quitados do Setor Público Federal


Da decisão que aplicar a penalidade de multa cabe apenas um re-curso, que poderá ser interposto no prazo de 05 (cinco) dias úteis.

O recurso será dirigido à Diretoria Administrativa por intermédio da Gerência Geral de Compras e Contratações, que poderá recon-siderar sua decisão ou fazer subir o recurso devidamente instruído ao diretor administrativo, a quem caberá, em última instância:

n reformar a decisão do Gerente Geral de Compras e Contratações, anulando a penalidade aplicada; ou

n manter a decisão, hipótese em que a peça recursal será en-caminhada, devidamente instruída, à Gerência Geral de Planeja-mento e Finanças para aplicação da multa.

(CADIN), na forma e prazos def inidos na Lei nº 10.522, de 19 de julho de 2002, ou a remessa para inscrição na Dívida Ativa da União. Ressalta-se que, nos termos do artigo 20 da referida lei, débitos inscritos na Dívida Ativa da União de valor con-solidado igual ou inferior a R$ 10.000,00 (dez mil reais) são arquivados; e

n a Gerência Geral de Compras e Contratações providenciará a inscrição da penalidade no SICAF.

É importante observar que cabe ao Tribunal de Contas da União verif icar o cumprimento do disposto no artigo 2º da Lei nº 10.522/2002 quanto à inclusão, no CADIN, do nome das pessoas f ísicas e jurídicas que se encontram em débito com o INSS, nos termos do artigo 114 da Lei nº 12.017/2009.

Haverá situações em que o gestor se deparará com débitos das contratadas para com a Nuclep e que não terão solução administrativa. Nessa hipótese, a Gerência Geral de Compras e Contratações deverá submeter o caso à Gerência Geral Jurídica para avaliar a existência de soluções consensuais de conflitos, como aquelas dispostas no artigo 2º, § 3º, do novo Código de Processo Civil, ou a conveniência do ajuizamento de ação de cobrança.

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13.4 Suspensão do direito de licitar e contratar com a Nuclep

A Lei nº 13.303/2016 estabeleceu a possibilidade de aplicar essa sanção no caso de inexecução total ou parcial do contrato, restringindindo a abrangência apenas à entidade sancionadora, no caso a Nuclep, e por prazo não superior a 02 (dois) anos.

A Lei das Estatais também estabelceu que, para a aquisição de bens e serviços comuns, será utilizada a modalidade de licitação denominada pregão, instituída pela Lei nº 10.520/2002, cujo artigo 7º estabelece a possibilidade de aplicar a sanção de impedimento de licitar e contratar com a União pelo prazo de até 5 (cinco) anos.

Portanto, objetivamente, têm-se, no âmbito da Nuclep, duas pos-sibilidades para aplicar essa sanção:

n o impedimento de licitar e contratar com a União pelo prazo de até 5 (cinco) anos, se o contrato decorrer de licitação na mo-dalidade pregão, com amparo no artigo 7º da Lei nº 10.520/2002; ou

n a suspensão de participar em licitação e impedimento de con-tratar com a Nuclep, por parazo de até 2 (dois) anos, para os de-mais contatos não abrigados no item anterior, com amparo no artigo 83, inciso III, da Lei nº 13.303/2016.

Na aplicação dessa penalidade, o gestor do contrato participa ape-nas com a proposição da penalidade à Gerência Geral de Compras e Contratações, por ser o seu titular a autoridade competente para a sua aplicação. O desenvolvimento do procedimento deve ficar a cargo dessa Gerência Geral de Compras e Contratações, poden-do solicitar a participação do gerente geral jurídico, se necessário. Caso a proposta do gestor do contrato de aplicação dessa pe-nalidade não seja acolhida, a Gerência Geral de Compras e Con-tratações continuará livre para propor outras penalidades.

Anote um detalhe: a Nuclep não pode contratar empresa ou instituição punida com penalidade de declaração de inidoneidade.

Também não pode contratar quem foi punida por Lei de Impro-bidade ou Lei Anticorrupção. Por isso, recomenda-se consultar o Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas, dis-ponível no Portal da Transparência mantido pelo Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União.

13.4.1 Procedimento


Ao verificar a ocorrência de irregularidade que considere grave, o gestor do contrato encaminhará proposta de aplicação da penalidade de suspensão da participação em licitação e impedimento de contratar, cumulada ou não com a penalidade de multa, motivando-a com a apresentação dos fatos e fundamentos à Gerência Geral de Compras e Contratações.

Feito isso, a Gerência Geral de Compras e Contratações manifes-tar-se-á nos autos sobre a aplicação da penalidade e, inclusive, se for o caso, com ou sem a cumulação de multa, sugerindo, após consulta ao gestor, o seu valor.

Ao receber a proposta de aplicação da penalidade, a Gerência Geral de Compras e Contratações decidirá, em 02 (dois) dias úteis, com parecer conclusivo.

Caberá à Gerência Geral de Compras e Contratações deliberar o seguinte:

a) se discordar da proposta, poderá aplicar penalidade menos grave;

b) se concordar com a proposta, determinará o envio de notifi-cação à contratada, na qual constarão, necessariamente:

n os fatos e motivos que ensejam a aplicação da penalidade;

n o prazo de 05 (cinco) dias úteis para oferecimento de defesa por escrito;

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n o horário para entrega da defesa, que deverá coincidir com o de funcionamento da Nuclep;

n o local para entrega da defesa;

n tendo em vista que a penalidade de suspensão pode ser aplica-da cumulativamente com a penalidade de multa, a notificação deverá esclarecer se a Nuclep pretende cumular as penalidades no caso concreto, especificando desde logo o seu valor máximo. Após a oferta da defesa, o valor pode ser reduzido em razão dos motivos apresentados.

Cópia da notificação deverá ser juntada ao processo com o com-provante da remessa pelos Correios.

Recebendo a defesa ou esgotado o prazo sem manifestação, a Gerência Geral de Compras e Contratações juntará à notificação sua manifestação fundamentada sobre o ocorrido.

Na hipótese de existir cumulação da suspensão com a penalidade de multa, o gestor deverá solicitar à Gerência Geral de Planeja-mento e Finanças a retenção cautelar do valor máximo que pre-tende aplicar a título de multa. Essa medida visa evitar a retenção do documento fiscal enquanto tramita a decisão das sanções cabíveis ao caso concreto.

O gestor deve fazer os devidos registros no arquivo eletrônico do Histórico de Gerenciamento do Contrato.


Após o encerramento da fase recursal, se a penalidade for manti-da, o gestor deverá dar ciência à contratada e registrar a decisão no processo administrativo.

No caso do impedimento de licitar e contratar com a União, com amparo no artigo 7º da Lei nº 10.520/2002, a sanção surtirá efeitos para além da órbida jurídica da Nuclep, motivo pelo qual a Gerên-cia Geral de Compras e Contratações providenciará a publicação do resumo da penalidade no Diário Oficial de União, além de regis-

13.4.2 Recurso

Da decisão do Gerente Geral de Compras e Contratações cabe apenas um recurso, o qual não tem efeito suspensivo em relação à execução da multa, caso aplicada cumulativamente.

O recurso será dirigido à Diretoria Administrativa por intermédio da Gerência Geral de Compras e Contratações, que poderá reconsiderar sua decisão ou fazer subir o recurso devidamente instruído ao diretor administrativo a quem caberá, em última instância:

n reformar a decisão do gerente geral de Compras e Contratações, anulando a penalidade aplicada;

n reformar a decisão do gerente geral de Compras e Contratações, aplicando penalidade mais branda; ou

n manter a decisão do gerente geral de Compras e Contratações.

Cabe registrar que a suspensão do direito de licitar e contratar não é uma penalidade perpétua, porque fica ao alcance da contratada adotar as medidas que a Nuclep indicar como necessárias e sufi-cientes para a reabilitação.

Muito se tem debatido se é possível a reabilitação antes do exaurimento do prazo indicado para suspensão. Sobre o assunto, não há jurisprudência, mas, diante do caso concreto, mostra-se possível como estímulo à função pedagógica da penalidade.

trar no processo e inscrever no SICAF. Se a suspensão for com base apenas no artigo 83, inciso III da Lei nº 13.303/2016, pelo princípio da eficiência e economia processual, bastará apenas o seu regis-tro no SICAF, dispensando-se sua publicação.

O resumo a ser publicado deve conter as seguintes informações: nome da empresa ou instituição punida, o CNPJ, o prazo de cumprimento da penalidade aplicada, o nome e cargo do Gerente Geral de Compras e Contratações. Em se tratando de pessoa f ísica, deverá ser indicado o nome e o CPF.

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14. Rescisão contratual

O termo “rescisão” é utilizado de forma genérica pela Lei da Es-tatais. Contudo, não é a forma técnica de se falar na possibilidade de extinção contratual, principalmente quando essa Lei esta-belece que os contratos com as estatais se regulam pelos pre-ceitos de direito privado.

Em regra, a extinção dos contratos ocorre com o cumprimento do seu objeto ou com o término do seu prazo de vigência. Além disso, segundo o direito privado e a doutrina civilista, o contrato também pode ser extinto antes do cumprimento das obrigações por variadas formas, entre as quais se destacam:

n distrato: também chamado de resilição bilateral, ocorre por acordo entre as partes, com amparo no artigo 472 do Código Civil;

n denúncia: ou resilição unilateral, nos casos permitidos por lei, conforme artigo 473 do Código Civil;

n resolução: quando houver descumprimento ou inadimplemen-to voluntário ou involuntário, com amparo nos artigos 474 e 475 do Código Civil. Poderá, ainda, haver a resolução diante de onerosidade excessiva para uma das partes em virtude de acontecimentos extraor-dinários e imprevisíveis, nos termos do artigo 478 do Código Civil;

n revogação: quando ocorrer, por exemplo, o descumprimento da destinação de bens conforme artigo 555 do Código Civil ou os §§ 7º e 8º do art. 54 Lei das Estatais;

n arrependimento: como ocorre nos contratos do Direito Con-sumerista, conforme o artigo 49 do Código de Defesa do Con-sumidor, ou a exemplo do artigo 420 do Código Civil;

n cessação: que ocorre com a morte do devedor, nos casos de contrato personalíssimo; e

n nulidade: quando alguma solenidade legal deixa de ser observada, com fundamento no artigo 166 do Código Civil, como é exemplo um contrato celebrado por dispensa de licitação, quando o caso concreto exigia a realização de um pregão.

Note-se que o artigo 474 do Código Civil dispõe que “a cláusula resolutiva expressa opera de pleno direito; a tácita depende de interpelação judicial”. Portanto, para evitar demandas judiciais e atender a disposição do artigo 69, inciso VII, da Lei nº 13.303/2016, é boa prática que os contratos celebrados pela Nuclep possuam uma cláusula resolutiva expressamente pactuada pelas partes, também chamada de Pacto Comissório Expresso.

BOA PRÁTICA:

Estabelecer, no contrato, cláusula resolutiva em que constem, no mínimo, as situações de inexecução das obrigações contratuais, tomando por analogia aquelas hipóteses já consagradas pela Lei nº 8.666/1993, quais sejam:

n não cumprimento de cláusulas contratuais, espe-cif icações, projetos ou prazos;

n cumprimento irregular de cláusulas contratuais, es-pecificações, projetos ou prazos;

n lentidão do seu cumprimento, levando a Nuclep a com-provar a impossibilidade da conclusão do serviço ou do fornecimento nos prazos estipulados;

n atraso injustificado no início da prestação do serviço ou fornecimento;

n paralisação do serviço ou do fornecimento sem justa causa e prévia comunicação à Nuclep;

n subcontratação total ou parcial do seu objeto, a asso-ciação da contratada com outrem, a cessão ou trans-ferência, total ou parcial, bem como a fusão, cisão ou incorporação não admitidas no edital e no contrato;

n desatendimento das determinações regulares da au-toridade designada para acompanhar e fiscalizar a

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sua execução (gestor do contrato), assim como as de seus superiores;

n cometimento reiterado de faltas na sua execução, anotadas no Histórico de Gerenciamento do Con-trato;

n decretação de falência ou a instauração de insolvência civil da contratada;

n alteração social ou a modif icação da f inalidade ou da estrutura da empresa que prejudique a execução do contrato;

n razões de interesse público de alta relevância e amplo conhecimento, justificadas e determinadas pelo ger-ente geral de Compras e Contratações e exaradas no processo administrativo a que se refere o contrato;

n ocorrência de caso fortuito ou de força maior, regularmente comprovado, impeditivo da execução do contrato.

Na resolução por inexecução voluntária decorrente de conduta culposa de uma das partes e que resultar em prejuízos à outra, a parte inadimplente ficará sujeita a perdas e danos, nos termos do artigo 389 do Código Civil.

Na hipótese de resolução por inexecução involuntária que decor-ra de casos fortuitos ou de força maior supervenientes que im-possibilitem o cumprimento da obrigação, o contratante não será obrigado a repor as perdas e danos ao prejudicado, salvo se ex-pressamente for responsável por eles, nos termos do artigo 393 do mesmo Código Civil.

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GESTÃO DECONTRATOS DEFORNECIMENTO DE BENS

PARTE 3


RESUMO

n O contrato de fornecimento, também conhecido como de compra, poderá ser de uma só entrega ou de entre-ga parcelada.

n Nos contratos de fornecimento integral, o ato de re-cebimento deverá ser realizado com maior rigor, porque o pagamento será liberado imediatamente após o atesto da nota fiscal, dificultando o esforço pela regularização do objeto.

n Nos contratos de fornecimento parcelado, o gestor deve definir como será efetuada a troca de merca-dorias e produtos recusados pelos requisitantes por defeitos supervenientes ao recebimento, admitin-do-se, inclusive, a seu critério, a compensação na próxima entrega, exceto na última da vigência do contrato.

n Deve-se observar, com o auxílio das demais áreas da Nuclep, as reduções ou descontos promocio-nais eventualmente concedidos pela contratada a outros órgãos públicos e a clientes privados, com vistas a possível negociação para obtenção de des-contos para a Nuclep.

n Dependendo das peculiaridades do objeto, o gestor do contrato poderá visitar o estabelecimento da contrata-da para verificar a construção, fabricação ou montagem do objeto do contrato.

n O Código de Defesa do Consumidor pode ser aplicado aos contratos de fornecimento da Nuclep, em face do artigo 173 da Constituição Federal.

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Esta parte do Manual, bem como as três subsequentes, tratam da gestão de tipos específicos de contratos, a saber:

n fornecimento de bens;

n prestação de serviços;

n soluções de Tecnologia da Informação; e

n engenharia.

Em cada uma delas, é dada ênfase às particularidades daquele tipo de contrato no que concerne à sua gestão e fiscalização.

1. Contratos de fornecimento

O contrato de fornecimento, também conhecido como de com-pra, poderá ser de uma só entrega ou de entrega parcelada.Esse tipo de contrato exige menos do gestor durante o perío-do entre a formalização do contrato e o recebimento do objeto, porque a execução contratual não se concretiza nas dependên-cias da contratante.

Desse modo, além das atribuições gerais previstas, cabem ao gestor do contrato outras, conforme se demonstrará a seguir.

1.1. Atribuições específicas do contratode fornecimento

n observar, com o auxílio das demais áreas da Nuclep, as re-duções ou descontos promocionais eventualmente concedidos pela contratada a outros órgãos públicos e a clientes privados, com vistas a possível negociação para obtenção de descontos para a Nuclep;

n tomar ciência das alterações quantitativas de pedidos dos órgãos requisitantes e, se deferidos, manter contatos com o fornecedor para realizar acréscimos ou supressões no objeto contratado, com vistas à economicidade e à eficiência na execução contratual;


n zelar para que os produtos sejam recebidos com os prazos de validade predefinidos em contrato ou edital;

n a Constituição Federal estabelece que as regras de comércio e, portanto, o Código de Defesa do Consumidor se aplicam aos contratos de fornecimento das empresas estatais, como a Nuclep;

n além das regras do referido Código, ainda podem ser utilizadas as do artigo 96 da Lei nº 8.666/1993, que continuam aplicáveis às empresas públicas e às sociedades de economia mista, conforme artigo 41 da Lei nº 13.303/2016.

1.2. Fornecimentos de maior relevância

No caso de contratos de grande vulto ou de objetos diretamente vin-culados à realização de atividades finalísticas da Nuclep, deve-se:

n manter contato formal com a contratada no sentido de analisar a efetiva possibilidade de cumprimento dos prazos contratuais;

n verificar, ante o não cumprimento de prazos, a possibilidade de rescisão, nos termos da legislação e do edital.

1.3. Visita ao estabelecimento da contratada

Sempre que o volume de recursos envolvidos na contratação ou a natureza do seu objeto recomendar a visita, esta deverá ser realizada por mais de um empregado da Nuclep.

Essa visita tem por objetivo verif icar a construção, fabricação ou montagem do objeto do contrato. Nessa hipótese, o gestor do contrato deverá zelar pela manutenção dos elevados padrões éticos que a austeridade impõe ao serviço público, sendo-lhe vedado obter da contratada qualquer vantagem, benef ício ou facilidade, direta ou indireta, inclusive hospedagem, alimen-tação e transporte.

2. Contratos de fornecimento integral

Fornecimento integral é a compra em que a entrega se realiza de uma só vez. A gestão do contrato de fornecimento integral deve observar as atribuições da gestão dos contratos em geral e, ainda, atentar para o fato de que o ato de recebimento deverá ser real-izado com maior rigor, porque o pagamento será liberado imedi-atamente após o atesto da nota fiscal, dificultando o esforço pela regularização do objeto.

3. Contratos de fornecimento parcelado

Contrato de fornecimento parcelado é aquele em que a Nuclep realiza a compra, mas, por questões de estratégia de suprimento e armazenamento, prevê que a entrega dos produtos será realizada em parcelas, correspondendo cada uma a um pagamento.

A gestão dos contratos de fornecimento parcelado se rege pelas regras gerais deste Manual, devendo o gestor zelar pelas condições das entregas periódicas, inclusive se for necessário negociar as en-tregas e os prazos para adequada compatibilidade de demandas do edital.

1. Possibilidade de troca da marca do bem

Em regra, um contratado não pode se desvincular de sua propos-ta, mas poderão sobrevir situações diversas que impeçam o for-necedor de entregar a marca proposta. Nessa hipótese, deverá ser feita interpretação que assegure os princípios básicos da isonomia e da eficiência.

A troca da marca proposta para um produto terá amparo no arti-go 72 da Lei nº 13.303/2016 na medida em que, sendo regidos pe-los preceitos de direito privado, os contratos somente podem ser alterados por acordo entre as partes. Mas, para se evitar violação da obrigação de licitar, eventual troca poderá ser autorizada pelo gestor do contrato em caráter excepcional, devidamente justifica-da, observando que:

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a) se o edital indicou marca ou modelo específico nos termos do artigo 47, inciso I, alíneas “a” ou “b” da Lei nº 13.303/2016, a troca não deverá ser aceita;

b) se o edital indicou marca ou modelo apenas para a compreensão do objeto, e caso o novo produto ofertado possua a mesma qualificação avaliada por parecer técnico ou manifestação formal do órgão requisitante, a troca poderá ser aceita; ou

c) se edital não exigiu marca ou modelo específico, a troca poderá ser aceita, desde que possua a mesma qualificação avaliada por parecer técnico ou manifestação formal do órgão requisitante.


GESTÃO DECONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

PARTE 4


RESUMO

n Nos processos de terceirização, o objeto da con-tratação deve ser def inido exclusivamente como prestação de serviços e conterá, no mínimo: jus-tif icativa da necessidade dos serviços; relação entre a necessidade e a quantidade de serviço a ser contratada; e demonstrativo de resultados a serem alcançados.

n Os contratos que se realizam nas instalações da Nuclep e por mais tempo exigem mais do gestor e dos fiscais, pois toda a burocracia da documentação referente às relações de trabalho e previdência social deve ser objeto de fiscalização.

n Todos os contratos que envolverem terceirização de mão de obra, tais como vigilância, limpeza e con-servação, recepção e portaria, entre outros, deverão prever a obrigatoriedade de apresentação, no início do serviço e eventualmente, do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) pelas em-presas contratadas.

n Na contratação de serviços continuados, o Proje-to Básico ou Termo de Referência da contratação deverá adotar unidade de medida que permita a mensuração dos resultados para o pagamento da contratada e que elimine a possibilidade de remuneração com base na quantidade de horas de serviço.

n A contratada é responsável pelos encargos tra-balhistas, f iscais e comerciais resultantes da execução do contrato. A inadimplência da con-tratada quanto a eles não transfere à Nuclep a responsabilidade por seu pagamento nem poderá onerar o objeto do contrato.

n A verificação do cumprimento da obrigação se faz aleatoriamente e por amostragem.

n Os contratos de serviços de execução continuada devem, preferencialmente, ser f irmados em um destes três modos distintos: pelo prazo correspon-dente ao exercício f inanceiro, prorrogando-se por iguais períodos até 60 (sessenta) meses; pelo pra-zo de 12 (doze) meses, prorrogando-se por iguais períodos até 60 (sessenta) meses; ou diretamente por 60 (sessenta) meses.

n O edital deve prever que os valores provisionados na planilha para o pagamento de férias, 13º salário e ver-bas rescisórias dos trabalhadores da contratada serão depositados pela Nuclep em conta-depósito vincula-da específica (“conta vinculada”).

n A contratação de serviços de limpeza deve levar em conta a área física a ser limpa, estabelecendo-se uma estimativa do custo por metro quadrado, observadas a peculiaridade, a produtividade, a periodicidade e a frequência de cada tipo de serviço e das condições do local.

n A contratação de serviços de vigilância observará as escalas de 44h diurnas em dias úteis ou 12x36 horas em sete dias por semana.

n Nos contratos de lanchonete e restaurante, deve-se deixar claro que a Nuclep está contratando o serviço, e não a locação de espaço.

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1. Introdução

Os critérios para a contratação de serviços encontram-se def ini-dos no Decreto nº 2.271/1997 e na Instrução Normativa Seges/MP nº 05/2017. Embora esses normativos se apliquem de forma vin-culativa apenas à Administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo Federal, eles têm sido utilizados pelos órgãos de controle como boas práticas que devem ser observadas pelos demais poderes e pelas empresas públicas (como é o caso da Nuclep) e sociedades de economia mista, na falta de normativos equivalentes específ icos.

É vedada a caracterização exclusiva do objeto como fornecimento de mão de obra e qualquer relação que caracterize pessoalidade e subordinação direta.

EXTRATO DE LEGISLAÇÃO

O Decreto nº 2.271/1997 estabelece que:

“As atividades de conservação, limpeza, segurança, vigilância, transportes, informática, copeiragem, re-cepção, reprograf ia, telecomunicações e manutenção de prédios, equipamentos e instalações serão, de preferência, objeto de execução indireta.

Não poderão ser objeto de execução indireta as ativi-dades inerentes às categorias funcionais abrangidas pelo plano de cargos da entidade, salvo expressa disposição legal em contrário ou quando se tratar de cargo extinto, total ou parcialmente, no âmbito do quadro geral de pes-soal” (§2º do artigo 1º).

A contratação de serviços será sempre precedida da apresentação do Projeto Básico ou Termo de Referência, que deverá ser preferencialmente elaborado por técnico com qualificação profissional pertinente às especificidades do serviço a ser contratado.

Nos processos de terceirização, o objeto da contratação deve ser def inido exclusivamente como prestação de serviços e conterá, no mínimo:

n justif icativa da necessidade dos serviços;

n relação entre a necessidade e a quantidade de serviço a ser con-tratada; e

n demonstrativo de resultados a serem alcançados em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos hu-manos, materiais ou f inanceiros disponíveis.

JURISPRUDÊNCIA TCU

Acórdão nº 1.021/2007 – Plenário. “É indevida a con-tratação de mão de obra terceirizada ou de prestadores de serviço para os cargos inerentes às categorias fun-cionais abrangidas pelo Plano de Cargos e Salários da empresa, por constituir inobservância ao disposto no ar-tigo 37, inciso II, da Constituição Federal. A contratação de empresa especializada em locação de mão de obra deve restringir-se às situações em que as características intrínsecas dos serviços impossibilitem a contratação da prestação dos mesmos”.

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É vedada a inclusão de disposições nos instrumentos contratuais que permitam:

n indexação de preços contratados por índices gerais, setoriais ou que reflitam a variação de custos em contratos com duração inferior a um ano;

n caracterização do objeto exclusivamente como fornecimento de mão de obra;

n previsão de reembolso de salários pela contratante; e

n subordinação dos empregados da contratada à Nuclep.

Para melhor compreensão das conclusões que serão adotadas, faz-se necessário classif icar os contratos de prestação de serviços da seguinte maneira:

a) em razão do local da prestação dos serviços:

n aqueles que são realizados no estabelecimento da contratada, como os de manutenção de veículos;

n aqueles que são realizados nas dependências da Nuclep, como os de conservação e limpeza.

b) em relação ao tempo da execução:

n aqueles que se realizam de uma só vez, como os de reforma de piso;

n aqueles cuja execução se prolonga no tempo, como os de ma-nutenção de elevadores.

Quando for o caso, os editais e contratos devem disciplinar a re-muneração de horas de sobreaviso e hora extra, lembrando que é vedada a previsão de reembolso de salários de mão de obra (Decreto nº 2.271, de 7 de julho de 1977, art. 4º, inc. III), deven-do a especif icação do objeto ser feita, sempre que possível, com parâmetros de aferição de resultados.

JURISPRUDÊNCIA TCU

Acórdão nº 265/10 – Plenário. “Abstenha-se de contratar por postos de trabalho, evitando a mera alocação de mão de obra e o pagamento por hora trabalhada ou posto de serviço, dando preferência ao modelo de contratação de execução indireta de serviço baseado na prestação e na remuneração de serviços mensuradas por resultados sempre que a prestação do serviço puder ser avaliada por determinada unidade quantitativa de serviço presta-do ou por nível de serviço alcançado, em obediência ao §1º do artigo 3º do Decreto nº 2.271/1997.

Proceda a mensuração dos serviços prestados por inter-médio de parâmetros claros de aferição de resultados, fazendo constar os critérios e a metodologia de avaliação da qualidade dos serviços no edital e no contrato”.

Os contratos de prestação de serviços que se realizam nas de-pendências da contratada exigem menor carga de atribuições do gestor e dos f iscais do contrato, como regra. Compete-lhes f iscalizar mais o resultado e menos os meios de execução. Também os contratos que se realizam de uma só vez em curto espaço de tempo têm menor efeito nas relações de trabalho e de previdência.

Ao contrário, os contratos que se realizam nas instalações da Nuclep e por mais tempo exigem mais do gestor e dos f iscais, pois toda a burocracia da documentação referente às relações de trabalho e previdência social deve ser objeto de f iscalização. Além do mais, envolvem relações entre empregados da Nuclep e terceirizados, exigindo grande sensibilidade para evitar e solu-cionar conflitos interpessoais. Nesses casos, é conveniente acon-selhar-se com os escalões hierárquicos superiores e documentar os fatos no processo.

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Nesse tipo de contratação, o gestor, ao receber o contrato devidamente formalizado, independentemente do prazo f ixado no Projeto Básico para a emissão da Ordem de Serviço, deve chamar o preposto da contratada para averiguar se este cumprirá o prazo estipulado para o início da execução do contrato.

Sugere-se que esse prazo seja de até 30 (trinta) dias para a im-plantação do novo serviço, a f im de se observar o cumprimento do aviso prévio da contratação anterior.

É importante assinalar que, para não haver descontinuidade do serviço, a rescisão do contrato anterior somente deve ocorrer quando o novo contrato estiver devidamente formalizado, e a con-tratada estiver ciente do prazo inicial da execução de seus serviços.

1.1 Cadastro Geral de Empregadose Desempregados

Outro ponto a ser observado é que todos os contratos que en-volverem terceirização de mão de obra, tais como vigilância, lim-peza e conservação, recepção e portaria, entre outros, deverão prever a obrigatoriedade de apresentação, no início do serviço e eventualmente, do Cadastro Geral de Empregados e Desempre-gados (CAGED) pelas empresas contratadas.

Esse Cadastro, instituído pela Lei nº 4.923, de 23 de dezembro de 1965, alberga, no Ministério do Trabalho e Emprego, o registro das admissões e dispensas de empregados nas empresas abran-gidas pelo sistema da Consolidação das Leis do Trabalho.

O CAGED é mantido por informações prestadas pelas empresas, inclusive pela contratada, e, mensalmente, até o dia 07 do mês subsequente, as empresas que dispensarem ou admitirem em-pregados f icam obrigadas a fazer a respectiva comunicação às Delegacias Regionais do Trabalho e Emprego, em relação nomi-nal, por estabelecimento, da qual constará também a indicação da Carteira de Trabalho e Previdência Social ou, para os que ain-da não a possuírem, nos termos da lei, os dados indispensáveis à sua identif icação pessoal.

Tal informação é importante ao f iscal administrativo do contra-to, pois com ela é possível identif icar eventuais contratações ou rescisões de contratos de trabalho não comunicadas ou que não arcaram com as despesas legais decorrentes, a f im de evitar a responsabilidade subsidiária da Nuclep nos casos de rescisão.

1.2 Relação Anual de Informações Sociais

Documento de igual importância é a Relação Anual de Infor-mações Sociais (RAIS), que é um instrumento de coleta de dados do mercado de trabalho instituído pelo Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975.

Os dados coletados pela RAIS constituem expressivos insumos para atendimento das necessidades, principalmente de controle dos registros do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Por isso, é importante ao f iscal administrativo do contrato conhecer a RAIS para fazer o correto acompanhamento de depósito de valores ao FGTS.

1.3 Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional

A Norma Regulamentadora (NR) nº 07, do Ministério do Trabalho e Emprego, estabelece a obrigatoriedade de elaboração e implementação, por parte de todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), com o objetivo de promoção e preservação da saúde do conjunto dos seus trabalhadores, do qual a contratada deve ser participante.

Informação de igual relevância deve ser objeto de preocupação do gestor do contrato, uma vez que é inerente à parte documen-tal da contratação e visa evitar a descontinuidade dos serviços contratados pela Nuclep, como ausências de empregados em virtude de problemas de saúde que, muitas vezes, poderiam ser evitados ou até prevenidos.

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Além disso, cabe à Nuclep informar à empresa contratada dos riscos existentes e auxiliar na elaboração e implementação do PCMSO nos locais de trabalho onde os serviços estão sendo prestados.

1.4 Programa de Prevenção de Riscos Ambientais

Por f im, o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), regulado pela Norma Regulamentadora (NR) nº 09, também do Ministério do Trabalho e Emprego, estabelece a obrigatoriedade de sua elaboração e implementação por par-te de todos os empregadores e instituições que admitam tra-balhadores como empregados.

Tal programa visa à preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, por meio da antecipação, reconhecimento, avaliação e consequente controle da ocorrência de riscos ambientais existentes ou que possam existir no ambiente de trabalho, tendo em consideração a proteção do meio ambiente e dos recursos naturais, devendo a empresa contratada ser participante.

O PPRA é parte integrante do conjunto mais amplo das iniciativas da empresa no campo da preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores. Por esse motivo, deve estar articulado com o disposto nas demais NRs, em especial com o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), previsto na NR nº 07.

Todos esses relatórios devem ser acompanhados pelo f iscal ad-ministrativo da Nuclep, de maneira a auxiliar também no apri-moramento das relações trabalhistas existentes no mercado.

Esses relatórios devem ser exigidos para anexação aos processos de contratação respectivos e servirão de base para as verif icações quanto ao cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e ambientais das empresas contratadas.

2. Contratos de prestação de serviços continuadosServiços continuados trazem as peculiaridades descritas a se-guir, que devem ser observadas na gestão de contratos.

2.1 Conceito

Consideram-se serviços continuados aqueles que envolvem a alocação de mão de obra terceirizada em caráter contínuo nas dependências da Nuclep.

2.2 Projeto Básico ou Termo de Referência

Na contratação de serviços continuados, o Projeto Básico ou Ter-mo de Referência deverá adotar unidade de medida que permita

DICA: Termo de Contrato dispensável

Um bom paradigma é a analogia com o artigo 67 da Lei nº 8.666/1993, que permite à Administração con-tratar terceiro para assistir e subsidiar o gestor do contrato das informações pertinentes.

Essa possibilidade também é permitida pela IN nº 05/2017, que, inclusive, parametriza as informações necessárias para a boa f iscalização dos diversos tipos de contrato.

Recomenda-se, então, contratar empresa para f is-calizar a execução de contratos e para f iscalizar a documentação deles, devendo o gestor atestar as faturas a partir dos relatórios produzidos, que devem ter por diretrizes um check-list (corretamente de-nominado pela IN nº 05/2017 de lista de verif icação).

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a mensuração dos resultados para o pagamento da contratada e que elimine a possibilidade de remuneração com base na quan-tidade de horas de serviço ou por posto de trabalho.

Um bom exemplo é a utilização do Instrumento de Medição de Resultado (antigo Acordo de Níveis de Serviços), apresentado pela Instrução Normativa nº 05/2017 como anexo V-B, o qual, sempre que possível, deverá conter:

n os procedimentos de f iscalização e de gestão da qualidade do serviço, especif icando-se os indicadores e instrumentos de medição que serão adotados pela Nuclep;

n os registros, controles e informações que deverão ser presta-dos pela contratada;

n as respectivas adequações de pagamento pelo não atendi-mento das metas estabelecidas.

2.3 Peculiaridades

A prestação de serviços continuados exige do gestor e dos f iscais do contrato cautelas peculiares, pois:

n pode acarretar a intermediação de mão de obra ilícita sem-pre que as atividades contratadas coincidirem com as tarefas dos cargos previstos para a Nuclep, nos termos do Decreto nº 2.271/1997;

n a relação entre os empregados da contratada e a Nuclep, pela continuidade, tendem a estreitar-se, exigindo-se com mais rigor que a comunicação entre a Nuclep e a empresa contratada seja feita por meio do gestor do contrato e do preposto;

n o passivo de encargos sociais e trabalhistas tende a atingir ci-fras elevadas, devendo ser redobrado o cuidado na f iscalização do efetivo recolhimento por parte da contratada de tais parcelas.A Lei nº 13.303/2016 deixou claro, em seu artigo 77, que a contrata-da é responsável pelos encargos trabalhistas, f iscais e comerciais resultantes da execução do contrato. Além disso, a inadimplência

da contratada quanto aos encargos trabalhistas, f iscais e comer-ciais não transfere à empresa pública ou à sociedade de econo-mia mista a responsabilidade por seu pagamento nem poderá onerar o objeto do contrato ou restringir a regularização e o uso das obras e edif icações, inclusive perante o Registro de Imóveis.

Diante disso, o presente Manual considera a melhor doutrina a que dispõe que o cumprimento das obrigações relativas ao sistema de seguridade social e trabalhista é de estrita responsabilidade da contratada, sob supervisão direta da Nuclep. Reitera-se a sugestão de que seja contratada empresa para f iscalizar a documentação dos diversos fornecedores da Nuclep, oferecendo, assim, suporte à gestão contratual.

Independentemente de contratar empresa para f iscalizar a documentação de todas as empresas contratadas, também pode o gestor proceder à verif icação do cumprimento da obrigação aleatoriamente e por amostragem. Esse sistema é tão ef icaz quanto o sistema exaustivo e desonera o gestor das tarefas que não se associam diretamente ao objeto do contrato. Nesse caso, deve registrar no Histórico de Gerenciamento do Contrato os fatos da amostra examinada.

Assim, por exemplo, o gestor, com apoio do f iscal administrativo:

n solicitará, em um mês, 5% (cinco por cento) das carteiras de trabalho para verif icação;

n entrevistará, na presença de colega, 1% (um por cento) dos em-pregados para verif icar se estão recebendo férias, horas extras e outros direitos trabalhistas;

n verif icará 2% (dois por cento) dos nomes da guia de recolhi-mento da previdência social e 2% (dois por cento) da relação dos nomes na guia de recolhimento do FGTS;

n em um dia e horário qualquer, após questionar o preposto sobre a presença de todos os empregados e solicitar a relação daqueles que faltaram ao serviço, deverá determinar a apresentação de todos os empregados, no prazo de 15 (quinze) minutos para verif icação da frequência. Se o preposto tiver faltado com a

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verdade, punirá severamente a empresa, além de glosar a fatura e aplicar a penalidade de advertência; na segunda vez que ocorrer procedimento desleal, pedirá a troca do preposto, aplicará multa à empresa e glosará da fatura e, assim, com mais rigor, até que o processo educativo atinja sua f inalidade. Passará, se necessário, a fazer a verif icação com mais frequência, somente retornando à verif icação por amostragem após ser restabelecida a confiabilidade das relações. Método alternativo poderá ser adotado por amostragem com o auxílio do serviço de segurança da Nuclep e do controle de frequência que possuem.

Considerando que a expectativa é que os empregados sejam mantidos por 60 (sessenta) meses, é recomendável que o gestor do contrato providencie, junto à Coordenação de Recursos Hu-manos, um treinamento de ambientação a ser ministrado aos empregados, supervisores e prepostos da contratada, iniciantes do contrato, esclarecendo-lhes e os orientando sobre:

n controle de frequência;

n direitos que a Nuclep assegurou no contrato à contratada e que se transferem aos empregados (salário mínimo, salário nor-mativo, vale-transporte) e, se for o caso, previstos em acordo, convenção ou dissídio coletivo de trabalho;

n quem pode dar ordens aos empregados;

n conduta disciplinar e ética no âmbito da Nuclep;

n tratamento com respeito e urbanidade aos empregados e pú-blico em geral;

n vedações à comercialização de produtos, como perfumes, ma-quiagem, joias, bijuterias, serviços etc.;

n vedação a comportamentos inadequados ao decoro do serviço público;

n uso de uniforme, crachá, equipamento de proteção individual.

2.4 Desvios de função

Pela proximidade entre empregados da Nuclep e da empresa contratada, é possível verif icar a ocorrência de desvios de função dos empregados da contratada, o que deve ser imediatamente coibido pelo gestor do contrato.

2.5 Contratação de apoio à f iscalização

Caso a Nuclep não tenha empregados capazes de conferir os documentos relativos aos encargos trabalhistas, previdenciários e f iscais, sugere-se a contratação de empresa que preste esse tipo de serviço. A empresa que prestará tais serviços indicará, no relatório de cada fatura, o valor de retenção previsto, que seria:

n atestado pelo f iscal; e

n recolhido pela Gerência Geral de Planejamento e Finanças.

3. Gestão do contrato de serviços continuados

O gestor de serviço que envolve terceirização deve solicitar ao preposto que entregue lista com nome completo, CPF e função exercida por todos os empregados da contratada e entregar o pedido na vigilância, visando à expedição do crachá e permissões de acesso.

Cabe ao fiscal administrativo adotar os procedimentos a seguir relacionados, formalizando, no bojo do processo, a documentação necessária, a fim de garantir um eficiente acompanhamento da execução dos serviços desde a emissão da Ordem de Serviço.

3.1 Gestão da documentação

A gestão da documentação refere-se à formalização, no processo de contratação, a cargo do f iscal administrativo do contrato, dos atos e fatos que comprovem a regular ou irregular execução do contrato.

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Devem ser considerados três tipos de exigências legais a serem cumpridas pela contratada, segundo o período de sua ocorrên-cia.

3.1.1 Documentos a serem exigidos no início do serviço

O gestor do contrato deve pedir ao preposto que mantenha, nas instalações da Nuclep, arquivo com os seguintes documentos:

n prova de regularidade f iscal;

n cópia da f icha de registro de empregados;

n cópia da f icha de acidente de trabalho (FAT);

n atestado de saúde ocupacional (ASO), exigível por força da Norma Regulamentadora nº 7, subitem 7.4.4, Anexo à Portaria nº 3.214/1978;

n cópia do acordo, convenção ou dissídio coletivo de trabalho da categoria prof issional, verif icando rigorosamente a data de vigência desta, agendando, para após o término da vigência, o pedido de novo acordo, convenção ou dissídio;

n registro no conselho de prof issão regulamentada, se for o caso;

n comprovante de cadastramento do trabalhador no regime do PIS/PASEP;

n documento que comprove o recebimento de equipamento de proteção individual ou coletiva, se o serviço exigir;

n cópia do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);

n comprovante de adesão ao Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);

n comprovante de adesão ao Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).

Para tanto, deve providenciar espaço para instalação do arquivo e, periodicamente, verif icar se estão atualizados.

3.1.2 Documentos a serem exigidos uma única vez em caso de desligamento de empregado da contratada

Devem ser exigidos os seguintes documentos em caso de desliga-mento de empregado da contratada:

n recibo de quitação dos empregados desligados; e

n exame médico demissional.

Cabe esclarecer que a Nuclep não pode demitir ou solicitar a demissão de empregado da contratada. Caso identifique conduta inadequada por parte de algum empregado da contratada, o gestor deve notificar ao preposto, a quem caberá tomar as providências, incluindo, no limite, a substituição daquele empregado.

3.1.3 Documentos a serem exigidos mensal-mente, semestralmente ou eventualmente

n Mensalmente, antes do atesto do gestor, deve-se analisar a situação da empresa junto ao SICAF para apurar se não existe débito f iscal ou tributário, juntando aos autos a comprovação de consulta ao SICAF. Caso exista restrição, deve-se juntar a comu-nicação à fatura, sugerindo a oitiva da Gerência Geral Jurídica da Nuclep a respeito.

n Mensalmente, devem-se exigir os dados estatísticos de aci-dente de trabalho, havendo ou não ocorrência no interior da uni-dade, e anexar ao processo de contratação.

n Mensalmente, para controle por amostragem, o gestor deve solicitar:

n cópia da folha de pagamento;

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n cópia da GEFIP;

n cópia de recibo de salários mensais adicionais;

n guia de recolhimento de FGTS e INSS nominal;

n cartão f icha ou livro-ponto, assinado pelo empregado, con-stando as horas normais e extraordinárias trabalhadas;

n recibo de concessão do aviso de férias, 30 (trinta) dias antes da concessão; e

n comprovantes de fornecimento do vale-transporte, vale-ali-mentação ou equivalente, quando for o caso.

n Semestralmente e por amostragem, devem-se verificar carteiras de saúde dos empregados que trabalharem em áreas de risco.

n Eventualmente, deve-se exigir cópia do Cadastro Geral de Em-pregados e Desempregados (CAGED).

n Eventualmente, devem ser exigidas as Carteiras de Trabalho e Previdência Social (CTPS) de empregados da contratada para verif icação, por amostragem, se coincidem com o informado pela empresa. Deve ser dada atenção para a data de início do contrato de trabalho, a função exercida, a remuneração e todas as alterações contratuais, se houver.

3.2 Fiscalização da execução física do contrato

A f iscalização da execução f ísica dos contratos envolve uma série de procedimentos, os quais serão descritos a seguir.

3.2.1 Da fiscalização preliminar feita pelo gestor

Na f iscalização preliminar, o gestor deve:

n apresentar-se ao preposto da contratada, solicitando, se for o caso, números de telefone para contato, inclusive para emergên-

cias, e também números para f inal de semana;

n acompanhado do preposto da contratada, visitar o local da prestação do serviço, tomando conhecimento e dando ciência das condições existentes no que se refere aos acessos, abasteci-mento de água e energia elétrica, transporte, atendimento hos-pitalar de urgência;

n indicar instalações que f icarão sob responsabilidade da con-tratada para depósito de materiais e equipamentos necessários à realização dos serviços e vestiário de seus empregados. O gestor deverá f icar com cópia das chaves de acesso a essas instalações;

n definir com o preposto o treinamento de ambientação dos empregados no contrato e a forma como será ministrado aos empregados que vierem a ser substituídos;

n requerer ao preposto da contratada a apresentação dos em-pregados com o uniforme, crachá de identif icação e uso de equi-pamento de proteção individual, passagem por sistema eletrôni-co de revistas e detecção de metais, esclarecendo a necessidade de observar essas diretrizes de apresentação;

n informar ao preposto da contratada se há previsão do paga-mento da mobilização e desmobilização do efetivo, como será aferido e documentado; e

n exigir a presença de caixa de primeiros socorros no local de prestação dos serviços e de pessoa treinada para o uso de seu conteúdo, alertando sobre a sua necessidade.

3.2.2 Da fiscalização sobre recursos humanos pelo gestor com apoio do fiscal administrativo

O gestor, com apoio do f iscal administrativo, deve:

n solicitar o afastamento do preposto ou de qualquer empre-gado da empresa contratada, desde que constate a inoperân-cia, o desleixo, a incapacidade ou atos desabonadores por parte destes, procedendo da mesma forma em relação ao preposto ou

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empregados de eventuais subcontratados;

n não emitir ordem diretamente aos empregados da contratada, reportando-se a estes sempre por meio do preposto e responsáveis por ele indicados, a fim de evitar a pessoalidade, determinante para a criação do vínculo empregatício com a Nuclep;

n solicitar a retirada do local de empregado da contratada que estiver sem uniforme, crachá ou equipamento de proteção indi-vidual ou que dif icultar a f iscalização;

n apurar a reclamação dos empregados da contratada no des-cumprimento de obrigações previstas no contrato, em acordo, convenção ou dissídio coletivo;

n com o apoio do f iscal administrativo, após o recolhimento do diário de frequência dos empregados, elaborado pelo preposto, fazer a verif icação do efetivo de pessoal da contratada, em dias e horários aleatórios, anotando as faltas para f ins de glosa na fatu-ra e aplicando com severidade as penalidades cabíveis quando o preposto apresentar informações inverídicas;

n comunicar à contratada os danos porventura causados por seus empregados no âmbito da Nuclep, requerendo as providên-cias reparadoras.

3.2.3 Da fiscalização sobre segurança, materi-ais e equipamentos pelo fiscal administrativo

O f iscal administrativo deve:

n avaliar as condições de segurança na execução dos serviços, inclusive riscos a terceiros;

n avaliar as condições de vigilância sobre o material e equipamentos;

n solicitar à contratada a substituição de equipamentos cujo uso considere prejudicial à boa conservação de seus pertences, equipa-mentos ou instalações, ou ainda que não atendam às necessidades;

n recusar materiais e insumos em desacordo com as especif i-cações do Projeto Básico ou Termo de Referência;

n acessar livremente as dependências da Nuclep que forem reser-vadas ao depósito de material e equipamentos da contratada e, com as cautelas necessárias, as reservadas ao vestiário;

n verif icar se a empresa constituiu a Comissão Interna de Pre-venção de Acidentes (CIPA).

3.2.4 Da gestão para fiel execução do contrato feita pelo gestor

O gestor deve:

n aprovar, previamente, o plano de execução dos serviços apre-sentado pela contratada. Esse documento deverá detalhar as etapas de execução do serviço, de modo que o gestor do contra-to saiba a cada dia o que está sendo executado;

n promover e acompanhar as medições do serviço e avaliações de qualidade, encaminhando à Gerência Geral de Planejamento e Finanças as faturas respectivas devidamente certif icadas, den-tro dos prazos estabelecidos no contrato;

n obrigar a contratada a corrigir ou refazer os serviços, por sua conta e risco, quando estiverem em desacordo com as especif i-cações e requisitos do Edital ou nos casos alocados à contratada na Matriz de Riscos;

n autorizar, quando houver necessidade, a retirada ou trans-ferência de registros do contrato;

n atentar para os casos de subcontratação total ou parcial e verificar como o edital e o contrato disciplinaram a matéria;

n aplicar as penalidades de sua competência; e

n resolver as dúvidas surgidas na execução do contrato.

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BOA PRÁTICA: obrigações a serem exigidas da em-presa contratada

O gestor de contrato tem, entre suas atribuições, a de exigir da empresa contratada o cumprimento das obrigações estabelecidas no instrumento contratual e na legislação.

Podem-se destacar as seguintes obrigações a serem exigidas da contratada:

n no caso de serviços realizados nas dependências da Nuclep, fornecer a relação nominal dos profissionais e encarregados designados para a realização dos serviços, informando sobre a ocorrência de substituições;

n manter seus empregados sujeitos às normas disci-plinares da Nuclep;

n encaminhar, até o 5º (quinto) dia após o f inal do período do controle da f requência, a respectiva relação analítica da folha de pagamento dos prof issionais. Ocorrendo o controle da f requência por quinzenas (da segunda quinzena de um mês à primeira quinzena do mês seguinte), o desconto das faltas e penalidades, se for o caso, deverá constar na fatura do mês de referência;

n fornecer, sempre que solicitado pela contratante, cópia integral da folha de pagamento;

n substituir prontamente os profissionais faltosos, por meio de seus encarregados. Havendo faltas justifica-das, como definidas na Convenção Coletiva, o con-trole da assiduidade será de responsabilidade da contratada. A não substituição dos faltosos, de forma imediata, terá como consequência, além do descon-

to das horas ou dias não trabalhados e de adiciona-is, as penalidades definidas no contrato (o desconto das faltas e dos adicionais será calculado pelo custo total do profissional ou encarregado, registrado na planilha de custos);

n apresentar, quanto aos substitutos dos profissionais faltosos, cópia da CTPS e documento individualizado de encaminhamento da contratada, contendo o seu nome e respectivo número do CPF. Esse documento será retido na respectiva unidade da contratante, com o objetivo de formalizar as substituições (no caso do encarregado, o encaminhamento será ao gestor do contrato);

n providenciar a conf irmação da f requência dos prof issionais. Tal conf irmação deverá ser efetu-ada pelo responsável pelo controle dos serviços, na unidade da contratante, por meio de cartão de f requência, com acompanhamento do encarrega-do da contratada;

n responsabilizar-se por danos causados aos equipa-mentos e/ou outros bens de propriedade da con-tratante ou de terceiros ocasionados por seus em-pregados, em virtude de dolo ou culpa, quando na execução do objeto contratada;

n fornecer, sem ônus adicionais, uniformes comple-tos aos empregados destacados para a prestação dos serviços, bem como todos os equipamen-tos de proteção individual e coletiva sempre que necessário à execução dos serviços;

n corrigir, às suas expensas, os serviços executados em que se verif icarem imperfeições, vícios ou in-correções, dentro do prazo estipulado em cada caso pela Nuclep.

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3.3 Vigência do contrato Os contratos de serviços de execução continuada devem, preferen-cialmente, ser firmados em um destes três modos distintos:

n pelo prazo correspondente ao exercício financeiro, prorrogan-do-se por iguais períodos até atingir 60 (sessenta) meses;

n pelo prazo de 12 (doze) meses, prorrogando-se por iguais perío-dos até atingir 60 (sessenta) meses;

n diretamente por 60 (sessenta) meses, quando o custo de insta-lação do serviço, com equipamentos, exigir prazo longo de amor-tização. Exemplo dessa possibilidade ocorre quando o serviço público contrata o fornecimento de alimentação para seus em-pregados prevendo no Edital que a contratada deverá instalar os equipamentos e utensílios de cozinha.

3.4 Rescisão final ou antecipadade serviço contínuo

Noventa dias antes do término do contrato, o gestor deverá noti-ficar a Gerência Geral de Compras e Contratações para que inicie novo procedimento licitatório. Deve proceder do mesmo modo se, em razão do desenvolvimento do contrato pela contratada, en-tender ser inconveniente a prorrogação ou necessária a rescisão.

Pode também ocorrer de ser necessária rescisão imprevista, situ-ação que pode ensejar a contratação por emergência.

A contratada pode condicionar o interesse na continuidade dos serviços ao reajuste ou reequilíbrio econômico-f inanceiro do contrato pela Nuclep.

Não há impedimento à prorrogação do contrato, sujeitando sua continuidade ao que for decidido em relação ao preço. Desse modo, podem as partes prorrogar o contrato, ressalvando que, se não esti-verem de acordo em relação ao preço, haverá a rescisão deste.

Caso a Nuclep decida pela realização de nova licitação ou a con-tratada não aceite (ou não seja viável) a prorrogação, o gestor do contrato deve apresentar sugestões que visem aperfeiçoar o futuro contrato, a serem inseridas no próximo edital.

É necessário que o gestor convoque o preposto da empresa para reunião, com a presença de pelo menos mais dois empregados, para informar o interesse na prorrogação do contrato ou rescisão, conforme o caso, lavrando ata.

No caso de rescisão ou interesse em rescindir, o gestor deve elaborar o aviso prévio com antecedência de 30 (trinta) dias do término do contrato, despachá-lo com o Ordenador de Des-pesas e entregar ao preposto, colhendo o recibo, ou enviá-lo à empresa em carta com Aviso de Recebimento (AR). Nesse caso, lembre-se de juntar o AR com o recibo de destinatário ao processo.

FIQUE ATENTO!

Nos contratos com prazo de vigência contínuo por 60 (sessenta) meses em que não há prorrogações, haverá apenas a repactuação de preços anualmente.

BOA PRÁTICA: checklist para a gestão de contratos de serviços continuados

n inteirar-se das cláusulas contratuais, sanando even-tuais dúvidas com a Gerência Geral de Compras e Contratações;

n realizar reunião inicial com preposto da empresa con-tratada, visando esclarecer a fiel execução do contrato e a entrega dos documentos que serão exigidos;

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n manter contato com a contratada para verificar o cumprimento dos prazos contratuais estabelecidos;

n verificar se há garantia preestabelecida e se esta foi apresentada;

n manter controle atualizado dos pagamentos efetua-dos, em ordem cronológica, observando que o valor do contrato não seja ultrapassado;

n verificar o cumprimento das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias por parte da contratada;

n receber e atestar as notas f iscais e encaminhá-las, nos autos do processo respectivo, à Gerência Geral de Planejamento e Finanças para pagamento, após conferência completa da documentação necessária para tal;

n solicitar o pagamento;

n apresentar, mensalmente ou quando solicitado, relatório circunstanciado de acompanhamento de execução da obra ou do serviço contratado;

n observar, complementarmente, as obrigações a seguir:

l fazer contato com as unidades da Nuclep usuárias dos serviços, a f im de verif icar os procedimentos de controle que estão executando, conscientizando-as do compromisso de prestar informações corretas;

l controlar e acompanhar a frequência mensal dos prof issionais alocados;

l fazer o levantamento por meio de relatórios de acompanhamento das unidades, conciliando as in-formações e registrando-as no relatório de acom-

panhamento mensal do contrato;

l elaborar o relatório de acompanhamento mensal do contrato, de maneira concisa e clara, de forma que não pairem dúvidas quanto às informações e interpretações ali registradas, def inindo-se, quan-do possível, o cálculo do desconto das horas ou dias não trabalhados pelos prof issionais ou encar-regados, como também as penalidades aplicadas à contratada nos termos do contrato;

l observar a compatibilização das informações referentes ao período abrangido pelo controle de frequência adotado pela contratada;

l dar início às providências de nova contratação, quando for o caso;

l encaminhar à Gerência Geral de Planejamento e Finanças, após análise, os pedidos de restituição de garantia, verif icada a inexistência de pendên-cias contratuais, devendo encaminhar à Gerência Geral de Compras e Contratações os pedidos de outra natureza;

l receber def initivamente o objeto do contrato após o cumprimento de todas as obrigações pac-tuadas contratualmente.

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3.5 Conta vinculada

De forma a garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas nas contratações de serviços continuados com dedicação exclusiva de mão de obra, é necessário que se preveja no edital5 que os valores provisionados na planilha para o pagamento das férias, 13º salário e verbas rescisórias dos trabalhadores da contratada serão depositados pela Nuclep em conta-depósito vinculada específ ica.

Essas provisões serão destacadas do valor mensal do contra-to e depositadas em conta vinculada em instituição bancária of icial, bloqueada para movimentação e aberta em nome da empresa contratada.

Para melhor gerir a conta, é recomendável que a Nuclep f irme acordo de cooperação com a instituição bancária of icial, deter-minando os termos para a abertura da conta-depósito vinculada.A Nuclep deverá solicitar, mediante of ício, a abertura da conta, bloqueada para movimentação e em nome da contratada, logo após a assinatura do contrato.

Deverá constar no ato da regularização da abertura da conta vin-culada um termo específ ico da instituição f inanceira, a ser assi-nado pela contratada, com duas condições:

n permissão de acesso a saldos e extratos pela Nuclep; e

n vinculação dos valores depositados à autorização da Nuclep para liberação.

A empresa contratada poderá solicitar a autorização da Nuclep para utilizar os valores da conta-depósito vinculada para o paga-mento das verbas trabalhistas dos empregados ocorridas duran-te a vigência do contrato.

Para liberação dos recursos para o pagamento de eventuais ver-bas trabalhistas dos empregados ocorridas durante a vigência do contrato, a contratada deverá apresentar à Nuclep os documen-tos comprobatórios da ocorrência das obrigações trabalhistas e seus respectivos prazos de vencimento.

5Os editais deverão conter um modelo de documento de autorização para criar a conta vinculada, sendo um de seus anexos.

A Nuclep expedirá, após a confirmação da ocorrência da neces-sidade de pagamento de verbas trabalhistas e a conferência dos cálculos, a autorização6 para a movimentação, encaminhando-a à instituição f inanceira of icial no prazo máximo de cinco dias úteis, a contar da data da apresentação dos documentos com-probatórios da empresa contratada.

A empresa contratada deverá apresentar à Nuclep, no prazo máximo de três dias, o comprovante das transferências bancárias realizadas para a quitação das obrigações trabalhistas.

É importante destacar que, uma vez aberta a conta-depósi-to vinculada, os depósitos são realizados, e a conta f icará blo-queada. Somente a Nuclep poderá autorizar a movimentação dessa conta.

A liberação do pagamento das verbas trabalhistas depositadas pela Nuclep na conta-depósito vinculada somente será feita me-diante as seguintes condições:

n parcial e anualmente, pelo valor correspondente aos 13os salários, quando devidos;

n parcialmente, pelo valor correspondente às férias e a 1/3 de férias, quando do gozo de férias dos empregados vinculados ao contrato;

n parcialmente, pelo valor correspondente aos 13os salários pro-porcionais, férias proporcionais e a indenização compensatória porventura devida sobre o FGTS, quando da demissão de empre-gado vinculado ao contrato;

n ao f inal da vigência do contrato, para pagamento das verbas rescisórias; e

n o saldo restante, com a execução completa do contrato, após a comprovação, por parte da empresa, da quitação de todos os encargos trabalhistas e previdenciários relativos ao serviço contratado.

6Essa autorização deverá especif icar que a movimentação será exclusiva para a transfe rência bancária para a conta-corrente dos trabalhadores favorecidos.

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É importante frisar que o saldo remanescente da conta vincula-da deverá ser liberado à empresa contratada no momento do en-cerramento do contrato, na presença do sindicato da categoria correspondente aos serviços contratados, após a comprovação da quitação de todos os encargos trabalhistas e previdenciários relativos ao serviço contratado.

4. Gestão dos contratos de prestação de serviços de conservação e limpeza

A gestão do contrato de conservação e limpeza está integral-mente regulada pela Instrução Normativa nº 05/2017 da Seges/MP. Veja observação precedente neste Manual sobre a aplicabili-dade dessa norma apenas como orientação, sem ser compulsória à Nuclep.

Para a gestão desse tipo de contrato, o gestor deve considerar o que foi exposto nos títulos anteriores e, ainda, verif icar por amostragem:

n a limpeza das áreas internas e externas, esquadrias externas e fachadas envidraçadas, classif icadas segundo as características dos serviços a serem executados, periodicidade, turnos e jorna-das de trabalho necessárias etc.;

n a produtividade mínima a ser considerada para cada catego-ria prof issional envolvida, expressa em termos de área f ísica por jornada de trabalho ou a relação de serventes por encarregado;

n o cumprimento das exigências de sustentabilidade ambiental na execução do serviço; e

n o número de empregados e supervisores def inidos como ade-quados à limpeza da metragem de área indicada.

A referida Instrução Normativa optou por definir a prestação de serviço a ser contratada levando em conta a área física a ser limpa, es-tabelecendo-se uma estimativa do custo por metro quadrado, obser-vadas a peculiaridade, a produtividade, a periodicidade e a frequência de cada tipo de serviço e das condições do local objeto da contratação.

Como parâmetro de aferição da produtividade da mão de obra, a Nuclep deve utilizar sua experiência e resultados de seus con-tratos anteriores. Pode também servir-se dos parâmetros f ixa-dos pelo governo federal para a Administração direta pela IN nº 05/2017.

Por correio eletrônico ou outro meio ef icaz, deve-se informar aos empregados da Nuclep o ramal para reclamações sobre a prestação de serviços, com a f inalidade de aferir a correta prestação do que foi contratado e poder avaliar se vêm sendo atendidos os f ins a que se destina o contrato. O atendimento deve ser feito pelo gestor do contrato ou a este repassado.

5. Gestão de contratos de manutenção predial

O objeto do contrato de prestação de serviços de manutenção predial, até pouco tempo, gerou dúvidas diante da regra da Lei nº 8.666/1993, artigo 23, §§1º e 2º, que obriga o parcelamento do objeto segundo critérios técnicos e econômicos. Mais recente-mente, a jurisprudência do Tribunal de Contas da União passou a admitir a unicidade do objeto quando se trata de prof issões relacionadas à manutenção de um prédio ou conjunto destes. Também assentou entendimentos de que esses serviços não são de engenharia, embora eventualmente se exijam prof issionais registrados no CREA para a supervisão (Acórdão nº 262/2010 – TCU – Plenário).

Por esse motivo, no presente Manual, os serviços de manutenção predial foram considerados em separado dos serviços de conser-vação e limpeza.

Para a gestão desse tipo de contrato, o gestor deve considerar o que foi exposto nos títulos anteriores que tratam das atribuições do gestor do contrato e dos contratos de prestação de serviços continuados e, ainda, observar o seguinte:

n obrigar, por intermédio do preposto, que os empregados da contratada usem equipamentos de proteção individual (EPI);

n f iscalizar a retirada de sobras de material;

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n atentar para a substituição de peças e equipamentos desneces-sariamente; e

n para reduzir as fraudes, recomenda-se que o gestor determine a devolução de peças trocadas/substituídas e, posteriormente, providencie a alienação como material inservível, inclusive por meio da contratada. É preciso, no entanto, ter cautela no acúmu-lo de material e equipamento inservível, pois tais bens oneram a carga patrimonial, facilitam o descontrole dos bens em uso e ocupam espaço.

6. Gestão dos contratos de prestação de serviços de vigilância

A contratação de serviços de vigilância também está regulada na IN nº 05/2017 da Seges/MP. Esse tipo de contratação guarda peculiaridades, porque envolve a segurança dos bens e empre-gados da Nuclep. Ademais, por se tratar de prestador de serviço armado, poderá ensejar a responsabilidade por danos materiais e pessoais causados a terceiros, inclusive no âmbito penal.

É recomendável, sempre que possível, que, na contratação, seja estabelecido um percentual do efetivo do sexo feminino para permitir a adoção de medidas de segurança em relação a todos os empregados e terceirizados.

Em relação à imposição de revista, tem-se entendido que há constrangimento sujeito a indenização por danos morais, mesmo quando feita de modo respeitoso e por pessoas do mesmo sexo. A jurisprudência se f irmou à vista de casos em que empregados foram despidos para a revista ou esta foi realizada no vestiário. Por esse motivo, não se deve adotar o sistema de revista pessoal.

É lícita:

n a imposição de revista por meio eletrônico, como portal de raios X e espectrômetro de massa, se imposta indistintamente a todos os transeuntes;

n a imposição de medidas de segurança, como a instalação de

câmeras que “em nada ofendem a dignidade do trabalhador” (TST-Processo RR nº 533.779, ano 1999); e

n a verif icação de bolsas, malas e outros porta-objetos, mas sem-pre feita de modo respeitoso e com preservação da dignidade.

Se a revista envolver empregado terceirizado, observado o de-lineamento da jurisprudência precitada, ainda é de todo con-veniente a presença do preposto da contratada.

Havendo resistência ou oposição do envolvido, deve ser convo-cada a autoridade policial. O gestor do contrato deve acaute-lar-se porque poderá ser intentada posterior ação de reparação de danos morais, motivo pelo qual os indícios devem ser consis-tentes.

Além do exposto, deve-se, logo no início da vigência do contrato:

n comprovar a formação técnica específ ica da mão de obra oferecida, por meio de Certif icado de Curso de Formação de Vigilantes, expedido por instituições devidamente habilitadas e reconhecidas;

n indicar, em conformidade com o contrato, a mão de obra que deverá ser disponibilizada nos respectivos postos, relacionando em uma tabela os locais e horários f ixados na escala de serviço;

n verif icar por amostragem:

l se foram fornecidos os uniformes, sendo vedado à contrata-da repassar os custos destes e dos equipamentos a seus empregados;

l a relação de armas e cópias autenticadas dos respecti-vos “Registros de Arma” e “Porte de Arma”, que serão utilizadas pela mão de obra nos postos;

l se foram fornecidas as armas, munição e respectivos acessórios aos vigilantes no momento da implantação dos postos;

l as notas f iscais de procedência da munição, não sendo permitido, em hipótese alguma, o uso desta recarregada;

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l os atestados de antecedentes civil e criminal de todos os profissionais que atuarão nas instalações da Nuclep;

n instruir o seu preposto quanto à necessidade de acatar as ori-entações da Nuclep, inclusive quanto ao cumprimento das nor-mas internas e de Segurança e Medicina do Trabalho.

O preposto ou os supervisores da contratada deverão, obriga-toriamente, inspecionar os postos no mínimo 01 (uma) vez por semana, em dias e períodos (diurno/noturno) alternados.

O Posto de Vigilância adotará uma das seguintes escalas de trabalho:

n 44 (quarenta e quatro) horas semanais diurnas, de segunda a sexta-feira, envolvendo 01 (um) vigilante;

n 12 (doze) horas diurnas, de segunda-feira a domingo, envolven-do 02 (dois) vigilantes, em turnos de 12 x 36 horas;

n 12 (doze) horas noturnas, de segunda-feira a domingo, envol-vendo 02 (dois) vigilantes em turnos de 12 x 36 horas;

n 12 (doze) horas diurnas, de segunda-feira a sexta-feira, envol-vendo 02 (dois) vigilantes em turnos de 12 x 36 horas; ou

n 12 (doze) horas noturnas, de segunda-feira a sexta-feira, envol-vendo 02 (dois) vigilantes em turnos de 12 x 36 horas.

Compete à contratada:

n comunicar imediatamente ao gestor do contrato, bem como ao responsável pelo posto, qualquer anormalidade verif icada, inclu-sive de ordem funcional, para que sejam adotadas as providên-cias de regularização necessárias;

n manter af ixado no posto, em local visível, o número do telefone da Delegacia de Polícia da região, do Corpo de Bombeiros, dos responsáveis pela administração da instalação e outros de interesse, indicados para o melhor desempenho das atividades;

n observar a movimentação de indivíduos suspeitos nas imediações

do posto, adotando as medidas de segurança conforme orientação recebida da Nuclep, bem como as que entender oportunas;

n permitir o ingresso nas instalações somente de pessoas previa-mente autorizadas e identif icadas;

n f iscalizar a entrada e saída de veículos nas instalações, identi-f icando o motorista e anotando a placa do veículo, inclusive de pessoas autorizadas a estacionar seus carros particulares na área interna da instalação, mantendo sempre os portões fechados;

n repassar para o vigilante que está assumindo o posto, quando da rendição, todas as orientações recebidas e em vigor, bem como eventual anomalia observada nas instalações e suas imediações;

n comunicar à área de segurança da Nuclep todo acontecimento entendido como irregular e que possa vir a representar risco para o patrimônio da Nuclep;

n colaborar com as polícias Civil e Militar nas ocorrências de or-dem policial dentro das instalações da Nuclep, facilitando a atu-ação daquelas, inclusive na indicação de testemunhas presenci-ais de eventual acontecimento;

n proibir o ingresso de vendedores, ambulantes e assemelhados nas instalações, sem que estes estejam devida e previamente au-torizados pela Nuclep ou responsável pela instalação;

n proibir a aglomeração de pessoas junto ao posto, comunican-do o fato ao responsável pela instalação e à segurança da Nuclep, no caso de desobediência;

n proibir todo e qualquer tipo de atividade comercial junto ao posto e imediações que implique ou ofereça risco à segurança dos serviços e das instalações;

n proibir a utilização do posto para guarda de objetos estranhos ao lo-cal de bens de empregados da Nuclep, da contratada ou de terceiros;

n executar as rondas diárias conforme a orientação recebida da Nuclep, verif icando as dependências das instalações, adotando

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os cuidados e as providências necessárias para o perfeito desem-penho das funções e manutenção da tranquilidade;

n assumir diariamente o posto devidamente uniformizado e com aparência pessoal adequada;

n manter o vigilante no posto, não devendo se afastar de seus afazeres, principalmente para atender chamados ou cumprir tarefas solicitadas por terceiros não autorizados;

n registrar e controlar, diariamente, a frequência e a pontuali-dade de seu pessoal, bem como as ocorrências do posto em que estiver prestando seus serviços.

7. Gestão dos contratos de prestação de serviços de lanchonete e restaurante

Os contratos de lanchonete e restaurante devem ser licitados caracterizando o objeto como prestação de serviço de alimen-tação preparada ou de lanches, conforme o caso.

Devem ser estabelecidos, com o auxílio de nutricionista, os cardápios básicos, cujos produtos deverão ser oferecidos durante todo o horário de funcionamento.

Deve-se disciplinar o ingresso do público, a preferência de atendimen-to aos empregados da Nuclep e restringir o uso de bebida alcoólica.

FIQUE ATENTO!

Não deve ser entendido que a Nuclep está licitando espaço, mas sempre o serviço.

A modalidade de licitação poderá ser o Pregão, com exigência de atestado de capacidade técnica ou desempenho satisfatório anterior ou, ainda, conforme o uso, de outras modalidades de licitação. É recomendável visita a estabelecimentos da licitante que estejam em funcionamento.

Para resolver o problema da variação dos custos dos insumos, sugere-se que o preço a ser cobrado seja uma média do prati-cado para preços de alimentos similares em determinados es-tabelecimentos previamente indicados, com eventual aplicação de um redutor. Desse modo, evitam-se pedidos de reajuste e re-equilíbrio de contrato.

É conveniente analisar a possibilidade de a contratada firmar se-guro de proteção contra incêndio e outros sinistros, tendo em vista que os pagamentos do seguro próprio da Nuclep podem ter valores elevados em razão da existência de lanchonete e restaurante.

Mesmo que o edital não tenha previsto essas regras, as duas se-guintes não podem ser esquecidas:

n a Nuclep deverá ressarcir-se das despesas de água, luz e telefone, devendo, sempre que possível, instalar medidores individuais desses serviços;

n o ponto mais dif ícil é aferir a qualidade dos alimentos devido à subjetividade de paladar e visual das refeições. Por esse motivo, sugere-se que o gestor do contrato discipline pesquisa periódica de opinião, restrita aos efetivos usuários do serviço, feita preferen-cialmente com o acompanhamento do preposto da contratada.

Para a gestão desse tipo de contrato, o gestor deve considerar o que foi exposto nos títulos que tratam das atribuições do gestor do contrato e dos contratos de prestação de serviços continua-dos, bem como o seguinte:

n verif icar as tabelas de preços praticadas no estabelecimento comercial, com a f inalidade de coibir a prática de preços abu-sivos e não condizentes com os de mercado;

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n exigir que a contratada mantenha o ambiente limpo e orga-nizado, impedindo a presença de animais domésticos em área destinada ao fornecimento de alimentação;

n observar os horários de funcionamento def inidos no contrato;

n exigir que os empregados da contratada utilizem uniformes e crachás;

n verif icar se o atendimento está sendo feito com cortesia e den-tro dos princípios de educação e urbanidade;

n verif icar se as taxas de energia elétrica, água e telefone foram recolhidas no prazo correto. Se forem calculadas mediante rateio, verif icar os cálculos e o recolhimento;

n expedir o aviso prévio com antecedência de 30 (trinta) dias do término da vigência contratual;

n verif icar e receber o imóvel e os equipamentos ocupados, indi-cando as correções e reparos necessários;

n manter atualizada, confrontando com a área de segurança, a relação de empregados da contratada que trabalham nas de-pendências da Nuclep;

n verificar periodicamente a validade do alvará de funcionamento;

n expedir, por escrito, autorização para que a contratada realize benfeitorias no imóvel, informando que estas serão, de imediato, incorporadas ao patrimônio da Nuclep, sem qualquer direito a indenização e identif icar as que podem ser retiradas ou indeni-zadas ao término do contrato, solicitando o apoio para a decisão dos demais setores da Nuclep;

n impedir a transferência de direito do contrato para outra pes-soa f ísica ou jurídica estranha ao contrato, inclusive nos casos de fusões ou incorporações de empresas;

n instruir e acompanhar a contratada quanto ao correto preen-chimento e trâmite das Guias de Recolhimento de Numerário (GRN) referentes às indenizações de água, telefone, energia elétrica e área ocupada. As guias devem ser recolhidas até o 5º

(quinto) dia útil do mês subsequente ao que se refere. No caso de repactuação, as diferenças porventura existentes deverão ser recolhidas no mês em que for paga a primeira mensalidade atu-alizada; e

n recomendar as cautelas para guarda (e eventualmente até se-guro) dos valores mantidos em cofre e de movimentação diária, eximindo da responsabilidade solidária a Nuclep.

8. Dos contratos de prestação de serviços de passagem aérea

É importante observar que a jurisprudência do Tribunal de Con-tas da União f irmou entendimento no sentido de que o objeto desse contrato é “serviços” (Acórdão nº 6.332/2009 – TCU – 2ª Câmara), corroborado pela Advocacia-Geral da União, por meio de Orientação.

Para a gestão desse tipo de contrato, o gestor deve considerar o que foi exposto nos títulos que tratam das atribuições do gestor do contrato e dos contratos de prestação de serviços continua-dos e, ainda, o seguinte:

n certificar-se de que o desconto nos preços das passagens aéreas está sendo rigorosamente observado, como firmado no contrato; e

n reavaliar os contratos em vigor e opinar acerca da vantagem dos descontos ofertados.

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GESTÃO DECONTRATOS DETECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

PARTE 5


RESUMO

n A IN nº 04/2014 apresenta um Modelo de Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação, composto de conjunto de atores, artefatos, fases, processos e atividades, baseadas em boas práticas e na legislação vigente. A referida IN, embora não seja obrigatória para as empresas públicas, pode ser aplicada na Nuclep como referência de boas práticas.

n Além do gestor, devem atuar nos contratos de TI os fiscais requisitante, técnico e administrativo.

n A iniciação do contrato é a etapa do processo em que são dispostos e organizados todos os elemen-tos (pessoas, processos e tecnologias) necessários à realização do objeto e ao alcance do objetivo da contratação. Basicamente, duas atividades estão envolvidas nessa etapa: Elaboração do Plano de In-serção e realização da Reunião Inicial com todos os envolvidos na contratação.

n O monitoramento da execução de um contrato de ti consiste na realização de 15 atividades: receber o objeto; elaborar o termo de recebimento provisório; avaliar a qualidade do objeto recebido; analisar os desvios de qualidade existentes; encaminhar as demandas de correção necessárias; efetuar as cor-reções necessárias, com vistas a adequar o obje-to aos termos contratuais; verificar aderência aos termos contratuais; indicar termos não aderentes; encaminhar sanções para a área administrativa; elaborar termo de recebimento definitivo; autorizar emissão de nota fiscal; emitir nota fiscal; verificar ir-regularidades fiscais, trabalhistas e previdenciárias; verificar manutenção da necessidade, economici-dade e oportunidade; e encaminhar pedido de al-teração contratual.

n Antes de se encerrar o contrato, devem ser executa-dos procedimentos específicos para assegurar a con-tinuidade dos serviços, quando se tratar de serviços continuados ou de substituição da contratada.

n Nesse tipo de contratação, é importante esta-belecer no Projeto Básico ou Termo de Referên-cia a obrigação da contratada de promover a transição contratual com transferência de tecno-logia e técnicas empregadas sem perda de infor-mações, podendo exigir, inclusive, a capacitação dos técnicos da Nuclep ou da nova empresa que continuará a execução dos serviços.

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1. Introdução

As contratações de serviços da Tecnologia da Informação (TI) receberam modif icações substanciais implementadas após a percepção, pelos órgãos de controle, de que tais contratações sofriam de falta de padronização e de baixa qualidade nos Pro-jetos Básicos e Termos de Referência. As orientações e normas emitidas pelo poder público buscaram evitar a dependência da Administração em relação à contratada.

Alguns Acórdãos do TCU7 foram o marco inicial dos estudos que embasaram as alterações implementadas pela Instrução Norma-tiva nº 04, de 19 de maio de 2008, da então Secretaria de Logísti-ca e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (SLTI/MP), o Decreto nº 7.174, de 12 de maio de 2010, e a Instrução Normativa nº 04, de 11 de setembro de 2014.

Todas essas normas de Órgãos Governantes Superiores (OGS), voltadas à orientação quanto às estratégias e práticas de gover-nança e gestão de aquisições de bens e serviços de informática

7Destacamos os seguintes: Acórdão nº 1.558/2003 – Plenário; Acórdão nº 2.103/2005 – Plenário; Acórdão nº 2.171/2005 – Plenário; Acórdão nº 2.172/2005 – Plenário; Acórdão nº 786/2006 – Plenário; Acórdão nº 1.111/2006 – Plenário.


e automação, são aplicáveis à Nuclep, uma vez que a empresa está sob controle da União.

Além desses normativos, o TCU, por meio da Secretaria de Fiscalização de Tecnologia da Informação (SEFTI), disponibilizou em seu site as notas técnicas nos 01 e 02, contendo informações complementares e orientadoras na contratação de serviços de TI.

Nesse tipo de contratação, é importante estabelecer no Projeto Bási-co ou Termo de Referência a obrigação da contratada de promover a transição contratual com transferência de tecnologia e técnicas empregadas, sem perda de informações, podendo exigir, inclusive, a capacitação dos técnicos da Nuclep ou da nova empresa que con-tinuará a execução dos serviços.

Outro ponto que merece destaque é o disposto na Nota Técnica nº 02/2008 (SEFTI/TCU) quanto à possibilidade da utilização da modali-dade pregão nas contratações de serviços de TI.

O Decreto nº 7.174/2010, em seu artigo 9º, §1º, corrobora esse entendi-mento ao afirmar que a licitação do tipo menor preço será exclusiva para a aquisição de bens e serviços de informática e automação con-siderados comuns, na forma do parágrafo único do artigo 1º da Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, e deverá ser realizada na modalidade pregão, preferencialmente na forma eletrônica, conforme determina o artigo 4º do Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005.

A Lei nº 13.303/2016 determinou a adoção preferencial, pelas empre-sas públicas e sociedades de economia mista, do pregão para a aqui-sição de bens e serviços comuns, assim considerados aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações usuais no mercado.

O gestor, ao classif icar bens e serviços como comuns, deve se certif icar de que a descrição do objeto é suf icientemente clara a ponto de não suscitar dúvidas, no afã do procedimento concorrencial do pregão, acerca das especif icações do objeto ofertado pelos licitantes. Ademais, deverá se certif icar de que a complexidade das especif icações não acarretará insegurança ao adimplemento contratual pelos potenciais contratados em face da inexistência da habilitação prévia.

JURISPRUDÊNCIA TCU: Contratações de TI

Acórdão nº 1.910/2007 – Plenário. “Preveja no projeto básico a metodologia a ser adotada para executar os serviços de tecnologia da informação que vier a con-tratar... abstendo-se de transferir a elaboração desta metodologia para a contratada, em atenção ao dis-posto no inciso IX do artigo 6º da Lei nº 8.666/1993”.

Acórdão nº 781/2006 – Plenário. “Observe a neces-sidade, ao elaborar projeto básico para contratação de softwares ou de soluções integradas que inclu-am o fornecimento de softwares de: def inir clara-mente as possíveis estratégias para atendimento às necessidades da Administração, em especial no que se refere à diferenciação entre a aquisição de produ-tos prontos e o desenvolvimento de softwares espe-cíf icos como resultado da contratação; estabelecer prazos mínimos de fornecimento que sejam com-patíveis com as estratégias previstas no projeto bási-co, em especial quando for considerada a possibili-dade de desenvolvimento de softwares específ icos; estabelecer prazos e procedimentos de validação que assegurem a adequada verif icação da qualidade dos produtos recebidos antes de sua aceitação f inal; assegurar compatibilidade entre os prazos e etapas constantes do projeto básico e os prazos e etapas previstos no cronograma f ísico-f inanceiro inserto na minuta de contrato, em obediência ao disposto no §1º do artigo 54 e no inciso XI do artigo 55 da Lei nº 8.666/1993”.

Acórdão nº 116/2006 – Plenário. “Abstenha-se de incluir, nos editais de licitação, exigências e critérios de pontuação da proposta técnica que violem os princípios da legalidade e da competitividade, a exemplo de critérios que implicam a comprovação de vinculação do quadro permanente de pessoal ao licitante antes da assinatura do contrato com o órgão.

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Faça constar do projeto básico ou do respectivo item, se verif icada a necessidade de formular quesitos de pontuação da proposta técnica contemplando a com-provação de realização de quantitativos de serviços, a justif icativa operacional para o critério utilizado e para os valores f ixados, bem assim adote, preferen-cialmente, faixas intermediárias de pontuação e não quantitativos mínimos absolutos.

Abstenha-se de exigir a inscrição do licitante e o regis-tro de atestados referentes à atividade de informática no Conselho Regional de Administração por falta de amparo legal”.

A fiscalização dos contratos de Tecnologia da Informação deve ter participação da área de TI bem como das áreas administrativas.

Para a gestão desse tipo de contrato, o gestor deve considerar o que foi exposto nos títulos que tratam das atribuições do gestor do contrato, dos contratos de prestação de serviços, se for o caso.

JURISPRUDÊNCIA TCU

Acórdão nº 2.172/2008 – Plenário e Acórdão nº 1.287/2008 – Plenário. Neste último, foi determinado ao Ministério do Trabalho e Emprego que utilize a modalidade do pregão para a contratação dos serviços de desenvolvi-mento, manutenção, documentação e sustentação de sistemas, caso comprovado que constituem serviços comuns, cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações usuais no mercado.

2. Modelo de Contratação

A IN nº 04/2014 apresenta um Modelo de Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação composto de um conjunto de pro-cessos e atividades baseados em boas práticas e na legislação vi-gente. Esse modelo contém os elementos necessários e suficien-tes para a realização de uma contratação eficiente, eficaz e com segurança jurídica, tais como:

n atores e seus papéis;

n artefatos (documentos a serem elaborados);

n fases, processos e atividades.

A seguir, apresenta-se uma visão geral desses elementos.

2.1 Atores

Para garantir uma boa gestão, alguns fatores são necessários: planejamento, organização, liderança e controle das pessoas que trabalham na Nuclep, bem como das tarefas e atividades por elas realizadas. Para isso, existem alguns “atores” que participam desse processo. Devemos pensar na palavra “ator” como um conjunto de responsabilidades atribuídas a uma entidade, que pode ser uma pessoa, um conjunto de pessoas ou mesmo uma área da empre-sa. Por outro lado, é possível também que uma mesma pessoa desempenhe mais de um papel em determinado contrato, repre-sentando, assim, dois ou mais “atores”.

Acórdão nº 1.453/2009 – Plenário. “Estabeleça formalmente, nas contratações de serviços relativos a tecnologia da infor-mação, mecanismos para que a fiscalização do ajuste seja realizada com participação das áreas administrativas e de tecnologia da informação bem como dos setores requisi-tantes dos serviços”.

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2.1.1 Gestor do contrato

Como visto, o “gestor do contrato” é o representante da Nuclep especialmente designado para acompanhar a execução do con-trato. É dele a responsabilidade pelo registro de todas as ocor-rências relacionadas com a execução do contrato, determinan-do o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados. Além disso, o gestor deve solicitar a seus superi-ores, em tempo hábil, as decisões e providências que ultrapas-sarem sua competência.

2.1.2 Fiscais do contrato e preposto da con-tratada

Como visto, o gestor do contrato é apenas um dos atores ou par-ticipantes desse processo. Ele é assessorado pelos fiscais do con-trato, a quem cabe, entre outras atribuições, acompanhar e fis-calizar a execução do contrato, fazendo o recebimento provisório, tratando das faltas e defeitos de execução e encaminhando situ-ações extraordinárias a seu superior. A Instrução Normativa SLTI/MP n° 04/2014 define a figura dos três fiscais no âmbito de cada contrato:

n f iscal técnico: representante da Área de Tecnologia da Infor-mação, indicado pela autoridade competente dessa área para f iscalizar tecnicamente o contrato;

n fiscal administrativo: representante da Área Administrativa, in-dicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos administrativos; e

n fiscal requisitante: representante da Área Requisitante da Solução, indicado pela autoridade competente dessa área para fiscalizar o contrato do ponto de vista funcional da Solução de Tecnologia da Informação.

Além disso, como em qualquer contrato de prestação de serviços, há aqui também a f igura do preposto, representante da contratada responsável por acompanhar a execução do con-

trato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual.

2.1.3 Interações

Para garantir uma boa gestão contratual, os atores descritos ante-riormente precisam interagir com diversas pessoas, áreas e insti-tuições internas e externas à Nuclep. São eles8:

n usuários do serviço/produto contratado;

n clientes internos do negócio;

n clientes externos;

n área jurídica;

n área administrativa;

n área orçamentária;

n administração superior;

n controle interno;

n controle externo;

n cidadão.

2.2 Artefatos

Em uma boa gestão contratual, alguns documentos (usualmente chamados pelos profissionais de TI de “artefatos”) são gerados ao longo do processo. São eles :

8Este Manual traz, em seu Anexo, modelos (templates) dos artefatos utilizados na fase de Gestão do Contrato.

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1) edital;

2) termo de referência ou projeto básico;

3) contrato;

4) histórico de gerenciamento do contrato (registro de ocorrências);

5) plano de inserção;

6) ordens de serviços ou de fornecimento de bens;

7) termo de recebimento provisório;

8) termo de recebimento definitivo;

9) comunicações à contratada;

10) solicitação de sanção;

11) solicitação de repactuação.

O edital, contendo o Termo de Referência ou Projeto Básico, a proposta vencedora e o contrato são documentos que iniciam todo processo de execução contratual e, consequentemente, de gestão contratual. Eles foram gerados nas fases anteriores do processo de contratação: Planejamento da Contratação e Seleção do Fornecedor.

2.2.1 Histórico de Gerenciamento do Contrato

O objetivo desse documento é formalizar as ocorrências para futuras providências, inspeções, fiscalizações contratuais, bem como subsidiar tomadas de decisão. O Histórico de Gerenciamento do Contrato pode ser elaborado como uma planilha com registro das ocorrências positivas e negativas relacionadas à execução contratual.

2.2.2 Plano de Inserção

O Plano de Inserção tem como objetivo, como o próprio nome diz, inserir a contratada no contexto da execução contratual. A con-tratada deve receber esse documento para iniciar as atividades relacionadas ao contrato.

2.2.3 Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens

A Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens é um instru-mento de controle utilizado para a formalização das demandas e verificação de resultados.

2.2.4 Termo de Recebimento Provisório

O Termo de Recebimento Provisório é o documento que formaliza a prestação dos serviços elencados na Ordem de Serviço ou a entrega dos bens elencados na Ordem de Fornecimento de Bens. Entretanto, é bom lembrar que esse Termo não atesta a qualidade dos serviços prestados ou dos bens fornecidos.

2.2.5 Termo de Recebimento Definitivo

Após a avaliação da qualidade dos serviços prestados ou dos bens entregues, bem como a verif icação da manutenção dos termos contratuais, deve ser emitido o Termo de Recebimento Definiti-vo. Esse documento formaliza a aceitação dos serviços prestados ou dos bens entregues e inicia o processo de autorização de pa-gamento à contratada.

2.3 Processos e atividades

O Modelo de Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação – MCTI, descrito na IN nº 04/2014, determina a realização de cinco processos de trabalho para um uma boa gestão contratual. São eles:

n a iniciação contratual;

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n o encaminhamento de demandas por meio de ordens de serviço ou de fornecimento de bens;

n o monitoramento da execução contratual;

n a transição contratual; e

n o encerramento do contrato.

Cada processo envolve um conjunto de atividades e produz um conjunto de artefatos. A figura 1 a seguir ilustra a forma como esses cinco processos estão organizados.

MCTI - Gerenciamento do Contrato de Solução de TI (GCTI)

Fluxo dos processos de Gestão do Contrato. Fonte: Guia Prático para Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação (STI/MP)

Observe que existe um processo chamado de Início do Contrato. O objetivo aqui é dar início à execução dos trabalhos (execução contratual). Entretanto, uma série de informações e pontos rele-vantes devem ser esclarecidos entre os envolvidos na contratação (contratante, contratada e seus respectivos representantes), para que se iniciem os trabalhos.

Durante a execução contratual, a contratante encaminha ordens de serviço ou de fornecimento de bens à contratada. Paralela-mente a isso, ocorre o processo de monitoramento da execução dessas ordens de serviço ou de fornecimento de bens.

Se, durante a execução contratual, ocorrer, por algum motivo, a necessidade de substituição da contratada, é necessária a execução do processo de transição contratual, conforme podemos observar no gráfico.

No final, algumas atividades devem ser realizadas para garantir, também, um bom encerramento contratual. É o que está descrito no processo de encerramento do contrato.

2.3.1 Atividades do Processo de Iniciação Contratual

A iniciação do contrato é a etapa do processo em que são dispos-tos e organizados todos os elementos (pessoas, processos e tec-nologias) necessários à realização do objeto e ao alcance do obje-tivo da contratação. Trata-se de uma fase crítica, pois as falhas de entendimento dos papéis e responsabilidades de cada elemento envolvido poderão causar prejuízos irreversíveis ao desempenho da contratação.

Basicamente, duas atividades estão envolvidas nessa etapa:

n elaboração do plano de inserção; e

n realização da reunião inicial com todos os envolvidos na contratação.

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Processo de Iniciação da fase de Gestão Contratual.

Fluxo dos processos de Iniciação do Contrato. Fonte: Guia Prático para Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação (STI/MP)

Inicialmente deve ser elaborado o Plano de Inserção, pelo gestor do contrato, com apoio dos f iscais técnico, administrativo e requisitante do contrato. Em seguida, o gestor deve convocar uma reunião inicial com todos os envolvidos na contratação, gerando uma ata que deve ser aprovada por todos os participantes. Nessa reunião, devem ser entregues pela contratada, devidamente assinados, o Termo de Compromisso e o Termo de Ciência. É nessa reunião que a contratante apresenta à contratada seu Plano de Inserção.

2.3.1.1 Plano de Inserção

O Plano de Inserção tem como principal objetivo inserir a contrata-da no contexto da execução contratual. Para isso, é necessário que ele contenha ao menos os seguintes elementos:

n o repasse à contratada do conhecimento necessário à execução dos serviços ou ao fornecimento de bens; e

n a disponibilização de infraestrutura à contratada.

Ou seja, o Plano de Inserção deve descrever quais informações, no contexto da contratação, devem ser repassados à contratada. Além disso, o Plano de Inserção deve indicar a infraestrutura que a contratante deve disponibilizar à contratada para viabilizar a execução contratual.

2.3.1.1.1 Responsabilidades

O Plano de Inserção deve ser elaborado pelo gestor e pelos fiscais do contrato. É interessante que ele comece a ser elaborado logo após a aprovação do TR/PB. Para isso, devem ser utilizados como fontes os seguintes documentos produzidos na fase de Planeja-mento da Contratação:

n Documento de Oficialização da Demanda;

n Estudo Técnico Preliminar; e

n Análise de Riscos.

2.3.1.1.2 Conteúdo

Conforme mencionado anteriormente, o Plano de Inserção deve conter, basicamente, dois itens: repasse de conhecimento e in-fraestrutura a ser disponibilizada.

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2.3.1.1.3 Repasse de conhecimento

O repasse de conhecimento deve abranger:

n objetivo(s) da contratação;

n indicadores e mecanismos de aferição do sucesso do contrato;

n mecanismos de gestão do contrato (papéis, responsabilidades, procedimentos e artefatos);

n mecanismos de reconhecimento da execução, liquidação e pa-gamento;

n normas e procedimentos de segurança da informação;

n mecanismos de transferência de conhecimento;

n mecanismos de transição contratual;

n mecanismos de continuidade de negócio;

n mecanismos de tratamento de riscos; e

n outros que se fizerem necessários.

2.3.1.1.4 Infraestrutura

A infraestrutura abrange:

n se a prestação de serviços for presencial:

l ambiente de trabalho: sala, mesa, cadeira, armário, tele-fone, uniforme, crachá da empresa, ar-condicionado, água, café etc.;

l equipamentos: microcomputador, impressora, ponto de rede etc.;

l consumíveis de TI e softwares;

n identificação e senha de acesso;

n recursos de informação necessários;

n perfis de acesso com rastreabilidade;

n regras de acesso físico às dependências (uniforme, crachá, horário etc.) e/ou lógico aos sistemas (links, acesso remoto, ambiente de desenvolvimento e de testes etc.);

n acordo com almoxarifado, patrimônio, segurança e suporte pre-dial, recursos humanos (suporte médico), administração etc.;

n acordo com clientes de negócio (classif icação das informações, autorização para perf is de acesso, procedimentos de segurança etc.).

2.3.1.2 Reunião Inicial

A Reunião Inicial é o marco que definirá o início da execução con-tratual. É convocada pelo gestor do contrato e deve contar com a participação de todos os envolvidos na contratação (fiscais, preposto da contratada etc.). É o momento da apresentação formal do preposto e entrega dos Termos de Compromisso e de Ciência, por parte da contratada, e de apresentação do Plano de Inserção e prestação de demais esclarecimentos relativos a questões op-eracionais, administrativas e de gerenciamento do contrato, por parte da contratante. Por se tratar de uma reunião formal do con-trato, deve haver uma convocação, uma pauta e também uma ata.A pauta deve conter, no mínimo:

n confirmação do repasse dos conhecimentos necessários;

n confirmação da alocação dos recursos necessários;

n assinatura do “Termo de Compromisso” e do “Termo de Ciência da Declaração de Manutenção de Sigilo e das Normas de Segurança”;

n esclarecimentos relativos a questões operacionais, administrati-vos e de gerenciamento do contrato; e

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n outras questões que se fizerem necessárias.A ata deverá conter o registro de todas as ocorrências da reunião e a assinatura com aprovação de todos os envolvidos no que for deliberado.

2.3.2 Ordem de Serviço oude Fornecimento de Bens

Nessa atividade, o gestor do contrato deve encaminhar formal-mente as demandas ao preposto da contratada por meio de um documento chamado Ordem de Serviço – OS ou de Fornecimento de Bens – OFB.

A OS ou OFB é o documento utilizado para solicitar à contratada a prestação de serviço ou fornecimento de bens relativos ao objeto do contrato.

Vale observar que a IN STI/MP nº 04/2014, em seu artigo 25, § 2º, estabelece que, para cada contrato, deverá haver pelo menos uma OS ou OFB, ou tantas quantas forem necessárias para consecução do objeto contratado.

Dessa forma, cabe ao gestor e aos fiscais avaliar a oportunidade e a conveniência da emissão das OSs ou OFBs, considerando as condições definidas no Termo de Referência ou Projeto Básico, e em consonância com o cronograma de execução f ísica e financei-ra do contrato.

2.3.2.1 Modelo

A OS ou OFB, conforme artigo 25, inciso II, da IN STI/MP nº 04/2014, deverá conter:

n definição e especificação dos serviços a serem realizados ou bens a serem fornecidos;

n volume de serviços a serem realizados ou a quantidade de bens a serem fornecidos segundo as métricas definidas em contrato;

n cronograma de realização dos serviços ou entrega dos bens, incluídas todas as tarefas signif icativas e seus respectivos pra-zos; e

n identif icação dos responsáveis pela solicitação na Área Requi-sitante da Solução.

2.3.3 Monitoramento da Execução do Contrato

O processo de monitoramento da execução de um contrato de TI consiste na realização de 15 atividades:

n receber o objeto;

n elaborar o Termo de Recebimento Provisório;

n avaliar a Qualidade do Objeto Recebido;

n analisar os Desvios de Qualidade Existentes;

n encaminhar as Demandas de Correção Necessárias;

n efetuar as Correções Necessárias, com vistas a adequar o objeto aos termos contratuais;

n verificar Aderência aos Termos Contratuais;

n indicar Termos Não Aderentes;

n encaminhar Sanções Para Área Administrativa;

n elaborar Termo de Recebimento Definitivo;

n autorizar Emissão de Nota Fiscal;

n conferir a Nota Fiscal emitida pela contratada com sua iden-tificação – CNPJ, Inscrição Municipal, endereço, e-mail, etc. –, a referência ao contratato, a descrição dos serviços faturados, o valor bruto, os impostos a serem recolhidos na fonte (PIS/Cofins/

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CSLL, IR e ISS) e o valor líquido;

n verificar irregularidades fiscais, trabalhistas e previdenciárias;

n verificar manutenção da necessidade, economicidade e opor-tunidade; e

n encaminhar Pedido de Alteração Contratual.

Os atores envolvidos nesse processo são:

n gestor do contrato;

n fiscal técnico do contrato;

n fiscal requisitante do contrato;

n fiscal administrativo do contrato;

n contratada (preposto).

2.3.3.1 O Processo

A figura 3 apresenta o processo de Monitoramento do Contrato.

Fluxo do processo de Monitoramento do Contrato. Fonte: Guia Prático para Contratação de Soluções de Tecnologia da Infor-mação (STI/MP).

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O monitoramento tem início com o recebimento, pelo f iscal técnico, do objeto da contratação. Tal recebimento dá-se de forma total ou parcial. No caso de recebimento parcial, o f iscal técnico receberá os itens constantes da Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens específ ica (OS ou OFB). O proces-so deve ser executado tantas vezes quantas forem necessárias para o recebimento total do objeto do contrato.

Uma vez recebidos todos os itens constantes da OS ou OFB, deve-se elaborar um Termo de Recebimento Provisório, a ser entregue ao preposto ou representante da contratada. Esse documento garante à contratada que o(s) item(s) constante(s) da Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens foram entregues à contratante para avaliação.

Após receber o objeto e emitir o Termo de Recebimento Pro-visório, o f iscal técnico deve avaliar a qualidade dos itens re-cebidos de acordo com os critérios de aceitação def inidos no contrato. Os desvios de qualidade identif icados devem ser encaminhados ao gestor do contrato, que é o responsável por decidir motivadamente sobre o encaminhamento para a aplicação de penalidade ou o envio para correção dos desvios pela contratada.

No caso de aplicação de penalidade, estas devem ser identif icadas e enviadas à Gerência Geral de Compras e Contratações para aplicação das sanções previstas em contrato. Caso os desvios de qualidade identif icados sejam enviados à contratada para correção, caberá ao f iscal técnico nova avaliação da qualidade dos itens corrigidos. A eventual devolução para correção de desvios não isenta a contratada de eventuais penalidades, a serem aplicadas quando do recebimento def initivo.

Na análise da conformidade dos itens, o f iscal administrativo deve verif icar se a execução da OS ou OFB se deu de forma aderente aos termos contratuais. Em caso de não aderên-cia, o f iscal administrativo deve indicar os termos que não estão aderentes ao contrato, e o gestor do contrato deve, então, encaminhar as devidas sanções para a Gerência Geral de Compras e Contratações. Estando o processo aderente, o gestor do contrato e o f iscal requisitante do contrato devem

elaborar o Termo de Recebimento Def initivo, que será ent-regue à contratada.

Em seguida, o gestor do contrato deve autorizar a emissão de Nota f iscal, e o f iscal administrativo deve verif icar a regulari-dade f iscal, trabalhista e previdenciária da contratada. Caso sejam identif icadas irregularidades, estas devem ser relatadas ao gestor, para que este encaminhe as respectivas sanções à Gerência Geral de Compras e Contratações. Inexistindo irregu-laridades, o f iscal requisitante deve verif icar a manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação, dando continuidade à execução contratual.

Caso verif ique que não se mantêm as condições supracitadas, o f iscal requisitante deve solicitar ao gestor que encaminhe a devida alteração contratual, com o objetivo de assegurar a ma-nutenção da necessidade, economicidade e/ou oportunidade da contratação. O gestor encaminha, então, para a Gerência Geral de Compras e Contratações o Pedido de Alteração Contratual.

A cada atividade do processo de Monitoramento da Execução, deve ser verif icado pelo f iscal técnico do contrato e pela área requisitante da solução se as condições elencadas no Estudo Técnico Preliminar estão sendo mantidas. Da mesma forma, o gestor do contrato deve manter o “Histórico de Gerencia-mento do Contrato”, contendo registros formais de todas as ocorrências positivas e negativas da execução do contrato por ordem histórica.

2.3.3.2 Dos tipos de recebimento

Conforme abordado na Parte II, item 4, o recebimento pode ser dividido em duas etapas: recebimento provisório e recebimento def initivo. Cada uma com efeitos jurídicos distintos.

Quando o objeto contratual for recebido em partes, as tarefas envolvidas no recebimento, tanto provisório como def initivo, devem ser executadas para cada conjunto de itens constante da OS ou OFB.

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2.3.3.2.1 Recebimento Provisório

A IN STI/MP nº 04/2014 determina que cabe ao fiscal técnico do contrato o recebimento provisório do objeto ou dos itens do obje-to constantes da OS ou OFB.

Por esse instrumento, o fiscal técnico atesta que os serviços ou bens relacionados na respectiva OS/OFB foram recebidos naque-la data e serão objetos de avaliação quanto à conformidade de qualidade, de acordo com os critérios de aceitação previamente definidos pela contratante.

O recebimento def initivo daqueles serviços ou bens deverá ocor-rer dentro do interregno de tempo definido no Termo de Rece-bimento Provisório, desde que não ocorram problemas técnicos ou divergências quanto às especif icações constantes do Termo de Referência.

Note que é necessário indicar o prazo para que a contratante efetue o recebimento definitivo. A Lei nº 8.666/1993, em seu artigo 73, inciso II, § 3º, estabelece que esse prazo é de, no máximo, 90 (noventa) dias. Já a Lei nº 13.303/2016 não se manifesta quanto a esse prazo.

2.3.3.2.2 Recebimento Definitivo

Cabe ao gestor do contrato, em conjunto com o f iscal requisi-tante, o recebimento def initivo do objeto ou dos itens do objeto constantes da OS ou da OFB. A materialização desse recebimen-to se dá por meio da confecção e emissão do Termo de Recebi-mento Definitivo.

Para proceder ao recebimento definitivo, uma avaliação de qualidade e conformidade do produto/serviço se faz necessária. Portanto, é imprescindível a participação do fiscal técnico e do fiscal administrativo do contrato, provendo ao fiscal requisitante e ao gestor do contrato as informações necessárias para a atestação técnica e administrativa dos itens constantes de OS ou OFB.

Por esse instrumento, os servidores acima identificados ates-

tam que os serviços ou bens integrantes da respectiva Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens possuem qualidade com-patível com a especificada no Termo de Referência/Projeto Básico.É importante observar que, mesmo após a emissão do Termo de Recebimento Definitivo, a contratada continua respondendo civil-mente pela solidez e segurança do equipamento fornecido ou do serviço executado.

A legislação prevê, ainda, que os procedimentos necessários para validação técnica do objeto contratual (ou itens da OS ou OFB) podem ser custeados pela contratada, caso os procedi-mentos constantes dessa validação sejam exigidos por normas técnicas of iciais.

Outra observação importante é que, antes da emissão do Termo de Recebimento Definitivo, o fiscal administrativo deverá verificar a aderência do objeto aos termos definidos em contrato.

Caso o fiscal administrativo entenda que há plena aderência do objeto aos termos contratuais, deve-se então elaborar o Termo de Recebimento Definitivo. Do contrário, deve-se então indicar os termos não aderentes.

O fiscal administrativo elabora um documento indicando os termos contratuais aos quais o objeto da OS ou OFB não está aderente. Esse documento deve, então, ser encaminhado ao gestor do contrato. Cabe ao gestor do contrato notificar a contratada e, se for o caso, enviar para a Gerência Geral de Compras e Contratações a relação das possíveis sanções a aplicar.

2.3.3.3 Responsabilidade por Danos

O artigo 76 da Lei nº 13.303/2016 estavelece que “o contratado é obrigado a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, o objeto do contrato em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou de materiais empregados, e responderá por danos causados diretamente a terceiros ou à empresa pública ou sociedade de economia mista, independentemente da comprovação de sua culpa ou dolo na execução do contrato”.

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Assim sendo, cabe à contratante verificar se a contratada cumpre de forma correta suas responsabilidades.

Alguns mecanismos podem ser utilizados para ajudar na formalização dessa responsabilidade. Entre eles, a IN nº 04/2014 elenca o Termo de Ciência e o Termo de Compromisso. O objetivo é garantir o sigilo das informações da contratante, bem como o respeito às normas de segurança por parte dos empregados da contratada.

2.3.3.4 Subcontratação

A subcontratação ocorre quando a contratada contrata outra enti-dade para executar partes do serviço ou fornecimento relativos ao contrato firmado entre ela (contratada) e a Nuclep.

A subcontratação é permitida pela legislação. Existe, entretanto, uma série de limitações que devem ser observadas. Deve-se fis-calizar, em qualquer caso, o atendimento ao limite estabelecido e observar com cuidado o problema da tributação em cascata.


Lei nº 13.303/2016

“Art. 78. O contratado, na execução do contrato, sem pre-juízo das responsabilidades contratuais e legais, poderá subcontratar partes da obra, serviço ou fornecimento, até o limite admitido, em cada caso, pela empresa públi-ca ou pela sociedade de economia mista, conforme pre-visto no edital do certame.

§ 1º A empresa subcontratada deverá atender, em relação ao objeto da subcontratação, as exigências de qualifi-cação técnica impostas ao licitante vencedor

§ 2º É vedada a subcontratação de empresa ou consórcio que tenha participado:

Em alguns casos, a Administração até incentiva a subcon-tratação, como é o caso da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, a f im de fomentar o desenvolvimento da mi-cro ou pequena empresa.


Lei Complementar nº 123/2006

“Art. 48 Para o cumprimento do disposto no artigo 47 desta Lei Complementar, a administração pública poderá realizar processo licitatório: [...]

2 - poderá, em relação aos processos licitatórios destina-dos à aquisição de obras e serviços, exigir dos licitantes a subcontratação de microempresa ou empresa de pequeno porte; [...]

§ 2o Na hipótese do inciso II do caput deste artigo, os empenhos e pagamentos do órgão ou entidade da administração pública poderão ser destinados diretamente às microempresas e empresas de pequeno porte subcontratadas.”

1 - do procedimento licitatório do qual se originou a con-tratação;

2 - direta ou indiretamente da elaboração do projeto básico ou executivo.”

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Uma das formas de prover qualidade aos gastos públicos é esta-belecer mecanismos de acompanhamento da produtividade da contratada. Se o fornecedor é mais produtivo, a Lei nº 13.303/2016 prevê até mesmo a possibilidade de bonif icação.

2.3.3.6 Controle do Material Utilizado

No caso de execução de serviços com fornecimento de material, como toner, cartucho de tinta, papel, cabos, peças de reposição etc., deve-se sempre estabelecer mecanismos de verif icação da conformidade do material utilizado.

2.3.3.7 Histórico de Gerenciamento do Contrato

Todas as ocorrências, cumprimento e descumprimento, devem ser registradas, pois os atos administrativos necessitam de for-malização e documentação. É a base para sustentação da regu-laridade e para análise posterior pelos órgãos de controle.

Segundo a alínea “n” do inciso III do artigo 25 da IN STI/MP nº 04/2014, devem-se registrar formalmente “todas as ocorrên-cias positivas e negativas da execução do contrato, por ordem histórica”. Cabe ao gestor do contrato a responsabilidade pela manutenção desse Histórico de Gerenciamento do Contrato.

2.3.3.8 Avaliação Qualitativa da Gestão Contratual

A gestão envolve, por parte da contratante, uma avaliação do andamento do contrato e do desempenho da contratada. A avaliação do desempenho da contratada e da forma como ela executa suas atividades é tão importante quanto à qualidade dos produtos entregues.

2.3.3.8.1 Listas de Verificação

Um dos processos que permite a avaliação do contrato e da con-

tratada é a aplicação de Listas de Verificação (LV), que resultam em indicadores de desempenho geral e específico (qualidade, segu-rança, meio ambiente etc.), sendo que as eventuais pendências e não conformidades detectadas devem ser acompanhadas, tratadas e registradas. A utilização das LVs é um instrumento útil e impor-tante para a implementação de um Sistema de Gestão Integrada.

A Lista de Verif icação é prevista na norma NBR ISO 19011 (ABNT, 2002) como um dos instrumentos de auditoria. E a f iscalização exercida na administração de contratos guarda características de um processo de auditoria.

As LVs contêm uma lista de perguntas objetivas que, quando respon-didas e pontuadas, geram uma avaliação sobre um determinado es-copo. De maneira resumida, a aplicação das LVs tem por objetivo:

n auxiliar no controle de atividades e processos;

n fornecer um “script” para a equipe de fiscalização da contratante;

n fornecer um “passo a passo” sobre o que deve ser verif icado;

n garantir que todos os “pontos críticos” sejam verif icados;

n gerar indicadores de conformidade e de encerramento das pendências ou não conformidades detectadas; e

n gerar um boletim com indicação de desempenho da contrata-da a ser utilizado em contratações futuras.

2.3.3.8.2 Registro de Pendência

Possui um trâmite mais simplif icado cujo encerramento se dá quando a pergunta constante da LV puder ser respondida de for-ma af irmativa.

2.3.3.8.3 Registro de Não Conformidade

É gerado quando a pergunta não atendida é:

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n um requisito legal; ou

n um item no qual a contratada tenha sido def iciente e reinci-dente durante a aplicação das LVs durante o contrato.

Para o tratamento da não conformidade, é requerida a elabo-ração de um Plano de Ação Corretiva pela contratada, a f im de evitar sua reincidência.

Nesse caso, a tabela de sanções proposta no artefato Estudo Técnico Preliminar e no Termo de Referência ou Projeto Básico pode ser usada como base para a elaboração do Plano de Ação Corretiva.

2.3.3.9 O Processo

Durante a execução contratual, problemas podem acontecer. Es-ses problemas são também chamados de anormalidades, ou seja, quando o fluxo de execução do contrato não segue seus trâmites normais. Além da detecção das anormalidades, é necessário avaliá-las e tratá-las.

Além disso, em determinadas situações, como nas elencadas nas alíneas “k” e “l” do inciso III do artigo 25 da IN STI/MP no 04/2014, pode ser necessário ajustar o contrato para a nova realidade apresentada.

O Guia Prático para Contratação de Soluções de TI9 af irma que “nesta atividade, o f iscal administrativo deverá avaliar a ad-erência aos termos contratuais”. Caso o f iscal administrativo entenda que há plena aderência do objeto aos termos contratu-ais, deve-se então elaborar Termo de Recebimento Definitivo; do contrário, deve-se indicar formalmente quais termos não estão aderentes ao contrato.

De posse do documento formalizando os termos não aderentes ao contrato, o gestor deve, com base no contrato, indicar as sanções que devem ser aplicadas à contratada. As sanções são aplicadas pela Gerência Geral de Compras e contratações da Nuclep. Logo, o gestor do contrato deve encaminhar documento

9Elaborado pelo Ministério do Planejamento, disponível em https://www.governoeletronico.gov.br/documentos-e-arquivos/guia-pratico-para-contratacao-de-solucoes-de-ti-v1.1.pdf.

formal àquela Gerência, solicitando que as sanções indicadas sejam devidamente aplicadas.

A f igura 4 traz o processo “Tratamento de Anormalidades e Ajuste Contratual”:

Fluxo do processo de Tratamento de Anormalidades e Ajuste Con-tratual. Fonte: Guia Prático para Contratação de Soluções de Tec-nologia da Informação (STI/MP).

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2.3.3.10 Avaliação de Problemase Ajustes Contratuais

Existem diversas situações que podem ensejar alteração ou rescisão contratual. Portanto, um acompanhamento formal de desvios contratuais se faz necessário. Esse acompanhamento, como visto anteriormente, deve ser realizado pelo gestor e pelos fiscais do contrato. Devem ser observadas questões como o nível de serviço exigido não atendido, mudança em metodologias e/ou quantitativos etc.

Deve-se atentar que:

n a alteração contratual deve preservar o núcleo imutável do objeto;

n aditivo de até 25% pode ser aplicado para imprevistos, desde que por acordo entre a Nuclep e a contratada; e

n aditivo superior a 25% somente deve ser aplicado em casos ex-cepcionais devidamente justificados, e também por acordo entre a Nuclep e a contratada.

2.3.3.11 Alterações Contratuais

Segundo o Guia Prático para Contratação de Soluções de TI, “o fiscal requisitante do contrato deve verificar se os quesitos de ne-cessidade, economicidade e oportunidade da contratação con-tinuam sendo satisfeitos”. Caso positivo, encerra-se o processo de Monitoramento da Execução Contratual para aquela OS ou OFB. “Caso negativo, o fiscal requisitante deve elaborar uma Solici-tação de Modificação Contratual, relatando os quesitos não sat-isfeitos, e encaminhá-la ao gestor”.

Baseado na solicitação encaminhada pelo fiscal requisitante, o gestor do contrato deverá elaborar um Pedido de Alteração Con-tratual indicando as condições que não mais atendem aos quesit-os de manutenção da necessidade, economicidade e/ou oportuni-dade da contratação.

Esse pedido deve ser encaminhado à Gerência Geral de Compras e Contratações para as devidas providências. “O gestor poderá

incluir, neste pedido, sugestões de alterações necessárias, devidamente justificadas”. Finda essa atividade, encerra-se o processo de Monitoramento da Execução Contratual para aquela OS ou OFB. A figura 5 ilustra esse processo.

Fluxo do processo de Alterações Contratuais. Fonte: Guia Práti-co para Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação (STI/MP).

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2.3.3.12 Inexecução e Rescisão Contratual

Como visto no item 14 da Parte II deste Manual, o uso do termo “rescisão” não é a forma técnica de se falar na possibilidade de extinção contratual. Nesse item também foram apresentadas as formas de extinção dos contratos segundo o direito privado e a doutrina civilista, destacando-se a necessidade de os contratos da Nuclep disporem de cláusula resolutiva expressa.Recomenda-se uma releitura do item 14 da Parte II deste Manual, em especial da relação das hipóteses consagradas que devem ser expressamente pactuadas em contrato.

2.3.4 Transição Contratual

Antes de encerrar o contrato, é necessário que algumas atividades sejam realizadas com vistas a garantir:

n a continuidade de serviços;

n o tratamento dos aspectos legais;

n a transferência de recursos;

n a transferência de conhecimento; e

n a avaliação dos resultados alcançados.

Essas atividades também devem ser realizadas no caso da con-tinuidade contratual com outra contratada (transição contratual).

A transição contratual deve ser cuidadosamente planejada, de modo a minimizar o risco da descontinuidade de serviços ou fornecimento de bens, observando-se, conforme o caso, a ma-nutenção dos níveis dos serviços. O prazo de transição deve ser suficientemente planejado, de forma que não ocorra interrupção dos serviços e/ou do fornecimento dos bens. Deve-se utilizar o Estudo Técnico Preliminar como insumo para a execução desse processo. As atividades descritas no processo de encerramento do contrato também devem ser realizadas na transição contratual, uma vez que se encerra também um contrato.

2.3.5 Encerramento do Contrato

O processo de Encerramento do Contrato é formalizado pela assinatura do Termo de Encerramento do Contrato. Para isso, o gestor do contrato deve preparar e apresentar tal termo ao preposto ou ao representante legal da contratada, observando o adequado tratamento dos aspectos legais da contratação. Esse Termo deve ser assinado pelos representantes legais da con-tratante e da contratada.

Os requisitos para o encerramento formal do contrato devem es-tar definidos no próprio contrato e incluídos no Estudo Técnico Preliminar.

2.3.5.1 Procedimentos necessários

Antes de encerrar o contrato, devem ser executados procedimen-tos específicos para assegurar a continuidade dos serviços, quan-do se tratar de serviços continuados ou de substituição da con-tratada, tais como:

n recuperação ou transferência de recursos de propriedade da Nuclep, como:

l documentos (manuais, especificações etc.);

l bens físicos (computadores, equipamentos de rede, mo-biliário etc.);

l licenças de programas de computador (como software básico e software ferramental);

l serviços (conexão de dados, serviços 0800, ramais virtuais etc.);

n remoção dos perfis de acesso;

n troca de senhas sensíveis (usuários virtuais, administrador de rede, senha master etc.);

n recuperação e guarda segura dos logs;

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n inclusão de perfis com base no novo contrato;

n troca de todas as senhas e/ou chaves de acesso que sejam de conhecimento dos empregados da contratada;

n atentar para a asseguração (por evidências concretas) de trans-ferência de conhecimento de:

l arquitetura e operação da infraestrutura e de sistemas;

l modelos e regras de negócio;

l demandas de clientes e seu estágio de atendimento.

2.3.5.2 Garantia dos direitos de propriedade intelectual

A propriedade intelectual está intimamente ligada à proteção aos direitos patrimoniais e autorais, e, nesse ponto, é necessário cautela, pois, se não previsto no contrato, a propriedade da inteligência desenvolvida pode ensejar demandas judiciais complexas.

A Lei das Estatais garante, em seu artigo 80, que “os direitos patrimoniais e autorais de projetos ou serviços técnicos especializados desenvolvidos por prof issionais autônomos ou por empresas contratadas” devem passar a ser propriedade da Nuclep, “sem prejuízo da preservação da identif icação dos respectivos autores e da responsabilidade técnica a eles atribuída”. Já legislação sobre direitos autorais, em especial o artigo 28 da Lei nº 9.610/1998, garante ao autor o direito exclusivo de utilizar, f ruir e dispor da obra científ ica.

Desse modo, para garantir os direitos de propriedade intelectual sobre a solução contratada, recomenda-se:

n estabelecer em cláusula contratual a completa transferência, pela contratada, dos direitos patrimoniais e autorais de todos os produtos intelectuais produzidos em decorrência do contrato, disponibilizando-as de maneira integral à Nuclep;

n obter registro no portfólio de TI e no CMDB (Configurantion Management Database);

n obter, quando conveniente, registro no INPI (Instituto Nacional de Propriedade Intelectual);

n evitar documentos produzidos com logotipo da contratada;

n evitar sistemas com logotipo ou referências à contratada;

n proibir qualquer tipo de propaganda sem autorização prévia; e

n evitar citar os contratados em palestras/apresentações.

2.3.5.3 Segurança da Informação

Com relação à segurança da Informação, deve-se atentar para:

n cancelamento de chaves de acesso a sistemas;

n recuperação das chaves de acesso aos ambientes f ísicos (chaves, crachás, tokens etc.);

n recuperação de todos os documentos classificados ou que de-vam permanecer com a Nuclep, tais como:

l modelos de dados e de objetos;

l arquitetura de ambiente;

l códigos-fonte;

l configurações;

l roteiros de deployment e scripts;

l logs e erros conhecidos;

l bases de conhecimento; e

l bases de ocorrências.

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2.3.5.4 Procedimentos específicosaos serviços continuados

No caso de serviços continuados, devem-se estabelecer procedi-mentos específicos no sentido de evitar:

n descontinuidade de serviços;

n queda no nível dos serviços;

n prazo insuficiente para transição;

n pagamento ao fornecedor anterior por serviços já encerrados e transferidos;

n pagamento ao fornecedor anterior sem cobertura contratual;

n sabotagem ou não cooperação do fornecedor anterior;

n alegação de dificuldades da nova contratada.

Além disso, deve-se atentar para a liquidação das obrigações con-tratuais. Assim sendo, as pessoas designadas para emitir o Termo de Encerramento do Contrato deverão assegurar-se da adequada liquidação de todas as obrigações contratuais, por meio de pro-cedimento adequadamente planejado e de relatório detalhado.

Após o encerramento do contrato, recomenda-se uma análise das lições aprendidas, resultando em melhoria nos processos para o melhor planejamento e realizações de futuras contratações.

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GESTÃO DECONTRATOS DE ENGENHARIA

PARTE 6


RESUMO

n Na f iscalização dos contratos de obras e serviços de engenharia, a equipe técnica e a equipe gestora devem atuar de forma conjunta para atender aos parâmetros de custo, prazo e qualidade acordados.

n O critério de medição e pagamento deve seguir o que foi definido em contrato, que depende do regime de execução adotado, do cronograma vigente e do real cumprimento das parcelas previstas.

n As alterações contratuais por necessidade de modif icação do projeto ou das especif icações devem ser efetivadas por aditivo contratual, mediante acordo entre as partes.

n O reequilíbrio econômico-financeiro requer uma análise de forma global. Caso ocorram compensações entre perdas e ganhos no contrato como um todo, não cabe reequilíbrio.

n Reajustamento não é fruto de pleito contratual, mas da aplicação direta da cláusula de reajustamento, não necessitando de aditivos contratuais para sua aplicação. É inserido no contato mediante apostilamento.

n É obrigação da fiscalização técnica notificar a contratada por não atendimento das cláusulas contratuais. Após analisar a justificativa, devem-se encaminhar para o gestor do contrato as justificativas não aceitas, para que seja dado prosseguimento no processo de aplicação de penalidades.

n A gestão documental durante a execução do objeto evita problemas com f iscalizações dos órgãos de controle, do Ministério do Trabalho e Emprego e dos conselhos de engenharia e arquitetura.

n Caso haja dilações de prazo de execução justif icados, o cronograma deve ser ajustado mediante aditivo contratual, e os possíveis impactos f inanceiros devem ser considerados, tais como acréscimos de administração local e reajustamentos.

n A obra ou (serviço) é considerada concluída após a f iscalização técnica efetuar o recebimento provisório, e um servidor ou uma comissão, nomeada pela Nuclep, realizar o recebimento def initivo após o atendimento das pendências registradas pela f iscalização.

1. O gestor e os fiscais de contratos de engenharia

A execução do contrato deve ser acompanhada e fiscalizada por representantes da Nuclep especialmente designados, sendo per-mitida a contratação de terceiros para assisti-los e subsidiá-los de informações pertinentes.

1.1 Responsabilidades

Na contratação de obras e serviços de engenharia, o fiscal técnico é um profissional habilitado (engenheiro ou arquiteto), responsável por todo o acompanhamento do objeto, desde sua concepção, planejamento e execução, até a fase de recebimento provisório. Ele garantirá que a qualidade técnica dos serviços contratados (sejam de execução de projetos, obras ou serviços) esteja de acordo com as exigências do edital, do contrato e das normas técnicas definidas. Sobre sua atuação, ainda incidirão as responsabilidades de analisar as questões técnicas relacionadas aos aditivos, supressões, revisão de cronograma e prazo de execução, aprovação e medição de serviços, verificação e preenchimento dos documentos de obras etc.

Para isso, esses profissionais deverão ter registro no Conselho Regional de Engenharia – CREA ou no Conselho Regional de

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Arquitetura e Urbanismo – CAU. O fiscal técnico somente poderá exercer a atividade de fiscalização após a respectiva emissão da anotação de responsabilidade técnica – ART, no caso de engenheiro, ou registro de responsabilidade técnica – RRT, no caso de arquitetos.

Já a gestão do contrato e a f iscalização administrativa, também conhecida como f iscalização de documentação, poderão ser exercidas por qualquer empregado da Nuclep especialmente designado para essa atribuição, sem a necessidade de habilitação específ ica. O gestor do contrato é responsável pelos controles de pagamento, processos internos, pela verif icação da legalidade do contrato, de sua vigência contratual, da comunicação com outras áreas e setores cuja atuação seja necessária, tais como: Gerência Geral Jurídica, Gerência Geral de Compras e Contratações, Gerência Geral de Infraestrutura e Serviços, Auditoria Interna etc. O f iscal administrativo é o responsável por verif icar se toda documentação fornecida pela contratada, que não seja de natureza técnica, atende ao exigido no edital e no contrato.

1.2 Contratação de fiscal de contrato

A contratação de pessoa f ísica para fiscalização técnica de um contrato é permitida por lei, desde que a pessoa não tenha elaborado o Anteprojeto ou o Projeto Básico da licitação.

No caso de contratação de pessoa jurídica, as proibições se referem às empresas que elaboraram ou participaram do consórcio responsável pela elaboração do Anteprojeto ou do Projeto Básico, ou da qual o autor do Anteprojeto ou do Projeto Básico da licitação seja administrador, controlador, gerente, responsável técnico, subcontratado ou sócio, neste último caso quando a participação superar 5% (cinco por cento) do capital votante.

2. A gestão de contratos de engenharia

Este tópico detalha questões a serem observadas na gestão de contratos de engenharia.

2.1 Execução das prestações do contrato

A execução de obras ou serviços de engenharia somente é adequada e deve ser aceita pela fiscalização quando houver o integral respeito pelo projeto (e/ou alterações necessárias), cronograma vigente contratualmente, normas regulamentadoras (NRs do Ministério do Trabalho e Emprego) e normas brasileiras (NBRs) aprovadas pela Assossiação Brasileira de Normas Tecnicas, citadas ou requeridas.

Estando o serviço se desenvolvendo adequadamente e dentro das boas práticas técnicas previstas em contrato ou edital, é necessária a avaliação das suas etapas ou prestações. Para tal controle, faz-se necessária a análise constante do cronograma vigente de obra, ga-rantindo-se que a empresa contratada esteja executando aquelas etapas ou serviços previstos no referido período, impedindo de ha-ver uma evolução financeira do contrato com atraso f ísico, conhe-cida como “jogo de cronograma”.

O “jogo de cronograma” é caracterizado pelo cumprimento do objetivo financeiro de um determinado período, sendo qualquer atraso impossível de ser notado pelo simples acompanhamento do controle financeiro e de empenho. Por outro lado, a obra ou serviço pode estar em atraso, caso haja a antecipação de etapas não críticas do contrato e o atraso de itens presentes na linha críti-ca de execução do objeto. Nesse caso, mesmo havendo o cumpri-mento do valor previsto, a execução encontra-se em atraso.

2.2 Pagamento

O pagamento das parcelas é obrigatório por parte da Nuclep, des-de que seja respeitado o cronograma vigente e o cumprimento das etapas previstas.

Em obras com o uso do Regime de Empreitada por Preço Unitário, o pagamento será o reflexo direto da medição de serviços realiza-da pela equipe técnica.

Nos demais regimes de execução, a medição se dá por etapas. Cada etapa concluída será medida pela equipe de fiscalização

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técnica e diretamente encaminhada para pagamento. Para que haja coerência entre os documentos, a equipe técnica deve res-peitar os critérios de medição, preenchendo a medição apenas com os elementos concluídos.

Assim que a medição for atestada pela equipe de fiscalização técnica do contrato, deve ser encaminhada ao gestor do contrato, que dará prosseguimento aos trâmites para pagamento.

2.2.1 Atesto do cumprimento das obrigações

Em obras e serviços de engenharia, existem obrigações cuja atribuição é da equipe de fiscalização técnica e administrativa.

A equipe técnica deve atestar o fiel cumprimento dos elementos técnicos da obra ou serviço de engenharia, que devem ser verifica-dos pela planilha de medição aprovada pela fiscalização técnica.

A equipe de fiscalização administrativa deve atestar o fato de que a contratada cumpriu todas as exigências contratuais e legais. Essencialmente, caso não se preveja nenhuma responsabilidade específica em contrato ou edital, essa equipe recebe a medição atestada pela equipe técnica e todas as certidões/documentos en-viados pela empresa contratada e atesta o fato de que todas as exigências contratuais para aquele período foram cumpridas.

2.2.2 Processo de pagamento

O processo de pagamento em obras e serviços de engenharia é direta consequência da aprovação da medição por parte da equipe técnica. Após a apresentação da planilha de medição periódica por parte da empresa contratada, há o atesto ou negativa da medição dos serviços, ato que somente pode ser praticado por prof issionais habilitados nomeados para a f iscalização técnica do contrato.

Com a medição final aprovada pela referida equipe, as planilhas e descritivos de serviços realizados no período são enviados para a equipe gestora, que iniciará o processo de pagamento.

O pagamento deve respeitar os trâmites e prazos previstos em contrato. É importante frisar que não é prevista a retenção de pa-gamento pela não apresentação de certidões, sendo esta uma fal-ta contratual que deve ser apurada separadamente do processo de pagamento.

2.3 Garantias

Todo contrato carrega diretamente a responsabilidade de ga-rantia contratual por parte da contratada. Em caso de obras e serviços de engenharia, a garantia é regida ainda por fatores nor-mativos e legais.

2.3.1 Garantia técnica

A garantia técnica de obras e construções varia de acordo com a sua vida útil, que se entende como o período de tempo durante o qual as suas características se mantêm, desde que atendidos os requisitos de uso e manutenção prescritos pelo projetista e pelo construtor. O início da vigência das garantias do objeto se dá no dia seguinte à data da emissão do recebimento definitivo.

O conceito de vida útil aplica-se ao objeto como um todo ou às suas partes. Dessa forma, determinadas partes podem merecer consideração especial com valor de vida útil diferente do todo, sendo possível haver diferentes períodos de garantia, desde que previsto em edital e/ou contrato.

Durante esse período, qualquer falha de funcionamento ou de-sempenho é de responsabilidade da contratada sanar, a não ser que esta comprove mal uso ou alterações por parte da Nuclep.

Em relação a projetos de engenharia, a responsabilidade não aca-ba. O projeto tem sua responsabilidade atrelada à projetista, que pode ser responsabilizada por eventuais problemas que levem ao aparecimento de patologias ao longo da execução da obra.

É importante frisar que a responsabilidade da projetista é por ele-mentos estruturais e seus sistemas (elétrica, hidráulica, incêndio,

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climatização etc.). Caso haja adequação de projeto ou alteração do escopo efetuado por terceiros, a projetista não é responsabili-zada por essas alterações.

2.3.2 Garantia contratual

As garantias contratuais em obras e serviços de engenharia devem estar previstas em contrato e no edital. As garantias podem ser por meio de fiança bancária, seguro-garantia ou depósito-caução.

2.4 Estimativa de custos

Para obras e serviços de engenharia, a estimativa de custos é realizada por orçamentação. Por se tratar de uma atividade técnica de engenharia, deve constar no processo o registro do responsável técnico por essa atividade, mediante a elaboração da respectiva anotação de responsabilidade técnica (ART). Nos casos em que o responsável técnico pelo orçamento for um arquiteto, o documento correspondente é o registro de responsabilidade técnica (RRT).

2.5 Contratação emergencial

Contratações emergenciais de obras e serviços de engenharia so-mente podem ser realizadas se houver previsão legal. De acordo com o artigo 29, inciso XV da Lei no 13.303/2016, emergência ocorre quan-do caracterizada urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer a segurança de pessoas, obras, serviços, equipamentos e outros bens, públicos ou particulares.

Além disso, o serviço deve estar encerrado no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias consecutivos e ininterruptos, contado da ocorrência da emergência, não podendo ser prorrogado.

2.6 Alterações contratuais

É comum em obras e serviços de engenharia que haja alterações contra-tuais por necessidade de modificação do projeto ou das especificações.

Após análise técnica, todas as alterações devem ser realizadas por meio de aditivo contratual, e sua validade somente se inicia após sua assinatura e publicação.

2.6.1 Alterações unilaterais

Diferentemente do que ocorre na Lei nº 8.666/1993, de acordo com a Lei no 13.303/2016, não poderão ocorrer alterações contratuais unilaterais. Nos termos do artigo 72 da Lei das Estatais, os contra-tos somente poderão ser alterados por acordo entre as partes e apenas se o ajuste não resultar em violação da obrigação de licitar.

2.6.2 Alterações por acordo entre as partes

Conforme o artigo 81 da Lei nº 13.303/2016, mediante acordo entre as partes, há possibilidade de alteração contratual nos casos estu-dados no item 9 da Parte II deste Manual.

Recomenda-se a sua releitura, principalmente porque o caput do ar-tigo 81 estabelece, expressamente, que aqueles casos de alteração contratual são aplicáveis para os contratos destinados à execução de obras e serviços de engenharia.

2.6.3 Acréscimos e supressões

Para o caso das alterações que importem em acréscimos e su-pressões, além do que foi estudado no item 9 da parte II deste Manual, importa registrar que, no caso de supressão de obras, bens ou serviços, se a contratada já tiver adquirido os materiais e posto no local dos trabalhos, esses materiais deverão ser pagos pela Nuclep pelos custos de aquisição regularmente comprova-dos e monetariamente corrigidos, podendo caber indenização por outros danos eventualmente decorrentes da supressão, desde que regularmente comprovados.

Nos contratos de obras e serviços em que houver acréscimos de serviços não previstos na planilha orçamentária, estes devem ser fixados mediante acordo entre as partes. Recomenda-se,

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entretanto, que os valores não sejam superiores à mediana de seus correspondentes no Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil (Sinapi), no caso de construção civil em geral, ou no Sistema de Custos Referenciais de Obras (Sicro), no caso de obras e serviços rodoviários, devendo ser observadas as peculiaridades geográficas. Caso não haja esses itens nas planilhas de referência, poderão ser apurados por meio da utilização de dados contidos em tabela de referência formalmente aprovada por órgãos ou entidades da administração pública federal, em publicações técnicas especializadas, em banco de dados e sistema específico instituído para o setor ou em pesquisa de mercado.

2.6.4 Prorrogação da vigência do contrato

A vigência em contratos de obras e serviços de engenharia é fundamental para que se possam fazer ainda ajustes ao contrato. Mesmo possuindo natureza de contrato por escopo, eventuais paralizações não prorrogam automaticamente a vigência do contrato; consequentemente, terminada a vigência contratual, a execução pode continuar, mas nada mais pode ser alterado no contrato.

Por isso, a vigência contratual deve ser sempre maior que o prazo de execução do objeto. Dados os prazos legais de recebimento, recomenda-se que o prazo de vigência seja de, pelo menos, 90 (noventa) dias, 6 a mais que o prazo de execução do objeto.

Sempre que houver dilação do prazo de execução, deve-se dilatar também o prazo de vigência contratual.

2.6.5 Termo aditivo

Aditivos são necessários para regularizar alterações no contrato.

Sempre que houver dilação do prazo de execução, deve-se dilatar também o prazo de vigência contratual, atentando-se para a vigência da garantia. A garantia deve sempre ter a mesma vigên-cia do contrato e, quando este for prorrogado, aquela também deve ser prorrogada.

Os aditivos devem ser realizados em comum acordo e não podem alterar os elementos constantes da licitação a ponto de transfigurar o objeto ou ferir o princípio da isonomia, ou mesmo violar a obrigação de licitar.

Os aditivos técnicos são aqueles de quantidades, adição ou supressão, novos serviços, prazo de execução e alteração de escopo. Devem ser amplamente defendidos por material técnico com elementos que justifiquem o caso, como planilhas analíticas e sintéticas, projetos, memoriais e justificativa técnica.

Aditivos administrativos são os que reveem cláusulas contratu-ais que não interferem diretamente na execução do objeto, como prazo de vigência, mudança do rito de pagamento, aumento da garantia etc. Nesse caso, a justificativa deve ser apresentada no pleito e avaliada pela Nuclep.

2.7 Equilíbrio econômico-financeiro

A necessidade de se tratar do reequilíbrio somente ocorre quando existe a comprovação de um desequilíbrio econômico-financeiro no contrato.

Em primeiro lugar, é necessário compreender que o desequilíbrio somente é caracterizado pela ocorrência de fator exógeno, isto é, externo ao contrato. Além disso, o fato deve decorrer de eventos imprevisíveis ou previsíveis, mas de consequências incalculáveis, estando, portanto, fora dos limites alocados na matriz de risco como de responsabilidade da contratada.

Uma exceção está prevista no § 3º do art. 42 da Lei das Estatais, qual seja, eventuais fatos supervenientes à contratação associa-dos à escolha da solução de projeto básico pela Nuclep, nas con-tratações integradas ou semi-integradas. Nessa hipótese, será as-segurado o reequilíbrio, pois, tendo a Nuclep escolhido a solução, o risco deverá ser suportado por ela.

Havendo um fator imprevisível e exógeno ao contrato não aloca-do na matriz de risco como de responsabilidade da contratada,

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ambas as partes podem solicitar o reequilíbrio, que pode ser com aumento ou redução de custos.

A contratada, caso seja a solicitante, deve comprovar que aquele impacto desequilibrou todo o contrato, e não apenas o item em si. Isso ocorre porque muitas vezes um determinado item ou serviço tem alta de preços, outros itens têm sua redução, e o equilíbrio do contrato se mantém.

Assim sendo, e comprovando-se que aquela ocorrência desequili-brou todo o contrato, deve haver a revisão de preços a fim de se garantir o equilíbrio inicialmente constante no contrato.

Reequilíbrio econômico-financeiro não é aditivo de serviços ou quan-tidades e não consome os limites legais de aditivos e supressões.

Na análise do pleito de reequilíbrio econômico-financeiro devem ser verificados dois aspectos: se as razões da reclamação da contratada são de responsabilidade da Nuclep; e se a avaliação da contratada de quanto deve receber é adequada. No caso de contratações com matriz de riscos definidas, a análise é feita verificando em quem o fator de risco causador do desequilíbrio está alocado; nos demais casos, requer uma análise da fiscalização.

Caso a contratada tenha razão no pleito, para a verificação da quantificação, são necessários comprovantes dos principais cus-tos envolvidos na execução do contrato, pois a análise deve ser global. Se o valor de alguns insumos aumentou além do esperado e o de outros diminuiu, compensando os aumentos, não houve efetivamente desequilíbrio econômico-financeiro. Como o ônus da prova é da contratada, esta deve apresentar as comprovações dos seus principais custos (faixa “A” da curva ABC), e as cotações dos novos preços.

O fiscal deve analisar os valores apresentados com base no artigo 42, § 1º, inciso II, da Lei das Estatais, no caso da contratação inte-grada, ou no artigo 31, §§ 2º e 3º da Lei para os demais regimes, e projetar o impacto financeiro no que falta executar.

Outro aspecto importante no pleito de reequilíbrio econômico-financeiro é que ele também pode partir da Nuclep. Caso

sobrevenham fatos supervenientes à contratação que estejam associados à escolha da solução de projeto básico pela Nuclep, ou ainda diante de algum fato que possa gerar uma redução significativa de valor dos serviços contratados, o gestor deve negociar o reequilíbrio ou rescindir o contrato.

Por fim, não é necessária previsão em cláusula específica de re-equilíbrio, pois a legislação já define isso como um direito das par-tes, independentemente de previsão contratual.

2.8 Reajuste de preços

Como visto no item 11 da Parte II deste Manual, o reajustamento de preços é obrigatório em contratos com mais de 12 (doze) meses de execução do objeto. Trata-se de um procedimento automático, feito por apostilamento ao contrato, que considera a data base e os índices expressamente def inidos no contrato.

Para melhor conhecimento do tema, recomenda-se uma releitura desse item.

2.9 Repactuação

Além do que foi exposto no item 12 da Parte II deste Manual, no caso de serviços de engenharia, é relevante alertar que a repactuação somene ocorre nos serviços continuados, como manutenção de elevadores e de sistemas de geração de energia. Não se aplica a obras e projetos, em que se considera o reajustamento.

A repactuação incide a cada 12 (doze) meses, caso haja o interesse por ambas as partes em se manter o contrato. Nesse caso, ambas as partes podem apresentar argumentos comprovados de variações de custos (como dissídio de classe, aumentos de preço em peças de reposição etc.) e renegociar o contrato por até 4 (quatro) vezes (portanto, 12 meses originais mais até 48 meses, repactuados em intervalos de 12 meses).

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2.10 Penalidades

Na execução do contrato de obras e serviços de engenharia, cabe à f iscalização técnica notif icar a contratada para que justif ique o não atendimento à qualidade e ao prazo de ex-ecução contratual e, após analisar a justif icativa, encaminhar para o gestor do contrato as justif icativas não aceitas, para que seja dado prosseguimento no processo de aplicação de penalidades.

Durante todo o processo, a f iscalização técnica poderá ser consultada para analisar questões técnicas e gerenciais apre-sentadas na defesa da contratada.

Sobre penalidades, recomenda-se uma releitura no item 13 da Parte II deste Manual.

2.11 Recebimento do objeto

O recebimento do objeto deve ser feito em duas etapas.

O primeiro recebimento, que é realizado pela fiscalização técnica do contrato, deve ocorrer até 15 (quinze) dias após o pedido emitido pela contratada.

No entanto, caso haja inexecução parcial de qualquer etapa, não se deve realizar o recebimento, dado o fato de que o objeto está inacabado. Nesse caso, a obra está em atraso. Por outro lado, pode haver elementos executados que apresentem pequenos vícios ou defeitos. Esses itens devem ser consertados pela contratada den-tro de prazo estipulado pela Nuclep, com duração máxima de 90 dias, e novamente vistoriados.

Estando adequados, faz-se o recebimento provisório.

A segunda etapa do recebimento do objeto é o recebimento de-finitivo, que pode ser feito por comissão ou servidor da Nuclep. Por se tratar de recebimento administrativo, não há necessidade de participação dos fiscais técnicos nessa etapa. Tal etapa pode ser realizada em até 90 (noventa) dias após o recebimento provisório.

3. Especificidades na gestãode contratos de obras

Contratos de obras são específicos por exigirem enorme acom-panhamento técnico e administrativo. Sua documentação é com-plexa e envolve diversos elementos.

3.1 Gestão da documentação

Toda documentação pertinente ao contrato deve ser mantida em local acessível e estar identificada de maneira a ser localizada por outras pessoas caso seja necessário.

3.1.1 Documentos a serem exigidos no início da obra

Ao início da obra, é necessário que seja apresentada ART (Ano-tação de Responsabilidade Técnica, emitida pelo CREA) ou RRT (Registro de Responsabilidade Técnica, emitida pelo CAU), vin-culando a execução daquele objeto a um responsável técnico da contratada.

Além disso, a empresa deve apresentar quaisquer documen-tos adicionais que sejam exigidos pelo contrato e/ou edi-tal, tais como licenças ambientais, alvará de construção, ou qualquer outro exigido para o início das obras ou serviços de engenharia.

3.1.2 Documentos que devem ficar no local da obra, sob os cuidados da contratada

Na obra, é necessário que estejam:

n o alvará de construção expedido, quando for o caso;

n licenças ambientais, quando for o caso;

n o diário de obras;

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n cópia das carteiras de trabalhos dos empregados, inclusive sub-contratados;

n atestado de saúde ocupacional de cada empregado;

n exames médicos periódicos;

n termo de recebimento de EPIs;

n documentos fiscais de compra e aluguel de insumos e equipamentos;

n comprovantes dos treinamentos de segurança e dos socorros de emergência ministrados;

n contrato celebrado com eventuais subcontratadas

n o que couber do Programa de Condições de Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT), atendendo as disposições da NR 18;

n o que couber do Programa de Prevenção de Riscos Ocupacio-nais (PPRA) da NR 9;

n Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), atendendo as disposições das NRs 7 e 18;

n controle de ponto dos empregados; e

n comunicação de acidentes no trabalho (CAT).

Além disso, legislações específ icas para determinados tipos de obras podem prever exigências peculiares que merecem estu-do específ ico pelo gestor de contrato.

Há ainda documentos que devem f icar em controle do escritório central da empresa contratada e que podem ser solicitados em momentos específ icos.

3.1.3 Documentos a serem exigidos mensal-mente ou eventualmente pelo gestor do contrato

O gestor do contrato (ou fiscal administrativo) deve exigir as cer-tidões previstas para a realização de pagamentos periódicos (men-sais) e o relatório de medição já atestado pela equipe técnica.Caso haja a citação específica de algum documento adicional em contrato e/ou edital, deve-se atendê-la.

3.1.4 Documentos a serem exigidos no final da obra

A conclusão de uma obra se dá com o término do objeto contrat-ado. Caso a obra se caracterize como parte de uma edificação, deve-se sempre exigir o as-built (projeto que demonstra a efeti-va execução do objeto), os manuais de uso de equipamentos e quadros e painéis elétricos, e a descrição técnica dos elementos de acabamento.

Caso trate-se da entrega de uma edificação completa, deve-se, além desses documentos, exigir o AVCB (Auto de Vistoria do Cor-po de Bombeiros), e o Habite-se, garantindo que a edificação está pronta para ser ocupada.

3.2 Gestão da execução física

A execução f ísica da obra tem sua fiscalização realizada pela equi-pe técnica, que vai acompanhar e atestar a evolução f ísica ade-quada da obra.

3.2.1 Da gestão preliminar

A ordem de serviço do objeto deve ser emitida dentro dos prazos contratuais e com a respectiva responsabilidade por parte da con-tratada em atender a todos os quesitos legais previstos.

Nesse momento, toda a documentação exigida em edital e con-trato já deve estar atestada pela equipe de fiscalização adminis-

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trativa. Cabe, então, à equipe de fiscalização técnica acompanhar o início da atividade, composta essencialmente pelo planejamen-to da empresa.

3.2.2 Da gestão sobre os recursos humanos

Em obras e serviços de engenharia, há a terceirização da mão de obra e, portanto, não cabe à Nuclep qualquer gestão direta sobre os recursos humanos.

Por outro lado, é obrigação da Nuclep garantir que:

n os empregados da contratada tenham a habilitação técnica exigida;

n os salários pagos nunca sejam menores que o piso da categoria;

n os empregados da contratada tenham os EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) e EPCs (Equipamentos de Proteção Coleti-vos) necessários para atuar em suas atribuições;

n todos os empregados da contratada que atuem em equipa-mentos apresentem o certificado de treinamento válido; e

n qualquer empregado da contratada que não atue adequada-mente seja substituído por profissional equivalente.

3.2.3 Da gestão sobre segurança, materiais e equipamentos

Quanto à segurança, a equipe técnica deve fiscalizar o fornecimento de equipamentos de proteção individual e coletivos (EPIs e EPCs), o treinamento para empregados que atuem em equipamentos, além de verificar cumprimentos incrementais de NRs e NBRs que se apliquem a obras e serviços específicos, como a existência de guarda-corpos, cinto de segurança tipo paraquedista, o uso de capacete com jugular, protetores auriculares etc. Conforme os riscos de acidentes de trabalho relacionados, deverá ser fiscalizado o cumprimento da respectiva norma técnica.

4. Tópicos especiais em contratos de engenharia

Apresentam-se, a seguir, alguns tópicos especiais a serem obser-vados na gestão de contratos de engenharia.

4.1 Qualificação Técnica – manutençãodas condições de habilitação

Quanto à qualificação técnica, é prática comum que o diretor/dono da empresa contratada seja engenheiro ou arquiteto e se apre-sente como responsável técnico pela execução da obra ou serviço. Não há nenhum problema, desde que ele participe efetivamente da execução do objeto, sendo que o quadro técnico indicado na proposta da empresa durante a licitação pode ser trocado, desde que justificado, aceito pela fiscalização, e que o substituto atenda ao mesmo nível de qualificação do substituído.

Entretanto, tabém é comum que o responsável técnico, cujo acer-vo serviu para habilitar a empresa, não seja de fato o executor da obra ou serviço, colocando em seu lugar outro profissional. Mas o registro da 10ART e o respectivo acervo técnico continuam em seu nome. Tal prática não deve ser aceita pelo fiscal técnico do contrato, pois pode representar prejuízo à qualidade técnica do empreendimento.

4.2 Preço e condições de pagamento

A cláusula de preços e condições de pagamento deve conter o valor total da obra e os critérios para realização dos pagamentos, devendo o cronograma físico-financeiro ser anexo obrigatório do contrato. É importante que, ao definir esses critérios, o responsável pelo edital tenha conhecimento sobre a disponibilidade dos re-cursos orçamentários para que não seja previsto desembolso su-perior à capacidade orçamentária da Nuclep, gerando atrasos de pagamento. A contratada tem direito a receber os custos finan-ceiros gerados por atraso de pagamento.

Além de noções de orçamento público, a execução do pagamen-to exige conhecimento de cronograma físico-financeiro, regras

10ART – Anotação de responsabilidade técnica. Nos registros feitos no Conselho de Arquitetura e Urbanismo (CAU), o termo adotado é registro de responsabilidade técnica – RRT.

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orçamentárias e relacionamento com o preposto, visando cum-prir cláusulas pertinentes do contrato. Ao impor um cronograma inviável, atrasos ocorrerão durante a execução da obra ou serviço e, nesses casos, não se pode aceitar a revisão dessas condições mediante aditivos de prazo, pois o gestor não pode mudar, por sua própria vontade, as condições previamente determinadas no edital e no contrato.

Quando o edital prevê alguma condição inviável de ser executada, muitas empresas não participam da licitação. O fiscal, ao alterar essas condições durante a execução da obra ou serviço, oferece à contratada uma vantagem indevida, que não era de conhecimen-to dos demais, ferindo, assim, o princípio da isonomia. Há previsão legal que limita a alteração do contrato e tipifica como crime a conduta sem justificativa (artigo 92 da Lei nº 8.666/1993). Sendo assim, é importante que o fiscal, além da documentação técnica, estude o edital e o contrato.

4.3 Dos prazos

A respeito de prazos, é importante ressaltar que há uma diferença entre prazo de execução do objeto e vigência contratual. O prazo de execução é o tempo que a contratada terá para executar o ob-jeto do contrato, e o prazo de vigência é o tempo que o contrato estará ativo. Em contratos públicos, é proibido prazo de vigência indeterminado, mas, ao mesmo tempo, o gestor deve se preocu-par em manter a vigência enquanto não ocorrer rescisão contrat-ual ou conclusão do objeto. Isso porque não existe a possibilidade de se aditar um contrato cuja vigência tenha sido extinta (não tem sentido alterar algo que não existe mais).

Entre as irregularidades que ocorrem em contratos públicos, o fim da vigência contratual por descontrole é muito comum, e, para que não haja problemas para a fiscalização, a vigência, que pas-sa a ser contada a partir da data de assinatura e publicação do contrato no diário oficial, deve englobar a ordem de 11serviço , a execução do objeto e os recebimentos provisório e definitivo, além dos prazos para 12pagamento . A cada alteração de contrato com impacto de prazo, a vigência também deve ser alterada. Entretan-to, um contrato fora da vigência não pode mais ser alterado, mas

11A ordem de serviço, emitida após a assinatura do contrato, define o prazo que a contratada terá para se mobilizar e iniciar a obra ou serviço.

suas cláusulas continuam valendo para aquela relação, inclusive para aplicação de 13penalidades e pagamentos não 14efetuados .

Outro cuidado que o gestor deve ter ao aditar a vigência contratual é determinar que a contratada apresente também o aditivo de prazo da vigência da garantia contratual.

4.4 Garantia contratual

A lei prevê três modalidades de garantia contratual: a caução em dinheiro ou em título de dívida pública; a fiança bancária e o se-guro-garantia. Apesar de a garantia não ser obrigatória, caso seja prevista no edital, cabe à contratada, e não à Nuclep, definir a mo-dalidade a ser adotada, com seu valor limitado a 5% (cinco por cento) do valor contratado, podendo esse percentual chegar a 10% (dez por cento), desde que o objeto do contrato seja de grande 15vulto e envolva alta complexidade.

A caução em dinheiro é depositada em uma conta bancária que, após o encerramento do contrato e caso não seja acionada, será devolvida à contratada com as devidas correções monetárias. A caução em título de dívida pública exige alguns cuidados, como verificar se foi emitido sob a forma escritural, mediante registro em sistema centralizado de liquidação e de custódia autorizado pelo Banco Central do Brasil e avaliado pelo seu valor econômico.A fiança bancária é emitida por um banco que se compromete a cobrir o valor da garantia, caso ela seja acionada. É importante que as condições da apólice sejam descritas no edital, para que a garantia cubra todas as condições previstas em lei. Essa modali-dade é a mais aceita pelos contratados, pois não afeta seu capital de giro como a caução em dinheiro.

O seguro-garantia equivale à performance-bond, garantia presta-da por uma seguradora que assegura a execução do contrato até o valor estipulado em apólice, mas devido a questões 16legais , essa modalidade é pouco empregada em contratos públicos e, quando ocorre, acaba funcionando como uma fiança bancária.

12Todo contrato de engenharia deve ser recebido em duas etapas. O recebimento pro-visório é feito pelo fiscal técnico, em que é caracterizado que a contratada cumpriu o prazo de execução, porém ficaram pequenas pendências para serem sanadas. O recebimento definitivo, realizado por servidor ou comissão, ocorre após o prazo estipulado no recebi-mento provisório para solução das pendências, não podendo passar de noventa dias.

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Outra importante garantia já admitida pelo 17Tribunal de Contas da União é o chamado “seguro risco de engenharia”. Essa inicia-tiva, a exemplo dos modelos adotados no setor privado, tem o objetivo de evitar ou minimizar riscos supervenientes para a Ad-ministração cujos reflexos são alterações no preço contratado, no-tadamente decorrente dos eventos alocados na matriz de riscos como de responsabilidade da contratada.

Conforme definido no § 8º do artigo 82 da Lei das Estatais, é ve-dada a celebração de aditivos decorrentes de eventos alocados na matriz de riscos como de responsabilidade da contratada. Essa previsão legal possui efeitos financeiros que, invariavelmente, não serão assumidos pela contratada, mas repassados para a adminis-tração contratante. Assim, esse seguro busca minimizar o impacto do repasse desses efeitos, que representariam aumento no valor contratado.

Uma questão importante para o fiscal técnico é saber quan-do a garantia deve ser acionada. A garantia serve para cobrir os custos gerados à Nuclep por culpa da contratada, como falhas de execução que não foram corrigidas e pagamento de multas contratuais. A garantia não pode ser utilizada para cobrir encar-gos comerciais da contratada, como não pagamento de conces-sionárias por ligações provisórias de energia e água. Além disso, é proibida a adoção de qualquer outra modalidade não prevista em lei, como a retenção de percentual de pagamento, muito comum em contratos privados.

4.5 Direitos, responsabilidadese penalidades cabíveis

As sanções previstas em lei, respeitado o direito à ampla defesa e ao contraditório, são: advertência, multa e suspensão temporária de participar de licitação e contratar com a Nuclep por até dois anos.

No caso de multa contratual, a cláusula de penalidades prevê os valores e as situações para sua aplicação, devendo ser proporcional à falta cometida. É comum em contratos públicos a existência de cláusulas confusas, nas quais somente é possível aplicar essa sanção ao final do contrato. Entretanto, ao se aguardar o final

13As multas contratuais podem ser aplicadas mesmo após o fim da vigência contratual.

do prazo de execução para aplicar as penalidades, o gestor não atingiu seu principal objetivo, que é garantir a execução do objeto dentro dos parâmetros de prazo, custo e qualidade. Como ele deve agir de forma antecipada, é importante que o cronograma de execução esteja atualizado, e as multas por inexecução ou atraso de etapas estejam bem claras no contrato.

Um erro comum cometido por muitos fiscais é a interferência di-reta na gestão da obra ou serviço para evitar possíveis atrasos e erros de execução. Para ilustrar esse problema, segue a narrativa de um caso hipotético:

Uma empresa foi contratada para reformar dez salas de um determinado edifício público. O cronograma previa a reforma completa de uma sala por semana, totalizando dez semanas. Na primeira semana, o fiscal verificou que a primeira sala não estaria pronta até o final da semana e determinou por escrito que a empresa contratasse mais funcionários e colocasse mais equipamentos para cumprir o cronograma. A empresa cumpriu a determinação do fiscal e as dez salas foram entregues no prazo previsto, entretanto entrou com um pleito contratual cobrando os custos adicionais por contratar mais empregados e equipamentos.

No exemplo apresentado, o fiscal extrapolou suas atribuições ao interferir diretamente na gestão da obra, alterando os custos da contratada. Independentemente de ser um contrato público ou privado, a decisão de contratar envolve transferir a responsabili-dade gerencial da execução para terceiros, cabendo à contratada tomar a decisão de alocar ou não mais recursos de mão de obra e equipamentos. O papel do fiscal é garantir que a obra seja exe-cutada no prazo e com qualidade. Para isso, existe a cláusula de penalidades, que deveria ter sido usada para impelir a contratada a cumprir o cronograma.

Muitos gestores têm dificuldades em definir os critérios para aplicação de penalidades, pois o objetivo da multa não é “quebrar” a empresa, mas educar. Outra questão é a caracterização do

14Os pagamentos devidos pela Nuclep somente poderão ser efetuados para valores já empenhados e não liquidados. Caso não sejam feitos os respectivos empenhos duran-te a vigência contratual, as possíveis parcelas devidas à contratada somente poderão ser pagas mediante processo de reconhecimento de dívida. Tal procedimento, além de de-morado, expõe o gestor a possíveis processos por falhas administrativas, caso o motivo do reconhecimento de dívida não seja bem instruído e justificado.

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atraso, pois está diretamente ligado à periodicidade da medição. Se a medição é mensal, o atraso somente será caracterizado, para fins de aplicação de penalidades, após o intervalo de um mês. Para antecipar a atuação do fiscal técnico no controle do cronograma, a redução desse intervalo de medição pode ser uma solução. Porém, ao reduzir esse intervalo, a Nuclep deve possuir uma fiscalização eficiente, em condições de medir de forma adequada em períodos menores. Para execuções simples, em que o fiscal esteja próximo ao local da obra, não há tantos problemas em definir metas semanais, mas quando o vulto da obra aumenta e o processo de medição se torna mais complexo, a fiscalização deve ter uma estrutura compatível.

4.6 Prorrogação contratual

O gestor do contrato não deve aditar o prazo de execução da obra ou serviço sem o devido amparo legal e sem motivo devidamente justif icado.

A alteração do projeto ou de suas especificações não é motivo su-ficiente para dilação do prazo de execução. A análise consiste em verificar se as atividades do empreendimento impactadas pela mudança são 18críticas ou se tornarão críticas. Caso os serviços afetados pela mudança não alterem o prazo final de entrega, o ajuste no contrato é feito apenas com a mudança de cronograma, mas sem alterar o prazo de execução. Sendo assim, o gestor deve ter conhecimento técnico para analisar os impactos gerados pelas alterações de projeto, mas também conhecimento gerencial para mensurar as mudanças necessárias no cronograma de execução.

Em relação à superveniência de fato excepcional ou imprevisível, as justificativas mais consideradas nos pleitos contratuais para dilação de prazo são as condições climáticas adversas (chuva). No entanto, a chuva nem sempre é imprevisível, pois em determina-da época do ano ela é esperada. Além disso, mesmo sendo impre-visível, pode não justificar a prorrogação da obra, pois depende se o que estava previsto para o período pode ou não ser executado

15Conforme definido no artigo 6º, inciso V, da Lei nº 8.666/1993, obras, serviços e compras de grande vulto são aquelas cujo valor estimado seja superior a 25 (vinte e cinco) vezes o limite estabelecido para modalidade de concorrência de obras e serviços e engenharia – 25 x R$ 1.500.000,00 = R$ 37.500.000,00 (trinta e sete milhões e quinhentos mil reais).

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em dias de chuva. Para análise de pleito por motivo de chuva, as informações necessárias são: diário de obras, cronograma de ex-ecução, boletim meteorológico e histórico de chuvas na região.

A interrupção da execução do contrato ou diminuição do ritmo de trabalho deve estar devidamente documentada para justifi-car uma dilação de prazo, e sempre por ordem e no interesse da Nuclep. É comum a fiscalização determinar a redução de ritmo de trabalho por indefinições de projeto ou falta de recursos orça-mentários. Porém, é importante que essa determinação seja opor-tuna e por escrito, pois não deve constar no processo uma ordem de paralisação ou redução de ritmo com data posterior ao atraso.

Quanto à prorrogação oriunda do aumento de quantidades inicial-mente previstas no contrato, a análise do impacto no cronograma é análoga à de alteração de projeto ou especificações, isto é, se o aumento de quantidades afetar apenas atividades não críticas,

DICA:

Caso o cronograma previsto no edital não seja ade-quado ao plano de execução proposto pela contrata-da, ele deve ser ajustado. Entretanto, para evitar um aditivo logo no início do contrato, a solução adequa-da é prever, no edital de licitação, que o cronograma a ser anexado ao contrato seja apresentado pelo adjudicatário e aprovado pela f iscalização antes da assinatura do contrato. Os cuidados que se devem ter são: manter o prazo de conclusão da obra; evitar que haja manobras de fluxo de caixa, antecipando serviços favoráveis e postergando serviços desfa-voráveis à contratada; e garantir que não haverá pre-visão de pagamentos superiores às parcelas previs-tas de desembolso f inanceiro.

16O baixo valor assegurado, o alto valor da apólice, a opção pertencer à contratada e a difi-culdade de transferir o valor empenhado para a seguradora, tornam a o seguro garantia muito pouco empregado.

17Tribunal de Contas da União. Processo TC-045.461/2012-0. Acórdão nº 1465/2013 – Plenário. Rel. Min. José Múcio Monteiro.

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o aditivo será apenas para mudança de cronograma e acréscimo dos respectivos valores, e não de dilação de prazo de execução.

O impedimento de execução do contrato por fato ou ato de ter-ceiro deve ser comprovado com documentação contemporânea à sua ocorrência, como greves, passeatas e outros eventos que im-pedem o acesso dos funcionários e demais equipamentos e insu-mos ao local da obra.

Além do problema de atraso de execução, outra preocupação do gestor é manter o cronograma anexo ao contrato alinhado com a execução real da obra ou serviço, acordando um cronograma da obra sem o devido aditivo. Entretanto, se não há esse alinhamen-to, o fiscal terá dificuldades em caracterizar atrasos parciais, o que impede a aplicação de penalidades e a utilização de indicadores de desempenho do andamento da obra ou 19serviço . Para isso, qualquer alteração de cronograma, com ou sem impacto de pra-zo, deve ser acordada mediante aditivo contratual.

4.7 Custos da administração local

A execução da obra ou serviço de engenharia traz custos de ad-ministração local, que serão expostos a seguir.

4.7.1 Critério de medição de administração local

Durante a execução de obras e serviços de engenharia, a medição da administração local da obra deve ser proporcional aos serviços executados. Isto é, se a construtora executa na primeira medição 5% (cinco por cento) dos serviços, ela deve receber 5% (cinco por cento) do valor orçado para administração local, inclusive em relação aos itens que eventualmente estejam orçados fora desse serviço, como engenheiro da obra, vigia e outros.

Para adotar esse processo de medição, que é a orientação dos órgãos de controle interno e externo, é importante que conste no edital de licitação e na cláusula contratual de critérios de medição o pagamento proporcional.

18Os custos iniciais de canteiro são relativamente altos e o pagamento proporcional ao serviço executado, a princípio, gera medições com valores inferiores aos custos reais de administração local. Entretanto essa distorção se inverte ao longo da obra.

Caso a contratada questione que os valores iniciais de adminis-tração local não correspondem aos custos reais de 20canteiro, ge-rando uma distorção entre receita e despesa, a justificativa para recusar o pleito é que os custos financeiros oriundos dessa de-fasagem estão sendo pagos pelos encargos financeiros previstos no BDI – Bonificações e Despesas Indiretas. A mudança do critério de medição durante a execução do contrato pode ser considerada vantagem indevida à contratada, ferindo, assim, o princípio da isonomia, pois ela está sendo ressarcida por esse custo no BDI.

4.7.2 Análise de impactos no custo da adminis-tração local por atrasos justificáveis

Ao se analisar o pleito contratual de atraso de execução de obra ou serviço, deve-se prever a possibilidade de acréscimo de valores de administração local no caso de serem aceitas as justificativas 21apresentadas , pois os custos de canteiro de obras aumentam com a dilação do prazo de execução.

Caso a contratada não pleiteie acréscimos de custos com admin-istração local ao solicitar a dilação de prazo, deve haver o registro de que esses custos não serão pleiteados futuramente, sendo ab-sorvidos pela contratada. Não se deve aceitar valor proporcional-mente maior que o valor 22orçado .

4.7.3 Análise de impactos no custo da adminis-tração local por acréscimos de serviços

Ao se analisar o pleito contratual de acréscimo de serviços na execução de obra ou serviço de engenharia, deve-se prever a possibilidade de acréscimo de valores de administração local, pois os custos de canteiro de obras podem aumentar devido a: aumento de efetivo; aumento de espaço de armazenamento; mudança de leiaute de canteiro; mudança de método construtivo; e outros.

Caso a contratada não pleiteie acréscimos de custos com administração local com o acréscimo de serviços, deve haver o

19Para adoção de ferramentas gerencias de acompanhamento e controle, como a Análise de Valor Agregado, o cronograma anexo ao contrato deve ser o mesmo adotado na execução. Tal ferramenta será apresentada mais adiante.

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registro de que esses custos não serão pleiteados futuramente, sendo absorvidos pela contratada. Para que a Nuclep aceite o acréscimo de serviços com aumento de custos de administração local, a contratada deve justificar o acréscimo para análise mediante apresentação de documentos que comprovem os seus custos reais.

4.7.4 Sugestão para alteração de contratos

Na execução das obras, é extremamente comum que sejam necessárias pequenas modificações. Na teoria, a execução deve ser feita exatamente como consta no Projeto Básico ou Projeto Executivo; na teoria, também é vedada a execução do contrato e de qualquer parte deste sem prévia anuência da Administração.

Por esse motivo, sugere-se inserir no contrato (e, se não incluído, pode-se fazê-lo no primeiro aditivo) cláusula que flexibilize a ex-ecução e dê poder maior ao gestor do contrato. Por esse motivo, po-dem-se estabelecer dois tipos de limite: percentual ou valor nominal.

Sugere-se o seguinte:

Cláusula ... O gestor do contrato fica autorizado a proceder a módi-cos ajustes na execução do contrato, inclusive que gerem acréscimo no valor, limitado a 1% (um por cento) do valor da parcela referente à próxima medição, ou até o valor de R$ 10.000,00 (dez mil reais).

Parágrafo único. As alterações devem ser registradas no diário de obras, em comum acordo entre gestor do contrato e o preposto da contratada, devendo ser providenciado o aditivo do contrato, com detalhadas justificativas:

a) na primeira oportunidade em que houver necessidade de for-malização de alteração; ou

b) no prazo de 90 (noventa) dias.

Também é possível inserir outras regras que flexibilizem o dever de aditivar minudentemente o contrato.

20Os custos iniciais de canteiro são relativamente altos e o pagamento proporcional ao serviço executado, a princípio, gera medições com valores inferiores aos custos reais de administração local. Entretanto essa distorção se inverte ao longo da obra.

4.7.5 Orientações finais

No aceite de acréscimo de administração local, o aditivo dessa parcela deve ser tratado como acréscimo de serviço, e não como reequilíbrio econômico-financeiro, impactando, assim, os limites legais de aditivo contratual.

Para as medições futuras, devem ser ajustados os valores pagos com administração local ao novo valor contratual, podendo ha-ver distorções nos percentuais 23executados . Caso ocorram dis-torções, o ajuste deve ser feito na próxima medição após o aditivo. Esse ajuste pode ocorrer em contratos aditivados com aumento de administração local ou não.

Pleitos de acréscimo de administração local por atrasos injustifi-cados não devem ser aceitos em hipótese alguma.

Acréscimos de serviços sem impactos comprovados no canteiro de obras não terão acréscimos no valor da administração local.

4.8 Procedimentos para mediçãoe pagamento por etapas

Nas obras e serviços de engenharia e arquitetura contratados por empreitada por preço global, empreitada integral, con-tratação integrada e contratação semi-integrada somente poderão ser medidos e pagos etapas, subetapas, parcelas, tre-chos ou subtrechos concluídos. As etapas, subetapas, parcelas, trechos ou subtrechos não concluídos devem ser glosados do boletim de medição.

Caso a contratada execute o serviço exatamente como especif icado e dentro do critério de aceitação, mas em parcelas inferiores ao previsto no cronograma, a f iscalização deve medir e pagar apenas as parcelas concluídas, apurar a responsabilidade pelo atraso e aplicar, se for o caso, as penalidades contratuais previstas, por meio de procedimento próprio, assegurando-se o contraditório e a ampla defesa.

21Atrasos justif icáveis estão previstos no artigo 57, § 1º, da Lei nº 8.666/1993. Qualquer justif icativa de atraso de execução cujo motivo não se enquadre nos listados na lei deve ser negada, levando à abertura de processo de apuração de penalidades por atraso, caso haja comprometimento do prazo f inal da obra, etapa ou contrato.

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Caso a contratada planeje antecipar a execução de etapa, subetapa, parcela, trecho ou subtrecho do cronograma f ísico-f inanceiro contratual, deve haver prévia autorização da f iscalização. Caso haja disponibilidade orçamentária, o serviço poderá ser medido e pago. Entretanto, na falta de recursos que garantam a mudança do fluxo de caixa da obra, os serviços a serem executados a maior somente poderão ser autorizados se a contratada concordar, mediante documento formal, em ter medidos e pagos apenas os serviços previstos no cronograma contratual, sem cobrar posteriormente os custos de encargos f inanceiros oriundos da defasagem entre a execução e o pagamento.

4.9 Contratação Integrada e semi-integrada

Apesar de o Projeto Básico ser apresentado como anexo do edi-tal de licitação, poderá ser alterado pela contratada no regime de contratação semi-integrada, desde que demonstrada a superiori-dade das inovações em termos de redução de custos, de aumento da qualidade, de redução do prazo de execução e de facilidade de manutenção ou operação.

Na contratação integrada, o Projeto Básico deve ser elaborado pela contratada, atendendo as especificações e condições defini-das no anteprojeto.

Tanto na contratação integrada como na semi-integrada, o Proje-to Executivo deve ser elaborado pela contratada e aprovado pela fiscalização para execução da respectiva obra.

22Exemplo do cálculo do limite de pagamento: uma obra de 24 (vinte e quatro) meses, com um custo de administração local de R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais). Caso haja dilação de prazo de 3 (três) meses, o valor máximo a ser pago com administração local é de (R$ 240.000,00 / 24) x 3 = R$ 30.000,00 (trinta mil reais). Cabe ressaltar que esse valor é o teto a ser pago, e não o que a contratada tem de direito. Ela deve justif icar em todos os casos o aumento de custos com a dilação de prazo.

23Quando ocorre alteração de valor contratado, os percentuais executados mudam e, consequentemente, os valores de administração local, por serem medidos proporcionalmente, também mudam.

PART

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TEMAS DIRETAMENTE RELACIONADOS À GESTÃO DO CONTRATO

PARTE 7


RESUMO

n Carta-contrato, nota de empenho, autorização de compras ou ordem de serviço são documentos mais simples utilizados para substituição de contratos. Somente devem ser usados em pequenas despesas de pronta entrega e pagamento das quais não resultem obrigações futuras por parte da Nuclep.

n Mesmo nesses documentos, a Nuclep pode especificar obrigações mínimas e diretamente relacionadas com as obrigações da contratada e que gerem maior segurança jurídica na utilização desse documento.

n Na adesão a atas de registro de preços de outros órgãos ou entidades, ao gestor do contrato cabe atuar desde a fase interna do procedimento de contratação no âmbito da Nuclep, promovendo consulta prévia junto ao órgão gerenciador, quando da necessidade de contratação, a fim de obter sua autorização e a do fornecedor, bem como assegurar-se, quando do uso da ata de registro de preços, acerca da manutenção da vantajosidade da aquisição ou contratação pretendida bem como assegurar-se junto ao órgão gerenciador da qualidade dos serviços/produtos a serem aderidos. Após a adesão, o gestor do contrato deve acompanhar a execução do contrato, averiguando eventuais descumprimentos de cláusulas contratuais, a fim de aplicar ou sugerir aplicação de penalidades, se for o caso.

n O Projeto Básico ou Termo de Referência (PB/TR) tem por objetivo demonstrar como deverá ser executado o objeto da licitação, relativamente à def inição dos principais parâmetros envolvidos na contratação, tais como: quantidade, prazos, condições de fornecimento, forma de pagamento e forma de execução da garantia. O gestor e os f iscais do contrato devem observar rigorosamente o previsto no PB/TR, estando a ele vinculados.

1. Termo de Contrato

A contratação deve ser formalizada, obrigatoriamente, por meio de Termo de Contrato, exceto nas pequenas despesas de pronta entrega e pagamento das quais não resultem obrigações futu-ras por parte da Nuclep, conforme previsto no artigo 73 da Lei no 13.303/2016. Nessas situações, o Termo de Contrato poderá ser substituído pelos instrumentos hábeis, como carta-contra-to, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou or-dem de serviço.

Em qualquer dos casos de substituição do contrato por outro instrumento, devem ser observados o princípio e os limites da razoabilidade, sendo conveniente a formalização obrigatória do Termo de Contrato nas hipóteses de licitação ou contratação direta em que o valor seja superior a 02 (duas) vezes o valor previsto no inciso II do art. 29, da Lei nº 13.303/2016 e desde que ocorra pelo menos uma das seguintes situações:

n existência de obrigação futura do contratado, não garantida por cláusula de assistência técnica ou certificado de garantia do fabricante;

n o objeto seja:

a) manutenção de equipamentos, de bens ou de instalações;

b) serviços não comuns, inclusive de engenharia;

c) obra;

d) concessão ou permissão de uso de bens;

n prazo de cumprimento da obrigação superior a 30 (trinta) dias;

n existência de cláusula de reversão em favor da Nuclep;

n em qualquer caso, quando exigida garantia e esta não for usual de mercado;

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n tratar de contratos de seguro, de financiamento, de locação em que a Nuclep seja locatária, e nos demais em que forem exigidas garantia ou assistência técnica superior à garantia legal;

n nos contratos em que a Nuclep figure como usuária de serviço público.

Portanto, são considerdas pequenas despesas aquelas cujo mon-tante não ultrapasse a 02 (duas) vezes o valor previsto no inciso II, do art. 29, da Lei nº 13.303/2016. Pronta entrega e pagamento são as aquisições entregues ou executadas integralmente em até 30 (trinta) dias contados da do ato de homologação da licitação ou daquele que a dispensou ou inexigiu, e pagamento em até 30 (trinta) dias da data de entrega e recebimento definitivo.

Carta-contrato, nota de empenho, autorização de compras ou ordem de serviço são documentos mais simples utilizados em substituição ao Termo de Contrato. A esses instrumentos apli-cam-se, no que couber, exigências do Termo de Contrato. Exem-plos: descrição do objeto, preços, prazos, condições de execução, condições de pagamento, regime de execução, obrigações e di-reitos das partes, entre outras. Quando não há espaço no docu-mento para inserir todas essas informações, é comum redigi-las e apresentá-las em folha a ser juntada como anexo ao documento ou à nota de empenho, com a assinatura do contratado.

Os contratos devem ser numerados e arquivados em ordem cronológica, na sequência das datas de assinaturas e registro sistemático dos respectivos extratos em meio eletrônico.

2. Notas de empenho

Por vezes a Administração, observadas as disposições contidas no artigo 73 da Lei nº 13.303/2016, não celebra instrumento de contra-to com suas contratadas.

Em substituição, emite apenas um documento denominado nota de empenho, que materializa o pacto celebrado entre a Nuclep, com o lançamento do Edital, e o particular, com a apresentação da proposta.

Nos termos do artigo 58 da Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, empenho é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de im-plemento de condição.

O implemento de tal condição pode ser, por exemplo, a instalação de um equipamento ou o treinamento de empregados da Nuclep que irão utilizá-lo.

A Nuclep, como forma de aperfeiçoar a gestão desse tipo de documento, pode especificar, no corpo da nota de empenho que produziu, anexo no qual constem obrigações mínimas e diretamente relacionadas com a execução do objeto e que gerem maior segurança jurídica na utilização desse documento e evitem conflitos de interpretação que possam surgir com o fornecedor.

Ressalva-se apenas que, caso tais obrigações sejam numerosas e excessivamente detalhadas, é de se cogitar a possibilidade de celebração de Termo de Contrato em vez da emissão da nota de empenho.

De posse desse documento, e atento à instrução dos autos do pro-cesso de contratação, deve o gestor observar, primordialmente, dois documentos:

n o edital da licitação (ou o Projeto Básico, juntamente com o ato de dispensa ou inexigibilidade de licitação, nos casos em que hou-ver contratação direta); e

n a proposta do fornecedor.

Não podem ocorrer conflitos entre estes. Caso haja, deve o gestor procurar solucioná-los buscando negociar, atender ao interesse público e respeitar os direitos da contratada.

A gestão de notas de empenho geralmente é mais simples que a de instrumentos de contrato, até pela singeleza que representa.Geralmente utiliza-se apenas a nota de empenho em contratos de fornecimento ou aquisição de bens de pronta entrega em que não haverá nenhuma obrigação futura.

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É importante destacar que a nota de empenho pode ser um bom mecanismo de gestão ao substituir os instrumentos de contrato quando os autos do processo de contratação estão bem instruí-dos, evitando a sobrecarga que usualmente ocorre na unidade de contratos quando há necessidade de celebrar muitos instrumen-tos ao mesmo tempo.

Com um bom edital, uma proposta clara e o disciplinamento mínimo da contratação na nota de empenho, o Termo de Contrato é dispensável e pode otimizar, em muito, a agilidade da atuação administrativa.

Ademais, a gestão da nota de empenho visa tão somente acom-panhar o fornecimento do bem adquirido e processar o respectivo pagamento, utilizando-se o gestor dos elementos constantes dos autos e já mencionados para, eventualmente, aplicar penalidades à contratada e glosar documentos fiscais.

3. Projeto Básico ou Termo de Referência

O Projeto Básico (PB) ou Termo de Referência (TR) é o documento que propicia à Nuclep especificar o objeto que se quer licitar, de forma detalhada, clara e precisa.

É documento prévio ao procedimento licitatório, que serve de base para a elaboração do edital. O PB/TR deve ser elaborado sob liderança do setor requisitante do objeto da licitação e confirma-do pela autoridade que aprovou a realização do certame.

Para a uniformização dos procedimentos internos da Nuclep, é conveniente a utilização de PB/TR padronizados conforme a na-tureza ou característica do objeto. O essencial é que seu conteú-do contemple todas as informações necessárias à justificativa do pedido, bem como à elaboração do edital de licitação e da minuta de contrato. Ele deve, ainda, permitir ao licitante obter as infor-mações necessárias à boa elaboração de sua proposta.

O PB/TR tem por objetivo demonstrar como deverá ser executado o objeto da licitação, relativamente à definição dos principais

parâmetros envolvidos na contratação, tais como: quantidade, prazos, condições de fornecimento, forma de pagamento e forma de execução da garantia. É elaborado com base em estudos técnicos preliminares que demonstrem a viabilidade e a conveniência da execução do objeto, evidenciando, entre outros aspectos, que os custos são compatíveis com as disponibilidades orçamentárias, que todas as soluções técnicas possíveis foram cogitadas, tendo sido selecionada a melhor alternativa, e que os prazos para execução foram calculados.

A elaboração de um PB/TR incompleto ou falho resulta em um contrato indeterminado e impreciso, que não atenderá aos obje-tivos da Nuclep.

É necessária sua aprovação, por ato formal e motivado do gerente geral ou dirigente da unidade requisitante, a qual deverá avaliá-lo e verificar sua adequação às exigências legais e ao interesse público.

O gestor e os fiscais do contrato devem observar rigorosamente o estipulado no PB/TR. Mas como, em regra, são aproveitadas a experiências anteriores para a elaboração dos próximos PB/TR, é extremamente conveniente o conhecimento mais detalhado dos elementos que devem constar nesses instrumentos.

Recomenda-se a leitura do Regulamento de Licitações e Contra-tos da Nuclep, em especial dos artigos 13 a 30, além dos proced-imentos operacionais específicos sobre a matéria baixados nos termos do artigo 108 desse mesmo Regulamento.

Com isso, ao final do contrato, será possível ao gestor apresentar à autoridade que o designou uma relação com sugestões de melho-rias que devem ser inseridas no PB/TR da próxima licitação.

PART

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MODELOS DE DOCUMENTOS PARA GESTÃO DE CONTRATOS

ANEXO


1. DESIGNAÇÃO DO GESTOR E DOS FISCAIS

DO CONTRATO

Identificação do contrato

Processo Administrativo nº:

Contrato nº: Vigência do Contrato:

Contratado:

Objeto:

Venho, pelo presente, designar os empregados desta empre-sa nominados abaixo para as funções de gestão do contrato em epígrafe:

Função Nome Matrícula

Gestor do contrato (titular)

Gestor do contrato (substituto)

Fiscal administrativo (titular)

Fiscal administrativo (substituto)

Fiscal requisitante (titular)

ATENÇÃO!

os textos em vermelho têm a finalidade de auxiliá-lo na produção destes documentos. Deve-se utilizar fonte na cor preta para completar os campos e em seguida dele-tar o que está em vermelho, incluindo este parágrafo.

ANEX

O

Função Nome Matrícula

Fiscal requisitante (substituto)

Fiscal técnico (titular)

Fiscal técnico (substituto)

Obs.: Nem todos os contratos terão todas as funções acima. A ta-bela deverá ser adaptada a cada caso.

Itaguaí, de de 20XX.

<nome>Diretor Administrativo


2. PLANO DE INSERÇÃO DA CONTRATADA E DE FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO

Objetivo do Artefato: descrever as atividades de alocação de re-cursos e preparação das condições necessárias para a contratada iniciar o fornecimento ou prestação do serviço, como também a forma com que será feita a fiscalização da execução do contrato.

Este artefato deve ser produzido antecipadamente pelo gestor do contrato e entregue ao preposto na reunião inicial. Diversos itens dos artefatos elaborados na fase de Planejamento da Contratação terão seus conteúdos reaproveitados aqui, caso estes tenham sido suficientemente detalhados.

1. Identificação do contrato



Contratado:

Objeto:

2 – Visão geral da contratação

Descrição sucinta e clara do objeto da contratação.

3 – Valor do contrato e forma de pagamento

Descrever o valor total do contrato e a forma de pagamento (mensalmente, por entregas, integral na entrega da solução etc.).

Exemplo: O Pagamento será realizado integralmente após a emissão do Termo de Recebimento Definitivo e emissão da nota fiscal/fatura.

4 – Relação de documentos

Descrever a relação de documentos que estarão à disposição para consulta pela contratante, pela contratada, pelos órgãos de controle e acompanhamento da execução e fiscalização contrat-ual (Exemplo: Contrato, Aditivos, Edital, Projeto Básico ou Termo de Referência, Metodologia de Desenvolvimento de Software, Proposta da contratada, Planilha de formação de custos, Termo de Ciência, Termo de Manutenção de Sigilo, Plano de Inserção).

5 – Recursos técnicos

Descrever os materiais e equipamentos necessários à execução e fiscalização do contrato. Deve-se indicar a disponibilidade desses recursos.

6 – Recursos humanos

Descrever quem são os atores nos processos de execução e fiscalização do contrato e respectivos papéis, responsabilidades, nome, dados de contato (Gestor, Fiscais, Preposto, Funcionários da contratada, outros) e indicar a disponibilidade desses recursos.

7 – Formas de comunicação

Descrever as formas de acompanhamento da execução do con-trato (reuniões e periodicidades, modelos de relatórios de acom-panhamento da execução e periodicidades, meios de comuni-cação para troca de informações e requisição dos serviços).

8 – Cronograma de execução

Descrever os bens e/ou serviços demandados (inclusive estima-tiva de quantidades ou volumes), data de entrega prevista, du-ração, prazo limite, tipo de entrega (parcelada ou total), local de entrega ou de execução.

ANEX

O


9 – Ferramentas de controle

Definir as ferramentas automatizadas ou não que serão utiliza-das para executar os controles previstos. Definir os controles que serão realizados durante a Gestão e Fiscalização do Con-trato, com prioridade para aqueles que se destinam a evitar ou minimizar os riscos identificados na contratação.

Exemplo: A verificação dos bens será feita mediante checklist onde os requisitos necessários serão levantados e verificados em cada unidade entregue pela contratante.

10 – Validação dos resultados e da Nota Fiscal

- Descrever os procedimentos de teste e inspeção para elabo-ração dos Termos de Recebimento Provisório e Definitivo.

- Descrever os critérios de avaliação da qualidade e mecanismo de inspeção (contagem, amostragem ou total) na entrega dos bens.

- Descrever as métricas, indicadores e níveis de serviço com os mínimos de aceitação para o fornecimento dos serviços.

- Verificação da data de entrega efetiva contra a prevista, se aplicável sanção à contratada.

- Descrever os procedimentos para validação da Nota Fiscal para encaminhamento à Área Administrativa. Recomenda-se que a Nota Fiscal seja emitida apenas após a emissão do Termo de Recebimento Definitivo a fim de evitar falhas.

11 – Obrigações da contratada

Descrever os requisitos de habilitação, critérios técnicos e condições da proposta que deverão ser observados e mantidos pela contratada.

12 – Sanções e glosas

Descrever os procedimentos, critérios de aplicação e valores das sanções e glosa nos casos de descumprimento dos termos de execução contratual.

12 – Sanções e glosas

Dica: as sanções e glosas já foram levantadas no edital. Dessa forma, recomenda-se a cópia dos itens no que couber, pois não é permitido colocar nesta seção novas sanções que não sejam as decorrentes de lei ou as dispostas no edital da licitação.

Neste item, deve-se colocar as sanções resultantes de descum-primento dos níveis de serviço, atrasos na entrega etc. específi-cas para o contrato.

13 – Lista de verificação

Para melhor fiscalização do contrato, recomenda-se a criação de uma lista de verificação com os principais pontos do contrato que deverão ser averiguados pela equipe de gestão do contrato. A lista de verificação poderá ser baseada em itens que a solução deverá conter, em bens que o fornecedor deverá entregar, ativi-dades que deverão ser desenvolvidas etc. A ideia principal é que seja elaborada uma lista que forneça apoio às principais ativi-dades de fiscalização.

14 – Instruções complementares

Descrever qualquer instrução complementar que deva ser ob-servada para viabilizar ou facilitar o processo de gestão e fiscal-ização contratual.


<nome>Gestor do contrato

Recebido em

<nome>Preposto

<nome da empresa>

ANEX

O


3. TERMO DE COMPROMISSO

Objetivo do artefato: em casos em que a contratação envolva a prestação de serviços ou entrega e instalação de bens com aces-so a dados e/ou informações sensíveis da contratante, o Termo de Compromisso será o documento para obter comprometimento formal da contratada sobre o sigilo dos dados e informações de uso da contratante, bem como suas normas e políticas de segurança.

Apresenta-se a seguir minuta do Termo de Compromisso, que de-verá ser adaptada a cada contratação.

A Nuclebrás Equipamentos Pesados – NUCLEP, sediada a Av. Gal. Euclydes de Oliveira Figueiredo, 200, Brisamar, Itaguaí-RJ, CEP 23825-410, CNPJ nº 42.515.882/0003-30 doravante denominado CONTRATANTE, e, de outro lado, a <NOME DA EMPRESA>, sediada em <endereço da empresa>, CNPJ nº <CNPJ da empresa>, dora-vante denominada CONTRATADA;

CONSIDERANDO que, em razão do CONTRATO Nº XX/20XX, dora-vante denominado CONTRATO PRINCIPAL, a CONTRATADA poderá ter acesso a informações sigilosas da CONTRATANTE;

CONSIDERANDO a necessidade de ajustar as condições de revelação dessas informações sigilosas, bem como definir as regras para o seu uso e proteção;

Resolvem celebrar o presente TERMO DE COMPROMISSO DE MA-NUTENÇÃO DE SIGILO, doravante TERMO, vinculado ao CONTRA-TO PRINCIPAL, mediante as seguintes cláusulas e condições.

Cláusula Primeira – DO OBJETO

Constitui objeto deste TERMO o estabelecimento de condições específicas para regulamentar as obrigações a serem observadas pela CONTRATADA, no que diz respeito ao trato de informações sigilosas disponibilizadas pela CONTRATANTE, por força dos procedimentos necessários para a execução do objeto do CONTRATO PRINCIPAL celebrado entre as partes e em acordo com o que

dispõem a Lei 12.527, de 18/11/2011, e os Decretos 7.724, de 16/05/2012, e 7.845, de 14/11/2012, que regulamentam os procedimentos para acesso e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo.

Cláusula Segunda – DOS CONCEITOS E DEFINIÇÕES

ara os efeitos deste TERMO, são estabelecidos os seguintes con-ceitos e definições:

INFORMAÇÃO: dados, processados ou não, que podem ser utiliza-dos para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato.

INFORMAÇÃO SIGILOSA: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado.

CONTRATO PRINCIPAL: contrato celebrado entre as partes, ao qual este TERMO se vincula.

Cláusula Terceira – DA INFORMAÇÃO SIGILOSA

Será considerada como informação sigilosa toda e qualquer infor-mação classificada ou não nos graus de sigilo ultrassecreto, secreto e reservado. O TERMO abrangerá toda informação escrita, verbal ou em linguagem computacional em qualquer nível, ou de qualquer outro modo apresentada, tangível ou intangível, podendo incluir, mas não se limitando a: know-how, técnicas, especificações, relatórios, com-pilações, código fonte de programas de computador na íntegra ou em partes, fórmulas, desenhos, cópias, modelos, amostras de ideias, aspectos financeiros e econômicos, definições, informações sobre as atividades da CONTRATANTE e/ou quaisquer informações técnicas/comerciais relacionadas/resultantes ou não ao CONTRATO PRINCIPAL, doravante denominados INFORMAÇÕES, a que diretamente ou pelos seus empregados a CONTRATADA venha a ter acesso, conhecimento ou que venha a lhe ser confiada durante e em razão das atuações de execução do CONTRATO PRINCIPAL celebrado entre as partes; AN

EXO


Cláusula Quarta – DOS LIMITES DO SIGILO

As obrigações constantes deste TERMO não serão aplicadas às IN-FORMAÇÕES que:

I - sejam comprovadamente de domínio público no momento da rev-elação, exceto se tal fato decorrer de ato ou omissão da CONTRATADA;

II - tenham sido comprovadas e legitimamente recebidas de ter-ceiros, estranhos ao presente TERMO;

III - sejam reveladas em razão de requisição judicial ou outra deter-minação válida do Governo, somente até a extensão de tais ordens, desde que as partes cumpram qualquer medida de proteção per-tinente e tenham sido notificadas sobre a existência de tal ordem, previamente e por escrito, dando a esta, na medida do possível, tempo hábil para pleitear medidas de proteção que julgar cabíveis.

Cláusula Quinta – DOS DIREITOS E OBRIGAÇÕES

As partes se comprometem a não revelar, copiar, transmitir, re-produzir, utilizar, transportar ou dar conhecimento, em hipótese alguma, a terceiros, bem como a não permitir que qualquer em-pregado envolvido direta ou indiretamente na execução do CON-TRATO PRINCIPAL, em qualquer nível hierárquico de sua estru-tura organizacional e sob quaisquer alegações, faça uso dessas INFORMAÇÕES, que se restringem estritamente ao cumprimento do CONTRATO PRINCIPAL.

Parágrafo Primeiro – A CONTRATADA se compromete a não efetu-ar qualquer tipo de cópia da informação sigilosa sem o consenti-mento expresso e prévio da CONTRATANTE.

Parágrafo Segundo – A CONTRATADA compromete-se a dar ciência e obter o aceite formal da direção e empregados que atuarão direta ou indiretamente na execução do CONTRATO PRINCIPAL sobre a existên-cia deste TERMO, bem como da natureza sigilosa das informações.

Parágrafo Terceiro – A CONTRATADA obriga-se a tomar todas as

medidas necessárias à proteção da informação sigilosa da CON-TRATANTE, bem como evitar e prevenir a revelação a terceiros, ex-ceto se devidamente autorizado por escrito pela CONTRATANTE.

Parágrafo Quarto – Cada parte permanecerá como fiel depositária das informações reveladas à outra parte em função deste TERMO.

Parágrafo Quinto – Quando requeridas, as INFORMAÇÕES deverão retornar imediatamente ao proprietário, bem como todas e quais-quer cópias eventualmente existentes.

Parágrafo Sexto – A CONTRATADA obriga-se por si, sua controla-dora, suas controladas, coligadas, representantes, procuradores, sócios, acionistas e cotistas, por terceiros eventualmente consul-tados, seus empregados, contratados e subcontratados, assim como por quaisquer outras pessoas vinculadas à CONTRATADA, direta ou indiretamente, a manter sigilo, bem como a limitar a uti-lização das informações disponibilizadas em face da execução do CONTRATO PRINCIPAL.

Parágrafo Sétimo – A CONTRATADA, na forma disposta no parágrafo primeiro, acima, também se obriga a:

I Não discutir perante terceiros, usar, divulgar, revelar, ceder a qualquer título ou dispor das INFORMAÇÕES, no território brasile-iro ou no exterior, para nenhuma pessoa, f ísica ou jurídica e para nenhuma outra finalidade que não seja exclusivamente relacio-nada ao objetivo aqui referido, cumprindo-lhe adotar cautelas e precauções adequadas no sentido de impedir o uso indevido por qualquer pessoa que, por qualquer razão, tenha acesso a elas;

II Responsabilizar-se por impedir, por qualquer meio em direito admitido, arcando com todos os custos do impedimento, mes-mo judiciais, inclusive as despesas processuais e outras despesas derivadas, a divulgação ou utilização das INFORMAÇÕES por seus agentes, representantes ou por terceiros;

III Comunicar à CONTRATANTE, de imediato, de forma expressa e antes de qualquer divulgação, caso tenha que revelar qualquer uma das INFORMAÇÕES, por determinação judicial ou ordem de atendimento obrigatório determinado por órgão competente; e

ANEX

O


IV Identificar as pessoas que, em nome da CONTRATADA, terão acesso às informações sigilosas.

Cláusula Sexta – DA VIGÊNCIA

O presente TERMO tem natureza irrevogável e irretratável, per-manecendo em vigor desde a data de sua assinatura até expirar o prazo de classificação da informação a que a CONTRATADA teve acesso em razão do CONTRATO PRINCIPAL.

Cláusula Sétima – DAS PENALIDADES

A quebra do sigilo e/ou da confidencialidade das INFORMAÇÕES devidamente comprovada possibilitará a imediata aplicação de penalidades previstas conforme disposições contratuais e legis-lações em vigor que tratam desse assunto, podendo até culminar na rescisão do CONTRATO PRINCIPAL firmado entre as PARTES. Nesse caso, a CONTRATADA estará sujeita, por ação ou omissão, ao pagamento ou recomposição de todas as perdas e danos sofri-dos pela CONTRATANTE, inclusive as de ordem moral, bem como as de responsabilidades civil e criminal, as quais serão apuradas em regular processo administrativo ou judicial, sem prejuízo das demais sanções legais cabíveis.

Cláusula Oitava – DISPOSIÇÕES GERAIS

Este TERMO de Confidencialidade é parte integrante e inseparável do CONTRATO PRINCIPAL.

Parágrafo Primeiro – Surgindo divergências quanto à interpre-tação do disposto neste instrumento ou quanto à execução das obrigações dele decorrentes, ou constatando-se casos omissos, as partes buscarão solucionar as divergências de acordo com os princípios de boa-fé, da equidade, da razoabilidade, da economi-cidade e da moralidade.

Parágrafo Segundo – O disposto no presente TERMO prevalecerá sempre em caso de dúvida e, salvo expressa determinação em contrário, sobre eventuais disposições constantes de outros instrumentos conexos firmados entre as partes quanto ao sigilo de informações, tal como aqui definidos.

Parágrafo Terceiro – Ao assinar o presente instrumento, a CON-TRATADA manifesta sua concordância no sentido de que:

I A CONTRATANTE terá o direito de, a qualquer tempo e sob qualquer motivo, auditar e monitorar as atividades da CONTRATADA;

II – A CONTRATADA deverá disponibilizar, sempre que solicitadas formalmente pela CONTRATANTE, todas as informações requeri-das pertinentes ao CONTRATO PRINCIPAL;

III – A omissão ou tolerância das partes em exigir o estrito cumpri-mento das condições estabelecidas neste instrumento não con-stituirá novação ou renúncia nem afetará os direitos, que poderão ser exercidos a qualquer tempo;

IV – Todas as condições, termos e obrigações ora constituídos serão regidos pela legislação e regulamentação brasileiras pertinentes;

V – O presente TERMO somente poderá ser alterado mediante TERMO aditivo firmado pelas partes;

VI – Alterações do número, natureza e quantidade das informações disponibilizadas para a CONTRATADA não descaracterizarão ou reduzirão o compromisso e as obrigações pactuadas neste TER-MO, que permanecerá válido e com todos os seus efeitos legais em qualquer uma das situações tipificadas neste instrumento;

VII – O acréscimo, complementação, substituição ou esclareci-mento de qualquer uma das informações disponibilizadas para a CONTRATADA serão incorporados a este TERMO, passando a fazer dele parte integrante, para todos os fins e efeitos, recebendo tam-bém a mesma proteção descrita para as informações iniciais dis-ponibilizadas, sendo necessário a formalização de TERMO aditivo a CONTRATO PRINCIPAL;

ANEX

O


VIII – Este TERMO não deve ser interpretado como criação ou en-volvimento das Partes ou suas filiadas, nem em obrigação de di-vulgar INFORMAÇÕES para a outra Parte, nem como obrigação de celebrarem qualquer outro acordo entre si.

Cláusula Nona – DO FORO

A CONTRATANTE elege o foro do Rio de Janeiro, onde está localizada a sede da CONTRATANTE, para dirimir quaisquer dúvidas originadas do presente TERMO, com renúncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

E, por assim estarem justas e estabelecidas as condições, o pre-sente TERMO DE COMPROMISSO DE MANUTENÇÃO DE SIGILO é assinado pelas partes em 2 vias de igual teor e um só efeito.


contratante contratada

<Nome><Qualificação>


testemunhas



4. TERMO DE CIÊNCIAObjetivo do artefato: obter comprometimento formal dos em-pregados da contratada diretamente envolvidos no projeto sobre o conhecimento da declaração de manutenção de sigilo e das normas de segurança vigentes na Nuclep.

Identificação do contrato



Contratado:

Objeto:

Por este instrumento, os funcionários listados abaixo declaram ter ciência do teor do Termo do Compromisso de Manutenção de Sigilo f irmado entre a <NOME DA EMPRESA CONTRATADA> e a NUCLEP, bem como das normas de segurança vigentes nesta última.

Nome do Funcionário Matrícula Assinatura


<nome>Preposto

<nome da empresa contratada>

ANEX

O


5. ATA DE REUNIÃOObjetivo do artefato: documentar as reuniões realizadas durante a execução contratual, tanto aquelas internas da Nuclep, quanto aquelas entre essa empresa e a contratada, registrando-se os pon-tos discutidos e as decisões tomadas.

1 - Identificação da Reunião

Local: Data: Hora:

Gestor/ Fiscal: Telefone:

Relator: Telefone:

2 - Objetivo da Reunião

3 – Participantes

Nome Empresa/Área Telefone e-mail assinatura

4 – Síntese da Reunião

Descrever os principais assuntos tratados na reunião de forma sintética

5 – Encaminhamentos

Ação Responsável Prazo

6. ORDEM DE SERVIÇO OU DE FORNECIMENTO DE BENS Objetivo do artefato: demandar formalmente à contratada a entre-ga de bens ou o início da prestação de serviços previstos no contrato.

1 - Identificação do contrato



Contratado:

Objeto:

2 - Identificação da Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens

Número OS: Data de emissão:

3 - Especificação dos Produtos/Serviços

Item Qtd. Métrica Valor unitário

Valor total

Prazo entrega

4 - Instruções complementares



Recebido em

<nome>Preposto

<nome da empresa>

ANEX

O


7. HISTÓRICO DE GERENCIAMENTO DO CONTRATO

Objetivo do artefato: por meio do Histórico de Gerenciamento do Contrato serão documentados os principais pontos/aconteci-mentos que ocorreram durante a execução do contrato.




Contratado:

Objeto:

2 - Eventos ocorridos durante a gestão contratual

Data Evento ocorrido

Solução adotada

Responsável pela solução

Prazo para solução



ANEX

O

8. FORMULÁRIO DE SUGESTÕES E RECLAMAÇÕES Objetivo do artefato: por meio deste formulário, os usuários dos serviços ou bens fornecidos poderão apresentar suas sugestões ou reclamações em relação ao contrato indicado. A identificação do autor da sugestão ou reclamação não é obrigatória.




Contratado:

Objeto:

2 - Sugestão/reclamação

Autor (opcional):

Descrição:


9. COMUNICAÇÃO DA OCORRÊNCIA DE DANOS Objetivo do artefato: comunicar ao preposto do contratado a ocorrência de danos à contratante de responsabilidade do con-tratado ou de seus empregados durante a execução contratual.

Sr. Preposto da <nome da empresa>,Pelo presente termo, comunico-lhe, nas condições abaixo indica-das, os danos sofridos por este contratante, requerendo, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis, que sejam informadas as providên-cias reparadoras por parte desse contratado.




Contratado:

Objeto:

2 - Identificação dos danos

Nome dos empregados (opcional):

Descrição dos danos identificados:



Ciente. Em de de 20XX

<nome>Preposto

<nome da empresa>

ANEX

O

10. DETERMINAÇÃO PARA CORREÇÃO DE IRREGULARIDADE Objetivo do artefato: comunicar ao preposto do contratado a ocor-rência de irregularidades durante a execução contratual e o prazo referido para sua regularização e/ou manifestação.

Sr. Preposto da <nome da empresa>,Pelo presente termo, concedo-lhe o prazo de 5 (cinco) dias úteis para a correção de irregularidade e para manifestar-se sobre o ocorrido, ten-do em vista o abaixo indicado. A defesa deverá ser entregue ao gestor do contrato ou, na sua ausência, ao setor de Protocolo no horário de funcionamento da Nuclep.




Contratado:

Objeto:

2 – Identificação da irregularidade


Cláusula contratual ou dispositivo legal descumprido:

Descrição da falta contratual ou legal:

Penalidade a ser aplicada (se for o caso):

Itaguaí, de de 20XX.<nome>

Gestor do contrato

Ciente. Em de de 20XX<nome>Preposto

<nome da empresa>


DICA:

deve-se evitar ao máximo recorrer a este tipo de instru-mento para não caracterizar ingerência por parte da contratante na gestão interna da contratada.

11. DETERMINAÇÃO PARA SUBSTITUIÇÃO DE EMPREGADOS Objetivo do artefato: comunicar ao preposto do contratado a necessidade de substituição de funcionário da contratada em decorrência de irregularidade grave cometida e/ou descumprimento reiterados da legislação, normas ou dispositivos contratuais.

Sr. Preposto da <nome da empresa>,Pelo presente termo, determino a substituição do empregado abaixo indicado, consoante as razões adiante expostas.




Contratado:

Objeto:

2 – Identificação do empregado a ser substituído

Nome do(s) empregado(s):

Justificativa da solicitação:




<nome>Preposto

<nome da empresa>

12. DETERMINAÇÃO PARA SUBSTITUIÇÃO DE PREPOSTO Objetivo do artefato: comunicar ao dirigente do contratado a necessidade de substituição do preposto em decorrência de ir-regularidade grave cometida e/ou descumprimento reiterados da legislação, normas ou dispositivos contratuais.




Contratado:

Objeto:

ANEX

O

DICA:

deve-se evitar ao máximo recorrer a este tipo de instru-mento para não caracterizar ingerência por parte da contratante na gestão interna da contratada.


2 – Identificação do preposto a ser substituído

Nome do preposto:

Justificativa da solicitação:




<nome><caracterização do dirigente>

<nome da empresa>

13. NOTIFICAÇÃO PARA DEFESA – ADVERTÊNCIA Sr. Preposto da <nome da empresa>,

Concedo-lhe o prazo de 5 (cinco) dias úteis, a contar do recebi-mento deste, para apresentar defesa, por escrito, tendo em vista a possibilidade de aplicação da penalidade de ADVERTÊNCIA, con-soante abaixo indicado.




Contratado:

Objeto:





A defesa deverá ser entregue ao gestor do contrato ou, na sua ausência, ao Protocolo, no horário de funcionamento da Nuclep.




<nome>Preposto

<nome da empresa>

ANEX

O


14. ADVERTÊNCIA – COMUNICA A APLICAÇÃO Sr. Preposto da <nome da empresa>,

Venho comunicar-lhe a aplicação da pena de ADVERTÊNCIA, ten-do em vista, o abaixo indicado.




Contratado:

Objeto:





Penalidade a ser aplicada: ADVERTÊNCIA





<nome da empresa>

15. NOTIFICAÇÃO PARA DEFESA – MULTA

Sr. Preposto da <nome da empresa>,

Pelo presente, concedo-lhe o prazo de 5 (cinco) dias úteis, a contar do recebimento deste, para apresentar defesa, necessariamente escrita, tendo em vista a possibilidade de aplicação da penalidade de MULTA no valor de <valor da multa>, consoante abaixo indicado.




Contratado:

Objeto:









<nome>Preposto

<nome da empresa>

ANEX

O


16. MULTA – COMUNICA A APLICAÇÃO

Sr. Preposto da <nome da empresa>,

Venho comunicar-lhe a aplicação da pena de MULTA, tendo em vista o abaixo indicado.




Contratado:

Objeto:





Penalidade a ser aplicada: MULTA

Valor da multa: R$

Valor por extensor da multa:





<nome da empresa>

17. RETENÇÃO CAUTELAR DE VALOR

Pelo presente, determino, nas condições abaixo indicadas, a retenção cautelar na fatura indicada na epígrafe, do valor correspondente à multa aplicada, que será restituída na hipótese de posterior desconstituição da penalidade contratual, ex-officio ou por decisão proferida em recurso administrativo.




Contratado:

Objeto:

2 – Identificação da retenção

Valor da(s) fatura(s): R$

Valor retido: R$



ANEX

O


18. NOTIFICAÇÃO PARA DEFESA DE IRREGULARI-DADES PASSÍVEIS DE PUNIÇÃO COM SUSPENSÃO TEMPORÁRIA DE PARTICIPAÇÃO EM LICITAÇÃO E IMPEDIMENTO DE CONTRATAR COM A NUCLEP

Sr. Preposto da <nome da empresa>,Pelo presente, concedo-lhe o prazo de 5 (cinco) dias úteis, a contar do recebimento deste, para apresentar defesa, necessariamente escri-ta, tendo em vista a possibilidade de aplicação da penalidade de sus-pensão temporária do direito de licitar e contratar com esta empresa, consoante abaixo indicado.




Contratado:

Objeto:









<nome>Preposto

<nome da empresa>

19.COMUNICA A APLICAÇÃO DE SUSPENSÃO DO DIREITO DE LICITAR E CONTRATAR Sr. Preposto da <nome da empresa>,

Pelo presente, concedidos o contraditório e a ampla defesa, venho co-municar-lhe a aplicação da pena de suspensão temporária do direito de licitar e contratar com a Nuclep, tendo em vista o abaixo indicado.




Contratado:

Objeto:





Penalidade a ser aplicada: SUSPENSÃO TEMPORÁRIA DO DI-REITO DE LICITAR E CONTRATAR COM A NUCLEP


<nome>Diretor Administrativo


<nome>Preposto

<nome da empresa>

ANEX

O


20. TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO

Objetivo do Artefato: o Termo de Recebimento Provisório é a declaração formal do fiscal técnico do contrato de que os serviços foram prestados ou os bens foram entregues, para posterior análise das conformidades de qualidade baseadas nos critérios de aceitação.




Contratado:

Objeto:

2 – Identificação da Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens


3 – Termo circunstanciado

Declaro que a empresa <nome da contratada> entregou <solução contratada>, apresentada abaixo, que serão avaliados quanto à sua aderência às especificações técnicas e contrat-uais para a emissão do Termo de Recebimento Definitivo ou devolução à contratada para correção e nova entrega.

Etapa/fase, bem ou serviço Data da entrega


<nome>Fiscal técnico do contrato


<nome>Preposto

<nome da empresa>

21.TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO

Objetivo do Artefato: o Termo de Recebimento Definitivo é a declaração formal para a contratada de que os serviços prestados ou os bens fornecidos foram devidamente avaliados e atendem aos requisitos estabelecidos em contrato.

Deverão assinar o Termo de Recebimento Definitivo todos os em-pregados da Nuclep envolvidos na comissão de recebimento.

Recomenda-se que a nota fiscal referente aos serviços prestados/bens adquiridos seja emitida apenas após a assinatura do Termo de Recebimento Definitivo.




Contratado:

Objeto:

2 – Identificação da Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens


3 – Termo circunstanciado

Declaramos que a empresa <nome da contratada> entregou <solução contratada>, conforme definido no modelo de execução do contrato supracitado, atendendo às exigências do Edital.


ANEX

O




<nome>Fiscal requisitante do contrato



<nome>Preposto

<nome da empresa>

22. PROPOSTA DO GESTOR DO CONTRATO

PELA PRORROGAÇÃO CONTRATUAL




Contratado:

Objeto:

2 – Manifestação do gestor do contrato

Eu, <nome do gestor do contrato>, manifesto-me <FAVORAVEL-MENTE/DESFAVORAVELMENTE> à prorrogação do contrato em epígrafe pelas razões expostas a seguir.

Informo que a contratada, consultada por meio de seu prepos-to, também tem interesse na prorrogação com <MANUTENÇÃO/REPACTUAÇÃO> dos valores contratuais.

<Caso manifeste-se pela prorrogação>

Lembro, ao ensejo, que deverá ser verificada a compatibilidade de preços decorrente da prorrogação proposta.

<Caso manifeste-se contra a prorrogação e seja necessária nova contratação>

Ressalto a necessidade de nova contratação em tempo hábil, a fim de não prejudicar as atividades da Nuclep.

Justificativa da manifestação:


<nome>Gestor do contrato AN

EXO


23. TERMO DE ENCERRAMENTO DO CONTRATO Objetivo do Artefato: encerrar formalmente o ajuste contratual entre a Nuclep e a contratada.

1 – Identificação do contrato



Contratado:

Objeto:

2 – Termos de encerramento

Por este instrumento, as partes abaixo identificadas resolvem registrar o encerramento do contrato em epígrafe e ressaltar o que segue.

O contrato está sendo encerrado por motivo de <motivo>.

As partes concedem-se mutuamente plena, geral, irrestrita e ir-revogável quitação de todas as obrigações diretas e indiretas decorrentes deste contrato, não restando mais nada a reclamar de parte a parte.

Não estão abrangidas pela quitação ora lançada e podem ser objeto de exigência ou responsabilização mesmo após o encer-ramento do vínculo contratual:

n as obrigações relacionadas a processos iniciados de penalização contratual;

n as garantias sobre bens e serviços entregues ou prestados, tanto legais quanto convencionais;

n a reclamação de qualquer tipo sobre defeitos ocultos nos produtos ou serviços entregues ou prestados.

2 – Termos de encerramento

n <inserir pendências, se houverem>

E, assim, tendo lido e concordado com todos os seus termos, firmam as partes o presente instrumento em duas vias iguais, para que surta seus efeitos jurídicos.



<nome>Preposto

<nome da empresa>

ANEX

O

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