Manual de Emissão, Circulação e Distribuição de Documentos Técnicos
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8/8/2019 Manual de Emisso, Circulao e Distribuio de Documentos Tcnicos
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MANUALCLIENTE: FOLHA:
ROSTO
PROGRAMA: C.C:REA: SEP:TTULO: EMISSO, CIRCULAO E DISTRIBUIO
DE DOCUMENTOS TCNICOSDOC N: RESPONSVEL:ANTONIO FERNANDO NAVARRO
ARQ. ELETR.: N CONTRATO: REG. CREA:42.758-D
NDICE DE REVISES
REV. DESCRIO E/OU FOLHAS ATINGIDAS
0
A
PARA INFORMAO
PARA UTILIZAO
DATA REV.0 REV.A REV.B REV.C REV.D REV.E REV.F REV.G REV.H
DATA
PROJETO
EXECUO NAVARRO
VERIFICAO
APROVAO NAVARRO
As informaes deste documento foram elaboradas pelo Eng. ANTONIO FERNANDO NAVARRO, para divulgao da metodologia..
A presente manual no dever ser empregado para fins comerciais e to somente para a disseminao de conhecimento, livremente, citando-se oautor.
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Reviso: A
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Cpia controlada n Cpia no controlada
Elaborado por:
NAVARRO
Analisado por: Aprovado por:
NAVARRO
Aprovao do cliente:(quando requisito contratual)
Cliente:
Escopo:
EMISSO, CIRCULAO E DISTRIBUIO DEDOCUMENTOS TCNICOS
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Cdigo: MA-5230-00-9100-912-QGI-053
Data: 25/MAI/2007
Reviso: A
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EMISSO, CIRCULAO E DISTRIBUIO E DOCUMENTOS TCNICOS
NDICE
1. OBJETIVO........................................................................................................................03
2. REFERNCIAS................................................................................................................03
3. ABRANGNCIA ...............................................................................................................03
4. TERMOS E DEFINIES.................................................................................................03
5. RESPONSABILIDADES....................................................................................................04
6. MTODO OPERACIONAL................................................................................................05
7. ANEXOS............................................................................................................................09
8. HISTRICO DAS REVISES...........................................................................................09
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EMISSO, CIRCULAO E DISTRIBUIO E DOCUMENTOS TCNICOS
1 OBJETIVO
Estabelecer diretrizes para controlar os processos de emisso, circulao e distribuio dedocumentos tcnicos gerados pelo consrcio QI.
2 REFERNCIAS
Manual de Gesto da Qualidade do Empreendimento.
Verificao de Projeto.
Controle de Documentos.
Arquivamento de Documentos Tcnicos.
Controle de Registros.
3 ABRANGNCIA
Este procedimento abrange todos os servios executados pela empresa em todas as fasesnecessrias implantao dos Empreendimentos contratados..
4 TERMOS E DEFINIES
4.1 Centro de Documentao e Arquivo (CDA) ou Arquivo Tcnico
Grupo interno centralizado, responsvel pelo controle, distribuio e arquivamento dosdocumentos tcnicos dos projetos ou da rea operacional.
4.2 Cpia de Arquivo
Cpia de qualquer documento tcnico, emitido ou recebido pela empresa que fica sob aguarda do CDA / Arquivo Tcnico.
4.3 Cpia de Verificao
Cpia do documento que est sendo verificado e na qual so anotados os comentrios doVerificador e os registros desta atividade.
4.4 Cpia Master
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EMISSO, CIRCULAO E DISTRIBUIO E DOCUMENTOS TCNICOS
Cpia de documento-produto emitido pela empresa, destinada ao responsvel pela suaelaborao, na qual devem ser anotadas as modificaes a serem incorporadas aodocumento-produto original em sua prxima reviso.
4.5 Cpia de circulao para comentrios
Cpia de documento tcnico em qualquer reviso, destinada circulao para comentriosentre grupos internos, antes de sua emisso externa pela empresa.
4.6 Gerncias do Empreendimento
Grupo interno responsvel pela gerncia e coordenao do empreendimento / operao epelas interfaces internas e externas, incluindo emisso e recebimento de toda adocumentao do projeto.
4.7 Grupo Emissor
Grupo interno responsvel pela elaborao de determinado documento-produto da empresa.
4.8 Grupo Interno
Qualquer disciplina ou grupo tcnico da empresa, envolvido na execuo dos servios.
4.9 Guia de Emisso e Distribuio (GED)
Formulrio padronizado da empresa, a ser preenchido e encaminhado ao CDA / ArquivoTcnico para emisso e distribuio de documentos tcnicos, assim como para solicitaode cpias e recolhimento das cpias superadas.
4.10 Guia de Remessa de Documentos (GRD)
Formulrio utilizado pelas empresas, para o registro do encaminhamento de documentos
entre si.4.11 rgo Externo
Entidades tcnicas externas, inclusive rgos tcnicos do cliente, envolvidos na execuodos servios.
5 RESPONSABILIDADES
As responsabilidades esto identificadas nos fluxogramas dos Anexos IV ao VII.
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EMISSO, CIRCULAO E DISTRIBUIO E DOCUMENTOS TCNICOS
6 MTODO OPERACIONAL
A Gerncia da engenharia / empreendimento deve estabelecer no procedimento decoordenao do projeto / empreendimento as particularidades do mesmo que difiram dascondies estabelecidas neste procedimento, tais como: propsitos de emisso, quantidadede cpias, definio de grupos internos.
6.1 Formulrios e carimbos
6.1.1 Guia de Emisso e Distribuio (GED)
As emisses internas e/ou externas de documentos-produto elaborados pelo consrciosero comandadas pelo grupo emissor e controladas pelo CDA / Arquivo Tcnico quetambm efetuar o controle do recolhimento das cpias superadas, atravs do formulrio deGED (vide Anexo I).
O preenchimento da GED dever ser feito pelo grupo emissor, a menos do campoRecolhimento de Cpias Superadas que de responsabilidade do CDA / Arquivo Tcnico.
6.1.2 Guia de Remessa de Documentos (GRD)
A emisso de documentos do Consrcio para clientes ou terceiros se processar atravs doformulrio de GRD (vide Anexo II), segundo distribuio contida na GED (vide Anexo 1). AGRD deve ser assinada pelo Gerente da rea responsvel..
A emisso externa pode tambm ser feita via E-mail, numerado seqencialmente, utilizando-se informaes da GRD no que for aplicvel.
6.1.3. Carimbos
O Anexo III apresenta os carimbos necessrios para o controle dos documentos.
6.2 Diretrizes para emisso, circulao e distribuio de documentos6.2.1 Fluxogramas operacionais
No Anexo IV apresentado o Fluxograma para circulao de documentos tcnicos paracomentrios .
No Anexo VI apresentado o fluxograma para emisso interna / externa e distribuiointerna / externa de documentos tcnicos gerados pelo consrcio.
No Anexo VI apresentado o fluxograma para controle de recolhimento de cpias
superadas dos documentos tcnicos emitidos.
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EMISSO, CIRCULAO E DISTRIBUIO E DOCUMENTOS TCNICOS
6.2.2 Diretrizes gerais
O recebimento das cpias pelos Grupos Internos, atravs do CDA / Arquivo Tcnico, deverser sempre confirmado atravs de sua rubrica / data, nos campos prprios da GED. Nocaso de recebimento da cpia de circulao para comentrios pelos Grupos Internos,devero ser obedecidos os passos indicados no fluxograma do Anexo IV.
As cpias de arquivo superadas devem ser identificadas com o carimbo n 4 (vide Anexo III)e mantidas em arquivo no CDA / Arquivo Tcnico at o final do projeto.
O arquivamento dos documentos previstos neste procedimento dever obedecer s
diretrizes definidas em procedimento.
6.3 Propsitos de Emisso Externa
So indicados a seguir os propsitos de emisso externa de documentos padronizados peloconsrcio a serem considerados. Qualquer mudana destes propsitos dever serestabelecida no procedimento de coordenao do projeto / empreendimento queprevalecer em relao aos propsitos aqui indicados.
(A) Preliminar
(B) Para informao
Documento apenas informativo (a menos que solicitado, no requerida a sua devoluo aoemitente).
(C) Para liberao / aprovao pelo cliente
Documento submetido liberao / aprovao do cliente, aguardando a sua devoluo paraeventuais incorporaes de modificaes para nova emisso.
(D) Liberado/aprovado pelo clienteEmisso de documento aps liberao / aprovao do cliente.
Esta emisso representa, em geral, a emisso final de documentos que no se destinam construo ou compras, tais como especificaes, memoriais, clculos, etc.
(E) Para liberao / aprovao pela entidade certificadora / terceiros
Documento submetido liberao / aprovao da entidade certificadora / terceirosaguardando a sua devoluo para eventuais incorporaes de modificaes para nova
emisso.
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EMISSO, CIRCULAO E DISTRIBUIO E DOCUMENTOS TCNICOS
(F) Liberado / aprovado pela entidade certificadora / terceiros
Emisso de documento aps liberao/aprovao da entidade certificadora/terceiros.
(G) Para cotao
Documento destinado obteno de propostas junto aos fornecedores, contendoinformaes suficientes para tal finalidade.
(H) Para construo / final
Documento com informaes consolidadas para ser utilizado para construo / montagem.
(I) Conforme comprado
Documento considerado adequado para ser enviado ao fabricante ou fornecedor para queeste d incio ao processo de detalhamento para fabricao. Incorpora eventuaismodificaes ocorridas entre as fases de cotao e definio de fornecedores.
(J) Conforme construdo
O documento incorpora eventuais alteraes ocorridas durante a construo / montagem("as-built").
(K) Conforme fabricado / fornecido
O documento incorpora eventuais alteraes ocorridas durante a fabricao doequipamento.
(L) Cancelado e substitudo
O documento no tem mais valor para o projeto / empreendimento. Esta reviso dever
indicar o nmero do documento que substitui o documento cancelado.(M) Cancelado
O documento no tem mais valor para o projeto / empreendimento e no h substituio domesmo por um novo documento.
6.4 Propsitos de Emisso Interna
Destina-se a documentos-produto elaborados exclusivamente para fins internos.Normalmente, estes documentos no fazem parte do ndice de documentos tcnicos
emissveis do projeto / empreendimento, porm devem constar de ndice especfico.Enquadra-se nesta categoria algumas memrias de clculo de detalhamento de projeto edocumentos gerados para apoiar atividades de outra disciplina.
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Os documentos tcnicos emissveis internamente devero ter os seguintes propsitos deemisso:
Interno para Detalhamento
Documento sujeito reviso / complementao.
Interno Final
Documento gerado em carter definitivo.
6.5 Finalidade da Distribuio Interna
Mster
Informao e Uso
6.6 Distribuio Externa
O procedimento de coordenao de cada projeto / empreendimento dever definir osrgos externos destinatrios de documentos-produto e o respectivo nmero de cpias.
6.7 ndice de Documentos Emitidos
Com base nos registros preconizados neste procedimento, o CDA / Arquivo Tcnico deverelaborar e manter atualizado o ndice de documentos emitidos para o cliente / gruposexternos.
O controle de documentos distribudos internamente ser executado pelo CDA / ArquivoTcnico atravs das GED's.
O ndice de documentos emitidos do projeto / empreendimento dever conter pelo menos os
seguintes registros agrupados por grupo emissor e em ordem seqencial por n deidentificao do documento:
a) Nmero de identificao do Consrcio;
b) Revises;
c) Ttulo;
d) Data de emisso e ns das GRDs ou E-mails;
e) Propsito de cada emisso.
Outros tipos de informao podero constar do ndice conforme determinado pelo Gerentede Projeto / Empreendimento, observando os recursos do software "SPAD" ou similar.
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EMISSO, CIRCULAO E DISTRIBUIO E DOCUMENTOS TCNICOS
A emisso do ndice de Documentos Emitidos pode ser feita das seguintes formas:
a) Em meio fsico
A emisso do ndice dever ser formalizada atravs de GED (Anexo I) aprovada peloGerente de Engenharia / Empreendimento ou de planejamento. As cpias distribudasdevero ser identificadas com os carimbos CPIA DE ARQUIVO, MASTER ouINFORMAO E USO, conforme aplicvel, apresentados no Anexo III;
b) Em Meio Magntico
O ndice deve ser disponibilizado na rede de microcomputadores e deve ser mantidoatualizado. Para consulta, deve ser acessado o arquivo correspondente.
7 ANEXOS
- Anexo I: Formulrio Guia de Emisso e Distribuio - GED.
- Anexo II: Formulrio Guia de Remessa de Documentos - GRD.
- Anexo III: Carimbos.
- Anexo IV: Fluxograma para Circulao de Documentos Tcnicos para Comentrios.
- Anexo V: Fluxograma para Emisso Interna / Externa e Distribuio Interna / Externa deDocumentos Tcnicos gerados pela empresa.
- Anexo VI: Fluxograma para Controle de Recolhimento de Cpias Superadas dosDocumentos Tcnicos Emitidos.
8 HISTRICO DAS REVISES
Rev. 0 - data - Emisso inicial;
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ANEXO I
FORMULRIO GUIA DE EMISSO E DISTRIBUIO - GED
N deFolhasPropsitoEmissoRevNmero
N da Guia
DataGED-
Folha
Supervisor/ Coordenador da QualidadeAssinaturaData Assinatura
Projeto / Empreendimento Cliente
Recebimento
OBSERVAES
APROVAOLder do Grupo Emissor
Final.Distr.
Requisitante
Grupo
DISTRIBUIO - GRUPOS INTERNOS DISTRIBUIO - RGOS EXTERNOS
Formato
Gerente de Eng. / Empreendimento
Grupo Itens RecolhimentoData Rubrica
Data do Recebimento Data do Atendimento RubricaPARA USO DO CDA / ARQUIVO TCNICO
DataRECOLHIMENTO DE CPIAS SUPERADAS
Data Assinatura
LISTA DOS DOCUMENTOS OBSERVAES
ANEXOS
Itens N deCpias Data Rubrica Final.Distr.Orgo N deCpiasItens
Item
GUIA DE EMISSO E
Cpia de verificao Cpia Master Superada Cpia Comentada Cpia de Circulao
Original fica retido no CDA / Arquivo Tcnico Original volta ao requisitante Original vai para o cliente
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ANEXO I (continuao)
INSTRUES DE PREENCHIMENTO DA GUIA DE EMISSO E DISTRIBUIO GED
CAMPO DESCRI O
N da Guia Nmero da GED (Ex. GED-X-001 a 999) onde X significa o cdigo do GrupoInterno que emite a GED.
Data Data de emisso da GED.
Folha Nmero da folha e nmero total de folhas. Ex. 1 / 2
Requisitante Nome ou iniciais do requisitante.
Projeto/Empreendimento Nome do projeto/Empreendimento.Cliente Nome do Cliente.
Aprovao Rubrica do Lder do Grupo Emissor, do Gerente de Engenharia /Empreendimento (opcional) e do Supervisor / Coordenador da Qualidade(opcional).
LISTA DOSDOCUMENTOS
Nmero Nmero do documento.
Rev. Reviso do documento.
Prop. Emisso Indicar o propsito da emisso interna e externa estabelecida para o documento-
produto definido para o projeto no Procedimento de Coordenao.PROPSITO DE EMISSO EXTERNA PARA DOCUMENTOS-PRODUTO(PADRONIZAO CONSRCIO QI)
(A) Preliminar (H) Paraconstruo/final
(B) Para informao (J) Conforme comprado(C) Para liberao/aprovao pelo cliente (K) Conforme
construdo(D) Liberado/aprovado pelo cliente (L) Conforme fabricado/
fornecido(E) Para liberao/aprovao pela entidade
certificadora/ terceiros(Y) Cancelado esubstitudo
(F) Liberado/aprovado pela entidade certificadora (Z) Cancelado(G) Para cotao
PROPSITOS PARA EMISS O INTERNA DE DOCUMENTOS-PRODUTONO EMISSVEIS EXTERNAMENTE (PADRONIZAO CONSRCIO QI)
(m) - Interno p/detalhamento (n) - Interno final
PROPSITOS DE EMISSO EXTERNA PARA DOCUMENTOS DEFORNECEDOR (PADRONIZAO CONSRCIO QI)
(CC) Verificado c/comentrios (CE) Certificado(SC) Verificado s/comentrios (RE) Rejeitado
Fls. Nmero total de folhas do documento.Form. Formato padro da folha (Ex. A4, AO).
Observaes Incluir informaes adicionais quanto emisso e distribuio de documentos.
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DISTRIBUIO -Grupos Internos
Grupo Cdigo de identificao do Grupo Interno que deve receber cpia dosdocumentos.
Itens Itens da lista dos documentos a serem encaminhados para os Grupos Internos.
N de Cpias N de cpias a serem encaminhadas para os Grupos Internos.
Final. Distrib. Indicar a finalidade da distribuio interna dos documentos.
DISTRIBUI O INTERNA(5) Master (6) Informaoe uso
Recebimento Data e rubrica do Grupo Interno confirmando o recebimento do documentoencaminhado pelo CDA/Arquivo Tcnico
DISTRIBUIO -rgos Externos
rgo Sigla do rgo Externo que deve receber cpia dos documentos.
Itens Itens da lista dos documentos a serem encaminhados para os rgos Externos.
N de Cpias Nmero de cpias a serem encaminhadas para os rgos Externos.
Final.Distrib. Indicar a Finalidade de Distribuio Externa, utilizando os mesmos cdigos dospropsitos de emisso do documento.
RECOLHIMENTO DECPIAS SUPERADAS
Grupo Cdigo de identificao do Grupo Interno que deve devolver cpias superadas.Itens Itens da lista de documentos que sofreram revises.Recolhimento Data e rubrica do CDA confirmando o recolhimento das cpias superadas.Observaes Incluir informaes adicionais quanto s cpias superadas, principalmente
quando houver extravio das mesmas.
Original Assinalar se os originais dos documentos ficaro retidos no CDA, se voltaro aorequisitante, ou se iro para o cliente.
Para uso do CDA O CDA deve indicar as datas do recebimento e do atendimento da GED erubricar.
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ANEXO II
FORMULRIO GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS - GRD
Rev.
Norma / Critrios / Manual Requisio
ProcedimentoRELAO DE DOCUMENTOS
Nmero
Especificao / InstruoRelatrio Outro
Estudo / Memria
Nome
Lista / Relao
Endereo
PROJETO
GUIA DE REMESSA DEDOCUMENTOS
DESTINATRIOEmpresa rea
N da GRD
Data Folha
Atendendo a seu pedido
Para Informao / Conhecimento
ESPCIE
DOCUMENTOS ENVIADOS PARA:
Conforme Comprado
Desenho / Folha de Dados
Projeto N da Conta
Item Contratual N da Ordem de Servio
Qtd
Conforme Construdo
Aprovado / Liberado
Para Cotao
Para Comentrios
Conforme Fabricado / Fornecido
Para Aprovao
Para Construo
Cancelado
Outro
Programao / Cronograma
Ata de Reunio
Ordem de Servio
TipoTtulo
SE - Spia
Nome Rubrica Data
Visto
P - Poliester
E-mail (DDD) Telefone
COM CPIA
REMETENTE
OBSERVAES LEGENDAXE - Xerox
OS - Offset
VC - Via Carbonada
MM - Meio Magntico
OR - Original
HE - Heliogrfia
Nome rea Centro de Custo
RECEBIMENTO
Portugus Ingls
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ANEXO III
CARIMBOS
N 1 N 2
N 3 N 4
CIRCULAO PARA COMENTRIOSINTERFACES INTERNAS
GRUPO EMISSOR DATA
CIRCULAO
DATAS
COMENT
GRUPO RECEB DEVOL SIM NO RUBRICA
PRAZO PREVISTO PARA OS COMENTRIOSDE CADA GRUPO: _____ DIAS.
N 5
OBS: Pode ser feito em CAD.
CPIA CONTROLADA
CPIA DE ARQUIVO
CPIA CONTROLADA
INFORMAO E USO
GRUPO:
CPIA CONTROLADA
MASTER
GRUPO:
SUPERADO
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ANEXO IV - FLUXOGRAMA PARA CIRCULAO DE DOCUMENTOS TCNICOS PARACOMENTRIOS
GRUPO EMISSOR GRUPOS INTERNOS
FIM
- PROVIDENCIA CPIA DO DOCUMENTO.- IDENTIFICA CPIA DE CIRCULAO (carimbo n 5).- ESTABELECE O PRAZO PREVISTO PARACOMENTRIOS DE CADA GRUPO (Notas 1 e 2).-ENCAMINHA C PIA DE CIRCULA O PARACOMENT RIOS AO 1 DOS GRUPOS INTERNOSINDICADOS.
-PRIMEIRO GRUPO DE CIRCULAOPREENCHE CARIMBO N 5 (data derecebimento).- COMENTA DOCUMENTO.- PREENCHE CARIMBO N 5 (DATADE DEVOLUO, RUBRICA EASSINALA SE H COMENTRIOSOU NO).- ENCAMINHA DOCUMENTO AOGRUPO SEGUINTE.
- GRUPOS SEGUINTES RECEBEMDOCUMENTO E PREENCHEMCARIMBO N 5 (data dorecebimento).- COMENTAM DOCUMENTO.- PREENCHEM CARIMBO N5(DATA DE DEVOLUO,RUBRICA E ASSINALAM SE HCOMENTRIOS OU NO).
- LTIMO GRUPO INTERNO DACIRCULAO DEVOLVE CPIAPARA O EMISSOR.
-ARQUIVA CPIA COMENTADA E NO MOMENTO DA
EMISSO DO DOCUMENTO ENCAMINHA PARAARQUIVAMENTO NO CDA.
CARIMBO DE IDENTIFICAO UTILIZADO:
N 5 - CIRCULAO PARA COMENTRIOS - INTERFACES INTERNAS (cpia de circulao).
Obs: ESTE CARIMBO PODE SER ELABORADO EM CAD EM ARQUIVO ESPECFICO. QUANDO UTILIZADO , DEVE SER"COLADO" NA CPIA DE CIRCULAO.
NOTAS:1) CASO N O HAJA DIRETRIZ ESTABELECENDO O PRAZO PREVISTO PARA COMENT RIOS, O GRUPO EMISSOR DEVERESTABELEC-LO DE ACORDO COM AS NECESSIDADES DO PROJETO.
2) A RESPONSABILIDADE PELO MONITORAMENTO DO PROCESSO DE CIRCULAO, PARA VERIFICAO DO CUMPRIMENTODOS PRAZOS ESTABELECIDOS DO GRUPO EMISSOR.
DOC.
DOC.
ORIGINAL
DOC.
INCIO
-CASO HAJA COMENTRIO, INCORPORA-OS AODOCUMENTO-PRODUTO, SE PERTINENTE.
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-CONFERE GED.-PREENCHE GED ( datado recebimento).-PROVIDENCIA CPIASDO DOCUMENTO.- VERIFICA SE O ARQUIVO
FOI MOVIDO PARA O SUB-DIRETRIO \CDA.
EXISTEM CPIASSUPERADAS?
CONTINUA NOANEXO VI.
S
FIM
N-ARQUIVAGED.
S
N
ANEXO VFLUXOGRAMA PARA EMISSO INTERNA / EXTERNA E DISTRIBUIO INTERNA /EXTERNA DE DOCUMENTOS TCNICOS GERADOS PELO CONSRCIO
- ELABORA E-MAIL DEEMISSO, ANEXANDOOS ARQUIVOS DEDOCUMENTOSCORRESPONDENTES.(Nota 3)
RECEBE CPIA DOCUM.master, informao e uso ).
CONFIRMA RECEBIMENTOIA GED (rubrica e data).
GRUPO EMISSOR E GRUPO
NTERNO GUARDAM EMEUS ARQUIVOS AS CPIASMASTER E DENFORMAO E USO,ESPECTIVAMENTE.
NOTAS:
1) QUANDO FOR NECESS RIO A DISTRIBUI O DEC PIAS ADICIONAIS DE UM DOCUMENTO J EMITIDO,PREENCHER NOVA GED.
2) O CDA DEVER INDICAR FORA DO CARIMBO DEIDENTIFICAO DAS CPIAS DE ARQUIVO O(S) N(S)DA(S) GED(S) QUE SOLICITOU(ARAM) AS CPIAS, A FIMDE FACILITAR A IDENTIFICAO DOS GRUPOS QUERECEBERAM AS CPIAS SUPERADAS.
3) O GERENTE PODE DELEGAR ESTA EMISSO PARA OCDA/ARQUIVO TCNICO, VISTO QUE J APROVOU AEMISSO DA GED. O E-MAIL DEVE SER COPIADO PARAO GERENTE DA ENGENHARIA/EMPREENDIMENTO.
INCIO
GEDDOC.
VER.CIRC.
ASSINA GRDGRDDOC.
GRDDOC.
GED
GEDDOC.
CPIAORIGINAL
CARIMBOS DE IDENTIFICAO UTILIZADOS:1) N 1 - CPIA DE ARQUIVO (cpia de arquivo)2) N 2 - MASTER (cpia do grupo emissor)3) N 3 - INFORMAO E USO (cpia dos grupos internos)4) N 4 - SUPERADO (cpias superadas: arquivo, master einformao e uso)
GRUPO EMISSOR/ CDA/ GERENTE DA ENGENHARIA/ RG OSGRUPO INTERNO ARQUIVO TCNICO EMPREENDIMENTO EXTERNOS
GRUPO EMISSOR
REENCHE GED.ANEXA:OC.ORIGINALSSINADO OU CPIA
MPRESSA, CPIA DEERIFICAO,IRCULAO EOMENTADA
QUANDO HOUVER).Nota 1)GRUPO EMISSOR
MOVE P/ DIRETRIOProjeto-conta",UBDIRETRIO CDA ORQUIVO DO DOCU -
MENTO CONFORME
ROCEDIMENTO O&G-PC-4.2-08.
-ATUALIZA NDICE DEDOCUMENTOS.- IMPRIMI GRD EPROVIDENCIA CPIASNECESSRIAS.
-ARQUIVA CPIADE VERIFICAO , ORI-GINAL ASSINADO, SEHOUVER, E A CPIA DAGRD.-IDENTIFICA CPIA
DE ARQUIVO (carimbo n1). (Nota 2)-IDENTIFICACPIA MASTER (carimbon 2).-IDENTIFICACPIA DEINFORMAO E USO(carimbo n 3).-PREENCHE GED ( data
do atendimento e rubrica).- ARQUIVA CPIA DEARQUIVO.
EMISSOVIA E-MAIL
COMENT.
-RECEBEDOCUMENTOSEMITIDOS VIAE-MAIL OU PORGRD.-PROTOCOLA/
CONFIRMARECEBIMENTO NAGRD OU ATRAVSDE E-MAIL AO GP/
GE.
E-MAIL
- ACUSARECEBIMEN-TO
PROT./E-MAIL
-
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EMISSO, CIRCULAO E DISTRIBUIO E DOCUMENTOS TCNICOS
ANEXO VIFLUXOGRAMA PARA CONTROLE DE RECOLHIMENTO DE CPIAS SUPERADAS DOSDOCUMENTOS TCNICOS EMITIDOS
GRUPO INTERNO/ CDA/GRUPO EMISSOR ARQUIVO TCNICO
CONTINUAO DOANEXO V
- GRUPO INTERNO/EMISSORSEPARA AS CPIAS SUPERADAS E AS DEVOLVE AOCDA/Arquivo Tcnico,OBRIGATORIAMENTE
ACOMPANHADAS DACPIA DA GED
DISTRIBUDA (Nota 3).
- TRANSCREVE PARA A GED (CAMPORECOLHIMENTO DE CPIAS SUPERADAS)A RELAO DOS GRUPOS QUERECEBERAM A REVISO ANTERIOR,OBTIDA ATRAVS DO NMERO DA GEDINDICADA NA CPIA DE ARQUIVO SUPERADA (Nota 1).-IDENTIFICA C PIA DE ARQUIVOSUPERADA (Nota 2).- ARQUIVA CPIA DE ARQUIVO SUPERADA.- DISTRIBUI CPIA DA GED PARA OSGRUPOS QUE RECEBERAM A REVISOANTERIOR DO DOCUMENTO.- CONFIRMA RECOLHIMENTO DE CPIASSUPERADAS VIA ORIGINAL DA GED
(Recolhimento - data e rubrica) (Nota 4, 5 e 6).- DESTRO AS CPIAS SUPERADAS DOGRUPO INTERNO E AS CPIAS DAS GEDSDISTRIBUDAS.- ARQUIVA ORIGINAL DA GED.
GED
GED
FIM
CPIASSUP.
NOTAS:
1) TODAS AS CPIAS DE ARQUIVO DEVERO CONTER O N DA GED QUE DISTRIBUI O DOCUMENTO-PRODUTO.2) AS CPIAS DE ARQUIVO SUPERADAS DEVEM SER IDENTIFICADAS COM O CARIMBO SUPERADO E MANTIDAS EMARQUIVO NO CDA AT O FINAL DO PROJETO/EMPREENDIMENTO.3) CASO OS GRUPOS INTERNOS/EMISSOR QUEIRAM MANTER EM SEU PODER AS CPIAS SUPERADAS, ESTAS DEVEM SERIDENTIFICADAS PELO CDA/ARQUIVO TCNICO COM O CARIMBO SUPERADO. TAL CONDIO DEVER SER INDICADA PELOCDA/ARQUIVO TCNICO NO CAMPO OBSERVAES DA REA DA GED DESTINADA AO RECOLHIMENTO DE CPIASUPERADA.4) OS CAMPOS DATA DE RECOLHIMENTO E RUBRICA S SERO PREENCHIDOS QUANDO TODAS AS CPIAS SUPERADAS,POR GRUPO, TIVEREM SIDO RECOLHIDAS.5) CABE AO CDA MONITORAR O CUMPRIMENTO DA SISTEMTICA DE RECOLHIMENTO DAS CPIAS SUPERADAS E ACIONARA SUPERVISO/COORDENAO DA QUALIDADE QUANDO FOR DETECTADO NO-CONFORMIDADE NO PROCESSO.