Manual de Apoio ao Membro Procedimentos Financeiros · equipamento, centro de mergulho, escola de...

Versão: PT_25

Manual de Apoio ao Membro

Procedimentos Financeiros

CENTRO DE CIÊNCIAS DO MAR DO ALGARVE RG.CCM.07

REV.: 25

Manual de Apoio ao Membro: Procedimentos Financeiros PÁG: 1 de 34

ÍNDICE GERAL

SUMÁRIO EXECUTIVO ........................................................................................................................... 3

1. DADOS GERAIS DE IDENTIFICAÇÃO DO CCMar ........................................................................ 4

1.1 Constituição e Atividade ............................................................................................................... 4

1.2 Licenças e Estatutos Especiais .................................................................................................... 4

1.3 Outros dados de identificação do CCMar: ................................................................................... 5

2. OS SERVIÇOS FINANCEIROS ....................................................................................................... 6

3. PLATAFORMAS DIGITAIS ADMINISTRATIVAS (PAD) .................................................................. 7

3.1 O que são ..................................................................................................................................... 7

3.2 Como Aceder ................................................................................................................................ 7

4. REALIZAÇÃO DE DESPESAS ........................................................................................................ 7

4.1 Código dos Contratos Públicos .................................................................................................... 8

4.2 Modalidades ................................................................................................................................. 9

4.3 Documentos de Suporte ............................................................................................................... 9

4.4 Compras Específicas.................................................................................................................. 11

4.4.1 Aquisição de Álcool ................................................................................................................ 11

4.4.2 Consultores ............................................................................................................................ 11

4.4.3 Trabalhadores independentes ...................................................................................................... 12

4.4.4 Azoto Líquido .............................................................................................................................. 12

4.4.5 Aquisição de Equipamentos ......................................................................................................... 13

4.4.6 Acordos Comerciais ................................................................................................................... 14

4.5 PAD Encomendas ...................................................................................................................... 16

4.5.1 Âmbito Geral ........................................................................................................................... 17

4.5.2 Preenchimento ....................................................................................................................... 17

4.6 Processos de Missão ................................................................................................................. 20

4.6.1 O que são ............................................................................................................................... 20

4.6.2 Documentação de Suporte ..................................................................................................... 20

4.6.3 Abonos ................................................................................................................................... 21

4.6.3.1 Âmbito Legal ........................................................................................................................... 21

4.6.3.2 Ajudas de Custo ..................................................................................................................... 21

4.6.4 Boletim Itinerário de Deslocação (BID) .................................................................................. 26

4.6.4.1 Âmbito Geral ........................................................................................................................... 26

4.6.4.2 Preenchimento ....................................................................................................................... 26

5. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ..................................................................................................... 29

6. FUNDOS DE MANEIO ................................................................................................................... 29

7. VOLUNTARIADO ........................................................................................................................... 30


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8. OVERHEADS INTERNOS ............................................................................................................. 31

9. GESTÃO FINANCEIRA DE PROJETOS ....................................................................................... 32

10. INTRANET .................................................................................................................................. 32

11. NOTAS FINAIS E CONTACTOS ............................................................................................... 33

TABELAS

Tabela 1- Resumo de documentos de um processo de missão. ........................................................... 20

Tabela 2- Taxas de Overheads internos conforme a tipologia de serviço. ............................................ 31

FIGURAS

Figura 1- Orgânica dos Serviços Financeiros do CCMar. ....................................................................... 6

HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES

Versão Data de Publicação Alterações

PT_21 14-03-2017 Reestruração geral do documento.

PT_22 13-04-2018 Atualização da informação referente ao acesso às PAD.

PT_23 17-05-2018 Capítulo 1.2

Capítulo. 4.1

Capítulo 9

PT_24 26-06-2018 Capítulo 3.2 (Link para PADs CCMAR)

Capítulo 4.5.2 PAD Encomendas – Preenchimento)

PT_25 12-09-2018 Capítulo 4.1


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SUMÁRIO EXECUTIVO

O CCMar é um centro de investigação que desenvolve a sua atividade no âmbito das ciências do mar

e do ambiente, financiando-se essencialmente com recurso a fundos públicos, nacionais e estrangeiros.

Face a esta estrutura de financiamento, a gestão efetuada pelos Serviços Financeiros caracteriza-se

obrigatoriamente por um rigoroso controlo de execução orçamental, assumindo formalismos específicos

emanados por normativos legais, fiscais e contabilísticos.

A investigação realizada no CCMar é conduzida por uma equipa científica de mais de 200 membros,

estrategicamente organizados em vários grupos de investigação. Apesar do apoio prestado pelos

Serviços Financeiros, existem determinados procedimentos que carecem da intervenção dos

investigadores.

Assim, os Serviços Financeiros disponibilizam o presente documento, que almeja primeiramente munir

os investigadores do CCMar das orientações financeiras e administrativas comumente necessárias por

parte dos mesmos, posicionando-se como um importante documento de consulta e de apoio.


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1. DADOS GERAIS DE IDENTIFICAÇÃO DO CCMar

1.1 Constituição e Atividade

Enumeram-se seguidamente um conjunto importante de dados relativos à constituição e à atividade

do CCMar:

Designação social: Centro de Ciências do Mar do Algarve

Sede/ Morada de correspondência: Universidade do Algarve, campus de Gambelas, Edifício 7,

gabinete 2.90, 8005-139 Faro.

Forma de constituição: Associação Sem Fins Lucrativos.

Códigos de Atividade Económica: Principal: 72190- Outra Investigação e Desenvolvimento das

Ciências Físicas e Naturais; Secundário: 85591 – Formação Profissional.

Repartição de Finanças: 1058 – Faro.

Número de assinaturas para obrigar: 2.

Data de constituição e início de atividade: 19-12-2002.

NISS: 20015345100.

NIF/ NIPC: 506 197 760.

Regime de IVA: Afetação Real.

Tributação em sede de IVA: Cursos/ formação – artigo 9.º alínea 14 do CIVA; Restantes

prestações de serviços – artigo 6.º do CIVA.

1.2 Licenças e Estatutos Especiais

Relativamente a licenças e estatutos atribuídos ao CCMar, informam-se as seguintes credenciações:

Estatuto de Utilidade Pública: Processo a aguardar decisão.

Tribunal de Contas: Apresentação do Relatório Anual de Atividades e Contas.

Código dos Contratos Públicos: Sujeito ao abrigo da alínea c) do n.º 2 do artigo 2.º.

Mecenato Científico: Certificação ao abrigo do Despacho n.º 8835/2013 (DR 2.ª Série N.º 129 de

08/07/2013).

Voluntariado: Certificação ao abrigo do Despacho n.º 14986/2008 (DR 2.ª Série N.º 103 de

29/05/2008).

Experimentação Animal: Entidade reconhecida com Alvará.


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Atividade de Mergulho: Licenciamento de serviços de mergulho recreativo: aluguer de

equipamento, centro de mergulho, escola de mergulho e estação de enchimento/ fornecimento de

misturas respiratórias.

Álcool: Isenção n.º 2013/0012351 /1A05. Não desnaturado, utilizado em testes laboratoriais e

investigação científica).

Franquias aduaneiras: Organismo beneficiário de franquia de direitos na importação de animais de

laboratório e substâncias biológicas ou químicas destinadas à investigação e que constem da lista do

Regulamento de Execução (U.E.) n.º 197/2013. As mercadorias importadas com franquia de direitos

poderão igualmente beneficiar de isenção do IVA de acordo com o estipulado no artigo 35º do DL nº

31/89. Organismo beneficiário do regime de franquias aduaneiras nos termos previstos nos artigos 43.º

e 44.º do Regulamento (CE) n.º 1186/2009 do Conselho de 16 de novembro, referente a franquia de

direitos de importação de objetos de caráter educativo, científico ou cultural, referidos no anexo II do

mesmo Regulamento, e de instrumentos e aparelhos científicos, destinados à investigação científica,

respetivamente. A importação de objetos mencionados no anexo II-A e dos instrumentos e aparelhos

científicos referidos no artigo 44.º do Regulamento (CE) n.º 1186/2009 é passível do pagamento do

IVA. Quanto à importação dos objetos referidos no anexo II-B, poderá beneficiar de isenção do IVA,

caso haja correspondência com a alínea r) do artigo 79.º do DL n.º 31/89 de 25 de janeiro.

1.3 Outros dados de identificação do CCMar:

PIC NUMBER: 998611994

NIFAP: 7409073

NACE: M.72.11 / M.72.19


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2. OS SERVIÇOS FINANCEIROS

Os Serviços Financeiros do CCMar são responsáveis pela gestão financeira de projetos e outros

financiamentos, públicos e privados, pela gestão contabilística e fiscal, a qual em colaboração e com a

supervisão de um contabilista certificado externo, gestão de tesouraria e procedimentos administrativos

em geral. Estes serviços encontram-se organizados em 5 secções, operacionalmente interligadas entre

si da seguinte forma:

Figura 1- Orgânica dos Serviços Financeiros do CCMar.

Os contactos dos serviços administrativos encontram-se nas notas finais do presente documento.

Coordenação Geral e Apoio

Expediente e Tesouraria

Contabilidade e Faturação

Reporte Financeiro


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3. PLATAFORMAS DIGITAIS ADMINISTRATIVAS (PAD)

3.1 O que são

O CCMar disponibiliza aos seus membros as seguintes PAD:

Saldos - consulta de saldos orçamentais e financeiros e ainda de listagens de despesas e

receitas, por rubricas e rubricas internas, de centros de custo.

Encomendas - registo e elaboração das ordens de compra a remeter aos fornecedores.

Missões - elaboração e submissão de boletins para efeitos de pedido de reembolso de

despesas de deslocação.

As PAD procuram conjugar uma maior eficiência dos serviços financeiros com o economizar dos

esforços e recursos dos investigadores do CCMar.

3.2 Como Aceder

O acesso às PAD do CCMar é atribuído individualmente, sendo cada utilizador identificado através das

suas credenciais de e-mail da conta ualg. Cada investigador responsável deverá remeter aos Serviços

Financeiros do CCMar a informação relativa às autorizações de acesso, indicando expressamente o

nome do utilizador, a sua conta de e-mail ualg e a(s) PAD a ter acesso.

O computador utilizado para o efeito deverá estar ligado no domínio ualg (diretamente ou por vpn),

identificado através das credenciais de login da conta de e-mail ualg (utilizador e password).

Links de acesso às PAD: http://ccmarsrv08/linksccmar_novo.asp.

Recomenda-se que o login seja efetuado com o prefixo "UALG\".

Ao entrar pela primeira vez, deverá ser solicitada a instalação de um ficheiro do tipo xml, que deverá

ser instalado no computador. O link para fazer o download desta aplicação de xml

é: http://ccmarsrv08/software/msxml4_sp2.msi ou http://ccmarsrv08.ualg.pt/software/msxml4_sp2.

msi. Seguidamente, deverá fechar-se abrir novamente o browser.

Os pedidos de permissões e de apoio ao funcionamento das PAD devem ser encaminhados para o

e-mail [email protected], anexando sempre que possível um print screen e uma descrição detalhada.

4. REALIZAÇÃO DE DESPESAS

http://ccmarsrv08/software/msxml4_sp2.msi

http://ccmarsrv08.ualg.pt/software/msxml4_sp2.msi

http://ccmarsrv08.ualg.pt/software/msxml4_sp2.msi


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4.1 Código dos Contratos Públicos

Conforme preceituado no Código dos Contratos Públicos (CCP), aprovado pelo Decreto-Lei n.º

18/2008, de 29 de janeiro, republicado pelo Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, alterado pelo

Decreto-Lei n.º 30/2018, de 7 de maio e pelo Decreto-Lei n.º 60/2018, de 3 de agosto, não se encontram

sujeitas a procedimento prévio de contratação as locações ou aquisições de bens móveis ou de serviços

que, sendo necessários ao desenvolvimento das atividades de investigação e desenvolvimento, não

ultrapassem os montantes limiares indicados na Diretiva n.º 2014/24/EU do Parlamento Europeu e do

Conselho, de 26 de fevereiro.

Assim, e conforme comunicação da Direção datada de 09-08-2018, estabelece-se que:

As aquisições de bens móveis e serviços cujo valor seja inferior a 221.000,00€ estão isentas

de procedimentos formais (ajuste direto, consulta prévia e concurso público), permitindo-se a

adjudicação direta ao fornecedor;

As aquisições de bens móveis e serviços de valor igual ou superior a 221.000,00€, poderão ser

adjudicadas mediante consulta prévia (convite a 3 empresas) ou ajuste direto;

Havendo procedimento formal, os documentos de habilitação não necessitam de tradução para

a língua portuguesa, nem de legalização.

Contudo, por uma questão de boas práticas de gestão financeira, a Direção do CCMar determinou o

seguinte a implementação das seguintes medidas procedimentais:

Poderão efetuar-se notas de encomenda diretamente ao fornecedor, para aquisição de

equipamentos, até ao montante máximo de 20.000,00€, por compra (neste ponto, os

fornecedores deixam de estar bloqueados). Por forma a identificar o objeto do contrato,

considerou-se na PAD de Encomendas um filtro por CPV (grupos 16; 30 a 39; 42; 43; 45 e 48.

Consumíveis de laboratório e conexos (como sejam pipetas descartáveis, vidros, luvas,

plásticos de laboratório, reagentes, kits, filtros, peças, entre outros) poderão ser adquiridos a

qualquer empresa, sem limitação quanto ao valor e quanto ao fornecedor.

Ainda, no caso do objeto da aquisição se identificar com um dos seguintes CPVs, pode ser efetuada

diretamente ao fornecedor notas de encomenda de qualquer valor:


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73000000-2 Serviços de investigação e desenvolvimento e serviços de consultoria conexos

73100000-3 Serviços de desenvolvimento experimental e de investigação

73110000-6 Serviços de investigação

73111000-3 Serviços relacionados com laboratórios de investigação

73112000-0 Serviços de investigação marinha

73120000-9 Serviços de desenvolvimento experimental

73200000-4 Serviços de consultoria em matéria de investigação e desenvolvimento

73210000-7 Serviços de consultoria em matéria de investigação

73300000-5 Conceção e execução em matéria de investigação e desenvolvimento

73420000-2 Estudo de pré-viabilidade e demonstração tecnológica

73430000-5 Ensaios e avaliações

Nos casos em que continua a ser necessário proceder a formalização de acordo com a parte II do CCP,

o investigador responsável pela aquisição deverá preencher o respetivo formulário interno “Minuta para

abertura de procedimento_Bens e Serviços”, e remeter o mesmo para a jurista do CCMar (Teresa

Pimenta, [email protected]) que apreciará o enquadramento da aquisição solicitada no contexto do

quadro legal em vigor.

4.2 Modalidades

Os membros do CCMar poderão adquirir bens e serviços através de:

Reembolso: a despesa é paga pelo próprio investigador e posteriormente é reembolsada pelo

CCMar, mediante apresentação do respetivo documento de suporte emitido ao CCMar, ou

Pagamento direto ao fornecedor: a pessoa procede à encomenda através da PAD de

encomendas do CCMar, sendo o pagamento efetuado diretamente pelo CCMar ao fornecedor.

4.3 Documentos de Suporte

Documento de suporte emitido ao CCMar significa um documento fiscalmente válido que cumpre o previsto

no Código do IVA para tal efeito. Os tipos de documentos válidos para suporte de despesa, são

designadamente:

Fatura e Fatura simplificada: representa uma compra cujo pagamento não é imediato,

Fatura-Recibo: representa uma compra com pronto pagamento.

mailto:[email protected]


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Em respeito ao n.º 5 do artigo 36.º do Código do IVA1, os documentos de despesa a pagar pelo CCMar,

quer diretamente quer por meio de reembolso, deverão respeitar os seguintes requisitos:

Data em que o bem/ serviço foi disponibilizado;

Número sequencialmente determinado;

Designação social, NIF, morada da sede e contactos do fornecedor;

Quantidades e designação dos bens transmitidos ou serviços prestados;

Preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;

Taxas de IVA aplicáveis e o montante do imposto devido, caso exista isenção de imposto, a

mesma deverá vir no documento justificada;

Nome, morada e NIF (506197760), se aquisição intracomunitária: PT506197760) do CCMar.

A cada documento de despesa poderá ser necessário adicionar um memorando justificativo com vista

à fundamentação e contextualização da mesma.

Os documentos a entregar aos serviços administrativos do CCMar poderão ser entregues no

secretariado, na caixa de correio (interno ou externo) ou ainda remetidos via e-mail, conforme a sua

natureza.

Os documentos apresentados para efeitos de reembolso deverão dar entrada nos Serviços Financeiros

num prazo máximo de 10 dias úteis após a realização da compra. No caso das deslocações, este prazo

decorre a partir da data de regresso.

Alguns tipos de despesa carecem da entrega de documentos complementares à justificação da

despesa, tais como:

Equipamentos – preencher o formulário “Ficha de Equipamento”,

Prestações de serviços na modalidade de “recibos verdes” ou ato isolado – preencher o

formulário “Aquisição de Serviços”,

Serviços de transportadoras, a serem pagos diretos pelo CCMar: preencher o formulário

“Requisição Prévia”,

Bibliografia (livros, revistas, CDs, DVDs e outros similares) - preencher o formulário “Controlo

de livros e revistas”.

1 Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado.


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Sempre que o documento fiscal de suporte não seja elucidativo acerca da descrição dos bens e serviços

a que se refere, ou nos casos em que se revele necessário justificar o enquadramento da despesa no

projeto, deverá ser entregue um memorando justificativo com informação que permita esclarecer estes

dois aspetos. A escrita do memorando justificativo é elaborada em formato livre.

4.4 Compras Específicas

4.4.1 Aquisição de Álcool

O CCMar possui isenção de imposto na aquisição de álcool não desnaturado em fins científicos, obtida

através da Isenção n.º 2013/0012351 /1A05, emitida pela Autoridade Tributária e Aduaneira e cuja

estância de controlo é a Alfândega de Faro. As quantidades máximas com direito a esta isenção, de

acordo com a respetiva percentagem são as seguintes:

96% (NC 2207100019/): 600 litros

99% e 100% (NC 2207100017/): 400 litros

Os fornecedores atualmente autorizados são: VWR Internacional - Material de Laboratório, Lda. (NIF:

503842770, AGA International SA. (NIF: 980359546) e Labor Spirit, Lda (NIF: 507485149). Caso se

revele necessário efetuar encomendas de álcool a outro fornecedor, tal deverá ser comunicado

previamente aos Serviços Financeiros do CCMar, de modo a remeter a devida comunicação às

autoridades competentes. Aconselha-se uma antecedência mínima de 10 dias úteis.

De modo a responder à obrigatoriedade legal de manter um registo atualizado de encomendas e de

consumos de álcool, o qual tem de ser apresentado junto da autoridade controladora sempre que assim

o seja exigido, torna-se mandatório que todas as encomendas do álcool sejam registadas no site de

encomendas do CCMar e que os seus consumos sejam periodicamente comunicados sempre que

solicitado pelos Serviços Financeiros.

4.4.2 Consultores

As despesas aceites referentes à estadia e viagem de consultores, nacionais e estrangeiros são: faturas de

alojamento, de transporte e de refeições (neste caso terá de ser suportado por receitas próprias ou por

financiamento em que tal despesa seja elegível). O CCMar poderá agilizar diretamente estas aquisições junto

dos fornecedores com quem tem protocolos. Para tal deverá ser solicitado pedido de cotação e reserva junto

dos Serviços Financeiros do CCMar ([email protected]). É ainda elegível o pagamento de

honorários, sendo que, no caso de consultores de nacionalidade estrangeira, deve ser incluída a retenção na


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fonte em sede de taxa liberatória e preenchido o formulário próprio para efeitos de atribuição de NIF português.

Este formulário é disponibilizado pelos Serviços Financeiros sempre que solicitado.

Para este tipo de despesa é obrigatório o memorando justificativo, que deverá indicar o nome do consultor,

motivo, período e os resultados da sua estadia.

Despesas não aceites

Nacionais e estrangeiros- Ajudas de custo e Km’s, por tratar-se de abonos auferidos por trabalhadores

dependentes e pagos pelas respetivas entidades patronais.

4.4.3 Trabalhadores independentes

Os trabalhadores independentes deverão emitir uma Fatura a partir do Portal das Finanças, entregando

o documento juntamente com o comprovativo dos seus dados bancários.

Internamente, o responsável pela aquisição do serviço deverá preencher e entregar nos Serviços

Financeiros o formulário interno “Proposta de Aquisição de Serviços”.

De acordo com o disposto na Lei n.º 100/97, de 13 de setembro e no Decreto-Lei n.º 159/99, de 11 de maio,

os trabalhadores independentes têm a obrigatoriedade de possuir um seguro de acidentes de trabalho,

devendo apresentar junto dos Serviços Financeiros o respetivo comprovativo.

4.4.4 Azoto Líquido

O fornecimento dos enchimentos de azoto líquido do CCMar encontra-se assegurado pelo contrato de

aquisição de serviços celebrado entre o CCMar e a empresa Lojadez - Electromecânica e Hidropneumática

(NIF: 501 745 521). Este contrato entrou em vigor a partir de 15 de setembro de 2016, tendo a duração de 1

ano, prorrogável anualmente até ao máximo de 3 anos.

Assim sendo, para o enchimento de dewars cuja faturação deva ser emitida em nome do CCMar, o

procedimento deverá ser o seguinte:

Envio das notas de encomenda às segundas-feiras, até às 17h30, propõe-se uma nota de

encomenda por grupo/ laboratório, indicando a repartição pelos projetos, a localização dos dewars

para efeitos de recolha e entrega e ainda número do contrato (CCP0040),

A recolha dos dewars é efetuada na terça-feira seguinte ao envio da nota de encomenda, no horário

normal de funcionamento (9h00-12h30 e 14h00-17h30),


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A entrega é efetuada na quarta-feira seguinte ao dia da recolha, no horário normal de funcionamento

(9h00-12h30 e 14h00-17h30).

O valor unitário sem IVA por litro é de 3,40€. Acresce custo do transporte no valor sem IVA de 35€. Este custo

será repartido em 50% com a UAlg no caso de recolhas/ entregas conjuntas. Para tal, o procedimento de

encomendas à empresa deve ser articulado conjuntamente com a UAlg, bastando para tal cumprir o prazo

acima mencionado.

Os grupos devem preencher as notas de encomenda apenas com o custo dos enchimentos. Relativamente

ao custo do transporte, os serviços administrativos irão posteriormente proceder à sua repartição interna,

conforme a faturação emitida pela empresa.

As notas de encomenda deverão ser enviadas diretamente ao fornecedor, utilizando para o efeito os

contactos inseridos na PAD.

4.4.5 Aquisição de Equipamentos

A aquisição de um novo equipamento carece de consulta prévia ao responsável pelos espaços e

equipamentos do CCMar, nomeadamente a Direção, no sentido de verificar se existem equipamentos

disponíveis na infraestrutura para utilização nos moldes necessários ao desenvolvimento da

investigação científica.

O pedido de orçamento com vista à aquisição de um novo equipamento deverá incluir não apenas a

indicação dos requisitos necessários à sua pré-instalação e dos custos associados, também dos custos

de manutenção fixos e os custos de consumíveis, de um programa de formação especializada após

instalação do equipamento, a entrega de manuais de utilização nas línguas portuguesa e inglesa. A

existência de manuais em português é uma obrigação legal. Relativamente aos custos de manutenção

e reparação, estes deverão reportar a um período mínimo correspondente à vida útil do equipamento.

Antes da aquisição de novos equipamentos ou sua relocalização, deverá confirmar-se a existência de

condições necessárias à pré-instalação e instalação em local pré-definido, informando o responsável

de segurança pelo espaço. Devem ser acauteladas as necessidades de adaptação da infraestrutura

física, alterações à gestão organizacional dos espaços e envolvente, condições legais associadas à

segurança do equipamento, das pessoas e do ambiente.

Sendo necessário efetuar alterações à infraestrutura física deve o responsável pela gestão de espaços

e equipamentos do CCMar ser consultado por forma a validar favoravelmente conjuntamente com os


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Serviços Técnicos da UAlg as alterações requeridas. Os custos associados são por norma da

responsabilidade do requerente.

O abate e ou relocalização de equipamentos requer notificação prévia e favorável por parte dos Serviços

Financeiros conjuntamente com o responsável da gestão de espaços e equipamentos do CCMar.

Os equipamentos são sujeitos a inventário, sujeitos a aposição de etiqueta de identificação a

disponibilizar pelos Serviços Financeiros.

Na pasta individual de equipamentos deve constar a informação necessária à boa gestão e utilização

dos mesmos, tais como: manuais técnicos, regras de acesso e utilização, registos de utilização, registos

de formação, registos manutenção e reparação realizadas ao longo da vida dos equipamentos.

Os responsáveis dos equipamentos são responsáveis por manter estes registos atualizados. Nos

registos de manutenção incluem-se ações de limpeza e descontaminação dos mesmos periodicamente

por técnico interno ou externo, identificação de reparações realizadas por empresas especializadas,

etc. Os registos de formação aos utilizadores autorizados devem ser atualizados sempre que aplicável.

Em fase de formação devem os utilizadores ser informados das regras de segurança, regras de acesso

e utilização dos equipamentos comprometendo-se a zelar pelo bom funcionamento dos mesmos.

4.4.6 Acordos Comerciais

A generalidade dos fornecedores de bens e serviços para laboratório possibilita o fornecimento em conta

corrente. Existem também muitas empresas que aplicam descontos. A abertura de uma nova corrente deve

ser sempre solicitada aos Serviços Financeiros do CCMar.

Toda e qualquer aquisição que se pretenda ser o CCMar a pagar diretamente ao fornecedor, ou seja, através

de conta corrente, apenas será aceite mediante o registo da respetiva nota de encomenda. Os investigadores,

através de um sistema interno de permissões têm a possibilidade de registar as suas próprias notas de

encomenda. Após o registo da nota de encomenda, devem remeter a mesma para o fornecedor. Alguns

fornecedores possuem um sistema próprio de encomendas, sendo que nestes casos o investigador deverá

registar a encomenda segundo ambos os métodos.

Contudo, na aquisição de alguns bens e serviços mais específicos, obriga-se ao pagamento antecipado ou

imediato. É o caso por exemplo das reservas de alojamento e transporte (passagens aéreas, aluguer de

viaturas), as quais deverão ser efetuadas através dos Serviços Financeiros do CCMar


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([email protected]). Para tal, o investigador deverá proceder de acordo com o procedimento a

seguir indicado. É solicitado que cada investigador contacte diretamente com as agências de viagem com as

quais o CCMar colabora, solicitando o orçamento para o itinerário/ alojamento/ viatura pretendido. Para cada

pedido de orçamento deverão ser contactadas pelo menos três agências. Após receção dos orçamentos e

análise dos mesmos, deverá remeter aos Serviços Financeiros do CCMar a indicação de qual o orçamento

selecionado. Todas as comunicações relacionadas deverão ser efetuadas com conhecimento e para o e-mail

[email protected]. A aquisição será formalizada através do envio da nota de encomenda pelos

Serviços Financeiros do CCMar à agência e após validação do cabimento da despesa. A lista das agências

de viagens com as quais o CCMar colabora são as seguintes:

TUI GROUP TUI Viagens

Morada: Av. Conselheiro Fernando de Sousa, 25A, 1070-072 Lisboa

Telefone: +351 213 920 385

Telemóvel :+351 917 843 920

Contacto: Liliane Brandão ([email protected])

Travel Agent - Grupo EMVIAGEM

Morada: Largo do Dique, Nº 16 - Loja 1, 8500-531 Portimão

Telefone: +351 282 459 547

Telemóvel: +351 969 118 182

Contacto: Paulo Dias ([email protected])

Viagens El Corte Inglês - Faro

Morada: Rua Mouzinho de Albuquerque, N.º 10A, 8000-397 Faro

Telefone: +351 289 894 060

Fax: +351 289 820 514

Contacto: Diana Melenti ([email protected])

Club-Tour, Viagens & Turismo, S.A

Morada: R. Braamcamp 9, 1250-048 Lisboa

Telefone: +351 213 180 480

Telemóvel: +351 961 466 745

Contacto: Lilianne Brandão ([email protected])

Caso o investigador opte por reembolso, deverá igualmente salvaguardar que são submetidas três

consultas de preço. Esta é uma informação solicitada em sede de análise de despesas e que tem por






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objetivo verificar se foram tomadas medidas que assegurem o cumprimento da escolha pela proposta

economicamente mais vantajosa.

Alguns outros exemplos de outros acordos comerciais, ou seja, com possibilidade de aquisição de bens e

serviços em modalidade de conta corrente:

Fornecedor Bens/ Serviços Procedimento para

Consulta de Preços

Procedimento para

Aquisição

STAPLES- Office

Center Portugal

Equipamento e

consumíveis

informáticos e material

de escritório.

Diretamente na loja ou no

website.

Nota de encomenda,

preenchida pelo

investigador, a ser

enviada a partir do

secretariado do CCMar.

Algardata - Sistemas

Informáticos, S.A

Equipamento e

consumíveis

informáticos.

Através de e-mail:

[email protected].

Nota de encomenda

preenchida e remetida

pelo investigador.

GMS (loja do Fórum

Algarve)

Equipamento

informático.

Diretamente na loja ou no

website.

Nota de encomenda,

preenchida pelo

investigador, a ser

enviada a partir dos

Serviços Financeiros do

CCMar.

Martinel, Material de

Papelaria e Livraria,

Lda

Consumíveis

informáticos e material

de escritório.

Diretamente na loja. Nota de encomenda

preenchida e remetida

pelo investigador.

DHL EXPRESS

PORTUGAL, Lda

Expedição expresso de

documentos e

encomendas.

Tabela praticada pela

empresa.

Nota de encomenda,

preenchida pelo

investigador, a ser

enviada a partir do

secretariado do CCMar.

4.5 PAD Encomendas



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4.5.1 Âmbito Geral

A PAD de encomendas visa o registo de todas as aquisições que sejam para pagamento direto ao

fornecedor. Incluem-se as reservas de viagens e alojamento, aluguer de viatura, seguros, prestadores

de serviços, entre outros.

4.5.2 Preenchimento

A PAD de Encomendas oferece as seguintes funcionalidades:

Nova Encomenda

Pesquisar encomendas

Para efetuar uma nova encomenda deverá clicar-se no botão Nova Encomenda, e seguir os três

passos que a seguir se explicam.

Passo 1: Validação

Deverá introduzir-se o nome do fornecedor2, o valor total sem IVA da encomenda e o código CPV3.

Para escolher o CPV poderá utilizar o campo de pesquisa colocando no mesmo uma palavra-chave

(por exemplo “reagentes”) e clicando de seguida na tecla “Tab” do teclado. Deverá selecionar-se a

opção desejada clicando em cima da linha que define o item a adquirir. Nem todos os bens e serviços

possuem uma designação direta, sendo necessário escolher por aproximação. Em caso de dúvida

deverá contactar os serviços administrativos do CCMar.

Seguindo este mesmo procedimento, é possível escolher mais do que um CPV numa mesma compra.

Após preenchidos estes campos, deve clicar-se em Gravar. Caso se deseje continuar a encomenda,

clicar em Validar. Caso contrário, clicar em Fechar.

Ao clicar em Validar, a encomenda é centralmente validada, ou seja, são verificados os pressupostos

de contratação pública previstos na lei e a elaboração da nota de encomenda dá seguimento para o

Expediente Geral. Para encomendas de bens e serviços de montante superior a 5.000€ por

CPV/fornecedor, deverão ser contactados os serviços administrativos de modo a instruir o procedimento

prévio de contratação.

2 Aconselha-se a introdução de um termo e clicar de seguida em “Tab”. Caso o fornecedor não esteja criado, por favor clicar duas vezes em cima da barra branca deste mesmo campo e preencher o nome, NIF, morada e contatos. Ao introduzir uma nova entidade, efetue uma pesquisa introduzindo o NIF na referida barra branca. No caso de entidades com NIF não português, deverá contactar diretamente os Serviços Financeiros. 3 Common Procurement Vocabulary: conjunto de códigos que identificam bens e serviços e que representa o vocabulário comum a utilizar em contratos públicos realizados na União Europeia.


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Passo 2: Detalhes

Após a validação, são desbloqueados os próximos campos de preenchimento, nomeadamente o “Grupo

de Investigação”, o nome do “Requerente”, os “Detalhes” da encomenda e as “Imputações” da mesma.

Estes campos estão dispostos em separadores.

Separador “Detalhes”

No preenchimento dos “Detalhes” aparecerão apenas os CPV acima validados pelo sistema, não sendo

possível alterar os mesmos. Deverá preencher-se a “Quantidade”, a “Descrição” do bem/ serviço, a

“Referência” (caso essa informação esteja disponível) e o “Valor Unitário sem IVA”. Para adicionar

novas linhas de preenchimento, bastará clicar no símbolo no lado direito do cabeçalho.

CPV – são apresentados os códigos inseridos na validação, devendo-se escolher, em cada

linha, o código correspondente ao item que se deseja preencher;

Quantidades – inserir as quantidades totais de cada linha;

Descrição – inserir um descritivo o mais completo possível que permita facilmente identificar e

caraterizar a despesa, como por exemplo:

Viagens/ Alojamento: itinerário/ Período da estadia, datas (início e fim), nome da pessoa titular

da viagem/ do alojamento. Local(ais) e motivo da deslocação.

Inscrições em eventos: designação do evento, data, local e nome do(s) participante(s).

Equipamento: designação do equipamento, modelo e número de série e demais elementos

disponíveis;

Outros tipos de bens: designação dos bens e seu enquadramento no projeto;

Seguros: tipo de seguro, período (data início a data de fim), nome da pessoa(s) ou objeto(s)

segurado(s), número da apólice;

Serviços de expedição e transporte: designação do serviço e seu enquadramento no projeto.

Referência – preencher nos casos em é conhecida a referência dada pelo fornecedor aos bens/

serviços.

Valor unitário sem IVA – preencher com o valor sem IVA de cada unidade/ quantidade.

Preenchidos os dados da encomenda, deverá escolher-se a imputação da despesa, passando para o

separador “Imputações”.

Separador “Imputações”


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Neste campo são preenchidas as alocações orçamentais dos detalhes da nota da encomenda. Para

adicionar as imputações desejadas, deve-se selecionar os detalhes, simultaneamente ou

individualmente, que se apresentam na caixa do lado esquerdo e os centros de custo que se

apresentam na caixa do lado direito. Deve-se concluir o procedimento clicando no botão [Adicionar.

No caso de existirem várias imputações, este procedimento deverá ser repetido para cada imputação,

inserido a respetiva percentagem.

Passo 3- Pré-visualização e envio da encomenda

Antes de enviar a nota de encomenda ao fornecedor, o utilizador tem a possibilidade de rever os dados

inseridos, através do botão Pré-visualizar.

A nota de encomenda no formato final ficará imediatamente disponível, bastando escolher a opção

“Sim” que se segue após proceder à gravação dos dados, clicando no botão Gravar.

As encomendas gravadas ficam disponíveis na área pessoal de cada utilizador, sendo possível voltar

a visualizar e imprimir as mesmas. Por norma, cada utilizador tem acesso às encomendas que criou

com o seu login.

É ainda possível realizar uma pesquisa através do preenchimento dos vários filtros disponíveis, e

seguidamente clicando em Listar encomendas.

O utilizador poderá consultar na própria PAD de encomendas um Guia de Apoio ao Utilizador que se

encontra disponível através do botão Ajuda.

Cada requerente deverá remeter ao fornecedor a nota de encomenda assinada, devendo entregar o

original nos Serviços Financeiros (Expediente Geral).


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4.6 Processos de Missão

4.6.1 O que são

Para cada deslocação realizada é constituído um processo administrativo específico, denominado por

processo de missão e no qual constam todos os documentos justificativos da mesma. Estes processos

são codificados através de numeração sequencial anual (MISS-xxx/aaaa). Todos os documentos de

despesa relacionados com o mesmo processo de missão são identificados através do respetivo código

de missão.

4.6.2 Documentação de Suporte

O conjunto dos documentos de cada processo de missão depende do tipo de deslocação, conforme

esclarece a Tabela 1:

Tabela 1- Resumo de documentos de um processo de missão.

Documento Deslocação Nacional Deslocação ao Estrangeiro

Pedido de deslocação Não aplicável

Entregar com o mínimo de 15

dias de antecedência

relativamente à data de início

da deslocação.

Boletim itinerário de

deslocação

Submeter no caso de pedido de ajudas de custo e/ ou abono de

Kms, e/ ou reembolso de portagens e outras despesas que não

sejam emitidas por via de fatura em nome do CCMar.

Faturas

Submeter para pagamento direto ou reembolso (inscrição em

evento, alojamento, viagem). Entregar até 10 dias úteis após o

término da deslocação.

Relatório de missão Entregar até 10 dias úteis após o término da deslocação.

Certificado de presença Entregar no caso de participação em eventos.

Ata e lista de presenças Entregar no caso de participação em reuniões.

Cartões de embarque Entregar no caso de viagem por avião.


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4.6.3 Abonos

4.6.3.1 Âmbito Legal

O CCMar aplica as mesmas regras que a Administração Pública. A atribuição dos abonos previstos

para ajudas de custo e transporte encontra-se regulada nos seguintes diplomas:

Decreto-Lei n.º 519-M/79 de 28 de dezembro- diploma que cria o regime jurídico do abono a

ajudas de custo em serviço público em território nacional.

Decreto-Lei n.º 192/95 de 28 de julho- regula a atribuição de ajudas de custo por deslocações

em serviço ao estrangeiro.

Decreto-Lei n.º 106/98 de 24 de abril- atualiza o diploma anterior à nova realidade social e

económica.

Ofício-Circular Conjunto n.º 1/2003 da Direção-Geral da Administração Pública- regula as

deslocações diárias efetuadas ao estrangeiro, em período inferior a 24 horas, nomeadamente,

em território espanhol.

Portarias anuais que procedem às atualizações dos valores de ajuda de custo e subsídios de

refeição.

4.6.3.2 Ajudas de Custo

Podem auferir ajudas de custo os trabalhadores por conta de outrém. No caso dos bolseiros, receberão

uma compensação de deslocação equivalente. É indispensável que a pessoa beneficiária, quer de

ajuda de custo, quer de compensação de deslocação, seja membro do CCMar e esteja integrado em

projeto ou atividade desenvolvida pelo CCMar, designadamente, que o seu nome conste da equipa

científica oficial.

Nas ajudas de custo nacionais procede-se à dedução do subsídio de alimentação unitário de 4,77€/dia

(no caso de funcionários que normalmente auferem este subsídio).

Quando no mesmo boletim itinerário seja solicitado o pagamento referente a uma despesa de

alojamento, o abono de ajuda de custo não poderá ser a 100%. Neste caso, os dias que deveriam ser

a 100% passam para 70% em deslocações ao estrangeiro. Relativamente aos casos de deslocações

nacionais, e no seguimento da alteração ao artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril (que

estabelece normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações em serviço

público), por força do disposto no artigo 172.º da Lei do Orçamento de Estado para 2015 (Lei n.º 82-

B/2014, de 31 de dezembro), a substituição do pagamento da percentagem da ajuda de custo relativa

ao alojamento (50%), em deslocações nacionais, pelo reembolso através de fatura da despesa efetuada


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em alojamento hoteleiro até ao limite de 3 estrelas ou equivalente, tem um limite de 50€/ dia. Esta norma

aplica-se às despesas de alojamento efetuadas no território nacional, financiadas através de fundos do

Orçamento de Estado independentemente do vínculo laboral do interessado. Poderá, no entanto, existir

exceção nos casos das despesas a serem financiadas através de receitas próprias, devendo para tal o

interessado expressamente assim o indicar.

O pagamento do abono de ajudas de custo poderá ser substituído por reembolso de faturas de refeição,

desde que emitidas em nome do CCMar e sempre que o financiamento no qual serão imputadas assim

o permita.

Deslocação em Território Nacional

Índice Remuneratório superior ao nível 184- 50,20€/dia

Índice Remuneratório inferior ao nível 18 e superior ao nível 9 - 43,39€/dia

Índice Remuneratório inferior ao nível 9- 39,83€/dia

Deslocações até 24h e além de 20Km do domicílio necessário, e as que mesmo ultrapassando 24h não

impliquem a realização de novas despesas.

Das 13h às 14h- 25%

Das 20h às 21h- 25%

Com alojamento- 50% (quando não se prolonga para o dia seguinte e não é possível

regressar ao domicílio até às 22h).

Deslocações além de 24h e além de 50km do domicílio necessário e que implicam a realização de

despesas nesses dias.

Dia de partida:

o Até às 13h 100%

o Das 13h às 21h 75%

4 Os índices de remuneração estão estabelecidos na Tabela Remuneratória Única aplicável aos trabalhadores da função pública (índice 18 = 1.355,96€; índice 9=892,53€).


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o Após as 21h 50%

Dia de chegada:

o Até às 13h 0%

o Das 13h às 20h 25%

o Após as 20h 50%

o Restantes dias 100%

Deslocação ao Estrangeiro


Índice Remuneratório inferior ao nível 18 e superior ao nível 9 – 85,50€/dia


Sem alojamento incluído - aplicam-se as mesmas percentagens da deslocação em território nacional

por dias sucessivos.

Com alojamento incluído:

a) fornecido por uma instituição acolhedora- 50%

b) não fornecido por nenhuma outra instituição- 70%

Deslocações a Espanha, em período inferior a 24 horas:


Índice Remuneratório inferior ao nível 18 e superior ao nível 9 – 85,50€/dia


Das 13h às 14h 30%

Das 20h às 21h 30%

Outro horário 20%

Com alojamento 100%

Viaturas de Serviço

De acordo com a legislação vigente, a viatura de serviço deverá ser a primeira opção.


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Atualmente as viaturas oficiais cuja propriedade pertence ao CCMar são:

Volkswagen Caddy 9KVF (55-01-TO)

Renault Trafic FLFHA6 (62-DC-19)

IVECO 35C12TPL D F1A (18-28-VB)

Mercedes-Benz 110 CDI (09-02-SV)

As viaturas encontram-se afetas a projetos e atividades do CCMar. As condições da sua utilização

encontram-se estipuladas em regulamento interno próprio. As deslocações em serviço são

consideradas missões, sendo necessário que sempre que existam despesas associadas, seja

preenchido e entregue o respetivo relatório de missão e outros documentos de suporte que sejam

solicitados, conforme o objetivo e natureza da deslocação. No caso de deslocações rotineiras, servindo

o mesmo propósito, deve ser submetido um único boletim de deslocação/ pedido de reembolso.

Cada viatura possui obrigatoriamente um boletim de registo das deslocações efetuadas, sendo o

mesmo composto pelas seguintes informações básicas: data, horas de partida e de chegada, local de

destino, número de kms percorridos, motivo da deslocação, número de requisição (quando aplicável) e

identificação do condutor, portagens (localidade).

Se o utilizador não incorrer em qualquer despesa com o uso de viatura de serviço, não terá direito a

abono por Km. No caso de existirem despesas, será efetuado o reembolso mediante apresentação das

respetivas Faturas. Excecionalmente, no caso de o utilizador não apresentar Faturas mas existir

evidência suficiente de despesas efetivamente incorridas com a viatura de serviço, será abonado o

subsídio por Km, o qual é fixado em 0,11€/km. Neste caso, não serão pagas despesas de combustível.

Deslocação em Viatura Própria

De acordo com o disposto no artigo 20.º do DL 106/98 de 24 de abril, o uso de viatura própria apenas

se aplica uma vez esgotadas as possibilidades de utilização económica das viaturas afetas ao serviço,

implicando grave inconveniente para o serviço.

Mais estabelece este artigo que o uso de viatura própria deverá funcionar numa ótica de interesse do

serviço numa perspetiva económico-funcional mais rentável. Deste modo, deslocações realizadas para

localidades servidas por transporte público, abona-se apenas o montante correspondente ao custo das

passagens de transporte coletivo.


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No caso de apresentação de Kms em viatura própria, deverá ser apresentada uma justificação no

respetivo relatório de missão, carecendo de autorização da Direção do CCMar.

O pagamento do abono de Kms poderá ser substituído por reembolso de faturas de combustível, desde

emitidas em nome do CCMar e sempre que o financiamento nas quais serão imputadas assim o permita.

O abono de deslocação em viatura própria encontra-se estipulado em 0,36€/Km.

Automóvel de Aluguer

O uso do automóvel de aluguer apenas deverá verificar-se nos casos em que a sua utilização seja

considerada absolutamente indispensável ao interesse dos serviços e mediante prévia autorização da

Direção do CCMar.

Os abonos aplicáveis são:

1 funcionário 0,34€/km

2 funcionários transportados em comum 0,14€/funcionário/km

3 ou + funcionários transportados em comum 0,11€/funcionário/km

O pagamento do abono de ajudas de custo poderá ser substituído por reembolso de faturas de refeição,

desde que emitidas em nome do CCMar e sempre que o financiamento no qual serão imputadas assim

o permita.

Em deslocações ao estrangeiro, caso seja necessário recorrer a utilização de viatura automóvel, esta

será obrigatoriamente de aluguer não sendo permitido o pagamento de Kms realizados em viatura

própria em território estrangeiro. Poderão ser aceites para reembolso os Kms referentes ao percurso

realizado em território nacional e até ao limite da fronteira nacional.

Outros Meios de Transporte

Os documentos comprovativos de despesa relativos a deslocações por meio de avião, comboio,

autocarro, táxi, embarcação ou outros, deverão respeitar ao estipulado na secção Compras deste

manual. Nas deslocações em território nacional, a opção por avião apenas será aceite nos casos de

comprovada vantagem económica.


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As classes de transporte estão reguladas nos termos do artigo 25.º do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de

abril. Nos transportes de caminho de ferro é aceite a 1.ª classe para pessoal com índice salarial igual

ou superior a 18, e 2.ª classe para o restante pessoal. Nos transportes por via aérea é apenas aceite a

classe turística ou económica.

Portagens

Os recibos de portagens são aceites para reembolso, desde que as datas constantes dos mesmos se

enquadrem nas datas da deslocação. Dependendo das normas específicas de execução financeira da

fonte de financiamento da deslocação, poderão ser aceites extratos de Via Verde.

4.6.4 Boletim Itinerário de Deslocação (BID)

4.6.4.1 Âmbito Geral

Após a deslocação, caso o investigador pretenda o pagamento de ajudas de custo e/ou Kms e/ou

reembolso de documentos de portagens, deverá submeter um BID, o qual é obrigatoriamente submetido

através da PAD missões do CCMar. Desta forma, permite-se a desmaterialização da entrega do BID

e a integração direta com o software de gestão utilizados pelos Serviços Financeiros.

Na página inicial, cada utilizador visualiza imediatamente 1 secção de comandos e 2 secções de

informação. Na secção de comandos são disponibilizadas 3 funcionalidades: a elaboração de um novo

BID Nova Missão, a atualização da página Reler Missões e a pesquisa de missões Listagens.

Abaixo da linha de comandos, é apresentado um painel com os BID elaborados e ainda um segundo

painel de “alertas” que visa informar o utilizador acerca dos assuntos pendentes relacionados com os

seus processos de missão.

4.6.4.2 Preenchimento

Ao clicar no botão Nova Missão, o utilizador acede um formulário de preenchimento que segue as

seguintes 4 etapas:

1- Detalhes da missão

2- Descrição da deslocação

3- Dados do itinerário

4- Submissão


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Numa 1.ª etapa pretende-se o preenchimento dos dados gerais da deslocação e de identificação do

requerente. Os dados solicitados nesta fase são:

Tipo de missão – são dadas a escolher 3 opções, nomeadamente, Campanha (por exemplo:

saídas de amostragem, visitas a laboratórios); Evento (participação em congresso, seminário,

workshop e outros eventos semelhantes); e Reunião (participação em meetings de projetos,

grupos de trabalho).

Local – nome da localidade de destino da deslocação (no caso de missões ao estrangeiro

sugere-se indicação do país, no formato Local (país).

Nacional/ Estrangeiro – assinalar a opção correspondente.

Notas – preencher com informação adicional considerada relevante. Esta informação não irá

constar no BID.

Nome – preencher com o nome completo do requerente, que deverá ter associada uma morada

fiscal/ oficial5.

Data de início – data aaaa-mm-dd em que se iniciou a deslocação.

Data de fim – data aaaa-mm-dd em que terminou a deslocação.

Tipo de boletim – neste campo pretende-se aferir, a partir do tipo de vínculo contratual do

requerente, o BID adequado. São apresentadas 3 opções, nomeadamente, bolseiro (o

requerente tem um contrato de bolsa com o CCMar ou uma entidade terceira que será

identificada); funcionário CCMar (o requerente tem contrato de trabalho com o CCMar); e

funcionário público (o requerente tem contrato de trabalho com uma entidade pública).

Ajuda de custo com/ sem alojamento A.C. c/ ou s/ alojamento - assinalar a opção correta

conforme seja apresentada (neste caso será a opção “A.C. c/ alojamento”), ou não (neste caso

será a opção “A.C. s/ alojamento”), a fatura de alojamento para pagamento ou no caso do

alojamento ser pago diretamente por entidades acolhedoras.

Adiantamento – assinalar quando tenha sido efetuado ao requerente um pagamento antecipado

por conta da deslocação.

Transporte – assinalar no caso de o BID incluir despesas com transporte tais como viatura

própria, autocarro, táxi, comboio, etc.

Número de pessoas na viatura – indicar o número de pessoas, em caso aplicável.

Vencimento – selecionar o escalão salarial correspondente à situação de vínculo contratual do

requerente.

5 Quando não exista uma morada associada, por favor fazer duplo clique em cima do campo do nome e preencher e adicionar uma nova morada no respetivo campo.


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Observações: preencher com informação adicional considerada relevante. Esta informação irá

constar no BID.

Imputações – selecionar o(s) centro(s) de custo a imputar a despesa e indicar as respetivas

percentagens de alocação. No caso de imputação a mais que um centro de custo, ter em

atenção que a soma de todas as percentagens deverá obrigatoriamente que somar 100%.

Após o preenchimento dos elementos acima, o requerente deverá rever os dados inseridos e clicar em

Gravar Dados. Surgirá seguidamente a parte remanescente do BID, em que alguns campos já se

encontram preenchidos automaticamente, tais como, o número de dias, o local e os dias de início e fim.

Nesta 2.ª etapa é necessário proceder à inserção das horas (hh:mm) de início e fim da deslocação,

bem como do motivo da deslocação. O requerente deverá então clicar no botão Validar Deslocações,

permitindo o cálculo automático dos montantes de abono de ajudas de custo.

A seguir a esta validação, segue-se a 3.ª etapa, que compreende o preenchimento da informação, caso

aplicável, relativa a Kms percorridos e reembolso de documentos (tais como por exemplo, portagens,

transporte e outros). As datas aqui indicadas deverão estar compreendidas no período de datas de

início e fim anteriormente preenchidas no menu da 1.ª etapa. Nos valores pagos, deverá preencher-se

o valor total e taxa de IVA T:, sendo que os restantes campos, valor sem IVA S: e IVA I:, serão

calculados de forma automática. A escolha de opção de viatura própria obriga ao preenchimento dos

campos matrícula e justificação. A escolha da opção táxi obriga ao preenchimento do campo

justificação. Ainda nesta fase, existem mais dois tipos de informação a preencher:

Valor do adiantamento – apenas quando aplicável.

Não desejo receber a totalidade do valor do Recibo – assinalar sempre que o requerente

manifeste o desejo de não receber a totalidade dos montantes de ajudas de custo e/ ou

abono de Kms calculados no BID. Neste caso, deverá indicar os montantes pretendidos.

Nesta secção, é apresentada ainda uma caixa de informação com os totalizadores de Kms

(em quantidade e valor) e de reembolso de documentos.

O formulário do BID permite igualmente o carregamento de ficheiros e ainda a elaboração do relatório

de missão através de um assistente próprio para o efeito. Estes ficheiros serão anexados ao BID e

ficarão acessíveis aos Serviços Financeiros.

Finalmente, o preenchimento termina com a gravação dos dados e sua submissão aos Serviços

Financeiros. Alerta-se que a opção de Gravar Formulário, significa que o BID está gravado e

encontra-se ainda em estado de edição. Apenas após clicar em Submeter Formulário, o BID será

considerado como entregue aos Serviços Financeiros.


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O utilizador poderá consultar na própria PAD de missões um Guia de Apoio ao Utilizador que se

encontra disponível através do botão Ajuda.

5. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Os procedimentos relativos aos eventos organizados pelo CCMar encontram-se estipulados em

regulamento interno próprio.

Deverá ser apresentada à Direção uma proposta de evento com a máxima antecedência possível. Para

este efeito, existe disponível um formulário que após preenchido deverá ser entregue nos Serviços

Financeiros.

6. FUNDOS DE MANEIO

Seguidamente, informam-se as regras aplicáveis aos Fundos de Maneio atribuídos pelo CCMar.

Quem são os requerentes elegíveis?

Investigadores responsáveis de projetos e outras atividades similares.

Como se formaliza?

O investigador responsável deverá preencher o formulário para Requisição do Fundo de Maneio

(Impresso: IP.CCM.054) e entregar nos Serviços Financeiros do CCMar. O pedido será submetido à

aprovação por parte da Direção do CCMar.

Após o despacho de autorização por parte da Direção, aposto diretamente sobre o pedido de

Requisição de Fundo de Maneio entregue pelo investigador responsável, os Serviços Financeiros

procedem à constituição do Fundo de Maneio através de transferência bancária para a conta bancária

indicada no impresso.

Como se processa a utilização do Fundo de Maneio?


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O investigador responsável ficará responsável por entregar nos Serviços Financeiros todas as Faturas

e documentos de suporte relativos às despesas pagas com as verbas do Fundo de Maneio,

mencionando obrigatoriamente que se trata de reembolso ao Fundo de Maneio e identificando o

mesmo.

Os Serviços Financeiros procederão à reposição desses montantes através de transferência bancária

para a conta bancária indicada no pedido.

No final do período de vigência do Fundo de Maneio, os Serviços Financeiros notificarão o investigador

responsável para proceder à devolução do Fundo de Maneio, informando os detalhes necessários para

tal. O investigador responsável deverá proceder, então, à transferência bancária no montante total de

constituição do fundo de maneio para a conta bancária a indicar pelos Serviços Financeiros.

Como se processa a gestão do Fundo de Maneio?

Após a constituição do Fundo de Maneio, os Serviços Financeiros irão registar todos fluxos de entradas

(constituição, reposições e devolução) e de despesas associadas.

7. VOLUNTARIADO

A Lei n.º 71/98, de 3 de novembro dispõe as bases do enquadramento jurídico do voluntariado em

Portugal. Este normativo legal definir como voluntariado “o conjunto de acções de interesse social e

comunitário realizadas de forma desinteressada por pessoas, no âmbito de projectos, programas e

outras formas de intervenção ao serviço dos indivíduos, das famílias e da comunidade desenvolvidos

sem fins lucrativos por entidades públicas ou privadas.”.

O acolhimento de voluntários no CCMar carece da formalização ao abrigo da lei acima mencionada.

Para um processo de voluntariado devem-se reunir os seguintes elementos:

Nome completo do voluntário

Morada fiscal completa (e de residência, caso diferente)

Números de identificação fiscal e civil

Plano de trabalhos assinado pelo supervisor/ orientador (devidamente identificado)

Localização do voluntário durante a execução dos trabalhos

Período de execução dos trabalhos

Manifestação de adesão ao seguro social voluntário por parte do voluntário

Contatos do voluntário: e-mail e telemóvel


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Indicação do centro de custos a suportar as despesas com o projeto de voluntariado.

Os custos associados ao projeto de voluntariado são da responsabilidade do CCMare incluem, desde

que resultem exclusivamente do exercício regular do trabalho voluntário e para o período de execução

do projeto de voluntariado o seguro de acidentes pessoais, a alimentação e o transporte. O voluntário

tem ainda o direito de optar pela adesão ao seguro social voluntário.

8. OVERHEADS INTERNOS

Os overheads constituem uma taxa fixa cobrada pelo CCMar a projetos, eventos, prestações de

serviços e outras atividades e cujo montante se destina a pagar gastos administrativos de gestão.

Para as prestações de serviços, estão estipuladas as várias taxas a aplicar, e cujos montantes são

imputados às receitas próprias gerais do CCMar. Estas taxas foram estipuladas na 13.ª reunião de

Direção do CCMar, realizada em 14 de julho de 2004, e que são nomeadamente as seguintes:

Tabela 2- Taxas de Overheads internos conforme a tipologia de serviço.

Tipo de serviço %

Consultoria externa 5%

Análises laboratoriais

Outros serviços similares que impliquem utilização de equipamentos

Eventos

10%

Projetos

Serviços de elevada envergadura

25%

Para os projetos de investigação prevalecem as taxas previstas nas respetivas normas de execução

financeira dos financiamentos.

A cobrança de overheads internos é efetuada através de transferências internas entre os respetivos

centros de custo.


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9. GESTÃO FINANCEIRA DE PROJETOS

A gestão financeira dos projetos de investigação é elaborada centralmente nos Serviços Financeiros do

CCMar, incentivando-se o acompanhamento por parte dos investigadores responsáveis.

Todas as alterações ocorridas no âmbito de financiamentos geridos pelo CCMar devem ser informadas

aos Serviços Financeiros com a maior brevidade possível, a contar da data da sua comunicação ao

investigador.

Através da PAD de saldos, os investigadores têm a possibilidade de consultar os saldos dos

financiamentos dos quais são responsáveis ou têm permissões para tal.

Sempre que se verifiquem alterações a nível da equipa do grupo de investigação, o respetivo

investigador responsável deverá comunicar tal alteração, por e-mail dirigido à Direção do CCMar. Os

serviços administrativos do CCMar devem igualmente tomar conhecimento destes pedidos, sendo que

o procedimento aconselhável é o envio de um e-mail ao cuidado do responsável pela gestão de projetos

do CCMar, com informação do nome completo da pessoa, tarefas em que está associado, chave pública

(se projeto FCT), CV e justificação para a entrada/saída.

Devem ainda ser comunicadas quaisquer alterações orçamentais, com indicação das rubricas de

origem e destino, respetivos montantes e justificação.

A gestão financeira dos diversos financiamentos inicia-se na instrução dos documentos em Expediente

culminando no Reporte Financeiro.

10. INTRANET

A intranet do CCMar disponibiliza informações financeiras gerais relativas aos dados institucionais, à

acessibilidade das PADs, aos documentos de consulta (tais como relatórios e regulamentos) e ainda a

formulários internos, nomeadamente aos que alude o presente manual. Estes dados estão estruturados

da seguinte forma:

Dados institucionais do CCMar

Plataformas Digitais Administrativas

Documentos e Formulários (Deslocações, Eventos, Compras)

Mecenato Científico


REV.: 25


11. NOTAS FINAIS E CONTACTOS

O presente manual é elaborado pelos Serviços Financeiros do CCMar e será objeto de revisão sempre

que se verifique alguma alteração na legislação aplicável ou nos procedimentos administrativos

internos.

Os esclarecimentos e sugestões acerca do seu conteúdo deverão ser remetidos para o e-mail

[email protected]. Os contactos dos Serviços Financeiros do CCMar são os seguintes:

Assunto Pessoa de contacto E-mail

Coordenação Geral e Apoio Cristina Inácio [email protected]

Expediente e Tesouraria Marcos Granja [email protected]

Expediente (Missões) Sónia Fialho [email protected]

Reporte Financeiro Pedro Cláudio [email protected]

Contabilidade e Faturação Claudia Monteiro [email protected]





Manual de Apoio ao Membro Procedimentos Financeiros · equipamento, centro de mergulho, escola de...

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