Manual - Cubo Sistemas

Cubo Sistemas – http://www.cubosis.com.br/

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Sistema de Ordem de Serviço Plus 4.0

Cadastros

o Clientes ............................................................................................................................................... 7

o Fornecedores ..................................................................................................................................... 7

o Funcionários ....................................................................................................................................... 7

o Usuários (Permissão de Acesso) ........................................................................................................ 8

o Produtos ............................................................................................................................................ 8

o Serviços ............................................................................................................................................. 9

o Patrimônio (Equipamentos) .............................................................................................................. 9

o Transportadoras ................................................................................................................................ 9

o Contas Bancárias ............................................................................................................................... 9

o Tipos de Pagamento .......................................................................................................................... 9

o Grupos e Localização ......................................................................................................................... 9

o Centro de Custos ............................................................................................................................... 10

o Plano de Conta .................................................................................................................................. 10


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Ordem de Serviço

o Gerência de Ordens de Serviço ......................................................................................................... 10

o Impressão de OS em branco (3 modelos) ......................................................................................... 11

o Agendamento de Visitas ................................................................................................................... 12

o Recarga de Cartucho (Módulo adicional para informáticas) ............................................................ 12

Financeiro

o Contas a Pagar / Pagas ..................................................................................................................... 12

o Contas a Receber / Recebidas .......................................................................................................... 13

o Controle de Cheques ........................................................................................................................ 13

o Crediário (Carnês) ............................................................................................................................ 13

o Débito 2 (Fiado) ............................................................................................................................... 13

o Abrir / Fechar Caixa ......................................................................................................................... 14

o Fluxo do Caixa .................................................................................................................................. 14

o Controle de Contas Bancárias .......................................................................................................... 14

o Transferência entre Contas ............................................................................................................. 14

Vendas / Compras

o Balcão de Vendas ............................................................................................................................ 14

o Requisição de Compras ................................................................................................................... 15

o Orçamento ...................................................................................................................................... 15

o Recibo Simples ................................................................................................................................ 15

o Lista de Vendas ............................................................................................................................... 15

o Lista de Compras ............................................................................................................................. 15

o Emissão de Nota Fiscal (Formulário)

Relatórios

o Resumo Mensal ............................................................................................................................... 15

o Produtos

Entrada / Saída de Produtos ............................................................................................... 16

Estoque Atual ..................................................................................................................... 16

o Clientes

Lista de Clientes / Etiquetas ............................................................................................... 16

Aniversariantes .................................................................................................................. 16

o Parcelas (Vendas do Crediário)

Parcelas Vencidas ............................................................................................................... 16

Parcelas à Receber .............................................................................................................. 16

o Ordens de Serviço

Relatório Lista ..................................................................................................................... 16

Relatório Gráfico ................................................................................................................. 16

Produtos Utilizados

Recarga de Cartuchos ......................................................................................................... 17

o Relatório de Vendas ........................................................................................................................ 17

o Relatório de Caixas .......................................................................................................................... 17


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Cadastros

•Clientes

•Fornecedores

•Funcionários

•Usuários

•Produtos

•Serviços

•Patrimônio

•Tabelas Gerais

Ordens de Serviço

•Gerência de OS

•Impressão de OS

•Agendamento de Visita

•Recarga de Cartucho

Vendas / Compras

•Balcão de Vendas

•Balcão de Vendas [PDV]

•Requisição de Compras

•Orçamento

•Emissão de Nota Fiscal

•Nota Fiscal Eletrônica

Relatórios

•Estoque Atual

•Entrada / Saída de Produtos

•Lista de Clientes

•Crediário (Vencidos / à Receber)

•Ordens de Serviço

•Vendas

•Caixa (Simples / Detalhado)

Gestão Financeira

•Contas à Pagar

•Contas à Receber

•Controle de Cheques

•Controle de Crediário

•Abrir / Fechar Caixa

•Fluxo do Caixa

•Controle de Contas Bancárias

•Transferência entre Contas


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Os benefícios de informatizar sua empresa

Fonte: http://www.informatize-se.com/

A tecnologia avança rapidamente, todos os dias, novos sistemas, softwares e equipamentos são desenvolvidos, mas

ainda existem empresas que não tem acesso à todo este benefício. Isto se deve muitas vezes por uma falta de visão

dos benefícios que a informatização da empresa pode trazer, que na maioria das vezes é compreendida como

despesa e não como investimento que traz redução de custos. Ao contrário do que se pensa, utilizar softwares de

gestão comercial/empresarial não é mais um privilégio de grandes empresas e os benefícios gerados são muitos:

Rapidez nos Processos: Trabalhar com um software integrado, que controle todos os processos de uma empresa, é

um grande diferencial para aumentar a qualidade no atendimento aos clientes. Procedimentos do dia-a-dia como a

realização de uma venda, emissão de uma nota fiscal ou a simples consulta ao saldo ou valor de um produto, acabam

se tornando tarefas corriqueiras, sem a demanda de tempo ou o que é pior, que o cliente fique aguardando muito

tempo para ter a resposta que procura. Além de rápida, segura, e correta a empresa adquire um aspecto muito mais

profissional.

Controle total do estoque (produtos): Quais são os produtos de maior giro na empresa ou aqueles que possuem um

giro insatisfatório que só estão aumentando o valor do seu estoque (leia-se despesa)? Ter um controle de estoque

eficiente e eficaz é a chave para garantir a boa saúde financeira de uma empresa. Sem um controle, é difícil saber em

quais segmentos ou produtos a empresa realmente deve investir, além do fato de não existir um controle efetivo

sobre o que realmente é vendido ou perdido. A proposta de um sistema para automatizar uma empresa comercial é

a de que o fluxo de entradas e saídas do estoque sejam um processo totalmente automáticos. Quando a empresa

efetuar uma compra de mercadorias, o lançamento da nota fiscal que acompanha o produto é o meio de alimentar o

estoque (entrada dos materiais) e o setor de contas a pagar, que recebe essas informações de forma totalmente

automatizada.

As vendas são os registros das saídas dos produtos do estoque e com isso, os saldos dos produtos seriam sempre

automáticos e reais ou então, caso houvesse alguma diferença, seria muito mais fácil de localizar onde ocorreu o

problema. Por outro lado, as vendas gerariam automaticamente o contas a receber, ou seja, de forma também

automática, a empresa pode ter o controle de tudo o que tem para receber e verificar possíveis inadimplências e

atrasos.

Maior controle financeiro: O controle financeiro através de um sistema de gestão de empresas se torna bastante

simples. A maioria das informações são provenientes dos processos de entradas e saídas de produtos (compras e

vendas) , gerando assim o financeiro. Ter o controle amplo das contas à pagar e contas à receber é uma tarefa bem

mais simples, bastando para isso gerar alguns relatórios, sem ter que se preocupar com infinitas planilhas de cálculo.

Gestão Centralizada da Informação: Com um sistema de gestão, todas as informações referentes ao negócio estão

centralizadas. Se é necessário saber o telefone ou e-mail de um fornecedor ou cliente, basta acessar o cadastro no

próprio sistema. Se é necessário saber o total das suas receitas e despesas num determinado período, basta gerar

um relatório. Quer saber qual é a previsão de recebimento da empresa para o próximo trimestre? Fácil: basta gerar

um relatório conta à receber. Com estas práticas o processo de administração fica simplificado, pois fica mais fácil e

seguro identificar o que comprar, quando comprar e se realmente vale a pena comprar.


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Diversas pesquisas apontam que as empresas depois de adotarem sistemas de gestão tiveram um aumento de

faturamento que podem variar entre 15 e 30% além de reduzir os custos entre 10 e 40%.

Os pequenos e médios empresários devem se informar sobre o benefício da informatização para empresas, deixando

de lado a crença de que a informática é mais uma despesa. Os benefícios, na verdade, são muitos e em pouco tempo

o investimento feito é recuperado, aumentando em muito as vantagens competitivas da empresa no mercado.

Porque utilizar o OS Plus em sua empresa?

Facilidade: Ao contrário da maioria dos sistemas de mercado de hoje, o OS Plus é um sistema fácil de manusear, pois

tem uma interface limpa e objetiva. Quer ver seus gastos? Vá ao menu financeiro e no sub-menu contas a pagar.

Quer saber quanto a empresa vendeu? Vá ao menu relatórios e no sub-menu relatório de vendas.

Atualizado: Sistema em constante atualização. Ouvindo nossos clientes e sabendo da real necessidade do dia a dia

de uma empresa é que ficamos sabemos o que o sistema precisa para ficar cada vez mais completo.

Ótimo custo x benefício: Sabendo da real necessidade da informatização de pequenas e médias empresas é que foi

desenvolvido o sistema. Com tecnologia moderna e em sua grande maioria gratuita você empresário pode também

automatizar os principais processos de sua empresa e controlar melhor seu faturamento e gastos.

Quer mais motivos para utilizar o OS Plus? Então pense em um sistema que integra todos os setores de sua empresa,

que controla seu estoque, suas vendas e compras, seus clientes, seu financeiro. O comercial precisa saber como

andas as vendas da empresa? Como anda os serviços executados? O financeiro precisa saber como anda os lucros e

despesas da empresa? Tudo isso o OS Plus lhe ajuda pelos diversos relatórios que o mesmo possui. Ainda não é o

suficiente? Quer reduzir custos? Então elimine a utilização excessiva de papel para controlar sua empresa. Envie

orçamentos e como está o andamento de determinado serviço via e-mail para o cliente, economizando assim em

ligações telefônicas e outros meios de comunicação.


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MANUAL RÁPIDO

CADASTROS

CLIENTES

Cadastro

Informações como nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço, telefones, são algumas das diversas informações que se pode guardar do cliente. O cadastro do cliente conta ainda com uma tabela de todas as cidades do Brasil, informando o UF (estado) você tem a lista de cidades somente daquele estado.

Uma opção interessante é o “Contrato de Manutenção”, caso a empresa trabalhe com contrato de manutenção, a mesma pode distinguir quais clientes são de contrato e quais não são.

Ainda no cadastro do cliente temos a opção de colocar uma foto do mesmo, para identificar melhor. Nessa tela ainda temos duas abas para ver quais vendas e ordens de serviço foram para determinado cliente.

Os dados do cliente podem ser utilizados nas ordens de serviço, vendas, orçamentos, contas à receber, cheques e agendamento de visitas.

Lista

Localize clientes pelo nome, apelido, endereço, cidade e estado.

Para ordenar por uma das colunas clique no titulo. A princípio a lista vem ordenada pelo “nome/razão social”, caso queira ordenar pelo endereço, por exemplo, clique na coluna “endereço” que a lista será reordenada.

Temos ainda a opção de escolher quais colunas aparecerão na lista de clientes. Ao lado do botão “Excluir Clientes”, há um botão com um ícone de uma ferramenta, clicando nele você escolhe quais colunas você quer que apareça na lista. Após escolher as colunas, clique no botão ao lado, que tem um ícone de um disquetezinho.

FORNECEDORES

Cadastro

Guarde informações sobre seus fornecedores. Nessa mesma tela ainda pode-se ter um histórico de compras de cada fornecedor.

Os dados do fornecedor são utilizados nas compras, cadastro de produtos, contas à pagar e cheques.

Lista

Localize fornecedores pela razão social, nome fantasia, endereço, cidade e estado.

Para ordenar por uma das colunas clique no titulo. A princípio a lista vem ordenada pelo “código”, caso queira ordenar pelo endereço, por exemplo, clique na coluna “endereço” que a lista será reordenada.


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FUNCIONÁRIOS

Guarde informações de seus funcionários. Escolha se o mesmo aparecerá ou não nas vendas ou ordens de serviço. Nessa mesma tela temos duas abas para ver as vendas que o funcionário realizou e as ordens de serviço que o mesmo atendeu.

USUÁRIOS

Cadastre quais os usuários que poderão acessar o sistema. Ainda nessa tela temos a opção que escolher se determinado usuário terá permissão a determinado módulo. Ex.: Caso não queira que o usuário “JOÃO” tenha acesso ao módulo de contas a pagar e contas a receber, desmarque essas opções, com isso tira-se o acesso pra esse usuário a esses módulos, ele não terá permissão para acessar.

Podemos ainda cadastrar uma dica para a senha do usuário, assim na tela de login caso o mesmo esqueça sua senha é só clicar no botão lembrete de senha.

PRODUTOS

Cadastro

Diversas informações para ter um controle maior e uma busca mais rápida quando for necessário encontrar determinado produto.

* Código – Seqüencial, porém podemos alterar para qualquer outro código.

* Descrição – Nome do produto. Evite colocar nomes repetidos, com isso lhe ajuda a localizar mais fácil na hora da venda, ou de uma ordem de serviço por exemplo.

* Grupo – Grupo que pertence o produto. Ex.: Monitores, Parafusos, Computadores.

* Localização Interna – Onde que se encontra o produto no estoque. Ex.: Prateleira 1, Gaveta A.

* Código de Barras – Caso for utilizar um leitor de código de barras para passar as vendas.

* Situação – Se o produto está ativo ou não no estoque.

* Qtde Disponível – Quanto que tem em estoque de determinado produto.

* Qtde Mínima – Qual a quantidade mínima que o produto pode ter. Com isso consegue-se tirar um relatório de todos os produtos que estão com a quantidade disponível igual ou menor que a mínima.

* ICMS, IPI e CST – Utilizado para emissão de nota fiscal.

Temos ainda um botão com um ícone de uma estrela, clicando nesse botão temos um módulo de sugestão de preço de venda baseado no IPI, ICMS, Frete, etc..

Nessa tela ainda temos duas abas, uma aba para ver as entradas e saídas de determinado produto e outra para fazer a composição do produto. Por exemplo, se é um computador, coloque a memória, a processador, o monitor, e assim por diante, isso serve para uma melhor organização na empresa.

Lista

Localize os produtos do estoque por sua descrição ou código de barras. Nessa opção é possível ainda listar somente os produtos que fazem parte de um grupo ou que estão em um determinado lugar no estoque.


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Exemplos: Quero ver todos os produtos que estão na prateleira numero A. Quero saber todos os produtos que são do grupo parafusos.

Ainda podemos dar entrada e saída de um determinando produto manualmente, bem como gerar um relatório com todos os produtos que estão abaixo da quantidade mínima. Exemplo: Preciso repor meu estoque, vou imprimir esse relatório que me mostra todos os produtos que são necessários comprar.

SERVIÇOS

Cadastre todos os serviços que sua empresa presta. Os serviços cadastrados nessa tabela são usadas para emitir orçamentos e abrir ordens de serviço.

PATRIMÔNIO (EQUIPAMENTOS)

Tabela com todas as ferramentas e equipamentos que a empresa possui. Ainda pode-se “setar” um equipamento que esteja com determinado funcionário. Exemplo: Na minha empresa o funcionário do setor técnico tem uma maleta de ferramentas (alicate, chave Philips, martelo, etc..) que é da empresa, mas que o mesmo utiliza.

É possível ainda imprimir a lista de ferramentas que um determinado funcionário é responsável, assim pode-se pedir para o mesmo assinar e arquivar na empresa.

TRANSPORTADORAS

Tabela das transportadoras para utilizar na emissão de notas fiscais de venda e compra.

CONTAS BANCÁRIAS

Tabela de contas bancárias da empresa para utilizar no módulo de controle de lançamentos bancários. (Menu Financeiro / Controle de contas bancárias).

TIPOS DE PAGAMENTO À PRAZO (CREDIÁRIO)

Tabela de formas de pagamento para o crediário. Já há algumas formas de pagamento cadastradas, porém pode-se excluir ou alterar as mesmas. Ao incluir uma forma de pagto é possível colocar a porcentagem de desconto e acréscimo, com isso ao selecionar na venda já é feito os devidos cálculos.

GRUPOS E LOCALIZAÇÃO (PRODUTOS)

Tabela de grupos para poder separar os produtos do estoque por grupos, podendo assim fazer um filtro (listar) de todos os produtos de um determinado grupo.

Tabela de localização interna é onde o produto se encontra no estoque. Parecido com o grupo, serve para filtrar todos os produtos que estão em um determinado local no estoque, na hora da venda ainda é possível saber onde o produto se encontra para pegar no estoque para o cliente.


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CENTRO DE CUSTOS

O cadastro de centro de custos serve para subdividir setores da empresa. Exemplo: centro de custos do setor de Produção: Nele estarão apenas os lucros e despesas desse setor, sendo possível gerar um relatório agrupando apenas os lançamentos desse setor. Ainda é interessante caso a empresa queira controlar os serviços de suas máquinas, cadastra-se um centro de custo para cada máquina.

PLANO DE CONTA

Cadastre seus tipos de receitas e despesas da empresa. Exemplo: vales, pagamentos de funcionários, vendas, compras, serviço de formatação, serviço de manutenção, serviço de limpeza de equipamento. Serve para melhor organizar o financeiro e serviços da empresa.

ORDEM DE SERVIÇO

Cadastro

Gerencie todos os serviços que a empresa for prestar para seus clientes. Diversas informações para o melhor controle dos serviços. Podendo gerenciar por nome do cliente, pela data, pela situação do serviço (concluído, em andamento, não atendido, ...)

* Nº da OS - Seqüencial, porém podemos alterar para qualquer outro código.

* Nome do Cliente - Selecione o cliente que já está cadastrado na tabela de clientes.

* Técnico Responsável - Funcionário responsável pelo serviço.

* Situação Atual da OS – Defina a situação da OS, se está em andamento, se já foi concluída, etc. Por padrão o sistema vem com algumas situações pré cadastradas, porém é possível incluir outras situações indo no menu cadastros / tabelas / situação ordens de serviço.

* Produtos / Peças Utilizadas – Essa aba permite escolher os produtos/peças usados na ordem de serviço. Para que a lista de produtos fique visível e selecionável, dê dois cliques na coluna abaixo de Descrição do Produto, com isso surgirá uma seta onde será possível visualizar os produtos já cadastrados no estoque. (A lista estará em ordem alfabética). As colunas código e valor unitário serão automaticamente preenchidas com a seleção do produto, cabendo o usuário determinar a quantidade utilizada. A ultima coluna dessa tabela é possível escolher dar baixa automaticamente do produto do estoque.

* Serviços Executados – Essa aba permite escolher os serviços já cadastrados no sistema. Para que a lista de serviços fique visível e selecionável, dê dois cliques na coluna abaixo de Descrição do Serviço, com isso surgirá uma seta onde será possível visualizar os serviços já cadastrados. (A lista estará em ordem alfabética). As colunas código e valor serão automaticamente preenchidas com a seleção dos serviços, cabendo o usuário determinar a quantidade. Basicamente o mesmo funcionamento de Produtos/Peças utilizadas.

* Informações Adicionais – Permite selecionar entre dois tipos de faturamento disponíveis, através de centros de custos ou plano de conta.


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* Comprovante de recebimento [via do cliente] – Esse botão localizado no cadastro da Ordem de Serviço permite gerar uma via para impressão de um comprovante de equipamentos que o solicitante deixou nas mãos da empresa.

Filtro/Busca

Para encontrar uma Ordem de Serviço na tela de lista das ordens cadastradas, use uma das opções de busca na parte inferior da tela nas opções de filtro. Porém, não esqueça, caso venha a procurar uma Ordem de Serviço que já foi concluída, desmarque a opção “Não Visualizar Concluída”, pois enquanto esta opção estiver ativa as Ordens de Serviços que tem sua situação como Concluída não aparecerão na Lista, ficarão ocultas.

Outras Opções

A tela da ordem de serviços possui além dos botões padrões para Cadastro, Exclusão e Alteração da Ordem de Serviço, também um botão chamado “Outras Opções”. Clicando nele lhe surgirá uma pequena janela com opção de envio da Ordem de Serviço por e-mail e também com a opção de faturamento da Ordem de Serviço.

Outras Opções [Envio de OS por e-mail]

Configure nome e e-mail do destinatário, também o titulo da mensagem para o envio da Ordem de Serviço selecionada. Selecionando a opção JPG o e-mail terá a OS enviada em anexo no formato imagem e não somente no corpo da mensagem. Utilize uma das opções do Outlook de acordo com a versão que você possui, lembrando que os e-mails serão enviados pelo Outlook e ele precisa estar devidamente configurado para que essa opção funcione corretamente.

Outras opções [Faturar OS]

Essa opção permite lançar os valores da Ordem de Serviço em seu financeiro, selecionando a OS e clicando na opção de “Faturar OS” uma janela com as opções surgirá na tela (Lembre-se é necessário ter um Caixa aberto). Nessa janela é possível lançar a OS à vista, (será lançada no fluxo do caixa que estiver aberto e como conta recebida no financeiro), à prazo (ficará listada como conta à receber no financeiro), no cartão (as parcelas ficarão numa tabela especifica de cartões do menu financeiro), ou no cheque (as parcelas ficarão numa tabela especifica de cheques do menu financeiro). Ainda nessa tela ao faturar a OS é possível passar a mesma para concluída.

Impressão de Modelos em Branco

O menu de impressão de Ordem de Serviço permite a escolha de um modelo, dentre os três padrões, para a impressão de uma Ordem de Serviço com finalidade de preenche-las manualmente. O modelo 2 tem itens de serviços prestados listados com caixas de marcação, para configurar o nome de cada item dessa lista,adequando-os para os tipos de serviços prestados por sua empresa, vá na opção abaixo de Imprimir OS em Branco, chamada Configurar Modelo 2.


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AGENDAMENTO DE VISITAS

Organize visitas a clientes através desse módulo. Sua empresa fechou um contrato com um cliente, e o contrato implica que você tem que fazer x visitas durante o mês ao cliente, e no fim do mês apresentar todos os serviços realizados junto com as visitas em um mesmo relatório? O OS Plus foi feito pensando nisso.

O módulo de agendamento pode-se agendar a visita para determinado cliente, imprimir a ficha do cliente junto com as observações e entregar ao técnico/vendedor/funcionário para realizar o atendimento no cliente.

RECARGA DE CARTUCHO

Módulo adicional desenvolvido para atender informáticas que trabalham com recargas de cartuchos e empresas com grande fluxo de impressões. Gerencie as recargas de cada cartucho realizadas pela empresa. O controle é feito pelo número do cartucho. Aconselha-se ao recarregar o cartucho colar uma etiqueta para identificação. Ainda na gerência de recargas pode-se imprimir um recibo simples de recarga e faturar a mesma para o módulo financeiro (conta recebida/fluxo do caixa).

FINANCEIRO CONTAS A PAGAR /PAGAS

Gerencie todas as “despesas” da empresa. Fez uma compra de um fornecedor? Lance o valor a pagar nesse módulo. Gastos da empresa como aluguel, financiamentos, combustível, pagamentos de funcionário, energia, telefone, enfim, toda despesa/saída será lançado no módulo de contas a pagar.

Separando as finanças por Centro de Custo e Planos de Conta, tem-se uma melhor organização do financeiro podendo tirar relatórios específicos.

Exemplos:

Preciso gerar um relatório de todos os pagamentos de funcionários do mês.

o Ao cadastrar uma conta de pagamento de funcionário, crie antes o plano de conta “Pagamento Funcionários”, com isso no campo plano de conta selecione o plano criado anteriormente. Assim podem-se listar os pagamentos de funcionários por um determinado período e imprimir o relatório desejado.

Preciso gerar um relatório das compras pagas a fornecedores. o Na lista de contas pagas, selecione o filtro por data de pagamento e escolha o período, após

isso clique no botão “localizar”, irá aparecer uma lista de todas as compras pagas do período escolhido, clique no botão “imprimir relatório”.

Observações importantes: como citado a cima as compras feitas pelo módulo de compras são lançadas nesse módulo assim que forem faturadas.

Agilidade: Foi pensando em agilidade no cadastro de contas que foi desenvolvido a opção de lançamentos múltiplos, assim pode-se lançar um aluguel de 12 meses, um financiamento de 24 meses apenas uma vez e não uma por uma.


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Observações importantes: ao cadastrar uma conta, estará sendo cadastrada uma CONTA A PAGAR, para passá-la para PAGA na lista de contas selecione a conta desejada e clique no botão “PAGAR CONTA”, com isso se abrirá uma janela paga faturar a conta, tendo a opção de lançar no caixa que estiver aberto ou em uma conta bancária.

Ainda para facilitar o entendimento das contas foram criadas legendas de cores para as mesmas.

o Conta em Vermelho - A conta já passou do vencimento e não foi recebida.

o Conta em Rosa - Conta a pagar que está próximo de vencer, de 1 a 3 dias do vencimento. Serve para alertar que o vencimento esta próximo. As contas passam automaticamente para essa cor quando faltarem 3 dias para o vencimento.

o Conta em Preto – Contas à pagar que ainda estão no prazo mas que não foram quitadas.

o Conta em Cinza - Conta Paga, Concluída, essas contas não estarão listadas com as contas que ainda não foram pagas, para visualizá-las é necessário fazer buscas.

CONTAS A RECEBER /RECEBIDA

O módulo de “contas a receber / recebidas” é basicamente o mesmo funcionamento que o “contas a pagar / pagas”. A diferença é que são os lucros da empresa, as entradas.

Observações importantes: vendas no dinheiro, ordens de serviço, recargas de cartucho, uma parcela de um crediário, todas as opções citadas ao serem faturadas serão lançadas no módulo financeiro de contas à pagar. A venda no dinheiro é lançada como uma conta PAGA, a ordem de serviço pode ser lançada como uma conta PAGA à vista, ou parcelada e lançada como uma conta A PAGAR, a recarga de cartucho ao ser faturado é lançada a vista como uma conta PAGA e a parcela quitada também é lançada à vista como uma conta PAGA.

CONTROLE DE CHEQUES

Controle de cheques emitidos e recebidos pela empresa. Os cheques lançados automaticamente vêm de uma venda feita no cheque ou de uma ordem de serviço faturada no cheque. Pode-se ainda tirar um relatório de cheques quitados por um determinado período.

CREDIÁRIO (CARNÊS)

Gerencie todos os débitos de clientes feitos no crediário. Ao faturar uma venda no crediário suas parcelas serão lançadas automaticamente neste módulo, podendo assim controlar o que o cliente deve.

Na parte de relatórios tem-se o relatório de parcelas que não foram pagas e que já passaram do vencimento e também das parcelas a receber, assim a empresa pode ter uma visão de quantas parcelas irá receber no mês (por um determinado período).

DÉBITO 2 (FIADO)

A forma de pagamento débito 2 foi criada para empresas que trabalham com crédito fiado, ou seja, é parecido com o crediário só que não é lançado parcelas, e sim o valor pago na venda em débito 2 na conta


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do cliente. Ao quitar o débito o mesmo entra automaticamente no fluxo do caixa e diminui do total que o cliente deve para a empresa. Nessa lista temos todos os lançamentos feitos em débito 2.

ABRIR / FECHAR CAIXA

Sempre quando for feito uma operação que envolve financeiro o sistema precisa estar com um caixa aberto.

Controle o caixa diário (abrindo no inicio do expediente e fechando no final do expediente) para ter um maior controle sobre o fluxo do caixa da empresa do dia. Ao finalizar o caixa o sistema pergunta se o usuário quer tirar um relatório impresso dos lançamentos feitos para aquele caixa.

FLUXO DO CAIXA

O módulo fluxo do caixa mostra todos os lançamentos (vendas, contas pagas, contas recebidas, ordens de serviço, ...) que foram lançados no caixa. Pode ainda realizar lançamentos manuais. Ex.: Retirada caixa despesas, valor R$ 30,00, tipo = "Saída".

CONTROLE DE CONTAS BANCÁRIAS

Controle de contas bancárias (entrada e saída), com inclusões manuais de saldo (Crédito ou Débito). Contas pagas e recebidas podem ser lançadas em contas bancárias. É possível selecionar um banco na lista (se o mesmo já estiver cadastrado previamente na aba de cadastros de contas bancárias). O campo “Saldo Atual” mostra o saldo total na conta bancária selecionada.

TRANSFERÊNCIA DE CONTA BANCÁRIA

A finalidade desse módulo é transferir um saldo do caixa para a Conta Bancária, ou da Conta Bancária para o caixa da empresa. Caso o usuário tenha mais de uma conta bancária cadastrada e com movimentações, também é possível transferir de uma conta para a outra.

VENDAS / COMPRAS BALCÃO DE VENDAS E BALCÃO DE VENDAS [PDV]

O balcão de vendas é um dos módulos de venda do sistema (já que também possui o módulo em PDV), só é possível selecionar produtos e quantidade após clicar no botão “Iniciar Venda [F2]”, com isso os produtos se tornam selecionáveis em Descrição de Produtos (a lista de produtos cadastrados no módulo de cadastro), após selecionar um (ou mais produtos com descrições diferentes), determine a quantidade da venda de tal produto (o sistema calculará o valor total automaticamente) e assim clicando no botão “Incluir Venda” para que o produto apareça na barra verde (indicando que está pronto para venda). Feito isso prossiga clicando em “Concluir Venda [F3]”. Após selecionar o botão “Concluir Venda” surgirá uma nova tela para seleção do Vendedor e Cliente, escolha também a forma de pagamento (Carnê, Débito 2, Cheque, cartão ou dinheiro).


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Lembre-se: Ao concluir a venda os produtos vendidos são retirados automaticamente do estoque, só voltarão para o estoque caso o usuário estorne a venda na lista de vendas.

Outro ponto importante é que após a venda ser feita pode-se imprimir um recibo simples e também a nota fiscal dos produtos vendidos.

REQUISIÇÃO DE COMPRAS

Parecido com o módulo de venda, só que ao invés de dar saída dos produtos vendidos esse módulo da entrada dos produtos comprados. Ainda no módulo de compras podemos faturar uma compra que será lançada no módulo “financeiro / contas a pagar”, como visto acima.

RECIBO SIMPLES

Permite a impressão de um recibo simples para qualquer fim. De forma rápida selecione o cliente, digite o valor do recibo que será preenchido automaticamente o valor por extenso. Após preenche é possível imprimir o mesmo.

ORÇAMENTO

Faça orçamento de produtos e/ou serviços para seus clientes. Pode-se ainda importar um orçamento para uma venda. O mesmo pode ser impresso em um layout bem agradável e ser entregue ao cliente.

Lembre-se: O orçamento não da baixa em estoque, somente as compras e vendas.

LISTA DE VENDAS

Como o nome já diz lista todas as vendas feitas pela empresa. Nessa opção ainda pode-se ver os produtos vendidos em cada venda, imprimir uma segunda via do recibo e também estornar uma venda (com isso os produtos voltarão automaticamente para o estoque). Pode-se ainda filtrar as vendas por um período imprimindo assim um relatório das vendas do período.

LISTA DE COMPRAS

Como a opção acima lista de vendas, a lista de compras tem por objetivo mostrar todas as compras feitas em um determinado período.

RELATÓRIOS RESUMO MENSAL

O resumo mensal permite visualizar o financeiro em um todo, ordens de serviço, cadastros, e transações de vendas no período de um mês (de sua escolha), ideal para quem necessita de uma visão geral e rápida tendo o balanço de toda a empresa em um período.


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RELATÓRIO DE ESTOQUE [ENTRADA E SAÍDA]

Relatório que tem por finalidade listar todos os produtos que saíram (vendas / ordens de serviço) e entraram (compras) no estoque. Para uma melhor visualização os lançamentos em vermelho são Entrada e verde Saída.

RELATÓRIO DE ESTOQUE ATUAL

Relatório de tudo o que tem no estoque. No final no relatório temos o total em dinheiro de compra e venda. Valor x Quantidade.

RELATÓRIO DE CLIENTES [LISTA DE CLIENTES]

Esse relatório Listará todos os clientes cadastrados sistema, sendo que os clientes estarão ordenados e terão caixas de seleção ao lado de seus dados. Marcando as caixas de seleção dos clientes desejados é possível criar uma lista desses clientes e imprimi-la ao clicar no botão LISTA. Marcando a caixa de seleção dos respectivos clientes e clicando em ETIQUETAS PEQUENAS é possível imprimir pequenas etiquetas com os dados dos clientes selecionados. Da mesma forma o botão ETIQUETAS GRANDES, com diferença apenas no tamanho das etiquetas. Lembrando ainda que há a opção SELECIONAR TUDO caso queira fazer os mesmos procedimentos para todos os clientes de sua lista de uma vez.

ANIVERSARIANTES

Lista os clientes aniversariantes do mês e do mês seguinte, tem por finalidade imprimir o relatório e entregar a uma gráfica para fazer os cartões e entregar via correios para o cliente, aumentando ainda mais a satisfação do mesmo.

PARCELAS [VENCIDAS / À RECEBER]

Esse relatório listará todas as parcelas vencidas “Crediário”, e tem a finalidade de ajudar na organização do ambiente e do processo de gestão da empresa. Da mesma forma a opção a receber listará todas as parcelas que estão a receber por um determinado período.

RELATÓRIO DE ORDENS DE SERVIÇO

O relatório de ordens de serviço tem a finalidade de facilitar a gerencia e propiciar uma visão geral de todos os serviços realizados. O relatório em Lista irá gerar uma lista com todas as OSs Cadastradas para impressão, sendo que é possível determinar quais deverão compor a lista ao selecionar as opções presentes, seja por Técnico, Data, Situação ou nome do cliente. A opção de Visitas Agendadas permite a visualização de visitas (concluídas) juntamente com as OSs pré-selecionadas. O relatório de Ordem de Serviço através de gráfico tem por finalidade fornecer dados úteis e de fácil visualização, através de legendas.


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RELATÓRIO DE RECARGA DE CARTUCHO

Lista todas as recargas de cartucho feitas por um determinado período.

RELATÓRIO DE VENDA

Com esse relatório temos uma visão geral de como andam as vendas da empresa. Pode-se ainda filtrar por um determinado período, ou até mesmo por um cliente ou vendedor.

RELATÓRIO DE CAIXA [INDIVIDUAL]

O relatório de caixa individual serve para dar visão sobre as receitas de um caixa selecionado. Escolhe-se um caixa (não precisa ser o caixa do dia), com o botão Localizar Caixa, feito isso todos os lançamentos desse caixa serão listados na tela. Os campos Despesas e Receitas automaticamente serão preenchidos de acordo com os lançamentos do caixa, e o Campo total será a diferença entre os dois. Para imprimir a lista do caixa selecionado use o botão “Imprimir Lista / Relatório”.

RELATÓRIO DE CAIXA [POR PERÍODO]

O relatório de caixa por período serve para dar visão sobre as receitas e despesas do caixa no período estipulado pelo usuário. Porém há duas opções para se gerar o relatório, Simples e Detalhado. O relatório simples é superficial e serve para uma conferencia rápida dos valores no período. O relatório detalhado listará os caixas junto com seus lançamentos.


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TELAS DO SISTEMA

Ordem de Serviço

Módulo de Backup Automático


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Contas à Pagar / Pagas

Balcão de Vendas


20

Lista de Produtos / Controle de Estoque

Módulo de Nota Fiscal Eletrônica


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Impressão de Nota Fiscal Eletrônica

(Impressa no ambiente de testes / Homologação)


22

Impressão de Orçamento


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Manual - Cubo Sistemas

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