manual – cotação eletrônica
Transcript of manual – cotação eletrônica
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 1 de 23
MANUAL COTAO ELETRNICA PARA COMPRAS NA
UG 158009 FUNDAMENTADAS NO INCISO II, ART. 24,
DA LEI 8.666/93
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
MANUAL COTAO ELETRNICA PARA COMPRAS NA UG 158009 FUDAMENTADAS NO INCISO II, ART.
24, DA LEI 8.666/93
1 Ed. de 16-07-2015
2 Ed. de 17-11-2015
REUNIO DE INFORMAES E ILUSTRAES POR:
CECOM/DCL
(41) 3888-4891 / (41) 3888-4892
ELABORAO:
Coordenadora de Compras
Diretora de Compras e Licitaes
Chefe da Seo Financeira Administrativa da PROAD
Pr-reitoria Adjunta da PROAD
COLABORAO:
Assistente em Administrao da DDI
mailto:[email protected]
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 2 de 23
Sumrio
SUMRIO ..................................................................................................................... 2
INTRODUO ........................................................................................................................... 3
1. CERTIFICAO PARA AQUISIAO DE BEM ATRAVS DA DISPENSA, ART. 24 , INCISO II,
DA LEI 8666/93. ........................................................................................................................ 4
2. INFORMAO DE DISPONIBILIDADE DE SALDO DE SUBELEMENTO DE DESPESA AT
O LIMITE DO ART. 24 , INCISO II, DA LEI 8666/93 E INFORMAO DE PROCESSO
LICITATRIO ............................................................................................................................. 4
3. SOLICITAO DO NMERO DA DISPENSA .................................................................. 5
4. DIVULGAO E OPERACIONALIZAO DO SISTEMA DE COTAO ELETRNICA NO
COMPRASNET ........................................................................................................................... 5
4.1. ACESSO AO SISTEMA .................................................................................................... 6
4.2. INCLUSO DE PEDIDO DE COTAO ELETRNICA ................................................ 7
4.2.1. INCLUIR ITEM DO PEDIDO DE COTAO ELETRNICA ................................... 10
4.3. ADJUDICAO COTAO ELETRNICA.................................................................. 17
4.4. SITUAO DOS ITENS ............................................................................................... 19
4.5. CONSULTA DE RELATRIO ...................................................................................... 20
4.6. ACOMPANHAMENTO DE COTAO ....................................................................... 21
5. INSTRUO PROCESSUAL PARA HOMOLOGAO E REGISTRO DE EMPENHO 22
6. LEGISLAO ................................................................................................................... 22
7. FLUXOGRAMA ................................................................................................................ 22
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 3 de 23
INTRODUO
A Administrao Pblica, nos ltimos anos, tem investido na busca persistente de
alternativas que promovam maior transparncia e agilidade aos processos de aquisio
de bens e servios do Governo Federal.
Nesse sentido, atravs da Portaria/MPOG n 306, de 13 de dezembro de 2001, foi
aprovada a implantao do Sistema de Cotao eletrnica de Preos, considerando: a
necessidade de dotar de maior transparncia os processos de aquisio de bens de
pequeno valor, por dispensa de licitao, com fundamento no Inciso II do Art. 24 da Lei
n 8.666, de 21 junho de 199; a necessidade de se buscar a reduo de custos, em
funo do aumento da competitividade e a necessidade de racionalizar procedimentos,
propiciando maior agilidade aos referidos processos de aquisio.
A Cotao Eletrnica de Preos, que um aplicativo disponibilizado no Portal de
Compras do Governo Federal COMPRASNET permite a aquisio de bens de pequeno
valor por intermdio de processo eletrnico na Internet. Com essa facilidade, bastar
aos servidores responsveis pelas compras efetuarem o cadastramento do pedido de
cotao com a indicao dos bens a serem adquiridos, que o sistema se incumbir de
fazer o encaminhamento dos pedidos, por correspondncia eletrnica, aos
fornecedores que se inscreveram para participar desse procedimento.
No perodo estabelecido para recebimento de propostas, no Portal de Compras
(www.comprasnet.gov.br), os fornecedores podero encaminhar suas propostas e
competir oferecendo novos lances de menor valor. Ao trmino do perodo estabelecido,
automaticamente, o Sistema efetuar o encerramento da sesso e a classificao das
propostas para adjudicao.
A cotao eletrnica se caracteriza como uma sesso pblica virtual, que
transcorrer sem interferncia do servidor responsvel pelas compras, onde a
sociedade poder observar as aquisies efetuadas pelo Governo Federal e os valores
contratados.
Desta forma, a Pr-reitoria de Administrao por meio da Diretoria de Compras e
Licitaes e da Seo Financeira Administrativa da PROAD, pensando na transparncia
pblica e nos princpios que regem a Administrao Pblica, divulga este Manual
destinado aos setores de compras das unidades usurias da UG 158009.
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 4 de 23
1. CERTIFICAO PARA AQUISIAO DE BEM ATRAVS DA DISPENSA, ART. 24 , INCISO II,
DA LEI 8666/93.
A certificao dever ser realizada pela unidade demandante de acordo com 4, do
art.1, do anexo I da Portaria/MPOG n 306, de dezembro de 2001:
4 A autoridade responsvel pelas compras deve certificar-se de que a
aquisio por dispensa de licitao, por limite de valor, no representa
fracionamento de compras que deveriam ser licitadas, podendo utilizar, a
seu critrio, os seguintes procedimentos para essa verificao:
1. efetuar estimativa do consumo anual, mediante levantamento dos
quantitativos adquiridos para um mesmo bem ou bens de uma mesma
linha de fornecimento nos ltimos doze meses;
2. calcular o valor previsto para a quantidade encontrada no levantamento,
com base em pesquisa de preo de mercado, ou com base no preo mdio
de compra registrado em controles existentes na Administrao;
3. caso o valor estimado encontrado para a estimativa anual supere o valor
estabelecido para dispensa de licitao por limite de valor, a aquisio, por
cotao eletrnica, somente poder ser efetuada em caso de insuficincia
de recursos para a aquisio do todo, devidamente justificado no processo
de que trata o inciso IV do art. 4.
No mbito do IFPR, as compras devem ser previstas no CCL Calendrio de Compras e
Licitaes atravs do envio do DOD (Documento de Oficializao da Demanda) para que
os itens comuns entre as unidades possam ser licitados de forma uniforme,
padronizada, proporcionando a economia em escala.
Desta forma, a certificao por parte da autoridade responsvel pela compra deve levar
em considerao o porqu da no aquisio do item atravs de licitao prevista no
CCL.
2. INFORMAO DE DISPONIBILIDADE DE SALDO DE SUBELEMENTO DE DESPESA AT
O LIMITE DO ART. 24 , INCISO II, DA LEI 8666/93 E INFORMAO DE PROCESSO
LICITATRIO
Para verificar se h disponibilidade de saldo de subelemento no limite do art. 24, inciso
II, da Lei 8666/93 e informao quanto a processo licitatrio necessrio o envio,
atravs de memorando eletrnico para a Coordenadoria de Compras/ DCL/PROAD
(11.07.03.03.01):
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 5 de 23
1. Justificativa fundamentada para a compra incluindo a certificao (modelo
padro);
2. Requisio de Compra;
3. Pesquisa de preos (trs no mnimo);
4. Mapa de Preo.
A CECOM/DCL informar se h o saldo solicitado e ir reserv-lo para a unidade
requisitante.
Caso a unidade no utilize o saldo dever informar a Coordenao de
Compras/DCL/PROAD de imediato.
3. SOLICITAO DO NMERO DA DISPENSA
O controle de dispensa da UG 158009 realizado pela Seo Financeira Administrativa
da PROAD (11.07.03.10.10). Para solicitar o nmero sequencial necessrio
encaminhar memorando eletrnico informando o objeto da dispensa e a unidade
requisitante.
A SEAF informar o nmero a ser utilizado.
Caso a unidade no utilize o nmero da dispensa dever informar a SEAF/PROAD de
imediato.
4. DIVULGAO E OPERACIONALIZAO DO SISTEMA DE COTAO ELETRNICA NO
COMPRASNET
O Setor de Compras da Unidade, aps seguidos os passos acima ir abrir um processo
no SIPAC e divulgar a cotao eletrnica para seleo da melhor proposta.
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 6 de 23
4.1. ACESSO AO SISTEMA
Acessar o sistema Comprasnet SIASGnet.
Em servios do Governo, SIASGNet, Divulgao de Compras.
Tela Divulgao de Compras:
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 7 de 23
4.2. INCLUSO DE PEDIDO DE COTAO ELETRNICA
Para incluir um Pedido de Cotao Eletrnica, estando na pgina principal do Mdulo
Divulgao de Compras, o usurio dever clicar no menu Pedido de Cotao e clicar
na opo Incluir Pedido de Cotao Eletrnica.
O Mdulo Divulgao de Compras solicitar a entrada dos dados, sendo que os campos
assinalados com asterisco (*) so de preenchimento obrigatrio.
Campo N da Cotao Eletrnica: Informar o nmero da Cotao Eletrnica e
selecionar o ano;
Campo Inciso do Artigo 24: Preenchimento automtico Inciso II.
Campo Nmero do Processo: Informar o nmero do processo;
Campo Valor Total Estimado da Cotao (R$): Informar o valor total do pedido.
Dever ser informado a soma de todos os itens;
Campo Quantidade de Itens: Informar a quantidade de itens do pedido;
Campo Objeto: Informar o objeto do pedido;
Na seo Responsvel pela Autorizao da Compra:
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 8 de 23
Campo CPF do Responsvel: Informar o CPF do responsvel pela Cotao
Eletrnica e clicar na lupa, para que o SIASGNet/Divulgao consulte a base da
Receita Federal e retorne o nome do usurio;
Campo Funo: Informar a funo atual do responsvel pela Cotao Eletrnica,
no caso o ordenador de despesas da unidade que realizou a certificao
conforme item 1 deste manual.
Na seo Data do Encerramento da Cotao Eletrnica:
Campo Cotao at o dia: Informar a data do encerramento da cotao da
eletrnica;
Campo s: Informar a hora do encerramento da cotao eletrnica. Devendo
ser no mnimo de 4 horas e no mximo 48 horas;
Campo Observaes Gerais: Neste campo podero ser registradas as
informaes sobre o pedido de cotao.
Exemplo:
A empresa VENCEDORA dever encaminhar proposta comercial em at 02 (duas)
horas aps o encerramento da Cotao Eletrnica para o e-mail XXXXXXXXXXXXXX.
Todo o material solicitado dever ser entregue no XXXXXXXXXXXXXXXXXX, CEP: XXXX-000
XXXXXX(PR).
Todos os custos com impostos, taxas, pedgios, fretes e demais despesas que
porventura ocorrerem sero de responsabilidade exclusiva da CONTRATADA.
Os materiais devero ser entregues no prazo de at 30 dias corridos, contados da
retirada do recebimento e da autorizao de fornecimento.
Esclarecimentos devem ser enviados exclusivamente para o endereo eletrnico
Caber ao fornecedor submeter-se s normas da Lei de Licitaes, alm de se sujeitar
s normas da Portaria n 306/2001, de suas condies gerais de contratao e dos
termos do Pedido de Cotao Eletrnica.
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 9 de 23
Aps o preenchimento dos campos, clicar no boto Salvar Pedido de Cotao.
O Mdulo Divulgao apresentar a seguinte mensagem: O Pedido de Cotao
Eletrnica foi includo
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 10 de 23
4.2.1. Incluir Item do Pedido de Cotao Eletrnica
Clique no boto Itens no final da tela para incluir o(s) item(ns).
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 11 de 23
Ao clicar no boto Itens, o Mdulo Divulgao apresentar os dados do Pedido de
Cotao Eletrnica includo (rgo, UASG, N da Cotao Eletrnica, Quantidade de
Itens e Total de Itens Includos).
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 12 de 23
Aps clicar no boto Incluir Item, o Mdulo Divulgao de Compras disponibilizar tela
para o preenchimento dos campos relativos aos itens.
Exemplo:
Campo Tipo de Item: Preenchimento automtico - Material;
Campo Cdigo do Item: Informar o cdigo do item e clicar na lupa localizada ao
lado do campo, para que os prximos campos, Descrio do item e Descrio
Detalhada, sejam preenchidos automaticamente. Caso o usurio no saiba o
cdigo do item dever preencher o campo Descrio do item e clicar na lupa;
Campo Descrio do item: Informar uma palavra chave da descrio do item, por
exemplo: cartucho toner, e clicar na lupa. O Mdulo Divulgao ir trazer todos
os itens, cuja descrio tenha a palavra chave informada.
Localizando o item desejado o usurio dever clicar no boto Selecionar;
Campo Descrio Detalhada: Preenchimento automtico para os Cdigos com
numerao acima de 200.000;
Campo Quantidade: Informar a quantidade do item;
Campo Unidade de Fornecimento: Informar a unidade de fornecimento
correspondente de acordo com os catlogos, caso o SIASGNet no a carregue
automaticamente. Exemplo: Unidade, metro, litro, caixa etc.
Campo Valor Total Estimado (R$): Informar o valor total estimado do item;
Na seo Entrega do Item
Campo Prazo de Entrega do Item: Informar a quantidade de dias para a entrega
do item;
Campo Logradouro: Informar o endereo onde ser entregue o item;
Campo Bairro: Informar o bairro onde ser entregue o item;
Campo Cdigo do Municpio: Preenchimento automtico de acordo com a UASG,
podendo ser alterado se necessrio.
Campo Municpio/UF: Preenchimento automtico de acordo com a UASG.
Aps o preenchimento dos campos acima, clicar no boto Salvar Item.
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 13 de 23
Ao clicar no boto Salvar Item, o Mdulo Divulgao de Compra apresentar a
seguinte mensagem: O item do Pedido de Cotao foi includo.
Observe que o Mdulo Divulgao de Compras informa a quantidade informada de
itens e quantos itens j foram includos. possvel tambm incluir um novo item e
excluir item, caso necessrio.
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 14 de 23
Para visualizar os itens includos, clicar no boto Itens do Pedido de Cotao , caso seja
necessrio o Mdulo Divulgao de Compra a opo de Alterar.
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 15 de 23
Para excluir item, clicar em Alterar ao lado direito do item desejado.
Depois em Excluir Item.
Concludo a incluso dos itens, o usurio dever divulgar o pedido de Cotao
Eletrnica. Para isto, clicar no boto Pedido de Cotao.
Aps clicar no boto Pedido de Cotao, o Mdulo Divulgao de Compras exibir os
botes:
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 16 de 23
Salvar Pedido de Cotao: Se houve alteraes nos dados do pedido de cotao
eletrnica, o usurio dever clicar novamente no boto;
Excluir Pedido de Cotao: Exclui todos os dados e os itens includos no pedido
de cotao eletrnica;
Divulgar Pedido de Cotao Eletrnica no ComprasNet: Divulga o pedido de
cotao Eletrnica no Comprasnet.
Para divulgar o pedido de Cotao Eletrnica no Comprasnet, o usurio dever clicar no
boto Divulgar Pedido de Cotao Eletrnica no ComprasNet.
Aps clicar no boto Divulgar Pedido de Cotao Eletrnica no ComprasNet, o Mdulo
Divulgao ir trazer uma tela com as informaes bsicas da cotao para validao
pelo usurio. Aps esta validao dos dados, o usurio dever clicar novamente no
boto Divulgar Pedido de Cotao Eletrnica no ComprasNet.
Aps clicar no boto Divulgar Pedido de Cotao no ComprasNet, o Mdulo
Divulgao de Compras disponibilizar a mensagem com o seguinte questionamento:
Confirma que este Pedido de Cotao Eletrnica est pronto para ser Divulgado no
ComprasNet na data de dd/mm/aaaa?. O usurio dever clicar no boto OK;
Aps clicar no boto OK, o Mdulo Divulgao de Compras exibir a mensagem: Este
Pedido de Cotao Eletrnica estar disponvel no ComprasNet na data de
dd/mm/aaaa, a partir das 08:00.
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 17 de 23
4.3. ADJUDICAO COTAO ELETRNICA
Depois de finalizado o prazo de encerramento divulgado anteriormente no mdulo
Divulgao de Compras, o usurio dever efetuar login no Portal do Comprasnet,
acessando o Mdulo Cotao Eletrnica e clicar em Adjudicar.
E efetuar a seleo da Cotao Eletrnica.
Aps selecionar a Cotao Eletrnica, ir aparecer uma tela com os itens da cotao
bem como a situao em que se encontra este item. Para adjudicar o usurio dever
clicar na descrio do item, que est sublinhada.
Aps clicar no item, o Mdulo de Compras, mostrar uma tela, na qual estaro todas as
informaes do referido item e apresentar individualmente em colunas: o CNPJ, Razo
Social/Nome, Lance/Proposta R$, Data/Hora do Lance/Proposta, Valor Negociado e
Declarao.
O usurio deve clicar na caixa de seleo ao lado do CNPJ da proposta vencedora, bem
como preencher a justificativa e ativar a caixa de seleo da Declarao:
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 18 de 23
Declaro que o fornecedor selecionado acima possui regularidade fiscal, tendo apresentado
as certides do INSS, SRF, PGFN e FGTS.
Obs.: Caso for negociado o valor, preencher o mesmo no campo Valor Negociado R$.
Depois de selecionado estes campos, clicar em Adjudicar. Aps, o Mdulo Divulgao
de Compra apresentar a seguinte mensagem: Caso deseje adjudicar para o fornecedor
selecionado clique em OK, caso contrrio clique em CANCELAR.
Caso seja confirmada a solicitao, clicando o OK, o Mdulo Divulgao de Compra
apresentar a seguinte mensagem: Item adjudicado com sucesso.
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 19 de 23
4.4. SITUAO DOS ITENS
Caso deseje consultar a situao dos itens da Cotao Eletrnica, ir ao Menu Adjudicar
itens da Cotao Eletrnica, e aps a seleo da Cotao, ser demonstrado a situao
dos itens, conforme figura abaixo.
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 20 de 23
4.5. CONSULTA DE RELATRIO
Para imprimir o Relatrio de Classificao dos Fornecedores, ir ao Menu Cotao
Eletrnica, e em seguida Consultar Relatrio.
Aps clicar no boto Consultar Relatrios, o Mdulo Divulgao ir trazer uma tela
com os seguintes dados: Cdigo UASG, Nmero, Perodo, UF, Cotao por ICMS. Aps
preenchimento do Cdigo UASG e do Nmero, o usurio dever clicar no boto OK,
conforme descrito abaixo.
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 21 de 23
Aps a seleo da Cotao ser gerado o Relatrio de Classificao de Fornecedores
que dever ser impresso e anexo ao processo.
4.6. Acompanhamento de cotao
Para acompanhar a Cotao, ir ao Menu Cotao Eletrnica, e em seguida Todas em
Andamento.
Aps clicar no boto Todas em Andamento, o Mdulo Divulgao ir trazer uma tela
com as cotaes eletrnicas com sesso pblica encerrada.
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 22 de 23
5. INSTRUO PROCESSUAL PARA HOMOLOGAO E REGISTRO DE EMPENHO
A instruo processual dever conter, de acordo com o art.4, do anexo IV da
Portaria/MPOG n 306, de dezembro de 2001, e as normas do IFPR:
1. Motivao de abertura do processo com cincia e aprovao do ordenador de
despesas;
2. Justificativa (modelo padro) fundamentada para a compra incluindo a
certificao;
3. Requisio de Compra (modelo padro);
4. Pesquisa de preos (trs no mnimo);
5. Mapa de Preo (modelo padro);
6. Informao da CECOM/DCL quanto ao subelemento e processo licitatrio;
7. Informao da SEAF/PROAD quanto ao nmero da dispensa;
8. Pedido de Cotao Eletrnica de Preos emitido pelo Sistema;
9. Proposta mais vantajosa;
10. Documentao da empresa vencedora: SICAF/ declarao de inexistncia de fato
impeditivo/ CNDT;
11. Relatrio de classificao dos fornecedores participantes da cotao;
12. Despacho de adjudicao do objeto extrado do Relatrio;
13. Informao da Coordenao de Compras/DCL do valor que foi realmente
utilizado na dispensa aps finalizada a cotao eletrnica;
14. Solicitao a PROAD (11.07.03) para homologao da cotao eletrnica;
15. IDO e SRE.
Devidamente instrudo o processo o mesmo deve ser tramitado a PROAD para
homologao e registro de empenho.
6. LEGISLAO
- Lei 8666/93
- Portaria/MPGO n 306, de 13 de dezembro de 2011.
7. FLUXOGRAMA
-
SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
INSTITUTO FEDERAL DO PARAN
Pgina 23 de 23