CENTRO UNIVERSITRIO CAMPOS DE ANDRADE UNIANDRADE CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO

Manual de Correspondncias em Portugus, Ingls e Espanhol

Curitiba Setembro/2005

"No h virtude nem vitria mais bela do que comandar e vencer a si prprio.

H. W. Beecher

ApresentaoOdo saber. Curso de Secretariado Executivo do Centro Universitrio Campos de Andrade UNIANDRADE, traz em seu currculo conhecimentos de diferentes reas

Neste

contexto, a criatividade foi estimulada s acadmicas com o

propsito de realizar um opsculo sobre correspondncias.

Inserimos,secretarial.

neste manual, alguns modelos de correspondncias que

podem servir de apoio na realizao das atividades pertinentes a profisso

Este

trabalho foi elaborado com muito carinho para compartilhar com

voc e contou com o apoio das professoras Marlene de Oliveira Redao Empresarial, Mrcia Batista Ingls e Emrita Mayer Espanhol, as quais acreditaram no talento das acadmicas seguido, para chegarmos at aqui. e delinearam o melhor caminho a ser

Muito obrigada.

Ana Carolina Nascimento Lucilaine Flor Ferreira Sinclia Lima de Proena Tnia Mara Melo Medeiros Alunas Secretariado,Set/05 do 8 Perodo de

SUMRIOParte 1............................................................................... Erro! Indicador no definido. Modelo 01 Carta Curriculum Estagiria ....................................... 16 Modelo 02 Carta Curriculum Profissional ................................... 17 Modelo 03 Carta Governador................................................................. 18 Modelo 04 Carta Prefeito..................................................................... 19 Modelo 05 Carta Convite ....................................................................... 20 Modelo 06 Carta Agradecimento .......................................................... 21 Modelo 07 Carta Comunicado Mudana Endereo............................. 22 Modelo 08 Carta Circular..................................................................... 23 Modelo 10 Modelo Memorando............................................................... 25 Modelo 11 Modelo Comunicado............................................................. 26 Parte 2............................................................................... Erro! Indicador no definido. Example 01 Note...................................................................................... 28 Example 02 Invitation State Governor ......................................... 29 Example 03 Letter.................................................................................. 30 Example 04 Memorandum ......................................................................... 31 Example 05 E-mail 1 ............................................................................. 32 Example 06 E-mail 2 ............................................................................. 33 Example 07 Statement ........................................................................... 34 Example 08 Statement 1 ....................................................................... 35 Example 09 Certification................................................................... 36 Example 10 Certification 1............................................................... 37 Example 11 Declaration ....................................................................... 38 Example 12 Declaration 1................................................................... 39 Example 13 Authorization................................................................... 40 Example 14 Authorization 1............................................................... 41 Parte 3............................................................................... Erro! Indicador no definido. Modelo Modelo Modelo Modelo Modelo Modelo Modelo Modelo Modelo 15 16 17 18 19 20 21 22 22 Invitacin Gobernador.................................................. 45 Carta Comercial................................................................. 46 Carta Felicitaciones ...................................................... 47 Carta Cliente..................................................................... 48 E-mail.................................................................................... 49 E-mail 1 ............................................................................. 50 Memorando ........................................................................... 51 Memorando 1 ....................................................................... 52 Billete de recado .......................................................... 53

INTRODUO

A profisso de Secretrio Executivo tornou-se imprescindvel nas organizaes atuais. Dizia-se que no ano 2000 , no Sculo XXI a profisso de secretrio deixaria de existir, mas ao contrrio esse profissional conquistou mais espao nas atividades empresariais, utilizando o tempo que sobrou das atividades operacionais devido ao uso da tecnologia atual, para participar ativamente das empresas como agente de captao de oportunidades de negcios, muitas vezes representando seu prprio executivo e sua empresa.

A correspondncia, mais precisamente a redao empresarial sempre teve muita importncia nos mundos dos negcios. Os contatos estabelecidos por meio de documentos escritos, so uma necessidade.O homem um ser de comunicao e vive permanentemente em contato. Troca de impresses, sentimentos e mesmo de informaes, atravs de sua postura, de suas atitudes. Sua postura, gestos, indumentria, expresses fisionmicas refletem estados anmicos, emitem sinais, passam ao meio circundante as mais diversas informaes. a comunicao no verbal, sinais, gestos, cores, sons, rudos. A comunicao a maneira funcional de testar nossas idias, fixando-as por escrito. No mbito da cincia da linguagem, a lngua falada o objeto de estudo. A linguagem oral vem antes. a forma primeira. S mais tarde, na escola, que nos habilitamos comunicao por escrito. A lngua escrita uma necessidade. Como diziam os latinos, as palavras voam, somente a escrita fica.Praticamente todas as pessoas que trabalham tm de escrever, desde cartas a clientes, memorandos para colegas, relatrios e pedidos at cartas de referncias, manuais, boletins, afora as sugestes que devem ser deixadas na caixa especfica para isso. Alguns tipos de documentos profissionais, so altamente formais, outros so extremamente informais: emails internos por exemplo. Mas a maior parte do que atualmente se espera receber por escrito no mundo dos negcios pertence categoria dos textos gerais que devem ser , mais organizados e prximos da boa gramtica e da boa construo do

que a fala, mas que nem de perto so to rgidos e limitados por convenes de textos legais ou cientficos. No obstante, todas as peas escritas deveriam ser boas o bastante para passar pelos seguintes testes. Profa Msc Marlene de Oliveira

Dicas de como escrever melhorS voc sabe o quanto importante escrever bem. Escrever bem saber expressar idias claras, rpida e persuasivamente. Uma boa

redao revela a capacidade de raciocnio e esforo pessoal mesmo para aqueles que tem mais facilidade. TENHA SEMPRE EM MENTE QUE O TEMPO DO LEITOR LIMITADO O que voc escrever deve ser entendido na primeira leitura. Se voc quiser que seu trabalho seja lido e analisado por seus superiores, seja breve. Quanto menor o texto, maior a chance de ser lido por eles. Durante a 2 Guerra Mundial, nenhum documento com mais de uma pgina chegava mesa de Churchill.

SAIBA AONDE VOC QUER CHEGAR Antes de redigir, faa um esboo, listando e organizando suas idias e argumentos. Ele lhe ajudar a no se desviar da questo central. Comece pargrafos importantes com sentenas-chave, que indiquem o que vir em seguida. Conclua com um pargrafo resumido.

TORNE A LEITURA FCIL E AGRADVEL Os pargrafos e sentenas curtos so mais fceis de ler do que os longos. Mande telegramas, no romances. Para enfatizar, sublinhe sentenas e enumere os pontos principais.

SEJA DIRETO Sempre que possvel, use a voz ativa. Voz passiva Estamos preocupados com que nosso projeto no seja aprovado, o que poderia afetar negativamente nossa fatia de mercado . Voz ativa Acreditamos que esse projeto necessrio para manter nossa fatia de mercado . Evite CLICHS. Use suas prprias palavras.

Clich o ltimo, mas no menos importante ... Direto por ltimo ...

EVITE O USO DE ADVRBIOS VAGOS E no esclarecedores, como muito , pouco , razoavelmente . Vago o projeto est um pouco atrasado. Direto o projeto est uma semana atrasado.

USE UMA LINGUAGEM SIMPLES E DIRETA. Evite o jargo tcnico e prefira as palavras conhecidas. No esnobe o seu portugus. Jargo Input, Output. Portugus comum fatos/informaes, resultados.

ACHE A PALAVRA CERTA Use palavras que conhea exatamente o significado. Aprenda a consultar o dicionrio para evitar confuses. Palavras mal-empregadas so detectadas por um bom leitor e depem contra voc.

NO COMETA ERROS DE ORTOGRAFIA. Em caso de dvida, consulte o dicionrio ou pea a algum para revisar o seu trabalho. Uma redao incorreta pode indicar negligncia de sua parte e impressionar mal o leitor.

NO EXAGERE NA ELABORAO DA MENSAGEM. Escreva somente o necessrio, procurando condensar a informao. Seja sucinto, sem excluir nenhum ponto-chave.

ATAQUE O PROBLEMA.

Diga o que voc pensa sem rodeios. Escreva com simplicidade, naturalidade e confiana.

EVITE PALAVRAS DESNECESSRIAS. Escreva o essencial. Revise e simplifique. No escreva: plano de ao, fazer um debate, estudar em profundidade no evento de, com o propsito de, a nvel de diretoria. Escreva: plano, debater, estudar, se, para, pela diretoria.

EVITE ABREVIAES, SIGLAS E SMBOLOS O leitor pode no conhec-los.

NO SE CONTENTE COM O PRIMEIRO RASCUNHO. Reescreva. Revise. Acima de tudo, corte. Quando se tratar de um trabalho importante, faa uma pausa, entre o primeiro e o segundo rascunho, de pelo menos uma noite. Volte a ele com um olhar crtico e imparcial.

PEA A UM COLEGA PARA REVISAR SEUS TRABALHOS MAIS IMPORTANTES. E d total liberdade para comentrios e sugestes.

GLOSSARIO

01 e-mailConceito: O e-mail (electronic mail: correio eletrnico) uma mensagem enviada por

computador, sem a necessidade de papel. Texto produzido especificamente para compor mensagem a ser enviada ao destinatrio. Assume o formato de recado,

comunicado, bilhete, carta, variando o grau de formalidade de acordo especialmente com o destinatrio e a finalidade da mensagem.

02 - OfcioConceito: Ofcio: a forma de comunicao escrita dos rgos pblicos. uma correspondncia oficial, uma carta por meio da qual se comunicam as autoridades dos Trs Poderes: Executivo, Legislativo e Judicirio.

Papel: Ofcio

03 Carta ComercialConceito: Carta Comercial: um meio que as empresas utilizam para se comunicar por escrito. Essa denominao abrange tanto a correspondncia das empresas comerciais quanto ao setor da indstria e dos servios. A carta comercial tambm denominada de carta empresarial. Papel: A4 Margem superior 3,0cm, margem inferior 2,0 cm, margem esquerda 2,0 cm e direita 3,0cm

04 RequerimentoConceito: Requerimento: um meio pelo qual pessoas e entidades pedem algo a uma autoridade pblica. Papel: Ofcio Margem superior 3,0cm, margem inferior 2,0 cm, margem esquerda 2,0 cm e direita 3,0cm

05 MemorandoConceito: Memorando: utilizadotanto pelo servio pblico como pela iniciativa privada. uma correspondncia simples, uma minicarta. Trata de assuntos rotineiro. Pode ser: interno dirigidos a setores da mesma organizao; externo utilizado como meio de correspondncia externa; empresarial utilizado por entidades privadas e oficial utilizado por rgos pblicos. Papel: A4 Margem superior 3,0cm, margem inferior 2,0 cm, margem esquerda 2,0 cm e margem direita 2,0.

06 EditalConceito: Edital: a cientificao ou ordem, afixada em lugar pblico ou publicada no Dirio Oficial ou no principal jornal da localidade. privativo de rgos estatais. Papel: A4 Margem superior 3,0cm, margem inferior 2,0 cm, margem esquerda 2,0 cm e direita 3,0cm

09 ConvitesConceito: Convite: compe um dos itens de maior importncia de um evento, atravs dele, pela sua apresentao, j podemos antever que tipo de acontecimento ser. o carto de visitasde uma solenidade. Papel: Tanto o papel quanto o tamanho dependero do tipo da cerimnia

Dicas Bsicas de Portugus 1 Oxtona = Palavra cuja silaba tnica a ltima. So acentuadas as palavras terminadas em: a, e, o, em (seguidas ou no de s) jac, jacs, caf, bebs, cips, abrics, algum, parabns...

2 Paroxtona = Palavra em que a slaba tnica a penltima. Acentuam-se as palavras terminadas em: um, uns, i, is, us: lbum, lbuns, jri, lpis... L, n, r, , s, o, os, x, ps: nvel, abdmen, revlver, rf, rfs, rgo, trax, bceps...

No acentuar prefixos terminados em i, r: semi-histrico, super-homem...

3 Proparoxtona = o acento recai sobre a antepenltima que a slaba tnica. Acentuamse todas as palavras proparoxtonas, no importa como elas terminem: lmpada, rabe, slaba, esplndido...

4 Ditongo = Quando duas vogais permanecem na mesma slaba.

Acentuar o e dos ditongos abertos: i, is, u, us, is, e o das slabas tnicas: e o u ge, gi, qe, qi: dispnia, anis, chapus, paranico, lcoois, arges, obliqes, obliqe... Acentuar a slaba tnica das palavras terminadas em ditongo crescente: gua, tnue, rea, ureo, vrias, espcie, lrio, mgoa...

5 Hiato = Quando uma das vogais vai para a outra slaba.

Acentuar , s, u, us no iniciais, quando constiturem slaba tnica no seguida de nh: a, bas, balastre, cime, cares, Juzes, saa. No acentue: ia, ainda, juiz, rainha, sair, adail... Acentuar o primeiro do hiato o-o, se ele for tnico: abeno, vos. No acentue: pessoa, o boa, canoa, lagoa... Acentuar o primeiro do hiato e-e dos verbos crer, dar, ler, ver. Ex.: crem, dem, lem, e vem. Vrgula Quando devemos usar:

No interior da orao: Para separar elementos que exeram a mesma funo sinttica, quando no vm unidos pelas conjunes e, ou e nem. Ex.: Ela tinha um chefe inteligente, dinmico, extremamente competente. ? Para separar elementos que exeram funes sintticas diversas, geralmente com a finalidade de real-los. Em particular, a vrgula usada: para isolar o aposto, ou qualquer elemento de valor meramente explicativo: Ex.: Cludia, alegre, dava pulos de alegria. para isolar o invocativo: Ex.: - Que caderno lindo, Adriana! para isolar elementos repetidos: Ex.: Aceite, aceite dizia Mary seno eu vou ficar chateada. para isolar o adjunto adverbial antecipado: Ex.: Durante o dia, Ricardo e Renato trabalham incessantemente. ? Para separar, na datao de um escrito, o nome do lugar: Ex: So Paulo, 3 de outubro de 1939.

? Para indicar a supresso de uma palavra ou de um grupo de palavras: Ex: Thais estuda francs; eu, ingls.

Entre oraes: ? Para separar as oraes coordenadas assindticas: Ex: Chegou a hora do almoo, acabou a energia, veio a tempestade, forte como nunca. ? Para separar as oraes coordenadas sindticas, salvo as introduzidas pela conjuno e: Ex: Faa rapidamente, pois estamos atrasados. ? Para isolar as oraes intercaladas: Ex: Se a secretria foi excelente, pensei comigo, por que no premi-la? ? Para isolar as oraes subordinadas adjetivas explicativas: Ex: Ele, que era um timo chefe, deixaria a empresa em poucos dias. ? Para separar oraes subordinadas adverbiais, principalmente quando antepostas principal: Ex: Se ela tivesse prestado ateno, no teria que perguntar novamente. ? Para separar as oraes reduzidas de infinitivo, de gerndio e de particpio, quando equivalentes a oraes adverbiais: Ex: Cansada, foi para casa.

Crase Quando h crase Quando no h crase

1- Antes de substantivo feminino que 1- Antes de substantivo masculino. exija artigo. 2- Antes de nome de cidade com qualificao. 2- Antes de substantivo feminino tomado em sentido genrico ou indeterminado. 3- Antes do artigo indefinido uma .

3- Antes de numeral quando indica hora. 4- Antes de substantivos repetidos, nas 4- Antes de substantivos (masculino ou feminino) de palavras subentendidas. locues adverbiais. 5- Antes de verbos.

5- Nas locues adverbiais, prepositivas 6- Antes de pronomes pessoais que no e conjuntivas. admitem artigo.

6- Na contrao de preposio antes 7- Quando usar a palavra distncia, exceto dos pronomes demonstrativos. se vier determinada. 8- Antes de nome prprio de pessoa clebre.

Modos de escrever o porqu 1- Por qu: usar no final da frase quando significar por que motivo: Cntia, voc no quis o meu beijo por qu? 2- Porqu: usar quando significar o motivo. Neste caso substantivo e admite vir precedido de artigo: Papai me bateu e eu no sei o porqu. 3- Por que: usa-se em frases interrogativas diretas e indiretas. Quando significar pelo(a) qual, pelos(as) quais, por que motivo: Por que voc no veio a minha casa ontem? 4- Porque: quando aparecer explicando, dando uma causa e significar porquanto: No fui ao parque, porque choveu.

Modelos de CorrespondnciasEm Portugus

Modelo 01 Carta Curriculum Estagiria

Curitiba, 17 de agosto de 2004.

Indstria Floral S/A Ateno ao Departamento de RH Curitiba-PR

Prezados Senhores:

Aluna do 5. Perodo do curso de Secretariado Executivo em busca de aperfeioar seus conhecimentos procura oportunidade de estgio.

A Indstria Floral S/A por ser a maior e melhor no ramo de produtos qumicos do Sul do pas, certamente proporcionar base slida para meu crescimento profissional.

Tenho disponibilidade para incio imediato em perodo integral. No aguardo de um breve contato para agendarmos uma entrevista pessoal, onde apresentarei maiores detalhes de minhas qualificaes.

Atenciosamente

Emily Louise Mueller

Modelo 02 Carta Curriculum Profissional

Curitiba, 23 de agosto de 2004.

Indstria Mxico S/A Ateno ao Departamento de RH Curitiba-PR

Prezados Senhores:

Secretria Executiva, dinmica em busca de uma oportunidade para demonstrar habilidades e eficincia em sua empresa, que se encontra em franca expanso.

Tenho 26 anos, conclu o curso de Secretariado Executivo em 2000, sou uma profissional consciente, capaz de trabalhar em equipe ou individualmente. Dinmica, organizada e de fcil adaptao a mudanas. Reno cinco anos de experincia, com seriedade, comprometimento e reconhecida competncia. Tenho grande interesse em trabalhar para sua companhia que maior no ramo de telecomunicaes no sul do pas.

No aguardo de um breve contato para agendarmos uma entrevista pessoal, para apresentar maiores detalhes de minhas qualificaes e o quanto serei til aos negcios desta empresa.

Atenciosamente

Tnia Mara Medeiros

Modelo 03 Carta Governador

Curitiba, 24 de agosto de 2004.

Excelentssimo Senhor Roberto Requio Governador do Estado do Paran

Senhor Governador:

Muito nos honra convidar Vossa Excelncia para participar da solenidade de inaugurao da Fazendo Festa & Cerimnia, empresa inovadora em organizao de eventos.

A cerimnia de inaugurao realizar-se- na prpria sede da Fazendo Festa & Cerimnia, a rua das Flores, 900 Alto da Glria, com incio previsto para as 20h, do dia 10 de setembro. Gentileza confirmar presena pelo telefone 364-1913, com Ana Carolina, at o dia 31 de agosto. A presena de Vossa Excelncia agregar maior valor ao evento.

Atenciosamente,

Lucilaine Flor Ferreira Diretora Comercial

Modelo 04 Carta Prefeito

Curitiba, 19 de agosto de 2004.

Excelentssimo Senhor Cssio Taniguchi Prefeito da Cidade de Curitiba

Senhor Prefeito:

Muito nos honra convidar Vossa Excelncia, para participar da cerimnia de abertura da Expo Secretria 2005 do Centro Universitrio Campos de Andrade Uniandrade, que busca excelncia no ensino do curso de Secretariado Executivo.

A abertura se realizar no Curitiba Center Art, Rua Mal. Deodoro, 1908 - Alto da XV, com incio as 17h, do dia 30 de setembro de 2005. A presena de Vossa Excelncia em muito enaltecer e agregar valores ao nosso evento. Gentileza confirmar presena pelo telefone 41- 274-0000, com Daniela Skrepec, at o dia 22 de setembro de 2005. Atenciosamente,

Marlene de Oliveira Coordenadora

Modelo 05 Carta Convite

Curitiba, 24 de agosto de 2004.

Chegou em Curitiba o brilho para seu evento.Prezado Senhor:

Convidamos para inaugurao da Fazendo Festa & Cerimnia, o mais novo espao especializado em realizao de eventos em Curitiba.

A solenidade de inaugurao ser no dia 10 de setembro, s 20h, na sede da Fazendo Festa & Cerimnia, Rua das Flores, 900 Alto da Glria. Gentileza confirmar presena pelo telefone 364-1913, com Ana Carolina, at o dia 31 de agosto. Sua presena fundamental para o sucesso do nosso evento.

Atenciosamente,

Tnia Mara Melo Medeiros Diretora de Eventos

Modelo 06 Carta Agradecimento

Curitiba, 30 de setembro de 2004.

Prezado Senhor:

Apresentamos nossos mais sinceros cumprimentos pela sua presena em nossa solenidade de inaugurao realizada no dia 10 de setembro.

Acontecimento que representa motivo de satisfao e orgulho para a nossa empresa.

Encaminhamos para sua apreciao um folder da Fazendo Festa & Cerimnia, e outro para ser entregue como recomendao a um amigo. Muito obrigada, sua presena abrilhantou o nosso evento.

Atenciosamente,

Tnia Mara Melo Medeiros Diretora de Eventos

Modelo 07 Carta Comunicado Mudana Endereo

Curitiba, 24 de agosto de 2004.

Agora do Brasil Ltda

Prezados Senhores:

Comunicamos que partir de 15 de outubro de 2004, estaremos atendendo em nossa nova sede, situada na:

Rua das Flores, 1500 Bairro Alto da Glria Curitiba PR. 80060-010 Telefone: 41 362-1214

Aguardamos sua visita para conhecer nossas novas instalaes.

Atenciosamente,

Tnia Mara Melo Medeiros Departamento Comercial

Modelo 08 Carta Circular

CIRCULAR DRH n 010/04

Comunicamos que a partir do ms de outubro, horrio de expediente passar a ser o seguinte:

2 a 6 feira - das 8h s 100 Sbados - das 8h s 13h

Atenciosamente,

Ana Carolina Nascimento Gerente de RH

Modelo 09 Carta Agradecimento Convite Pessoal

Curitiba, 14 de setembro de 2004.

Prezado amigo Rafael:

Muito me honrou o recebimento do convite de casamento de sua encantadora e dileta filha Marjori, pelo que agradeo imensamente. Por compromissos profissionais assumidos no exterior, no poderei comparecer a esta belssima cerimnia, mas rogo a Deus que abenoe o jovem casal e desenhe para eles um destino de sade, amor e felicidades.

Um grande e fraterno abrao extensivo a famlia.

Cordialmente,

Sinclia Lima Proena

Modelo 10 Modelo Memorando

MEMORANDO

Memo n. 305/2004 Data: 16-11-2004 De: Recursos Humanos Para: Todos os Funcionrios Assunto: Horrio de Expediente para o Natal

Comunicamos que, conforme determinao da Diretoria-Geral, o horrio de expediente ser alterado em conformidade com as festividades do Natal. Dias 22 e 23-12 - das 8h s 15h Dia 24-12 - no haver expediente

Grato,

Sergio Caldas Gerncia de RH

Modelo 11 Modelo Comunicado

COMUNICADO N. 209/2004

HORRIO DE EXPEDIENTE DE NATAL

A Fazendo Festa & Cerimnia Ltda, comunica aos clientes o horrio de expediente para o Natal: Dias 22 e 23-12 - das 8h s 15h Dia 24-12 - no haver expediente

Desejamos a todos os nossos clientes um Feliz Natal e um 2005 com sucesso e paz.

Curitiba, 16 de novembro de 2004.

Plnio Pessoa Presidente

EXAMPLES IN ENGLISH

Example 01 Note

Date: From: To: Subject:

February 24th, 2005 Mrs. Medeiros Mr. Henning Meeting about salary raise

Mrs. Medeiros asked you to call her back as soon as possible.

Example 02 Invitation State Governor

Curitiba, March 22nd 2005.

Your Excellency Mr. Roberto Requio Paran State Governor

We are pleased to invite you to participate of the Executive Secretary Course s Graduation Ceremony. The ceremony will take place on September 10th at the Guara Theater, 900 Flores Street, at 8:00 p.m..

Please confirm your presence at the phone 367-1913 with Ana Carolina, until August 31st.

Yours sincerely.

Tnia Mara Melo Medeiros

Example 03 Letter

Curitiba, March 29th 2005.

Elsa Van Outen Dakota 41a Ernstraat Street

Mrs. Elsa Van Outen

We will visit the Amsterdam branch in September. We would like to meet you to discuss the current projects.

Will you be free on September 22, 23 and 24?

Please confirm as soon as possible.

Sincerely,

Tnia Medeiros

Example 04 Memorandum

Date: From: To:

April 8th, 2005 Personnel Department Production Department

Subject: Collective vacation We want to inform you that this year the shutdown will be from December 20th to January 5th.

Wish you all Merry Christmas and Happy New Year.

Best regards,

Antony Kliss Personnel Department

Example 05 E-mail 1

From: To: Date: Subject:

Personnel Department All the employees February 24th, 2005 Next month shift changing s

The Board of Directors decided to change the shift in March according to the following timetable: ? ?

From Monday to Friday Saturday

from 8:00 a.m. to 6:00 p.m. from 9:00 a.m. to 12:00 a.m.

This change is necessary because the Sales Department informed that there will be an increase of 100% on March sales.

Michael Yanes

Example 06 E-mail 2

From: To: Date: Subject:

Sinclia Tnia February 24th, 2005 English

Yesterday the English teacher asked us to do some homework about a country, its culture and its people. Delivery time: on Sunday 28th.

Kisses and bye bye,

Sinclia

Example 07 Statement

We state that Ms. Meri Barth, identification document number 120.020.6, was an excellent collaborator for us, doing all the services with a very good quality, working hard during all the time she was in our company.

Curitiba, June 6th 2005.

TNIA MARA MEDEIROS President

Example 08 Statement 1

We state that in the annual meeting with the company share holders, to show the s balance sheet and to approve the gratification for the direction, we registered 75% of presence.

Curitiba, June 6th 2005.

TNIA MARA MEDEIROS President

Example 09 Certification

We certificate that the winner in the IX Quality Fair was the Financial Department, which received the Quality Control Certificate promoted by Fazendo Festa & Cerimonia in China, on May 13rd.

China, May 16th 2005.

TNIA MARA MEDEIROS President

LUCILAINE FLOR FERREIRA Director

Example 10 Certification 1

We certificate the English School with the Quality Control Certificate, in the IX Quality Fair promoted by Fazendo Festa & Cerimonia in China, on May 13rd. The Company was Certified because of their servicesgreat quality.

China, May 16th 2005.

TNIA MARA MEDEIROS President

LUCILAINE FLOR FERREIRA Director

Example 11 Declaration

We declare that the English School for Business carried out the English course to the company director from May 07th to June 17th, in Curitiba-PR. s

Curitiba, May 16th 2005.

TNIA MARA MEDEIROS President

Example 12 Declaration 1

We declare that Ms. Meri Barth, who lives at 70 Flores Street, identification document number 120.020.6 and CPF number 125.365.897-52, has participated of the English course accomplished in the company from May 16th to September 17th, in CuritibaPR.

Curitiba, June 6th 2005.

TNIA MARA MEDEIROS President

Example 13 Authorization

We authorize Ms. Mari Barth, identification document number 120.020.6, to participate in the Business English course that will happen in the English School for Business, from June to October. The classes must be at the office in the afternoon.

Curitiba, June 6th 2005.

TNIA MARA MEDEIROS President

Example 14 Authorization 1

We authorize the English School for Business company to use our name as a Partner Service because of the excellent service offered to us from 1989 to 2005.

Curitiba, May 16th 2005.

TNIA MARA MEDEIROS President

CURRICULUM VITAE Resum

EMILLY LOUISE MUELLER Rua Frei Egidio Carlotto, 111, Alto da Glria Curitiba-PR - Brazil Tel: 55.41. 373.6582/9615.2322

1. OBJECTIVE ? Work with Secretary Executive on Directory or Foreing Trade.

2. QUALIFICATIONS ? Initiative, dynamism, organization, flexible time, vivacity, ponctualyty, will power. 3. GRADUATION ? College - UNIANDRADE Area: Executive Secretary Perod: 2002 to 2006

4. LANGUAGES ? English Advance Wizard and Uniandrade College Perod: 1998 to 2002 ?

Espanish Advance Wizard and Uniandrade College Perod: 1998 to 2002

?

English and Spanish Improvement Phill Young

Period: 2002 to 2004

5. SOFTWARES ? Knowledge and pratice. OPET Perod: 1998 to 2002 ?

Knowledge and pratices. Net, Corel Draw and Power Point CEFET Period: 1998 to 2002

6. EXTRA CURRICULUM ? ? ? First class to Secretary Executive Course Perod: 2002 to 2003 Seminary about Secretary Executive Course Perod: 2004 Trainee about Public attending Period: 2004

7. PERSONNAL REFFERENCES ? ? ? Tnia Mara Medeiros Silvane Cristine Dias Lucilaine F.Ferreira Phone: 369.3417 Phone: 262.2025 Phone: 321.6589

Modelos En Espaol

Modelo 15 Invitacin al Gobernador

Curitiba, 29 de marzo de 2005.

Excelentisimo Seor Roberto Requio Gobernador del Estado del Paran

Seor Gobernador:

Tenemos el honor de invitar a Vuestra Excelencia para nuestra ceremonia de graduacin del Curso de Secretariado Ejecutivo.

La ceremonia acontecer en el Teatro Guara, en la calle de las Flores, 626, a las 20 horas del da 10 de abril.

Gentileza confirmar su presencia, al telfono 367-1913, con Ana Carolina, hasta 20 de marzo.

Saludos,

Tnia Mara Medeiros

Modelo 16 Carta Comercial

Curitiba, 05 de abril de 2005.

Dakota Calle Ernstraat, 41 28004 - AMSTERDAN

A la atencin de Elsa Van Outen

En septiembre prximo visitaremos la sucursal de Amsterdan. Nos gustara marcar una reunin para discutir nuevos proyectos.

Por ello, le solicitamos que nos haga saber si es posible concertar la cita para los das 22, 23 y 24 de septiembre.

Por favor, confirme as que posible.

Muy atentamente.

Tnia Mara Medeiros

Modelo 17 Carta Felicitaciones

Curitiba, 19 de abril de 2005.

Seores de La Directoria Ejecutiva de Vendas Calle Buenos Aires, 150 2045 Madrid - Espaa

Estimados Seores:

Tenemos el placer de felicitar a ustedes por la conquista del premio Empleo con Mejor Calidad de Vida .

Su prestigio y reconocido nombre en el mercado se basan en la preocupacin con la calidad de vida de sus colaboradores y con la comunidad.

Adherimos afectuosamente a esta conquista con el deseo de que los reciban muchos ms.

Los saludamos cordialmente.

Haciendo Fiesta & Cerimonia Ltda Tnia Mara Medeiros Gerente Comercial

Modelo 18 Carta Cliente

Curitiba, 29 de marzo de 2005.

Distinguido Seor,

Le saludo atentamente por usted ser un cliente fiel de nuestro garaje desde hace ya muchos aos.

Algranos presentarle nuestro folleto para que conozca al nuevo coche Valencia que va invadir el mercado prximamente.

Para admirarlo an ms, venga conocerlo y darse una vuelta con l, ya ver lo bien que funciona y lo confortable que es.

Aguardamos sua visita .

Cordiales saludos,

Tnia Mara Medeiros

Modelo 19 E-mail

De: Para: Fecha: Asunto:

Departamento Personal Todos los funcionarios 24 de febrero Cambio de horario de trabajo

La directoria decidi cambiar el periodo de trabajo en marzo para el horario abajo.: De Lunes a Viernes ? de las 8:00 de la maana a las 6:00 de la tarde Sbado ? de las 9:00 a las 12:00 de la maana

El cambio se hace necesario porque el departamento de ventas espera un aumento de 100% en las ventas para el mes de marzo.

Atentamente,

Rodrigo Peres Departamento Personal

Modelo 20

E-mail 1

De: Fecha: Para: Asunto:

Ana Carolina Martes, 1 de Marzo de 2005 Tnia Trabajo de Espaol

Tnia,

La profesora de espaol pidi para que hagamos un trabajo sobre un pas, su cultura y su pueblo. Este trabajo es para la prxima clase el da 5 de marzo.

Saludos

Ana Carolina

Modelo 21

Memorando

Fecha: De: Para:

10 de mayo de 2005. Departamento Personal Departamento de Produccin

Asunto: Vacaciones Colectivas

Comunicamos que las vacaciones colectivas para este ao sern en el perodo de 20 de diciembre a 5 de enero.

Deseamos a todos una Feliz Navidad y un Ao Nuevo lleno de paz.

Atentamente

Juan Garcez Jefe de Departamento Personal

Modelo 22

Memorando 1

Fecha: De: Para:

Martes, 1 de Marzo de 2005. Sinclia Lucilaine

Asunto: Envo de muestras

En respuesta a su solicitud , estamos enviando un catlogo de muestras de chapellas producidas en nuestra planta. Caso desee hacer un pedido por favor contctenos.

Saludos,

Rodrigues Peres

Modelo 22

Billete de recado

Fecha: De: Para:

Martes, 1 de Marzo de 2005. Sinclia Lucilaine

La Sra. Tnia solicit que la reunin de la prxima semana sea cambiada por problemas de ltima hora.

Saludos,

Carta de Solicitud de Empleo

Curitiba, 20 de mayo de 2005

Seor Juan Daz y Daz Gerente De Recursos Humanos de Metalurga Maquipar S.A

De mi consideracin:

He ledo el anuncio publicado por ustedes en el peridico Clarn el da 18 de mayo y me permito solicitar el cargo de secretaria ejecutiva pues lo desempeo desde hace dos aos en una empresa de mbito internacional. Adjunto mi Curriculum Vitae donde podrn comprobar mi desempeo en esta empresa y mi formacin como secretaria ejecutiva en el Centro Universitario Uniandrade. Posuo tambin buen conocimiento en Informtica (Word, Excel, Powerpoint) y hablo perfectamente ingls y espaol. Agradecindoles su atencin, se despide atentamente

Tnia Mara Medeiros

CURRICULUM VITAE

Datos Personales Nombre: Tnia Mara Apellido: Medeiros Nacionalidad: Brasilea Fecha de nacimiento: 20/09/1980 DNI: 2005293-6 Estado Civil: Soltera Domicilio: Calle Joo Guimares, 36 Sta Quitria Telefono: (41) 3023-8205 Estudios Enseanza bsica: Escola Pedro Macedo Enseanza secundria: Colgio Estadual Joo Bosco Enseanza superior: Centro Universitrio Campos de Andrade Otros cursos: Informtica (Excel, Word, Powerpoint) Actividad Profesional 2002 a2005 Focs S/A Cargo: recepcionista Tareas: trabajar con el archivo, hacer y recibir llamadas telefnicas, dar recados por el interfono, agendar las actividades del da y prestar servcios en general.

Otros Dados Buen conocimiento de alemn e ingls.

CURRICULUM VITAE

EMILLY LOUISE MUELLER Calle Frei Egidio Carlotto, 111, Alto da Glria Curitiba-PR Telfono: (41) 373.6582/9615.2322

1. OBJETIVO ? Trabajar como Secretaria Ejecutiva con la Direccin de comercio exterior

2. CALIFICACIONES ? Iniciativa, dinamismo, organizacin, flexibilidad del tiempo, pontualidad, adaptacin en nuevos ambientes de trabajo, agilidad y mucha fuerza de voluntad. 3. GRADUACIN ? Facultad - UNIANDRADE Sector: Secretariado Ejecutivo Periodo: 2002 a 2006 4. LENGUAS ? Ingls avanzado Wizard Periodo: 1998 a 2002 ?

Espaol avanzado Wizard Periodo: 1998 a 2002

?

Perfeccionamiento en Ingls y Espaol Phill Young Periodo: 2002 a 2004

5. INFORMATICA ? Conocimiento y prctica en Word, Excel e internet OPET Periodo: 1998 a 2002 ?

Conocimiento y prctica en Net, Corel Draw and Power Point CEFET Periodo: 1998 a 2002

6. CURSOS EXTRAS CURRICULARES ? ? ?

Classe inaugural para el curso de Secretariado Ejecutivo Perodo: 2002 to 2003 Seminario sobre el cursos de Secretariado Ejecutivo Perodo: 2004 Entrenamiento sobre Atendimento al Pblico Periodo: 2004

7. REFERENCIAS PERSONALES ? ?

Tnia Mara Medeiros Silvane Cristine Dias

Telfono: 369.3417 Telfono: 262.2025

Eficcia na Comunicao Correspondncia eficaz a que gera uma resposta correta e vem ao encontro de nossas necessidades. Quando voc escreve uma carta comercial, no o faz para exibir conhecimentos e sim para realizar negcios. Rejeite escrever bonitinho e no faa literatura numa carta comercial. , Use sempre palavras simples, frases curtas e no recorra ao dicionrio a procura de palavras desconhecidas para enfeitar suas idias. Lembre-se: no mundo dos negcios, os argumentos precisam convencer sempre. Substitua expresses longas, prolixas, compostas, por expresses mais leves, claras e precisas.

NO USE Anexo presente Em anexo Anexo carta Seguem em anexo Enviamos anexo Estamos anexando Vimos solicitar Levamos ao seu conhecimento Conforme acordado Acusamos o recebimento Somos de opinio At o presente momento Devido ao ato de que Conforme seguem abaixo relacionados Acima citado Temos a informar que Temos a comunicar que Antecipadamente gratos Vimos agradecer Vimos informar Estamos remetendo-lhes Estamos enviando Anterior a Uma fatura no valor de R$ Durante o ano de 2000 Conforme segue abaixo relacionado Com referncia ao

USE Anexo Anexo Anexo Anexamos Enviamos Anexamos Solicitamos Informamos De acordo Recebemos Acreditamos At o momento Por causa Relacionados a seguir Citado Informamos Comunicamos Agradecemos Agradecemos Informamos Remetemo-lhes Enviamos Antes de Uma fatura de R$ Em 2000 Relacionado a seguir Referente ao

Principais Pronomes de Tratamento Forma de Tratamento Abreviatura Vossa Senhoria V.S. Usado para Pessoas graduadas Aspirante a oficial, Capito, Chefe de seo, Coronel, Diretor (empresa pblica), Funcionrio (alta categoria), Major, Tenente, Tenente Coronel, Doutor, Professor, etc. Almirante, Brigadeiro, Deputado, Embaixador, Governador do Estado (sempre por extenso), Juiz, Marechal, Ministro (Judicirio, Eleitoral, Tribunal de Contas), Ministro de Estado, Presidente da Repblica, Vice-Presidente da Repblica, Prefeito Municipal (sempre por extenso), Poder Judicirio (Ministro e Juizes), Poder Legislativo (Senador, Deputado, Vereador) Secretrio de Estado, etc. Reitor de Seminrio, Padre (Geral da ordem), Dicono, Bispado (secretrio de), Madre, etc. Papa Cardeais Reitor de Universidade Juiz Pode ser substitudo por ttulo profissional. Doutor, Professor, etc.

Vossa Excelncia

V.Ex.

Vossa Reverendssima Vossa Santidade Sua Santidade Eminncia Vossa Magnificncia Vossa Meritssima Senhor/Senhora

V.Revma. No so abreviados Ema. V.Mag. No abreviado Sr./Sr.

Observaes: ? No confundir pronome de tratamento com ttulo da pessoa. ? Para correspondncias dirigidas ao Presidente da Repblica, reis, imperadores, governadores, prefeitos, deputados, ministros, autoridades eclesisticas, no usar abreviaturas.

Formas de Tratamento para Personalidades TTULO Presidente da Repblica Governadores de Estado Ministro de Estado Senadores da Repblica Deputados, Federais e Estaduais Vereadores Prefeitos Municipais Marechais, Almirantes, Brigadeiros e Generais Outras patentes militares Juzes de direito Desembargadores da justia Papa Cardeais e Arcebispos Arcebispos e Bispos Dom Reitores de Universidade Embaixadores Cnsules Diretores de Autarquias Federais, Estaduais e Municipais Chefe das Casas civis e Casas Militares Reis e Imperadores Doutor(a) Senhor Professor FORMA VOCATIVA Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica Excelentssimo Senhor Excelentssimo Senhor Ministro Excelentssimo Senhor Senador Excelentssimo Senhor Deputado Senhor Vereador Excelentssimo Senhor Prefeito Senhor (patente) Senhor Meritssimo Juiz Excelentssimo Senhor Santssimo Papa Eminentssimo Senhor Reverendssimo Senhor Dignssimo Dom Magnfico Reitor Excelentssimo Senhor Senhor cnsul Senhor Diretor Senhor Chefe Doutor(a) Senhor (a) (ita) Professor(a) Vossa Excelncia Reverendssima Vossa Senhoria Vossa Magnificncia Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Senhoria Vossa Excelncia Vossa Majestade O(A) Doutor(a) Vossa Senhoria O (A) Senhor(a) Vossa Senhoria FORMA DE TRATAMENTO Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Senhoria Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Santidade Sua Santidade

Alguns incios para facilitar sua correspondncia 12345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940...(ENTRE DIRETO NO ASSUNTO) Gratos por sua (carta) (solicitao) (encomenda) etc. Esperamos sinceramente contar com ... Ficamos felizes em saber ... Em nossa ltima reunio foi ... Teremos o prazer de ... Aceitamos com prazer ... Agradecemos pelo ... Sentimos muito por ... Apreciaramos muito Quando ligamos para sua firma Ficamos profundamente sensibilizados Sentimos profundamente Ficamos chocados ao saber Todos ns estamos Soubemos hoje que foi Estamos felizes em Ao consultar nossos registros O sucesso de No temos tido o prazer de Deve haver um motivo Os nossos clientes so Tudo o que pedimos que Desejamos cooperar com V. S.as. Lamentamos que por Gratos por sua carta explicando Gratos por nos terem informado Para as devidas providncias, mencionamos abaixo Para controle e arquivo, estamos enviando a V. S.as. Para conhecimento de V.S.as. Com grande satisfao A fim de que tomem as devidas providncias A fim de que seja providenciado Solicitamos tomem nota Pedimos a gentileza de De acordo com a proposta apresentada Em ateno a sua carta Recebemos sua carta Confirmamos a proposta enviada e Em mo a resposta de V. Sas.

Finais mais usados na correspondncia 1- Sinceramente. 2- Atenciosamente. 3- Cordialmente. 4- Saudaes. 5- Cordiais Saudaes. 6- Antecipamos agradecimentos. Cordialmente. 7- Agradecemos a ateno. Atenciosamente. 8- Por mais esta gentileza, agradecemos. Atenciosamente. 9- Ficamos na expectativa de suas notcias. Sinceramente. 10- Esperamos uma breve resposta. Saudaes. 11- Aguardamos um breve pronunciamento. Atenciosamente. 12- Gratos pela ateno. Cordiais saudaes. 13- Agradecemos a ateno dispensada. Cordialmente. 14- Ficamos ao dispor de V.S.as. Atenciosamente. 15- Ficamos ao dispor de V.S.as. para as providncias necessrias. Atenciosamente. 16- Temos certeza da compreenso de V.S.as. Atenciosamente. 17- Aguardamos suas instrues. Sinceramente. 18- Sinceros agradecimentos. Atenciosamente. 19- Agradecemos a pontualidade de V.S.as. Cordiais saudaes. 20- Apresentamos agradecimentos. Saudaes. 21- Estamos certos da compreenso de V.S.as. Cordialmente. 22- Nesta expectativa. Cordiais saudaes. 23- Agradecemos, aguardando seu pronunciamento. Cordialmente. 24- Estamos certos de providncias. Sinceramente. 25- Ficamos aguardando notcias. Cordialmente. 26- Estamos certos de que esclarecemos o assunto. Sinceramente. 27- Agradecemos o obsquio. Atenciosamente. 28- Agradecemos seus esclarecimentos. Cordiais saudaes. 29- Esperamos suas notcias urgentes. Sinceramente. 30- Pedimos desculpas pelo ocorrido. Atenciosamente. 31- Esperamos continuar a merecer sua ateno. Cordialmente. 32- Solicitamos tomar as providncias que forem cabveis. Sinceramente. 33- Solicitamos tomarem providncias com brevidade. Sinceramente. 34- Pedimos escusas pelo aborrecimento. Sinceramente. 35- Esperamos execuo urgente. Sinceramente. 36- Providenciaremos a execuo com a brevidade possvel. Sinceramente. 37- Com esta remessa, fica saldada nossa conta. Sinceramente. 38- Aguardamos sua presena. Cordialmente. 39- Podem contar com nossa colaborao. Cordialmente. 40- Ficar-lhe-emos muito gratos por esta gentileza. Atenciosamente.

Verifique o que voc no deve usar

Estes incios e finais foram retirados de cartas recebidas de janeiro a abril de 2000. Por incrvel que parea, no so cartas de 20 ou 30 anos atrs.

INCIOS

1- Anexo presente o pedido Se est anexo, s pode ser presente. 2- Estamos anexando Use um s verbo: anexamos 3- Rogamos a V.S. Rogue s a Deus, ao cliente no necessrio, inicie com: Solicitamos 4- Anexo segue Use um ou outro: anexo ou segue.

FINAIS

1- Limitados ao exposto somos com estima e considerao, atenciosamente. (O que isto?) No avise seu leitor se voc est limitado, feche a carta simplesmente com um atenciosamente ou cordialmente. 2- Sendo o que se nos oferece para o momento Se voc no tem mais nada para comunicar, no comunique! Nem toda carta precisa de fecho, encerre apenas com um atenciosamente. 3- desnecessrio dizer que nos colocamos a sua disposio. Se desnecessrio, no diga. Confeco de CartasVeja como evitar o gasto de tempo na confeco das cartas. Verifique uma carta comercial comum (MODELO A SEGUIR), igual a milhares de outras, ainda em circulao. Foi feita uma pesquisa entre pessoas com longa experincia em comunicao, e foram adaptados os processos de simplificao aqui indicados.

Erros enumerados:

1) Desde que o endereo do remetente conste do cabealho impresso, desnecessrio colocar o nome da cidade junto data. 2) Para que preceder de um o nome do destinatrio? Se o nome dele consta no lugar A tradicionalmente reservado ao nome do destinatrio, claro que a carta se dirige ele. a 3) O endereo do destinatrio no precisa constar da carta. S do envelope. Ele sabe onde mora. Se, alm de rua e nmero, h a caixa postal, o erro duplo. 4) Pargrafos no precisam ser marcados pelo tabulador; podem ser indicados simplesmente pelo espao duplo entre as linhas, o que um gesto muito simples, contribuindo inclusive para facilitar a leitura. 5) So trs erros num s: a) O destinatrio sabe por que o remetente est enviando as revistas; no necessrio repetir a informao resposta etc. em ; b) O destinatrio sabe que seu representante se chama Paulo. De duas uma: ou voc no repete o cargo ou no repete o nome; c) comunicamos que desnecessrio; toda carta comunica algo; se no, no deveria sequer ser escrita. 6) O mesmo erro: claro que informamos Se no . 7) Para que repetir o nmero do cheque, a data e o nome do banco? O destinatrio deve saber pelo menos em que est gastando seu dinheiro. 8) p. no diz nada; pelo contexto da carta, o destinatrio pode inferir de que ano voc p. est falando. O nome do ms, sozinho, indica que voc se refere ao ano corrente. Se passado ou futuro, ele sabe pela data da carta. 9) Se o remetente tivesse mais para o momento ele logicamente o diria. Se no tem, no , diz e no preciso esclarecer que no tem. 10) Em toda carta sempre algum subscreve: no preciso faz-lo constar expressamente. 11) Grafismo intil: voc sabe assinar direito sem pauta, no sabe? 12) Grafismo para uniformizar as linhas da margem direita inteiramente desnecessrio. Elas j so alinhadas pela esquerda e a irregularidade direita no um defeito. Nenhuma empresa europia ou americana de certo porte alinha cartas direita.

Consideraes Finais O Curso de Secretariado Executivo da Uniandrade, atravs das alunas do 8 perodo, conscientes das necessidades das acadmicas e profissionais da rea, na utilizao diria da tcnica de redao empresarial, inclusive em idiomas estrangeiros, procurou contribuir com a pesquisa de modelos bsicos e prticos, utilizados no dia-a-dia do profissional de secretariado executivo , em virtude da dificuldade de literatura especfica sobre o tema.

Este o primeiro Manual de Correspondncia do Curso, sendo uma publicao pioneira, com o objetivo de facilitar as atividades secretariais, tanto para estagirios e profissionais atuantes.

REFERNCIAS Apostila do Cerimonial Governo do Estado do Paran CD-ROM GUIA DA SECRETRIA Tcnicas de Redao Empresarial GTC - Grupo Taquari Comercial Modelos de Contratos e Peties Informa Jurdico Edio 34 Disponvel em http://www.uj.com.br Acesso em 23/09/2004. Tribunal de Justia do Paran Disponvel em http://www.tj.pr.gov.br Acesso em 23/09/2004. Zanotto, Normello. Correspondncia e Redao Tcnica. 1 Edio. Caxias do Sul EDUCS Editora da Universidade de Caxias do Sul, 2002.