Manual Prestaes de Contas, Adiantamentos e Reembolso - Concur

Veja como rpido e fcil realizar suas prestaes de contas de viagens ou despesas locais!

Passo a passo:

1. Acesso ao sistema Concur:Intranet > Ferramentas > Concur: acessar com usurio e senha se rede. (Voc deve estar conectado rede da Mondelez).

2. Funcionalidades do Concur:

O sistema Concur importa automaticamente as despesas utilizadas com o carto de crdito corporativo, facilitando as suas prestaes de contas;

O sistema Concur tambm permite a digitalizao das Notas Fiscais e recibos para anex-los no Relatrio de Despesa (RD);

Voc poder acess-lo de qualquer lugar: pelo Notebook, Tablet ou Smart Phone conectados internet;

O sistema Concur oferece trs opes de navegao: Meu Concur, Despesa e Perfil:Na opo Meu Concur, voc poder acessar rapidamente:

Informaes da Empresa: Informaes e notcias sobre viagens e processos de Travel & Expenses Global;

Trabalho ativo: possibilita acessar e visualizar rapidamente todos os seus relatrios de despesas e Adiantamentos; Encargos do carto disponveis: so todas as despesas realizadas no carto de crdito corporativo para que voc possa prestar contas;

Na opo Despesa, voc ter acesso a:

Visualizar os encargos: voc poder filtrar por atividade do carto ou por perodo das despesas;

Visualizar relatrio: nesta opo, voc poder gerenciar seus relatrios de despesas ativos, criar novos relatrios, adicionar dbitos do carto de crdito corporativo em relatrios j existentes, que no estejam aprovados, gerenciar as validaes automticas do sistema, excluir e copiar relatrios.

Novo relatrio de despesas: Veja o item 6 - Como criar relatrios de prestao de contas do carto de crdito corporativo

Exibir Depsitos de Recibos: voc dever anexar os comprovantes de suas despesas, por exemplo, notas fiscais ou recibos vlidos e o sistema armazenar as imagens.

Exibir adiantamentos de viagem: voc poder gerenciar os adiantamentos pendentes.

Novo adiantamento de viagem: Veja o item 10 - Como solicitar adiantamento (viagens nacionais)

Em Perfil, voc poder acessar rapidamente:

Configuraes do sistema;

Registro Mvel: Concur Mobile AppSe voc possui um Tablet ou Smart Phone, com dispositivos Blackberry ou Android, voc pode baixar o aplicativo do Concur que permite criar, submeter e aprovar os relatrios de despesas do seu telefone. Voc pode capturar as imagens das notas fiscais a anexar diretamente no relatrio de despesas.Para baixar o Concur App Mobile, clique em "Perfil" e depois "Concur Registro Mobile" para baixar o aplicativo e criar seu nmero PIN.

3. Como criar relatrios de prestao de contas do carto de crdito corporativo

Conforme nossas polticas de viagens, a cada despesa realizada com o carto de crdito corporativo, voc deve solicitar ao prestador de servios um documento fiscal vlido. J neste momento, voc pode capturar a imagem e salvar no sistema para prestao de contas.Sua prestao de contas deve ser realizada por evento!Lembre-se! Toda a documentao suporte citada acima, fsica, deve ser enviada para o Departamento de Travel & Expenses, juntamente com o resumo impresso do seu relatrio de despesas, para cumprirmos com as obrigaes legais de dedutibilidade de Imposto de Renda (IR).Com as imagens salvas, voc deve acessar o sistema Concur, conforme segue abaixo: Clique em Despesa;

Clique na opo Novo relatrio de despesa e preencha todos os campos mandatrios, veja quais informaes precisam ser colocadas nos campos seguintes; Preencha o nome do relatrio: para fcil anlise do seu relatrio necessrio mencionar se as despesas foram realizadas em viagem ou foi decorrente do negcio, por exemplo, Viagem a Recife ou Jantar fechamento P07;

Selecione a poltica: (Padro Mondelez BR Standart Expense Policy);

Selecione a data da viagem;

Selecione a Business Reason;

Comentrios: para facilitar a validao das polticas do seu relatrio, necessrio que voc mencione a data de partida e retorno e motivo da viagem ou da realizao da despesa;

Clique em Prximo.

O sistema ir direcion-lo para esta tela, onde iro aparecer as despesas realizadas com o carto de crdito corporativo:

Clique em Adicionar despesas do carto;

Selecione as despesas do carto de crdito referente ao evento;

Clique em Importar ou arraste as despesas para a rea em branco esquerda do relatrio.

3.1. Como classificar as despesas

O sistema Concur disponibiliza diversas categorias de despesas para a correta contabilizao dos gastos.

Lembre-se de alocar corretamente suas despesas, para que os reportes financeiros tenham acuracidade:

Seguem alguns exemplos de despesas que voc pode realizar e como prestar contas:

No caso de Alimentao, existem algumas classificaes que devem ser consideradas no momento da prestao de contas:

Alimentao Eventos e reunies externas (Limites e definio DES12);

Alimentao refeies Individuais (Limites e definio DES11/12);

Alimentao Representao e entretenimento (Limites e definio DES12);

Alimentao Treinamento e seminrios Externos (Limites e definio RH13);

Alimentao Treinamentos e Seminrios Internos (Limites e definio RH13);Para criar o relatrio voc deve preencher todos os campos mandatrios marcados em vermelho:

Selecione o tipo de despesa;

Selecione a data da despesa;

Insira o motivo da despesa;

Insira o nome do prestador de servios;

Selecione a cidade;

Informe o total da despesa;

Comente as razes da despesa.

No se esquea de comentar as razes da despesa:

Refeies em grupo devem ser pagas pelo empregado de maior nvel hierrquico. Na prestao de contas o empregado deve indicar no sistema Concur o propsito da despesa, listando os participantes e a companhia (fornecedor, cliente, Mondelez), podendo aloc-los por centro de custos.

Adicione a classificao do convidado;

Informe nome, cargo e empresa do convidado.

Para as despesas com hospedagem, ser necessrio discriminar os gastos e alocar de forma correta, conforme nota fiscal, vide exemplo abaixo:

Voc ficou hospedado do dia 01/07 a 07/07/2013 durante sua viagem de negcios e na fatura disponibilizada pelo hotel as suas despesas esto descritas:

Voc dever replicar no sistema Concur todos os dados da fatura (despesas de dirias): Em Despesa, preencha todos os campos, informando detalhes de sua hospedagem;

Figura 18

Em Despesas de dirias, voc deve informar todas as despesas que foram faturadas na nota do hotel;

Para combinar diria do quarto e impostos em um nico lanamento, marque a opo Combinar diria do quarto e impostos em umnico lanamento;

Cada despesa automaticamente alocada no centro de custo em que voc est cadastrado.

Caso a despesa tenha sido realizada em outro centro de custo ou para um projeto especfico (que tenha WBS ativo) ou se esta despesa foi compartilhada, voc poder realocar as despesas ou rate-las.

Clique em alocar;

Faa a alocao das despesas;

Clique em salvar;

Clique pronto!

Para finalizar os relatrios, submeter para aprovao e imprimir, siga com o treinamento e veja tpico especfico.3.2. Servio pessoal no custeado pela CIASe por acaso voc utilizou um servio pessoal no custeado pela CIA, por exemplo, a academia do hotel, a despesa foi lanada na mesma nota da hospedagem. Veja como proceder:

A despesa dever ser classificada na prestao de contas no sistema Concur como Despesas Pessoais. Estas despesas devem ser reembolsadas no valor total CIA por meio de depsito em conta bancria.

Importante! Deposite o valor exato, sem arredondamentose e verifique a conta corrente correspondente conta corrente correspondente sua localidade (Company Code correta BR02 ou BR04).

No se esquea de que alm de anexar o comprovante de depsito no sistema, voc deve tambm, entregar a via original ao Departamento de Travel & Expenses, juntamente com a sua prestao de contas.

No campo Tipo de despesa, voc deve escolher a classificao mais adequada. Neste exemplo, por se tratar de despesa com Hotel, voc deve alocar em Hospedagem Diria (DES11).

No campo comentrio, justifique a despesa pessoal.

Selecione o tipo de despesa Despesas Pessoais para os dois lanamentos.4. Despesas no reconhecidas no carto de crdito corporativoSe voc no reconhece alguma despesa que foi carregada no seu carto de crdito corporativo ou no faz parte das despesas custeadas pela Companhia, voc poder contest-la em at 30 dias, aps o vencimento da fatura onde consta a despesa.

Voc deve entrar em contato com a Central de atendimento do carto de crdito corporativo;

Aps a abertura do processo a administradora do carto insere o crdito temporrio em at 07 dias teis aps abertura de pesquisa.Importante! seu dever efetuar a baixa desse valor. Voc o responsvel por efetuar a prestao de contas, tanto do crdito temporrio como do definitivo. Veja como:

OBS.: Os prazos de pesquisa so: 30 dias corridos (despesa nacional) e 55 dias corridos (despesa internacional);

Quando encerrado o prazo da pesquisa: veja como baixar os lanamentos no sistema Concur:Se a cobrana for indevida:

A administradora do carto retira o crdito temporrio com a descrio e lana um crdito definitivo (na mesma fatura onde consta a reverso acima, para que o crdito compense o dbito);

Para baixar os lanamentos gerados pela administradora do carto de crdito, no sistema Concur, voc deve criar um novo relatrio de despesas:

Nome do relatrio: Baixo dbito e crdito do carto;

Comente o motivo do valor indevido;

Selecione o lanamento de crdito e dbito;

Selecione o tipo de despesa Despesas sem documentao suporte Extravio para os dois lanamentos;

Figura 21

Para este tipo de baixa, voc deve enviar para o Departamento de Travel & Expenses o resumo do relatrio impresso e o e-mail do banco confirmando o fechamento do processo.OBS.: A prestao de contas do reembolso (crdito) pode ser realizada no mesmo relatrio onde foi realizada a baixa da despesa (dependendo da data de lanamento do reembolso pela administradora do carto) ou em outro relatrio posterior. importante lembrar que tanto a despesa (dbito) quanto o reembolso (crdito) devem ser lanadas na mesma categoria de despesa Despesas sem documentao suporte.

Se a cobrana for devida:

A administradora do carto envia o comprovante da despesa, com instrues para o e-mail do titular, revertendo a o lanamento;

Quando o banco comprovar que a despesa devida, mas no custeada pela Companhia por estar fora da poltica, voc deve baix-la no sistema como Despesa pessoal:

Nome do relatrio: Baixa despesa pessoal;

No campo comentrio, justifique a despesa pessoal;

Selecione o lanamento;

Selecione o tipo de despesa Despesa Pessoal para os dois lanamentos;

Para este tipo de baixa, voc deve enviar para o Departamento de Travel & Expenses, o resumo do relatrio impresso e o comprovante de depsito, devolvendo o valor total da despesa para a Mondelez.

Fique atento! Deposite o valor exato, sem arredondamentos. Verifique a conta corrente correspondente Company code correta (BR02 ou BR04). 5. Bilhetes no voadosSe voc comprou bilhete areo e no voou, por qualquer motivo, voc o responsvel por resgatar o crdito dentro do perodo estipulado em poltica. Aja como dono do negcio!

Veja como proceder:

Primeiramente, preencha o formulrio de Solicitao de reembolso de bilhete areo e envie para a agncia de viagens.

No sistema Concur, crie um relatrio de despesas para cada lanamento, o dbito e o crdito (pode levar at 90 dias para ser liberado pela companhia area).

Nome do relatrio: Baixa bilhete areo no voado;

No campo comentrio, justifique o motivo;

Selecione o lanamento do carto de crdito corporativo;

Confirme se o tipo de despesa foi alocado corretamente Transporte - Passagens Areas (Voadas/No Voadas) (DES11);Ateno: informe corretamente todos os caracteres do ticket este ponto de ateno, o empregado no precisa anexar o bording pass no sistema para prestar contas, mas necessrio guardar para informar no sistema qual o nmero do bilhete (campo mandatrio).

Selecione a classe de servio;

Selecione No, na opo Bilhete no utilizado; A cpia do formulrio deve ser anexada na prestao de contas; Salve.

Assim que a companhia area creditar o valor de reembolso (o prazo at 90 dias), voc dever prestar conta deste lanamento, conforme:

Selecione o crdito e certifique de que est alocado no tipo de despesa Transporte - Passagens Areas (Voadas/No Voadas) (DES11) Selecione No, na opo Bilhete no utilizado.Importante! A prestao de contas do crdito pode ser realizada no mesmo relatrio onde foi realizada a baixa da despesa (dependendo da data de lanamento do reembolso pela companhia rea) ou em outro relatrio posterior. importante lembrar que tanto a despesa (dbito) quanto o reembolso (crdito) devem ser lanados na mesma categoria de despesa Transporte - Passagens Areas (Voadas/No Voadas) (DES11).

Para este tipo de baixa, voc deve enviar para o Departamento de Travel & Expenses, o resumo do relatrio impresso e o formulrio de solicitao de reembolso. O mesmo deve ser anexado no sistema Concur.6. Como criar relatrios de reembolso

Se voc precisou utilizar seu veculo para visitar alguma unidade da Companhia ou clientes, voc poder pedir reembolso de quilometragem no permitido o abastecimento de veculo prprio com o carto de crdito corporativo, clique em Nova despesa e preencha os campos mandatrios, comente o motivo da despesa:

Selecionar o tipo de despesas Transporte Quilometragem;

Colocar a origem e destino do trecho percorrido: o sistema calcula a rota e estipula a quilometragem, calculando automaticamente o valor do reembolso. Voc pode considerar o trajeto de ida e volta.

Clique em Adicionar milhagem ao Expense;

Preencha os campos obrigatrios;

Salve;Para finalizar os relatrios, submeter para aprovao e imprimir, siga com o treinamento e veja tpico especfico.Lambrando que esta despesa no aparece na capa do relatrio, mas reembolsada normalmente.

7. Como solicitar adiantamento (viagens nacionais)

Com a disponibilizao do carto de crdito corporativo, o processo de adiantamento, conforme poltica ocorrer somente em situaes ocasionais para despesas pontuais.

Somente permitida durante viagens nacionais, para custear despesas como pedgio, onde o prestador de servios no oferece a opo de pagamento com carto de crdito corporativo.Veja como solicitar o seu adiantamento. Preencha em Nome da solicitao de adiantamento de viagem o nome da viagem, exemplo: Viagem Londrina, valor e comente o motivo da viagem;

Neste caso, no necessrio imprimir nenhum documento do sistema Concur.

Aps a aprovao e o recebimento do relatrio de despesas fsico pelo Departamento Travel & Expenses, o valor do reembolso ser depositado na conta corrente do empregado, conforme calendrio de pagamentos.Lembre-se: se for necessria alterao de dados bancrios, voc deve preencher o formulrio Cadastro de conta corrente assinar e enviar a via original para o Departamento de Recursos Humanos ADP. 7.1. Como criar relatrios de prestao de contas de adiantamento

Se voc solicitou adiantamento para sua viagem, voc deve atribu-lo na sua prestao de contas.

O sistema Concur bloqueia qualquer solicitao de adiantamento, se existir pendncias anteriores:

Crie novo relatrio de despesas;

Clique em detalhes;

Clique em Adiantamento de Viagens Disponvel;

Selecione o adiantamento;

Figura 27

Inclua todas as despesas geradas.Lembre-se:

- Se o montante do adiantamento for igual ao valor gasto, voc deve neste momento salvar seu relatrio e submeter aprovao;

- Se o valor gasto maior do que seu adiantamento, o valor da diferena ser depositado na sua conta corrente, conforme calendrio de pagamentos da companhia;

- Se o valor gasto menor do que seu adiantamento, o valor da diferena deve ser alocado no tipo de despesa Adiantamentos/Saque Devoluo de saldo no utilizado. O comprovante de depsito deve ser anexado prestao de contas.

Para este tipo de baixa, voc deve enviar para o Departamento de Travel & Expenses, o resumo do relatrio impresso e o comprovante de depsito, devolvendo o valor total da despesa para a Mondelez.Fique atento! Deposite o valor exato, sem arredondamentos. Verifique a conta corrente correspondente Company code correta (BR02 ou BR04) na Intranet > Viagens Brasil > Travel & Expenses.

Para finalizar os relatrios, submeter para aprovao e imprimir, siga com o treinamento e veja tpico especfico.

8. Como prestar contas de saques no carto corporativo (viagens internacionais)Se voc precisar de dinheiro no exterior para pagar despesas onde o carto de crdito corporativo no foi aceito, voc pode realizar saques, conforme limites estipulados em poltica.

Veja como prestar contas do saque definio de processo no finalizada

Crie novo relatrio de despesas;

Selecione o lanamento do carto de crdito correspondente ao saque e certifique-se que est classificada na categoria Saques do Carto de Crdito Corporativo (DES11);

Especifique por item despesas pagas com o valor do saque.Lembre-se:

- Se o valor do saque for igual ao valor gasto, voc deve neste momento salvar seu relatrio e submeter aprovao;

- Se o valor gasto menor do que o valor do saque, o valor da diferena deve ser alocado no tipo de despesa Adiantamentos/Saque Devoluo de saldo no utilizado. O comprovante de depsito deve ser anexado prestao de contas.

Para este tipo de baixa, voc deve enviar para o Departamento de Travel & Expenses, o resumo do relatrio impresso e o comprovante de depsito, devolvendo o valor total da despesa para a Mondelez.

Fique atento! Deposite o valor exato, sem arredondamentos. Verifique a conta corrente correspondente Company code correta (BR02 ou BR04) na Intranet > Viagens Brasil > Travel & Expenses.

Para finalizar os relatrios, submeter para aprovao e imprimir, siga com o treinamento e veja tpico especfico.9. Validaes automticas

Com base nas nossas Polticas de Despesas de Negcios e de Viagens, o sistema Concur foi configurado para verificar todas as informaes de despesas, indicando para o empregado, aprovador e revisar quaisquer informaes incorretas, faltantes ou em desacordo com os procedimentos vigentes no momento da criao do Relatrio de Prestao de Contas.

As excees podem ocorrer em diversos momentos da prestao de contas:

No momento de salvar o cabealho do relatrio.

Aps incluir e salvar uma nova despesa.

Aps clicar para submeter o relatrio.

Quando alguma exceo identificada pelo sistema, uma mensagem automtica emitida, conforme demonstrado abaixo:

Existem dois tipos de excees:

Aviso: o relatrio ou a despesa possui uma exceo. Voc deve verificar o texto da exceo e caso necessrio, incluir/corrigir/remover as informaes.

Bloqueio/Erro: o relatrio ou a despesa possui uma exceo crtica ou erro. Voc deve verificar o texto da exceo e deve corrigir a prestao de contas para que seja possvel concluir o relatrio e envi-lo para aprovao.

Para corrigir, o usurio deve seguir as instrues contidas no texto da exceo. Caso tenha dvidas, deve contatar o Departamento de T&E.

Adicionalmente, o sistema possui alguns cones automticos para informao. Posicione o cursor do mouse para identificar o que cada um significa:10. Aprovao do relatrio de despesasO seu superior imediato o responsvel pela aprovao das suas Despesas de Viagens de Negcios.

Ateno aprovador! Voc deve garantir que todas as despesas de viagem so necessrias e razoveis e tambm garantir que todas estejam devidamente documentadas e em conformidade com os procedimentos da Companhia.

Em caso de desligamento, voc o responsvel por solicitar ao empregado a realizao de prestaes de contas pendentes. 11. Finalizando um relatrio de despesasVeja como fcil anexar imagens nos seus relatrios de despesa:

Voc pode capturar a imagem das notas fiscais atravs do seu Smart phone e arquivar no seu relatrio de despesas diretamente do aplicativo do Concur:

Ou utilizar o scanner para capturar as imagens, salvar em seu computador e depois importar para o sistema Concur.

Clique em Anexar imagens de recibos; Clique em Aceitar e Enviar

Voc poder anexar as imagens das notas fiscais uma a uma, quando estiver criando seu Relatrio de despesas, ou no momento do envio para aprovao:

Clique em Procurar;

Selecione o arquivo;

Clique em Carregar

Clique em Aceitar e enviar;

Conforme descrito nos tpicos anteriores, todos os Relatrios de despesas devem ter as imagens dos documentos suportes anexados ao sistema Concur e devem ser enviados juntamente com o resumo do relatrio de despesas para a rea de Travel & Expenses.

Veja como imprimir seu Relatrio de despesas:

Acesse seu Relatrio de despesas;

Clique na opo Imprimir;

Marque a opo Mostrar especificao;

Clique em imprimir.

12. Aprovao do relatrio de despesas

O aprovador das suas despesas de viagens e de negcios o seu superior imediato.

Crie o hbito de apresentar o seu Relatrio de despesas a ele, com toda a documentao suporte.

Antes de submeter, verifique e o resumo do seu Relatrio de despesas:

Aprovador!

Voc o responsvel pela aprovao das prestaes de contas. Voc deve garantir que todas as despesas de viagem so necessrias e razoveis e tambm assegurar que todas estejam devidamente documentadas e em conformidade com os procedimentos da Companhia.

Voc pode aprovar as despesas de onde estiver, pelo seu notebook, Smart phone ou tablet.

Acesse o sistema Concur;

J na tela inicial, voc encontrar os relatrios pendentes de aprovao;

Na opo Fila de aprovao, clique no relatrio, na coluna Nome do relatrio;

Voc deve verificar se as despesas so necessrias e se esto de acordo com as polticas de Viagens, acessando rapidamente os anexos (clique em Recibos);

Quando for necessrio de ausentar da companhia muito importante que voc delegue a sua funo de aprovador, veja como fazer:

Em Perfil, clique em Delegados de despesa;

Clique em Adicionar;

Selecione o novo aprovador;

Selecione a opo Pode aprovar temporrio;

Informe as datas de inicio e fim da delegao

Clique em Adicionar;

13. Entrega e conferncia do Relatrio

Fique atento!

Voc deve finalizar seu relatrio e entreg-lo ao responsvel pelo recebimento no Departamento de Travel & Expenses, devidamente aprovado.

Todos os relatrios de despesas sero automaticamente auditados pelo sistema Concur, conforme item Validaes automticas. Alm disso, toda a documentao ser validada pela equipe de Back office e todos os Relatrios so passveis de auditorias.

14. Estruturas de apoio

BCD Travel:

Apoio Viagens: viagens.mdlz@bcdtravel.com.brApoio ferramenta CTM: ctm.helpdesk@bcdtravel.com.brAmerican Express:

Servio de atendimento ao cliente:

Capitais e regies metropolitanas: 4004-5075

Demais localidades: 0800 728-5075 (Do exterior, ligue a cobrar 55 (34) 2102-6266)

Travel & Expenses:

travel&Expenses@mdlz.comRH Viagens:

rhviagensbrasil@mdlz.com18 - Links teis Formulrio de Solicitao de reembolso de bilhete areo

Formulrio de Cadastro de conta corrente

DES02 - Limites para Aprovaes de Gastos DES11 Despesas de viagens de negcios DES12 Despesas de negcios RH12 - Cartes de Crdito CorporativosRoyal Hotels

06 Diria(s) .........................R$ 250,00

Lavanderia .......................... R$ 95,00

Jantar .................................. R$ 39,90

Internet e telefone ............. R$ 7,78

Total: R$ 1.642,68