MANUAL CLIENTE V - BHS Org · 2017. 9. 5. · Cooperativas contratadas (Unimed, UniOdonto e...
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1 MANUAL DO CLIENTE 2017 – versão III (Direitos reservados)
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MANUAL DO CLIENTE
2017 – versão III
(Direitos reservados)
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Anotações:
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MANUAL DO CLIENTE
Número do Manual: Cliente: CNPJ:
Recebido em:_____/_____/________
Entregue por:
Caro cliente
Este manual tem a finalidade de instruí-lo em alguns
procedimentos de trabalho, para melhor integração e
comunicação com a BHS, objetivando uma melhor
performance e rapidez em todos processos contábeis
executados, evitando assim multas impostas pelo Fisco.
Alertamos que o intuito deste manual não é informação
legislativa, e sim, normas e procedimentos a serem adotados
podendo ser alterado a qualquer momento de acordo com as
mudanças nas leis.
Braz Henrique F. Souza Luiz Roberto Corrêa Contador CRC 34.765/O-8-Pr Contador CRC 24717/O-7-Pr
e-mail [email protected] e-mail [email protected]
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Este manual está dividido em 5 segmentos:
� 1 Setor de Legalização/Apoio_____________________5
� 2 Setor Pessoal_________________________________6
� 3 Setor Fiscal__________________________________8
� 4 Setor Contábil________________________________10
� 5 Prazos de Entrega de Documentos________________12
Iremos discorrer sobre os procedimentos que deverão ser
adotados por sua empresa.
Para acessar o site da BHS: login:__________________________ senha:__________________________
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1 - Setor de Legalização/Apoio Encarregada: Eliane Oliveira [email protected]
Assistentes: [email protected]
Orientações:
� Acessar nosso site www.bhsorg.com.br para consultar, informar,
emitir certidões negativas direto e comunicar-se com a BHS
através de senha;
� Alterações Contratuais da empresa deverão ser solicitadas por
escrito;
� Cadastros a serem preenchidos pela BHS, deverão ser solicitados
no mínimo com 3(três) dias de antecedência, no qual serão
cobrados como serviços extras;
� Caixas contendo Arquivos de documentos da empresa serão
devolvidas após o término do exercício anterior;
� Certidões Negativas deverão ser solicitadas com antecedência
de no mínimo 1(um) mês, para ter tempo hábil, caso seja
necessário, para regularizações, no qual serão cobradas como
serviços extras;
� Certificados Digitais poderão ser emitidos direto pela BHS (e-
CNPJ, e-CPF e e-NFe);
� Declarações de Faturamento, Declarações de Pro-Labore, bem
como DECORE´s, deverão ser solicitados com 1 (um) dia de
antecedência;
� RADAR emitidos pela BHS para importações e exportações
serão cobrados como serviços extras.
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2 – Setor Pessoal Encarregada Grupo A: Ediné[email protected]
Encarregado Grupo B: Braz [email protected]
Encarregada Grupo C: Eliane [email protected]
Orientações:
� Admissão de funcionário deverá ser feito o processo todo pelo
site da BHS www.bhsorg.com.br, área restrita, com o
preenchimento do formulário de admissão (solicitações /
cadastro de empregados na folha) no qual a relação de
documentos necessários estarão disponíveis no site, no campo
Utilitários na página inicial “Documentos Admissão”;
*O procedimento de admissão deverá ser informado a BHS 2 (dois) dias antes do inicio do Contrato de Trabalho para cumprimento da legislação , sujeito a multa.
� Cooperativas contratadas (Unimed, UniOdonto e outras),
deverão ser encaminhadas as Notas Fiscais à BHS com
urgência, até do dia 20(vinte) de cada mês da emissão da NF, aos
cuidados do RH para cálculo do INSS sobre o valor do serviço;
� Férias deverão ser solicitadas pelo cliente através do site
www.bhsorg.com.br com antecedência de 30 dias antes do gozo,
não podendo deixar vencer a 2ª (segunda) férias do funcionário,
sendo penalizado com pagamento em dobro das mesmas;
� Folha de pagamento (horas extras, faltas, vales, atrasos,
autônomos pagos por RPA, etc) deverão ser informados através
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do site www.bhsorg.com.br, com senha do cliente, até o 1º dia
do mês subsequente;
� Notas Fiscais com retenção de INSS deverão ser enviadas à
BHS com urgência dentro do mês, através de e-mail, fax ou
pessoalmente, para emissão da guia do INSS retido;
� Rescisões contratuais deverão ser informadas através do site
www.bhsorg.com.br no dia da emissão do aviso prévio, tanto
imediato quanto trabalhado, lembrando que há modelos de
avisos prévios na página inicial.
*Acertos e acordos Rescisórios com funcionário não serão feitos no domicilio da BHS. ______________________________________
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3 - Setor Fiscal Encarregada: [email protected]
Assistentes: [email protected]
Orientações:
� Comprovantes originais dos tributos deverão ser enviados com o devido
comprovante de pagamento. Caso não esteja o comprovante anexado, o
mesmo será devolvido;
� DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica de compra de
mercadorias, matérias-primas, ativo imobilizado, vendas e prestação de
serviços e demais notas fiscais de operações realizadas pela empresa devem
estar ordenadas e ser enviadas à contabilidade ou ser retiradas na empresa
até 5º(quinto) dia útil do mês subsequente, para registro e/ou classificação e
posterior contabilização;
� Notas fiscais de Serviços Contratados com retenção de impostos
deverão ser enviadas para o setor fiscal via e-mail ou pelo site, logo após o seu recebimento para emissão de darf´s de recolhimento, lembrando que a
ausência do recolhimento de impostos retidos ou o recolhimento em atraso
gerará multa e juros;
� Tomadores de Serviços (Serviços prestados à sua empresa) deverá ser
enviado a Nota Fiscal de Serviço juntamente com as demais
documentações ao setor Fiscal até o 5º dia útil do mês subsequente;
� Sem Movimento – Caso a empresa não tenha emitido Nota Fiscal no mês,
deverá informar por e-mail ou site da BHS até o dia 20(vinte) do mês
subsequente a não movimentação para informações Acessórias (SPED
Fiscal, SPED PIS/Cofins, DCTF e Declarações Municipais). Não
informando e enviando Notas Fiscais após este prazo, informaremos aos
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órgãos reguladores como sem faturamento, não nos responsabilizando por
eventuais multas que incorrerem, caso tenham emitido Notas Fiscal.
� Tomador de Serviço contratado com sede fora de Curitiba, deverá o
cliente consultar antes de contratá-lo, o CPOM pelo site
http://isscuritiba.curitiba.pr.gov.br/cpom/ e consultar no campo “Pesquisar
Prestador de Fora” se a empresa está cadastrada. Caso contrário, reter 5%
do valor total da Nota Fiscal e deduzir do serviço prestado. Encaminhar a
Nota Fiscal de imediato à BHS para emissão da guia avulsa do ISS.
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4 - Setor Contábil Responsáveis:[email protected]
Edson……………...……[email protected]
Orientações:
� Avisos bancários, tais como: despesas, transferências, aplicações,
débitos, créditos, etc. deverão ser encaminhados à Contabilidade até o 5º
dia do mês subsequente;
� Avisos de cobrança bancária e de cartões de crédito: enviar os avisos de
todas as operações (desconto, cobrança simples, vinculada, cheques
descontados e em custódia, antecipações, cartões de crédito);
� Contrato de aluguel deve ser enviado, juntamente com os recibos dos
pagamentos dos mesmos, lembrando que dependendo do valor e/ou forma
de contratação( PF ou PJ) , cabe a retenção de IR na fonte, no qual
deverão serem encaminhados até o 5º dia do mês subsequente; (Mesmo
sendo na Pessoa Física).
� Contratos de seguros com apólice, empréstimos, financiamentos,
leasing, etc.: enviar uma cópia do contrato e do pagamento das parcelas.
Notas fiscais e contratos de financiamento de bens móveis ou imóveis até
o 5º(quinto) dia útil do mês subsequente;
� Despesas com refeições, combustíveis e lubrificantes, material de
limpeza, brindes, conservação, manutenção e outras pequenas despesas
somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas com a nota
fiscal de consumidor, cupom fiscal ou nota fiscal de serviços (1ª via e em
nome da pessoa jurídica);
� Energia elétrica, telefone e água, etc. devem ser entregues juntamente
com os demais documentos.
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� Extratos bancários, extratos de aplicações financeiras e cartões de
crédito: enviar extrato mensal com a movimentação do primeiro ao último
dia de cada mês até o 5º dia útil do mês subsequente;
� Prazo de entrega de documentos contábeis até o 5º dia do mês
subsequente.
� Não enviar à BHS: Documentos em nome da Pessoa Física (Exemplo:
combustível, mercado, mensalidade escolar, Plano de Saúde, e demais
despesas particulares) e Recibos sem CNPJ/CPF.
OBSERVAÇÃO: Segundo a legislação, os tickets e/ou cupons de supermercados e outros são
válidos como documento fiscal: “As despesas, cujos pagamentos sejam
efetuados à pessoa jurídica, deverão ser comprovadas por Nota Fiscal ou
Cupons emitidos por equipamentos ECF - Emissor de Cupom Fiscal,
observados os seguintes requisitos, em relação à pessoa jurídica
compradora: sua identificação, mediante indicação de seu CNPJ; descrição
dos bens ou serviços, objeto da operação; a data e o valor da operação.”
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5 – Prazos de Entrega de Documentos Setor Pessoal:
� Cooperativas (NF´s)...............até o dia 20(vinte) do mês de emissão da NF
� Documentos de Admissão... logo após preenchimento formulário pelo site
� Folha de Pagamento......................até 1º(primeiro) dia do mês subsequente
Setor Fiscal:
� Notas Fiscais................................até 5º(quinto) dia útil do mês subsequente
� Notas Fiscais com retenção...............................de imediato por E-mail/site
� Sem Movimentação...........até o dia 20 do mês subsequente por E-mail/site
Setor Contábil:
� Ativo Imobilizado (NF)............ até 5º (quinto) dia útil do mês subsequente
� Contratos Empréstimos e outros..... até 5º (quinto) dia útil do mês subsequente
� Despesas p/ Contabilidade.........até 5º(quinto) dia útil do mês subsequente
� Extrato Bancário...................... até 5º (quinto) dia útil do mês subsequente
� Recibos de Aluguéis...................até 5º (quinto) dia útil do mês subsequente
