MAN-09-0003 - GSMC Manual do Usuário - Colaborador · Os pré-requisitos básicos para operar o...

1

SolidMec 3D Engenharia Ltda. Av. Antônio Abrahão Caram, 664 – Sala 103 – Bairro São José (Pampulha) – CEP: 31275-000 - Belo Horizonte/MG Fone: (031) 3497.1143 – e-mail: solidmec @solidmec.com.br - Home Page: www.solidmec.com.br

GSMC

Gerenciador de Contratos da SolidMec

Manual Do Usuário

COLABORADOR (Revisão 03)

Elaborado por:

Fábio Luiz da Silva Trindade (31) 3497-1143 (31) 8521-0796

[email protected]

2


ÍNDICE

1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................3 2. LOGUIN E ACESSO ....................................................................................................................................4 3. OS TIPOS DE USUÁRIOS DO GSMC .........................................................................................................5

3.1 Administradores ................................................................................................................................5 3.2 Coordenadores ................................................................................................................................5 3.3 Colaboradores..................................................................................................................................5 3.4 Solicitantes .........................................................................................................................................5

4. TELA INICIAL (PRINCIPAL) - A INTERFACE DE USUÁRIO DO GSMC.....................................................6 4.1 Tela Inicial...........................................................................................................................................6

5. DETALHAMENTO DA BARRA DE MENUS .................................................................................................7 5.1 Menu Home.......................................................................................................................................7 5.2 Menu Sair............................................................................................................................................7 5.3 Menu Ajuda.......................................................................................................................................7 5.4 Menu Contatos .................................................................................................................................7 5.5 Menu Relatórios ................................................................................................................................7 5.6 Menu Cadastros ...............................................................................................................................8

5.6.1 Menu Cadastros - Alterar Senha .........................................................................................8 5.6.2 Menu Cadastros - Apontamentos Faturados....................................................................8 5.6.3 Menu Cadastros - Apontamentos Não Faturados .........................................................11

5.7 Menu Consultas ..............................................................................................................................15 5.7.1 Menu Consultas - Apontamentos dos Colaboradores ..................................................15

6. INFORMAÇÕES IMPORTANTES...............................................................................................................18 7. CONCLUSÃO ...........................................................................................................................................19 8. FLUXOGRAMAS DE TRABALHO..............................................................................................................20

8.1 Fluxograma Macro de Abertura e Fechamento de “OS”.......................................................20

3


1. INTRODUÇÃO O objetivo desse manual é ensinar e auxiliar os Colaboradores da SolidMec, como usar o Gerenciador de Contratos da SolidMec, a partir daqui apelidado de GSMC. O GSMC ainda está em sua fase inicial de construção, mas tendo em vista que alguns de seus aplicativos, já estão sendo utilizados por muitos de nossos Colaboradores, achamos interessante iniciar também a criação desse manual, acreditando que seus usuários, a partir daqui possam também nós auxiliar na sua construção, que tem a principal missão de gerenciar os contratos da SolidMec, em qualquer lugar do mundo. É importante ver esse manual como um suplemento, a prática no GSMC é importante para o perfeito domínio da ferramenta. Está também prevista, uma ajuda on-line quando do término do software. Os pré-requisitos básicos para operar o sistema são: Ser Colaborador ou Cliente previamente cadastrado pela SolidMec. Ter conhecimento básico de internet e com o sistema operacional Windows ™. Todas as dúvidas e questionamentos sobre o software, poderão e devem ser discutidos entre os Colaboradores e Clientes, e por enquanto enviadas para o responsável pela triagem dos mesmos no endereço ([email protected]). Todos esses questionamentos, sugestões e dúvidas, estão sendo respondidos e quando necessário inseridos no Relatório de Pendências do GSMC. Sendo assim, caso tenha alguma sugestão ou crítica, por mais simples que seja não se intimide em nós enviar uma mensagem. Existem algumas convenções e siglas que valem a pena serem apresentadas, para facilitar a leitura e interpretação de alguns tópicos do manual. São eles: GSMC – Sigla para o Gerenciador de Contratos da SolidMec. Colaborador – Qualquer profissional que trabalha na SolidMec. Usuário – Colaborador ou Cliente devidamente cadastrado com permissão para uso do Gerenciador de Contratos da SolidMec - GSMC. Nick – É o apelido ou a sigla que identifica cada usuário no GSMC. Perfil – É o que difere o acesso dos diferentes usuários no GSMC (Administrador, Coordenador, Colaborador e Solicitante), devido ao seu grau permissão. “OS” (Ordem de Serviço) – São Solicitações de Serviço, documentos emitidos pelos usuários Solicitantes (Clientes), com intuito de oficializar o pedido. Todas as “OS” são criadas pelos Solicitantes e encaminhadas para os Coordenadores, que por sua vez distribuem e as encaminham como tarefas para os Colaboradores. Apontamento – É o ato de inserir valores de horas iniciais, finais e datas que identificam, descrevem e informam o tempo gasto para execução de uma tarefa ou até mesmo justificativo de um período de trabalho não efetivo. Horas Efetivas – São horas trabalhadas pelos Colaboradores da SolidMec que geram faturamento a clientes (empresas), essa é a hora utilizada para levantar o valor dos serviços prestados pela mesma. Horas Não Efetivas – São horas trabalhadas pelos Colaboradores da SolidMec que não geram faturamento a nenhum cliente, mas que não deixam de ser pagas aos Colaboradores, pois todas as horas lançadas no GSMC efetivas ou não são pagas desde que corretamente apontadas e liberadas pelos seus superiores imediatos. Todos os exemplos exibidos nesse manual são meramente ilustrativos, nomes, valores e demais informações não podem ser tomadas como referência ou fonte segura de informação, a não ser para o fim de instrução dos usuários.

4


Apontamento – É o ato de inserir valores de horas iniciais, finais e datas que identificam, descrevem e informam o tempo gasto para execução de uma tarefa ou até mesmo justificativo de um período de trabalho não efetivo. Horas Efetivas – São horas trabalhadas pelos Colaboradores da SolidMec que geram faturamento a clientes (empresas), essa é a hora da atividade fim da SolidMec, e é utilizada para levantar o valor dos serviços prestados pela mesma. Horas Não Efetivas (Faturadas) – São horas trabalhadas pelos Colaboradores da SolidMec que por um motivo ou outro não geram faturamento a nenhum cliente (empresas), mas que não deixam de ser pagas aos Colaboradores, pois todas as horas lançadas no GSMC efetivas ou não são pagas a eles, bastando que estejam corretamente apontadas e liberadas pelos seus superiores imediatos.

2. LOGUIN E ACESSO

Atualmente, para se ter acesso ao GSMC é preciso que você digite na Barra de Endereços da Internet www.solidmec.com.br/sistema1, futuramente, quando o sistema estiver concluído, esse acesso será pela página da internet da SolidMec. Veja exemplo abaixo. Ao clicar na Barra de Menus em Entrada, na parte superior, uma janela de Loguin do Sistema GSMC será exibida. Para ter acesso ao GSMC, caso você tenha sido cadastrado anteriormente, digite no campo Usuário, o seu Nick (composto de 3 letras) depois no campo Senha, a sua senha de no máximo 15 caracteres. Caso seja o seu primeiro acesso, basta digitar o seu Nick e repetir o mesmo para a senha. Caso por algum motivo, você não esteja conseguindo entrar com sua senha, tente repetir também o seu Nick no campo senha, pois como estamos em fase de construção do software, possivelmente foi preciso alterar o seu loguin e senha para alguma manutenção. Após inserir seu loguin de usuário e sua senha, e clicar no botão Logar, será exibida a tela de saudação abaixo, clique em OK e pronto, você está dentro do GSMC.

5


3. OS TIPOS DE USUÁRIOS DO GSMC Existem atualmente 4 tipos de usuários no GSMC, Administradores, Coordenadores, Colaboradores e Solicitantes, cada qual com seu grau de permissão e privilégio de uso diferente e específico. Abaixo segue o detalhamento de cada um desses usuários. 3.1 Administradores Esse é o usuário com o maior grau de permissão dentro do GSMC, para ele é permitido todos os acessos aos menus de cadastros e consultas, pois é ele quem é responsável pela construção e desenvolvimento do software, além da responsabilidade de manutenção de alguns cadastros e pesquisas. O usuário Administrador além de suas permissões tem também todos os mesmos privilégios dos Coordenadores, Colaboradores e Solicitantes. 3.2 Coordenadores O usuário Coordenador não tem todas as permissões e privilégios do Administrador, por não ser responsável direto pela construção do software, mas tem permissão para várias consultas, geração de relatórios. Ele é o responsável pela comunicação direta com o cliente, sendo sua opinião de grande valia para o desenvolvimento e acompanhamento do trabalho de todos os Colaboradores e Solicitantes (Clientes). O usuário Coordenador além de suas permissões tem também todos os mesmos privilégios dos Colaboradores e Solicitantes. 3.3 Colaboradores O nome vem da maioria dos usuários do GSMC que são os colaboradores da empresa, diretamente ligados a execução das tarefas de contrato da SolidMec. Apesar de todos os Administradores e Coordenadores também serem Colaboradores da empresa, nesse caso do usuário do GSMC, o Colaborador aqui é o usuário com menor permissão e privilégios dentro do programa, por não ter diretamente responsabilidade sobre seu desenvolvimento, pois a sua tarefa é a primeira e mais importante dentro da manutenção e criação dos registros do programa. Ele é responsável por inserir os primeiros dados e informações que irão alimentar o programa e possibilitar futuramente pesquisas, relatórios e consultas mais corretas, rápidas e precisas de todo o gerenciamento dos contratos da SolidMec. Por isso é de suma importância que tenha consciência do valor das informações inseridas por ele no GSMC. O usuário Colaborador não tem permissões e privilégios de Administradores e Coordenadores ou Solicitantes. 3.4 Solicitantes O usuário Solicitante é o nosso cliente. Ele é responsável principalmente por iniciar a inserção de informações relativas aos trabalhos a serem desenvolvidos em seus respectivos contratos, dai a importância de que esses dados sejam inseridos corretamente e com a maior riqueza de detalhes possível, pois será a partir desses dados que todo o processo de alimentação, manutenção, geração de relatório de consultas será feito. Se o processo se iniciar errado, toda a sua continuidade também será. Além de ser importante no processo de inserção o usuário Solicitante é a razão principal pela qual o programa está sendo desenvolvido, pois todas as ferramentas do GSMC convergem para o atendimento ao cliente em perfeita qualidade, agilidade e veracidade de informações.

6


4. TELA INICIAL (PRINCIPAL) - A INTERFACE DE USUÁRIO DO GSMC

A interface de usuário do GSMC é ainda muito simples e fácil de entender, pois como o software ainda está em construção, muitas de suas ferramentas ainda não estão acessíveis. Alguns dos mais importantes aspectos da interface estão identificados a seguir. No canto superior esquerdo, é exibido uma Mensagem de Saudação, que poderá estar na cor verde quando o usuário estiver logado no período da manhã, azul quando estiver logado no período da tarde e vermelha quando estiver logado no período da noite. Além desse pequeno detalhe de informação, essa mensagem exibe o nome do usuário logado, a data e a hora atuais do sistema. Para cada tipo de usuário, uma tela inicial, logo após o loguin será exibida. Essa tela pode variar de várias formas e informações dependendo do momento em que cada tipo de usuário acessar o GSMC. Veja os exemplos a seguir. 4.1 Tela Inicial Se o seu perfil é de Colaborador, será exibida a tela abaixo, exibindo caso tenha, todas as Solicitações encaminhadas para o usuário em dois blocos, com Apontamentos e Sem Apontamentos, para que o mesmo possa ter de imediato a quantidade de tarefas de sua responsabilidade, bem como as suas datas de previsão de término.

7


5. DETALHAMENTO DA BARRA DE MENUS Na Barra de Menus existem seis menus, são eles Home, Sair, Cadastros, Relatórios, Consultas e Ajuda. A seguir vamos listar mais detalhadamente cada um dos menus disponíveis atualmente no GSMC para qualquer tipo de usuário. 5.1 Menu Home Quando você aproxima o cursor do mouse no menu Home, é exibido logo abaixo um sub-menu Página Inicial, clicando nesse sub-menu, o GSMC faz o logof do usuário e abre a home page da SolidMec (www.solidmec.com.br). 5.2 Menu Sair Quando você clica no menu Sair, o programa faz o logof do usuário, volta para a tela inicial do GSMC e deixa disponível na mesma posição a opção de menu de Entrada. 5.3 Menu Ajuda Atualmente o menu Ajuda tem apenas a opção de ser baixado como PDF, este Manual do Usuário. Cada usuário tem acesso apenas ao seu manual em específico, mas nada impede, que tenha acesso aos outros através de uma solicitação ao Administrador. 5.4 Menu Contatos Esse menu ainda não estão disponíveis no GSMC, atualmente, quando o usuário clica nele, possivelmente poderá ser exibida uma tela de erro. Para retornar a tela de trabalho normal, basta clicar em retornar no browser do windows e em seguida a tecla F5 ou clicar no botão direito do mouse e em seguida em atualizar. 5.5 Menu Relatórios Os usuários com perfil de Colaborador ainda não tem acesso ao menu Relatórios. O mesmo se encontra em fase de desenvolvimento no GSMC. Mesmo assim, é interessante que os usuários do GSMC, já relacionem os Relatórios que eles desejam que sejam inseridos no GSMC.

8


5.6 Menu Cadastros Para Usuários Com Perfil de Colaborador, as opções de sub-menu são apresentadas a seguir e mesmo tendo a mesma descrição, as vezes podem ter funcionalidades ou permissões diferentes dos outros tipos de perfil de usuário.

5.6.1 Menu Cadastros - Alterar Senha Clicando em Cadastros/Alterar Senha, será exibida uma janela que dá condições ao usuário de alterar a sua senha, que é pessoal e intransferível. No seu primeiro acesso, a sua senha como será a repetição do seu Nick. Depois desse primeiro acesso e periodicamente, sugerimos que altere a sua senha para uma totalmente pessoal e de sua escolha. Para alteração da senha basta digitar a senha antiga no campo Senha Antiga, a nova senha desejada no campo Senha Nova, e repetir a mesma senha como confirmação no campo Confirme Senha Nova.

Depois que digitado, clique no botão Alterar Senha, será exibido um aviso de que sua senha foi alterada com sucesso, caso tenha seguido corretamente as instruções. 5.6.2 Menu Cadastros - Apontamentos Faturados Essa é a principal funcionalidade do GSMC para os usuários e a empresa, pois é aqui que ele aponta as horas de trabalho efetivas, aquelas que serão faturadas para a empresa, e é de suma importância que o Colaborador saiba disso, pois a partir daqui, todos os levantamentos de horas a serem pagas pelos clientes e a receber por eles Colaboradores, serão geradas. Para usar essa funcionalidade, é necessário que existam “OS” encaminhadas para ele (usuário). Clicando em Cadastros/Apontamentos Faturados será exibida a mesma janela exibida na tela inicial quando do loguin do usuário Colaborador.

9


O bloco de Solicitações Com Apontamentos exibe em cada uma de suas linhas as “OS” encaminhadas para o usuário Colaborador que já possuem algum apontamento lançado por ele, e ainda colunas com informações do Nº. da Solicitação que é o número seqüencial gerado automaticamente pelo GSMC, que servirá para identificar a “OS” e carregar todas as informações relativas aquela solicitação, Empresa que é o nome do cliente a qual a SolidMec tem contrato para prestação de serviço, Solicitante que é a pessoa responsável pela abertura e solicitação da “OS”, Cód. Projeto que é o Código do Projeto previamente cadastrado pelo Administrador do GSMC, e por fim a Previsão de Término estabelecida pelo Solicitante e acordada com o Coordenador. O bloco de Solicitações Sem Apontamentos exibe em cada uma de suas linhas as “OS” encaminhadas para o usuário Colaborador que ainda não possuem nenhum apontamento lançado por ele, e ainda colunas com as mesmas informações descritas para Solicitações Com Apontamentos. Independente do bloco de informações, o usuário deve identificar a “OS” que está trabalhando atualmente e tem interesse em fazer o apontamento de suas horas. Feito isso, ele clica com o mouse sobre o botão que informa o Número da Solicitação. A janela a seguir será exibida. Essa janela disponibiliza todos os campos necessários para informar ao GSMC as características específicas desse apontamento a ser inserido pelo usuário. Além disso ele identifica na sua parte superior a Empresa, o Solicitante da “OS”, o Código do Projeto e as duas descrições, a Descrição da Solicitação que é criada pelo Solicitante quando da abertura da “OS” e contém as informações referente a execução da tarefa e a Descrição do Encaminhamento que é criada pelo Coordenador quando do encaminhamento da “OS” para o Colaborador. É importante antes de iniciar qualquer tarefa ou apontamento saber o que está descrito nesses campos, pois podem conter informações relevantes ao andamento das tarefas. Para exibir o conteúdo das descrições, basta clicar com o mouse sobre elas. Veja abaixo em exemplo.

10


Após saber as informações contidas nas descrições da Solicitação e do Encaminhamento, o próximo passo é informar o Status do Serviço que está executando ou foi executado. Para isso basta clicar com o mouse na seta do campo e será exibido três tipos de status para escolher, semelhante à janela exibida abaixo, que são: Em Andamento, informando que a tarefa que você está trabalhando ainda não está terminada, ainda precisa de mais algo a ser executado para que ela seja concluída. Pendente, informando que a tarefa está pendente por falta de alguma informação, ou definição do Coordenador ou Solicitante. Concluído, caracteriza um apontamento de encerramento de tarefa. Definido o Status do Serviço, o usuário deverá agora definir o Andamento do Serviço. Caso ele não tenha escolhido o status Concluído, pois caso tenha feito a próxima etapa poderá ser pulada, pois automaticamente o programa insere o valor de 100% para esse status. Agora, caso o usuário tenha definido como Pendente ou Em Andamento para o status do seu apontamento, ele deverá definir o Andamento do Serviço clicando com o mouse na seta do campo Andamento do Serviço, e escolher entre os 10 tipos de andamento que variam de 5% a 95%. Os valores de Status e Andamento tratam-se às vezes de uma tarefa em específico e não de um projeto como no todo. A mesma é um termômetro de como anda a situação e pode variar tanto para menos ou mais (%), durante o desenvolvimento e apontamento da tarefa. Após definido todos os parâmetros acima, vamos para a outra linha de apontamentos da janela, onde definiremos: Data, onde o usuário deverá inserir a data relativa ao dia do apontamento em questão. Hora Início, que é a hora inicial da tarefa especificada daquele apontamento. Hora Término, que é a hora final da tarefa especificada daquele apontamento. Cód. Serviço, Número de desenho ou outro que possa identificar a tarefa. Descrição do Serviço Efetuado, onde o usuário deverá descrever em detalhes e sem resumir muito, o serviço ou tarefa executada, não deixando de destacar detalhes importantes acontecidos. È importante que o usuário descreva o máximo de detalhes possível, pois o apontamento que ele insere é parte fundamental para a criação de todos os relatórios gerenciais, pagamento do seu próprio vencimento e faturamento junto ao cliente. Evite palavras, insira frases. Preenchido todos os campos, basta clicar com o mouse em Gravar Apontamento.

11


Logo abaixo da janela de Apontamentos Faturados, são exibidos todos os apontamentos feitos pelo usuário naquela OS, ele exibe em cada linha o Status do Serviço, a % do Serviço, a Data e as Horas Iniciais e Finais de cada apontamento. Assim que o usuário apontar como Status Concluído e confirmar o apontamento, a janela de Horas Apontadas ficará dessa forma, informando todos os apontamentos feitos pelo usuário naquela “OS”, incluindo o da sua conclusão (100%). Existem algumas mensagens de erros que podem ser exibidas, caso o usuário faça alguma operação indevida no GSMC. Caso algumas delas apareça, basta verificar o motivo, e seguir as instruções de correção. Avisos de falta de preenchimento de campos obrigatórios também poderão ser exibidos. 5.6.3 Menu Cadastros - Apontamentos Não Faturados Essa funcionalidade é comum para todos os usuários com perfil de Administrador, Coordenador e Colaborador, a não ser pelo fato de que apenas os usuários com perfil de Administrador tem a opção de cadastrar Apontamentos Não Faturados para qualquer outro Colaborador. Clicando em Cadastros/Apontamentos Não Faturados será exibida a janela abaixo, para apontamento pelo usuário de suas horas não efetivas. É aqui que o usuário aponta as suas horas de trabalho não efetivas, ou seja, aquelas que não serão faturadas para empresas (clientes) e é de suma importância que o Colaborador saiba disso, pois essas horas as vezes servem como justificativa das horas trabalhadas mas que não geram faturamento para a SolidMec. Escolhido o Colaborador, todas as outras funcionalidades desse item são semelhantes às descritas a seguir.

O primeiro deles é o tipo de apontamento que o usuário irá apontar, ao clicar no campo Tipo, será aberta uma listagem com várias opções de tipo de Faturamento Não Faturado, abaixo vamos descrever cada um desses tipos. Após clicar na seta do campo Tipo, essa será a listagem exibida.

12


AFAM - Afastamento Médico e Outros Relacionados, esse tipo de Apontamento Não Faturado deve ser escolhido quando o usuário desejar justificar horas não efetivas, referente a afastamentos médicos devido a acidentes de trabalho, consultas e outros afins. Sendo que esse tipo de apontamento pode ter sua hora alterada pelo Coordenador ou Administrador, pois as mesmas só podem ser concretizadas com a apresentação de Atestado Médico pelo usuário ou liberação do seu superior imediato. ATOA – Aguardando Definição de Tarefas, o usuário deve escolher esse tipo de Apontamento Não Faturado quando necessitar justificar suas horas não efetivas, devido a falta de tarefas e serviços encaminhadas para ele ou até mesmo porque o mesmo esteja aguardando alguma definição de tarefa do seu superior imediato. Esse tipo de apontamento não deve ser encarado com preocupação pelo usuário, pois a falta de serviço e a definição de tarefas é uma responsabilidade do Coordenador. APON – Apontamento de Horas e Relatórios Gerenciais, sempre que o usuário precisar apontar horas não efetivas que ele tenha trabalhado no auxílio de apontamentos e relatórios gerenciais de clientes com o Coordenador, ele deverá escolher essa opção. Essa opção geralmente é muito utilizada pelos usuários com perfil de Administrador e Coordenador, pois eles trabalham diretamente com apontamentos e relatórios gerenciais de clientes. Esse apontamento também pode ser alterado, pois necessitam de liberação dos superiores imediatos. AUXI – Auxílio no Trabalho de Outros Colaboradores, quando Colaboradores tenham que auxiliar ou até mesmo ajudar outros Colaboradores em tarefas efetivas ou não, ele deve escolher esse tipo de apontamento para justificar suas horas não efetivas, pois o mesmo pode levar um tempo muito grande para tal e ficar inapropriado lançar essas horas, por exemplo, numa tarefa efetiva de algum cliente (empresa). Agora, caso esse tempo seja pequeno ou até mesmo o auxílio a outro Colaborador seja parte da tarefa efetiva executada, o mesmo não precisa se preocupar em justificar a hora como tal. CORR – Correção de Serviços de Outros Colaboradores, às vezes, certo Colaborador tem que auxiliar outro, mas em tarefas específicas, como é o caso desse item. Esta opção deve ser escolhida quando o usuário estiver em uma tarefa não efetiva de correção de serviços ou trabalhos executados por outros, como por exemplo, correção de detalhamentos, pois tal tarefa já foi lançada e faturada para algum cliente e não é apropriado apontá-la de novo. Agora, caso esse tempo seja pequeno ou até mesmo a correção do serviço de outro Colaborador seja parte da tarefa efetiva executada, o mesmo não precisa se preocupar em justificar a hora como tal. DGCS – Desenvolvimento do Gerenciador de Contratos SMC, Mesmo sendo uma tarefa específica dos desenvolvedores do software, nada impede que algum outro usuário com perfil diferente (fora Solicitante), tenha auxiliado ou mesmo trabalhado diretamente numa tarefa desse tipo. Para esse caso de auxílio específico, o usuário deverá escolher a mesma para justificar suas horas não efetivas, sabendo que a mesma também depende da liberação do seu superior imediato ou do responsável pelo desenvolvimento do software. APFF – Apontamento com Possível Faturamento Futuro, muito utilizado quando os colaboradores necessitam apontar horas de um trabalho, que futuramente poderá vir a ser um apontamento faturado. Esse tipo de apontamento só pode ser usado pelo colaborador após consentimento dos coordenadores.

13


FCQE – Falha de Computadores ou Queda de Energia, Caso durante determinado período de trabalho do usuário dentro das dependências da SolidMec, exista queda de energia, falha de algum equipamento necessário ao desempenho de tarefas efetivas ou não, é importante que o usuário aponte essas horas com esse tipo. Mas vale lembrar que caso a queda de energia seja no escritório ou dependência do cliente (empresa), ou que a falha do equipamento em questão seja também de responsabilidade dele, essas horas devem ser lançadas como efetivas (faturadas para o cliente) na “OS” relativa a aquele equipamento ou que tenha ocorrido a queda de energia, e descrita no Apontamento Faturado, para justificar quando necessário horas elevadas em determinada tarefa. A SolidMec não se responsabiliza por queda de energia ou falha de equipamentos que não dependam de sua autoridade para resolução. FERI – Feriados, Folgas, Férias e Recessos, se o Colaborador da SolidMec recebeu algum abono de dia, senão para afastamento médico como folgas, licença para estudo ou até mesmo recessos de feriado ou férias (fora das normais de direito), ele deve apontar essas horas ou até mesmo dias nesse tipo. Essas horas ou dias devem ser previamente acordadas entre ele e seu superior imediato e muita das vezes podem aparecer lançadas em seu apontamento, como no caso de Feriados e Recessos pré-estabelecidos pela empresa. MPDM – Manutenção ou Realização de Trabalhos no PDM, esse tipo de manutenção a que se refere essa opção, são para aquelas realizadas no PDM, assim como as operações de Check In, Check Out, pesquisas e outros, que por algum motivo ou outro, são inadequadas de serem lançadas como faturadas para algum cliente (empresa). Mas caso o trabalho ou manutenção do PDM seja parte da rotina de uma tarefa específica e efetiva, ela deverá ser lançada como tal. Os lançamentos nessa opção também devem ser liberados pelos Coordenadores. PART – Particular Combinado Previamente com o Coordenador, se o Colaborador da SolidMec, tem um assunto particular a ser tratado durante o seu período de trabalho, ele poderá se caso acordado previamente com o Coordenador, justificar essas horas nesse tipo. Para registro de informações, é interessante que o mesmo descreva o motivo pelo qual pediu esse tipo de liberação, mas o mesmo não é obrigado a tal, desde que o Coordenador liberou essas horas, ele pode simplesmente lançar na descrição uma frase acompanhada do nome de quem liberou, como por exemplo, “Tratando de assuntos particulares – Liberado por XXX”. REGH – Regularização de Horas dos Colaboradores, essa opção é muito utilizada por Coordenadores e Administradores, quando há necessidade de se regularizar o apontamento de horas dos Colaboradores, tanto para mais quanto para menos. Todo lançamento feito por outro usuário (Coordenador ou Administrador) no apontamento dos Colaboradores deverá ser bem descriminada no campo descrição, e sanada todas as possíveis dúvidas referente aquele apontamento em questão, pois assim como os Coordenadores e Administradores podem lançar horas positivas referente a erros de meses anteriores do Colaborador ou não, podem ser lançadas também horas negativas devidas por ele. Esse registro de horas no apontamento do Colaborador se faz necessário para se criar um histórico de fácil consulta no caso de dúvidas futuras.

14


RETB – Retrabalho, Hora já Faturada em Outra Ocasião, Talvez algum Colaborador ou até mesmo você, tenha faturado horas em alguma tarefa que não ficou de acordo com o especificado por falha (erro) do Colaborador ou até mesmo porque certo cliente (empresa) não concorda que a mesma seja novamente lançada como faturada, mas você precisa justificar essas horas. Essas horas são chamadas de retrabalho, e devem ser lançadas como não faturadas nessa opção. É importante lembrar que o Coordenador deve estar ciente de todos os retrabalhos lançados pelos Colaboradores, que apenas o apontamento não justifica tal informação. REUN – Reunião com Clientes, Fornecedores ou Entre Sócios, diferente de visitas técnicas ou não, os Colaboradores podem participar de reuniões que não fazem parte de tarefas efetivas, esse tipo de reunião é diferente daquela específica e normal para algum tipo de projeto ou trabalho e deve ser lançada como Hora Faturada para aquela “OS”. Mas caso, por exemplo, o Colaborador participe de uma reunião no escritório da SolidMec, para tratar de assuntos burocráticos, ou até mesmo os Coordenadores e a diretoria façam reuniões ordinárias ou não para tratar de assuntos diversos, essas horas devem ser lançadas nessa opção. Essa opção é diferente da opção VIST que será descrita mais a frente. SERV – Serviços de Escritório e Outros Relacionados, essa é a opção mais genérica do Apontamento Não Faturado, ela deverá ser usada para justificar horas de tarefas que os Colaboradores na maioria das vezes não encontraram para justificar em outros tipos de apontamentos acima ou até mesmo para justificar horas de serviços de escritório, opção muito utilizada por Colaboradores do Setor Administrativo. Apenas a escolha dessa opção, justifica seu apontamento, como se trata de uma opção genérica, é necessário o preenchimento correto do campo descrição, como toda explicação do tipo de serviço de escritório realizado, como por exemplo, “Ida ao Banco... para...”, “Ida ao cartório para...”, “Acompanhando o coordenador XXX para...” e etc. ORCA – Trabalhos Executados para Orçamentos, muitas das vezes, mesmo trabalhando em tarefas de modelamento ou detalhamento, que são tarefas específicas para trabalhos efetivos, o Colaborador pode fazê-lo para clientes (empresas) que ainda não se tornaram necessariamente clientes com potencial de faturamento, logo não exista ainda “OS” ou tarefas encaminhadas para ele. Nesses casos, faça-se o uso dessa opção, onde o usuário deve descrever sucintamente também, todos os pontos importantes da tarefa em questão como equipamento, peça, projeto, código de desenhos, referências e etc. Esse tipo de opção deve ser utilizado também por Colaboradores que se encontram envolvido no desenvolvimento de propostas. TREN – Treinamentos, Cursos, Palestras e Outros Relacionados, caso você participe de um treinamento, curso, palestra e qualquer outro tipo de evento destinado a adquirir conhecimento, diretamente ligados a sua atividade ou não, o mesmo deverá ser lançado com uso dessa opção. Até mesmo aqueles treinamentos realizados no cliente, específicos da sua tarefa fim. Esses cursos, palestras e treinamentos devem ser previamente informados ao Coordenador, apenas o apontamento não justifica tal informação. VIST – Visitas Técnicas e Reuniões em Clientes, diferente de REUN – Reunião com Clientes, Fornecedores ou Entre Sócios, essa opção visa justificar aquelas horas não efetivas que os Colaboradores usam para fazer visitas técnicas e reuniões fora do escritório da SolidMec. Esse item é muito utilizado pelos Coordenadores responsáveis por visitar clientes ou não e que muita das vezes não serão objeto de futuras propostas.

15


Escolhido o Tipo de Apontamento Não Faturado, o restante se assemelha muito ao Apontamento Faturado descrito anteriormente, acompanhe logo a seguir. Data, onde o usuário deverá inserir a data relativa ao dia do apontamento em questão. Hora Início, que é a hora inicial da tarefa especificada daquele apontamento. Hora Término, que é a hora final da tarefa especificada daquele apontamento. Descrição do Serviço Efetuado, onde o usuário deverá descrever em detalhes e sem resumir muito, o serviço ou tarefa executada, não deixando de destacar detalhes importantes acontecidos no período especificado acima. È importante que o usuário descreva o máximo de detalhes possível, pois o apontamento que ele insere é parte fundamental para a criação de todos os relatórios gerenciais, pagamento do seu próprio vencimento e faturamento junto ao cliente. Evite palavras, insira frases. Preenchido todos os campos, basta clicar com o mouse em Gravar Apontamento.

5.7 Menu Consultas Para Usuários Com Perfil de Colaborador, as opções de sub-menu ainda são muito restritas e são apresentadas a seguir, e mesmo tendo a mesma descrição, as vezes podem ter funcionalidades ou permissões diferentes dos outros tipos de perfil de usuário.

5.7.1 Menu Consultas - Apontamentos dos Colaboradores Essa por enquanto é a única opção de sub-menu para os usuários com perfil de Colaborador. Clicando em Consultas/Apontamentos dos Colaboradores será exibida a janela abaixo. Essa funcionalidade permite que o usuário consulte as horas apontadas por ele em qualquer período de trabalho, bastando que o mesmo tenha sido apontado algum dia como hora efetiva ou não. Logo abaixo o usuário digita o período desejado da consulta sendo que no primeiro campo ele deverá digitar uma data inferior a do segundo. Após escolhido o período e clicado no botão Consultar, a janela abaixo para consultas será exibida em três blocos, Apontamentos Faturados e Apontamentos Não Faturados e Somatório de Horas. O primeiro bloco da janela, Apontamentos Faturados, exibe todos os apontamentos efetivos lançados pelo usuário naquele período antes estipulado por ele. Em linha é exibido um botão com o número da “OS” daquele apontamento, o Solicitante que enviou aquela “OS”, o nome do Projeto, a Data, Hora Inicial, Hora Final e o Total de Hora apontada, que é o valor da Hora Final menos o valor da Hora Inicial do apontamento, no final da linha é exibida parte da descrição inserida pelo usuário. Logo após os apontamentos, no final do primeiro bloco é exibido o total de horas efetivas no período

16


estipulado anteriormente pelo usuário. A opção Excluir – ID, só é acessível a usuários com perfil de Administrador. Caso o usuário queira mais detalhes ou até mesmo alterar o seu apontamento, ele deverá clicar com o mouse no botão relativo ao número da “OS”. Feito isso a janela abaixo será exibida. A janela exibida se assemelha muito a janela de Apontamentos Faturados, além de trazer exibida para consulta os nomes da Empresa, Solicitante, Colaborador e Cód. Projeto, ela permite ainda que o usuário faça alterações em Status do Serviço, Andamento do Serviço, Data, Hora Início, Hora Término, Cód. Serviço e Descrição do Serviço Efetuado. Caso exista alguma alteração a ser feita, a mesma deve obedecer aos mesmos parâmetros descritos no item Cadastros/Apontamentos Faturados. Após terminado clicar no botão Alterar Apontamento. O segundo bloco da janela, Apontamentos Não Faturados, exibe todos os apontamentos não efetivos lançados pelo usuário naquele período antes estipulado por ele. Em linha é exibido um botão com o número do “ID” daquele apontamento, o Tipo, a Data, Hora Inicial, Hora Final e o Total de Hora apontada, que é o valor da Hora Final menos o valor da Hora Inicial do apontamento, no final da linha é exibida parte da descrição inserida pelo usuário. Logo após os apontamentos, no final do segundo bloco é exibido o total de horas não efetivas no período estipulado anteriormente pelo usuário. A opção Excluir, só é acessível a usuários com perfil de Administrador.

17


Caso o usuário queira mais detalhes ou até mesmo alterar o seu apontamento, ele deverá clicar com o mouse no botão relativo ao número do “ID”, feito isso a janela abaixo será exibida. A janela exibida se assemelha muito a janela de Apontamentos Não Faturados, além de trazer exibida para consulta os nomes do Colaborador, ela permite ainda que o usuário faça alterações no Tipo, Data, Hora Início, Hora Término e Descrição do Apontamento. Caso exista alguma alteração a ser feita, a mesma deve obedecer aos mesmos parâmetros descritos no item Cadastros/Apontamentos Não Faturados. Após terminado clicar no botão Alterar Apontamento. O terceiro bloco da janela, Somatório de Horas, exibe o total de horas efetivas e não efetivas no período estipulado anteriormente pelo usuário.

18


6. INFORMAÇÕES IMPORTANTES Canal Direto para Sugestões e Dicas dos Usuários Não deixe de entrar em contato com o responsável pela construção do GSMC ([email protected]), é de fundamental importância a participação de todos os Colaboradores e Clientes para o desenvolvimento do mesmo, pois um dos objetivos do GSMC é facilitar o trabalho e o fluxo de informações para todos os usuários. Relatório de Pendências do Desenvolvimento do GSMC Para facilitar e organizar as pendências e prioridades de alterações e criações do desenvolvimento do software GSMC, foi criado um Relatório de Pendências do GSMC que é o canal e comunicação entre os usuários e desenvolvedor do sistema. Nele todas as prioridades e sugestões dos Usuários do GSMC são inseridas, assim como erros e alterações no programa para que o desenvolvedor possa ter de maneira clara a triagem de suas reais tarefas e necessidades dos usuários. Esse relatório não é de acesso a todos os usuários, mas caso você se interesse, poderá solicitá-lo através do Canal Direto para Sugestões no e-mail ([email protected]). Apontamento de Horas pelos Colaboradores O GSMC disponibiliza como visto anteriormente, o apontamento de horas dos colaboradores em dois tipos: Horas Efetivas e Horas Não Efetivas. Independente do tipo de apontamento é importante que o Colaborador faça esse apontamento no decorrer do seu dia de trabalho, logo após o término de uma determinada tarefa. Deixar para fazer os apontamentos no final do dia, ou no dia posterior, só trará acúmulo de tarefas e possível esquecimento das descrições realizadas, prejudicando assim a eficácia das informações cadastradas. Caso você por algum motivo, não tenha de imediato acesso ao GSMC, seria interessante que fossem feitas anotações em algum lugar para depois transcrevê-las para o GSMC. É importante lembrar que o apontamento de horas, faz parte das suas tarefas diárias de trabalho, que o Colaborador não precisa se preocupar em fazê-lo durante o seu período de trabalho, caso esteja locado em algum cliente ou no escritório da SolidMec. Apontamento de Horas Não Faturadas Esse tipo de apontamento como dito e bem explicado anteriormente, se deve muita das vezes a justificativas de horas não efetivas dos Colaboradores, na maioria das vezes, todos os lançamentos nesse tipo de apontamento deve ser acordados previamente com o superior imediato e podem ou não ser alterados e bem explicados em seu apontamento. Caso exista alguma dúvida, o mesmo deve ser resolvido e gerado e-mail para os Administradores, Coordenadores e Colaboradores para registro e entendimento de todos. Todos os Apontamentos Não Faturados na medida do possível, devem ser informados aos Coordenadores, apenas o apontamentos do mesmo não justifica tal informação. Senhas de Acesso ao GSMC Sempre que sua senha de acesso estiver com algum problema, tente inserir as 3 letras do seu loguin de usuário (Nick) também no campo Senha, pois como o programa está em fase de construção, as vezes os Administradores e Coordenadores tem que utilizar o seu loguin para ter acesso a seus dados cadastrados. Vale observar que essa medida será utilizada apenas nessa fase de construção do programa, pois o mesmo ainda não possui muitas das ferramentas de consulta e alterações, liberadas.

19


Preenchimento de Campos de Descrição É muito importante que o usuário do GSMC seja criterioso no preenchimento dos campos de descrições, são elas que guardarão e farão parte de futuros relatórios, consultas e históricos, determinantes as vezes na tomada de decisões e resolução de vários problemas no nosso dia a dia de trabalho. O fundamental é que o mesmo evite inserir palavras vagas nesse campo como, por exemplo, “Detalhamento”, “Modelamento”, “Particular”, “Folga”, “Feriado”, e etc., e sim que ele insira frases, como por exemplo, “Modelamento da engrenagem da Caixa Redutora”, “Detalhamento do suporte de sustentação do cursor, conforme croqui fornecido por XXX” e etc. Ser muito vago nas informações pode trazer dúvidas futuras no seu apontamento, e no mais, como já foi dito anteriormente, o mesmo faz parte da sua tarefa e é o mais importante dado inserido no GSMC. Encaminhamento de Tarefas ou “OS” Essa opção ainda não existe diretamente em nenhum menu, mas está associada ao menu Cadastros/Gestão de Solicitações, pois atualmente, é só através desse caminho que o usuário consegue encaminhar “OS” ou tarefas para os Colaboradores. Caso necessite encaminhar ou até mesmo reencaminhar uma “OS”, vá ao menu Cadastros/Gestão de Solicitações, e siga as instruções descritas nesse manual para esse item. Reencaminhamento de Tarefas ou “OS” Já é possível no GSMC o “reencaminhamento de solicitações”, caso o usuário tenha a necessidade de fazê-lo, não é mais necessário a abertura de uma nova “OS” e fazer todo o processo, encaminhando a nova solicitação para outros Colaboradores, redistribuindo assim também as novas tarefas. Caso necessite encaminhar ou até mesmo reencaminhar uma “OS”, vá ao menu Cadastros/Gestão de Solicitações, e siga as instruções descritas nesse manual para esse item. Associação de Solicitantes x Projetos Apenas o cadastro de Projetos e ou Solicitantes, não habilita ambos para uso no GSMC, para tal, ambos devem ser associados, pois cada Solicitante deverá ter seus Projetos de responsabilidade associado ou vice e versa. Para fazer essa associação o usuário deverá consultar o menu Cadastros/Solicitantes x Projetos. Janelas e Mensagens de Erros Muitos tipos de janelas e mensagem de erros podem ser exibidas durante o uso do GSMC, caso algum não esteja descrito nesse manual, não deixe de enviar um figura (Print Screan) da tela exibida para os responsáveis pelo desenvolvimento do software no e-mail ([email protected]), pois o mesmo pode estar acontecendo apenas com o uso do seu loguin ou perfil. Será enviada para você, uma resposta da solução do erro acontecido.

7. CONCLUSÃO Algumas novidades já estão em fase de desenvolvimento e serão inseridas muito em breve no GSMC, como a tela inicial com várias mensagens, alertas é indicadores importantes para o gerenciamento eficiente pelos usuários. É importante salientar que o GSMC ainda está em fase de desenvolvimento, e para que ele possa atender a toda a nossa gama de clientes e colaboradores, é interessante contar com a participação de todos.

“... sirva ao menos este compêndio de estímulo e iniciativa à elaboração de obras mais bem desenvolvidas.”

20


8. FLUXOGRAMAS DE TRABALHO 8.1 Fluxograma Macro de Abertura e Fechamento de “OS”

Início

Cliente deseja enviar um serviço para SolidMec

“OS” – Ordem de Serviço gerada no GSMC

Para acesso ao GSMC é necessário o Solicitante estar cadastrado

GSMC - Gerenciador de Contratos da SolidMec

Cliente possui

loguin?

Coordenador da SolidMec faz o cadastro e informa o

Cliente

Cliente solicita na SolidMec seu cadastro no GSMC

Cliente acessa o GSMC e faz a abertura da “OS”

GSMC gera “OS” e envia alerta informando

Coordenador da SolidMec

Coordenador da SolidMec abre a “OS” e verifica

dados

Dados estão ok?

Coordenador da SolidMec informa ao Cliente para alterar os dados da “OS”

Cliente altera os dados da “OS” ou faz nova “OS”

Previsão Entrega

ok?

Coordenador da SolidMec faz encaminhamentos

GSMC gera encaminhamentos de tarefas

para Colaboradores

Colaborador da SolidMec verifica tarefa

Entendeu a

Tarefa?

Colaborador da SolidMec pede informações a seu

Coordenador

Coordenador da SolidMec explica a tarefa

para o Colaborador

Colaborador da SolidMec executa a tarefa

Colaborador da SolidMec aponta a tarefa

Tem dúvidas?

Concluiu a

Tarefa?

Coordenador passa novas

informações para o Colaborador da

SolidMec

Coordenador da SolidMec verifica se as tarefas foram concluídas corretamente

Tarefa está ok?

Coordenador da SolidMec finaliza

encaminhamento

Cliente verifica se o serviço foi

executado corretamente

GSMC gera aviso de

conclusão da “OS” para o

cliente

Serviço está ok?

Coordenador SolidMec solicita

aceite e encerramento da “OS”

GSMC encerra “OS” e emite

aviso

FIM

Cliente da o

aceite?

Todos os procedimentos

do cliente foram

cumpridos?

Coordenador da SolidMec

providencia o cumprimento de

todos os procedimentos do

cliente

GSMC gera aviso de conclusão para

coordenador da SolidMec

Cliente informa irregularidades ao

Coordenador SolidMec

MAN-09-0003 - GSMC Manual do Usuário - Colaborador · Os pré-requisitos básicos para operar o...

Documents

Transcript of MAN-09-0003 - GSMC Manual do Usuário - Colaborador · Os pré-requisitos básicos para operar o...