Metodologia para Organização de Massas Documentais Acumuladas Módulo 5
Macroestrutura funcional: uma ferramenta para a...
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Macroestrutura funcional: uma ferramenta
para a interoperabilidade
Direcção-Geral de Arquivos
2011
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Sumário
1. Contexto: respostas para uma nova administração pública
2. A MEF: antecedentes, princípios orientadores e estrutura
3. A construção da MEF
4. Perspectivas de utilização e desenvolvimento
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1. Contexto : respostas para uma nova
administração pública
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Modernização
Simplificação
Transparência
Trabalho colaborativo
Projectos transversais
Partilha de recursos
Partilha de informação
Facilitação do acesso à informação
Integração de sistemas de informação
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Lançamento do Programa ‘Governo electrónico e interoperabilidade’:
•Projecto MIP: Metainformação para a interoperabilidade (2006-2007).
•Projecto MEF: Macroestrutura funcional para a Administração Central do Estado (2007-2011).
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1. Contexto : respostas para uma nova
administração pública Nenhum organismo trabalha
exclusivamente para si ou para o
seu ministério
É fundamental que os documentos
possam ser trocados e
compreendidos na sua estrutura e
significado
Muitos processos são
interorganizacionais e transversais
Interoperabilidade
entre plataformas
Interoperabilidade
de significados
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O que é a Macroestrutura funcional (MEF)?
A MEF é uma estrutura semântica originalmente concebida para a classificação dos documentos produzidos pelos serviços e organismos da
Administração Central do Estado (ACE).
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1. Contexto : respostas para uma nova
administração pública
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Objectivos da MEF: ▫ Garantir a interoperabilidade semântica nas trocas
documentais entre os serviços, respondendo à necessidade de uma linguagem comum para representação da informação.
▫ Disponibilizar um modelo de classificação (sintaxe e significado) passível de ser compreendido da mesma forma pelas distintas entidades envolvidas.
▫ Potenciar uma maior eficácia na gestão e um acesso facilitado à informação através da utilização de uma estrutura única para classificar e organizar a documentação.
▫ Contribuir para a transparência e accountability na Administração.
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1. Contexto : respostas para uma nova
administração pública
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ANTECEDENTE DIRECTO
7
2. A MEF: Antecedentes, princípios
orientadores e estrutura
MACROESTRUTURA TEMÁTICA
Projecto liderado pela Presidência do Conselho de Ministros
que teve em vista apoiar a estruturação da Rede Informática
do Governo.
Desenvolvido a partir de um ponto de vista organizacional, e
com base na diferenciação entre ‘funções meio’ e
‘funções fim’ de cada organismo ou serviço
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2. A MEF: Antecedentes, princípios
orientadores e estrutura
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2. A MEF: Antecedentes, princípios
orientadores e estrutura
1. As funções-meio
observadas nalguns
organismos,
são funções-fim de outros.
2. As áreas de intervenção
específica de cada ministério
frequentemente concretizam-
se em processos transversais
que extravasam os limites
orgânicos de um ministério.
1. Abandono de modelo
baseado na diferenciação
entre ‘funções-meio’ e
funções-fim.
2. Focalização nas funções de
um ponto de vista macro,
supraministerial.
Necessário assumir
interoperabilidade
como valor maior do
projecto
1ª Fase
constatações
2ª Fase
resoluções
Imprescindível uma
abordagem
transversal
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Abordagem transversal, supra ministerial, funcional
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2. A MEF: Antecedentes, princípios
orientadores e estrutura
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2ª Fase: Formalização do projecto MEF • Produção do documento “Governo eletrónico e interoperabilidade:
documento metodológico para a elaboração de um esquema de metainformação para a interoperabilidade (MIP) e uma Macroestrutura Funcional (MEF)”.
• Criação de uma estrutura de gestão: Comissão Executiva e Conselho de Aderentes
• Adesões formalizadas ao projeto “Governo eletrónico e interoperabilidade” com adoção do MIP (metainformação para a interoperabilidade):
▫Entidades subscritoras do Projeto “PCM: plataforma comum de modernização” -MFAP, PCM, MAI, MAOT, 2008
▫Outras entidades – MADRP, ME, FCT, em 2009
2. A MEF: Antecedentes, princípios
orientadores e estrutura
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2ª Fase: Principais constrangimentos
Questões conceptuais
Recolha de informação
Como efectuar uma
abordagem funcional,
transversal?
Como garantir a cobertura
do universo ACE?
2. A MEF: Antecedentes, princípios
orientadores e estrutura
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2ª Fase: Principais constrangimentos
Questões conceptuais Como efectuar uma
abordagem funcional,
transversal?
2. A MEF: Antecedentes, princípios
orientadores e estrutura
O que é uma função?
Que relação existe entre uma função e as instâncias a criar numa
macroestrutura funcional e transversal?
Que metodologia adoptar para criar a macroestrutura?
Que elementos informativos é necessário associar à macroestrutura
tendo em vista a utilização que se lhe pretende imputar?
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Funções Produtores
Documentos
ISAAR ISDF
ISAG
2ª Fase: Principais constrangimentos – Questões conceptuais
2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura
Normas de descrição – representar entidades
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Funções Produtores
Documentos
ISAAR ISDF
ISAG
2ª Fase: Principais constrangimentos – Questões conceptuais
2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura
Criar uma estrutura
para organização
Plano de classificação orgânico
Plano de classificação temático
Plano de classificação funcional
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2ª Fase: Principais constrangimentos – questões conceptuais
Como efectuar uma abordagem funcional, transversal?
2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura
• Produção do documento “Macroestrutura Funcional (MEF): Pressupostos básicos”
Representar conceitos que apontam a funções
- Evidenciar a acção e não o objecto
- Secundarizar a missão
- Agregar perspectivas das partes
- Evitar redundâncias
• Definição dos atributos das instâncias
- Código, título (nome) e descrição do conceito
- Notas de aplicação e notas de exclusão
• Definição do modelo conceptual para a estruturação das funções:
Funções de suporte: Funções de Apoio à Governação e
Funções de suporte à gestão de recursos
Missões operacionais: Funções Normativa, Reguladora e Fiscalizadora e
Funções Produtiva e Prestadora de Serviço.
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2ª Fase: Principais constrangimentos – recolha de informação
Como garantir a cobertura do universo ACE?
2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura
Processo de identificação de funções
Conciliação entre
Perspectiva top /down
Perspectiva bottom /up
Constituição,
leis orgânicas… Regulamentos,
leis específicos
Missão,
competências Processos
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Recolha de informação a partir de
leis orgânicas, legislação específica,
sítios web…
Colaboração pontual de pessoas
singulares externas ao projecto,
capazes de projectar uma visão
macro sobre o negócio específico.
Imperativo de aquisição de
conhecimentos sobre o
conjunto dos processos da
ACE
Contratação de serviços para
identificação e caracterização
dos processos da ACE
1. Inputs decorrentes de adesões voluntárias
Abordagem MET: PCM, MAI, MF,
Abordagem MEF: MAOT, ME
2. Trabalho da Equipa técnica de gestão da MEF
2ª Fase: Principais constrangimentos – recolha de informação
Como garantir a cobertura do universo ACE?
2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura
Processo de identificação de funções
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Modelo conceptual
Funções (o quê)
Processos (como)
Agentes (quem)
Objectos (sobre)
Contextos (onde)
Sub-processos Actividades Informação
2ª Fase: Principais constrangimentos – recolha de informação
Como garantir a cobertura do universo ACE?
2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura
Identificação e caracterização dos processos da ACE
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Rede de colaboradores chave
Colaboradores dos organismos com
conhecimento profundo dos
processos
Rede de interlocutores nomeados
Colaboradores nomeados pelos
organismos
Equipa técnica - Unisys com
acompanhamento da DGARQ - Convidados: 194 organismos
- Participação em sessões na
DGARQ: 179 organismos
- Visitas: 90 organismos
- Participação de especialistas
Identificação e caracterização dos processos da ACE
Implementação de modelo de trabalho colaborativo
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2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura
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Participação dos organismos em sessões da DGARQ: 5 ciclos, 15 grupos:
▫ Grupo A: Secretarias-gerais; ▫ Grupo B: organismos de planeamento estratégico; ▫ Grupo C: organismos de supervisão e inspecção; ▫ Grupo D: organismos de regulação; ▫ Grupo E: organismos de gestão de recursos (não financeiros); ▫ Grupo F: organismos de gestão de recursos (financeiros); ▫ Grupo G: organismos de relações externas e da defesa; ▫ Grupo H: organismos de segurança e protecção civil. ▫ Grupo I: organismos de prestação de cuidados de saúde; ▫ Grupo J: organismos de protecção e inclusão social; ▫ Grupo K: organismos de ensino e formação; ▫ Grupo L: organismos de investigação científica e afins; ▫ Grupo M: organismos da área económica ▫ Grupo N: organismos da área do ambiente e agricultura ▫ Grupo O: restantes organismos convidados
2. A MEF: Antecedentes, princípios orientadores e estrutura
Identificação e caracterização dos processos da ACE
Implementação de modelo de trabalho colaborativo
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Temática (2004-2007)
Funcional (2008-…)
Ministério
ACE
In
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MEF v.1 (Dez. 2011)
3. A construção da MEF: onde estamos?
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ível
1 (
ME
F –
v.
1)
Código de
classificação
Título Descrição Notas de aplicação Notas de exclusão
850 ATRIBUIÇÃO E ACOMPANHAMENTO DE INCENTIVOS FINANCEIROS
Relativo à administração de fundos e programas de incentivo financeiro a pessoas, organismos ou projectos, tendo em vista o desenvolvimento global do país, de uma região ou de um sector de actividade.
Aplicável às entidades que efectuam a gestão de fundos ou programas, bem como às entidades beneficiárias e, ainda, às entidades que participam apenas na apreciação das candidaturas a apoios. Inclui apoios concedidos por entidades privadas a serviços públicos.
A concessão de apoios de carácter social (prestações sociais, rendimento social de inserção, bolsa de estudo, etc.) deve ser considerada em "Prestação de serviços de protecção e inclusão social/ Atribuição de prestações sociais e auxílios económicos" (650.10).
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4.Perspectivas de utilização e desenvolvimento
MEF v.1
- 1º nível: Representação das funções da ACE para efeitos
de organização da documentação/informação
- 2º nível: Representação das subfunções da ACEpara
efeitos de organização da documentação/informação
Planos de classificação
- 3º nível: séries documentais
- Processos de negócio (abordagem funcional) ou
- Processos documentais (processos e colecções)
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Adesão voluntária (baseada nos benefícios de aplicação):
1. Economia de escala;
2. Redução de eventuais impactos decorrentes da mobilidade de recursos humanos na Administração e de reajustamentos estruturais;
3. Agilização da comunicação horizontal e vertical;
4. Transparência e acessibilidade à informação;
5. Melhor definição de privilégios de acesso e segurança;
6. Possibilidade de desenvolvimento de instrumentos de gestão de documentos passíveis de aplicação transversal.
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4.Perspectivas de utilização e desenvolvimento
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• Integração numa RCM (trabalho em curso no âmbito da Rede Interministerial para as TIC da AMA, Grupo de Trabalho para a Gestão de documentos na Administração Pública) com requisitos obrigatórios para:
▫ qualificação dos sistemas de arquivo/SEGA’s da ACE
▫ candidaturas a programas de modernização administrativa
• Alargamento da utilização do instrumento à Administração Local:
▫ plano de classificação transversal (projecto em curso com a participação de alguns municípios)
▫ revisão da Portaria de Gestão de Documentos n.º 1243/09
4.Perspectivas de utilização e desenvolvimento
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Figure 2a – A MoReq2010® compliant records system (MCRS) seen as a
grouping of interrelated services with a service based architecture (each
core service has its own numbered section of the specification)
4.Perspectivas de utilização e desenvolvimento
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• Divulgação, formação e apoio técnico.
• Produtos complementares: ▫ Índice remissivo, ▫ Glossário, ▫ Mapeamento orgânico-
funcional, ▫ Lista de termos para
domínios de intervenção.
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4.Perspectivas de utilização e desenvolvimento
1. Facilitar a adesão ao
produto
2. Auxiliar o
reconhecimento, na
MEF, de processos e
de missões
específicas dos
organismos
3. Auxiliar uma correcta
interpretação e
aplicação
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Macroestrutura Funcional
A MEF não é a realidade,
é uma representação
aceitável pelas partes como a melhor possível
num contexto determinado e
para uma determinada finalidade.
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UM COMPROMISSO
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ideias finais
• A MEF assume-se como um instrumento fundamental para a construção da interoperabilidade semântica na AP e para a prestação de melhores serviços ao cidadão, potenciando a (re)utilização da informação;
• A MEF pode representar um contributo inestimável para uma maior eficiência e economia de recursos na gestão da informação e constituir uma ajuda na diminuição da despesa pública.
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Contactos
Para formalizar a adesão ao programa “Governo electrónico e interoperabilidade”
ou para obter mais informações sobre a “Macroestrutura funcional”
http://dgarq.gov.pt
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