Última atualização:03 de outubro/2011

M A N U A L D O U S U Á R I OPoder

Judiciário

Malote Digital

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Malote Digital

ÍNDICE GERAL

APRESENTAÇÃO 3

OBJETIVO 3

1.ACESSANDO O SISTEMA 4

2. LOGIN DO SISTEMA 4

2.1 DOCUMENTO CORROMPIDO 5

2.2 USUÁRIO COM ACESSOAMAIS DE UMAUNIDADE ORGANIZACIONAL 5

3. INSTALANDO O NOTIFICADOR DO MALOTE DIGITAL 6

4. USANDO O NOTIFICADOR 7

5. PÁGINAINICIAL 9

5.1. MENU SUPERIOR 9

5.2. MENU LATERAL 9

6. DOCUMENTOS NÃO LIDOS 10

6.1 LENDO DOCUMENTOS 11

7. ENVIANDO DOCUMENTOS 12

7.1. ENVIANDO DOCUMENTOS EM SIGILO 16

7.2. GRUPO DE ENVIO 18

8. DOCUMENTOS LIDOS 19

9. DOCUMENTOS ENVIADOS 21

9.1. DETALHES DO DOCUMENTO ENCAMINHADO 22

10. ÚLTIMOS LIDOS 23

11. ÚLTIMOS ENVIADOS 24

12. RECIBOS 25

13. INSERINDO / VISUALIZANDO OBSERVAÇÕES NO DOCUMENTO 26

14. OBTENDO RELATÓRIOS 27

15.AVISOS 29

16. RASTREABILIDADE 30

16.1. PESQUISANDO TRAMITE DE DOCUMENTOS 30

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APRESENTAÇÃO

OBJETIVO

O Malote Digital é um sistema desenvolvido com finalidade de possibilitar comunicações recíprocas,oficiais e de mero expediente. O sistema (originalmente chamado “Hermes”) foi desenvolvido peloTJ-RN para uso interno. Posteriormente, foi cedido por meio de convênio ao CNJ, onde sofreuadaptações para permitir a troca eletrônica de correspondências com diversos órgãos do PoderJudiciário, passando a ser conhecido como Malote Digital.

O objetivo deste documento é apresentar as rotinas que compõem o Malote Digital, demonstrandocomo navegar em sua estrutura de menus e opções, a fim de possibilitar a realização de todas astarefas disponibilizadas.

Neste documento, veremos a forma de acessar o sistema para um usuário autorizado e como utilizaras várias opções disponíveis no Sistema.

A ajuda on line, pode ser acionada a qualquer momento, por meio do link disponível no próprioSistema Malote Digital, permitindo ao usuário esclarecer dúvidas, verificando como a tarefa deve serrealizada, ou como um campo pode ser preenchido.

2. LOGIN DO SISTEMA

Após acessar o sistema, é apresentada uma página para a identificação do usuário, ou seja, o Login e Senha, conforme a figura abaixo.

“Login” e “Senha” do usuário serão fornecidos no momento em que forem cadastrados.

Para a segurança dos usuários em geral, sempre que precisarem se ausentar de diante do computador, os usuários devemevitando que outros utilizem o computador e o Sistema Malote Digital com seu usuário.

Para Fazer Logoff, clique em “Iniciar” (na barra de tarefas do seu computador) e depois em “FAZER LOGOFF”.

“FAZER LOGOFF” do sistema

Atenção:

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1. ACESSANDO O SISTEMA

O Malote Digital é um sistema WEB, seu acesso deverá ser realizado por meio de um navegador de internet. O endereço do sistema (URL), deverá ser solicitado àseção competente do seu órgão.

2.1 DOCUMENTO CORROMPIDO

Após o login, caso exista algum documento enviado por qualquer funcionário vinculado a sua Unidade Organizacional que por“

”. Neste momento o usuário deverá informar a solução dada a esta situação clicando no link“ ” indicado pela seta amarela.Informar solução adotada

algum motivo odestinatário não tenha conseguido ler, automaticamente aparecerá a mensagem EXISTEM DOCUMENTOS CORROMPIDOS ENVIADOSPOR ESTA UNIDADE ORGANIZACIONAL

Solução adotada: É neste campo que o funcionário deverá relatar qual procedimento foi adotado na soluçãodo problema. Exemplo: Reenvio do documento por e-mail; Reenvio do documento integro pelo sistema, etc.

Dica:

2.2 USUÁRIO COM ACESSO A MAIS DE UMA UNIDADE ORGANIZACIONAL

Após o login, caso o usuário possua acesso amais de uma Unidade Organizacional , comoJuízes Substitutos ou Diretores de Secretarias,será exibida uma tela para seleção da UnidadeOrganizacional (ver figura ao lado) pela qual ousuário deseja logar-se. Após esta seleção,todas as operações (envio, recebimento econsulta) de documentos será na referida UO.Para efetuar uma operação com outra UnidadeOrganizacional, o usuário deverá clicar naopção “Alterar UO” no menu superior) eselecionar a Unidade que deseja. No caso dousuário ter acesso a apenas uma UO, o acessoé direto, sem necessidade da escolha da UO.

¹

Dicionário:

1 qualquer unidade no âmbito de um órgão.Unidade Organizacional - UO:

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Quando a janela ao lado aparecer, clique nobotão “RUN”, conforme a figura ao lado.

É importante marcar a opção “Aways trustcontent from this publisher” para que esta janelanão apareça toda vez que o “Notificador” foriniciado. Veja na imagem ao lado. Após esseprocedimento, o notificador já estará instaladoem seu computador representado pelo icone“M” localizado no canto inferior direito de suatela confrome mostra a figura 3.1

3. INSTALANDO O NOTIFICADOR DO MALOTE DIGITAL

No Menu Lateral do sistema, está disponível aopção “Notificador” ( ). Para acessá-labasta clicar com o mouse sobre o link.

figura 3.1

Ao clicar no link “Notificador” a janela ao ladoaparecerá. Para prosseguir, basta clicar nobotão “OK” (figura 3.2)

O Notificador é um recurso deste sistema usado para informar, em tempo real, orecebimento de novos documentos.

Figura 3.1

Figura 3.1

Figura 3.1

Figura 3.1

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Todas as vezes que o usuário fizer o login no sistema operacional(windows ou linux.), aparecerá na barra de tarefas, (canto inferior direitoda tela) um ícone representado pela letra “M”, como mostra a .Repare que o ícone está em vermelho indicando que o usuário estádesconectado do Notificador.

figura 4.1

Depois de logado, ao clicar com o botão DIRETO do mousesobre o ícone do Notificador, ( ) você terá acesso aum menu com as seguintes opções:

Oo usuário poderá acessar o sistema clicando em “Acessaro sistema Malote Dital”;

O Notificador informa a quantidade total de documentosrecebidos e ainda não lidos;

é informado o usuário que está logado no sistema;

Ao clicar em “Conectar com outro usuário” automaticamenteé encerrada a seção atual do sistema, permitindo que ofuncionário faço o login com outro usuário;

Ao clicar em “Desconectar ” o usuário sera desconectado doNotificador;

Ao clicar nessa opção o Notificador será encerrado.

Acessar o sistema Malote Digital

Total de Documentos não lidos

Usuário Logado

Conectar com outro Usuário

Desconectar

Sair

figura 4.4

Outra maneira de ativar o Notificador em estações Windows, é clicando em “Iniciar” >>“Programas” >> “Inicializar” e depois em “Notificador Malote Digital”.

Dica:

4. USANDO O NOTIFICADOR

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Figura 4.4

Figura 4.1

Figura 4.3

Antes de logar, ao clicar com o botão DIRETO do mousesobre o ícone do Notificador, você terá acesso aum menu com as seguintes opções:

O usuário poderá acessar o sistema clicando em “Acessar osistema Malote Digital”. Porém, como ainda não está logadono notificador, o funcionário terá que digitar usuário e senhano browser.

O notificador informa que o funcionário esta desconectadodo sistema.

Ao clicar em “Conectar”, aparecerá um quadro ( )onde funcionário deverá digitar seu usuário e senha para seconectar ao notificador. Importante lembrar que o usuário asenha a serem informados são os mesmos utilizados noMalote Digital.

Acessar o sistema Malote Digital

Status: Desconectado

Conectar

Obs.: Selecionada a opção “Lembrar Senha” o sistemairá salvar suas informações de usuário e senha,logando automaticamente toda vez que o notificador foracionado.

(figura 4.2)

figira 4.3

Figura 4.2

Após a instalação, será adicionado na área detrabalho um atalho para o “Notificador”. (

)Para acioná-lo, dê um duplo clique sobre ele.

figura4.6

Figura 4.5

Sempre que a Unidade Organizacional receberum novo documento, aparecerá durante algunssegundos, uma mensagem de alerta ( )que exibe também a quantidade de documentosainda não lidos.

Além da mensagem de alerta, existindodocumentos não lidos na UO, o ícone do MaloteDigital exibirá a figura de um pequeno envelope.

figura 4.5

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Figura 4.6

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5. PÁGINA INICIALApós acessar o sistema, será aberta a “PáginaInicial” (veja reprodução ao lado) onde o usuárioterá acesso a todos os menus e opções para asfunções do Sistema, que seu nível deautorização lhe permita executar. Este nível deautorização é individual e definido peloAdministrador do Sistema, através desolicitação do chefe imediato da UO.

Ainda na “Página Inicial”, o usuário terá a suadisposição o Menu Superior e o Menu Lateralpara acessar as funções desejadas.

No centro da página, estão as seguintesinformações:• Na primeira linha: Confirmação de que ousuário está logado ao sistema.• Segunda linha: Identificação da UnidadeOrganizacional que o usuário pertence.

5.1. MENU SUPERIOR

As opções ‘’Economia’’, “Página Inicial”, “Fazer Logoff” e “Alterar UO”, podem ser facilmente acessadas pelo Usuário através do Menu Superior localizado naparte superior direita da página.

o sistema fornece o valor (R$) economizado com a não impressão de documentos e o valor (R$) econonomizado com a não utilização dos correios.•• Página Inicial:• Fazer Logoff:•Alterar UO:

Economia:retorna à página inicial do sistema.

retorna à página de Login do sistema, possibilitando o mesmo usuário novamente se Conectar ao sistema ou outro usuário.encerra a seção da UO que o usuário está logado, permitindo que este usuário escolha outra UO, sem a necessidade de efetuar Logoff.

!

5.2. MENU LATERAL

O Menu Lateral apresenta ao usuário asfuncionalidades disponíveis conforme a figuraao lado. Cada uma delas será tratada de formadetalhada adiante.

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6. DOCUMENTOS NÃO LIDOS

No Menu Lateral do sistema está disponível aopção “Não Lidos” (conforme figura ao lado).Para acessá-la, basta clicar com o mouse sobreela.

Após clicar na opção “Não Lidos” será aberta apágina

(ver figura ao lado). Esta página é umespaço indiv idual de cada unidadeorganizacional no sistema, onde ficamarmazenadas as comunicações recebidas, masainda não lidas.

Todos os documentos não lidos aparecemnessa tela, com o mesmo nome, “NovoDocumento”. Intencionalmente foram omitidasas informações do Remetente, Data e Hora doEnvio, Prioridade e oAssunto, para que todos osdocumentos enviados apareçam, em umprimeiro momento, com o mesmo grau deprioridade de leitura.

No exemplo ao lado, vemos listados osdocumentos não lidos separados entre«Correspondência 1» e «Correspondência 2».Cada correspondência equivale a um envio,logo, «Correspondência 1» contém 5documentos anexados neste envio.

Obs.: Repare que no último documento dacorrespondência 1, é informado que este foi lidopelo funcionário Bruno, conforme seta amarela.Isto porque Bruno, leu apenas um documentodos 5 que estão anexo a este envio. QuandoBruno ou outro funcionário realizar a leitura detodos os documento relativos ao envio, este nãomais constará no menu «Não Lidos».

“Pesquisa de Documentos » NãoLidos”

Em alguns casos pode acontecer do documentorecebido estar danificado não sendo possívelsua visualização. Caso aconteça, o sistemanotificará o usuário com a mensagem “ERROAO CARREGAR O DOCUMENTO”, informandoos dados do remetente conforme o quadro aolado.

6.1. LENDO DOCUMENTOS

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Após clicar com o mouse sobre o documentoque se deseja ler, o sistema irá abrir uma novajanela com o documento dentro dela (Ver figuraao lado).

O usuário poderá ler e imprimir o documento ousalvá-lo em seu computador.

Após clicar no documento para visualizá-lo, omesmo não mais aparecerá na lista dedocumentos não lidos, contida na página“Pesquisa de Documentos » Não Lidos”,mostrada anteriormente, e passará a fazer parteda lista de documentos “Lidos”(falaremos sobreessa página adiante).

Os documentos enviados pelo sistema podemreceber a assinatura digital através do sistemaou até mesmo serem assinados antes deanexados a mensagem.

O sistema criará automaticamente uma folhade rosto contendo as informações dodocumento e, se for o caso, da assinatura.Veja a figura ao lado.

O Código do Documento (ver figura ao lado),gerado automaticamente, poderá ser usado emfuturas consultas dentro do próprio SistemaMalote Digital (veremos isso mais adiante).

Para que se consulte a folha de rosto dosdocumentos assinados antes de incluídos nosistema Malote Digital, clique no ícone apontadopela seta amarela na figura ao lado.

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Para ler os documentos, basta clicar com omouse sobre o documento que se deseja ler(conforme figura ao lado). Ao clicar nodocumento, o mesmo abrirá possibilitando aousuário visualizá-lo.

7. ENVIANDO DOCUMENTOS

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No Menu Lateral do sistema está disponível aopção “Enviar” (conforme figura ao lado). Paraacessá-la basta clicar com o mouse sobre ela.

Após clicar na opção “Enviar”, será aberta apágina “Seleção do Tipo de Documento ”(verfigura ao lado). Esta página apresenta umatela com alguns tipos de documentos paraseleção. Escolha o tipo de documento a serenviado.

Só é possível um tipo de documentopor envio.Obs.:

Após a ter sido selecionado o tipo de documento, o sistema somente irá exibir as UOs que possuem permissão para receber aquele tipo dedocumento.

No caso do tipo de documento administrativo, o sistema irá exibir todas as UOs que fazem parte da rede do Malote Digital, exceto as que foramconfiguradas para não serem visíveis externamente.

Atenção:

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Após selecionado o tipo de documento, osistema apresentará uma tela de destinatáriosdisponíveis para envio de documentos. Osistema exibe as unidades do órgão de sualotação do lado direito da tela. Do lado esquerdoestão outros destinatários da justiça. A escolhado destino é feita de forma hierárquica conformea organização da Just iça. Escolhaprimeiramente o órgão da Justiça superior atéchegar no destino de seu documento.

Clicando na lupa apontada pela seta amarela dafigura ao lado é possível digitar o nome daunidade que deseja localizar dentro do órgãoselecionado. Na figura ao lado, a busca seriafeita no órgão Conselho da Justiça Federal.

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Selecione todos os destinatários necessários eclique no botão “AVANÇAR”. Caso se engane,clique no x ao lado do destinatário que desejaexcluir.

O próximo passo será escolher a prioridade epreencher o texto do campo assunto e anexararquivos caso necessário.

Após clicar no botãoAVANÇAR, os destinatáriossó poderão ser alterados ou adicionadosclicando no botão “VOLTAR PARA OSDESTINATÁRIOS”.

Para remover todas as opções selecionadas,clique no botão “REMOVER TODOS”.

Após o clique no botão “AVANÇAR” o sistemaapresentará tela com os DestinatáriosSelecionados para o Envio.

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Preencha a Prioridade, que pode ser Alta,Normal ou Baixa. Preencha o campo “Assunto”do documento a ser enviado e então, selecioneo documento que será enviado.

O sistema possibilita que os documentos sejamassinados digitalmente por uma ou maispessoas.

A assinatura digital é análoga a assinatura físicaem papel. Ela garante a autenticidade, aintegridade e irretratabilidade do documento.

Para anexar um documento, basta clicar nobotão “SELECIONAR DOCUMENTO”. Umajanela abrirá para que o usuário escolha se iráou não assinar o documento. Clique em SIMcaso deseje assinar o documento digitalmenteou em NÃO se não for assinar o documento.

Caso o documento já esteja assinado, clique emnão. Para estes documentos que foramassinados antes de incluídos no sistema MaloteDigital, o sistema criará um novo documento queserá encaminhado junto ao original contendo asinformações da assinatura.

Os documentos enviados pelo sistema devemser obrigatoriamente do formato PDF (PortableDocument Format), para que não possam seralterados pelos usuários e ter no máximo otamnho de 2(dois) MB.

Na janela ao lado, clique no botão“PROCURAR” para selecionar o documento.Depois, no campo ao lado do botão “ASSINAR”,insira a senha do seu certificado ou PIN docartão/token. É possível digitar este código ousenha utilizando o teclado virtual que apareceao lado da seta amarela.

1 PDF: significa Portable Document Format (Documento em Formato Portátil). Trata-se de um formato de arquivo leve, criado pela Adobe Systems, empresa líderem programas de computador para processos editoriais.

Dicionário:

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Após digitar a senha/código clique no botão“ASSINAR”. O sistema exibirá uma mensagemconforme figura ao lado confirmando aassinatura do documento.

Caso queira co-assinar o documento repita aoperação quantas vezes for necessário.

Quando concluir a assinatura do documento,clique no botão concluir.

Caso não queira assinar o documento, osistema apenas não exibirá os campos parainserção dos dados da assinatura digital.

Se o usuário quiser anexar outros documentos,basta repetir os passos acima. Para finalizar aoperção e enviar o(s) documento(s), clique em“ENVIAR DOCUMENTO”.

Caso o usuário tente enviar um documento quenão tenha a extensão PDF, o sistema lheapresenta uma mensagem de erro, conformefigura ao lado.

Se o usuário tentar realizar o envio sem umdocumento em anexo, o sistema apresenta amensagem ao lado.

Após o clique no botão “ENVIAR”, o sistemaapresenta uma página de confirmação do envio,conforme figura ao lado. Nessa página, ousuário poderá escolher entre imprimir umrecibo do envio (conforme seta amarela) ouescolher uma das opções do menu lateral.

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No Menu Lateral do sistema está disponível aopção “Enviar em Sigilo” ( ).Selecionando está opção, o envio dodocumento se dará de forma pessoal e não parauma Unidade Organizacional, fazendo com queo documento fique visível somente para pessoado funcionário.

Obs.: Esta funcionalidade está condicionadaa autorização da chefia imediata que deveser requerida ao gestor do sistema.

figura 7.1.1

Após clicar na opção “Enviar em Sigilo”, seráaberta a página “Enviar Documento em ModoSigiloso » É possível enviar em Sigilo tanto naopção ENVIAR EM GRUPO quanto na opçãoENVIO INDIVIDUAL ( ). A páginaapresenta o termo de envio onde para enviar énecessário concordar e marcar a opção “EstouCiente”.

figura 7.1.2

Após a digitação do nome do Destinatário serãolistados abaixo os servidores com nomecorrespondente à busca. Basta marcar odesejado e voltar para os destinatários. (

).figura

7.1.4

Para localizar o destinatário, é possívelselecionar o segmento Judiciário e a UnidadeJudiciária ( ). Isso pode ser utilizadopara filtrar os servidores destinatários facilitandoa localização. Digite o nome ou parte do nomedo destinatário no campo “Nome” e clique nobotão “LOCALIZAR”.

figura 7.1.3

Figura 7.1.5

7.1 ENVIANDO DOCUMENTOS EM SIGILO

Figura 7.1.2

Figura 7.1.1

Figura 7.1.4

Figura 7.1.3

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Em seguida é necessário SELECIONAR ODOCUMENTO ( )Figura 7.1.6

O Procedimento de Envio é o mesmo padrão doenvio comum. (Ver Página 12).

Figura 7.1.6

Figura 7.1.7

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7.2 GRUPO DE ENVIO

O Grupo de Envio estará disponível natela de Envio > Seleção deDestinatários como primeira opçãopara o usuário conforme nos aponta aseta amarela.

Esta funcionalidade traz uma facilidade que permite ao usuário, no momento doenvio, selecionar um ou mais grupos de envio já existentes sem que hajanecessidade de selecionar as UO`s desejadas uma por vez.

Obs.: A disponibilização dos grupos de envio está condicionada ao cadastro préviodesses grupos pelo administrador do sistema e existira somente no tipo dedocumento administrativo.

Após a seleção do Grupo deDestinatários, aparecerá uma telalistando as UO`s pertencentes aoGrupo escolhido. Repare que aqualquer momento o usuário podemanipular a lista de destinatáriosselecionada, podendo excluir ouadicionar novas UO`s.

Certo das Unidades Organizacionaisescolhidas, o procedimento de enviosegue de forma padrão como já vistono item 6 deste manual.

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8. DOCUMENTOS LIDOSNo Menu Lateral do sistema está disponível aopção “Lidos” (conforme figura ao lado). Paraacessá-la, basta clicar com o mouse sobre ela.

Esta página é um espaço individual de cadaUnidade Organizacional no sistema, ondeficam armazenadas as comunicaçõesrecebidas, e lidas, das demais UOs dos órgãosdo Poder Juduciário, constando data e hora dorecebimento.

Após clicar na opção “Lidos” será aberta apágina “Pesquisa de Documentos » Lidos”(verfigura ao lado). Inicialmente, será apresentadaao usuário uma tela com algumas opções debusca, onde o usuário poderá escolher comoprocurar o Documento(s) Lido(s).

Uma das opções de busca é através dado documento. Através das opções

“Data de Leitura Inicial” e “Data de Leitura Final”,o usuário poderá criar um intervalo a serpesquisado, onde todos os documentos lidosnaquele intervalo serão mostrados.

Clique com o mouse sobre o desenho docalendário ao lado da opção “Data de LeituraInicial” e escolha uma data inicial. Depois, cliqueno segundo icone, logo abaixo e escolha umadata final (ver figura ao lado). Após a escolha dointervalo de datas pressione o botão“PESQUISAR”.

Data deLeitura

O sistema apresentará logo abaixo o resultadoda pesquisa, como mostra a figura ao lado.Falaremos mais adiante, de maneira detalhada,sobre esse quadro com o resultado da pesquisa.

Antes de adentrarmos neste item, repare que noresultado da pesquisa (quadro ao lado) naprimeira coluna, opção é mostrado umícone do arquivo PDF “rasgado”. Isto porque odocumento recebido está corrompido, o quetorna inviável sua visualização. Neste caso asopções de encaminhar o documento sãoautomaticamente suprimidas.

“Ler”

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Outra opção de busca é através do. Esse código é gerado

automaticamente pelo sistema no envio dodocumento e impresso no roda-pé do mesmo.No sub-tópico “4.1. LENDO DOCUMENTOS”deste manual foi abordado esse assunto.

“Código doDocumento”

Por fim, o usuário poderá realizar uma buscaatravés do . O Nome doDocumento é o nome do arquivo enviado emanexo.

No exemplo ao lado, foi realizada uma busca pordocumentos com o nome de “Portaria”. Logoabaixo, o sistema apresenta o resultado dabusca.

O usuário NÃO PODERÁ realizar uma pesquisasem preencher pelo menos um das opções deconsulta disponíveis. Se o usuário tentar realizara pesquisa sem preencher um dos campos, osistema lhe mostrará a seguinte mensagem deerro:

Nome do Documento

É necessário informar algum campopara a consulta.

“

”

O quadro ao lado representa o resultado dabusca realizada pelo usuário. Quando a buscanão encontrar nenhum documento, amensagem “Nenhum documento encontradopara sua busca” é apresentada.No exemplo ao lado a busca por documentoscom o nome de “portaria” encontrou doisdocumentos. Estão apresentadas as seguintesopções e informações:

Primeira coluna, opção : ao clicar com omouse sobre o ícone do arquivo PDF, o usuárioterá a opção de ler o arquivo.

Segunda Coluna, Cod Rastreabilidade. Verp a g . 2 9 d e s t e m a n u a l .Terceira coluna, : nome do

remetente.Quarta coluna, : nome do

documento lido.Quinta coluna, : data e hora que

o documento foi lido.Sexta coluna, : data e hora que o

documento foi enviado.Sétima coluna, : ao

clicar com o mouse sobre um dos ícones, ousuário poderá encaminhar o documento aoutra UO ou enviá-lo por e-mail.

•

•

•

•

•

•

“Ler”

“Remetente”

“Documento”

“Data Leitura”

“Data Envio”

“Enc. (Encaminhar)”

!

Todas as vezes que o ícone do PDFaparecer nas páginas do sistema, significaque o usuário, ao clicar sobre ele, poderáabrir e ler o documento.

ENCAMINHAR PARA UMA UNIDADE ORGANIZACIONAL

ENCAMINHAR POR E-MAIL

Ao clicar no ícone que encaminha o documentoa outra UO, o usuário primeiro irá escolher a UOque deseja encaminhar o documento econfirmar a escolha. Após a confirmação, apágina “Encaminhar Documento” seráapresentada (ver figura ao lado) com odocumento que será encaminhado já anexadopara o envio (observe o nome do documentoanexado em vermelho). Para concluir, pressioneo botão “ENCAMINHAR”.

Dica:

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Ao clicar no ícone que encaminha o documentopor email, o sistema apresenta a página“Encaminhar Documento por Email”, comomostra a figura ao lado.

Está página apresenta os dados do documentoe solicita ao usuário, no campo “

, o endereço do email para onde odocumento será encaminhado.

Após in formar o emai l , c l ique em“ENCAMINHAR”.

Encaminharpara”

Só será permitido o encaminhamento dedocumentos para e-mails que façam partedos domínios .JUS e .ORG. Se o usuáriotentar encaminhar um documento para ume-mail que não seja destes domínios, osistema apresentará a mensagem ao lado.

Atenção:

9. DOCUMENTOS ENVIADOSNo Menu Lateral do sistema está disponível aopção “Enviados” (conforme figura ao lado).Para acessá-la, basta clicar com o mouse sobreela.

Esta página é um espaço individual de cada UOno sistema, onde ficam todas as comunicaçõesenviadas aos demais órgãos/unidades do PoderJudiciário, constando data e hora do envio damensagem. Documentos enviados em sigilosão acessíveis apenas ao remetente do

Após clicar na opção “Enviados” será aberta apágina “Pesquisa de Documentos » Enviados”(ver figura ao lado). Inicialmente, seráapresentada ao usuário uma tela com algumasopções de busca, semelhante a busca porDocumentos Lidos, vista no tópico anterior, otópico “6. DOCUMENTOS LIDOS”.

Das opções de busca disponíveis nessa página,falaremos apenas daquela que se difere dasopções já vistas no tópico anterior, a opção debusca “Somente Encaminhados”. Essa buscatraz apenas os documentos encaminhados aoutras UO (Vimos como encaminhar umdocumento no tópico “6. DOCUMENTOSLIDOS”, na página XX).

Clique no quadro ao lado da opção “SomenteEncaminhados” para marcá-lo (ver figura aolado). Após marcá-lo, clique no botão“PESQUISAR”. O sistema irá trazer todos osdocumentos que foram encaminhados.

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Após o clicar no botão “PESQUISAR”, o sistemaapresentará, logo abaixo, um quadro com oresultado da pesquisa (ver figura ao lado).Quando a busca não encontrar nenhumdocumento encaminhado, a mensagem“Nenhum documento encontrado para suabusca” será apresentada.

No exemplo (ao lado e acima) a busca pordocumentos encaminhados encontrou doisdocumentos, onde estão apresentadas asseguintes opções e informações:

• Primeira coluna, opção : ao clicar com omouse sobre o ícone do arquivo PDF, o usuárioterá a opção de ler o arquivo.

• Segunda coluna, : ao clicar com omouse sobre o ícone que representa osdetalhes do documento, o sistema abrirá umanova página com os detalhes do documento,como mostra a figura ao lado. Mais adianteiremos falar separadamente sobre essa página.

“Ler”

“Detalhes”

Assunto:

- Terceira coluna, : nome dodocumento encaminhado.

• Quarta coluna, : data e hora queo documento foi encaminhado.

• Quinta coluna, :desenho representando a confirmação doencaminhamento do documento.

“Documento”

“Data Envio”

“Enc. (Encaminhado)”

O quadro ao lado, como já visto, representa oresultado da busca por documentosencaminhados, onde estão apresentadas asopções e informações já explicadasanteriormente.

9.1. DETALHES DO DOCUMENTO ENCAMINHADO

Na Segunda coluna, , vimos que aoclicar com o mouse sobre o ícone, o sistemaabrirá uma nova página com os detalhes dodocumento, como mostra a figura ao lado.No primeiro quadro, temos as informaçõesdetalhadas do documento: Remetente,Documento, Data de Envio, Prioridade,Comentário e Abrir Documento. Clicando noícone do arquivo PDF o sistema abrirá o arquivo,possibilitando o usuário ler o documento.

No segundo quadro logo abaixo temosdisponíveis as informações: “Destinatários”(para onde o documento foi encaminhado),“Data Leitura” e “Lido Por” (quem leu odocumento). As colunas “Data Leitura” e “LidoPor” ficarão em branco até que alguém leia odocumento encaminhado.

“Detalhes”

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Observe na figura ao lado que, quando odocumento encaminhado é lido, as opções“Data Leitura” e “Lido Por” são preenchidasautomaticamente. O sistema grava a Data deLeitura e o nome do que ler odocumento.

primeiro usuário

Para o usuário ,basta clicar no ícone ao lado do destinatário. Aoclicar no ícone, o sistema abre uma página como recibo de leitura, conforme figura ao lado.Clique na opção “Imprimir”, no lado inferiordireito da página.

imprimir o Recibo de Leitura

Recibo de Leitura: comprovante autenticadorfornecido pelo sistema, notificando o remetente que ainformação transmitida foi aberta pelo destinatário, emdeterminada data e hora, os quais permanecerãoarmazenados nos equipamentos de informática desteTribunal, sendo dispensada a impressão para simplesefeito de registro em livro.

Dicionário:

10. ÚLTIMOS LIDOSNo Menu Lateral do sistema está disponível aopção “Últimos Lidos” (conforme figura ao lado)

Para acessá-la, basta clicar com o mouse sobreela.

Após clicar na opção “ÚltimosLidos”, o sistema abrirá apágina “Pesquisa Últimos 10Documentos » Lidos ” listandoos últimos dez documentoslidos (ver figura ao lado).

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11. ÚLTIMOS ENVIADOSNo Menu Lateral do sistema, está disponível aopção “Últimos Enviados” (conforme figura aolado). Esta opção exibe os últimos 10 (dez)documentos enviados pela UO, ordenados pordata de envio.

Para acessá-la basta clicar com o mouse sobreela.

Após clicar na opção “Últimos Enviados”, osistema abrirá a página “Pesquisa Últimos 10Documentos » Enviados ” listando os últimosdez documentos enviados (ver figura abaixo).

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12. RECIBOSNo Menu Lateral do sistema, está disponível a opção “RECIBOS” (conformefigura ao lado). Esta opção permite ao usuário obter dois tipos de recibos paradocumentos enviados:Enviados e Lidos: Comprovam que o documento foi enviado e lido pelodestinatário;

Enviados e não lidos: Comprovam que o documento foi enviado, porém aindanão foi lido pelo destinatário.

Para acessar esta funcionalidade, basta clicar com o mouse sobre o «RECIBO»que se deseja obter, conforme indica a seta amarela.

Após clicar no recibo desejado, o sistema abrirá umapágina (conforme figura ao lado) contendo algumasopções de pesquisa, sendo necessário o preenchimentode apenas um dos campos para a obtenção doresultado.

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Afigura abaixo ilustra a tela de resultado da pesquisa solicitada.

Esta tela traz ao usuário do sistema algumas informações encontradas de cada documento resultante da pesquisa realizada, sendopossivel a leitura do documento (seta amarela 1), gerar o recibo (seta amarela 2) e ‘’forçar’’ manualmente, clicando no campo«Ação» a «verificação de leiurtura»¹ caso o sistema ainda não tenha feito de forma automática.

¹ Verificação de Leitura:Ao realizar o envio de um documento para um destinatário externo, pode acontecerdo remetente não ser notificado da leitura deste documento. Esta eventualidade deve-se ao fato de o robôde notificação depender de parâmetros no ambiente do leitor do documento, que momentaneamentepodem estar indisponíveis ou sobrecarregados. Caso a situação acima aconteça, a opção «Verificação deLeitura» ( ) estará disponível no campo «Ação». Ao clicar nesta opção, o sistema verificarádiretamente no ambiente do destinatário se o documento já foi lido, caso ainda não tenha sido lido, osistema informará que a leitura ainda não foi realizada. ( )

figura 12.1

figura 12.2

Dicionário:

figura 12.2

figura 12.1

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13. INSERINDO / VISUALIZANDO OBSERVAÇÕES NO DOCUMENTO

Ao visualizar um documento, seja eleenviado ou lido, estará disponível a opçãod e “ I N S E R I R / V I S U A L I Z A ROBSERVAÇÕES DO DOCUMENTO”(conforme figura ao lado). Para acessá-la,basta clicar com o mouse sobre ela.

Está funcionalidade permite ao funcionárioinserir qualquer tipo de observação, queachar pertinente, aos documentos enviadosou lidos pertencentes à sua UO.

Aobservação inserida pelo funcionário, serávinculada ao documento e estará disponívela todos os funcionários pertencentes a UO,sempre que um documento for visualizado.

Ao clicar em “INSERIR / VISUALIZAR OBSERVAÇÕES DO DOCUMENTO” uma tela (conforme figuraa baixo) será exibida.

As informações devem ser digitadas no campo “Observações””

Após gravada a observação, esta será exibida na tabela “Observações” conforme indica a seta

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14. OBTENDO RELATÓRIOS (Funcionalidade restrita ao Administrador do sistema)

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No Menu Lateral do sistema, está disponível a opção “RELATÓRIOS”(conforme figura ao lado). Esta opção permite extrair tipos derelatórios quantitativos.

Ao selecionar “Envios Externos”, os filtros depesquisa “Data Inicial” e “Data Final”devem ser preenchidos. Ao clicar em “Pesquisar”, osistema realizará uma busca de todos osdocumentos que foram enviados somente paraoutros órgãos que não o de origem, disponibilizandoum relatório contendo às informações solicitadas.

(figura 13.2)

Ao selecionar “Envios Internos”, os filtros depesquisa “Data Inicial” e “Data Final”

O(figura 13.2)

devem ser preenchidos. sistema realizará umabusca de todos os documentos que foram enviadosunicamente para as UOs do orgão de origem ou queestejam cadastradas na mesma base de dados,disponibilizando um relatório contendo àsinformações solicitadas.

Ao selecionar “Uos que não possuem funcionáriosvinculados”, repare que o sistema não irá exibirnenhum filtro de pesquisa. Basta um clique em“Pesquisar” e o sistema realizará uma busca detodos as UOs que não possuem usuários vinculadosa ela, disponibilizando um relatório contendo àsinformações solicitadas.

Ao selecionar “Funcionários”, uma tela,

Ao clicar em “Pesquisar”, o sistemarealizará uma busca de todos os funcionários queestão vinculados a UO anteriormente selecionada,disponibilizando um relatório contendo àsinformações solicitadas.

(figura 13.1)irá aparecer. Nesta tela deve ser selecionada a UOque se deseja pesquisar e logo após o “Tipo dePesquisa.”

Ao selecionar “Documentos encaminhados por e-mail”, será exibida uma tela, conforme ,contendo alguns filtros de pesquisa. Será necessárioo preenchimento de um ou mais filtros para realizar apesquisa. O

(figura 13.3)

sistema realizará uma busca de todosos documentos que foram encaminhados por e-mail, independente do órgão ou UO para qual foienviado, disponibilizando um relatório contendo àsinformações solicitadas.

Caso deseje realizar a pesquisa peloremetente indicado pela seta amarela, basta digitaro nome ou pelo menos as três primeiras letras donome do remetente.Ao clicar no ícone , uma listacom os nomes encontrados na pesquisa será exibidano campo ao lado.

,Obs.:

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figura 13.1

figura 13.2

figura 13.3

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Ao selecionar “ ”,será exibida uma tela, conforme figura ao lado,contendo alguns filtros de pesquisa. Será necessárioo preenchimento de um ou mais filtros para aobtenção do relatório. A funcionalidade de Auditoriade Acessos e Operações, consiste em um relatórioinformativo de acessos que um usuário de umadeterminada UO realizou, como também todas asoperações realizadas por ele em um determinadoacesso. Nesta última, é necessário selecionar aopção «Exibir operações realizadas», conformeindica a seta amarela.

Caso não seja selecionada a opção de filtro «Exibiroperações realizadas», no relatório constará apenaso nome do usuário, o IP de acesso referente aocomputador utilizado, a data do login e a data dologoff.

Caso seja selecionada a opção de filtro «Exibiroperações realizadas», além das informações acima citadas, trará todas as operações realizadaspelo funcionário naquele determinado login.

Auditoria de Acessos e Operações

Obs.: Para realizar a pesquisa utilizando o filtro«Funcionários», é necessário escolher a UOdesejada.

figura 14.1

figura14.1

figura 14.1

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15.AVISOS (Funcionalidade restrita ao Administrador do sistema)

No Menu Lateral do sistema, está disponível a opção“AVISOS” (conforme figura ao lado). Esta opção permiteao administrador do sistema disponibilizar avisos parauma ou mais UOs. Todas as vezes que um funcionáriorealizar um login, este aviso ficará disponível na tela inicialdo sistema.

Ao selecionar «Gerenciador deAvisos» a tela logo abaixo será exibida.Em «Visível na tela de login» é possível definir se o aviso será mostrado antes mesmo do usuário efetuar o login,clicando na opção «sim», ou se o aviso será mostrado somente após o usuário efetuar o login, clicando na opção«não».Em «Escopo doAviso» clique em «SELECIONAR» para escolher a UO que receberá o aviso.Logo abaixo, em «Visível a(s)» deve ser escolhido uma das duas opções:

Selecionada esta opção, o aviso ficará visível apenas às UOs que estãocadastradas imediatamente abaixo da UO escolhida.

Selecionada esta opção, o aviso ficará visível a todas as UOs cadastradas abaixo daUO escolhida, inclusive subgrupos de UO.

No campo «Expira em» será configurado quantos dias o aviso ficará disponível para a(s) UO(s) selecionada(s).

Marcando a opção «Somente para administradores» o aviso só ficará visível somente para o administradorpertencente da UO escolhida.

No campo «Descrição» é possível:Inativar um aviso cliacando na opção:

Editar o aviso um aviso cliacando na opção:

Excluir um aviso clicando na opção:

UO(s) imediatamente inferior(es):

Todas as UO inferiores:

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16. RASTREABILIDADE

No menu lateral do sistema, está disponível a opção de“RASTREABILIDADE”, conforme figura ao lado. Estaopção permite ao usuário do sistema, por meio de umcodigo único, localizar e rastrear um documento todavez que este for encaminhado para alguma UO.

Ao realizar um envio no sistema, automaticamente será atribuido um código único de rastreamento ao documento enviado, que permite à UO remetente edestinatária através da opção «RASTREABILIDADE» «PESQUISAR», consultar o andamento do documento enviado, toda vez que uma UO encaminhar

UO X UO Y UO Z

UO X,

UO YUO Z

UO X UO Y UO YUO Z

estedocumento a uma outra UO.

Para melhor uso desta funcionalidade, faz-se importante observar algumas regras de rastreabilidade:

Apesar do sistema gerar o codigo de rastreamento no momento do envio, a consulta de rastreabilidade só irá exibir resultados quando este documento forencaminhado pela UO destinatária à outra UO. Para melhor entendimento, vejamos o exemplo a seguir:

realiza o envio de um documento para que encaminha este documento para .

ao consultar em «Documentos Enviados» ou «Documentos Lidos » será exibido o Cod. Rastreabilidade,

Em posse deste código, todas as UOs envolvidas poderão usa-lo, a qualquer momento, para localizar este documento, entretanto se considerarmos que aainda não encminhou este documento à , ao tentar realizar a pesquisa de rastreabilidade, o sistema não encontrará qualquer registro referente à este codigo,

Isto deve-se ao fato de que o serviço de Rastreabilidade só acontecerá quando o documento enviado da para é encaminhado da paraa .

ver figura 1.

ver figura 2.

figura 2

16.1 PESQUISANDO TRAMITE DE DOCUMENTOSEm posse do Código de Rastreabilidade, e sendo uma UO participante do ciclo deencaminhamento referente a este código, é possível realizar a pesquisa de todo o tramite dodocumento.

Ao selecionar «Rastreabilidade» «Pesquisar», basta inserir o código de rastreabilidade e clicarem «Pesquisar». Será exibida uma tela com todas as Uos remetentes e destinatárias quereceberam e encaminharam aquele determinado documento. Ver figura 3.

figura 330

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Somente terão acesso ao andamento de um determinado documento, àquelas UOs quereceberam ou encaminharam o mesmo documento.

Caso uma UO tenha o código de rastreabilidade de um determinado documento, mas nãoparticipou do ciclo de recebimento e ou encaminhamento deste documento tente realizaruma pesquisa de rastreabilidade, o sistema não exibirá nenhum resultado, pelo fato destaUO não possuir permissão para visualizar nenhuma ocorrência do documento emquestão. Ver figira 4.

figura 5

figura 4

Os documentos que já existiam no sistema Malote Digital, antes da implementação daRastreabilidade, sempre serão visualizados com o código de rastreamento indisponível. Ver figura5. No entanto, caso uma UO encaminhe o documento já existente, este receberá um código derastreabilidade, e seu andamento poderá ser visualizado a partir deste encaminhamento.

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