GESTIÓN DOCUMENTAL

ELABORADO POR: CARLOS ALIRIO DAZA SERRANO

LUZ MIREYA MARTÍNEZ URQUIJO

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTALUNIDAD UNO

 GRUPO 2

 

LUZ MIREYA MARTÍNEZ URQUIJOCARLOS ALIRIO DAZA SERRANO

  

   UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICAARMENIA

2016

• LA GESTIÓN DOCUMENTAL HACE REFERENCIA A UN CONJUNTO DE ACTIVIDADES TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS ENCAMINADAS A LA ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS ORGANIZATIVOS DE DOCUMENTOS.

• “A FINES DE LOS AÑOS CUARENTA DEL SIGLO XX SURGE LA FIGURA DEL RECORDS MANAGER (GESTOR DE DOCUMENTOS) Y POSTERIORMENTE LA ACEPTACIÓN DEL TÉRMINO RECORD MANAGEMENT (GESTIÓN DE DOCUMENTOS)”.

• “LUEGO A PARTIR DE LA SEGUNDA MITAD DEL SIGLO XX, LA DISCIPLINA COMENZÓ A CENTRARSE EN LAS NECESIDADES QUE LAS ORGANIZACIONES TENÍAN DE GESTIONAR SU

DOCUMENTACIÓN, ASÍ COMO DE LA INVESTIGACIÓN, LA HISTORIA Y LA CULTURA. “

A. LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y SUS ORIGENES

PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL

CÓDIGO DE ÉTICA DEL ARCHIVISTA

Reglamentado en Colombia en el ejercicio de la profesión y otros. Ley 1409/2010

1. “El archivista protegerá la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado”

8. “El archivista no deberá utilizar en beneficio propio o de terceros su posición especial y la confianza que su comunidad ha depositado en él”

9. “El archivista se esforzará por alcanzar la excelencia profesional mediante el enriquecimiento sistemático y continuo de sus conocimientos y la difusión de sus resultados de sus investigaciones y experiencias”

Como administradores y custodios de información es importante tener claro, la seguridad, objetividad e imparcialidad en su manejo, además de garantizar su preservación y conservación.

El nivel de confianza y la integridad profesional juegan un papel indispensable, por tanto el archivista no podrá tomar partido de su posición, de su conocimiento y de la responsabilidad a que a él se le confiere.

Es trascendental estar en continuo enriquecimiento del conocimiento y la investigación archivística, estamos en un entorno cambiante, la normatividad se actualiza y debemos estar a la par en búsqueda de un mejoramiento constante que aporte al desarrollo de nuestras labores y de la organización.

C. NORMATIVIDAD RELEVANTE EN GESTIÓN DOCUMENTALNorma Comentario

Ley 594 del 04 de junio de 2000

Es la norma de normas para quienes estudiamos las ciencias de la información y sus diferentes ramas, es nuestra principal herramienta en la implementación de cualquier proceso. Por esta Ley se rigen parámetros y lineamientos archivísticos en Colombia y son de obligatorio cumplimiento. El desconocimiento de la norma no exonera de la responsabilidad.

Norma Comentario

Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994

El acuerdo 07 está divido en tres grandes temas.Parte 1. Órganos de dirección, coordinación y asesoría.Parte 2. Organización y funcionamiento de los archivos y servicios archivísticos. Parte 3. Glosario de términos archivísticos.Es una herramienta de apoyo para visualizar el campo de trabajo archivístico.

Norma Comentario

Ley 1712-04-03-214 por la cual se crea la Ley de Transparencia

Regula el derecho de acceso a la información y establece algunos principios especiales. Principio de buena fe, principio de transparencia, etc.

Norma Comentario

Resolución 147 de 1997 por la cual se crea el comité de

transferencias de la documentación histórica al

Archivo General de la Nación

Este mecanismo es de vital importancia ya que le da a las entidades públicas los lineamientos para organizar los documentos de carácter histórico y transferirlos al AGN.  

Norma Comentario

Acuerdo 49 de 2000.Por el cual se desarrolla el

artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el

reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

Menciona la importancia de disponer de lugares adecuados, bajo condiciones técnicas y cumpliendo la normativa orientada por la Ley General y que es ampliada en este acuerdo.Agranda la visión de las empresas e instituciones para darle el espacio que le corresponde a los archivos y trabajar adecuadamente.

Norma Comentario

CIRCULAR 04 DE 2003, Organización de Historias

Laborales

Las historias laborales son documentos que maneja cualquier organización, estas son consideras expedientes de carácter histórico ya que su vigencia está tipificada hasta por 80 años.

Norma Comentario

Acuerdo 038Septiembre 20 de 2002 se

desarrolla el Artículo 15 de la Ley 594

Los empleados públicos al retirarse deben elaborar inventario de cada uno de los documentos que hayan tenido bajo su custodia, esto hace que las entidades a través de los documentos puedan construir su propia historia.

Norma Comentario

Acuerdo 04 de 2013.Por el cual se reglamentan

parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el

procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,

aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental

y las Tablas de Valoración Documental. 

Las TRD son una herramienta indispensable en la organización de los archivos, por tal motivo este acuerdo nos orienta frente a la elaboración e implementación de las mismas, este deroga lo emitido en el Acuerdo 39/2002.

Norma Comentario

Acuerdo 002, Enero 23 de 2004 , Por el cual se

establecen los lineamientos básicos para la organización

de Fondos Acumulados

Uno de los retos que tienen las entidades públicas es la organización de los fondos documentales, el acuerdo 02 es la herramienta normativa aplicable para el logro de este objetivo.

Norma Comentario

Acuerdo 056 de 2000, Acceso a los Documentos de Archivo

Todas las personas tiene derecho al acceso a los documentos públicos, salvo en los casos excepcionales que establezca la ley.