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linkconsulting.com – A NOSSA EXPERIÊNCIA

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linkconsulting.com

– A NOSSA EXPERIÊNCIA

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• Fernando Faria ([email protected])

• Engenheiro, IST, Mestrado “Impl. Editor Multimédia com norma ODA”

• Início do desenvolvimento de soluções de GD em 1985, no INESC

• Na Link desde 2006, como consultor sénior coordenador do edoclink

• Responsável pela Unidade de Produto edoclink

13/Nov/2013

Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

Quem sou ?

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linkconsulting.com

A EXPERIÊNCIA DA LINK EM GESTÃO DOCUMENTAL

13/Nov/2013

Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

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Link: Evolução contínua da Gestão Documental

Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

V1.0 – 2003

v1.0

v1.0:

• Gestão de Correspondência

• Noção de registo com metadados

• Plano de classificação básico

13/Nov/2013

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Link: Evolução contínua da Gestão Documental

Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

V1.0 – 2003

V2.4 – 2006

v1.0 v1.5 v2.0 v2.4

v2.4:

• Introduzida a noção de “Processo” como

agregador de registos

13/Nov/2013

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Link: Evolução contínua da Gestão Documental

Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

V1.0 – 2003

V2.4 – 2006

V4.0 – 2010

v1.0 v1.5 v2.0 v2.4 v2.5 v3.0 v3.1 v4.0

v4.0:

• Introdução dos primeiros

conceitos do MoReq2 a nível do

plano de classificação

13/Nov/2013

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Link: Evolução contínua da Gestão Documental

Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

V1.0 – 2003

V2.4 – 2006

V4.0 – 2010

V5.0 – 2011

v1.0 v1.5 v2.0 v2.4 v2.5 v3.0 v3.1 v4.0 v5.0

v5.0:

• Maior uso do

MoReq

o Plano de

classificação e de

Retenção

o Metadados e

acessos

o Herança

o Autos de

eliminação

o ...

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Link: Evolução contínua da Gestão Documental

Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

V1.0 – 2003

V2.4 – 2006

V4.0 – 2010

V5.1 – 2012

• Mais completo

• Mais simples de usar

• Maior integração

• Maior normalização

v1.0 v1.5 v2.0 v2.4 v2.5 v3.0 v3.1 v4.0 v5.0 v5.1 V5.2

….

13/Nov/2013

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USO DO MOREQ 2010

Desafios & Soluções

13/Nov/2013

Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

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• As normas são regras teóricas, que nem sempre são fáceis de implementar na prática (e extensas ... MoRreq 2010 tem +200 reqs)

• Não cobrem todos os aspectos funcionais exigidos a um SGD, no que respeita ao ciclo ativo

• Os utilizadores do SGD estão, na maioria do casos, preocupados apenas com o uso dos documentos no seu negócio

• SGD deve responder aos requisitos mantendo flexibilidade e parametrização, alargando as funcionalidades

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Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

Alguns dos desafios ao se implementar normas ...

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MoReq2010 – Arquitetura por Serviços

Serviço Nº de Req. Funcionais

(+ “Plug-in”)

2. Sistema 28 (+ 38) = 66

3. Utilizadores e Grupos 14

4. Modelo de Perfis 15

5. Classificação 8 (+ 16) = 24

6. Documentos de Arquivo 21 (+ 9) = 30

7. Modelo de Metadados 20

8. Tabelas de Selecção 24

9. Retenção de Destino 7

10. Pesquisa e Relatórios 27

11. Exportação 10

Total 174 (+ 63) = 237

13/Nov/2013

Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

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Então, como implementar o MoReq ?

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Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

Como se faz com o elefante ...

... em fatias!

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No :

• Gestão de Utilizadores, incluindo criar e apagar

• Gestão de Grupos, que podem conter utilizadores e/ou grupos

• Sincronização com sistema de autenticação da organização

• Atribuição de acessos com base em roles a grupos de funcionalidades

• Acessos funcionais e administrativos

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Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

Serviços de Utilizadores e Grupos & Modelo de Perfis

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13/Nov/2013

Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

Serviço de Classificação

No :

• Plano hierárquico configurável em Backoffice

• Definição de metadados por classe

• Definição dos acessos por classe com base em utilizadores e perfis

• Herança ao longo da hierarquia com possibilidade de ser quebrada

• Classificação a processos e/ou registos

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13/Nov/2013

Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

Serviço de Registo

No :

• Criação de Processos (agregam registos) o Herança de informação

o Configuração de metadados

o Herdam acessos que podem ser completados

o Numeração unívoca

• Criação de Registos o Herança de informação

o Configuração de metadados

o Um ou mais anexos com diferentes tipos

o Numeração unívoca

o Anexos inalteráveis após criados

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Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

Serviço de Modelo de Metadados

No :

• Possibilidade de criação de metadados de diferentes tipos via Backoffice

• Associação ao plano de classificação e por tipo de registos

• Configuração de valor por omissão e da obrigatoriedade

• Conteúdo local a cada registo/processo

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13/Nov/2013

Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

Serviço de Tabelas de Seleção

No :

• Gestão em Backoffice de planos de retenção o Indicação do período em cada fase

o Indicação do evento para contagem

o Indicação do destino

• Atribuição de planos de retenção às classificações

• Criação de autos de eliminação: o Com base no cálculo automático de tempos

o Revisão e aprovação por perfil

o Emissão de autos

o Eliminação só após aprovação do auto

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Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

Serviço de Retenção de Destino

No :

• Possibilidade de suspender processos que param contagem de tempo

• Criação de autos de arquivo: o Com base no tempo dos processos e registos

o De acordo com o destino final definido

o Aprovação por perfil

• Possibilidade de configurar conectores para transferência para outros sistemas

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Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

Serviço de Pesquisa e Relatórios

No :

• Todos os componentes, incluindo respetivos metadados, são pesquisáveis

• Resultados dependentes dos acessos de quem faz a pesquisa

• Possibilidade de guardar pesquisas

• Permite exportação da lista de resultados

• Permite definir e atribuir relatórios por lista de resultados

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Serviço de Exportação

No :

• Permite a exportação de processos documentais, a pedido, para diferentes formatos: o Inclui metadados associados

o Inclui registos e respetivos anexos

o Pode omitir parte dos documentos por opção do utilizador

• A conjugação com autos de arquivo, permite o uso da informação dos planos de retenção para a transferência para outros sistemas

• Permite a exportação para diferentes formatos

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INTEROPERABILIDADE E ARQUIVO

Conjugar o MoReq 2010 com a norma METS

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• Conjunto de informação documental (processo) com todos os ficheiros e meta informação associada

• Estrutura normalizada o METS - Metadata Encoding and Transmission Standard

o MoReq 2010 - Model Requirements for the management of electronic records

• Encapsula num mesmo container: o Documentos e meta informação

o Relações entre documentos

o Informação sobre o comportamento e evolução dos documentos no contexto do processo

o Definição de acessos à informação

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Implementação do Doclet

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Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

Diagrama do Doclet

+

<?xml version="1.0" enco

<mets:mets ... >

.... MoReq 2010 metadata ...

<mets:Fcontent ... >

... PDF/A + ...

</mets:FContent>

...

</mets:mets>

XML em formato METS + Moreq 2010 + Anexos embebidos

Processo documental + Documentos + Metainformação

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Partilha de processos documentais para entidades ou organizações:

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Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

Interoperabilidade documental

Doclets

Organização A

Documents Dados

Organização B

Documents Dados

Organização C

Documentos & Dados

GD Xpto

Entidade X

Mail

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Ciclo Ativo

Arquivo

Processos / Documentos

Metadados

Plano Classificação

Processos

Registos Workflows

Doclets (METS + MoReq2010)

Documents Dados

Dados

Inte

rfac

e W

EB

Extern Apps

Interoperabilidade documental Repositório para fins arquivísticos

Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

13/Nov/2013

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Moreq2010: à procura da implementação de requisitos

Questões

13/Nov/2013

Para mais informações:

+351 213 100 049

[email protected]

http://edoclink.link.pt

http://www.facebook.com/edoclink

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linkconsulting.com

OBRIGADO

[email protected]

Fernando Faria edoclink Coordinating Manager

Tel: +351 213 100 049