LÍDERES

Para passar de uma boa idéia

a um bom projeto

Dr. Cleofe Molina<cmolina@minsal.cl>

OBJETIVOS

• Conhecer uma metodologia para desenhar e executar projetos

• Realizar exercícios práticos sobre

algumas aplicações

O ciclo dum projeto é...“ atividades e recursos organizados para resolver um (ns) problema(s)

em um dado período”

ÂMBITOLÓGICO

DESENHO

AVALIAÇÃO EXECUÇÃO

ÂMBITO LÓGICO

• Gerência orientada a resultados

• Enfoque sistêmico

• Pode melhorar o desenho, execução e

avaliação do projeto

• Inclui os requisitos para a boa gerência de

projetos

• Melhora a capacidade negociadora

PROJETO

1. A ETAPA ANALÍTICA• Análise do problema• Análise dos interessados

2. ETAPAS DO PLANEJAMENTO • Objetivos do Projeto• Indicadores e âmbitos• Meios de Verificação• Supostos

PROJETO

3. ETAPA DE EXECUÇÃO• Fatores para o sucesso• Responsabilidades Gerenciais• Programação Operativa• Acompanhamento

4. ETAPA DE AVALIAÇÃO Avaliação de processos• Avaliação de resultados intermediários• Avaliação de resultados finais (impacto) • Avaliação Final

O QUE É UM PROBLEMA?

• Situação geral considerada insatisfatória

• É inaceitável para quem o percebe

• É solucionável

“ A definição correta do problema é essencialpara desenhar o projeto que busca solucionálo “

PASSOS PARA DEFINIR O PROBLEMA

• Analisa a situação existente em relação àproblemática identificada

• Identifica os principais problemas, suas relações de causa-efeito e inter-relações

• Visualiza ditas relações em um diagrama de problemas

Construir Árvore de Problemas, a partir de um problema central identificado no propósito do projeto, para analisar suas causas e seus efeitos

ÁRVORE DE PROBLEMAS

efeito

causa

efeito

causa

PROBLEMA

ÁRVORE DE PROBLEMASConstrução (1)

1. Selecionar o problema e escrevêlo

2. Cada membro do grupo contribui com uma causa (escrita) e a coloca sob o problema

3. Cada membro do grupo contribui com um efeito (escrito) e o coloca sobre o problema

4. Agrupar as causas e os efeitos, eliminando os repetidos

efeitoAumento efectos socio

económicosmayor pobreza

Alta morbi-mortalidad en situacionesde E y D por causas prevenibles

Costos elevadosde la respuesta

Vulnerabilidad Social

Manejo de suministroscaótico

Inefectiva Evaluación de Daños y Análisis deNecesidades

Esfuerzos Individuales delas instituciones y

organizaciones del sector

Falta de Estrategiaspara el enfrentamiento

de los Desastres

Inexistencia de políticasnacionales y centrales sobre

preparación de desastresen el sector salud

Poca sensibilizaciónde autoridades

Incipiente culturade prevención

causa

Capacitación en Desastres noForma parte del

Currículo de las carrerasDe la salud

Incumplimiento de Leyesy reglamentos.

Insuficiente divulgacióndel marco jurídico

Alta rotación deautoridades

Insuficientes alianzas conOtros sectores

PROBLEMA

EscasosRecursos

AsignadosInsuficiente gestión

de informacióny comunicación social

PARTICIPANTES DE UM PROJETO

A. Diretos

• Dono • Desenhista• Gerente

B. Interessados-Afetados

• Usuários

ANÁLISE DE INTERESSADOS

Grupos InteressesProblemas Percebidos

Recursos e Mandatos

Interesse no Projeto

Conflitos Potenciais

InteressadosBreve

DescriçãoExpectativas

do Projeto

Poder(P)

(0 a 5)

Valor(V)

(-3 a+3)

Efeito(PxV)

(-15 a+15)

A

B

C

D

E

F

ANÁLISE DE INTERESSADOS

ANÁLISE DOS INTERESSADOSExercício # 2

1. Fazer uma lista dos interessados no problema e na (s) solução(ões)

2. Analisar, para cada um deles:

Breve descrição sobre seu interesseDescrever suas expectativas sobre o projetoEstimar seu Poder (1 a 5)Avaliar o Valor (-3 a +3)Calcular o Efeito (PxV) (-15 a+15)

O QUE É UM OBJETIVO?

• São os resultados específicos que desejamos• Expressa a descrição de uma mudança proposta• É um resultado mensurável e observável

O essencial é converter, passo a passo:

• O problema em objetivo• A causa em atividades (meio)• O efeito em resultados (fim)

UTILIZAR VERBOS FORTES PARA DESCREVER OBJETIVOS

DÉBIL FORTE

• Coordenar Participar Estabelecer Ordenar

• Contribuir Assistir Instalar Erradicar• Apoiar Melhorar Reduzir Aumentar• Integrar Colaborar Fazer Dirigir• Aumentar Organizar Realizar• Aconselhar Fomentar Desenvolver• Harmonizar

ÁRVORE DE OBJETIVOSExercício # 3

1. Descrever uma situação que poderia existir depois de solucionar os problemas

2. Identificar as relações meios-fins entre os objetivos (atividades-resultados)

3. Visualizar as relações meios-fins em um diagrama (árvore de objetivos)

•

ÁRVORE DE OBJETIVOS

Fim

Meio

Objetivo

Atividades

Resultado

OBJETIVOS NO ÂMBITO LÓGICO

Redigem-se como:

Objetivos alcançados Sucesso Metas cumpridas

As atividades se redigem como:

Trabalhos a se realizarem

Tarefas a se cumprirem

O Objetivo contribui paracom a obtenção dos Resultados

Os Componentes são necessários para alcançar o Objetivo, através dasAtividades (meios)

HIERARQUIA DE OBJETIVOS

Resultado

Objetivo

Componente

Atividades Atividades

Componente

Atividades Atividades

O QUE É UMA HIPÓTESE?

É uma previsão da relação de causa e efeito que engloba incerteza

“Se começar a aula na hora prevista. . . .. . . encontrarei todos os alunos sentados

Há incerteza?

ORGANIZE CONFORME CAUSA E EFEITO

Foram desenhados cursos de capacitação para o pessoal da saúde

As Unidades de Saúde atendem às necessidades da população local

Reduziu-se a morbilidade e a mortalidade

O pessoal da saúde melhorou sua capacidade de atendimento

Então sim

A LÓGICA DE UM PROJETO:Uma série de hipóteses lógicas

Fim

Propósito

Componentes

Atividades

então

sim

sim

Então

HIERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROJETOS

FIM. PARA QUÊ? Razão do projeto. Objetivo para o qual

contribuiEx: Mudanças na situação da Saúde

PROPÓSITO. POR QUÊ?O impacto (efeito imediato) do ProjetoExemplo: Mudanças nas Capacidades

Nacionais

HIERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROJETOS

RESULTADOS. O QUÊ?Resultados (produtos) específicos do

projeto.Responsabilidade Gerencial

ATIVIDADES. COMO?Ações e recursos para produzir o

resultadoResponsabilidade Gerencial.

EXEMPLO

FIMForam eliminadas as doençastransmitidas por água contaminada

PROPÓSITOA população rural adotou práticashigiênicas

EXEMPLO

PRODUTOS1. Trabalhadores da saúde capacitados2. A comunidade foi informada sobre as

técnicas de tratamento de água

ATIVIDADES1. Desenvolver o currículo2. Realizar cursos para os trabalhadores da

saúde sobre tratamento de água3. Divulgar técnicas de tratamento de água4. Realizar oficinas com a comunidade

A MATRIZ DE ÂMBITO LÓGICO

É um sistema estruturado,

para planejar e comunicar em um quadro,

a informação mais importante sobre um projeto

Activities:How to achieveoutputs

Atividades Supostos

Supostos

Supostos

Supostos

Descrição

Fim

Propósito

Componentes

Indicadores

Indicadores

Indicadores

Resumo orçamentário

Meios de verificação

Meios de verificação

Meios de verificação

VerificadoresIndicadores Supostos

Execução

orçamentária

A MATRIZ DO ÂMBITO LÓGICO

PROBLEMA

Se han realizado esfuerzos en la preparación para el manejo de las emergencias y desastres en los países de la región latinoamericana, los que hasta ahora han sido aislados y requieren consolidación.

Insuficiente preparaciónpara el manejo de Emergencias y

Desastres en el Sector Salud

CAUSAS

• Inexistencia de políticas en muchos países. • Insuficiente estrategias nacionales y locales.• Inexistencia de presupuesto asignado al tema de

Desastres • Exclusión en la currícula de formación de recursos

humanos• Ausencia de un programa de Capacitación• y/o falta de sistematicidad del personal de salud

capacitado.

CAUSAS

• Ausencia de investigaciones que evidencien requerimientos para la Intervención estratégica.

• Poca sensibilización de autoridades sanitarias y por ende personal en general

• Escasa divulgación y aplicación del marco jurídico.

• Gestión de la información y la comunicación social insuficiente.

• Incipiente cultura de la prevención y preparación.

EFECTOS

• Escasa respuesta institucional e interinstitucional.• Respuestas individuales a problemas complejos.• Elevados costos en mitigación y respuesta• Alta morbi-mortalidad, especialmente en grupos más

vulnerables.• Incremento de la vulnerabilidad Social.• Manejo caótico de Suministros.• Inadecuada toma de decisiones consecuente con

Evaluación de daños y análisis de necesidades no coordinada.

ACTORES INVOLUCRADOS• Organismos de Protección Civil Nacional.

Atribuciones para establecimiento de políticas.Jerarquiza acciones y establece alianzas.

• Ministerio de Salud.Rector del Sector.Dicta la política y orienta las estrategias del sector.

• Gobierno Territoriales y/o Locales.Poder políticoCohesión y coordinación de esfuerzos locales.Movilización de recursos.

• Instituciones Prestadoras de Servicios.Ejecutores de la operatividad de las políticas y estrategias.Recursos humanos de la atención medica, psicológica, ambiental, etc.

ACTORES INVOLUCRADOS

• Universidades.Rectora de la formación de recursos humanos profesionales.

• Sociedad Civil.Organizaciones comunales, indígenas, etc.

• Organismos Internacionales.• Asesor´a y cooperación técnica.• Movilización de recursos.• Facilitadores del intercambio de experiencias.

• ONG’s.• Movilización de recursos.• Aliados colaboradores en el desarrollo de estrategias.• Intercambio de experiencias.

POSIBLES SOLUCIONES

I.- Desarrollo de una Política Nacional de Desastres para el Sector Salud.

– Presentación oficial al Ministerio de Salud.

– Conformación Comisión Nacional para elaboración o revisión.

– Validación y difusión

– Implementación de la Política.

POSIBLES SOLUCIONES

II.- Desarrollo de un Plan Estratégico Nacional del Sector Salud para Emergencias y Desastres.

Coherente a referentes nacionales e internacionales 45 CD.doc Formación y capacitación de recursos humanos en Pre-grado y Post

Grado. Información científica y Comunicación Social. Consolidación de alianzas estratégicas, multidisciplinaria,

interinstitucional y multisectorial. Desarrollar estrategia de investigaciones a nivel nacional. Enfoque de gestión del riesgo como eje transversal a todos los niveles. …

POSIBLES SOLUCIONES

III.- Desarrollo de un Plan de Trabajo Multinacional.

Desarrollar una estrategia de Investigación organizacional y operacional a nivel sectorial que permita la determinación de brechas en el manejo de los desastres.

PLAN DE TRABAJO MULTINACIONAL

1. Investigación en el Sector Salud sobre conocimientos, actitudes y practicas en el manejo de los desastres en cinco países de la región.

Conocimientos: generalidades sobre salud y desastres; información científica y comunicación social.

Actitudes: organización del sector salud en cada país.

Practicas: resultado de las acciones ante situaciones de desastres en los últimos cinco años (fortalezas, debilidades y lecciones aprendidas).

PLAN DE TRABAJO MULTINACIONAL

2. Taller Latinoamericano de Investigación en Salud y Desastres

• Presentación de resultados de la investigación (1 año).

• Discusión e intercambio de experiencias de otros países relacionados con el tema (integración de equipos lideres)

• Determinación de estrategias de investigación para los próximos 5 años.

INDICADORES

• Contribuem com uma base mensurável para avaliar processos e resultados

• Obrigam-nos a esclarecer o que queremos dizer nos objetivos

• Torna mais objetivo o reconhecimento do sucesso

• Atributos: PráticoIndependenteEspecífico

EXEMPLOObjetivoTem melhorado a gestão dos serviços de saúde

Indicadores1. O tempo de espera dos pacientes foi

reduzido em 50% para o fim do ano de 2000 no Hospital Central

2. A satisfação dos usuários aumentou em 50%

O INDICADOR É PRÁTICO

Mede o que é importante em um projeto:• Objetivo: Foram construídas melhores casas• Indicador mau: Casas vermelhas e brancas• Indicador melhor: 500 casas de 3 quartos

Mede mudanças atribuíveis ao projeto:• Objetivo: Melhorou a administração do Serviço de

Impostos Internos• Indicador mau: Aumento dos impostos cobrados

É custo-efetivo: • Implica coletar e analisar dados simples

O INDICADOR É INDEPENDENTE

Utilizar objetivos e indicadores de um mesmo nível

para medir o sucesso do projeto

Objetivo:• Aplicar nova política de Recursos HumanosIndicadores:• Contratação de um consultor externo• Divulgação da bibliografia• Congresso Nacional para validar a política

É possível melhorar os indicadores?

O INDICADOR É ESPECÍFICO

• Que Quantidade?

• Que tipo de Qualidade?

• Para quando? (Tempo)• • Onde? (às vezes)

LEMBRE-SE: CCT

INDICADORES

• Estabelecem o nível de desempenho necessário para alcançar o objetivo

• Especificam os elementos necessários para determinar se foram alcançados:

FimPropósitoResultados esperadosAtividades

INDICADORES

Mostrar, em relação aos objetivos:• Quantidade Quanto? • Qualidade De que nível?• Tempo Quando? Enfatizar as características importantes dosobjetivos a serem alcançados Fixar linha basal para monitoramento e

avaliação

N° mínimo necessário para esclarecer objetivos

ESTRUTURAS (Indicadores Intermediários)

Indicador:80% da população rural em...com acesso à

águapotável em dois anos Linha de base a partir da árvore do problema:50% da população com acesso à água potável

Estruturas (Resultados intermediários):60% depois do primeiro ano80% depois do segundo ano

MEIOS DE VERIFICAÇÃO

Objetivos: Enunciado

Indicadores & Estruturas:Esclarecimento do objetivo

CCT

Meios de Evidência necessária para verificação: verificar o indicador

Os indicadores esclarecem o que quisemos dizerno objetivo e sua utilidade depende da disponibilidade e validez dos dados

SUPOSTOS

Os supostos sobre fatores externos devem ser

explícitos

Cada nível do projeto deve identificar as condições:

NecessáriasSuficientes

para alcançar a etapa seguinte

SUPOSTOS: IDÉIAS-CHAVE

• Um bom desenho de projeto deve incluir ascondições necessárias e suficientes para alcançar os objetivos do projeto

• Os supostos devem incluir as condições e os fatores externos do projeto

• Implica assumi-los como:Risco interno: Hipótese do projetoRisco externo: Supostos

Supostos e Fatores ExternosComo podemos manejar os riscos?

Conceitos importantes:

Esclarecer ou refinar os supostos e riscos que são muito gerais.

Analisar a importância e probabilidade dos mesmos.

Fazer acompanhamento e administrar os supostos durante a execução.

Fim

Propósito

Componentes

Atividades

Supostos(Sustentabilidade).

Supostos

Supostos

Supostos

SUPOSTOS

Condições que devem existir para o sucesso do projeto, mas que estão fora do controle

• Objetivo: Aumentar a produção de arroz

• Hipótese: Sementes de alta qualidade e fertilizante

• Suposto: 24 mm de chuva antes de 30 junho

É uma condição crítica sobre a qual o gerentedo projeto tem pouco ou nenhum controle

SUPOSTOS CRÍTICOS

I AM LP TO AR BT AÂ IN XC AI BAIXA ALTAA PROBABILIDADE

FRENTE AOS SUPOSTOS CRÍTICOS

Não fazer nada Mudar o desenho do projetoAcrescentar um novo projetoAbandonar o projetoEsclarecer os supostos:

-Comunicar-Identificar o que excede ao controle-Compartilhar as probabilidades de

sucesso

TOMAR UMA DECISÃO

Supostos: Como analisar

3. Qual é a probabilidade de que aconteça?

Não é provável

Provável(=Suposto)

Muito provável (não incluir)

4. Pode ser redesenhado o projeto?

Não( suposto fatal - Pare! )

Sim(redesenhar o

projeto)

1. É externo ao projeto?

Sim

Não (não incluir )

2. É importante?

Sí Não (não incluir)

PASSOS NO PLANEJAMENTO

Selecionar quatro níveis da árvore de

objetivos

Revisar causa e efeito entre os níveis

Estabelecer linha basal de dados

Definir indicadores e estruturas

Identificar meios de verificação

Analisar supostos e identificar os críticos

Programar, designar responsabilidades e

formular orçamentos

PROGRAMAR

Objetivo:Reduzir a taxa de Mortalidade Infantil, 7% de 2000 a 2003

Período: Três anos

Ano 1: Reduzir 0%Ano 2: Reduzir 3%

Ano 3: Reduzir 7%

O mesmo com as atividades e o orçamento associado

ACOMPANHAMENTO

Comparar o avanço físico de obras de infra-estrutura, equipamento e financeiro com:

- Despesas em recursos humanos- Despesas em insumos- Acompanhamento das tarefas e atividades- Cumprimento dos indicadores de processos - Comportamento do entorno (supostos)- Explicar as discrepâncias: Problemas do projeto, do entorno e possíveis soluções

FATORES DE SUCESSO

• Planejamento

• Organização

• Direção

• Controle

Comunicações

DIREÇÃO

•CONTROLE

COMUNICAÇÕES

FATORES COMUNS PARA O SUCESSODIREÇÃO

• Liderança

• Motivação

• Delegar autoridade e responsabilidades

• Orientação para resultados

• Organização

• Plano de trabalho

• Ambiente de trabalho produtivo

• Conclusão de tarefas

FATORES COMUNS PARA O SUCESSOCONTROLE

• Avanço físico e financeiro (Cronograma e

datas limites)

• Supostos e ambiente do projeto

• Produtividade

• Relatório sobre discrepâncias

• Informação para a tomada de decisões

• Avaliações

FATORES COMUNS PARA O SUCESSOCOMUNICAÇÕES

Sobre de: Progresso e Objetivos alcançados Problemas e soluções

Através de: Relatórios formaisMecanismos não formais

Dirigidas a: Contrapartes nacionaisGerênciaEquipe do ProjetoInstituições

Financeiras/Doadores

RESPONSABILIDADES DO GERENTEDO PROJETO

-Gerenciar todos os recursos

-Produzir os Resultados Esperados e que

estes

contribuam para com o Propósito e o Fim

-Vigiar o cumprimento dos Compromissos de

Gestão e o compromisso do pessoal

-Vigiar os Supostos

-Vigiar o comportamento dos supostos

RESPONSABILIDADES DO GERENTEDO PROJETO

Deve advertir à alta gerência quando:

-O alcance dos Resultados Esperados é incerto

-Problemas ameaçam o propósito do projeto -Há mudanças nos supostos e no entorno do

projeto

Deve recomendar ações corretivas Deve ajudar os membros da equipe do

projeto a se desenvolverem

Responsabilidade de Gestão do Projeto

Produzir os Componentes - Um contrato de administração

Compromisso pessoal Ferramentas de gestão: ex. Estrutura lógica, Plano de

Execução, PERT, CPM, influência, persuasão, coordenação.

Acompanhar a evolução em todos os níveis

Alertar os Superiores quando:

Há dúvidas sobre a terminação oportuna dos Componentes.

A terminação bem-sucedida dos Componentes pode não terminar em obtenção do Propósito.

Recomendar as ações corretivas.

Âmbito de Responsabilidade da Gerência de Projeto

Verificação SupostoIndicador

Fim

Propósito

Componente

Atividade

Conceito

Âmbito de responsabilidade direta Elementos referenciais, sob observação

Resumo sobre Desenho de Projetos

Objetivos Claridade/Acordo

Causa/Efeito

Metas e Indicadores Realista

Quantidade, Qualidade, Tempo

Relação com Fatores Externos

Supostos

Designação de Responsabilidade do Gerente

Responsabilidade

Contratação

Factibilidade

Monitoramento/Avaliação

Estrutura Lógica