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LEGALE - PÓS GRADUAÇÃO DIREITO ACIDENTÁRIO Gestão Empresarial 4 Professor: Rogério Martir Doutorando em Ciências Jurídicas e Sociais, Advogado militante e especializado em Direito Empresarial e Direito do Trabalho, Professor Universitário, Pós Graduação e de Cursos Preparatórios Para Carreiras Jurídicas, Sócio da Martir Advogados Associados - Consultoria Jurídica Empresarial e para o Terceiro Setor, Consultor da Revista Filantropia e Autor de Diversas Obras Jurídicas pela Editora Saraiva. 1

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LEGALE - PÓS GRADUAÇÃO DIREITO

ACIDENTÁRIO

Gestão Empresarial 4

Professor: Rogério Martir

Doutorando em Ciências Jurídicas e Sociais, Advogado militante e especializado em Direito Empresarial e Direito do Trabalho, Professor Universitário, Pós Graduação e de Cursos Preparatórios Para Carreiras Jurídicas, Sócio da Martir Advogados Associados - Consultoria Jurídica Empresarial e para o Terceiro Setor, Consultor da Revista Filantropia e Autor de Diversas Obras Jurídicas pela Editora Saraiva. 1

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Arquivamento Digital

• PJE – Processo Judicial Eletrônico.

• O papel foi eliminado dos fóruns trabalhistas, que atualmente conta apenas com documentos digitais.

• O mesmo procedimento deve ser seguido pelos escritórios de advocacia.

• A necessária modernização.

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Arquivamento Digital

• O Poder Judiciário Trabalhista se encontra nas nuvens, podendo ser acessado de qualquer lugar do mundo, desde que exista internet.

• Essa concepção hoje é a mais segura, prática e eficiente modalidade de arquivamento digital.

• Existem algumas empresas que prestam estes serviços, disponibilizando este produto no mercado a um custo atrativo, principalmente se levarmos em consideração o custo de manter um servidor físico no escritório.

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Arquivamento Digital

• No tocante a organização dos arquivos impera a simplicidade que já conhecemos em nossos computadores, só que com uma nova roupagem.

• Simplicidade esta que chega a tornar desnecessário até mesmo um programa de gestão de processos nos moldes que conhecemos.

• Assim, passamos a exemplificar de forma bem objetiva como seria uma arquivamento processual digital, assim como demais dado e informações:

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Arquivamento Digital

1 – Primeiro cria-se uma pasta mãe dentro da àrea

de compartilhamento das nuvens ou ainda diretamente no

ambiente on-line :

ARQUIVO

2 – Dentro desta pasta uma nova pasta para cada cliente.

3 – Dentro da pasta cliente informações e os processos.

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Arquivamento Digital

ARQUIVO

A

C

B

D

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Arquivamento Digital

Dados Cliente

Relatório

001 – João da

Silva

002 – José Souza

A

Representação

Processual

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Arquivamento Digital

001 - João da

Silva

Arquivo PJE

Atualizado

Documentos

Digitalizados

W - Contestação

Estratégia

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Arquivamento Digital

EstratégiaPossibilidade de Êxito

Objetivo Processual

Tratativas com a

Parte Contrária

Distribuição do Ônus

Probatório

Cálculos / Acordo

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Estrutura Física do Escritório / Arquitetura /

Lay-out

• Sempre que possível é importante pensar no inegável efeito de um escritório fisicamente planejado para com os cliente e até mesmo para a equipe de trabalho.

• Importante que exista uma recepção confortável e que transmita imponência, tranquilidade e segurança ao cliente.

• Um sala de reuniões formatada para esta finalidade é o que há de melhor dentro do contexto do lay-out ideal para o escritório.

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Estrutura Física do Escritório / Arquitetura / Lay-out

• Parece uma coisa sem significado real, mas o banheiro / lavabo que será utilizado pelo cliente deve ser impecável, pois transmite sensações de confiança e organização por parte do escritório.

• Quanto as áreas de trabalho estas devem ser confortáveis, bem iluminadas e com a mínima estrutura para os profissionais exercerem suas atividades.

• Importante ainda que exista uma copa para o bom e necessário cafezinho, tanto para a equipe quanto para o cliente. Um bom café ajuda a fechar o negócio.

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Constituição de uma Pessoa Jurídica

• Assim que possível é importantíssimo constituir uma Sociedade de Advogados e, consequentemente, uma Pessoa Jurídica.

• Os grandes clientes exigem a emissão de Nota Fiscal e outras garantias formais que apenas uma Pessoa Jurídica pode oferecer.

• Não existe nada de “prejudicial” na abertura de uma Pessoa Jurídica, só a favor, o custo com contador e questões burocráticas se compensa com a profissionalização do negócio.

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Constituição de uma Pessoa Jurídica

• A tributação completa na emissão das notas fiscais fica no patamar de 13,33%, enquanto que dependendo dos valores emitidos de recibos pela pessoa física pode levá-la a ter que recolher 27,5% de Imposto de Renda.

• No Simples Nacional fica em menos de 7%

• A informalidade tributária, principalmente quanto ao Imposto de Renda Pessoa Física está com os dias contados diante da facilidade em cruzar informações por parte da Receita, por isso é importante se preparar.

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Constituição de uma Pessoa Jurídica

• O contrato social de uma sociedade de advogados dever ser registrado perante a OAB e no site da instituição (www.oabsp.org.br) entrando em “Comissões” e depois “Sociedade de Advogados” poderão ser encontradas todas as informações necessários, não sendo necessário neste primeiro momento o auxílio do contador.

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Constituição de uma Pessoa Jurídica

• O segundo passo após o registro da sociedade é a solicitação de um CNPJ (Receita Federal) e inscrição perante os demais órgãos o que poderá ser realizado por um contador que também passará a representar contabilmente a sociedade (obrigação legal).

• O escritório / consultoria que vive na informalidade está fadado ao insucesso, aos pequenos clientes e aos pequenos honorários.

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Constituição de uma Pessoa Jurídica

• Além da profissionalização do escritório e maior facilidade na hora de compor os sócios e sua participação, a constituição da Pessoa Jurídica trará distinção entre os sócios e a sociedade que passará a ter vida própria inclusive gozando de diverso incentivos do mercado (linhas de crédito / cartão corporativo / descontos em seguros, planos de saúde, compra de veículos e outros)

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Fluxo de Caixa e Planejamento

• É de extrema importância existir um controle dos valores que entram e saem do caixa do escritório e ter a real visão do quanto se gastou e qual foi o lucro dentro do mês.

• No âmbito negocial é inadmissível não ter estas precisas informações em mãos, pois torna-se impossível a análise dos caminhos que devem ser seguidos e falhas que devem ser sanadas.

• No mínimo o escritório deve ter um caixa diário, seja ele como for (eletrônico / manuscrito) com os campos de entrada e saída, sendo lançado neste tudo que entra e tudo que sai por menor que seja o valor.

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Fluxo de Caixa e Planejamento

• Sem a real visão do fluxo de caixa é impossível saber qual a despesa do escritório e as vezes os estacionamentos, almoços e cafezinhos no decorrer do mês podem estar comprometendo sensivelmente o lucro do escritório.

• O ideal, a título de planejamento financeiro, para um escritório de pequeno a médio porte é trabalhar com a margem de 40% de despesas e 60% de lucro, isso por se tratar do seguimento de serviços.

• Exemplificando: um escritório com dois sócios uma secretária e um estagiário com uma renda bruta de R$ 20.000,00 (avulso e carteira), seria R$ 8.000,00 de despesas e R$ 12.000,00 de lucro, sendo R$ 6.000,00 para cada sócio.

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Fluxo de Caixa e Planejamento

• Trabalhando o planejamento nesta proporção é possível crescer com segurança e considerável estabilidade.

• Importante ainda que cada sócio contribua com um fundo de caixa, reserva para eventuais necessidades urgentes, ou ainda investimentos no escritório.

• Também dentro deste planejamento financeiro fica fácil vislumbrar a entrada de novos sócios que iram trazer divisas e participar dos lucros (60%) já em um bolo mais robusto.

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Fluxo de Caixa e Planejamento

• Conforme a renda bruta for crescendo é possível flexibilizar estar porcentagens, sendo natural o crescimento das despesas e diminuição da porcentagem dos lucros (Ex: renda bruta R$ 100.000,00 / 60% despesas R$ 60.000,00 / 40% Lucro R$ 40.000,00 / 4 sócios R$ 10.000,00)

• Importante possuir uma conta bancária exclusiva para depósito dos honorários e emissão das cobranças dos mesmos. Hoje é possível via site do banco a emissão on-line destas cobranças.

• É necessário também desenvolver um sistema de prestação de contas para com o cliente em face dos reembolsos de despesas e eventuais custas processuais que passem pelo caixa.

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Concluindo o Raciocínio sobre a Organização e

Administração do Escritório

• É necessário organizar e administrar o escritório, pois não há como se tornar grande com pensamentos pequenos e atos menores ainda.

• O sucesso vem com o profissionalismo e com o investimento, tanto o intelectual quanto o financeiro.

• E quando não se tem o fator financeiro a criatividade deve imperar.