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KalumaDoc

Manual do Usuário – Versão 5.6

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Sumário 1. DICIONÁRIO ......................................................................... 4

1.1 ÍCONES ................................................................................ 4

1.2 REFERÊNCIAS DO DOCUMENTO ................................................ 4

1.3 ATALHOS NO TECLADO ........................................................... 5

1.4 DEFINIÇÕES .......................................................................... 5

2. DESCRIÇÃO DO SISTEMA ........................................................ 8

3. ESTADO DOS DOCUMENTOS .................................................... 9

4. PARÂMETROS ADICIONAIS .................................................... 10

5. WORKFLOW ........................................................................ 10

6. BARRA DE ACESSO ............................................................... 12

7. ÁRVORE DE PASTAS ............................................................. 13

8. MENU DE CONTEXTO ............................................................ 13

9. BARRA DE CRIAÇÃO ............................................................. 14

9.1 ACESSAR O SISTEMA .............................................................. 14

9.2 IMPORTAR DOCUMENTOS ......................................................... 15

9.3 CRIAR UM DOCUMENTO A PARTIR DE UM MODELO ....................... 17

9.4 COPIAR DOCUMENTOS ............................................................ 18

9.5 SUBSTITUIR UM ARQUIVO ........................................................ 19

9.6 EDITAR UM DOCUMENTO ONLINE .............................................. 20

9.7 EXCLUIR DOCUMENTOS ........................................................... 23

9.8 ENVIAR UM DOCUMENTO POR E-MAIL ........................................ 24

9.9 ENVIAR UM DOCUMENTO POR E-MAIL EM PDF ............................. 25

9.10 REVISAR UM DOCUMENTO ...................................................... 27

9.11 COMPARTILHAR UM DOCUMENTO ............................................ 28

9.12 ENCAMINHAR UM DOCUMENTO PARA EDIÇÃO ........................... 29

9.13 ENCAMINHAR UM DOCUMENTO PARA APROVAÇÃO ..................... 30

9.14 PUBLICAR UM DOCUMENTO PARA CONHECIMENTO ..................... 31

9.15 PUBLICAR UM DOCUMENTO PARA APROVAÇÃO .......................... 34

9.16 APROVAR UM DOCUMENTO ..................................................... 37

9.17 BAIXAR UM DOCUMENTO ....................................................... 38

9.18 LISTAR DOCUMENTOS POR ESTADO NA PASTA .......................... 39

9.19 BUSCAR NA PASTA ................................................................ 40

9.20 ACESSAR OS DETALHES DE UM DOCUMENTO ............................ 41

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9.21 VISUALIZAÇÕES ................................................................... 42

9.22 HISTÓRICO DE VERSÕES ....................................................... 43

9.23 RESTAURAR BACKUPS............................................................ 44

9.24 ADICIONAR ANEXOS .............................................................. 45

9.25 TRATAR UMA PENDÊNCIA PARA EDIÇÃO ................................... 47

9.26 TRATAR UMA PENDÊNCIA PARA APROVAÇÃO ............................. 48

9.27 COMO FILTRAR PENDÊNCIAS .................................................. 49

9.28 CANCELAR UM ENCAMINHAMENTO ........................................... 50

9.29 VISUALIZAR OS DETALHES DO ENCAMINHAMENTO .................... 51

9.30 ACESSAR OS DETALHES DA PUBLICAÇÃO ................................. 52

9.31 RENOVAR PUBLICAÇÃO .......................................................... 53

9.32 BUSCAR UM DOCUMENTO ....................................................... 54

9.33 BUSCAR UM DOCUMENTO COM PARÂMETROS ADICIONAIS .......... 56

9.34 SAIR DO SISTEMA ................................................................. 57

10. GRÁFICOS .......................................................................... 58

11. VALIDADE DOS DOCUMENTOS ............................................... 61

12. CENTRAL DE NOTIFICAÇÕES .................................................. 62

13. AGENDA ............................................................................. 63

14. CONFIGURAÇÕES ................................................................. 65

14.1 OPÇÕES ............................................................................... 65

14.2 PERMISSÕES ........................................................................ 68

14.3 USUÁRIOS ........................................................................... 68

14.3.1 ABA GRUPOS ..................................................................... 69

14.3.2 ABA ACESSOS .................................................................... 69

14.3.3 ABA SERVIDOR SMTP .......................................................... 69

14.4 PASTAS ............................................................................... 71

14.5 MODELOS ............................................................................ 73

14.6 GRUPOS .............................................................................. 74

14.7 PARÂMETROS ....................................................................... 75

14.8 WORKFLOW ......................................................................... 76

14.9 TIPOS DE DOCUMENTO .......................................................... 77

14.10 TIPOS DE ARQUIVO ............................................................. 78

14.11 TIPOS DE ATIVIDADE ........................................................... 79

14.12 ENTIDADES ........................................................................ 80

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14.13 CONTA ............................................................................... 82

15. PERMISSÕES ....................................................................... 82

16. CRIAÇÃO DE MODELOS ......................................................... 85

16.1 TAGS ESTÁTICAS .................................................................. 85

16.2 TAGS DINÂMICAS ................................................................. 86

16.3 TAGS DINÂMICAS DE APROVADORES E EDITORES .................... 88

17. SUGESTÕES ........................................................................ 91

18. ANEXO 01 ........................................................................... 91

19. ANEXO 02 ........................................................................... 93

1. DICIONÁRIO

1.1 ÍCONES

Cada ícone abaixo simboliza o acesso a algum recurso do sistema:

- Anexos

- Backup

- Configurações

- Detalhes

- Download

- Excluir

- Histórico

-Histórico de Versões

- Visualizações

- Menu de Contexto

1.2 REFERÊNCIAS DO DOCUMENTO

Os ícones abaixo referenciam ações do documento:

- Anotações

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- Atenção

- Dicas

- Notas

1.3 ATALHOS NO TECLADO

Abaixo estarão expostos alguns atalhos utilizados para a melhoria do sistema e

deixá-lo mais ágil, utilizando o teclado.

• Ctrl + A: selecionar todos os documentos na tela

• Alt + N: abrir a tela de indexar novo documento

• Ctrl + M: abrir a tela de criar novo documento a partir do modelo

• Delete: excluir o(s) documento(s) selecionado(s)

• Shift + Ctrl + C: copiar o(s) documento(s) selecionado(s)

1.4 DEFINIÇÕES

Ação Requerida: No encaminhamento de documentos, indica a ação a ser realizada pelo

destinatário.

Ex: Edição e aprovação (são ações que se espera que o destinatário faça com o

documento).

Anexar arquivo: Utilizado para associar e referenciar um arquivo a um documento.

Ex: O arquivo foi anexado com sucesso no seu e-mail.

Aplicativo: Programa de computador que tem por objetivo ajudar o seu usuário a

desempenhar uma tarefa específica.

Ex: Browser, Microsoft Word.

Árvore de Pastas: Refere-se às pastas que são criadas e nomeadas pelo usuário para

organização de documentos.

Backup: Cópia de segurança que pode ser restaurada em caso da perda dos dados

originais. Isso pode envolver: alterações indesejadas, exclusões acidentais ou corrupção

de dados.

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Barra de Endereços: Local onde o usuário digita o URL (endereço) da página que deseja

utilizar.

Colar sem Formatação: Siga os passos abaixo.

1. Selecione o texto que você deseja mover ou copiar e, em seguida pressione

CTRL+C para copiar o texto.

2. Clique em “Página Inicial”.

3. Clique em .

4. Clique em (colar sem formatação).

Cópia Física: Cópia do documento em papel.

CPF: Significa Cadastro de Pessoa Física, ou seja, um documento que simboliza o registro

de cidadãos brasileiros ou estrangeiros legais e armazena as informações pessoais do

contribuinte no sistema da Receita Federal.

CNPJ: Significa Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, que são as informações cadastrais

de entidades que pagam impostos.

Ctrl: Tecla dedicada ao acesso a funções não explícitas do sistema. Mantendo-a

pressionada pode-se selecionar múltiplos arquivos no KalumaDoc.

Destinatário: Usuário destino de encaminhamento.

Download: Obtenção de arquivos da internet, ou seja, adquirir conteúdo que está

disponível na web.

Drag-and-Drop: É a ação de clicar em um objeto virtual e “arrasta-lo” a uma posição

diferente ou sobre um outro objeto virtual.

Dropbox: ̀ É um serviço para armazenamento e partilha de arquivos. O cliente tem a opção

de usa-lo gratuitamente, mas pode pagar para obter algumas funções extras. Pertence a

Dropbox Inc.

Entidade: Pessoa Física ou Jurídica.

Extensão: Formato do documento.

Ex: doc, docx, ppt.

Filtros: Campos utilizados para localizar documentos no sistema.

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Ex: assunto, criador, extensão.

IE: A sigla significa “Internet Explorer” (Browser).

Indexação: Ação de inserir um documento no sistema.

Login: Acesso ao sistema através de credenciais (nome do usuário e senha) fornecidas

pelo usuário.

Logoff: Saída do usuário no sistema.

Barra de Tarefas: Local onde estão expostas as funções ou ações do sistema.

Microsoft Office: Pacote de aplicativos para escritório que contém programas como editor

de texto, planilha de cálculos, apresentação gráfica, entre outros.

Microsoft Word: Processador de texto produzido pela Microsoft.

Navegador (Browser): Programa de computador que habilita o seu usuário a utilizar

páginas da internet.

Online: Significa estar disponível, que o usuário está no sistema.

Parâmetros: Informações adicionadas aos documentos para sua identificação e busca.

Parâmetros Adicionais: Recurso, configurado pelo usuário, utilizado para indexação de

documentos no sistema.

Parâmetros Padrão: Recurso próprio do sistema utilizado para indexação de

documentos.

Plataforma Web: Sistemas que funcionam através de um navegador (Browser) e da

Internet.

Procedimentos: Maneira que se executa uma tarefa, são os passos de uma determinada

ação.

Superadmin: Usuário ao qual não se aplicam as restrições do sistema. Deve ser utilizado

com prudência.

Tag: Estruturas de linguagem de marcação que consistem em breves instruções, tendo

uma marca de início e outra de fim.

Ex: Simbolizada por chaves { }.

Time Out: Tempo limite que se pode ficar sem utilizar o sistema.

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Tramitação: Ato de seguir um caminho com rumo determinado.

URL: A sigla significa “Localizador-Padrão de Recursos”, ou seja, é o endereço de um

recurso (imagem, documento, arquivos em geral) ou página disponível na internet.

Usuário: Pessoa habilitada para utilizar o sistema.

Workflow: Sequência de passos necessários para que se possa atingir a automação de

processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas, envolvendo a noção

de processos, permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra de

acordo com algumas regras.

2. DESCRIÇÃO DO SISTEMA

O sistema KalumaDoc permite o controle da criação, edição, compartilhamento,

tramitação interna, processo de aprovação e a publicação de documentos. Foi desenvolvido

na plataforma web e não requer instalações adicionais nas máquinas clientes para o acesso

as suas funcionalidades.

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Figura 01 – Tela “Fluxo de estado de documento”.

3. ESTADO DOS DOCUMENTOS

Podem ser atribuídos os seguintes estados aos documentos: Em edição,

Compartilhado, Pendente, Aprovado, Reprovado e Obsoleto. Para cada estado,

existem permissões e comportamentos próprios que são descritos abaixo:

• Arquivo Em Edição: Arquivo recém-criado ou revisado, que ainda não foi liberado

para leitura aos demais usuários (leitura e escrita somente para o usuário que criou o

arquivo);

• Arquivo Compartilhado: Arquivo que tiver o processo de edição considerado

concluído e estiver liberado para leitura aos demais usuários (leitura e escrita para

todos os usuários);

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• Arquivo Pendente: Arquivo que foi encaminhado para que o destinatário execute

determinada ação (leitura, revisão, aprovação). Só muda de estado após a ação do

destinatário (leitura e escrita para todos destinatários da pendência e leitura para

todos os usuários);

• Arquivo Aprovado: Arquivo que já sofreu avaliação do responsável pela aprovação e

recebeu a atribuição de estado como aprovado (leitura para todos os usuários)

• Arquivo Reprovado: Arquivo que já sofreu avaliação do responsável pela aprovação

e recebeu a atribuição de estado como reprovado (leitura para todos os usuários);

• Arquivo Obsoleto: Arquivo que está oculto no sistema ou com registros revisados,

que tiveram seu estado alterado para obsoleto (leitura somente para quem tem

permissão de acesso à pasta em que se encontra o documento).

4. PARÂMETROS ADICIONAIS

Como forma de oferecer maiores opções de busca e personalização do sistema,

foi criada a possibilidade de uso de parâmetros adicionais.

Através destes, podem ser adicionados parâmetros aos documentos conforme a

necessidade de um novo filtro para indexação de documentos ou o preenchimento tags

de modelo.

Para incluí-los, é necessário que o administrador do sistema crie uma nova

categoria de parâmetros e associe à pasta na qual se pretende incorporar o índice.

5. WORKFLOW

É uma sequência de passos que são executados quando um documento é

compartilhado. Depois de configurado pelo usuário, o Workflow definido para a pasta é

exibido na tela Detalhes do documento na parte superior da tela entre a paginação e o tipo

de listagem.

Exemplo de Workflow:

Compartilhamento Pendente para Edição do Teste 01 Pendente para Aprovação do Teste

01 Aprovado.

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Figura 02 – Tela “Workflow associado à pasta em destaque”.

Para conseguir ver toda a sequência de passos clique (sobre qualquer palavra) e

arraste para a esquerda.

Nas pastas que possuírem Workflow, clique no ícone - Menu de Contexto e

depois em - Detalhes. Na tela Detalhes do Documento o workflow é exibido, com destaque

em negrito para o estágio em que o documento se encontra. Como mostra a imagem abaixo.

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Figura 03 – Tela “Detalhes do Documento com destaque para o Workflow associado à pasta”.

Nas pastas que possuírem Workflow quando o documento for compartilhado, ele irá

diretamente como pendência de edição ou e aprovação para as(s) pessoas(s)

selecionadas no grupo.

6. BARRA DE ACESSO

A Barra de Acesso permite ao Usuário listar e encontrar os arquivos indexados no

KalumaDoc.

Figura 04 – Tela “Barra de Acesso”.

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7. ÁRVORE DE PASTAS

O KalumaDoc permite a consulta aos documentos de uma forma mais organizada,

pois os arquivos são separados em pastas e subpastas. Esse sistema de organização chama-

se Árvore de Pastas.

Figura 05 – Tela “Árvore de Pastas”.

8. MENU DE CONTEXTO

O Menu de Contexto oferece acesso aos detalhes do documento e funções do

Menu de Edição. É acessado através do ícone ou com um clique do botão direito do

mouse sobre o documento.

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Figura 06 – Tela “Menu de Contexto”.

9. BARRA DE CRIAÇÃO

A Barra de Criação permite o gerenciamento dos documentos no sistema.

Figura 07 – Tela “Barra de Criação”.

9.1 ACESSAR O SISTEMA

O sistema KalumaDoc pode ser acessado, seguindo os passos abaixo:

1. Abra o browser de sua preferência. (IE, Google Chrome, Firefox, Safari ou

Opera);

2. Digite o URL do sistema na barra de endereço do navegador utilizado e aperte

ENTER para acesso a tela de login sistema. Abaixo um exemplo da Barra de

Endereço;

3. No campo usuário insira o nome cadastrado no sistema;

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4. No campo Senha insira a senha cadastrada pelo usuário;

5. Aperte ENTER ou clique no botão Entrar.

O endereço do sistema é de acordo com cada Empresa.

Figura 08 - Tela “endereço de acesso ao sistema na barra do navegador”.

Figura 09 - Tela “Acesso ao Sistema”.

9.2 IMPORTAR DOCUMENTOS

Importe arquivos do seu computador ou do Dropbox para o sistema:

1. Abra a pasta onde o arquivo vai ser importado;

2. Clique em “Novo” e depois em “Importar”;

3. Após abrir a tela, clique em “Selecionar Arquivo” para importar arquivos do

seu computador ou clique no ícone Dropbox e selecione o(s) arquivo(s);

4. Preencha o campo assunto;

5. Clique em Importar.

O arquivo indexado aparecerá no topo da lista de documentos na pasta selecionada.

Clique em Outras Opções para indexar o documento utilizando Parâmetros Padrão do

sistema.

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Utilize o recurso Drag-and-Drop para importar um ou vários arquivos de uma única

vez. Selecione os arquivos e arraste-os com o cursor até a tela do sistema.

Figura 10 - Tela “Importar de Documentos”

Você pode utilizar Parâmetros Adicionais associados à pasta para indexar os

arquivos.

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Figura 11 – Tela “Importar Documentos utilizando Parâmetros Adicionais”.

9.3 CRIAR UM DOCUMENTO A PARTIR DE UM MODELO

Você pode criar um novo documento a partir modelos cadastrados no sistema:

1. Abra a pasta que deseja criar o novo documento;

2. Clique em “Novo” e depois na opção “Do Modelo”;

3. Após abrir a tela Criar documento, preencha o campo Assunto;

4. Selecione o Modelo a ser utilizado no documento;

5. Após todos os campos necessários preenchidos, clique em “Criar”.

O novo documento aparecerá no topo da lista de documentos da pasta selecionada.

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Figura 12– Tela “Criação de Novo Documento com Modelo associado à pasta”.

9.4 COPIAR DOCUMENTOS

Realize a cópia de um documento indexado no sistema, conforme sequência

abaixo:

1. Abra a pasta do documento a ser copiado;

2. Selecione o documento que deseja copiar;

3. Clique na função “Copiar”.

O arquivo copiado aparecerá no topo da lista com o nome “Cópia + <nome do arquivo

copiado>”, com o estado “Em Edição” e com o nome do usuário que está logado.

Se o usuário logado não for o criador do documento, esse só poderá ser copiado caso

não se encontre no estado “Em Edição”.

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Pode se observar na imagem abaixo o documento copiado destacado em Vermelho e

o documento original logo abaixo na mesma pasta.

Um documento pode ser copiado através do menu de contexto, apenas clicando sobre

o documento desejado com o botão direito e escolher a função “Copiar”.

Caso o documento possua anexo, o usuário será questionado se estes também devem

ser copiados.

Figura 13 – Tela “Documento Copiado”.

9.5 SUBSTITUIR UM ARQUIVO

Substitua o arquivo de um documento:

1. Abra a pasta do documento a ser substituído;

2. Selecione o documento que deseja substituir;

3. Clique em “Editar” e depois em “Substituir Arquivo”;

4. Após abrir a tela, clique em “Selecionar Arquivo” ou no ícone “Dropbox”;

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5. Selecione o arquivo;

6. Clique em “Substituir”.

Para confirmar a substituição faça download ( ) do arquivo e confira.

O nome e o assunto permanecerão os mesmos.

Ao substituir o arquivo um backup é gerado e pode ser acessado em Detalhes do

documento.

Figura 14 – Tela “Substituição de Documentos”.

9.6 EDITAR UM DOCUMENTO ONLINE

Edite um documento online:

Orientações para Não Assinantes do Office 365 Business.

Atenção: somente acessível pelo Internet Explorer 10 ou superior.

1. Abra a pasta onde se encontra o documento;

2. Selecione o documento a ser editado online;

3. Em Menu de contexto Clique em “Editar” e depois em “Editar no Office Online”;

4. Após abrir a tela em uma nova aba no Internet Explorer, faça as alterações

desejadas;

5. Quando terminar clique em “Salvar Alterações”.

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O documento estará na mesma pasta, porém terá sido alterado.

6. Quando não for mais utilizar o editor online, feche-o.

A edição online para não assinantes do Office 365 Business funciona de forma

integrada com o Office Desktop.

É somente acessível pelo Internet Explorer 10 ou superior.

É preciso realizar o procedimento de ativação do ActiveX.(Instrução no anexo 1 e 2)

É necessário ter o Office instalado no computador do usuário.

O Office Desktop permite a edição de qualquer arquivo do Office.

O Office Desktop não permite a edição compartilhada.

A funcionalidade Editar Online não está habilitada em dispositivos móveis.

Não é necessário a instalação de certificado

Para usar o Editadoc o Internet Explorer deve ser atualizado para versão 10. Caso esteja

utilizando o Internet Explorer versão 11 habilite o modo de exibição de compatibilidade.

Para mais informações veja os anexos 01 e 02.

Figura 15 – Tela “Edição Online de Documentos no Office Desktop”.

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Orientações para Assinantes do Office 365 Business.

Atenção: acessível a partir dos principais navegadores


2. Selecione o documento a ser editado online;

3. Em Menu de contexto Clique em “Editar” e depois em “Editar no Office Online”;

4. Após abrir a tela em uma nova aba no navegador, entre em “Editar no

Navegador”;

5. Insira o login e senha de sua assinatura do Office 365 Business

6. As alterações são salvas automaticamente.

O documento estará na mesma pasta, porém terá sido alterado.

7. Quando não for mais utilizar o editor online, feche-o.

A Edição Online para assinantes do Office 365 Business funciona de forma integrada

com o Office Online.

Acesso a partir dos principais navegadores.

O Office Online permite a edição dos seguintes formatos:

(i) Word: .docx, .docm, .odt

(ii) Excel: .xlsx, .xlsm, .xlsb, .ods;

(iii) Power Point: .pptx, ppsx, .odp

O Office Online está habilitado para a Edição Compartilhada.

A Funcionalidade não está habilitada em dispositivos móveis

O usuário pode utilizar o Edição Online de forma integrada ao Office Desktop. Para

isso deve ter o Office instalado no computador, realizar o procedimento de ativação

do ActiveX (Instrução no anexo 1 e 2) e acessar o documento pelo Internet Explorer

10 ou superior.

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Figura 16 – Tela “Edição Online de Documentos no Office Online”.

9.7 EXCLUIR DOCUMENTOS

Esta função permite a exclusão de documentos:

1. Abra a pasta do arquivo que deseja excluir;

2. Selecione o arquivo;

3. Clique no botão ;

4. Aparecerá uma tela com a pergunta de segurança “Você tem certeza de que

deseja excluir este(s) documento(s)?”, clique em OK, se tiver realmente

certeza.

Após executadas as ações acima o documento será excluído da pasta onde o mesmo se

encontrava.

Para fazer a exclusão é necessário ser o criador do documento e o estado do mesmo

deve ser “Em Edição” ou “Compartilhado”.

Um documento pode ser excluído através do menu de contexto, apenas clicando

sobre do documento desejado com o botão direito e escolher a função “Excluir”.

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Para excluir mais de um arquivo de uma só vez é necessário apertar (shift ou Ctrl)

enquanto seleciona os arquivos com o clique do mouse.

Figura 17 – Tela “Mensagem de Segurança da Função Excluir”.

9.8 ENVIAR UM DOCUMENTO POR E-MAIL

Através desta funcionalidade você pode enviar por e-mail um documento para

outro usuário.

1. Abra a pasta do arquivo a ser enviado;

2. Selecione o arquivo a ser enviado por e-mail, clicando sobre o nome do mesmo;

3. Clique em “E-mail” e abrirá um sub-menu;

4. Clique em “Originais”;

5. Preencha o(s) destinatário(s);

6. Preencha o assunto do E-mail;

7. Se for necessário, escreva algo no corpo do e-mail e clique em enviar.

Aparecerá a mensagem: “E-mail enviado com Sucesso para + <e-mail do destinatário>”.

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É necessário que o Usuário Logado tenha uma conta de e-mail configurada no sistema

e o documento selecionado é anexado automaticamente no e-mail a ser enviado.

Ao enviar um documento por e-mail o usuário é questionado se os anexos devem ir

junto com o documento.

Para enviar mais de um arquivo de uma só vez por e-mail é necessário apertar (Ctrl)

enquanto seleciona os arquivos com o clique do mouse.

Figura 18 – Tela “Envio de Documentos por e-mail”.

9.9 ENVIAR UM DOCUMENTO POR E-MAIL EM PDF

Através desta funcionalidade você pode enviar por e-mail um documento em

formado PDF.

1. Abra a pasta onde se encontra o arquivo a ser enviado;

2. Selecione o arquivo a ser enviado por e-mail, clicando no nome do mesmo;

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3. Clique em “E-mail”;

4. Clique em “PDF”;

5. Preencha o(s) destinatário(s);

6. Preencha o assunto do E-mail;

7. Se for necessário escreva algo no corpo do e-mail e clique em enviar.

Aparecerá uma mensagem quando o e-mail for enviado dizendo: “E-mail enviado com

Sucesso para + <e-mail do destinatário>”.

É necessário que o Usuário Logado tenha uma conta de e-mail configurada no sistema

Para enviar mais de um arquivo de uma só vez por e-mail é necessário apertar (shift

ou Ctrl) enquanto seleciona os arquivos com o clique do mouse. Apenas os

documentos “.docx” serão convertidos para PDF.

Figura 19 – Tela “Envio de Documentos no formato PDF”.

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9.10 REVISAR UM DOCUMENTO

Com a revisão você pode gerar novas versões de um documento:

1. Abra a pasta que se encontra o documento a ser revisado;

2. Selecione o arquivo a ser revisado;

3. Clique em “Revisar”.

Criará um novo documento com o mesmo nome, porém com o estado “Em Edição” e com o

nome do Criador será o nome do Usuário Logado.

Para ser revisado o documento deve se encontrar somente com os estados

“Compartilhado”, “Aprovado”, “Reprovado” e “Obsoletado”.

Na figura observamos o documento para revisão com a cor Vermelha e logo abaixo

dele o documento original.

Os dois últimos números do nome do documento indicam a versão do documento

28

Figura 20 – Tela “Lista de Documentos “ - em destaque documento de revisão.

9.11 COMPARTILHAR UM DOCUMENTO

Permite que um arquivo seja compartilhado com os demais usuários, siga os

passos para realizá-la de maneira prática.

1. Abra a pasta que se encontra o documento a ser compartilhado;

2. Selecione o documento;

3. Clique em “Fluxo” e depois em “Compartilhar”.

O documento mudará o estado de “Em Edição” para “Compartilhado”.

Para “Compartilhar” um documento é necessário ser o criador.

29

Um documento pode ser compartilhado através do menu de contexto, apenas

clicando sobre do documento desejado com o botão direito e escolher a função

“Fluxo” e logo após “Compartilhar”.

Para compartilhar mais de um arquivo por vez é necessário manter pressionada a

tecla Ctrl ou Shift enquanto seleciona os arquivos com o clique do mouse. Isto apenas

é permitido caso a pasta não possua workflow.

Caso a pasta possua workflow será exibida uma janela para encaminhamento do

documento.

9.12 ENCAMINHAR UM DOCUMENTO PARA EDIÇÃO

Encaminhar para usuários cadastrados no sistema um documento para edição:

1. Abra a pasta do documento a ser encaminhado;


3. Clique em “Fluxo” e depois em “Encaminhar” e abrirá a tela da função;

4. Selecione edição no campo “Ação Requerida”;

5. Marque uma “Data Limite”;

6. Preencha o campo “Descrição da Ação Requerida”;

7. No campo “Encaminhar Para” selecione o usuário para quem será encaminhado

o documento;

8. Clique em “Encaminhar” e então aparecerá a mensagem “Documento

Encaminhado com Sucesso”.

Para “Encaminhar” um documento é necessário que esteja em estado

“Compartilhado”.

Quando um encaminhamento é concluído um e-mail com o comentário adicionado é

enviado ao requisitante.

Um documento pode ser encaminhado através do menu de contexto, apenas clicando

sobre do documento desejado com o botão direito e escolher a função “Fluxo” e logo

após “Encaminhar”.

30

Figura 21 – Tela “Encaminhamento de Documentos”.

9.13 ENCAMINHAR UM DOCUMENTO PARA APROVAÇÃO

Encaminhar para usuários cadastrados no sistema um documento para aprovação:

1. Abra a pasta do documento a ser encaminhado;


3. Clique em “Fluxo” e depois em “Encaminhar” e abrirá a tela da função;

4. Selecione aprovação no campo “Ação Requerida”;

5. Marque uma “Data Limite”;

6. Preencha o campo “Descrição da Ação Requerida”;

7. No campo “Encaminhar Para” selecione o usuário para quem será encaminhado

o documento;

31

8. Clique em “Encaminhar” e então aparecerá a mensagem “Documento

Encaminhado com Sucesso”.

Para “Encaminhar” um documento é necessário que esteja em estado


Quando um encaminhamento é concluído um e-mail com o comentário adicionado ao

concluir é enviado ao requisitante.

Um documento pode ser encaminhado através do menu de contexto, apenas clicando


após “Encaminhar”.

Figura 22 – Tela “Encaminhar Documento para aprovação”.

9.14 PUBLICAR UM DOCUMENTO PARA CONHECIMENTO

A publicação de documentos é realizada conforme a sequência:

1. Abra a pasta onde se encontra o documento a ser publicado;

32


3. Clique em “Fluxo” e logo após em “Publicar” e abrirá a tela da função;

4. Selecione a Ação Requerida: Publicação para Conhecimento;

5. No campo “Permitir acesso até” indique a data limite que é permitido o acesso

à publicação;

6. Em campo “Anexo”, caso o documento contenha anexos, selecione aqueles que

gostaria de enviar com a Publicação;

7. Selecione o campo “Publicar em PDF”, caso deseje que o arquivo seja publicado

com a extensão PDF;

8. No campo “Descrição da Ação Requerida” escreva o que deve ser feito com o

documento Publicado;

9. Selecione o nome ou entidade para quem o documento vai ser publicado no

campo “Digite um Nome ou Entidade”;

10. Clique no nome do contato que você selecionou e mantendo o botão direto do

mouse pressionado arraste-o até o campo “Publicar Para”;

11. Clique em Publicar.

Aparecerá uma mensagem “Documento Publicado com Sucesso”.

Para “Publicar” um documento é necessário que o estado do mesmo seja “Aprovado”.

A publicação pode ser feita para mais de um destinatário ao mesmo tempo.

Para publicar em PDF é necessário que a extensão do arquivo seja docx.

Um documento pode ser publicado através do menu de contexto, apenas clicando


após “Publicar”.

33

Figura 23 – Tela “Publicação para Conhecimento”.

Quando um documento é publicado, um e-mail é enviado para a pessoa à qual foi

encaminhado. Nesse e-mail terá um link de acesso à publicação. No qual clicando

aparecerá essa tela:

34

Figura 24 – Tela “Recebimento de e-mail Publicação para Conhecimento com anexos”.

9.15 PUBLICAR UM DOCUMENTO PARA APROVAÇÃO

A publicação de documentos é realizada conforme a sequência:

1. Abra a pasta onde se encontra o documento a ser publicado;


3. Clique em “Fluxo” e logo após em “Publicar” e abrirá a tela da função;

4. Selecione a Ação Requerida: Publicação para Aprovação;

5. No campo “Permitir acesso até” indique a data limite que é permitido o acesso

à publicação;

6. Em campo “Anexo”, caso o documento contenha anexos, selecione aqueles que

gostariam de enviar com a Publicação;

35

7. Selecione o campo “Publicar em PDF”, caso deseje que o arquivo seja publicado

com a extensão PDF;

8. No campo “Descrição da Ação Requerida” escreva o que deve ser feito com o

documento Publicado;

9. Selecione o nome ou entidade para quem o documento vai ser publicado no

campo “Digite um Nome ou Entidade”;

10. Clique no nome do contato que você selecionou e mantendo o botão direto do

mouse pressionado arraste-o até o campo “Publicar Para”;

11. Clique em Publicar.

E aparecerá uma mensagem “Documento Publicado com Sucesso”.

Para “Publicar” um documento é necessário que o estado do mesmo seja “Aprovado”.

A publicação pode ser feita para mais de um destinatário ao mesmo tempo.

Para publicar em PDF é necessário que a extensão do arquivo seja docx.

Um documento pode ser publicado através do menu de contexto, apenas clicando


após “Publicar”.

36

Figura 25 – Tela “Publicação para Aprovação com anexo”.

Quando uma publicação é concluída um e-mail com o comentário adicionado ao

concluir é enviado ao requisitante.

Para enviar o comentário o destinatário da Publicação deve antes visualizar o

documento.

37

Figura 26 – Tela “Publicação aprovada”.

9.16 APROVAR UM DOCUMENTO

Para ser executada a aprovação de um documento de uma forma eficaz siga os

passos abaixo.

1. Abra a pasta onde está o documento a ser aprovado;

2. Selecione o documento compartilhado clicando sobre o mesmo;

3. Clique em “Fluxo” e depois em “Aprovar”;

4. Aparecerá uma mensagem de segurança “Tem certeza que deseja aprovar

este(s) documento(s)? Após a aprovação o documento não poderá ser

modificado.”, clique “Sim” se realmente tiver certeza.

Em seguida o estado do documento passa para “Aprovado”.

38

Para “Aprovar” um documento é necessário que o estado do mesmo seja


Um documento pode ser aprovado através do menu de contexto, apenas clicando

sobre o documento desejado com o botão direito e escolher a função “Fluxo” e logo

após “Aprovar”.

Na tela de “Pendências” tem-se a possibilidade de aprovar documentos, pois se você

for tratar a pendência e clicar no botão ”Aprovar”, o estado do documento mudará

para aprovado também.

9.17 BAIXAR UM DOCUMENTO

Permite que o documento seja baixado na sua máquina, ou seja, você terá acesso

ao documento mesmo não estando logado no sistema, para executar a função siga os passos

corretamente.

1. Abra a pasta onde se encontra o documento que deseja obter em sua máquina;

2. Selecione o documento clicando sobre o nome dele;

3. Clique no ícone .

Em seguida o documento se encontrará em uma pasta do seu computador.

Esta pasta, geralmente, é denominada “Download” em “Meus Documentos”. Para

baixar um documento nas Abas “Documentos, Pendências e Busca” use os mesmos

procedimentos.

39

Figura 27 – Tela “Destaque botão Download”.

9.18 LISTAR DOCUMENTOS POR ESTADO NA PASTA

Permite que você organize os arquivos de uma pasta conforme o estado do

documento. O campo oferece as seguintes alternativas: Padrão, Aprovados, Reprovados,

Obsoletos, Em Edição, Compartilhados, Pendentes e Todos.

1. Abra a pasta que você deseja filtrar os documentos;

2. Clique no campo “Padrão”;

3. Escolha o estado do documento que deseja ser filtrado;

4. Clique no estado escolhido.

Aparecerá uma lista somente com documentos no estado selecionado.

O campo “Padrão” é utilizado para economia de tempo do usuário.

40

Figura 28 – tela “Ordenador de Documentos da Pasta”.

9.19 BUSCAR NA PASTA

Permite que você encontre documentos dentro da pasta selecionada.

1. Clique no ícone buscar na pasta ;

2. Insira uma ou mais palavras no campo exibido;

3. A busca é realizada no campo “Assunto” dos documentos da pasta selecionada.

41

Figura 29 – Tela: “Campo Buscar na Pasta”.

.

9.20 ACESSAR OS DETALHES DE UM DOCUMENTO

Através desta função você tem acesso aos detalhes do documento selecionado.

1. Abra a pasta onde se encontra o documento que deseja ver os detalhes;

2. Selecione o documento clicando sobre o nome dele;

3. Clique no ícone ;

4. Abrirá uma tela com todos os detalhes do documento selecionado.

Clicando no ícone , abrirá uma nova tela com todo o histórico do documento

selecionado.

42

Figura 30 – Tela “Detalhes do Documento”.

9.21 VISUALIZAÇÕES

Para acessar as visualizações dos documentos siga os passos abaixo:

1. Abra a pasta onde se encontra o documento que deseja ver as visualizações;

2. Selecione o documento clicando no seu nome;

3. Clique no ícone - Menu de contexto;

Abrirá uma tela com todos os detalhes do documento selecionado.

4. Na tela Detalhes do documento Clique no ícone .

Abrirá uma tela com as visualizações do documento.

43

Figura 31 – Tela “Visualizações do documento”.

9.22 HISTÓRICO DE VERSÕES

Para acessar o histórico das versões dos documentos siga os passos abaixo:




Abrirá uma tela com todos os detalhes do documento selecionado.


Abrirá uma tela com o histórico das versões do documento.

44

Figura 32 – Tela “Histórico das Versões do Documento”.

9.23 RESTAURAR BACKUPS

Para fazer a restauração dos Backups dos documentos siga os passos abaixo:

1. Abra a pasta onde se encontra o documento que deseja restaurar o backup;



Abrirá uma tela com os detalhes do documento selecionado.


Abrirá uma tela com os backups do documento, onde você poderá baixar um deles ou utilizar

a função “Restaurar”.

Clicando na função “Restaurar” você substituirá o arquivo do documento selecionado

pelo backup.

Quando você “Substituir um Arquivo”, “Editar Online” ou “Restaurar” um Backup,

será salvo um novo Backup.

45

Figura 33 – “Tela Backups do Documento”.

9.24 ADICIONAR ANEXOS

Através desta funcionalidade você poderá anexar arquivos a documentos

indexados no sistema.

1. Abra a pasta onde se encontra o documento que deseja adicionar o anexo;



Abrirá o menu de contexto.

4. Clique em “Detalhes”;


Abrirá uma tela para a seleção do documento (este deve encontrar-se na máquina que está

sendo utilizada ou no Dropbox).

6. Após selecionar o documento, clique no botão “Anexar”.

Para excluir ou baixar o documento clique nos ícones ou respectivamente.

Você poderá anexar vários arquivos a um documento, ou o mesmo anexo para vários

documentos.

46

Figura 34 – Tela “Detalhes do Documento”.

Após anexar um arquivo, esse aparecerá em uma lista no final da tela de Detalhes do

documento.

O arquivo pode ser anexado também através do menu de contexto, clicando no ícone e depois

em “Anexar Arquivos”, os procedimentos são os mesmos acima.

Clicando com o botão direito sobre o documento é possível acessar o menu de contexto e assim

utilizar a função.

Para visualizar os anexos de um documento clique no ícone ao lado do nome do documento,

aparecerão na parte de baixo os anexos do mesmo ou clicar no ícone de anexo na tabela de

documentos.

Através do ícone menu de contexto do anexo você poderá editar online ou substituir o anexo.

47

Figura 35 – Tela “Menu de Contexto do Anexo”.

9.25 TRATAR UMA PENDÊNCIA PARA EDIÇÃO

Permite que uma pendência encaminhada para edição seja tratada e concluída no

próprio sistema. Para realizá-la siga corretamente os passos:

1. Abra a aba “Pendências”;

2. Selecione a pendência que você deseja tratar;

3. Clique na função “Tratar” e abrirá uma nova tela;

4. Clique no botão “Selecionar Arquivo” para substituir o documento da

pendência;

5. No campo “Comentário” você deve descrever que ação tomou com determinado

documento;

6. Clique no campo “Concluir”.

48

Aparecerá uma mensagem “O documento foi reprovado” ou “O documento foi aprovado”

(conforme a ação realizada) e o estado da pendência passará para “Concluída”.

Para editar online o documento encaminhado como pendência para edição é simples,

logo após clicar em “Tratar”, clique no botão “Editar Online”, desta forma você não

precisará substituir por outro documento é só editar o que for necessário e salvar e

o arquivo será atualizado.

É possível visualizar, adicionar e excluir anexos da pendência.

Figura 36 – Tela “Tratamento de Pendências de documento em edição”.

9.26 TRATAR UMA PENDÊNCIA PARA APROVAÇÃO

Admite que a pendência encaminhada para aprovação seja aprovada ou

reprovada, e através da mesma aprova ou reprova o próprio documento encaminhado:


2. Selecione a pendência que você deseja tratar;

3. Clique na função “Tratar” e abrirá uma nova tela;

4. No campo “Comentário” você deve descrever que ação tomou com determinado

documento;

5. Clique no botão “Aprovar” ou “Reprovar” conforme a sua decisão.

49

Aparecerá uma mensagem “O documento foi reprovado” ou “O documento foi aprovado”

(conforme a ação tomada) e o estado da pendência passará para “Concluída”.

O estado do documento encaminhado muda a partir do momento que este foi

“Aprovado” ou “Reprovado”.

É possível visualizar os anexos do documento, caso esses tenham anexo, porém não

tem como excluir nem adicionar anexos ao documento.

Figura 37 – “Tela Aprovação de Documentos”.

9.27 COMO FILTRAR PENDÊNCIAS

Permite que o usuário filtre as pendências pelo estado das mesmas, sendo eles:

todas, resolvidas, pendentes, canceladas e também por um parâmetro de data.


2. Clique no campo “Mostrar” e selecione o estado da pendência que deseja

visualizar;

3. Selecione nos campos “De” e “Até” duas datas para filtrar a pendência;

4. Clique em Filtrar.

Aparecerá uma lista de pendências com as características selecionadas.

Para filtrar “Encaminhamentos” e “Publicações” use os mesmos procedimentos.

50

Figura 38 – Tela “Lista de Pendências”.

9.28 CANCELAR UM ENCAMINHAMENTO

Através dessa funcionalidade você tem a possibilidade de cancelar um

encaminhamento.

1. Abra a aba “Encaminhamentos”;

2. Selecione o encaminhamento que deseja cancelar;

3. Clique no ícone e em “Cancelar”;

4. Aparecerá uma mensagem: “Todas as pendências deste encaminhamento

serão canceladas. Você tem certeza de que deseja cancelar?” Se tiver certeza,

clique em OK;

51

5. Em seguida o estado do mesmo passa de pendente para cancelado.

Aparecerá a mensagem “Encaminhamento Cancelado”.

Apenas encaminhamentos pendentes podem ser cancelados. Na aba “Publicações”

utilize os mesmos procedimentos.

Clicando com o botão direito sobre o encaminhamento é possível repetir a função

utilizando os mesmos procedimentos.

Figura 39 – Tela “Cancelar Encaminhamentos”.

9.29 VISUALIZAR OS DETALHES DO ENCAMINHAMENTO

Seguindo os passos abaixo você poderá visualizar os detalhes dos seus

encaminhamentos de uma forma eficiente e prática:

52

1. Abra a aba “Encaminhamentos”;

2. Selecione o encaminhamento que deseja visualizar, clicando sobre o mesmo;

3. Clique no ícone e em “Detalhes”;

Abrirá a tela com todos os detalhes do encaminhamento.

4. Se for necessário reenviar o e-mail ao destinatário é possível fazer isso através

do botão “Reenviar e-mail”.

Na aba “Publicações” use os mesmos procedimentos.

Clicando com o botão direito sobre o encaminhamento é possível repetir a função

utilizando os mesmos procedimentos.

Figura 40 – Tela “Detalhes do Encaminhamento”.

9.30 ACESSAR OS DETALHES DA PUBLICAÇÃO

Esta função permite que o usuário logado possa visualizar os detalhes da sua

publicação. Se a situação da publicação for Resolvida aparecerá o nome do destinatário, a

situação e o comentário feito pelo mesmo. Caso seja Cancelada ou Pendente aparecerá

somente o nome do destinatário e a situação.

1. Abra a aba “Publicações”;

53

2. Selecione a “Publicação” que deseja ver, clicando sobre da mesma;

3. Clique no ícone e em “Detalhes”;

4. Após abrir uma nova tela, clique em “Ver” para acessar os detalhes da

Publicação;

5. Para baixar o documento, clique em . Insira sua crítica e clique em “Enviar”.

Para comentar sobre o documento, clicando no botão comentar e logo após em

concluir.

Para “Comentar” use os mesmos procedimentos de “Tratar” uma pendência.

Clicando com o botão direito sobre a publicação é possível repetir a função utilizando

os mesmos procedimentos.

Figura 41 – Tela “Detalhes da Publicação”.

9.31 RENOVAR PUBLICAÇÃO

Esta funcionalidade permite que você renove uma publicação que a data já

expirou.

1. Abra a aba “Publicações”;

2. Selecione a “Publicação” que deseja renovar, clicando sobre a mesma;

54

3. Clique no ícone e em “Renovar”;

4. Após abrir uma nova tela, selecione a nova data limite para a publicação;

5. Clique no botão “Renovar”.

A data a publicação selecionada será renovada no sistema.

Clicando com o botão direito sobre a publicação é possível repetir a função utilizando

os mesmos procedimentos.

Figura 42 – Tela “Renovar Publicação”.

9.32 BUSCAR UM DOCUMENTO

Através dessa função você poderá encontrar o documento desejado rapidamente,

para aperfeiçoar o seu trabalho siga os passos abaixo:

1. Abra a aba “Busca”;

55

2. Digite as informações do documento desejado em cada campo específico;

3. Clique em “Filtrar”.

Aparecerá uma lista dos documentos com as informações especificadas.

As funções relacionadas com um documento estão disponíveis agora na aba busca,

são elas: Substituir, Editar online, Excluir, E-mail, Compartilhar, Encaminhar, Publicar

e Aprovar.

Figura 43 – Tela “Busca Padrão”.

Os filtros da aba “Busca” são:

• Assunto: Identificação atribuída pelo usuário para o documento.

• Nome: Nome atribuído pelo sistema ao arquivo indexado.

• Criador: Usuário que criou o documento.

• Entidade: Empresa vinculada ao documento,

• Extensão: Formato em que o documento está salvo (exemplo: doc, PDF).

• Listar: Filtra por estado do documento.

• Conteúdo: Busca a partir de palavras dentro do arquivo.

56

• Contato: Indivíduo, que pertence a uma Entidade cadastrada no sistema, vinculado ao

documento.

• Tipo: é qual o Tipo do documento (exemplo: comum, contrato).

• Registro: é a Data que o documento foi registrado no sistema.

ATENÇÃO: O filtro conteúdo pode tornar a consulta lenta caso usado sozinho!

9.33 BUSCAR UM DOCUMENTO COM PARÂMETROS ADICIONAIS

Utilize os campos dos Parâmetros Adicionais para realização de buscas avançadas

no sistema.

1. Entre em “Busca” na Barra de Acesso;

2. Clique em “Parâmetros Adicionais” para o sistema abrir a aba com os campos

cadastrados;

3. Insira uma ou mais palavras nos campos de Parâmetros Adicionais;

4. Clique em Filtrar.

57

Figura 44 – Tela “Busca com Parâmetros Adicionais”.

9.34 SAIR DO SISTEMA

Aceita que você troque de usuário ou até mesmo saia do sistema quando desejado.

1. Clique no Ícone “Logoff” e imediatamente sairá do sistema;

Depois sair do sistema, aparecerá novamente à tela de “Login”.

Após ficar um tempo sem utilizar o sistema, esse sairá automaticamente, o time out

é aproximadamente 30 minutos.

58

Figura 45 – Tela “Destaque botão Logoff”.

10. GRÁFICOS

Como forma de oferecer maior controle sobre pendências, encaminhamentos e

publicações, foram adicionados gráficos nas telas desses menus.

Ao clicar sobre uma fatia de qualquer um dos gráficos, serão exibidos detalhes dos

registros que correspondem à seção.

• Gráfico da Tela de Pendências:

O gráfico exibe os documentos vencidos em vermelho, documentos vencendo em 10 dias ou

menos em amarelo e documentos vencendo em mais de dez dias em verde. Ao clicar sobre

uma dessas situações de prazo o sistema exibe a listagem desses documentos.

59

Figura 46 – Tela “Lista de Pendências”.

• Gráfico da Tela de Encaminhamentos:

Cada Encaminhamento possui uma cor e a quantidade de usuários que resolveram e não

resolveram a pendência. A cor referente ao encaminhamento é exibida na parte externa

do gráfico e na parte interna a cor verde irá indicar pendências resolvidas (tratadas) e a

cor vermelha pendências não tratadas.

60

Figura 47 – Tela “Lista de Encaminhamentos”.

• Gráfico da Tela de Publicações:

Cada Publicação possui uma cor e a quantidade de contatos que trataram e não trataram

a Publicação. A cor referente à Publicação é exibida na parte externa do gráfico. Na parte

interna a cor verde irá indicar a quantidade de usuários que trataram a Publicação e na

cor vermelha a quantidade de contatos que não tratadas a Publicação.

61

Figura 48 – Tela da Aba documentos expondo da Função Logoff.

11. VALIDADE DOS DOCUMENTOS

O sistema KalumaDoc permite o controle da validade dos documentos do

sistema. Esta funcionalidade é identificada através de um círculo amarelo ou vermelho

ao lado do documento.

• Círculo Amarelo: aparece quando a validade do documento está quase

expirando, este período é configurável no sistema.

• Círculo Vermelho: aparece quando a validade do documento já expirou.

62

Figura 49 – Tela “Validade dos documentos”.

12. CENTRAL DE NOTIFICAÇÕES

Os eventos do sistema (pendências, encaminhamentos e comentários) relacionados

ao Usuário são exibidos na Central de Notificações e pode ser acessado através do ícone .

63

Figura 50 – Tela “Central de Notificações”.

Ao clicarmos sobre a notificação o sistema nos encaminha para o evento. Podemos

marcar a notificação como vista através do ícone ou excluir a notificação clicando sobre o

ícone .

13. AGENDA

A agenda permite organizar atividades de interesse do usuário. É acessado através do

ícone - .

64

Figura 51 – Tela “Lista de Atividades da Agenda”.

Para cadastrar uma atividade você deve clicar em + Adicionar Atividade. O

sistema irá exibir a seguinte tela:

Figura 52 – Tela “Cadastro de Atividades da Agenda”.

Para utilizar a agenda siga os passos abaixo:

1. Selecione um Tipo de Atividade no campo Ação.

Os Tipos de Atividades devem ser anteriormente cadastrados no sistema em

Configurações do Sistema > Aba Tipo de Atividade;

65

2. Insira uma data e uma descrição para a atividade a ser realizada;

3. Defina o numero de dias que o sistema deve utilizar como referência para notificar o usuário;

4. Clique em Salvar.

A agenda é exibida para todos os usuários.

14. CONFIGURAÇÕES

Como forma de oferecer maior interação do usuário com o sistema, este é

configurável conforme a sua necessidade. As configurações são feitas no sistema através do

ícone . Após clicar aparecerá a tela abaixo.

Figura 53 – Tela “Configurações do sistema”.

14.1 OPÇÕES

1. Notificar vencimento - Digite o número de dias para ser avisado antes de expirar a

validade do documento e clique em “Aplicar”;

Figura 54 – Tela “Notificação de vencimento”.

66

A notificação em amarelo indica que o documento está para vencer. A notificação em

vermelho indica que o documento está vencido.

2. Prazo padrão para Publicações - Digite o número de dias que a Publicação deve

ficar acessível ao destinatário e clique em “Aplicar”;

Figura 55 – Tela “Notificação de vencimento”.

O prazo exibido no campo “Permitir acesso até” será de acordo com o prazo inserido

no campo “Prazo padrão para publicações” da aba Opções.

3. Coluna de Data – Escolha entre “Criação” (datas de criação dos documentos) ou

“Modificação” (datas de modificação dos documentos) para ordenar a coluna e clique em

“Aplicar”.

Figura 56 – Tela “Coluna Data ordenada pela Modificação”.

Figura 57 – Tela “Coluna Data ordenada pela Criação”.

4. Documentos recentes – Digite o numero de documentos recentes que serão exibidos na tela inicial do sistema e clique em “Aplicar”.

67

Figura 58 – Tela “Coluna Data ordenada pela Criação”.

Para acessar os últimos documentos utilizados clique em “Documentos recentes”

5. Numero de documentos por página – Defina o numero de documentos a serem

exibidos na lista de documentos da pasta e clique em “Aplicar”.

Figura 59 – Tela “Número de documentos por pagina”.

6. Pendência classificada como vencendo no gráfico – Defina o número de dias para

que a pendência seja classificada como “Vencendo” e clique “Aplicar”.

Figura 60 – Tela “Gráfico e Pendências “Vencendo.”

68

14.2 PERMISSÕES


Aparecerá a tela das Configurações.

2. Clique na Aba “Permissões”;

3. Selecione o “Grupo” que deseja configurar;

4. Configure com uma marcação as permissões desejadas e depois clique em

“Aplicar”.

Figura 61 – Tela “Aba Permissões”.

14.3 USUÁRIOS



2. Clique na Aba “Usuários”;

3. No campo Nome insira um nome de usuário;

4. No campo Código insira um código para o usuário;

O código é utilizado em letra maiúscula e deve ser único.

69

5. No campo Login insira um login para o Usuário;

O campo Login será preenchido automaticamente pelo sistema, repetindo os dados

inseridos no campo Código. Porem isso é apenas uma sugestão do sistema e pode

ser alterado pelo usuário.

6. No campo Senha insira uma senha para o usuário;

7. Confirme a senha no campo Confirma;

8. No campo E-mail insira o e-mail do usuário

Este e-mail irá receber as notificações do sistema

9. Campo marcador “Ativo”– a marcação irá determinar se o usuário poderá

entrar no sistema.

14.3.1 ABA GRUPOS

1. Marque os grupos aos quais o usuário irá pertencer.

Cada grupo possui um conjunto de permissões que define quais operações podem

ser realizadas no sistema.

Na Aba Permissões você configura as operações que estarão habilitadas para cada

grupo.

O cadastro de Usuário e de Grupos se aplicam também aos demais sistemas da

Progenese Tecnologia.

14.3.2 ABA ACESSOS

1. Marque os sistemas que o usuário terá permissão para utilizar.

Para o usuário ter somente acesso ao KalumaDoc utilize o marcador ‘Usuário

do Sistema’ no ‘Item KalumaDoc’

14.3.2 ABA SERVIDOR SMTP

1. No campo usuário de E-mail insira o e-mail do usuário

2. No campo senha insira a senha de e-mail do usuário

O servidor SMTP defini o e-mail de saída das notificações do usuário no sistema.

Por exemplo uma “Publicação” ou “envio de documentos por e-mail”.

3. No campo Servidor de saída insira seu servidor de saída SMTP

4. No campo Porta de Saída insira a porta de saída utilizada pelo seu servidor

5. No marcador ‘Usa SSL’ marque caso seu servidor utiliza o SSL

70

Abaixo padrões dos principais servidores

Servidor Servidor de Saída Porta de Saída Usa SSL

Yahoo smtp.mail.yahoo.com.br

465 Sim

Gmail smtp.gmail.com 587 Sim

Bol smtps.bol.com.br

587 Não

Hotmail/Outlook smtp-mail.outlook.com

587 Sim

14.3.3 EXCLUSÃO DO USUÁRIO NO SISTEMA

1. Identifique o Usuário a ser excluído na aba Usuários.

2. Clique em para excluir o usuário.

14.3.4 CASOS EM QUE NÃO É POSSÍVEL EXCLUIR USUÁRIO

1. O usuário que possui associações no sistema não poderá ser excluído.

Associações são geradas quando uma ação é realizada pelo usuário no sistema,

por exemplo: um documento aprovado pelo usuário ou um documento indexado

pelo usuário.

2. Para excluir o usuário com associações no sistema você deverá remover todas

as associações referentes ao usuário.

Usuários que já utilizaram o sistema devem apenas ser desativados e não

excluídos.

3. Uma alternativa a exclusão do usuário no sistema é desativa-lo. Para fazer

isso basta desmarcar o Campo marcador Ativo do usuário

71

Figura 62 – Tela “Aba Usuários”.

14.4 PASTAS



2. Clique na Aba “Pastas”;

3. Digite o nome da nova pasta no campo “Descrição”;

4. Selecione o(s) tipo(s) de arquivo(s) permitidos para a pasta no campo “Tipo

Arq.”;

5. Selecione o(s) tipo(s) de documento(s) permitidos para a pasta no campo “Tipo

Doc.”;

6. Se necessário selecione um tipo de modelo para a pasta;

O modelo deve estar no seu computador.

7. Selecione (clicando na caixa de seleção) o(s) grupo(s) que a nova pasta irá

permitir acesso e aprovação;

72

8. Na aba Parâmetros, selecione (clicando na caixa de seleção) o(s) Parâmetro(s)

que serão utilizados para indexação de documentos;

9. Clique no botão “Aplicar”.

A nova pasta aparecerá ao lado.

Para editar uma pasta existente é só clicar sobre a mesma.

Para excluir é só clicar sobre a pasta e depois no botão “Excluir”.

Para inserir uma subpasta clique sobre a pasta desejada e depois no botão

“Subpasta” e use os mesmos procedimentos acima.

Nas restrições de Tipo de Arquivo e Tipo de Documento caso não seja selecionada

nenhuma alternativa o sistema irá permitir todo Tipo de Arquivo e todo Tipo de

Documento.

Figura 63 – Tela “Aba Pastas”.

73

14.5 MODELOS



2. Clique na Aba “Modelos”;

3. Digite uma identificação para o modelo no campo “Descrição”;

4. Indique um tipo de arquivo para o modelo na lista de opções do campo “Tipo”

(opcional);

5. Selecione o modelo clique em “Procurar” no campo “Arquivo”;

6. Opcional: Adicione anexos ao modelo, clique em “Adicionar” no campo

“Anexos”. Depois clique em “Procurar” para selecionar o arquivo e preencha o

campo “Assunto” com uma identificação para o anexo. Clique em “Aplicar” para

concluir;

7. Para editar o modelo clique no ícone ou para excluir em .

74

Figura 64 – “Aba Modelo”

14.6 GRUPOS



2. Clique na Aba “Grupos”;

3. Digite o nome do novo grupo no campo “Descrição”;

4. Clique no botão “Inserir”.

O novo grupo aparecerá na lista abaixo.

Para editar um grupo já existente clique no ícone e siga os mesmos procedimentos

acima.

Para excluir um grupo é só clicar no ícone .

75

Figura 65 – “Aba Grupos”.

14.7 PARÂMETROS


Aparecerá a tela Configurações.

2. Clique na Aba “Parâmetros”;

3. Digite o nome do novo parâmetro no campo “Descrição”;

4. Selecione o tipo do parâmetro no campo “Tipo”;


O novo parâmetro aparecerá na lista abaixo.

Para editar um parâmetro já existente clique no ícone e siga os mesmos

procedimentos acima.

Para excluir um parâmetro basta clicar no ícone .

76

Figura 66 – “Aba Parâmetros”.

14.8 WORKFLOW


Aparecerá a tela Configurações.

2. Clique na Aba “Workflow”;

3. Selecione uma pasta clicando sobre a mesma;

4. Selecione o grupo clicando na caixa de seleção;

5. Selecione a condição;

6. Selecione a ação;

7. Estipule um prazo para o novo “Workflow”;


O novo workflow aparecerá na pasta selecionada.

Para editar o workflow clique em ou para excluir o workflow clique em .

É possível criar mais de um fluxo de workflow para a pasta.

77

Figura 67 – “Aba Workflow”.

14.9 TIPOS DE DOCUMENTO



2. Clique na Aba “Tipos de Documento”;

3. Digite o nome do novo tipo de documento no campo “Descrição”;


O novo tipo de documento aparecerá na lista abaixo.

Para editar um tipo de documento já existente clique no ícone e siga os mesmos


Para excluir um tipo de documento é só clicar no ícone .

78

Figura 68 – Tela “Aba Tipos de Documento”.

14.10 TIPOS DE ARQUIVO



2. Clique na Aba “Tipos de Arquivo”;

3. Digite o nome do novo tipo de arquivo no campo “Descrição”;

4. Digite o tipo de extensão do arquivo no campo “Extensão”;


O novo tipo de arquivo com sua extensão aparecerão na lista abaixo.

Para editar um tipo de arquivo já existente clique no ícone e siga os mesmos


Para excluir um tipo de arquivo basta clicar no ícone .

79

Figura 69 – Tela “Aba Tipos de Arquivo”.

14.11 TIPOS DE ATIVIDADE



2. Clique na Aba “Tipos de Atividade”;

3. Digite o nome do novo tipo de arquivo no campo “Descrição”;


Para editar um Tipo de Atividade já existente clique no ícone e siga os mesmos


80

Figura 70 – Tela “Aba Tipos de Atividade”.

14.12 ENTIDADES



2. Clique na Aba “Entidades”;

3. Selecione o tipo de pessoa na caixa de seleção;

4. Digite o nome da razão social no campo “Razão Social”;

5. Digite o nome da empresa no campo “Nome”;

6. Digite o CNPJ da empresa no campo “CNPJ”;

7. Digite a Inscrição Estadual da empresa no campo “Ins. Est.”;

8. Digite o telefone da empresa no campo “PABX”;

9. Digite o site da empresa no campo “Website”;

81

10. Selecione o ramo de atividade da empresa na caixa de seleção;

11. Selecione o tipo de relacionamento com a empresa (lembrando que pode ser

selecionado mais de um);

12. Digite observações sobre a empresa caso necessárias no campo

“Observações”;


Para cadastro de pessoa Física use os mesmo procedimentos, só não terá o campo

“Razão Social” para preencher e em vez de preencher o CNPJ é preenchido o CPF. Para editar uma entidade já existente digite o campo filtrar por o nome da empresa

desejada e use os procedimentos acima, depois clique em aplicar.

Para Excluir é só clicar no botão excluir, após ter selecionado a entidade através do

campo “Filtrar por”.

Para adicionar um novo contato da empresa basta clicar em adicionar após já ter

aberto à entidade para edita-la e preencher os dados do contato e clicar em aplicar.

Para editar ou adicionar um novo endereço para entrega e fatura use os mesmos

procedimentos.

Figura 71 – Tela “Aba Entidades”.

82

14.13 CONTA



2. Clique na Aba “Conta”;

O nome do usuário aparecerá automaticamente, pois você só poderá alterar a sua conta.

3. Digite a senha atual no campo “Senha”;

4. Digite a nova senha no campo “Nova Senha”;

5. Digite a confirmação da nova senha;

6. Digite um login;


Figura 72 – Tela “Aba Conta”.

15. PERMISSÕES

Nas tabelas abaixo indica que funções são permitidas serem executadas com

determinados documentos dependendo unicamente do estado dos mesmos e também podem

ser observados quais usuários podem realizar determinadas tarefas.

83

Arquivo em Edição

Funções Usuário Criador Demais Usuários Superadmin

Visualizar Registro Sim Sim Sim

Alterar Detalhes Sim Não Sim

Leitura Sim Não Sim

Edição Sim Não Sim

Compartilhar Sim Não Sim

Arquivo Compartilhado



Alterar Detalhes Sim Sim Sim

Leitura Sim Sim Sim

Edição Sim Sim Sim

Encaminhar Sim Sim Sim

Revisar Sim Sim Sim

Arquivo Aprovado



Leitura Sim Sim Sim

Edição Não Não Sim

Revisar Sim Sim Sim

Publicar Sim Sim Sim

Arquivo Reprovado



Leitura Sim Sim Sim


Revisar Sim Sim Sim

84

Arquivo Obsoleto



Leitura Sim Sim Sim


Revisar Sim Sim Sim

Arquivo Publicado



Leitura Sim Sim Sim


Cancelar Sim Não Sim

Arquivo Pendente (Leitura)

Funções Usuário

Criador

Demais

Usuários

Destinatário Superadmin

Visualizar Registro Sim Sim Sim Sim

Leitura Sim Sim Sim Sim

Edição Não Não Não Sim

Cancelar Sim Não Não Sim

Arquivo Pendente (Edição)

Funções Usuário

Criador

Demais

Usuários




Edição Sim Não Sim Sim


85

Arquivo Pendente (Aprovação)

Funções Usuário

Criador

Demais

Usuários




Edição Não Não Não Sim


16. CRIAÇÃO DE MODELOS

O KalumaDoc pode criar seus documentos a partir de um modelo definido nas

configurações da pasta. Para documentos do tipo “.docx”, gerados a partir do Microsoft Word

2007, ainda existe o recurso de substituição automática de tags. Ao se criar um novo

documento, sempre que o KalumaDoc reconhecer alguma tag, esta será substituída pelo

valor correspondente do documento conforme tabela abaixo. É possível adicionar novas tags,

além das fixas no sistema, através de Parâmetros Adicionais.

16.1 TAGS ESTÁTICAS

TAG Substituído por

{DATACURTA} Data abreviada.

quinta-feira, 2 de

agosto de 2018

Data por extenso.

MANUSUA20120000806 Nome do arquivo.

8 Número do documento.

Marcelo Lima Laurino Criador do documento.

PROGENESE Empresa usuária.

KalumaDoc - Manual do

Usuário

Assunto do documento.

______________ Razão social de empresa associada ao documento.

______________ Nome do contato selecionado.

______________ CPF do contato selecionado.

______________ Inscrição estadual de empresa associada ao documento.

______________ URL de empresa associada.

______________ Fone da empresa associada.

______________ CNPJ da empresa associada ao documento.

______________ Rua.

______________ Bairro.

86

{COMPDE} Complemento.

______________ Número.

______________ CEP.

______________ UF.

______________ Cidade.

ATENÇÃO: as tags não podem ter erros ortográficos, porque o sistema não

reconhecerá a tag adicionada.

O modelo é criado através da fórmula: [P_1*P_2]. Esta pode ser composta de

valores variados e de várias operações na mesma formula, mas as operações são as

básicas e seguem a ordem da esquerda para direita.

• Multiplicação (*); • Divisão (/);

• Adição (+); • Subtração (-).

Ex: [P_1*P_2/P_3+P_4]

P significa Parâmetro.

Não deve haver espaço entre os valores e a operação. Caso a tag não seja reconhecida, copie a mesma e cole sem formatação.

16.2 TAGS DINÂMICAS

Através desta funcionalidade você poderá alterar o seu modelo de maneira que só

será preciso atualizar os detalhes do documento. Siga os passos para melhor desempenho

da função.

❖ Ativar Propriedade

1. Abra o modelo que deseja alterar;

2. Ao abrir o Word, clique em “Arquivo” (na barra de ferramentas);

3. Clique em “Opções”;

4. Clique em “Personalizar Faixa de Opções”;

87

5. No campo “Guias Principais” selecione a opção “Desenvolvedor”;

6. Clique no botão “Ok”.

As opções aparecerão como abas na sua barra de ferramentas como na

imagem abaixo.

Figura 72 – Tela “Aba Desenvolvedor habilitada”.

❖ Usar Campo no Modelo

1. Clique na aba “Desenvolvedor”;

2. Clique no ícone (sem formatação) ou (com formatação);

3. Clique em “Propriedades”;

4. Digite no campo “Título” o nome da tag que deseja utilizar o campo

dinâmico e selecione o que for necessário;

O nome da tag deverá ser escrito todos em letra maiúscula e sem erros

ortográficos.


Após esses passos salve o modelo, feche-o e substitua-o no sistema.

As tags dinâmicas no documento (modelo) terão a função de substituir

as tags estáticas.

No título do campo dinâmico é possível fazer operações. Ex:

[valor_1*valor_2].

O preenchimento do campo será realizado através da tela de detalhes do

documento.

88

Figura 73 – Tela “Campo Dinâmico do Word”.

16.3 TAGS DINÂMICAS DE APROVADORES E EDITORES

Através desta funcionalidade você poderá inserir no corpo do documento as ações

realizadas pelos Destinatários de um encaminhamento sejam elas ações de Aprovação,

Edição ou Conhecimento.

Arquivos indexados do computador e Modelos associados ao sistema que

contenham a Tag deverão exibir a lista de usuários que trataram a pendência

❖ Ativar Propriedade

7. Abra o modelo ou documento que deseja alterar;

8. Ao abrir o Word, clique em “Arquivo” (na barra de ferramentas);

9. Clique em “Opções”;

10. Clique em “Personalizar Faixa de Opções”;

11. No campo “Guias Principais” selecione a opção “Desenvolvedor”;


89

As opções aparecerão como abas na sua barra de ferramentas como na

imagem abaixo.

Figura 74 – Tela “Aba Desenvolvedor habilitada”.

❖ Usar Campo no Modelo

6. Clique na aba “Desenvolvedor”;

7. Clique no ícone (sem formatação) ou (com formatação);

8. Clique em “Propriedades”;

9. Digite no campo “Título” o nome da Tag que deseja utilizar:

Lista os usuários que aprovaram o documento:

USUARIOSAPROVADORES

Lista os usuários que reprovaram o documento:

USUARIOSREPROVADORES

Lista os usuários que editaram o documento:

USUARIOSEDITORES

Lista os usuários que declararam conhecimento do documento:

USUARIOSCONHECEDORES

O nome da tag deverá ser escrito todos em letra maiúscula e sem erros

ortográficos e espaços.

90

Figura 75 – Tag inserida no corpo do documento.

10. Clique no botão “Ok” e posicione a Tag onde desejar que a lista de

usuários seja exibida no documento

Figura 76 – Em destaque registro de Aprovadores e Reprovadores do documento

91

17. SUGESTÕES

Para que o melhor desempenho do sistema e para que as funções sejam

executadas de forma prática e rápida, trazemos algumas dicas e sugestões importantes para

te auxiliar:

• Evite criar muitas pastas, pois com a criação excessiva das mesmas dificultará a busca

aos arquivos e tornará o sistema desorganizado;

• Procure configurar a extensão de arquivos para cada pasta, sendo assim os

documentos ficarão organizados e será mais fácil de encontrá-los;

• Evite que os arquivos permaneçam com o estado “Em Edição”, porque assim os outros

usuários poderão utilizar o documento e não só o criador, com isso evita-se a perda

de documentos;

• Procure sempre usar a função “Revisão” em vez de criar um novo arquivo;

• Acompanhe suas pendências para que essas sejam tratadas a tempo.

• Certifique-se que ao publicar um documento os destinatários terão tempo suficiente

para acessá-lo.

18. ANEXO 01

HABILITAR EDITADOC NO INTERNET EXPLORER

ATENÇÃO: O Internet Explorer 9 não permite que controles ActiveX não assinados

sejam instalados. Para se usar o EditaDoc, o navegador deve ser atualizado para a versão

10.

O Internet Explorer 11 não dá suporte a recursos utilizados pelo EDITADOC. Se

estiver tendo problemas neste navegador, habilite o modo de exibição de compatibilidade

em “Configurações (Engrenagem)” > “Configurações do Modo de Exibição de

Compatibilidade”. O endereço do EDITADOC deve ser adicionado à lista.

92

1. Use a função Editar Online do KalumaDoc em um documento qualquer do Microsoft

Office. Será exibida uma tela indicando que os controles ActiveX não estão habilitados.

Observação: Caso o documento seja aberto sem problemas, não será necessário

realizar os passos a seguir.

2. Vá até “Ferramentas” > “Opções da Internet” > “Segurança”. Clique em “Sites

Confiáveis” e “Sites”. Adicione o endereço do EditaDoc e feche a janela.

Observação: Pode ser necessário desmarcar a caixa de seleção “Exigir verificação

do servidor (https:) para todos os sites desta zona”.

ATENÇÃO: Em Ferramentas > Segurança > manter desmarcado o item “Filtragem

ActiveX”.

3. Clique em “Nível Personalizado...” e encontre a sessão “Plug-ins e controles

ActiveX”.

4. Aplique a seguinte configuração:

a. Baixar controles ActiveX não assinados: Habilitar;

b. Executar controles ActiveX e plugin-ins: Habilitar;

c. Executar controles ActiveX marcados como seguros para execução de

scripts: Habilitar;

5. Clique em OK nas duas janelas abertas e feche o Internet Explorer.

6. Abra o Internet Explorer, acesse o KalumaDoc e abra um documento qualquer do

Microsoft Office para edição online. O navegador deve exigir algumas confirmações,

responda positivamente a todas elas.

Após isso, o documento deve ser aberto para edição.

7. Caso isto não ocorra, volte ao passo 3 e adicione estas configurações:

a. Inicializar e criar script de controles ActiveX não marcados como

seguros para script: Habilitar;

b. Permitir a execução de controles ActiveX não utilizados anteriormente

sem perguntar: Habilitar;

c. Permitir somente domínios aprovados para usar ActiveX sem

confirmação: Habilitar;

93

8. Verifique se o documento pode ser editado sem problemas, caso não, siga o

procedimento de “Resolução de problemas de edição de documentos online”.

19. ANEXO 02

RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS DE EDIÇÃO DE DOCUMENTOS ONLINE

Caso os documentos estejam sendo abertos no EditaDoc, mas não seja possível alterar

seu conteúdo, siga os seguintes passos.

1. Verifique se as configurações apresentadas no passo 4 do procedimento

“Habilitar EditaDoc para Internet Explorer” estão corretas.

2. Faça download do documento que não pode ser editado e o abra.

3. Caso o documento apareça em modo de exibição protegido, vá até “Arquivos”

> “Opções” > “Central de Confiabilidade” > “Configurações da Central

de Confiabilidade...” > “Modo de Exibição Protegido” e desmarque as duas

primeiras caixas de seleção.

4. Clique em OK em todas as janelas.

5. Realize este procedimento para o Microsoft Word, o Microsoft Excel e o Microsoft

Powerpoint.

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