k 220513

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

FACULDADE INTEGRADA AVM

A PADRONIZAÇÃO DESCRITIVA DE MATERIAIS (PDM) E SUA

IMPORTÂNCIA COMO FERRAMENTA DE MAXIMIZAÇÃO DE

PROCESSOS E ATIVIDADES EMPRESARIAIS

Por: Ciléa Natalia dos Santos

Orientador

Prof. Nelsom José Veiga de Magalhães

Rio de Janeiro

2012

2

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

FACULDADE INTEGRADA AVM

A PADRONIZAÇÃO DESCRITIVA DE MATERIAIS (PDM) E SUA

IMPORTÂNCIA COMO FERRAMENTA DE MAXIMIZAÇÃO DE

PROCESSOS E ATIVIDADES EMPRESARIAIS

Apresentação de monografia à Universidade

Candido Mendes como requisito parcial para

obtenção do grau de especialista em Engenharia

da Produção.

Por: Ciléa Natalia dos Santos

3

AGRADECIMENTOS

A Deus fonte de vida, amor e

esperança, a minha Mãe Maria Elza

fonte de meu crescimento contínuo,

ao meu companheiro Lasho fonte de

inspiração e aos meus Amigos do

Trabalho fonte de acolhimento.

4

DEDICATÓRIA

Dedico esta monografia a todos os

Profissionais da Área de Padronização,

fonte de desenvolvimento tecnológico e

empresarial.

5

RESUMO

Esse trabalho apresenta uma análise sobre a Padronização

Descritiva de Materiais (PDM) enfatizando as abordagens conhecidas,

tornando comprensível e sem ambigüidade a sua importância como

ferramenta de maximização de processos e atividades empresariais. Discute

de que forma a PDM pode maximizar processos e atividades empresariais,

sua aplicabilidade na Administração de Materiais e da comprovação de que a

PDM pode maximizar processos e atividades empresariais na medida em

que pode ser utiizada para reduzir custos e ampliar lucros.

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METODOLOGIA

A Padronização Descritiva de Materiais (PDM) é um tema que

merece atenção por afetar empresas de todos os portes e ramos de

atividades, que pouco têm se dedicado ao assunto. Por ser um tema de

quase nenhuma bibliografia, esse trabalho foi realizado através da coleta de

dados disponíveis na internet, como: artigos, manuais, trabalhos técnicos,

catálogos de materiais, projetos, publicações e sites especializados no

tema. Em complementação, foram coletadas informações através de contato

com profissionais da área de padronização de materiais que,

generosamente, disponibilizaram seus conhecimentos para a realização

desse trabalho, a saber: Nivaldo Faria da Uno Consutoria e Sidnei Martin da

Astrein.

7

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I - PADRONIZAÇÃO DESCRITIVA DE MATERIAIS (PDM) 09

CAPÍTULO II - A PDM MAXIMIZANDO PROCESSOS E ATIVIDADES

EMPRESARIAIS 20

CAPÍTULO III - A MAXIMIZAÇÃO DOS PROCESSOS E ATIVIDADES

EMPRESARIAIS REDUZINDO CUSTOS E AMPLIANDO LUCROS 24

CONCLUSÃO 32

BIBLIOGRAFIA 34

WEBGRAFIA 35

ANEXOS 37

ÍNDICE 43

8

INTRODUÇÃO

A Padronização Descritiva de Materiais (PDM) como é conhecida

no Brasil ou Master Data Management (MDM), ao redor do mundo, é um tema

que afeta empresas de todos os portes e ramos de atividades. Tem como

diretrizes a padronização da nomenclatura dos materiais e o correto

detalhamento das características necessárias para sua caracterização.

A PDM identifica e classifica os materiais, de forma organizada e

padronizada e trata-se de um recurso que visa enriquecer a descrição dos

materiais mantidos no cadastro da organização com o objetivo de eliminar a

multiplicidade dos itens, conferir maior rapidez e qualidade, e otimizar a

administração de materiais.

Esse trabalho objetiva pesquisar de que forma a PDM pode

assegurar a qualidade das especificações dos materiais e,

conseqüentemente, maximizar os processos e atividades empresariais

possibilitando a redução dos custos e a ampliação dos lucros de uma

empresa.

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CAPÍTULO I

PADRONIZAÇÃO DESCRITIVA DE MATERIAIS (PDM)

Após a revolução industrial, com a produção em massa, verificou-

se um constante empenho das empresas em maximizar os processos e

atividades empresariais. A busca, dentro da cadeia logística, de

instrumentos que possibilitassem a redução de custos e a ampliação dos

lucros foi um grande desafio. Dentro desta perspectiva surgiu a

Padronização Descritiva de Materiais (PDM), onde os nomes dos produtos

deixaram de ser elaborados de forma aleatória, passando a seguir regras

para seu preenchimento.

A PDM é parte da infraestrutura mínima para gestão de sistemas

logísticos e está relacionada aos cadastros de materiais. Mais que um pré-

requisito para a gestão de materiais, a PDM é uma estratégia crítica para a

identificação, descrição, classificação e parametrização inequívoca (precisa,

unificada e uniformizada) dos materiais sobre o seu domínio.

1.1. Identificação dos Materiais

Assim como as pessoas precisam ser identificadas, os materiais

também devem apresentar um caráter único dentro de uma organização.

O processo de identificação dos materiais consiste em determinar

a identidade dos itens, ou seja, reconhecer suas características próprias e

exclusivas, uniformizando sua descrição e suas unidades de medição,

evitando-se assim duplicidades, redundâncias e falhas de comunicação.

1.1.1. Definição das SKU

Para se conseguir precisão na requisição dos materiais é

fundamental atribuir diferentes identificações, quando houver qualquer

10

possível diferenciação, seja do tipo, marca, sabor, perfume, dimensões,

peso, estado físico, qualidade, cor, preço, apresentação, ou qualquer outra

característica da identidade dos itens.

SKU ou seus sinônimos: código, part-number e referência são

formas de identificação de itens utilizados na indústria e no comércio.

Por princípio, caso os itens sejam idênticos recebem o mesmo

código independente do local de origem ou fabricação. Enquanto em

produção, os materiais preservam sua identidade até que o processo de

transformação seja satisfatoriamente concluído e formalmente registrado.

Desta forma, identifica-se apenas os itens que são, ou possam vir a ser,

mantidos em estoque.

1.1.2. Aplicações

A identificação é um recurso que serve a vários propósitos:

• Planejamento

• Aquisição

• Comunicação

• Identificação

• Controle

• Automação

1.1.3. Codificação dos Materiais

Representação dos dados descritivos de um material, por meio de

um código de composição. Basicamente, existem três sistemas de

codificação de materiais: o sistema alfabético, o sistema alfanumérico e o

sistema decimal. No sistema alfabético, o material é codificado com as

letras do alfabeto, esse sistema está em desuso pelas limitações em

11

termos de quantidade de itens. O sistema alfanumérico combina letras com

algarismos e permite a codificação de uma quantidade maior de itens. O

sistema decimal é o mais utilizado e, normalmente, os códigos atribuídos

aos itens são do tipo estruturado em grupos, classes ou famílias, um

número seqüencial e, muitas vezes, acrescidos de um dígito verificador ou

de controle. Esse é o sistema adotado pelo FSC, amplamente adotado na

administração pública.

Hoje, predomina a idéia de que o código dos itens não deve ser

estruturado, isto é, contemplando grupos, famílias, mas que seja um número

seqüencial, puro e simples, para identificar cada item.

A Codificação simboliza a identidade da SKU, onde deve-se

buscar atender os seguintes requisitos:

• Unicidade (apenas um código para cada SKU, ou unidades

distintas mantidas em estoque).

• Simplicidade (deve ser fácil de compreender e utilizar por

todos).

• Formatação (deve ser estruturado, de preferência com uma

numeração seqüencial automatizada).

• Concisão (deve ser sucinto e objetivo).

• Expansividade (deve suportar o crescimento das empresas

usuárias).

• Operacionalidade (deve ser prático e robusto).

• Versatilidade (deve prever suas diversas aplicações).

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• Estabilidade (deve ser praticamente perene).

• Confiabilidade (deve assegurar a identificação esperada).

1.1.4. Descrição dos Materiais

Deve-se fazer a caracterização inequívoca através de uma sucinta

denominação do item. Alguns sistemas informatizados limitam o

comprimento da descrição em uma determinada quantidade de caracteres,

mas em alguns existe um campo de narrativa que possibilita complementar

a descrição. Como benefício direto, com o auxílio dos sistemas

informatizados, pode-se localizar qualquer item por sua descrição, parte

desta e até por semelhança fonética.

Quanto ao formato da descrição, é possível seguir normas

brasileiras ou estrangeiras e, na falta destas, termos do mercado fornecedor.

No entanto, deve-se evitar utilizar o nome do fornecedor ou marcas

comerciais, que podem induzir os compradores e limitar suas alternativas.

Sempre que possível, deve-se preferir utilizar termos específicos genéricos

e, se necessário, utilizar abreviações, desde que previamente

convencionadas.

Tabela 1 – Exemplo de Descrição Estruturada

Nome Padronizado Características Complementares

Nome Básico NomeModificador

CaracterísticaTécnica

CaracterísticasAdicionais

CARTUCHO JATO DE TINTA HP970 PRETA RECONDICIONADO

Fonte: <www.grancursos.com.br/downloads/editora/adendos/Fundame_de_Gest_de_Rec.pdf>

Por nome básico entende-se a nomenclatura mais elementar de

um material e que o individualiza, de forma clara e objetiva, sem restar

13

dúvidas. Por nome modificador entende-se a complementação do nome

básico, destinada a estabelecer uma diferenciação entre itens de materiais

de mesmo nome básico.

1.2. Classificação dos Materiais

O processo de classificação é uma necessidade quando se

administra um grande universo de materiais. Esta necessidade de

unificação é mais evidente quando a empresa passa por processos de

crescimento, por meio de aquisições e fusões, bem como, em

reestruturações ou mesmo em processos de saneamento de estoques.

Na área de Administração de Materiais, comumente, utiliza-se um

único critério para a classificação, o de agrupar itens semelhantes por sua

natureza, função ou aplicação. Alguns sistemas de classificação ao

utilizarem uma classificação única, normamente, estruturam suas classes

ou famílias de modo inadequado, resultando em duplicidades de classes ou

famílias ou mesmo enquadrando o mesmo item em mais de um

agrupamento. Esse procedimento pode causar vários problemas de análise

e consultas e propiciar a duplicidade de itens no catálogo.

A multiclassificação pode ser uma solução para esses problemas,

a medida que adote-se tantas classificações quanto necessárias, cada uma

delas contemplando um critério específico.

1.2.1. Modelos de Classificação dos Materiais

O FSC , desenvolvido pelo Departamento de Defesa dos Estados

Unidos, em 1945, possibilitou um sistema de catalogação de suprimentos

para as forças armadas daquele país, não voltado para as empresas ou

outras instituições da administração pública. No Brasil foi adotado pela

Petrobrás. Posteriormente, as empresas seguiram na mesma linha. Em

14

seguida, os órgãos públicos federais incorporaram aquele modelo de

classificação.

Ao longo do tempo, o FSC mostrou-se insatisfatório para atingir os

objetivos esperados, gerando vários problemas no gerenciamento dos

catálogos e dificuldades nas consultas. A Petrobrás, em 1999, adotou um

programa de melhoria das especificações de cerca de 150.000 itens de

materiais abandonando o FSC e adotando como modelo de classificação a

UNSPSC.

Modelos de classificação muito citados na literatura sobre a

Administração de Materiais:

• Classificação UNSPSC – classifica os itens dentro de certas

ramificações, de acordo com uma hierarquia de importância

baseada na natureza dos materiais.

• Classificação NCM – criada pelo MRE e elaborada para facilitar

as transações entre Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai,

estabelecendo tarifas comuns, sendo que no Brasil está

relacionada com a tabela de incidência de IPI.

• SOC – criado com a finalidade de facilitar o apoio logístico entre

as Forças Armadas da Organização do Tratado do Atlântico

Norte, evitar diferentes identificações dos mesmos materiais e

sinalizar que itens são intercambiáveis.

• SISMICAT – criado para dar suporte as atividades de

catalogação de materiais e de serviços de uso das Forças

Armadas Brasileiras e suas empresas fornecedoras, tendo por

principais objetivos aumentar a eficiência dos sistemas

15

logísticos, minimizar seus custos e aumentar a capacidade

operacional nas operações combinadas.

• CNAE – instrumento de classificação, em âmbito nacional, que

padroniza os códigos de atividades econômicas e serve de

critério de enquadramento pelos diversos órgãos da

Administração Tributária do país. Na Secretaria da Receita

Federal, o código é informado na FCPJ que alimenta o CNPJ.

Desse modo, a CNAE é aplicada a todos os agentes

econômicos envolvidos na produção de bens e de serviços,

compreendendo empresas privadas e públicas,

estabelecimentos agrícolas, organismos públicos e privados e

pessoas físicas autônomas.

• Sistema Ecl@ss – iniciou como um padrão dentro da indústria

alemã de energia, sendo uma estrutura hierárquica de quatro

níveis, agrupando os materiais de acordo com segmentos,

grupos principais, grupos e classes de artigos e que, em

última análise, é uma classificação para a troca de

informações entre clientes e fornecedores.

1.3. Estrutura da PDM

1.3.1. Grupos

Primeiro nível de divisão dos itens cadastrados e controlados

contabilmente.

1.3.2. Subgrupos

Também designados por famílias em algumas empresas, os

subgrupos categorizam os itens dentro de cada grupo conforme o critério de

16

similaridade. Geralmente, bastam estas duas classificações, de forma a

preservar a simplicidade. Em algumas PDM indica-se para cada subgrupo

quais são os outros subgrupos que possuem alguma relação ou vínculo de

similaridade, para facilitar tanto o processo de classificação quanto o de

localização.

Tabela 2 – Exemplo de Itens Classificados

Grupos Subgrupos SKU Descrição

10 Ácidos 10690-2 Ácido sulfúrico 98%20 Bases 261088-7 Soda cáustica em escamas68 Produtos

Químicos30 Sais 191260-9 Sulfato de magnésio


1.4. Implementação da PDM

Um projeto para implementar a PDM em uma empresa pode

envolver as seguintes atividades: diagnóstico e concepção; categorização

dos grupos e subgrupos; classificação dos itens; saneamento das

redundâncias; revisão das descrições e unidades e implementação do

processo de homologação.

Deve ser criado um procedimento operacional para homologação

de materiais e designados responsáveis visando assegurar que o

cadastramento de SKU seja sempre consistente com a sistemática

estabelecida, o que poderá evitar a necessidade de saneamentos

posteriores. Qualquer alteração deve ser analisada, pois algumas poderão

requerer a necessidade do cadastramento de uma nova SKU. Substituições

também devem ser administradas, e as exclusões somente poderão ser

efetivadas com o saldo zerado e ao término do exercício fiscal da empresa.

Sua implementação pode ser iniciada com a elaboração de um

manual que estabeleça procedimentos e ferramentas que facilitem a

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identificação, descrição, classificação e parametrização inequívoca de todos

os materiais armazenados e controlados contabilmente em uma empresa

ou cadeia de abastecimento, de forma padronizada, isto é, precisa, unificada

e uniformizada.

Os principais elementos deste sistema envolvem um manual, as

estruturas PDM, um modelo de taxonomia, os procedimentos e softwares de

apoio.

1.4.1. Manual PDM

Define as políticas e regras relacionadas à manutenção do

cadastro de materiais em uma empresa ou cadeia de abastecimento. Este

manual esclarece os termos, nivelando o conhecimento entre os envolvidos,

e relaciona todos os aspectos relevantes da catalogação, tais como

centralização do cadastramento, abrangência, incorporações, homologação,

saneamento dos estoques, gerenciamento de requisitos, processos para

controle e auditoria, bem como responsabilidades funcionais.

O princípio mais importante a destacar da identificação é que “a

finalidade do código é identificar, e não catalogar”. O equívoco mais usual é

codificar os materiais por aplicação.

Em termos da descrição deve-se normalizar seu conteúdo,

estabelecendo regras de redação, tamanho máximo das descrições,

abreviações, separadores, caracteres vetados, bem como um formato

padronizado e processo de validação.

1.4.2. Estrutura PDM

É a relação de características técnicas obrigatórias e

complementares necessárias e suficientes para descrever precisamente as

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SKU de um grupo de materiais. Ao se definir uma estrutura PDM, identificam-

se os campos requeridos e, quando aplicável, as regras de validação dos

dados contidos nestes campos.

Tabela 3 - Exemplo de Estrutura PDM

GRUPO Estrutura PDM Características Técnicas

CHAVE ALLEN

Formato:Dimensão:Tamanho:Material:Acabamento:Encaixe:Fabricante:Referência:

LJogo 1,5-10 mmCurtaAço Cromo VanádioFosfatizadoRetoGedore12103

ObrigatóriaObrigatóriaObrigatóriaObrigatóriaObrigatóriaObrigatóriaComplementarComplementar

LÂMPADA ALTA

PRESSÃO

Tipo:Potência:Base:Bulbo:Cor:Tensão:

Mista250 WE 40OvóideBranca220 V

ObrigatóriaObrigatóriaObrigatóriaObrigatóriaObrigatóriaObrigatória


As características técnicas obrigatórias servem para especificar ou

caracterizar uma SKU. Adicionalmente, utilizam-se as características

complementares, que não distinguem uma SKU das demais, mas que

servem para associar informações administrativas relevantes. Por vezes,

para organizar consistentemente a enorme quantidade de informações

envolvidas torna-se necessário implementar algum software especializado

que gerencia estes procedimentos operacionalizados, no local onde estas

informações são homologadas.

1.4.3. Taxonomia

Para se classificar o universo de materiais com que lida uma ou

diversas empresas, se faz necessário montar uma “árvore PDM”. A árvore

19

PDM é o resultado do processo de agrupamento de SKU baseado em

critérios de similaridade, tais como a natureza intrínseca (características

técnicas) mais relevante daquele grupo (ver Anexo 3).

Atualmente, por exigência legal, deve ser incluída a

correspondente classificação NCM.

1.4.4. Procedimentos

Formalizam os procedimentos para orientar os processos de

inclusão, alteração e exclusão de regis tros no cadas tro central. Também

são neces sários procedimentos para manutenção das estru turas PDM,

bem como, para requisitar o cadas tramento de novos materiais, a

sincronização de dados e o saneamento de itens similares, considerando-

se que as mudanças tecnológicas são cada vez mais rápidas , tornando

obrigatório que as atividades sejam realizadas de modo contínuo.

20

CAPÍTULO II

A PDM MAXIMIZANDO PROCESSOS E ATIVIDADES

EMPRESARIAIS

As especificações dos materiais são as únicas informações que

não podem gerar dúvidas no momento da compra. Uma especificação

incorreta ou incompleta pode causar prejuízos irreparáveis.

O cadastro de materiais tem fundamental importância na

Administração de Suprimentos das organizações, representando a base

para os sistemas e processos de Gestão dos Estoques, Compras e

Recebimento de Materiais. Em um ambiente eletrônico esta condição torna-

se ainda mais necessária.

Um catálogo padronizado pode garantir maior qualidade, agilidade

e precisão no processo de suprimento de materiais, resultando em

eficiência e eficácia. Tem por principais objetivos: reduzir o tempo e os

custos dos processos de compras, reduzir compras erradas e devoluções

de materiais, bem como alinhar a comunicação entre compradores e

fornecedores.

A falta de padronização das especificações dos materiais

interferem, diretamente, na qualidade dos diversos processos, ao longo da

cadeia, podendo: gerar duplicidade / multiplicidade de um mesmo item com

códigos diferentes, dificultar as consultas dos usuários no sistema

informatizado, aumentar o tempo de processamento das compras, gerar

compras erradas e devoluções de fornecedores, gerar no mercado

fornecedor falta de entendimento do objeto de licitação, provocar

impugnações, gerar itens com descrições genéricas impossibiitando sua

identificação, criar problemas de relacionamento entre compradores e

fornecedores pela falta de informações precisas sobre os materiais

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requeridos, criar problemas para os usuários quando do recebimento,

conferência e inspeção dos materiais.

Deve-se considerar o catálogo de materiais não apenas como

uma ferramenta auxiiar para os gestores adquirirem materiais no mercado,

mas como um processo com variados relacionamentos com outros

processos e com forte demanda de gestão.

Pode-se dizer que a PDM é um protocolo de comunicação que traz

diversos benefícios e oportunidades, como:

• Precisão na identificação dos materiais em toda a cadeia de

abastecimento.

• Organização das informações cadastrais, documentação e

contratos.

• Minimização de erros operacionais, não conformidades e

devoluções.

• Contenção dos custos operacionais.

• Saneamento do capital de giro imobilizado nas empresas.

• Agilização dos processos de compras, armazenagem e

atendimento.

• Viabilização dos sistemas de resposta rápida.

• Melhora da acurácia das informações.

• Melhora da rastreabilidade na cadeia de abastecimento.

22

• Unificação dos sistemas e catálogos nas empresas de uma

cadeia de abastecimento.

• Auxílio nas incorporações e consolidações de estoques.

• Compras e vendas por catálogos eletrônicos.

A identificação padronizada dos materiais pode ser utiizada como

um excelente recurso nas seguintes atividades:

• Planejamento: análises, processamentos e projeções do fluxo e

armazenagem de materiais, a partir do histórico das

transações e das demandas.

• Aquisição: incremento da produtividade, concentrando as

compras, identificando os itens antes considerados como

específicos e sistematizando o processo de requisições.

• Comunicação: viabilização do intercâmbio eletrônico de dados

(EDI).

• Identificação: no recebimento, inspeção, movimentação,

armazenagem, separação, embalagem, faturamento,

despacho e entrega, especificação dos itens envolvidos com

elevada confiabilidade.

• Controle: melhoria do acompanhamento, por meio do registro

das transações, redução de duplicidades, estabelecimento de

contratos e acuracidade.

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• Automação: viabilização da implementação dos sistemas de

resposta rápida, como o código de barras.

24

CAPÍTULO III

A MAXIMIZAÇÃO DOS PROCESSOS E ATIVIDADES

EMPRESARIAIS REDUZINDO CUSTOS E AMPLIANDO

LUCROS

Uma das vantagens de se identificar e classificar os materiais é que

se pode considerar, ao mesmo tempo, as necessidades totais de compras

e/ou utilização. Isso pode ocorrer tanto para a produção, quanto para o

controle de qualidade, o controle de inventários e outros controles que se

façam necessários.

A PDM possibilita que se adote um número ilimitado de

características para cada tipo de material e além de otimizar os processos

de gestão, é importante para um funcionamento adequado dos sistemas

logísticos, ao permitir processar grandes volumes de materiais com

qualidade, agilidade, produtividade e flexibilidade, ao se racionalizar outros

processos organizacionais (equipamentos, humanos e financeiro).

A criação e organização de centrais de cadastro para abranger o

conceito PDM estão começando nas empresas. Com essas mudanças,

muitas outras empresas podem ser beneficiadas devido à necessidade de

se adquirir novos softwares ou sistemas próprios para o saneamento e

atendimento dos cadastros.

Além da compra inequívoca do item no mercado, com várias

alternativas de fornecimento, também pode-se fazer a correta classificação

fiscal NCM / IPI, atendendo os requisitos do SPED e NFe.

Alguns benefícios de um cadastro de materiais de qualidade:

• Integração de sistemas transacionais de suprimentos;

25

• Integração com comércio eletrônico;

• Redução no custo unitário;

• Redução no custo de estoque;

• Aumento da produtividade em compras;

• Redução do custo de aquisição;

• Redução do risco de ruptura do estoque;

• Redução de inservíveis;

• Eliminação das duplicidades no cadastro.

Quanto às vantagens econômicas:

• Qualifica o processo de análise das necessidades de

materiais.

• Facilita a comunicação entre os órgãos de obtenção através da

geração de informações eficazes.

• Reduz os níveis de estoque através de uma nova visão dos

conceitos de identificação e racionalização.

• Melhora os relacionamentos: empresas, indústrias e

sociedade; gestão de estoques e usuários.

A pesquisa “ A Situação da Manutenção no Brasil” realizada pela

Abraman, em 2003, mostra que os gastos com manutenção no país

26

representavam 4,27% do PIB, totalizando US$19,2 bilhões anuais. Deste

total 31,86% foram gastos com materiais, totalizando aproximadamente

US$6 bilhões anuais.

Além desses custos pode-se considerar muitos outros gastos

adicionais ou prejuízos decorrentes de paradas de produção por falta de

sobressalentes ou por uso de sobressalentes inadequados.

Padronizar e manter um cadastro de materiais unificado garante

redução de custos na cadeia de suprimentos e eficácia na automação do

processo logístico.

A falta de manutenção dos dados cadastrais dos itens de MRO é

capaz de acarretar distorções que afetam diretamente a produtividade do

processo de compras, o nível de estoque, seus custos e ainda incham os

sistemas com registros em duplicidade, alimentando os estoques de

inservíveis, acarretando compras de emergência, paradas desnecessárias

de máquinas e acidentes graves.

Uma realidade que afeta empresas de todos os portes e ramos de

atividades que, em estudos, mostram que os custos de aquisição da maioria

destes itens são superiores aos seus preços. Um estudo efetivado em 1000

grupos de compras de uma indústria automobilística mostrou que a área de

MRO alcançou de 10 a 18% dos custos totais e de 50 a 80% dos custos de

aquisição.

Grande parte destes custos de aquisição reflete a dificuldade do

comprador em traduzir as necessidades dos seus usuários para o mercado

fornecedor, devido a qualidade das especificações destes itens.

Descrições incompletas, graças a intervenção do comprador e/ou

usuário, não impedem a compra. No entanto, esta intervenção

27

aparentemente eficaz, acarreta em 80% destes casos, que o custo de

processamento da compra seja maior que o custo do produto e quando

estas descrições são utilizadas em um comércio eletrônico este resultado é

ainda pior.

Para conseguir orçar e controlar quantidades e valores dos

materiais em todas as fases de um contrato EPC (projeto básico,

detalhamento, suprimento, almoxarifado e obra) é imprescindível que a

empresa possua um catálogo padronizado de materiais composto, para

cada item, de um código + descrição + unidade para compra.

Padronização é a chave para orçar e controlar materiais. Um

catálogo de materiais para engenharia pode facilmente chegar a 100.000

itens; um projeto utiliza aproximadamente 5.000 itens desse universo.

Adotar uma codificação de materiais tem impacto direto em todas

as fases de um contrato EPC, a saber:

• Na engenharia: otimiza a utiização de sistema CAD, padroniza

as LM, reduz erros de digitação, acelera o trabalho de criação

de LM, integra as disciplinas.

• Em suprimento: permite a utilização de um sistema de

gerenciamento de suprimentos, permite consultar valores

históricos da compra de um determinado item.

• Na montagem: evita erros na retirada de material, permite

planejar a montagem cruzando a LM com o material disponível

no almoxarifado.

• Corporativo: permite montar um data warehouse com dados

históricos de quantitativos e preços, os dados históricos

28

podem ser usados para elaborar propostas mais precisas e

conseguir preços competitivos durante o processo de compra.

O catálogo padronizado de materiais é um bem intelectual

corporativo e, quando usado em conjunto com outras ferramentas, gera

economia em todas as fases do empreendimento e aumenta o controle

gerencial.

A execução do Projeto PDM pode acarretar uma grande

simplificação do sistema de classificação com uma significativa redução do

número de grupos e famílias.

Um exemplo dos benefícios resultantes da implantação da PDM

foram os obtidos pela Warner Lambert Grupo Pfizer – planta de Cumbica,

que obteve redução de estoques da ordem de R$1 milhão após

investimentos de R$50 mil, demonstrando que a criação de descrições

padronizadas para materiais, definindo com precisão as características de

cada item, associadas a processos automatizados de controle, com uso de

códigos de barras e coletores de dados, proporciona alta produtividade na

área de materiais, facilita o atendimento aos clientes internos, disponibiliza

materiais na quantidade e qualidade corretos e propicia a redução de

sobressalentes.

O Catálogo de Materiais (CATMAT), sistema de catalogação, em

bancos de dados, de itens a serem adquiridos pelos órgãos públicos

federais estabelece um catálogo de referência nacional para compras dos

insumos utilizados na área de Saúde Pública com linguagem única e

padronizada para descrição de materiais, favorecendo a construção de

banco de dados.

Vantagens da padronização de descrições:

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• Facilidade para pesquisa de preços praticados no SISPP.

• As informações dos preços / aquisições são armazenadas num

banco de dados do SERPRO.

• Facilita conferência entre o item licitado e recebido.

• Não direcionamento para marcas, garantindo a concorrência

para itens iguais.

• Uso da mesma nomenclatura propicia alimentar banco de

dados com informações das compras do Governo Federal,

para análises gerenciais.

• Permite o acompanhamento da aplicação dos recursos

públicos federais na Saúde.

Desde janeiro de 2010 se tornou obrigatória a inclusão do campo

de código do NCM para todos os itens de materiais e produtos listados nas

operações da NFe.

Desde 2011, o preenchimento deste campo deve ser completo (8

dígitos) conforme a descrição do item, o que implica no cálculo das

apurações fiscais pela correspondente alíquota do IPI e ICMS associadas ao

NMC.

Logo, erro no cadastro de materiais e produtos implica em registro

de operações inconsistentes do ponto de vista fiscal e tributário perante a

Receita Federal, ou seja, risco de autuação pelo fisco, ou de prejuízos com

impostos pagos a maior.

30

Para evitar prejuízos financeiros e problemas com o fisco, a

empresa deve estar com seu cadastro de materiais e produtos em ordem,

sem duplicidades, e mantê-lo atualizado ao longo do seu uso.

Para isso, o uso da PDM associado o código da NCM é

fundamental.

A Astrein (www.astrein.com.br) em suas soluções para

padronização e saneamento de cadastros, apresenta os seguintes

indicadores de retorno:

• 10 a 60% de redução de custos do processo de compras.

• 20 a 70% de redução do lead time (tempo de aprovisionamento)

de compras.

• 3 a 10% de economia em compras centralizadas.

• 5 a 20% de redução nas compras erradas e devoluções para os

fornecedores.

• 10 a 30% de redução no valor de estoque.

• 5 a 30% de inativação de itens,

• 5 a 20% de redução de multiplicidades no cadastro.

• 70 a 90% de enriquecimento das descrições dos itens.

• 60 a 80% de redução de tempo de padronização.

31

Os SIG, também conhecidos como ERP continuam em evolução

ininterrupta, sempre com novas funcionalidades.

Atualmente, muito se fala sobre a possibilidade de o comprador

efetivar seu pedido em campo através do celular / PDA. A tecnologia de

informação trouxe importantes soluções para o setor de compras. O antigo

EDI migrou para a internet, fazendo a modalidade do e-Procurement

(sistema na web para busca de fornecedores) evoluir para market places

(sites para trocas de informações entre compradores e fornecedores) e para

portais de compras eletrônicas verticais e horizontais. Soluções avançadas

de BI e OLAP possibilitam relatórios mais rápidos e relevantes para controle

dos processos, com a promessa de maior visibilidade e governança. Há

também os softwares de SCM, que possibiitam a integração entre os

compradores e fornecedores, e as soluções APS, que buscam minimizar os

estoques desnecessários.

São muitos os recursos disponíveis para os processos de

automação mas, o maior desafio é manter um banco de dados de qualidade

proporcionado pela PDM.

32

CONCLUSÃO

Padronizar é um meio de assegurar qualidade e, normalmente

resulta, também, em redução de custo. Nesse sentido a padronização das

descrições de materiais conduz a redução da variedade de materiais

utiizados. Por conseqüência, resulta em simplificação do controle dos

estoques, em diminuição do espaço dos almoxarifados e em diminuição do

custo de estocagem, tais como, o custo do armazamento físico, do

manuseio, da distribuição e da obsolescência.

Sem critérios de padronização bem definidos é impraticável obter-

se uma boa catalogação dos materiais. A catalogação em uma organização

é de primordial importância, apesar dessa atividade nem sempre ser

cuidada da forma como deveria ser. Sem uma boa catalogação é muito difícil

realizar compras com qualidade, controlar eficientemente os estoques e

operacionalizar corretamente os almoxarifados.

A falta de padronização na descrição dos materiais interfere no

trabalho de todos os profissionais que lidam com materiais, provocando,

principalmente, baixa eficiência no processo de compra com cotações lentas

e caras. Além disto, provoca a duplicidade de itens no cadastro, aumento do

controle sobre dados repetidos e dificuldade de especificação de material,

por parte da manutenção, no momento de requisitá-los.

Uma especificação incompleta de material representa um dos

maiores problemas nas aquisições realizadas nas organizações, sejam

elas públicas ou privadas. Decorre disso alguns sérios prejuízos financeiros

e operacionais, já que inúmeros produtos são adquiridos em desacordo

com o desejado pela organização ou deixam a desejar no quesito da

qualidade ficando inutilizados ou sub-inutilizados pela inadequação de sua

aplicação.

33

A dificuldade de alguns gestores em compreender a necessidade

de um cadastro padronizado de materiais gera perdas anuais de milhões de

Reais às empresas, impedindo ainda a plena eficácia de qualquer processo

de automação que possa gerar produtividade na sua cadeia de suprimentos.

A padronização e unificação do cadastro de materiais garante

maior qualidade, agilidade e precisão no processo de suprimentos,

conferindo maior eficácia e economia, assegurando às empresas a

interrupção imediata de grandes perdas financeiras.

O investimento neste tipo de projeto é muito pequeno, apesar de

representar apenas uma fração da economia que seus resultados

proporcionam, e o seu retorno ser muito rápido.

A maioria das empresas, independente do seu porte, encontram

dificuldades para justificar investimentos em projetos deste tipo por tratar-se

de um processo muito específico, cujo domínio sobre a sua técnica e, os

efeitos positivos que causam sobre o fluxo de caixa das empresas ainda

serem pouco estudados no meio acadêmico.

A sistematização da PDM não é fácil mas o verdadeiro desafio é a

sua manutenção. Preservar a organização original e aperfeiçoá-la exige

esforço e disciplina.

Concluindo, a implantação efetiva da PDM, na verdade, demanda

muita vontade, determinação e apoio da alta administração.

34

BIBLIOGRAFIA

CHIAVENATO, Idalberto. Administração de Materiais. 1ª edição. Campus:

Editora Elsevier, 2005.

DIAS, Marco Aurélio Pereira. Administração de Materiais : Princípios,

Conceitos e Gestão. 6ª edição. São Paulo: Atlas, 2009.

35

WEBGRAFIA

ASTREIN. <www.astrein.com.br> data de acesso: 15/12/11.

COMLINK. Saneamento e Padronização do Cadastro.

<www.comlink.com.br> data de acesso: 17/11/11.

FARIA, Nivaldo. Cadastro de Materiais um Tesouro Ignorado pelas

Empresas. <www.unoconsultoria.com.br> data de acesso: 15/12/11.

FARIA, Nivaldo. Padronização de Materiais – Padronização e Unificação de

Cadastro de Materiais. <www.unoconsultoria.com.br> data de acesso:

15/12/11.

FERNANDES, Marcelo Ávila. Artigo 11 - Melhores Práticas para o

Almoxarifado de Manutenção. <www.astrein.com.br> data de acesso:

15/12/11.

GASNIER, Daniel. Gestão de Materiais - A Finalidade dos Estoques.

<www.imam.com.br> data de acesso: 17/11/11.

GASNIER, Daniel. PDM – Oportunidades à Vista com Cadastros de

Materiais. <www.imam.com.br> data de acesso: 15/12/11.

GOMES, Aristides Julio da Silva. Padronização das Descrições de Materiais

(PDM). <www.escoladegoverno.pr.gov.br> data de acesso: 17/11/11.

GRANCURSOS. Fundamentos de Gestão de Recursos Materiais.

<http: //www.grancursos.com.br/downloads/ editora/ adendos/Fundame_de_

Gest_ de_Rec.pdf> data de acesso: 17/11/11.

36

IMAM CONSULTORIA. Padrão Descritivo de Materiais (PDM).

<www.imam.com.br> data de acesso: 15/12/11.

INBRASC. Organize sua Estrutura. <www.inbrasc.org.br> data de acesso:

15/12/11.

KEY SUPPORT CONSUTORIA. Saneamento de Cadastro de Materiais e

Produtos (PDM e NCM). <www.keysupportconsultoria.com.br> data de

acesso: 15/12/11.

MINISTÉRIO DA SAÚDE. CATÁLOGO DE MATERIAIS CATMAT – Ferramenta

de Gestão. < www.portal.saude.gov.br> data de acesso: 17/11/11.

ZENSYS. Codificação de Materiais. <www.zensyz.com.br> data de acesso:

15/12/11.

37

ANEXO 1

Índice de Tabelas

Tabela 1 - Exemplo de Descrição Estruturada 12

Tabela 2 - Exemplo de Itens Classificados 16

Tabela 3 - Exemplo de Estrutura PDM 18

38

ANEXO 2

Lista de Siglas

APS Advanced Planning Systems (Sistema Avançado de

Planejamento)

BI Business Intelligence (Inteligência Empresarial)

CAD Computer Aided Design (Desenho Auxiliado por Computador)

CNAE Classificação Nacional de Atividades Econômicas

CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica

EDI Electronic Data Interchange (Intercâmbio Eletrônico de Dados)

EPC Engenharia, Projeto e Consultoria

ERP Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recurso

Empresarial)

FCPJ Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica

FSC Federal Supply Classification

ICMS Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços

IPI Imposto Sobre Produtos Industrializados

LM Lista de Material

MDM Master Data Management

MRE Ministério das Relações Exteriores

MRO Manutenção, Reparo e Operação

NCM Nomenclatura Comum do Mercosul

NFe Nota Fiscal Eletrônica

OLAP On-Line Analytical Processing (Tecnologia para Procedimento

Analítico em Tempo Real)

OTAN Organização do Tratado do Atlântico Norte

PDA Personal Digital Assistant (Assistente Pessoal Digital)

PDM Padronização Descritiva de Materiais

SCM Supply Chain Management (Gestão da Cadeia de Suprimentos)

SERPRO Serviço Federal de Processamento de Dados

SIG Sistemas Integrados de Gestão

SISMICAT Sistema Militar de Catalogação

39

SISPP Sistema de Preços Praticados

SKU Stock Keeping Unit (Itens Distintos Mantidos em Estoque)

SOC Sistema OTAN de Catalogação

SPED Sistema Público de Escrituração Digital

UNSPSC Universal Standard Products

40

ANEXO 3

Relação de Tipos, Grupos, Sub-grupos eFamílias de Materiais

Taxonomia de Materiais = f (Natureza intrínseca)

A - Materiais Físicos

- Mecânica

1 - Máquinas e Equipamentos1.1 - Ferramentas1.2 - Equipamentos Industriais1.3 - Equipamentos de Movimentação1.4 - Equipamentos de Armazenagem1.5 - Veículos Rodoviários

2 - Materiais 2.1 - Metálicos 2.2 - Materiais Não-metálicos 2.3 - Abrasivos 2.4 - Elementos de Fixação 2.5 - Materiais para Embalagem e Acondicionamento

3 - Energia 3.1 - Geração de Energia 3.2 - Transmissão de Energia 3.3 - Sistemas de Frenagem

4 - Fluxo (cinemática) 4.1 - Hidráulica 4.2 – Pneumática

5 - Refrigeração

6 - Peças 6.1 – Rolamentos 6.2 – Mancais 6.3 - Peças Automotivas 6.4 - Peças Específicas de Fabricantes Exclusivos

- Elétrica

1 - Eletricidade e Eletrotécnica (alta tensão)

2 - Eletrônica

41

- Ótica

- Civil

1 - Insumos

2 - Estruturas

3 - Edificações

4 - Sanitários

5 - Vedação e Calefação

- Tecnologia da Informação

1 - Telecomunicações1.1 - Telefonia1.2 - Redes

2 - Hardware 2.1 - Computadores 2.2 - Acessórios

3 - Software

4 - Instrumentação (controle de processo)

5 - Elementos de Sinalização

6 – Fotografia

B - Insumos

- Materiais Auxiliares - Limpeza e Conservação - Gêneros Alimentícios e Bebidas - Higiene Pessoal - Material de Segurança - Vestuário - Sucata

C - Materiais Químicos

- Inorgânico - Orgânico - Combustíveis

42

- Lubrificantes - Óleos - Graxas e Ceras - Tintas e Vernizes - Adesivos - Selantes - Material para Laboratórios

D - Serviços

- Assessoria Jurídica - Assessoria Contábil - Assessoria Comércio Exterior - Serviços Mercadológicos - Serviços Administrativos e Auxiliares - Consultoria Técnica - Tecnologia da Informação - Courier - Procurement - Treinamento - Logística (movimentação e armazenagem de materiais)

- Utilities

1 - Limpeza 2 - Segurança 3 - Alimentação 4 - Serviços de Manutenção 5 - Infra-estrutura

- Projetos e Obras

E - Administrativo

-Livros e Periódicos - Materiais para Escritório / Expediente - Material de Promoção - Mobiliário

F - Biológica

- Animal - Vegetal - Humana


43

ÍNDICEFOLHA DE ROSTO 02

AGRADECIMENTOS 03

DEDICATÓRIA 04

RESUMO 05

METODOLOGIA 06

SUMÁRIO 07

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I

PADRONIZAÇÃO DESCRITIVA DE MATERIAIS (PDM) 09

1.1. Identificação dos Materiais 09

1.1.1. Definição das SKU 09

1.1.2. Aplicações 10

1.1.3. Codificação dos Materiais 10

1.1.4. Descrição dos Materiais 12

1.2. Classificação dos Materiais 13

1.2.1. Modelos de Classificação dos Materiais 13

1.3. Estrutura da PDM 15

1.3.1. Grupos 15

1.3.2. Subgrupos 15

1.4. Implementação da PDM 16

1.4.1. Manual PDM 17

1.4.2. Estrutura PDM 17

1.4.3. Taxonomia 18

1.4.4. Procedimentos 19

CAPÍTULO II

A PDM MAXIMIZANDO PROCESSOS E ATIVIDADES EMPRESARIAIS 20

CAPÍTULO III

A MAXIMIZAÇÃO DOS PROCESSOS E ATIVIDADES EMPRESARIAIS

44

REDUZINDO CUSTOS E AMPLIANDO LUCROS 24

CONCLUSÃO 32

BIBLIOGRAFIA 34

WEBGRAFIA 35

ANEXO 1 - Índice de Tabelas 37

ANEXO 2 - Lista de Siglas 38

ANEXO 3 - Relação de Tipos, Grupos, Sub-grupos e Famílias de

Materiais 40

ÍNDICE 43

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