FAQ- FACULDADE XV DE AGOSTO

SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA GERENCIAR CADASTRO DE CLIENTES E FICHA DE ANÁLISE EM

UM BALNEÁRIO NO INTERIOR DE SÃO PAULO

JEAN EDUARDO QUESSADA

SOCORRO 2012

FAQ- FACULDADE XV DE AGOSTO

SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA GERENCIAR CADASTRO DE CLIENTES E FICHA DE ANÁLISE EM

UM BALNEÁRIO NO INTERIOR DE SÃO PAULO

Aluno: JEAN EDUARDO QUESSADA Orientadores: Profª. Ms. Claudia Cobêro Prof. Ms. Laszlo Peter Andras Urmenyi

SOCORRO 2012

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado a Faculdade XV de Agosto como um dos pré-requisitos para a obtenção do grau de bacharel em Administração.

Dedico este trabalho a minha mãe Mariney

Helena Quessada que nunca mediu esforços

para me proporcionar uma boa educação,

além de todos que me apoiaram em mais esta

conquista importante de minha vida.

AGRADECIMENTO

Agradeço a Deus por me dar sabedoria nesta jornada.

A minha esposa Juçara de Jesus Quessada que sempre me apoiou nos momentos

difíceis e sempre esteve comigo nesta caminhada.

Quero agradecer em especial a um grande amigo Wesley Dell Ducca de Aguiar

me incentivando e me apoiando em mais esta conquista.

Também quero agradecer aos professores desta instituição pelos ensinamentos ao

longo desses anos e em especial a professora e orientadora Ms. Claudia Cobêro que me

auxiliou no desenvolvimento deste projeto.

Um agradecimento especial a um grande amigo Mestre e Professor, Laszlo Peter

Andras Urmenyi que contribuiu para meu desenvolvimento acadêmico e acreditou em meu

potencial incentivando a realização deste trabalho.

Por fim, agradeço a todos que diretamente ou indiretamente contribuíram para

que eu conseguisse chegar até aqui.

RESUMO

Este trabalho foi realizado através de ferramentas para desenvolvimento de um sistema para gerenciar cadastro de clientes e fichas de anamnese em uma empresa cujo seu ramo de atividade é a prestação de serviços a clientes e associados. O objetivo deste trabalho foi que a empresa conseguiu obter uma maneira melhor de desenvolver um sistema gerencial, que aprimorou as atividades exercidas diariamente na organização, possibilitando que sejam tomadas ações e decisões em um tempo mais curto. Para implantar este sistema, foi escolhida uma empresa de prestação de serviços a clientes e associados que não possuía um sistema de informação, onde dificultava o cadastramento dos clientes e rotinas administrativas causando lentidão na recuperação dos dados para análise de históricos anteriores, justificando a real necessidade de desenvolvimento e implantação do sistema de informações. Este trabalho foi desenvolvido com auxílio de informações fundamentais dos profissionais que atuam na área analisada. Para este desenvolvimento e implantação, foi utilizada a ferramenta Clarion 5.5 e após sua finalização, os profissionais passaram a utilizar um aplicativo que processa e armazena os dados em um banco de dados, na qual pode ser analisado e alterado pelos profissionais quando preciso, além de disponibilizar relatórios aos profissionais e ao cliente quando solicitado, a fim de auxiliar através de indicadores quais serviços os clientes podem realizar.

SUMÁRIO 1- INTRODUÇÃO ---------------------------------------------------------- 06

1.1- Empresa Analisada ------------------------------------------------------ 07

2- REFERENCIAL TEÓRICO ------------------------------------------ 08

2.1- Sistema de Informação -------------------------------------------------- 08

2.2- Sistemas ------------------------------------------------------------------- 10

2.3 -Informação --------------------------------------------------------------- 12

2.4 -Banco de Dados ---------------------------------------------------------- 13

2.5 -Desenvolvimento de Sistema de Informação ------------------------ 13

2.6 -Ferramenta de Desenvolvimento -------------------------------------- 14

2.7- Anamnese ----------------------------------------------------------------- 15

2.6- Cadastro de Clientes ---------------------------------------------------- 16

3- METODOLOGIA ------------------------------------------------------- 18

3.1 Desenvolvimento do Sistema ------------------------------------------- 18

3.2 Implantação do Sistema ------------------------------------------------- 25

4- RESULTADOS E ANÁLISE DOS RESULTADOS -------------- 27

4.1 Cadastro de Clientes ----------------------------------------------------- 28

4.2 Ficha de Anamnese ------------------------------------------------------- 30

4.3 Quadro Comparativo Antes e Depois ---------------------------------- 33

5- CONSIDERAÇÕES FINAIS ------------------------------------------ 35

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ---------------------------------- 36

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1 - INTRODUÇÃO

Pode ser observado que nos últimos anos, algumas teorias da administração não

representaram espetacular mudança para a administração quanto o Sistema de Informação

Gerencial. Com este desenvolvimento, aumentou significativamente as aplicações de

informática nas empresas com a chegada dos computadores, e sua capacidade de processar

extrema quantidade de dados com rapidez, levou os administradores a implantar os sistemas

de informação em suas organizações.

O Sistema de Informação Gerencial combina o trabalho teórico da administração

e da pesquisa operacional com uma orientação prática para o desenvolvimento de soluções

para problemas do cotidiano e gerenciamento de recursos da tecnologia da informação onde

definiu Sistema de Informações sendo um processo de transformação de dados em

informações que são utilizados na estrutura e tomados de decisões da empresa.

O propósito básico é ajudar a empresa a alcançar suas metas, fornecendo

detalhadas informações sobre as operações regulares da organização, de forma que possam

planejar com mais eficiência o sistema de informações, agregando assim, valores aos

processos da organização, com isso vem se tornando essencial ter todos estes registros

centralizados para uma melhor análise de consultas.

É sempre preciso organizar e desenvolver atividades focando no que é realmente

importante. É com este intuito que é definido Sistema de Informação Gerencial como um

mecanismo de coleta, processamento, análise e transmissão da informação necessária para se

planejar, organizar, operar e avaliar os serviços da empresa.

A importância de um sistema de informação para cadastro de clientes é o grande

desafio das organizações no sentido de como irão trabalhar com tais informações, de maneira

como são obtidas, registradas, organizadas, recuperadas e posteriormente, utilizando-as de

maneira segura com qualidade e eficiência. Apesar dessa consciência ainda existem

organizações que armazenam suas informações de maneira desestruturada, não possuindo

procedimentos e processos, que facilitem e dê apoio à gestão da informação pertinente as

rotinas de trabalho.

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Através destas informações levando ao conhecimento que hoje é essencial a

utilização de um sistema de informações, o presente trabalho analisou o seguinte problema de

pesquisa: Quais as ferramentas necessárias para desenvolver e implantar um sistema de

informação para gerenciar cadastro de clientes e ficha de anamnese na empresa analisada?

E teve por objetivo desenvolver e implantar um sistema de informação para

armazenamento de dados do cliente em um local seguro, disponibilizando acesso para o

profissional as informações, além de um histórico detalhado de cada consulta, para posterior

resgate destas informações com maior rapidez auxiliando na tomada de decisões.

1.1 – Empresa Analisada

A empresa analisada é uma empresa prestadora de serviços a seus associados e

dependentes, fundada em 05 de Novembro de 1931 tendo por missão defender os interesses

dos servidores públicos associados promovendo ações de atendimento nas áreas de esporte,

lazer, recreação, cultura, saúde e educação visando a qualidade de vida de seus 240.000

(duzentos e quarenta mil) associados.

Obtendo em média 1.380 colaboradores, seus objetivos se mostram visível desde

seu primeiro estatuto social de 1.932 que traz como finalidade Promover e cimentar a união

entre os funcionários públicos, a fim de torná-los e manter sempre solidários e coesos entre

si, respeitável pelos seus trabalhos, pelos seus atos e justas aspirações.

Sua história de fundação pode ser contada através do desenvolvimento e

aquisições de suas unidades, sendo sua sede própria inaugurada em 1.950 e demais aquisições

posteriores como dois edifícios próximos a sua sede, vinte e nove escritórios regionais em

diversas regiões do estado proporcionando centros de reservas para suas unidades de

recreação e lazer além de academias, eventos diversos e quatorze URL’s unidades de

recreação e lazer (hotéis) onde são atendidos através de hospedagens, alimentação, lazer,

entretenimentos. Seus associados são atendidos nas prestações de serviços em constante

evolução.

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2 - REFERENCIAL TEÓRICO

O sistema de informação gerencial (SIG) é uma combinação de um trabalho

teórico da ciência da administração e da pesquisa operacional com uma orientação prática

para o desenvolvimento de soluções para problemas. Para alcançar os objetivos propostos, foi

necessário primeiramente, buscar o referencial teórico em diversas fontes de informações,

apresentadas a seguir.

2.1 – Sistemas de Informação

Toda organização utiliza informações a todo tempo, e com estas informações que

é possível sobreviver no mercado competitivo. Através destas informações, as organizações

adquirem sistemas que tem a função de gerenciar essas informações para melhorar seu

processo de decisão, que por sua vez são conhecidos como sistemas de informação.

(CHIAVENATO, 2001).

Também o objetivo de um sistema de informação, é fornecer base para todos os

envolvidos na tomada de decisões dentro da empresa. Todo sistema de informação possui um

sistema de processamentos de dados e canais de comunicação, auxiliados por um banco de

dados.

Segundo Laudon e Laudon (2004), sistema de informação é muito importante para

as organizações, referente às mudanças da economia global e das empresas comerciais, pois

proporcionam a alavancagem das atividades diárias de novos produtos e serviços baseados em

economias de conhecimento. Com isso, as organizações ficam cada vez mais competitivas e

eficientes, e se transformam em empresas digitais.

Para Oliveira (2004), sistema de informação é um fluxo menos burocrático que se

pode confiar possibilitando acesso rápido ás informações, garantindo a integridade e

segurança de acesso.

Conforme Guimarães (2004, APUD PARRO, 2008) o sistema de informação se

evidencia, convertendo comunicação empresarial, seja ela no ambiente interno ou externo, e

9

simplifica a troca de informações e a influência entre os funcionários, serviços e os

departamentos da organização. Neste sentido permite que as informações geradas durante os

processos de trabalho sejam estruturados e os dados sejam recuperados.

O’Brien e Manakas (2007) afirmam que um sistema de informação consiste em

recursos de dados e redes de comunicação para efetuar a alimentação, o processamento, a

produção, o armazenamento e as atividades de controle que transformam os recursos de dados

em produtos de informação conforme demonstrado na Figura 1.

Figura 1 – Composição de um Sistema de Informação Fonte: O’Brien e Marakas (2007, p. 29)

10

2.2 – Sistemas

Segundo O’Brien (2004) os sistemas são grupos de elementos inter-relacionados

cooperando entre si, que recebem insumos e produzem resultados através de um processo

ordenado de transformação, em busca de um bem comum.

O mesmo autor refere-se ao funcionamento de um sistema através de três

processos básicos: Entrada, processamento e saída. Vários sistemas podem integrar um

mesmo ambiente e estar interligados através de interfaces, cada um com suas funcionalidades

individuais. Outro exemplo seria um sistema de produção, que recebe as matérias-primas

como entrada e produz bens acabados como saída.

• Entrada: envolve a coleta de elementos que serão processados pelo

sistema.

• Processamento: envolve a transformação dos elementos da entrada em

produto.

• Saída: envolve o direcionamento dos elementos de entrada, agora já

transformados em produto, até seu destino final.

Para Oliveira (2004) definir Sistema, é como um processo de transformação de

dados em Informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando,

meios para aperfeiçoar os resultados.

Com isto, o mesmo autor aponta que a formação de um sistema é através da união

de partes interdependentes que há interação, que juntas se define um todo com determinado

objetivo e com uma determinada função. As partes que compõem um sistema são: os

objetivos, os controles, as entradas, o processo de transformação, as saídas, as avaliações e a

retroalimentação (feedback). A figura 2 abaixo, mostra a relação entre as partes do sistema.

11

Figura 2: Partes de um sistema. Fonte: Oliveira (2004, p.24)

Bio (1996) cita que um sistema pode ser subordinado a outro, que através de

relacionamento, trabalham em conjunto e constitui um sistema maior, do mesmo modo que

um sistema de informação atua como um subsistema do sistema da empresa.

O mesmo autor cita que os sistemas precisam do processamento das entradas para

resultar em saídas, para que através do processamento, fique na dependência de seus recursos

tecnológicos, humanos e materiais, e forneçam seus bens e serviços para o mercado.

Chiavenato (2001) define que os conceitos de sistemas são: entrada, retroação,

caixa negra, homeostasia e informação que é um conjunto de elementos que quando

interligados formam uma unidade com características próprias e passa a não existir quando os

elementos estão separados. E as características básicas de um sistema a alcançar com mais

propósitos, estão em ter sempre um objetivo ou não.

Já para Rezende (2008), sistema é o resultado de partes que interagem e juntas

trabalham para encontrar os mesmos objetivos e resultados, que é o resultado da junção de

recursos humanos (pessoas), ferramentas (software, hardware), componentes tecnológicos e

devidos recursos.

12

Para o mesmo autor, a importância de um sistema vai muito além de apenas

entrada, processamento e saída de informações. E com o envolvimento de pessoas e

funcionamento de processos, entidades externas e uma grande manipulação de informações

alcançam áreas mais complexas.

2.3 - Informação

Para Rezende (2008), a informação, é algo muito importante dentro de uma

organização, principalmente quando é colocada de forma organizada e antecipada, facilitando

a tomada de decisões. A informação só pode ser transformada em conhecimento quando é

trabalhada, seja por pessoas ou recursos informatizados, gerando oportunidades, definindo

que a informação é o resultado do trabalho realizado.

Para o mesmo autor, somente será útil a informação na tomada de decisões com as

características a seguir: descrito através de números ou letras, possuindo conteúdo único, ou

possuindo mais de duas palavras. Não tornar geral cada informação, não ter várias

interpretações; não executar o início por verbos; não serem documentos ou arquivos, mas

estarem enquadradas em documentos ou arquivos.

Para Oliveira (2004) a informação é o resultado dos dados existentes na empresa,

que estão devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados

em um assunto especifico que no qual possibilita a tomada de decisão.

Pode-se definir informação como a transformação dos dados que foram

processados, analisados, organizados e manipulados tais como: cálculo, comparação,

separação, classificação e resumo. É necessário constantemente recorrer a correções e

atualizações dos próprios dados, das atividades para manter um alto padrão de qualidade dos

dados armazenados em um sistema de informação. (O’ BRIEN, 2004).

O mesmo autor relata que é necessário analisar as características da qualidade da

informação, levando em conta o seu conteúdo, forma e tempo, pois as informações que não

possuem regularidade, não apresentam significado para os usuários finais, que desejam

informações de alta qualidade.

13

2.4 – Banco de Dados

Segundo Laudon e Laudon (2004), banco de dados é um conjunto de dados

estruturados para atender aplicações, reunindo-os de maneira eficaz. Ao contrário dos dados

serem armazenados separadamente para cada aplicação, estes são agrupados fisicamente, de

uma maneira que pareça aos usuários que se localizem somente em um lugar.

Para Brookshear (2005), banco de dados foi criado com o objetivo de centralizar

as informações possibilitando a visualização de várias maneiras, como uma coleção de dados

interligados entre si. Desta forma, banco de dados uni as informações e apresenta quando

solicitadas pelo usuário através de uma interface.

Conceito de banco de dados é baseado em uma estrutura lógica previamente

definida da junção de dados que se relacionam para facilitar o acesso às informações por parte

um ou vários sistemas em conjunto. Os bancos de dados podem ser organizados em duas

formas sendo elas: relacionadas ou através de hierarquia (CASSARRO, 1999).

Segundo O’Brien (2004) algumas limitações ocorrem quando forem utilizados

grandes bancos de dados, onde podem surgir com o gerenciamento destes bancos de dados, e

são mais exigidos os recursos de hardware devido aos dados de despesas e programas e o

volume de armazenamento.

Também quando a empresa utiliza de bancos de dados centralizados pode haver

uma inconsistência ou vulnerabilidade dos dados. É a maior preocupação de uma organização

neste esforço de administrar os recursos de dados que garante a integridade e segurança dos

seus bancos de dados.

2.5 – Desenvolvimento de Sistemas de Informação

Para O’Brien (2004) , o desenvolvimento de sistema de informação cria soluções

que compreende-se inúmeras atividades, na qual forma um ciclo de desenvolvimento. O autor

cita que estas atividades são a investigação de sistema, verificando se há real problema

14

organizacional e quanto à análise de sistema, averigua as necessidades de informação de toda

empresa, como ambiente de trabalho, usuários, e o sistema que está sendo utilizado.

Também projeto de sistema, gera as especificações do sistema, sendo dividido em

três etapas: o projeto de processo, a criação de interface com o usuário e o projeto de dados

tendo o intuito de resolver os requisitos propostos na fase de análise. Existe a fase de

implantação do sistema, que além de realizar testes no sistema e treinamento dos usuários

finais para o seu manuseio, consiste em obter os recursos de hardware e softwares,

convertendo para um novo sistema.

A partir de um problema ou conjunto de problemas dentro de uma organização,

surge a necessidade de desenvolver um sistema de informação com o desenvolvimento de

sistemas que engloba atividades diferentes que consistem em: análise de sistemas,

programação, teste, conversão, produção e manutenção, havendo. Estas atividades geralmente

ocorrem seguidamente, sendo que algumas atividades podem precisar ser repetidas ou

executadas simultaneamente. (LAUDON, 2004)

Segundo O’Brien (2004), são interdependentes e relacionadas todas as atividades

no processo de desenvolvimento de um sistema de informação. Desta forma, há possibilidades

de retornar a qualquer instante para repetir as fases anteriores, a fim de alterar ou melhorar o

sistema que está sendo desenvolvido. Além disso, várias dessas etapas podem ocorrer ao

mesmo tempo e também podem estar em fases diferentes neste processo.

2.6 – Ferramenta de Desenvolvimento

Conforme o Manual Básico Clarion 4 (2012), o Clarion é uma linguagem de

programação que possui ferramentas específicas para o desenvolvimento de aplicativos e

manutenção de banco de dados, que permite o desenvolvedor escrever os códigos padrões do

aplicativo se dedicando nas questões do planejamento da aplicação. Também, acima da

linguagem de programação Clarion, possui várias ferramentas de maneira incorporada e

estruturada para o desenvolvimento, manutenção e derivação rápida de aplicações chamada de

Clarion for Windows. A figura 3 demonstra este ambiente de desenvolvimento e seus

componentes.

15

Figura 3 – Ambiente de desenvolvimento Clarion

Fonte: Manual Básico Clarion 4 (2012, p.41)

Segundo o artigo Descrição do Clarion (2012), o ambiente de desenvolvimento

oferece um gerador de aplicações que disponibiliza uma série de templates e assistentes

importantes que são utilizados para produzir aplicações de maneira prática, através de

questionamentos ao desenvolvedor.

O mesmo artigo cita que primeiramente é necessário utilizar um editor de

dicionário de dados para dar início ao desenvolvimento da aplicação, que irá unir e determinar

as descrições das bases de dados como as colunas, tabelas e regras. Relacionando com vários

bancos de dados, que são utilizados para produzir aplicações de maneira prática.

2.7 – Anamnese

Todo método de tratamento por massagem deve ser realizado pelo

estabelecimento uma avaliação do paciente, caso não seja realizado este processo seria muito

antiprofissional por parte do atendente, pois uma anamnese bem definida apresenta

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informações relevantes sobre o paciente e ajuda a análise para apontar qualquer condição de

contra-indicação do tratamento. (CASSAR, 2001).

Para o mesmo autor, é importante orientar o paciente que após uma completa

avaliação, sendo preciso, recomendar o envolvimento e encaminhar a outro profissional ou

consultor. Efetuar uma ficha de anamnese, não representa que o profissional massagista esteja

completamente apto de fazer um diagnóstico, que na realidade, os profissionais de massagem

não devem tentar fazer.

As fichas de anamnese devem ser divididas em seções incluindo detalhes

importantes sem que haja tempo demais para ser finalizada, além deste documento ser

inteiramente confidencial somente tendo acesso ao mesmo o profissional e o cliente quando

solicitado.

Segundo Santos (2011), anamnese é definida como a primeira fase do processo,

na qual a coleta dos dados permite que o profissional possa determinar diagnósticos,

identificar problemas, planejar e implementar a sua assistência. São apresentados quatro tipos

de dados coletados do Processo que são: dados subjetivos, objetivos, históricos e atuais, na

qual são obtidos realizando a entrevista diretamente com o paciente.

2.8 – Cadastro de Clientes

Segundo Teixeira (2009), conhecer os clientes é um dos aspectos mais

importantes, sendo que um dos maiores desafios para as organizações é a eficaz administração

e um melhor aproveitamento das informações coletadas sobre os clientes. A gestão de

relacionamento com clientes se posicionou como prioridade para a maioria das empresas

tendo como fator-chave para obter melhores resultados, podendo ser aplicável principalmente

nos aspectos de aquisição, retenção de clientes, tecnologia e integração dos canais de

comunicação entre empresa e clientes.

Para Miyashita (2006), não adianta obter dados de clientes e não utilizá-los,

sempre as organizações devem colher dados para armazenamento, para desenvolver ações

posteriores. Onde a maioria das empresas não faz absolutamente nada com estes cadastros,

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ou seja, é preciso trabalhar com estes dados de clientes, para que haja oportunidades de

negócios e principalmente a contínua utilização do software implantado.

O mesmo autor cita que a tecnologia tem evoluído muito e a possibilidade de

conhecer, cadastrar, identificar e até rastrear os clientes, fornece registros importantes para

futuras tomada de decisões.

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3 – METODOLOGIA

Para a elaboração desse projeto foi realizado uma pesquisa exploratória, onde

segundo Oliveira (2004) “é dada ênfase maior para a descoberta de práticas ou segmentos

que necessitam de modificação, e na elaboração de sugestões que possam substituí-las”.

3.1- Desenvolvimento do Sistema

Para o desenvolvimento do sistema, foi efetuadas reuniões com os profissionais,

analisando dificuldades encontradas no dia a dia, elaborando um planejamento para o

desenvolvimento do sistema de cadastro de clientes e ficha de anamnésia, disponibilizando

aos profissionais através destes recursos, acesso a relatórios específicos de cada cliente.

Para desenvolver este Software, foi necessário definir as informações e suas

características, construindo um DER (Diagrama Entidade Relacionamento). Através deste

diagrama é possível representar, de forma sucinta e bem estruturada, todos os elementos

essenciais abstraídos no processo de análise de sistemas.

Através destes relacionamentos, é observado o tipo de relação existente entre as

entidades, além do planejamento que possibilita elaborar uma estrutura de articulação dos

elementos. Para a construção do DER foi utilizado o programa DIA de fácil manuseio e

apresentado conforme figura 4 a seguir.

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Figura 4: Diagrama Entidade Relacionamento para o sistema Desenvolvido

Fonte: Dados da Ferramenta DIA

Seguindo a estrutura com o Diagrama de Entidade Relacionamento, foi realizado

o desenvolvimento do sistema para cadastro de cliente e elaboração de fichas de anamnese,

havendo a necessidade da utilização de um banco de dados, sem contar com o seu driver

nativo tipo ISAM (Indexed Sequential Access Method), chamado Topspeed reproduzindo neste

dicionário de dados toda a estrutura compatível com a ferramenta de desenvolvimento

surpreendendo ao descobrir que a linguagem é poderosa e organizada ao mesmo tempo.

Com o desenvolvimento do projeto são apreciados os comandos de sincronização

do dicionário de dados que tornam simples um sistema, ao refletir a atualização do banco de

dados associado. Para estes desenvolvimentos, o início se dá com o Editor de Dicionário de

dados que define e liga as descrições do banco de dados tais como tabelas, colunas e regras

com a fonte de dados conforme figura 5 a seguir.

20

Figura 5: Banco de dados ISAM Topspeed Fonte: Dados da Ferramenta Clarion 5.5

A linguagem Clarion foi a preferência na escolha do software, pelo fato de que foi

a ferramenta utilizada durante o curso de graduação, sendo um dos diferenciais do Clarion é o

modo como favorece a produtividade do desenvolvedor, evitando ao máximo a necessidade

de codificação.

O Clarion 5.5 é a mais poderosa ferramenta para o desenvolvimento de aplicações

clássicas de banco de dados, além de apresentar um ambiente de desenvolvimento completo,

ainda pode acessar qualquer base de dados sendo uma incrível ferramenta de alto desempenho

e produtividade. O ambiente de desenvolvimento do Clarion fornece um bem integrado

gerador de aplicações e assistentes (Wizards) necessários para a geração de códigos-fonte e

para a manutenção da definição dos dados conforme figura 6 a seguir.

21

Figura 6: Interface de Desenvolvimento Fonte: Dados da Ferramenta Clarion 5.5

A partir da ferramenta de desenvolvimento Clarion 5.5, com o formatador de

janelas, foi possível construir a interface de sua aplicação. Esta linguagem possibilitou

controlar totalmente as propriedades de cada elemento das janelas, desde cores, tamanhos,

fontes, alinhamentos e até teclas de atalho.

Foi possível iniciar a criação do sistema de informação para cadastro de clientes,

onde são apresentadas as informações de cada cliente de modo a agrupar os dados a serem

salvos no banco de dados Topspeed, para consulta posterior, que são apresentados aos seus

usuários, listas com todos seus respectivos dados, desde nome, endereço, cidade, até mesmo

profissão e e-mail.

O cadastro apresentado na figura abaixo foi projetado de modo a garantir uma

padronização dos dados inseridos. Esta ferramenta assegura a confiabilidade dos dados sendo

necessário serem inseridos uma única vez, fornecendo ao usuário final a segurança necessária

para análise e conseqüentemente para a sua tomada de decisão. Além de formulários para

inclusão e alteração dos dados pelo usuário, as janelas em segundo plano, trazem campos

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preenchidos automaticamente conforme inclusão dos dados dos clientes, conforme figura 7 a

seguir.

Figura 7: Interface de Cadastro de Clientes Fonte: Dados da Ferramenta Clarion 5.5

Alinhado com o desenvolvimento do cadastro de clientes, foi criado uma ficha de

ocupações a ser incluído junto à tabela de cadastro de clientes utilizando ferramentas de

integridade relacionamento, ou seja, ao abrir o cadastro de clientes, no campo respectivo de

ocupação, abrirá um filtro automático para busca de ocupações inserindo ao seu respectivo

cliente na qual o cadastro estará sendo elaborado.

Desta forma é possível acessar rapidamente todas as tabelas que estão sendo

utilizadas e seus relacionamentos e ao mesmo tempo, consultar a composição do dicionário de

dados, da tabela, e sua chave ou campo conforme apresentado na figura 8 a seguir.

23

Figura 8: Inclusão de Ocupação Fonte: Dados da Ferramenta Clarion 5.5

Após o cadastro e formulário de Clientes e suas entidades de relacionamento em

outras tabelas, o próximo passo foi o desenvolvimento de ficha de anamnésia dos clientes na

qual foram cadastrados. Este campo permite integrar dados no sistema de forma segura e

automaticamente transferindo para uma tabela específica onde consta diversos apontamentos

referentes sua consulta e serviço a ser realizado.

A funcionalidade desta ficha de anamnese no sistema, será desenvolvida de modo

a agilizar os trabalhos dos profissionais na qual estarão utilizando o sistema, pois sua

consulta é de extrema importância trazendo os dados essenciais para tomada de decisão, pois

caso o paciente tenha alguma restrição, não poderá executar o serviço agendado conforme

apresentado na figura 9 a seguir.

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Figura 9: Formulário para Ficha de Anamnese Fonte: Dados da Ferramenta Clarion 5.5

Após a conclusão da base de dados e definição das tabelas e formulários, a ultima

etapa do desenvolvimento do sistema é a emissão de relatórios através do programa

ReportWriter, que é uma ferramenta nativa do software Clarion 5.5.

A Ferramenta Report Writer, possibilita a criação de relatórios com diversos

níveis de totalização, podendo criar relatórios de cadastro de Clientes, filtrando-os por nome,

ou até mesmo por data de nascimento. É possível também trabalhar com imagens (o logotipo

da empresa, por exemplo) utilizando-a como marca d’água ou como pré-impresso.

Também possui integração com as aplicações desenvolvidas com a base de dados,

que possibilita a programação dos relatórios de forma rápida e praticamente automática. Estes

relatórios são gerados e apresentados conforme figura 10 a seguir:

25

Figura 10: Relatório de Clientes Fonte: Dados da Ferramenta Report Writer ( Clarion 5.5)

3.2 Implantação do Sistema

Com o desenvolvimento do sistema, o ícone principal (executável) possuirá um

tamanho aproximado de 6,8 MB e extensão .exe, que será gravado em mídia a ser entregue e

implantado na empresa, após será definido a pasta com nome específico do sistema na

unidade de disco rígido C: na qual esta futura instalação irá ocorrer, uma vez que o

executável é compatível com o sistema operacional Windows.

Após esta instalação, será gerado um atalho na interface do executável e

posteriormente os profissionais na qual estarão trabalhando diretamente com o sistema, farão

uma integração, onde serão apresentadas suas funcionalidades, além acompanhamento de

soluções de dúvidas.

As informações pertinentes foram absorvidas com facilidade pelos profissionais,

além de acompanhamento de soluções de dúvidas, que foram encontradas e corrigidas,

26

dúvidas estas que não surtiram impactos diretos no sistema de informações que será

implantado.

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4 – Resultados e Análises de Resultados

Neste capítulo serão abordados os resultados obtidos com a implantação do

sistema por meio da metodologia utilizada. A empresa, não possuía ferramentas adequadas

para o controle e a tomada de decisão, com relação ao cadastro de clientes e controle de fichas

de anamnese. O único meio estabelecido para realização de tais procedimentos baseava-se na

análise dos documentos emitidos.

Com isto não havia uma estrutura apropriada para o gerenciamento dos dados,

uma vez que os documentos dos clientes ficavam armazenados em pastas juntamente com

outros documentos. Assim, os colaboradores indexavam essas pastas, seguindo uma ordem

específica. Com isso, as pastas corriam o risco de serem arquivadas fora da ordem

determinada, não sendo possível a gestão dos dados, além de que a possibilidade de perder

informações era muito grande.

Visando a solução deste problema, foi necessário criar base de dados, para que os

dados pudessem ser armazenados de forma organizada, facilitando o seu gerenciamento e

rapidez no acesso aos dados, conforme Figura 11 a seguir:

28

Figura 11: Banco de Dados do Sistema

Fonte: Fontes de Pesquisa do Autor

Esta figura demonstra a tela inicial do software desenvolvido, fornecendo ao

usuário o acesso a todas as funcionalidades do sistema, inclusive o acesso aos bancos de

dados existentes, localizados no menu superior, além de evidenciar também, o menu de

relatórios. Neste menu, cada item apresentado corresponde o nome relativo ao banco, onde os

dados serão demonstrados para o usuário final através de listas e dispostos em ordem

alfabética, a fim de uma melhor estruturação e visualização.

4.1 – Cadastros de Clientes

O cadastro de clientes possui todas as informações necessárias para o profissional

manter um bom relacionamento com o cliente, podendo fazer consultas e tomar decisões

futuras. Esse cadastro irá compor posteriormente a ficha de anamnese, facilitando assim o

trabalho do atendente que após cadastrar o cliente, não precisará repetir o procedimento uma

segunda vez para o mesmo cliente.

29

Uma tabela de todos os clientes cadastrados pode ser consultada ou mesmo

alterada suas informações através dos botões da própria tabela. A figura 12 abaixo mostra

relação de todas as pessoas já cadastradas no sistema. Nessa tela também é mostrado o

relacionamento dos telefones, histórico de consultas e dependentes de cada cliente cadastrado.

A tabela também possui um filtro que permite a seleção do cliente desejado através da

digitação da inicial ou de parte do nome do cliente.

Figura 12: Tabela de Clientes Fonte: Fontes de Pesquisa do Autor

Todos os clientes cadastrados compõem uma tabela única e devidamente

organizada, onde é possível localizar facilmente através de um filtro de palavras. Esse

cadastro é feito através de uma janela individual e apenas com campos realmente necessários

e relevantes para a atividade. Para abrir esta janela, o operador do sistema deve, na tela inicial,

clicar no botão de cadastro e inclusão. A figura 13 mostra as particularidades desta tabela.

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Figura 13: Inclusão de Clientes Fonte: Fontes de Pesquisa do Autor

Os formulários apresentados na figura acima foram projetados para garantir uma

padronização dos dados inseridos, oferecendo dados com qualidade para lista principal deste

software. Contudo, essas ferramentas asseguram a confiabilidade dos dados, fornecendo ao

usuário final a segurança necessária para análise dos dados e conseqüentemente para a sua

tomada de decisão.

4.2 – Ficha de Anamnese

Após concluir o cadastro de clientes, pode-se então dar início ao cadastro de ficha

de anamnese, esta ficha é de extrema importância para o tratamento do cliente que será

acompanhado a cada consulta.

O preenchimento das informações individuais dos campos referentes ao cliente é

feito através da integridade existente entre as tabelas do sistema, que através de um botão,

chama a tabela de clientes, onde o profissional pode escolher o cliente e o serviço a quem será

atribuído a ficha de anamnese. A figura 14 abaixo apresenta o formulário.

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Figura 14: Formulário de Anamnese Fonte: Fontes de Pesquisa do Autor

Através desta estruturação, com os dados de segurança apresentados, os

profissionais podem contar com um sistema confiável e que lhes fornece uma visualização

eficaz dos dados armazenados. Desta forma, todos os dados cadastrados são apresentados de

forma completa, confiável e útil para o processo de verificação, com total segurança para que

os gestores possam se embasar durante o processo de tomada de decisão. A figura 15 abaixo

apresenta tabela na qual os dados de ficha de anamnese são armazenados.

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Figura 15: Tabela de Anamnese Fonte: Fontes de Pesquisa do Autor

Além das informações obtidas através das fichas de anamnese, os profissionais

contam com uma tabela dinâmica de acompanhamento de cada consulta, contendo os

principais equipamentos na qual foi utilizado para realização do serviço. Com este

acompanhamento os profissionais podem consultar de forma segura, os serviços realizados

anteriormente e principalmente a evolução do tratamento do cliente passo a passo. A figura 16

a seguir mostra a inclusão de acompanhamento.

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Figura 16: Inclusão de Acompanhamento Fonte: Fontes de Pesquisa do Autor

4.3 – Quadro Comparativo Antes e Depois

Quadro 1 – Comparação do Antes e Depois da Implantação do sistema de Informação Fonte: Dados da pesquisa do autor

ANTES DEPOIS

Sistema de Cadastro Manual. Sistema de Cadastro Informatizado

A empresa não possuía uma ferramenta para controle dos dados.

Uma ferramenta única para o controle dos dados.

Os dados eram armazenados em pastas de arquivos dificultando o acesso.

Os dados passaram a serem armazenados em banco de dados.

Muito tempo para consulta dos dados. Maior rapidez na consulta dos dados.

Não havia controle da quantidade de clientes cadastrados.

Com o banco de dados todos os clientes são cadastrados obtendo a quantidade de registros.

Dificuldade na tomada de decisão. Mais agilidade e melhoria na tomada de decisão.

Histórico de Clientes Manual. Controle total de Histórico dos Clientes.

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A partir dos resultados apresentados, fica evidente que o sistema implantado

obteve melhorias significativas no processo para o controle dos clientes e fichas de anamnese

onde a empresa pode contar com um sistema eficiente e eficaz trazendo controle, agilidade e

segurança. Os dados que antes demandavam tempo e não possuíam controle de suas

consultas, atualmente, é completamente estruturado, garantindo aos profissionais a segurança

necessária para que eles possam tomar decisões com maior segurança e precisão.

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5 – Considerações finais

Com o desenvolvimento deste trabalho ficou evidente que dentro de uma

organização a necessidade de um sistema de informação, é de extrema importância seja em

qualquer segmento ou ramo de atividade, já que todas elas lidam com dados e informações,

sendo tratadas e dispostas de maneira rápida através do uso da tecnologia.

Através das dificuldades que surgiram, principalmente na implantação do sistema,

devido a grande quantidade de clientes na qual a empresa possuía, as informações eram

mantidas de maneira desorganizada. Neste sentido, é possível afirmar que o sistema de

informação utilizado trouxe grande diferencial na medida em que agiliza as informações,

eliminam o retrabalho, aumentando a eficiência e eficácia das empresas.

Após os testes e adaptações, outro aspecto de melhoria foi a transformação da

base de dados construída com base de dados com linguagem SQL, além da implantação de

um Sistema Gerenciador de Banco de Dados. Através destas ferramentas, a administração e

manipulação dos dados cadastrados, bem como as rotinas de backups foram realizadas com

mais praticidade e maior segurança.

É valido lembrar, que a empresa pode contar com um sistema de informação

eficiente, proporcionando melhorias nos procedimentos internos, e documentos armazenados.

Outro ponto importante é o processo de backup, que neste programa é feito de forma manual,

onde a automatização deste processo obtém maior segurança aos dados armazenados e

tranqüilidade ao usuário final.

Apesar da eficiência da ferramenta de desenvolvimento utilizada ter sanado

todas as expectativas, para que eventuais mudanças não venham atrapalhar rotinas e processos

da empresa, atualizações de versões devem ser feitas constantemente devido ao grande avanço

da tecnologia.

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