ISO 9001:2000 . D ia D planejando o.
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ISO 9001:2000
www.ipem.sp.gov.br
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Dia Dplanejando o
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Alta Administração
Funcionários
Grupo deEstratégias
Técnicas
Grupo deEstratégias
Administrativas
Grupo deAtividadesParalelas
Grupo deSensibilização
Comitê “5S”
Qualidade
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pessoas escolhidas dentreos participantes do treinamento
coordenador + 4 colaboradores
Definir onde, quando, como:•com a Alta Administração
Elaborar e acompanhar o cronograma
Formalizar decisões:•criação do comitê•data e local da realização•nomes dos representantes de área
Identificar serviços e diretorias envolvidas (pl. baixa)
ATRIBUIÇÕES DO
COMITÊ “5S”
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Definir normas para descarte local e global:•transporte fácil•evitar áreas de circulação•pensar no “seletivo”•pensar no“patrimônio”•contratar empresa para transporte do descarte;
Acompanhar o processo:•reuniões periódicas registradas em ata•informar alta administração•relatar dificuldades e •encontrar soluções
Definir áreas (planta baixa):•local físico,•afinidade serviços, etc.
ATRIBUIÇÕES DO
COMITÊ “5S”
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Identificar e definir os representantes de áreae a força-tarefa
Analisar perfil dos indicados:•convidar•formalizar nomes•definir atribuições
•motivado•formador de opinião•conhece a área que representa ou aquela em que vai colaborar•ter bom relacionamento•ter credibilidade
Perfil do Representante de área
ATRIBUIÇÕES DO
COMITÊ “5S”
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Motivar / Convencer / Responsabilizar / Ouvir
Definir data / local / hora•duração da palestra: 120 min•testar recursos•dar exemplos práticos•solicitar voluntários•apresentar mapeamento das áreas•apresentar representantes das áreas
Convidar com antecedência
Definir objetivos
Providenciar lista de presença
Registrar imagens para divulgação
ATRIBUIÇÕES DO GRUPO DE
SENSIBILIZAÇÃO
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Divulgação•criar imagem (logomarca)•elaborar e distribuir cartazes, circulares, boletins, informativos, impressos, etc.•produzir camiseta (ou outros produtos) para o “Dia D”•criar painel para divulgação de fotos do “antes” e do “depois”
divulgar muito as instruções paraa execução do “Dia D”
Importante:
ATRIBUIÇÕES DO GRUPO DE
ATIVIDADES PARALELAS
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Eventos•cerimônia de abertura•brincadeiras durante todo o dia•premiações: pequenas lembranças•alimentação: café da manhã, almoço e lanche•festa de encerramento
Imprensa•registar e dar visibilidade à sensibilização•fotografar (registar) o “antes” e o “depois”•planejar reportagem do “Dia D”: entrevistas•registar “Dia D” com fotos e filmagem•registar todas as atividades “pós-Dia D”, com fotos e vídeo
ATRIBUIÇÕES DO GRUPO DE
ATIVIDADES PARALELAS
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reuniões por árearepresentantes + funcionários
máximo 30 min
Levantamento das necessidades (melhoria e manutenção)
Estabelecer critérios e criar formulários para:•aquisição, reforma, transferência de patrimônio•execução de consertos e reformas (pequenas e grandes)•escolha de material de limpeza e de escritório•propostas de mudanças
ADMINISTRATIVAS E TÉCNICASATRIBUIÇÕES DOS GRUPOS DE ESTRATÉGIAS
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Seleção das ações viáveis (melhoria e manutenção)
•estabelecer prioridades (viabilizar as ações mais importantes)•elaborar e divulgar orientações referentes à manuseio de equipamentos, documentos oficiais e bens patrimoniados•definir quantidade dos materiais de limpeza e de escritório para compra (por área, mas pode juntar área)•definir cronograma de execução dos consertos e reformas (equipamentos, estrutura física, lógica, telefonia, elétrica, etc.)•providenciar pedidos de compra e de manutenção
reunião com comitê erepresentantes das áreas
ADMINISTRATIVAS E TÉCNICASATRIBUIÇÕES DOS GRUPOS DE ESTRATÉGIAS
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Comunicação das ações viáveis e não-viáveis (melhoria e manutenção)•informar e orientar os representantes das áreas quanto aos critérios e conclusões sobre a escolha das ações a serem realizadas•apresentar cronograma de realização (Representantes das Áreas)
ADMINISTRATIVAS E TÉCNICASATRIBUIÇÕES DOS GRUPOS DE ESTRATÉGIAS
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Grupo de Estratégias Administrativas e Técnicas + Representantes das Áreas•preparar kit’s com materiais solicitados, por área
Grupo de Atividades Paralelas •checar providências quanto às atividades programadas para o “Dia D”
Comitê “5S” •reunião geral com grupos e representantes: conferir atendimento das etapas do cronograma
PROVIDÊNCIAS FINAIS1 SEMANA ANTES DO “DIA D”
Grupo de Estratégias Administrativas e Técnicas•checar providências para execução das melhorias / manutenções•checar orientações referentes ao manuseio de equipamentos e patrimônio
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Grupos de Estratégias Administrativas e Técnicas + Grupo de Atividades Paralelas•distribuir kit’s para os Representantes de Áreas•distribuir camisetas ou outro material
Comitê “5S” •última reunião geral com grupos e representantes: conferir atendimento das etapas do cronograma
1 DIA ANTES DO “DIA D”PROVIDÊNCIAS FINAIS
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NO “DIA D”
Comitê “5S” •obedecer a programação•verificar materiais, trabalhos, áreas de descarte, organização, andamento das etapas•identificar problemas•motivar os participantes•acompanhar a Alta Administração e receber convidados
PROVIDÊNCIAS FINAIS
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DIA SEGUINTE AO “DIA D”
Comitê “5S” + Representantes de Áreas + Força -Tarefa•contabilizar descarte: pesar, contar,etc.•contabilizar patrimônio transferido, inutilizado, p/ manutenção•registrar resultados•controlar guarda do patrimônio•promover visita dos funcionários
PROVIDÊNCIAS FINAIS
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2 DIAS DEPOIS DO “DIA D”
Comitê “5S” + Representantes de Áreas•providenciar remoção do material descartado e do patrimônio disponibilizado•elaborar relatório
PROVIDÊNCIAS FINAIS
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3 DIAS DEPOIS DO “DIA D”
Comitê “5S” + Grupo de Atividades Paralelas•fotografar o “depois” (mesmos ângulos do “antes”)
PROVIDÊNCIAS FINAIS
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Comitê “5S” + Grupo de Atividades ParalelasOrganizar festa de confraternização para: •divulgar dados (resultados)•expor registros (fotos, vídeos, etc.)•promover agradecimentos•premiar
ENCERRAMENTOPROVIDÊNCIAS FINAIS
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www.ipem.sp.gov.br
apresentação
Assessoria Técnica de Divulgaçãoe Publicações do IPEM-SP
Secretaria de Estado daJustiça e da Defesa da Cidadania
I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 0
GOVERNO DO ESTADO DE
SÃO PAULORESPEITO POR VOCÊ
RESPEITO POR VOCÊ
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