FERRAMENTA PARA OTIMIZAR

CUSTOS DA SUA EMPRESA

Investimento em TI como FERRAMENTA PARA OTIMIZAR

CUSTOS DA SUA EMPRESA

Introdução ................................................................................................................................................................................. 3

Otimizar resultados automatizando tarefas de TI ..................................................................................................................6

Vantagens de um sistema de help desk ..................................................................................................................................12

Por que investir em gerenciamento de ativos ......................................................................................................................... 16

Planejamento de longo prazo transforma custo em investimento .......................................................................................... 19

Conclusão: TI é o seu negócio .................................................................................................................................................... 23

Sobre a GD Solutions ................................................................................................................................................................. 26

Sumário

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Introdução

Os avanços da tecnologia nos últimos 20 anos mudaram

definitivamente a maneira como lidamos com o mundo ao

nosso redor. As experiências ao lado de quem amamos

passaram a ser instantaneamente registradas e vistas

por novos ângulos; hoje temos maneiras mais ricas de

nos conectarmos aos nossos amigos e familiares e de

estabelecer novas parcerias; podemos falar, compartilhar

e aprender como nunca antes. Já no mundo corporativo,

a tecnologia também foi responsável por uma revolução.

Smartphones, tablets, conexões de internet ultrarrápidas

e IoT devices são apenas alguns exemplos de ferramentas

que nos tornaram mais produtivos e nos permitiram

quebrar metas mais rapidamente.

Segundo pesquisa realizada pela ComTIA, associação

global para profissionais de TI, a maioria dos empresários

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Introdução

brasileiros considera que as soluções digitais podem aumentar a produtividade de seus times e atingir

novos clientes. E com a informatização de diversos processos, o setor de TI passou a ocupar um papel de

destaque na estrutura interna de uma companhia. Profissionais ligados ao setor de help-desk, infraestrutura,

gestão e planejamento de TI muitas vezes não são vistos como diretamente conectados aos lucros de uma

empresa, mas as suas atividades são fundamentais para garantir que todos os colaboradores possam

fechar novos negócios utilizando equipamentos de alta tecnologia e eficiência.

Neste e-book, falaremos sobre como é possível melhorar os resultados de sua companhia por meio da

tecnologia e como a presença de um bom corpo de especialistas do ramo em uma organização racionaliza

investimentos e diminui o tempo gasto com resolução de problemas. Mostraremos também como gestores

de TI auxiliam empresas a entrarem em contato com soluções que as ajudam a otimizarem processos de

gestão interna. Além disso, comentaremos a importância do gerenciamento dos recursos de TI em longo

prazo e como o help-desk e a automatização de tarefas pode contribuir para o melhor funcionamento

de uma corporação.

Boa leitura!

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Otimizar resultados automatizando tarefas de TI

Com o número de equipamentos de informática muitas

vezes sendo igual ou superior ao de funcionários de

empresas, a automatização de tarefas tornou-se uma

prática essencial. Apesar de enfrentar resistência por parte

de alguns administradores, o gerenciamento de rotinas

como a realização de backups e atualizações permite que

recursos humanos sejam direcionados para demandas

prioritárias.

Encarada por muitos como um processo complexo e trabalhoso, o agendamento de processos é uma maneira simples de obter ganhos rápidos com a liberação de recursos da equipe de TI. Várias tarefas repetitivas podem ser automatizadas, tais como:

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Otimizar resultados automatizando tarefas de TI

REDEFINIÇÃO DE SENHAS

Ao criar um sistema que dê ao usuário a oportunidade

de redefinir sozinho as suas senhas, uma empresa

pode diminuir em até 40% o nível de atividades do

service desk. Estudos indicam que o gerenciamento

de senhas em grandes corporações pode custar

até US$ 250,000 por usuário/ano. Ao passar a

responsabilidade ao próprio usuário, a carga do

service desk é direcionada para atividades de suporte

mais urgentes.

GERENCIAMENTO DE ESPAÇO EM DISCO

Um dos principais desafios de uma empresa que lida

com grandes estruturas de rede é o gerenciamento

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Otimizar resultados automatizando tarefas de TI

dos arquivos de seus servidores. Por meio de algoritmos que compactem dados pouco utilizados e

excluam arquivos temporários automaticamente, é possível diminuir o tempo gasto procurando maneiras

de liberar espaço em disco para documentos mais importantes.

DESLIGAMENTO REMOTO

Uma grande quantidade dos gastos com energia elétrica de uma companhia pode ser reduzida com o

desligamento de aparelhos que se encontram inativos. Por meio de scripts de hibernação automática, é

possível colocar computadores não utilizados em modo de espera sem perder dados. Assim, colaboradores

podem retomar as suas atividades sem que sistemas precisem ser reinicializados.

MONITORAMENTO DE SERVIDORES, DESKTOPS E LINKS DE COMUNICAÇÃO

O gerenciamento da infraestrutura de TI reduz custos através de ações proativas, evitando paradas de

aplicações, serviços ou até processos do negócio em que o impacto seria exponencialmente superior ao

investimento em Serviços Gerenciados, como o Monitoramento de ambientes de TI.

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Otimizar resultados automatizando tarefas de TI

RESTART DE SERVIÇOS REMOTOS

Muitos serviços do Windows/Linux, de e-mail, backup e

antivírus podem parar de funcionar sem aviso prévio.

Uma boa maneira de garantir que eles voltem a ficar

disponíveis rapidamente é configurar o reiniciamento

automático em caso de indisponibil idade .

Automatizar o restart dessas tarefas não só diminui

a chance delas ficarem indisponíveis, mas também

reduz as horas gastas verificando a indisponibilidade

dos sistemas internos.

REALIZAÇÃO DE BACKUPS E SNAPSHOTS

Rotinas de backups regulares são ignoradas pelo

usuário. Como esses processos normalmente são

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Otimizar resultados automatizando tarefas de TI

vistos como complexos e lentos, uma boa política de segurança de dados é a criação de cópias de

segurança automáticas que, em conjunto com as rotinas de verificação de arquivos, removerá backups

antigos automaticamente, otimizando o uso de espaço em disco utilizando métodos como deduplicação,

possibilitando também contar com backup na nuvem pela otimização de espaço.

Tecnologias como deduplicação atualmente são essenciais em uma solução de backup, principalmente em

um cenário de disaster recovery ou até em ambientes de alta disponibilidade.

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Vantagens de um sistema de help desk

Equipamentos de TI desempenham um papel indispensável em todas as empresas, mas os ganhos de

produtividade e a economia de custos proporcionados pela tecnologia só são possíveis se os dispositivos

eletrônicos funcionarem corretamente o tempo todo. Para garantir que eventuais falhas não atrapalhem

as atividades corporativas, o service desk entra em ação. Ele auxilia funcionários a encontrarem rapidamente

a solução para problemas relacionados a computadores, sistemas e servidores corporativos. Os três

tipos de equipes de suporte mais populares têm como diferencial entre si o nível de complexidade dos

problemas solucionados e o seu tamanho. São eles:

• Call center: formado por um grupo de pessoas responsáveis por registrar solicitações via telefone,

solucionar problemas de menor complexidade remotamente e que normalmente executa o

atendimento de nível 1;

• Help desk: é responsável pelo gerenciamento, pela coordenação e a resolução de problemas

complexos por meio de atendimentos presenciais;

• Service desk: além de executar as tarefas do help desk e de um call center, o service desk lida com

o gerenciamento de responsabilidades, incidentes e reclamações de usuários. Esse setor vai buscar

melhorias nas soluções de TI e nos atendimentos em todos os níveis.

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Vantagens de um sistema de help desk

Independentemente do regime de admissão do seu

time de suporte (terceirizado ou por contratação

direta), ele precisa ter uma base de conhecimento,

fruto do rastreamento das técnicas de resolução de

problemas adotados anteriormente pela equipe.

Ao documentar as informações obtidas durante

atendimentos, o service desk melhora a sua

eficiência e diminui o tempo médio para solucionar

chamados, detectando setores que precisam de mais

atenção ou que apresentam problemas recorrentes.

A implantação de setor de TI para o suporte a usuários

deve considerar a contratação de profissionais com

bons soft skills (capacidades de lidar com pessoas),

alto conhecimento técnico e que tenham uma postura

adequada à sua cultura corporativa. Já a central de

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Vantagens de um sistema de help desk

atendimento deve ter uma linguagem capaz de conversar com os diferentes setores da organização e ter à sua

disposição ferramentas de trabalho que tornem o suporte mais dinâmico. Além disso, a equipe responsável

por ajudar os seus funcionários deve sempre buscar a melhoria de suas atividades através de práticas como:

• Treinamento de funcionários para redução do número de incidentes;

• Otimização do tempo gasto em atendimentos remotos;

• Redução do número de desistências e abandono de ligações;

• Controle do prazo para a resolução de chamados;

• Classificação de chamados em níveis de prioridade;

• Escolha de um sistema de Service Desk baseado no ITIL.

Ao seguir boas práticas de atendimento, o suporte técnico de sua empresa será capaz de atender às necessidades dos colaboradores com facilidade. Assim, poderá auxiliar os setores estratégicos da companhia a atingir com mais tranquilidade as metas e desafios enfrentados diariamente.

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Por que investir em gerenciamento de ativos

O desenvolvimento de um plano de gerenciamento de

ativos deve ser considerado uma parte essencial das

estratégias de negócios de qualquer companhia. De

acordo com o Manual Internacional de Gerenciamento

de Infraestrutura, o plano de gerenciamento de ativos

é “um plano desenvolvido para a administração de

um ou mais ativos de infraestrutura que combina

técnicas de gestão multidisciplinares ao longo do

ciclo de vida do ativo para prover um nível de

serviços da maneira mais rentável possível”.

Um bom plano de gerenciamento, portanto, deve

cobrir etapas como a compra e a manutenção de

novos equipamentos. Também é necessário manter

o registro do preço original, da desvalorização e os

custos de manutenção de cada aparelho. Isso deve ser

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Por que investir em gerenciamento de ativos

feito através da criação de rotinas que busquem racionalizar a renovação dos dispositivos que uma empresa

possui, por meio de rotinas de manutenção preventivas e pelo rastreamento de quais setores têm aparelhos

danificados mais frequentemente. Ao gerenciar os equipamentos de uma companhia, o gestor de TI deve

se preparar para minimizar os danos causados por falhas de produtos e serviços. Dessa forma, a empresa

pode minimizar gastos com tecnologia permitindo uma melhor alocação de recursos.

Boas soluções de logística permitem que empresas de qualquer tamanho possam verificar facilmente quais ativos elas possuem e planejar de maneira eficiente os seus investimentos futuros com praticidade e eficiência.

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Planejamento de longo prazo transforma custo em investimento

Para pequenas e médias empresas, começar a investir

em tecnologia da informação pode representar um

gasto muito alto. Mas com o planejamento certo e

pensamento de longo prazo, é possível reverter os

gastos com tecnologia em aumento de lucros e

redução de despesas gerais. Um bom gestor de TI

será capaz de encontrar quais padrões, tecnologias

e procedimentos são mais adequados para os planos

de uma companhia.

A boa administração de recursos é focada,

principalmente, na busca pela eliminação de falhas

e automatização de processo. Tanto os softwares

quanto o hardware utilizados pelos colaboradores

devem passar por manutenções periódicas, de tal

forma que possam ter uma excelente experiência de

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Planejamento de longo prazo transforma custo em investimento

uso sem que, para isso, precisem de uma máquina de última geração. Novos ativos devem ser adquiridos

levando em consideração as atividades que nele serão feitas.

Outro ponto a ser considerado é o fato de que a adição de um novo equipamento gera gastos que vão além

daqueles referentes ao processo de aquisição. Cada nova máquina representa um aumento no tempo

com a manutenção de equipamentos, suporte e solução de problemas. A compra de computadores feita

sem levar em consideração tal fator expõe a companhia a prejuízos financeiros e maus investimentos. O

planejamento de longo prazo permite que empresas:

• Tenham um melhor gerenciamento de custos e riscos;

• Possam apoiar a inovação em seus projetos;

• Sejam capazes de antecipar e gerenciar novas tendências;

• Aumentem o valor de seus serviços;

• Consigam atender a expectativas de parceiros comerciais prestando serviços de alto nível;

• Possam expandir de maneira eficaz e sem perder competitividade.

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Planejamento de longo prazo transforma custo em investimento

Também é necessário levar em consideração a importância que os equipamentos têm para o dia a dia da

companhia. Assim, gestores devem implementar, fortalecer e otimizar modelos de logística que consolidem

recursos e possuam boas técnicas de conservação. Para otimizar gastos, um gestor deve identificar todas

as oportunidades de melhoria de gastos dentro da empresa. Isso inclui redução de servidores locais e

remotos, otimização do armazenamento de dados, redução do custo de mão de obra com automatização

de processos e melhoria do uso de energia. A tecnologia não deve ser uma fonte de prejuízos, mas sim uma

ferramenta para o aumento de lucros da empresa.

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Conclusão: TI é o seu negócio

Hoje, todas as funções em uma empresas estão ligadas

— direta ou indiretamente —, a um computador

ou smartphone. Advogados que antes usavam

fichas, pastas e agendas físicas podem contar com

a praticidade de um notebook; designers desenham

os seus projetos diretamente em softwares de

ilustração sem precisarem de folhas quadriculadas

e um grande conjunto de lápis e canetas de desenho;

departamentos de vendas, recursos humanos,

marketing e almoxarifado usam sistemas de gestão

internos que facilitam a integração de serviços vitais

para o funcionamento da companhia.

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Conclusão: TI é o seu negócio

Com uma boa administração dos recursos de TI da sua organização, é possível reduzir custos, permitir

que novos projetos comerciais tenham uma boa execução e aprimorar a eficiência dos colaboradores.

Os ganhos também permitem que os sistemas internos tenham maior confiabilidade e estabilidade,

diminuindo a ocorrência de indisponibilidades que causam prejuízos a uma empresa. Para garantir que

os recursos digitais de sua corporação estejam funcionando corretamente durante o máximo de tempo

possível, é preciso um time bem treinado, profissionais qualificados e equipamentos de ponta. Dessa

forma, a tecnologia pode ser utilizada para conectar mais pessoas, conquistar novos parceiros e vencer

novos desafios.

A GD Solutions é uma empresa brasileira, localizada

em São Paulo especializada em Serviços Gerenciados

de TI. Buscamos, através de métodos proativos de

gerenciamento, monitoramento e automação de

processos, reduzir riscos de falhas e incidentes, a

complexidade de processos rotineiros, aumentando a

produtividade e eficiência da TI nas empresas.