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Liliana – OPI 2

Introdução ao Excel

Introdução ao Excel ___________________________________________________________________

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Índice

1. Introdução do Excel 4

1.1 Iniciação da folha de cálculo Excel 5

1.2 Estrutura geral de uma folha de cálculo 5

1.3 O Ambiente de trabalho da folha de cálculo 6,7

1.4 Barras de ferramentas padrão e de formatação 7

1.5 Personalização da folha de cálculo 8,9,10

2. Criação de uma folha 10,11

2.1 Criar livro novo 11,12

2.2 Abrir um livro existente 12

2.3 Guardar e fechar um livro 12,13

2.4 Inserir folha de cálculo 13

2.5 Mudar o nome da folha de cálculo 13

2.6 Mover uma folha de cálculo 13

2.7 Eliminar uma folha de cálculo 14

2.8 Selecção de células e intervalos 14

2.9 Introdução e Manipulação da Informação 14,15

3. Elaboração de uma folha de cálculo 15,16

3.1 As funções 16-20

3.2 Formatação de uma Folha 20-23

3.2.1 Formatação de células utilizando os limites 24

3.2.2 Aplicações de cores e Padrões a células 25,26

3.3 Criação de gráficos em folhas 26,27,28


___________________________________________________________________ 3

4. Funções Avançadas 29-35

4.1 Trabalho com listas (Base de dados) 29

4.1.1 Criação de listas 29,30

4.1.2 Ordenação de listas 30

4.2 Trabalho com tabelas Dinâmicas 31

4.2.1 Análise de dados 31,32,33

4.2.2 Transformação de uma tabela dinâmica num gráfico 34

4.2.3 Integração de tabelas e gráficos 34,35


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1. Introdução do Excel O Microsoft Excel é um programa de folha de cálculo que faz parte do pacote

de programas do Microsoft Office.

Uma folha de cálculo, como por exemplo o Excel, permite entre outras

funcionalidades:

Criar, abrir, fechar, e guardar ficheiros de cálculo em disco, disquete ou

noutros suportes, para posterior utilização;

Copiar, cortar, localizar e substituir dados;

Configurar folhas, inserir cabeçalhos e rodapés e vê-las na sua globalidade,

antes de as imprimir;

Inserir células, linhas, colunas, folhas, símbolos, funções, nomes,

comentários, imagens, diagramas, objectos e hiperligações;

Formatar dados, linhas, colunas e folhas;

Verificar a ortografia;

Proteger livros e folhas;

Ordenar, filmar, validar, e agrupar dados;

Criar gráficos que facilitam a análise de dados;

Inserir automaticamente campos com datas e horas etc.

.


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Figura1: Folha de trabalho

1.1 Iniciação da folha de cálculo Excel Um dos processos utilizado para iniciar o Excel é aceder ao botão INICIAR –

Todos os programas - Microsoft Excel.

1.2 Estrutura geral de uma folha de cálculo

A folha de trabalho é constituída por células que estão organizadas em colunas

nas linhas (Fig.1). As colunas são secções verticais, cujo nome é representado por

uma letra que varia na sequência A a Z, AA a AZ, etc. As linhas são as secções

horizontais, cujo nome é representado por um número que varia de 1 a 65 536. As

células resultam da intersecção das colunas com as linhas e é possível identificar

univocamente cada célula pela indicação do seu endereço ou referência.

Na figura pode verificar-se a célula activa, isto é, a única célula onde se pode

editar dados– a célula A1(este endereço refere-se à coluna A e linha 1). Só está activa

uma célula de cada vez, reconhecendo-se essa célula por estar rodeada de uma

borda mais escura.

Para identificar um intervalo de células, por

exemplo o intervalo de B2 a B5, escreve-se

B2:B5. Se se pretender identificar todas as células

das colunas A,B e C e das 7 primeiras linhas,

escreve-se A1:C7. Mas se se quiser apenas

indicar as células C2 e C5, escreve-se C2;C5.


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1.3 O Ambiente de trabalho da folha de cálculo A informação disponível na folha do cálculo Excel.

1-Barra de Título 9- Título da coluna

2- Barra de menus 10- Painel de tarefas

3- Barra de ferramentas padrão 11- Células activas

4- Barra de ferramentas de formação 12- Título de linha

5- Ajuda 13- Barras de deslocação

6-Caixa de nome 14- Separadores de folhas

7- Barra de fórmulas 15-Barra de estado

8- Botão de selecção total

7 11

9

1

6

8

2

7

15

13

14

5

10

3

4

9 11

1

6

8

2

7


___________________________________________________________________ 7

Na barra de título pode ver-se: a Microsoft Excel-Livro1. Quando se abre o Excel o

nome que aparece por defeito é Livro1

A caixa de nomes: mostra a referência da célula activa ou nome atribuído ao intervalo

de dados.

A barra de fórmulas: permite introduzir e editar dados ou fórmulas nas células e

gráficos. É a barra que mostra o conteúdo, valor de constante ou fórmula, da célula

activa.

Quando se abre um novo livro, os separadores de folhas contêm três folhas em

branco. Conforme as necessidades, é possível inserir ou eliminar folhas.

A barra de estado mostra alguma informação:

A palavra Pronto significa que se pode começar a trabalhar; A palavra NUM significa que a tecla Num Lock está activo, o que quer

dizer que se podem inserir números a partir do teclado numérico.

1.4 Barras de ferramentas padrão e de formatação O Excel é aberto com duas barras de ferramenta: a barra de ferramentas

padrão e a barra de ferramentas de formação. A partir destas barras de ferramentas (padrão e de formação) é possível

realizar as operações mais comuns do Excel.

Para colocar a negrito uma dada palavra seleccionada, por exemplo, tanto

podemos activar a opção Negrito da barra de ferramentas de formatação, como

podemos seleccionar em simultâneo as teclas Ctrl + N.

Figura1: Barra de ferramentas padrão

Figura2: Barra de ferramentas formatação


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Figura3: Formatar – Folha

1.5 Personalização da folha de cálculo

Existem várias opções para personalizar uma folha de cálculo. A partir

do menu FERRAMENTAS >> Personalizar, é possível escolher:

As barras;

Os comandos;

As animações dos menus

A partir do menu FORMATAR>> Folha, pode escolher-se:

O fundo das folhas;

A cor dos separadores das folhas;

Etc.


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Figura 5: Ferramentas opções lista personalizadas

A partir do menu FERRAMENTAS – Opções, é possível seleccionar:

Cores de grelha (no separador Ver); A localização predefinida dos ficheiros e o nome do utilizador (no

separador Geral); Listas personalizadas, que permitem que, escrevendo apenas a

primeira palavra de uma sequência, se consiga preencher um intervalo

com as restantes palavras da sequência (preenchimento automático);

Critérios de segurança (no separador de Segurança)

Ortografia e verificação de erros;

Figura4: Formatar – Folha


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Figura 6: Janela Dispor

Opções de guarda, como, por exemplo, a localização para guardar

recuperações

ETC.

As opções do Excel são uma área muito importante da aplicação, onde

se podem proceder a muitas configurações, de acordo com o perfil do

utilizador.

2. Criação de uma folha

Um livro é um documento do Excel que possui uma ou mais folhas de trabalho

que permite inserir, editar e executar cálculos com os dados das várias folhas. Permite

também incluir folhas de gráficos.

Podem criar-se livros do Excel para cada assunto ou tipo de informação a

guardar. È possível usar ao mesmo tempo os dados de vários livros.

Para se trabalhar com vários livros ao mesmo tempo, seleccionar JANELA DISPOR e escolher uma das formas de mostrar as janelas no ecrã; em vez de

seleccionar, um a um, cada um dos livros na última secção do menu JANELA.

As folhas de cálculo são as folhas do livro, isto é, são os documentos usados

no Excel para armazenar e trabalhar os dados. Como já foi referido, quando se abre o

Excel, o livro contém três folhas em branco, denominadas Folha1, Folha 2, Folha 3.


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Figura 7: Painel de tarefas novo

Para se mudar de folha, Clicar no separador da folha ou pressionar Ctrl + Page Down ou Ctrl + Page Up.

2.1 Criar livro novo

As opções para criar um novo livro são semelhantes às da aplicação Word. Pode

utilizar-se uma das seguintes hipóteses:

1.Clicar no botão Novo da barra de ferramentas padrão.

2. Seleccionar FICHEIRO – Novo e, de seguida, escolher um das hiperligações do

Painel de tarefas.

A hiperligação Livro em branco é equivalente a clicar no botão . No entanto, o

painel de tarefas permite, abrir livros existentes ou criar livros a partir de modelos já

existentes.


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2.2 Abrir um livro existente

Pode abrir-se um livro existente de várias formas:

1. Clicar no botão Abrir da barra de ferramentas padrão.

2. Seleccionar Ficheiro>> Abrir, ou pressionar Ctrl + A. Qualquer que tenha sido

o caminho seguido, procurar a pasta onde livro se encontra a Clicar duas vezes

no nome do livro.

3. Usar a hiperligação Abrir um livro do painel de tarefas Novo livro.

2.3 Guardar e fechar um livro

Para guardar um documento, Clicar no botão Guardar da barra de

ferramentas padrão ou escolher Ficheiro>> Guardar.

Pode utilizar-se uma das seguintes maneiras para fechar um livro:

Figura 8: Modelos gerais


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Figura 9: Menu de atalhos dos separadores das folhas

1. Clicar no botão Fechar janela. 2. Seleccionar FICHEIRO>> Fechar, ou pressionar Ctrl +F4.

No entanto, se o documento possui alterações que ainda não foram guardadas,

aparece uma caixa que permite guardar essas alterações.

2.4 Inserir folha de cálculo

Para inserir novas folhas, seleccionar INSERIR>> Folha de cálculo. Em

alternativa, activar o menu de atalho (botão direito do rato) relativo às folhas e escolher

Inserir (com o botão esquerdo do rato).

2.5 Mudar o nome da folha de cálculo

Para mudar o nome de uma folha, pode escolher-se a opção Mudar o nome

ou fazer duplo clique no separador e digitar o novo nome.

2.6 Mover uma folha de cálculo

Para mover uma folha, pode seleccionar-se a opção Mover ou copiar ou Clicar no separador e arrastá-lo para o sítio pretendido.


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2.7 Eliminar uma folha de cálculo Para eliminar uma folha, escolher EDITAR>> Eliminar folha, ou Eliminar do

menu de atalhos do separador da folha.

2.8 Selecção de células e intervalos

Para seleccionar Fazer

Uma célula Clicar na célula com o rato em forma de cruz branca ou

premir as teclas de direcção.

Um intervalo de células

não adjacentes

Clicar na primeira célula e, de seguida, manter

pressionada a tecla Shift e clicar na última célula.

Alternativamente, clicar na primeira célula e, mantendo o

botão do rato premido, abrir um rectângulo (note-se que,

apesar da primeira célula ficar incluída na selecção, não

aparece colorida).

Um intervalo de células

não adjacentes

Clicar na primeira célula, manter pressionada a tecla Ctrl

e Clicar nas outras células

Uma coluna Clicar na letra do título respectivo.

Uma linha Clicar no número do título respectivo.

Toda a folha Clicar no rectângulo situado á esquerda da coluna A e

acima da linha 1.

2.9 Introdução e Manipulação da Informação

O Excel facilita a inserção de dados através do preenchimento automático, ou

‘adivinhando’ o tipo de dados que está a ser inserido e aplicando-lhe a informação

apropriada.

Para digitar informação, deverá activar-se a célula com um clique do rato. A

célula activa apresenta uma caixa de limite as letras da linha e da coluna

correspondentes realçadas. Quando se inserem valores constantes ou texto, o

conteúdo da célula e da barra de fórmulas é na maioria dos casos, igual. Quando se

inserem fórmulas, a barra de fórmulas mostra a fórmula, enquanto a célula mostra o

resultado da fórmula.


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Para terminar a edição da informação, escolher uma das seguintes Opções:

1. Pressionar Enter. 2. Pressionar o botão Inserir na barra de

fórmulas. (Fig 10) 3. Se apenas se escreverem valores constantes, pode

seleccionar-se uma tecla de direcção ou Clicar

noutra célula.

Por defeito, no Excel, o texto digitado fica alinhado à esquerda e os números

ficam alinhados à direita.

Para inserir uma data, deverá digitar-se os números separados por/ ou –.

Exemplo: Quando se digita 4/9, o Excel formata a célula com 04 – Set.

Para inserir uma hora, digitar os números separados por (dois pontos) : Exemplo: 3:4 será convertido em 3: 04

3. Elaboração de uma folha de cálculo

Uma fórmula é uma expressão que pode combinar funções, números,

operadores aritméticos ou comparativos, nomes de campos ou intervalos de células.

Uma fórmula começa sempre com o sinal = (igual).

As células mostram apenas o resultado da fórmula (a fórmula aparecer na

barra de fórmulas).

Para ver fórmula, clicar duas vezes na célula ou clicar uma vez e observar a

barra de fórmulas.

Figura 11: Exemplo de uma fórmula usando a função soma

Figura 10: Barra de Fórmulas


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Há operadores aritméticos e operadores lógicos:

Operadores aritméticos Operadores Lógicos

+ Adição = Igual

- Subtracção < Menor

* Multiplicação > Maior

/ Divisão > = Maior ou igual

^ Exponenciação <= Menor ou igual

% Percentagem < > Diferente

Por vezes ocorrem mensagens de erro.

Mensagem Descrição

###### O resultado não cabe na largura da célula ou foi usado um valor de

data ou hora negativa.

#N/D O valor pretendido não está disponível para uma função ou fórmula.

#Nome? O Excel não conhece o texto ou nome da função.

#NULO! Ocorreu uma intersecção vazia entre duas áreas.

#NUM! Foi usado um número incorrectamente.

#REF! A célula referida não é válida.

# VALOR Tipo de argumento (valor que a função usa) ou operando (valor entre

operadores) errado.

# DIV/0 Ocorreu uma divisão de um por zero.

3.1 As funções Pode inserir-se uma função numa célula de várias maneiras:

1. Inserir>> Função

2. Seleccionar uma das opções do botão Soma Automática da barra de ferramentas

padrão.


___________________________________________________________________ 17

Figura 12: Botão soma Automática

Figura 13: Inserir função

3. Escolher a opção da barra de fórmulas.

O Excel abre a caixa Inserir função (Fig.13) onde se pode procurar uma

função, escolher uma função de uma categoria e ver a descrição da função escolhida.

4.Também se pode fazer a digitação directa da fórmula na respectiva célula.


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Figura 15: Função Contar. Val.

Figura 16: Função Contar. Se

Exemplos de funções

Contar (valor1; valor2; …) – conta o número de células que contem

números e os números contidos numa lista de argumentos.

Contar. Val (valor1;valor 2; …) conta o número de células não em

branco e os valores contidos numa lista de argumentos.

Contar.se (intervalo; critérios) – conta o número de células de um

intervalo que respeitam uma dada condição.

Figura 14: Função Contar


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Figura 17: Função Máximo

A função acima conta o número de notas inferires a 10 no intervalo de células

B3:C5.

Máximo (núm1;núm2; …) – devolve o valor máximo de uma lista de

argumentos. Ignora os valores lógicos e texto.

MÉDIA (num1; núm2;…) – devolve a média aritmética dos

argumentos, que podem ser números ou nomes, matrizes ou

referências que contêm números.

SE (valor_ lógico1;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) – devolve

um valor se a condição específica equivale a Verdadeiro e outro valor

se equivaler a falso.

Figura 18: Função Média


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Figura 20: Função E

Figura 19: Função SE

E (valor_ lógico1; valor_ lógico2;…) – Devolve Verdadeiro se todos

os argumentos forem verdadeiros; devolve falso se algum argumento

for falso.

3.2 Formatação de uma Folha

À semelhança de outros programas da Microsoft, como o Word, é possível

formatar textos e números no Excel, utilizando a barra de formatação.

Entre vários comandos salientam-se os seguintes, de grande utilidade:

Unir e centrar – para juntar várias células e centrar o conteúdo da célula da

esquerda. Ao pressionar novamente este botão, as células voltam a separar-se


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Figura 21: Limites de células

Figura 22: Formatar Células – Tipo de letra

Moeda – aplica o formato de moeda, de acordo com as definições

regionais do Painel de controlo do Windows. Por exemplo, quando se digita

200 aparece 200,00€ (o mesmo se passa activando o comando Euro )

Estilo de percentagem – ao formatar um intervalo de células com estilo de

percentagem, quando se inserir valores nesse intervalo eles aparecem com o

formato de percentagem. Por exemplo, quando se digita 8 aparece 8 %.

Separador de milhares – coloca um ponto entre cada grupo de três números

e acrescenta dois zeros após a casa decimal, caso o valor seja inteiro. Por

exemplo: quando se digita 10000 aparece 10.000,00.

Limites – permite escolher um dos limites a aplicar ás células.

A partir de formatar>> Células podem escolher-se também, outras opções de

formatação de texto no separador Tipo de letra.


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Figura 23: Orientação de texto

Há várias opções de alinhamento do texto nas células (separador

«Alinhamento». O texto pode ser orientado na vertical, na horizontal ou na diagonal.

Também é possível unir células, seleccionando Unir células também no

separador «Alinhamento».

Pode também moldar-se o texto à largura ou altura da célula.

Para aplicar formatos aos números, escolher o separador «Número» na lista

«categorias», escolher o formato pretendido ou criar um novo, usando a categoria

«Personalizado».

Figura 24: Formatar células alimento Unir células


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Figura 25: Formatar células - Número

Figura 26: Formatar células – Número Fracção

O valor decimal 0.25, por exemplo, pode ser formatado com fracção 1 /4.


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Figura 27: Formatar células – Limites

Figura 28: Formatar células – Padrões

3.2.1 Formatação de células utilizando os limites

Para aplicar limites, seleccionar FORMATAR – Células e no separador limite

escolher Contornos, Interior ou outro limite personalizado.

3.2.2 Aplicações de cores e Padrões a células Para aplicar cores de preenchimento e padrões, seleccionar o intervalo de

células e seleccionar FORMATAR – Células – Padrões.


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Figura 29: Aplicações de cores e padrões a uma tabela

A aplicação de cores e padrões pode conduzir a tabelas mais apelativas. Para

impressões a preto e branco, pode ser interessante usar linhas alternadamente a

fundo cinzentas e branco, para facilitar a leitura da informação numa dada linha. Não

convém, contudo, abusar da diversidade de cores e padrões. Tal excesso de cores e

padrões conduz as tabelas sobrecarregadas e a um design pesado, que não é

interessante.

Há tabelas predefinidas no Excel que podem ser escolhidas e adaptadas a

qualquer formato.

Figura 30: Formatar Formatação automática


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3.3 Criação de gráficos em folhas

Um gráfico permite visualizar e comparar dados, muitas vezes de forma mais

mediata do que uma tabela.

Os gráficos são usados com vantagem em relatórios, apresentações

(PowerPoint), monografia, marketing, simulações científicas, etc.

Para criar um gráfico, deve proceder-se do seguinte modo:

Seleccionar o intervalo de dados;

Clicar no botão Assistente de gráficos na barra de ferramentas padrão (ou

alternativamente aceder ao menu Inserir >> Gráfico);

Escolher o tipo e o subtipo de gráfico e pressionar Seguinte;

Escolher ou confirmar o intervalo dos dados e pressionar Seguinte;

Figura 31: Criação de Gráficos passo 1

Figura 32: Criação de Gráficos – passo 2


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Figura 35: Barra de ferramentas gráfico

Preencher as opções do gráfico e pressionar Seguinte;

Escolher onde colocar o gráfico – numa nova folha ou na folha onde estamos a

trabalhar – e pressionar Concluir.

3.3.1. Personalização de um gráfico Depois de se ter criado um gráfico, podem modificar-se todos os seus

componentes, recorrendo à barra de ferramentas Gráfico (Fig. 35), ou usando o menu

de atalho que surge clicando no botão direito do rato sob a área do gráfico (Fig. 36).




___________________________________________________________________ 28

Figura 37: Um gráfico de barras facilmente se transforma em gráfico tipo «queijo»

Figura 36: Menu de atalho de um gráfico

Gráficos diferentes, usando os mesmos dados, podem ser facilmente criados a

partir de «tipo de gráficos».

Por exemplo, com um simples clique se transforma um gráfico de barras numa

representação equivalente, tipo «queijo» (Fig. 37).


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Figura 38: Lista desordenada

4. Funções Avançadas

4.1 Trabalho com listas (Base de dados) 4.1.1Criação de listas

Uma lista é um conjunto de dados que apresentam características comuns.

Quando se cria uma lista no Excel deve ter-se em conta que:

Só se deve usar uma lista por folha;

Uma coluna deve conter apenas dados do mesmo tipo;

Deve criar-se um cabeçalho acima ou abaixo da lista e usar formatação

diferente para esse cabeçalho;

Todos os dados devem estar visíveis;

Devem aplicar-se limites;

É de evitar a existência de colunas ou linhas vazias.

4.1.2 Ordenação de listas

Para ordenar a lista da figura acima é possível, depois de a seleccionar,

escolher uma das seguintes opções:

1. Pressionar os botões Ascendente ou descendente da barra de

ferramentas padrão

2. Escolher DADOS – Ordenar e definir as colunas de ordenação.


___________________________________________________________________ 30

Figura 39: Lista ordenada

Figura 40: Filtro automático

Se se escolher ordenar pelo campo «Existência», por exemplo, a lista

resultante é a seguinte:

Para se obter apenas as obras que se podem encontrar em Portugal, pode

aplicar-se um filtro à lista, seleccionando DADOS>> Filtro >> Filtro Automático e

escolhendo a opção pretendida do menu pendente.


___________________________________________________________________ 31

4.2.Trabalho com tabelas Dinâmicas 4.2.1 Análise de dados

As tabelas dinâmicas permitem analisar grandes quantidades de dados,

resumindo-os e agrupando-os.

Após a criação de uma tabela é possível reorganizar os dados e criar outras

tabelas, obtendo-se rapidamente outros resumos de análise.

Supor que se pretende analisar os gastos totais e médios de três telemóveis.

Para criar uma tabela dinâmica, seleccionar DADOS >> Relatórios de tabelas e de gráficos dinâmicos.

O assistente de tabelas e gráficos dinâmicos (Fig. 42) permite escolher a lista

ou base de dados, o intervalo de dados (Fig. 43) e o sítio onde se pretende colocar a

tabela dinâmica (Fig. 44)

Figura 41: Tabela com os gastos semanais de três Telemóveis


___________________________________________________________________ 32

Figura 44: Assistente de tabelas dinâmico _ passo 3




___________________________________________________________________ 33

O botão Esquema permite construir a tabela por arrastamento dos campos e

dados para o diagrama, antes de concluir o Assistente (Fig. 45).

Na tabela final obtém-se o resumo de gastos totais mensais em telemóveis

(Fig. 46)..

Para se obter uma tabela com a média dos gastos mensais da TMN, por

exemplo, pode abrir-se o menu de atalho (com botão direito do rato) sobre a tabela e

escolher Definições de campos.

De seguida, escolher a função Média na caixa «Resumir». O resultado pode

ser visto na imagem seguinte (média mensal a cor vermelha).

Figura 45: Esquema de uma tabela dinâmica.

Figura 46: Tabela dinâmica de gastos totais mensais


___________________________________________________________________ 34

Figura 48: Documento do Word com tabelas e gráficos do Excel

4.2.2 Transformação de uma tabela dinâmica num gráfico Após a criação de tabela dinâmica é possível criar um gráfico dinâmico criar

com o botão direito do rato sobre a tabela e seleccionar a opção Gráficos dinâmicos.

4.2.3 Integração de tabelas e gráficos Para inserir uma folha de cálculo no processador de texto pode seleccionar-se

o intervalo, escolher EDITAR >> Copiar, abrir o processador de texto e seleccionar

EDITAR >> Colar. A inserção de um gráfico processa-se de forma equivalente.

Figura 47: Cálculo da média na tabela dinâmica


___________________________________________________________________ 35

Para actualizar dinamicamente os dados do Excel no documento do Word,

seleccionar EDITAR >> Colar especial >> Colar ligação. Neste caso, ao alterar

dados no Excel, eles também são actualizados no Word (se ambos os ficheiros, xls e

doc, estiverem no mesmo computador).

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