Introdução

5/12/2018 Introdução - slidepdf.com

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Arquivo – Organização e Manutenção

Rui BernardinoIntrodução - Documento e Normalização

1. O DOCUMENTO NA EMPRESA

Dado que a empresa representa através de documentos os factos relativos

à sua actividade, estes constituem a sua memória e um facto importantepara a eficiência e eficácia dos seus serviços.

1.1. Noção de Documento

Um documento é um objecto que reproduz ou representa um facto umacoisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmaçãode um acontecimento, situação ou ocorrência, habitualmente escrito,podendo, contudo, assumir outro suporte material além do papel. Odocumento tem essencialmente duas funções:

•

A de representação de um facto ou situação• A de conservação

Destas funções resulta a seguinte classificação: Documentos de Posição:Objectivo de conservar ideias ou informações, o documento funciona comofonte de informação. Ex: registo de um hotel, contas correntes. Circulaçãoou transmissão: Servem para fazer circular as ideias ou informações, odocumento é veículo de transporte. Ex: factura, letra.

2. NORMALIZAÇÃO

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Rui Bernardino2.1. Conceito de Normalização

A aplicação generalizada das novas tecnologias e a multiplicação decontactos a nível internacional tornaram necessário uniformizar critérios epadrões, estabelecendo regulamentos ou normas que simultaneamente

facilitem as comunicações e simplifiquem a organização do trabalho Aexistência, a observância e o cumprimento de normas contribui de formadecisiva para uma melhor vivência facilitando a comunicação, orientando oscomportamentos, etc. As normas são assim conjuntos de regrasrespeitantes aos vários sectores de uma sociedade organizada podendo serinternacionais, nacionais ou particulares.

2.2. Tipos de Normas

• INTERNACIONAIS• NACIONAIS•

PARTICULARES2.2.1. Internacionais Elaboradas por um organismo internacional. Estabelecem uniformização denormas, estipulando formatos, dimensões e pesos.

2.2.2. Nacionais

Elaboradas dentro de cada país. Definem orientações com vista àuniformização de procedimentos e sempre que possível de acordo com asnormas internacionais.

2.2.3. Particulares

Encontram-se dentro de cada organização, para funcionamento interno.

2.3. Aplicação da Normalização

A normalização abrange as normas cujo cumprimento é obrigatório e as quefuncionam como simples orientação da actividade humana e estendendo-sea todas as áreas:

- Aos sectores básicos da economia: Agricultura (fruta de tamanhonormalizado); pesca (malhas das redes, …), comércio (código de barras, ...),indústria (ferramentas, moldes, …).

- Aos serviços: banca (cartões de crédito, …), seguros (carta verde, …),transportes (documentação, …), administração (numeração progressiva dos

tamanhos de papel), …

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Rui Bernardino- Aos sistemas e suportes da comunicação e das telecomunicações:(correspondência (códigos postais, …), telefone (indicativos, …).

No arquivo, a normalização é particularmente importante, não só no que serefere à dimensão dos equipamentos e acessórios, mas sobretudos aosdocumentos a arquivar.

2.4. Normas Portuguesas As normas portuguesas começaram a ser estabelecidas a partir de 1960,havendo interesse em conhecer as que se aplicam mais directamente aosector de serviços. NP1 – “Normas Portuguesas – Designação e Numeração”NP4 – “Papel – Aplicação dos formatos da série A”NP5 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Primeira Página)NP5 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Página de Continuação)NP7 – “Sobrescritos e Bolsas – Formatos”NP8 – “Ofício ou carta – Formato A5”NP9 – “Escrita dos Números”NP10 – “Fichas e Ficheiros – Formatos”NP17 – “Formatos dos Papeis”

NP20 – “Sobrescrito – Carta – Formato A4”NP24 – Caixas, Pastas e Capas de Arquivo”NP37 – “Arredondamento dos valores numéricos”NP72 – “Unidade de medida”NP79 – “Arredondamento de Números Ligados”NP112 – “Fotocópias – Formatos”NP113 – “Numeração Progressiva das Secções de um Documento”NP139 – “publicações periódicas – Abreviaturas dos Títulos”NP 154 – “Símbolos das grandezas e das Unidades de Medida”NP303 – “Microcópias – Terminologia e Definições”NP950 – “Tratamento da Informação – Escrita Numérica das datas”NP951 – “Numeração das Semanas do Ano”

Formatos do papel

Formatos dos envelopes mais conhecidos

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Rui Bernardino

A escrita dos números e importâncias

Os números devem ser escritos em grupos de 3 algarismos a partir dasunidades, quer para a esquerda (parte inteira), quer para a direita (partedecimal), deixando-se um espaço entre cada grupo, excepto quando setrate exclusivamente de números inteiros ou decimais formados por 4 oumenos algarismos. Apenas se devem usar sinais gráficos (ponto ou vírgula)para separar a parte inteira da parte decimal.

3897 (e não 3 897) excepção à regra389, 732390 987 e não 390987

A escrita das datas

As datas devem ser redigidas indicando separadamente o ano, o mês e odia da seguinte forma:

2009-04-13 Ano Mês Dia

3. IMPRESSOS E MINUTAS

Como consequência directa da necessidade de normalizar, rentabilizar edinamizar os serviços, qualquer organismo ou empresa se serve cada vez

mais de impressos e minutas, esquematizados e formatados de acordo comnormas internacionais ou com as necessidades pontuais de informação.

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Rui BernardinoPara além de elementos identificativos, apresentam, de forma organizada egraficamente estudada para permitir uma rápida leitura, os dadosfundamentais ou o texto normalizado de uma comunicação.

Exemplos:

• Boletim de matrícula

• Modelos de IRS

• Folhas de requisição

• Fichas de clientes

3.1. Vantagens dos Impressos Fáceis de preencher; Mais económicos;

Simplificam e normalizam o trabalho administrativo; Indicam os dados que temos de recolher e como devemos inseri-los; Reduz o tempo de execução de algumas tarefas; Normaliza o trabalho administrativo; Evita esquecimentos ou repetição de informação; Permite preencher diversos documentos num só.

3.2. Estrutura do Impresso

Cabeçalho

- Título- Nome da empresa

- Data

Corpo

- Identificação

- As mais variadas informações

Final

- Data

- Assinaturas

- Vistos

Ficha de Trabalho

1. Explique brevemente o que é um documento e como é que este se podeclassificar. 2. Enumere as características de um impresso e as condições que este deve

reunir.

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Rui Bernardino3. Corrija a apresentação das datas e números, de acordo com a NP-9: Até13.04.2009 tivemos 139.237 encomendas, 5 123 das quais ainda não estãopagas, o que equivale a um prejuízo de 15 mil e 300 Euros.

4. Reduza a caracteres numéricos:

a) Quinhentos e seis mil e cincob) Três milhões setecentos e um mil e novecentosc) Um de Julho de dois mil e quatro.

5. Redija correctamente a data actual.

CAPÍTULO IIO Arquivo e a Informação

1. O Arquivo – Conceito

As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentosque contém registos de dados e informações de interesse, garantindo a sua

conservação e assegurando despacho dos pedidos de consulta provenientes

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Rui Bernardinodos seus diversos sectores. Essa recolha, conservação e consulta sãoasseguradas pelo arquivo.

1.1. Arquivo e Arquivos

A palavra arquivo provem do grego “archeion”, que designava o lugar ondeos magistrados da Atenas guardavam os documentos de maior interessepara o estado. Hoje em dia, tem várias acepções:

Organismo público (ele trabalha no arquivo municipal do porto)

Local, edifício, sala (vai-se colocar uma fotocopiadora no arquivo)

Estante, móvel, mobiliário (esse processo encontra-se no arquivo 5)

Sector, serviço (ela trabalha no arquivo)

Trabalho, tipo de actividade (vou fazer o arquivo da correspondência)

Conjunto de documentos arquivados.

Quais os principais arquivos públicos? - Tombos (arquivos centrais para onde são transferidos os documentos doestado e das autarquias – torre do tombo)- Arquivos dos ministérios, alguns dos quais históricos (A. Histórico militar,A. Geral da marinha, A. Casa da moeda, A. Imprensa nacional, A. Tribunal decontas, etc.)- Arquivos distritais e municipais (Lisboa, Porto, Coimbra, …)- Arquivos particulares (Misericórdias, hospitais, igrejas…)

Em termos empresariais, o arquivo designa basicamente:

a) O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo ou de sector,assegura a organização sistematizada da informação/ documentação, a suaconservação e o seu acesso a consulta;

b) O conjunto de documentos reservados que sãoconservados pela empresa segundo métodos de classificaçãoe durante períodos de tempo pré-determinados pela lei oupelas suas conveniências;

c) O local onde estes documentos são conservados.

2. Classificação dos Arquivos

Os arquivos são normalmente classificados quanto à forma deorganização, à frequência de consulta, à posição dosdocumentos e ao grau de informatização.

2.1. Forma de Organização dos Arquivos

Centralizados

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Nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se habitualmentecentralizado no único sector e é comum aos vários serviços. Todos osdocumentos são dirigidos para classificação a umgabinete/órgão/funcionário especializado, que além de receber, registar,

distribuir e expedir o correio, organiza e conserva a documentação.

Descentralizados

Nas grandes empresas, cada sector/pessoa tem em principio a possibilidadede ter o seu arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou acessoinformático por outros sectores ou pela administração. Embora comalgumas vantagens, este método exige para o seu bom funcionamento: - A existência de um regulamento interno bem detalhado que definaclaramente as normas de funcionamento do arquivo

- A definição da responsabilidade de cada funcionárioDirigidos ou mistos

Há por vezes vantagens em combinar os dois sistemas anteriores,centralizando a coordenação e fiscalização do sistema geral edescentralizando a informação específica de cada departamento/ sector.

2.2. Frequência de Consulta Activos

São constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso ede que se prevê a necessidade de consulta frequente.

Semi-activos

Reúnem os documentos com baixo índice de consulta, ou de consultaperiódica.

Inactivos ou mortos

Contêm documentação que por razoes de ordem fiscal, jurídica, ou históricadeve ser conservada, sendo a sua consulta feita apenas em casos especiais.

2.3. Posição dos Documentos

Horizontais

Os documentos são arquivados horizontalmente uns a seguir aos outros, emestantes ou armários com prateleiras.

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Verticais

Neste sistema, os documentos são colocados verticalmente uns após osoutros. Usa-se para volumes encadernados dossiers e caixa de cartão,vídeos, etc.

Suspensos

Toda a documentação é colocada em pastas ou bolsas de papel kraftcontinuo, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior e emclassificadores que deslizem numa estrutura metálica. As pastas podemapresentar visibilidade superior lateral, ao encontrarem-se colocadas emgavetas. São muito usados para arquivo dos processos.

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Rotativos

Os documentos são presos a um sistema que roda em torno deum eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com oarquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado emarmário próprio.

2.4. Nível de Informatização Não informatizados ou tradicionais

Parcial ou totalmente informatizados

Totalmente informatizados

A informação chega hoje em dia a uma organização vinculada de formasmuito variadas: correio normal, correio electrónico, telecopia, imagens emvídeo ou fixas, anotações ou mensagens áudio, etc.

Há assim tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos empapel e o arquivo electrónico da restante documentação. No entanto, osdois sistemas interpenetram-se, dependendo a sua utilização da dimensãoda empresa e do seu sistema de trabalho (ver ponto 5-o arquivo electrónicoe a micro filmagem).

3. Funções do Arquivo

Vimos já que as funções básicas do arquivo consistem na recolha,conservação e criação de condições de segurança e fácil consulta dosdocumentos. Compete assim ao arquivista:

• Seleccionar a documentação recebida e emitida. E necessário saberfazer a tiragem correcta dos inúmeros documentos que diariamente

chegam à empresa, separando os realmente necessitam de serarquivados.

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• Dar entrada, registar e classificar/codificar/sinalizar os documentos aarquivar. O registo e feito de forma cronológica e a classificaçãosegundo critérios predefinidos. A classificação exige atenção,reflexão e disciplina, sobretudo na codificação dos documentos, queconsiste na sua identificação através de um conjunto de símbolos

predeterminados

• Ordenar e arquivar os documentos, de forma a facilitar a sua busca egarantir a sua preservação.

• Conservar os documentos, guardando-os em locais adequados, deforma a permitir simultaneamente a sua segurança e o seu fácilacesso para consulta.

• Actualizar e expurgar o arquivo, reorganizando-os e libertando-o deelementos ultrapassados ou desnecessários, de acordo com os prazos

estipulados na lei (cinco ou dez anos, conforme a sua natureza) e/ouos interesses da empresa.

• Zelar pela reimpressão do arquivo.

4. Fichas

4.1. Conceito de Ficha

As fichas são documentos de formato e disposição gráfica normalizadocontendo informações organizadas e sistematizadas que permitem umagrande facilidade de utilização e consulta.

Para além da variedade de dimensões, material e estruturação as fichasclassificam-se quanto à possibilidade de actualização, e quanto à sua formade detecção e localização.

4.2 Tipos de Fichas

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Rui BernardinoEstatísticas: As que contem elementos que não se destinam em princípio asofrer alterações (por ex., fichas de biblioteca)

Dinâmicas: As que são susceptíveis de permanente actualização (por ex.Fichas de armazém).

“Cegas”: As que se colocam sobrepostas ou umas atrás das outras, ficandovisível apenas a primeira.

Parcialmente Visíveis: As que permitem a visibilidade do titulo e / ou outroselementos importantes que são necessários destacar

Com sinalizadores: As que são acompanhadas de separadores, indicativos/Sinalizadores/cavaleiros, incorporados ou não nas próprias fichas(Alfabéticos, numéricos, por assuntos, etc.).

5. Ficheiros

5.1. Conceito de Ficheiro

É um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo deinformação, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa,gaveta ou móvel próprio.

5.2. Tipos de Ficheiros

Horizontais

- Com as fichas em posição horizontal

Verticais

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Rui Bernardino- Com as fichas em posição vertical

De consulta directa

Remissíveis

Remetendo para outros com informações mais pormenorizadas

Tradicionais

Informatizados

6. A Organização e Eficácia do Arquivo

6.1. Informação Arquivo e Actividade Empresarial

Para o bom funcionamento de qualquer organização e essencial reunir emarquivo a documentação e a informação necessária e/ou útil, enviada erecebida, criando assim um centro de consulta e fornecimento deinformações.

Esta necessidade e tanto mais premente quanto maior for a organização,porque haverá um maior perigo de desconhecimento de informaçãoimportante, perda de tempo na procura, ou ate extravio de documentação,o que se traduz na desorganização dos serviços administrativos queafectara toda a Empresa.

A gestão eficaz e eficiente da informação passa assim pela organizaçãoadequada do arquivo, onde a electrónica tem vindo a desempenhar um

papel cada vez mais relevante.6.2. Circuitos Administrativos

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Rui Bernardino

Associado ao arquivo encontra-se o circuito de entrada e saída dedocumentos.

Em princípio, os documentos sob a responsabilidade do arquivo constituem

processos, não devendo por essa razão ser consultados separadamente.Cada utente deverá assim solicitar o processo completo para consulta.

Quem utiliza o arquivo é responsável pelos processos/ documentos quesolicita, e deve rubricar a ficha de controlo quando os levanta. Se osentregar a qualquer outra pessoa sem dar conhecimento ao arquivocontinuará a ser responsável.

A documentação saída deverá ficar na posse do utilizador o tempoestritamente necessário para o tratamento do assunto em causa, devendoser estabelecido um tempo máximo para devolução (30 dias, por ex.).

É também necessário estabelecer um sistema rápido e de fácil visualização,e que permita ao arquivista detectar os processos em falta (por ex, fichasde saída com cavaleiros).

6.3. Eficácia do Arquivo

A eficácia do arquivo é medida basicamente:

- Pela rapidez e segurança com que os processos chegam às mãos dosrequisitantes;

- Pela frequência com que são feitos os pedidos

Quais os índices dessa eficácia?

O movimento do arquivo, que se define pela relação entre o número dedocumentos requisitados por ano e o número de documentos arquivados:

N. de documentos requisitados/ ano N. de documentos arquivadosSe o resultado atingir o 10 % pode considerar-se satisfatório; abaixo desteíndice, revela a existência de material inútil que está a sobrecarregar oarquivo.A organização do arquivo, que é encontrada, confrontando o numero dedocumentos procurados com o numero de documentos não encontrados:

N. de documentos não encontrados N. de documentos procurados

Até 0,3%, pode-se considerar razoável a organização; acima deste valor, háque rever o sistema.

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Rui Bernardino

Ficha de trabalho

Estabeleça brevemente

1. Os conceitos de:

a) Arquivologiab) Arquivo empresarialc) Fichas e ficheirosd) Circuito administrativoe) Eficácia do arquivo

2. As finalidades básicas do arquivo.

3. As razões por que se devem conservar os documentos .

4. A classificação dos arquivos.

5. Os principais arquivos públicos.

6. As funções do arquivista.

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Rui Bernardino

CAPÍTULO IIIA Planificação e a Organização do ArquivoA organização do arquivo esta directamente ligada a dimensão da empresa;à sua actividade e ao seu sistema de trabalho.

Assim o planeamento e a organização ao arquivo devem ser feitosequacionando:

• O número de utilizadores e o pessoal disponível;

•

O volume da documentação e o tipo de utilização previsível(permanente, frequente ou esporádica);

• O espaço físico e a localização estratégica.

1. As Condicionantes Ergonómicas

De uma forma genérica podemos dizer que o arquivo deve ser funcional eeficaz, obedecendo aos requisitos seguintes:

• Ser instalado em local amplo, arejado, com pouca humidade, a umatemperatura adequada e constante, com iluminação que facilite a

busca e a consulta;

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Rui Bernardino• Estar “à mão” e ser acessível sem prejuízo da preservação e

segurança dos documentos;

• Ter custo reduzido;

• Apresentar um aspecto agradável e decorativo.

Quais as principais regras a observar?

• O custo do arquivo de um documento (bem como da sua procura)deve ser inferior ao custo da sua falta ou substituição;

• A organização deve ser feita por classes de documentos segundoregras claras pré-definidas, prevendo a sua extensão e reclassificaçãofuturas;

• Deve conservar-se apenas o indispensável e durante o tempoexigindo pela lei (prazos de conservação e prescrições) ou pelosinteresses da empresa.

Convém assim determinar:

A adequação do local aos fins a que se destina

A escolha do equipamento e a sua disposição e agrupamentoergonómicos;

As medidas de protecção contra problemas naturais e riscos desegurança;

As normas de arquivo, acesso, consulta e circuitos administrativos.2. Localização e Instalação

Até há relativamente pouco tempo era habitualreservar para o arquivo os espaços e instalações“excedentes”, ou que não serviam para outra coisa(arrumos, anexos, caves, sótãos, corredores, etc.).

Hoje compreende-se que é importante que alocalização seja estratégica e que a instalaçãoobedeça a critérios de racionalidadecuidadosamente definidos que determinam o graude eficiência e eficácia da utilização do arquivo,pelo que se deve ter fundamentalmente em conta.

- O grau de centralização/descentralização doarquivo;

- O nível de informatização;

- O tipo e frequência da utilização prevista;- A ergonomia e a operacionalidade.

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Rui Bernardino

Estes factores inter-condicionam-se: - Nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se normalmentecentralizada numa única divisão, que serve todos os sectores; nas grandes

empresas, cada sector tende a ter um arquivo próprio recorrendofrequentemente à informatização para centralizar a informação epossibilitar a consulta inter-arquivos.

- O nível da informatização depende por sua vez do grau de centralizaçãoou descentralização ao arquivo, do volume de informação e documentaçãoa tratar, da existência de equipamento e pessoal especializado e do sistemade trabalho da própria empresa;

- A localização e instalação dependem também da frequência da consulta edo tacto desta se processar habitualmente no arquivo ou ser feita noutrolocal

- Há que ter igualmente em conta a economia de tempo e esforço na buscae procura, a fluidez dos circuitos administrativos e a funcionalidade globaldo sistema.

2.1. A Instalação

Na instalação deve-se considerar: A iluminação, ventilação e eliminação de ruídos;

A escolha de equipamentos e acessórios;

As medidas de conservação, manutenção e segurança.

2.2. Iluminação, Ventilação e Eliminação de Ruídos A iluminação deve ser cuidadosamente estudada, paraeliminar reflexos ou cintilações, com possível gradação

ou regulação e ecrãs dotados de filtros protectores,recorrendo-se se necessário a consulta de um técnicoem luminotecnia.

A ventilação, grau de humidade e temperatura devemser apropriados a conservação dos documentos (caixade ar, ventilação natural, ar condicionado, etc).

A eliminação dos ruídos pode ser feita através deinsonorização de paredes e soalhos, colocação devidros duplos, etc.

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Rui Bernardino

3. Equipamentos e Acessórios

O acondicionamento é importante na conservação e utilização funcional doarquivo. Daí a necessidade de escolher equipamento sólido, em materialadequado, bem dimensionado relativamente aos fins a que se destina,apropriado a distribuição ergonómica e a futura extensão do arquivo(módulos em encastráveis, empilháveis ou extensíveis, gavetas de tamanhopadronizado e providas de rolamentos de esferas, etc.).

Para se poder fazer a melhor escolha, de acordo com as condicionantes járeferidas é necessário conhecer os modelos e características dos elementosdo sistema disponíveis no mercado: equipamento (peça ou peças que irãoconter o arquivo, estantes, armários, ficheiros, etc.) e acessórios (materiaisauxiliares – fichas, guias, dispositivos de intercalação etc.).

3.1. Estantes e Armários

Os dossiers são habitualmente colocados (protegidos ou não

por caixas próprias) estantes (abertas ou de vitrine) ouarmários, cujas dimensões dependem naturalmente doespaço disponível e do volume das pastas arquivar, devendo

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Rui Bernardinoconstituir um conjunto harmónico entre si (do mesmo material e cor,formando módulos, etc.). e relativamente ao restante mobiliário.

A sua disposição deve ser tão ergonómica quanto possível (distâncias,alturas de prateleiras, etc.), devendo dar-se particular atenção a

distribuição dos dossiers, de forma a seguir uma ordem lógica oucronológica, colocando os de consulta mais frequente nos locais que exijammenor deslocação ou esforço do utilizador.

3.2. Pastas, Arquivadores e Classificadores

A documentação a ser arquivada é colocada em pastas, a que também seda o nome de classificadores, arquivadores ou dossiers e cujos formatos,larguras de lombada e dispositivos de fixação são normalizados.

De que depende a sua escolha?

Da utilização prevista Quando destinados a simples consulta, em que não é em princípio

necessário (ou ate nem convêm) retirar qualquer elemento, podem (e porvezes devem) ser utilizadas pastas ou dossiers que obriguem a retirada aoconjunto para o acesso a um documento.Se pelo contrário se destinam à elaboração de trabalhos ou arquivo vivo,devem ser providos de argolas, estar suspensas ou introduzidas noutrosistema que possibilite a introdução ou retirada dos documentos ou a suatroca de posição.

As pastas suspensas, alem da economia de espaço que representamfacilitam e tornam mais rápida a sua localização.

A qualidade do material e a necessidade de protecção especial (caixas

próprias, material plástico, acetados, etc, são determinados pelaimportância dos documentos, pela frequência da sua consulta ou manuseioe pela utilização exclusiva em gabinete ou no exterior.

De qualquer forma, os documentos importantes não devem ser furados,clipados ou agrafados directamente, mas inseridos em bolsas individuaistransparentes ou organizados em processos (dentro de pastas próprias,reunidos com baguettes etc.)

Do volume e dimensão dos documentos

A maior parte das pastas corresponde ao formato A4, embora haja modelospara outros formatos especialmente A3 e A5.

20




Rui BernardinoO volume determina por sua vez a largura da lombada, que oscila entre umou dois mm para pastas individuais ou pequenos processos e oito a dez cmpara grandes volumes.

Convêm assim escolher o formato e o tamanho das pastas, de forma a

rentabilizar o espaço, respeitar a estética e dar um aspecto tanto quantopossível uniforme e organizado ao conjunto, sem prejuízo dos elementosdistintivos facilitadores da procura e consulta. Usam-se por vezes coresdiferentes (da pasta, da lombada, da etiqueta, aos sinalizadores, etc.) paracada assunto, tipo de arquivo ou departamento, o que permite rápidalocalização e a detecção de dossiers fora do lugar.

3.3. Separadores e Guias Para facilitar a localização rápida usam-se dispositivos de intercalação ouseparadores e guias.

As guias móveis têm tiras de inserção de metal ou de plástico (cavaleiros),enquanto as imóveis apresentam saliências que servem de índices deconsulta (pestanas).

3.4. Ficheiros

O seu tamanho, dimensões e estruturas dependem do tipo de fichas que sedestinam a conter.

21




Rui BernardinoEntre os vários tipos de ficheiros (horizontais, verticais, suspensos ourotativos), há que escolher os que melhor se adaptem as finalidades a quese destinam.

No centro de saúde, por exemplo, em que a documentação dos doentes se

encontra reunida em processos mantidos nos serviços administrativos e éfacultada aos gabinetes médicos para consulta, é de toda a conveniência autilização de ficheiros rotativos suspensos em armários fechados, quearmazenam um grande número de pastas suspensas, facilitam a busca epermitem manter a confidencialidade dos registos.

Como regra geral, devem ser escolhidos ficheiros que permitam umaarrumação rápida e uma localização fácil.

4. Conservação, Manutenção e Expurgo

Para além das condicionantes ergonómicas já estudadas – manutenção deuma temperatura, grau de humidade e ventilação adequados a conservaçãodos documentos – há que estabelecer medidas de profilaxia e remedeio dosproblemas naturais:

Tratamento anti-fungos de paredes e soalho; Pintura anticorrosiva de móveis metálicos; Limpeza e desinfecção periódicas; Utilização de ecrãs protectores (filtros, persianas, transparentes, etc.) Instalação de ventiladores, desumidificadores ou ar condicionado.

4.1. Prazos de Conservação

O prazo de conservação de um documento é o período que deve decorrerdeste a data em que e elaborado ate à data em que vai ser destruído. Esteprazo e normalmente fixado em anos, havendo a considerar:

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Rui Bernardino- Os prazos de conservação funcional, fixados pela própria empresa, deacordo com o interesse que para ela representa a informação neles contida,e que raramente ultrapassam o prazo legal.

- Os prazos de conservação (retenção) legal, que são fixados pelalegislação (habitualmente de 5 ou 10 anos, conforme a natureza dodocumento).

Nos termos do Código Comercial, “todo o comerciante é obriga do aarquivar a correspondência e telegramas que receber, os documentos queprovarem pagamentos e os livros da sua escrituração mercantil, devendoconservar tudo pelo espaço de 10 anos” (art. 40º). Tratando-se de umasociedade, o prazo termina 5 anos depois da liquidação.

Para efeitos fiscais, o prazo de conservação da escrita é de 5 anos (art. 134do Código da Contribuição Industrial, art. 52º do Imposto sobre o valorAcrescendo).

4.2. Actualizações e Expurgo

A actualização da informação e a destruição (expurgo) dos documentos sãohoje mais do que nunca uma necessidade, para evitar erros, e acumulaçãodesnecessária e contraproducente de documentos.

Torna-se assim essencial rever e actualizar periodicamente os arquivos.

Como se deve processar a actualização?

- Transferindo do arquivo activo para o semi-activo os documentos quedeixaram de ter interesse imediato.

- Guardando no arquivo “morto” os documentos que, embora sem previsãode consulta, continuam a ter interesse para a empresa.

- Libertando o arquivo de documentação ultrapassada, e de informação quedeixou de ser necessária, pertinente ou mesmo correcta (preços antigos,impressos e minutas que foram reformulados, etc.).

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Rui Bernardino

5. Segurança

Para além das medidas preventivas a ter em conta na instalação –equipamento anticombustível, extintores, automáticos, sinalização dealarme, etc. -, há que fazer a previsão de risco relativamente adeterioração, destruição, extravio ou roubo.

Como aumentar a segurança do arquivo?

• Estabelecendo normas de acesso e utilização, de manuseio e consultade documentos confidenciais, obras raras ou facilmente deterioráveis,

(com recurso a acetatos de protecção, duplicados, microfilmagem,etc.)

• Proibição de fumo no local.

• Introduzindo dispositivos de retenção de fichas e documentos, eutilizando cofres e fechos especiais.

A segurança no arquivo informático

No arquivo informático, há já vários sistemas de segurança:

Códigos de identificação (Códigos Pin e User-ID, por ex.) a palavras-chaves de acesso (“passwords”);

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Rui Bernardino Bloqueio da entrada após um número pré-determinado de tentativas;

Protecção anti-vírus;

Organização de duplicados para o caso de falha no sistema(“backups”).

Ficha de trabalho

1. Na Empresa W, instalada numa rua de grande movimento e ruído, numedifício antigo com problemas de instalação eléctrica, infiltração dehumidade e poeiras, o arquivo encontra-se num corredor sombrio, emestantes abertas enferrujadas, onde a documentação se encontra guardadaa esmo, em caixas de cartão em mau estado.

Enumere as medidas a tomar para modificar este estado de coisas erecuperar e reorganizar o arquivo.

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Rui Bernardino

CAPÍTULO IVSistemas de Classificação,Codificação e Ordenação

1. Classificação e Codificação

De uma forma genérica podemos dizer que a documentação é organizadapor um processo segundo o qual se identificam e agrupamsistematicamente os documentos, de acordo com as suas afinidades oucaracterísticas comuns, de modo a formar grupos homogéneos. Pretende-seassim: - Reunir de forma lógica os documentos e a informação;- Proporcionar o seu fácil e rápido acesso sempre que necessário;- Detectar com facilidade o extravio de qualquer documento.

O sistema de arquivo deve ser simples e útil, permitindo o seu futuroaperfeiçoamento, actualização e expansão.

Para atingir estes objectivos, há que conhecer e saber utilizar racionalmenteos sistemas de classificação, codificação, indexação e ordenação.

1.1. Classificação

Classificar é dividir o material segundo determinados critérios a fim defacilitar o seu encontro e permitir um melhor conhecimento do própriomaterial.

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Rui BernardinoMuitas vezes a classificação pressupõe a existência de caracteres distintivosque permitem diferenciar cada um dos elementos. Por exemplo,classificando determinados documentos em bancos. Os elementos dessaclasse poderiam ser distinguidos pelas siglas dos bancos: BNU, CGD, etc.

A este processo pode chamar-se codificação.

A classificação procura as características que ligam entre si os documentose a codificação cria-as no caso de se revelarem imperfeitas para os fins quenos propomos atingir.

Quer a classificação, quer a codificação procuram atribuir uma designação,uma identificação, um “nome” a cada documento e reagrupá-los depois emalíneas e características semelhantes.

A identificação do documento pode ser feita por:

. Nome

Do autorDo remetenteDo destinatário…

. Nome da coisa classificada

. Assunto tratado no documento classificado

. Data em que foi recebido, expedido ou redigido

. Número atribuído a tudo o que é classificado

A cada um destes critérios corresponde um tipo de ordenação especial:

. Alfabético. Geográfico. Numérico. Por assunto ou tema (ideológico). Cronológico

Cada um dos métodos de ordenação pode aplicar-se isolado ou emcoordenação com os outros. Ex: Lista telefónica, páginas amarelas.

1.2. Codificação

A codificação designa os símbolos utilizados para codificar os documentosclassificados. Esta une as características dos documentos encontrados naclassificação.

A codificação pode efectuar-se utilizando números, letras, ou mesmo acombinação de ambos.

Em geral, a preferência vai para os números.

1.2.1 Tipos de Símbolos

1.2.1. Símbolos alfabéticos Vantagens

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Rui Bernardino - Maior número de posições: são 26 símbolos alfabéticos contra 10numéricos.- Podem sugerir a identidade dos nomes simbolizados.

Desvantagens - Podem ser incómodos e difíceis de ler,- Maior possibilidade de erro na codificação.

Símbolos numéricos - Podem ser manuseados mais facilmente;- A sua leitura a compreensão é mais imediata.

Permitem identificar a posição relativa de 2 símbolos assinalando o númerode termos que os separam. Ex: não é evidente que a distância entre f e pseja igual à existente entre 6 e 16

Símbolos alfanuméricos

Permite, quando se tem de classificar um grande nº de termos, utilizarsímbolos mais curtos do que os simples símbolos numéricos. Ex: matrículasdos carros.1.2.2. Significação dos Símbolos Os símbolos deverão exprimir clara e imediatamente as alíneas querepresentam.

Código Descrição

13020 Lâmpada de 20 watt13025 Lâmpada de 25 watt13100 Lâmpada de 100 watt

1.2.3. Os Códigos por Conjuntos ou Agrupados Códigos baseados na sucessão de numeração

Código estabelecido em sucessões simples de números.

Ex: 123

Os códigos por conjuntos Os códigos por conjuntos fixam-se estabelecendo conjuntos de números emordem progressiva a cada categoria de alíneas a codificar.

Em cada conjunto deixam-se números livres para permitir futurosacrescentos às alíneas compreendidas na classificação correspondente.

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Rui Bernardinoa)

123

Os códigos decimais Sucessão decimal dos números

Ex: 1.1.1.1.2.

Os códigos por grupos

Num código por grupos, os algarismos que o compõem são dispostos emgrupos ou campos, designando cada um destes uma das classificações aque pertence a alínea codificada.

Uma vez que a posição de cada algarismo ou grupo de algarismos tem umsignificado exacto, o número dos algarismos compreendidos em cadacampo deve ser pré-estabelecido, do mesmo modo para que não soframmodificações, a sucessão dos diversos campos.

A um código deste género poderiam atribuir-se os seguintes significados:

Se o código assumisse esta configuração: 121 5 02 2730 - o seu significadopoderia ser o seguinte: o vendedor 121, pertencente à filial 05, que operana zona 2, efectuou uma venda do produto 2730.

Os códigos em grupos são especialmente indicados para uma elaboraçãomecânica dos dados, pois podem ser facilmente extraídos e tabelados,qualquer que seja a classificação prevista. Podem, além disso, serfacilmente memorizados, graças ao claro significado que possuem osalgarismos de acordo com a sua posição.

1.2.4. A Classificação Decimal de Dewey

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Rui Bernardino

Este sistema, também conhecido por sistema de Dewey (de Melvil Dewey,que o idealizou em 1873) ou C.D.U. – Classificação Decimal Universal –,constitui uma variante do sistema ideológico, metódico ou analítico.

E sobretudo usado para arquivos de volume considerável e grandecomplexidade e variedade de classes (arquivos e bibliotecas municipais),sendo a sua principal aplicação, relativamente as empresas, o POC (PlanoOficial de Contabilidade).

Tem por base um plano de divisão das matérias em 10 classes (de 0 a 9),cada uma das quais se pode subdividir até outras 10 subclasses e assimsucessivamente.

Para a sua implementação terá obrigatoriamente que ser estabelecido umplano de arquivo elaborado de forma a considerar a limitação decimal e asnecessidades futuras.

Tem a vantagem de agrupar matérias ou assuntos, enquanto o numéricosimples os separa. Além disso, tem uma referência prática, e fácil de aplicare é uniforme.

Este sistema pode ainda ser alargado (método decimal derivado),considerando mais do que um algarismo por grupo (normalmente com 100posições, de 0 a 99).

Conclusão

Ao executar-se um plano de codificação procura-se promover ahomogeneidade dos critérios de classificação e fazer com que aclassificação corresponda aos fins para que é efectuada.

Assim, na preparação deste plano torna-se necessário definir objectivos aalcançar e conhecer adequadamente quer o material a classificar, quer astécnicas de classificação.

Só depois de um estudo das exigências efectivas de cada empresa épossível efectuar a escolha de um sistema de classificação satisfatória.

Um dos problemas da classificação é que, muitas vezes, sente-se anecessidade de classificar os mesmos documentos sob diversos aspectos. Asolução passaria por efectuar a classificação sobre todos os aspectos, nãofosse o dispêndio de tempo espaço e o erro da duplicação de informação.

Assim, aconselha-se a adoptar o sistema mais procurado.

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Rui Bernardino

Os códigos também têm que ser planeados. Cada vez mais, com ocrescente número de informação, há a tendência de se apoiar em códigospara a classificação de dados. No decurso das operações de codificaçãodeverá ser elaborada a sua descrição que deverá constituir o ponto de

partida para futuras referências. A terminologia adoptada deverá sersempre normalizada.

2. Ordenação

A ordenação dos documentos deve ser feita de acordo com um critério declassificação adequado à consulta (por nomes, ordem de entrada, datas,assuntos, áreas de vendas, etc.).

Há vários sistemas de ordenação, que se podem combinar entre si:

Alfabéticos Numéricos Ideológicos Alfanuméricos Geográficos Cronológicos

2.1. Ordenação Alfabética

A ordenação alfabética fundamenta-se, como o nome indica, na sucessão deletras do alfabeto. É usada, por exemplo, em ficheiros de pessoal, clientes e

fornecedores, listagens, guias, etc. Este tipo de ordenação constitui a basede muitos planos de classificação pois é a técnica mais simples.

Esta técnica não exclui a possibilidade de se utilizarem outras técnicas deordenação que, por vezes, são complementos necessários.

Nota: mesmo que utilizando outro sistema de ordenação, por exemplo oideológico ou geográfico, estas categorias ordenam-se alfabeticamente.

2.1.1. Vantagens e Desvantagens

Vantagens:

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Rui Bernardino Simplicidade no plano de ordenação, pois o nome é o único elemento

necessário para ordenar o material; Familiaridade como critério de ordenação pois este é um dos mais

tradicionais Elasticidade: é sempre possível inserir novos nomes no local exacto; Baixo custo: o material pode ser arquivado em aparelhos simples e

económicos; Possibilidade de se encontrar facilmente uma posição.

Desvantagens: É fácil surgirem dúvidas e cometerem-se erros. Pode acontecer que

as pessoas que ordenam e as que efectuam a procura não sigamsempre os mesmos critérios;

Quanto mais o material aumenta mais frequentes são os casos dehomonímia (repetição dos nomes).

Uma vez que não há regulamentação vinculativa, possibilita divergências nocritério de ordenação, problemas de homonímia e dificuldade de expansão.

Assim, a sua utilização não pode ser “cega”, sendo necessário estabelecerregras fixas e critérios de orientação bem definidos, sobretudorelativamente à palavra de ordem, ou seja a palavra-chave que vai servir dereferência para a ordenação.Na organização das turmas, por ex., considera-se habitualmente o primeironome e a ordenação palavra a palavra, entretanto que na lista telefónica deassinantes se usa a ordenação por apelido.

2.1.2. Critérios de Ordenação Alfabética Os nomes podem ordenar-se das seguintes formas

Pelo primeiro nomePelo apelido

Dentro destes critérios pode ainda optar-se por uma ordenação alfabética

letra-a-letra oupalavra-a-palavra.

Embora o ponto de partida seja sempre o da disposição das letras noalfabeto, há que estabelecer o critério a seguir:

Nome a nome ou palavra a palavra Entre dois nomes com letras iguais, vem em primeiro lugar o que acabarprimeiro (tiver menos letras)

Ex.: Manuel vira antes de Manuela

Os nomes designativos por uma inicial precedem qualquer outro que

comece por essa inicial mas não se encontre abreviado

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Rui BernardinoEx.: D. Pacheco virá antes de Dário Magalhães

Se o primeiro nome for igual, faz-se a selecção de acordo com o 2º nome

Ex.: Joana Maria virá antes de Joana Sofia

Letra-a-letra Os nomes consideram-se como tornando uma só palavra:

Ex: Gilberto Silva vira antes de Gil Gomes.

G I L B E R T O S I L V AG I L G O M E S

Exercício: Ordene os seguintes nomes, pelo primeiro nome, letra-a-letra e

palavra-a-palavra. Sandrine JesusSandro Castro AndréP.PiresPaulo FonsecaMarialba FozPaul SimonMaria Luz PauloMaria Luzia Andrade Exercício: Faça o mesmo com os seguintes nomes

A. BrásAnabela FonsecaAna MariaAniceto BorgesA. NóbregaAna Bela Fonseca

2.1.3. Regras de Ordenação Alfabética Para que a ordenação alfabética seja eficiente é necessário estabelecer

regras para garantir a necessária uniformidade no trabalho efectuado. Estasregras visam:

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Rui Bernardino Facilitar o trabalho de entrada e procura; Reduzir ao mínimo os casos duvidosos; Evitar as interpretações subjectivas.

A regra mais importante é utilizar sempre e sempre o mesmo critério deordenação.

Pelo primeiro nome i. Omitem-se os artigos definidos e indefinidos. Ex: Rosa Maria da Silva ficaRosa Maria Silva.

Nota: omitirem-se os artigos é a opção mais comum. Com a evolução e adiversidade dos dias de hoje já se vêm também sistemas de ordenação emque estas partículas não são omitidas podendo optar-se por deixar o artigocomo está ou colocando-o entre parêntesis. No entanto, estes artigos nunca

são considerados na alfabetação bem como outros como “e”.ii. Consideram-se as abreviaturas e os números como escritos por extenso StªMaria

SantaMaria

Mª Jesus Maria Jesus

Nota: todas estas regras também são aplicadas na ordenação por apelido.

Por apelido

i. O apelido surge em primeiro lugar com uma vírgula seguido dos restantesnomes pela sua ordem natural.

AníbalBarbosa

Barbosa,Aníbal

João CarlosCorreia

Correia, JoãoCarlos

No caso de mais do que um apelido, é o ultimo que se considera (exceptoquando formam nomes compostos).

Ex.: |António Albino Ribeiro Soberano|Soberano, António Albino Ribeiro mas

|Ana Maria São Vicente|São Vicente, Ana Maria

Sendo o último apelido igual, é a palavra seguinte que estabelece a ordem aseguir (nome próprio e depois os restantes apelidos, pela ordem habitual donome).

Ex.: Joaquim Barbosa Barbosa, Abel

Abel Barbosa Barbosa, JoaquimPedro Barbosa Barbosa, Pedro

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Rui Bernardino

ii. Tal como na ordenação pelo primeiro nome os artigos são: - Ou omitidos

- Ou deixados no nome conforme a sua apresentação

- Ou colocados entre parêntesis no final do nome a que pertencemEm nenhumasituação sãoconsiderados naordenação.

José Prates daCosta

Costa , José Prates

Fernando de

Araújo Dias

Dias, Fernando de

AraújoCarla de Jesus dasDores

Dores (das), Carla Jesus (de)

iii. Os nomes compostos por um substantivo e um adjectivo ligados ou nãopor um hífen não são separados. Sérgio CasteloBranco

Castelo Branco,Sérgio

Heitor Villas

Boas

Villas Boas,Heitor

Paulo boa Hora Boa Hora, Paulo

iv. Os nomes como Santa, Santo ou São seguem a mesma regra. Luís Santa Rita Santa Rita;

Luís

João São Joaquim

São João Joaquim

v. As partículas estrangeiras se escritas com iniciais maiúsculas sãoconsideradas como parte integrante do nome. O’, D’, Von, Van, Mac, Mc, Du,La, Di, Del, Das, Le.

John O’Brien O’Brien, John

Eric Von Johnson

Von Johnson,Eric

vi. Os nomes ligados por apóstrofo são considerandos como uma só palavra:

Armindo

Sant’Ana

Sant’Ana,

Armindo

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Rui Bernardinovii. Os nomes orientais (japoneses, Chineses, Árabes, etc) são registados naordem em que se apresentam Alben Abig Alben Abig

Li Jutang Li Jutang

Mão Tsé tung Mão Tsé Tung

viii. Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome quecorresponde ao da família do pai

José HernadezXavier

Hernandez Xavier, José

Miguel CervantesSavreda

CervantesSavreda, Miguel

ix. Os nomes ligados por “e” não se separam

João Canto eCastro

Canto e Castro, João

Pedro Vale eAzevedo

Vale e Azevedo,Pedro

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Rui Bernardino

Exercício de Revisão: Ordene os seguintes nomes, pelo apelido,letra-a-letra e palavra –a-palavra

Luís Filipe Boavista MarquesAdriana André da BoavistaCélia de AndradeGustav Von BlickAdriano Silva Boa VistaPaulo João Nobre

Tiago Carvalho e Melo Joaquim José AndréDr. Pimenta de MarquesFilipa José da VontadeCélia de Andrade

Luís Filipe Paulo Marques João José AndréGustav Von BlickVânia Sofia CarvãoPablo Andraz Del CantoFilipa Nóbrega e Mello

x. Os números que fazem parte do nome, quer no fim, que no início devemser considerados como se estivessem escritos por extenso. 2 Sentinelas 2(duas)

sentinelas

Forma 85 Forma 85 (oitentae cinco)

2001 Prendas 2001 (duas mil euma) prendas

xi. Os nomes das empresas devem ser registados como se apresentam Pastelaria BoaHora, Lda

Pastelaria BoaHora, Lda

Barbosa eSousa, SA

Barbosa eSousa, SA

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Rui Bernardino

xiv. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas com ou sempontos entre as letras devem ser ordenadas como se o conjunto de letrasque os formam fossem uma palavra.

CMFIEFPUNESCOONU

xv. Quando uma empresa ou instituição for conhecida para além do seu

nome por extenso, também por uma sigla, o arquivista deverá optar pelaforma de ordenação que melhor atenda às necessidades da organização,utilizando sempre o mesmo método. CGD Caixa Geral de

Depósitos

NERA Núcleo Empresarial daRegião do Algarve

ANJE Associação Nacionaldos Jovens

Empresários

AMAL Associação dosMunicípios do Algarve

xvi. As empresas com várias filiais são ordenadas pela ordem alfabética daslocalidades

Ex:

BES, Porto BES, AveiroBES, Lisboa considera-se BES, CoimbraBES, Faro BES, FaroBES, Coimbra BES, LisboaBES, Aveiro BES, Porto

xvii. Os nomes absolutamente iguais distinguem-se colocandoseguidamente (entre parênteses ou separados por hífenes ou vírgulas) osnomes das terras das naturalidades, profissões, graus hierárquicos,departamentos, etc.

Ex:

Sá, João (Beja) Sá, João (Arq.) Sá, João(Arm.)Sá, João (Cacém) Sá, João (Eng.) Sá, João (Cont.)

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Rui BernardinoSá, João (Damala) Sa, João (Med.) Sá, João (Mark.)

xviii. As traduções de nomes estrangeiros, que devem ser ordenados peladesignação de origem.

Ex: Bordeaux considera-se Bordeaux e não Bordéus.

2. Classificação Numérica

Neste sistema, muito utilizado para a ordenação da documentaçãocomercial (notas de encomenda, facturas, recibos, etc.), atribui-se umnúmero aos documentos que são recebidos e aos que são expedidos (N deentradas e de saída respectivamente). Este processo é feito normalmentecom um numerador, ou numerador/ datador.

Vantagens e desvantagens

São vários os inconvenientes deste sistema: codificação demorada e comriscos de erro, dificuldade de encontrar um documento sem o número de

ordem que lhe foi atribuído, pesquisa efectuada em duas fases(descodificação e pesquisa propriamente dita), e impossibilidade deintercalar novos documentos.

Tem contudo vantagens apreciáveis: é de fácil leitura e aplicação, não sepresta a divergências, tem uma localização imutável e sobretudo permite ofácil controlo e detecção do extravio de um documento.

Para facilitar a localização dos documentos, utilizam-se muitas vezes dois jogos de fichas, constituindo-se um ficheiro de referência alfabética auxiliar,que apenas funcione para saber o Nº que recebeu o documento que se estaa procurar.

A correspondência avulsa pode ser arquivada pelo método numérico empastas de cores diferentes. Se houver necessidade de classificar os diversosgéneros de documentos, poderão ser usados guias alfabéticos para osrepresentar, numa combinação dos métodos numéricos, ideológico ealfabético.

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Rui Bernardino

2.3. Classificação Ideológica

Também chamada metódica ou analítica trata-se de uma classificação porassuntos ou temas.

Quais as suas vantagens e inconvenientes?

Embora racional, lógica e maleável (tem possibilidade de intercalamento ede extensão), e de difícil execução, porque exige não só um plano dearquivo, como uma grande capacidade de análise e elevado grau deconhecimentos (da Empresa, da sua actividade, etc.).

Exige racional, lógica e maleável (tem possibilidade de intercalamento e de

extensão), e de difícil execução, porque exige não só um plano de arquivo,como uma grande capacidade de análise e elevado grau de conhecimentos(da Empresa, da sua actividade, etc.)

Exige ainda outra ordenação (alfabética, cronológica, etc.) dentro de cadagrupo considerado.

E muitas vezes usada nas grandes empresas na organização da bibliotecaou de ficheiros remissivos.

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Rui Bernardino

2.4. Classificações Geográficas

Trata-se de um sistema que apresenta grande utilidade para empresas comvárias filiais ou grande número de clientes dispersos por várias zonasgeográficas.

A ordenação faz-se pela selecção geográfica (países, distritos, concelhos,localidades) seguida pela ordenação alfabética dos documentos respeitadosa cada grupo, podendo a primeira selecção estar também por ordemalfabética ou, outra.

Embora apresente os mesmos inconvenientes da ordenação alfabética eseja susceptível de erro (e fácil enquadrar indevidamente um documentonum grupo geográfico a que não pertence), este sistema tem vantagens,

porque faculta.

A introdução de novos documentos sem necessidades de alterações.

O ajustamento de acordo com as necessidades (novas localidades, por ex.).

O agrupamento da documentação por grupos com características bemdefinidas.

2.5. Classificações Cronológica

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Rui BernardinoE feito com base em datas (de emissão, de recepção, de vencimento, deaquisição, de venda, etc. …).

Embora neste sistema os documentos sejam agrupados sem ter em conta oassunto, e seja difícil encontra-los sem conhecer a data, esta organização

oferece grandes vantagens, porque não da origem a ambiguidades nemdivergências, não exige pessoal especializado ou com muita prática epermite o acesso rápido aos documentos, desde que se conheça a datadestes.

Onde é que a sua utilização tem mais interesse?

No arquivo da correspondência, em que se faz a ordenação do passado parao pressente, de forma a ficar no topo da pasta a mais recentementeexpedida ou recebida.

Na organização dos documentos a pagar, onde se segue a ordem normal,de modo a que o primeiro a ser visto seja o primeiro a ser pago.Podem considerar-se 3 tipos de cronologia: rígida, quando é diária,circunstancial, quando considera factos de rotinas (letras, por ex.), eacidental. Quando é relativa a iniciativas ocasionais (encontro, conferências,reuniões, etc.).

Neste ultimo caso, atende-se frequentemente às horas e até aos minutosEx: 9 horas do dia 18 de Julho de 1996 96 / 07 / 18 / 0912 “ “ “ 18 “ “ “ “ 96 / 07 / 18 / 1215 “ “ “ 18 “ “ “ “ 96 / 07 / 18 / 15

Se não atender as horas/minutos, terá que ser forçosamente combinadocom outro método, uma vez que, dentro do mesmo dia há que ordenarnumérica ou alfabeticamente os documentos.

A classificação cronológica pode também aparecer como 2ª classificação (noarquivo de processos individuais, por exemplo, depois de uma primeiraclassificação numérica, por ordem de entrada, ou alfabética, por nomes).

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Rui Bernardino

3. Ficheiros Electrónicos e Base de Dados

O principal contributo trazido pela informática ao arquivo electrónico éconstituído pelos ficheiros e base de dados.

Os ficheiros electrónicos são ficheiros informatizados que permitem oacesso quase instantâneo a informação, podendo facultar simultaneamentea sua confidencialidade através de códigos especiais ou “chaves” deacesso.

A base de dados é um conjunto organizado de informação, exaustivo e nãoredundante, gerido por um programa que define o acesso à informação, asua utilização e a interacção com o utilizador.

Microfilmagem

Trata-se basicamente de um sistema de microfotografia, permitindo aobtenção de fotogramas, ou seja, micro-reproduções de documentos(comerciais, técnicos, históricos, etc.), que podem ser lidas através deleitores.

Exige equipamento próprio – máquina de filmar, máquina de revelar eaparelhos de projecção / leitura (em tamanho reduzido ou natural), eessencialmente utilizada no tratamento de volumes de documentaçãoconsideráveis (em arquivos gerais de grandes organizações ou instituições,nos jornais, na banca, etc.).

Quais as principais vantagens do microfilme?

Dimensões e peso diminutos, possibilitando o armazenamento num volumee espaços extremamente reduzidos;

Uniformização dos arquivos, uma vez que as películas são standardizadas;

Impossibilidade de alteração da ordem sequencial;

Consulta de obras raras ou de grande valor sem necessidade de manuseio,evitando assim a deterioração;

Busca rápida de informação;

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Rui BernardinoReprodução fácil e exacta de documentos, facultando a criação deduplicados (sem se ficar portanto sujeito a um original) e a descentralizaçãoda informação;

Economia no envio de grandes volumes de documentos; Possibilidade de

aplicação no campo da informática.

Quais as principais aplicações?

Aplicações de ordem geral:

Correspondência;Letras e cheques;Manuais técnicos;Ficheiros de clientes.

Aplicações de ordem especifica:

Bancos;Seguradoras;

Jornais;Bibliotecas;

Tribunais.

Como se processa a microfilmagem

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Introdução

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