Introd, principios, terminologia e ciclo

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CAPÍTULO I

Conceitos fundamentais

Sumário • 1.1. Introdução à arquivologia; 1.1.1. Evolução da comunicação e suportes da infor-mação; 1.1.2. Arquivo; 1.1.2.1. Conceitos; 1.1.2.2. Finalidade e função do arquivo; 1.1.2.3. Carac-terísticas do arquivo; 1.1.2.4. Arquivos Públicos; 1.1.2.5. Arquivos Privados – 1.2. Princípios arqui-vísticos – 1.3. Terminologia arquivística – 1.4. Ciclo vital dos documentos; 1.4.1. Conceituação, evolução e relação com outras ciências – 1.5. Teoria das Três Idades: 1.5.1. Arquivo Corrente (1ª idade ou setorial); 1.5.1.1 Arquivo Corrente; 1.5.1.2 Arquivo Intermediário; 1.5.1.3 Arquivo Permanente – 1.6. Paleografia, diplomática e outras disciplinas auxiliares; 1.6.1. Paleografia; 1.6.2. Diplomática; 1.6.3. Outras disciplinas auxiliares.

1.1. Introdução à arquIvologIa

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a arquivologia, também chamada de arquivística, “é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.”

A arquivologia trabalha com o documento que, na descrição da terminologia arquivística, nada mais é do que a informação registrada, independente do suporte que a contém. Já informação vem a ser o conhecimento extraído dos dados para a formação de um juízo de valor.

Costumeiramente estamos habituados a ouvir a palavra “documento” relacio-nada a um registro oficial de: identificação, habilitação, certidão, diplomação etc., ou seja, àquilo que nos remete a um documento elaborado, quase sempre, pelo governo, e, quase sempre, em um suporte de papel. De agora em diante, sabe-remos que qualquer informação registrada em qualquer que seja o suporte ou formato, sempre será um documento, e a sua importância será determinada pelo conteúdo das informações como pelo seu contexto naquele momento, por exemplo: um anel achado em um determinado local com algumas iniciais de um nome pode, para algumas pessoas, não ser nada mais que um metal que pode ser facilmente descartado, mas, para uma investigação criminal, ser um documento (neste caso com o juízo de valor de “prova”) de suma importância (uma pista) para elucidação de um fato; uma fotografia de uma cratera causada pela queda de um meteoro pode, para determinado indivíduo, não ser nada mais que uma fotografia, mas, para um geólogo, um registro documental que transmite diversas informações.

GeorGe Melo rodriGues

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1.1.1. Evolução da comunicação e suportes da informaçãoA informação pode ser encontrada sob diversas formas, entre elas: a escrita, os

desenhos, os símbolos, os gestos, os sons, as imagens (fixas ou em movimento), etc.

Há muito tempo era comum a “figura” do mensageiro que transmitia a infor-mação, percorrendo longas distâncias, passando-a de pessoa para pessoa (quem já não ouviu falar na atualidade do chamado “telefone sem fio” ou “rádio corredor”). Ocorre que esse tipo de transmissão possibilitava o “ruído” na comunicação, provo-cando perdas e desvios na mensagem, de tal forma, que o seu conteúdo final diferia quase que totalmente do conteúdo inicial.

Na antiguidade a comunicação era feita através de gestos, evoluindo depois para a forma oral/emissão de sons e, por fim, para a escrita. O surgimento da escrita: pictorial (desenhos em pedras); logográfica (símbolos); alfabeto (letras); alterou de forma significativa essa realidade, pois o registro da informação em um suporte tornou muito mais confiável o conteúdo daquilo que se queria transmitir.

Os suportes mais comuns da época eram: o mármore, o marfim, o cobre, as tábuas, os tabletes de argila, etc. Em tempos recentes temos: o papiro, o perga-minho e o papel, e, na atualidade encontramos suportes como: a fita magnética, o filme de nitrato, o CD, O DVD, o pen drive, o Blu-ray, etc.

obs.: Na atualidade vivemos a realidade do “documento virtual”, novo recurso utilizado por conta da economia de recursos naturais (principalmente a madeira utilizada na fabricação do papel), tendo em vista a escassez de matéria prima.

Em diversos órgãos governamentais como o: Senado, Câmara dos Depu-tados, CNJ, STF, STJ, TST, TSE, STM, Tribunais de Justiça, entre outros; os registros processuais, os procedimentos administrativos, as comunicações internas, contestações, etc., são atualmente efetuadas em ambiente virtual, descartando o uso indiscriminado de papel, o que, sem sombra de dúvida, contribui para a diminuição de acúmulo de documentos, redução do espaço físico para o arma-zenamento, economia de gastos com pessoal, etc.

A informação registrada, como já vista anteriormente, deu origem ao docu-mento propriamente dito, e esse documento juntamente com tantos outros que foram sendo criados precisava ser guardado em algum lugar, surgindo daí o arquivo (local de guarda, depósito, etc.).

1.1.2. arquivoSegundo estudiosos, a origem da palavra arquivo tem duas vertentes: a

primeira diz que é originária do grego arché (palácio dos magistrados), passando

ConCeitos fundamentais

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depois a se chamar archeion (local utilizado para guardar e depositar documentos); e a segunda, que é originária do latim, archivum, quer dizer: local de guarda de documentos e outros títulos.

O art. 2º da Lei nº 8.159/91 que: “dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e entidades privadas e dá outras providências”, traz a seguinte definição: “Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e enti-dades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”

1.1.2.1. Outras definições de arquivo:

“designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus suces-sores, para fins de prova ou informação”, CONARQ.

“É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”, Solon Buck (Souza, 1950) (citado por PaES, Marilena leite, 1986).

“é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.” (PaES, Marilena leite, 1986).

obs.: O termo arquivo, em suas várias acepções, também é usado para designar: entidade; mobiliário; setor; repartição; conjunto documental; local físico designado para conservar o acervo; órgão do governo; título de periódicos, etc.

1.1.2.2. Finalidade e Função do Arquivo

A principal finalidade do arquivo é servir como fonte de consulta à adminis-tração, pois, constitui-se em sua essência, em documentos produzidos e/ou rece-bidos pela entidade mantenedora do acervo, podendo, com o passar do tempo, servir de base para o conhecimento da História.

O arquivo tem como função principal: tornar acessível/disponível a informação contida no acervo documental sob sua guarda aos diversos consulentes e, como função básica: armazenar, guardar e conservar os documentos.


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1.1.2.3. Características do arquivo

a) o arquivo possui essência funcional/administrativa, constituindo-se na maioria das vezes de um único exemplar ou de um limitado número de cópias;

b) conteúdo exclusivamente formado por documentos produzidos e/ou rece-bidos por uma entidade, família, setor, repartição, pessoa, organismo ou instituição;

c) tem origem no desempenho das atividades que o gerou (servindo de prova) e;

d) possui caráter orgânico, ou seja, relação entre documentos de arquivo pertencentes a um mesmo conjunto (um documento possui muito mais valor quando está integrado ao conjunto a que pertence do que quando está desagregado dele).

obs.: Segundo PAES, “não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa”.

arquivo, biblioteca e museu, respectivamente vinculados à Arquivologia, Biblio-teconomia e Museologia, embora sejam ramificações da Ciência da Informação, distingue-se basicamente pelos seguintes aspectos:

oBJEtIvo FInalIdadE orIgEM ConStItuIção

arquIvoprovar,

testemunhar, informar.

funcional, administrativa,

cultural (apenas para o conhecimento da história).

criação e/ou recepção de documentos no curso natural das atividades particulares,

organizacionais e familiares.

único exemplar ou limitado número

de documentos (na maioria textuais).

BIBlIotECainstruir, edu-car, subsidiar a pesquisa.

cultural, científica.

compra, permuta, doação.

vários exemplares (na maioria impressos).

MuSEupreservar, conservar, entreter

cultural, didática.

exploração científica,

doação,

coleção.

peças e objetos históricos, coleções diversas, legado

artístico e familiar.

O “boom” da informação, conseqüência do progresso científico e tecnológico (século XIX), possibilitou o surgimento de diversas profissões, especializações, descobertas, invenções etc., resultando na criação/produção de novos documentos e seus variados suportes. Originou-se a partir daí os chamados Centros de docu-mentação ou Centros de Informação (órgãos responsáveis pela reunião, análise, tratamento técnico, classificação, seleção, armazenamento e disseminação de todo e qualquer tipo de documento e informação). Neles se reúnem documentos de


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arquivo, biblioteca e museu, ou seja, são centros formados por elementos perten-centes as três entidades citadas.

1.1.2.4 Arquivos PúblicosSegundo a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art.7º, Capítulo II, que dispõe

sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências: “Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do distrito federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias".

Igualmente importante, os dois parágrafos do mesmo artigo diz:

"§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e rece-bidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora."

atenção! Todos os documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos ou entidades privadas (revestidas de caráter público – mediante dele-gação de serviços públicos) são considerados arquivos públicos, independente-mente da esfera de governo.

Ex: arquivos Públicos das esferas: federal, estadual, distrito federal e muni-cipal.

obs.: Conforme o art. 175 inserido na Constituição da República Federativa do Brasil de 1988: “Incumbe ao Poder Público, na forma da lei, diretamente ou sob regime de concessão ou permissão, sempre através de licitação, a prestação de serviços públicos”, ou seja, a titularidade dos serviços públicos é do poder público, mas, estes serviços, poderão ser exercidos indiretamente pelo parti-cular (entidades privadas) mediante concessão ou permissão.

1.1.2.5 Arquivos PrivadosSegundo o art. 11 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991: “Consideram-se

arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.”

Para elucidar possíveis dúvidas na definição do referido artigo, a pessoa jurí-dica a qual o enunciado se refere diz respeito à pessoa jurídica de direito privado,


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não se confundindo, portanto, com pessoa jurídica de direito público, pois os órgãos que compõe a administração indireta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, são também pessoas jurídicas, destituídas de poder político e dotadas de personalidade jurídica própria, porém, de direito público.

Exemplos:

• Institucional: Igrejas, clubes, associações, etc.

• Pessoais: fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc.

• Comercial: companhias, empresas, etc.

1.2 PrInCíPIoS arquIvíStICoS

A disciplina de Arquivologia engloba uma série de princípios, quais sejam:

• Princípio da proveniência, procedência ou de respeito aos fundos (respect des fonds): segundo esse princípio, os arquivos devem ser organizados por fundos ou núcleos de uma mesma fonte produtora/geradora, não devendo, portanto, serem misturados aos de outras fontes;

• Princípio da cumulatividade: diz respeito à acumulação natural, progressiva e orgânica dos arquivos;

• Princípio da organicidade ou do respeito pela estrutura: os arquivos refletem a estrutura, atividades e funções do organismo (entidade coletiva, pessoa ou família) que os criou, em suas relações internas ou externas;

• Princípio da pertinência: conceito que não leva em consideração a organi-zação original e a proveniência dos documentos, reclassificando-os temati-camente (por assunto);

• Princípio da territorialidade: segundo esse princípio os arquivos públicos devem fazer parte do território no qual foram criados, devendo, portanto, a ele pertencer;

• Princípio do respeito à ordem original ou ordem primitiva: a organização constituída pela entidade produtora deve ser preservada, seguindo o curso natural com que os documentos foram criados;

• Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: os documentos ou fundos arquivísticos devem ser conservados sem dispersão, subtração, mutilação, danos ou qualquer tipo de acréscimo/inserção indevida;

• Princípio do inter-relacionamento: segundo o qual os documentos de arquivo são conexos, ou seja, estabelecem relações entre si;


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• Princípio da unicidade: cada documento conserva seu caráter único e exclu-sivo, pois foi criado para atender determinada necessidade específica na estrutura organizacional/institucional;

• Princípio da autenticidade: os documentos devem ser criados, guardados e conservados segundo normas, técnicas e processos regulares que garantam a sua verossimibilidade e confiabilidade;

• Princípio da reversibilidade: princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se neces-sário.

1.3. tErMInologIa arquIvíStICaacervo – Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custo-

diadora.

acesso – Possibilidade de consulta a documentos e informações.

acessibilidade – Condição ou possibilidade de acesso a serviços de referência, informação, documentação e comunicação.

acondicionamento – Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.

acumulação – Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou família.

aditamento – Informação acrescentada a um documento para alterá-lo, expli-cando ou corrigindo seu conteúdo.

alienação – Transmissão formal da custódia ou propriedade de documentos ou arquivos.

anexação – Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.

anopistógrafo – Documento escrito ou impresso de um único lado.

apensação – Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e inde-pendência.

apócrifo – Documento de autenticidade não reconhecida.

apógrafo – Cópia manuscrita, de época, realizada por outro que não o autor.

autógrafo – 1. Manuscrito do próprio punho do autor, assinado ou não e 2. Original.

avaliação – Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.


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Braquigrafia – Área da paleografia que estuda a origem, tipos e evolução das abreviaturas.

Cartão-janela – Cartão contendo abertura retangular destinada a receber foto-grama

Classe – Primeira divisão de um plano de classificação ou de um código de classificação.

Classificação:

1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.

2. Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.

3. Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.

Códice – 1. Livro de registro. 2. Conjunto encadernado de manuscritos avulsos.

Contencioso arquivístico – Litígio quanto à propriedade, à custódia legal e ao acesso a arquivos, decorrente, sobretudo, de mudanças de soberania, reorgani-zação territorial, conflitos bélicos ou questionamentos quanto à jurisdição arqui-vística.

Custódia – Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, inde-pendentemente de vínculo de propriedade.

data assunto – Elemento de identificação cronológica do assunto de um docu-mento.

data crônica – Elemento de identificação cronológica que tem por referencial um calendário, independentemente da sua data de produção.

data de acumulação – Elemento de identificação cronológica que leva em consi-deração variantes da história de formação do acervo como herança de fundos, sucessão arquivística e aquisições por compra ou doação.

data de produção – Elemento de identificação cronológica pelo qual se indica a data em que o documento foi produzido.

data limite – Elemento de identificação cronológica, em que são indicadas as datas do início e do término do período abrangido por uma unidade de descrição.

data tópica – Elemento de identificação do local de produção de um docu-mento.

depósito – 1. Local de guarda de documentos e 2. Entrada de documentos sob custódia temporária, sem a cessão da propriedade.


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Desacidificação – Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7, com vistas à sua preservação.

Desclassificação – Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo.

descrição multinível – Descrição que, levando em consideração a estrutura de organização de um acervo, permite a recuperação das informações dos docu-mentos que o integram em diferentes níveis, do mais genérico ao mais específico, estabelecendo relações verticais e horizontais entre eles.

dossiê – Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

Emenda – Adendo, supressão, aglutinação, substituição ou modificação feita em documento.

Entrada – Ponto de acesso de uma unidade de descrição em um índice.

Foliação – Numeração do anverso das folhas de um documento.

grupo – Num plano de classificação ou código de classificação é a subdivisão da subclasse.

Heráldica – Disciplina que estuda os brasões e emblemas.

Indexação – Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da infor-mação.

Instrumento de pesquisa – Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes.

Inventário topográfico – Instrumento de controle ou gestão de depósito desti-nado a indicar a localização física das unidades de arquivamento nos depósitos. Também chamado topográfico.

Item documental (peça documental) – Menor unidade documental, intelectual-mente e fisicamente indivisível, integrante de dossiês ou processos.

Juntada – Apensação ou anexação de um processo a outro.

listagem de eliminação – Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. Também chamada lista de eliminação.

Marginalia – Conjunto de anotações à margem de um documento.

Nível de arranjo – Posição dos documentos em uma estrutura hierarquizada de arranjo.


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nível de descrição – Posição da unidade de descrição na hierarquia do fundo ou coleção.

notação – Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota.

numismática – Disciplina que tem por objeto o estudo de moedas e medalhas.

opistógrafo – Documento escrito ou impresso de ambos os lados.

Planificação – Aplainamento mediante pressão, de documentos dobrados, enrolados ou amarrotados.

Prazo de guarda (período de retenção ou prazo de retenção) – Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada.

Prescrição – Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.

Quantificação – Aferição da quantidade de documentos, de suas unidades de instalação ou do mobiliário e equipamentos utilizados no armazenamento dos mesmos.

recolhimento – 1. Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. 2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

restrição de acesso – Limitação do acesso em virtude do estado de conser-vação, do estágio de organização ou da natureza do conteúdo.

Sucessão arquivística – Transferência da propriedade legal de arquivos, resul-tante de mudanças da soberania territorial, da divisão administrativa de estados e municípios ou do direito de sucessão, próprio das pessoas físicas ou jurídicas.

Sigilografia – Disciplina que tem por objeto o estudo dos selos, sinetes e carimbos. Também chamada esfragística.

tabela de equivalência – Instrumento que estabelece uma correspondência entre notações diferentes.

transferência – Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

transliteração – Ação de representar os caracteres, letras ou sinais de um alfa-beto pelos de outro alfabeto.

unidade de arquivamento – Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificação, arranjo, armazenamento e notação.


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velino – Pergaminho fino, preparado com a pele de animais recém-nascidos ou natimortos.

verbete – Num instrumento de pesquisa, resumo de uma unidade de descrição.

obs. 1: desentranhar – retirar de processo judicial ou administrativo, peça ou documento constante dos autos.

obs. 2: O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística possui atualmente mais de 450 termos.

1.4 CIClo vItal doS doCuMEntoS

1.4.1. Conceituação, evolução e relação com outras ciências

São os estágios, fases ou ciclos pelos quais passam os documentos desde a sua criação até o descarte/eliminação ou guarda permanente.

Em regra, o ciclo vital dos documentos de arquivo percorre três estágios de evolução (“amadurecimento”, “grau de importância”), são eles: o arquivo corrente (uso freqüente), o arquivo intermediário (uso não freqüente) e por fim, o arquivo permanente (em desuso). A freqüência com que documentos vão ser utilizados (pela entidade produtora) é que vai determinar a sua permanência em cada um destes arquivos e, em certos casos, alguns deles são descartados mesmo na fase corrente, sem ter que, obrigatoriamente, passar pelo arquivo intermediário.

obs.: O documento de arquivo que evolui até a 3ª idade (permanente), ali permanece dado a sua importância histórica/cultural/informacional, vale salientar que, se ele não fosse imprescindível para a entidade poderia ser descartado tanto na fase corrente quanto na intermediária.

Vejamos como exemplo a publicação de uma C. I. (comunicação interna) com o objetivo de orientar funcionários de um determinado setor de uma empresa sobre a utilização de um novo programa de cadastro de clientes. De início teríamos uma utilização freqüente (corrente) desta comunicação interna até que todos os funcio-nários tomassem conhecimento do seu teor, com o passar do tempo um ou outro funcionário ainda a utilizaria com menos freqüência (intermediário) para sanar algumas dúvidas. Por fim, ninguém mais a consultaria (em desuso), não tendo, portanto, necessidade da sua permanência no setor, ou seja, seria descartada ou arquivada definitivamente (permanente), caso fosse necessário.

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Questões

Capítulos I e II

Sumário• 1. Questões de concursos com gabarito comentado – 2. Questões de concursos – 3. Questões elaboradas pelo autor; 3. 1 Simulado; 3.2. Exercícios para memorização – 4. Gaba-rito; 4. 1. Questões de concursos; 4. 2. Questões elaboradas pelo autor; 4.2.1. Simulado; 4.2.2. Exercícios para memorização.

1. quEStÕES dE ConCurSoS CoM gaBarIto CoMEntado

01. (FCC/analista Judiciário-arquivologia/trt 1ª região/2011) A correspondência entre diferentes notações dos mesmos documentos é feita por meio

(A) do quadro de arranjo.

(B) do termo de eliminação.

(C) da relação de comparação.

(D) da tabela de equivalência.

(E) do registro de autoridade.

► ComentáriosAlternativa correta: d. Conforme o D.T.A., a tabela de equivalência “é um instrumento que esta-

belece uma correspondência entre notações diferentes”. Ela reflete a relação de igual valor entre as antigas e as novas notações, tendo em vista, alterações no sistema de arranjo. É também conhecida como tabela de concordância.

02. (CESPE/analista-arquivologia/E.C.t./2011) Quando há necessidade de se reclassificar os docu-mentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a classificação origi-nal, estará sendo aplicado o princípio da pertinência.

GAB: Certo Errado

► ComentáriosCorreta. Segundo a doutrina, o princípio da pertinência não leva em consideração a organização

original e a proveniência dos documentos, reclassificando-os tematicamente (por assunto/tema);

03. (CESPE/analista-arquivologia/E.C.t./2011) A responsabilidade pelo funcionamento do proto-colo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite documental.

GAB: Certo Errado

► ComentáriosErrada. Protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, destinação, são ativi-

dades do arquivo corrente, pois se tratam de documentos que são movimentados/consultados frequentemente,visto que, possuem pleno valor funcional/administrativo.


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04. (CESPE/analista-arquivologia/E.C.t./2011) Os arquivos permanentes dos órgãos públicos devem atender, especialmente, às necessidades das administrações a que estão associados, pois, mesmo inativos, guardam validade informacional.

GAB: Certo Errado

► Comentários

Correta. Não só os arquivos permanentes dos órgãos públicos como também dos órgãos par-ticulares, devem atender às necessidades das respectivas administrações, dado o valor histórico, probatório e testemunhal das informações dos documentos que neles se encontram. Tratam-se, por-tanto, de documentos indispensáveis para os respectivos órgãos, pois se não assim não fosse, seriam descartados ou eliminados.

05. (CESPE/analista administrativo-arquivologia/antaq/2011) O fundo fechado não pode, em nenhuma hipótese, receber documentos após a extinção da pessoa jurídica ou o falecimento da pessoa física.

GAB: Certo Errado

► Comentários

Errada. Documentos pertencentes a um órgão/empresa extinta ou a uma pessoa falecida podem vir a integrar/fazer parte do fundo arquivístico a ela relacionada caso a produção de tais documentos tenha ocorrido durante o período de sua existência (quando se encontravam em plena atividade).

06. (CESPE/analista Judiciário-arquivologia/trE-ES/2011) O princípio temático corresponde ao princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivo pode ser revertido, caso seja necessário.

GAB: Certo Errado

► Comentários

Errada. O princípio em questão é o da reversibilidade, pois, segundo este princípio, todo proce-dimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. Já o princípio temático corresponde àquele que não leva em consideração a organização original e a proveniência dos documentos, reclassificando-os tematicamente (por assunto).

07. (FCC/analista Judiciário-arquivologia/trt 8ª região/2010) Um guia de arquivo destina-se, essencialmente, a:

(A) estabelecer as linhas do tratamento documental.

(B) compatibilizar os sistemas de notação adotados.

(C) orientar os consulentes em suas buscas.

(D) indexar o conteúdo dos grupos e subgrupos.

(E) justificar critérios de destinação de documentos.

► Comentários

Alternativa correta: c. Com o objetivo de proporcionar uma visão de conjunto (visão panorâmica) dos serviços arquivísticos e de orientar os consulentes em suas buscas, o guia é o instrumento de pesquisa mais conhecido e abrangente, fazendo uso de uma linguagem simples e alcançando não só o público específico da área arquivística como administradores e historiadores.

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