Inteligência de Negócios em Radiologia / Business Intelligence in Radiology

DIAGNÓSTICO POR IMAGEM

Inteligência de Negócios em Radiologia – Case HIAE

JULIO T., FELIX M.M., QUEIROZ M.R.G., DANIEL M.M.,ROSEMBERG L.A., WOLOSKER N., FUNARI M.B.G.


Introdução

A Inteligência de Negócios abrange ferramentas, estratégias e métodos de obtenção e análise de dados referentes à operação da empresa.

Softwares de BI (Business Intelligence) ganham espaço no healthcare, principalmente em setores onde há maior complexidade de fluxos, grandes volumes ou dificuldades em gerenciar os recursos (humanos ou tecnológicos).

Na radiologia, onde os processos são intrisicamente mensuráveis e disponíveis nos bancos de dados do RIS/PACS, sua implementação pode ser mais confiável.


Racional

O horário do agendamento dos exames não reflete com precisão o horário de realização dos mesmos.

Conhecer a distribuição dos exames realizados ao longo do dia é importante na gestão dos recursos em cada faixa de horário.

Os dados provenientes do BI, com base no horário de início e fim de cada exame, reproduzem com maior precisão a dinâmica do setor.

Assim, analisar a distribuição dos exames realizados ao longo do dia através dos gráficos, tabelas e dashboards fornecidos pelo BI permitiu uma melhor otimização dos fluxos e rotinas.


Objetivos

Pretendemos demonstrar: Nosso case de implantação de um sistema de Business

Intelligence aplicada à radiologia;

a discrepância existente entre os horários de agendamento

e os horários de realização dos exames via BI;

que a forma de apresentação dos dados do BI permitiu aos

gestores inferir padrões e identificar pontos críticos;

como a análise desses dados pode ajudar na gestão dos

recursos do nosso setor de ultrassom ambulatorial.


Materiais e métodos

Exames externos (outpatient); Agendados e encaixes; No horário comercial (7:00 – 19:00); Divididos em dois períodos:

Manhã (7:00 – 13:00) e Tarde (13:00 – 19:00); Cada um com recursos humanos próprios;

Em 2013; Em local único (Unidade Morumbi).

Recursos: Humanos: radiologistas, auxiliares de sala, enfermagem e gestores

de fila. Técnicos: Salas de exames, aparelhos de ultrassom, workstations.


Materiais e métodos

Dados do agendamento extraídos do sistema de gestão hospitalar, tratados em Excel.

Dados de BI extraídos do Qlikview 11.0, com acesso ao banco de dados Oracle do RIS Carestream da instituição:


Dados do Agendamento

07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:000

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Exames agendados por faixa de horário.


Dados do BI

07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:000

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Exames realizados por faixa de horário.


07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:000

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4500

Agendamento x BI

agendament

o

BI


07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:000

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4500

Analytics

Atraso no início dos períodos: apesar do agendamento já mostrar certo

número de exames para o início dos períodos (7:00 e 13:00), o gráfico

mostra que a realização de exames é baixa nessa faixa de horário,

refletindo atraso dos pacientes ou demora no preparo.


07:00 08:00 09:000

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Analytics

Estimativa de atraso no início da manhã: através do gráfico é possível

estimar o atraso e tempo de recuperação.

agendament

o

BI


Analytics

12:00 13:00 14:000

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Comparação entre o início dos períodos (manhã e tarde): fica evidente

no gráfico que o atraso no início da tarde é menor que no início da

manhã.

agendament

o

BI


07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:000

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Analytics

Impacto dos atrasos da manhã no fim do período: a agenda do setor

conta com bloqueios na hora do almoço, mas o atraso dos exames no

início da manhã e alguns encaixes ocupam a primeira metade dos

horários bloqueados.


07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:000

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Analytics

Encaixes na segunda metade da tarde: o número de exames realizados

ultrapassa o número de exames agendados na segunda metade da

tarde, refletindo o grande número de encaixes nesse período, uma

característica conhecida do setor, agora ilustrada no gráfico. O

descolamento entre as curvas se mantém até o final da tarde.


Analytics

13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:000

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3500

Estimativa de encaixes: A quantidade de exames realizados além do

limite máximo de exames agendados permite a estimativa do número

de encaixes.

agendament

o

BI


Analytics

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Overbooking: percebe-se que durante a manhã existem exames

agendados além do número máximo de exames realizados em

determinadas faixas de horário. Isso dá margem para trabalhar com

overbooking.

agendament

o

BI


Conclusões

A análise da distribuição temporal do número de exames realizados num setor ambulatorial de ultrassom fornecidas pelo BI fornece mais informaçõres sobre a dinâmica da operação, permitindo melhor gestão e otimização dos recursos (salas, radiologistas, auxiliares) do que os dados do horário de agendamento.

O BI é uma valiosa e poderosa ferramenta de gestão, com potencial de melhoria da margem de operação do serviço de radiologia.


Insights

Apesar da obtenção rápida dos números, tabelas e gráficos, a análise dos dados do BI demanda tempo e certa expertise.

Os serviços que optarem por essa tecnologia devem montar times dedicados à extração, tratamento, análise, divulgação e inovação dos dados obtidos.

Atenção constante aos possíveis pontos de viés ou erros permite rápida intervenção e constante adaptação do sistema para melhor refletir a realidade do departamento e atender as demandas.

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