Integração de Informação da Transportadora

GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES

EM PROJETOS

Centro Hermes de Bauru – SP

Gerenciamento de Projetos – GPJ11

PROJETOIntegração de Informação da Transportadora

EMPRESA Transportadora GPJ-11

atuará como Cliente neste projeto

OBJETIVOS DO PROJETOIntegração de Informação da Transportadora

O Projeto “Integração de Informação da Transportadora” tem como objetivo a aquisição e implantação de um software para gestão da empresa (ERP) e integração entre as filiais, a

matriz e os caminhões via equipamento de geo-localização ocasionando maior agilidade na

logística e no controle das entregas.

INTEGRANTES

Denilton Freitas

Felipe RudineCarqueijeiro

Guilherme Toshio Nakasato

Gunter Marcel Moraco Roversi

Paulo Henrique Faria

Rodney Rodrigues Nascimento

Vitor Mozella Munhoz

1. INTEGRAÇÃO DA INFORMAÇÃO PARA TRANSPORTADORA

1.1 MAPEAMENTO

1.1.1 ENTREVISTA (M)

1.1.2 FLUXOGRAMA (M)

1.1.3 FERRAMENTAS (B)

1.2 VIABILIDADE

1.2.1 PATROCÍNIO (M)

1.2.2 ANÁLISE (M)

1.2.3 PESQUISA (B)

1.2.4 TESTE 1 (M)

1.3 IMPLEMENTAÇÃO

1.3.1 CONFIGURAÇÃO (B)

1.3.2 PARAMETRIZAÇÃO (B)

1.3.3 TREINAMENTO (B)

1.3.4 TESTE 2 (M)

1.4 PARTIDA

1.4.1 START-UP (M)

1.4.2 ACOMPANHAMENTO (M)

1.4.3 MELHORIAS (M)

WBS - Work Breakdown Structure

Critérios “Make” or “Buy” adotados:1. Facilidade de integração com as operações de rotina: a equipe pode ter

uma série de atributos que ajudariam no desenvolvimento das atividadescomo podemos mencionar a forte base tecnológica, maturidade, grandedisponibilidade, bom relacionamento, manter a motivação e a comunicaçãoentre os membros da equipe.

2. Utilização da capacidade ociosa: analisar os setores em que os recursos naempresa estão ociosos e verificar a disponibilidade para execução das tarefasem relação a atividade.

3. Necessidade de absorção da tecnologia: aproveitar ao máximo atecnologia disponível fazendo treinamentos integrados para ter o melhoraproveitamento dos recursos.

4. Existência de fornecedores confiáveis: ter amplo conhecimento nacontratação de fornecedores que atendam prazos e requisitos que possamcausar impactos no projeto.

5. Restrições de prazo: avaliar todos os pacotes de trabalho para que nenhumaatividade comprometa as entregas dentro do prazo.

6. Restrições de custo: realizar um estudo prévio de mercado analisando aviabilidade de terceirização dos pacotes de trabalho ou contratação de novosrecursos.

7. O core business da empresa: focar os recursos nos principais pacotes detrabalho e caso necessário disponibilizar recursos para não comprometer asentregas.

8. Compartilhamento de riscos: envolver todos stakeholders no projeto paranão comprometer nenhum pacote de trabalho ao longo da execução.

Critérios “Make” or “Buy” adotados:

MA – Mapa das Aquisições

ConcorrênciaItem a ser

contratadoReferência

na WBS Vendor List PrazoOrçamento

R$

Critério “Make or

Buy”

RFP-01 Ferramentas 1.1.3T.I.Win

Cia Info LtdaProgram Soft

05/08/2014 6500,00 1,3,4

RFP-02 Pesquisa 1.2.3 R.H SolutionsInterviu Ltda

05/06/2014 800,00 6,8

RFP-03 Configuração 1.3.1T.I.Win


20/10/2014 4000,00 1,2,3,7

RFP-04 Parametrização 1.3.2T.I.Win


31/10/2014 2700,00 1,2,3,7,8

RFP-05 Treinamento 1.3.3T.I.Win


15/11/2014 1000,00 4,5,8

WBS - Work Breakdown Structure -REVISADA

1. INTEGRAÇÃO DA INFORMAÇÃO PARA TRANSPORTADORA

1.1 MAPEAMENTO

1.1.1 ENTREVISTA (M)

1.1.2 FLUXOGRAMA

(M)

1.1.3 FERRAMENTAS

(B)

1.2 VIABILIDADE

1.2.1 PATROCÍNIO

(M)

1.2.2 ANÁLISE (M)

1.2.3 PESQUISA (B)

1.2.4 TESTE 1 (M)

1.4 IMPLEMENTAÇÃO

1.4.1 CONFIGURAÇÃO (B)

1.4.2 PARAMETRIZAÇÃO

(B)

1.4.3 TREINAMENTO (B)

1.4.4 TESTE 2 (M)

1.5 PARTIDA

1.5.1 START-UP (M)

1.5.2 ACOMPANHAME

NTO (M)

1.5.3 MELHORIAS

(M)

1.3 AQUISIÇÕES

1.3.1 SOFTWARE

(B)

1.3.2 CONSULTORIA

(B)

1.3.3 EQUIPAMENTOS

(B)

RR – REGISTRO DE RISCOS

Evento de Risco Resposta ao risco Momento de resposta ao risco

Atraso na Entrega das pesquisas feitas pelas empresas RH Solutions e Interviu Ltda.

Multa Contratual SEL, CONT

Erros de pesquisas de mercado e de entrega pelas empresas Rh

Solutions e Interviu Ltda.

Avaliação de todo escopo de pesquisa no intuito de lançar o produto correto para

atender a demanda do mercadoSEL, ESP, CONT

Projeto software não atende algumas normas de segurança do

órgão responsável

Contratação de empresa especializada e experiente no assunto

SEL, ESP, CONT, ADM

Dificuldade na implantação do software devido aos

colaboradores.

Treinamentos e conscientização da implantação do software.

ADM

Equipamentos da empresa não atende aos requisitos do software.

Investimentos e troca dos equipamentos defasados.

ENC

1. Especificação funcional: Efetuar pesquisa de mercado paraencontrar opções de software voltado na gestão de logística etransporte, que seja capaz de gerenciar todos os processos daempresa e integrar informações do rastreador do veículo com a gestãoda transportadora. O software deve estar em português ou em inglês.A lista deve conter as informações da empresa que comercializa osoftware (CNPJ, Razão Social, Anos de existência no mercado) e dosoftware (Anos de existência, principais clientes, principaisfuncionalidades, língua utilizada).

2. Qualidade: A pesquisa deve retornar 5 empresas candidatas queofertem o software necessário conforme especificado

3. Prazo: A pesquisa deve ser feita em um período de 30 dias a contarda assinatura do contrato

DT - Declaração de TrabalhoLinha do mapa de aquisições adotada: RFP-02 - Pesquisa

4. Abrangência: A pesquisa deve ser feita tanto em empresasnacionais quanto em empresas internacionais

5. Suporte: A empresa pesquisadora deve oferecer suporte à listaentregue para facilitar o contato com a empresa listada e auxiliar nasolução de dúvidas provenientes da lista.

6. Treinamento: A empresa deverá oferecer treinamento a umfuncionário sobre os itens contidos na lista e seus significados.

7. Garantia: Caso nenhuma das opções seja aprovada pelaTransportadora, a empresa contratada deverá garantir uma nova listacom 3 opções nas mesmas condições apresentadas, com prazo extrade 30 dias

DT - Declaração de Trabalho

8. Características da entrega: A lista deve ser entregue emdocumento impresso, timbrado da empresa contratada eencadernado. Cada uma das 5 opções deverá ser destacada emcapítulos específicos com mínimo de uma página. Constar na últimafolha espaço para assinatura de ambas as partes que constate aefetiva entrega do documento e ateste a legalidade da informação alicontida. Também deverá ser fornecida uma cópia digital dodocumento, no formato PDF, através de um pen-drive.

9. Local de entrega: O documento deverá ser entregue em mãos aoGerente de Projeto, juntamente com o pen-drive, em reuniãoespecífica para este fim a ser agendada no máximo 15 dias após aassinatura do contrato e comunicada formalmente via e-mail

DT - Declaração de Trabalho

WBS - Work Breakdown StructureDO CONTRATO

1. PACOTE: PESQUISA

1.1 ANÁLISES

1.1.1 Mobilização

1.1.2 TAP/Memorial descritivo

1.1.3 Especificações de requisitos

1.2 PLANEJAMENTO

1.2.1 Definições de canais de pesquisas

1.2.2 Projeções de mercado

1.2.3 Treinamentos

1.3 EXECUÇÃO

1.3.1 Pesquisas

apuradas

1.3.2 Benchmarking

1.3.2 Equalizações

1.4 ENCERRAMENTO

1.4.1 Lições aprendidas

1.4.2 Encerramento do contrato

1. Apresentar a certidão Negativa de Débitos FGTS;

2. Apresentar a certidão Negativa de Débitos do INSS;

3. Apresentar a certidão Negativa de Débitos da Receita Federal;

4. Apresentar a certidão Negativa de Débitos SERASA;

5. Experiência anterior em projetos similares.

Critérios Eliminatórios

1. Propostas entregue no prazo (Peso 5);

2. Custo em reais (Peso 35);

3. Conhecimento do Negócio (Peso 15);

4. Conhecimento Tecnológico (Peso 10);

5. Nível de Qualidade (Peso 20);

6. Base histórica de entrega (Peso 15)

Critérios Classificatórios

Dentre os critérios utilizados para eliminação e classificação dos proponentes aocontrato em questão, somente aqueles de eliminação serão divulgados eexplicitados, ficando em sigilo os critérios de classificação.

Esta atitude de explicitar os critérios de eliminação foi tomada para queempresas que não estão aptas a atender aos nossos critérios não precisemdesperdiçar tempo elaborando um orçamento e também a equipe do projetoreceberá um número menor de orçamentos para avaliar.

E sobre a decisão de manter em sigilo os critérios de classificação, foiconsiderado que o preço é um critério de maior impacto, e os demais podem agircomo forma de desempate caso os preços sejam próximos. Além de ao manterem sigilo, impede-se que empresas que atendam satisfatoriamente a todos oscritérios fiquem à vontade para praticar preços mais elevados ou então empresasque não atendem, tentem camuflar informações para que passem a atendê-losmelhor.

Decisão sobre explicitar critérios

Sistema de Pontuação

Critério Resposta Peso NotaNota com

Peso

1) Proposta entregue no prazo Sim 5 10 50

2) Custo em reais 5.ooo 35 7 245

3) Conhecimento do Negócio Alto 15 10 150

4) Conhecimento Tecnológico Médio 10 5 50

5) Nível de Qualidade Alto 20 10 200

6) Base histórica de entrega Baixa 15 0 0

Total GeralTotal:

1006,95

• O critério 1 utilizará duas respostas, sendo Sim (nota 10) e Não (nota 0)

• A nota do critério 2 será calculado fazendo o (preço da proposta dividido pelomaior preço apresentado) x 10

• Os critérios 3 a 6 serão analisados em 3 níveis, sendo Alto (nota 10), Médio(nota 5) e Baixo (nota 0)

EXEMPLO:

Documentos de Aquisição

O documento utilizado será uma Solicitação de Proposta (RFP) devido aopouco ou nenhum conhecimento que a empresa possui em pesquisas demarcado, deixando como responsabilidade da empresa candidata oferecer aforma de trabalhar. Também assim, economiza-se tempo da equipe do projetoem confeccionar uma Declaração de Escopo que demandar mais esforço do queuma Declaração de Trabalho.

Com isto, a decisão será baseada não somente no preço cobrado pelosproponentes, mas também em outras avaliações técnicas, de prazo e dequalidade.

A equipe precisará de um tempo e esforço relativamente alto para avaliar todasas propostas e decidir pela de melhor qualidade e preço.

Envio do Convite

Utilizaremos três meios para envio do convite:

• Divulgação em nosso site: Como política interna da empresa divulgamosem nosso site todas as necessidades de aquisição, salvo exceções específica,devido à facilidade de divulgação e ao custo zero desta ação. Porém, o alcanceda mensagem é limitado às empresas que acessem-no.

• Anúncio em Jornal: Devido à necessidade de encontrar candidatosrapidamente para cumprirmos os prazos do projeto, o jornal é um meiorápido, de baixo custo, e que dissemina a informação rapidamente eamplamente.

• Correspondência direta: Utilizaremos nossa base de fornecedores paraconvidá-los diretamente para se candidatarem a este contrato devido ao bomrelacionamento que mantemos com os mesmos e à confiança que já tivemosoportunidade de construir.

Tipo de Contrato

Será utilizado um contrato de Preço Fixo, pois o trabalho a ser realizado serádetalhado pela empresa que deverá assumir a responsabilidade e os riscos pelo oque foi apresentado, visto que a decisão pela contratação será feita através daanálise do trabalho especificado, além do preço praticado.

A equipe considera que este tipo de serviço (Pesquisa de mercado) já éconsolidado no mercado e que empresas responsáveis e idôneas possuem ótimasestimativas dos preços a serem praticados, correndo poucos riscos quanto à issoe sem a necessidade de acrescentar consideráveis reservas de contingência queocasionariam a elevação do preço.

Fluxograma da Concorrência Privada

Condução dos Players no mercado

PGP Aprovado

Enviar convite à Vendor List

Receber propostas técnicas

/comerciais

Houve

retorno do fornecedor

?

Receber propostas técnicas

/comerciais

Atende critérios do

Vendor List?

Analisar propostas conforme

critério

Revisão das propostas

Conferir DT ou equalizar

Aplicar critérios classificatórios

Definir fornecedor

Elaborar contrato

Assinar contrato

Receber lista de fornecedores de

software

SIM NÃO

SIM

NÃO

Controle da Aquisição

• Relatórios de DesempenhoOs relatórios de desempenho das aquisições contêm informações sobre o andamento das mesmas, como informações sobre aquisições já realizadas, informações sobre possíveis atrasos na entrega de aquisições. Nesses relatórios também podem estar incluídas informações provenientes do fornecedor do recursos sobre o seu próprio desempenho para entrega da aquisição solicitada.

• Análise Desempenho das AquisiçõesO desempenho das aquisições também deve ser avaliado para garantir que aquilo que foi planejado ou aquilo que foi alterado por algum processo de mudanças seja devidamente cumprido e para gerar os devidos relatórios de aquisições que podem ser necessários.

Kick-off

Assinatura do contrato

Agendamento das reuniões

mensais

Atende aos critérios?

Aceitar o pacote entregue

Reunião com fornecedor

Análise dos critérios de qualidade

Solicitar ação corretiva

Aguardar próxima reunião

Calcular o valor proporcional a

ser faturado

Documentar a reunião

Faturar o pagamento

Fim

SIM

NÃO

Controle da Aquisição - Fluxograma

Entrega final

Análise do escopo

Atende a todo o

escopo?

Análise pendências contratuais

Informar não conformidades

Assinar termo de recebimento

Encerrar o contrato

Solucionar as pendências

Fim

SIM

NÃO

Encerramento do contrato - Fluxograma

Registrar cópia para

conformidades

Existe pendências

?

SIM

NÃO

Registrar lições aprendidas

Arquivar o contrato

Plano de GerenciamentoDas Aquisições

Deve conter informações sobre como essas aquisições devem ser administradas e quais as medidas que devem ser tomadas para garantir que tudo ocorra como planejado ou para corrigir algo que não esteja sendo executado corretamente.

ContratoOs contratos de aquisições contêm informações sobre os acordos firmados entre a empresa executora do projeto e a empresa fornecedora de recursos que também podem ser usadas pelo processo de administrar as aquisições.


Ferramentas e Técnicas

Sistema de Controle de Mudanças no ContratoMudanças em contratos podem precisar passar por novos processo de negociação ou outros processos necessários para que essas mudanças sejam realizadas, por isso caso seja necessária uma mudança nos termos das aquisições o Sistema de Controle de Mudanças no contrato que define como isso será feito deve ser utilizado.

Inspeções e AuditoriasInspeções e auditorias também podem ser realizadas para verificar o andamento das aquisições


Sistemas de PagamentoOs pagamentos realizados aos fornecedores devem atender as exigências contratuais e geralmente são executados de acordo com os procedimentos da empresa executora do projeto, é importante que todos os pagamentos sejam devidamente documentados para que não existam problema futuros.

Administração de ReivindicaçõesReivindicações são as mudanças solicitadas por uma das partes que não foi aceita pela outra, o aconselhável é que essas reivindicações sejam negociadas para que ambas as partes entre em um acordo sobre o que está sendo reivindicado, mas caso isso não seja possível outros métodos de resolução devem ser aplicados para evitar que isso não afete o restante do projeto. Independentemente do que seja feito essas reivindicações também devem ser documentadas e monitoradas durante todo o ciclo do projeto.


Sistema de Gerenciamento de RegistrosUm sistema de gerenciamento de registros e qualquer processo manual ou automatizado, ou software que possibilite que os registros sejam controlados e que permita a manutenção de diferentes versões de um mesmo registro para consulta caso seja necessária.

Saídas do Processo

Documentação da AquisiçãoAs documentações de aquisições devem ser atualizadas para que se inclua as informações referentes ao todos as mudanças e acontecimentos que ocorreram durante o ciclo de vida do projeto até o momento.


Atualizações de Ativos de Processos OrganizacionaisQualquer ativo de processo organizacional que se relacione com as aquisições e que for modificado por esse processo pode necessitar de atualização, dentre esses é possível citar:Cronogramas e Solicitações de PagamentoDocumentação da Avaliação do Desempenho do Fornecedor

Solicitações de MudançasAlgumas solicitações de mudanças podem ser geradas como resultado desse processo, essas solicitações devem ser devidamente encaminhadas para avaliação e possível aprovação.


Atualizações do Plano de Gerenciamento de ProjetoQualquer documento do plano de gerenciamento de projetos que contiver informações relativas as aquisições que forem modificadas por esse processo pode necessitar de atualização, dentre esses é possível citar:Plano de Gerenciamento das AquisiçõesLinha de Base do Cronograma

Integração de Informação da Transportadora

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