Instrução de Trabalho - IT

Elaboração: SIE/GPROC – Ana Emilia Margotti – Gerente GPROC Página 1 de 15

Instrução de Trabalho - IT

Versão

02/2020

Data de Emissão

11/05/2020

Processo

Solicitar Pagamento de Medições

1. INFORMAÇÕES DO PROCESSO

Descrição do processo

Processo de solicitação de pagamento das medições de contratos da SIE.

Objetivo

Orientar o processo de envio de medições assinadas digitalmente, assim como de notas

fiscais para faturamento.

Responsável

Nome Setor Telefone E-mail

Edésio da Silva Diretor de Administração e

Finanças

SIE/DIAF (48) 3664-9238 [email protected]

Jorge João Pereira Gerência de Administração,

Finanças e Contabilidade

SIE/GEAFC (48) 3664-2023 [email protected]

Interessados

Superintendência de Infraestutura (SIN), Coordenadorias Regionais, Diretoria de

Administração e Finanças (DIAF), Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC);

Empresas Contratadas.

Atores envolvidos

Fiscais de projetos e obras da SIE, Gestores de contratos da SIE e Gestores financeiros da SIE.


Recursos tecnológicos (sistemas e integrações)

SQM, CCO, SICOP; SGPE; SIGEF e SGF

Legislação, normativas e outras referências

Lei Federal 8.666/1993; Lei Complementar 741/2019; Decreto Estadual 39/2019

Indicadores de performance

Prazos dos trâmites de pagamento

Definições

SQM – Sistema de Quantitativo de Medições

CCO – Sistema de Gestão de Contratos de Consultoria

SICOP – Sistema Integrado de Controle de Obras Públicas

SGPE – Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos

SIGEF – Sistema Integrado de Planejamento e Gestão Fiscal

SGF – Sistema de Gerenciamento físico, financeiro e orçamentário de contratos

NF – Nota Fiscal


2. DIAGRAMA DO PROCESSO


3. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

Fiscal Regional - SIE/CRXXX (Nome da Região)

1. Realizar a medição – SQM, CCO ou SICOP

O fiscal deverá cadastrar a medição no sistema (SQM, CCO ou SICOP) com os serviços executados

e aprovados naquele mês. O fiscal deverá salvar o relatório da medição em PDF.

2. Enviar medição para a empresa – Email

O relatório da medição em PDF deverá ser encaminhado por email para a empresa contratada

para que haja o aceite dos serviços e quantidades medidas e assinatura da medição. Caso a

contratada não concorde com alguma informação, deverá justificar o motivo da recusa.

3. Imprimir, assinar e scanear a medição

A empresa contratada receberá a medição por email, irá realizar a conferência da mesma,

imprimir o arquivo em PDF, assinar, scanear e enviar a medição assinada por email para o fiscal.

4. Enviar medição assinada para o fiscal – Email

A empresa contratada deverá enviar a medição assinada por email para o fiscal.

5. Enviar medição assinada para a Gerência – Email

O fiscal deverá verificar se a medição está assinada em todas as suas páginas e encaminhar o

email da empresa com a medição assinada para a Gerência gestora do contrato.

Gerência Gestora do Contrato

6. Abrir Processo Digital para a Medição – SGPE

Logado no SGPE, deve-se abrir o novo “Cadastro de Processo Digital” em Menu > Cadastro de

Processo Digital. Preencher os seguintes campos conforme orientação abaixo:

• ÓRGÃO: SIE

• ASSUNTO: 932 (SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO)

• CLASSE: 932 (SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO)

• SETOR DE COMPETÊNCIA: Seu setor (Gerência gestora do contrato)

• INTERESSADO: Empresa contratada (usar busca pelo CNPJ)

• DETALHAMENTO: Preencher conforme sequência abaixo (podendo ser abreviados)

➢ Número do Contrato

https://sgpe.sea.sc.gov.br/sgpe/#/container


➢ Número da Medição

➢ Período (MÊS/ANO)

➢ Valor

• MUNICÍPIO: Escolher o Município

• CONTROLE DE ACESSO: Público

7. Inserir medição assinada – SGPE

Uma vez que o processo digital foi aberto, deve-se inserir a medição recebida.

O arquivo deve ser inserido com nome correspondente para seu tipo de documento. Preencher

os seguintes campos padrão no SGPE:

➢ Tipo de documento: 15 – Relatórios;

➢ Nome: Medição nº XXX

8. Solicitar assinatura digital do fiscal – SGPE

Após a inserção da medição no SGPE, deve-se solicitar a assinatura do fiscal na mesma.

9. Assinar a medição digitalmente (Fiscal) – SGPE

O fiscal assina no SGPE a medição.

10. Conferir o saldo de empenho do contrato

O gestor do contrato deve conferir o saldo de empenho do contrato no SGF, pois a medição só

poderá ser encaminhada se houver saldo. Caso não haja, deve-se proceder com a solicitação de

reforço de empenho. Somente após este dar seguimento ao processo.

11. Verificar reajustamento

O gestor do contrato deve conferir se o contrato em questão já é passível de reajustamento.

NO CASO DE REAJUSTE A PAGAR

12. Realizar o cálculo do reajuste


O gestor do contrato verificará se é passível de reajuste aquela medição. Se for o caso, realizará

o cálculo correspondente no SQM, CCO ou SICOP.

13. Abrir Processo Digital para o Reajustamento da Medição – SGPE

Logado no SGPE, deve-se abrir o novo “Cadastro de Processo Digital” em Menu > Cadastro de

Processo Digital. Preencher os seguintes campos conforme orientação abaixo:

• ÓRGÃO: SIE

• ASSUNTO: 932 (SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO)

• CLASSE: 932 (SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO)

• SETOR DE COMPETÊNCIA: Seu setor (Gerência gestora do contrato)

• INTERESSADO: Empresa contratada (usar busca pelo CNPJ)

• DETALHAMENTO: Preencher conforme sequência abaixo (podendo ser abreviados)

➢ Número do Contrato

➢ Reajuste da Medição Número XXX

➢ Período (MÊS/ANO)

➢ Valor

• MUNICÍPIO: Escolher o Município

• CONTROLE DE ACESSO: Público

14. Inserir o cálculo do reajuste – SGPE

O gestor do contrato realizará a inserção do relatório do cálculo do reajustamento no SGPE. Esta

documentação, também, deve ser assinada pelo gerente e pelo diretor da área. Desta forma,

solicitar a assinatura digital de ambos no SGPE.


Após a inserção relatório do cálculo do reajustamento no SGPE, deve-se solicitar a assinatura

do fiscal no documento.

16. Assinar relatório de reajuste (Fiscal) – SGPE

O fiscal assina no SGPE a documentação.

https://sgpe.sea.sc.gov.br/sgpe/#/container


17. Gerar a Autorização de Faturamento do Reajuste– SQM ou CCO

Estando todos os trâmites anteriores adequados, deve-se gerar a Autorização de Faturamento

do Reajuste nos contratos inseridos no SQM ou CCO. Em contratos SICOP não há esta necessidade.

18. Inserir a Autorização de Faturamento do Reajuste – SGPE

A Autorização de Faturamento deve ser inserida no SGPE com nome correspondente para seu

tipo de documento. Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:

➢ Tipo de documento: 35 – Autorização

➢ Nome: Autorização de Faturamento

A Autorização de Faturamento deve ser assinada pelo gerente e pelo diretor da área. Desta

forma, solicitar a assinatura digital de ambos no SGPE.

19. Materializar a Autorização de Faturamento assinada – SGPE

Deve-se materializar a Autorização de Faturamento assinada para que possa ser enviada a

empresa. Somente enviar a Autorização de Faturamento assinada.

NO CASO DE NÃO HAVER PREVISÃO DE REAJUSTE

20. Gerar a Autorização de Faturamento da Medição – SQM ou CCO

Estando a medição adequada, deve-se gerar a Autorização de Faturamento da Medição nos

contratos inseridos no SQM ou CCO. Em contratos SICOP não há esta necessidade.

21. Inserir a Autorização de Faturamento da Medição – SGPE

A Autorização de Faturamento deve ser inserida no SGPE com nome correspondente para seu

tipo de documento. Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:

➢ Tipo de documento: 35 – Autorização

➢ Nome: Autorização de Faturamento

A Autorização de Faturamento deve ser assinada pelo gerente e pelo diretor da área. Desta

forma, solicitar a assinatura digital de ambos no SGPE.


22. Materializar a Autorização de Faturamento assinada – SGPE

Deve-se materializar a Autorização de Faturamento assinada para que possa ser enviada a

empresa. Somente enviar a Autorização de Faturamento assinada.

23. Enviar a Autorização de Faturamento assinada a Empresa – Email

A Autorização de Faturamento assinada deverá ser encaminhada por email para a empresa

contratada para que possa gerar a nota fiscal correspondente.

24. Encaminhar processo digital para SIE/GEAFC – SPGE

O processo da medição e o processo de reajuste da medição (se for o caso) no SGPE deverão

ser tramitados para a Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC). Preencher os

seguintes campos padrão no SGPE:

o Motivo tramitação: 30 – Para pagamento;

o Encaminhamento: Segue a medição nº XXX, do contrato nº XXX

o Marcar a opção Gerar peça de tramitação na pasta digital;

o Marcar a opção Requer minha assinatura.

o Tarefa: Encaminhar para outro setor;

o Setor: SIE/GEAFC - Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade

o Usuário: Não precisa especificar.

Empresa Contratada

25. Receber a Autorização de Faturamento (Empresa) – Email

A empresa receberá a autorização de Faturamento assinada sendo informada que poderá gerar

a nota fiscal correspondente a medição dos serviços realizados no período.


26. Emitir a Nota Fiscal

A empresa emitirá a nota fiscal conforme checklist orientativo (anexo a este documento) da

Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC). Se houver reajuste, a empresa

deverá emitir uma nota especifica com o valor deste.

27. Enviar a nota fiscal e demais documentos – Email

A empresa deverá encaminhar a (s) nota (s) fiscal(is) e demais documentos necessários, como

certidões negativas, CEI, comprovantes, entre outros; conforme checklist orientativo (anexo a este

documento) da Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC). Devem ser

encaminhados para o email: [email protected].

Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC)

28. Receber o processo digital – SPGE

A GEAFC receberá o (s) processo (s) digital(is) no SGPE tramitado pela gerência.

29. Conferir nota fiscal e demais documentos

Após o recebimento da nota fiscal e dos documentos da empresa contratada por email, a GEAFC

realizará sua conferência conforme seu checklist. Caso haja alguma inconsistência nas informações

ou algum documento faltante, o mesmo deverá solicitar providências a contratada.

30. Salvar nota fiscal e demais documentos no servidor

Para realizar a guarda da nota fiscal e demais documentos enviados pela empresa, a GEAFC

deverá salvar os mesmos em pasta especifica no servidor (S:\_02.2.1 -SIE-GABA-DIAF-GEAFC\Notas

Fiscais\2020).

31. Inserir nota fiscal e demais documentos – SPGE

Estando todos os trâmites anteriores adequados, a GEAFC deverá inserir a nota fiscal, as

certidões negativas e demais documentos recebidos pela contratada.

mailto:[email protected]


Os arquivos devem ser inseridos separadamente com nome correspondente para cada tipo

de documento. Preencher os seguintes campos padrão no SGPE:

NOTA FISCAL:

➢ Tipo de documento: 67 – Nota Fiscal

➢ Nome: Nota Fiscal – nº XXX

CERTIDÕES NEGATIVAS DE DÉBITO:

➢ Tipo de documento: 40 – Certidão

➢ Nome: Certidões Negativas

OUTROS DOCUMENTOS:

➢ Tipo de documento: 18 – Documentos Técnicos

➢ Nome: Nome do documento (Ex.: CEI)

Todos os arquivos devem ser autenticados no SGPE, principalmente a nota fiscal. Para tal deve-

se utilizar “Autenticar peça”. Com a peça selecionada, em “Mais ações” selecionar “Conferir peça”.

Selecionar o tipo de autenticação conforme documento inserido: Cópia Autenticada

Administrativamente, Cópia Autenticada em Cartório, Cópia Simples ou Documento Original.

32. Encaminhar processo digital para Gerência Gestora – SPGE

O processo no SGPE deverá ser tramitado para a Gerência gestora para realização das

certificação da despesa.

o Motivo tramitação: 23 – Para instruir;

o Encaminhamento: Para realização da certificação da despesa no SIGEF e cadastramento no

SGF.




o Setor: SIE/XXXX - Gerência gestora;



Gerência Gestora do Contrato

33. Realizar a certificação da despesa – SIGEF

Deve-se realizar a certificação da despesa no SIGEF com os dados do fiscal do contrato.

34. Realizar cadastramento da despesa – SGF

Deve-se realizar o cadastramento da despesa no sistema interno SGF. Gerar relatório de capa

de fatura.

35. Inserir Relatórios SIGEF e SGF – SGPE

A certificação da despesa no SIGEF e o relatório de capa da futura no SGF devem ser inseridos

individualmente no SGPE com nome correspondente para seu tipo de documento. Preencher os

seguintes campos padrão no SGPE:

CERTIFICAÇÃO SIGEF

➢ Tipo de documento: 91 - Despesa certificada

➢ Nome: Certificação SIGEF

RELATÓRIO SGF

➢ Tipo de documento: 15 – Relatórios

➢ Nome: Relatório de Capa de Fatura


Após a inserção dos relatórios SIGEF e SGF, deve-se solicitar a assinatura do fiscal e do diretor

área gestora do contrato nos mesmos.

37. Encaminhar processo digital para SIE/GEAFC – SPGE

Após a assinatura do fiscal nos relatórios, o processo no SGPE deverá ser tramitado para a

Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC). Preencher os seguintes campos

padrão no SGPE:

o Motivo tramitação: 30 – Para pagamento;

o Encaminhamento: Realizada as certificações;





o Setor: SIE/GEAFC - Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade


Gerência de Administração, Finanças e Contabilidade (GEAFC)

38. Realizar pagamento conforme padrão GEAFC

A GEAFC receberá o processo digital no SGPE tramitado pela gerência e realizará o pagamento

seguindo demais tramites internos da gerência.


4. ANEXO

➢ Checklist financeiro da GEAFC

Processo: Solicitar Pagamento de Medições

Check list para envio de Notas Fiscais - Empresas Contratadas

❖ A NF, as negativas e demais comprovantes devem ser encaminhadas para o email:

[email protected]

❖ O título do email deve informar o Nº do Contrato e Nº da medição. Exemplo CT 09-2020 – 3º medição

ou PJ 01-2019 – 1º medição

❖ No corpo do email informar:

• Nº do Contrato

• Nº Medição

• Período da Medição

• Nome da Empresa

• CNPJ da Empresa

❖ Devem ser enviados os documentos anexos ao email, conforme listagem numerada abaixo, e os seus

arquivos em PDF devem ter os seguintes títulos:

1. OFÍCIO DE SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO

Deve conter essas informações:

• Nome da empresa;

• CNPJ da empresa

• Objeto do contrato;

• Nº do contrato;

• Período da medição;

• N° da medição;

• Valor;

• Dados bancários

2. NOTA FISCAL

• Nota Fiscal Eletrônica;

• Ao gerar a nota eletrônica informar o email [email protected] para que seja enviado a este

email o arquivo XLM;

• As informações do tomador de serviço na NF devem estar de acordo com o Contrato;




• A NF deve ter o valor exato conforme Ordem de Faturamento emitida – As notas fiscais devem ser

emitidas separadamente para o valor principal e outra para o valor do reajuste.

Itens obrigatórios:

• Objeto do contrato;

• Nº do Contrato;

• Nº medição;

• Período da medição;

• Destaque Da CEI ou CNO (se necessário);

• Destaque das retenções - Base de cálculo das retenções: INSS; ISS e IRRF se forem o caso;

Os dados bancários: banco, agência e conta, se informado no ofício de solicitação de pagamento, não há necessidade de informar novamente.

3. COMPROVAÇÃO DE PAGAMENTO DOS IMPOSTOS, INSS, ISS E IRRF - Se for o caso

4. ORDEM DE FATURAMENTO RECEBIDA: Ordem de Faturamento

5. CÓPIA INSCRIÇÃO DA CEI ou CNO;

6. GUIA GPS ou GUIA DARF E COMPROVANTE DE PAGAMENTO - sendo a competência o período da

medição, inscrição da CEI, se for o caso

7. GUIA FGTS (GFIP) E COMPROVANTE DE PAGAMENTO - sendo a competência o período da medição,

código do recolhimento

8. PROTOCOLO DE ENVIO DE ARQUIVO – CONECTIVIDADE SOCIAL - sendo a competência o período da

medição

9. SEFIP – RELAÇÃO DE TRABALHADORES - sendo a competência o período da medição, código do

recolhimento e inscrição da CEI

10. COMPROVANTE DE DECLARAÇÃO DAS CONTRIBUIÇÕES A RECOLHER A PREVIDÊNCIA SOCIAL - sendo a

competência o período da medição, código do recolhimento e inscrição da CEI

11. RELAÇÃO DOS FUNCIONÁRIOS (folha de funcionários/resumo cálculo) - sendo a competência o período

da medição, SE FOR O CASO

12. DECLARAÇÃO CONTABILIDADE REGULAR

13. CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS DA RECEITA FEDERAL

14. CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS ESTADUAIS; (SEDE EMPRESA E LOCAL/OBRA)

15. CERTIDÃO NEGATIVA DE TRIBUTOS MUNICIPAIS; (SEDE EMPRESA E LOCAL/OBRA, NO FINAL DA

MEDIÇÃO)

16. CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS TRABALHISTAS

17. CERTIDÃO DE REGULARIDADE DO FGTS – CRF


5. HISTÓRICO DE REVISÕES

Versão nº Responsável Data Síntese da Revisão

01/2020 Ana Emilia Margotti 14/04/2020 Primeira versão da IT do processo

02/2020 Ana Emilia Margotti 11/05/2020 Ajuste no mapeamento em função de novas orientações da GEAFC devido a necessidade de abertura de um processo SGPE específico para o caso de notas de reajuste

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