INSTRUÇÃO NORMATIVA CGM N.º 003, DE 01 DE AGOSTO DE 2007INSTRUÇÃO NORMATIVA CGM N.º 003, DE 01 DE AGOSTO DE 2007INSTRUÇÃO NORMATIVA CGM N.º 003, DE 01 DE AGOSTO DE 2007INSTRUÇÃO NORMATIVA CGM N.º 003, DE 01 DE AGOSTO DE 2007

“Disciplina o andamento dos Protocolos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento, e fixa os documentos necessários as 03 (três) fases de realização da despesa”.

O CONTROLADOR GERAL DO MUNICÍPIO DE PINHAIS, no uso de suas atribuições legais e,

Considerando o que dispõem o art. 3.º, § 1.º, inciso IV, o art. 7.º, §§ 1.º e 2.º, da Lei Municipal n.º 759/2006;

Considerando o que dispõe o Anexo II, do Decreto Municipal n.º 492/2007;

Considerando o disposto nos arts. 58 a 64 da Lei Federal n.º

4.320/1964; Considerando as necessidades do Departamento de Contabilidade,

da Controladoria Geral e do Departamento de Finanças, responsáveis, respectivamente, pelo Empenhamento, pela Liquidação e Emissão da Ordem de Pagamento, e pelo Pagamento; e

Considerando ser atribuição do controle interno a simplificação e a racionalização das rotinas de controle para evitar a ocorrência de custos inerentes ao atraso dos Empenhamentos, Liquidações e Pagamentos,

ESTABELECE:

DAS DEFINIÇÕESDAS DEFINIÇÕESDAS DEFINIÇÕESDAS DEFINIÇÕES

Art. 1° São 03 (três) as fases de realização da despesa: I – Empenho; II – Liquidação; e

III – Pagamento. § 1.º Através do Empenho, a Administração Pública Municipal se

compromete a reservar determinado recurso para cobrir despesas com a aquisição de bens ou serviços, ou o cumprimento de outra obrigação, constituindo-se em uma garantia para o credor de que existe respaldo orçamentário para a referida despesa.

§ 2.º A Liquidação consiste na fase seguinte à do Empenho, quando a Administração Pública Municipal verifica o direito adquirido pelo credor, identificando a origem e o objeto do que se deve pagar, a importância exata a pagar e a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. No caso de fornecimentos feitos ou serviços prestados, representa o reconhecimento, pela Administração Pública Municipal, de que o bem foi entregue ou o serviço foi prestado.

§ 3.º Com o Pagamento do bem adquirido, do serviço prestado ou

de outra obrigação, a Administração Pública Municipal quita seu débito.

§ 4.º O Empenhamento se materializa através da Nota de Empenho, devidamente assinada; a Liquidação se materializa através da Nota de Liquidação devidamente assinada; e o Pagamento é autorizado através da emissão da Ordem de Pagamento, devidamente assinada, e materializado através de Cheque, Borderô ou Ofício. DA ABERTURA DO PROTOCOLO DE EMPENHAMENTO, LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTODA ABERTURA DO PROTOCOLO DE EMPENHAMENTO, LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTODA ABERTURA DO PROTOCOLO DE EMPENHAMENTO, LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTODA ABERTURA DO PROTOCOLO DE EMPENHAMENTO, LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO

Art. 2.° Os Protocolos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento devem ser abertos em nome do Credor, é dizer, do Prestador do Serviço ou do Fornecedor de Bens, ou do Responsável pelo Adiantamento de Pequenas Despesas (Caixinha ou Viagem), ou da Entidade Beneficiada pelo Repasse Municipal.

§ 1.º Na abertura do Protocolo no Software UNOSOFT, deve-se

utilizar a Folha de Rosto Doc. 40, escolhendo-se o Assunto Empenhamento, Liquidação e Pagamento (número 43) e variando o Sub-Assunto conforme a Modalidade de Despesa.

§ 2.º O requerimento na Folha de Rosto/Ficha de Abertura do

Protocolo deve conter 04 (quatro) informações básicas, nesta seqüência: I - a descrição do bem/serviço/obrigação que gerará a despesa no

Protocolo;

II - a indicação da modalidade de contratação (dispensa de licitação,

inexigibilidade de licitação, convite, tomada de preços, concorrência pública, convênio e etc.), seu número e a vigência do contrato/convênio;

III – a indicação do valor e do número da parcela correspondente (no

caso de pagamento parcial); e IV - indicação do número do Pedido de Empenho e, se houver, o

número da Nota de Empenho. § 3.º O requerimento na Folha de Rosto dos Protocolos de

Empenhamento, Liquidação e Pagamento de Adiantamento de Pequenas Despesas (Caixinha e Viagem) deve identificar o valor e a parcela do Adiantamento pleiteada, a Unidade Administrativa, e o servidor responsável pelo numerário.

§ 4.º Os documentos devem ser anexados à capa do Protocolo

através do grampo-trilho, e jamais com a utilização de grampeador. O grampo-trilho deve ser colocado na capa do Protocolo, e não na sua contra-capa, de modo a facilitar a juntada de novos documentos.

§ 5.º Desnecessária a juntada de outros documentos que não os

elencados nesta Instrução e seus Anexos. § 6.º As folhas dos Protocolos devem ser numeradas

seqüencialmente e rubricadas, nos termos § 4.º do art. 21 da Lei Municipal n.º 637/2004.

§ 7.º Ao movimentar os Protocolos no Software UNOSOFT, é preciso

registrar com detalhes os motivos da movimentação. § 8.º Aos credores deve-se informar o número do Protocolo de

Empenhamento, Liquidação e Pagamento, para a obtenção de informações sobre as fases de realização da despesa e sobre a sua movimentação.

DAS REGRAS GERAISDAS REGRAS GERAISDAS REGRAS GERAISDAS REGRAS GERAIS

Art. 3.º O Pedido de Empenho deverá ser assinado pelo Ordenador da Despesa (Secretário, Procurador ou Coordenador), e autorizado pelo Diretor do Departamento de Contabilidade, que emitirá a Nota de Empenho.

Art. 4.º A Controladoria verificará a documentação necessária à

realização da Liquidação e à autorização do Pagamento, emitindo, respectivamente, a Nota de Liquidação e a Ordem de Pagamento, que deverão ser assinadas pelo servidor responsável e, após, submetidas à homologação do Controlador Geral.

Art. 5.º A Liquidação e a autorização do Pagamento podem ser

realizadas concomitantemente pela Controladoria Geral, desde que respeitadas as seguintes condições:

I – existência de disponibilidade financeira; II – realização da Liquidação, impreterivelmente, dentro do mesmo

bimestre em que recebido o bem ou prestado o serviço; e III – apresentação dos documentos necessários a cada fase. Parágrafo único. A realização concomitante da Liquidação e da

autorização do Pagamento dispensa a emissão da Nota de Liquidação, bastando a Ordem de Pagamento para comprovar a ocorrência dos procedimentos.

Art. 6.º No Protocolo de Empenhamento, Liquidação e Pagamento recebido na Controladoria Geral do Município até as 12:00h de um dia, a liquidação será efetuada e ou o pagamento será autorizado, até as 17:00h do dia seguinte.

Parágrafo único. No Protocolo recebido na Controladoria Geral do

Município entre as 13:00h e as 17:00h de um dia, a liquidação será efetuada e ou o pagamento será autorizado, até as 17:00h do segundo dia subseqüente.

Art. 7.º A inserção de novos documentos no Protocolo poderá ser

sugerida pelos Órgãos de Origem, mas apenas poderão ser incluídos após autorização da Controladoria Geral do Município, em decisão conjunta com a Secretaria Municipal de Planejamento, responsável pelo Empenhamento e Pagamento.

Parágrafo único. A exclusão de documentos constantes do Anexo I

desta Instrução Normativa poderá ser sugerida, fundamentadamente, pelos Órgãos de Origem, mas eventual eliminação somente ocorrerá após autorização da Controladoria Geral, em decisão conjunta com a Secretaria Municipal de Planejamento.

Art. 8.º A ausência de qualquer documento exigido deve ser

justificada pelo Órgão de Origem e, se necessário, por Parecer Jurídico de lavra da Procuradoria Geral do Município.

Parágrafo único. Discordando a Controladoria Geral, o Protocolo

será devolvido ao Órgão de Origem, com Despacho fundamentado, nos prazos do art. 6.º e Parágrafo único.

Art. 9.º Se na análise do Protocolo, a Controladoria Geral constatar

a ocorrência de ilegalidade, irregularidade, falhas, erros ou outras deficiências, elaborará Despacho apontando a situação constatada, e devolverá o Protocolo ao Órgão de Origem, para a tomada de providências, nos prazos do art. 6.º e Parágrafo único.

Parágrafo único. Recebido o Protocolo com o Despacho emitido

pela Controladoria Geral, o Órgão de Origem tomará as providências cabíveis quanto à situação apontada e, se necessário, juntará documentos faltantes ou explicativos após o Despacho, respeitando a numeração original das folhas.

Art. 10. O Ordenador de Despesa (Secretário, Procurador ou

Coordenador) deverá atestar o recebimento do bem ou a prestação do serviço na Nota Fiscal, Recibos, Faturas e documentos equivalentes, utilizando carimbo específico.

Art. 11. No caso de Liquidação e ou autorização de Pagamento de

despesas empenhadas em exercícios anteriores, o Órgão de Origem deverá juntar ao Protocolo, imediatamente após a cópia da Nota de Empenho, a Declaração de Inscrição em Restos a Pagar.

DOS ANEXOS E DISPOSIÇÕES GERAISDOS ANEXOS E DISPOSIÇÕES GERAISDOS ANEXOS E DISPOSIÇÕES GERAISDOS ANEXOS E DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 12. Ficam aprovados, na forma do Anexo I, ora denominado

“Fluxograma do Andamento dos Protocolos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento”, o Roteiro de Andamento do Protocolo (Parte 1), a Posição dos Documentos no Protocolo (Parte 2), bem como os Documentos Necessários no Protocolo (Parte 3).

Parágrafo único. Os documentos devem ser posicionados, no

Protocolo, na ordem indicada nas Partes 2 e 3 do Anexo I. Art. 13. Ficam aprovados os modelos-padrão dos seguintes

documentos:

I – Anexo II - Termo de Recebimento de Bem ou Serviço; II – Anexo III – Atestado de Desconto – Sistema de Registro de

Preços; III – Anexo IV – Nota de Liquidação; IV – Anexo V – Certidão de Regularidade Formal – DELOG/DILOG; V – Anexo VI – Certidão de Regularidade Formal – DELOG/DILOG –

Adiantamentos de Pequenas Despesas; VI – Anexo VII – Certidão de Regularidade Formal – DELOG/DILOG –

Fundos Municipais; VII – Anexo VIII - Certidão de Regularidade Formal – PROGE. VIII – Anexo IX – Declaração de Inscrição em Restos a Pagar. Art. 14. Esta Instrução Normativa entra em vigor em 1.º de Agosto

de 2007, revogadas as disposições em contrário.

EDSON LUIZ GELINSKI DE FARIA Controlador Geral

Publicado no Agora Paraná nº 1701 de 02/08/07.