INSTRUÇÃO DE TRABALHO CADASTRO DO PROJETO NA FERRAMENTA … · O EPM é uma solução oferecida...

Instrução de Trabalho – Cadastro do Projeto na Ferramenta EPM

- Estado de Goiás -

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INSTRUÇÃO DE TRABALHO

CADASTRO DO PROJETO NA FERRAMENTA EPM

ESTADO DE GOIÁS



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Sumário

1 - Introdução 3 2 - EPM – Enterprise Project Management 3 3 - Acesso ao EPM 4 4 - Projetos 6

4.1. Cadastro do Projeto 7 4.2. Elaboração do projeto na Plataforma 10

a) Aba Documento de Apoio à Elaboração de Projetos 10 b) Aba Dados Gerais da Proposta 10 c) Aba Problema Central / Causa(s) e efeito(s) 14 d) Aba Objetivo geral / Objetivos específicos e Impacto(s) 16 e) Aba Justificativa e Beneficiários 18 f) Aba Posicionamento do Governo 20 g) Aba Estrutura Básica 21 h) Aba Matriz de Responsabilidade 24 i) Aba Riscos do Projeto 26 j) Aba Contexto Legal 28 k) Aba Indicadores 29

4.3. Fechamento 30



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1 - Introdução

Esta Instrução de Trabalho visa apoiar a utilização da solução Microsoft Enterprise Project Management (EPM), disponível para o planejamento e acompanhamento de projetos no Estado de Goiás. O documento apresenta informações sobre como acessar o EPM e como cadastrar os projetos que terão aporte de recursos de parceiros.

2 - EPM – Enterprise Project Management

O EPM é uma solução oferecida pela Microsoft para o Gerenciamento de Projetos a nível corporativo e é composta pelos seguintes produtos:

Microsoft Windows Server – sistema operacional Windows para servidores; Microsoft SQL Server – gerenciador de banco de dados; Microsoft Sharepoint Server – gerenciador de conteúdo e de fluxos de trabalhos; Microsoft Project Server – software para gerenciamento de portfólio de projetos e

recursos corporativos; Microsoft Project Professional – software para planejamento e controle de projetos; Microsoft Internet Explorer (IE) – navegador para sites de Internet.

A solução EPM da Microsoft dispõe de diversas funcionalidades para as organizações, das quais se destacam:

Gerenciamento de demandas, capturando-as intuitivamente por meio de um

repositório central e gerenciamento através de fluxo de trabalho; Seleção e análise de portifólio, através da priorização, otimização e seleção de

projetos que melhor se adequam às estratégias de negócio da organização; Gerenciamento de recursos por todo o ciclo de vida do projeto; Gerenciamento de cronograma de projetos simples ou complexos de forma fácil e

intuitiva; Gerenciamento financeiro através de controle e comparações de desempenhos

financeiros dos projetos; Gerenciamento de tempo e tarefas com uma ferramenta simples de apontamento de

horas e status das tarefas; Colaboração da equipe através de compartilhamento de informações; Gerenciamento de riscos e problemas pela identificação, mitigação e comunicação

de eventos que podem afetar negativamente os projetos; Inteligência de negócios e relatórios; e Gerenciamento de Programas.



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3 - Acesso ao EPM

Os projetos são elaborados na versão web (Project Web App - PWA). O PWA é a interface web da solução EPM e deve ser acessada por meio do navegador Internet Explorer, a partir da versão 7.0, através do site http://epm.intra.goias.gov.br/escritoriodeprojetos. Ao acessar o PWA, será apresentada uma tela conforme a figura a seguir:

Na parte superior da tela aparece o menu suspenso Ações do Site e as abas Procurar e Página. Logo abaixo, aparece a faixa de opções (ribbon). A faixa de opções é sensível à aba escolhida, ou seja, dependendo do contexto selecionado (Procurar ou Projetos), ela apresentará ícones e opções diferentes.



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O menu lateral, do lado esquerdo da figura, apresenta as seguintes categorias: Projetos, Relatórios e Configurações. A categoria Projetos apresenta todos os projetos cadastrados no EPM. A aba Procurar deve ser o ponto inicial para a navegação do usuário pelo site do PWA. Utilize-a sempre que precisar ir a algum ambiente. A maior parte da tela mostrada é ocupada pela categoria Projetos. A próxima seção deste documento apresenta os recursos mais utilizados por ela.



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4 - Projetos

A categoria Projetos é o local onde todos os projetos do EPM estão disponíveis. Caso não esteja sendo exibida na página inicial do PWA, pode-se acessá-la através do link no menu lateral, do lado esquerdo da página.



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4.1. Cadastro do Projeto

Para cadastrar um Projeto, deve-se clicar no botão Novo e escolher uma das opções:

- Projeto de Captação de Recursos (s/ arquivo): para o usuário que irá realizar a elaboração do projeto na plataforma.

- Projeto de Captação de Recursos (c/ arquivo): com opção para anexar o arquivo de projeto já elaborado pelo usuário.



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Após a seleção da opção acima, é apresentada a tela de Resumo do Projeto, a qual deve ser preenchida tanto pelo usuário que selecionar “Projeto de Captação de Recursos (s/ arquivo)” quanto pelo usuário que selecionar “Projeto de Captação de Recursos (c/ arquivo)”. Entretanto, o usuário que selecionar esta última opção não precisa preencher as demais abas. Neste caso, é preciso salvar as informações preenchidas assim que aparecer a opção de realizar o upload de documento do projeto.

O usuário que selecionar “Projeto de Captação de Recursos (s/ arquivo)” deve clicar em “salvar” e seguir os passos seguintes a fim de realizar a elaboração do projeto na plataforma.



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Aba Resumo do Projeto

Para salvar o Resumo do Projeto, basta preencher o Nome do Projeto, único campo obrigatório.

Pode ocorrer um pequeno delay sempre que salvar o documento.



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Depois de criado o documento do Projeto, a ferramenta realiza o check out, o que impede qualquer outro usuário de editar este cadastro.

Não é possível o usuário excluir o cadastro já realizado. Caso queira fazer a exclusão, é preciso entrar em contato com a equipe da GECEPRO/SEGPLAN.

Para o projeto com arquivo, é obrigatório o preenchimento somente do Resumo do Projeto. As outras abas são opcionais e podem ser usadas como complementação ao projeto a ser anexado.

Sempre que for mudar de aba, é preciso salvar o documento.

4.2. Elaboração do projeto na Plataforma

Após salvar, é possível visualizar, no menu lateral, as etapas de elaboração do projeto.

O primeiro item no menu é o Resumo do Projeto, o qual já foi preenchido.

a) Aba Documento de Apoio à Elaboração de Projetos

No segundo item, o usuário encontra a Instrução de Trabalho.

b) Aba Dados Gerais da Proposta Ao acessar a aba Dados Gerais da Proposta, visualiza-se a tela abaixo:



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Nesta aba, é necessário o preenchimento das informações a seguir:



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Informações sobre a Instituição

Inserir informações sobre a data e legislação relacionada à criação da instituição e sobre o planejamento estratégico

institucional.

Histórico e Principais Iniciativas

Fazer um breve histórico da instituição e das principais iniciativas já desenvolvidas pela área responsável pelo projeto.

Novos Recursos, realocação e substituições

Detalhar ações relacionadas ao plano de contingência para adição de novos recursos humanos, re-alocação e/ou

substituição de membros da equipe ao longo do projeto.

Treinamento

Descrever o plano de capacitação da equipe do projeto.

Organograma

O tópico Organograma consiste em processos a serem utilizados para a efetiva gestão do projeto. Este item deve apresentar

o fluxograma inerente ao gerenciamento do projeto e não à estrutura organizacional da instituição.

Para inserir o organograma, deve-se clicar em “carregar”.



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Clicar em CARREGAR

Ao clicar em “carregar”, a tela para realização de upload da figura referente ao organograma é aberta, conforme modelo abaixo. Após o upload, clique em ok para que a figura seja inserida.



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c) Aba Problema Central / Causa(s) e efeito(s) Ao acessar a aba Problema Central / Causa(s) e efeito(s) da Proposta, visualiza-se a tela abaixo:



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Nesta aba, deve-se detalhar o problema central do projeto, assim como suas causas-raízes e o(s) efeito(s) gerado(s) pelo

problema central.

Seguem, abaixo, orientações sobre metodologia a ser utilizada:

Para a identificação do problema central, de suas causas raízes e do(s) efeito(s) ocasionado(s) pelo problema central, recomenda-se o uso da

metodologia de Árvore de Problemas.

Para que a Árvore de Problemas seja construída, deve-se, primeiramente, aplicar a técnica brainstorming com foco no levantamento de

problemas que fundamentam a proposta. Mesmo que o(s) problema(s) já esteja(m) delineado(s), esta etapa deve ser implementada a fim de

refinamento da ideia de escopo.

Após a aplicação da técnica de brainstorming, deve-se conduzir o grupo a realizar análise sobre todos os problemas identificados. O objetivo é

que todos cheguem a um único problema central por meio de consenso. O problema central será o cerne da árvore de problemas. Logo em

seguida, o grupo deve levantar todas as causas do problema, tanto as de primeiro nível como as de segundo nível e as causas-raiz. Após esta

etapa, o grupo identifica todos os efeitos do problema central analisado.



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d) Aba Objetivo geral / Objetivos específicos e Impacto(s)

Ao acessar Objetivo geral / Objetivos específicos e Impacto(s) da Proposta, visualiza-se a tela abaixo:



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Nesta aba, deve-se detalhar o objetivo geral do projeto, assim como seus objetivos específicos e o(s) impacto(s) gerado(s) pelo

objetivo geral.

Seguem abaixo orientações sobre metodologia a ser utilizada:

O objetivo geral, os objetivos específicos e o(s) impactos(s) são identificados na Árvore de Objetivos, a qual é construída com base

na Árvore de Problemas. Esta transformação consiste em reformular as relações de causa-efeito da Árvore de Problemas em

relações meios-fins. Para tanto, as situações negativas devem ser reinterpretadas de forma positiva. Desse modo, cada problema

deve ser transformado em um objetivo, sendo o problema central correspondente ao objetivo geral e todas as suas causas

equivalentes aos objetivos específicos. Como a Árvore de Objetivos é uma reinterpretação positiva da Árvore de Problemas, os

efeitos dos problemas devem ser transformados em impactos positivos.



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e) Aba Justificativa e Beneficiários

Ao acessar Justificativa e Beneficiários da Proposta, visualiza-se a tela abaixo:

Nesta aba, deve-se detalhar a justificativa do projeto, assim como todos os indivíduos que serão beneficiados.



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Seguem abaixo orientações sobre metodologia a ser utilizada:

A descrição da justificativa deve considerar tanto a Árvore de Problemas quanto a Árvore de Objetivos. O primeiro tópico da

justificativa (“situação atual do problema ou necessidade a ser resolvida pelo projeto”) equivale ao detalhamento textual da Árvore

de Problemas. Da mesma forma, a situação esperada ao final equivale ao detalhamento textual da Árvore de Objetivos.

Os beneficiários são as partes interessadas do projeto, as quais devem ser descritas no campo abaixo da justificativa.



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f) Aba Posicionamento do Governo

Ao acessar a aba Posicionamento do Governo da Proposta, visualiza-se a tela abaixo:



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O posicionamento do Governo equivale ao objetivo do programa do Plano Plurianual (PPA) e ao objetivo da ação do PPA com os quais o projeto se relaciona. Nesta aba, o usuário encontra também campo para preenchimento da contrapartida do Governo, a qual pode ser financeira ou não financeira.

g) Aba Estrutura Básica

Ao acessar a aba Estrutura Básica da Proposta, visualiza-se a tela abaixo, a qual apresenta três visões:

1. PrCr01- EBP/Cronograma 2. PrCr02- EBP/Orçamento

3. PrCr03- EBP/Desembolso



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A Estrutura Básica do Projeto é composta por:

Objetivos Específicos;

Estrutura Analítica do Projeto (EAP);

Atividades;



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Recursos necessários para a execução de cada atividade;

Tempo necessário para a execução de cada atividade.

A primeira etapa da construção da Estrutura Básica do Projeto deve ser realizada na visão PrCr01- EBP/Cronograma.

Inserir os objetivos específicos na planilha. Logo em seguida, todas as entregas do projeto devem ser relacionadas. Entregas do

projeto correspondem aos produtos e/ou serviços relacionados aos objetivos. Cada entrega deve ser descrita abaixo do objetivo

específico com o qual se relaciona.

O próximo passo consiste em descrever as atividades necessárias para que cada entrega seja realizada. Por fim, o usuário deve

preencher os campos relativos ao tempo necessário para a execução das atividades.

A segunda etapa da construção da Estrutura Básica do Projeto deve ser realizada na visão PrCr02- EBP/Orçamento.

Listar os recursos necessários para a execução das atividades. Observe que esses campos devem ser preenchidos apenas para

atividades e não para entregas e objetivos.

A terceira etapa da construção da Estrutura Básica do Projeto deve ser realizada na visão PrCr03- EBP/Desembolso.

Agregar as informações na visão PrCr01- EBP/Cronograma com as informações inseridas na visão PrCr02- EBP/Orçamento.

Observe que na faixa de opções existem, dentre outros, os botões Salvar e Publicar. O botão Salvar guarda as informações inseridas pelo usuário; entretanto, não disponibiliza essas informações para consulta pública. Para disponibilizar as informações



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para acesso de qualquer usuário, inclusive por meio dos relatórios, é necessário que haja publicação através do botão Publicar. Lembre-se sempre de fechar o projeto quando terminar as alterações, garantindo que seja feito o check-in do arquivo.

h) Aba Matriz de Responsabilidade

Ao acessar a aba Matriz de Responsabilidade da Proposta, visualiza-se a tela abaixo:



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A Matriz de Responsabilidade deve conter os dados relacionados às partes interessadas que exercem atribuições no projeto. As

partes interessadas que não executam atividades do projeto são relatadas em Beneficiários.

Para inserir uma parte interessada, deve-se clicar em Adicionar novo item. Logo em seguida, a tela para preenchimento dos dados

da parte interessada é aberta, conforme modelo abaixo. Após preencher os campos, clique em Salvar para que a parte interessada

possa ser incluída na matriz de responsabilidade.



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i) Aba Riscos do Projeto

Ao acessar a aba Riscos do Projeto da Proposta, visualiza-se a tela abaixo:

Nesta etapa, devem ser levantados todos os possíveis riscos, por meio da técnica de brainstorming. Para cada risco, deve haver

uma resposta de tratamento podendo ser: evitar, transferir, mitigar ou aceitar para riscos do tipo “ameaça”; e provocar,



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compartilhar, melhorar ou ignorar para riscos do tipo “oportunidade”. As respostas a riscos que necessitarem de aporte de recursos

financeiros devem ser agregadas aos documentos de custos.

Para inserir um risco, deve-se clicar em Adicionar Novo Item. Logo em seguida, a tela para preenchimento das informações sobre

os riscos é aberta, conforme modelo abaixo. Após o preencher esses campos, clique em Salvar para que o risco possa ser

incluído.



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j) Aba Contexto Legal

Ao acessar a aba Contexto Legal da Proposta, visualiza-se a tela abaixo:

Nesta etapa, deve-se elencar toda a legislação relacionada ao projeto, a fim de posicioná-lo no âmbito legal.



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k) Aba Indicadores

Ao acessar a aba Indicadores da Proposta, visualiza-se a tela abaixo:

Os indicadores do projeto devem ser elaborados com o objetivo de viabilizar o alcance do(s) impacto(s) almejado(s).



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4.3. Fechamento

Utilize o botão Salvar antes de sair da página para confirmar as alterações feitas. Ao concluir as alterações, é necessário clicar no

botão Fechar. Caso não seja acionado, o projeto continuará aberto (check-out) no servidor para o usuário atual.

Após a revisão do projeto na plataforma EPM e quando o mesmo estiver pronto para ser encaminhado para a análise da equipe da

GECEPRO/ SEGPLAN, deve-se clicar no botão Enviar. Ao enviar, o usuário não terá mais acesso ao projeto até que seja

novamente autorizado, em caso de alguma correção posterior.


Superintendência Central de Planejamento [email protected]

Telefone: (62) 3201-5728

Gerência da Central de Captação de Recursos

[email protected]; [email protected];

[email protected]; [email protected]; [email protected];

Telefone: (62) 3201-5723

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