INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO · Sistema de Control Interno consagrado en la Ley 87 de...

Período: Julio a Noviembre 2018

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

Oficina de Control Interno


Jefe de Control Interno

María Elisa Morón Baute

Periodo Evaluado Julio 12 a Noviembre 11 de 2018

Fecha de Elaboración Noviembre 09 de 2018

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, artículo 9° Reportes del responsable de control interno, que establece:

“ (…)El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave.(…)”

Presenta a continuación el Informe Pormenorizado de Control Interno de la Presidencia de la República del período evaluado, tomando como principal fuente de información el aplicativo SIGEPRE así como la reportada por las áreas responsables en la página web. Cabe señalar, que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE, desde el año 2007 inició el proceso para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI y del Sistema de Gestión de Calidad – SGC, articulados con el Sistema de Desarrollo Administrativo, como resultado de éste proceso se obtuvo el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE. El SIGEPRE, es un sistema que estructura el estilo gerencial y de operación de la gestión del DAPRE de forma dinámica y adaptable a las transformaciones que demanda el servicio de lo público, en virtud igualmente de las demandas sociales. La Entidad propende por el aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios, en la asistencia y el apoyo administrativo al Presidente de la República, así como en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Para la vigencia 2017 se integró al SIGEPRE, el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente - SGSSTMA y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI. Más tarde, la Entidad establece la Oportunidad de Mejora OM-0369 denominada Plan de gestión del cambio Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG con el fin de adoptar los lineamientos establecidos en el Decreto 1499 de 2017, en cumplimiento del artículo No. 133 de la Ley 1753 de 2015, que integra los Sistemas de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998 y de Gestión de la Calidad que trata la Ley 872 de 2003 y lo articula con el Sistema de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27° al 29° de la Ley 489 de 1998, en un solo Sistema de Gestión.

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Para el funcionamiento del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno, se adopta la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG con el fin de consolidar los elementos requeridos para que la Entidad funcione de manera eficiente y transparente atendiendo las 16 políticas de Gestión y Desempeño lideradas por 10 entidades, que de acuerdo con el Manual Operativo MIPG, funcionara a través de 7 dimensiones.

1. Dimensión Talento Humano 2. Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación 3. Dimensión Gestión con Valores para el Resultado 4. Dimensión Evaluación para el Resultado 5. Dimensión Información y Comunicación 6. Dimensión Gestión del Conocimiento y la Innovación 7. Dimensión Control Interno

En concordancia con lo anterior, el Control Interno se integra, a través del MECI, como una de las dimensiones del Modelo, y en el mismo Decreto 1499 de 2017 se establece la actualización del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, en 5 componentes:

1. Ambiente de Control 2. Evaluación del Riesgo 3. Actividades de Control 4. Información y Comunicación 5. Actividades de Monitoreo

Conforme a lo anterior, la Oficina de Control Interno de la Presidencia de la República presenta el Informe Pormenorizado de Control Interno, de acuerdo con las 7 dimensiones MIPG y los 5 componentes del Modelo Estándar de Control Interno, desarrollados en el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, según artículo 2.2.22.3.5 del Decreto 1149 de 2017. 1. ACTUALIZACIÓN DE LA INSTITUCIONALIDAD DE MIPG

1.1 Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo

En cumplimiento del artículo 2.2.22.3.6 del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conformó mediante Resolución 0983 del 22 de diciembre de 2017 el Comité Sectorial de Gestión y Desempeño, estableciendo las funciones y directrices emanadas en el Decreto en mención.

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Durante el período de evaluación se llevaron a cabo (2) Comités Sectoriales de Gestión y Desempeño: 1. Con corte 30 de junio de 2018, en el cual se abordaron temas como: Seguimiento a

compromisos pendientes, seguimiento al Plan Estratégico Sectorial, ajuste de metas Plan Estratégico Sectorial y las directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción de acuerdo con el Decreto 612 del 12 de abril de 2018 y su publicación a más tardar el 31 de julio de 2018.

2. Con corte 30 de septiembre de 2018, se abordó el Seguimiento a compromisos pendientes, seguimiento al Plan Estratégico Sectorial y en temas varios, se presentó la Directiva Presidencial 07 de 2018 Medidas para racionalizar, simplificar y mejorar los trámites ante entidades gubernamentales y el ordenamiento jurídico con su respectivo cronograma de cumplimiento.

La presentación respectiva del Comité se encuentra publicada en el link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/planeacion-estrategica-sectorial-2015-2018

1.2 Comité Institucional de Gestión y Desempeño

En cumplimiento del artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conformó mediante Resolución 0982 del 22 de diciembre de 2017 el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, estableciendo las funciones y directrices emanadas en el Decreto en mención. Más adelante, mediante Resolución 0392 del 19 de junio de 2018 se adiciona un parágrafo al artículo 1 y una función al artículo 2 de la Resolución 0982 de 2017, relacionados a la actuación con voz y voto de los coordinadores de los Grupos de Presupuesto y de Contabilidad en las sesiones donde cumplan las funciones del Comité Interno de Programación Presupuestal, y la de adicionar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño la de cumplir con la función del Comité Interno de programación presupuestal de liderar el Proceso de implementación del catálogo de clasificación presupuestal durante la programación anual.

Durante el período de evaluación se llevaron a cabo 2 sesiones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, así: 1. Con corte al 30 de Junio de 2018: se efectuó el seguimiento a Políticas de Gestión y

Desempeño Institucional, se llevó a cabo la Revisión por la Dirección de acuerdo con la Norma ISO 9001:2015 y en temas varios se presentó la nueva propuesta del alcance del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia ISO 9001 y 27001.

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2. Con corte al 30 de septiembre de 2018, en el cual se abordaron temas como: el seguimiento a compromisos de comités anteriores y el seguimiento a Políticas de Gestión y Desempeño Institucional.

Las presentaciones del Comité se encuentran publicadas en el link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/planeacion-estrategica-institucional-2014-2018

1.3 Comité Sectorial de Auditoría

En cumplimiento del artículo 2.2.21.3.13 del Decreto 648 del 19 de abril de 2017, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conformó mediante Resolución 0494 del 07 de julio de 2017 el Comité Sectorial de Auditoría, estableciendo las funciones y directrices emanadas en el Decreto en mención. Durante el período evaluado, se llevó a cabo el 10 de agosto de 2018 el Comité Sectorial No. 3, cuyo objetivo fue verificar y hacer seguimiento al nivel de avance de los indicadores sectoriales, junto con el Plan Estratégico Sectorial para la Vigencia 2018 y que fueron reportados en el aplicativo Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República (SIGEPRE). Las actas suscritas se encuentran publicadas en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/comite-sectorial-de-control-interno

1.4 Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno En cumplimiento del artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 648 del 19 de abril de 2017, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conformó mediante Resolución 0493 del 07 de julio de 2017 el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, estableciendo las funciones y directrices emanadas en el Decreto en mención. En lo corrido de la vigencia, se llevaron a cabo 5 sesiones:

§ Primer Comité: 16 de febrero de 2018 con corte 31 de diciembre de 2018 § Segundo Comité: 22 de marzo de 2018 § Tercer Comité: 25 de mayo de 2018 con corte 31 de marzo de 2018 § Cuarto Comité: 26 de julio con corte 30 de Junio de 2018 § Quinto Comité: 25 de octubre con corte 30 de septiembre de 2018

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Las respectivas presentaciones se encuentran publicadas en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/presentaciones-ccsci

1.5 Autodiagnóstico El Proceso de Direccionamiento Estratégico lideró y realizó el autodiagnóstico de MIPG frente a los requisitos del SIGEPRE; de acuerdo con los resultados obtenidos se formuló la Oportunidad de Mejora OM-0369 denominada Plan de gestión del cambio Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG, con 8 actividades que a la fecha se encuentran cumplidas y en el paso de Evaluar Eficacia.

El Proceso de Talento Humano del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República realizó un autodiagnóstico tomando como referencia el Código de Integridad del Departamento Administrativo de la Función Pública y estableció la Mejora OM-0391 denominada TH-Articulación del Manual de Excelencia Ética del DAPRE, con el nuevo Código de Integridad del Servicio Público, con las siguientes actividades hasta el 30 de noviembre de 2018:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Módulo Mejoras: OM-0391.

1.6 Identificación de la Línea Base de MIPG

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De conformidad con lo reportado en el período anterior, el DAPRE alcanzó un resultado superior al puntaje promedio del grupo par, al obtener un índice del 88.76, frente al 79.48 del grupo par (25 Entidades). Esta medición tuvo como propósito determinar la línea base a través de la cual la Entidad identifica su grado de acercamiento al cumplimiento de los requisitos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

1.7 Adecuaciones y ajustes para la completa y adecuada implementación de MIPG Una vez obtenidos los resultados del FURAG II, la Oficina de Planeación lideró la coordinación de la aplicación de la herramienta de autodiagnóstico recomendada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a fin que la Entidad identificara los aspectos a fortalecer, y se conocieran en detalle y oportunamente el estado de la Implementación del MIPG. Una vez realizados los autodiagnósticos por los líderes de los procesos y dependencias, se obtuvieron los siguientes resultados:

# Autodiagnóstico Resultado 1 Autodiagnóstico de Gestión del talento humano 87,40% 2 Autodiagnóstico Código de Integridad 80,00% 3 Autodiagnóstico de Direccionamiento y Planeación 100,00% 4 Autodiagnóstico de Plan Anticorrupción 100,00% 5 Autodiagnóstico de Gestión Presupuestal 100,00% 6 Autodiagnóstico de Gobierno Digital 94,40% 7 Autodiagnóstico de Defensa Jurídica 93,04% 8 Autodiagnóstico de Servicio al Ciudadano 97,70% 9 Autodiagnóstico de Trámites 100,00%

10 Autodiagnóstico de Participación Ciudadana 96,80% 11 Autodiagnóstico de Rendición de Cuentas 90,00% 12 Autodiagnóstico de Seguimiento y Evaluación del Desempeño 100,00% 13 Autodiagnóstico de Gestión Documental 79,60% 14 Autodiagnóstico de Transparencia y Acceso a la Información 92,30% 15 Autodiagnóstico de Control Interno 99,60%

Fuente: Oficina de Planeación – Mejora OM-0444 De acuerdo con lo anterior, se formuló la Mejora OM-0444 denominada Plan de Mejoramiento - Autodiagnóstico MIPG con un total de 43 actividades en el paso de ejecución y seguimiento.

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A continuación se presentan los resultados de los avances por cada una de las dimensiones MIPG, de acuerdo con la alineación liderada por el Proceso de Direccionamiento Estratégico en el Plan Estratégico Institucional 2015 - 2018. 2. AVANCE DIMENSIONES MIPG

2.1 Dimensión Talento Humano

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG 2017, para el desarrollo de esta dimensión se tendrán en cuenta las siguientes 2 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional:

1. Gestión Estratégica del Talento Humano 2. Integridad

2.1.1 Plan Estratégico Institucional

De acuerdo con lo establecido en el Plan Estratégico Cuatrienal del DAPRE 2018, la política de Talento Humano e Integridad, se encuentran alineadas con el objetivo institucional 6.c, así:

Estrategia PND Políticas de Gestión y Desempeño Objetivos Institucionales Cumplimiento

Buen Gobierno 14. Talento Humano 6.c. Fortalecer las competencias y

propiciar espacios que ofrezcan bienestar a nivel laboral

99.68% 15. Integridad

Fuente: SIGEPRE - Seguimiento Plan Estratégico Cuatrienal 07/11/2018 El objetivo institucional 6.c. se encuentra compuesto por los siguientes indicadores:

Indicador Meta Valor Resultado

Ejecución del Plan Estratégico de Talento Humano DAPRE (semestral) 90 100 100%

Manual de Ética actualizado acorde con el Código de Integridad DAPRE (anual) 1 1 100%

Avance en la implementación de la estrategia de fortalecimiento del clima organizacional DAPRE 80 80 100%

Satisfacción de los funcionarios frente a las capacitaciones realizadas 90 88.57 98.41%

Fuente: SIGEPRE - Seguimiento Plan Estratégico Cuatrienal 07/11/2018

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De lo anterior, se observa que el talento humano fue gestionado de acuerdo con las prioridades fijadas en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación.

2.1.2 Plan de Acción Talento Humano El Área de Talento Humano estableció las siguientes estrategias en el Plan de Acción para la vigencia 2018 alineado con el Plan Estratégico DAPRE:

# Estrategias Fecha Inicial

Fecha final

Avance de cumplimiento

1 Fortalecer las actividades de Bienestar y Salud Ocupacional encaminadas al mejoramiento de la calidad de vida de los funcionarios de la Entidad.

01 de enero de

2018

31 de diciembre de 2018

100%

2

Consolidar y desarrollar el Plan Institucional de Capacitación como instrumento para el fortalecimiento de las competencias laborales de los funcionarios para el logro de los objetivos institucionales.

100%

3

Adelantar las actividades relacionadas con el ingreso, permanencia y retiro de los funcionarios de la Entidad, así como las relacionadas con la gestión de las situaciones administrativas.

100%

4 Fortalecer la evaluación del desempeño laboral de los servidores públicos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. TH

100%

7 Adelantar las actividades de mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.

100%

Fuente: Módulo Planes: PA-2015-2018 Área de Talento Humano – Estrategia – Avance al 07/11/2018. De conformidad con lo anterior, en el Plan de Acción se establecen estrategias y acciones que fortalecen los aspectos del ciclo del servidor público en la Presidencia de la República, como el ingreso, permanencia y retiro. El Área de Talento Humano realizó el autodiagnóstico de la Gestión Estratégica del Talento Humano, de acuerdo a la herramienta establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública denominada Matriz GETH, la cual contiene el inventario de requisitos que se deben cumplir conforme a los lineamientos de la política. De los resultados obtenidos formuló las siguientes 2 actividades asociadas a la Mejora OM-0444:

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De acuerdo con lo informado por el Proceso de Talento Humano, para la primera actividad, el Grupo de Vinculaciones se encuentra realizando los ajustes respectivos en el aplicativo Kactus para iniciar la captura de la información de los funcionarios de la Entidad, de tal manera que se tenga la caracterización actualizada. La siguiente actividad se encuentra en ejecución teniendo en cuenta que para la planeación 2019, se incluirán las demás acciones que permitan dar cumplimiento a MIPG en la Gestión Estratégica del Talento Humano hasta el 31 de diciembre de 2019.

2.1.3 Temáticas asociadas a Rutas de Creación de Valor

2.1.3.1 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo - SGSST De acuerdo con la Resolución 1111 del 27 de marzo de 2017 mediante la cual se establecieron los Estándares Mínimos que debe tener el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG SST, el Área de Talento Humano informó que a la fecha la Entidad tiene un 99% de cumplimiento frente a la implementación de los estándares mínimos establecidos por el Ministerio del Trabajo. Se adelanta el proceso de contratación de los exámenes médicos ocupacionales y la realización de los mismos, para el alcanzar el 100% de la implementación. El Área de Talento Humano presentó el estado de avance del SG-SST en la sesión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño realizada con corte al 30 de septiembre de 2018, en cumplimiento del artículo 2.2.4.6.31 del Decreto 1072 de 2015. A continuación, se relacionan las metas versus logros obtenidos en los 7 componentes del SG SST:

Fuente: http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2018-3.pdf

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El Seguimiento al avance Cronograma de Actividades del SG-SST y MA con corte septiembre 30 de 2018:


Como se observa en el gráfico anterior, se presenta un grado de avance del 65% en la ejecución del Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el trabajo y su respectivo cronograma, frente a las 145 actividades ejecutadas de las 222 programadas para el 2018.

2.1.3.2 Plan Institucional de Capacitación – PIC Mediante Resolución 0198 del 15 de marzo de 2018 se adoptó “el Plan Institucional de Capacitación y el Plan Anual de Bienestar Social de la Presidencia de la República, para la vigencia 2018”, a fin de alinear el PIC 2018 a lo dispuesto por el DAFP, en la Guía de Gestión Estratégica del Talento Humano GETH para el Sector Público, se categorizaron los temas de entrenamiento en los Ejes Temáticos enunciados a continuación:

Fuente: Resolución 0198 de 2018.

163

1139

9

107

728

30

50

100

150

200

Objetivo general 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4

Programados Ejecutados

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Cabe destacar, que se incluyeron las actividades de Desarrollo del Talento Humano, alusivas al Proceso de Inducción y Reinducción, y al impulso del aprendizaje del idioma inglés en la Entidad y el presupuesto asignado al PIC correspondió al valor de $251.063.168. El avance de ejecución presentado por el proceso de Talento Humano con corte al 30 de septiembre de 2018, es el siguiente:

EJECUCIÓN PIC 2018

N° CURSO GRUPO OBJETIVO ASISTENCIA FECHA LUGAR HORA CAPACITADO

R COSTO

1 PREINDUCCIÓN Personal Específico

8 15/01/2018

Oficina de Talento Humano

10:30 A.M. A 11:30

A.M.

Grupo de Bienestar y

Responsabilidad Social

SIN COSTO

3 19/01/2018 13 26/01/2018 1 2/02/2018 1 5/02/2018 2 6/04/2018 1 16/07/2018 3 31/08/2018 4 3/09/2018 1 5/09/2018 6 6/09/2018 1 19/09/2018 1 21/09/2018 2 24/09/2018 2 25/09/2018 5 2/10/2018 1 3/10/2018 1 11/10/2018 3 17/10/2018 4 18/10/2018 2 19/10/2018 3 22/10/2018 2 24/10/2018

2 CAPACITACIÓN

MGA WEB SECTOR PRESIDENCIA

Personal Específico. 30 18/01/2018

Salón de Capacitación

Alejandría

10:00 A.M. A 12:00

P.M. Oficina de Planeación

SIN COSTO

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EJECUCIÓN PIC 2018


R COSTO

3 SENSIBILIZACIÓN

EN TEMAS DE GESTIÓN

DOCUMENTAL



Alejandría

04:00 P.M. A 05:00

P.M.

Grupo de Gestión

Documental SIN

COSTO

4 PRIMEROS AUXILIOS

Brigada de Emergencia

s

18 31/01/2018

Auditorio Alejandría

08:30 A.M. A 10:30

A.M.

Grupo de Seguridad y Salud en el

Trabajo

SIN COSTO

20 8/03/2018 20 21/03/2018 14 26/04/2018 14 10/05/2018 13 24/05/2018 6 26/06/2018 8 19/07/2018 11 27/07/2018

5

CAPACITACIÓN EN SISTEMATIZACIÓN DEL FORMATO F-BS-33 –VERSIÓN

07

Personal Específico.

12 8/02/2018


Alejandría 8:20 A.M. A 10:30 A.M.

Grupo de Central de Cuentas y Área de

Tecnología y Sistemas de la

Información

SIN COSTO

12 28/02/2018

11 8/03/2018

8 15/03/2018

6 CAPACITACIÓN DE

MADRES GESTANTES

Personal Específico. 4 27/02/2018 Sala Amiga 3:00 P.M. A

5:00 P.M. POSITIVA SIN COSTO

7 CAPACITACIÓN DE

MADRES LACTANTES

Personal Específico. 4 27/02/2018 Sala Amiga 3:00 P.M. A

5:00 P.M. POSITIVA SIN COSTO

8

TALLER EN MEDIOS

MAGNÉTICOS NACIONALES DIAN Y EL IMPACTO EN LAS SANCIONES

INTRODUCIDO EN LA REFORMA TRIBUTARIA.

Personal Específico. 8 2/03/2018 Oficinas

CAPTRI S.A. 8:00 A.M. A 5:00 P.M. CAPTRI S.A. $

5.236.000

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EJECUCIÓN PIC 2018


R COSTO

9

CHARLA COMPROMISOS Y RESPONSABILIDA

DES (Cartagena)


Casa de Huéspedes Ilustres de Cartagena

3:00 P.M. A 5:00 P.M.

COMFENALCO

SIN COSTO

10 CERTIFICACIÓN

EN MANIPULACIÓN DE ALIMENTOS

(GRUPO 1)

Personal Específico. 17 3/03/2018 SENA 7:00 A.M. A

4:00 P.M. SENA SIN COSTO

11

TALLER EN IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y RIESGOS EN EL

PUESTO DE TRABAJO -

ASPECTOS E IMPACTOS

AMBIENTALES


29 6/03/2018 Grupo de Gestión

Documental

10:00 A.M. A 11:00

A.M.


Trabajo

SIN COSTO

18 13/03/2018 Grupo de Transportes

8 13/03/2018 Grupo de

Comisiones y Viáticos

22 14/03/2018 Descontamina Colombia

15 14/03/2018 Colombia Joven

10 15/03/2018 Servicios Generales

9 16/03/2018 Servicios

Generales - Casa de Nariño

16 21/03/2018 Grupos de Trabajo

4 3/04/2018 Talento Humano

11 18/07/2018 Grupo de Mantenimiento




14




EJECUCIÓN PIC 2018


R COSTO


12 ACTUALIZACIÓN DE AUDITORES

INTERNOS - NTC ISO 9001-2015.

Personal Específico. 30

7/03/2018 Auditorio Alejandría

8:00 A.M. A 6:00 P.M. ICONTEC $

6.939.223 14/03/2018

21/03/2018

13 HIGIENE

POSTURAL Y MANEJO DE

CARGAS



9:00 A.M. A 10:00 A.M. POSITIVA SIN

COSTO



28 8/05/2018 Secretaría de Prensa y Casa

Militar

1 21/05/2018 Secretaría de Prensa y Casa

Militar



2 16/07/2018 Atención a la Ciudadanía

6 23/07/2018 Grupo de

Comisiones y Viáticos

3 31/07/2018 Minas Antipersonal

14

FORMACIÓN DE AUDITOR INTERNO EN SISTEMAS DE

GESTIÓN INTEGRADA ISO 9001: 2015, ISO 14001:2015 Y

OHSAS 18001:2007


20/04/2018 Virtual 2 horas diarias SGS $

1.963.500

15




EJECUCIÓN PIC 2018


R COSTO

15 EXCEL AVANZADO Personal Específico. 30

09/04/2018 11/04/2018 13/04/2018 16/04/2018 18/04/2018 20/04/2018 23/04/2018 25/04/2018 27/04/2018 30/04/2018 02/05/2018 04/05/2018 07/05/2018 09/05/2018


Alejandría

Lunes, Miércoles y

Viernes 8:00 A.M. a 10:00 A.M.

SENA SIN COSTO

16 CAPACITACIÓN CAMPAÑA EN

SEGURIDAD VIAL Personal

Específico.

54 16/04/2018 Auditorio

Alejandría

9:00 A.M. a 12:00 P.M.

Oficina de Control Interno Disciplinario y

CESVI Colombia

SIN COSTO

45 2:30 P.M. a 05:30 P.M.

17

CURSO EN FUNDAMENTOS

DE ALISTAMIENTO DE VEHÍCULOS

CON ÉNFASIS EN SISTEMAS DE

INYECCIÓN ELECTRÓNICA


17/04/2018 18/04/2018 19/04/2018 20/04/2018 23/04/2018 24/04/2018 25/04/2018 26/04/2018 27/04/2018 30/04/2018 02/05/2018

Salón Conductores

Lunes a Viernes

9:30 A.M. a 11:30 A.M.

SENA SIN COSTO

18 RCP Personal Específico. 17 17/04/2018 Auditorio

Alejandría 08:30 A.M.

A 10:30 A.M.


Trabajo

SIN COSTO

19 HÁBITOS Y

ESTILOS DE VIDA SALUDABLE


21 18/04/2018 Descontamina Colombia

8:00 A.M. A 09:00 A.M.


Trabajo

SIN COSTO 24 18/04/2018 Secretaría de

Transparencia 9:00 A.M. A 10:00 A.M.

22 18/04/2018 Colombia Joven

10:00 A.M. A 11:00

A.M.

16




EJECUCIÓN PIC 2018


R COSTO

8 18/04/2018 Grupo de Viáticos / Oficina de Contratos

11:00 A.M. A 12:00

P.M.

9 18/04/2018 Oficina de Planeación

12:00 P.M. A 1:00 P.M.

18 18/04/2018 Área Financiera

2:00 P.M. A 3:00 P.M.

7 8/05/2018

Dirección de Discursos /

Casa Militar / Secretaría de

Prensa

9:00 A.M. A 10:00 A.M.

22 8/05/2018 Dirección de

Eventos / Casa Militar

10:00 A.M. A 11:00

A.M.

13 30/07/2018 Grupo de Servicios Generales

9:00 A.M. A 10:00 A.M.

5 27/08/2018

Grupo para la Inclusión de las Personas

con Discapacidad

8:00 A.M. A 09:00 A.M.

3 28/08/2018 Vicepresidencia

9:00 A.M. A 10:00 A.M.

20 TRABAJO EN

EQUIPO (Cartagena)


Casa de Huéspedes Ilustres de Cartagena

3:00 P.M. A 5:00 P.M.

COMFENALCO

SIN COSTO

21 GERENCIA DE PROYECTOS

PMP/PMI Personal

Específico. 1 15/05/2018

AL 28/05/2018

SGI CONSULTING

GROUP 6:00 P.M. A 10:00 P.M.

SGI CONSULTING

GROUP $

1.780.000

22

ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN

DOCUMENTAL Y TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

Personal Específico. 27 6/06/2018 AGN 8:00 A.M. A

10:30 A.M. AGN $ 1.012.809

23

TALLER DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS


08/06/2018 13/06/2018 15/06/2018 18/06/2018

AGN 8:00 A.M. A 12:30 P.M. AGN

$ 10.209.67

2

17




EJECUCIÓN PIC 2018


R COSTO

24 TALLER PINAR

(PLAN INSTITUCIONAL DE

ARCHIVOS)


22/06/2018 AGN 8:00 A.M. A 5:00 P.M. AGN $

3.403.210

25 CURSO BÁSICO EN

MANEJO DE ALTURAS


22/06/2018 Salón de

Capacitación Alejandría

8:00 A.M. A 5:00 P.M. SENA SIN

COSTO

26 TALLER SOBRE CONSERVACIÓN

DE ARCHIVOS Personal

Específico. 25 11/07/2018 13/07/2018 AGN 8:00 A.M. A

5:00 P.M. AGN $

10.209.672

27

CURSO DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN EL ESTADO

DECRETO 2609 DE 2012 (USO DE

MEDIOS ELECTRÓNICOS

COMO ELEMENTO NECESARIO EN LA OPTIMIZACIÓN DE

LOS TRÁMITES ANTE LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA)

Personal Específico. 22 16/07/2018 AGN 8:00 A.M. A

10:00 A.M. AGN $ 1.012.809

28 CURSO

AVANZADO DE ARCHIVO


16/07/2018 18/07/2018 23/07/2018 25/07/2018

AGN 8:00 A.M. A 5:00 P.M. AGN $

3.971.000

29 ELEMENTOS DE

PROTECCIÓN PERSONAL


Sótano / Oficina de

Mantenimiento 9:00 A.M. A 11:00 A.M.


Trabajo

SIN COSTO

30 CAPACITACIÓN EN COMISIONES DE

PERSONAL Personal

Específico. 63 23/07/2018 AGN 9:00 A.M. A 11:00 A.M. CNSC SIN

COSTO

31 CAPACITACION ATENCIÓN AL

CIUDADANO CON DISCAPACIDAD


Fondo de Pasivo Social

de FCN 8:00 A.M. A 10:00 A.M.

Fondo de Pasivo Social

y Departamento Nacional de Planeación

SIN COSTO

32 MANEJO DE SUSTANCIAS

QUÍMICAS Personal

Específico. 16 30/07/2018 Servicios Generales

9:00 A.M. A 10:00 A.M.


Trabajo

SIN COSTO

18




EJECUCIÓN PIC 2018


R COSTO

33 CAPACITACIÓN

BRIGADA DE EMERGENCIAS





Trabajo

SIN COSTO

34

PREPARACIÒN PARA AUDITORÌA

INTERNA SISTEMA GESTIÒN DE

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÒN -

SGSI

Todos los Funcionarios

54 16/08/2018

Oficinas Presidencia de la República

9:00 A.M. A 10:00 A.M.

Área de Tecnología y

Sistemas Información

SIN COSTO

27 17/08/2018 54 27/08/2018 41 28/08/2018 67 29/08/2018 77 30/08/2018 58 31/08/2018 31 3/09/2018 22 4/09/2018 38 5/09/2018 37 6/09/2018 35 7/09/2018 5 14/09/2018 5 15/09/2018

35 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA -

DIAN Personal

Específico. 16 24/08/2018 Salón de

Capacitación Alejandría

10:00 A.M. A 12:00

P.M. DIAN SIN

COSTO

36 TALLER PARA UNA

MATERNIDAD SEGURA


3 28/08/2018 Sala Amiga 3:00 P.M. A 4:00 P.M. POSITIVA SIN

COSTO

2 11/09/2018 Sala Amiga 3:00 P.M. A 4:00 P.M. POSITIVA SIN

COSTO

1 25/09/2018 Gimnasio Batallón Guardia

Presidencial

9:00 A.M. A 10:00 A.M. POSITIVA SIN

COSTO

37

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

PARA SUPERVISORES DE CONTRATOS

Personal Específico. 37 30/08/2018 Auditorio

Alejandría 8:30 A.M. A 10:00 A.M. DIAN SIN

COSTO

38 CURSO

AVANZADO DE ALTURAS


10/09/2018 11/09/2018 12/09/2018 13/09/2018

Oficinas MABERK SAFELY

7:00 A.M. A 6:00 P.M.

MABERK SAFELY

19




EJECUCIÓN PIC 2018


R COSTO

39 PREMIERE

DETRÁS DE LAS COLINAS


CINE COLOMBIA

A.V. CIUDAD DE CHILE

8:30 P.M. A 10:30 P.M.

CINE COLOMBIA

SIN COSTO

40

SEMINARIO TALLER

MODIFICACIONES MARCO

NORMATIVO PARA ENTIDADES DEL

GOBIERNO


12/09/2018 13/09/2018 14/09/2018 15/09/2018

Contaduría General de la

Nación 7:00 A.M. A 6:00 P.M.

Contaduría General de la

Nación SIN

COSTO

41 SENSIBILIZACIÓN LEY 734 DE 2002

(FALTAS DISCIPLINARIAS)




Disciplinario SIN

COSTO

42 CAPACITACIÓN EN ESCRIBE



Alejandría

10:00 A.M. A 12:00

P.M.

Grupo de Atención a la Ciudadanía

SIN COSTO

43 NORMATIVA APLICADA A

PREPENSIONADOS


17 17/10/2018 Auditorio

Alejandría

8:00 A.M. A 10:00 A.M. 10:00 A.M.

A 12:00 P.M.

Colpensiones SIN COSTO

36

44

CAPACITACIÓN EN DERECHOS HUMANOS Y DERECHO

INTERNACIONAL HUMANITARIO

Todos los Funcionarios 24 18/10/2018 Auditorio


Consejería Presidencial

para los Derechos Humanos

SIN COSTO

45

SEMINARIO DE ACTUALIZACIÓN

EN RETENCIÓN EN LA FUENTE Y

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

PARA EL SECTOR PÚBLICO (18 horas)


19/10/2018

Centro de Convenciones

CAFAM Floresta –

Salón Sauces Ak 68 #90-88

8:00 A.M. A 5:00 P.M.

7:30 A.M. A 4:00 P.M.

F&C Consultores

$ 5.175.000

46

CAPACITACIÓN EN RÉGIMEN

DISCIPLINARIO APLICABLE A LOS

SERVIDORES PÚBLICOS DEL

DAPRE


Alejandría 1:00 P.M.

A 2:30 P.M. Oficina de

Control Interno Disciplinario

SIN COSTO

20




EJECUCIÓN PIC 2018


R COSTO

47

CAPACITACIÓN PARA

SUPERVISORES DE CONTRATOS

EN TEMAS DE RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

PARA PAGO Y DE ORDEN

CONTRACTUAL


Alejandría 2:30 P.M. A 05:00 P.M.

Área Financiera /

Área de Contratos

SIN COSTO

Fuente: Área de Talento Humano

En resumen, en el transcurso del año 2018 se ha obtenido un avance del PIC, tal como se visualiza a continuación:

N° de Capacitaciones Realizadas 57 (Incluyendo temas repetidos)

N° de Sesiones Realizadas 207 Cantidad de Asistentes Total 2194 Número de Asistentes Promedio 35,25 Número de Horas Dictadas 527 Horas

Fuente: Área de Talento Humano Así mismo, el Proceso de Talento Humano informó que una vez se finaliza cada capacitación, se aplica la evaluación de satisfacción elaborada por la Entidad bajo estándares de calidad, a fin de conocer el porcentaje de aceptación y el impacto positivo por parte de los participantes respecto al curso tomado; acto seguido, se efectuó la tabulación de los datos y se presentó el resultado, así: § En el caso del primer trimestre de 2018, se aplicaron 138 evaluaciones, de las cuales, 136

obtuvieron un puntaje entre 4 y 5, ubicando el índice de satisfacción respecto a las capacitaciones del 98,5%.

§ En el segundo trimestre de 2018, 173 de 177 evaluaciones aplicadas, obtuvieron una calificación sobresaliente, con lo cual los encuestados ubicaron su índice de satisfacción en los niveles mejor puntuados con un 98%. Con lo anterior, se cuenta con un promedio de satisfacción total en el año del 98.25%.

§ En el tercer trimestre de 2018, se aplicaron 175 evaluaciones, de las cuales 155 obtuvieron

una calificación sobresaliente, y así un porcentaje del 88,5% de satisfacción.

21




§ En Octubre se han aplicado 126 evaluaciones y 121 de ellas, han sido calificadas entre 4 y

5, por lo cual, se cuenta con un 96% de satisfacción. Finalmente en el año 2018, y teniendo en cuenta que se aplicaron 626 evaluaciones y 595 obtuvieron una calificación entre 4 y 5, el promedio de satisfacción general del año es de 95,25%. Por último, el Área de Talento Humano estableció en el PA-2015-2018 Área de Talento Humano – la Estrategia 2: Fortalecer las competencias y habilidades de los funcionarios para el logro de los objetivos institucionales 2018, con un total de 7 actividades:

Fuente: PA-2015-2018 Área de Talento Humano - Estrategia 2.

Como se observa en el esquema anterior, las actividades se encuentran en términos de ejecución y la Entidad a través del Comité de Gestión y Desempeño, realizó seguimiento a la ejecución y cumplimiento del PIC DAPRE 2018. Respecto a estas actividades, se encuentra asociado el siguiente Indicador de captura trimestral:

Indicador Valor Meta Resultado

Satisfacción de los funcionarios frente a las capacitaciones realizadas 88.57% 90% 98.41% Fuente: Indicadores Plan de Acción TH aplicativo SIGEPRE corte 30-09-2018.

Lo anterior, permite establecer que los funcionarios con corte al 30 de septiembre se sintieron satisfechos con las capacitaciones ejecutadas en el marco del PIC 2018.

22




2.1.3.3 Programa de Inducción y Reinducción El Área de Talento Humano estableció en el PA-2015-2018 Área de Talento Humano - Estrategia 2 Fortalecer las competencias y habilidades de los funcionarios para el logro de los objetivos institucionales 2018, la actividad Elaborar y ejecutar el programa de Inducción y Reinducción dirigido a fortalecer la integración del funcionario a la cultura organizacional, la cual se encuentra en términos de ejecución. De conformidad con lo reportado por el Proceso de Talento Humano, se han efectuado 23 capacitaciones en el primer semestre, dando la bienvenida y los datos generales más importantes a nivel de Entidad para el personal nuevo, todo esto en reuniones personalizadas que hacen parte de la Inducción. Se resalta la Estrategia “Plan Padrino”, la cual consiste en que un funcionario antiguo de la dependencia donde va prestar su servicio el funcionario nuevo, le realiza un acompañamiento durante un mes, en donde le da a conocer generalidades de la Entidad, las funciones de la dependencia y lo orienta en su adaptación. De acuerdo con el Decreto 1567 de 1998, la Reinducción debe realizarse cada dos años o cada que existan cambios organizacionales importantes al personal de la Entidad. El Proceso de Talento Humano informó que para la presente vigencia, se tiene programada su realización hasta en el mes de diciembre, con el fin de actualizar a los funcionarios respecto a los cambios que se van a presentar en la estructura de la Entidad.

2.1.3.4 Programa de Bienestar e Incentivos

Mediante Resolución 0198 del 15 de marzo de 2018 se adoptó “el Plan Institucional de Capacitación y el Plan Anual de Bienestar Social de la Presidencia de la República, para la vigencia 2018”, el programa de bienestar estará sujeto a la aprobación por parte del Comité Académico y de Capacitación de acuerdo con las necesidades en las siguientes actividades:

§ Deportivas § Recreativas y vacacionales § Artísticas y culturales § Promoción y Prevención de la salud § Promoción de Programas de Vivienda

De acuerdo con las actividades programadas para la vigencia 2018, a continuación se relaciona el reporte de avance en el período de análisis:

23




ACTIVIDADES DE BIENESTAR PROGRAMADAS PARA EL 2018

PROGRAMA DESCRIPCIÓN FECHA ESTADO NÚMERO DE

ASISTENTES O PARTICIPANTES

COSTO

Participación Deportiva en

Torneos Externos

TORNEO INTEREMPRESAS CAFAM 2018 Lugar: Sede CAFAM Floresta Av. Cra 68 No. 90-88 Desde el pasado mes de abril de 2018, con el fin de generar integración con otras empresas, fortalecer valores corporativos y estrechar lazos entre colaboradores, se desarrolló el Torneo Interempresas Cafam 2018, donde participan las selecciones de la Entidad en las categorías de futbol masculino y femenino y voleibol mixto.

Se obtuvo el segundo puesto en la categoría de micro masculino.

2018 EJECUTADO 80 funcionarios CON APOYO

CAJA DE COMPENSACIÓN

Día del Servidor Público

Se llevó a cabo la Celebración del Día Nacional del Servidor Público, con la participación de 270 asistentes; funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y funcionarios de las entidades adscritas, los cuales disfrutaron de una emotiva charla, guiada por el conferencista YOKOI KENJI DÍAZ.

27 de Julio de 2018 EJECUTADO 270 funcionarios

CON APOYO CAJA DE

COMPENSACIÓN

24







COSTO

Día del Conductor

Se realizó una eucaristía el lunes 16 de Julio de 2018, en conmemoración del Día de la Virgen del Carmen - Patrona de los Conductores. Así mismo, los funcionarios que desempeñan el cargo de Conductor en la Entidad, fueron homenajeados y reconocidos por tan importante labor que realizan día a día, en un almuerzo realizado en el Restaurante Andrés Carne de Res - Chía.

16 y 27 de Julio de 2018 EJECUTADO 100 funcionarios

CON APOYO CAJA DE

COMPENSACIÓN

Día del amor y la amistad

Entrega de pequeño suvenir a los funcionarios, con motivo del día del amor y la amistad.

21 de Septiembre de

2018 EJECUTADO 800 funcionarios

CON APOYO CAJA DE

COMPENSACIÓN

Feria de Servicios

La actividad cuenta con la participación de diferentes empresas del sector salud, además asisten empresas privadas que ofrecen bienes y servicios.

27 y 28 de Septiembre de

2018 EJECUTADO 400 funcionarios

CON APOYO CAJA DE

COMPENSACIÓN

Curso de Pastelería y Repostería

Se realizó el Curso de Pastelería y Repostería, con el fin de enseñar conocimientos teóricos y prácticos para la elaboración de cup cakes y alfajores a los funcionarios de la Entidad. El curso se llevó a cabo en la Panadería del Batallón Guardia Presidencial.

26 Octubre de 2018 EJECUTADO 50 funcionarios

CON APOYO CAJA DE

COMPENSACIÓN

Clausura y Premiación

Juegos Internos DAPRE 2018

Ceremonia de finalización de los Juegos Internos DAPRE 2018, donde se premia a los equipos ganadores de las diferentes disciplinas

26 Octubre de 2018 EJECUTADO 250 funcionarios

CON APOYO CAJA DE

COMPENSACIÓN

25







COSTO

(microfútbol masculino, voleibol mixto y baloncesto mixto). Se realizará en las instalaciones del Coliseo del Batallón Guardia Presidencial.

Premiación Plan de

Incentivos

Ceremonia de reconocimiento para los mejores funcionarios de la Entidad.

Por definir PENDIENTE RUBRO ASIGNADO

Vacaciones Recreativas

Actividades recreativas para los hijos de los funcionarios, en un rango de edad entre los 0 y los 12 años.

. Octubre 8, 9, 10, 11 y 12.

EJECUTADO 130 niños y 28 acompañantes $ 51.385.200

Diciembre 10, 11, 12, 13 y 14. PENDIENTE

CONTRATO ACTIVIDADES

DE BIENESTAR

Vacaciones Recreativas

Actividades recreativas para los hijos de los funcionarios, en un rango de edad entre los 13 y los 17 años.

Entrega de pasaportes dobles, de parque de diversiones para hijos

adolescentes de funcionarios. (Entrega del 3

al 19 de Octubre)

EJECUTADO 150 niños y 150 acompañantes $22.080.000

Día del Niño (Halloween)

Actividad recreativa para hijos de los funcionarios y concurso de disfraces para los funcionarios de la Entidad.

2 de Noviembre PENDIENTE

Soldado por un día

Se aprovecharán las instalaciones del Batallón, además de la instrucción militar de sus oficiales, para realizar esta divertida actividad.

Noviembre de 2018 PENDIENTE

CONVENIO BATALLÓN Y

APOYO CAJA DE COMPENSACIÓN

26







COSTO

Clases dirigidas para

funcionarios zumba

Se realizan quincenalmente, clases de zumba con el acompañamiento de un instructor de la Caja de Compensación. Las clases se llevan a cabo en el Gimnasio ubicado en el Batallón Guardia Presidencial.

Quincenal (8 y 22 de febrero, 22 de marzo, 5 y 19 de abril, 3 y 17 de mayo, 21 de junio, 5 y 19 de julio de

2018, 9 y 23 de agosto y 6 y 20 de septiembre

de 2018 y 4 y18 de octubre).

EN EJECUCIÓN

10 funcionarios en promedio por

clase

CON APOYO CAJA DE

COMPENSACIÓN

Prácticas libres de natación

Los funcionarios de la Entidad hacen uso de la piscina del Batallón, los días lunes, miércoles y viernes en un horario de 6:00 p.m. a 8:00 p.m. Por el momento se cuenta con un instructor y/o salvavidas, que realiza el acompañamiento a los funcionarios que realizan sus prácticas.

Práctica libre EN EJECUCIÓN


día CONVENIO BATALLÓN

Novenas de aguinaldos con la participación

de los funcionarios

Cada una de las Dependencias que hacen parte de la Dirección de Operaciones, colabora con la logística de uno de los días de la novena de aguinaldos.

Del 17 al 24 de Diciembre de

2018 PENDIENTE


DE BIENESTAR

Novena de aguinaldos de

integración

Realizar una novena de aguinaldos para los funcionarios de la Entidad y sus hijos entre los 0 y los 14 años de edad.

21 de Diciembre de

2018 PENDIENTE


DE BIENESTAR

Servicio de Restaurante

Gracias al Casino de Oficiales (Restaurante) con el cual cuenta el Batallón Guardia Presidencial, los funcionarios pueden acceder a la compra de almuerzos a bajo costo y de excelente calidad.

Diariamente EN EJECUCIÓN


día CONVENIO BATALLÓN


27




Adicionalmente, estableció en el PA-2015-2018 Área de Talento Humano - Estrategia 1 Fortalecer las actividades de Bienestar Social, encaminadas al mejoramiento de la calidad de vida de los funcionarios de la Entidad 2018, la cual se encuentra compuesta por 8 actividades, así:

Fuente: PA-2015-2018 Área de Talento Humano - Estrategia 1. Como se observa en el esquema anterior, las actividades se encuentran en términos de ejecución y la Entidad a través del Comité de Gestión y Desempeño, realizó seguimiento a la ejecución y cumplimiento del Plan de Bienestar DAPRE 2018. Respecto a estas actividades, se encuentra asociado el siguiente Indicador de captura trimestral:

Indicador Valor Meta Resultado Satisfacción de los funcionarios frente a las actividades de bienestar realizadas 100% 90% 100%

Fuente: Indicadores Plan de Acción TH aplicativo SIGEPRE corte 30-09-2018.

Lo anterior, permite establecer que los funcionarios con corte al 30 de septiembre de 2018 se sintieron satisfechos con las actividades de bienestar ejecutadas en el marco del Plan de Bienestar DAPRE 2018.

2.1.3.5 Sistema de Evaluación del desempeño De acuerdo con la Resolución 0010 del 06 de enero de 2017, por la cual se establece el Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral para las Entidades del Sector Presidencia de la

28




República y se dictan otras disposiciones, el Área de Talento Humano estableció la Estrategia No. 4 en el Plan de Acción Fortalecer la evaluación del desempeño laboral de los servidores públicos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República 2018. TH, la cual consta de 7 actividades que se encuentran en términos de ejecución:

Fuente: PA-2015-2018 Área de Talento Humano - Estrategia 4.

Como se observa en el esquema anterior, las actividades se encuentran en términos de ejecución y la Entidad a través del Comité de Gestión y Desempeño, realizó seguimiento a la ejecución y cumplimiento del Plan de Acción TH 2018. De acuerdo con el reporte específico del proceso de Talento Humano, 799 funcionaros presentaron sus evaluaciones de desempeño laboral parcial semestral del período 1° de febrero al 31 de julio de 2018 de 811 sujetos de evaluación, obteniendo un nivel sobresaliente en el cumplimiento de esta disposición legal del 99%. Los 12 restantes, obedecieron a situaciones administrativas.

DEPENDENCIA EVALUACIONES ENTREGADAS

DESPACHO DEL VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA 14 CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS 42 DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LOS ACUERDOS DE PAZ 4

DIRECCIÓN DE POLÍTICA INTEGRAL PARA LA LUCHA CONTRA DROGAS ILÍCITAS 3

29





CONSEJERÍA PRESIDENCIAL DE SEGURIDAD 4 DIRECCIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES 2 DESPACHO DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO 12 Grupo para la Inclusión de las Personas con Discapacidad 4 ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EL SECTOR PRIVADO Y COMPETITIVIDAD 6

DIRECCIÓN PARA EL SECTOR PRIVADO 4

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EL POSCONFILCTO 1

DIRECCIÓN PARA EL POSCONFLICTO 3 DIRECCIÓN PARA LA ACCIÓN INTEGRAL CONTRA MINAS ANTIPERSONAL - DESCONTAMINA COLOMBIA 34

DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS ILÍCITOS 3

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LAS COMUNICACIONES 13

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LAS REGIONES 8

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA 18

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER 16

OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ 16 FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ 12 DIRECCIÓN TEMÁTICA 2 DIRECCIÓN DE PEDAGOGÍA Y PROMOCIÓN DE LA PAZ 2 SECRETARÍA PRIVADA 19 CASA MILITAR 1 DIRECCIÓN DE EVENTOS 5 DIRECCIÓN DE DISCURSOS 3 SECRETARÍA JURÍDICA 22 SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA 24 SECRETARÍA DE PRENSA 48 DIRECCIÓN DE GOBIERNO Y ÁREAS ESTRATÉGICAS 7 DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS 6 DIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE JUVENTUD "COLOMBIA JOVEN" 25

DIRECCIÓN DE GESTIÓN GENERAL 4

30





OFICINA DE PLANEACIÓN 10 OFICINA DE CONTROL INTERNO 9 DIRECCIÓN DE OPERACIONES 7 Grupo de Atención a la Ciudadanía 54 OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 3 ÁREA ADMINISTRATIVA 4 Grupo Gestión Documental 28 Grupo de Recursos Físicos 11 Grupo de Transportes 69 Grupo de Infraestructura de Bienes Muebles e Inmuebles 3

Grupo de Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles Culturales 7 Grupo de Servicios Generales, Salones de Estado y Casas Privadas 65 Grupo de Adquisición de Obras, Bienes y Servicios 7 Grupo de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles 32 ÁREA FINANCIERA 1 Grupo de Central de Cuentas 5 Grupo de Contabilidad 6 Grupo de Pagaduría 7 Grupo de Presupuesto 5 ÁREA DE CONTRATOS 13 ÁREA DE TALENTO HUMANO 4 Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social 8 Grupo de Vinculaciones 5 Grupo de Nómina 6 Grupo de Comisiones y Viáticos 8 Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo 4 ÁREA DE TECNOLOGIAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN 9 Grupo de Telecomunicaciones 4 Grupo de Redes 4 Grupo de Soporte de TI y Mesa de Ayuda 9 Grupo de Plataforma de TI 5

Total Evaluaciones recibidas 799 Fuente: Área de Talento Humano

31




Como resultado de las evaluaciones de desempeño 2017, el Proceso de Talento Humano informó que se suscribieron los respectivos planes de mejoramiento y el estado que reportan a la fecha, es el siguiente:

PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL

Dependencia No. de Planes Estado Secretaría Privada 1 En Ejecución Grupo de Atención a la Ciudadanía 1 Cerrado Grupo de Gestión Documental 2 Cerrados Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal 1 Cerrado Oficina del Alto Comisionado para la Paz 1 En Ejecución Grupo de Transportes 9 Cerrados


2.1.3.6 Manual de Integridad y Buen Gobierno Para el período de análisis, el M-DE-03 Manual de Integridad y Buen Gobierno presentó 2 nuevas versiones, y actualmente cuenta con la versión No. 7. Los ajustes consistieron en: § Versión 6: se integró el Código de Integridad creado por el Departamento Administrativo

de la Función Pública, se ajustó el nombre, reemplazando Excelencia Ética por Integridad y se incorporaron los valores del servidor público.

§ Versión 7: incluye la actualización del nombre del Comité Institucional de Gestión y Desempeño y el Comité Sectorial de Gestión y Desempeño conforme con el Decreto 1499 de 2017 así como con las Resoluciones internas No. 0982 y 0983 de 2017.

Durante el período en mención, el Área de Talento Humano, realizó las siguientes publicaciones en la Intranet de la Entidad:

Servicio Lealtad Colaboración Compromiso

Julio Agosto Septiembre Octubre Fuente: http://intranet.presidencia.gov.co/2018/Octubre/default.asp Por último, en los escenarios de los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno1 y en desarrollo de la función 8 “Sensibilizar al interior de cada proceso y dependencia los valores

1 Resolución 0493 del 07 de julio de 2017. “(…) Artículo Sexto.- SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar la gestión de la Entidad, con el fin de establecer aspectos que permiten valorar en forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y

32




y el principio establecidos en el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno, propendiendo por su aplicabilidad en el transcurso de cada vigencia” del artículo octavo de la Resolución 0493 del 07 de julio de 2017, la Oficina de Control Interno propendió por la aplicabilidad de los valores y los principios al interior de cada proceso y dependencia.

2.1.3.7 Manual de funciones, competencias y requisitos

Durante el período en mención, no se modificó el Manual Específico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos del DAPRE, manteniéndose el establecido mediante Resolución 0826 del 1 de noviembre de 2017. El Manual de Funciones para los empleos de carrera administrativa no presentó modificaciones, continua vigente la Resolución 1751 del 15 de abril de 2013.

2.2 Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación De acuerdo con el Manual Operativo MIPG 2017, para el desarrollo de esta dimensión se tendrán en cuenta las siguientes 2 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional:

1. Planeación institucional 2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

2.2.1 Planeación Institucional

El DAPRE formuló el plan estratégico 2014-2018 con base en los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo2 3: pilares fundamentales y estrategias transversales; los elementos como misión, visión y política de la Entidad; el análisis DOFA, el Modelo Integrad de Planeación y Gestión4 y el plan estratégico sectorial. El plan estratégico se soportó en los planes de acción 2016 de cada dependencia, los cuales se alinearon con los proyectos de inversión y el plan anual de adquisiciones. Se establecieron 6 objetivos institucionales5 para el cabal cumplimiento de las funciones así como los respectivos indicadores que permitieron evaluar los resultados obtenidos.

programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Entidad (…)” 2 Ley 152 de 1994, Artículos 26 y 29 3 Ley 1753 del 09 de Junio de 2015: Por el cual por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo país" 4 Decreto 2482 de 2012 5 Ley 190 de 1995, Artículo 48

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Es importante resaltar que durante el período de análisis, no se presentaron ajustes a la misión, visión y Política del SIGEPRE6 y fueron permanentemente difundidos en la página web de la Entidad, Intranet y Aplicativo SIGEPRE:

Misión Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

Visión La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio.

Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas.

Política del SIGEPRE

En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado. Para esto, se cuenta con personal calificado, tecnología de última generación, gestión financiera con estándares internacionales y la aplicación de buenas prácticas administrativas, que permiten el cumplimiento de requisitos técnicos y legales para el mantenimiento y mejora de la seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y seguridad de la información, con el fin de prestar los servicios a nuestros clientes y cumplir con las necesidades y expectativas pertinentes de las partes interesadas con eficiencia, transparencia y oportunidad.

2.2.1.1 Mapa Estratégico Es importante resaltar que la Entidad actualizó el esquema de Planeación Estratégica (PE) 2015-2018, de acuerdo al Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, la entidad adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG como instrumento de articulación y reporte de la planeación.

6 Política aprobada en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 22 de marzo de 2018.

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Este modelo se fundamenta en el desarrollo de 16 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional:

El DAPRE adoptó las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional definidas en el Decreto 1499 de 2017, las cuales se encuentran alineadas a los objetivos institucionales y estrategias del Plan Nacional de Desarrollo, como se puede consultar en el link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/planeacion-estrategica-institucional-2014-2018 A continuación se observa el grado de avance a la fecha del Plan Estratégico DAPRE 2018 con un nivel de cumplimiento del 99.27%, ubicándose en nivel Sobresaliente:

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Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento Plan Estratégico 2015-2018 (08/11/2018). De acuerdo con lo establecido en el Plan Estratégico Cuatrienal del DAPRE 2018, la política de Planeación Institucional, se encuentra alineada con los objetivos institucionales y está conformada por los siguientes indicadores, así:

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Cumplimiento de los compromisos derivados de los Comités para la vigencia - cuatrimestral 84 97.50 100%

Plan Anticorrupción elaborado y socializado DAPRE - anual 1 1 100%

Plan de Acción Institucional elaborado, socializado y publicado a más tardar el 31 de enero DAPRE - anual 1 1 100%

Fuente: SIGEPRE - Seguimiento Plan Estratégico Cuatrienal 08/11/2018 Lo anterior, permite establecer que la Política de Planeación Institucional ha alcanzado los resultados planificados, ubicándose en nivel sobresaliente.

2.2.1.2 Plan de Acción e Indicadores de gestión En cuanto al seguimiento al Plan de Acción de la Entidad, se obtuvo un resultado consolidado del 98.03% ubicándose en nivel Sobresaliente a la fecha, y comprende los resultados de los indicadores como de las actividades asociadas a los planes de acción de las dependencias del DAPRE, como se observa a continuación:

Fuente: Presentación 2018 seguimiento plan de acción SIGEPRE – 08/11/2018

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Así mismo, se presentó el esquema Resultado Indicadores Planes a la fecha, en el cual se observa el nivel de cumplimiento de los indicadores asociados a los planes de acción de las dependencias del DAPRE, reportado en el aplicativo SIGEPRE:

Fuente: Presentación 2018 resultado indicadores plan de acción - SIGEPRE 08/11/2018. De acuerdo con los resultados de los indicadores asociados a los planes, se observa un resultado consolidado del 97.32%, ubicandose en nivel Sobresaliente. En relación al esquema de presentación Gestión de Actividades Planes de Acción 2018, se presentan a continuación los resultados de la gestión de cada dependencia a la fecha, así:

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Fuente: Presentación 2018 resultado de Gestión Plan de Acción - SIGEPRE 08/11/2018.

De conformidad con lo anterior, se observa que el nivel de cumplimiento consolidado de la gestión de actividades fue del 98.75%, ubicandose en nivel sobresaliente, lo que indica que la planeación del DAPRE cumplió con los resultados esperados tanto en sus planes como en indicadores para el tercer trimestre de 2018. De acuerdo con el Decreto 612 del 12 de abril de 2018, se observó la publicación de los siguientes planes en la página Web de la Entidad http://es.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/planeacion-estrategica-institucional-2014-2018 , así:

1. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. 2. Plan Anual de Vacantes. 3. Plan de Seguridad y privacidad de la Información. 4. Plan de Tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad de la Información.

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5. Plan Anual de Adquisiciones. 6. Plan de Previsión de Recursos Humanos. 7. Plan de Trabajo Anual SST y MA. 8. Plan de Incentivos. 9. Plan Institucional de Capacitación. 10. Plan de Rendición de cuentas. 11. Plan de Servicio al ciudadano. 12. Plan Anti trámites.

Cabe resaltar que las actividades asociadas a los 12 planes, fueron establecidas en los planes de acción 2018 de los procesos y dependencias del DAPRE, por lo que trimestralmente se realiza seguimiento por parte de los responsables de las áreas, de la Oficina de Planeación, de la Oficina de Control Interno y de la Dirección a través de los escenarios de control institucional. Los aspectos a resaltar durante el período de análisis, son: § La estrategia Afianzar el seguimiento a la planeación institucional que ha permitido

retroalimentar a las dependencias sobre la oportunidad, calidad y resultado de la información registrada en los planes de acción y los indicadores, como adelantar las modificaciones a que haya lugar.

§ Los Comités Institucionales de Gestión y Desempeño efectuados con el fin de presentar los

resultados de los seguimientos trimestrales para revisión y toma de decisiones de la Dirección.

§ La estrategia Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional que permitió realizar

seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias en forma trimestral por parte de la Oficina de Control Interno, con el fin de generar alertas tempranas en los distintos escenarios de revisión y control institucional.

§ Los Subcomités de coordinación del Sistema de Control Interno, escenario en el cual se

realizó seguimiento al cumplimiento de la gestión, de conformidad con el plan estratégico, los planes anuales de las dependencias e indicadores y se propusieron las mejoras necesarias.

§ Los Comités Institucionales de Coordinación del Sistema de Control Interno efectuados en

forma trimestral con el fin de revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a las dependencias y procesos de la Entidad.

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2.2.1.3 Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Fuente: Presentación: 2018 Seguimiento Ejecución del PAAPC – SIGEPRE 08/11/2018. En cuanto al seguimiento a la ejecución del Plan Anticorrupción a la fecha, se obtuvo un nivel de cumplimiento del 100% ubicándose en nivel Sobresaliente. Durante el período de evaluación, se generó la versión No. 4 del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana que consistió en:

§ La actualización de los gráficos 3, 4 y la Tabla No. 2, de acuerdo con los nuevos riesgos identificados tanto de gestión como de corrupción.

§ La actualización de los anexos 4, 5, 6 y 7 que obedeció a cambios de algunos responsables, modificación de fechas, estado de actividades de ejecución a finalizadas, adición de códigos identificadores y modificación de Indicadores.

Como se puede consultar en el link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/anticorrupcion-atencion-participacion-ciudadana

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Cabe resaltar que las actividades asociadas al Plan Anticorrupción, fueron establecidas en los planes de acción 2018 de los procesos y dependencias del DAPRE, por lo que trimestralmente se realiza seguimiento por parte de los responsables de las áreas, de la Oficina de Planeación, de la Oficina de Control Interno y de la Dirección en los diferentes escenarios de control institucional. Por último, la Oficina de Control Interno efectuó el seguimiento al segundo cuatrimestre de 2018 como se puede observar en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/informes-de-ley/plan-anticorrupcion-atencion-participacion-ciudadana

2.2.2 Política Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público De acuerdo con lo establecido en el Plan Estratégico Cuatrienal del DAPRE 2018, la política Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público, se encuentra alineada con su respectivo objetivo institucional, así:

Estrategia PND Políticas de Gestión y Desempeño Objetivo Institucional Cumplimiento

Buen Gobierno 16. Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público

6.d. Administrar eficientemente los recursos financieros

100%

Fuente: SIGEPRE - Seguimiento Plan Estratégico Cuatrienal 08/11/2018 El objetivo institucional 6.d. se encuentra compuesto por los siguientes indicadores:


Requerimientos atendidos – FONDO PAZ - TRM 100 100 100%

Ejecución de recursos entregados en administración y/o patrimonios autónomos – DAPRE – Área Financiera - TRM 10 20.69 100%

Presupuesto Ejecutado DAPRE – Área Financiera - TRM 90.92 95.34 100%

Cumplimiento en la ejecución del PAC – DAPRE - Mensual 98 99.64 100%

Control Financiero DAPRE - Anual 92 100 100%


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De lo anterior, se observa que a la fecha los indicadores reportaron un nivel de cumplimiento del 100%, ubicándose en un nivel sobresaliente.

2.3 Dimensión Gestión con Valores para Resultados

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG 2017, esta dimensión se entenderá desde dos perspectivas con sus respectivas políticas, así:

A. Referente a una adecuada operación de la Entidad, en adelante “de la ventanilla hacia adentro”:

1. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos 2. Gestión Presupuestal y eficiencia del Gasto público 3. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea: TIC para la gestión y Seguridad de la

información 4. Seguridad Digital 5. Defensa jurídica

B. Referente a la relación Estado Ciudadano, “de la ventanilla hacia afuera”:

1. Servicio al Ciudadano 2. Racionalización de Trámites 3. Participación ciudadana en la gestión pública 4. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea: TIC para el servicio y TIC para Gobierno

Abierto

2.3.1 Perspectiva de la ventanilla hacia dentro

De acuerdo con lo establecido en el Plan Estratégico Cuatrienal del DAPRE 2018, las 5 políticas de Gestión y Desempeño asociadas con la perspectiva de la ventanilla hacia dentro, se encuentran alineados con los siguientes objetivos institucionales:


Buen Gobierno 3. Defensa Jurídica

5. Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al Presidente de la República

100%

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8. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos

6.b. Fortalecer la gestión de los procesos del SIGEPRE contribuyendo a la eficiencia administrativa del DAPRE

99.48% 11. Gobierno Digital

12. Seguridad Digital

16. Gestión Presupuestal y eficiencia del Gasto público (El seguimiento se desarrolló en el numeral 2.2.2 del presente documento)

6.d. Administrar eficientemente los recursos financieros

100%

Fuente: Presentación: 2018 Seguimiento Plan Estratégico Cuatrienal – SIGEPRE 08/11/2018.

2.3.1.1 Defensa Jurídica

Esta política se encuentra alineada al objetivo institucional 5 y tiene asociados los siguientes indicadores con nivel de cumplimiento del 100% a la fecha:

Indicador Meta Valor Resultado Eficacia en la atención Judicial y administrativa de procesos y acciones judiciales DAPRE 95 100 100%

Decretos declarados nulos 1 .02 100%

Tasa de éxito procesal en el Sector Central 90 94.30 100% Fuente: SIGEPRE - Indicadores 2018 PGD Defensa Jurídica 08/11/2018

2.3.1.2 Política Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos a. Estructura Organizacional Durante el período en mención, no se presentaron modificaciones al organigrama versión 28, el cual se encuentra acorde con la estructura organizacional establecida en el Decreto 672 del 26 de abril de 2017 y el Decreto 1270 del 28 de julio de 2017, actualmente se encuentra publicado en la página Web de la Presidencia de la República en el link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/conozca-el-dapre/organigrama. A continuación, se presenta el esquema del Organigrama DAPRE:

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b. Modelo de Operación por procesos El DAPRE en cumplimiento de su misión, visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes (Señor Presidente, Entidades Estatales y Población Beneficiaria) cuenta con un modelo de operación por procesos con enfoque sistémico, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. Durante el período en mención, no se presentaron modificaciones al Mapa de Procesos del DAPRE:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE

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c. Divulgación de los Procedimientos La Oficina de Planeación estableció una estrategia transversal en los planes de acción de las dependencias del DAPRE, denominada Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión – SIGEPRE con el fin que las actividades como Documentar y/o actualizar los procesos, procedimientos, manuales, lineamientos, guías y formatos a cargo de la dependencia permitieran a las dependencias determinar cómo se realizan sus actividades y documentarlas en el aplicativo SIGEPRE. Durante el período en mención, el Proceso de Direccionamiento Estratégico generó la versión 14 de la Guía para la Elaboración y Control de Documentos G-DE-01, que obedeció a la actualización de: § La estructura documental del SIGEPRE acorde con el numeral de la NTC 9001:2015:

Conocimientos de la organización; § La imagen del formato Caracterización de procesos acorde con la NTC ISO 9001/2015,

actualizando los términos: de quien recibe, a quien se entrega, entrada, salida o resultado. § El formato Documentación de procedimientos. § La imagen de la plantilla de Documentación de manuales, lineamientos y guías. § La imagen de la plantilla de Documentación de instructivos. § La Nota 2. acorde con la normatividad legal vigente. § La tabla frente a la delegación en la aprobación de documentos acorde con la

normatividad legal vigente. § Se agrega una nota aclaratoria 3. relacionada con el alcance a documentos ya aprobados. § Se adiciona una nota relacionada con las plantillas de documentos. § Se establece en el Numeral 8. Requisitos técnicos § Se modifica el rol Representante de la Alta Dirección en la participación de la aprobación

de documentos. En general, en todo el desarrollo del documento se actualiza de acuerdo con el Decreto 1499 de 2017 y el Manual Operativo de MIPG, Resolución 0982 de 2017, con la versión número 2 de la plantilla y de acuerdo con la nueva imagen de la Entidad. Conforme a la última versión de la Guía para la elaboración y control de documentos G-DE-01, con respecto a la disposición de documentos a usuarios internos, se determinó que:

“Con el fin de dar cumplimiento a las políticas de Gestión Documental y de Fortalecimiento organizacional y simplificación de Procesos, establecidas en el Decreto 1499 de 2017, no se entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia Sigepre. Los documentos estarán a disposición de todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativo Sigepre en el módulo documentos (…)”

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Durante el período evaluado, los 12 procesos de la Entidad solicitaron: creación, ajustes y actualizaciones de documentos y formatos en pro de del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, así:

1. Proceso de Direccionamiento Estratégico Código / Documento y/o Formato

M-DE-03 Manual de Integridad y Buen Gobierno 6 L-DE-05 Lineamiento para el Manejo del Comité interno de Programación Presupuestal del DAPRE 1 F-DE-15 Análisis DOFA 5 F-DE-11 Acta 5 F-DE-18 Caracterización de Procesos 8 F-DE-19 Documentación de Procedimientos 6 F-DE-28 Modificación al acto administrativo de aprobación Plan Anual de Adquisiciones 15 F-DE-30 Caracterización de indicadores 12 M-DE-03 Manual de Integridad y Buen Gobierno 7 G-DE-03 Guía para el Seguimiento y Medición del SIGEPRE 9 F-DE-42 Seguimiento a compromisos del Comité de Gestión y Desempeño 3 F-DE-44 Notificación de eventos o actividades de participación 2 F-DE-43 Evaluación Impacto Riesgo de Corrupción. 2 F-DE-35 Informe de seguimiento SPI 4 F-DE-31 Formato actualización proyecto de inversión 3 F-DE-29 Formato usuarios SUIFP - SPI 3 M-DE-02 Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE 19 L-DE-04 Lineamientos para el registro de reuniones 2 G-DE-01 Guía para la Elaboración y Control de Documentos 14 L-DE-03 Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas 5 L-DE-02 Lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones 11 L-DE-03 Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas 6 F-DE-14 Formulación Plan Estratégico Sectorial 11 F-DE-33 Solicitud de Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones 15 F-DE-28 Modificación al acto administrativo de aprobación Plan Anual de Adquisiciones 16 P-DE-12 Seguimiento a documentos Conpes 2 P-DE-07 Procedimiento de Gestión de Proyectos de Inversión 11 P-DE-31 Formato actualización proyecto de inversión 4 P-DE-48 Registro para la formulación MGA Web 1 L-DE-05 Lineamiento para el Manejo del Comité interno de Programación Presupuestal del DAPRE 2 P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones 10 P-DE-12 Seguimiento a documentos Conpes 2

2. Proceso de Atención al Usuario

Código / Documento y/o Formato M-AU-04 Manual de Atención a la Ciudadanía 5 P-AU-04 Campañas Publicitarias 4 F-AU-01 Ficha de Caracterización y Seguimiento de Productos y/o Servicios 7 F-AU-18 Encuesta de percepción visitas guiadas a la Casa de Nariño 4 F-AU-21 Atención presencial 2 F-AU-20 Planilla de Control de Copias 2 F-AU-17 Petición Verbal - Presencial 4

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F-AU-13 Notificación Personal de Respuesta a Peticiones 2 F-AU-08 Sugerencias, Quejas y/o Reclamos 4 F-AU-07 Acuerdo de Nivel de Servicio - ANS 5 F-AU-11 Acuerdo Interno de Operación 3 F-AU-04 Evaluación de la Población Beneficiaria. 6 F-AU-03 Evaluación de Entidades Estatales 7

3. Proceso Gestión de Asuntos Políticos

Código / Documento y/o Formato P-AP-31 Procedimiento para dar respuesta a solicitudes de seguridad nacional y ciudadana 1 P-AP-30 Desarrollo de mesas o grupos de trabajo en relación con la política integral de la lucha contra las drogas ilícitas 1 F-AP-45 Ficha Técnica Dirección de Proyectos Especiales 0 F-AP-46 Formato Informe Dirección de Proyectos Especiales 1 F-AP-44 Seguimiento a los compromisos de los convenios o contratos suscritos 0 L-AP-01 Lineamientos básicos para la Articulación y Coordinación de proyectos 1 F-AP-49 Informe de asistencia técnica 1 F-AP-48 Plan de trabajo asistencia técnica 1 F-AP-47 Ficha de Caracterización sujeto de asistencia técnica 1 P-AP-32 Procedimiento de difusión de información 1 P-AP-33 Asistencia técnica en la implementación de estándares de transparencia, acceso a la información y lucha contra la corrupción 1 F-AP-51 Control posterior a la agenda legislativa 1 F-AP-49 Informe de asistencia técnica. 2 F-AP-48 Plan de trabajo asistencia técnica 2 F-AP-47 Ficha de Caracterización sujeto de asistencia técnica 2 F-AP-29 Ficha de Proyecto de ley prioritario 2 F-AP-28 Agenda Legislativa 3 F-AP-43 Planilla de control a eventos y reuniones 2 F-AP-42 Registro de atención al ciudadano 2 F-AP-31 Compromiso de reserva 3 L-AP-01 Lineamientos básicos para la Articulación y Coordinación de proyectos 2 G-AP-04 Guía Reuniones Consejería Presidencial de Seguridad 2 P-AP-31 Procedimiento para dar respuesta a solicitudes de seguridad nacional y ciudadanía 2 P-AP-34 Divulgación de información de la Secretaría de Transparencia 1 F-AP-19 Línea de viabilización de proyectos de infraestructura para la Primera Infancia 3 F-AP-44 Seguimiento a los compromisos de los convenios o contratos suscritos 1 F-AP-52 Registro de información divulgada por la Secretaría de Transparencia 0 F-AP-37 Formato de seguimiento a proyectos de infraestructura para la Primera Infancia 2 F-AP-40 Ficha técnica proyectos infraestructura a favor de la Primera Infancia 1 F-AP-46 Formato informe Dirección de Proyectos Especiales 2 F-AP-35 Encuesta para la evaluación del nivel de satisfacción del cliente 2 F-AP-41 Listado de Reserva 2

4. Gestión de Seguridad, apoyo logístico presidencial, comunicación y prensa

Código / Documento y/o Formato

M-SA-01 Manual de Comunicación Interna y Externa 3 M-SA-02 Manual para el servicio de ceremonial y protocolo, seguridad y logística presidencial 1 M-SA-01 Manual de Comunicación Interna y Externa 3

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P-SA-03 Atención de incidentes de seguridad 4 P-SA-02 Análisis de activos de información 4 F-SA-87 Evaluación organizador del evento 1 P-SA-03 Atención de incidentes de seguridad 5 P-SA-02 Análisis de activos de información 5 F-SA-48 Lista de chequeo para CATAM viaje internacional 3 F-SA-12 Estudio de Confiabilidad Fuerza Pública 4 G-SA-01 Guía Sistema Grafico 8 F-SA-24 Asignación del equipo TAP 5 F-SA-23 Actividades Externas Plan Aeropuerto El Dorado 4 F-SA-22 Actividades Antiexplosivos Plan Aeropuerto El Dorado 4 F-SA-21 Visitas de Seguridad a Inmuebles 4 F-SA-18 Atención de incidente de seguridad informática 6 F-SA-15 Análisis de datos y eventos de seguridad informática 6 F-SA-13 Acta de selección de activos y herramientas 6 F-SA-11 Estudio de Seguridad 6 F-SA-10 Informe de Seguridad 6 F-SA-09 Autorización ingreso visitantes 8 F-SA-08 Evaluación organizador del evento 9 F-SA-87 Evaluación organizador del evento 1 F-SA-70 Control de requerimientos de servicios prestados por el operador logístico 2 F-SA-69 Informe reunión avanzada evento presidencial 2 F-SA-82 Verificación del personal que interviene la preparación y traslado de alimentos en eventos 2 F-SA-32 Revista del lugar y personas encargados de la preparación de alimentos 4 F-SA-79 Requerimiento Registro Fílmico Equipo de Video Vigilancia 2 F-SA-77 Revista a parqueaderos externos 2 F-SA-80 Registro de ingreso al Centro de Cableado 2 F-SA-34 Revisión aeronave presidencial 4 F-SA-39 Revista del personal antiexplosivos 4 F-SA-59 Planilla Caravana Presidencial 3 F-SA-81 Revistas Internas Instalaciones Presidenciales 2 F-SA-49 Programa Eventos Nacionales 4 F-SA-57 Orden de Servicio 4 F-SA-78 Revistas de seguridad a Despachos Casa de Nariño 2 F-SA-60 Planilla de Servicios unidades apoyo Seguridad Protectiva 3 F-SA-51 Personal y asignación del servicio de buzos 4 F-SA-74 Planilla de Revista Alcantarillas Aledañas a Instalaciones Presidenciales 2 F-SA-46 Lista de chequeo salida CATAM Nacional 4 F-SA-55 Lista de compromisos eventos del señor Presidente en la Casa de Nariño 4 F-SA-73 Solicitud Autorización Permiso Extraordinario 2 F-SA-62 Evaluación de satisfacción para la Secretaría Privada 2 F-SA-38 Verificación seguridad protectiva 4 F-SA-41 Lista de verificación eventos fuera de Bogotá 4 F-SA-36 Personas autorizadas para ingresar a eventos 4 F-SA-44 Lista de chequeo operación aérea helipuerto Palacio de Nariño 4 F-SA-68 Lista de compromisos para la organización de la caravana del señor Presidente 2 F-SA-28 Inspección de clínicas y hospitales 4 F-SA-67 Lista de compromisos para eventos nacionales del señor Presidente 2 F-SA-40 Lista de verificación eventos en Bogotá fuera de palacio 4 F-SA-50 Lista de compromisos para los eventos del señor Presidente 4 F-SA-75 Instrucciones Seguridad para Contratista de Obras 2 F-SA-58 Personal Asignado para Visitas de Seguridad 3 F-SA-48 Lista de chequeo CATAM internacional 4 F-SA-66 Lista de compromisos para eventos internacionales 2

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F-SA-37 Asignación del servicio preliminar y principal del 2 y 3 anillo 4 F-SA-31 Asignación del servicio y revista de rutas 5 F-SA-76 Compromiso de responsabilidad 2 F-SA-45 Lista Verificación Grupo Avanzada de Protocolo para viaje internacional 4 F-SA-65 Lista de compromisos para eventos en Bogotá del señor Presidente 2 F-SA-30 Asignación tercer anillo de TAP 5 F-SA-61 Dispositivo de Seguridad Apoyo Movimiento Helicoportado Casa de Nariño 4 F-SA-35 Reunión de coordinación 5 F-SA-29 Revisión de obsequios entregados al señor Presidente 4 F-SA-26 Conformación Caravana Presidencial 6 F-SA-42 Evaluación de Desempeño Equipo de Avanzada de Protocolo 5 F-SA-53 Asignación del servicio principal parte interna del evento 4 F-SA-52 Asignación del servicio preliminar para el lugar del evento 4 F-SA-72 Control diario de salida y entrada de armamento - Casa Militar 2 F-SA-25 Personas Sometidas a Prueba de Espectrometría 4 F-SA-33 Revisión de alimentos e instalaciones para la aeronave presidencial 5

5. Talento Humano

Código / Documento y/o Formato P-TH-31 Concertación y Evaluación de los Acuerdos de Gestión de Gerentes Públicos 1 G-TH-03 Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral 4 F-TH-96 Profesiograma 1 F-TH-12 Listado de Asistencia y registro de reuniones 10 P-TI-26 Procedimiento de Desarrollo de Software 2 G-TH-05 Guía para el Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo 2 F-TH-84 Constancia Secretarial Oficina de Control Interno Disciplinario 2 F-TH-87 Planilla de control para el préstamo de expedientes disciplinarios 2 F-TH-86 Formato para solicitud de copias expediente disciplinario 2 F-TH-52 Radicación de queja o informe 1 P-TH-19 Carnetización 4 L-TH-03 Lineamientos para el trámite y uso de carné 4 L-TH-02 Lineamientos para el trámite de situaciones administrativa 8 F-TH-07 Manifestación Protección a la Familia 7 F-TH-43 Formato acta de reparto 3 F-TH-37 Control de documentos para el retiro del servicio 8 F-TH-53 Diligencia de notificación personal 2 F-TH-48 Consecutivo auto anual 2 F-TH-41 Caratula Expediente Físico 3 F-TH-05 Información complementaria hoja de vida 7 F-TH-83 Autoevaluación y evaluación de competencias de personal CAMIL 2 F-TH-60 Acta de compromiso 3 F-TH-04 Control de documentos para la posesión legal del cargo 16 P-TH-25 Generación, solicitud y expedición de Certificaciones Laborales 2 F-TH-59 Informe de comisión o de viaje 5 F-TH-54 Informe de entrega del cargo 3 F-TH-13 Evaluación capacitación y/o entrenamiento 7 F-TH-09 Cumplido de comisión 10 F-TH-36 Entrega de dotación 4 F-TH-11 Convenio ICETEX - Créditos Aprobados 6 F-TH-10 Solicitud Crédito Educativo ICETEX 7 F-TH-25 Diagnóstico de necesidades de capacitación 6 F-TH-08 Control diario de horas extras y/o recargos nocturnos 7

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F-TH-23 Control citas odontológicas 4

6. Gestión Financiera

Código / Documento y/o Formato F-GF-25 Documento Equivalente a Factura de Venta 5 F-GF-23 Solicitud Disponibilidad Presupuestal 5 F-GF-13 Formato Solicitud de Bienes o Servicios por Caja Menor 9 P-GF-14 Procedimiento ejecución presupuestal 10 P-GF-13 Control y devolución de rendimientos financieros 6 P-GF-10 Conciliación de recursos financieros 8 P-GF-08 Elaboración y Presentación de Información Exógena 9 F-GF-22 Relación ordenes de desembolso 5 F-GF-11 Cronograma nómina de planta 4 F-GF-10 Conciliación de recursos financieros 5 F-GF-07 Ejecución de cuentas por pagar 6 P-GF-07 Elaboración y Presentación de Estados Financieros 8 C-GF-09 Caracterización Proceso de Gestión Financiera 15 P-GF-16 Modificaciones presupuestales 5 P-GF-15 Programación presupuestal 7 L-GF-02 Lineamientos para la Administración de las Cajas Menores 10 F-GF-24 Modificaciones de P.A.C 4 F-GF-21 Constitución de Reserva Presupuestal 5 F-GF-20 Constitución de Cuentas por Pagar 6 F-GF-05 Informe de ejecución presupuestal de gastos 5 F-GF-04 Ejecución reserva presupuestal 6 F-GF-27 Planilla control de recibo y entrega de CDP´s y compromisos presupuestales de Fondo Paz 2 I-GF-01 Instructivo para la justificación técnico económica vigencias futuras 2 M-GF-01 Manual de Políticas Contables 3 L-GF-01 Requisitos de modificaciones presupuestales 4 G-GF-01 Guía de radicación de documentos para pago 4 I-GF-01 Instructivo para la justificación técnico económica vigencias futuras 2 M-GF-01 Manual de Políticas Contables 3 L-GF-01 Requisitos de modificaciones presupuestales 4 F-GF-28 Justificación económica solicitud de cupo vigencia futura 1 F-GF-26 Radicador cuentas por pagar 3 F-GF-19 Cuenta de pago 10 I-GF-01 Instructivo para la justificación técnico económica vigencias futuras 2 G-GF-01 Guía de radicación de documentos para pago 4

7. Gestión Administrativa

Código / Documento y/o Formato P-GA-19 Procedimiento elaboración de trabajos de encuadernación 5 P-GA-11 Procedimiento de Control de Inventarios 3 M-GA-03 Manual para el manejo y control administrativo de los bienes de propiedad del DAPRE 9 P-GA-03 Mantenimiento correctivo por demanda 6 C-GA-06 Caracterización Proceso de Gestión Administrativa 10 F-GA-30 Formato autorización retiro de vehículo 4 F-GA-29 Recibo a Satisfacción de Vehículo Reparado por Siniestro 5 F-GA-22 Planilla de Servicio de Transporte 4

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F-GA-20 Novedades Vehículos en Turno Nocturno y Fines de Semana 5 F-GA-10 Inventario individual de motocicletas 7 F-GA-09 Acta inventario de entrega de vehículos 10 F-GA-08 Planilla seguimiento de ruta 6 F-GA-06 Orden de entrega de vehículo 6 F-GA-05 Lista de chequeo para planes de marcha 8 P-GA-17 Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Automotor 4 P-GA-16 Servicio de ruta nocturna 3 P-GA-13 Suministro de Elementos 3 P-GA-12 Prestación del servicio de aseo y cafetería 4 P-GA-10 Cierre de movimientos de Inventario y Almacén 3 P-GA-07 Administrar el pago de los servicios públicos e impuestos de los bienes inmuebles de la entidad 5 P-GA-05 Atención de siniestros de bienes de la entidad 4 P-GA-04 Proveer transporte de bienes y/o funcionarios 6 P-GA-02 Entrada y registro de elementos devolutivos o de consumo 4 L-GA-03 Lineamiento para el servicio de cafetería 3 G-GA-02 Guía para el uso de los parqueaderos del departamento administrativo de la presidencia de la república 1 G-GA-01 Guía para prevenir eventos de responsabilidad extracontractual del estado por accidentes de tránsito con vehículos al servicio del DAPRE 3 F-GA-33 Solicitud de trabajos de encuadernación 4 F-GA-36 Solicitud para mantenimiento preventivo o correctivo de vehículos y/o motocicletas 2 F-GA-34 Control de Rutas Nocturnas 2 F-GA-31 Programación Anual de Mantenimiento Preventivo de las Sedes 5 F-GA-27 Reintegro de Bienes a Bodega 4 F-GA-04 Solicitud de elementos al grupo de recursos físicos 6 F-GA-16 Autorización entrada y salida de elementos 8 F-GA-35 Acta de entrega y recibo de dispositivo de acceso de manejo de vehículo al servicio de la Presidencia 2 P-GA-09 Baja de Bienes 3 G-GA-02 Guía para el uso de los parqueaderos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República 2 F-GA-17 Solicitud de parqueadero 6 F-GA-18 Autorización ingreso vehículos visitantes. 6 M-GA-03 Manual para el manejo y control administrativo de los bienes de propiedad del DAPRE 10 L-GA-05 Lineamiento para el servicio de Aseo y Limpieza del DAPRE 1

8. Tecnología de Información y Comunicaciones

Código / Documento y/o Formato F-TI-09 Lista de Chequeo Alistamiento de Equipos 3 D-TI-25 Plan de Seguridad y Privacidad de la Información 1 D-TI-24 Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información 1 F-TI-31 Uso de Grafo como Firma Electrónica 2 F-TI-04 Acta - Reunión Control de Cambios CAB 3 C-TI-11 Caracterización proceso tecnologías de información y comunicaciones 9 F-TI-26 Planilla de Entrega de Medios Magnéticos a Custodia 2 F-TI-25 Declaración de Aplicabilidad - SOA - Seguridad de la Información 2 F-TI-24 Creación y ejecución de Restauración de Información 2 F-TI-23 Creación y ejecución de Copias de Respaldo de Información (Backup) 2 F-TI-22 Registro de Novedades de funcionamiento en Cámaras de Seguridad 2 F-TI-21 Uso de WhatsApp en teléfonos de líneas celulares oficiales 2

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F-TI-20 Planilla servicios de telecomunicaciones 7 F-TI-19 Relación de Llamadas de Larga Distancia y Celular por Código Telefónico 7 F-TI-18 Asignación Código Telefónico 9 F-TI-17 Solicitud de Liberación de Software 2 F-TI-16 Carta de Proyecto 2 F-TI-15 Requerimiento de Software 2 F-TI-14 Registro de ingreso centro de cómputo 2 F-TI-13 Entrega de Rol 3 F-TI-12 Compromiso y Reserva de Información en Dispositivos Móviles 4 F-TI-09 Lista de Chequeo Alistamiento de Equipos 4 F-TI-07 Entrega de usuario 7 F-TI-08 Project Charter 3

9. Adquisición de Bienes y Servicios

Código / Documento y/o Formato D-BS-01 Tabla de Cuantías 32 P-BS-01 Autorización de Impresos y Publicaciones 3 F-BS-47 Informe Cambio de Supervisor 4 F-BS-25 Informe final de supervisión 9 F-BS-06 Acta del Comité Asesor de Contratación 6 F-BS-05 Acta de Liquidación 9 C-BS-07 Caracterización proceso de Adquisición de Bienes y Servicios 11 F-BS-44 Autorización impresos y publicaciones 3 D-BS-01 Tabla de Cuantías 33 F-BS-30 Documento de insumos técnicos para la elaboración de los estudios previos de procesos de concurso de méritos 5 F-BS-29 Documento de insumos técnicos para la elaboración de los estudios previos de procesos de licitación pública 5 F-BS-28 Documento de insumos técnicos para la elaboración de los estudios previos de procesos de subasta inversa 5 F-BS-26 Documento de insumos técnicos para la elaboración de estudios previos de procesos de selección de menor cuantía 5 F-BS-45 Solicitud de adquisición a través de Acuerdo Marco de Precios 2 F-BS-43 Listado de verificación de documentos Acuerdo Marco 4 F-BS-42 Notificación personal 3 F-BS-46 Revisión de cotizaciones Acuerdo Marco de Precios 3 F-BS-49 Listado de verificación de documentos compras en grandes superficies - tienda virtual 3 F-BS-47 Informe cambio de supervisor 5 F-BS-54 Formato de verificación y evaluación técnica en procesos de licitación pública selección abreviada y concurso de méritos 2 F-BS-52 Formato de invitación a cotizar 2 F-BS-53 Formato de verificación y evaluación técnica y económica en procesos de mínima cuantía 2 F-BS-50 Certificación de no recepción de observaciones al informe de evaluación 2 F-BS-57 Acta de cierre acuerdo marco 2 P-BS-02 Solicitud de Servicios de Asesoría al Área de Contratos 2 M-BS-01 Manual de contratación 18 G-BS-01 Guía para la autoevaluación de supervisión del DAPRE 2 F-BS-39 Planilla de préstamo de expedientes contractuales 4 F-BS-38 Planilla consulta ofertas e informes de verificación y evaluación 3 F-BS-37 Planilla presentación de ofertas 4 F-BS-36 Declaración juramentada - afiliación ARL 4

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F-BS-34 Certificación Periódica de Ejecución de Contrato de Prestación de Servicios Personales 5 F-BS-33 Certificación de ejecución del contrato 8 F-BS-32 Estudios previos para contratación directa 5 F-BS-31 Estudios previos para la mínima cuantía 6 F-BS-27 Antecedentes de Contratación (Fondo Paz) 4 F-BS-23 Lista Verificación Documentos Contratación Directa II 7 F-BS-22 Lista verificación documentos Contratación Directa I 9 F-BS-21 Listado verificación documentos Selección Abreviada Lic. Pública con Méritos 8 F-BS-09 Formato de certificación sobre la inexistencia de personal para celebrar contratos de prestación de servicios 10 F-BS-20 Listado de verificación de documentos proceso de selección de mínima cuantía 9 F-BS-07 Formato de acta de cierre proceso de selección 4 F-BS-08 Acto administrativo de justificación de la modalidad de selección de contratación directa 5 F-BS-04 Formato acta de audiencia de asignación de riesgos 4 F-BS-03 Formato de acta audiencia adjudicación 5 F-BS-02 Acta de diligencia de apertura y revisión de la oferta económica del primer elegible 4

10. Gestión Documental

Código / Documento y/o Formato F-GD-05 Solicitud Servicio de consulta, copia o préstamo Archivo Central 9 F-GD-15 Control préstamos Archivo Central 5 P-GD-05 Transferencias de los Archivos de Gestión 8 F-GD-25 Consulta y Copia de documentación de las Historias Laborales 2 F-GD-24 Control Ingreso de documentos para actualización de las Historias Laborales 2 F-GD-15 Control préstamos Archivo Central 6 P-GD-17 Procedimiento participativo para la adopción y actualización del Esquema de Publicación de Información 2 P-GD-14 Procedimiento para la digitalización de documentos 2 P-GD-07 Procedimiento para la prestación del servicio de consulta o préstamo de documentación del Archivo Central o de gestión 7 L-GD-02 Lineamiento para la Organización de las Historias Laborales 2 C-GD-10 Caracterización Gestión Documental 12 F-GD-26 Hoja de control Historia Laboral 2 F-GD-23 Control Préstamos Archivos de Gestión 1 F-GD-20 Compromiso y Reserva 6 F-GD-14 Autorización para Consulta, Copia o Préstamo de Documentos del Archivo Central 6 F-GD-13 Rótulo Unidad Documental 5 F-GD-08 Índice de carpeta (Hoja de Control) 5 F-GD-05 Solicitud Servicio de consulta, copia o préstamo Archivo Central 10 F-GD-06 Tabla de Retención Documental 11 F-GD-22 Diagnóstico de los espacios físicos de archivo para la conservación y preservación documental 1 F-GD-07 Formato Único de Inventario Documental 7 F-GD-07 Formato único de inventario documental 8 F-GD-29 Informe plan entrega archivos finalización del gobierno 1

11. Gestión Jurídica

Código / Documento y/o Formato F-GJ-12 Verificación decretos de encargo 2 F-GJ-11 Verificación decretos de nombramiento 2

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F-GJ-10 Formato revisión proyectos de ley 2 F-GJ-06 Fallos por procesos interpuestos por la Presidencia de la República 6 F-GJ-05 Fallos por procesos en contra de la Presidencia de la República 6 F-GJ-02 Nuevas demandas en contra de la Presidencia de la República 7 F-GJ-14 Modificación datos de conciliaciones prejudiciales y procesos judiciales 2 F-GJ-13 Depuración de conciliaciones prejudiciales 3 F-GJ-09 Actualización de conciliaciones prejudiciales en el sistema eKOGUI 4 F-GJ-08 Actualización de procesos en el sistema eKOGUI 5 L-GJ-01 Metodología y definición de la política de prevención del daño antijurídico 2

12. Evaluación, Control y Mejoramiento

Código / Documento y/o Formato F-EM-24 Carta de Representación 1 F-EM-10 Conclusiones generales de auditorías internas 5 G-EM-02 Guía para la elaboración del programa anual de auditorías y concepto sobre el sistema integrado de gestión 5 F-EM-14 Seguimiento y verificación 5 F-EM-09 Plan general de auditoría 7 F-EM-03 Informe de Auditoría Interna 7 F-EM-02 Plan Detallado de Auditoría 6 P-EM-04 Revisión del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE 8 P-EM-01 Procedimiento de Auditorías Internas 10 P-EM-06 Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento 10 C-EM-02 Caracterización proceso evaluación, control y mejoramiento 16 F-EM-19 Programación de Auditores Internos 3 F-EM-17 Seguimiento a las estrategias del Plan Anticorrupción 4 F-EM-16 Acta de Arqueo Caja Menor 7 F-EM-12 Evaluación competencias auditores internos 6 F-EM-11 Encuesta para la evaluación rendición de cuentas y la participación ciudadana 5 F-EM-10 Conclusiones generales de auditorías internas 6 P-EM-05 Solicitud de servicios de servicios y/o acompañamientos a la Oficina de Control Interno 3 M-EM-01 Manual de Auditorías Internas 7 L-EM-02 Lineamientos Código de Ética del Auditor 1 L-EM-01 Lineamientos Estatuto de Auditoria Interna 2 G-EM-02 Guía para la elaboración del programa anual de auditorías y concepto sobre el sistema integrado de gestión 6 G-EM-01 Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento 5

En el aplicativo SIGEPRE – módulo Documentos, se pueden consultar las caracterizaciones, lineamientos, guías, procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios. El establecimiento de nuevos documentos y actualizaciones, permite identificar la forma de operación de los servidores de la Entidad así como entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y obtención efectiva de los servicios, al identificar los métodos, los puntos de control para realizar las tareas, la asignación de responsabilidades y la autoridad en la ejecución de las actividades.

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Posterior a cada actualización la Oficina de Planeación en cumplimiento a su Política de Operación, divulgó la aprobación de los documentos a través del correo del SIGEPRE para conocimiento y aplicación de todos los servidores.

2.3.1.3 Gobierno Digital Esta política se encuentra alineada al objetivo institucional 6.b y tiene asociados los siguientes 5 indicadores con nivel de cumplimiento del 100% a la fecha:

Indicador Meta Valor Resultado Sistemas tecnológicos en esquemas de alta disponibilidad. Monitoreados Para garantizar la disponibilidad de los canales de información en el Centro Alterno.

2 3 100%

Sistema de Información Integrado para los diferentes procesos de la Entidad PES 2018 75 75 100%

Avance en el componente GEL TIC para la gestión PES 2018 95 96.50 100% Avance en el componente GEL - TIC para servicios DAPRE_PES 2018 100 100 100%

Avance en el componente GEL - TIC para el Gobierno abierto DAPRE_PES 2018 100 100 100%

Fuente: Indicadores 2018 PGD Gobierno Digital – SIGEPRE 09/11/2018 El proceso de TICS presentó el avance de la implementación de la Estrategia Gobierno Digital (antes Estrategia Gel), en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño con corte al 30 de septiembre, con los siguientes resultados:

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El Proceso de Tecnologías de la Información y Comunicaciones informó que se expidió el Decreto 1008 del 14 de junio de 2018 por el cual se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y establece que el Ministerio de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones - MinTIC deberá elaborar el Manual de Gobierno Digital para dar inicio a la implementación de las directrices emanadas en el Decreto. Es importante resaltar que MinTIC tiene programada realizar sesión de herramienta de autodiagnóstico y ruta 2019, a la cual asistirán las diferentes Entidades, entre ellas el DAPRE y las entidades del sector. Durante el período en mención, el Proceso de TICS reportó la realización de las siguientes acciones en el marco de la Política de Gobierno Digital: § Página Web

• Activación del nuevo sitio id.presidencia.gov.co • Ajuste en estilos a las secciones de información institucional • Actualización de imagen corporativa

§ Sistemas de Información de la Entidad Aplicativo Fecha Salida

Producción URL

SISCOL 10/08/2018 http://siscol.presidencia.gov.co

JUACO 14/08/2018 http://obs.colombiajoven.gov.co/

KACTUS - Actualización versión 22/08/2018 N/A

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Aplicativo Fecha Salida Producción URL

Financiera - Actualización versión en funcionalidad Certificaciones de pago

22/08/2018 http://gestionfinanciera.presidencia.gov.co/Paginas/Ingreso/FrmLogin.aspx

Asesorías Contratos - Actualización versión 18/10/2018 https://asesoriascontratos.presidencia.gov.co/

ESCRIBE Mejoras en configuración de publicaciones para optimizar rendimiento

En desarrollo N/A

§ Desarrollos de Software

Aplicativo Fecha Salida Producción URL

Integración Página Presidencia con Twitter Agosto N/A

SIAL 13/09/2018 http://sial.presidencia.gov.co

2.3.1.4 Seguridad Digital

Esta política se encuentra alineada al objetivo institucional 6.b y tiene asociado el siguiente indicador a la fecha:

Indicador Meta Valor Resultado Avance en el componente GEL TIC Seguridad y Privacidad de Información_PES 2018 100 95.60 95.60%

Fuente: Indicadores 2018 PGD Seguridad Digital – SIGEPRE 09/11/2018 Durante el período en mención, el Proceso de TICS reportó la realización de las siguientes acciones en el marco de la Política de Seguridad Digital:

§ ISO 27001:2013. 100% de cumplimiento Se realizó la Auditoría Fase I (24 al 27 de julio de 2018) y Fase II (1 al 5 de octubre 2018) de ISO 27001:2013, como resultado de la Fase II de la Auditoría de Certificación efectuada por ICONTEC se obtuvieron 2 no conformidades menores y la recomendación de “Conceder la Certificación en ISO 27001:2013 al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República”.

§ Acciones adicionales en Seguridad Digital Se realizó la revisión de sitios web que permitieran validar la seguridad de los mismos y la respectiva verificación de los niveles de seguridad, en los sitios http://siscol.presidencia.gov.co http://obs.colombiajoven.gov.co

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http://gestionfinanciera.presidencia.gov.co https://asesoriascontratos.presidencia.gov.co

Se generó la actualización de documentos: Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI), Dominio de Información, flujos y componentes de información. Se realizó la revisión del alcance e impacto de la nueva Política del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información en el marco del tercer Comité Institucional de Gestión y Desempeño de acuerdo con la expedición del nuevo Decreto 1008 del 14 de junio de 2018. Se coordinaron y efectuaron reuniones con MinTIC y el Sector Presidencia para la adopción de la nueva política de Gobierno Digital. Por último, el Proceso de TICS informó que se encuentra planificada la realización de la Semana “La Seguridad Soy Yo 8.0” del 13 al 16 de noviembre de 2018.

2.3.2 Perspectiva de la ventanilla hacia afuera

De acuerdo con lo establecido en el Plan Estratégico Cuatrienal del DAPRE 2018, las 4 políticas de Gestión y Desempeño asociadas con la perspectiva de la ventanilla hacia fuera, se encuentran alineados con los siguientes objetivos institucionales:


Buen Gobierno

5. Participación ciudadana en la gestión pública 6. a. Fortalecer la cultura

institucional en términos de calidad, servicio y participación ciudadana.

99.35% 6. Servicio al Ciudadano

7. Racionalización de Trámites 11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea: TIC para el servicio y TIC para Gobierno Abierto Esta política se desplegó en el Numeral 2.3.1.3 del presente documento.

6.b. Fortalecer la gestión de los procesos del SIGEPRE contribuyendo a la eficiencia administrativa del DAPRE

99.48%

Fuente: SIGEPRE - Seguimiento Plan Estratégico Cuatrienal 09/11/2018 En cumplimiento de las políticas 5. Participación ciudadana en la gestión pública, 6. Servicio al Ciudadano y 7. Racionalización de Trámites se relaciona a continuación el esquema

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Seguimiento a la ejecución del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana 2018 con un nivel de cumplimiento del 100%, desglosada también en el numeral 2.2.1.3.

Fuente: 2018 Seguimiento Ejecución del PAAPC Aplicativo SIGEPRE

En el Comité Institucional de Gestión y Desempeño se efectuó el seguimiento al cumplimiento del Plan Anticorrupción con corte a 30 de septiembre de 2018.

2.4 Dimensión Evaluación de Resultados

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG 2017, esta dimensión se entenderá desde la siguiente política:

1. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional De acuerdo con lo establecido en el Plan Estratégico Cuatrienal del DAPRE 2018, la política de Seguimiento y evaluación del desempeño institucional, se encuentra alineada con los 6 objetivos institucionales, así:

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Estrategia PND Políticas de Gestión y

Desempeño Objetivos Institucionales Cumplimiento

Competitividad e Infraestructura Estratégicas Movilidad Social Seguridad, justicia y democracia para la construcción de la paz Buen Gobierno

2. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

1. Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y competitividad para el desarrollo del país.

98.11%

2. Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial. 3. Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y posconflicto a nivel nacional y regional. 4. Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa. 5. Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al Presidente de la República. 6. Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos Administrativos.

Su cumplimiento se encuentra evidenciado en el siguiente Esquema 2018 Seguimiento Planeación Institucional, establecido en el SIGEPRE donde se observa un resultado consolidado del 93.14% a la fecha, el cual se encuentra conformado por los resultados de los indicadores y actividades asociados a los Planes Estratégico Sectorial, Estratégico Institucional, de Acción y Mapa de Procesos:

Fuente: Presentación: 2018 Seguimiento Planeación Institucional vigencia – SIGEPRE 09/11/2018.

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De lo anterior, se concluye que la Entidad ha establecido mecanismos de medición y seguimiento que le permiten conocer el logro de los objetivos y metas y dispone de indicadores que brindan la información pertinente para establecer el grado de avance y logro de los resultados esperados. Mediciones y análisis de percepción La Entidad cumplió con las mediciones y análisis de la percepción y satisfacción ciudadana, se llevó a cabo la revisión por la Dirección en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño con corte al tercer trimestre de 2018, como se puede consultar en el link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2018-3.pdf Decisiones basadas en análisis De acuerdo con los diferentes escenarios institucionales de seguimiento y control establecidos en la Entidad, como Comités Sectoriales e Institucionales mencionados en el numeral 1 del presente Informe, se han tomado las decisiones basadas en el análisis de los resultados de los seguimientos y evaluaciones y se gestionaron los recursos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos, ver: http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2018-3.pdf Seguimiento a la gestión de procesos Desde la Oficina de Control Interno, se llevó a cabo la evaluación del cumplimiento de los atributos de calidad, oportunidad y resultado en el desempeño institucional que corresponden al segundo y tercer trimestre de 2018, cuyos resultados fueron presentados los Comités Institucionales de Coordinación del Sistema de Control Interno, como se puede consultar en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/presentaciones-ccsci Rendición de Cuentas El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República desarrolla su gestión acorde con los principios de la democracia participativa y democratización de la gestión pública, razón por la cual ha realizado la Rendición de Cuentas a la ciudadanía, de acuerdo con lo establecido en la Constitución Política de Colombia, la Ley 489 de 1998, el CONPES 3654 de 2010 y la Ley 1712 de 2014 y el Manual Único de Rendición de Cuentas, como se evidencia en el link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/rendicion-de-cuentas/rendicion-cuentas así mismo la Oficina de Control Interno, ha cumplido con la evacuación anual como se evidencia en el link http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/Dapre-2018-informe-participacion-ciudadana-RC.pdf Respecto a este aspecto, se definió el indicador de control asociado al Plan Anticorrupción:

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Acciones de rendición de cuentas y participación ciudadana ejecutadas 30 39.18 100%

Fuente: Reporte Indicadores 2018 Plan Anticorrupción de Atención y Participación Ciudadana – SIGEPRE 09/11/2018

2.5 Dimensión Información y Comunicación

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG 2017, esta dimensión se entenderá desde las siguientes políticas:

1. Gestión Documental 2. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

De acuerdo con lo establecido en el Plan Estratégico Cuatrienal del DAPRE 2018, estas políticas se encuentran alineadas con los siguientes objetivos institucionales, así:


Buen Gobierno

4. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción Desarrollada en los numerales 2.3.2 y en la Dimensión 7 Control Interno – MECI – Información y Comunicación.

6. Fortalecer la institucionalidad a través de mejoras prácticas en la gestión de procesos administrativos

99.63%

10. Gestión Documental

6. b. Fortalecer la gestión de los Procesos del SIGEPRE contribuyendo a la eficiencia administrativa del DAPRE.

99.48%

2.5.1 Gestión Documental

2.5.1.1 Programa de Gestión Documental Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos para Colombia, Decreto 2609 de 2012 y el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, mediante Acta 02 de

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2015, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del 5 de marzo de 2015 dio la aprobación al Programa de Gestión Documental PGD del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Es importante resaltar que el Programa de Gestión Documental fija los lineamientos generales que tiene en cuenta la Entidad frente a la Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración documental. Derivado del Programa de Gestión Documental se encuentran elaborados, publicados y en etapa de implementación, los programas específicos de Documentos Vitales o Esenciales y de Gestión de Documentos Electrónicos y, en proceso de elaboración, está el Programa de Documentos Especiales para el cual se surtió la fase de recolección de información y diagnóstico, hacia finales del mes de noviembre de 2018 estará disponible para ser presentado a consideración del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Adicional al PGD, la Entidad ha desarrollado otros instrumentos archivísticos tales como Tablas de Retención Documental (en proceso de actualización), Cuadros de Clasificación Documental, Mapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones de las unidades administrativas de la Entidad, Inventarios documentales y el Plan Institucional de Archivos PINAR el cual se encuentra en proceso de actualización. Finalmente, se resalta que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño ejecuta las funciones del Comité Técnico de Archivo de acuerdo con lo establecido en la Resolución 0982 de 2017 cuando así se requiere (Artículo segundo, numeral 9 para la toma de decisiones la gestión documental del DAPRE. De acuerdo con lo informado por el Proceso de Gestión Documental, el avance en la ejecución del PGD se estableció a partir del Cronograma de Implementación cuyo resultado se observa a continuación:

ACTIVIDADES PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ACTIVIDADES AVANCE

1. ELABORAR INSTRUMENTOS ARCHIVÍSITICOS DEL DAPRE Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR 100% Banco Terminológico 50% Tablas de control de acceso (Documentar e Implementar) 80% Programa de Descripción Documental (Documentar e Implementar) 70% 2. ACTUALIZAR Y DOCUMENTAR LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL DAPRE Cuadro de Clasificación Documental 100% Tabla de Retención Documental 100% Actualización de la Calificación de la Información 100%

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Inventario Documental del Archivo Central 100% Implementar las Tablas de Valoración Documental - TVD 70% 3. IMPLEMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC DEL DAPRE Implementar el Sistema Integrado de Conservación del DAPRE (Documentos Análogos) 80% 4. ACTUALIZAR LA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Incluir el párrafo para la autorización del tratamiento de datos personales en los documentos que aplique 95%

Elaborar instructivos para el diligenciamiento de formas, formatos y formularios de la Entidad 100% 5. ACTUALIZAR EL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES M-GD-01

Establecer las directrices para la elaboración de las comunicaciones oficiales, memorandos, certificaciones y circulares en SIGOB 100%

Establecer las directrices para la elaboración y numeración de los actos administrativos generados por la Entidad 100%

Definir la estructura interna para los mensajes de datos a través de correo electrónico, redes sociales y otros medios 100%

Definir el procedimiento para garantizar la trazabilidad y almacenamiento de los documentos digitales (correo electrónico, fax-mail y redes sociales) que sirven como soporte para dar testimonio de las actuaciones de la Entidad y fines probatorios

100%

Establecer la elaboración de la copia de las comunicaciones oficiales enviadas que se remitirá a la respectiva serie o subserie de la oficina productora 100%

Definir las directrices para la gestión y trámite de las comunicaciones oficiales a través de medios electrónicos 100%

Determinar los sistemas de ordenación que materialicen la secuencia numérica, alfabética o alfanumérica en cada serie o subserie documental, acorde con las necesidades y requerimientos de la Entidad

100%

Definir las directrices para las transferencias documentales en otros soportes (Fotografías, videos, audios y otros) 50%

Establecer la metodología, los estándares, las técnicas, los criterios y el plan de trabajo para la aplicación de la selección documental, la microfilmación y/o la digitalización, de acuerdo con el análisis respectivo de su documentación

100%

Definir los criterios para la valoración de los documentos, con el fin de determinar sus valores primarios y secundarios 85%

Definir la Administración y Operación de SIGOB 100% 6. ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Actualizar el P-GD-11 Procedimiento para la eliminación de documentos, conforme a los métodos de destrucción y borrado seguro de la información, requeridos para los distintos soportes documentales que se vayan implementando. (Digital y otros soportes)

100%

Elaborar el Plan de Conservación para los documentos análogos 50% Elaborar e implementar el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo para los documentos digitales 70%

Elaborar y mantener actualizada la guía de direccionamiento para las comunicaciones oficiales externas (Administración SIGOB) 100%

Actualizar y publicar los Instrumentos de gestión de la información pública 95% 7. SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - SGDEA Diseñar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA 100% Implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA 100% 8. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES Elaboración del Programa de Documentos Vitales o Esenciales 100% Implementación del Programa de Documentos Vitales o Esenciales 100% Seguimiento del Programa de Documentos Vitales o Esenciales 33%

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Mejora del Programa de Documentos Vitales o Esenciales 0% 9. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Elaboración del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos 100% Implementación del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos 100% Seguimiento del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos 70% Mejora del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos 0% 10. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES Elaboración del Programa de Documentos Especiales 80% Implementación del Programa de Documentos Especiales 30% Seguimiento del Programa de Documentos Especiales 0% Mejora del Programa de Documentos Especiales 0% 11. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN - PIC Fortalecer las competencias y habilidades de los servidores públicos de la Entidad en temas de Gestión Documental 100%

12. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL Evaluar la Gestión Documental de los procesos y/o dependencias con el fin de contribuir a la Mejora Continua del Sistema de Gestión Documental 100%

PORCENTAJE DE AVANCE DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 79,73% Fuente: Proceso Gestión Documental En comparación con el período anterior y de conformidad con lo reportado por el Proceso de Gestión Documental, el Programa presenta un avance en su implementación al pasar del 78.36% al 79.73%.

2.5.1.2 Política de Gestión Documental “En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a aplicar los criterios legales, técnicos y de la organización para el desarrollo de la Gestión Documental a través de los procesos de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación y valoración, garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información producida y recibida por la Entidad en sus diferentes medios y soportes, en el marco del Sistema Integrado de Gestión – SIGEPRE.” De acuerdo lo anterior, el Proceso de Gestión Documental informó que la Entidad está comprometida en la aplicación de la legislación y normatividad vigente relacionada con la gestión de los documentos, para lo cual se ejecutan las actividades archivísticas con el enfoque de transversalidad hacia los demás procesos del DAPRE.

66




2.5.1.3 Manual de Gestión Documental Durante el período evaluado, se aprobó la versión 14 del Manual de Gestión Documental debido a la nueva imagen institucional, se efectuó una revisión integral al contenido, se ajustó la redacción, se agregaron imágenes y en general se analizó a partir de la normatividad archivística.

2.5.1.4 Programa de Auditoría y Control documental

El Proceso de Gestión Documental realiza seguimiento y acompañamiento a los archivos de gestión, adicionalmente, en las auditorías internas existe el componente que verifica el cumplimiento del Manual de Gestión Documental, producto de esto se solicitan, elaboran y ejecutan los planes de mejoramiento requeridos. El avance en la ejecución del Programa de Auditorías Internas se presenta en el numeral 2.7.5.2 del presente documento.

2.6 Gestión del Conocimiento De acuerdo con el Manual Operativo MIPG 2017, esta dimensión se entenderá desde la siguiente política:

1. Gestión del Conocimiento y la Innovación Esta política se encuentra alineada al objetivo institucional 6.b y tiene asociado el siguiente indicador con nivel de cumplimiento del 100% a la fecha:


Buen Gobierno 9. Gestión del conocimiento y la innovación

6.b Fortalecer la gestión de los procesos del SIGEPRE contribuyendo a la eficiencia administrativa del DAPRE

100%

Fuente: SIGEPRE - Seguimiento Plan Estratégico Cuatrienal 09/11/2018 Y se encuentra conformado por el siguiente indicador:

Indicador Meta Valor Resultado Ejercicio de Innovación Implementado (Indicador nuevo y de obtención el 30 – Sep. - 18) 1 1 100%


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2.7 Dimensión Control Interno

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG 2017, esta dimensión se entenderá desde la política de Control Interno, que se desarrollará a través del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, el cual fue actualizado en el marco general de MIPG y fundamentado en 5 componentes. Esta política de Control Interno se encuentra alineada al objetivo institucional 6.b de acuerdo con el Mapa Estratégico Institucional DAPRE 2015-2018, así:


Buen Gobierno 13. Control Interno 6.b Fortalecer la gestión de los procesos del SIGEPRE contribuyendo a la eficiencia administrativa del DAPRE

99.48%

El objetivo 6.b. se encuentra conformado por los siguientes indicadores que a la fecha del presente informe, presentan un nivel consolidado de cumplimiento del 99.42%, como se detalla a continuación:

Indicador Meta Valor Resultado Proporción de Planes de mejoramiento aprobados por autocontrol 25 35.97 100%

Nivel de percepción del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República 4.30 4.20 97.67%

Cumplimiento del Programa de auditorías del DAPRE 100 100 100%

Informes de Ley DAPRE 11 11 100% Fuente: SIGEPRE - Indicadores 2018 PGD Control Interno 09/11/2018 Los indicadores formulados se encuentran alineados a los roles que enmarcan el funcionamiento de la Oficina de Control Interno de acuerdo con el Decreto 648 de 2017 así como, a los 5 componentes del Modelo Estándar de Control Interno establecidos en el Decreto 1499 de 2017. 2.7.1 Ambiente de Control De acuerdo con el Manual Operativo MIPG este componente se encuentra relacionado con las siguientes Dimensiones, presentadas previamente en el numeral 2, así:

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Dimensión MIPG presente Informe

Talento Humano 2.1 Direccionamiento Estratégico y Planeación 2.2 Gestión con Valores para Resultados 2.3

Lo anterior, se complementa con lo presentado en el numeral 1 ACTUALIZACIÓN DE LA INSTITUCIONALIDAD DE MIPG. Adicionalmente, y como se reportó en el período anterior, la Entidad tiene definido: § Los estándares de conducta y de integridad que direccionan el quehacer institucional, a

través del Manual de Integridad y Buen Gobierno M-DE-03 versión No. 7.

§ Los niveles de autoridad y responsabilidad que facilitaron la consecución de los objetivos institucionales, a través de la Estructura establecida mediante Decreto 672 del 26 de abril de 2017 y el Decreto 1270 del 28 de julio de 2017 así como en el Organigrama de la Entidad, correspondiente a la versión No. 28 y publicado en la página web http://es.presidencia.gov.co/dapre/conozca-el-dapre/organigrama

§ Los objetivos de la Entidad, como se evidencia en el link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/planeacion-estrategica-institucional-2014-2018 de acuerdo a las funciones de cada proceso y dependencia y a su vez, con el Manual de Funciones del DAPRE, logrando los resultados esperados para el segundo y tercer trimestre de 2018.

2.7.2 Administración del Riesgo Durante el período evaluado, se generó la versión 13 de los L-DE-01 Lineamientos para la Administración del Riesgo de la Entidad, que consistió en efectuar ajustes en la metodología para fortalecer la identificación, valoración y monitoreo de los riesgos asociados al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI, incluyendo la definición de riesgo positivo. La política de administración de riesgos está determinada por las opciones de tratamiento: Evitar el Riesgo, Reducir el Riesgo, Compartir o transferir el Riesgo y Asumir un riesgo. La Entidad tiene establecido un sistema de gestión que le permite gestionar y documentar los riesgos institucionales, denominado SIGEPRE. El cual consta de un módulo específico “Gestión del Riesgo” con el siguiente flujo para la administración de los mismos:

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Estas acciones se encuentran evidenciadas en el Módulo Gestión del Riesgo del Aplicativo SIGEPRE al observar que con corte 30 de septiembre de 2018, se encuentran identificados, analizados y valorados 85 riesgos institucionales, así:

Total de riesgos identificados por procesos

Fuente: http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2018-3.pdf Una vez identificado el total de riesgos del Dapre, se procedió a revisar los riesgos de corrupción que en las dependencias y en los procesos se identificaron. De acuerdo con lo anterior, para 2018 se identificaron y catalogaron 16 riesgos de corrupción, que representan el 18.82% del total de riesgos de la Entidad. A continuación se describen los 16 riesgos de corrupción y su estado actual en el SIGEPRE: Riesgos de corrupción identificados

PROCESO RIESGO ESTADO

Adquisición de Bienes y Servicios

Beneficiar a un oferente en las invitaciones a ofertar, elaboración de estudios previos, proyecto de pliegos de condiciones o sus equivalentes, en un proceso de selección.

Monitoreado

Evaluación, Control y

Mejoramiento

Fraude en los resultados obtenidos del ejercicio de auditorías internas en beneficio propio y de un tercero Monitoreado

Gestión Documental

Hurto o fuga de la documentación (información) ubicada en los archivos de gestión Monitoreado

Tecnologías de Información y

Comunicaciones

Afectación de la imagen de la Entidad por no destruir de forma segura la información que ya no se utiliza o ha perdido su utilidad SGSI Monitoreado

Afectación de la información del DAPRE por ataques cibernéticos SGSI Monitoreado Atrasos en la disponibilidad de la información que no ha sido almacenada en las carpetas de red SGSI Monitoreado

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PROCESO RIESGO ESTADO

Desaparición, alteración y/o divulgación no autorizada de información por el uso de contraseñas fáciles de adivinar - SGSI Monitoreado

Hurto, Perdida o fuga de Información pública reservada o clasificada en la gestión de la plataforma - SGSI Monitoreado

Talento Humano

Fraude en el pago de la nómina y factores salariales en beneficio propio y de un tercero Monitoreado

Pérdida de expedientes disciplinarios físicos o digitales a cargo de la Oficina de Control Interno Disciplinario. Monitoreado

Tráfico de influencias durante la selección de personal Monitoreado

Gestión Financiera

Efectuar certificados de disponibilidad y registros presupuestales por un rubro presupuestal que no corresponda en la ejecución de la cadena presupuestal

Monitoreado

Efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información en la ejecución de la cadena presupuestal y otros pagos

Monitoreado

Fraude en el manejo de los recursos asignados a las cajas menores Monitoreado Inexactitud en la presentación de los Estados Financieros Monitoreado

Gestión de Asuntos Políticos

Fuga de la información administrada por la Consejería Presidencia de Seguridad - SGSI Monitoreado

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Modulo Gestión del Riesgo Durante el período en mención, los riesgos de corrupción fueron monitoreados con corte a 30 de septiembre de 2018 y no se materializaron, lo que indica que los controles implementados fueron efectivos. 2.7.3 Actividades de Control De acuerdo con el Manual Operativo MIPG este componente se encuentra relacionado con las siguientes Dimensiones, presentadas previamente en el presente documento, así:

Dimensión MIPG presente documento

Talento Humano 2.1 Direccionamiento Estratégico y Planeación 2.2 Gestión con Valores para Resultados 2.3

Lo anterior, se complementa con la información presentada en el desarrollo del presente informe. Adicionalmente, durante lo corrido de 2018, la Entidad:

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§ Definió e Implementó controles preventivos y correctivos para mitigar los riesgos.

§ Se evaluaron los controles directamente en el aplicativo SIGEPRE – Módulo Gestión del Riesgo, en aspectos como: documentación, aplicación y efectividad para minimizar el riesgo.

§ Los controles tienen propósitos establecidos, en relación con la causa y efecto.

§ Los controles tienen definidos responsables, frecuencia y descripción de operación.

§ En el monitoreo y seguimiento, que se efectúa directamente en el aplicativo SIGEPRE – en el Módulo de Gestión del Riesgo, se observan evidencias de la aplicación de los controles.

§ Los procesos y dependencias han definido políticas y procedimientos, que se encuentran

en las respectivas caracterizaciones como en la documentación asociada a cada proceso, ver presente documento en numeral 2.3.1.2 literal c).

§ Para el seguimiento, cada dependencia cuenta con la estrategia transversal “Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica” en los planes de acción, en la cual se incluye la actividad “Administración de los riesgos de la dependencia”, como se puede evidenciar en el anexo 3 del Plan Anticorrupción, publicado en: http://es.presidencia.gov.co/dapre/planeacion/anticorrupcion-atencion-participacion-ciudadana

§ En el Plan de Acción de las dependencias, las actividades relacionadas con este componente tienen el identificador R-PAAPC-2018, al final del nombre; y está establecido por el Proceso de Direccionamiento Estratégico, el reporte en forma trimestral.

§ La Oficina de Control Interno a fin de fortalecer el Control Interno Institucional, elabora el seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias en forma trimestral, que comprende el “Estado y Monitoreo de Riesgos” en términos de materialización, oportunidad y calidad.

§ Los resultados del seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias, se presentan por la Oficina de Control Interno en los escenarios de control y seguimiento institucional, como el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno.

§ Respecto a los controles tecnológicos, fueron evaluados en la Auditoría Interna de Gestión

a la Seguridad de la Información efectuada en agosto de 2018, ver link:http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/Informe_de_Auditoria_Interna_al_Sistema_de_Gestion_de_la_Seguridad_de_la_Informacion-2018.pdf.

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§ Así mismo, se llevó a cabo la Auditoría realizada por el ente certificador ICONTEC en la Fase

II (1 y 5 de octubre del 2018) al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de la Entidad para determinar el cumplimiento de la ISO 27001:2013. Actualmente, la Entidad se encuentra en espera de recibir el Informe Final de Auditoría Externa.

2.7.4 Información y Comunicación Durante el período en mención, el Manual de Comunicación Interna y Externa M-SA-01 no presentó variación manteniéndose en la versión No. 03 del 04 de julio de 2018, el cual establece las directrices generales para el manejo efectivo de la comunicación interna y externa, asociado a todos los procesos que hacen parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE), en el marco de las funciones, responsabilidades y la normatividad aplicable. 2.7.4.1 Información Comunicada a nivel Externo La Entidad tiene identificados los mecanismos de recolección de información externa, los cuales se encuentran caracterizados por el Proceso de Atención al Usuario del DAPRE, en:

1. Formulario web para la recepción de PSQR´s 2. Formulario web para la recepción de peticiones dirigidas al señor Presidente de la

República (Link Escríbale al Presidente). 3. Línea 01 8000 913666 4. Sistema para el registro y gestión de correspondencia ESCRIBE 5. Buzón PSQR 6. Atención presencial

Durante el período en mención, el proceso de Atención al Usuario presentó los Informes trimestrales pormenorizados del trámite de PSQR´s correspondientes al segundo trimestre de 2018, publicado en el link: http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos. El Grupo de Atención a la Ciudadanía informó que se mantiene el control de reportar las PSQR pendientes de las áreas críticas en los comités de seguimiento de la Dirección de Operaciones. Por otro lado, se observó que se encuentran publicados los registros públicos de peticiones recibidas en la Entidad de los meses de junio a septiembre de 2018, como se puede consultar en el siguiente link: http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones.

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En cuanto a la Evaluación de Satisfacción del cliente frente a las respuestas de las PSQRD, en el link http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd se encuentran publicados los resultados obtenidos por trimestre en la vigencia. Los resultados con corte al tercer trimestre, se ubicaron en el 100% de cumplimiento al obtener un nivel de satisfacción del cliente frente a las respuestas de las peticiones del 93% frente a la meta de 80%. De acuerdo con la información reportada por el Grupo de Atención a la Ciudadanía, en el indicador Atención oportuna a las Peticiones, Sugerencias, Quejas, Reclamos y Denuncias se obtuvo un 99.78% de cumplimiento frente a la meta de 100% en la oportunidad de respuesta a las PSQRD allegadas a la Entidad al 30 de septiembre de 2018. Por último, la Oficina de Control Interno presentó el Informe de Auditoría de Evaluación al trámite y respuesta de las PSQR, correspondiente al segundo semestre de 2017, como se puede consultar en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/informes-de-ley/psqrd y actualmente se encuentra en elaboración el correspondiente al primer semestre de 2018. 2.7.4.2 Seguimiento a compromisos de la Ley 1712 Durante el período evaluado y de acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Planeación y presentada en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño7 con corte 30 de septiembre de 2018, el cumplimiento en la implementación de la Ley 1712 de 2014 es del 98.89%, ubicándose en nivel sobresaliente, el 1.11% restante obedece a que si bien en la Página Web de la Presidencia se puede encontrar el calendario de eventos y fechas relacionadas con los procesos misionales de la Entidad y pese a las diferentes campañas que se han realizado relacionadas con la socialización de Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas (L-DE-03) y el formato de NOTIFICACIÓN DE EVENTOS O ACTIVIDADES DE PARTICIPACIÓN (F-DE-44), no se han obtenido los resultados esperados. Respecto a lo anterior, el Comité decidió que se incluya en el Plan de Acción 2019 la siguiente actividad transversal “Reportar eventos, actividades y fechas claves relacionadas con los procesos clave en el calendario de la Entidad”. Adicionalmente la Oficina de Planeación informó que es importante precisar que cada trimestre se realiza la validación de cada uno de los requisitos, teniendo en cuenta que toda la documentación y requerimientos de Ley debe actualizarse de manera periódica, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1712. 7 http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2018-3.pdf

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Por último, la Oficina de Control Interno en el Plan de Acción ejecuta la actividad Efectuar seguimiento a la publicación de la Información en la Página Web con corte al 31 de diciembre de 2018. 2.7.4.3 Información comunicada a nivel Interno Durante el período en mención, se mantuvo la comunicación a través de los medios dispuestos por la Entidad, como: correo informativo, correo SIGEPRE, Intranet, página web, boletines informativos, entre otros; a través de los cuales se informaron los temas de interés institucional a los servidores públicos del DAPRE. 2.7.4.4 Divulgación y consulta de la documentación del Sistema de Gestión Las directrices para el control de documentos se establecieron en el Procedimiento Generación y Control de Documentos P-DE-05 y la Guía para la elaboración y control de documentos-G-DE-01: § Los documentos vigentes son los publicados en el SIGEPRE, allí están disponibles para su

consulta y uso. § La creación, modificación o eliminación de documentos se hace a través del SIGEPRE -

Módulo Documentos. § Con el fin de dar cumplimiento a las políticas de Gestión Documental y de Fortalecimiento

organizacional y simplificación de Procesos, establecidas en el Decreto 1499 de 2017, no se entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia Sigepre.

Los Responsables de los Procesos durante el período evaluado, garantizaron que los documentos usados, correspondieron a las versiones vigentes, como se detalla en el presente documento en el numeral 2.3.1.2 literal c). Divulgación de Procedimientos. 2.7.4.5 Satisfacción de los usuarios frente a trámites y servicios del DAPRE Durante el período de análisis, la Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y otros procedimientos administrativos que presta el DAPRE obtuvo un cumplimiento del 100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación con corte junio 30, esto se debió a que se superó la meta de 85% al obtener un 93.09% de usuarios que respondieron las encuestas, otorgando una calificación entre 4,0 y 5,0 a la atención de las solicitudes recibidas

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en el primer semestre del año 2018 y que comparado con el segundo semestre de 2017 (94,03%), disminuyó en 0.94 puntos porcentuales de clientes satisfechos de los trámites de Publicación de Hojas de Vida - Aspirantes, Campañas Publicitarias de las Entidades Públicas del Orden Nacional, Comisiones al Exterior y el otro procedimiento administrativo de Visitas Guiadas a la Casa de Nariño. 2.7.4.6 Sistemas de Información y Comunicación Durante el período evaluado, el DAPRE continúo con el manejo de los sistemas que permitieron la administración eficiente de:

§ La correspondencia a través del ESCRIBE y consulta histórica en SIGOB. § Los bienes a través de ALADINO: se realizó implementación de Aladino Terrenos y

Aladino Software. § Liquidación de nómina y prestaciones sociales a través de KACTUS: Interoperabilidad

parcial de Kactus con Comisiones DAPRE. § Presupuesto y Contabilidad de la Entidad en SIIF NACIÓN II § El Sistema Integrado de Gestión a través del Aplicativo SIGEPRE § Viáticos y Gastos de Viaje a través del SISTEMA GESTIÓN DE COMISIONES § Calificación de la Información a través del aplicativo TAURUS. § Entre otros.

2.7.5 Actividades de Monitoreo 2.7.5.1 Evaluación continua o Autoevaluación Teniendo en cuenta que la autoevaluación de gestión, lleva a cabo el monitoreo a la operación de la Entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso, procedimiento, proyecto, plan y/o programa, teniendo en cuenta los indicadores de gestión, el manejo de los riesgos, los planes de mejoramiento. De esta manera, se evalúa su diseño y operación en un período de tiempo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito fundamental será tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño8. A continuación, se describen los mecanismos implementados en el marco del proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento: 8 Manual Operativo MIPG 2017. Página 87.

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1. Comité Sectorial de Auditoría Mediante el Decreto 648 del 19 de abril de 2017 se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamento Único del Sector de la Función Pública y en su artículo 2.2.21.3.13, se crea el Comité Sectorial de Auditoría integrado por los Jefes de Control Interno de las Entidades adscritas al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Posteriormente, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE suscribe la Resolución 0494 del 07 de Julio de 2017, por la cual se conforma el Comité Sectorial de Auditoría en el DAPRE y se estableció que sesionará por lo menos dos (2) veces al año y en todo caso, cada vez que alguno de sus miembros lo considere necesario. Durante el período evaluado, se han llevado a cabo las siguientes 3 sesiones:

§ El 13 de abril de 2018. § El 11 de mayo de 2018. § El 10 de agosto de 2018.

En las cuales se han tratado temas como la revisión y el seguimiento a los Indicadores del Plan Estratégico Sectorial asociados a las actividades de las Oficinas de Control Interno del Sector Presidencia. Las actas suscritas se encuentran publicadas en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/comite-sectorial-de-control-interno 2. Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno – CICSCI En cumplimiento del artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 648 del 19 de abril de 2017, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República conformó mediante Resolución 0493 del 07 de julio de 2017 el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, estableciendo las funciones y directrices emanadas en el Decreto en mención. Durante el período evaluado, se llevaron a cabo 5 sesiones:

§ 1er Comité, febrero 16 de 2018. Corte: Diciembre 31 de 2018. § 2do Comité, marzo 22 de 2018. Corte: Diciembre 31 de 2018. § 3er Comité, mayo 25 de 2018. Corte: Marzo 31 de 2018. § 4to Comité, julio 26 de 2018. Corte: Junio 30 de 2018.

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§ 5to Comité, octubre 25 de 2018. Corte: Septiembre 30 de 2018. Las respectivas presentaciones se encuentran publicadas en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/presentaciones-ccsci Los Comités contaron con la asistencia y participación de la Dirección, quien apoyó las actividades desarrolladas. 3. Subcomité de Control Interno Durante el período en mención, se han ejecutado 41 subcomités de los 79 programados, obteniendo un 52% de avance; la Oficina de Control Interno participó como invitada con voz pero sin voto, cuyo fin fue la asesoría y acompañamiento en el cumplimiento de la gestión de las dependencias y procesos de la Entidad, como lo establece la Resolución 0493 del 07 de julio de 2017. En el mismo sentido, la Oficina de Control Interno efectuó su rol de acompañamiento y evaluación en los comités directivos de seguimiento, los comités institucionales de gestión y desempeño, los comités sectoriales e institucionales de coordinación del sistema de Control Interno y las reuniones de seguimiento por dependencias y procesos. Estos mecanismos de autoevaluación permiten obtener una visión integral del comportamiento en conjunto de los indicadores de gestión de los procesos, planes de acción, de adquisiciones, proyectos de inversión, la obtención de sus metas y de los resultados previstos, así como la identificación de desviaciones sobre las cuales se toman los correctivos necesarios, que garanticen el cumplimiento de los objetivos. 4. Enfoque hacia la Prevención La Oficina de Control Interno dio continuidad a la estrategia 1: Fortalecer la cultura del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación para el mejoramiento continuo del SIGEPRE 2018 y programó las siguientes actividades: 1. Realizar la semana del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación: Cumplida 2. Apoyar la planeación, ejecución y cierre de la semana de la Transparencia de conformidad

con los Lineamientos dados por la Secretaria de Transparencia. TAI-PAAPC-2018: programada para el mes de diciembre de 2018.

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Por último, es importante resaltar que la Oficina de Control Interno ha participado en los Comités Asesores de Contratación, de Seguridad de la Información, de Conciliación, Sectoriales e Institucionales de Gestión y Desempeño, de Capacitación de la Entidad, entre otros, con voz pero sin voto, donde ha efectuado las respectivas recomendaciones. 5. Resultados del seguimiento trimestral a la gestión de los Procesos y Dependencias La Oficina de Control Interno a través de la ejecución de la estrategia Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional y específicamente de la actividad seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias en forma trimestral, contribuyó a generar alertas tempranas en los distintos escenarios de revisión y control institucional, presentando los resultados del seguimiento a la gestión en términos de oportunidad, calidad y resultado en los Comités Institucionales de Coordinación del Sistema de Control Interno. Los resultados correspondientes al 30 de septiembre se pueden consultar en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/presentaciones-ccsci 6. Calificación de servicios internos de la Oficina de Control Interno La Oficina de Control Interno a través de la plataforma de servicios compartidos, facilitó a los servidores públicos y contratistas del DAPRE el acceso para las solicitudes de asesoría y acompañamiento en el desarrollo de la gestión de los procesos y estableció el mecanismo de evaluación a ese servicio, mediante encuesta de percepción diligenciada por los usuarios internos. El servicio de asesoría y acompañamiento, se realiza en los temas de:

ASESORÍA ACOMPAÑAMIENTO Planes de mejoramiento (SIGEPRE) Fomento cultura del autocontrol Relación entes externos Mesas de red de hablantes

Sub-comités de Control Interno Cierre de Procesos Contractuales Arqueos de Cajas Menores Otros: Se registra el tema y la descripción en observaciones

Los resultados obtenidos en la evaluación efectuada por los usuarios internos que recibieron los servicios de asesoría y acompañamiento, durante el período en mención, se presentan a continuación:

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Gráfico. Tendencia en la calificación de servicios desde su inicio

Fuente: Oficina de Control Interno – Plan de Acción 2018 – Estrategia 2 (30-09-2018)

Como conclusión de lo anterior, el 100% de los clientes están satisfechos con el servicio ofrecido, manteniendo la tendencia en criterio Satisfactorio. 2.7.5.2 Auditoría Interna El Programa Anual de Auditorías Internas aprobado por el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno el 16 de febrero de 2018, contiene un total de 57 auditorías internas, así: a. Programa Anual de Auditorías Internas DAPRE 2018: 20 auditorías, clasificadas en 12 de

cumplimiento y 8 de desempeño, como se puede consultar en: http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/programa-anual-auditorias-gestion-2018-CCSCI.pdf

b. Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE 2018: 37 auditorías de desempeño internas al SIGEPRE (Ciclo de calidad – MECI – Políticas de Desarrollo Administrativo – SG SST MA), como se puede consultar en: http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/Programa-Anual-Auditorias-Internas-Sigepre-2018.pdf

El avance del Programa Anual de Auditorías corresponde al 98% equivalente a la ejecución de 56 auditorías de las 57 aprobadas. La Auditoría restante corresponde a la Evaluación al SIGEPRE la cual está en desarrollo y vence el 31 de diciembre de 2018.


Cumplimiento del Programa de auditorías del DAPRE 100 100 100% Fuente: SIGEPRE - Indicadores 2018 PGD Control Interno 09/11/2018 La ejecución del Programa Anual de Auditorías al DAPRE y SIGEPRE está acorde con la programación inicial:

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Tipo de Auditoría Descripción Avance

De cumplimiento Au

dito

rías I

nter

nas d

e G

estió

n DA

PRE

(20)

1 Administración al Riesgo 1 Legalidad del Software 2 Jurídica / e-KOGUI 2 Atención al Usuario / PSQR 2 Contratos (SECOP) 4 Avance PM Gestión Documental

(12) / 12

De desempeño

1 Evaluación eficacia Planes de Mejoramiento 1 Evaluar Integral D. Cultivos Ilícitos 1 Evaluar el Sistema de Gestión de Seguridad de la información en:

• Secretaría Jurídica • Área de Contratos • Grupo de Atención al Ciudadano • Área Financiera

1 Evaluar Integral ACP Comunicaciones y S Prensa 1 Evaluar Integral D. Descontamina Colombia 1 Evaluar Integral D. Eventos 1 Evaluar Integral C.P Derechos Humanos 1 Evaluar SIGEPRE (En desarrollo)

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37 Auditorías Internas al SIGEPRE

El Programa Anual de Auditorías permite cumplir con el componente del Modelo Estándar de Control Interno establecido en el Decreto 1499 de 2017 “Monitoreo o Supervisión Continua”, dado que comprende la auditoría interna al Sistema de Control Interno, de tal forma que se evalúa la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, promoviendo la mejora continua. El Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE con corte al 30 de septiembre de 2018 se ejecutó en el 100%, es decir que se realizaron las 37 auditorías programadas. El ciclo auditor se realizó a partir del 15 de mayo hasta el 06 de junio de 2018, con un promedio de 4 auditorías por día; se contó con la participación de 42 auditores internos de la Entidad, funcionarios de otros procesos y dependencias, incluyendo a los auditores de la Oficina de Control Interno. Se cumplió con el Procedimiento de Auditorías Internas, así:

§ Se comunicaron 37 informes preliminares a los procesos y dependencias. § Los procesos solicitaron 08 mesas de trabajo, las cuales fueron atendidas en el 100% ((1)

Oficina de Planeación, (2) Dirección Sustitución Cultivos Ilícitos, (3) C P Primera Infancia, (4) Oficina Alto Comisionado para la Paz, (5) Gestión Administrativa, (6) Gestión Documental, (7) D Vicepresidencia y (8) D Proyectos Especiales).

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§ Se comunicaron 37 Informes Finales a los procesos y dependencias. § Se comunicaron 2 Informes consolidados por Procesos Gestión de Asuntos Políticos y

Gestión de Seguridad y Apoyo Logístico Presidencial, Comunicación y Prensa. § Se comunicó un Informe de Conclusiones Generales del SIGEPRE al Proceso de

Direccionamiento Estratégico. § Se establecieron un total de 34 planes de mejoramiento.

A continuación se presenta la conclusión general obtenida de la ejecución del Programa de Auditorías Internas al SIGEPRE:

Terminado el Ciclo de Auditorías Internas al SIGEPRE 2018, se pudo determinar que: a. El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE es conforme con los requisitos técnicos (NTC ISO 9001:2015), legales, del cliente y la Entidad, los doce procesos se encuentran armonizados con los objetivos, misión y visión institucional; se dispusieron los recursos necesarios para la operatividad de la gestión de la entidad, se emplearon controles y mecanismos de medición y seguimiento. Todo lo anterior, evidenciado en una mejor aplicación del sistema, en cuanto a la seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y seguridad de la información y en la prestación de los servicios internos y externos con altos estándares de calidad. Sin embargo, es importante que la Dirección y los responsables de los Procesos, fortalezcan a través de la implementación de planes de mejoramiento eficaces, los siguientes requisitos: - Legales: Leyes Ley 1755 de 2015 Regula el Derecho Fundamental de Petición, Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional; Decreto: 1072 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, 1081 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República, 2844 de 2010 por el cual se reglamentan Normas Orgánicas de Presupuesto y del Plan Nacional de Desarrollo; Resoluciones Resolución 0987 de 2016 se reglamenta el trámite interno del Derecho de Petición en el DAPRE, Resolución 757 de 2017 por la cual se delegan unas funciones, Resolución 1111 de 2017 por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para Empleadores y Contratantes, Resolución 0493 de 2017 por la cual se conforman los órganos de Coordinación del sistema de Control Interno del DAPRE. - NTC ISO 9001:2015: 6.1.1 Acciones para abordar Riesgos y Oportunidades, 7.5.3 Control de la información documentada, 9.1.1, 10.2.1 literal b), 9.1.3. Análisis y evaluación, - NTC ISO 27001:2013: No se encontraron no conformidades. - MIPG: Dimensión de Información y Comunicación. - Organización (DAPRE): Caracterización del Proceso de Direccionamiento Estratégico y del Proceso de Gestión Financiera. Procedimientos Procedimiento de Formulación y Seguimiento a la Planeación Institucional P-DE-01, Procedimiento Formulación, Registro y Análisis de Indicadores P-DE-02, Procedimiento de Gestión de Recursos de Cooperación Internacional (P-DE-11), Procedimiento de formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento P-EM-06, procedimiento P-GF-14 Ejecución Presupuestal, Procedimiento P-TH-11 Trámite de Comisiones y Gastos de Viajes. Manuales

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Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04, Manual de Servicios Misionales M-AU-01; Manual del SIGEPRE M-DE-02; Manual de Contratación del DAPRE; Manual de Gestión Documental. Lineamientos Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01, Lineamientos para el Registro de Reuniones L-DE-04, Lineamientos para el trámite de Incapacidades L-TH-05. Otros requisitos internos Tabla de Retención Documental, cláusulas contractuales específicas. b. Para el SIGEPRE es importante continuar fortaleciendo los mecanismos mediante los cuales se evalúa la efectividad, para aumentar la satisfacción de los clientes directos. De lo anterior, se establecieron un total de 30 aspectos no conformes. En cuanto a los planes de mejoramiento, se solicitaron: 29 mejoras nuevas y 5 mejoras declaradas no eficaces, deberán reformularse en nuevos planes, para un total de 34 mejoras producto del ciclo auditor.

Los resultados fueron presentados en el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, como se puede observar en el siguiente link: http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/CCSCI-Presentacion-2018-05.pdf 2.7.5.4 Auditorías de cumplimiento presentación otros informes de Ley La Oficina de Control Interno realiza seguimiento permanente a la presentación de los 121 informes de Ley programados, previa validación y evaluación de la información requerida para su elaboración. Posteriormente, son comunicados en los términos señalados en los respectivos requisitos legales. El grado de avance con corte al 30 de septiembre es del 84% que corresponde a 102 Informes realizados de los 121 programados, como se detalla a continuación:

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Fuente: http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/CCSCI-Presentacion-2018-05.pdf

Es importante resaltar que durante lo corrido de la vigencia actual, se remitieron en forma mensual los correos preventivos a los líderes de los procesos y dependencias, con la finalidad de 1. Recordar la presentación oportuna de los informes y 2. Reportar los posibles nuevos informes, por cambios normativos o nuevas disposiciones legales. Estas acciones coadyuvan al cumplimiento de la meta. 2.7.5.5 Planes de mejoramiento Durante el período evaluado, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento permanente a los Planes de Mejoramiento, efectuó reportes semanales remitidos vía correo electrónico a los responsables de los procesos para que se tomaran las acciones pertinentes. Así mismo, se presentó un reporte consolidado del estado de las mejoras al Comité Directivo Semanal, al Comité Institucional de Gestión y Desempeño como al Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno. Los reportes se realizaron con base en la información del Aplicativo SIGEPRE - Módulo de Mejoras.

REALIZADOS1 Informe Ejecutivo Anual FURAG II MECI 0

1 Informe Cuenta Fiscal a la Contraloría General de la República. CGR SIRECI 1

1 Relación de Personal y Costos 11 Evaluación CI Contable CHIP 11 Informe de Legalidad del Software 11 Informe a la Cámara de Representantes 11 Evaluación al SIGEPRE 01 Evaluación a la Eficacia de los Planes de Mejoramiento SIGEPRE 11 Seguimiento a la Ley de Cuotas Femeninas 11 Informe para el Congreso de la República 11 Informe Rendición de cuentas, Participación Ciudadana 12 Informes Seguimiento a los Planes de Mejoramiento. CGR SIRECI 22 Certificación Informe a la Dirección de Defensa Judicial eKOGUI 22 Verificación de Información Aplicativo eKOGUI 22 Informes Derechos de Petición PSQR 12 Seguimiento - Estratégias - Plan Anticorrupción 22 Verificación de la información en el Aplicativo SECOP, II semestre 2017. 13 Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011 23 Informe de Control Interno Contable 14 Informe Trimestral de Austeridad del Gasto 34 Informes de Celulares Resolución 1623 de Julio de 2011 34 Acta de Comité de Coordinación de Control Interno 44 Informe Resultados a los Planes de Mejoramiento. CGR 34 Informe Gestión Contractual. CGR SIRECI 34 Informe a la Ejecución Presupuestal 34 Informe PM ARCHIVO 34 Seguimiento y Verificación SIGEP Planta 3

4 Seguimiento y verificación Decreto 1068 284311 DAPRE modificó el Decreto 1738 del 98 3

4 Seguimiento y verificación SIGEP Contratos y FP 312 Informe Mensual Austeridad Ley 1815 940 Evaluación Anual de Gestión Dependencias Ley 909 40121 RESULTADOS 102

INFORMES DE LEY OCI

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Cabe resaltar que en el aplicativo SIGEPRE - Módulo Mejoras, se controla la información relativa a los Planes de mejoramiento de los procesos de la Entidad y todas las mejoras relacionadas cumplieron con el flujo establecido y con las actividades dispuestas para su validación y aprobación, de acuerdo con el Procedimiento (P-EM-06) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento y la Guía (G-EM-01) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. 2.7.5.5.1 Planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República

En la vigencia 2017 la CGR realizó Auditoría de Cumplimiento a los procesos adelantados por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE - Fondo de Programas Especiales para la Paz FONDO PAZ, en las Zonas Veredales Transitorias de Normalización ZVTN y Puntos Transitorios de Normalización PTN, vigencia 2016 hasta agosto 15 de 2017. Como resultado del proceso auditor, se estableció un hallazgo NCR-0646 al que la Entidad le formuló 4 actividades con fecha última planificada el 30 de Junio de 2018. A la fecha las actividades se encuentran cumplidas en el 100% y en el paso de Evaluar Eficacia. Auditoría Externa CGR 2018 En desarrollo del Plan General de Vigilancia y Control Fiscal PVCF 2018, la CGR desarrolló en el DAPRE las siguientes 3 auditorías: § Auditoría de Cumplimiento. La CGR instaló la Auditoría de Cumplimiento para vigilar la

gestión fiscal a la ejecución del contrato de fiducia mercantil 124 de 2017 y los recursos del Fondo Colombia Sostenible, con sujeción a la normatividad aplicable. El 6 de agosto de 2018, la CGR presentó el informe final de auditoría, determinando 5 hallazgos, de ellos, uno para Indagación preliminar y dos con presunta incidencia disciplinaria. A los hallazgos del informe, el Fondo Colombia en Paz formuló un plan de mejoramiento con 5 acciones de mejora y 8 actividades que se cumplirán a 31 de diciembre de 2018.

§ Auditoría Financiera. La Contraloría Delegada para la Gestión Pública e Instituciones Financieras, inició el 23 de mayo de 2018, la Auditoría Financiera al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República con el fin de vigilar la gestión fiscal que realizó en la vigencia 2017, en cumplimiento de la misión, funciones y compromisos del Gobierno Nacional a la Entidad. La CGR presentó el informe final de auditoria el 30 de julio de 2018, en el que se determinaron 3 hallazgos administrativos al Fondo de Programas Especiales para la Paz FONDO PAZ, quienes formularon y presentaron un plan de mejoramiento de 11 acciones de mejora y 13 actividades, para cumplir hasta el 31 de diciembre de 2018. Como resultado de ésta auditoría, la CGR feneció la cuenta 2017.

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§ Auditoría de Desempeño a las actividades desarrolladas por la Consejería Presidencia para

la Equidad de la Mujer, para evaluar la preparación de los sistemas de protección y cuidado del tema de género en Colombia, para implementar el Objetivo de Desarrollo Sostenible, No. 5. La cual se encuentra en desarrollo en la elaboración del informe final. Fecha de apertura 24/01/2018.

De conformidad con el gráfico anterior, se observa la tendencia a la baja en la cantidad de los hallazgos obtenidos como resultado de la estrategia 0 hallazgos y a todas las actividades ejecutadas para el cumplimiento de la misma. Lo que permitió que en el último ejercicio auditor por éste organismo de control, solo se hayan obtenido tres hallazgos. Teniendo en cuenta que para realizar el informe de avance semestral a la Contraloría General de la República a través del aplicativo SIRECI, se deben consolidar en un solo archivo los planes vigentes, se adicionaron los planes de mejoramiento y a la fecha se presenta el siguiente avance:

Fuente: http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/comite-coordinacion-sistema-control-interno

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2.7.5.5.2 Planes de Mejoramiento Institucional La Oficina de Control Interno en lo corrido de la vigencia, ha efectuado monitoreo semanal a los planes de mejoramiento suscritos por los procesos y dependencias, a través de correos informativos que generaron alertas a los responsables de la ejecución a fin de dar cumplimiento al Procedimiento P-EM-06 Formulación, Ejecución y Seguimiento de Planes de Mejoramiento.

Fuente: http://es.presidencia.gov.co/oci/DocumentosOCI/CCSCI-Presentacion-2018-05.pdf

Con corte a 23 de octubre de 2.018 se encontraban en ejecución 309 Planes de Mejoramiento, de los cuales 148 correspondían a No Conformidades Reales (NCR), 31 a No Conformidades Potenciales (NCP) y 130 a Oportunidades de Mejora (OM). Esos 309 Planes de Mejoramiento, correspondían al 24% del Total de 1.261 mejoras registradas para la Vigencia 2018. 4. DIFICULTADES Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustaron al momento de ser detectadas, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia y eficacia.

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO · Sistema de Control Interno consagrado en la Ley 87 de...

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