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Informativo para as

Clínicas Conveniadas

Implementação de Nova Rotina de Crítica dos

Dados Informados pelas Clínicas

Sistema Habilitação Digital Sistema REFOR

novembro/2005

Diretoria de Habilitação

Comunicado para Clínicas Conveniadas Novembro de 2005

NOVA ROTINA DE CRÍTICA DE DADOS DE CLÍNICAS CONVENIADAS

Referência: Descritivo da alteração de procedimentos nos sistemas Habilitação Digital e REFOR para crítica dos dados informados pelas Clínicas Conveniadas.

OBJETIVO Este documento descreve algumas mudanças realizadas nos sistemas Habilitação Digital e REFOR, para crítica complementar dos dados informados pelas Clínicas Conveniadas, visando a redução dos erros que ocasionam interrupções em requerimentos de canditados/condutores e acarretam atrasos na emissão da CNH. PÚBLICO Todas as pessoas das Clínicas Conveniadas que utilizam os sistemas Habilitação Digital e REFOR. INTRODUÇÃO A correta informação dos dados da coleta de impressões digitais e dos exames médicos e psicotécnicos dos canditados/condutores é fundamental para a conclusão desta etapa realizada dentro da Clínica e para o prosseguimento do processo para a fase seguinte. Eventuais erros nestas informações resultam em interrupções no processo de emissão de CNHs e transtornos para os usuários dos serviços do DETRAN/RJ, os quais se sentem prejudicados por problemas que não são de sua responsabilidade. Para tratar esta situação, foram realizadas mudanças nos sistemas utilizados pelas Clínicas Conveniadas, que passarão a trocar informações entre si, de modo a permitir a detecção de erros nos dados informados no momento da sua entrada. SITUAÇÃO ATUAL As Clínicas Conveniadas utilizam o sistema Habilitação Digital para a coleta e o envio de impressões digitais para a Central de Processamento BSP, e o sistema REFOR para digitação das informações sobre o resultado do exame médico e/ou psicológico. O confronto das informações destes dois sistemas é efetuado pelo sistema RENACH, que centraliza todos os procedimentos relativos à emissão de CNHs.



ClínicaMédica

Habilitação Digital REFOR

RENACH

Dados de

Impressões Digitais

Dados deImpressões Digitais

Dados deExames

Dados de

Exames

Modelo Original do Fluxo das Transações de Clínicas

Ao receber estes dados, o sistema RENACH faz uma comparação e, caso encontre inconsistências, suspende todo o processo, até que a incompatibilidade seja analisada, tratada e resolvida. Como este procedimento ocorre após a entrada de dados pela Clínica, uma série de atividades externas aos sistemas envolvidos é realizada para identificar e corrigir as inconsistências apontadas pelo RENACH, o que resulta em atrasos em requerimentos de emissão de CNHs, por motivos alheios ao candidato/condutor. O QUE MUDA COM A NOVA ROTINA? Para adequação deste processo, os sistemas Habilitação Digital, REFOR e RENACH foram alterados para trocar informações entre si, de modo a permitir a crítica dos dados informados pela Clínica no momento da entrada do resultado do exame médico ou do exame psicológico. Para tanto, na primeira etapa do processo, que consiste na coleta de impressões digitais no sistema Habilitação Digital, os dados serão imediatamente transmitidos da Clínica e entre os três sistemas. O REFOR armazenará temporariamente estas informações para posterior conferência da entrada dos dados do resultado do exame.



ClínicaMédica


RENACH

Dados de

Impressões D

igitais

Dados de

Impressões Digitais Dados de

Novo Modelo: ETAPA 1 – Coleta de Impressões Digitais

Impressões D

igitais Dados da coletade impressões

digita is

Na segunda etapa do processo, que consiste na entrada dos dados do exame médico ou psicológico no sistema REFOR, os dados da coleta das impressões digitais serão confrontados com os dados informados no exame. No caso de algum tipo de inconsistência, a Clínica não conseguirá passar o exame até que existam dados compatíveis entre a coleta e o respectivo exame médico ou psicológico.

ClínicaMédica


RENACH

Novo Modelo: ETAPA 2 – Entrada dos Dados do Exame

Dados deExames

Da dos da coletade impressões

digita is

Dados de

Exames

(Criticados)



Basicamente, as novas críticas que serão efetuadas, no momento da entrada dos dados do resultado do exame, são as seguintes: −−−− Existência da coleta de

impressões digitais O exame médico ou psicológico somente será

aceito caso as impressões digitais correspondentes ao exame tenham sido coletadas e enviadas para processamento.

−−−− Data da coleta e do exame O exame médico ou psicológico somente será

aceito caso a data da coleta das impressões digitais seja igual à data do respectivo exame.

−−−− Clínica da coleta e do exame O exame médico ou psicológico somente será

aceito caso o DH da Clínica da coleta das impressões digitais seja igual ao DH da Clínica em que foi efetuado o exame, o qual deverá corresponder à Clínica para a qual o candidato foi direcionado pelo sistema RENACH.

Estas críticas foram implementadas sem prejuízo dos demais procedimentos de crítica realizados pelos programas da Habilitação Digital e REFOR, que permanecerão inalterados. O QUE MUDA NO PROCEDIMENTO DA CLÍNICA? Praticamente nada! No sistema Habilitação Digital, as opções “Enviar Exame” e “Enviar Todos os Exames” deixarão de existir, visto que a transmissão passará a ser feita automaticamente pela nova versão do programa utilizado pela Clínica (ver instruções para instalação da nova versão ao final deste documento). A nova versão também contém uma função de “alerta”, caso seja identificada uma divergência na data/hora do computador. Quando o programa é iniciado, se houver uma defasagem de mais de uma hora entre a data do computador da Clínica e a data real, uma mensagem notificará ao usuário esta diferença. Observar que esta função apenas dará o alerta, ficando sob responsabilidade do usuário efetuar a atualização da data/hora utilizando os comandos disponíveis no seu sistema operacional. Os demais procedimentos do programa Habilitação Digital continuam os mesmos. No sistema REFOR, nenhuma mudança será necessária. Basicamente, no momento de entrada dos dados do exame, caso alguma das informações digitadas contenham os erros descritos anteriormente neste documento, a Clínica receberá uma mensagem informativa de crítica, para que o dado seja corrigido.



Deste modo, as Clínicas que já vinham realizando os procedimentos aqui descritos de forma correta, não perceberão nenhum tipo de diferença nestes sistemas, à exceção do envio automático das impressões digitais coletadas. Cada Clínica deve verificar sempre os dados da coleta de impressões digitais. Visto que a entrada dos dados do exame no REFOR e, conseqüentemente, seu confronto com os dados da coleta, pode ocorrer após a saída do candidato/condutor, erros poderão resultar na sua re-chamada à Clínica, para a repetição de todo o processo de coleta de impressões e exame. Estas chamadas, obviamente, devem ser evitadas ao máximo possível, pelos inconvenientes que causam aos candidatos/condutores e pelo possível impacto na satisfação quanto ao serviço prestado. O DETRAN/RJ está implementando mecanismos para o acompanhamento das re-chamadas que eventualmente venham a ser efetuadas. QUE CUIDADOS DEVO TOMAR PARA EVITAR OS ERROS RELATADOS? 1. Baixe e instale a nova versão do programa Habilitação Digital, conforme as

instruções contidas no final deste documento. Ela ajudará a manter um fluxo constante de transações entre os sistemas, além de emitir avisos em caso de erro no relógio interno do computador da Clínica.

2. Todas as Clínicas devem utilizar serviço de banda larga para envio de transações. A partir da implantação da nova rotina, o envio imediato das impressões digitais para processamento é pré-requisito para permitir a subseqüente digitação dos dados do exame. Se o REFOR não puder ter acesso aos dados da coleta, o resultado do exame não poderá ser informado.

3. Na eventualidade de Clínicas localizadas em regiões que não tenham disponibilidade deste tipo de serviço, a conexão via linha discada será utilizada, devendo ser providenciados recursos suficientes para garantir, sempre, o envio imediatamente após a coleta. O controle da conexão deverá ser feito pela Clínica, de forma manual e contínua. Sempre que o computador estiver conectado, o programa da Habilitação Digital detectará e fará o envio automático da transação de coleta de impressões digitais pendente de envio.

4. A Clínica deverá evitar o acúmulo de transações da Habilitação Digital para envio ao final do dia, que poderá acarretar congestionamentos e, conseqüentemente, atrasos na digitação do resultado no exame no REFOR.

5. Tendo em vista que, a partir deste novo modelo, o exame somente será passado no REFOR se houver a correspondente coleta de impressões digitais, qualquer tipo de problema que prejudique esta coleta conseqüentemente impedirá que o exame seja realizado. Deste modo, não efetue o exame e informe imediatamente à Divisão Médica do DETRAN/RJ quando ocorrerem problemas como:

−−−− Quebra do sensor de coleta de impressões digitais; −−−− Quebra ou mau funcionamento do computador; −−−− Problema no link de comunicação;



−−−− Qualquer outro tipo de problema que impeça a coleta e/ou o envio de impressões digitais, ou comprometa o tempo requerido para este procedimento;

Uma vez informado o problema, a Clínica será temporariamente suspensa da distribuição eqüitativa, até que a situação seja resolvida e nova comunicação seja realizada. Candidatos/condutores direcionados antes desta suspensão deverão ser re-direcionados para outras Clínicas.

6. Confira os dados da coleta antes de liberar o candidato/condutor para o exame. O Tipo do Exame (Médico ou Psicológico) e o NFR (Número do Formulário Renach) são informações básicas para a identificação do exame e erros nestes dados não permitirão ao REFOR identificar que a coleta de impressões digitais foi realizada, impedindo a entrada do resultado do exame e podendo resultar no inconveniente da re-chamada do candidato/condutor para repetição de todo o procedimento (coleta e exame).

7. Certifique-se de que o DH dentro dos parâmetros de configuração da Habilitação Digital corresponda ao DH correto da Clínica. Esta informação deve permanecer inalterada dentro do programa.

8. Confira, periodicamente, a data do computador, uma vez que ela é utilizada na coleta de impressões digitais. O programa da Habilitação Digital verifica este dado somente quando é iniciado, e problemas de diferentes naturezas (envelhecimento da bateria interna, alteração manual indevida, etc.) podem resultar em desatualização desta informação após esta verificação. Dica: a tela principal do programa relaciona dos dados das coletas realizadas, inclusive datas de coleta e envio. Datas/horas incorretas nestas telas significam erro na data/hora do computador.

9. Ao realizar a digitação dos dados do exame no REFOR, tenha cuidado para que os dados da data do exame e do DH da Clínica correspondam aos dados da coleta das impressões digitais.

OBSERVAÇÃO IMPORTANTE Todos os exames realizados até 18 de novembro deverão ser informados no REFOR até esta data. Após este dia será implantada a nova rotina, o que impedirá que estes exames sejam digitados no REFOR, sendo necessário efetuar a re-chamada dos candidatos/condutores para repetir todo o processo, da(s) coleta(s) das impressões digitais ao exame médico e/ou psicológico.

QUANDO COMEÇA O FUNCIONAMENTO DA NOVA ROTINA? A partir de 21 de novembro tornam-se vigentes as instruções contidas neste documento.



O REFOR NÃO ESTÁ ACEITANDO OS DADOS DO EXAME, ACUSANDO INCOMPATIBILIDADE COM OS DADOS DA COLETA DE IMPRESSÕES DIGITAIS. O QUE DEVO FAZER?

Problema Ação

A data da coleta das impressões digitais não confere com a data do exame

Caso a informação da data do exame no REFOR não possa ser corrigida:

1. O problema ocorreu devido a erro da data do computador. Alterar a data e verificar se existe algum problema no computador que tenha resultado na data incorreta;

2. Verificar se existem outros candidatos/condutores enquadrados no mesmo caso. Caso exista, comunicar à Divisão Médica do DETRAN/RJ.

3. Submeter novamente o(s) candidato(s)/condutor(es) nesta situação ao processo de coleta de impressões digitais e exame médico ou psicológico.

O DH da coleta das impressões digitais não corresponde à Clínica para a qual o candidato foi direcionado

1. Corrigir a informação de DH dentro da configuração do programa da Habilitação Digital.

2. Verificar se existem outros candidatos/condutores enquadrados no mesmo caso. Caso exista, comunicar a situação à Divisão Médica do DETRAN/RJ.

3. Submeter novamente o(s) candidato(s)/condutor(es) nesta situação ao processo de coleta de impressões digitais e exame médico ou psicológico.

Os dados da coleta das impressões digitais não estão presentes no REFOR

1. Verifique se a respectiva transação no programa da Habilitação Digital consta como “enviada”. Caso não tenha ocorrido este envio, verifique o funcionamento do link de comunicação.

2. Verifique se houve erro de digitação, no programa da Habilitação Digital, do Número do Formulário Renach e/ou do Tipo de Exame (Médico e Psicológico). Estes campos são identificadores da transação e um erro em qualquer um destes dados impedirá a identificação do exame pelo REFOR. Neste caso, submeter novamente o candidato/condutor ao processo de coleta de impressões digitais e ao exame médico e psicológico.

3. Caso a transação tenha sido enviada com a devida antecedência, entre em contato com o Call Center da Habilitação Digital.



INSTRUÇÕES PARA A INSTALAÇÃO DA NOVA VERSÃO DO PROGRAMA HAID DA HABILITAÇÃO DIGITAL Aguarde a divulgação do DETRAN/RJ no REFOR para executar a instalação. Atenção: Como na instalação de qualquer tipo de software ou programa, é

recomendável que, anteriormente, seja feita uma salva completa do seu computador.

1. Envie todas as transações pendentes da Habilitação Digital.

2. Imprima uma cópia do relatório “Histórico Completo de Exames Enviados” para arquivamento.

3. Feche o programa Habilitação Digital.

4. Encerre todos os demais programas abertos, mantendo apenas a conexão com a internet ativa (bem como programas básicos como anti-vírus, firewall, etc.).

5. Entre no site http://clinicas.rj.cnhdigital.com.br;

6. Aparecerá uma caixa de diálogo solicitando o usuário e a senha.

� No campo “User name”: informe o DH da Clínica como segue:

RJXXXXX, onde XXXXX = número do DH

� No campo “Password” repita a mesma informação do campo “User Name”.

Exemplo: User name: RJ12345 Password: RJ12345

� Pressione OK.



7. A página do site para o “download” da nova versão será apresentada:

8. Clique uma única vez com o botão do mouse em Habilitação Digital v2.1. A tela para download da nova versão do programa será apresentada:

Atenção: Esta tela poderá variar conforme a versão do sistema operacional.

9. Clique com o mouse em “Run”. O “download” será iniciado.




10. Ao término do “download”, será apresentada a tela de segurança do Internet Explorer para confirmação da execução do programa que fará a instalação.


11. Clique em “Run”. A instalação será iniciada e serão apresentadas telas com informações da sua evolução.





12. Após estas telas, a instalação terá terminado com sucesso. Seu programa já se

encontra na nova versão.

13. Certifique-se de que nenhum programa de segurança (firewall, anti-vírus, etc.) bloqueará o funcionamento do novo programa ou o seu acesso à internet.

14. Esta versão contempla as seguintes funcionalidades:

14.1. Envio automático de impressões digitais (somente as pendentes de envio), sempre que a conexão com a internet estiver disponível;

14.2. Função de “Alerta”: Quando o programa é iniciado, caso a data/hora do computador da Clínica apresente uma defasagem superior à uma hora da data/hora real, será apresentado um aviso. O programa não fará a correção, ficando sob responsabilidade do usuário efetuar a atualização da data/hora utilizando os comandos disponíveis no seu sistema operacional.

14.3. Relatório “Histórico Diário de Exames Enviados”, contendo somente as coletas de impressões digitais efetuadas no dia.

15. A não instalação da nova versão do programa não influi no funcionamento da nova rotina de crítica. Deste modo, independentemente da instalação ou não desta nova versão, todas as clínicas passarão a funcionar dentro do novo modelo descrito, a partir de 21 de novembro de 2005.

16. Em caso de problemas com a instalação ou o funcionamento da nova versão do programa da Habilitação Digital, entre em contato com o Call Center da Habilitação Digital, pelo telefone 0800-2860286.

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