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Importação de notas fiscais
O e.ISS permite a importação de notas fiscais por meio de arquivos. Deve serusada quando as notas já foram digitadas em outro sistema. Entretanto o sistemagerador do arquivo pode não conter todas as informações necessárias ao e.ISS.
A importação é dividida em 5 passos:- Teste dos dados- Importação do arquivo;- Verificação do processo de importação;- Validação das notas importadas;- Efetivação das notas.
Teste dos dados
O primeiro passo é testar uma das linhas do arquivo que contém os dadosreferentes a nota a ser importada. Para isso, utiliza-se a função Notas fiscais –Importar / Exportar – Validar nota a ser importada presente no menu do e.ISS,conforme a figura abaixo.
Figura 1: Menu de Importação / Exportação
Ao se ativar a função, a seguinte tela será mostrada:
Figura 2: Função de validação de nota a ser importada
Para se analisar uma das linhas do arquivo a ser importado, basta copiar e colar alinha no campo de entrada e clicar em analisar. Feito isso, os campos referentes anota serão mostrados.
Importação do arquivo
O primeiro passo é realizar a importação do arquivo contendo as informações dasnotas fiscais. Para que a importação funcione corretamente, é necessário que oarquivo tenha o layout correto, caso contrário o e.ISS não identificará os camposna nota. Veja o Layout de Importação/Exportação na parte final deste manual.Para importar o arquivo, utiliza-se a função Notas fiscais – Importar / Exportar –Importar NFs presente no menu do e.ISS.
Na tela seguinte seleciona-se a opção Local.
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Figura 3: Início da função de importação
O arquivo contendo as notas a serem importadas deverá ser selecionado,conforme a figura abaixo:
Figura 4: Selecionando o arquivo
Verificação do processo de importação
Se o arquivo estiver de acordo com o layout, as notas são importadas. Paraverificar se o processo de importação foi executado com sucesso utiliza-se afunção Notas Fiscais – Importar / Exportar – Monitorar Imp. / Exp, presente nomenu (vide figura 1). Quando a função de verificação for acessada, teremos aseguinte janela:
Figura 5: Verificando o processo de importação.
Pressiona-se o botão selecionar. Em Descrição da Rotina, procura-se porImportar Notas Fiscais. Se já houver alguma importação anterior, mais de umitem é exibido. O primeiro da lista é o mais recente. O campo Situação informa sea importação foi realizada com sucesso. Se estiver com a situação Finalizada, oarquivo foi importado. Se estiver com a situação Finalizada com erro, o erroocorrido pode ser consultado clicando-se em Visualizar. Se não ocorreu erro,Visualizar mostra o número de notas importadas. Deve-se verificar quantas notasforam importadas, mesmo com a situação estando como Finalizada.
Validação das notas importadas
Após ser feita a importação, o próximo passo é a validação das notas. Isso énecessário porque o sistema em que as notas foram digitadas não possuí todas asinformações necessárias ao e.ISS. A validação é feita através da função NotasFiscais – Importar / Exportar – Validar NF Importada, no menu do e.ISS.
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Figura 6: Tela de seleção de nota a ser validada.
A princípio, deve-se selecionar a empresa declarante, mês e ano de referência dasnotas a serem validadas e clicar em pesquisar. As notas importadas referentes aoperíodo são exibidas. Com um duplo clique, abre-se a janela para a validação danota.
Figura 7: Validação de nota fiscal importada
Na parte inferior da tela são informadas todas as inconsistências da nota. Após acorreção das inconsistências a nota poderá ser salva.
Efetivação das notas
A validação de notas é feita por períodos. Após todas as notas do período seremvalidadas, elas poderão ser efetivadas, isto é, incluídas no movimento daempresa. Para efetivar as notas do período, usa-se a função Notas Fiscais –Importar / Exportar – Validar NF Importada (vide fig. 5), selecionar o período eclicar em efetivar.
Se alguma nota do período não estiver validada, nenhuma nota poderá serefetivada.Lembre-se de efetivar as notas, caso contrário elas não farão parte domovimento da empresa.
Layout dos arquivos de Importação/Exportação
Definição dos campos
As informações que compõem a nota são as descritas abaixo:
- IDENTIFICAÇÃO DO PRESTADOR – CNPJ/IM do PRESTADOR -Numerico(14,0)
- TIPO IDENTIFICAÇÃO – Identifica se é CNPJ, CPF ou IM – char(1)
0 – CNPJ1 – CPF2 – IM
- TIPO – Tipo da nota – char(1)
1 - Nota emitida2 – Nota recebida
- NÚMERO – Número da nota Numerico(14,0)
- SÈRIE (emitida) ou DOCUMENTO FISCAL(recebida) – Série/documentofiscal – char(1)
Nota emitida:1 – Série A – Tributado2 – Série C – Não tributado3 – Mista
Nota recebida:1 – Nota fiscal2 – Cupom3 – Recibo
- DATA DE EMISSÃO – Data de emissão da nota – Numerico (8)
Data no formato AAAAMMDD (sem barras)
- MÊS DE REFERÊNCIA – Mês de referência da nota –Numerico(2)
- ANO DE REFERÊNCIA – Ano de referência da nota – Numerico(4)
- STATUS – Situação da nota – char(1)
Nota emitida:1 – Normal2 – Cancelada
Nota recebida:0 – Recebida
- DATA DO CANCELAMENTO – Data de cancelamento da nota – Numerico(8)
Data no formato AAAAMMDD (sem barras)
- NATUREZA DA OPERAÇÃO – char(1)
1 – Serviço2 – Mista
- VALOR TOTAL – Valor total da nota – Numérico(11,2)
Numéricos com onze casas, sendo que duas representam os decimaisValor sem separador de decimais (, ou .)
- VALOR DOS SERVIÇOS – Valor dos serviços – Numérico (11,2)
Numéricos com onze casas, sendo que duas representam os decimaisValor sem separador de decimais (, ou .)
- VALOR DOS IMPOSTOS – Valor do imposto a ser retido – Numérico(11,2)
Numéricos com onze casas, sendo que duas representam os decimaisValor sem separador de decimais (, ou .)
- RECOLHIMENTO DO IMPOSTO – Tipo de recolhimento de imposto – char(1)
Notas emitidas:0 - Isento1 – Retido
2 – A recolher3 – Simples
Notas recebidas:1 – Dispensado de retenção2 – Retido por substituição tributária3 – Retido por responsabilidade tributária
- ATIVIDADE – Código da atividade – Numérico(8,0)
- ALÌQUOTA – Alíquota – Numérico(4,2)
Numéricos com quatro casas, sendo que duas representam os decimaisValor sem separador de decimais (, ou .)
- RAZÃO SOCIAL PRESTADOR – Razão social do prestador – char(100)
- CIDADE PRESTADOR – Cidade do prestador – char(40)
- UF PRESTADOR – UF do prestador – char(2)
- LOCAL PRESTADOR – Indica se o prestador é da cidade – char(1)
0 – Da cidade1 – De fora2 – Não cadastrado no município (Não pode ser IM, somente CNPJ/CPF)
- IDENTIFICAÇÂO TOMADOR – CNPJ/IM do tomador – Numérico(14)
- TIPO IDENTIFICAÇÃO TOMADOR– Identifica se é CNPJ, CPF ou IM –char(1)
0 – CNPJ1 – CPF2 – IM
- RAZÃO SOCIAL TOMADOR - Razão social do tomador – char(100)
- CIDADE TOMADOR – Cidade do tomador – char(40)
- UF TOMADOR – UF do tomador – char(2)
- LOCAL TOMADOR – Indica se o tomador é da cidade – char(1)
0 – Da cidade1 – De fora2 – Não cadastrado no município (Não pode ser IM, somente CNPJ/CPF)3 – Consumidor Final
Formato do arquivo
Os arquivos podem ser gerados nos seguintes formatos:
A - Colunado
Respeitando os tamanhos dos campos. Cada linha deve conter a informação deuma nota. Ex:
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 1 2 1 5 2 1 7 . .
(1) (2) (3) (4)
(1) IM/CNPJ/CPF(14 posições)(2) Tipo identificador(3) Tipo da nota(4) Número da nota (14 posições)
Nesse tipo de arquivo, é obrigatório que o campo tenha o tamanho máximopermitido. Os campos numéricos terão que ser completados com zeros aesquerda e os alfanuméricos terão que ser completados com brancos no final, atéatingir o tamanho máximo do campo.
Exemplo:Supondo que o status da nota não seja “Cancelada”. Sendo assim, não temosdata de cancelamento. Mas o campo deverá ser preenchido com 8 zeros(00000000).
B – Com separador
As informações dos campos deverão vir separadas por um identificador. Osseparadores aceitos pelo sistema são:
, ; + - * / | # ! \ < > . [ ] { } = @ % ' _ ^
Como as colunas são separadas por um delimitador, não é necessário que oscampos sejam completados com zeros á esquerda (no caso de camposnuméricos), nem com brancos no final (no caso de campos alfanuméricos).
Se não possuir a informação de algum campo, basta deixar vazio (no caso decampo alfanumérico) ou informar zero (caso de campo numérico) Exemplo:
2201|2|1|||100...
No exemplo abaixo esta sendo usado “pipe”:
2201|2|1|5217....
C – Formato XML
O formato XML será utilizado somente na exportação. No caso de importação denotas, o arquivo deverá estar somente nos formatos colunado ou com separador.
<NOTA><PRESTADOR>2201</PRESTADOR><TIPO>1</TIPO><NUMERO>5327</NUMERO><SERIE>...</SERIE><DTEMISSAO>...</DTEMISSAO><MESREF>...</MESREF>
<ANOREF>...</ANOREF><STATUS>...</STATUS><DTCANC>...</DTCANC><NATOPER>...</NATOPER><VLTOTAL>...</VLTOTAL><VLSERV>...</VLSERV><VLIMP>...</VLIMP><RECIMP>...</RECIMP><ATIVIDADE>...</ATIVIDADE><ALIQUOTA>...</ALIQUOTA><RAZAOPREST>...</RAZAOPRES><CIDPREST>...</CIDPREST><UFPREST>...</UFPREST><PRESTLOCAL>...</PRESTLOCAL><IDTOMADOR>...</IDTOMADOR><RAZAOTOM>...</RAZAOTOM><CIDTOM>...</CIDTOM><UFTOM>...</UFTOM><TOMLOCAL>...</TOMLOCAL>
</NOTA>