Implementando um Programa de Preveno de Perdas no VarejoEscrito por Carlos Eduardo SantosDom, 13 de Fevereiro de 2011 21:51 -

Introduo Muitos Varejistas ao iniciarem um programa de Preveno de Perdas na empresa, acabamoptando por uma estratgia inadequada, por no realizar um planejamento ou no execut-lode forma correta. Para a implementao de um Programa de Preveno de Perdas sustentvel, algumaspremissas bsicas necessitam ser observadas para que as aes possam gerar resultadospositivos, perenes e com caractersticas de flexibilidade, isto , que a adoo de boas prticasseja uma possibilidade contnua. Com esse objetivo, listo abaixo um roteiro que pode ser utilizado como balizador para aimplementao de um Programa de Preveno de Perdas, independente do segmento: Fases da implementao de um Programa:

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Implementando um Programa de Preveno de Perdas no VarejoEscrito por Carlos Eduardo SantosDom, 13 de Fevereiro de 2011 21:51 - 1 Conhecimento do negcio Antes de iniciar o planejamento fundamental que o profissional responsvel, tenha umconhecimento pleno do negcio, processos crticos da organizao, decisores, produtos,fornecedores, clientes e principalmente, tenha acesso ao Planejamento Estratgico para quetodo o programa possa estar alinhado com a estratgia da empresa, valores, misso e riscos. Todo esse conhecimento prvio, alem de facilitar o entendimento do negcio, auxiliar noprocesso de tomada de deciso para realizao de investimentos que estejam dentro do radarde preocupaes da Alta-Administrao. 2 Conhecimento das perdas Procedimento obrigatrio e que antecede qualquer implementao. Para o sucesso doPrograma, fundamental o conhecimento das Perdas, isto , o varejista necessita ter umagesto eficiente de seus estoques atravs de um controle efetivo das movimentaes erealizao de inventrios para identificao das perdas (diferenas entre o estoque contbil efsico). Se o estoque no confivel, primeiro Arrume a Casa, isto , realize uma reviso de toda acadeia e fluxo operacional, avaliando os sistemas que suportam as operaes (TI deve garantira qualidade da informao) e se os processos so eficientes (garantia da acuracidade dainformao) ou necessitam de melhorias. A partir do momento que o varejista consegue visualizar a perda de um ponto macro (perdastotais por unidade) at o seu detalhe (perdas por categorias e produto), percebe o tamanho doseu impacto e o quanto compromete o seu lucro. Muitos investimentos deixam de serrealizados por esse desconhecimento. Se referenciar por nmeros de pesquisas, muitas vezes

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Implementando um Programa de Preveno de Perdas no VarejoEscrito por Carlos Eduardo SantosDom, 13 de Fevereiro de 2011 21:51 - pode no ser uma estratgia adequada, pois geralmente as empresas que participam jpossuem um nvel de maturidade o suficiente para obteno de nmeros de perdas menores,portanto, identifique a Identifique a Tua Perda. 3 Organizao de um Workshop Para o sucesso do Programa, todos os envolvidos necessitam estar encajados para que acultura possa ser disseminada entre todos os nveis da empresa, do presidente ao operador decaixa. E para conquistar essa credibilidade, a parceria com a rea de Recursos Humanos fundamental para a organizao de campanhas de endomarketing e para auxiliar na realizaodo Workshop de apresentao do programa. Ter algum membro da Alta Administrao como sponsor (padrinho) do programa tambm uma das formas de auxiliar nesse processo de envolvimento, mudanas de velhos hbitos equebra de paradigma. 4 Formao do Comit de Preveno de Perdas com as principais reas envolvidas Como a constituio de uma rea de Preveno de Perdas ocorre na medida da maturao ealcance dos objetivos. No incio os recursos so escassos. Uma forma de obter fora detrabalho e criao de um comit formado por lideranas das reas envolvidas comresponsabilidades de realizar diagnsticos e decidir com base no senso de priorizao.

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Implementando um Programa de Preveno de Perdas no VarejoEscrito por Carlos Eduardo SantosDom, 13 de Fevereiro de 2011 21:51 - Na medida que os resultados so alcanados a equipe de preveno de perdas vai sendoconstituda e o comit destitudo. Cada empresa necessita identificar o momento certo paraessa transio. 5 Identificao dos Riscos e Vulnerabilidades Uma das etapas mais importantes e que vai nortear todo o sucesso do programa diz respeitoao Levantamento dos Processos internos para a identificao dos pontos de riscos evulnerabilidades para a Preveno de Perdas. Atravs do mapeando de um processo interno possvel desenhar todo o fluxo operacional,conhecer as modalidades das perdas, causa-raiz, impacto das perdas ao negcio e escala deprioridades. 6 Realizao de diagnstico com base em boas prticas Com o conhecimento das perdas e respectivas causas, possvel a realizao de umdiagnstico para a implementao das melhorias. Uma forma bastante eficaz atravs doconhecimento das boas praticas utilizadas por outros varejistas, que podem ser conhecidasatravs da participao de Fruns, palestras, cursos, chats, contratao de consultoriasespecializadas, etc.

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Implementando um Programa de Preveno de Perdas no VarejoEscrito por Carlos Eduardo SantosDom, 13 de Fevereiro de 2011 21:51 - 7 Realizao de inventrios para mensurao dos resultados e investimentos No podemos falar de Preveno de Perdas sem tratar do assunto Investimentos emTecnologias. As tecnologias suportam toda a gesto das perdas do varejista atravs davigilncia eletrnica de mercadorias, monitoramento de imagens, controles de acesso, gestoda informao, sistemas ante-fraudes, plataformas para treinamento, gesto dos processos,etc. Na fase inicial da Preveno de Perdas o varejista conhece suas perdas e se depara comalternativas de investimentos que podem variar de acordo com suas preocupaes em razoda especificidade do seu negcio. Muitas vezes deixa de fazer algum investimento porque no sabe medir ou no o faz de formacorreta, portanto, a realizao de um inventrio prvio em uma loja piloto (antes daimplementao da tecnologia) e outro aps sua implementao (depois de um tempo razovel)pode gerar a informao necessria para a validao e continuidade dos investimentos nasdemais lojas. O segredo ter a informao, controlar e saber mensurar. 8 Elaborao de Polticas Normas e Procedimentos A empresa no pode depender de Pessoas e sim dos Processos. Essa frase com certeza frequentemente pronunciada nas empresas, por se tratar de um riscode Alto impacto financeiro. Uma forma da empresa no ficar refm e a Preveno de Perdas pode contribuir em muito, atravs da formalizao dos processos internos atravs de normas e procedimentos. Dessaforma, todas as responsabilidades, objetivos, procedimentos estaro documentados atravs de

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Implementando um Programa de Preveno de Perdas no VarejoEscrito por Carlos Eduardo SantosDom, 13 de Fevereiro de 2011 21:51 - um processo padro. O risco de um colaborador deixar a empresa e seu sucessor noconhecer sua nova funo mitigado quando da existncia de normas que podem auxiliar noprocesso de conhecimento. Outro detalhe importante, um Processo Formal reduz perdas!!!! Reduz pelo padro implementado, reduz pela eliminao da burocracia, reduz pelaracionalizao realizada e principalmente, reduz por que o gestor no seu papel de lder,sempre procurar melhorar a execuo dos processos internos balizado pelas normas eprocedimentos. 9 Dar Visibilidade dos Planos de Ao, boas prticas e Normas e Procedimentos O conhecimento por parte dos envolvidos quanto as suas responsabilidades fundamentalpara o sucesso da ao implementada. O fato de elaborar uma norma no garante a eficincia na execuo de um processo. Suaimplementao dever estar acompanhada por um programa de treinamento que pode serrealizado de forma presencial, criao de materiais ldicos como apostilas, vdeos e plataformae-learning. Outro ponto fundamental diz respeito aos prazos. Aps o conhecimento por parte docolaborador de suas responsabilidades. Deve ser estabelecido um prazo para conhecimento,adaptao e mudanas necessrias.

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Implementando um Programa de Preveno de Perdas no VarejoEscrito por Carlos Eduardo SantosDom, 13 de Fevereiro de 2011 21:51 - 10 Criar campanhas de Endomarketing O grande desafio agora disseminar. A rea de Recursos Humanos novamente um fortealiado nesse processo pois dever criar campanhas internas de conscientizao para que oscolaboradores possam entender o seu papel e no o faze-lo de forma imposta e obrigatria.Envolver os colaboradores em campanhas, criar uma identidade visual, meios de comunicao,campanhas de incentivo, gerir o clima, bonificao por resultados, so alguns dos exemplos deaes que podem produzir um melhor resultado de preveno de perdas nas empresas. 11 Criar indicadores de monitoramento O processo foi revisado, perdas foram identificadas, diagnsticos foram realizados, boaspraticas implematadas, normas elaboradas e colaboradores foram treinados, chegou omomento de criar indicadores para avaliar o nvel de maturidade dos controles psimplantao. Com a criao de indicadores possvel avaliar se o nvel de perda est dentro do planejado eprincipalmente se as aes esto tendo o sucesso desejado. So exemplos de indicadores os relatrios de performance de perdas por categoria, grupos,skus e filiais. Criar relatrios de exceo com base nas operaes de frente de loja eretaguarda. Gerar indicadores de ruptura e de margem, etc. So instrumentos necessrios que permitiram o acompanhamento macro dos resultados.

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Implementando um Programa de Preveno de Perdas no VarejoEscrito por Carlos Eduardo SantosDom, 13 de Fevereiro de 2011 21:51 - 12 Estruturao de um Programa de Auditoria Considerando a Auditoria como uma atividade, o trip de responsabilidades da rea dePreveno de Perdas se completa com a constatao da conformidade das atividadesexecutadas com as normas internas da empresa, atravs da criao de programas de auditoriaque estabelecem a poltica do trabalho, workflow, pontos de verificao, periodicidade, fluxodos relatrios, regras para amostragem, etc. Essas auditorias podem ser realizadas de forma presencial ou de forma sistmica atravs daanlise de dados, cruzamento de bancos e gerao de relatrios de exceo. A auditoria de preveno de perdas possui um papel preventivo, portanto, toda noconformidade identificada, deve ser reportada ao gestor responsvel pela unidade e arecomendao deve ser realizada em conjunto, demonstrando a parceria nessa relao. E auditoria se completa com o monitoramento dos planos de melhoria que foram sugeridos Para finalizar, o roteiro por si s apenas um guia, o desafio est na capacidade deorganizao, planejamento, apoio do Alta-Administrao, colaboradores, apetite a risco e ainvestimentos que a empresa estar disposta a realizar. Bom trabalho!!!! Carlos Eduardo Santos

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Implementando um Programa de Preveno de Perdas no VarejoEscrito por Carlos Eduardo SantosDom, 13 de Fevereiro de 2011 21:51 -

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