Fundação Getúlio Vargas (FGV)MBA em Gerenciamento de Projetos – Salvador – Turma 27

Professor: Dr. Marco Coghi

Consultoria

LISARB

Ana Carolina MoreiraCarla Zacharias Carmel

Eduardo SousaFernando Prisco Paraíso

Livia BastosMilena Tourinho

Rodrigo Nunes de MeloSabrina de BrancoViviane Sadigursky

Professor: Dr. Marco Coghi

Implementação de PMO emLISARB

Índice• S3 consultoria – Slide 4• Implementação de PMO – Slide 5� Pesquisa de maturidade – Slide 6� Benefícios de implantação de um PMO em Lisarb – Slide 7� Hierarquia do PMO – Slide 8� Função do PMO – Slide 9� Modelo PMO - Slides 10,11� Métricas de sucesso – Slide 12� Fatores críticos de sucesso – Slide 13� Etapas de implementação – Slide 14• Planejamento estratégico – Slide 15� Identificação – Slide 16 a 18� Categorização – Slide 19� Avaliação – Slide 20 e 21� Seleção e priorização - Slide 22� Balanceamento – Slide 23 a 25• Backup –Slide 26 a 39

Sobre a S3 Consultoria

A S3 Consultoria é uma empresa que atua no mercado de gerenciamentode projetos, portfolios e implantação de PMO há 15 anos, tendo liderado aimplantação de grandes escritórios de gerenciamento de projetos emdiversos países ao redor do mundo, sempre obtendo grande êxito.

Os profissionais da empresa são renomados em diversas áreas deatuação, como educação, cultura, saúde, gestão pública, gestão social,política, administração e economia. Todos eles possuem vasta experiênciana gestão de projetos de médio e grande portes.

Esta equipe está focada em apresentar para a administração de Lisarbuma proposta capaz de elevar a gestão de projetos no país e contribuirpara o sucesso das ações voltadas ao desenvolvimento da sua população.

Saiba mais sobre a nossa empresa acessando www.s3consultoria.com.br

Implementação de PMO

Pesquisa de MaturidadePara entender o nível de maturidade da gestão dos projetos em LISARB, a S3Consultoria realizou um diagnóstico organizacional, com a aplicação de umquestionário junto ao Ministério de Planejamento do país em questão, mantendoa segurança e sigilo dos dados, e obtendo a seguinte pontuação:

� Total de pontos: 69

� Acima de 160 pontos: Nível 5 (Melhoria Contínua)

� Entre 121 e 160 pontos Nível 4 (Benchmarking)

� Entre 81 e 120 pontos: Nível 3 (Metodologia Única)

� Entre 41 e 80 pontos: Nível 2 (Processos Comuns)

� Entre 10 e 41 pontos: Nível 1 (Linguagem Comum)

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Nivel 4

Nivel 5

Mínimo

Máximo

Benefícios da implantação de um PMO em Lisarb:

� Compartilhamento e coordenação de recursos entre os diversos projetosque serão implementados – possibilidade de redução de custos;

� Centralização e gerenciamento das informações relevantes de cada projeto;

� Monitoramento e controle de orçamentos e prazos de todos os projetos de� Monitoramento e controle de orçamentos e prazos de todos os projetos deforma eficaz;

� Manutenção dos padrões de qualidade dos projetos desenvolvidos no país;

� Gestão integrada de riscos;

� Gestão integrada das comunicações entre projetos.

� Maior velocidade ao processo decisório;

� Gerenciamente e acúmulo de conhecimento.

Hierarquia do PMO

� Hierarquia 1: Gestão dos projetos

� Hierarquia 2: Gestão dos recursos dos projetos

� Hierarquia 3: Gestão estratégica dos projetos

Dos três níveis hierárquicos de gestão do PMO, a S3 Consultoria indica o nível 3 como o demaior eficácia no caso de Lisarb, devido à sua baixa maturidade em gestão de projetos e ànecessidade de uma gestão mais ampla e estratégiva, que perpasse por todos os níveis daimplantação do PMO. Neste nível, os gerentes de projeto se reportarão diretamente aoPMO, fazendo com que o departamento tenha mais autonomia, sendo responsável pelaauditoria de propostas, contratos e projetos, gerência de recursos, análise, desenvolvimentoe aperfeiçoamento de sistemas e processos ao longo da organização e possibilitando maiorintegração entre os diversos projetos.

Função do PMO

� Das cinco principais funções de um PMO, a S3 definiu trabalharcom a função de Integração com o negócio, com a proposta detrabalhar com as políticas, gerência de portfólio, interfacesfuncionais, gerência de clientes e melhoria contínuo. A S3Consultoria entende que esta função é a mais abrangente e queConsultoria entende que esta função é a mais abrangente e quepode contribuir de forma mais ampla para a gestão adequada eeficaz dos projetos e programas a serem desenvolvidos emLisarb e a devida interface com a alta gestão do país. Dessaforma, será possível ter uma visão comum de todos os projetos,acesso a todas as informações relevantes, maior probabilidadede atingir os objetivos prioritários para o país, além de facilitar atomada de decisões e gestão de conflitos.

Modelo do PMO

� Dentre os modelos disponíveis de implantação de umPMO, a S3 indica para o caso de Lisarb o Modelo Torre deControle, que trata o gerenciamento dos projetos como umprocesso de negócio, estabelecendo padrões para agerência de projetos, oferecendo suporte sobre comogerência de projetos, oferecendo suporte sobre comoseguir esses padrões, reforçando os padrões definidos epromovendo a melhoria contínua. Para isso, a torre deverádesempenhar o papel de auditoria, e o escritório ficaráresponsável por instruir todos os envolvidos naimplementação dos projetos.

Modelo do PMO

LISARB

RELAÇÕES EDUCAÇÃO

SUSTENTA-BILIDADE

SAÚDE E QUALIDADE DE VIDA POLÍTICA

CULTURA

SOCIAL

RELAÇÕES INTERNACIONAIS

Métricas de Sucesso

QUALIDADE

• Índice de Conformidade - % de índices

CUSTO

• Índice de cumprimento de custo - %

TEMPO

• Índice de cumprimento de prazo –- % de índices

satisfatórios em relação aos itens verificados

de custo - % de projetos entregues com o orçamento previsto

de prazo –Duração média dos projetos.

Fatores Críticos de Sucesso

Para que a implantação do PMO seja realizada com sucesso, alguns fatores são de fundamental importância:

� Ter patrocinio executivo;

Estabelecer objetivos alinhados com a estratégia de negócio da � Estabelecer objetivos alinhados com a estratégia de negócio da empresa;

� Compartilhar resultados e lições aprendidas;

� Ter infraestrutura, recursos e equipamentos dedicados;

� Estabalecer prioridadees e metas factíveis;

� Compatibilizar habilidades com responsabilidades;

Etapas de Implementação

Após a verificação das etapas acima e a revisão das etapas nãoaprovadas, o PMO está pronto para ser implantado. O processo é progressivo e deve ser feito gradativamente ao longo dessas 4 fases.

FASE PREPARAR O TERRENO - Definições de metas, prazos, FASE 01

FASE 02

FASE 03

FASE 04

PREPARAR O TERRENO - Definições de metas, prazos, objetivos e funções. Preparações de estratégias.

METAS CURTO PRAZO – Elaboração modelos e padrões, treinamentos, implemntação de tecnologias.

SOLUÇÕES LONGO PRAZO – Gerenciamento dos projetos, recursos e estratégias. Implantação ferramentas.

MANTER E APRIMORAR – PMO implantado, funcionandode forma independente e em processo de melhoriacontínua.

PLA

NO

ES

TR

AT

ÉG

ICO 1. Identificação

2. Categorização

Planejamento Estratégico

PLA

NO

ES

TR

AT

ÉG

ICO

Categorização

3. Avaliação

4. Seleção e Priorização

5. Balanceamento

Identificação� Objetivos

� Objetivo Estratégico 1: Aliança por um Lisarb mais justo: 100% dos lisarbeanos querem um jeitomelhor de fazer as coisas, de cuidar do país, de uma justiça pública mais ágil.

� Objetivo Estratégico 2: Política cidadã baseada em princípios e valores: É preciso uma nova práticano modo de fazer política do país, ouvir as opiniões das pessoas em todas as partes geográficas queno modo de fazer política do país, ouvir as opiniões das pessoas em todas as partes geográficas quequeiram participar para colocar em prática seus princípios e valores.

� Objetivo Estratégico 3: Educação para a sociedade do conhecimento: Para estabelecer uma ponteentre o Lisarb do presente e o Lisarb do futuro, é imprescindível uma educação de qualidade, formadorade cidadãos comprometidos com uma vida social solidária e preparados para os desafios de umasociedade cada vez mais demandante de informação e conhecimento.

� Objetivo Estratégico 4: Economia para uma sociedade sustentável: O desenvolvimento na economiasustentável tem que ser compatível com a absorção de novas tecnologias de baixo carbono e o aumentocontínuo da qualidade de vida para todos lisarbeanos.

Identificação� Objetivos

� Objetivo Estratégico 5: Proteção social: Olhar a proteção social, saúde e previdência como um conjunto depolíticas públicas integradas e complementares. A reconstrução das redes de proteção social é um passonecessário para orientar um conjunto de valores que afirmam a nova cultura social da sustentabilidade. Ocombate as drogas e outras práticas que degradem os lisarbeanos também entram nesse item.

� Objetivo Estratégico 6: Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos: Cidades sustentáveis e� Objetivo Estratégico 6: Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos: Cidades sustentáveis edemocráticas fazem parte dos grandes desafios do século 21, onde a garantia de mobilidade e direito à cidadepara todos os seus habitantes, a valorização da diversidade sociocultural e a busca de padrões sustentáveispara uso dos recursos naturais devem ser valores centrais.

� Objetivo Estratégico 7: Cultura e fortalecimento da diversidade: Promover a diversidade na centralidadedas políticas públicas é investir no aprofundamento da democracia e na sustentabilidade do Lisarb.

� Objetivo Estratégico 8: Política externa para o século 21: A política externa lisarbeana deverá ser pautadapor princípios fundamentais, como a manutenção e a promoção da paz, que devem ser defendidos erespeitados nas relações internacionais.

� Objetivo Estratégico 9: Combate a corrupção: Tomar atitudes práticas em todos os setores sociais e

orgânicos do país para o extermínio de qualquer prática ou ato ilícito envolvendo a corrupção.

Identificação

PROJETOS IDENTIFICADOS

1. Educar para Crescer 11. Corrupção Zero

Os projetos foram identificados através dos objetivos do planejamentoestratégico fornecidos pela empresa LISARB.

2. LISARB Azul 12. Pegada Sustentável

3. Pacto pela Educação 13. LISARB Verde

4. Eco Vida 14. Futuro Melhor

5. Viva Saúde 15. Viver Bem

6. Paz e Vida 16. País de Todos

7. Cultura Popular 17. Melhorar é Viver

8. Mais pela Paz 18. A voz de LISARB

9. Fronteiras Abertas 19. Política Cidadã

10. Honestidade Já 20. Verdade e Política

CategorizaçãoC

ate

go

rias

Educação SustentabilidadeSaúde e

Qualidade de Vida

Social CulturaRelações

InternacionaisPolítica

Educar Lisarb Azul Viva Saúde Paz e Vida Cultura Mais pela Paz Honestidade

Os projetos identificados foram agrupados de acordo com a categorias adotadaspela SSS Consultoria.

Pro

jeto

s

Educar Para

Crescer

Lisarb Azul Viva Saúde Paz e Vida Cultura Popular

Mais pela Paz Honestidade Já

Pacto pela Educação

Eco Vida Futuro Melhor

Viver Bem Fronteiras Abertas

Corrupção Zero

Pegada Sustentável

País de Todos

A Voz de Lisarb

Lisarb Verde Melhorar é Viver

Política Cidadã

Verdade e Política

Avaliação

Critério PesoLegenda Para Notas

0 5 10

1. Alcance20

< 40% da Entre 40% e 80% > 80% da

Nessa etapa foram identificados os critérios que causam mais impacto no projeto,admitindo pesos para cada um deles de acordo com análise de criticidade e adotandonotas zero, cinco e dez para faixa de valores considerados entre o limite inferior esuperior.

1. Alcance(número de beneficiados)

20< 40% da população

Entre 40% e 80% da pop.

> 80% da população

2. Custo15

> R$100M Entre R$10M e R$100M

< R$10M

3. Tempo para Implementação 15 > 4 anos Entre 1 e 4 anos < 1 ano

4. Impacto na Imagem 15

< 30% de aprovação

Entre 30% e 80% de aprovação

> 80% de aprovação

5. Riscos20

< 30% mitigados/controla-

dos

Entre 30% e 80% mitigados/controla-

dos

> 80% mitigados/controla-

dos

6. Alcance de benefícios15

< 2 objetivos alcançados

Entre 2 e 5 objetivos

alcançados

> 5 objetivosalcançados

Avaliação

CritérioPes

o

A Voz de Lisarb

Cultura Popular

Mais Pela Paz Viva Saúde Educar Para Crescer

Eco Vida

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Alcance 20 5 100 10 200 5 100 5 100 5 100 5 100

Custo 15 10 150 10 150 10 150 5 75 5 75 10 150

Tempo 15 10 150 5 75 5 75 5 75 5 75 5 75

Imagem 15 5 75 10 150 10 150 10 150 10 150 10 150

Riscos 20 10 200 10 200 5 100 5 100 10 200 10 200

Alcance benefícios

15 5 75 5 75 5 75 10 150 5 75 5 75

Total750 850 650 650 675 750

A avaliação completa foi feita somente para o projetos que tinham nota maior que zero em todos os critérios, a fim de otimizar a avaliação.

Seleção e Priorização

Primeiro Critério • Soma da média

Segundo Critério • Custo

Terceiro Critério • Tempo para Implementação

Ordem do Critério de Seleção dos Projetos:

Critério • Tempo para Implementação

Ordem de prioridade dos Projetos:

1 • Cultura Popular

2 • A voz de LISARB

3 • Eco Vida

4 • Educar para Crescer

5 • Mais pela Paz

6 • Viva Saúde

BalanceamentoAliança por um lisarbmais justo

Política cidadã baseada em princípios e valores

Educação para a sociedade do conhecimento

Qualidade de vida e segurança para todos os

2

3

4

todos os Lisarbeanos

Economia para uma sociedade sustentável

Proteção Social

Cultura e fortalecimento da diversidade

Política externa para o século 21

Combate a corrupção

Y/X EducaçãoSustenta-bilidade

Saúde e Qualidade de

VidaSocial Cultura

RelaçõesInternacionais

Política

1

3

5

6

Balanceamento

Legenda do Gráfico de Bolhas:

5 de duração10 de duração

5 de custo10 de custo

Definições:Definições:

� No eixo Y foram relacionados os objetivos estratégicos,reorganizados numa ordem mais interessante ao gráfico de bolhas,por isso saiu da ordem listada na Identificação de Objetivos;

� No eixo X foram relacionadas as categorias;

� Definimos dois critérios para a análise do balanceamento: Custo doProjeto e Tempo de Implantação do Projeto

Balanceamento

� Analisando o Diagrama de Bolhas, observamos que:

1. Nenhum dos projetos está visando os objetivos 1 e 9;

2. A categoria “Social” está sem projeto;

3. Apenas os projetos Eco Vida e Viva Saúde estão visando maisde um objetivo.de um objetivo.

� Ações necessárias para atingir o balanceamento adequado

1. Fazer uma nova seleção de projetos, de modo a alcançar todosos objetivos e/ou selecionar projetos que visem mais objetivos.Neste ultimo caso, se consegue uma otimização no número deprojetos em relação ao alcance de benefícios;

2. Rever as categorias, para que todas contemplem ao menos umprojeto;

Backup

Pesquisa de Maturidade

Pesquisa de Maturidade

Pesquisa de Maturidade

Pesquisa de Maturidade

Pesquisa de Maturidade

Pesquisa de Maturidade

Pesquisa de Maturidade

Pesquisa de Maturidade

Pesquisa de Maturidade

Pesquisa de Maturidade

Pesquisa de Maturidade

Etapas de Implementação

Balanceamento(Elaborado em sala)