Project Office e Nível de Maturidade

Londrina, LD 02/12

Consultores Associados Rio da Prata

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Empresa com 16 anos de atuação especializada em serviços de consultoria em gerenciamento de portfolios e projetos de implantação de PMO. Líder de mercado, conta com 7 unidades nas principais capitais da América Latina.

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MISSÃO Tornar as empresas de nossos clientes economicamente sustentáveis e estrategicamente coerentes através da implantação de boas práticas de gerenciamento de portfolios.

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VISÃO Ser a maior empresa de consultoria em gerenciamento de portfolio e projetos e implantação de PMO na América Latina até 2018.

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André Silva Diretor Geral

Juliana Probst Diretora de Negócios

Helisa Anselmo Diretora Administrativa

Pablo Valentini Diretor de Marketing

Augusto Duarte Diretor Financeiro

Aline Pinetti Diretora de Projetos

PROJETO

Implantação de um PMO em LISARB

Objetivo

Demonstrar que, com a implantação de um PMO em LISARB, será possível identificar e desenvolver metodologias, melhores práticas e normas padronizadas de gerenciamento de projetos.

Dessa forma, tornar as equipes de projeto mais produtivas, permitir melhores previsões e proporcionar melhoria de governança a LISARB.

Metodologia

Identificação

Categorização Avaliação

Seleção Priorização

Balanceamento

Identificação

Com a avaliação detalhada do Planejamento Estratégico de LISARB e a utilização de técnicas criativas, foram levantadas alternativas de projetos para integrar o novo portfolio do governo.

A seguir listamos os mais relevantes.

•  Educação Total •  Menor é Gente •  Reciclagem 100% •  Projeto Reabilitar •  Saúde Total •  Projeto Imagine

Identificação

•  Bike é Transporte •  Pequenas Empresas,

Grandes Negócios •  Chama o Joaquim •  Político Concursado Já •  Emprego Total

Categorização

As alternativas de projetos levantadas foram organizadas com o objetivo de otimizar sua avaliação, conforme as categorias listadas a seguir.

Categorização

•  Anticorrupção •  Desenvolvimento Sócioambiental

o  Habitação; Saúde; Educação; Cultura; Participação Social; e Meio Ambiente.

•  Política Externa •  Economia

Categorização

Avaliação

Os critérios para priorizarmos os projetos que compõem este portfolio foram selecionados de acordo com o entendimento dos consultores sobre os itens de maior relevância para a perspectiva do governo de LISARB.

Dessa forma, após a escolha dos critérios mais relevantes, estabelecemos os pesos de 1 a 5 conforme o grau de importância compreendido para LISARB.

Avaliação

A seguir apresentamos a justificativa para a os pesos atribuídos para cada critério.

Avaliação Critério Peso Justificativa do Peso

Custo 3 Para não comprometer o orçamento do governo, o custo é um item importante, mas menos relevante que a relevância social e impacto no PIB. Se houver problema de caixa é sempre possível fazer a realocação de verbas entre ministérios.

Quantidade de Stakeholders 1 Indica a complexidade do projeto em termos de gerenciamento. É pouco significativo pois os Gerentes de Projetos são bem pagos e hiper capacitados.

Tempo de implementação 3 Assume um grau médio, pois os projetos precisam ser concluídos dentro do período de 1 mandato.

Valor esperado do Risco interno/externo

3 O risco dos projetos assumem um grau médio, comparando com o impacto no PIB e Relevância social, uma vez que trata-se de uma entidade pública..

Valor presente líquido 3 Retorno monetário, em termos de impostos, que o projeto trará. Assume importância média para a presidência.

Abrangência 3 Quanto mais pessoas o projeto impactar, aumenta a probabilidade de se converter em votos é média.

Relevância Social 5 Muito importante, pois impacta diretamente na popularidade do presidente e a probabilidade de se converter em votos é grande..

Impacto no PIB 5 Muito importante, pois impacta diretamente na popularidade do presidente e a probabilidade de se converter em votos é grande..

Seleção

Priorização

De acordo com os resultados do quadro apresentado na etapa anterior, os projetos foram priorizados conforme a listagem a seguir.

Priorização

1. Bike é Transporte 2. Reciclagem Total 3. Emprego Total 4. Chama o Joaquim 5. Político Concursado | Educação Total 6. Saúde Total 7. Casa Já

Balanceamento

Através deste processo visualiza-se a medida em que os projetos priorizados estão alinhados com o alcance coletivo das metas estratégicas.

É essencial para que os projetos priorizados reflitam os objetivos do Planejamento Estratégico do governo de LISARB.

Balanceamento

Balanceamento

Constatou-se que o balanceamento de projetos não estava alinhado com os objetivos principais de governo. Por isso, foi feito um rebalanceamento que permitiu que os projetos escolhidos estivessem melhor distribuídos ao longo dos objetivos estratégicos do governo.

Recomendamos que este portfólio de projetos seja implementado, pois agregará mais valor aos interesses do governo.

Rebalanceamento

Rebalanceamento

Diante da identificação da necessidade de balancear o Projeto, em conformidade com os objetivos propostos, a fim de atingir as metas estabelecidas,foi realizado o rebalanceamento.

Desta forma, podemos identificar que implementadas as alterações previstas no rebalanceamento, a nova distribuição permite alcançar as metas estratégicas propostas para Lisarb.

Nível de Maturidade

A capacidade de uma organização orientar seus esforços de Gerenciamento de Projetos no sentido de sua estratégia reflete a sua maturidade.

De acordo com avaliação da pesquisa de nível de maturidade em gerenciamento de projetos aplicada em LISARB, é possível perceber que...

Nível de Maturidade

57,5% dos aspectos do gerenciamento de projetos são aplicados entre, apenas, 10% e 50% dos projetos executados no país.

Além disso, que 35% desses aspectos são aplicados em, no máximo, 10% dos projetos.

Nível de Maturidade

Através da análise dessa pesquisa, pode-se concluir que o nível de maturidade de gerenciamento de projetos de LISARB é baixo.

Nível 2 conforme a classificação adotada.

Nível de Maturidade

Observando os aspectos com menor pontuação, indica que a maioria dos projetos:

•  não tem gerente e equipe com treinamento suficiente; •  não seguem uma metodologia unificada/formal;

•  não possuem plano de gerenciamento; •  não tem boas práticas aplicadas

a tríplice restrição de projetos; •  não possuem declaração de escopo.

Nível de Maturidade

Portanto, recomendamos adotar modelo OPM3 para melhorar o nível de maturidade e, com isso, conseguir resultados mais alinhados à estratégia do governo de LISARB.

Benefícios

A seguir listamos os principais benefícios da adoção de um modelo de maturidade conforme o recomendado.

Benefícios

1. Aumento na taxa de sucesso individual de cada projeto;

2. Aumento no valor agregado dos projetos;

3. Avaliação contínua da equipe de projetos e, consequentemente, melhoria contínua nos processos internos;

4. Aumento na percepção de qualidade pelas partes envolvidas nos projetos do governo.

Nível Hierárquico O PMO adotado para a implantação é o de nível 3, pois é necessário se atingir o país como um todo para que a estratégia de governo dê certo.

Nível Hierárquico

O início da implantação do PMO será no nível 3 para garantir que os projetos sejam mais eficientes, uma vez que o nível hierárquico mais alto estiver consolidado.

Nível Hierárquico

O Modelo Pool de Recursos estará centralizado no PMO Nível 3, que será responsável pela contratação dos recursos dos outros PMOs de nível maior, bem como seu treinamento. Este estratégia tende a acelerar o aumento do nível de maturidade mais rapidamente.

Modelo Torre de Controle

Os procedimentos, padrões de gerência, suporte aos padrões e auditorias estarão centralizados na esfera de nível hierárquico maior. É de sua responsabilidade implantar essas práticas nos PMOs nível 1 e 2 e realizar a garantia da qualidade nesses níveis.

Nível Hierárquico

Funções do PMO

Função de Métodos e Procedimentos

Tal função foi escolhida uma vez que a criação do PMO visa o desenvolvimento, a implementação e a manutenção da metodologia do gerenciamento de Projeto, com enfoque na avaliação do uso da metodologia e sua performance assim como na incorporação das melhores práticas.

Métricas de Sucesso Adotadas A métricas que serão utilizadas no PMO de LISARB seguem abaixo:

•  Escopo: índice de entregáveis em atraso e de alterações (medidos em %);

•  Tempo: índice de cumprimento de prazos e duração média dos projetos;

•  Custo: projetos entregues com o orçamento previsto (medido em %);

•  Qualidade: % de itens satisfatórios em relação aos ítens verificados, em conformidade com o gerenciamento da qualidade;

•  Comunicação: instrumentos de comunicação entregues em conformidade com o plano estabelecido;

Métricas de Sucesso Adotadas

Os indicadores das métricas de sucesso do PMO de LISARB têm como objetivo avaliar e verificar a eficácia e a eficiência dos projetos propostos para a implementação no país, com o intuito de promover a sua melhoria continua.

Etapas de Implementação

Fatores Críticos de Sucesso

- Estabelecer objetivos alinhados com as estratégias de negócio;

- Disseminar resultados e lições aprendidas; - Ter infraestrutura, recursos e equipamentos necessários.

Fatores Críticos de Sucesso Um dos fatores elencados refere-se a proposta de negócio para Lisarb. Estabelecer objetivos e alinhá-los com as estratégias de negócio utilizando as técnicas e ferramentas gerenciais adequadas pode potencializar os Projetos, bem como garantir sua eficiência e eficácia.

Para garantir que o que foi Planejado tenha a qualidade proposta faz-se necessário um conjunto de infraestrutura que suporte o Gerenciamento e execução dos Projetos, garantindo, assim, uma boa comunicação entre os envolvidos.

Obrigado.

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