Implantação de

PMO em Lisarb

A empresa

A Consulting Group é uma consultoria especializadana implantação de PMOs (Project Management Office)com mais de 20 anos de experiência nos setores públicoe privado.

• Direcionado pelas melhores práticas: em todos os compromissos, aplicamosas melhores práticas comprovadas de grande sucesso do setor público eorganizações comerciais

• Agente de mudanças: alavancamos estratégias e táticas de comunicação egerenciamento de mudanças para garantir que as realizações permaneçam emtoda a organização

• Compromisso com o cliente: somos apaixonados em ajudar nossos clientes ater sucesso pois é dessa forma que medimos o nosso sucesso

• Especialista em ambientes desafiadores: somos especializados em lidar comtarefas difíceis e ambientes desafiadores

A equipe de projeto

A Equipe de projeto, disponibilizada para este desafio, conta com experientesconsultores na área de PMO e vasta vivência em projetos de ordem pública.

Andress Kamonseki

Carlos Augusto

Laurien Kamonseki

Fabio Oliveira

Ronaldo Oliva

Juliano Almeida

Definição de PMO (Project Management Office)

Um Escritório de Projetos (PMO) é uma unidadeorganizacional que padroniza os processos de governançarelacionados a projetos, e facilita o compartilhamento de recursos,metodologias, ferramentas, e técnicas.

O PMO reúne os dados e informações de projetos estratégicoscorporativos e avalia como os objetivos estratégicos de nível maisalto estão sendo alocados. O PMO é a ligação natural entreportfólios, programas e projetos da organização e os sistemas demedição corporativos

Guia PMBOK – Quinta Edição

País Lisarb

Lisarb possui 9 objetivos do Planejamento Estratégicoque deverão ser considerados pela Consulting Grouppara a formação de um portfólio de projetos, conformesolicitado pelo Sr. Presidente de Lisarb:

1. Aliança por um Lisarb mais justo

2. Política cidadã baseada em princípios e valores

3. Educação para a sociedade do conhecimento

4. Economia para uma sociedade sustentável

5. Proteção social

6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

7. Cultura e fortalecimento da diversidade

8. Política externa para o século 21

9. Combate a corrupção

Linguagem Comum

Processos Comuns

Metodologia Única

Benchmarking

Melhoria Contínua

Nível de maturidade em gerenciamento de projetos

A partir da pesquisa de maturidade fornecida pelo Sr. Presidente,

classificamos Lisarb no Nível 2 conforme modelo abaixo:

Nível 1

Nível 2

Nível 3

Nível 4

Nível 5

Modelo de maturidade Kerzner

LISARBLISARB

Benefícios na implantação do PMO

• Gerenciar adequadamente o aumento da complexidade e/ou volumede projetos e seus critérios para categorizar, aprovar ou modificar suasprioridades.

• Otimizar a alocação de recursos estratégicos e dar visibilidade dodesenvolvimento dos projetos realizados.

• Proporcionar maiores chances dos projetos serem entreguem dentro doprazo e custo com o nível de qualidade adequado. Evitando-se atrasose custos adicionais mais projetos serão entregues enaltecendo o Sr.Presidente de Lisarb por suas grandes realizações.

• Importante ferramenta para se atingir os objetivos do PlanejamentoEstratégico de Lisarb os quais são fundamentais para odesenvolvimento do país e a aprovação do povo com o atual governo.

Roteiro de trabalho para a implantação do PMO

1. Nível Hirárquico

1. Nível Hirárquico 2. Função2. Função 3. Modelo3. Modelo

4. Métricas de Sucesso4. Métricas de Sucesso

5. Etapas de Implantação5. Etapas de Implantação

6. Gestão de Portfóllio

6. Gestão de Portfóllio

• PMO "estratégico" visando• a organização como um todoHierarquia 3

• Visando processos e• otimização de recursos• em projetos diferentes

Hierarquia 2

• visando projetos e/ou• programas individuaisHierarquia 1

1. Nível Hierárquico do PMO

CEOCEO

FinanceiroFinanceiro TITI EngenhariaEngenharia

SSMASSMA ManutençãoManutenção AmpliaçõesAmpliações

Projetos

1.1. Nível Hierárquico adotado para o PMO

Dentre as possíveis hierarquias apresentadas, o início da implementação do PMOirá possuir Hierarquia 1 devido ao baixo nível de maturidade que Lisarb seencontra atualmente no gerenciamento de projetos.

Após a implantação do PMO, de acordo com os resultados dos projetos e oconsequente aumento da maturidade, serão selecionados os Gerentes de Projetoscom melhor performance para integrar o PMO e auxiliar na implantação daHierarquia 2 nesse segundo momento.

2. Função do PMO

Métodos e Procedimentos

•processos de ciclo de vida e da empresa

•metodologia•comunicação e

reporte•gerência de

stakeholders•gerência de

mudanças

Gerência de Infraestrutura

•estrutura e organização

•sistemas•análises•métricas e

padrões•equipamentos

e facilidades

Gerência de Recursos

•contratação•treinamento•desenv. da

carreira•avaliação de

performance•contratação de

3ºs e parceiros

Gerência Técnica

•coaching•auditoria•suporte•biblioteca e

arquivos•competência

técnica

Integração com o Negócio

•políticas•gerência de

portfólio•interfaces

funcionais•gerência de

clientes•melhoria

contínua

2.1. Função adotada para o PMO

A função adotada para o PMO em Lisarb será a deMétodos e Procedimentos, com início do desenvolvimentoe implantação de uma metodologia de gerência de projetos.

Após definição da metodologia, será avaliada aperformance de sua utilização assim como sua aderêncianos projetos em execução.

Métodos e Procedimentos

•processos de ciclo de vida e da empresa

•metodologia•comunicação e

reporte•gerência de

stakeholders•gerência de

mudanças

3. Modelos possíveis de PMO

EM PR TCEstação Meteorológica Pool de Recursos Torre de Controle

3.1. Modelo EM – Estação Meteorológica

� Acompanhamento simples e reporte para alta administração do andamento dos projetos.

� Definição de parâmetros, frequência, formato e ferramentas para reporte.

� Não exerce influência nos projetos analisados.

� Responde a perguntas do tipo: qual foi o progresso, quanto já foi pago até agora, quais os principais problemas e riscos?

� Permite comparação e identificação de melhores práticas.

3.2. Modelo PR – Pool de Recursos

� Busca preencher a lacuna ligada a contração, desenvolvimento e retenção de gerentes de projeto que as empresas normalmente apresentam.

� Responsável pela contratação direta dos gerentes.

� Responsável por manter um banco de dados de experiência e habilidades dos gerentes de projeto.

� Indica que gerentes devem ser designados a que tipo de projeto.

3.3. Modelo TC – Torre de Controle

� Trata o gerenciamento de projetos como um processo de negócio a ser nutrido e protegido.

� Desempenha quatro funções básicas: estabelecimento de padrões para gerência de projetos, suporte de como seguir estes padrões, reforçar os padrões definidos e promover melhoria contínua nos mesmos.

� O escritório é responsável por passar instruções de voo, pouso e decolagem para minimizar acidentes com projetos.

3.4. Modelo de PMO a ser adotado em Lisarb

Será adotado o modelo Torre de Controle.

Serão desempenhadas quatro funções básicas:

�Estabelecimento de padrões para gerência de

projetos;

�Suporte de como seguir estes padrões;

�Reforçar os padrões definidos;

�Promover melhoria contínua nos mesmos.

TCTC

EMEM

PRPR

EMEMEMEM

EMEM

4. Métricas de Sucesso

Será adotado pelo PMO de Lisarb opadrão de métricas específicas nas noveáreas de conhecimento do gerenciamentode projetos para medição do nível desucesso de cada projeto.

4.1. Métricas de Sucesso do PMO em Lisarb

ESCOPO

•Índice de Entregáveis em atraso•Índice de alterações (% do numero de alterações

em relação ao número de projetos)

TEMPO

•Índice de cumprimento de prazo•Duração média dos projetos

CUSTO

•Índice de cumprimento do custo•% de projetos entregues com o orçamento

previsto

QUALIDADE

•Índice de conformidade no gerenciamento da qualidade

•% itens satisfatórios em relação aos itens verificados

RH

•% de efetivo previsto em relação ao efetivo realmente alocado

•Índice de satisfação dos colaboradores alocados

COMUNICOMUNI-CAÇÃO

•Quantidade de problemas decorrentes de ruídos ou falta de comunicação

AQUISIAQUISI-ÇÃO

•Índice de HH terceirizado (número de HH de fornecedores em relação ao número de HH utilizado.

RISCOS

•Quantidade de riscos identificados por projeto•Quantidade de riscos respondidos por projeto

INTEGRAINTEGRA-ÇÃO

•Quantidade de projetos em execução

5. Etapas da implantação do PMO em Lisarb

Em posse dos objetivos do Planejamento Estratégico de LISARB a Consulting Group, convidada para executar o projeto "Implantação de PMO em LISARB”, irá rodar seus processos e demonstrar ao presidente o passo a passo para sua implantação.

5.1. Etapas da implantação do PMO em Lisarb

VIABILIDADE

•AVALIAÇÃO DE VIABILIDADE•Go no go

IDENTIFICAÇÃO

•IDENTIFICAÇÃO•Sponsor; Funções e Pessoas;.

COMUNICAÇÃO

•PLANO DE COMUNICAÇÃO•Preparar plano de comunicação

ORÇAMENTO

•ORÇAMENTO•Preparar orçamento

MATURIDADE

•MATURIDADE•Avaliar maturidade em GP

MODELO

•MODELO•Desenvolver o modelo PO

PILOTO

•PILOTO•Conduzir um piloto

PARTIDA

•PARTIDA•Iniciar o projeto

6. Gestão do portfólio de projetos de Lisarb

A gestão do portfólio de Lisarb será realizada pelo PMOimplementado com seis iniciativas, com relação aos projetos:

6.1. Identificar os projetos

Durante reunião de brainstorming foram identificados os projetos:

1. Tolerância zero a corruptos 2. Fora PT 3. Ensinar a Pescar

4. Lisarb sem barreiras 5. Projeto Cidadãos do Futuro 6. Globalização

7. Justiça para Todos 8. Democracia é a base do país 9. Projeto Água Viva

10. Projeto Catavento 11. Plano de combate à inflação 12. Reforma Tributária

13. Reforma da Constituição 14. Projeto Voto Consciente 15. Vote no Aécio

16. Educação para todos 17. Verde Vale 18. Sustentabilidade

19. Carro Solidário 20. Projeto Águas Limpas 21. Projeto Verde

22. Bolsa PT 23. Agora é sua vez 24. Não as drogas

25. Tá na mão 26. Projeto Bandeira Branca 27. Voz do Povo

6.1. Identificar os projetos

Após identificação, foram eliminados os projetos cancelados oujá finalizados, restando os seguintes projetos:1. Tolerância zero a corruptos 2. Fora PT 3. Ensinar a Pescar

4. Lisarb sem barreiras 5. Projeto Cidadãos do Futuro 6. Globalização

7. Justiça para Todos 8. Democracia é a base do país 9. Projeto Água Viva

10. Projeto Catavento 11. Plano de combate à inflação 12. Reforma Tributária

13. Reforma da Constituição 14. Projeto Voto Consciente 15. Vote no Aécio

16. Educação para todos 17. Verde Vale 18. Sustentabilidade

19. Carro Solidário 20. Projeto Águas Limpas 21. Projeto Verde

22. Bolsa PT 23. Agora é sua vez 24. Não as drogas

25. Tá na mão 26. Projeto Bandeira Branca 27. Voz do Povo

6.2. Categorizar os projetos

Os projetos foram classificados em quatro categorias:

Educação

• Educação para todos

• Agora é sua vez• Justiça para todos• Não às drogas• Lisarb sem barreiras• Fora PT• Voto Consciente

Educação

• Educação para todos

• Agora é sua vez• Justiça para todos• Não às drogas• Lisarb sem barreiras• Fora PT• Voto Consciente

Justiça

• Reforma tributária

• Projeto bandeira branca

• Voz do povo

Justiça

• Reforma tributária

• Projeto bandeira branca

• Voz do povo

Desenvolvimento Econômico

• Cidadãos do futuro

• Plano de combate à inflação

• Ensinar a pescar• Globalização

Desenvolvimento Econômico

• Cidadãos do futuro

• Plano de combate à inflação

• Ensinar a pescar• Globalização

Meio Ambiente

• Verde vale

• Água viva• Catavento

Meio Ambiente

• Verde vale

• Água viva• Catavento

6.3. Avaliar os projetos

Após a categorização, foram definidos os critérios de avaliação eatribuídos os pesos para cada um deles:

Critério Peso Nota 0 Nota 5 Nota 10Visibilidade 20 menor que 10% entre 10% e 70% maior que 70%

Custo 15 maior que 5%do PIB

entre 1% e 5%do PIB

menor que 1%do PIB

Duração 15 mais que 4 anos entre 1 e 4 anos menos que 1 ano

Impacto Social 30 aprovação menor que 10%

aprovação entre10% e 70%

aprovação maior que 70%

Inovação 10 sem aumentode market share

aumento de até 1% de marketshare

aumento maior que 1% de marketshare

Sustentabilidade 10 classificaçãoVermelho

classificaçãoAmarelo

classificaçãoVerde

6.4. Selecionar os projetos

Após os critérios escolhidos, os melhores projetos são selecionadosconsiderando a nota obtida multiplicada pelo peso do critério:

ProjetoCidadão do

Futuro Educação para

todos Agora é sua

vez Voto

Consciente Ensinar a

Pescar Bandeira Branca

Reforma Tributária

Critério Peso Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Mé dia Nota Média Nota Média Visibilidade 20 10 200 5 100 10 200 5 100 5 100 0 0 10 200

Custo 15 0 0 0 0 5 75 10 150 5 75 5 75 0 0Duração 15 5 75 5 75 10 150 5 75 0 0 10 150 0 0

Impacto Social 30 10 300 10 300 10 300 10 300 10 300 10 300 10 300Inovação 10 0 0 0 0 10 100 5 50 5 50 0 0 10 100

Sustentabilidade 10 10 100 10 100 5 50 0 0 5 50 5 50 10 100Total 100 35 675 30 575 50 875 35 675 30 575 30 575 40 700

ProjetoCombate a

Inflação Agua VivaNão as Drogas

Justiça para Todos Voz do Povo Verde Vale

Lisarb sem Barreiras

Projeto Catavento Globalização Fora PT

Critério Peso Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Not a Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

Visibilidade 20 10 200 10 200 10 200 2 40 4 80 3 60 4 80 1 20 4 80 4 80Custo 15 0 0 10 150 0 0 3 45 3 45 2 30 3 45 4 60 3 45 4 60

Duração 15 0 0 5 75 0 0 0 0 3 45 3 45 2 30 3 45 3 45 1 15Impacto Social 30 5 150 10 300 10 300 2 60 4 120 1 30 1 30 5 150 1 30 5 150

Inovação 10 5 50 5 50 10 100 3 30 0 0 3 30 1 10 6 60 0 0 4 40Sustentabilidade 10 5 50 10 100 5 50 0 0 0 0 4 40 0 0 1 10 0 0 0 0

Total 100 25 450 50 875 35 650 10 175 14 290 16 235 11 195 20 345 11 2 00 18 345

6.4. Selecionar os projetos

Representação gráfica das notas dos projetos nos diferentes critérios:

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

Visibilidade Custo Duração Impacto Social Inovação Sustentabilidade

6.5. Priorizar os projetos

N° Projeto Nota1 Agora é sua vez 875

2 Água Viva 875

3 Reforma Tributária 700

4 Voto Consciente 675

5 Cidadã do Futuro 675

6 Não as Drogas 650

7 Ensinar a Pescar 575

8 Bandeira Branca 575

9 Educação para todos 575

10 Combate a Inflação 450

Após a seleção dos projetos,foram priorizados os 10melhores projetos com basenas notas dos critérios.

6.6. Balancear o portfólio

Balanceamento inicial dos projetos, após a priorização, nos diferentes objetivosestratégicos com relação ao tamanho do orçamento e nível de urgência na execução:

No. Objetivo CategoriaOrçamento (milhões)

Urgência Nome Projeto

1 Obj 3 Educação 5 10 Agora é sua vez2 Obj 6 Meio Ambiente 10 5 Agua Viva3 Obj 1 Justiça 1 1 Reforma Tributária4 Obj 9 Justiça 10 0 Voto Consciente5 Obj 2 Desenv. Eco. 1 10 Cidadã do Futuro6 Obj 5 Educação 1 1 Não as Drogas7 Obj 5 Educação 5 1 Ensinar a Pescar8 Obj 2 Justiça 5 5 Bandeira Branca9 Obj 3 Educação 1 5 Educação para todos10 Obj 4 Desenv. Eco. 1 5 Combate a Inflação

6.6. Balancear o portfólio

Gráfico do balanceamento inicial (após a priorização):

6.6. Balancear o portfólio

Gráfico após o balanceamento do portfólio, foram priorizados osobjetivos estratégicos que não possuíam nenhum projeto:

7. Encerramento

"O valor das coisas não está no tempo em que elas d uram, mas na intensidade com que acontecem. Por isso exis tem momentos inesquecíveis, coisas inexplicáveis e pess oas incomparáveis!"

Fernando Pessoa